ANNEXURE – I

 

DELEGATION OF POWER TO  
THE PROJECT OFFICERS OF MINES/PROJECTS, WASHERIES, CAPTIVE POWER PLANT  
AND REGIONAL REPAIR SHOPS 
 
 

SL.NO. 

I t e m

1.0 

PERSONNEL

1.1 

Promotion  against  sanctioned  posts  in 
collieries/Washeries Project Office: 
 
a) For clerical grades III‐I  

 

1.2 

b) Daily rated upto category III.
c) Monthly rated D‐H misc. scales. 
d) Excavation‐ category E&D. 

Confirmation  of  employees  in 
categories  as  in  1.1  above  against 
sanctioned 
posts 
in 
collieries/Washeries/project office. 

Extent of Authority
Full

Full
 
 
 
‐‐DO – 
 
 
‐‐DO – 
 
Full

Special Remarks
All promotions will be on the basis of 
DPC to be constituted by the Project 
Officer  and  the  instructions  in  the 
Cadre  scheme  for  non‐executives 
employees  will  be  followed.  GM  of 
the Area will be kept informed. 
All promotions will be on the basis of 
DPC to be constituted by the Project 
Officer  and  the  instructions  in  the 
Cadre  scheme  for  non‐executives 
employees  will  be  followed.  GM  of 
the Area will be kept informed. 

  .7  1.  employees  under  his  administrative control.  working  under  his  administrative control.  Deleted.  Sanction  of  reimbursement  of  medical  Full  in  respect  of  expenses.  ‐‐DO ‐‐  Sanction TA/Transfer TA/LTC/RRF/LLTC  bills.  instructions  issued from time to time and within  allocated BUDGET.  Sanction  overtime  work  and  payment  Full  for  non‐executives  thereof.1  above.  1.10  1.5  1.  ‐‐  Sanction  of  education  allowance.  As per Medical Attendance Rules.  ‐‐DO ‐‐  Sanction  for  extension  of  halt  on  tour  beyond  10  days  but  not  exceeding  15  days. festival advance etc.1  above  within  collieries/Washeries/ project office.3  1.  Deleted.      Special Remarks     Medical advance will be paid on the  recommendation  of  the  Area  Medical Officer.  ‐‐  Sanction  advance  for  purchase  of  bi‐cycle.:: 2 ::    SL.8  1.9  1.  tuition fee.12  I t e m Extent of Authority Transfer  of  employees  in  categories  as  Full  in  1.4  1.  Sanction  advance  of  TA/Transfer  TA/  Full  in  respect  of  RRF/LLTC/Pay/Medical  employees  working  under his control.11  1.6  1.      Recommendation  of  concerned  Medical  Officer  of  the  Company  is  needed  for  acceptance  of  fitness  certificates  after  leave  on  medical  grounds.  Acceptance  of  resignation  of  Full  employees  in  categories  as  in  1.  As  per  guidelines.NO.  ‐‐DO ‐‐  Grant  of  all  approved  types  of  leave  and  acceptance  of  fitness  certificates  after leave on medical grounds.

  Grant of honoraria reward.  Sanction  of  compensation  in  accordance  with  Workmen’s  Compensation Act.16  2.  Civil  &  Structural  Works  including  renovation/  modification.0  3.  and  in  consultation  with Project Finance.  consultation with Project Finance.  Mechanical.  Full  Within allocated budget.:: 3 ::      SL.  Full  In  accordance  with  regulations/  statutory  requirements.1  above.NO.  Upto Rs.2  3.0  CAPITAL WORKS 2.    On the basis of lowest Open Tender.  forming  part  of  approved  schemes/project  reports  (other  than  plant  &  machinery  &  renovation  to  residential building)    Sanction  expenditure  on  furniture.25 lacs in each  Within  the  allocated  budget  and  in  case.1    Extent of Authority Special Remarks Full  As per rules laid down.14  1.  fittings and other office equipment.  Upto  25%  of  the  Within  the  allocated  budget  and  in  approved budget.  2.25 Lacs in each  Within  approved  budget  and  in  case.  AWARD OF CONTRACTS FOR CAPITAL/REVENUE WORKS.  .17  Disciplinary  action  against  non‐ executives  in  categories  as  per  1.  Sanction  expenditure  on  vocational  training  Sanction  expenditure  on  liveries  to  employees  under  his  administrative  control.1  Sanction  of  estimate  for  Electrical.  1.15  1.  accordance  with    the  norms  laid  down  by  Hqrs.13  1.  I t e m 1.  ‐‐  Full  ‐‐  Dress  dress  Deleted     Upto Rs.  consultation with Project Finance.

10.  c) Rs.2  4.    MATERIALS MANAGEMENT To  accept  stores  from  vendors  in  ‐‐‐  Deleted  excess of quantity ordered.2  lakh  in  each  Within  the  allocated  budget  and  in  basis  of  approved  GMs  Schedule  of  case.  Sanction  local  purchase  for  a) Rs.0.0  4.  rates  in  respect  of  works  connected  with production and safety.NO.75  per  tonne  of  Subject  to  non‐availability  of  such  production  holding  items  i.  Within  the  overall  Stores  Budget  and  within  the  overall  DoP  of  Area  CGM/GMs.  paper etc.000/‐  per  Within  the  overall  approved  Budget  with Horticultural works.2  4.  Issue of stores to contractors  Full  As per provisions of contract of work  order  at  approved  or  issue  rates  if  any as specified in contract.  and in consultation with finance.75  per  cu.5    I t e m Extent of Authority  Special Remarks Without  inviting  tenders  but  on  the  Upto  Rs.2.  accordance  with  the  provisions  of  Purchase Manual.  spares.  consultation with Project Finance.3  4.:: 4 ::    SL.5  per  tonne  of    coal from UG mines.  Disposal  of  sundry  items  (other  than  Upto  Rs.  Sanction purchase of items connected  Upto  Rs.g.  annum.  b) Rs.   d) Development  project    limits  as  fixed  from  time to time by Hqrs.  raw  coal  input  in  items  from  Regional  Stores  and  in  consumable stores etc.0.5000/‐in    each  In  consultation  with  Project  Finance  unserviceable  plant  and  machinery  case  and  subject  to  instructions  from  and  scrap)  e.4  4.  dead  wood.1  4.e.  respect of washery.  composite  production.  waste  GM/Hqrs.  .  3.m  of  Within approved Stores Budget.

  Also  chemical/mechanical/  metallurgical  analysis    and  other  tests  on  parts/components  in  respect  of  Regional Repair Shop.  .3  Upto  Rs.  connected  with  production  and  safety  (other  than  plant  and  machinery)  on  approved GMs Schedule of rates.  Department  workshop  and  in  consultation with Project Finance.  Laboratories.3  Sanction  charges  for  coal  analysis.100.2  6.10.  with  a  ceiling  of  Rs.  5.  GM  and  in  consultation  with  Project  Finance.1  Hiring of furniture & other articles  Extent of Authority Special Remarks 5. 2.NO.  5.  buildings.10.5.  6.  to  clearance  from  Regional  excluding surveyed off equipment.1  Sanction  repair  of  roads.0  HIRED SERVICES  5.  Sanction  repair  of  furniture  fittings  and  other office appliances.  Sanction  expenditure  on  repair  &  Rs.3        I t e m Rs.0  OTHER ITEMS OF REVENUE NATURE  6.  25  Lacs  for  each  Subject to allocation of funds by Area  work.000/‐  in  each  case  Within allocated budget.  Rs.  :: 5 ::    SL.000/‐ per annum. covered in sl.  Sanction  estimates  for  works  directly  ‐‐  Deleted.2  6.  maintenance  of  water  supply  schemes  and  electrical  fittings.  minor  alterations.100.000/‐  in  each  Within  allocated  budget  and  subject  maintenance  of  plant  &  machinery  case.1.  coal  Full    sampling  and  gas  testing  through  Govt.000/‐  per    annum. No.

  5000/‐  per  The  books  may  be  kept  in  the  project  annum.  ‐‐  7. covered in sl.  6.0  GENERAL FINANCIAL & ADMINISTRATIVE MATTERS  7. 2.4  7. 5000/‐ per month.1.  charges  for  Full  postage.1  Sanction  of  Rly.  Sanction  payment  of  rent.2000/‐  for  Independence  Day/Republic  Day/May  each  mine/project  Day including distribution of sweets.  Sanction expenditure on entertainment.2  7.6  Special Remarks Sanction  miscellaneous‐contingent  and  Rs.  Full  A  report  should  be  sent  to  GM  of  the  Area.5  6.  royalty  taxes  Full  and insurance charges.    Within overall authority of Area GM.  telephone  &  power charges.      :: 6 ::    SL.  office  for  each  occasion.8  Extent of Authority Upto  Rs.6  6.. for official meeting.NO.2  Lakh  per  Within  allocated  budget  and  in  annum  consultation with Project Finance.  Within allocated budget.  Rs.    In  accordance  with  rules  for  House  allotment.  Sanction  expenditure  in  emergency  on  safety.  etc.  Within the approved budget  .  Sanction  expenditure  for  functions  on  Upto  Rs.  telegramme.5  7.  I t e m 6.  Sanction  expenditure  on  professional  books. magazines and periodicals.4  Sanction  expenditure  on  garbage  disposal.  office  library  and  proper  registers  to  be maintained for their issue/return.7  6.  Sanction  job  estimates  in  case  of  ‐‐  Deleted.  Coffee.  Allotment  of  quarters  to  company  Full  employees.  7. No.3  7.  Regional Repair Shop.  freight.  petty  expenditure  including  Tea.  Sanction  expenditure  on  official  meetings/ seminars conferences.  Upto  Rs.  Deleted.5000/‐ per month.

(P)              S.  Disciplinary action against employees.  Full in respect of non‐  Executives of the Area.6      1.  Extent of Authority  To  whom  delegated  Special Remarks       Subject  to  recovery  from  the  dues  of  the  deceased  employee.  Rs.    Sanction of pension.O.O(P)    S.NO.     PERSONNEL  1.O(P)             S.in each employees in case of death while on duty.1.4    1.(P)  1.10.O(P)  1.  Sanction  of  expenditure  on  Vocational  training.  Within  approved  overall  budget      and  in  consultation with Finance.  occasion  with  a  ceiling  of  Institute.  Sanction of compensation in accordance  With workmen’s Compensation Act.  As per rules laid down. S.7      I  T E M 60%  of  the  approved  budget.  .            As  per  rules  and  in  Accordance  with  detailed  Annual    Trg.00.10.    Full in respect of non‐  Executives of the Area.000/‐ Per annum. case of deceased employee.1    Sanction  of  Ex‐gratia  payment  including  Upto  Rs.2000/. S.5    Sanction expenditure on   sports/games/cultural  And recreational activities for the whole   Area including educational facilities.O(Trg.O(P)    1.1000/‐  in  each  honorarium case  subject  to  a  limit  of  Rs.O.0  Sanction of advance to dependents of Upto Rs.  Full    Full              S.    S.ANNEXURE – II DELEGATION OF POWER TO   THE STAFF OFFICERS OF THE GENERAL MANAGERS OF THE AREAS      SL.)    Sanction expenditure on local training and  Upto  Rs. family pension and  Gratuity.   Skill development.   Within the training Budget.  Plan  approved   By Area GM.3    1.000/‐ per annum.2        1.000/‐    in  each           SO(Trg)/  Head of Trg.

2  2.  :: 2 ::    SL.  Within  the  allocated  budget and in consultation  with Unit Finance of GM’s  Office.  2. 5  lakhs in  each case. 5 lakhs  in each case.  2.0  AWARD OF CONTRACT FOR CAPITAL /REVENUE WORKS  3.  .0  CAPITAL  2.4  Sanction estimates for LT/HT Power  supply lines & Telephone lines.O(C )      Within  approved  budget  and  in  consultation  with  Finance.1  Sanction of estimate for Civil  &   Structural  Works  forming  part  of  approved schemes/ project   Sanction  of  estimate  for  E&M  works  including  Renovation/modification    forming  part  of  Approved  scheme/project reports.  Upto Rs.  Sanction  expenditure  on  furniture  &  fittings and Other equipment.1.3  Upto Rs.)  Within  approved  budget  and  In  accordance  with  norms  Laid  down  by  Hqrs  and  in  Consultation  with  Finance.5 lakhs  Per annum.1  On the basis of lowest open tender.  I  T E M Extent of Authority To  whom  delegated  Special Remarks S.    Upto Rs.NO.      Upto Rs.  SO(E&M)    SO(C )    SO(E&M)  SO(Excvn.00.  SO(Admn)  2.  Subject  to  technical  vetting By CE(E&M) for HT  lines  Beyond    11  KVA  and  within  approved  budget  and  in  consultation  with  Finance.  SO(E&M)  3.000/‐  Per annum.

  4.000/‐ in  each  case with ceiling of  Rs.)  Rs. 10.7  Procurement  of  stores  &  spares  against  rate Contract/ Depot agreement entered  into by Hqrs.2 (a). 4.2  Sanction purchase of uniform/liveries  for the Area.  drugs.1  Sanction  purchase  of  stationery  items  and drawing materials for the Area.  AMO      Full    SO(M)/  SO(Safety)  SO(Stores)  AMO  Special Remarks Within  approved  budget  And  in  consultation  with  Finance.6  4.000/‐ per  annum.    .No.  Within  approved  budget  and  cases  where  the  rate  contract  supply  has  failed  and  in  Consultation  with  Finance.NO.  Extent of Authority        Upto 25% of the  approved budget  To  whom  delegated          SO(Admn.0  MATRIALS  MANAGEMENT 4.  entrusted  to  GM  as per Cl. chemicals etc.  SO(C )  SO(Env.  Within  the  overall  approved  budget  and  In  consultation with Finance.)  Upto Rs.5  4.  4.5 Lakhs per annum.  4.  I  T E M 4.  Deleted.10.3  Sanction of purchase of items connected  with  Horticultural  works  in  respect  of  GM’s Unit.  Within  the  approved  budget  And  in  consultation  with  Finance  and  in  accordance  With  Dress  regulations  or  Statutory  dress  requirements  &  guidelines. Dressing materials. NA Certificate to be  Obtained.    Sanction  local purchase of medicines.  To accept stores from vendors.  For  CCL  Press  Items.:: 3 ::    SL.

    Upto Rs.5  lakhs  in  each  SO (C )  case. maintenance  of  water  supply  schemes  &  external  fittings in respect of GM’s unit.00.10.  buildings.g  dead  wood  Waste  paper  etc.  5.000/‐  per  SO(Admn.11. gas testing etc.000/‐  in  each  SO(P&A)  case  with  a  ceiling  of  Rs.  Issue of stores to contractors in respect  of GM’s Unit.)  SO(Stores)  Full  SO(C )/   SO(E&M)  SO(Excv.2  Special Remarks   Full  in  respect  of  Govt.4  6.)  SO(M)      5.  As  per  the  provisions  of  contract  of  work  order  at  approved or issue rates.1.  minor additions/alterations.  GM(Oprn.     Delegated  to  GM.  In  consultation  with  Finance  and  within  approved budget.  4.  Sanction  of  demurrage  and  wharfage  charges for incoming consignments.  in  respect  of  GM’s unit.0  HIRED SERVICES      5.0  OTHER ITEMS OF REVENUE NATURE  6.No.3  5.9  I  T E M Extent of Authority  To  whom  delegated  Disposal  of  sundry  items  (other  than  Unserviceable  P&M  and  scrap)  e.  Upto  Rs.  Cl.2  5. if  any.:: 4 ::     SL.  Upto  Rs.  Within  approved  budget  and  in  consultation  with  Finance.)/SO(M)  laboratories.  Upto  Rs.1  Sanction  repairs  of  roads.  No change     Reasons to be reported to  GM.      5.    SO(Admn.000/‐  per  SO (C )  annum.2.  In  consultation  with  Finance  and  subject  to  instructions From Hqrs.  as  specified  in  contract.000/‐ per month.10.)  annum.  coal  sampling.  Sanction  charges  for  coal  analysis.8  4.  .  6.  Hiring  of  furniture  &  other  articles  in  respect of GM’s unit.5000/‐ in  each.  Upto  Rs.1  Sanction  of  Lawyer’s  fee  on  approved  rates in respect of retained Lawyers.NO.  Sanction expenditure on garbage disposal  in respect of GM’s Unit.

  royalty  Full  taxes.  case  with  a  ceiling  of  Rs.  Within approved budget.5.  Rs.  SO(M)  As  per  House  Allotment  rules framed by Hqrs.2    I  T E M SO(Admn.:: 5 ::  SL. for official meetings.  Rs.000/‐  in  each  SO(Admn.  fittings  Upto  Rs.50./GM.  .0  7.NO.3    Extent of Authority  7. insurance charges etc.)  and  other  office  appliances  in  respect  of  case  with  a  ceiling  of  GM’s Unit.000/‐ per annum.000/‐  in  each  SO(P)  meetings/seminars for the Area Office. in respect of  GM’s unit.  Sanction  of  repairs  to  furniture.5.  Sanction  contingent  expenditure  on  tea.4  To  whom  delegated  Sanction  expenditure  on  official  Upto  Rs.50.  GENERAL FINANCIAL & ADMINISTRATIVE MATTERS  7.  7.3  6.)  Special Remarks   In  consultation  with  Finance  &  within  the  approved budget.  6.5.000/‐ per month.000/‐ per annum.    All Staff Officers.  Sanction  of  payment  of  rent.  coffee etc.1  Allotment  of  quarters  in  respect  of  GM’s  Full  Unit.

4  Sanction of Wage Bill  ‐DO‐    1.  I t e m 1.1  Sanction  charges  for  coal  Upto Rs.5  Issue  of  charge  sheet  and  take  disciplinary action.  1.3  of  Full  in  respect  of  all  non‐executives  under  Medical advance to be paid on the  their administrative control.  recommendation  of  the  Medical  Officer.NO.0  PERSONNEL  1.  analysis.  ‐DO‐  2.2  Sanction  advance  TA/LTC/RPF/ Medical      .0  HIRED SERVICES  As  per  Standing  Orders  and  other  rules laid down.  Sanction  of  TA/RRF/LTC/Medical  ‐DO‐  As per Medical Attendance Rules as  bills  regards medical bills.  gas  testing  through  Govt.000/‐ per annum.  laboratories.  ‐DO‐  Sanction of CL/EL    1.1  Extent of Authority  Special Remarks 1.    2.ANNEXURE – III   DELEGATION OF POWER TO COLLIERY MANAGERS      SL.  coal  sampling.10.

  spares. telegrams and power  charges  Sanction purchase of statutory  books & registers.  Regional  Stores  and  in  accordance  with the provisions of the Purchase  Manual.5.2    I t e m GENERAL FINANCIAL & OTHER MATTERS  Sanction payment of Railway  freight.     Sanction  expenditure  in  Full  With  immediate  information  to  emergency on safety  PO/GM. 0.000/‐ per month.2  4.  stores.   4.  Within the approved budget.30 per cu.:: 2 ::    SL.e.  3.  The  actual  output  for  the  previous  month will be basis for determining  the  funds  available  for  local  purchase  for  the  subsequent  month.  for official meetings.m.0    Extent of Authority  3.0  3. of composite production  Within  the  overall  limit  of  funds  holding  items  i.NO.  for opencast mines.  Full  Upto Rs.   available  to  Area  GM  subject  to  consumables etc.  Rs.  Rs.3    Special Remarks OTHER ITEMS OF REVENUE NATURE  4.5. coffee etc.  .  Sanction of contingent  expenditure on tea.  telephone.  1.000/‐ per annum. charges for postage.1  Sanction  purchase  of  production  Rs.1  4.00  per  tone  of  coal  raised  for  U/G  non‐availability  of  such  items  from  mines.    After obtaining NA certificate from  CCL Press.

  Sanction  miscellaneous‐ Rs.  Within the approved budget  . 5000/‐ per month. 5000/‐ per month.  Sanction of CL/EL  As above    2.  1. etc.  materials for meeting day to day  emergent  requirements  of  maintenance.  I t e m 1.3  of  Full  in  respect  of  all  non‐executives  under  Medical  advance  will  be  paid  on  his control.0  PERSONNEL  1.  the  recommendations  of  the  Area  medical Officer.0  FINANCIAL & GENERAL  2.2  2.  Coffee.  contingent  and  petty  expenditure  including  Tea.2    Extent of Authority  Sanction  advance  TA/LTC/RRF/ LLTC/Medical  Within  the  authority  delegated  to  Project  Officer  and  with  information to him.  Sanction  of  TA/LTC/RRF/LLTC/  As above  As per Medical Attendance Rules as  Medical bills  regards medical bills.1  Special Remarks 1.ANNEXURE – IV   DELEGATION OF POWER COMMON TO EXECUTIVES OF E4 LEVEL AND ABOVE   REPORTING TO PROJECT OFFICERS OTHER THAN COLLIERY MANAGERS      SL..1  Sanction  local  purchase  of  Up to Rs. for official meeting.NO.

  Review of performance report.    .E.  2.  6.  sent  to  Colliery  Manager’s office  for  record. THOSE DIRECTLY REPORTING TO SUPERINTENDENT OF MINES/MANAGER      SL.  1.  5. Sanction of  acting  allowance  to  be  done  at  the  higher level.  3.  administrative control.  Allotment  of  place  of  work  and      assignment  of  employees  in  different  shifts  in  the  interest  of  work.NO.  Allow/disallow  employees  to  join      duty in cases of late coming.    Performance  report  to  be  initiated  by Supervisor/Foreman concerned.  administrative control.  after  sanction.  4.  to  be  leave.  Allow  resumption  of  duty  to  Full  in  respect  of  non‐executives  under  his    employees on return from leave.  Make acting arrangements    In accordance with rules.    I t e m  Extent of Authority Special Remarks Sanction  casual  leave  and  earned  Full  in  respect  of  non‐executives  under  his  Applications.ANNEXURE – V   DELEGATION OF POWER TO 3RD LEVEL EXECUTIVES IN A PROJECT   I.