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MICROSOFT EXCEL 2000

Planillas de Clculo Introduccin:


Una planilla de clculo es una herramienta informtica muy poderosa. Existen
muchos ejemplos en la actualidad, pero, entre ellos, elegimos Excel, en su versin
2000, pues es la ms difundida en el mundo. Es integrante del llamado Paquete
Office 2000, de la Empresa Microsoft. Esta orientada, diseada e implementada
para trabajar principalmente con elementos matemticos (nmeros, frmulas, etc.),
as como hay otro tipo de herramientas que se orientan a otros trabajos, por ejemplo,
y siempre dentro de la familia Microsoft, el Word, trabaja con textos; el Power
Point, con presentaciones visuales, etc.
La pantalla inicial del Excel 2000, es la que se observa en la siguiente figura:
Barra de men

Barra de herramien-tas Estandard


Barra de Herramien-tas Formato
Pantalla de
trabajo
Barra de Frmulas
Barra de
Estado

PGINA
1
N

Como
ya se hadicho, Excel esuna hoja declculos muy poderosa,en cuanto
a su capacidad, utilidad y versatilidad. Veamos algunos ejemplos:
Descripcin general - Cuantificando el podero del Excel:
Para
poder dar unaidea de loque es capazde hacer, basta con describirla, ya
que ello ser suficiente, pues ejemplificar su enorme capacidad, si, como mtodo
de medicin, utilizamos la cantidad de informacin que puede almacenar.
Toda
planilla de clculos se compone deFILAS y COLUMNAS. Cada
interseccin entre estas y aquellas, conforma lo que se denomina CELDA. Dentro
de las celdas, se ingresa informacin, que puede contener nmeros, textos, formulas,
dibujos, fechas, etc.

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N

Al observar
siguientes figuras, la de la izquierda muestra la ltima fila de la planilla,
advirtindose que es la nmero 65536, y, si del mismo modo, en la figura de la
derecha se busca la ltima columna, se la identifica como IV, ya que se las enumera
con letras del alfabeto. En este caso, la columna IV, es la nmero 256.

En cada celda se puede ingresar hasta 256 CARACTERES, de cualquier


tipo, por lo que solo resta hacer una simple multiplicacin, para verificar la inmensa
capacidad de almacenamiento, y, por supuesto, de procesamiento, de esta planilla de
clculos.

CANTIDAD DE FILAS
CANTIDAD DE COLUMNAS
CANTIDAD DE CELDAS
CANTIDAD DE CARACTERES
POR CELDA
CANTIDAD DE CARACTERES
QUE PUEDE ALMACENAR

65536
256

16777216
x

256

4294967296

Como
se ve, Excel, puede guardar casi 4.300 millones de letras, nmeros,
signos, etc. Adems, hay que tener en cuenta que, en modo standard, cada Archivo,
cuando se inicia el trabajo con la planilla, conforma lo que se denomina
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las

CUADERNO, y, de l, muestra TRES HOJAS, cada una de las cuales, puede


almacenar toda esa informacin. Y el sistema, permite agregar, si hiciera falta,
varias hojas de clculo ms.
Formato de la pantalla de trabajo:
Como
toda herramienta informtica que trabaja bajo el entorno Windows,
Excel, en su pantalla normal de trabajo, se conforma de tres secciones: LAS
BARRAS, LOS MENES DESPLEGABLES Y LA PANTALLA DE
EDICIN. Las primeras, son conjuntos de herramientas con las que se pueden
ejecutar acciones y, se componen de botones con pequeos dibujos o signos,
llamados iconos, que representan esas acciones y se activan al hacer CLICK con el
botn izquierdo del mouse. Los iconos, sirven para abreviar la bsqueda de
opciones de trabajo, por lo que siempre estn a disposicin los ms utilizados, ya
que son aptos para ejecutar las acciones ms comunes.
Las

barras de herramientas que se presentan al arrancar Excel son dos:

La ESTANDARD y

La DE FORMATO

En cambio, los menes y submenes, tambin son conjuntos de opciones de


trabajo, pero se los observa con sus nombres identificatorios, y abarcan todo el
amplio espectro de instrucciones que se le pueda dar a Excel para que realice las
acciones o tareas necesarias para el trabajo.
El
men principal, tiene 9 opciones: ARCHIVO, EDICION, VER,
INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA y ?
(ayuda). De cada una de ellas, al hacer CLICK, se despliega un SUBMEN, en el
cual se muestran todas las acciones posibles a llevar a cabo con la que se haya
utilizado del men principal. EN LA PRESENTE SECCION, SE
DESCRIBIRN TODAS LAS ACCIONES POSIBLES, Y LA FORMA DE
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N

CONCRETARLAS, DE LA PRIMERA OPCIN DEL MENU PRINCIPAL,


LA CUAL ES ARCHIVO.

Opciones del men ARCHIVO:

Nuevo: Se utiliza para crear un archivo dentro de la Planilla. En la barra de


herramientas se la encuentra con este botn:

Abrir: Sirve para recuperar y ver en pantalla algn archivo Excel creado con
anterioridad y guardado en alguna carpeta. Muestra la siguiente pantalla de dilogo:
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En la barra de herramientas, su botn es:

Cerrar: Al hacer click sobre esta opcin, se cierra la ventana del archivo que se
encuentra activo (en uso), sin terminar la ejecucin del Excel. Previo al cierre, el
sistema consulta si se desea guardar los cambios efectuados luego de la ltima vez
que se lo grab.

Guardar: Tiene cuatro variantes: Guardar y Guardar como, son similares,


ya que ambas despliegan la caja de dilogo que se observa a continuacin:

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N

Su diferencia radica en que Guardar como se debe utilizar siempre


cuando se graba el archivo por primera vez, ya que, es el momento en que es
necesario indicar al sistema, los datos correspondientes al nombre y la ubicacin que
se le dar al archivo. Tambin puede utilizarse para dar un formato distinto (o un
nombre distinto) al actual archivo. Guardar, hace que un archivo que ya tiene
nombre y ubicacin, se vaya grabando con los cambios efectuados, cada vez que se
clickea sobre esa opcin.
Las
otras dos opciones,Guardar como HTML y Guardar Area de
trabajo, son ms especficas, ya que, por ejemplo, la primera convierte la planilla
activa, en un archivo apto para ser publicado en pginas Web (Internet), y, la
segunda, sirve para grabar nicamente un sector determinado de la planilla.

Si
se observa la barra de herramientas, todas las opciones de
GUARDAR, estn representadas por el siguiente botn:

Configurar pgina: Es una de las opciones ms utilizadas de este men, ya que


permite darle a la hoja de clculo, todos los parmetros necesarios tanto para su
buena visibilidad en pantalla como para sus formatos de impresin. A travs de la
caja de dilogo que se observa ms abajo, con distintas fichas internas, se puede
dar forma precisa a la planilla, determinando, por ejemplo, su alto y/o ancho, sus
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mrgenes, sus encabezados, su orientacin, etc. Las fichas que la conforman,


permiten precisar con exactitud qu tipo de papel se utilizar para imprimir
(mediante la llamada PAGINA), o el tamao que ocupar en la hoja (ficha
MARGENES), o para escribir un titular o logotipo, numerar las pginas, nombrar
al autor, etc. (con la ficha ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA), o darle al Excel
la posibilidad de mostrar o no otros detalles, como las lneas de divisin de las
celdas, la fecha de origen, etc.

Opciones de Impresin: La segunda y la tercera son las ms


utilizadas, ya que ambas concretan la impresin del trabajo efectuado mediante la
planilla de clculos. La de VISTA PRELIMINAR lo hace a travs de la pantalla,
y la de IMPRIMIR, enva la o las pginas (segn se indique) a la impresora. Se las
observa, respectivamente en la barra de tareas, con los siguientes botones:
En el caso de la de AREA DE IMPRESIN, el usuario deber determinar
o seleccionar algn sector de la planilla, el cual ser inmediatamente impreso, no as,
el resto de la hoja de clculo activa.

Enviar a: permite conectar Excel con otras computadoras a travs de cualquiera de


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las formas de comunicacin existentes: Correo electrnico, Internet, etc. As, es


posible que los archivos creados con la planilla de clculo, sean recibidos por otras
computadoras y utilizados por otras personas en otros lugares.

Propiedades: Esta opcin permite ver y/o cambiar distintos parmetros propios del
archivo activo, como por ejemplo su formato de grabacin, el resumen de sus datos,
etc.

Salir: ltima opcin del men archivo, que es utilizada para terminar la sesin de
trabajo con Excel, no sin antes, consultar al usuario del Sistema, si desea guardar los
cambios realizados en la planilla de clculos en uso.

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N

Ingresando Informacin:
Todo
tipo de dato que se desee incorporar dentro de las celdas de Excel,
puede ser ingresado: LETRAS, NMEROS, SIGNOS, DIBUJOS, IMGENES,
TEXTOS ENTEROS, FRMULAS, etc.

Deben seguirse las normas


Windows, en cuanto a la utilizacin de los formatos de la informacin ingresada,
especialmente lo ya conocido con la utilizacin del Procesador de Textos Word
2000, ya que tiene exactamente las mismas formas de trabajo, pues las opciones de
los menes o los botones de las barras de herramientas son idnticos y los
procedimientos de operacin son iguales. Algunos de ellos son los siguientes:
Tipo de letra
Tamao de
Negrita
Cursiva Subrayado
letra
Alinear

a la izquierda

Color

de relleno

Centrar

Alinear

Color

a la derecha

de la fuente

TENER EN CUENTA:
1) Cada celda es independiente de las dems.
2) Para pasar de una celda a otra, en cualquier direccin, pueden utilizarse
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las flechas del cursor, o hacer Click en la que se desee usar.


3) Para corregir errores o cambiar lo que se haya ingresado a cualquier
celda, puede hacerse Click en el lugar donde se necesite hacer la correccin
(con lo que el cursor quedar parpadeando all), o hacer click en la celda y
luego presionar la tecla F2.
4) Lo que se vaya escribiendo en cualquier celda, se ir simultneamente
viendo en la barra de frmulas.
5) No olvidar de seleccionar los bloques de celdas a modificar, antes de
hacerlo.

Trabajando con la informacin:


Con
el ingreso dedatos en lasceldas de unaPlanilla de Clculos,el usuario,
realmente, se incorpora al mundo de las herramientas informticas de ltima
generacin, debido a que estas planillas, tienen inmensa capacidad para el
procesamiento de aquellos datos. As, puede comenzar a pensarse en manipular o
administrar informacin mediante las mltiples aplicaciones que existen hoy en da.
Excel 2000 es sino la ms importante, una de ellas, dentro de los denominados
Paquetes Comerciales Integrados.
Algunos
de los procedimientos ms utilizados para el procesamiento de datos
mediante Planillas de clculo son los que a continuacin se describen:

a) AUTOSUMA: El botn que identifica esta aplicacin es el siguiente:


Sirve
para efectuar sumatorias de contenidos (obviamente numricos) de
algunas celdas (en cualquier direccin), que previamente hayan sido seleccionadas.
Por ejemplo, si en una hoja de clculo se ingresan datos numricos (fig. 1), y es
necesario sumarlos, deben ser seleccionadas las correspondientes celdas (fig. 2), y
luego hacer click en el botn AUTOSUMA, con lo que, automticamente, en la
celda que Excel 2000 considere apropiada, aparecer el resultado de la suma de los
datos seleccionados (Fig. 3)

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N

Fig.

Fig.

Fig.

b) CREACIN DE FORMULAS: El usuario de Excel, puede crear sus propias


frmulas para hacer ciertos clculos. De hecho, si luego de haber utilizado el botn
Autosuma, hace click en la celda en la que se coloc el resultado y observa la Barra
de Frmulas, ver que Excel ha creado una, con la que se obtiene el resultado de la
suma de las celdas seleccionadas.
Para crear frmulas propias, el usuario debe tener en cuenta los siguientes
parmetros:
Todas las frmulas se inician con el signo = (igual).
Los signos a utilizar son los tradicionales: + (suma), (resta), *
(multiplicacin) y / (divisin).
Siempre debe determinarse el rango o bloque de celdas que
intervienen, con el formato CELDA INICIAL: CELDA FINAL,
entendindose por inicial y final, las que se encuentran en los extremos del
bloque, y entre ellas, el signo: (dos puntos).
Las celdas deben ser identificadas mediante su ubicacin
COLUMNA-FILA, por ejemplo: A4, K234, CD76, etc.
Se deben utilizar siempre los signos de separacin, como los parntesis,
entre los distintos bloques de celdas incluidos, o las operaciones a efectuar.
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Un ejemplo de frmula creada por el usuario, en la que se multiplique el


contenido de la celda E4 por el de la E5, y su resultado sea sumado al
contenido de E6, es el siguiente:=(E4*E5)+E6. Esta frmula debera ubicarse
en la celda E7.

c) LOS COMPONENTES DE LAS CELDAS: Todas las celdas de Excel 2000,


se componen de tres elementos: EL CONTENIDO, LOS BORDES Y EL
VERTICE DE COPIADO.
EL CONTENIDO ES, simplemente la informacin que se ingresa en cualquier
celda. AL HACER CLICK SOBRE L, O AL ARRASTRAR EL PUNTERO
DEL MOUSE, habiendo clickeado sobre el contenido, lo que se obtiene, es la
SELECCIN DE ESA CELDA O ESE BLOQUE DE CELDAS.

LOS BORDES, sirven para que, AL HACER


CLICK Y SOSTENER EL BOTN, arrastrando el puntero del mouse hacia
cualquier direccin, LA CELDA SELECCIONADA, SE MUEVA, con todo su
contenido, al lugar donde se haya dejado de presionar el botn del mouse.
Bordes
Contenido

EL VERTICE DE COPIADO, situado en el extremo inferior derecho de cada


celda de la Planilla, se utiliza para copiar el contenido de la celda seleccionada, ya
que, al ubicar el puntero del mouse sobre l, se convierte en una CRUZ, la que, al
ser arrastrada en cualquier direccin, automticamente realiza dicha copia.
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Vrtice de
copiado
Arrastrando el vrtice
para copia el contenido
de una celda.

Recordar
que, como en las barras de herramientas de Word 2000, el
copiado de bloques de informacin, (en el caso de Excel, son bloques de celdas),
tambin puede hacerse utilizando las opciones del men Edicin, o los botones
correspondientes, que son, los de COPIAR y PEGAR.

d) LOS DECIMALES: Excel 2000, permite dar distintos formatos a los datos
numricos que se ingresen en sus celdas. En este sector, se indicar cmo lograr que
aumente o disminuya la cantidad de decimales que tengan los nmeros que se
ingresen en una celda o en un bloque, que deber ser seleccionado.
Los botones que se utilizan, son los siguientes:

El de la izquierda (llamado AUMENTAR DECIMALES) incrementa de a UN


DECIMAL (con cada click), el contenido numrico de la o las celdas
seleccionadas. El de la derecha, (denominado DISMINUIR DECIMALES),
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DISMINUYE, utilizando el mismo mtodo, de a UN DECIMAL, el contenido de


la celda o del bloque seleccionado.

TRABAJO PRCTICO N 01

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N

1)

Abrir
pantalla de edicin, ingresar los siguientes datos:

Excel y, en la

2) Mejorar el aspecto de la planilla de la siguiente manera:


a) Los ttulos de las columnas deben estar resaltados (negrita) y centrados.
b) Los nombres de los meses deben ser de color rojo y estar alineados a la
izquierda.
c) Todos los nmeros deben ser de color azul, tener dos decimales y estar
alineados a la derecha.
d) El fondo de todas las celdas debe ser de color verde agua y las lneas de
divisin, marrones.
3) Realizar la sumatoria de Ingresos y Egresos con la frmula Autosuma y colocar
los resultados en las celdas B8 y C8 respectivamente.
4) Efectuar la frmula de saldo del mes de enero, colocarla en la celda D2 y
copiarla en las celdas siguientes hasta la D7.
5) Grabar la planilla con el nombre de TP01, en un diskette propio de cada
empleado.

Comenzando a trabajar:
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N

En
la seccin anterior,fue descripto elformato completo del men Archivo, a
fin de conocer sus funciones. Tambin se detallaron las que cumplen algunos de los
principales iconos de las dos barras de herramientas ms importantes, esto es, las
llamadas ESTNDAR y FORMATO. La informacin aportada en dicha
seccin, si se agrega a los conocimientos previos de operacin de aplicaciones
Windows, hace posible el comienzo de las tareas con Excel.
Es
por ello, que, en el trabajo prctico correspondiente a la mencionada
seccin y de acuerdo a lo realizado en la misma, se ha comenzado a ingresar
informacin en una Planilla Excel, con el fin de que, esa informacin, sea utilizada
como ejemplo para los sucesivos aprendizajes, y, a medida que ello se vaya
logrando, el archivo generado, ir amplindose y mostrando todas las posibilidades
que permite desarrollar este sistema de clculos.
La primer planilla completa:

Si el trabajo prctic
n 01 fue realizado en tiempo y forma, al arrancar Excel, y abrir el archivo TP01, se
podr observar la siguiente planilla:

En
la presente seccin, se realizarn operaciones que permitirn conocer
muchas de las funciones de trabajo de Excel, as como su forma de operacin. Para
ello, se utilizarn opciones de los menes EDICION, VER, INSERTAR Y
FORMATO, que, en algunos de esos casos, tambin se encuentran en botones o
iconos en las barras de herramientas.

Men edicin:
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N

El MEN EDICIN, presenta prcticamente el mismo formato que el que


tiene el procesador de textos Word 2000. Las opciones de trabajo que lo componen,
son, debido a ello, ya conocidas.
A
pesar de ello, es conveniente realizar algunas observaciones sobre las
acciones que se pueden llevar a cabo con este men.

Las

primeras opciones:
DESHACER, REHACER,

COPIAR, CORTAR Y PEGAR:

Tienen el mismo tratamiento que en todas las dems aplicaciones Windows,


especialmente Word. Pero siempre es til recordar que para aplicarlas, primero
deben seleccionarse las celdas que vayan a ser afectadas.
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N

Las
siguientes opciones: RELLENAR, BORRAR, ELIMINAR Y
ELIMINAR HOJA, tienen aplicaciones variadas y pueden ser utilizadas de la
siguiente manera:
a) RELLENAR:

Utilizando
el ejemplo del trabajo prctico, es posible que sea
necesario copiar el contenido de una celda en otras vacas. Para ello, se seleccionar
la celda origen y las que deban recibir el contenido de la copia.

Luego
se abrir el men Edicin, se clickear
en la opcin Rellenar y en alguna de las opciones que aparecen en el submen que
contiene, en este caso, Hacia Abajo.

Inmediatamente,

Excel, proporcionar el siguiente resultado:


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Siguiendo
con la misma opcinRELLENAR, tambin se puede hacer uso de
las denominadas SERIES. Se puede utilizar el mismo ejemplo del Trabajo Prctico
n 01, ya que en l, hay una Serie de MESES, en la que solo se escribi el mes de
Enero, y el resto se rellen utilizando esta opcin. El procedimiento es el siguiente,
por ejemplo, para que aparezca, automticamente, la serie 1 a 10:

a)

b)

Escribir elnmero 1en lacelda queser inicial.

Seleccionar

las celdasen lasque sellenar conla seriemencionada:

c) Utilizar el men Edicin. Clickear la opcin RELLENAR y luego SERIES.


As, aparecer la siguiente caja de dilogo:

d)

En
ella sedebern determinarlos parmetrosde laserie (siir enfilas
o columnas, o si ser solo numrica, o de otras caractersticas). En este caso, las
opciones predeterminadas servirn para observar el resultado:
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e)

BORRAR:

Siguiendo con el ejemplo, y utilizando las celdas seleccionadas, si se clickea


en Edicin, y luego en Borrar, aparecer un submen que contiene 4 opciones:
TODO, FORMATOS, CONTENIDOS Y COMENTARIOS. De ellas,
habitualmente se usan las tres primeras.
Para comprender el efecto que produce cada una, se deber hacer click,
alternativamente, en dichas opciones y en DESHACER.

Para continuar probando con las otras opciones correspondientes a


BORRAR, antes de utilizarlas, hacer click en DESHACER.
c) ELIMINAR:

De
acuerdo a como sea utilizada esta opcin del men Edicin, esto es, en
referencia al bloque de informacin que haya sido seleccionado previamente,
ELIMINAR, acta de diferentes maneras:

1) Si es una o varias celdas, al clickear en esta opcin, aparecer una Caja de


dilogo, en la que se podr elegir el modo que ser aplicado para
eliminacin de datos.
2) Si es una fila o una columna las que han sido seleccionadas (haciendo
click en EL NMERO DE FILA O EN LA LETRA DE LA
COLUMNA), EXCEL eliminar en forma completa dicha fila o columna.

f)

ELIMINAR HOJA:

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N

Esta opcin, al hacerle click, efecta, luego de un pedido de confirmacin, la


eliminacin directa de la hoja de clculo activa, (o sea, la que se encuentra
seleccionada).
Las
ltimas tres opcionesdel men Edicin, as como ya se hadetallado de
las cuatro primeras, tienen el mismo comportamiento que en el procesador de textos
Word 2000. Esto es, BUSCAR, sirve para la localizacin de textos, nmeros, etc.;
la siguiente, REEMPLAZAR, es utilizada para que, las cadenas de caracteres
(bloques de texto), que hayan sido detectadas por la opcin anterior, puedan ser
reemplazadas por otra que el usuario decida. La ltima opcin de esta seccin, IR
A..., efecta el traslado directo del cursor, a la celda que le sea indicada como
referencia.

Men Ver:
Tiene
varias opciones que, al igual que en Word 2000, son las que pueden
utilizarse para conseguir que en la pantalla de trabajo, SE HAGAN O NO
VISIBLES, las distintas herramientas y formas de edicin con que cuenta Excel.

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N

La
forma de operacin es tan simple como que,
para poder ver una de las mencionadas herramientas, solo basta hacer click sobre la
opcin correspondiente. Con ello, se logra ir mostrando en pantalla o, ir quitando de
ella, barras, menes, reglas, etc. En las siguientes figuras, se pueden observar una
pantalla Excel vaca, y otra con todas las herramientas a la vista.

Al tener a la vista todos los botones que representan a todas las acciones que
pueden llevarse a cabo con los menes, se obtiene mayor practicidad, ya que as,
puede hacer que las rdenes sean ejecutadas instantneamente, adems de que no es
necesario recordar en qu opcin del men se encuentra cada alternativa. Esto es en
razn de que, al apoyar el puntero del mouse sobre cada botn, aparecer una
pequea leyenda que anuncia la tarea o accin que efecta dicho botn.
Pero debe tenerse en cuenta que, por cada barra que se agregue a la pantalla,
se va reduciendo el espacio que queda visible en la planilla de clculo, lo que
significa que, donde se ingresa la informacin, el lugar disponible es mas pequeo
en cada oportunidad.
Men Insertar:

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N

Este
men, contiene muchas opciones, que son
usadas para, como su nombre lo indica, INSERTAR, en la pantalla de trabajo, esto
es, en la Planilla de Clculo, distintos OBJETOS, los cuales son descriptos en el
propio men. De todos esos objetos, ser necesario dedicar especial atencin a dos:
GRFICO y FUNCIN, ya que el, resto, se comporta del mismo modo que en
cualquier otra aplicacin Windows.

Excel maneja esas opciones de insercin que no


requieren mayor atencin (CELDAS, FILAS, COLUMNAS, HOJA DE
CLCULO, SALTO DE PGINA, NOMBRE, COMENTARIO, IMAGEN,
MAPA, OBJETO, HIPERVINCULO), de un modo simple e intuitivo, ya que,
cualquiera que sea elegida, inmediatamente ser ingresada en la planilla, SIEMPRE
TENIENDO EN CUENTA QUE, DE NO NECESITAR MS
INFORMACIN, LO HAR EN EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRE EL
CURSOR. Si Excel necesita otro tipo de datos, los solicitar mediante cajas de
dilogo, como la que se observa a continuacin, correspondiente a la opcin
OBJETO:

TRABAJO PRACTICO N 02
6) Abrir Excel. Luego abrir el archivo TP01, con lo que se podr observar la
planilla del trabajo prctico n 01, que, tiene el siguiente formato:

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7) Insertar 6 filas, desde la 8 hasta la 13.


03) Utilizar la columna A, desde la celda A7, y cumplir con los pasos necesarios
para que sirva para completar la serie de los meses del ao.
04) Luego completar las celdas de ingresos y egresos de las nuevas filas y ver si,
automticamente, cambian los totales.
05) Copiar las formulas de saldos en las celdas correspondientes de las filas
insertadas, incluso la ltima.
06) En la celda A14, escribir TOTALES, en letra ARIAL, tamao 16, en negrita,
y cursiva.
07) Todas las celdas insertadas debern tener el mismo formato y colores que las
que ya estaban.
08) A todas las celdas que tengan contenidos numricos (incluidas las que tienen
frmulas), bajar la cantidad de decimales a 1, y observar como se efecta el
redondeo de cifras.
09) Grabar la planilla con el nombre de TP02, en el mismo diskette ya utilizado.

Men Insertar Opciones especiales:


01) GRAFICOS:
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N

Existen
herramientas de trabajo, creadas especialmente para clarificar y
sintetizar la presentacin de informacin. Una de las principales, son los
GRFICOS, ya que permiten, verificar valores o encontrar diferencias y
variaciones, con rapidez y sin inconvenientes.
Excel
2000 permite crear grficos de excelente calidad, y proporciona una
extraordinaria variedad de tipos y formatos, as como una enorme cantidad de
variantes en cuanto a las posibilidades de personalizar su presentacin.

Para
poder acceder a la realizacin de
grficos mediante Excel, se puede utilizar el MEN INSERTAR o la BARRA DE
HERRAMIENTAS DE GRFICOS.

Para
poder observar con ms detenimientolas acciones ysus resultados, en
esta seccin, ser utilizada la opcin Grficos, del men Insertar. Al hacer click
en ella, comenzar a funcionar un Asistente, que permitir armar, el grfico,
simplemente aportando algunos datos necesarios para ello.

Creacin de un grfico tipo:


Para la creacin de grficos, Excel, as como cualquier otra planilla de
Clculos, necesita informacin. Por esto, y para comenzar el trabajo, sern
utilizados los datos de la planilla creada en el Trabajo Prctico n 01 y modificada
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N

en el Trabajo Prctico n 02. Si la misma est completa, deber presentar el


siguiente aspecto:

Es conveniente comenzar a trabajar, creando un grfico sencillo, por lo que se


utilizar slo la informacin de ingresos del primer semestre. Para ello, deber
seleccionarse el bloque correspondiente, y luego de ello, comenzar la utilizacin del
asistente ya mencionado. El bloque, seleccionado ser el siguiente:

Al arrancar el asistente, presenta cuatro ventanas de dilogo, identificadas


como Pasos. La inicial, llamada PASO 1, es la siguiente:

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N

Se
deber indicar, qutipo de grficose desea
crear. En este caso, el ms til, por su forma, clara y sencilla, es el de COLUMNAS
VERTICALES, y dentro de este tipo, por su aspecto, alguno de TRES
DIMENSIONES. Para que Excel tenga esta informacin, se clickear en el ejemplo
correspondiente (para que quede seleccionado), y luego en el botn SIGUIENTE,
apareciendo la segunda ventana, llamada PASO 2:

En
esta seccin del trabajo, Excel ya muestra cmo se ver el grfico, e
incluso da opciones para observarlo de distintas manera, tomando la informacin
desde las filas o desde las columnas, conformando las denominadas SERIES DE
DATOS. De acuerdo a la que sea elegida, el grfico resultante se podr observar.
Luego de ello, se har click en SIGUIENTE, apareciendo la ventana del PASO
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3:

En esta
dilogo, Excel, solicita informacin, referida a los ttulos y rtulos que se pueden
insertar en el grfico, por lo que debern escribirse esos datos, o modificar los
sugeridos. Una vez realizado este procedimiento, se clickear en SIGUIENTE,
accediendo a la ltima pantalla del Asistente, la del PASO 4:
Lo
nico que quedapor determinar, esel destino delgrfico, esto es,dnde se
lo ubicar, si en la misma hoja donde se est trabajando, o en una hoja nueva, y
luego, se deber hacer click en TERMINAR, completando en su totalidad los
datos solicitados por Excel, con lo cual, el Sistema, se encargar de terminar su
trabajo y generar sus resultados en pantalla, con el fin de que el usuario pueda
revisarlo, modificarlo, mejorar su aspecto, cambiarle datos, verificar detalles,
imprimirlo, copiarlo, trasladarlo, etc. En el caso precedente, se elegir la opcin
EN UNA HOJA NUEVA, (para que el grfico sea insertado en una planilla

PGINA
29
N

caja

separada),
y luego se har
TERMINAR, como se ha dicho, quedando el siguiente resultado:

click en

Luego de ello, y mediante el


conocido procedimiento de seleccionar clickeando, sectores del grfico, o su
totalidad, podrn efectuarse todos los cambios que sean necesarios, con la obtencin
de resultados impactantes como el que sigue:
02) FUNCIONES:
Como
ya se hadicho, todas lasplanillas de clculo,y por supuestoExcel, son
herramientas que permiten realizan innumerable cantidad de tareas, obteniendo
excelentes resultados, pero, con la particularidad de que, ESTAN ORIENTADAS
AL TRABAJO CON NMEROS, lo que implica que tengan una gran facilidad y
versatilidad para el manejo FUNCIONES y FRMULAS, asi como de todo tipo
de operaciones matemticas.
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Una
funcin, dentro deuna planilla de clculos, es una operacin automtica
que devuelve un resultado especfico. Siempre est referida a un argumento de
bsqueda, del cual el usuario necesita el resultado. Por ejemplo: TANGENTE DE
10, donde 10 es el argumento de bsqueda y la funcin es, tangente, (que para Excel
es =TAN).

Es
por eso que otraOPCIN DEL MEN INSERTAR, que debe
tener un tratamiento especial, es precisamente la llamada FUNCIN, que se
encuentra tambin en la BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR.

Al hacer click sobre cualquiera de estos


modos de acceso, aparecer en la pantalla, una ventana (llamada Pegar Funcin),
que permitir elegir algun tipo de funcin a utilizar, mostrando, adems, cul es el
resultado que se obtiene con ella y la sintaxis que debe usarse con cada una. Excel
permite optar entre nueve distintos tipos de funciones, que incluyen las
FINANCIERAS, MATEMTICAS, TRIGONOMTRICAS, LGICAS, DE
FECHA, etc. Cada tipo contiene entre 20 y 50 funciones distintas, lo que
conformar un abanico enorme de posibilidades. El resultado ser colocado por
Excel, en la celda en la que se encuentre el cursor, por lo que debe tenerse especial
cuidado de no interferir con cualquier informacin que se puediera encontrar en la
planilla en uso. La ventana mencionada, tiene el siguiente formato:
En
esta ventana, desencilla e intuitiva aplicacin, sepuede elegir entre alguno
de los tipos ya mencionados, y una vez hecho esto, clickear sobre la funcin que se
desee utilizar y luego aceptar, con lo que el sistema mostrar la siguiente pantalla de
PGINA
31
N

dilogo:

En
esta segunda ventana del procedimiento, se deber escribir el argumento
de bsqueda, en el campo vaco llamado NUMERO. Si, como al comenzar el
ejemplo, se eligi el tipo MATEMTICAS y TRIGONOMTRICAS, y
dentro de este tipo, la funcin TAN (tangente), ahora se deber colocar el nmero
del cual se desea conocer la tangente. En el ejemplo se utiliz el nmero 123, con lo
que la celda en la que estaba ubicado el cursor, ahora tendr el resultado de la
funcin:

Las
funciones de Excel,operan del mismo modo que si fueran FORMULAS
PROPIAS DEL USUARIO, ya vistas en la Seccin n 01, puesto que conservan el
mismo formato, y se ubican en la celda donde, a la vista, slo aparece el resultado
provisto por la funcin utilizada.
Su
formato, o sintaxis, est conformado por, la funcin propiamentedicha, y
l, o los argumentos, siempre precedidos por el signo =. El argumento debe estar
entre dos parntesis. Si se vuelve al caso anterior, y se observa la barra de frmulas,
se encontrar que contiene la funcin que se solicit y cuyo resultado se observa en
la celda donde se encontraba el cursor. En la barra de frmulas, se observa la
funcin que ejemplifica, la sintaxis que debe utilizarse:

PGINA
32
N

TRABAJO PRACTICO N 03

Continuar utilizando la planilla de los trabajos


prcticos n 01 y 02, deber tener el siguiente formato:
GRAFICOS:
1) Crear un grfico de COLUMNAS EN TRES DIMENSIONES con los
Ingresos, Egresos y Saldos de todos los meses (sin Totales). Modificar el
aspecto a eleccin, e incluir ttulo. Ubicarlo en la misma hoja de la
planilla.
2) Crear otro grfico CIRCULAR SECCIONADO EN 3D, nicamente de
los ingresos de los meses del segundo semestre. Ubicarlo en una hoja
nueva y darle formato a gusto, con ttulo. Hacer que aparezcan los valores
utilizando la Ficha Rtulos de datos del paso 3.
3) Cambiar el importe del ingreso de noviembre. Colocar en la celda
correspondiente el nmero 800, y verificar cmo cambia el grfico.
FUNCIONES Y FORMULAS:
PGINA
33
N

F3
F4
F5
F6
F7

1) En la misma planilla, utilizar la columna F, para utilizar las siguiente


funciones y frmulas:
C
FUNCION
FORMULA
E
L
D
A
AHORA (Fecha y Hora)
TANGENTE DE C4 (Matem. y Trig.)
POTENCIA 3 DE D7 (Matem. y Trig.)
10 % DE B3.
(B8*C9)/4

Men Herramientas:
Este
men contiene aplicaciones importantes, que permiten efectuar tareas
tan variadas como configurar sectores internos de Excel, o crear proyecciones a
futuro, o cambiar el mbito de trabajo.

Debido
a ello, en la
presente Seccin, se manejarn los comandos principales y no todos, ya que sera
muy extenso, adems de ser til al aprendizaje, la investigacin fuera de horarios de
clase. El men se presenta de la siguiente manera:
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34
N

Las
opciones que se utilizarn sern las siguientes: COMPARTIR LIBRO,
CONTROL DE CAMBIOS,
PROTEGER, BUSCAR OBJETIVO,
ESCENARIOS y AUDITORA. El resto de las opciones corresponden a lo
mencionado en el prrafo anterior (ORTOGRAFA, AUTOCORRECCIN,
PERSONALIZAR, OPCIONES, etc.), ya que tienen aplicaciones muy parecidas a
las conocidas en el Procesador de Textos Word 2000, o pertenecen a otro tipo de
tareas, como MACROS, opcin que activa elementos de Programacin Visual, que
no corresponden a la operacin especfica de Excel.

Utilizando el men Herramientas:


a) Opciones correspondientes a Red:
Las
tres primeras opcionesde este men, se utilizanpara tareas conoperacin
de Redes, por lo que son muy tiles. Son las siguientes:

Las tres
controles a las formas de trabajo en red, con equipos interconectados y utilizando los
mismos Sistemas y/o Archivos. En estos casos, lo que ocurre normalmente se
denomina TRABAJO COMPARTIDO, ya que los distintos usuarios, pueden
PGINA
35
N

aportan

utilizar simultneamente la informacin que contienen las distintas computadoras


que conformen la red. Mediante el uso de la primer opcin, COMPARTIR
LIBRO, se desplegar una ventana en la que pueden aportarse datos y modificar
parmetros de control en el uso de los archivos dentro de la red.

La
siguiente opcin,CONTROL DE CAMBIOS, tambin es muy necesaria
para el registro de las intervenciones de los distintos usuarios, en la utilizacin de
cada archivo de Excel, con lo que se puede obtener un reflejo, (mediante la
identificacin con distintos colores o con resaltados), de todo lo que se haya hecho
dentro
de
una
pueden rechazarse los cambios y hasta los usuarios.

planilla. Incluso

La ltima opcin de este Grupo de Red, es


PROTEGER,
lo que indica que, el usuario, puede conseguir que ningn otro efecte cambios en
su planilla. Esto se obtiene mediante el ingreso y confirmacin de Claves o
Contraseas:

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36
N

Al
activar alguna de las opciones mencionadas, Excel no permite realizar
actividades (cambios), sobre las hojas o libros protegidos, si no se conoce la
contrasea utilizada. Si esto sucediera, o sea, algn usuario no autorizado intentara
realizar cambios en alguno de los archivos protegidos con clave, Excel, mostrara un
mensaje de alerta, en que se indica tambin la forma de Desproteger el archivo, que,
nicamente podr ser utilizada si se conoce la contrasea activa.

b) Opciones Profesionales:

Usualmente se denomina de este modo (u Opciones


Empresariales) a las siguientes tres opciones del men Herramientas, ya que se
ocupan de realizar tareas de relevancia para el manejo de trabajos especiales y con
resultados de excelente calidad y exactitud. Las opciones son BUSCAR
OBJETIVO, ESCENARIOS y AUDITORIA, como se las observa en el
men:
b.1 Buscar Objetivos:
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N

Esta
opcin, sirve para lograr AJUSTAR el resultado de una frmula. Esto
significa, que, indicando a Excel el resultado que se desea obtener en una celda
donde se encuentre una frmula dada que haga referencia al contenido de otras, y
definiendo cul de esas celdas deber modificar su valor para la obtencin de ese
resultado, puede conseguirse el valor de la celda mencionada. Por ejemplo, y
siempre utilizando la planilla del Trabajo Prctico anterior, se observa que, en la
celda D6, se encuentra la siguiente frmula: =(B6-C6), lo que sirve para calcular el
saldo entre los ingresos y egresos del mes correspondiente.
Si
se necesita saber qu valor debera tener la celda C6, para que, por
ejemplo, el resultado de la frmula fuera 500 (en lugar de 1500 que contiene
actualmente), se escribe en la primer caja de dilogo que aparece cuando se activa la
opcin en estudio (BUSCAR OBJETIVO), el resultado que se desea, y el nombre
de la celda a modificar, como se observa a continuacin. Luego clickear en
ACEPTAR.

Inmediatamente,
Excel mostrar la siguiente ventana, en la cual aparece el
valor indicado por el usuario (500) para la celda D6, y en la planilla de clculos, se
ver la modificacin del valor de la celda C6, necesario para la obtencin de dicho
valor.

De
confirmarlo con Aceptar, Excel trasladar directamente a la Planilla, el
nuevo valor de la celda C6, lo que, automticamente, modificar el resultado de la
frmula contenida en D6.
b.2.- Escenarios:
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N

La
utilidad de esta opcin, es fundamental para la obtencin de resultados
SUPUESTOS, en base al cambio de los valores de celdas que componen un
determinado ESCENARIO. El ejemplo de la planilla elaborada en el Trabajo
Prctico n 2, es til al respecto. Ser nombrada como ESCENARIO 1, lo que
significa que sus valores son propios de un determinado estado o perodo, que
quedar definido con ese nombre. Si se selecciona un bloque de celdas (o todas), y
se activa la opcin ESCENARIOS, podrn determinarse nuevos valores a las
celdas seleccionadas, PERO SIN CAMBIARLOS EN LA PLANILLA, si, en una
especie de PLANILLA VIRTUAL, que pasar a conformar nuevos
ESCENARIOS. El primer paso es seleccionar un bloque de celdas, por ejemplo:

Luego, activar la opcin


ESCENARIOS, del MEN
HERRAMIENTAS, con lo que aparecer una ventana que, si es la primera vez que
se utiliza, mostrar el siguiente formato:

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N

Al
ser, en este caso, la primera vez, el Sistema
solicita que se agregue uno o ms nuevos ESCENARIOS:

All, se deber escribir el nombre del


nuevo escenario, en este caso, por ejemplo PRUEBA y hacer click en
ACEPTAR, apareciendo una nueva caja de dilogo, en la que se muestran los
valores actuales y se solicitan los valores nuevos de las celdas seleccionadas:

Al
escribir valores nuevos en una o varias de dichas
celdas y clickear en Aceptar, Excel pedir confirmacin de todo lo hecho, mediante
la siguiente ventana:

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Si se clickea
MOSTRAR,

y luego
CERRAR, aparecern los cambios en las celdas correspondientes, ya dentro de la
planilla de clculo, lo que, obviamente, modificar los resultados de las frmulas
que hagan referencia a las que cambiaron de Escenario:

b.3. Auditora:
La
ltima opcin profesional, que ser objeto de estudio, es la llamada
AUDITORA. Al activarla, aparecer un submen con varias alternativas:

De
estas alternativas, la ms utilizada es la primera, RASTREAR
PRECEDENTES, con la que Excel, muestra las celdas que intervienen en el
desarrollo de una frmula. Esto significa que, si, como en el caso anterior, se utiliza
como ejemplo la frmula de la celda D6, se observa que en ella, se hace referencia a
las celdas B6 y C6. Con el Rastreo, Excel muestra en modo muy sencillo y por
intermedio de FLECHAS, esas celdas a las que se refiere la frmula:

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N

TRABAJO PRACTICO N 04
Continuar

utilizando la planillade los trabajosprcticos n01, 02 y03.

Efectuar las siguientes tareas:


1) Activar las opciones de Compartir Libro y Control de Cambios, y realizar
pruebas en red, con intervencin de dos o ms usuarios, para verificar cmo se
puede trabajar con la misma planilla en forma simultnea.
2) Activar la opcin Ortografa, para verificar los textos de la planilla.
3) Insertar 5 filas, desde la numero 01.
4) En la Celda A1, escribir RESUMEN ANUAL, y darle formato de ttulo.
5) En la celda B3, escribir Ao 1999, quedando como subttulo.
6) Utilizar la herramienta Buscar objetivo, para lograr que en la celda D13, el
resultado sea 1000, modificando la celda que corresponda a los ingresos.
7) Crear dos nuevos escenarios, a los que se denominar TP4-A y TP4-B, en
los que se ingresaran los siguientes valores:
CELDA
B4
B5
B6
B7
B8

TP4-A
222
453
7766
786
978

TP4-B
-555
1214
656
8989
-154

8) Las planillas que se vayan obteniendo con cada uno de los escenarios (TP4-A y
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N

TP4-B), copiarlas en la HOJA2 y la HOJA3, respectivamente. Nombrar cada


una de las hojas (en su solapa) como AO 1999 y AO 2000.
9) En la HOJA1, donde se encuentra la planilla original, nombrar la solapa como
AO 1998, y marcar las Celdas precedentes, de la frmula que se encuentra en
la celda D14.

Men Datos:
Para
comenzar a utilizar las opciones de este men, lo primero que deber
tenerse en cuenta es el concepto de BASE DE DATOS.
Qu es y para qu sirve exactamente una Base de Datos. En principio se
deber indicar que ES UN ARCHIVO (en realidad es un conjunto de archivos)
CON UN FORMATO ESPECFICO. Este formato, es el que permite que, este
tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad.
Se
trata de que, mediante la utilizacin de elementos llamados INDICES, un
archivo de informacin, con formato de Base de Datos, permite acceder a dicha
informacin, en forma aleatoria, o sea, desde donde sea que se la busque y hacia
donde sea que se encuentre, instantneamente.
Las
Planillas de Clculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o
permitieron concebir, el concepto de Base de datos, y esto est dado, sencillamente,
por la ubicacin en que se encuentra la informacin, ya que, las Planillas de
Clculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y,
LAS INTERSECCIONES ENTRE ELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto
a su vez, permite que todos los datos que se encuentren dentro de dichas celdas,
pueden relacionarse entre s, es ms, hay planillas de clculo en las cuales, TODOS
LOS DATOS ESTN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas.
Las
Bases de datosutilizan el mismoconcepto, pero conla diferencia deque
los nombres son distintos:
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N

FILA
CELDA

REGISTRO
CAMPO

Una
vez conocido este concepto, esposible comenzar a utilizar aExcel, como
un excelente generador de archivos con formato de Bases de Datos. Para ello, el
MENU DATOS, es el que se utilizar, y presenta la siguiente vista:

El
men est compuestode varios sectores, de los cuales, sern observados
los ms tiles. Las opciones que se encuentran al inicio del men, son las que
permiten conocer la utilidad del formato Base de Datos.
Es
importante recalcar que este tipo de archivos, es extremadamente til, para
los casos en los cuales, la informacin a manejar es mucha, debido a que evita la
repetitividad, automatiza el control y, todo ello, impide los errores.
a) Opciones de Base de Datos:

Son las cuatro que se observan a continuacin, siendo todas muy importantes,
PGINA
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N

y, como su operatividad es compleja, debe recurrirse a un ejemplo, para poder


observar las aplicaciones que maneja. La planilla de clculos creada para los
trabajos prcticos, aunque reducida, sirve a los efectos.

a.1.- ORDENAR:

Utilizando
el ejemplo,se deberecordar elconcepto deRELACIN ENTRE
LOS DATOS. El mes de enero, tiene cuatro datos: ENERO; 1230.0; 1073.2 y
156.8. Todos estn relacionados entre s. Cada uno, en trminos de Base de Datos,
se llama CAMPO, y el conjunto de los cuatro, se denomina REGISTRO.
En
esta planilla, hay12 registros con4 campos cada uno. No se deben tener
en cuenta ni los ttulos de las columnas, ni los posibles totales que hubiera en cada
una de ellas, ya que no conforman DATOS, sino INFORMACIN EXTERNA A
LOS DATOS. Habitualmente, un archivo de base de Datos, contiene miles de
registros, cada uno de ellos, con varias decenas de campos. Un ejemplo claro es una
Planilla de Liquidacin de sueldos, en la que, cada fila (REGISTRO), contiene los
datos de una persona (CAMPOS), y, todos, estn relacionados entre s. Por esta
razn, es que este tipo de formato de acceso a los datos es tan til.
Si
se deseaORDENAR la Planilla ejemplo, utilizando los SALDOS, DE
MAYOR A MENOR, el procedimiento es el siguiente:
a) Hacer click en cualquier lugar dentro de la planilla.
b) Activar el men Datos y la opcin Ordenar.

c)

Excel, automticamente selecciona los campos de


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N

toda la planilla, tenga la dimensin que tenga y muestra la siguiente caja de dilogo:
En
ella, se deber indicar el tipo de ordenamiento deseado, por lo que, en la
lista denominada ORDENAR POR, se optar por SALDOS, haciendo luego
click en el botn DESCENDENTE y en ACEPTAR, obteniendo una nueva
planilla, reordenada, que se ver de la siguiente manera:

Debe
tenerse en cuenta que,elCRITERIO DE ORDENAMIENTO es una
eleccin del usuario. En este ejemplo, podra ordenarse la planilla tambin,
alfabticamente, o por los ingresos, o egresos. Cada columna de datos es un criterio
de ordenamiento.
a.2. Filtro:
La
opcin Filtro, en el men Datos, se encuentra en segundo lugar, y
desprende un Submen, del cual, en esta Seccin, se describir AUTOFILTRO,
por ser lo suficientemente demostrativa de las aplicaciones que permite llevar a
cabo, sin necesidad de ingresar en los temas avanzados, aptos para la investigacin.

Como
ya se ha dicho, las opciones del men Datos, son muy tiles para la
administracin de Archivos en base de datos, y especialmente, si contienen mucha
informacin. Es por ello, que, se utilizar para ejemplificar los procedimientos
siguientes, una archivo que cumpla con aquella condicin. En este caso, ser til un
archivo Excel, que contiene informacin de entrega de medicamentos en el interior
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N

de la Provincia: en concreto, son 2187 registros, con 5 campos cada uno:

La
figura precedente, muestralos ltimos registro del archivo que servir de
ejemplo. Para verificar la utilidad de los AUTOFILTROS de Excel, es necesario
pensar en la posibilidad de poder conocer datos especficos, como por ejemplo,
CULES FUERON LOS MEDICAMENTOS ENTREGADOS EN ICAO,
ENTRE MARZO Y JUNIO DE 2000. El procedimiento a seguir es muy sencillo,
y ser detallado de la siguiente manera:
a) Activar la opcin Autofiltro, lo que har aparecer en las celdas correspondientes
a los ttulos de cada columna, un botn con una flecha apuntando hacia abajo,
que, denota la existencia de una lista desplegable.
b) Al hacer click en alguna de ellas, se ver la lista, que mostrar los datos que
contiene la columna correspondiente, adems de opciones propias, como las que
se denominan Las 10 mas... o Personalizadas, etc.

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Botn
de
muestra de lista
para autofiltros

Ventana
de
desplegable

lista

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N

c)

Para
poder cumplir la consigna mencionada, sobre los medicamentos entregados en
Icao en determinado perodo de tiempo, se deber, en primera instancia
FILTRAR, todo lo que corresponda a ICAO, por lo que, se debe buscar ese
elemento dentro de la lista, y hacerle click, con lo que, quedarn en la pantalla,
todos los medicamentos que se entregaron en esa localidad, pero sin
determinacin de tiempo. La planilla deber quedar de la siguiente manera:

d) Luego se deber aplicar un segundo FILTRO, para el perodo de tiempo


solicitado, debiendo clickear en el botn de la lista de la columna de Fechas, y
eligiendo PERSONALIZAR, apareciendo la siguiente caja de dilogo:

e) All, se debern elegir las opciones correspondientes en cada uno de los campos
que presenta la caja de dilogo, tal como se observa en la figura precedente.
Luego, clickear en ACEPTAR.
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f) El resultado que proporcionar Excel, ser la muestra, NICAMENTE, de los


registros que correspondan con los parmetros definidos:

g) Es importante aclarar, que Excel, FILTRA la informacin, NO LA CAMBIA


NI LA EXTRAE, por lo que, es posible volver a verla en su totalidad,
clickeando en los botones de lista de cada columna que haya intervenido en el
filtrado, y eligiendo, en cada una de ellas, la opcin TODAS. Esto debe
llevarse a cabo en orden inverso al aplicado anteriormente. En este caso, sera
primero en la columna de fechas y luego en la de Hospital.
h) Tambin es posible volver a filtrar, tantas veces como haga falta, cambiando el o
los criterios o parmetros de filtrado.
a.3. Formulario:
Para
los trabajos con Bases de Datos, Excel proporciona elementos que
permiten facilitar su realizacin. Uno de ellos, es otra de las herramientas que se
encuentran en el men Datos, llamada FORMULARIO. Sirve para la carga y
bsqueda de informacin, en forma casi automatizada. Al hacer click en la opcin
correspondiente del mencionado men, aparecer la siguiente Ventana de dilogo,
con la cual, el usuario, podr manejarse rpida y eficientemente dentro del archivo:

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Aqu
se observa unformulario, o ficha, en la quese encuentran loscampos
que componen a los registros de la Base de Datos. A la vista, aparece la informacin
del primero, incluso detallado en el extremo superior derecho (donde dice 1 de
2187). Si se desea agregar ms registros, slo se debe clickear NUEVO,
apareciendo los campos en blanco y el cursor en espera en el primero de ellos.

Para
buscar informacin, deber clickearse el botn CRITERIOS,
vacindose todos los campos. Luego hacer click en el campo mediante el cual se
desee acceder a la informacin y escribir las primeras letras de alguno de los datos
que se desee encontrar. Por ejemplo, para buscar informacin del hospital de
Recreo, deber escribirse por lo menos RECR, y clickear en BUSCAR
SIGUIENTE, apareciendo a continuacin, todos los registros que el sistema
encuentre, y que coincidan con el parmetro mencionado.
a.4. Subtotales:
Otro
elemento de automatizacin de tareas. Permite CORTAR y
TOTALIZAR los registros de una base de datos, de acuerdo a parmetros
determinados por el usuario. Ejemplificando, se podra necesitar conocer QU
CANTIDAD DE CIERTO MEDICAMENTO SE ENTREG EN CADA
HOSPITAL, en todo el perodo comprendido por la informacin que contiene la
base de datos.
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Para
que el ejemplo sea ms concreto, se buscarnCUNTAS AGUJAS
LARGAS POR 100 U, SE ENTREGARON POR HOSPITAL. Primero, se
filtrar la informacin, de acuerdo al procedimiento ya utilizado, quedando en la
pantalla, nicamente, los siguientes registros:

Luego,
clickear la opcinSUBTOTALES, del men Datos, apareciendo la
siguiente caja de dilogo, en la que se debern especificar los parmetros de
subtotalizacin:

Como
se observa, ya ha sido modificados y tildados los mencionados
parmetros, para que Excel, totalice la CANTIDAD de medicamentos, CADA
VEZ QUE SE CORTE UN HOSPITAL (para ello deber utilizar la funcin
SUMA). Cuando se haga click en ACEPTAR, la planilla quedar como se ve a
continuacin:

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TRABAJO PRACTICO N 05
Utilizar
todas las herramientas avanzadas para operacin de bases de Datos,
as como las bsicas ya conocidas, para lograr los siguientes objetivos:
1) Escribir los ttulos de las siguientes columnas: APELLIDO Y NOMBRE,
FECHA NAC., DOMICILIO Y TELEFONO.
2) Mediante el uso de Formularios, ingresar datos del personal del INTA, para
completar por lo menos 40 registros.
3) Hacer modificaciones en el aspecto, una vez terminada la carga, para darle un
formato agradable.
4) Copiarla completa en la hoja 2 del archivo, utilizando el botn Copiar formato
5) Ordenar la planilla copiada por Apellido y nombres.
6) Copiar la planilla ordenada en la Hoja 3 del archivo del mismo modo del punto
04.
7) Filtrar los registros cuya fecha de nacimiento sea menor que 01/01/60.
8) Totalizar la cantidad de registros que quedaron, utilizando la opcin Subtotales,
con la funcin CONTAR.
9) Grabar la planilla con el nombre TP5.
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