Otimizando o processo de

Contas a Pagar
Paulo Mietto
Consultor Sênior de Soluções SAP

Rev 2.0 01102010

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Agenda
1. Desafios no processamento de faturas
2. Open Text Vendor Invoice Management
3. Obtendo resultados com o Vendor Invoice Management
4. Conclusão

2

Esse cenário é familiar?
CEO

CFO

como podemos melhorar
nosso back office?

A minha visibildade das
obrigaçõoes do Contas a Pagar é
limitada
Comprador

Analista Financeiro
nossos descontos são baixos,
nosso custo de capital está
aumentando.

Nós podemos baixar os preços
dos nossos produtos se
Essa empresa esta preparada conseguirmos melhores
descontos para pagamentos a
para:
vista.

Melhorar a eficiência dos
processos
Reduzir custos financeiros
Contas a Pagar

Conseguir melhores descontos

Gastamos mais de 50% do tempo
respondendo a ligações e emails
de fornecedores perguntando
sobre o status de suas faturas e
reclamando de atrasos nos
pagamentos.

Contabilidade
Nós não sabemos quais faturas recebemos dos
vários departamentos e não temos controle
sobre os prazos de pagamento.
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Fornecedor
Negociar com essa
companhia é difícil pos eles
não conseguem nos dizer
quando pagarão suas faturas.

Slide 3

Pesquisas recentes da da AIIM confirmam
esse pontos
0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

Accounts payable (invoices)

Business Processes in Greatest
Need of Integration with ECM
Na sua empresa, quais processos
necessitam mais integração com a
gestão de documentos e/ou
conteúdo? (N=120)

Project management
Legal
HR
Sales/CRM
Maintenance/asset management
Customer service
Quality control
Case management
Procurement

Source: AIIM White Paper Connecting ERP and ECM: Measuring the Benefits

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Slide 4

Pesquisas recentes da da AIIM confirmam
esse pontos
0%

Greatest Benefits from
Integrating ECM with Business
Processes
Quais desse itens você diria
que são os DOIS maiores
benefícios de integrar ECM com
o ERP ou o CRM? (N=296)

10%

20%

30% 40%

50% 60%

70%

Productivity benefits of linking documents
and transaction workflows
Customer service improvement from
immediate access to all related content

Knowledge-sharing benefits of universal staff
access to information
Compliance benefit of consistent records
management across all data
Higher level of quality, less mistakes from
manual cross-reference
Improved storage management and resilience
Commercial/strategic benefit of combined access
to structured and unstructured data

Source: AIIM White Paper Connecting ERP and ECM: Measuring the Benefits

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Slide 5

Barreiras típicas para as operações de
contas a pagar
Mal relacionamento com
fornecedores

Fragmentado e ineficiente
Baseado em papel e
muito trabalhoso

Alto custo por fatura
Dificuldades reconciliação

Resultado:

Falta de padronização

Alto custo da
operação financeira
Controle inadequado dos
processos
(risco de compliance)

Má relação com
fornecedores

Visão limitada das obrigações
Sem visibilidade dos gargalos

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Sistemas standalone e
fragmentados
Sem gestão de fluxo de
trabalho
Sem integração com
contabilidade (GL) ou
com o sistema de contas
a receber (AR)

Slide 6

O que é necessário para otimizar o
processo de faturas no contas a pagar
Comportamento consistente
através das organizações

Padronização e
automação

Abordagem sistemática e
colaborativa para as áreas de
cobrança

Simplificação do processo
manual, baseado em
papel

Visão completa das
responsabilidades

Resultados:
Operação eficiente
Redução de custos
Melhor relação
com fornecedores

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Workflows que minimizam
o tempo de reconcilação
Sistemas e processos
integrados

Slide 7

Processamento manual de faturas
Processo ineficiente e sérios riscos para a organização
A gestão manual de faturas consome tanto os recursos
internos quanto os recursos dos fornecedores:
Pequisa ao histórico é extremamente demorada
Elaboração de comunicação com os fornecedores
Documentação adicional e outras solicitações de informação provenientes de
várias fontes.
Roteamento manual
Monitoramento e atualizações de faturas não pagas é muito trabalhoso
Escalabilidade limitada ao headcount

O resultado:
Processo ineficiente e trabalhoso
Falta de habilidade para otimizar o fluxo de caixa e as relações com os
fornecedores
Falta de habilidade para prover transparência e obter relatórios financeiros precisos
Falta de controle no processo como um todo leva a altos riscos de conformidade
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Slide 8

Agenda
1. Desafios no processamento de faturas
2. Open Text Vendor Invoice Management
3. Obtendo resultados com o Vendor Invoice Management
4. Conclusão

9

Vendor Invoice Management
Automação da gestão de faturas (paper-to-post)
Inbox
(incoming
mail / fax)

PREPARAR

Digitalizar
Arquivar

Reconhecimento

TRANSFORMAR

OCR / IDR

Verificação

Prüfung und
VERIFICAR E
COMPLETAR
Vervollständigung

Disparar Workflows

Colaboração &
Monitoramento

TRATAR
EXCEÇÂO

Commentarios

Realização

APROVAR

Pagamento

PAGAR

Lançar Faturas

UMWANDLUNG
Validação

Reconciliação e lançamento automáticos

Archiving for SAP
Solutions*

Invoice Capture
Center

Vendor Invoice Management

ERP (FI/AP)

* or another SAP ArchiveLink-certified repository

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Slide 10

Vendor Invoice Management
no cenário de gestão de documentos
SAP
SRM
Reconhecimento

Processamento

Pagamento

EDI

FAX

Paper

SAP

Document
Scan
e.g. Open TextEnterprise
Scan

Lançamento e reconciliação automáticos

Invoice
Capture Center

Vendor Invoice Management

Email

Pagar

ERP (FI/AP)

Non-SAP
Or SRM

Document Archiving & Viewing
e.g. Open Text Archiving for SAP Solutions

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Slide 11

O que a sua empresa ganha com o VIM
Simplificação e otimização de todo o processo de
gestão de faturas de fornecedores:
Cria eficiência na força de trabalho através de um processo
automatizado e integrado, com ou sem o benefício de centros
de serviços compartilhados
Melhora a gestão do capital através de uma visibilidade
completa dos requisitos de caixa
Diminui custos da extração através da opção de OCR e da
automação e controle dos processos
Diminui custos provenientes de erro no processamento manual
Otimiza a utilização de descontos por pagamento a vista.
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Slide 12

O que a sua empresa ganha com o VIM
Melhoria nos processos ao mesmo tempo que reduz
riscos:
Provê relatórios financeiros precisos com uma visibilidade total.
Segrega funções através do controle do fluxo de trabalho –
processador de faturas e todos os envolvidos no processo
Monitoramento detalhado em todas as etapas do processo
Trilha de auditoria detalhada – desde o recebimento até a
liquidação

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Slide 13

Reconciliação transparente como um
diferencial competitivo

Auxilia a transpor…
…Barreiras de TI

Invoice
Management

SAP Biller Direct

SAP Bank Communication
Management

…Barreiras de processo
…Barreiras Organizacionais

Receber
Faturas

Resolver
Exceções

Aprovar
faturas

Resolver &
Pagar

Reconciliar

…Visibilidade e Controle

Vendor Invoice Management permite:
Melhorias sobre KPIs mensuráveis como descontos, custo de capital, custo
por invoice e taxas de transações bancárias
Simplificação de comunicações internas e externas
Estabelecer uma estreita cooperação com os fornecedores
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Slide 15

Suporte a organizações grandes e/ou
distribuídas com roteamento transparente
Faturas
recebidas em
Londres, UK

Centro de Serviços
compartilhados na Asia

Digitalização
Workflow iniciado no
CSC da Asia

Comprador EUA
trata exceções

1

Envia ao comprador nos EUA
Envia ao aprovador na Argentina

2

3

Aprovador na
Argentina dá o OK

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O que o seu CSC financeiro ganha com o
VIM
Custo
Menor custo de entrada manual
Custo elevado de follow up e muitas
ligações para fornecedores são evitados.
Evita a instalação de novas instâncias
localizadas quando novas unidades são
integradas a solução

Risco
Ponto único de monitoramento
Plataforma de serviço centralizada,
permitindo a harmonização do processo
Roteamento transparente de faturas através de todos os envolvidos no processo
Erros de digitação e o risco associado é reduzido drasticamente

Qualidade
Capacidade de processamento aumenta de acordo com as necessidades, sem necessidade
de aumentar o headcount
Prestação de serviços consistente, aderente aos KPIs e SLAs

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Simplificação das operações através de
OCR
Custos

Custo menor em relação a antrada manual
Base de conhecimento incorporada com mais de 4.000 tipos de
faturas de mais de 20 países, resultando em altas taxas de
reconhecimento (70 % dos campos)

Qualidade dos dados

Combinando os recursos de OCR com a verifiação humana,
reduzem-se os erros de digitação
Os procedimentos automáticos extraem a maior quantidade de
dados possível

Eficiência

Qualquer volume pode ser processado utilizando os recursos de
clusterização de servidores
Faturas sem erros no OCR são automaticamente encaminhadas
para processamento

Conformidade

Verificações de conformidade são baseadas nos dados
extraídos das faturas
Dados mais precisos permitem que mais regras de negócio
sejam implementadas

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Slide 18

Processamento: Validação do OCR

Alta
produtividade na
conferência
atraves da
sincronização da
imagem com os
dados

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Slide 19

Benefícios obtidos no processo como um
todo
Look and Feel familiar (SAP)

Ferramentas SAP padrão são incluídas para classificação, filtros,
impressão , email, exportação etc

Acesso completo com
funções e visões familiares ao
SAP

Histórico completo de todas as faturas processadas
Visão geral das faturas, incluindo números e valores
Histórico de auditoria com comentários
Rápida geração de relatórios
Visão rápida do histórico de aprovação

Acesso a um clique

Aprovar ou rejeitar dados
Aprovações anteriores
Localização de documentação de suporte incluindo a imagem da fatura,
pedido, entrada física, fatura no SAP, comentários e histórico completo.

Interface amigável

Processamento dos dados
Análise dos dados
Comentários
Validações

Processamento preciso e
eficiente

Roteamento baseado em roles, assegurando revisões, resoluções e
aprovação em equipe
Captura automática de dados, assegurando maior precisão

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Slide 20

Processamento – detecção de duplicidade
Look & Feel
Familiar no
SAP

Entrada de
dados manual
ou automática

Validação
imediata

Detecção de
duplicidade
antes do início

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Exceção – divergência de preços
Acesso a
informações de
suporte

Processo
baseado em
papéis
Roteamento
transparente
Tratamento
de exceções

Histórico
completo

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Slide 22

Aprovação de fatura com informação
contábil (sem pedido)
Informação
adicional em
um clique

Aprovação na
interface WEB
ou SAP GUI

Informação
concisa, fácil
de entender

Delegação
para
contabilização

Validação
imediata
Histórico de
aprovações
Aprovação ou
rejeição em
um clique

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Slide 23

Análise e monitoramento
Análise usando
mais de 50
critérios
Escolha da
unidade
monetária

Totalização
dos processos
Acesso total a
funções SAP
Acesso aos
detalhes em
um clique
Visão geral de
todas as
faturas
processadas

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Slide 24

Relatório das obrigações

Análise das
obrigações

Suporte a
Auditoria
Acesso total as
funções SAP

Acesso as
obrigações
pelo GL ou
Centro de
Custo

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Slide 25

Vendor Invoice Management: Otimização
do processo
Problema

VIM

Valor alcançado

Conformidade – Controle
inadequado contas a
pagar

Processo baseado no sistema sobre
regras e papéis configuráveis

Vários relatórios disponíveis sobre os
processos. Trilha completa de
auditoria.

A solução de automatização do
processo assegura melhores descontos,
elimina erros de entrada manual e de
entradas duplicadas

Redução de custos no CP, utilização
estruturada e reutilização dos recursos
humanos

Visão do Status de todas as faturas em
uma única tela

Melhoria do planejamento das
demandas de caixa

Faturas centralizadas e controladas
assegura que as disputas sejam
estudadas sem esforços

Ciclos de fechamento menores

As faturas são processadas de forma
precisa e imediata – os pagamentos são
disparados a tempo

Grande redução de custos
decorrentes de follow ups e
reclamações de fornecedores. A área
de compras pode negociar melhores
preços e prazos de pagamento.
Melhoria nos níveis de crédito

Alto custo por fatura

Visão limitada das
obrigações
Dificuldade em preparar
defesas

Má relação com
fornecedores

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Slide 26

Diferenciais do Vendor Invoice
Management
Solução única no SAP:
Look –and-feel harmonizado – familiar aos usuários SAP, reduzindo os esforços de
treinamento
Redução do custo de operação – baseado em tecnologia SAP
Sem risco de integração – diferencial ausente am qualquer outro provedor de soluções
semelhantes
Sem risco de integração – fonte única de suporte, service packs e upgrades
Menor risco de obsolescência

A solução cresce de acordo com as necessidades do negócio:
Suporte a múltiplos sistemas
Suporte a múltiplos idiomas e regras específicas por país
Escalável ao maior volume de faturas possível
Garantia de funcionamento em Enhancement Packs e versões futuras do SAP

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Slide 27

Benefícios da automatização completa dos
processos do CP
Melhor processo de
aprovação

Pagamentos realizados no prazo
Facilita e automatiza a comunicação na organização
Distribui a responsabilidade às pessoas corretas

Custos Reduzidos

Reduz o custo por fatura e aumenta a capacidade de
processamento sem aumento de pessoal
Suporta centros de serviços compartilhados
Alavanca descontos e elimina pagamentos duplicados

Maior eficiência

Processamento sem papel
Reduz entrada de dados e retrabalho
Permite a adoção de procedimentosconsistentes e padronizados
Transforma o trabalho burocrático em trabalho analítico –
reduzindo erros
Automatiza processos de follow up

Melhor tomada de
decisões

Visão total e precisa das obrigações
Accesso imediato ao status dos porcessos
Melora reconciliação e controle do fluxo de caixa
Possui métricas para root-cause analysis
Auxilia na Sarbanes-Oxley / questões de controles internos

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Agenda
1. Desafios no processamento de faturas
2. Open Text Vendor Invoice Management
3. Alcançando resultados com o Vendor Invoice Management
4. Conclusão

29

A Holcim Cimentos utilizando automação e
controles para melhorar a gestão de faturas
QUICK FACTS
Holcim US
Matriz Waltham, Massachusetts
Industria: Construção Civil
Produtos e Serviços: Cimento

Desafios e oportunidades
A área de contas a pagar era descentralizada
40% das faturas necessitavam de follou-up manual
Visão limitada dos KPI’s
Não havia trilha de auditoria na aprovação de
faturas
Alto percentual de faturas sem pedido

Porque SAP & Open Text
Fortemente integrado com o SAP
Solução única para gerenciar
documentos a automatizar o
processamento de faturas dentro
do SAP

faturamento: Superior a $1.5 bilhões
US$
Empregados: 3.000 (US)
Web Site: www.holcim.com/us
Solução SAP: SAP ECC5.0™

“SAP allow us to be one of the
leaders in our market, by delivering
a customized system that fits our

Objetivos
Automatizar e assegurar regras no contas a pagar
Melhorar as questões relativas a conformidade e
governança
Ponto único de armazenamento e acesso aos
documentos
Reduzir a quantidade de FTE’s necessários para
processamento de faturas
Entender a exposição de caixa em faturas préeditadas
Obter informações de métricas e estatísticas
Aumentar a eficiência

needs. The Open Text Solution was
essential for the AP department to
identify the issues and to help us to
achieve our objectives.”
Fabio Negrao
Manger P2P
Holcim US/St. Lawrence Cement

Destaques da Implementação

Benefícios
Sistema mais confiável com baixo
TCO
Maior precisão dos dados e visão
do status das faturas
Fácil apredizado – mesmo look and
feel do SAP
Atendeu completamente as
necessidades do negócio
Melhor eficiência e custos menores

Projeto em duas fases. Fase 1: implementação do
centro de digitalização com workflows simples e
implementar um cenário de early archiving com
indexação dos documentos. Fase 2:
implementação de workflows para tratamento de
faturas com e sem pedido através do WEB Portal
Forte apoio da alta gerência

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Slide 32

INVISTA dinamiza suas operações no Contas a
Pagar
QUICK FACTS
INVISTA (Subsidiaria da Koch
Industries)
Matriz: Wichita, Kansas
Industria: Química
Produtos e serviços: Polímeros e fibras,
primariamente para nylon, poliéster
Faturamento: Privado
Empregados: 20,000
Web site: www.invista.com
Solução SAP® : SAP Invoice
Management by OpenText

“SAP Invoice Management by Open
Text has allowed us to streamline
and improve our process of
managing vendor invoices. We
have seen a reduction in our costper-invoice and our percentage of
overdue invoices has dropped each
month since this went live..”

Desafios e Opoertunidades
Alto custo por fatura
Falta de Oportunidades de desconto
Relação com os fornecedores

Objetivos
Agilizar as operações no contas a pagar
Implementar aprovação baseada em web
para aprovação de faturas de serviços
Implementar uma conferência de três
pontos para pagamento de fretes com
taxas flutuantes
Implementar um processo padrão para
tratamento de exceções e bloqueio com
workflow

Por que SAP & Open Text
Paradigma de integração ponta-aponta
Parceria forte entre OpenText and
SAP
Alto nível de atenção e suporte
Facilidade de integração com o SAP

Benefícios
Redução do custo por fatura
Queda no número de faturas pagas
com atraso
Relatórios mais precisos e rápidos
Melhor relação com os fornecedores

Simplificar e automatizar todo o processo

Kathryn Palski, Global Project Leader, INVISTA

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Agenda
1. Desafios no processamento de faturas
2. Open Text Vendor Invoice Management
3. Obtendo resultados com o Vendor Invoice Management
4. Conclusão

34

Conclusão
Automação do processamento de faturas alavanca a transormação
financeira
Automatiza os processos trabalhossos de recepção e reconciliação
Liberas as operações dos trabalhos administrativos

Habilidade de controlar e antecipar
Visão compreensiva de todas as faturas da organização
Melhor controle dos prazos de pagamento
Melhor utilização do caixa, baseado numa visão compreensiva das
obrigações
Estado da arte em plataforma para Centros de Serviços
Compartilhados
A arquitetura SAP alavanca a economia de escala
A Automação SAP melhora a eficiência nos processos administrativos

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Slide 35

Obrigado

36