A. van Wissen - J. Holtrust - E.

Schilder

De rol van de eigen organisatie

Workshop 232 - 26 maart 2008

Het Regio College te Zaandam 4 locaties -150 beroepsopleidingen 600 medewerkers-10.000 deelnemers

Inhoud Aanleiding Doel en werkwijze Migratie Regievoering  Standaardisering  Procedures  Ordening Conclusie Vragen ?

Aanleiding Outsourcing
Schade aan het onderwijs Oorzaken:
 

Automatisering Eigen organisatie

Onderzoeksrichting:

Adviesbureau diagnose: organisatieprobleem

Advies:

Radicale herstructurering (2005)
 

Eigen organisatie professionaliseren ICT outsourcen

Outsourcing
Doel  Professionele, beheersbare en betaalbare ICT voorziening en beheer passend bij het huidige onderwijs  Geprofessionaliseerde eigen organisatie (cultuurverandering) Werkwijze  Project ‘S@men Sterk’
 
 

Afbakening uitbesteding Uitbesteden aan geschikte IT partner
Ontwerp en implementatie van een nieuwe interne ICT organisatie Professionaliseren van de klantvraag

Migratie
De keuze: wat gaan we uitbesteden Wat wordt WEL uitbesteed?

De technisch systeembeheeractiviteiten

(met uitzondering van specifieke componenten)

De Helpdesk Functioneel Applicatiebeheer Projectleiding en advisering Specifieke componenten van technisch beheer, zoals pda’s, laptops, pc’s v.d. ict opleiding enz. Regiefunctie over het geheel

Wat wordt NIET uitbesteed?
  

ICA regievoering
ICA – Informatie Centrum Automatisering Plaats Functies
   

(optimaliseren vraag en aanbod op strategisch en Applicatie-licentiebeheer tactisch niveau)

Het scharnier tussen externe leveranciers en de Hoofd ICA eigen organisatie Adviseurs A&I Technisch applicatiebeheer

Regie voeren/adviseren/ondersteunen van:

Leverancier en eigen organisatie (Servicemanagement) Management (automatiserings- en informatiebeleid) Business ICT componenten

ICA regievoering
Meldpunt & Helpdesk
Scheiding ICT en facilitair  Helpdesk = BT  Meldpunt = Regio College

Regievoering
Functioneel Applicatiebeheer Iedere applicatie een eigen ‘FAB-er’
 

Centraal en decentraal beheerd Van 650 naar 300 applicaties

Regierol bij ICA
   

FAB inregelen en verankeren Extra ondersteuning bij complexe applicaties Communicatie Advisering management

Regievoering
Functioneel Applicatiebeheer Rollen en taken FAB-er Beschrijft functioneel ontwerp Levert software aan, test en accepteert Onderhoudt contacten (intern-extern) Verzorgt documentatie Volgt scholing FAB-ers hebben belangrijke rol gespeeld tijdens de migratie in verband met het voorbereiden van de SWO

Standaard Werk Omgeving (SWO)
Situatie vóór de migratie (2004-2005)
1.600 PC’s en 44 servers. Geen synchronisatie Geen standaard besturingssysteem Verschillende Office versies Spiegels-lokaalspecifiek Onvoorspelbare kwaliteit werkplekken C-schijf beschrijfbaar

Standaard Werk Omgeving (SWO)
Situatie na de migratie (v.a. 2007)
De hardware is overgenomen door outsourcer De werkstations zijn gestandaardiseerd (SWO) Restricties aangebracht Geautomatiseerde installaties Gelaagde opbouw Eén vast bedrag per computer Specifieke Applicaties

4

Standaard Applicaties 3 Specifieke aanpassing 2 Besturingsysteem Besturingsysteem

1

Standaard Werk Omgeving (SWO)
Standaard services

Inrichting SWO Standaard Werkplek Omgeving
FILE-server (home dir.) PRINT server
FireWall

APPLICATIE server (NAL)

INTERNET

EMAIL server
Proxy

Anti-Virus

EMAIL Web Acces

Printer(s) SWO anyplace

AUTHORISATIE & IDENTIFICATIE

anywhere

Standaard Werk Omgeving (SWO)
De functionele uitzondering(en) SWO+

Standaard Werk Omgeving plus  Test machine voor het uitproberen van…..

SOPI

Standaard Onwikkel Plek ICT opleiding  Educatieve functie buiten de standaard

SCWO

Standaard CAD Werkplek Omgeving  Specifiek voor CAD applicaties geschikte apparatuur

Software Installatie?
SWO-restricties: zelf géén software installeren ! Installatie via Outsourcer

Packagen / Scripten van software bepaalt keuze schaft aan vraagt aan levert aan test en accepteert

Regio College heeft regierol:
    

Nieuwe software = niet-standaard wijziging = op offertebasis = op basis van Best Effort

De eigen organisatie van ICT
Software aanvraagprocedures Operationeel Afschaffen Software Updates Software Upgrade Software Bestaande Software Nieuwe Software

Ordening . . . . .

Ordening . . . . .
Beleid

Verscheidenheid softwarefamilies beperken Microsoft dominante factor De integratie en beheersbaarheid vergroten Richtlijnen nieuwe applicaties o.a.:
    

web enabeling (plaats – tijdonafhankelijk) voorzien van standaard “stekkers” (integratie) passend in het beleid rechtsgeldigheid Software toekomstvastheid

Conclusie
Outsourcing
Vereist professionaliseren van de eigen organisatie (inrichting en verankering) Vereist Organiseren van Regievoering op verschillende niveaus Brengt cultuurverandering met zich mee  Zeg wat je doet en doe wat je zegt  Management conformeert zich aan verandering Vereist krachtig programma-management Outsourcing is enorme stimulans om tal van verbeteringen integraal in gang te zetten.

Vragen

avanwissen@regiocollege.nl - jholtrust@regiocollege.nl - eschilder@regiocollege.nl