TTULO:

VERSIN:

CDIGO:

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

P-SGC-01

FIRMA

FECHA

CARGO

NOMBRE

Jefe de Aseguramiento de
Calidad - Planta
Jefe de Aseguramiento de
Calidad - Campo

ELABORADO:
REVISADO:
APROBADO:

Gerente de Planta

Dinoisia Cajalen

28-05-2014

Amador Sedano Torres

04-06-2014

Frank Caldern

05-06-2014

1.

OBJETIVO
Regular la documentacin del Sistema Gestin de Calidad, incluidos los registros
y documentos externos, con la finalidad de estandarizar el proceso de
elaboracin, identificacin, registro, mantenimiento, actualizacin, distribucin,
almacenamiento, conservacin, trazabilidad y recuperacin de la misma, de tal
forma se asegure la eficacia del sistema.

2.

ALCANCE
Aplica a todos los documentos y registros de Agroindustrias Verdeflor S.A.C., que
estn considerados dentro del sistema de gestin y que aporten al desempeo del
sistema.

3.

RESPONSABILIDAD
El Jefe de Aseguramiento de la Calidad es responsable de la aplicacin efectiva,
adems de revisar y adecuar peridicamente el presente procedimiento.

4.

REFERENCIAS
ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad: Requisitos

5.

DEFINICIONES
Documento controlado.- Documento que sigui la secuencia de aprobacin
para ser inscritos dentro del SIG.
Documento obsoleto.- Documento que perdi vigencia, por ser inadecuado a
la operatividad o por presentar una versin actualizada.
Registros.- Son documentos que proveen evidencias objetivas de las
actividades efectuadas o de los resultados obtenidos en los procesos, incluidos
en el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad

6.

SIMBOLOS Y ABREVIATURAS

7.

SGC: Sistema de Gestin de la Calidad

HACCP: Anlisis d peligros y puntos crticos de control

RECURSOS NECESARIOS
Prohibida su reproduccin total o modificacin sin autorizacin de Gerencia
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P-SGC-01

No aplica
8.

DISPOSICIONES ESPECFICAS

8.1 Control. Se lleva un control general en las listas maestras de documentos y de

registros, donde figurar el listado de todos los documentos del SGC, los usuarios
de los mismos y las versiones vigentes.
8.2 Conservacin. Los usuarios son los responsables del cuidado de los documentos
y registros. De igual modo, los registros sern archivados debidamente en cada
rea. Los registros digitales, sern conservados siguiendo un orden lgico en las
carpetas del sistema. Tiempo de conservacin es de 2 aos, luego se dispone su
eliminacin, salvo acuerdo aprobado por Gerencia o normatividad legal aplicable a
la empresa.
8.3 Revisin. La revisin es peridica, en donde se actualizan los documentos de ser
necesario, incluida la Poltica de Calidad.
8.4 Identificacin de cambios. Para la identificacin de los cambios en la
documentacin, leer al final del documento en el campo Cambios en el presente
documento / comentarios, los puntos del documento que han sufrido correcciones
o mejoras.
8.5 Distribucin. Se realiza de manera general a todos los involucrados de
documentos. De ser necesario documentos en fsico, se entregan con cargo.
8.6 Disponibilidad. El usuario del documento tiene la responsabilidad de mantenerlo
en su punto de uso.
8.7 Legibilidad. Los documentos que sean impresos por computadora o escritos a
mano, debern mantenerse en un formato notablemente legible. Los sellos, las
firmas, los fechadores, entre otros, deben tambin ser legibles y deben ofrecer la
claridad de informacin necesaria para determinar que la etapa de control se
realiz con xito.
8.8 Identificacin. La documentacin del sistema de gestin de la calidad cuenta con
una nomenclatura general para su fcil identificacin, proceder de la siguiente
manera:
Tabla 1
Tipo de documento
Especificacin
Formato
Procedimiento
Plan

iniciales
E
RG
P
L

Tipo de documento
Instructivo
Manual
Norma
Poltica

iniciales
I
M
N
K

Prohibida su reproduccin total o modificacin sin autorizacin de Gerencia

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P-SGC-01

Tabla 2
rea
Calidad
Sistema de Gestin de Calidad
Administracin
Produccin
Buenas Prcticas Agrcolas

Cdigo:

Iniciales
CAL
SGC
ADM
PRO
BPA

TD-AAA-0X

Donde:
TD

Tipo de documento

(Ver tabla 1)

AAA

rea

0X

Nmero correlativo

(Ver tabla 2), Indica las iniciales del rea dueo

del documento.
Se genera conforme se vaya creando o
modificando los documentos.

En el caso de los formatos:

Cdigo:

AAA

rea

RG

Registro

0X

Nmero correlativo

AAA-RG-0X

(Ver tabla 2), Indica las iniciales del rea dueo

del documento.

Se genera conforme se vaya creando o

modificando los documentos.

8.9 Documentos externos. Los documentos externos son todos los que no siendo
emitidos por la empresa, aportan a la eficacia del SG. Son controlados con la Lista
Maestra de Documentos Externos.

8.10 Control de registros. El personal responsable de realizar algn registro

deber velar por la integridad del mismo. Los registros pueden elaborarse en papel
o de manera digital, mantenindose correctamente ordenados y claramente
identificados en archivos, lo cual ser responsabilidad del personal que los
conserva en su punto de uso. Para asegurar la proteccin de los registros estos se
debern conservar en archivos rotulados y en ambientes libres de humedad.
La recuperacin de registros del SGC de su punto de uso, es slo por el personal
del rea, previo aviso.
Si se requiere rectificar la data de un registro fsico, cuando aplique, el usuario
deber tachar el dato errneo y colocar el nuevo dato con su firma en seal de
evidencia y responsabilidad.
.

Prohibida su reproduccin total o modificacin sin autorizacin de Gerencia

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TTULO:

VERSIN:

CDIGO:

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

P-SGC-01

El SGC mantiene la Lista Maestra de Registros.

8.11 Semestralmente el Jefe de Aseg. de la Calidad realiza un Backup de los documentos
del SGC que maneja electrnica y lo colocar en la carpeta correspondiente.
En el caso de errores al llenado de los registros se acepta doble pasada de escritura o
tachar el valor errado y escribir dato corregido. No se acepta uso de borrador lquido.
9.

MACROPROCESO

10. DESCRIPCIN

ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

10.1 Elaborar y/o actualizar documentos

a.

Elaborar /
actualizar
documento

Elaborar o modificar el documento segn

requerimientos del rea.

Reunirse con los involucrados para definir

las etapas, responsables, documentos y
b.
otros aspectos relevantes para la
elaboracin o actualizacin del documento.
Enviar
Enviar al revisor del documento los
c.
documento
archivos preliminares con copia al Jefe de
preliminar
aseguramiento de calidad.
10.2 Revisar documentos
Revisar si el documento es adecuado para
Revisin
a.
la correcta operatividad de la empresa o si
preliminar
plantea buenas prcticas.
De estar de acuerdo con el documento,
aprobar.
Firmar
b.
De no estar de acuerdo, regresar el
documento
documento con sus comentarios e iniciar
proceso desde el punto 1.a.
Enviar
Enviar al aprobador del documento con
c.
documento
copia al Jefe de aseguramiento de calidad.
revisado
10.3 Aprobar documentos
Coordinar
mejoras

a.

Revisar
documento

Revisar documento y verificar si es acorde

a las polticas internas vigentes.

Asistentes /
Jefes de rea
Asistentes /
Jefes de rea
Asistentes /
Jefes de rea

Jefes de rea

Jefes de rea

Jefes de rea

Gerente / Jefes

Prohibida su reproduccin total o modificacin sin autorizacin de Gerencia

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b.

Aprobar
documento

c.

Entregar
documento
aprobado

TTULO:

VERSIN:

CDIGO:

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

P-SGC-01

Firmar aprobando la vigencia y distribucin

del documento.
De no ser aprobado, regresar documento
con sus comentarios e iniciar proceso
desde el punto 1.a.
Entregar al Jefe de aseguramiento de
calidad documento firmado para su
posterior distribucin.

Gerente / Jefes

Gerente / Jefes

10.4 Distribuir documentos

Recolectar
copias
controladas

De haber distribuido copias controladas,

recabar el integro de ellas.

Jefe de
aseguramiento
de calidad

Entregar copias
controladas

Hacer firmar a los usuarios el formato de

cargo de recepcin en seal que tienen
conocimiento de la publicacin de los
documentos.
Ingresar el documento nuevo o la
actualizacin del documento en el Maestro
de documentos internos.

Jefe de
aseguramiento
de calidad

a.

b.

11. REGISTRO

CDIGO

NOMBRE DEL REGISTRO

SGC-RG-01

Lista Maestra de registros

SGC-RG-02

Lista maestra de documentos internos

SGC-RG-03

Lista de documentos origen externo

SGC-RG-04

Control de distribucin de documentos

RESPONSABLE

JAC

12. CAMBIOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO / COMENTARIOS

VERSION

IDENTIFICACIN DE LA MODIFICACIN

FECHA

28-08-2008

Documento nuevo

Punto de quiebre
1

Se modifica todo el documento.

Prohibida su reproduccin total o modificacin sin autorizacin de Gerencia

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