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pelos membros da FID, reunidos em sua 25ª conferência geral, um plano
de longo prazo que previa a criação, em todo o mundo, de uma rede de
informações técnicas e científicas a serviço de estudiosos e pesquisadores
de todos os países. Os trabalhos desenvolvidos pela Organização das
Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) têm os
mesmos objetivos da FID e são realizados em cooperação mútua com
entidades internacionais de biblioteconomia e bibliografia.

ARQUIVOLOGIA:
1. Conceitos fundamentais de Arquivologia.
2. O gerenciamento da informação e a gestão de
documentos: arquivos correntes e intermediário; protocolos;
classificação e ordenação de documentos; avaliação de
documentos; arquivos permanentes.
3. A política nacional de arquivos e a legislação arquivística.
4. Conservação e preservação de documentos.
5. Documentos digitais.

Em grande número de países foram organizados centros ou serviços
de documentação e realizados congressos para discussão e estudo de
problemas referentes aos trabalhos de documentação, inclusive as relações
entre documentação e bibliografia, biblioteconomia, museologia e
arquivologia. A documentação passou a ter assim um sentido mais amplo e
a incluir todas as técnicas de análise da produção bibliográfica, produção e
controle de traduções, técnicas de controle da informação, mecanização de
informações e reprodução fotográfica de documentos, trabalhos de
referência em suas mais diversas formas e publicação e divulgação de
informações. Estabeleceu-se assim uma íntima relação entre essas áreas e
acentuou-se a tendência da documentação para englobar atividades que
antes eram da competência de bibliotecas e bibliotecários.

Conceitos fundamentais de Arquivologia.
ARQUIVO
O imenso volume de informações gerado a partir do século XIX e
ampliado extraordinariamente no século XX seria de pouca utilidade se não
pudesse ser localizado para consulta por meio das técnicas da
documentação.
Conjunto de técnicas que têm por objetivo a elaboração, produção,
sistematização, coleção, classificação, distribuição e utilização de
documentos de qualquer natureza, a documentação permite que se
organize o conhecimento ao longo do tempo e o põe à disposição dos
consulentes de forma conveniente e prática. O campo da documentação se
amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga
Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentação, documento é o
manuscrito, livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha,
moeda, filme, disco, objeto histórico ou artístico (quando devidamente
tombado) e as espécies animais e vegetais classificadas e catalogadas em
parques zoobotânicos.

Paralelamente, e por força das iniciativas citadas, criou-se em
diferentes países a profissão de documentarista (também denominada
documentalista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar,
editar e divulgar informações que, de certa maneira, complementam o
trabalho dos bibliotecários, arquivistas, museólogos e restauradores. Como
em diversos pontos a biblioteconomia e a documentação se confundem, há
polêmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferença
fundamental entre elas está no grau em que uma ou outra se debruça sobre
os documentos em busca de informações e no interesse que demonstram
na disseminação dessas informações.
Enquanto no Reino Unido os documentaristas são chamados de
técnicos de informação (information officers), nos Estados Unidos os
bibliotecários resistem à ideia da criação de uma profissão e de organismos
que chamem a si a execução de tarefas que julgam caber-lhes de direito e
de fato, como parte fundamental das atribuições das bibliotecas, mormente
das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos
tentaram adotar a palavra comunicação (communication) em lugar de
documentação, mas a criação de vários institutos de documentação e a
circulação da palavra pelo mundo contribuíram para que fosse finalmente
aceita em seu significado mais moderno.

Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentação
seria um conhecimento de caráter puramente especulativo, uma vez que é
impossível, na prática, organizar domínio tão vasto. Assim, uma teoria geral
da documentação se confundiria com a teoria geral da cultura.
O crescente volume da produção escrita, que se compõe de muitos
milhões de obras impressas desde a invenção da imprensa de caracteres
móveis, obrigou ao estabelecimento de técnicas especiais para organização
e obtenção de informações e dados necessários a estudos, trabalhos de
múltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros
de pesquisas e informações bibliográficas, foram instituídos processos e
normas especiais para registro da documentação existente, controle e
manuseio da produção bibliográfica e dos conhecimentos em geral.

O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado
pela data de criação de seus organismos de documentação e do
reconhecimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que
classifica as carreiras e cargos do serviço público brasileiro. Manuel Cícero
Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre
1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituição, em 1902,
procurou habilitá-la a promover a organização da produção bibliográfica
brasileira e para isso sugeriu a criação de um órgão a ela subordinado, para
desenvolver o serviço de bibliografia e documentação. Tais medidas
constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de nº 8.835 de 11 de
julho de 1911 e nº 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse serviço de
bibliografia e documentação competiam funções comparáveis às que são
desempenhadas pelos modernos centros de documentação.

Os setores de atividades tecnológicas e de ciências exatas, as grandes
empresas industriais e as entidades de pesquisa científica foram os
primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer serviços
especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obtenção de
informações e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas
em andamento. Desde meados do século XIX, os serviços de referência
bibliográfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, já
haviam compreendido a necessidade de um trabalho específico para
facilitar a localização de livros, artigos e documentos e também para prestar
auxílio direto à busca de dados e informações específicas de seus
consulentes.

Em 1954, por proposta conjunta da Fundação Getúlio Vargas e do
Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com
assistência técnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e
Documentação (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e
membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informação
científica e técnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas
especializadas brasileiras, o Repertório dos cientistas brasileiros, o guia das
Pesquisas em processo no Brasil, o Catálogo coletivo de publicações
periódicas de ciência e tecnologia e o guia dos Periódicos brasileiros de
cultura, além de bibliografias periódicas, com a indexação de artigos de
autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das
ciências puras e aplicadas, da tecnologia e das ciências sociais.

História
A organização racional da informação e da documentação levou Paul
Otlet, em colaboração com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em
1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a
instituição organizou um catálogo em fichas da produção bibliográfica
mundial. Na ordenação temática das fichas, adotou-se o sistema de
classificação decimal que, devidamente atualizado e aperfeiçoado, se
transformou no sistema de classificação decimal universal (CDU). Em 1931
o instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentação
e, em 1937, Federação Internacional de Documentação (FID). O primeiro
projeto de trabalho, de organização sistemática da bibliografia mundial, foi
abandonado, mas a federação ampliou-se e passou a congregar grande
número de entidades de diferentes países, num programa que tem por
finalidade facilitar a comunicação dos conhecimentos e a consulta de todos
os dados e informações disponíveis. Em Varsóvia, em 1959, foi aprovado

Arquivologia

Sistemática da documentação
Os principais instrumentos da documentação são a classificação e a
normalização. Com a classificação, procura-se organizar a informação em
ordem temática e não apenas alfabética ou alfanumérica. A normalização
racionaliza os processos de produção, organização e difusão da informação
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A Opção Certa Para a Sua Realização

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contida nos documentos. Essa fase é ainda mais importante que a
classificação, uma vez que esta também deve ser normalizada.

Seu campo de trabalho são os arquivos (públicos, privados e pessoais), tais
como: bancários, audiovisuais, cartográficos, cartorais, computacionais,
contábeis, eclesiásticos, empresariais, escolares, fotográficos, históricos,
médicos, micrográficos, policiais e de imigração, atuando também, em
centros culturais e laboratórios de conservação e restauração de
documentos.

Os processos de normalização tiveram origem na indústria e
consistiam em fixar condições para execução de cálculos, projetos, obras,
serviços ou instalações, bem como a elaboração das próprias normas e
regulamentos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na
utilização internacional dos produtos industriais. O sucesso da
normalização no campo da indústria fez com que a documentação a
adotasse, com o objetivo de tornar internacionalmente acessíveis os
resultados do trabalho intelectual de cada autor, uma vez que para obter a
máxima disseminação da informação científica o pesquisador deve
apresentar os dados de forma que a interpretação deles se faça sem
dificuldade. Para que a informação se torne imediatamente acessível, a
documentação estabelece normas para organização e difusão dos
documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto é,
produzidos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente
aceitas. O progresso da ciência exige o mais amplo intercâmbio de
informações e a normalização internacional tem o objetivo de facilitar esse
intercâmbio.

As três correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivística pode
ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa
(records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor
primário do documento; uma maneira tradicional, que põe a tônica
exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma
maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.
Os referenciais teóricos arquivísticos

Se a documentação pouco ajudou à biblioteconomia, à arquivologia e à
museologia na organização de documentos em bibliotecas, arquivos e
museus, muito contribuiu no campo da produção de documentos e na
difusão das informações neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a
referenciar livros, que por seu atraso em relação a documentos de outra
natureza não são considerados pela documentação. Tampouco satisfazem
os documentalistas descrições puramente externas dos documentos. À
documentação interessa, principalmente, a difusão das informações
contidas em artigos de publicações periódicas, em comunicações a
congressos, em relatórios de pesquisas -- concluídas ou em andamento -teses universitárias, registros de patentes etc.

Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivísticos,
destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e
documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de
valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as
funções de classificação documental e avaliação documental e a definição
de instrumento de gestão arquivística.
Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das três idade
arquivos correntes, intermediários e permanentes
Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído
de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em
dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso
entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem
a finalidade para a qual foram criados .

Na conceituação moderna, portanto, documentação é, em sentido
amplo, a produção, organização e difusão de documentos de qualquer
natureza. Em sentido estrito, é a difusão das informações neles contidas. A
organização de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, às
bibliotecas, arquivos, museus etc. A difusão de documentos é o objetivo
específico dos serviços ou centro de documentação.

Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A
permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso
também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na
Grã-Bretanha para designar esta fase .

Documentação, portanto, não se confunde com biblioteconomia,
arquivologia ou museologia, nem centro de documentação com biblioteca,
arquivo ou museu. Como os documentos bibliográficos estão nas
bibliotecas, alguns dos maiores serviços de documentação do mundo
funcionam dentro da estrutura de algumas dessas instituições. Outros,
porém, são independentes.
Mecanização e automação

Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia:
constituído de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos são arquivados de forma definitva.

Livros, artigos, relatórios e comunicados, por exemplo, são chamados
documentos primários. Documentos secundários são aqueles que se
produzem para difusão da informação contida nos primeiros: bibliografias
comentadas ou críticas, resumos, traduções, reproduções etc. Os estudos
recapitulativos são os documentos terciários.
Com o advento do processamento eletrônico de dados, após a
segunda guerra mundial, métodos mais eficientes começaram a ser
experimentados pelos centros e serviços de documentação. Distinguem-se
três tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de
aperfeiçoamento, possuem características comuns: (1) fichas perfuradas e
selecionadas por processos eletrônicos ou eletromecânicos; (2) sistemas
baseados em métodos fotográficos (geralmente microcópias), com seleção
fotoelétrica por meio de código; (3) sistemas baseados no registro
magnético (em fios, tambores ou núcleos). Com o avanço das técnicas de
informática, foram criados programas mais sofisticados para
armazenamento e recuperação de informações, que podem ser específicas
para cada assunto, principalmente no tocante às informações técnicas. A
informática tornou ilimitado o campo da documentação.

Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar
de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma
organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas,
catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades
mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez,
adotara acondicionamento diferente da fase permanente .
Classificação segundo a valoração dos documentos
Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o
documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua
criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o
funcionamento da instituição.

A Arquivologia resgata a memória do país, das instituições e da
comunidade e dissemina a cultura, perpetuando a História. O arquivista
planeja, projeta e administra a organização de arquivos, analisando,
classificando, selecionando, restaurando e conservando documentos.
Empregando modernas técnicas de microfilmagem, informática,
preservação e restauração de documentos, o trabalho do arquivista é
indispensável nas pesquisas históricas, sendo, ele próprio, um pesquisador.

Arquivologia

Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa
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e informação para terceiros e para a própria administração. O documento,
após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais
serem eliminados.

III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de
interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do
SIGA;

ARQUIVOLOGIA – LEGISLAÇÃO PERTINENTE

V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o
treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de
documentos de arquivo.

IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com
instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

DECRETO Nº 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003.
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA,
da administração pública federal, e dá outras providências.

Art. 5o Compete aos órgãos setoriais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de
documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais,
em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da
Presidência da República;

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe
confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em
vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de
1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no
4.073, de 3 de janeiro de 2002,

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no
seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos
procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação,
registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta,
expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de
documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;

DECRETA:
Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a
denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as
atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da
administração pública federal.

III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos
de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão
ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de
seus seccionais;

§ 1o

Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de
arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da
administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e
atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.

IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de
temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as
atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu
âmbito de atuação e de seus seccionais;

§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3o da Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária,
independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.

V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de
2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de
temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às
atividades-fim;

Art. 2o O SIGA tem por finalidade:

VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com
instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração
pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de
sigilo e as restrições administrativas ou legais;

VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de
documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e
a reciclagem garantindo constante atualização.

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de
arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de
Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de
documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da
administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da
Presidência da República;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentação arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração
pública federal;

III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou
adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de
documentos de arquivo;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gestão da informação pública federal.
Art. 3o Integram o SIGA:

IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os
ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao
aprimoramento do SIGA.

I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação
das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e
órgãos equivalentes;

Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;
II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação
do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e
órgãos equivalentes.
Art. 4o Compete ao órgão central:

III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de
Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do
Planejamento, Orçamento e Gestão;

I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a
aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos
aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado
pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;

II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e
rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos
setoriais;

Arquivologia

V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos
equivalentes.
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A Opção Certa Para a Sua Realização

que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo. confidenciais e reservados. 11. Compete ao Arquivo Nacional. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equivalentes. como órgão central do SIGA. documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado.credencial de segurança: certificado. legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos. CAPÍTULO II DO SIGILO E DA SEGURANÇA Seção I Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo Art. especialistas e consultores com direito a voz e não a voto. autenticidade. Art. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA. inviolabilidade. Art. emprego ou atividade. no âmbito da Administração Pública Federal. Art. cujo acesso pode ser franqueado.553. indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança. e tendo em vista o disposto no art. integridade. em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.desclassificação: cancelamento. zelando pelo seu fiel cumprimento. Art. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo. manuseio.classificação: atribuição. a planos e operações militares. da classificação de dado. informação.159. e CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES XVII . o encaminhamento. para discussão e deliberação. inerente ao efetivo exercício de cargo. são estabelecidos os seguintes conceitos e definições: § 2o O Arquivo Nacional promoverá. Parágrafo único. 12. a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos. de 8 de janeiro de 1991. secretos. às relações internacionais do País. de grau de sigilo a dado.reclassificação: alteração. para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República. XII . XI . área ou instalação sigilosos. pela autoridade competente. de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República. manutenção e guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais de segurança. DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002. deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.sigilo: segredo. III . XIII . bem como das áreas e instalações onde tramitam. da honra e da imagem das pessoas. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto. área ou instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou conteúdo. 12 de dezembro de 2003. no trânsito ou no destino. subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA. I . cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. 3º A produção. X .medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir sigilo. informação. 10.investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança. da Constituição. Parágrafo único. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. 2º São considerados originariamente sigilosos. XIV . anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações.ostensivo: sem classificação. proteção contra revelação não-autorizada.disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações. em caráter excepcional. Dispõe sobre a salvaguarda de dados. Art. Parágrafo único. Art. transmissão. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada. no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto. dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado. dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais. Art.visita: pessoa cuja entrada foi admitida. 84. conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas. material. a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA. no uso da atribuição que lhe confere o art. concedido por autoridade competente. quarenta e cinco dias após a publicação deste Decreto.integridade: incolumidade de dados ou informações na origem. informações. DECRETA: XVI . de conhecimento restrito a pessoas credenciadas. pela autoridade competente. da classificação. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.grau de sigilo: gradação atribuída a dados. 182o da Independência e 115o da República.legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino. dentre outros. tornando ostensivos dados ou informações. Art. função. II . 23 da Lei nº 8. tenha acesso a dados ou informações sigilosos. V . Também objetivam prevenir. área ou instalação.autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer. em área sigilosa. detectar. § 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos. informações. 4º Para os efeitos deste Decreto. IV . por solicitação de seu Presidente. VI .APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos § 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc. por maioria absoluta de seus membros. VIII . Parágrafo único. Brasília. Toda autoridade responsável pelo trato de dados ou informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob suas ordens Arquivologia 4 A Opção Certa Para a Sua Realização . em Brasília. informações. XV . documento. e dá outras providências. com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal. Art. quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus membros. DECRETO Nº 4. consulta.marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultrasecretos. IX .necessidade de conhecer: condição pessoal. sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal. e serão como tal classificados. documentos e materiais sigilosos. das normas complementares a este Decreto. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de que trata o caput deste artigo. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados. VII .comprometimento: perda de segurança resultante do acesso nãoautorizado. alínea "a". incisos IV e VI.

a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior. de 2004) IV . (Redação dada pelo Decreto nº 5.301. quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultrasecreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados. Na reclassificação. 9º Para os graus secreto. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas. para fins de organização. 10. (Redação dada pelo Decreto nº 5. as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações. confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I. de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. 15. (Redação dada pelo Decreto nº 5. de 2004) § 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos. As páginas. alterá-la ou cancelá-la.ultra-secreto: máximo de trinta anos. de 2004) CAPÍTULO III DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS Seção I Dos Procedimentos para Classificação de Documentos V .Comandantes da Marinha. de 2004) II . cartas e fotocartas baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. destinatária ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. II . se for o caso. confidencial e reservado. 16. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico. Os mapas. I .301. e II . exceto quando expressamente vedado no próprio documento. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo Decreto nº 5. III . se houver. de 2004) § 2o Além das autoridades estabelecidas no caput. de 2004) Parágrafo único. planos-relevo.301. de 2004) Art. mediante decisão da autoridade responsável pela sua classificação.Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas.301. programas. planos ou operações de interesse da defesa nacional.da autoridade classificadora. 17. poderá a autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. Art. preservação e acesso. do Exército e da Aeronáutica.301. no seu todo. para documentos confidenciais e reservados. as seções. instalações. o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do dado ou informação.301. ou ao arquivo permanente do órgão público. Art.(Redação dada pelo Decreto nº 5.301. dentre outros. a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes. de 2004) Art. da segurança da sociedade e do Estado. (Redação dada pelo Decreto nº 5. de 2004) Art. de 2004) III .lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultrasecreto. operações ou objetivos neles previstos ou referidos.reservado: máximo de cinco anos.confidencial e reservado: os servidores civis e militares. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez. de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. 18.confidencial: máximo de dez anos. os parágrafos. III e IV do art.da autoridade classificadora. A publicação dos atos sigilosos.301. e (Redação dada pelo Decreto nº 5. por sua importância. redigidas de modo a não comprometer o sigilo. 11. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades: I .301.secreto: máximo de vinte anos.secreto: as autoridades que exerçam funções de direção. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. Parágrafo único. e da primeira página. para sua divulgação ou execução. Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos. será atribuído o grau de sigilo mais elevado. de 2004) § 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que. limitar-se-á aos seus respectivos números. Parágrafo único. cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. (Incluído pelo Decreto nº 5. probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados. e (Redação dada pelo Decreto nº 5. pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria. datas de expedição e ementas. de 2004) IV . programas ou instalações estratégicos. chefia ou assessoramento. comando. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente. por igual período. Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem. Art.301. projetos.da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. de 2004) Art.301. podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo único pelo Decreto nº 5. requer medidas adicionais de controle. de 2004) Art. Art. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que.301. I . (Redação dada pelo Decreto nº 5. incluindo: Art.identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios. respeitados os interesses Arquivologia 5 A Opção Certa Para a Sua Realização . 12. conferido a quaisquer de suas partes. Art. mas ao documento.301. 14.301.Presidente da República. entidade pública ou instituição de caráter público.301. salvo quando elaborados para fins de divulgação. por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos. quando da difusão. para documentos secretos.301. dados ou informações referentes a sistemas. (Incluído pelo Decreto nº 5. II . II. I . de 2004) Art. e (Redação dada pelo Decreto nº 5. (Redação dada pelo Decreto nº 5. II . § 1o Excepcionalmente. de 2004) Seção II Do Documento Sigiloso Controlado Seção II Da Reclassificação e da Desclassificação Art. (Redação dada pelo Decreto nº 5.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos § 2º São passíveis de classificação como secretos. III .301. no interesse do Poder Executivo e das partes. (Incluído pelo Decreto nº 5.Vice-Presidente da República. 13. (Redação dada pelo Decreto nº 5. salvo no caso de sua prorrogação. de 2004) Parágrafo único. para documentos ultra-secretos. 7o. mediante consentimento expresso: I .

em princípio. Sempre que a preparação. sendo vedada a sua postagem. 24. pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade receptores. e Parágrafo único. ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública. se houver. conforme previsto no art. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos. a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle. III . reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias. que indicará. esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao prescrito no art. Seção V Do Registro. cartas. 33. I . Art. considerado DSC. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais. dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário. Art. lacrado e expedido mediante recibo. Art. Art. Art. II . Seção IV Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos Seção VI Da Reprodução Art. 31. A expedição de documento secreto. Parágrafo único. será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas. sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou guarda. desde que necessário como prova em juízo. mala diplomática. os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada. indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida. 27. e § 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação. conforme regulamento. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de segurança. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis pela guarda ou custódia de material sigiloso. 22. II . 26. 29. § 1º A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. V .proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação. Seção VII Da Avaliação. devendo cada uma conter.no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento. será efetuada pessoalmente. se for o caso.serão acondicionados em envelopes duplos. nas capas. desde sua classificação ou reclassificação. indicação do total de páginas que compõem o documento. A expedição. remetente. rascunhos. necessariamente. Art. provas ou qualquer outro recurso. desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento. 35 deste Decreto. 19. por agente público autorizado. § 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário. Art. Art.lavratura anual de termo de inventário. tipos. devidamente conferidos. IV . da Tramitação e da Guarda Parágrafo único. de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. o qual informará imediatamente ao remetente. impressoras. 32. 42. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício de violação ou adulteração do documento. ou indicação do grau de sigilo. O termo de inventário e o termo de transferência serão elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle. Parágrafo único. sistema de encomendas ou. 34. condução e entrega de documento ultra-secreto. 25. 33. § 1º As páginas serão numeradas seguidamente. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições: Art. Art. com opção de registro. no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou instituições de caráter público. se for o caso.no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento. fotografias. 20. Parágrafo único. seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. O responsável pela produção ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de notas manuscritas. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos. que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos III . confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal. A indicação do grau de sigilo em mapas. Os meios de armazenamento de dados ou informações sigilosos serão marcados com a classificação devida em local adequado. O envelope interno só será aberto pelo destinatário. também. discos e fitas sonoros. 20. Art. A marcação. por sua natureza. o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original. I . Seção III Da Marcação Art. se houver. carbonos. § 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior. que possam dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte. observado o disposto no art. Art. destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento. quando da passagem ou transferência de responsabilidade. fotocartas. Art. IV . Parágrafo único. 28. A marcação em extratos de documentos. 23. mensageiro oficialmente designado. O documento ultra-secreto é. § 2º O DSC também expressará. A critério da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. e em todas as suas páginas.sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário. essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada. que requeiram tramitação e solução imediatas. clichês. e Parágrafo único.o envelope interno será fechado.verificar a integridade e registrar. 30. § 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que se refere o art. 21. oficinas gráficas ou similar. impressão ou. se for o caso. magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informações.lavratura de termo de transferência. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos: Art. da Preservação e da Eliminação Arquivologia 6 A Opção Certa Para a Sua Realização . em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado.

analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua atuação. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos. ser submetidos à certificação de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional. IV . 43. A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método que sobrescreva as informações armazenadas. em conformidade com o disposto no art. mediante requerimento ao órgão ou entidade competente. a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões. emprego ou atividade pública. 44. constantes de documento produzido em meio eletrônico. confidencial e reservado. nos termos da legislação em vigor. ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. 47. entidades ou instituições interessados. 5º. aplicativos. 39. e Parágrafo único. à integridade. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos dados ou informações sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados. É vedada a utilização para outro fim que não seja em razão do serviço. CAPÍTULO VI DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS Art. no exercício de cargo. 35. em conformidade com o art. nos termos deste Decreto. II .autorizar o acesso a documentos sigilosos. em atendimento ao disposto no art. Art. e II . 51. Art.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Art. V . que pode ser limitada no tempo. CAPÍTULO IV DO ACESSO Parágrafo único. antecipadamente. Art. § 1º Todo aquele que tiver conhecimento.propor. I . civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos. à autenticidade. secreto. desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 48. Art. aplicativos. I . demarcação. Arquivologia 7 A Opção Certa Para a Sua Realização . sinalização. A credencial de segurança de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto. 9º deste Decreto. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS). não é considerado visita o agente público ou o particular que oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado. sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e deverão. 40. ao superior hierárquico ou à autoridade competente. sempre que possível. 25 e 26. ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior. é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada. § 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais. 38.identificação de indícios de violação ou interceptação ou de irregularidades na transmissão ou recebimento de dados e informações criptografados. 39. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo secreto. 45. 37. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos. serão assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Se não estiver ao alcance do órgão a destruição lógica. deverá ser providenciada a destruição física por incineração dos dispositivos de armazenamento. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à definição. os programas. Entende-se como oficial o uso de código. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades. 42.comunicação. naquilo que diga respeito à sua pessoa. 44. 49. à inviolabilidade. O acesso a dados ou informações sigilosos. à legitimidade e à disponibilidade de dados ou informações criptografados. Parágrafo único. segurança e autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade. Art. alteração ou cancelamento da classificação sigilosa. selecionando os documentos para guarda permanente.designação de sistemas criptográficos adequados a cada destinatário. 36. I . Os documentos permanentes de valor histórico. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo ultra-secreto só poderão estar ligados a redes de computadores seguras. função. Art. Art.determinar o destino final da documentação tornada ostensiva. CAPÍTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO Seção I Das Generalidades Art. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido: Art. que tenham necessidade de conhecê-los. confidencial e reservado só poderão integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurança adequados a proteção dos documentos. sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurança previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: III .realização de vistorias periódicas. de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas. renovação dos prazos a que se refere o art. Art.ao cidadão. Para efeito deste artigo. e III . § 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir também passem a ter grau de sigilo idêntico.manutenção de inventários completos e atualizados do material de criptografia existente. Os dados e informações sigilosos. com as seguintes atribuições: Art. sob pena de responsabilidade penal.ao agente público. de qualquer anormalidade relativa ao sigilo. 46. deve ser feito em mídias removíveis que podem ser guardadas com maior facilidade. IV . Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. V . A comunicação de dados e informações sigilosos por meio de sistemas de informação será feita em conformidade com o disposto nos arts. Art. à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. com a finalidade de assegurar uma perfeita execução das operações criptográficas.propor. CAPÍTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Parágrafo único. II . e que sejam física e logicamente isoladas de qualquer outra. Aplicam-se aos programas. Art. probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos. O armazenamento de documentos sigilosos. Parágrafo único. cifra ou sistema de criptografia no âmbito de órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público. 7º. 50. civil e administrativa. Art. 41.

função ou emprego público. § 2º As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em entendimentos prévios. por suas funções oficiais ou contratuais. Na classificação dos documentos será utilizado. responsável por projeto ou programa de pesquisa. cessão. máquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza. para os fins desta lei. Arquivologia Art. e Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. materiais. 58. Ficam revogados os Decretos nºs 2. sempre que possível. 56. Art. Este Decreto entra em vigor após quarenta e cinco dias da data de sua publicação. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes.159. O titular de órgão ou entidade pública. e e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto subcontratado.134. aquisição. de 4 de dezembro de 2002. e serão de responsabilidade da empresa contratada. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção. 67. e 4. uso. a reciclagem e o aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes à salvaguarda de documentos. Sempre que possível. 53. 68. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a. A critério da autoridade competente. 57. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso. tramitação. Aos órgãos e entidades públicos. armazenagem ou emprego de material sigiloso são responsáveis pela expedição das instruções adicionais que se tornarem necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. moldes. das pessoas que. e ao seu código de ética específico. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal serão expedidas instruções complementares. 59. Art. d) identificação. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público promoverão o treinamento. Art. como empréstimo. em decorrência do exercício de atividades específicas. de 29 de dezembro de 1998. § 1º O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal fim contratadas. Art. instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa. Dados ou informações sigilosos concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de material somente serão fornecidos aos que. arrendamento ou locação. civis ou militares. os materiais sigilosos serão tratados segundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos.910. Art. Os agentes responsáveis pela custódia de documentos e materiais e pela segurança de áreas. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores. 62. para fins de produção ou exportação de material de interesse da Defesa Nacional. automaticamente. funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos. 61. Art. CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. ou que sua execução implique a divulgação de desenhos. 66. 8 A Opção Certa Para a Sua Realização . Os órgãos e entidades públicos controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas físicas e jurídicas interessadas os dados e informações necessários ao desenvolvimento de programas. área. para a manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado. 52. a que os contratantes estejam vinculados. 69. serão adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo. no todo ou em parte. instituições de caráter público e entidades privadas. DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. Art. ou em curso de fabricação em suas instalações. CAPÍTULO I Disposições Gerais b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado. nos termos deste Decreto fica. 2º Consideram-se arquivos. deverá providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo adequado. bem como às instituições de caráter público. ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. 63.497. a eles devam ter acesso. 65. pesquisas e trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto. áreas. O disposto neste Decreto aplica-se a material. A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo. I .APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Art. para o transporte de material sigiloso. obedecerá aos seguintes requisitos: LEI No 8. c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança adequadas. após o desligamento. em decorrência de aperfeiçoamento. o critério menos restritivo possível. 2. à cultura. instalação e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. 64. instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional. Art. produção ou aquisição. plantas. sem prejuízo de sanções penais. dados ou informações de natureza sigilosa. em nome do contratado. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de órgão ou entidade públicos ou de instituições de caráter público encarregada da fiscalização e do controle de atividades de entidade privada.o estabelecimento de cláusulas prevendo a: a) possibilidade de alteração do contrato para inclusão de cláusula de segurança não estipulada por ocasião da sua assinatura. Art. no âmbito das atividades sob seu controle. Os titulares de órgãos ou entidades públicos encarregados da preparação de planos. 27 de dezembro de 2002. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. bem como à sua execução.o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à assinatura de termo de compromisso de manutenção de sigilo pelos interessados na contratação. cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados. Art. 60. prova. Seção II Do Transporte Art. como instrumento de apoio à administração. a capacitação. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso. por meio de cláusulas contratuais específicas. Todos os modelos. 54. bem como por pessoa física. prova. Parágrafo único. Art. de 24 de janeiro de 1997. terão acesso a material. não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de cargo. dados e informações sigilosos. para fins de concessão de credencial de segurança. responsável pela preservação do seu sigilo. Parágrafo único. Parágrafo único. Art. produção. CAPÍTULO VIII DOS CONTRATOS Brasília. em razão do ofício. 181º da Independência e 114º da República. faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: II . protótipos. Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos. Art. Art. Art. poderão ser empregados guardas armados. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. 55. que detalharão os procedimentos necessários à plena execução deste Decreto. materiais.

visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. civil e administrativa. Art. legislativas e judiciárias. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções. bem como à inviolabilidade da intimidade. a contar da sua data de produção. intermediários e permanentes. por uma única vez. Arquivologia § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. Parágrafo único. desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. 17. Art. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes. constituam de consultas frequentes. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. a contar da data de sua produção. da vida privada. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas. bem como a gestão e o acesso aos documentos. ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. 22. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções. Art. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. Art. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social. São considerados. o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Para o pleno exercício de suas funções. Art. podendo esse prazo ser prorrogado. 12. observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. Art. Parágrafo único. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público. do Ministério das Relações Exteriores. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública. tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. Art. Art. 21. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo. do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais. não sendo de uso corrente nos órgãos produtores. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico. do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. Art. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. em decorrência de suas atividades. 19. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. que serão prestadas no prazo da lei. no exercício de suas atividades. Art. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. mesmo sem movimentação. 13. Art. Art. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. Art. 11. Legislação estadual. por razões de interesse administrativo. estadual. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que. e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. também. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. sob pena de responsabilidade. nem transferidos para o exterior. estaduais. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental. por igual período. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha. 9 A Opção Certa Para a Sua Realização . 20. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. da honra e da imagem das pessoas. na sua específica esfera de competência. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 23. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 14. 16. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. 18. por órgãos públicos de âmbito federal. contidas em documentos de arquivos. por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo. da vida privada. do Distrito Federal e municipais. sem prejuízo das ações penal. Art. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 15. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Parágrafo único.dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais. Regulamenta a Lei no 8. sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. Art.dois representantes do Poder Executivo Federal. por qualquer forma. Art. 8 de janeiro de 1991.estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. em caráter ordinário. legislativa e judiciária. 5o O Plenário. Art.159. Art. V .dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal. visando à gestão.159. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.propor ao Presidente da República. respectivamente. cultura. X . III . III . nos termos do art.dois representantes do Poder Judiciário Federal. Arquivologia VI . será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Ficará sujeito à responsabilidade penal. IX . no uso da atribuição que lhe confere o art. XIV . inciso IV. 27.CONARQ. da Constituição. restringir o disposto neste artigo. XII . II .recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados. para prover e receber elementos de informação e juízo. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. IV . que definirá a política nacional de arquivos. como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). informação e informática. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. em suas faltas e impedimentos.159. que o presidirá. órgão colegiado. vinculado ao Arquivo Nacional. e tendo em vista o disposto na Lei no 8. V . VI . estadual. de 1991. do Distrito Federal e municipal. 26 da Lei no 8. 24. VII . bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva. órgão vinculado ao Arquivo Nacional. IX . ciência. XV .três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino. de 8 de janeiro de 1991. § 5o O Presidente do CONARQ. públicas e privadas. Revogam-se as disposições em contrário. dos Estados. uma vez a cada quatro meses e. X . do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios. DECRETA: Capítulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. preservação ou acesso a fontes documentais.estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo.um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia. 2o Compete ao CONARQ: I .dois representantes do Poder Legislativo Federal. de 8 de janeiro de 1991. permitida uma recondução. 12 da Lei no 8. XI . criado pelo art. Art. tecnologia.zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos. bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos. 3o São membros conselheiros do CONARQ: DECRETO Nº 4. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. reunirse-á. extraordinariamente. Art. § 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos. de 8 de janeiro de 1991. DE 3 DE JANEIRO DE 2002.um representante do Arquivo Nacional. a declaração de interesse público e social de arquivos privados. § 1o Cada Conselheiro terá um suplente. II . 84.promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas.estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos . 25. mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. em qualquer instância. VII . a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Poderá o Poder Judiciário. tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.manter intercâmbio com outros conselhos e instituições.073. 10 A Opção Certa Para a Sua Realização . § 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República. Legislativo e Judiciário da União. por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.SINAR.159. mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros. XIII . Disposições Finais Art. 26. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. I . Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).o Diretor-Geral do Arquivo Nacional.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Art. conjugar esforços e encadear ações. civil e administrativa. que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas. § 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal.subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento.articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação. VIII . na forma da legislação em vigor. no mínimo. Brasília. 170º da Independência e 103º da República.promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados.identificar os arquivos privados de interesse público e social. IV . órgão superior de deliberação do CONARQ. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso.estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal. pesquisa. 28. Art. cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas. 1o O Conselho Nacional de Arquivos .um representante de associações de arquivistas.estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados. VIII .propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados.

II . normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR. interagindo com as câmaras técnicas. providenciarão. XII . mediante proposta deste. enquanto necessários ao desempenho de suas atividades. 11. as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central. classificação e avaliação do acervo arquivístico. câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ. e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais. Capítulo III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art.os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo.apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR. visando à gestão.apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados. Art.implementar a racionalização das atividades arquivísticas.produzidos e recebidos por agentes do Poder Público. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas. com a finalidade de elaborar estudos. de 15 de maio de 1998. Arquivologia Capítulo IV 11 A Opção Certa Para a Sua Realização . parcial ou total. II . Legislativo e Judiciário. Parágrafo único. III . § 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião. de 22 de outubro de 1991. quando organizados sistemicamente. bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados.comunicar ao CONARQ. a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência. Art.os arquivos do Poder Judiciário Federal. Integram o SINAR: I . visando a identificar. em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ. Art. a identificação. 16. IV . que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização. § 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização. as empresas. 10 da Lei no 8. XI . VIII . em sua área de atuação. para as devidas providências. definidas como tal pela Lei no 9. no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente. na sua esfera de competência. é da competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da República. não ensejando qualquer remuneração. garantindo constante atualização. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ. 14. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público. II .promover a gestão. Parágrafo único. § 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado.o Arquivo Nacional. X . Art. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I .637. podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos § 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional. V . Art.produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista. passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. detentoras de arquivos. de 1991. IV . § 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII.colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais. Art. antes de concluído o processo de desestatização. XIII .propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social. do Distrito Federal e municipais. Os documentos públicos de valor permanente. VII . III . estaduais. IX . nos termos do art.159. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ.os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões. 13. VII . Capítulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. § 2o Para efeito do disposto neste artigo. por deliberação do Plenário ou ad referendum deste.prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ. 12. instituído pela Lei no 8.os arquivos do Poder Legislativo Federal. sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida. O SINAR tem como órgão central o CONARQ. § 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional. Art. Compete aos integrantes do SINAR: I . § 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o. V . VI .os arquivos estaduais dos Poderes Executivo. Art. III . IV . bem como câmaras setoriais. zelando pelo seu cumprimento.246. Art. em decorrência de suas funções administrativas. em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central.proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo. Legislativo e Judiciário.disseminar. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas. Art. 15. VI .produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais.produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros.garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente. 10. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ. atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional. sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa. 17. 8o É considerado de natureza relevante. discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos. ad referendum do Plenário. de forma a garantir a integridade do ciclo documental.os arquivos do Poder Executivo Federal. § 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria. legislativas e judiciárias. conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ.possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas.promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

higienizados e acondicionados. Arquivologia § 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Art. baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. 3o.461. Art. 27. ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República.159.182. Art. acompanhada de parecer. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos. 2. Art. em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação. 21. obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise.159. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições. Art. Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de arquivos. para que manifeste. que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes. que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal. Capítulo V DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art.942. 20. nos termos do § 2o do art. tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 29. um arquivo organizado constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma nação. Art.394. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. por iniciativa própria ou mediante provocação. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União. nos termos da lei. de 29 de junho de 1994. 33. As atividades técnicas referidas no caput. a arquivologia é uma ciência auxiliar da história. III . Art. no prazo máximo de sessenta dias. liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos. 18. § 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. de acordo com o art. A Casa Civil da Presidência da República. bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle. O Ministério do Planejamento. com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. 32. § 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ. 3 de janeiro de 2002. 25. 13 da Lei no 8.173. técnica e arte. Brasília. 31. serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos. de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ. de acordo com o art. total ou parcial. Fonte de consulta para todos os fins. Orçamento e Gestão deverá. ARQUIVOLOGIA Considerada disciplina. mediante proposta do Arquivo Nacional. Seção II Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional Art. § 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ. Art. 23. de 30 de dezembro de 1991. na forma da legislação em vigor. como no que toca à eliminação de peças de valor transitório e controle dos arquivos em formação. de 25 de abril de 1995.784. 30.159. tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de documentos. Art. titular do direito de preferência. § 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública. para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. II . avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos. permitida a subdelegação. deverão estar avaliados. de 18 de janeiro de 1999. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares à execução deste Decreto. § 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos. tão logo sejam nomeados os inventariantes. A perda acidental. Art. de 1991.os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei no 3. de 29 de janeiro de 1999. nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. 181o da Independência e 114o da República. 24. títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos instrumentos de pesquisa. Inclui 12 A Opção Certa Para a Sua Realização . 1. por seus proprietários ou detentores. objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização. avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação. 26. aprovadas pelo Arquivo Nacional. O CONARQ. ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia. de 1991. Ficam revogados os Decretos nos 1.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL Seção I Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos Art. Art. a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. de 1991. 22. na forma do parágrafo único do art. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos. 28. de 1o de janeiro de 1916. de 20 de março de 1997. organizados. a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. na forma prevista na Lei no 9. § 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: I . para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. e 2. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República. § 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos. 3o da Lei no 8. solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado. 19.os arquivos presidenciais. civil e administrativa. Capítulo VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 16 da Lei no 8. ficando sujeito à responsabilidade penal. preservação e divulgação do acervo. 7o da Lei no 8. encaminhará solicitação. Art. interesse na aquisição. dentro do território nacional. elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput.os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público. Parágrafo único.071.

bancárias. artísticas e tecnológicas. • Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico. sobretudo no que diz respeito a títulos de propriedade. não deve fazer parte do arquivo principal. e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional. industriais. § 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos. anúncios em jornais. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional. e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais. de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos. • A preocupação dos governos e autoridades em conservar determinados documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa. Começam também a ser objeto da arquivologia os arquivos eletrônicos. artístico. à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira. proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos. ou mesmo pessoas físicas. A partir da revolução francesa. jurídica ou militar. § 1° O Poder Público. § 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais. como ocorre. cuja preservação foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do Estado. registros. à ação. objetos. São eles. como os audiovisuais. pois catálogo de livros é fundamental a sua própria sobrevivência. edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais. restauração de documentos pelo emprego de máquinas e material sintético. judiciárias ou legislativas. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial. porém. que são objeto de consultas e pesquisas frequentes. tombamento e desapropriação. O arquivista desenvolve padrões de avaliação. Johan Adriaan Feith e Robert Fruin. de imóveis residenciais e comerciais. terrenos. no qual se incluem documentos escritos e iconográficos. remonta à antiguidade. qualquer que seja a informação ou a natureza do documento. • Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico denominado fundo. paisagístico. e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos públicos nacionais). O primeiro tratado moderno de arquivística. Uma série de fatos novos. em edição brasileira. grupo. por exemplo. fazer e viver. Os arquivos econômicos. ecológico e científico. fitas magnéticas e filmes. Documentos de natureza diversa.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos também as tarefas dos arquivistas. colecionados com outros objetivos. tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico. de empresas comerciais. IMPORTÂNCIA A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição Federal. traslados. em decorrência de suas atividades administrativas. prepara tabelas e listas de material repetitivo de descarte automático. seu porte e seus objetivos. em curso. com a colaboração da comunidade. Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais surgiu no século XIX. diretamente relacionados com os progressos da civilização. 2. naturalmente. promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro. já que o tratamento que a eles se deve dar é diferente. pessoais e familiares. interessam à arquivística. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à destinação dos documentos. foge ao objetivo dessa empresa e. elabora planos de descarte. documentos. e de outras formas de acautelamento e preservação. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes. contratos de compra e venda. indígenas e afro-brasileiras. em seus artigos 215 e 216. ou por pessoas físicas. O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de papéis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação de documentos depois de avaliados. opções de venda de casas. de modo geral. intervenção dos arquivistas na gestão de papéis administrativos e nos arquivos econômicos. portadores de referência à identidade. opções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobiliário seriam afastados do arquivo principal. arqueológico. § 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares. § 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos. uso de microfilmagem de substituição. tomados individualmente ou em conjunto. certidões. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais. que levariam à moderna crítica histórica. estadual ou municipal. § 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas. As listas e tabelas de descarte especificam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços existentes. discos. Uma empresa. reflete sua atividade. § 2° Cabem à administração pública. Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários. na forma da lei. cartas pedindo informações. em alguns casos. não devem misturar-se com o arquivo principal. programas de história oral. Tratando-se. por exemplo. desde que se revistam de importância histórica. com papéis de famílias e pessoas ilustres. imobiliária de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos relativos à atividade que desenvolve. marcam a arquivologia na segunda metade do século XX. II — os modos de criar. Um catálogo de livros de uma editora. Haverá contratos de locação. a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamente qualificados. separados segundo a natureza das instituições que os criaram). V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico. aparecimento de depósitos intermediários de arquivos ou centros de préarquivamento. dando início aos estudos de diplomática. produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas. de uma empresa ligada à área educacional.” 13 A Opção Certa Para a Sua Realização . de autoria dos holandeses Samuel Muller. 215. Assim. núcleo ou corpo de arquivos. O termo arquivística pode. Manual de arranjo e descrição de arquivos (1960). apartamentos. ser empregado como sinônimo de arquivologia. paleontológico. IV — as obras. os arquivos tornaram-se bem público. na forma da lei. entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos prédios de arquivos. enquanto certidões. traslados. III — as criações científicas. data de 1898 e intitulase. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da história. da proveniência (os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os originaram). determina: “Art. CONCEITO Arquivos são conjuntos organizados de documentos. Art. podem ser públicos ou privados. Os arquivos. temporários e permanentes: Arquivologia Correntes: conjuntos de documentos atuais. na constância e em decorrência de seus negócios. com os princípios do respect des fonds (todos os documentos originais de uma autoridade administrativa. a abordagem seria outra. vigilância. o arquivo de uma empresa. e tabelas especiais cogitam de cada administração em particular. em nível federal. relatórios e vistorias e outros documentos ligados ao setor. portanto. por meio de inventários. 1. corporação ou família devem ser mantidos em grupos. principalmente após a criação da École des Chartes (Escola das Cartas). do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custódia permanente). 216. nos quais se incluem: I — as formas de expressão. devido a suas atividades específicas.©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda. científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da arquivística moderna.

ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo. números de 1 a 31. devem estar escritas em folhas de papel e inseridas nas respectivas pastas. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e os dados principais são lançados também na margem superior das fichas. inclusive dos vôos cargueiros. conforme o modelo descrito. ou. As informações necessárias para o correto acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras. A grande vantagem da utilização da informática. ou órgão público. em que poderão ser colocados. como o cronológico e o alfabético. Também conhecido como arquivo de andamento. contratos a serem assinados. prepara-se um jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de•1 a 31. o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existiam. pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. Dependendo da natureza do arquivo. ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO Esses arquivos são muito importantes para a empresa. Nesse caso. porém exige anotações pormenorizadas para que se possa fazer o acompanhamento. começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concepção arquivística. um fornecedor do Mappin provavelmente terá uma pasta com esse nome no arquivo. Esse ultimo jogo deve ser Arquivologia A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe. é importante cuidar do sigilo. além da rapidez. 3. O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança. e seu funcionamento também será o mesmo. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das empresas e da tecnologia. ou os desenvolvidos pela informática. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. e um indicador móvel que se desloca na pasta. entretanto. •Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança. os documentos são retirados e o indicador móvel vai-se deslocando até o fim. as conexões possíveis. a VARIG. Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. de estoque. por exemplo. ou por uma tela de terminal de microcomputador. já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação e a utilidade do arquivo. Quando. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos. os documentos são colocados em ordem cronológica e. enquanto entre os bibliotecários a palavra mais empregada é remissão. Recomenda-se. apesar de a razão social dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A. principalmente quando colocadas em índices. deve-se colocá-los nos mês seguinte. Existem. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas ou cartões. As normas de classificação não devem ser muito rígidas. Por exemplo. 1. flexibilidade e acesso: 2. enfim. aumenta a possibilidade de falhas no acompanhamento. Método cronológico: em primeiro lugar. graças principalmente à necessidade cada vez maior de informações. próprios para vários tipos de controle. apólices de seguro que devem ser renovadas. tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e. arquivados após as guias que correspondem às datas de acompanhamento. O arquivo de prosseguimento possibilita à secretária constante follow up. Suponha-se uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. à vista do manipulador. previsto na Constituição de 1824. além disso. Em cada pasta. guardadas nos próprios arquivos. ou de follow up. como a racionalização da informação. a preservação do patrimônio documental era encarada principalmente por seu valor histórico. O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Surgiam outros aspectos relevantes. de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal. os horários dos vôos. disposto apos a guia do mês em curso. A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últimos anos. •Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de decisões. Sua importância e seu potencial de crescimento são ilimitados. Nas margens superiores das pastas. dia 31. será necessária uma cópia adicional de todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados nas pastas por ordem alfabética dos nomes e. em seguida. inclusive com prazos de 30. que pretende atender a todos e a todas as questões. a necessidade de pesquisa constante e sistemática. assim. Havendo opção pelo uso de pastas. representando os dias dos meses. porém. facilitando. simplicidade. •Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa. duplicatas a cobrar. precisão. que se guardem os documentos em pastas separadas até o momento oportuno. As pastas são colocadas em ordem alfabética. impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. distante daquele critério eminentemente histórico. como o de jogos de fichas prontas. por exemplo. Como nas empresas de grande porte o número de cartões ou fichas é imenso. Como consequência. No caso de empresas com muito movimento de contas a receber e/ou a pagar. O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser adaptadas a qualquer empresa. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos No Brasil. proporcionando pronta localização dos documentos. à medida que os dias vão passando. já que por meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências: cartas que esperam respostas. extravio. que se escreva numa ficha ou folha de papel: É muito comum encontrar anotações como “Veja também”. ORGANIZAÇÃO •Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado. o manuseio e a consulta. existem métodos tradicionais. deverão constar: letra correspondente. inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. por exemplo. recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG. para isso. é a redução da margem de erro. À medida que os dias vão passando. e modernos. em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histórico. faturas a pagar. ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. então. nesse caso. de pessoal. servindo para indicar o dia específico. notadamente da informática. a nova mentalidade que se introduz na administração pública. Entretanto. as cidades que ela serve. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento. de contabilidade e outros. representando os dias do mês. O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adicionais dos documentos. embora seja mais trabalhosa. A difusão da informação de conteúdo técnico e científico. E provável que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada numa pasta de ‘Carga Aérea”. No passado. •Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata. 60 ou 90 dias. precisa ser organizado convenientemente e. objetivando particularmente a correta tomada de decisão pela empresa privada. foi criado em 1836. A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. o de equipamentos compactos. essas exportações são efetuadas por uma companhia aérea. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas. como. recomenda-se a utilização de três jogos de guias numeradas. significa também uma fonte inesgotável de informações. retornando ao dia 1° no início de um novo mês. indicando que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. roubo e deterioração.”. pois exige a anotação de todos os pormenores do documento. REFERÊNCIAS CRUZADAS A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos. as 14 A Opção Certa Para a Sua Realização . métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles. Atualmente. o Arquivo Nacional. incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio. Após a Segunda Guerra Mundial. lembretes ou controles para renovação de assinaturas de jornais ou revistas.

ou vice-versa. outros de dois. sem eles a empresa não tem condições de funcionar. e ainda existem aqueles que. notadamente de proteção contra incêndios. desabamentos e outros eventos. econômica e eficaz é a de eliminar ou destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso ou desatualizado para local apropriado. de outro. existem três tipos de arquivos: arquivo ativo. O arquivo morto precisa. A perda ou destruição de tais documentos pode. destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se proceder a uma completa microfilmagem. registro da data em que ocorreu a destruição e referência ao conteúdo deles. entre outros: contratos. são documentos que devem ser guardados indefinidamente. apólices de seguro. pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para Carteira de Comércio Exterior. Solução muito mais lógica. porém. consulta ou referência quase nulas. A transferência. De um lado. mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. No que se refere à frequência do uso ou consulta. o arquivo. as transferências de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planejadas. em casos extremos. extratos bancários. consequentemente. há aqueles que têm valor de um ano. ou são bastante consultados. pois muitas vezes serão necessárias a imediata localização e a consulta a papéis em desuso. Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares. no caso de destruição. Por exemplo. livros e registros contábeis. mas não seu valor. além de serem conservados indefinidamente. possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos. recibos de impostos e taxas. No entanto. consulta e referência constantes e atuais. ou escritórios de advogados. A A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompanhadas de um registro que especifique o modo. TRANSFERÊNCIA Atualização de arquivo Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para outro: transferências periódicas. porque mantêm em ordem os arquivos ativos. Citam-se. a tendência é adquirir móveis novos. avaliações. as transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer. dificultando o trabalho e. furtos. então. Os documentos são classificados por seu valor em: permanentes . aumentando sua vida útil. talvez seja preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referência cruzada para “INL”. facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. correspondência. memorandos e outros. • manter o arquivo em bom estado de conservação. Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso. • facilitar o trabalho de arquivar. cofres de filiais da empresa. pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos. Igualmente no caso de siglas. dependendo da frequência de uso. • • Permanentes: • Temporários: são documentos que têm valor temporário de um. na tentativa de se resolver o problema de espaço. Uma empresa que tenha.vitais. transferência é a operação que visa separar os documentos que ainda estão em uso. a data e o local Arquivologia 15 A Opção Certa Para a Sua Realização . cartas . observa-se que os arquivos ficam sobrecarregados de papéis. são temporários: recibos. para não se fazer confusão com IML (Instituto Médico Legal). e ainda uma observação: Veja também Carga Aérea. notas fiscais. pois possuem importância vital para a empresa. folhetos. O trabalho poderá ser grandemente facilitado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimento. cinco ou mais anos. • Com o passar do tempo. Como exemplo. sem qualquer planejamento. Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua utilização: alguns são muito procurados. ou marcação indicando a data da transferência. daqueles que perderam sua utilidade prática. não servirão para mais nada. Assim. transferências permanentes e transferências diárias: • intervalos predeterminados. Assim. irá acarretar grande perda de tempo. mesmo porque os documentos definidos como inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. como cofres de bancos. Nesse sentido. outros são consultados poucas vezes. O importante é que a pasta fique com a forma mais conhecida e mais fácil. devem merecer cuidados especiais. considerando as diferenças não apenas quanto à frequência do uso ou da consulta. registros de empregados. procurações. pois ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo. que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. não se deve considerar este arquivo como um “depósito de lixo”. Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo. dois. Dessa forma.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos tarifas de carga aérea e outras informações pertinentes. naturalmente. faturas. Normalmente. e • reduzir ou eliminar equipamentos. Assim. isto é. isto é. já que o arquivo inteiro terá de ser analisado. Recomenda-se a confecção de um quadro ou tabela. ou quase nunca. cinco ou mais anos. na maioria dos casos. com anotação da vigência do documento que. • Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos microfilmes em local seguro. permanentes e temporários. novos Portanto. escrituras.vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente. Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em Os documentos considerados vitais para a empresa. deve-se fazer uma referência cruzada. contas a receber e a pagar. A transferência pretende: • liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual. acontecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. podem-se relacionar: rela tórios anuais. consulta ou referência. ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo. Permanentes . por exemplo. ainda. 50 anos de existência deverá manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados. deve-se tomar cuidado e evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de papéis. a referência cruzada é muito importante. para os arquivos inativos ou mortos. Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos e. significar até o fracasso total de uma empresa. ou que se encontram em fase de conclusão. Tipos de arquivo Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso. despesas desnecessárias com • Conservação e proteção de documentos Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as finalidades que possui e seu tempo de vigência. seguirá critérios determinados pela própria empresa. • manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos. três. • Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guarda. outros. Existem algumas formas de proteger esses documentos: Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso. porém não têm importância vital. congestionando. • Utilização de cofres a prova de fogo. livros de registros de ações. inundações. estatutos. e outros.patentes. Transferências diárias: são as mais recomendáveis. arquivo inativo e arquivo morto. localizar e consultar documentos nos arquivos. mas também quanto a seu valor. após a conclusão do fato que os criou. livros de atas. inclusive. fórmulas (químicas).

em outro departamento. entretanto. • Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa ou órgão público. tal fato não ocorre com a descentralização. As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos anos. bem como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfilmes. Verifique-se. necessidades e objetivos a curto. • Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil. por exemplo. entretanto. • O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida. dos riscos de eventos. • Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta. a microfilmagem de cheques compensados. A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos: As soluções variam de empresa para empresa. que precisam ser apontadas: Economia: os ganhos em espaço. naturalmente tomando-se todas as precauções. os documentos dos riscos de incêndio. Utilização: amplia o uso do equipamento e. • Economia: é grande a economia de equipamento. pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos aos diversos departamentos. de tempo gasto no arquivamento. Seu trabalho. O importante é Arquivologia • necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos documentos. o arquivo deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização. • necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos. pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialista. • Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e documentos. o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos departamentais. considerar o aspecto legal da microfilmagem. estadual e municipal. além de fidelidade. • necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente. Assim. - sua vida útil. especialmente nas grandes empresas. mas existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se tomar uma decisão sobre o assunto. reclamações. inundação ou furto. graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço da tecnologia. a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles. Em princípio. além de representarem cópias adicionais desses documentos. Na descentralização. os documentos vão para o arquivo central. O microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa questão. o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra. Realmente. os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos. ou seja. devido à expansão da administração pública em todos os setores e em todos os níveis: federal. As principais vantagens da centralização são as seguintes: Observa-se na época atual excessivo aumento do número de documentos. • Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução ilimitada. centralização parcial. agilizando em muito o serviço. ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos vários departamentos. além da administração do arquivo central. Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o controle e não o arquivo. por exemplo. principalmente nas grandes empresas. • Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora muito. trata-se de um assunto de solução não muito fácil. correspondência de modo geral. É muito importante. a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos. principalmente se houver muitas pessoas no local. além de mesas e cadeiras para as diversas consultas. de outro. devem ser arquivados no próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes. também. Um especialista organiza um arquivo central. O conhecimento da empresa e de seu organograma é fundamental nessa etapa. Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os arquivos. peso e tamanho dos arquivos chegam a mais de 80% em muitos casos. alonga Há algumas desvantagens na centralização. chegando a quase 95% do documento original. na localização e na preparação de cópias adicionais ou referências. documentos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos. o mais comum. As vantagens são: • Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade. Concentração: os documentos são concentrados por assuntos. já que existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. entretanto. que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições. o que dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista. por consequência. consequentemente. tende-se a manter um especialista em arquivística. onde deverão ser guardados os documentos de interesse geral. Eficiência: devido à centralização. • Dispersão: a pasta em que está classificado um documento. como incêndio. médio e longo prazos. CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO? MICROFILMAGEM Trata-se de uma questão muito comum. A centralização dos arquivos proporciona vantagens. atingindo até 150 anos. inundação ou furto. • Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta generalizada. que seja autenticado em cartório e à vista do documento original. Em seguida. pode estar com outro consulente. no momento de uma consulta. exatidão perfeita dos documentos reproduzidos. • É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produção de documentos e. dificultando a manutenção do sigilo. oferecendo ao consulente visão global. • necessidade de proteger . Em princípio. • Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado. é a opção pelo sistema misto. seu arquivamento e conservação. de forma que possam ser localizados imediatamente. de equipamento e de pessoal necessário para a manutenção de arquivos convencionais. de pessoal. São várias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do arquivo ativo para o inativo. já que dificilmente o microfilme será utilizado para arquivos ativos. em que o arquivo do departamento se encontra à mão. • Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas no local onde estão colocados os arquivos. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamente. em todos os setores da economia.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos para onde foram encaminhados. é preciso levar em consideração a economia que proporciona com a redução do espaço. A reprodução de um microfilme no formato do documento exige. De um lado. 16 A Opção Certa Para a Sua Realização . o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do trabalho em todas suas etapas. inclusive aqueles que são vitais e/ou sigilosos. pois. seus pedidos. • Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos de arquivamento. para sua validade. tão necessário à vida da empresa. são facilmente guardados em cofres especiais. • • • • Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de arquivos.

a microfilmagem não deve ser entendida apenas como substituidora de documentos originais. ela poderá ou não constar da pasta. As pastas servem para agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e. E um sistema antigo. Com relação ao vinco. guias. fornecedores e outras. As desvantagens são: 3. são semelhantes às convencionais. Alguns requisitos são: Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas. Pés antiderrapantes. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros. e os fichários tipo kardex. • obtenção de maior economia de espaço. vertical e rotativo. Fichários São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões. de material plástico ou de acríLico. de suas vantagens e desvantagens. No que se refere à projeção. Denomina-se sistema de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel arquivador. A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema e método de classificação e arquivamento empregados. em posição horizontal dentro do móvel arquivador. com a frente voltada para o arquivista. relação de clientes. heliografias e mapotecas As vantagens do sistema são as seguintes: • a iluminação é direta. 1. 5. fácil atualização do material arquivado. São dois os tipos nesse sistema: • Frontal. As pastas suspensas. apenas com 17 A Opção Certa Para a Sua Realização . • garantia de segurança e conservação de documentos. • facilidade de acesso.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Portanto. EQUIPAMENTOS • • espaço. • há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou retirar um documento. para permitir o maior acúmulo de documentos. projeções. deve seguir os critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa ou órgão público e que prevalecem numa boa administração. 1. mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas. O conhecimento dos sistemas de equipamento. São desvantagens do sistema: • necessidade de retirar o documento para fazer anotações. têm dimensões padronizadas. que formam uma aresta comum chamada vinco. com a lateral voltada para o arquivista. assim como do equipamento propriamente dito. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros. de aço. Dispositivo antiimpacto. as pastas podem ser normais ou sanfonadas. • resistência e durabilidade. A escolha de um dos sistemas. • a consulta é demorada. assim como ao conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado. Estrutura. que amarram ou colocam os documentos em pacotes. muito utilizadas. • a consulta exige o deslocamento de outros documentos. 2.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos três sistemas: horizontal. por meio de braços metálicos apoiados em suportes especiais. Antes de mais nada. 3. Arquivologia ACESSÓRIOS Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquivador em posição vertical. plantas. é preciso encarar o microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada e comprovada. • as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzidas. São vantagens do sistema: • custo mais baixo. Índice alfabético. 6. normalmente. • adequação às necessidades do serviço. Os principais acessórios são: pastas. ocupa muito espaço. O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos serviços a que se destina. • as anotações podem ser efetuadas no mesmo local. representantes. largamente usadas nos equipamentos modernos. podendo ser de madeira. Também pertencem ao sistema horizontal as mapotecas. São largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices. São três os sistemas de equipamento: 1. Atualmente. Suporte regulável. informações. tiras de inserção e notações. • Lateral. • 4. irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada. • pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo. as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais. 2. O sistema é muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informações rápidas. muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas. com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do mercado. Securit. • fácil conservação. algumas possuem divisões internas. possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno • consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documentos. Os documentos são colocados uns atrás dos outros. • iluminação deficiente. Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. endereços. • aparência e funcionalidade. Cadeado. • fácil manuseio. • possibilidade de expansão. A correta e eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o andamento do serviço.

Nas guias. seja mostrando as relações e planejamento do passado. um arquivo moderno. 2. que ela precisa arquivar. Além disso. cinco ou mais posições. A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa. Além disso. indireto e semi-indireto. por sua vez. São os arquivos correntes. SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou documentos velhos e inúteis. podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. Neste sistema. Acrescente-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de técnicas de classificação e simplificação de tarefas. mal administrada e. O programador apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais necessidades do departamento. A empresa contrata um especialista em programação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados). controle de quantidade e da qualidade dos documentos. arquivados por mera tradição. É conhecido como a “teoria das três idades”. portanto. Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante. foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do sistema de arquivamento da administração pública. e dos equipamentos e acessórios. que auxilia na correta tomada de decisão. ela deve conhecer os variados métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Sistema é um conjunto de princípios interligados. de material plástico ou de aço. o que se deve fazer para alcançar o fim desejado. em especial. as inscrições registradas nas tiras de inserção e em seguida inseridas nas pastas ou guias. O conceito de sistema também é válido para os órgãos da administração pública. o sistema necessita de métodos que indiquem a maneira de proceder. com uma saliência na parte superior. variedade do método alfanumérico. que deverá preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. segunda etapa do sistema. consiste em registrar as informações em programas previa-mente estabelecidos. por exemplo. a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público. podem ter. as informações comumente solicitadas. Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as condições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração pública. Todos são bons e apresentam vantagens e desvantagens. um instrumento de controle para a atividade administrativa. controle e eliminação de documentos. 3. médio ou longo prazos. as projeções podem vir em posição central.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. O método estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo sistema de arquivamento. principalmente. é necessário que se decida sobre o sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa. Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de documentos facilita a pesquisa. • Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente. direto. deverão ser inseridas nas projeções das pastas ou das guias. melhor manutenção. a seu campo de atividade. • Indireto: o arquivo. numérico e alfanumérico. • Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consultas. em que a informática assumiu posição de grande relevância. depende de um índice para ser consultado. É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de classificação e arquivamento. A criação do arquivo temporário. São três os sistemas de arquivamento: direto. e os tipos de documento que devem ser arquivados. obtidas. o método alfabético de arquivamento e suas variações. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e podem ser colocadas posteriormente. As guias. o método automático. Verifica-se. As guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. antes de tudo. serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamente. em verdade. A tarefa da secretária. em diferentes posições ou. Neste sistema. bem estruturado. enorme empenho dos órgãos do governo em desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados. duas. O principal. pois. predomina um modelo de sistema de organização de arquivos em que o documento público é controlado desde Arquivologia Métodos de arquivamento: 18 A Opção Certa Para a Sua Realização . 5. concepção moderna de arquivística. a empresa ou órgão público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. e melhor critério de preservação. Entretanto. por exemplo. dificulta a localização imediata das informações desejadas. chamada projeção. podem ser fixas ou adaptáveis. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla visibilidade. mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. sua produção. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento. • Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científico. embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados ou as respostas. As projeções podem ser de papelão. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia. a coleta de dados. formam a base a partir da qual se criaram vários outros. Esses métodos. Para ser eficaz. São os arquivos temporários. a secretária manipula informações escritas (documentos). neste caso. o arquivo de informações tornou-se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente através de computadores. redução ao essencial da quantidade de documentos nos arquivos correntes. o que facilita o arquivamento ou a localização de documentos. encontra-se. formando um jogo de. é compreender o verdadeiro potencial que o arquivo representa. por exemplo. sem necessidade de recorrer a um índice. O sistema inclui. neste caso. quanto à projeção. Nas instituições públicas. Havendo um sistema de arquivamento já definido. redução de pessoal e consequente economia de custos. em que se distinguem três etapas quanto aos documentos: • Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios. encaixes para as tiras de inserção. São três os principais métodos de arquivamento: alfabético. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo menores. que orienta o que se deve fazer para atingir um fim específico. • Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de índices. é um centro atuante de informações. Notações: são os dizeres. seja evitando duplicidade antieconômica de velhas iniciativas. quatro. considerando-se que é a memória viva da empresa. as pessoas normalmente envolvidas. três. a busca de informações e proporciona uma correta tomada de decisão. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que. Assim sendo. Mera opinião. ou não. que através dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo. São os arquivos permanentes ou históricos. inclui-se. Enganam-se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos métodos tradicionais de classificação de informações. atualmente. Os diversos métodos de arquivamento. buscando solução ou resposta.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos a particularidade de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apóia nos suportes laterais do arquivo. então. 4. porte e objetivos de curto. uso e supervisão dos arquivos. apóia-se no fato de que a maioria dos arquivos é mal organizada. indireto e semiindireto. para que isso aconteça. isto é. internas e externas. e as três espécies. o método numérico de arquivamento e suas variações. após receberem os dizeres ou inscrições correspondentes. São inúmeras as vantagens conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documentos dos arquivos correntes. os serviços prestados. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Modernamente. Deixar de aprendê-los é prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem estruturado. O importante é que a decisão quanto ao método leve em consideração o tamanho.

Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo. verificando a falta de anexos e completando dados. as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las. pelas devidas pessoas. Por protocolo também se entende o livro em que os escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim desta é assinado pelo juiz. seus dados principais. os fatos e as decisões ocorridos numa assembléia ou audiência. denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. se feita da forma errada. Isso agiliza as ações dentro da instituição. visto que. agora com os dados das fichas de protocolo. Do contrário. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. Arquivamento. recebam um treinamento adequado. então.. E é neste ponto que os problemas têm seu início. enfim. Geralmente. mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). talvez de cunho ainda maior. a implantação de um sistema de base de dados. Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. De modo geral. É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Contudo. de preferência simples e descentralizado. saber sua exata localização. afim de que não se perca o controle. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. D. carimbando-o em seguida. a fim de cumprirem suas funções. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante. Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento. surgem situações diversas. distribuição. significa a própria deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assembléia ou congresso. visto que cada instituição possui suas tipologias documentais. como data de entrada. É sabido que durante a sua tramitação. D. automático moderno. Expedição. no sentido de que. Para tentar sanar esse e outros problemas. requisitando a existência de antecedentes. Para que este problema inicial seja resolvido. Rearquivar as fichas de procedência e assunto. Técnicas de arquivo e protocolo. em ordem. processos que anteriormente encontravam dificuldades. encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários. Após cumprirem suas respectivas funções. Em linguagem diplomática. Portanto. acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. A principal função do protocolo é autenticar a entrega de um documento. Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura. de muita importância. Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo. registro. ou seja. acelerando assim. a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas. os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento. ou evidenciar a decisão ou o fato que deve ser registrado. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. os documentos fossem registrados. devem ser distribuídos e classificados da forma correta. —mnemônico. que é recomendável o uso de um sistema de protocolo. N. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Encaminhar as cópias ao Arquivo. AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é uma tradução do termo inglês “records management”. Classificar o documento de acordo com o método da instituição. cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema. fica mais fácil fazer uma avaliação do documento. os documentos devem ter seu destino decidido. as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem. —dúplex. fica mais fácil.APOSTILAS OPÇÃO • A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Método alfabético: —específico ou por assunto. Receber as correspondências. mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada. tão logo cheguem às instituições. podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável. anexando a segunda via da ficha ao documento. expedindo o original. daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. —automático. que venha a atender as necessidades da empresa. pois por meio dela. distribuição e movimentação dos documentos em curso. seus métodos de classificação. N. proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. —geográfico. movimentação e expedição de documentos). Dentre tais avanços. Preparar a ficha de protocolo. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos. que todos os problemas serão resolvidos. O primeiro é 19 A Opção Certa Para a Sua Realização . se organizados e devidamente registrados. Separar as cópias. desde que utilizado da forma correta. em duas vias. Se feitas. setores por que já passou. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental. Arquivologia Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. registro. Destinação) vamos dar atenção especial ao Protocolo. Técnicas de arquivo e protocolo. Protocolo É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou conferência diplomática. para que possam executar essa tarefa da forma correta. enfim. A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. por exemplo. como a não localização de documentos. A própria conscientização dos funcionários. fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística. permitindo que. os documentos devem seguir seu curso. o destino do documento. Entretanto. no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. todo o trâmite do documento pode ser comprometido. significa o livro onde se registram. cumprem suas funções. seja este a sua eliminação ou recolhimento. Após essa etapa. a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Arquivar as fichas de protocolo. É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras. seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento. ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. os documentos apresentados numa repartição ou. separando as de caráter oficial da de caráter particular. usá-los no sentido de valor probatório. distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.. recomenda-se (SENAC. não se podendo assim. destacam-se: Receber a correspondência. deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados. com o auxílio do protocolo. • Método alfanumérico: —decimal. é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números num sistema. se existirem. • Método numérico: —simples. incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. chegar ao seu destinatário Para isto. Empréstimo e Consulta. bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto. Num primeiro momento. se feito de forma errônea. Para que isto ocorra. —variadex.

dando aos mesmos o tratamento correto. PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA GESTÃO DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). das transferências aos arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais). 2 . O que interessa. Arquivologia A avaliação deverá ser realizada no momento da produção.o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. automatização do acesso. O Dicionário de Terminologia Arquivística. com vistas à liberação de espaço físico. o que é bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. independentemente de seu suporte ser o papel. ou seja. sem dúvida. Esse é o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermediários. é preciso levantar a história. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais. Entre essas duas variantes. paciência. o que é igualmente grave. amor à arte. paralelamente ao trabalho de classificação. nessa visão imediatista. A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo. seleção dos sistemas de reprodução.tem por objetivo revitalizar a concepção original. materiais. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários. A manutenção. No âmbito da legislação federal. que está com seus depósitos abarrotados de documentos. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. por estes fatores podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar" AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS 1. EFICIÊNCIA. Temperatura .Conservação . O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais. especialmente nos do serviço público. se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através das Tabelas de Temporalidade. tramitação. Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural. classificação. FÍSICOS Luminosidade . RACIONALIZAÇÃO. desprovidos de valor informativo. uso. revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro. Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos para formar um bom restaurador. probatório ou cultural. São de fácil reconhecimento.o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água 20 A Opção Certa Para a Sua Realização . o primeiro parece ser o mais difundido entre nós. A gestão pressupõe. No entanto. manutenção. 3. A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. implantação de sistemas de organização da informação. tramitação. Esse procedimento pode representar um investimento inútil quando incidir sobre documentos rotineiros. com vistas à racionalização e eficiência administrativas. Nesse sentido. a eliminação sem critério ou. com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação. o que dificulta a recuperação do contexto original de produção. É frequente. A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos. Mas. Umidade . A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade. A avaliação de documentos arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de documento por documento. Por isso. conceitua gestão de documentos como um “conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação. os três momentos da gestão. Conservar bens culturais (livros. por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. químicos e biológicos que os atacam. conservando-se deles apenas pequenas amostragens. tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. portanto. a reprodução do acervo em outros suportes. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” .APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos originário da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é uma versão iberoamericana do conceito inglês. o disco ótico ou qualquer outro. mobiliário. objetos de arte. contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa. O critério de arquivamento dos processos administrativos ainda é o sequencial numérico/cronológico. para evitar a acumulação desordenada. o disquete. O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção. 2. publicado em São Paulo em 1990 e reeditado em 1996. Essa prática resulta na mescla de documentos gerados no exercício de funções diversas. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida. arquivo ou museu duas seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração. repetitivos. proteção e manutenção. segundo critérios temáticos. não necessariamente consecutivos: 1. não tardará muito para que a produção e acumulação desordenadas preencham novamente todos os espaços disponíveis. de acordo com o número recebido no protocolo. "a restauração é quase uma neurose da perfeição. a fita magnética. o filme. bem como para a preservação do patrimônio documental. manuseio e armazenamento.a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos. “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção. uso primário e avaliação de arquivos”. CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO Dentro de uma biblioteca. a limpeza periódica é a base da prevenção.Conservação Preventiva (Restauração) . etc) é defendê-lo da ação dos agentes físicos. aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. do processamento das eliminações e recolhimentos ao arquivo permanente (valor históricocultural). uso e destinação final dos documentos. a avaliação sugere uma eliminação imediata de papel. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. local. pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais. no momento da autuação. devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade. o que garante um efetivo controle da produção documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigência). bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. a legibilidade do objeto. uma intervenção no ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. que poderiam ser eliminados. assim. um programa geral de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arquivamento. sem a prévia identificação e avaliação dos conjuntos documentais. por isso. é a liberação de espaços. documentos. numéricos ou cronológicos. o que significa avaliar documentos? Para o administrador. em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. 1 .é um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação.

para nomear somente alguns. distribuição. por exemplo. embora devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos. Turner – U. Somemos ao elevado índice de acidez. Descentralização do espaço físico. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando há a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização. ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos. BIOLÓGICOS Insetos . Poeira . Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento. propostas. e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária. pergaminhos e materiais similares. auditorias e fichas de não conformidade) Produção (desenho técnicos. no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo. 5. ou seja. ainda que nas condições de conservação mais favoráveis.atuam decompondo a celulose. brochuras e especificações de produtos) Desenvolvimento (memórias descritivas. HUMANOS O Homem. a Gestão Documental é uma solução de arquivo. o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa. 21 A Opção Certa Para a Sua Realização . e sobretudo os computadores. AMBIENTAIS Ventilação . aprovação. cada um tendo uma influência profunda sobre a sociedade humana. os satélites. Gestão documental A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivística responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade). arquivo e eliminação dos documentos. mantendo o histórico de versões dos documentos. procedimentos. As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados. a televisão.a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação.A celulose é atacada pelos ácidos. Por último. A partir da Segunda Guerra Mundial. 3. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos. Em termos informáticos. podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas. desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural. Roedores . fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização. organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Foi e é usada para escrever em papéis. 4. o cinema.Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa.A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos.o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas. como por exemplo. a digitalização. concursos públicos e cadernos de encargos) Serviços a Cliente (informações. é a presença de pó. a eletricidade. reencaminhamento e desactualizado (destruído). Os principais insetos são: Anobiídeos (brocas ou carunchos) Thysanura (traça) Blatta orientalis (barata) Fungos . pesquisa e desenvolvimento) Recursos Humanos (contratos de pessoal. a eletrônica. há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade. como por exemplo. quando há pouca aeração. os documentos e processos estão sempre disponíveis. Tintas . Poluição Atmosférica . o automóvel. o rádio. a publicação. Numa segunda fase os documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação. independente do local onde o utilizador aceda aplicação. assiste-se à chegada da fotocopiadora. é preciso compreender o século XX sob o ponto de vista da extraordinária rapidez da evolução tecnológica. teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. QUÍMICOS Acidez do Papel . aprovação. As vantagens na sua utilização são as seguintes: Redução do custo do número de cópias. se instalaram no cenário tecnológico durante esse período: por exemplo. digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato eletrônico. mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. destruindo coleções e documentos preciosos. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química. Uniformização de Processos de reencaminhamento. de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência. o Google. Casos de aplicação A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações. Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida. a máquina de escrever. grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. ou seja. o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas. Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico. A Gestão Documental integrada com outras soluções.James M. É suficiente lembrar que diversos atores. de Montreal Introdução Para bem se entender a problemática atual dos arquivos. beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa. Digitalização dos documentos. isto é. A partir da década de 1970. a telemática. o telefone. aumento de produtividade na procura. normas e procedimentos operacionais e controlo de produção) Jurídica (contratos.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 2. fichas técnicas e regulamento) AUTOMAÇÃO O novo mundo dos arquivos – automação .um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos.é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos. Vantagens na sua utilização Arquivologia As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel. apóiam técnico e documentos de Cliente) Marketing (estudos de mercado. Dentre as causas de degradação do papel. este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a um browser. As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais: Administrativa e Financeira (documentos financeiros) Qualidade (normas.

O leitor recebe um simples documento em papel. que se espalha durante os anos de 1960 e 1970. Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se à chegada de aparelhos dedicados ao tratamento de textos. como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg. mas a complexificação das tecnologias e a influência dessas últimas sobre nossos métodos de trabalho foram de tal ordem que essas políticas não são mais suficientes. as máquinas de escrever eletrônicas chegam ao mercado. o antigo papel pode durar milhares de anos. Histórico recente Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de computadores nos governos e corporações mais importantes. e ainda com uma versão diversa para ser instalada no Web. que esta prática não é mais suficiente. numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: por exemplo. É claro. Por exemplo. a marcação e a preservação de todos esses arquivos. a chegada dos arquivos multimídia torna mais complexos do que nunca os arquivos eletrônicos (Bergeron 1992. Questões atuais Para os fins de nossa apresentação hoje. os dados sobre as florestas do Brasil capturadas por satélite nos anos de 1970. no espaço de trinta anos. mesmo nas melhores condições. Por exemplo. mas pouca para a conservação a longo prazo dos arquivos. tem-se recorrido ao repiquage. os calendários de conservação. mas vêse hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta superrede em escala mundial. Outros fatores importantes que contribuem para as mudanças fundamentais nas teorias e nas práticas. antes tratavam-se dos átomos. os desenvolvimentos tecnológicos estão de tal forma rápidos. acrescenta uma dimensão nova à problemática. abalando assim os fundamentos teóricos do arquivismo. dividimos as questões em cinco categorias: os documentos e seus suportes. Outro problema de capacidade: não se pode mais conservar a informação apenas em formato linear. Depois de muitos anos. cria um problema de escala para os aparelhos administrativos. Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes. a natureza da matéria de que tratam os arquivistas terá mudado radicalmente. como a informação estava sempre integrada ao suporte. podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992. Somente hoje os computadores começam a ser capazes de tratar de atividades mais “inteligentes”. Mas até onde deveria ir esta presença? Dever-se-ia contentar com informações gerais num resumo das fontes. de versões desses sistemas operacionais. assim como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas operacionais. copia-se o sinal eletrônico sobre um suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Arquivologia cada um redigido por uma pessoa diferente. os preços são tão elevados que somente as organizações bastante importantes têm condições de usar essas máquinas. Muito caros. é claro. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migração". desde já é preciso rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo paradigma para a disciplina em função das novas tecnologias da informação. acrescentam uma outra dimensão e complexificam mais o problema. e a proliferação de formatos proprietários. nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues está tão mal estabelecida (aproximadamente 25 anos após o começo da informatização). Pode-se maltratálo e mesmo assim ler facilmente o texto que está relatado sobre o papel. que se vêem impossibilitados de seguir tantos desenvolvimentos. empregando um processador textual diferente num ambiente informático diverso. ou ainda em um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente para muitas situações. Aliás.53). a política do NARA ( National Archives and Records Administration. Pode-se encontrar na relação das fotos e outros gráficos criados com outros sistemas operacionais. Todavia. O hipertexto e as ligações hipertextuais e hipermidiáticas. Ainda uma vez. Ao contrário. A interconectividade. a primeira mensagem de correio eletrônico em 1964. representada atualmente pela Internet e pelo Word Wibe Web. entretanto. Periodicamente. É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. causaram também mudanças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas que geravam a informação no momento desses desenvolvimentos e pelos séculos seguintes. hoje. hoje tratam-se dos bits. Não somente pode-se conectar dois computadores via rede telefônica. assim como as estruturas relacionais das bases de dados. Nós transferimos para o ambiente informatizado as políticas desenvolvidas para os documentos sobre papel. a prática não somente de copiar um documento eletrônico antigo sobre um suporte novo.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Desde 1990. ou seja. bem como a relação entre eles. as organizações de menor tamanho buscam a máquina de escrever elétrica. essa tendência é clara. os planos de classificação. os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos importantes se multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960. mas sua utilização não se torna muito difundida em razão da chegada quase simultânea dos microcomputadores. Essas tecnologias também mudaram profundamente a sociedade em seu conjunto. que se instala rapidamente. de sistemas de exploração. Antes. a interconectividade. Os exemplos americanos são característicos da situação por toda parte do mundo. os dados da NASA. Ao mesmo tempo. O problema é tributário do fato de que nossa tendência é adotar. Para adaptar a expressão de Negroponte (1995). a facilidade de consulta pelos usuários. Hoje um computador custa muito menos que um carro e é capaz de executar as importantes operações que os grandes computadores do tipo mainframe não realizavam nos anos de 1960 e 1970. para fins de gestão da informação. a difusão ampla das fontes. as tecnologias criadas para outros fins. Os computadores não são muito “inteligentes”. mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico deve pensar a organização para a armazenagem. mesmo em más condições. O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o quadro tecnológico. Constata-se. a Internet e a World Wide Web não cessam de nos espantar por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de interação no mundo da informação. Breve. os suportes eletrônicos são muito instáveis. a fim de assegurar sua consultabilidade a longo prazo. 53). o relatório anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto. Os documentos e seus suportes: A tendência para a numerização faz com que quase a totalidade dos arquivos seja já criado em formato informático. tudo reunido em um documento eletrônico colocado em página para a impressão sobre papel ainda por outro sistema operacional. pode-se encontrar exceções. Pode-se constatar que são sempre as mudanças tecnológicas que determinam a maneira de se realizar nosso trabalho de organização da informação. quando se trabalha com os documentos eletrônicos. O computador pessoal custa menos que um automóvel. bem como o preço do desenvolvimento de tudo isso. A situação hoje Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e muito velozmente. e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-se-ia 22 A Opção Certa Para a Sua Realização . e ainda gráficos gerados por outros sistemas. nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho. e assim por diante. mas também de o converter a uma versão mais recente do sistema operacional empregado para o conceber.54). Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da Infovia. Deve-se já distinguir o conceito de suporte daquele de informação. a impossibilidade de entrevistar os aparelhos. que apesar de nossa disciplina ainda não estar estabilizada definitivamente. Ao mesmo tempo. sua segurança e sua integridade. são a dependência diante da mídia e dos aparelhos. de sistemas operacionais. a normalização. que a chegada da microinformática nos obriga a interrogar sobre a pertinência dessa política (Bergeron 1992. entretanto. a volatilidade da informação. O surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informação. esses aparelhos são sensíveis à temperatura e precisam ser instalados nos locais talhados sob medida e com acesso controlado. a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria. O novo ambiente. Nós que vivemos sobre a terra nesse momento somos testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade impressionante. Ora. a visibilidade. ou seria melhor colocar em linha os instrumentos de pesquisa. O documento eletrônico tornou-se um conjunto de relações ou de trechos de informação. Por outro lado. a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. mas o que interessa é que podem calcular com muita rapidez. tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensavam-se nos dois como sendo uma coisa só: um documento. a conversão e a preservação.

permitindo afixar o texto com a sua colocação na página exigida. mas cada pixel que compõe a imagem tem necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores. se conta em torno de 85Ko/página. a Standart Generalized Markup Language (SGML. mas quando se considera que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em espaço duplo. Por exemplo. enaltece-se às vezes a impressão sobre papéis do código informático codificado em algarismos 1 e 0. A título de exemplo do que estes algarismos representam em um caso concreto. e assim mais memória informática. mas que não o permite manipular os dados. e do vídeo. necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme. Não falamos ainda de custos de tratamento. a longo prazo. contaremos 5600 páginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada segundo de filme. temse todo o interesse em normalizar práticas de descrição e de organização. há uma verdadeira distinção entre arquivos numéricos e bibliotecas numéricas ( “ arquivos digitais” e “bibliotecas digitais”)? Se todos os textos são conservados em formato eletrônico. a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a comunicação de documentos em rede). é sobretudo a normalização dos metadados que é de uma importância capital nesse contexto. Isto acrescentou uma camada de metadados. E com tudo isso. Resta ainda muito trabalho a fazer. 37). os fornecedores e. o estado das tecnologias e os custos necessários. O alvo desses últimos é permitir a conversão de documentos impressos sobre papel e fichários tratáveis por computador e isso a custo abordável. seremos os conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informações concernentes à estrutura e à organização desses documentos "viajem" através das redes com os documentos como parte integrante de tudo isso. Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas. às imagens de documentos manuscritos? outros para acomodar a informação analógica e aquela que pode ser acrescentada à mão sobre as fichas.5 To/hora. seria necessário prever muitas vezes não apenas a conversão de textos em octetos. Em princípio. se ela é necessária. esta prática não será nada prática. especialmente o aperfeiçoamento das normas e sua implantação universal de forma independente dos sistemas operacionais e do material informático. ou seja. em que a cópia original é estocada num computador para consulta através das redes. Tomemos por exemplo o estado dos numériseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento ótico de caracteres (ROC). podemos ainda distinguir as bibliotecas dos arquivos ( Preserving digital information 1996. a classificação. Nesse complexo contexto . No ritmo de 6000 bits/página (quando se datilografa com entrelinha simples. Para atender a resolução do microfilme. Para a imagem em movimento. os metadados. vale dizer.. aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme. há obstáculos importantes. serão necessários aproximadamente 8 bilhões de pixels/segundo de filme 35mm. 16 km de espaço para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente. isso pode parecer muito elevado. que oferece uma colocação em página que exige muita memória informática. se ela é possível. Que fazer então com as informações acumuladas em nossos depósitos depois de séculos? É preciso demonstrar se a conversão dos fichários existentes é desejável. norma ISO 8879). mas que está sempre em forma de ficha não manipulável. a Encoded Archival Description (EAD. e a Duplin Core. teremos a impressão de que a história da raça humana sobre a terra começou em 1970. Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira para a informação numérica permanece com os criadores. e então de 59. No momento. baseados sobre um sistema que permite a resolução comandada de 320 milhões de pixels por imagem: a 24 imagens/segundo. de linhas.6 Go por minuto e de 3. por exemplo. ganham muita importância. 42). calcula-se 3000). para exprimir a catalogação. pode-se notar que o sistema “Cineon de Kodak”. as Regras para a Descrição dos Documentos de Arquivos (RDDA. eventualmente. não importando onde estão os diversos destinatários eletrônicos pelo mundo afora. Se se deseja permitir o acesso a muita informação via redes. Os problemas associados à imagem fixa e em movimento são ainda mais importantes. os proprietários. pois um cálculo rápido nos dá os algarismos seguintes. Com a sistematização das práticas. Considerando a preservação e a conservação dos arquivos eletrônicos. podemos nos voltar um pouco para as conclusões do grupo de trabalho sobre a preservação dos arquivos numéricos (Preserving digital information 1996. as informações técnicas concernentes ao formato do fichário). entretanto. 7)? Esse problema demonstra a que ponto as mudanças tecnológicas são profundas. precisaria escanear a 1000 ppp. senão há perda de informações. senão não se poderia consultar as informações mais recentes. É preciso não somente prever os campos evidentes nas estruturas. Mais tarde um sistema operacional de reconhecimento ótico de caracteres lerá o código para reconstituir o fichário informático. 70). mas que se pode ler sobre uma tela. ou seja. nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Québec. para exprimir suas relações com outros documentos (por exemplo. ao custo de 13. Porém. 30 imagens/segundo. o sistema necessitaria de 110 horas para converter a imagem em movimento do formato analógico ao formato numérico. esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat d’Adobe.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos fornecer o acesso via as redes às nossas bases de dados. Para a imagem fixa. esse novo mundo nos apresenta um problema filosófico: sobre a Infovia. pode-se esperar. um dos poucos sistemas disponíveis para a numeração da imagem em movimento. como uma telecópia. para gerir o fichário informático (por exemplo. Para chegar a um mundo no qual toda a informação está em formato eletrônico e acessível a quem possua um computador e uma ligação com as redes. os sinais de estilos. A título de exemplo desse problema à escala de um arquivo. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por minuto de filme. quando melhora-se a resolução para 600 ppp. fichários onde o texto não é tratável por computadores. etc. de caracteres itálicos). Consideremos igualmente o caso da dimensão dos fichários de imagens de páginas. nos Estados Unidos). ele nos custa em espaço de estocagem cerca de 500 Ko/página. precisaria considerar a conversão maciça dos fichários já existentes. seria necessário transplantar cassetes em dez ou vinte anos para evitar a perda de todo esse trabalho! Como os suportes numéricos não são confiáveis para a conservação a longo prazo. A taxa de affichage do filme é de 24 imagens/segundo. compreende-se facilmente que a intervenção humana é necessária para efetuar a correção de cada página antes que a possamos considerar como consultável. passa-se de um mundo tecnológico caótico a um mundo ordenado. em razão das propriedades de conservação a longo praz do papel. é preciso mais ou menos 1Mo de memória. Há múltiplos tipos de metadados: para a apresentação do documento (por exemplo. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm. aos documentos eletrônicos. Mas os melhores sistemas operacionais atuais não fazem prova de uma taxa de resultados além de 97% ou 98% (Linke 1997. em torno de 18 milhões de certidões. A uma resolução de 400 pontos por polegada (ppp). não se poderá considerar a numeração das coleções de imagem em movimento antes de encontrar maneiras mais econômicas de estocar os fichários assim criados. desenvolve-se atualmente linguagens de descrição de páginas. Além disso. O custo em memória para estocar um filme de 90 minutos é então de 960 Mo por segundo de filme. sem compressão. e substituirão. O que nos permite ser otimistas é que. mas também de Arquivologia Para disfarçar os problemas desses fichários de imagens que permitem ao usuário ver a colocação de um texto na página. se um documento de arquivo torna-se um fichário informático e se um livro torna-se também um fichário informático. o grupo enaltece a criação 23 A Opção Certa Para a Sua Realização . este importante observador das atividades das grandes redes. ele custará 650 Go de espaço de estocagem para registrar somente as imagens desses dados. sem falar nos trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997. Por outro lado. no Canadá). Como assinalava Clifford Lynch. especialmente as infra-estruturas atuais.000 $ US pela fita magnética somente! Além disto. Para a imagem em movimento. Por outro lado. a indexação ( os pontos de acesso para o tema). senão o usuário será obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja trabalhar. de pontos). um fichário de informação estocado sobre fichas de cartão tomará sem dúvida a forma de uma base de dados. mas também uma restruturação dos dados. que não estarão ainda em formato de fichários manipuláveis para uso. essas camadas de dados adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos documentos eletrônicos. A questão mais notável associada a esse gênero de documentos é a dimensão dos fichários quando esses documentos são informatizados. necessita-se 40 Mo/imagens. se se confia nas informações disponíveis em linha. e portanto 180 m3 por minuto de filme. não há mais problema com as simples imagens em preto e branco. Porém.

É necessário encontrar soluções neste nível para evitar que estejamos eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a totalidade de arquivos que possuímos. Dependendo do porte da mesma. Visto desta última perspectiva. este problema importante vai. não recorrem senão de maneira muito primitiva aos aparelhos cognitivos dos usuários. Muito frequentemente vimos que as condições econômicas não permitem essas correções. Passa-se sob silêncio os problemas de deterioração química e biológica. é extremamente importante no contexto das redes. Lembremos que no momento somente uma ínfima parte da população global está em linha. os custos implicados nesse processo. devido à privatização de um arquivo. expressão de Mitchell Kapor para designar o problema das línguas não inglesas que lutam para ostentar suas marcas diacríticas no meio informático. teríamos vantagem em considerar como inaceitável a prática atual de versar os dados nos sistemas de informação sem controle de qualidade. pois é a presente geração de arquivistas que assegura a transição entre dois mundos tecnológicos fundamentalmente diferentes um do outro. seja por eliminação. sem dúvida. Devemos prever eventualmente o acesso universal à Internet e seus sucessores. As pessoas que administram os orçamentos têm a impressão de que os trabalhos estão completos. Veremos disponíveis em linha de demonstrações vídeo para nos mostrar como executar tal função. o obstáculo principal é sua instabilidade. sobre os quais trabalhamos atualmente. Ao nível dos sistemas operacionais. podemos ainda assim esperar ver melhoras consideráveis a curto. veremos bem eventualmente a chegada de computadores melhor “educados” para responder a nossas necessidades. os sistemas operacionais disponíveis atualmente são bastante penosos. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos. por exemplo. de formação de usuários. Terminando. com o tempo assistiremos sem dúvida ao desenvolvimento de suportes informáticos tão inabaláveis quanto o velho papel. Nossos métodos. a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma. de migrar e abastecer o acesso às coleções numéricas. por exemplo. tanto ao nível das linhas diretas entre os sistemas de gestão e documentos quanto ao nível da interação pessoamáquina. devem obedecer às normas do CONARQ. e o problema ao nível da infra-estrutura incapaz de tratar convenientemente esses enormes fichários. Além disso. Como é o caso em qualquer ouro lugar.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente. Obstáculos à automação Nesta parte. criar-se-á um processo de certificação de organizações capazes de estocar. e que mesmo nos países industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da população. Podemos assinalar particularmente as dificuldades de conversão de fichários de ordem técnica e aqueles de ordem econômica. tem-se a necessidade de desenvolver os sistemas melhor integrados às necessidades dos arquivistas e dos usuários. não há nada além de tecnologias experimentais. resume-se brevemente alguns obstáculos atuais à automação dos arquivos. Terminando. digitalização etc. fiscal. seja por uma ameaça física à integridade dos documentos. A questão da “prisão ASCIL”. ou ainda do telefone. Estas organizações certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documentos depositados alhures. Os arquivistas precisam ter confiança de que os documentos informáticos dos quais eles têm a guarda não podem ser alterados.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de suportar um sistema distribuído de dados. Além disso. em caso de perigo de destruição. Soluções a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes problemas associados atualmente aos arquivos automatizados. analisaremos o problema considerável da pilha de fichários necessária para a estocagem de imagens em movimento quando estas últimas são numerosas. de migração de dados e de outras funções arquivistas. p. ao dizer que se fará correções mais tarde. a qual adota como jogo de caracteres a “Unicode”. ser solucionado num futuro não muito distante. A “consortium Unicode” trabalha há vários anos para desenvolver um código informático que dê conta de todas as línguas escritas. a banda frequentada terá necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa responder convenientemente às necessidades dos usuários cujo número não cessa de crescer. Eles serão capazes de detectar um problema de funcionamento que experimentamos. É na gestão dessa transição que nós podemos tirar vantagem de nossas atividades para os próximos anos. 35). Como vimos. também orientar e realizar a análise. os problemas arquivísticos associados à Arquivologia compreensão de imagens para melhor estocá-las. com o desenvolvimento das soluções a baixo custo dos problemas de estocagem e de tratamento. nossas práticas. No momento. Carla da Silva Miguelote e Rejane Moreira. Tradução de Andréa Araújo do Vale. mas é preciso crer que o problema será resolvido eventualmente. assinalemos os problemas de integridade e autenticidade dos dados. a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina: os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial). No que concerne aos computadores. Comissão permanente de avaliação de documentos É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público. será bom lembrar que nós nos encontramos atualmente no meio desse turbilhão tecnológico. seja por uma mudança de políticas de conservação em outro lugar. nossas normas serão estabilzadas eventualmente. é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos. Além disso. Segundo Wadson Faria (2006. a conversão dos fichários permanece um problema importante por várias razões. Em nível das infra-estruturas. pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil. nossos processos. quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central). e por quanto tempo devem ali permanecer. Veremos eventualmente a automatização de procedimentos de salvaguarda. e intervir de maneira interativa para nos apontar as soluções possíveis. como executar tal tarefa. Um passo importante: a “World Wide Web Consortium” vem de anunciar (julho 1997) a publicação da primeira versão de trabalho da HTML 4. Tabela de temporalidade Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. O turbilhão tecnológico no qual nos encontramos atualmente dará lugar aos métodos normalizados. Ao nível do endocage. o desenvolvimento de tipos de memória viva e morta que não se apagam automaticamente ou que não se corrompem em função de uma falha de eletricidade nos permite assegurar nossos temores psicológicos face a nossas relações com esses instrumentos que têm uma importância tão grande em nossas vidas. Ao nível dos suportes físicos. médio e longo prazo. e que o documento que eles oferecem aos usuários por consulta é o mesmo que eles receberam por arquivo. seja por sua instituição como arquivos permanentes. avaliação e seleção da 24 A Opção Certa Para a Sua Realização . A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental. A importância dos trabalhos em curso nos deixa crer que se verá o controle dos dados desde sua criação até sua disposição eventual. Na disposição de uma tal estrutura. esses instrumentos de trabalho tão importantes à nossa vida. Todavia. financeira e pessoal. o trabalho considerável requerido para efetuar os trabalhos de conversão. como é o caso do correio à escala internacional. e os produtores de sistemas operacionais não os adotam muito rapidamente. mas esse código toma 16 bits de memória para cada caracter comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL. Finalmente. efetuar tal manobra informática. o controle de qualidade é importante no arquivamento de dados eletrônicos. poderá haver mais de uma Comissão. que o papel que representamos neste momento é de uma grande importância histórica. e são os usuários que sofrem a utilização desses dados não verificados e não corrigidos.

áudio e vídeo) a conteúdo digital. Por outro lado. leiaute e sincronização na produção de conteúdo digital com recursos multimídia. visando atender demandas específicas. a inserção da XML e tecnologias suplementares de mídia digital têm redesenhado o cenário da produção dos.Trata-se de tudo aquilo que permite a aquisição de conhecimento. MathML é uma aplicação XML orientada para área de Matemática com o objetivo de facilitar uso e reuso de conteúdo matemático ou de natureza científica necessário na produção de conteúdo digital. Antonio Mendes Da Silva Filho 25 A Opção Certa Para a Sua Realização . reuso. principalmente. química. SVG (Scalable Vector Graphics) e SMIL (Synchronized Multimedia Integration Language). Empresas envolvidas no desenvolvimento e difusão da SVG compreendem Sun Microsystems. e. à medida que a informação digital circula através de fluxos de trabalho que atuam sobre ela. dentre outras. o documento digital possibilita o entendimento de assuntos difíceis e abstratos em diversas áreas da educação. um documento digital pode conter figuras. XML (Extensible Markup Language). a possibilidade de fácil reuso de conteúdo em diferentes mídias além do uso de recursos multimodais e elementos interativos abre o leque para inúmeras aplicações. bem como torna o problema de incompatibilidade de dados gerenciável. a participação de todos da organização para criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. a documentos digitais. Dessa forma. Características Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo. pois quanto mais ampla for a TTD. Como resultado. oferecendo flexibilidade. a produção de jornais. representações dependentes do tempo como filmes. então. de seu objetivo. pode-se explorar formas de publicação de documentos digitais com conteúdos pertinentes ao campo da física computacional. Apple. aprendizado e uso de tais informações. por exemplo. hoje em dia. Nesse sentido. SVG é uma aplicação XML que permite a editoração e manipulação de elementos gráficos. servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. animações e controles em tela.Dentro desse contexto. manipulação e apresentação de informação gráfica de modo inteligente. beneficiando várias categorias de produção de conteúdo digital. servindo a determinado propósito e sendo de utilidade ao ser humano. necessitam frequentemente de novas reorganizações. Dentre esses aspectos.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos produção documental produzida e acumulada. proporcionando produção e apresentação de conteúdo digital no estilo de TV. Dentro deste contexto. podendo ser manipulados e convertidos por várias ferramentas. Assim. além do que educadores têm buscado novas formas de transmissão de conhecimentos. Documentos SVG possuem uma série de vantagens. MathML (Mathematical Markup Language). consegue-se ampliar a população alvo para difusão. diminuição da ocupação do espaço físico. IBM. um documento digital proporciona diversos benefícios quando incorpora recursos multimodais. Assim. outros requisitos que necessitam ser atendidos compreendem interoperabilidade. senão o mais importante. dentre outras formas de visualização. Nesse sentido. por exemplo. Aliado a esses fatores. ser descontrolado e desordenado. eficácia sobre a gestão documental. Já SMIL é uma tecnologia baseada em XML para descrever o controle. possuindo vantagem competitva diante do Flashä. Recursos como áudio. Também.g. Cabe salientar que ao se prover documentos digitais com recursos multimodais e elementos interativos. auditiva ou outros que tenham dificuldade de lidar com conceitos abstratos podem tirar proveito do acesso a documentos digitais. Kodak. Uma das principais questões na produção de conteúdo digital trata-se do método utilizado para representação de dados. Aliado a esse aspecto. agilidade na recuperação da informação. produto da era atual. conhecer a tipologia documental produzida ou recebida pela organização. Importante ainda observar que uma forma de transmitir conhecimento tácito é integrando Arquivologia simulação. maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. Além disso. A informação digital é um dos principais. Também neste cenário. SVG oferece suporte a troca. integra-se facilmente a tecnologia Java. Nesse sentido. denominados documentos digitais. por meio de elementos interativos. tem-se um subconjunto de padrões globais derivados da XML que são empregados no processo de produção de conteúdo digital como. se considerarmos. controle geral da massa documental. pessoas com deficiências visual. Documento Digital Informação compreende qualquer conteúdo que possa ser armazenado ou transferido de algum modo.. programas computacionais. XML é uma metalinguagem que separa conteúdo de apresentação. definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento. Isto é uma realidade no cenário atual onde tem-se a educação cada vez mais valorizada. Perceba ainda que a utilização de recurso multimodal contido nos documentos digitais serve ainda para prover significativa parcela da população de acessibilidade a uma gama variada de conteúdo de maneiras distintas. encontra-se os produtores de conteúdo digital que necessitam incorporar elementos interativos e recursos multmodais como encontrado nas diversas mídias. pois o crescimento em volume passa a não ter limites. com TeX. dentre outros. Adicionalmente. SMIL permite a integração de recursos multimídia (texto dinâmico. deve-se ainda ressaltar que os provedores de conteúdo das mais variadas naturezas e educadores têm a necessidade de explorar novas formas de disponibilizar informações. no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organização. a XML oferece uma forma simples de representação e organização de dados. escalabilidade e flexibilidade. diminuição com custos operacionais. gráficos. por exemplo. A pessoa responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo. deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição. dados estruturados. É importante ressaltar que com a popularização da Internet ao longo dos últimos anos. sua representação e formato sofrem modificações. extensibilidade e. além de dispor de conversores para conversão para outras notações. das atividades meio e fim. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD. permite-se tanto um acesso mais fácil quanto um entendimento maior desses conteúdos. Ela pode ser manipulada e visualizada de maneiras distintas. podem ser adicionados a documentos digitais. como por exemplo. vale ressaltar que diferentes apresentações de um conteúdo constituem diferentes representações do conhecimento que ele contém. MathML permite a manipulação e apresentação de conteúdo científico. dentre outras. Dicas As organizações devem levar em consideração algumas orientações práticas para efetivação das TTDs que são as seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de execução. Incorporar recursos adicionais de multimídia ao conteúdo textual promove a visualização multimodal. ou seja. Nesse sentido. diferentes pessoas têm percepção e compreensão diferentes das coisas através de cada representação. revistas e periódicos constitui uma das primeiras áreas onde as tecnologias para produção de conteúdo digital foi empregada e. sendo interoperável. Adobe. interoperabilidade. Além disso. obtenção de conhecimento sobre a estrutura funcional da organização. matemática. por exemplo. quando comparados a outros formatos. A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para trabalhos de triagem frequentes. Vantagens São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD. a maioria desses editores trabalham com conteúdo em diversos formatos como. a área de educação. SVG faz uso da XML para definir o formato desses elementos.

11. sem critérios técnicos ou científicos. Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. utilizando o índice. Receber o documento. localizar o código. a contar da data de sua destinação. resolução. mas principalmente. d) identificável. e) acondicionamento. a contar da data de sua movimentação. 07. e) restauração. 10. evento. ou seja. de acordo com a última versão da ISO3166. 04. d) simultaneidade. para uma investigação acadêmica. Nessa perspectiva. e) identificação. c) contextualizada. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. são corroborados mais adiante. 05. se um fundo como um todo estiver sendo descrito. 26 A Opção Certa Para a Sua Realização . visando não apenas a eliminação. Essa é a definição de: a) carta. b) relacionamento. b) levantamento. de um estabelecimento. temperatura e umidade relativa do ar. se é necessária a descrição de suas partes. d) disseminação. Em qualquer arquivo. cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. a contar da data de seu arquivamento. alguns documentos classificados como sigilosos. expressão ou código que pode ser usado para pesquisar. c) avaliação. palavra-chave. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição. estas podem ser descritas em separado. Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. 12. referentes à segurança da sociedade e do Estado. a sua cobertura deve ser total. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela: a) racionalização. a contar da data de sua organização. e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da: a) Proveniência. d) Temporalidade. e) estrutural. b) destinação. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo. “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como: a) integralidade. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. isto é. A soma total de todas as descrições obtidas. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos. c) levantamento. c) conservação. b) prevenção. b) indexação. mesmo refutados em princípio. b) viabilidade. d) classe de referência. segundo Bellotto (2004). c) ponto de acesso. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. e) triagem. e) codificação. c) Naturalidade. d) classificação. e) deterioração. c) organicidade. e) área de relevância. e) Informalidade. c) determinação. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de: a) 20 anos. o código do detentor. quando necessário. Paes e Bellotto. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. O pesquisador do arquivo precisa acessar. Assim. A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece algumas regras gerais. termo. Tal técnica é denominada descrição: a) multinível. Nome. b) Territorialidade. de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. 06. d) restauração. c) avaliação. d) 50 anos. 03. c) triagem. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. b) relevante. 09. c) 40 anos. como também os que possuem valor. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. deverá ser representado numa só descrição.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos PROVA SIMULADA 01. ligadas numa hierarquia. assunto etc”. Essa noção remete à interpretação do plano de: a) descarte. d) organização. de uma família ou de um indivíduo. b) parte de arranjo. b) ofício. agregar documentos por fundos. garantindo consistência da área. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de: a) proveniência. e) 60 anos. 02. Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se: a) arranjo. d) destinação. 08. dossiê. anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de: a) prescrição. e) funcionalidade. Assim. assegurar a preservação de certos documentos. Arquivologia c) d) e) memorando. b) 30 anos. sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. aumentar o índice de recuperação da informação. pois. d) depuração. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país. identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como: a) item de série. b) notação. O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. a contar da data de sua produção. No entendimento de alguns autores como Shellenberg.

UNESCO. b) incineração de documentos. utilizando critérios temáticos. e) palavra-item. O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. 23. e) corrente. d) unitermo. a) b) c) d) e) um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: onomástico. 22. b) numérico. a) b) c) d) e) A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos “Documento elaborado por meio de um computador. de acordo com os valores informativos e probatórios.. o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. de umidade relativa e de poluentes. permanente. e) instrumento de pesquisa. d) fumigação. 15. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. c) organicidade. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos. a) b) c) d) e) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: primário. Estado e da Sociedade.159 menciona que todos têm direito a receber dos 20. O art. e) refrigeração. denomina-se: a) monitoração.. b) caducidade. Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição. b) movimentação alfanumérica. d) terciário. 18. sonoro. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. 24. d) palavra-índice. 16. onomásticos etc.”: a) permanente. e) originalidade. c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ. c) permanentes. d) inventário. b) método de arquivamento. Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos. o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico. O instrumento que deve ser elaborado é o: a) índice. d) sigilosos. 27 A Opção Certa Para a Sua Realização . Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes. d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ. que é a tabela de: a) operacionalidade. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. por meio de instrumentos. civil e administrativa. 25. é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos. 4º da Lei 8. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. intermediário. sendo seu autor identificável por meio de um código. b) especializado. c) intermediário. para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se: a) palavra-cópia. Público e da Vida. c) guia. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) b) c) d) e) Arquivo e do Congresso. d) temporalidade. e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. na forma da legislação em vigor. ARCAR. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados. em memórias eletrônicas de massa”. e) geográfico. 17. intermediário. estratégico. visando a incluí-los num instrumento. chave e outros procedimentos técnicos e conservados. Homem e da Comunidade. c) ordenação alfabética. b) palavra-guia. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. 26. Governo e da Política. visando a Arquivologia órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. imagnético. c) restauração de documentos. e) preservação de documentos. e) remissiva alfabética. b) repertório. sob pena de responsabilidade. corrente. na maioria. b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR.APOSTILAS OPÇÃO 13. b) climatização. 21. permanente. 19. O controle de temperatura. b) intermediários. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações. c) esterilização. 27. AAB. De acordo com as regras de alfabetação. d) tabela de codificação. especializado. c) palavra-chave. é o documento: sistemático. obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR. cronológicos. especial. 28. eletrônico. mutável. visando à gestão. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do: CONAR. 14. c) dicionário. a) b) c) d) e) “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. e) secretos. e) topográfico. c) sistema de notações. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. d) descarte de projeções. d) movimentação de documentos. SINAR.

pesquisas históricas é função do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 42. desenvolvimento e utilização dos arquivos. avaliação. podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico 28 A Opção Certa Para a Sua Realização . movimentação e descarte d) recebimento. Quanto ao gênero. como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. retenção e expurgo c) avaliação. alfabético. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo. O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o: a) SINARQ. de acordo com a codificação dada aos mesmos. Além do número. chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 43. O processo de análise da documentação de arquivos. numérico e / ou cronológico chama-se: a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 36. levantamento. b) ABARQ. implantação e acompanhamento 31. todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. É o instrumento de pesquisa mais genérico. são transcritas outras informações. descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais. Esse documento denomina-se: a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 41. basicamente. a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 30. segundo critério geográfico. que constituirão uma série à parte. controle. chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 32. O conjunto de princípios (análise. visando estabelecer a sua destinação. descrição. e) CONARQ. organização. c) REBARQ. O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. Os documentos de arquivos podem assumir. análise e eliminação b) expedição. transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição. numérico ou cronológico é o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 45. d) COLMARQ. É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento é identificado como: a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 44. descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se: a) catálogo b) índice c) lista d) guia Arquivologia 40. onomástico ou geográfico. segundo critério geográfico. Reunir. arranjar. colocando-o numa capa de cartolina.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 29. análise. alfabético. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas. de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 35. distribuição e movimentação e) planejamento. visando a torná-los úteis para fins administrativos. A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 37. conservar. em que é feito o arranjo dos documentos. dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos. arranjo. cronológico. A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local. incluindo. A fase da operação de arquivamento. registro. denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 34. O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. controle. Nos arquivos. os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais 39. O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático. A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo. 38. Numera-se o documento depois de autuado. Ao usar o Método Numérico Simples. denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 33.

contábil-financeiros. arquivamento e conservação e) autuação. geração/gestão e difusão d) organização. de pessoal. A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos: a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnicoadministrativas 29 A Opção Certa Para a Sua Realização . O documento. técnicos ou especializados e) técnicos. com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação. memória. é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 49. de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. em relação significativa de tais unidades entre si. os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais. De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia. chama-se: a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 47. tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservação. estamos nos referindo ao (à): a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 56. a) b) c) d) e) Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): plano de armazenagem dos documentos notação dos documentos palavra-chave dos documentos ordenação dos documentos plano de destinação dos documentos 59. administrativos. O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em: a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 57. “.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 46. numérica ou alfanumérica. tais como Arquivos. tramitação. conservação. Conforme a natureza do conteúdo.” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da: a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 52. conservação. ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário. de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas. Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas.. Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários. jurídico e técnicos c) diplomáticos.”. Centros de Informação ou Serviços de Informação são: a) conhecer a demanda de uso e acesso. administrativos. determina medidas especiais de proteção. a) b) c) d) e) A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: processamento levantamento planejamento recolhimento agrupamento 53. quanto à sua guarda e acesso público. pela natureza de seu conteúdo informativo. avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 58. e arquivamento b) armazenar. análise documental e arquivamento 60. O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em sequência alfabética. Bibliotecas. legais e técnicos d) históricos. análise. apensamento. conservação e autuação c) tratamento. de pessoal 62.. adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir. as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação.. contábil. a) b) c) d) e) A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): SOCINFO SINAR ABNT/ISSO AFNOR CONARQ 61. é competência da: a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 51. de pessoal. “a sequência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão Arquivologia 54. é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 48. Em sentido restrito. a) b) c) d) e) A descrição é tarefa típica do arquivo: corrente intermediário permanente especial especializado 55. técnicos e históricos b) administrativos.. administrativos. organização e guarda b) produção. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento. Ao longo da história. o acesso a ela limita-se ao órgão: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 50. A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento. O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento.

os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica. estadual ou municipal).159). o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação. Considerando a teoria das três idades. arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos _______________________________________________________ 66. conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação _______________________________________________________ 67. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental. As duas questões centrais desse problema são: a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ GABARITO: PROVA III 01 A 11 C 2 D 12 E 3 C 13 E 4 B 14 A 5 A 15 B 6 D 16 E 7 C 17 B 8 E 18 A 9 B 19 C 10 A 20 B Arquivologia _______________________________________________________ 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 D A D B B C E B E C 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 C C D B D D A B D E 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 C B A B E B C A A B _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ ______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ 30 A Opção Certa Para a Sua Realização . a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente d) corrente e) permanente ___________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ 65. O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. em decorrência de suas atividades. A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos. nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação.APOSTILAS OPÇÃO d) e) A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso 63. mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 D D A C A D B D C E 61 62 63 64 65 66 67 E C B D D A B ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 64. para organizar a documentação armazenada. De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8. seleção. armazenamento. De imediato. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. nem recolhidos para o exterior b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental. Um arquivo público (federal. além da permanente.