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Gilbert Aubert J.

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Grupo Desarrollo Humano

GRUPO DESARROLLO HUMANO

Manual de Manejo del Tiempo y
Reuniones Efectivas
Transformación Cultural y
Manejo del Cambio

Gilbert Aubert
gaubert@grupodesarrollohumano.com
Mayo del 2004
Personal & Confidencial

Entre las organizaciones a nivel nacional y centroamericano. aumentar la productividad. Gilbert A. que ya se han beneficiado de estas enseñanzas se encuentran Castrol. Biochemie. alinear o evolucionar la cultura organizacional por el crecimiento rápido o después de una fusión o adquisición. PLG Capital. CNFyL. incluye en su currículum ser ingeniero con una maestría en administración de empresas. Unilever. Zermat.grupodesarrollohumano. Poder Judicial. diseñar planes de acción. Banco Banex. WPP. Gerber. Pipasa. implantar programas concretos para motivar al personal. Demasa. Earth. ICE.com www. Lanier. Por sus conocimientos en el campo del Desarrollo Humano se ha convertido en uno de los consultores de mayor demanda en Costa Rica. Repretel. Gillette. La Nación.Gilbert Aubert J. CINDE. haber sido empresario industrial y hotelero. el desempeño y clima organizacional. consultor de la OEA en el Caribe y conferencista internacional. promover el compromiso y aumentar las habilidades para solucionar problemas creativamente. Cedal. DAC. etc. KPMG. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano. Creemos que hay que involucrarse en la gestión de cambio. Sensormatic. buscamos la implantación de la transformación cultural y el mejoramiento del desempeño organizacional a través del aprendizaje grupal. Procter & Gamble. detectar los principales bloqueos de los departamentos o equipos de trabajo. Compañía Mercantil. Grupo El Colono. Nuestro conocimiento experiencia y capacidad nos permiten diagnosticar la cultura actual de una organización. Kraft Foods. diagnosticar la situación organizacional. BN Valores. Baxter. Personal & Confidencial . Amcham. Banco Interfin. fortalecer las habilidades para dirigir recursos humanos. Ha sido contratado para dar un gran número de conferencias y seminarios donde ha expuesto la tecnología y filosofía sobre como mejorar el desempeño y como alcanzar el éxito. Laboratorios Griffith. Del Monte. la actitud y motivación de la gente. Grupo Constenla. Carrier. BASF. Dos Pinos. Xeltron. Microsoft. Western Union.com Grupo Desarrollo Humano TRANSFORMACIÓN CULTURAL A diferencia de la consultoría gerencial tradicional. Verizon. Hortifruti. Suttle. Pozuelo. Universidad Interamericana de Costa Rica. Zurcher Montoya & Zurcher. creador del Grupo Desarrollo Humano. mejorar las relaciones humanas y evaluar la transformación. Banco de San José. Casa Proveedora Phillips. Banco de Costa Rica. Alcatel. BanCrecen. Aubert. ADT-Tyco. acelerando el proceso y mejorando su efectividad. Decoinsa. profesor universitario. crear agilidad organizacional. IICA. Xerox. Merck Sharp & Dome. Sawtek. analizar las fuerzas que manejan e impiden el cambio.

•Significa actuar en lugar de ser actuado.com Grupo Desarrollo Humano MANEJO DEL TIEMPO OBJETIVO DE LA GERENCIA DEL TIEMPO •Una mayor rapidez de servicio a los clientes •La creación de mayor capacidad institucional •Mayor grado de realización personal por el mejor desempeño profesional que se obtiene ENEMIGOS DE LA GERENCIA DEL TIEMPO •La inexistencia de objetivos previamente definidos. LA MEJOR PREGUNTA DE TODAS Cuál es el más valioso uso de mi tiempo que puedo hacer ahora mismo?” Personal & Confidencial . No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo. •La insuficiente delegación de tareas. •La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo. hace posible la toma de decisiones. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano. •No decir no a tareas que no son importantes •Visitas no previstas o reuniones mal planificadas •Reuniones sin agenda o no programadas MANEJE SU TIEMPO •Esté abierto a nuevas ideas •Nunca deje de aprender •La clave para manejar el tiempo 1) habilidad para fijar prioridades 2) habilidad para concentrarse en una sola cosa a la vez. •Negación de la propia evidencia. •Nuestra voluntad independiente se mide por nuestra integridad personal. O información desordenada.com www. imprecisa o tardía.grupodesarrollohumano. •No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.Gilbert Aubert J. •Exceso de información para analizar. EL PODER DE LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE •El poder de la voluntad independiente es el privilegio humano que hace posible la auto administración efectiva.

•La habilidad de distorsionar el tiempo.com Grupo Desarrollo Humano DOMINIO DEL TIEMPO •El enfoque controla el marco del tiempo. y nuestra experiencia del tiempo es casi exclusivamente el resultado de nuestro enfoque mental. en la cual estos eventos. lo matas. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.com www. lo desperdicias. El tiempo es una construcción mental. lo usas FOCO Y ENERGIA El tiempo es una secuencia de eventos. Personal & Confidencial . ¿Cómo defines el uso del tiempo: lo gastas. al futuro. una continuidad. ocurren unos tras otro del pasado al presente.Gilbert Aubert J. estos acontecimientos.grupodesarrollohumano. que es completamente relativa.

con tus sueños y con tus metas a largo plazo. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano. sino en programar sus prioridades. 5-Observe que es lo realmente importante.Tome el control el día. ¿Qué es lo más importante que tengo que realizar para lograr un impacto positivo en la efectividad de mi trabajo?. Identifique sus necesidades y tareas a primera hora del día: 1. Tenga un panorama global de lo que ocurrirá el próximo día. 2. Planifique todas las semanas.Ubíquese en sus actividades. 3. 4.Al comienzo del día revise su agenda de actividades. Paso 3: Prever el día.Gilbert Aubert J. Planifique el día siguiente.Pregúntese. Seleccione lo realmente importante: 1.La clave no solo es priorizar sus actividades. con tus valores. sólo entonces podrás esperar experimentar paz interior” -Camilo Cruz ORGANIZA POSITIVAMENTE TU SEMANA Paso 1: Planificación semanal.com Grupo Desarrollo Humano -Einstein Construye tu vida a través de cada uno de los eventos que puedes y debes controlar y recuerda que sólo cuando tus actividades diarias van de acuerdo con tus prioridades mas importantes. Paso 4: Priorice. Personal & Confidencial .com www.grupodesarrollohumano.Incluya nuevas actividades. Paso 2: Planificación diaria. Tenga un panorama global de lo que ocurrirá la próxima semana. 2. para manejar los desafíos inesperados del día. Antes de finalizar las labores del día: Identifique las tareas que va a realizar el siguiente día y planifíquelas. Antes de finalizar las labores de la Semana: Identifique las tareas que va a realizar la semana siguiente y planifíquelas.

Pregúntese. ¿Qué materiales ocupará? 3.¿Cómo evitar hacer lo mismo.com Grupo Desarrollo Humano 3. 2 -Pregúntese.Si es necesario busque ayuda de otras personas.Haga las cosas importantes a la primera hora del día o en el momento en que usted es más productivo. cometer los mismo errores. 8. ¿Qué hacer para mantener mis prioridades como lo más importante? Paso 5: Ejerza prioridad en el momento.Utilice un formulario de planificación. reléguelo para analizarlo después.grupodesarrollohumano. 10. 4. 7-Reserve el tiempo menos productivo para las actividades de menos importancia.Programe sus actividades más importantes en sus horas más productivas. 9.No sea reactivo sea pro-activo. fracciónela realizando lo más importante primero hasta llegar a lo menos importante. semanales y diarias. si no cumplir con lo que usted ha priorizado.Utilice un calendario de actividades mensuales. Determine que debe hacer para mantener lo prioritario como prioritario: 1.No confunda el ser sólo activo con el ser eficaz. Personal & Confidencial . Elabore un plan para llevar a cabo sus actividades en forma exitosa. Paso 6: Ayúdese con una agenda de actividades: 1. Revise todo lo que realizó durante el día: 1.Gilbert Aubert J.No sólo es importante priorizar lo que se va a realizar.Si algo inesperado saliera. Consejos: 1. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano. Paso 8: Evalúe su trabajo. 6. 11. Paso 7: Su plan de acción. 2-Que lo primero siga siendo lo primero a través de las oportunidades y los desafíos inesperados a largo del día.¿A donde tiene que dirigirse? 4.com www. combatir los mismos problemas.¿Cómo va a actuar? 5. 2. semana tras semana?.Reserve el tiempo más productivo para las actividades prioritarias.Si la actividad es grande.

la vida es muy corta para ser egoista. reirse es el espejo del alma.grupodesarrollohumano. •Toma tiempo para jugar. ORGANICESE •Tome tiempo libre los fines de semana •No lleve trabajo a la casa •Conéctese con la naturaleza •Tome dos semanas de vacaciones al año •Coma comida liviana •Prémiese con pequeños recreos •Lea todos los días Nunca olvides la importancia que tienen todos y cada uno de los días de tu vida. •Toma tiempo para compartir. es la base de la sabiduría. es el secreto de la juventud perpetua. No pierdas ni uno solo. es lo único que tenemos realmente” •Toma tiempo para trabajar. •Toma tiempo para pensar. Hoy. -Oración Irlandesa Personal & Confidencial . el presente. es el privilegio de los dioses. Cuando vives los días estas viviendo tu vida. El pasado es historia y el futuro no es más que una ficción. es el camino para la felicidad.com Grupo Desarrollo Humano 2.Es importante evaluar el trabajo realizado para determinar los errores y los aciertos que hemos realizado. •Toma tiempo para amar y ser amado. es la fuente del poder. •Toma tiempo para leer. es el precio del éxito. •Toma tiempo para reir.Gilbert Aubert J. •Toma tiempo para ser amigable. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.com www.

Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.com www.Gilbert Aubert J.grupodesarrollohumano.com Grupo Desarrollo Humano REUNIONES EFECTIVAS 1 Agenda 2 Reglas 6 Ambiente & Herramientas Recursos 3 Presentación para Reuniones Efectivas 5 Minutas 4 Roles 1.LA AGENDA •Propósito: –Planear el trabajo –Establecer Prioridades –Medio de “Convocatoria Oficial” –Medio de “comunicación” –Compromiso público (cumplimiento y –asistencia) –Herramienta de arrigo –Procedimiento estandar (formato) Personal & Confidencial .

Aclarar el proceso de Toma de Decisiones 6.grupodesarrollohumano.Publicar & Comunicar previamente (agenda /minutas) 3.Detalles: Resumen de Personal & Confidencial . Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.Gilbert Aubert J.Cumplir la Agenda 5.Portada: Ubica a los participantes 2.com www.Confirmar Asistentes y Presentadores 4.com Grupo Desarrollo Humano SEIS (6) Recomendaciones de Agendas Exitosas: 1.Establecer los resultados esperados 2-REGLAS DE LA REUNIÓN Propósito:  Establecer un lenguaje común  Obtener la máxima atención de todos los participantes  Optimizar la coordinación de recursos  Eliminar las fuentes de distracción Llegar puntual Los reconocimientos se hacen al inicio Apagar pagers y teléfonos Solo una reunión a la vez: Cualquier comentario es para todos los presentes No se hacen comentarios aislados Leer agenda y minutas Respetar la agenda y cronograma Llegar preparado 3-LA PRESENTACIóN •Propósito: –Establecer un método estructurado: •Conocido por todos •Que satisfaga todas las necesidades •Aportar información comprensible para todos •La información debe ser: Medible y tangible Concreta y concisa •La información permitirá tomar decisiones •Formato recomendado: Tres láminas para comunicar información relevante: 1.Planear la Agenda (establecer prioridades / estimar tiempos / consultar disponibilidad) 2.

com www.grupodesarrollohumano.Negociando 8.Aclarando 5.com Grupo Desarrollo Humano Favorables. estadísticas. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.Controlador del Tiempo 2.Documentador (minutas) 4.Presentador –Desarrollar valores como: “Sentido de urgencia” “Disciplina” “Compromiso” “Cumplimiento” “Resultados” “Participación” •Roles Problemáticos : –El Boicotiador (obstruccionista) –El Desertor –El Distractor –El Criticón –El Provocador •Actitudes Favorables 1.Suministrando Información 3. Desfavorables y Pasos Siguentes/ Ayuda Necesaria 3. tendencias. modelos de Toma de Desiciones 4-ROLES 1.Facilitador 3.Elaborando / Analizando 6.Armonizando 9.Gilbert Aubert J.Resumiendo 7.Solicitando Información 4.Respaldos: Gráficos.Iniciador / Proactivo 2.Alentando ROL “Time Keeper Requerimientos en la reunión: Recordar y mostrar la agenda Nombrar un controlador de tiempo (voluntario): Personal & Confidencial .

com Grupo Desarrollo Humano Informar a los expositores faltando 5 o 3 min Informar a los expositores faltando 1 min Solicitar a los expositores que se retiren Se pueden utilizar tarjetas : Roja Amarilla ROL “Control de Discusión” •Participación asertiva: • –No se imponen criterios Disposición para el consenso Mantener mente abierta Predisposición a escuchar Solo una reunión a la vez Evitar “mini reuniones” o “reuniones paralelas” Los comentarios son para todos No se hacen comentarios: aislados inhibidores No se acusan colaboradores Se pide la palabra para participar Participación asertiva: Las participaciones deben: Ser breves y positivas Aportar información relevante Contribuir a la solución de conflictos Las participaciones deben evitar: La verborrea Los monólogos La oratoria La divagación y charlatanería 5-REGISTRO DE MINUTAS •Propósito: • –Documentación & Seguimiento : •Toma de Decisiones •Ejecución •Planes y Pendientes –Comunicar Personal & Confidencial .Gilbert Aubert J. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.grupodesarrollohumano.com www.

Gilbert Aubert J. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.Determinar medios de comunicación 5.Probar el equipo y respaldos Personal & Confidencial .Breves / Resumen 4.Desarrollar sistema de archivo y acceso eficiente 6.AMBIENTE Y RECURSOS •Propósito : –Confirmar equipo e instalaciones –Familiarizarse con instalaciones y equipo –Conocer y publicar ubicación –Adquirir seguridad –Las características ambientales están determinadas por: •Distribución de la sala •Mobiliario (mesas. sillas) •Iluminación •Sistema de ventilación y aire acondicionado •Ventanas Otras variables del ambiente son: Cantidad Calidad Consistencia SEIS (6) Recomendaciones para “Ambientes Exitosos”:  1.Visitar/ acomodar el salón 4.Documentarlas “On Line” 3.Usar el Formato 2.com www. 1.grupodesarrollohumano.Utilizar lista de chequeo 2.Confirmar conocimiento de ubicación (asistentes) 3.Publicarlas el mismo día 6.com Grupo Desarrollo Humano –Administrar prioridades –Medio de control 6 Recomendaciones para “Minutas Exitosas”: 1.

com www.Desarrollar habilidades (equipos) 6.Las reuniones son de 1 hora máximo 6.No se realizan reuniones sin agenda 2.Se distribuyen los roles Logros Habilidades Herramientas • Agenda • Reglas • Presentación/ Formato • Roles • Minuta • Ambiente & Recursos • Disciplina • Trabajo en Equipo • Liderazgo • Compromiso • Conducta Asertiva • Confrontación Constructiva • Respeto • Madurez Emocional Personal & Confidencial • Escuchar • Control • Seguimiento • Documentación • Comunicación • Participación • Mejores solución • Motivación • Excelencia • Resultados • Productividad • Enfoque .Todos hacen respectar las reglas 5.No se toman decisiones sin información/ evidencias 4.Gilbert Aubert J.com Grupo Desarrollo Humano 5. Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.Todos llegan preparados 7.grupodesarrollohumano.No se concluyen reuniones sin minutas 3.Llegar minutos antes RESUMEN Recomendaciones para “Reuniones Exitosas” 1.

grupodesarrollohumano.com www.com Grupo Desarrollo Humano Personal & Confidencial . Apartado Postal 669-1250 Escazú Teléfono 228-7784 399-9335 gaubert@grupodesarrollohumano.Gilbert Aubert J.