3.

Tablas

Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá a crear y manipular
tablas para almacenar la información de la base de datos. Además de
conocer y trabajar los tipos de datos y propiedades de los campos.
Las tablas son los objetos principales de una base de datos que se utilizan para
almacenar la información. Se puede tener más de una tabla para guardar información
relacionada.
Cada tabla se compone de campos y registros:
CAMPOS

REGISTROS

Un campo es un conjunto de valores de datos de un tipo en particular. Por ejemplo
Título, Autor, Editorial, etc.
Un registro está conformado por el conjunto de información que reúne un elemento de
la tabla. Por ejemplo todos los datos de un libro.
Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos (puede ser de texto, numérico,
fechas, autonumérico, etc.), y esto depende del valor que se quiera guardar.
En Access se pueden crear tablas desde las siguientes opciones:
Crea una tabla vacía que permite introducir los datos
directamente; según el valor que introduzca en la columna
determinará el tipo de datos que tendrá cada campo.
Crea una tabla en blanco en Vista diseño para definir la estructura
de la tabla (agregar los campos, tipos de datos y propiedades). Es
el método más utilizado.
Permite crear un objeto compatible con un sitio SharePoint para
compartir los datos almacenados en las tablas con otras personas
que tengan acceso al sitio.
Crea una nueva tabla basada en plantillas prediseñadas, con
campos y tipos de datos personalizados. Las plantillas son:
Contactos, Tareas, Problemas, Eventos y Activos.

tipos de datos y propiedades. 4. La entrada de datos en esta opción no es obligatoria. Escriba una explicación de la información que guardará el campo en la columna Descripción. Dé clic en la ficha Crear 2. se activan diferentes opciones para indicar más características del campo. que sea de utilidad para guiar al usuario en la introducción de los registros. Seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos. Para agregar un campo nuevo.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento 3. 6. Dentro del grupo Tablas. se crea la estructura de la tabla. Repita el proceso hasta completar la definición de todos los campos de la tabla. Cuando se especifica el tipo de dato en la parte inferior de la ventana (Propiedades del campo). definiendo los campos. Para crear una tabla en vista diseño: 1. Crear una tabla en Vista Diseño En la vista Diseño. 2 . dé clic en el comando: Aparecerá una pantalla similar a la siguiente: 3 4 5 3. 5. escriba un nombre en la columna Nombre de campo.1.

que se incrementa de uno en uno cada vez que se agrega un nuevo registro. fecha larga. como números de teléfono o códigos postales. Tipos de datos y Propiedades Cuando se crea un campo en una tabla. gráficos. direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos matemáticos. Cada campo de una tabla dispone de una serie de propiedades que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar. gráficos y otros tipos de archivos que sean compatibles. y otros tipos de archivos adjuntos a los registros. etc. archivos de hojas de cálculo. La propiedad tamaño del campo permite elegir diferentes tamaños: Byte. Entero largo. hora mediana y hora corta. descripciones detalladas o comentarios. documento de Word. fecha mediana y fecha corta.  Moneda: Almacena valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:  Texto: Almacena texto. Se utiliza para almacenar datos como nombres. sonidos. etc.  Datos adjuntos: Almacena imágenes.536 caracteres.  Sí/No: Almacenan uno de los dos valores posibles: Sí/No. Entero. imágenes.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento 3.  Número: Almacena valores numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 3 . números y caracteres especiales. Su longitud máxima es de 65.  Memo: Almacena bloques de textos de más de 255 caracteres. hora larga.  Fecha/Hora: Almacena fechas y horas desde el año 100 al año 9999.2. se debe especificar el tipo de datos que va a almacenar dicho campo.  Hipervínculo: Almacena texto o combinación de texto y números que se utilizan como dirección de hipervínculo. Los formatos disponibles para las fechas son: Fecha general. documentos. Se puede utilizar para almacenar observaciones.  Autonumérico: Es un número secuencial único. Su longitud máxima es de 255 caracteres. Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.  Objeto OLE: Almacena objetos como hojas de cálculo de Excel.

Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento Las propiedades aparecen en la parte inferior de la ventana Diseño y varían de acuerdo al campo seleccionado.647  Simple: Valores comprendidos entre -3. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto: el Objeto OLE.147.  Euro: Utiliza el formato de moneda.768 y 32. Las posibilidades de modificación y configuración son: Tamaño del campo Determina la cantidad de espacio en disco que necesita el campo texto y número.483.  Fijo: Muestra los números sin separador de millares.147. las opciones son:  General: Números sin formato adicional.  Moneda: Agrega a los valores introducidos el separador de millares y el símbolo monetario $.  Número y Moneda: Para los campos Número y Moneda.999 x 1027 y 9. Datos adjuntos y Autonumérico. de réplica: Para claves autonuméricas en bases réplicas.  Texto: Determina el número de caracteres que se pueden introducir en el campo.  Número: Para los campos de tipo Numérico.767  Entero largo: Enteros comprendidos entre -2.483.797 x 10308 y 1797 x 10308  Id. Permite un valor máximo de 255 caracteres.999 x 1027 Formato Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla.648 y 2. los muestra tal y como fueron introducidos. se encuentran varias opciones:  Byte: Almacena dígitos enteros entre 0 y 255  Entero: Enteros comprendidos entre -32.4 x 1038  Doble: Valores comprendidos entre -1.  Decimal: Almacena valores comprendidos entre -9.4 x 1038 y 3. con el símbolo del euro €. 4 .

Estos caracteres especifican el tipo de datos. Por ejemplo. se utilizan caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados datos sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales. mes y año. 5 . Máscara de entrada Muestra caracteres de edición para guiar al usuario en la entrada de datos y controlar los valores que se pueden introducir. (Lunes 21 de agosto de 2008)  Fecha mediana: Presenta el mes con los tres primeros caracteres. Al crear una máscara de entrada.  Porcentaje: Añade el signo de porcentaje %. (17:35:20)  Hora mediana: Presenta la hora con formato PM o AM.)  Fecha larga: Se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. (21Ago-2008)  Fecha corta: Presenta la fecha con un formato abreviado.  Científico: Presenta el número con notación científica. se puede crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-___-___-___. (01/08/08)  Hora larga: Presenta la hora con el formato normal. Dos dígitos para el día.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento  Estándar: Se utiliza para datos numéricos que contienen decimales. el número o el carácter que debe introducir para cada espacio de la máscara de entrada. (5:35 PM)  Hora corta: Presenta la hora sin los segundos.  Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:  Fecha general: Visualiza la fecha completa y la hora (19/09/2011 07:54:21 p. Lugares decimales Indica el número de decimales que se quieran asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda.m. (17:35)  Si/No tienen formatos predefinidos:  Si/No  Verdadero/Falso  Activado/Desactivado El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato.

los espacios se muestran en blanco en el modo Edición. 6 . Hace que todos los caracteres introducidos se conviertan a mayúsculas. Dígito o espacio. entrada no obligatoria. Signos [+] y [-] no permitidos. Dígito o espacio. entrada obligatoria. signos más y menos permitidos. Algunos ejemplos de máscaras de entrada son:  RFC: LLLL000000AAA  Número de teléfono: (00) 0000-0000  ISBN: ISBN 0-&&&&&&&&&-0 Título Se utiliza esta propiedad para indicar el texto que se mostrará de forma predeterminada en las tablas. Cualquier carácter o un espacio. Cualquier carácter o un espacio. escriba en esta propiedad el texto Apellido Paterno. Hace que todos los caracteres introducidos se conviertan a minúsculas. entrada opcional. si un campo se llama Apater. formularios e informes. entrada opcional. si se tiene la tabla Ventas en el campo fecha de venta se coloca =Fecha() para que coloque siempre la fecha actual del sistema. entrada no obligatoria. Letra de la A a la Z. Letra o dígito. Por ejemplo. Valor predeterminado Es el valor que se almacena automáticamente en el campo cuando se agrega un nuevo registro. entrada obligatoria. entrada obligatoria. entrada opcional. consultas. Letra o dígito. Letra de la A a la Z.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento Para crear una máscara de entrada. Signos [+] y [-] no permitidos. Si el usuario no desea conservar el contenido. puede cambiarlo. Se utiliza cuando se sabe que un determinado campo va a contener la mayoría de las veces el mismo valor. entrada obligatoria. pero se eliminan cuando se guardan los datos. se utilizan los siguientes caracteres: Carácter 0 9 # L ? A a & C < > Definición Dígito del 0 al 9. Por ejemplo.

Tiene tres valores: 1) No: Valor por defecto.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento Regla de validación Controla la entrada de datos según la condición que se escriba en esta propiedad. Requerido Esta propiedad se utiliza cuando se quiere establecer que sea Obligatoria la introducción de datos en el campo. 3) Sí (sin duplicados): Crea un índice para el campo sin admitir valores duplicados. El usuario deberá cumplir con esa condición para que se le permita la entrada de los datos. 7 . para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos. 2) Sí (con duplicados): Crea un índice para el campo y admite valores duplicados. además de acelerar las operaciones de ordenamiento y agrupación. Escriba un mensaje que haga referencia al error que se cometió. Texto de validación Es el texto que aparecerá en un pequeño cuadro de diálogo cuando se introduzca un valor que no cumpla con la regla de validación definida. lo cual permitirá que se realicen búsquedas más rápidas. Indexado Se utiliza esta propiedad para crear un índice para el campo. Las reglas de validación se pueden escribir directamente haciendo uso de los siguientes caracteres: > < >= <= <> Entre __ y __ Mayor que >1000 Menor que <500 Mayor o igual >=0 Menor o igual <=#30/08/2010# Diferente <> “Cuento” Entre Valor1 y Valor2 Entre 1 y 5000 Puede utilizar el Generador de expresiones para establecer de forma sencilla reglas de validación más complejas. sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Clave principal La clave principal es un campo que identifica de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Distribuir. 2. Dentro de la rejilla. aparecerá una llave indicando que dicho campo es la clave principal de la tabla. tipos de datos y propiedades. etc. el sistema no deja insertar dicho valor. Una vez que se definieron los campos. realice lo siguiente: 1.4. Izquierda. Guardar una tabla Una vez que se definieron los campos y sus propiedades deberá guardar la tabla de la siguiente manera: 1. Para asignar una clave principal a un campo.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento Alineación del texto Se utiliza para establecer un tipo de alineación al texto que contiene el campos: General. Dé clic en el botón de Office y seleccione el comando: 2. 3. 8 . se recomienda generarla antes de guardar la tabla. Número de factura. RFC. puede establecerse una clave principal. Número de trabajador.  NO pueden existir dos registros en la tabla con el mismo valor. Cuando se inserte un nuevo registro con valores que infrinjan estas dos reglas. Código del libro. Dé clic en el botón Aceptar. Izquierda. Escriba el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo que aparece y 3. derecho. 3. Algunos ejemplos de clave principal son: Número de credencial.3. es un valor único y se utiliza como identificador de registros. Un campo con clave principal:  NO puede contener valores nulos. seleccione el nombre del campo que será clave principal. Dé clic sobre el icono Clave principal de la ficha Diseño A la izquierda del nombre del campo.

No.5. dé clic en el icono cerrar que aparece a la derecha o dé clic derecho sobre la pestaña de la tabla y elija la opción Cerrar. Para cerrar la tabla. agregar o eliminar algún campo. por ejemplo cambiar. añadirá un campo de tipo autonumérico y lo definirá como clave principal. Observe que en el panel de exploración aparecerá la(s) tabla(s) creada(s): 3. guardará la tabla sin clave principal. deberá entrar al diseño de la tabla: Dé clic con el botón derecho del ratón. Modificar Diseño de tabla Si desea realizar algún cambio en la estructura de su tabla. aparece un cuadro de diálogo preguntando si desea que Access asigne un campo como clave: Si.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento ! Si no se ha asignado una clave principal antes de guardar la tabla. tipo de dato o propiedad. 9 . encima del nombre de la tabla y elija la opción Vista Diseño.

proceda a ingresar la información necesaria. Si desea modificar algún campo o propiedad. realice lo siguiente: 1.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento O bien: Dé doble clic encima del nombre de la tabla (se abrirá en vista hoja de datos) y posteriormente. dé clic en el botón Vista Diseño que aparece dentro de la Ficha Inicio.  Para añadir un nuevo campo: Vaya al final de la tabla. dé clic en el botón 10 .  Para modificar el nombre del campo: Dé clic en el nombre y realice la modificación. Escriba el valor del primer campo del registro. escriba el nombre del nuevo campo y elija el tipo de datos. dé doble clic sobre el nombre de la tabla que desea trabajar: 2. Rellene todos los campos del registro.  Para cambiar el tipo de datos: Dé clic y elija el tipo que necesite. Para introducir datos en una tabla. Cada fila representa un registro 3.6. dé clic en el botón Para continuar con la introducción de los datos. Presione la tecla Enter o Tab para avanzar al siguiente campo del registro. En el panel de Exploración. dando clic en el botón Guardar: 3. Introducir y manipular registros Una vez creada la estructura de su tabla.  Para eliminar un campo: Coloque su cursor en el campo y dé clic en el comando: Realice los cambios necesarios y guarde la tabla.

etc. Para MODIFICAR valores introducidos:  Coloque su puntero sobre el valor a modificar. 2. Para cualquiera de las opciones anteriores puede dar clic en la lista desplegable que aparece a la derecha del encabezado del campo y seleccionar el orden que necesita o aplicar los filtros necesarios: 11 . número. Ir al registro siguiente. Ir al registro anterior.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento Para ELIMINAR registros: 1. Crear un registro nuevo. En el cuadro de dialogo que aparece. Puede filtrar sus registros dando clic en el comando Filtro y seleccione el valor que necesita o aplique los filtros de texto. fechas. Para ORDENAR los registros por algún campo. dé clic en el botón SI para eliminar de forma DEFINITIVA el registro o puede dar clic en el botón NO si desea cancelar la acción.  Escriba el nuevo valor. Dé clic encima del registro que desea eliminar y dé clic en el comando que se encuentra dentro de la Ficha Hoja de datos. Ir al último registro. Para DESPLAZARSE por los registros: Dé clic en la barra que aparece en la parte inferior de su pantalla y utilice los siguientes botones: Ir al primer registro. coloque su cursor dentro del campo a ordenar y dé clic en el comando Ascendente y/o Descendente que se encuentra dentro del grupo Ordenar y Filtrar de la Ficha Inicio.

Dé clic en el botón Aceptar. por ejemplo con Excel. Importar y Exportar tablas Cuando se tiene la necesidad de trabajar con información de otros programas. Vincular al origen de datos… 5. 12 . Dbase. Importar el origen de datos en una nueva tabla… b. por ejemplo importar de Excel si desea mover los datos de las hojas de cálculo a una o varias tablas de Access. Microsoft Access cuenta con un asistente que permite Importar datos de otras aplicaciones. Archivos de texto. Importar: Al importar los datos se crea una copia de la información en una tabla nueva o existente de la base de datos de Access.7. Se puede. 2. Dé clic en el botón Examinar y seleccione el archivo que contiene los datos que desea importar: 4.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento 3. Para importar datos de Excel a Access. se puede enviar información de Access hacia otros programas mediante la opción Exportar. Especifique dónde desea almacenar los datos a. realice lo siguiente: 1. En ese caso la tabla ya existente no se modificará. dé clic en el comando: En el Asistente que aparece realice las siguientes acciones: 3. Anexar una copia de los registros a la tabla… c. Dé clic en la Ficha Datos externos. etc. Dentro del grupo Importar. Asimismo.

Escriba el nombre de la nueva tabla y dé clic en el botón Finalizar. 13 . Dé clic en Siguiente. se pueden realizar las modificaciones necesarias en el diseño de la tabla de datos y en la información. Al finalizar la importación aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente: Una vez importada la información. 10. Especifique si desea una clave principal o elija de los campos disponibles: 9. 8. Especifique el tipo de dato que tendrá cada campo y dé clic en el botón Siguiente.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento 6. Active la opción Primera fila contiene encabezados de columna y dé clic en el botón Siguiente 7.

Dé clic Examinar. Exportar: Mediante el Asistente para exportación de Access. en el botón 5. Seleccione el programa a donde desea enviar la información. Dé Aceptar. 6. incluso registros seleccionados en una vista a una hoja de cálculo de Excel. Dé clic en la Ficha Datos Externos. una consulta o un formulario.Comisión Mixta Permanente de Capacitación y Adiestramiento Si lo desea puede importar también datos de otros programas si da clic en la opción Más. 2. 4. realice lo siguiente: 1. como una tabla. Seleccione la tabla que desea exportar. 7. Para exportar datos. Se abrirá el cuadro Exportar tabla. clic en el botón 14 . puede exportar un objeto de base de datos de Access. Por ejemplo Excel. 3. Cambie el nombre del archivo y especifique la ubicación. Active la opción Exportar datos con formato y diseño.