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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

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PROCESO GESTION DE LA CALIDAD

FECHA: 01/09/2014

MANUAL DE CALIDAD

VIGENCIA: 2014

MANUAL DE CALIDAD

UNIVERSIDAD DE
LOS LLANOS

ELABORO: Adriana Ramos Aya


CARGO: Profesional de Apoyo
SIG
FIRMA

REVISO: Roiman Arturo Sastoque G


CARGO: Coordinador del SIG
FIRMA

APROB: Mabel Yasmine Garca


CARGO: Representante de la Alta
Direccin (E)
FIRMA

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VIGENCIA: 2014

TABLA DE CONTENIDO
1.

2.

3.

4.

5.

Informacin Institucional de la Universidad de los Llanos ..................................................... 4


1.1.

Contexto de la Universidad de los Llanos...................................................................... 4

1.2.

Estructura Organizacional de la Universidad de los Llanos ........................................... 4

1.3.

Organigrama de la Universidad de los Llanos ............................................................... 5

Plataforma Estratgica de la Universidad de los Llanos ....................................................... 6


2.1.

Misin de la Universidad de los Llanos ......................................................................... 6

2.2.

Visin de la Universidad de los Llanos .......................................................................... 7

2.3.

Valores Institucionales de la Universidad de los Llanos ................................................ 7

2.4.

Principios Institucionales de la Universidad de los Llanos ............................................. 7

Generalidades del Sistema Integrado de Gestin - SIG de la Universidad de los Llanos .... 7
3.1.

Definicin del Sistema ................................................................................................... 7

3.2.

Objeto del Manual ......................................................................................................... 8

3.3.

Alcance del Sistema ...................................................................................................... 8

3.4.

Responsables del Manual ............................................................................................. 8

3.5.

Antecedentes del Sistema Integrado de Gestin ........................................................... 9

3.6.

Administracin del Riesgo ............................................................................................. 9

Requisitos de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin ..................................... 9


4.1.

Estructura Documental del SIG ..................................................................................... 9

4.2.

Mapa de Procesos ...................................................................................................... 11

4.3.

Descripcin del Modelo por Procesos ......................................................................... 11

Responsabilidad de la Direccin ........................................................................................ 12


5.1.

Compromiso de la Alta Direccin ................................................................................ 12

5.2.

Mirada Integral ............................................................................................................ 13

5.3.

Enfoque basado en procesos ...................................................................................... 13

5.4.

Poltica de Calidad ...................................................................................................... 13

5.5.

Planificacin ................................................................................................................ 14

5.5.1.

Objetivos de Calidad ................................................................................................ 14

5.5.2.

Planificacin del Sistema Integrado de Gestin ....................................................... 14

Planificacin para el logro de los objetivos ......................................................................... 15


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Planificacin cuando se presenten cambios ....................................................................... 15


5.5.3.

Responsabilidad, autoridad y comunicacin ............................................................ 15

5.5.4.

Comunicacin Interna .............................................................................................. 18

5.5.5.

Revisin por la Direccin ......................................................................................... 19

6.

Gestin de los recursos ...................................................................................................... 19


a)

Recursos Econmicos .................................................................................................... 19

b)

Recurso Humano ............................................................................................................ 19

c)

Toma de conciencia ........................................................................................................ 19

d)

Gestin de Recursos de Infraestructura .......................................................................... 19

7.

Prestacin del Servicio ....................................................................................................... 20


7.1.

Planificacin de la prestacin del Servicios ................................................................. 20

7.2.

Procesos relacionados con el Usuario ........................................................................ 20

7.3.

Determinacin de requisitos relacionados con el servicio ............................................ 20

7.4.

Comunicacin con el usuario ...................................................................................... 20

7.5.

Diseo y desarrollo ..................................................................................................... 21

7.6.

Adquisicin de bienes y servicios ................................................................................ 21

7.7.

Prestacin del servicio ................................................................................................ 21

7.7.1.

Control de la prestacin del servicio ........................................................................ 21

7.7.2.

Identificacin y trazabilidad ...................................................................................... 22

7.7.3.

Propiedad del Cliente .............................................................................................. 22

7.7.4.

Preservacin del Producto ....................................................................................... 22

8.

Medicin, anlisis y mejora ................................................................................................ 22


8.1.

Generalidades ............................................................................................................. 22

8.2.

Seguimiento y Medicin .............................................................................................. 22

8.3.

Control del Servicio no conforme................................................................................. 23

8.4.

Anlisis de datos ......................................................................................................... 23

8.5.

Mejora ......................................................................................................................... 23

9.

Documentos de referencia ................................................................................................. 23

10

Registro de Modificaciones ............................................................................................. 24

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1.

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Informacin Institucional de la Universidad de los Llanos

A continuacin se presentan el contexto general que enmarca la implementacin del Sistema


Integrado de Gestin de la Universidad de los Llanos:
1.1. Contexto de la Universidad de los Llanos
La Universidad de los Llanos es un ente universitario autnomo, de carcter estatal, del orden
nacional, con rgimen especial, personera jurdica, autonoma acadmica, administrativa y
financiera, patrimonio independiente, vinculado al Ministerio de Educacin Nacional en lo
referente a las polticas y a la planeacin del sector educativo, al sistema Nacional de ciencia y
tecnologa y al sistema nacional de cultura. Se rige por la Constitucin Poltica, la Ley 30 de
1992, las dems disposiciones del orden nacional que le sean aplicables de acuerdo a su
rgimen especial, y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonoma.
La Universidad de los Llanos tiene su domicilio en Villavicencio, capital del Departamento del
Meta con rea de influencia en la Orinoqua Colombiana. En consecuencia, podr establecer
Seccionales y extender sus programas, previo el cumplimiento de los requisitos legales.
El Ministerio de Educacin Nacional la Resolucin 03273 de Junio de 25 de 1993, le otorga el
estatus de Universidad.
1.2. Estructura Organizacional de la Universidad de los Llanos
La estructura orgnica de la Universidad de los Llanos se establece de acuerdo con lo
dispuesto en el Artculo 62 de la Ley 30 de 1.992, y sus rganos de direccin corresponden al
Consejo Superior, al Consejo Acadmico y al Rector.
El Consejo Superior Universitario es el mximo rgano de direccin y gobierno de la
Universidad, el cual est integrado en la forma establecida en el artculo 64 de la Ley 30 de
1992, as:
1. El Ministro de Educacin Nacional o su delegado, quien ejerce como su Presidente.
2. Un representante del Presidente de la Repblica, que haya tenido vnculos en el sector
universitario, quien ejerce como Presidente, en ausencia del Ministro o de su delegado.
3. Un representante de la Directiva Acadmica, elegido por los Directivos que hacen parte
del Consejo Acadmico, para un perodo institucional de tres (3) aos.
4. Un Profesor de la Universidad, elegido por los profesores de tiempo completo, para un
perodo institucional de tres (3) aos.
5. Un Estudiante de la Universidad, elegido por los estudiantes para un perodo
institucional de tres (3) aos.
6. Un representante de los Egresados de la Universidad, elegido por los mismos, para un
perodo institucional de tres (3) aos.
7. Un representante del Sector Productivo, elegido por los gremios legalmente reconocidos,
para un perodo institucional de tres (3) aos.
8. Un ex Rector de la Universidad de los Llanos que haya ejercido el cargo en propiedad,
elegido para un perodo institucional de tres (3) aos.
9. El Rector de la Universidad, con voz pero sin voto.
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1.3. Organigrama de la Universidad de los Llanos

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2. Plataforma Estratgica de la Universidad de los Llanos


La UNILLANOS es una universidad de carcter estatal de orden nacional que ejerce sus
funciones en el marco de la Constitucin Nacional y la Ley y que contribuye al desarrollo del
pas mediante el fomento de la educacin pblica, la investigacin, la ciencia y la cultura.
2.1. Misin de la Universidad de los Llanos
La Universidad de los Llanos forma integralmente ciudadanos, profesionales y cientficos
con sensibilidad y aprecio por el patrimonio histrico, social, cultural y ecolgico de la
humanidad, competentes y comprometidos en la solucin de problemas de la Orinoquia y
del pas con visin universal, conservando su naturaleza como centro de generacin,
preservacin, transmisin y difusin del conocimiento y la cultura.
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2.2. Visin de la Universidad de los Llanos


La Universidad de los Llanos propende ser la mejor opcin de Educacin Superior de su
rea de influencia, dentro de un espritu de pensamiento reflexivo, accin autnoma,
creatividad e innovacin. Al ser consciente de su relacin con la regin y la nacin es el
punto de referencia en el dominio del campo del conocimiento y de las competencias
profesionales en busca de la excelencia acadmica.
Como institucin de saber y organizacin social, mantiene estrechos vnculos con su
entorno natural a fin de satisfacer y participar en la bsqueda de soluciones a las
problemticas regionales y nacionales. Para ello se apoya en la tradicin acadmica y, al
contar con un acervo de talento humano de probadas capacidades y calidades, interpreta,
adecua y se apropia de los avances de la ciencia y la tecnologa para cualificarse, a travs
de la docencia, la investigacin y la proyeccin social.
2.3. Valores Institucionales de la Universidad de los Llanos
La Verdad, la Libertad, la Justicia, la Equidad, la Tolerancia, y el compromiso con los
derechos humanos, los deberes civiles y la prevalencia del bien comn.
2.4. Principios Institucionales de la Universidad de los Llanos
La Universidad de los Llanos, como institucin comprometida con el desarrollo regional y
nacional, practica y difunde una tica fundada en valores universales como: la verdad, la
libertad, la honradez, la justicia, la equidad, la tolerancia y el compromiso con los derechos
humanos, los deberes civiles y la prevalencia del bien comn sobre el particular. Los
principios fundamentales de la Universidad de los Llanos son:
Autonoma, Universalidad, Responsabilidad Social, Pluralidad Argumentada, Equidad,
Libertad De Ctedra, Convivencia, Transparencia (Captulo II del Acuerdo Superior 020 de
2000)

3. Generalidades del Sistema Integrado de Gestin - SIG de la Universidad de los


Llanos
3.1. Definicin del Sistema
El mejoramiento continuo para atender efectivamente las necesidades de la comunidad,
requiere implementar un modelo de gestin por procesos. El modelo se apoya en la
madurez que genera los principios estratgicos de autocontrol, autorregulacin y
autogestin de la capacidad organizacional para responder satisfactoriamente a los
requerimientos exigidos por la sociedad (NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005).
La Universidad de los Llanos ha establecido el Sistema Integrado de Gestin como una
herramienta para que el cumplimiento de la labor institucional est siempre guiada por el
espritu de la calidad.

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3.2. Objeto del Manual


El objeto del manual de calidad es establecer la estructuracin e implementacin del
Sistema Integrado de Gestin SIG de la Universidad de los Llanos, dando respuesta a los
requisitos establecidos en la Norma NTCGP 1000:2009 y al elemento Manual de
Operacin exigido por el MECI 1000:2005.
A su vez sirve como instrumento de apoyo a los lineamientos definidos por el Consejo
Nacional de Acreditacin (CNA) para la acreditacin en alta calidad de programas e
institucional.
3.3. Alcance del Sistema
El Sistema Integrado de Gestin incluye a todos los procesos que se establecen en el Mapa
de Procesos, en el cumplimiento de su razn social con la prestacin de los servicios de
Docencia, Investigacin y Extensin y Proyeccin Social.
3.4. Responsables del Manual
Los responsables de la adecuada aplicacin de este manual son: el Rector, el representante
de la alta direccin (asesor de planeacin) y el Asesor para el Sistema Integrado de
Gestin.

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3.5. Antecedentes del Sistema Integrado de Gestin


La Universidad de los Llanos que se halla inmersa en el proceso de Acreditacin del CNA
desde el inicio de la presente dcada define en 2008 el Sistema Integrado de Gestin SIG
compuesto por el Sistema Integrado de Gestin de Calidad SGC Ley 872/03, Decreto
4110/04, el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA Ley 489/98, Decreto 6322/05, el
Modelo Estndar de Control Interno MECI Ley 87/93, Decreto 1599/05 e incorpor la gestin
adelantada por el proceso de Autoevaluacin y Acreditacin de Calidad de Programas
Acadmicos Ley 30/92 (Resolucin Rectoral 1729/08).
3.6. Administracin del Riesgo
La oficina de Control Interno se encarga de la Administracin del Riesgo. Para tal fin tiene
establecido el procedimiento de gestin del riesgo: (PD-ECS-02), cuyo producto es el Mapa
de Riesgos Institucional.

4. Requisitos de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin


4.1. Estructura Documental del SIG

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En la siguiente tabla se describen los documentos que hacen parte del Sistema Integrado
de Gestin de la Universidad de los Llanos:

Tabla 01: Documentacin del Sistema Integrado de Gestin -SIG- de la Universidad de los
Llanos.
DOCUMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG
REQUISITOS NTCGP
1000:2009

CMO SE DA RESPUESTA EN LA UNIVERSIDAD DE LOS


LLANOS

4.2.1 a)
Las declaraciones de la
poltica de la calidad y de
los objetivos de la
calidad

Resolucin Rectoral 1729 de 2008. Por la cual se implementa el


Sistema de Gestin de Calidad NTCGP 1000:2004, se definen
objetivos de calidad, los procesos integrados institucionales y los
cargos responsables de desarrollarlos.

4.2.1 b)
El Manual de Calidad

MN-GCL-01 Manual de Calidad

4.2.1 c)
Procedimientos
documentados

Los procedimientos documentados se encuentran en la pagina


del Sistema Integrado de Gestin, y se puede acceder a ellos
desde el link de Mapa de Procesos:
http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_content&view=
article&id=66&Itemid=27

4.2.1 d)
Documentos,
incluidos
los registros, requeridos
por la entidad para el
cumplimiento de sus
funciones y que le
permitan asegurarse de
la eficaz planificacin,
operacin y control de
sus procesos.

Cada procedimiento documentado incluye una tabla donde se


especifican los registros generados y su control, de acuerdo a lo
que se establece en el procedimiento de control de
documentos PD-GCL-01.

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4.2. Mapa de Procesos

4.3. Descripcin del Modelo por Procesos

De acuerdo con la Norma NTCGP 1000:2009, para la Universidad de los Llanos se definen
y agrupan 4 categoras de procesos: Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin.
Las caracterizaciones de los procesos se definen en los siguientes documentos:

Procesos Estratgicos

CP-DIE-01

Caracterizacin de Proceso Direccionamiento Estratgico

CP-COM-01

Caracterizacin de Proceso Comunicacin Institucional

CP-GCL-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de la Calidad

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Procesos Misionales

CP-DOC-01

Caracterizacin de Proceso Docencia

CP-INV-01

Caracterizacin de Proceso Investigacin

CP-PSO-01

Caracterizacin de Proceso Proyeccin Social

CP-BIN-01

Caracterizacin de Proceso Bienestar Institucional

Procesos de Apoyo

CP-JUR-01

Caracterizacin de Proceso Gestin Jurdica

CP-GTH-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de Talento Humano

CP-FIN-01

Caracterizacin de Proceso Gestin Financiera

CP-GIT-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de Internacionalizacin

CP-GBS-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de Bienes y Servicios

CP-GDO-01

Caracterizacin de Proceso Gestin Documental

CP-GRT-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de TIC

CP-GAA-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de Apoyo a la Academia

Procesos de Evaluacin

CP-ECS-01

Caracterizacin de Proceso Evaluacin, Control y Seguimiento

CP-AEI-01

Caracterizacin de Proceso Autoevaluacin Institucional

5. Responsabilidad de la Direccin
5.1. Compromiso de la Alta Direccin
Trabajar convencidamente con base en el criterio del mejoramiento continuo para el
aseguramiento de la calidad en las entidades estatales requiere plena disposicin desde la
alta direccin y con la participacin de todos los servidores pblicos para la adecuada toma
de decisiones en torno de la asignacin oportuna y suficiente de recursos, uso de
herramientas organizacionales modernas, generacin de un ptimo clima organizacional,
capacitacin permanente y peridica evaluacin y control del sistema para medir los logros
y desviaciones frente a lo planeado, para ajustar mediante acciones preventivas o acciones
correctivas.
La racionalizacin de trmites, de procesos y de procedimientos contribuye al logro de este
propsito, es por ello que poner en marcha esta labor requiere involucrar desde el principio
al cuerpo directivo para generar el liderazgo, compromiso y respaldo necesarios para que el
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proceso obtenga los resultados esperados al interior de la entidad. Las orientaciones que
imparta la alta direccin en este sentido a todo el personal ayudarn a eliminar la resistencia
que pueda crearse y a un mejor ambiente de aceptacin por parte de los funcionarios al
percibir que es sta la que est liderando y dinamizando el proceso y la ms interesada en
lograr los mejores resultados colectivos (NTCGP 1000:2009)
5.2. Mirada Integral
La organizacin debe verse y actuar como un sistema conformado por una serie de partes
que interactan entre s (subsistemas) y no concentrarse en partes fragmentadas del
sistema, ya que el atomizar sus componentes rompe el concepto mismo del sistema como
un todo. Luego entonces, los anlisis parciales deben incorporar su conexin con el todo,
dado que all se definen las interrelaciones y dinmicas para lograr el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
5.3. Enfoque basado en procesos
Toda organizacin tiene un conjunto de procesos a cumplir, que se materializan a travs de
los distintos procesos que se adelantan en su interior, donde las salidas de una
transformacin pueden convertirse en entradas para otro ciclo de generacin de valor.
Existen procesos altamente complejos que involucran un sinnmero de interrelaciones entre
individuos, materiales, equipos, tecnologa y dinero, as como otros ms sencillos que solo
requieren un mnimo de elementos para relacionarse. Desde un punto de vista macro los
procesos se constituyen en el factor clave para manejar o dirigir una organizacin. Un
proceso puede subdividirse en subprocesos que lo soportan y asisten, donde se da una
relacin lgica con las fases o etapas que contribuyen al objetivo del proceso. Una mejor
gestin ser el resultado del anlisis permanente de los procesos y procedimientos de la
entidad

5.4. Poltica de Calidad


La Universidad de los Llanos define su poltica de calidad basada en la permanente
aplicacin de sus instrumentos estratgicos (Proyecto Educativo Institucional y Plan de
Desarrollo Institucional), en una gestin orientada al mejoramiento continuo y a la oportuna
comunicacin de sus componentes, conformando una disciplina organizacional que
construya colectivamente elementos de identidad y pertenencia.
Se propende por modernizar la estructura organizacional y sus procesos, que a su vez
generen instrumentos de evaluacin y desarrollo del talento humano, para prestar los
servicios de Docencia, Investigacin y Proyeccin Social con parmetros de responsabilidad
social. La consecucin de recursos y su aplicacin planificada, est dirigida al cumplimiento
del PEI y PDI, en lo referente a la construccin del modelo de universidad investigativa y al
logro de la acreditacin institucional de alta calidad.

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5.5. Planificacin
5.5.1. Objetivos de Calidad
1. Asegurar la coherencia normativa de la entidad.
2. Establecer una estructura orgnica acorde con los objetivos estratgicos, la realidad
acadmica y las necesidades del contexto.
3. Mejorar los sistemas de informacin misionales y de gestin.
4. Mejorar la competencia del talento humano y el clima organizacional para el
cumplimiento ptimo de las funciones misionales y de gestin.
5. Incrementar los niveles de aceptacin y pertinencia de la institucin.
6. Aumentar la cobertura y la pertinencia de la oferta acadmica, de investigacin y
proyeccin social.
7. Alcanzar estndares de calidad en la infraestructura dedicada a las funciones
misionales.

5.5.2. Planificacin del Sistema Integrado de Gestin


A continuacin, se presentan los mecanismos a travs de los cuales se planifica el Sistema
Integrado de Gestin de la Universidad de los Llanos, para dar cumplimiento a los requisitos
generales exigidos por las Normas Tcnicas de Calidad ISO 9001:2008 Y NTCGP 1000:2009:
Tabla 02: Planificacin del Sistema Integrado de Gestin.
REQUISITO GENERAL

CMO SE DA RESPUESTA EN LA UNIVERSIDAD DE


LOS LLANOS

4.1.a)
Determinar
los
procesos
necesarios para el Sistema de
Gestin de Calidad y su aplicacin
a travs de la organizacin.

Los procesos se han identificado y pueden visualizarse en el


Mapa de Procesos (Numeral 4.2 de este Manual). Se ha
realizado a cada uno de ellos la correspondiente
caracterizacin de proceso bajo el modelo PHVA, a la cual se
puede acceder desde el Mapa de Procesos interactivo de la
pgina del SIG:
http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_content&v
iew=article&id=66&Itemid=55

4.1.b)
Determinacin de la secuencia de
interaccin de estos procesos.
4.1.c)
Determinar los criterios y mtodos
necesarios para asegurarse de
que tanto la operacin como el
control de estos procesos sean
eficaces.

En el mapa de procesos se muestra la interaccin de los


procesos. Se puede acceder a este, en la pgina del SIG,
en el link mapa de procesos:
http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_content&v
iew=article&id=66&Itemid=55
Se ha establecido en cada una de las caracterizaciones de
proceso una serie de polticas de operacin (criterios) y de
indicadores de gestin (mtodos) que permiten la
planeacin para el control operacional.
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iew=article&id=66&Itemid=55

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REQUISITO GENERAL

CMO SE DA RESPUESTA EN LA UNIVERSIDAD DE


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4.1.d)
Asegurar la disponibilidad de
recursos e informacin para
apoyar la operacin de estos
procesos.

Se define un presupuesto anual para el aseguramiento de


la calidad, por poltica institucional, adems, se dispone de
un subdominio web, para el alojamiento de la informacin
de cada uno de los procesos.

En las caracterizaciones de cada uno de los procesos, se


establecen los indicadores de gestin, los cuales se
evalan de manera peridica y obedecen t ato a los criterios
de revisin por parte de la direccin como los establecidos
en la normatividad vigente.
Mediante la implementacin de las disposiciones
establecidas en este Manual y en los procedimientos
4.1.f)
Implementar
las
acciones documentados, se segura el logro de los resultados
necesarias para alcanzar los planeados para los diferentes procesos, as como su mejora
resultados planificados y la mejora continua, a su vez se formula un plan institucional de
continua de estos procesos.
mejoramiento que rene la totalidad de acciones de mejora
en todas las fuentes de no conformidad.
4.1.e)
Realizar
el
seguimiento,
la
medicin y el anlisis de estos
procesos.

Planificacin para el logro de los objetivos


Cada uno de los procesos de la Universidad de los Llanos, dentro de su quehacer apoya el
cumplimiento de por lo menos uno de los objetivos de calidad definidos por la institucin.

Planificacin cuando se presenten cambios


Cuando se presentan cambios que puedan afectar la integridad del Sistema Integrado de
Gestin, el Representante de la Alta Direccin citar al comit coordinador SIG, conformado
mediante Resolucin Rectoral No. 2287 de Octubre 01 de 2010, el cual elaborar un plan para
afrontar el cambio, que debe incluir: Razones de Cambio, actividades a realizar, responsables,
recursos y plazos de ejecucin.

5.5.3. Responsabilidad, autoridad y comunicacin


A continuacin se identifican algunos roles que no figuran en la estructura organizacional de la
Universidad de los Llanos, los cuales hacen parte integral de la estructura del Sistema
Integrado de Gestin:

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Tabla 03: Roles, cargos y responsabilidades.


ROL

CARGO

RESPONSABILIDADES
a)

Conformado por:
b)

Comit
Coordinador
SIG
Conformado

mediante
Resolucin
Rectoral
No.
2287 de 2010

Rector o su delegado,
quien lo presidir
Secretario General
Vicerrector
de
Recursos Universitarios
Vicerrector Acadmico
Asesor
Oficina
de
Planeacin
Profesional de Gestin
de la Divisin de
Servicios
Administrativos
Profesional de Gestin
de
la
Divisin
Financiera
Jefe
Oficina
de
Sistemas
Asesor Oficina Jurdico
Asesor
Oficina
de
Control Interno

c)

d)

e)

f)

g)
h)

i)

j)
a)
b)

c)

Representante
de
la
Alta
Direccin

Asesor de Planeacin,
designado
mediante
Resolucin Rectoral No.
2287 de 2010

d)

e)

f)
g)
h)

Recomendar pautas para la determinacin, implantacin,


adaptacin, complementacin y mejoramiento permanente del
Sistema Integrado de Gestin de conformidad con las normas
vigentes y las caractersticas propias de la universidad.
Estudiar y revisar la evaluacin del cumplimiento de las metas y
objetivos, dentro de los planes y polticas sectoriales y
recomendar los correctivos necesarios.
Asesorar al rector en la definicin de planes estratgicos y en la
evaluacin del estado de cumplimiento de las metas y objetivos
all propuestos.
Recomendar prioridades para la adopcin, adaptacin,
adecuado funcionamiento y optimizacin de los sistemas de
informacin gerencial, estadstica, financiera, de planeacin y
de evaluacin de procesos, as como para la utilizacin de
indicadores de gestin generales y por reas.
Estudiar y revisar la evaluacin al cumplimiento de los planes,
sistemas de control y seguridad interna y los resultados
obtenidos por las dependencias de la universidad.
Revisar el estado de ejecucin de los objetivos, polticas,
planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las
dependencias de UNILLANOS.
Coordinar con las dependencias de la entidad el cumplimiento
de sus funciones y actividades.
Presentar a consideracin del rector, las propuestas de
modificacin a las normas sobre Control Interno y Gestin de la
Calidad vigentes.
Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomits de
coordinacin del Sistema Integrado de Gestin que se
organicen; y
Las dems que le sean asignadas por el Rector y tengan
relacin con su naturaleza.
Ser el Interlocutor entre el rector y las instancias de
implementacin del Sistema Integrado de Gestin.
Informar al Comit de Coordinacin del Sistema Integrado de
Gestin sobre el avance en la implementacin y mejoramiento
continuo del Sistema Integrado de Gestin.
Direccional
eficiente
y
eficazmente
el
desarrollo,
implementacin y mejoramiento contino del Sistema Integrado
de Gestin.
Asegurar que el diseo, implementacin y mantenimiento del
Sistema Integrado de Gestin se ajusten a los requerimientos
MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009.
Coordinar la elaboracin y ejecucin del plan de
implementacin y mejoramiento continuo del Sistema Integrado
de Gestin.
Dirigir la labor del Equipo de facilitadores MECI-Calidad.
g) Revisar, corregir y aprobar los productos obtenidos de la
implementacin del Sistema Integrado de Gestin.
h) Evaluar y hacer seguimiento al plan de trabajo establecido
para la implementacin y mejoramiento continuo del Sistema
Integrado de Gestin.

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ROL

CARGO

RESPONSABILIDADES
a)

Grupo
de
Facilitadores
MECI-Calidad
Conformado
mediante
Resolucin
Rectoral
No.
2287 de 2010

La
designacin
de
integrantes del equipo de
facilitadores
MECI
Calidad estar a cargo de
la Oficina de Planeacin, la
cual realizara la seleccin
segn el perfil necesario
para realizar las labores
operativas del SIG, y dos
profesionales de la Oficina
Asesora de Planeacin. La
coordinacin del equipo es
responsabilidad del Asesor
de
la
Oficina
de
Planeacin.

b)

c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
a)

Lderes
Proceso

de

Rector,
Vicerrectores,
Decanos,
Asesores,
Profesionales de Gestin
Institucional Y Jefes de
Oficina

b)

c)

d)

e)
Lderes
Proceso

de

VIGENCIA: 2014

Rector,
Vicerrectores,
Decanos,
Asesores,
Profesionales de Gestin
Institucional Y Jefes de
Oficina
f)

g)

Preparar y divulgar guas para la elaboracin y actualizacin de


manuales y orientar a las dependencias en estos temas.
Preparar planes de actualizacin de manuales con base en las
necesidades y gestionar y controlar la formalizacin de los
mismos.
Promover y orientar la actualizacin y divulgacin de las
normas administrativas de carcter general.
Coordinar y participar en la realizacin de estudios
organizacionales y planes de modernizacin.
Proponer modelos de programacin, seguimiento y evaluacin
del trabajo grupal e individual.
Participar en escrutinios de eficiencia.
Mantener actualizado el inventario de trmites y vigilar su
divulgacin.
Promover la evaluacin de trmites institucionales.
Participar en la preparacin de material y medios para la
divulgacin de los trmites.
Las dems funciones que le sean asignadas de acuerdo con la
naturaleza del grupo.
Establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestin que
garanticen los resultados bajo parmetros de calidad,
eficiencia, eficacia y efectividad.
Participar en la definicin de los planes indicativos y de accin,
en la definicin y establecimiento de mecanismos de control,
seguimiento y evaluacin de los mismos, as como su puesta
en ejecucin, de acuerdo con los compromisos adquiridos.
Administrar adecuadamente en su dependencia, los recursos
humanos, fsicos, financieros y tecnolgicos y su utilizacin de
manera efectiva y oportuna.
Documentar y aplicar los mtodos, metodologas, procesos y
procedimientos y validarlos constantemente, con el propsito
de realizar los ajustes y actualizaciones necesarias de tal
manera que sean el soporte orientador fundamental, no solo
para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el
cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, tanto para
el plan de gestin como para los planes de accin.
Participar en la gestin corporativa, mediante la accin
individual en los procesos correspondientes, a travs del
ejercicio intrnseco del control, de tal manera que los partcipes
del proceso se conviertan en el elemento regulador por
excelencia del mismo, garantizando el logro de productos o
servicios con las caractersticas planeadas.
Realizar el seguimiento y control a su gestin particular,
mediante la aplicacin de los mecanismos e instrumentos de
control diseados y adoptados tanto en los planes como en los
procesos y procedimientos.
Identificar y priorizar aquellos procesos esenciales y crticos de
su dependencia, que resulten determinantes en la funcin que
les ha sido asignada, su secuencia e interaccin, con base en
criterios tcnicos previamente definidos.

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ROL

CARGO

VIGENCIA: 2014

RESPONSABILIDADES
h)

i)

j)

k)
l)

Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurar


que los procesos de su dependencia sean eficaces, tanto en su
operacin como en su control.
Identificar y disear, con la participacin de los funcionarios que
intervienen en cada uno de los procesos y actividades de cada
dependencia, los puntos de control sobre los riesgos de mayor
probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto
considerable en la satisfaccin de las necesidades o
expectativas de calidad de los usuarios, en las materias y
funciones que le competen a cada dependencia.
Comunicar a los funcionarios de su dependencia las decisiones
tomadas por el Comit de Coordinacin del SIG para su
oportuna implementacin.
Presentar propuestas de mejoramiento de los instrumentos del
Sistema Integrado de Gestin.
Brindar apoyo tcnico y garantizar la disponibilidad de tiempo al
representante de su dependencia para la implementacin,
desarrollo y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de
Gestin.

5.5.4. Comunicacin Interna


La Universidad de los Llanos cuenta con diferentes canales de comunicacin que le permiten
mantener el contacto con los usuarios, como son:

http://www.unillanos.edu.co/
Pgina Institucional:
Pagina del Sistema http://sig.unillanos.edu.co
Integrado de Gestin
6616800 Sede Barcelona
Lnea Telefnica:
6616900 Sede San Antonio
Buzn de PQR y http://www.unillanos.edu.co/index.php/servicios-de-informacion-alatencin al ciudadano: ciudadano.html
Boletines Internos
Boletines Externos
Direccin de
Km 12 Va Puerto Lpez, Vereda Barcelona.
Correspondencia:

En las caracterizaciones de cada uno de los procesos, se determina la interrelacin de


comunicacin e informacin entre los procesos del Sistema Integrado de Gestin. Se puede
acceder a estas mediante el mapa de procesos interactivo de la pgina del SIG:
http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=66&Itemid=55
Recordemos que los elementos de entrada de un proceso son, generalmente, salidas de otros
procesos (Nota 1 de la Definicin 3.43 NTCGP 1000:2009).

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5.5.5. Revisin por la Direccin


De acuerdo a la Resolucin Rectoral No. 3894 de 2012, es el rector de UNILLANOS en calidad
de presidente del comit coordinador del Sistema Integrado de Gestin, es quien tiene la
autoridad para convocar a este, cada vez que lo crea pertinente.

6. Gestin de los recursos


a) Recursos Econmicos
En la Caracterizacin de Proceso de Gestin Financiera (CP-FIN-01), define la metodologa
para la identificacin y asignacin de los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento
del Sistema Integrado de Gestin.
b) Recurso Humano
En la Caracterizacin de Proceso de Gestin de Talento Humano (CP-GTH-01), se establecen
los lineamientos para asegurar que el personal que interviene en el Sistema Integrado de
Gestin es competente para cumplir a cabalidad con sus responsabilidades.
c) Toma de conciencia
A travs de diferentes actividades de sensibilizacin y divulgacin (Capacitaciones,
Publicaciones, induccin y re induccin, etc.), el representante de la alta direccin y los lderes
de proceso, propenden de la concientizacin de los funcionarios que intervienen en el Sistema
Integrado de Gestin, respecto a temas como:
-

La aplicacin de la Poltica de Calidad en todos los cargos y lugares de trabajo.


La importancia de lograr los objetivos de calidad.
La responsabilidad de cada funcionario en la aplicacin de los procedimientos.
La importancia de satisfacer las necesidades de los usuarios y cumplir los requisitos
legales y reglamentarios.

d) Gestin de Recursos de Infraestructura


En la Caracterizacin de Proceso de Gestin de Bienes y Servicios (CP-GBS-01) se definen los
criterios y mtodos para determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para
lograr la conformidad con los requisitos de los servicios ofrecidos a travs del Sistema Integrado
de Gestin.

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7. Prestacin del Servicio


7.1. Planificacin de la prestacin del Servicios
La planificacin de los Servicios que presta la Universidad de los Llanos, se establece en las
caracterizaciones de proceso de cada uno de los procesos misionales, en los objetivos
especficos y en los indicadores de cada uno de ellos.
As mismo, en la caracterizacin de proceso y los procedimientos de gestin de apoyo a la
academia se establece la documentacin requerida para la prestacin y control de los servicios
que ofrece este proceso, adems estn a disposicin de los usuarios las fichas tcnicas de
servicio en el link Nuestra Oferta de la pgina del SIG.

7.2. Procesos relacionados con el Usuario


En cada uno de los procesos que prestan servicios, se describen las etapas mediante las
cuales se identifican las necesidades de los usuarios y se traducen en criterios y metodologas
documentadas para la prestacin de los mismos.
La Universidad de los Llanos adopta un Proyecto Educativo Institucional (PEI) en el cual se
establecen entre otras, las polticas y lineamientos para los diseos pedaggicos y curriculares
y para la formacin integral.
Mediante Acuerdo Superior 015 de 2003 se adopt el Reglamento Estudiantil, el cual permite la
adopcin de mecanismos de participacin de los usuarios.
7.3. Determinacin de requisitos relacionados con el servicio
La prestacin de los servicios de docencia, investigacin y extensin se rige por las condiciones
fijadas en la Ley 30 de 1992 para Instituciones de Educacin Superior.
Los requisitos ms relevantes de los servicios, se determinan y comunican mediante la
publicacin de los portafolios de servicios, las Fichas Tcnicas de Servicio a las que se puede
acceder mediante el link Nuestra Oferta de la pgina del SIG, las fichas de trmite a las
cuales es posible acceder mediante el link Trmites de la pgina principal y los plegables
emitidos por los diferentes programas acadmicos. As mismo, las directrices dadas por los
reglamentos de la Universidad, permiten cumplir las normas legales y constitucionales
aplicables a la prestacin de los servicios universitarios.
7.4. Comunicacin con el usuario
En la caracterizacin de proceso de comunicaciones se describen los medios y mecanismos
que la Universidad de los Llanos ha establecido para desarrollar la comunicacin con los
usuarios y con la comunidad acadmica.

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7.5. Diseo y desarrollo


En cada uno de los procesos misionales, se define la metodologa que se sigue para el diseo y
desarrollo de la prestacin del servicio, explicando la aplicacin y cumplimiento de requisitos del
numeral 7.3 de la norma as:

Proceso de Autoevaluacin Institucional: Para el registro de nuevos programas


acadmicos se estableci el Procedimiento de registro calificado para programas nuevos
(PD-AEI-01).

Proceso de Investigacin: Para que los grupos de investigacin puedan desarrollar sus
proyectos, se establecieron:
- PD-INV-01 Procedimiento para convocatorias de proyectos de investigacin.
-

PD-INV-02 Procedimiento seleccin y aprobacin de proyectos.

Proceso de Proyeccin Social: Para asegurar la realizacin y diseo de proyectos de


extensin, as como el seguimiento y control a la ejecucin de los mismos, se
establecieron:
- PD-PSO-06 Procedimiento de aval y financiacin de proyectos

7.6. Adquisicin de bienes y servicios


En el proceso de Gestin de Bienes y Servicios se encuentran documentados los
procedimientos que establecen la realizacin de los diferentes tipos de contratacin para la
adquisicin de bienes y servicios, los cuales se realizan bajo lo reglamentado en el Manual de
procesos y contratacin de la Universidad de los Llanos y dems reglamentacin interna
vigente.

7.7. Prestacin del servicio

7.7.1. Control de la prestacin del servicio


En la caracterizacin de cada uno de los Procesos se indican los documentos (internos y
externos) asociados al proceso y el seguimiento y medicin por medio de indicadores de
gestin.
A su vez, los procedimientos documentados definen los responsables y criterios para realizas
las actividades de los procesos. En el numeral 3 de estos se identifica el marco legal aplicable,
en el captulo 8 los documentos de referencia (internos y externos) asociados al procedimiento
y los registros que se generan por su implementacin.
En las fichas tcnicas de servicio se indican los puntos de control y los criterios de aceptacin
de los servicios que ofrece la Universidad de los Llanos
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7.7.2. Identificacin y trazabilidad


Al ingresar un nuevo estudiante se le asigna un cdigo que permite identificar el ao, periodo
acadmico y el programa acadmico al que ingres. Esta tarea es responsabilidad de la oficina
de Admisiones, como reza el artculo 06 del Acuerdo Superior 062 de 1994.
7.7.3. Propiedad del Cliente
El proceso de Investigacin, realiza las actividades de acuerdo con el estatuto de propiedad
intelectual de la Universidad de los Llanos, donde se describen los criterios para el manejo del
contenido de publicaciones y derechos de autor.
7.7.4. Preservacin del Producto
Teniendo en cuenta que la oferta de la Universidad es de servicios de docencia, investigacin y
extensin, se considera como componente tangible de los mismos la informacin que permite
realizar su identificacin y trazabilidad.
En la caracterizacin de proceso de gestin documental se describen los criterios y condiciones
para la preservacin y proteccin de la documentacin que soporta las actividades de los
procesos de la Universidad de los Llanos.
En la caracterizacin de proceso de gestin de TIC se describen los criterios y condiciones para
la preservacin y proteccin de la informacin en medio digital que soporta las actividades de
los procesos de la Universidad de los Llanos.

8. Medicin, anlisis y mejora


La medicin, anlisis y mejora del Sistema Integrado de Gestin, se realiza a travs del proceso
de Gestin de la Calidad.
8.1. Generalidades
La Universidad de los Llanos por medio del Proceso de Autoevaluacin Institucional evidencia
su inters por el mejoramiento continuo. En l se pretende lograr la acreditacin en alta calidad
de los programas acadmicos, como parte del propsito de la acreditacin en institucional.
8.2. Seguimiento y Medicin
En los procedimientos documentados del proceso de Evaluacin, Control y Seguimiento
Institucional se describen los criterios y condiciones para realizar el seguimiento y medicn de
procesos, servicios y planes de la Universidad de los Llanos.

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8.3. Control del Servicio no conforme


En el Procedimiento para el control del producto/servicio no conforme (PD-GCL-03) se
establecen los controles y actividades a seguir para el tratamiento del servicio no conforme que
se presente en la Universidad de los Llanos
8.4. Anlisis de datos
Cada uno de los procesos, con la asesora de la Coordinacin del SIG, define sus indicadores
de gestin los cuales son administrados a travs del aplicativo en google drive diseado para tal
fin, y el cual puede ser visualizados desde el siguiente link:
http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=88&Itemid=65
Dicho aplicativo es administrado por la coordinacin del SIG y cuenta con un tablero de mando
que muestra grficamente el comportamiento de los indicadores.
8.5. Mejora
En el Proceso de Gestin de la Calidad, se describen los criterios y condiciones para la mejora
continua del Sistema Integrado de Gestin, el cual incluye:

PD-GCL-03 Procedimiento para el control del producto/servicio no conforme.

PD-GCL-05 Procedimiento para acciones preventivas y correctivas.

9. Documentos de referencia

PD-ECS-02

Procedimiento para la gestin del riesgo

PD-GCL-01

Procedimiento de control de documentos

CP-DIE-01

Caracterizacin de Proceso Direccionamiento Estratgico

CP-COM-01 Caracterizacin de Proceso Comunicacin Institucional

CP-GCL-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de la Calidad

CP-DOC-01

Caracterizacin de Proceso Docencia

CP-INV-01

Caracterizacin de Proceso Investigacin

CP-PSO-01

Caracterizacin de Proceso Proyeccin Social

CP-BIN-01

Caracterizacin de Proceso Bienestar Institucional

CP-JUR-01

Caracterizacin de Proceso Gestin Jurdica

CP-GTH-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de Talento Humano

CP-FIN-01

Caracterizacin de Proceso Gestin Financiera

CP-GIT-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de Internacionalizacin

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MANUAL DE CALIDAD

VIGENCIA: 2014

CP-GBS-01

CP-GDO-01 Caracterizacin de Proceso Gestin Documental

CP-GRT-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de TICs

CP-GAA-01

Caracterizacin de Proceso Gestin de Apoyo a la Academia

CP-ECS-01

Caracterizacin de Proceso Evaluacin, Control y Seguimiento

CP-AEI-01

Caracterizacin de Proceso Autoevaluacin Institucional

PD-AEI-01

Procedimiento de registro calificado para programas nuevos

PD-INV-01

Procedimiento para convocatorias de proyectos de investigacin.

PD-INV-02

Procedimiento seleccin y aprobacin de proyectos

PD-PSO-06

Procedimiento de aval y financiacin de proyectos

PD-GCL-03

Procedimiento para el control del producto/servicio no conforme

PD-GCL-05

Procedimiento para acciones preventivas y correctivas

Mapa de riesgos institucional

Fichas tcnicas de servicio

Trmites

Manual de procesos y contratacin de la Universidad de los Llanos

Acuerdo Superior 015 de 2003

Caracterizacin de Proceso Gestin de Bienes y Servicios

10. Registro de Modificaciones


Fecha

Cambio

Nueva versin

11/02/2013

Documento Nuevo

01

18/07/2014

Actualizacin de los documentos de referencia PD-ESC-02 y


PD-GCL-03,
adems,
se
actualiz
el
numeral
correspondiente al anlisis de datos.

02

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