BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT ECOFACTORIJ

GEMEENTE APELDOORN

19 februari 2002 110161/CE2/001/000013

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

Inhoud
1 2 3 4 5 Inleiding _______________________________________________________________ 3 De Ecofactorij____________________________________________________________ 4 Facility- en parkmanagement ________________________________________________ 5 Kaders plan _____________________________________________________________ 7 Hoofdlijnen plan__________________________________________________________ 9 5.1 Organisatie ____________________________________________________________9 5.2 De business-units______________________________________________________ 10 5.3 Financiën ____________________________________________________________ 11 5.3.1 Algemene managementkosten _________________________________ 11 5.3.2 De beheerkosten_______________________________________________ 12 5.3.3 Kosten utilities __________________________________________________ 12 5.3.4 Kosten facilities_________________________________________________ 12 5.3.5 Kosten totaal___________________________________________________ 13 6 Utilitycentre____________________________________________________________ 14 6.1 Inleiding _____________________________________________________________ 14 6.2 Energie ______________________________________________________________ 14 6.2.1 Infrastructuur ___________________________________________________ 14 6.2.2 Inkoop energie_________________________________________________ 15 6.2.3 Optimaliseren onderling gebruik_________________________________ 15 6.3 Waterbeheer_________________________________________________________ 16 6.4 Afvalbeheer__________________________________________________________ 16 7 Facility centre ___________________________________________________________17 7.1 Inleiding _____________________________________________________________ 17 8 Terreinbeheer __________________________________________________________ 20 8.1 Inleiding _____________________________________________________________ 20 8.2 Beheer op basis van beeldkwaliteit ____________________________________ 20 9 Implementatie __________________________________________________________ 22 9.1 Inleiding _____________________________________________________________ 22 9.2 2002 Voorbereidingsjaar ______________________________________________ 22 Bijlage 1 De facilities ________________________________________________________ 23 Bijlage 2 Aannames bij 100% deelname ______________________________________ 25 Colofon __________________________________________________________________ 26

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

2

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

1

Inleiding

Met de Ecofactorij wordt een bedrijventerrein ontwikkeld waar efficiency en duurzaamheid samen moeten gaan. Op de Ecofactorij wordt een parkmanagement-organisatie actief. Deze organisatie zal binnen de kaders van het Kwaliteitsplan, het Bestemmingsplan, de erfpachtvoorwaarden en de oprichtingsvoorwaarden haar activiteiten ontplooien. De activiteiten van het parkmanagement bestrijken het brede terrein van facility- en parkmanagement, namelijk: Facility services; Site services; Parkmanagement. Daarnaast zal bijzondere aandacht worden besteed aan de utilities, waaronder zowel de aanleg en beheer van de infra behoort, als de inkoop van de verschillende utiliteiten. Op dit moment is de Ecofactorij in de ontwikkelfase. Verwacht wordt dat de eerste bedrijven in de loop van 2002 zullen beginnen met de bouwactiviteiten. Ongeveer eenderde deel van de grond is verkocht. Bij de opstelling van het bedrijfsplan is hiermee rekening gehouden. Het is een bedrijfsplan op hoofdlijnen wat geconcretiseerd wordt op het moment dat meer bedrijven bekend zijn. Dit sluit overigens aan bij de oprichtingsvoorwaarden van de Coöperatie parkmanagement Ecofactorij waarin een belangrijke rol is weggelegd voor de Algemene Leden Vergadering. Dit betekent dan ook dat het bedrijfsplan in samenspraak met en na goedkeuring van de ALV zal worden uitgewerkt. ARCADIS is samen met Twijnstra Gudde en Wassink-Dekker Management Consultants gevraagd om het bedrijfsplan voor het parkmanagement Ecofactorij op te stellen. Twijnstra Gudde heeft zich daarbij specifiek gericht op het facilitaire deel, Wassink-Dekker op het utilitaire deel. ARCADIS heeft de overige delen uitgewerkt en had de eindverantwoordelijkheid voor het gehele project. Het bedrijfsplan is in nauwe samenspraak met vertegenwoordigers van de gemeente, vertegenwoordigers van het georganiseerde bedrijfsleven en de reeds bekende vestigingskandidaten voor de Ecofactorij tot stand gekomen. Daarnaast is gebruik gemaakt van documentatie die ons ter beschikking is gesteld door de gemeente Apeldoorn.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

3

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

2

De Ecofactorij

De Ecofactorij is het terrein dat wordt begrensd door de Woudhuizermark, de rijkswegen A1 en A50, de spoorlijn Apeldoorn-Zutphen en een strook agrarische gronden ten noorden van de provinciale weg N345 (Zutphensestraat) . De Ecofactorij wordt een hoogwaardig bedrijventerrein voor relatief grootschalige bedrijven (> 3 ha.). Overigens is ook vestiging van kleinschaliger bedrijven op een deel van het terrein mogelijk. De Ecofactorij wordt ontwikkeld als een duurzaam terrein voor bedrijven in de sectoren industrie, productie en nutsbedrijven, die relatief veel werkgelegenheid bieden. Met het oog op een gedifferentieerd aanbod aan bedrijven en het stimuleren van ‘stuwende economische sectoren’ richt de Ecofactorij zich met name op innovatieve en duurzame industrie en een hoge ruimtelijke kwaliteit. Op de Ecofactorij zal efficiency en duurzaamheid moeten samengaan. Met efficiency wordt bedoeld dat bedrijven op een gezonde manier moeten kunnen ondernemen. Met duurzaamheid wordt bedoeld dat de milieu- en omgevingseffecten op de korte en lange termijn worden geminimaliseerd. De ambities ten aanzien van duurzaamheid zijn in een kwaliteitsplan vastgelegd. Hierbij is naar de bedrijven toe onderscheid gemaakt tussen minimale voorwaarden (vestigingspakket) waaraan voldaan moet worden om zich op de Ecofactorij te kunnen vestigen en meer ambitieuze doelstellingen (pluspakket). Voor het stimuleren van deze ambitieuze doelstellingen is voor de bedrijven een milieupuntensysteem met financiële prikkels uitgewerkt. In de erfpachtvoorwaarden zijn deze ambities voor de individuele bedrijven vastgelegd. Hiermee hebben ze privaatrechtelijke status. In het bestemmingsplan zijn de publiekrechtelijke verplichtingen vastgelegd. In de erfpachtvoorwaarden is daarnaast opgenomen dat de bedrijven lid zijn van de Coöperatie parkmanagement Ecofactorij U.A. De Coöperatie is opgericht om het parkmanagement op de Ecofactorij te verzorgen. Daarbij moet op een creatieve en innovatieve wijze de kwaliteit van de Ecofactorij worden gewaarborgd, waarbij draagvlak wordt gecreëerd voor efficiency en duurzaamheid.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

4

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

Facility- en parkmanagement
Parkmanagement is het sturen op inrichting, uitgifte en beheer van een kantorenpark, bedrijventerrein of site en het faciliteren van gevestigde organisaties en bedrijven. Het doel is het verkrijgen en behouden van het kwaliteitsniveau van zowel het private domein als van de facilitaire dienstverlening. Facility- en parkmanagement bestaat uit drie, samenhangende onderdelen, namelijk: Facility services wat gaat over het gezamenlijk organiseren van diensten. Site management wat het beheer is op particuliere kavels. Hiertoe behoort zowel gebouwen- als terreinbeheer. Parkmanagement wat het beheer van de openbare ruimte is.

3

Facility- en parkmanagement
Facility- en sitemanagement heeft betrekking op het private deel van het bedrijventerrein. Het gaat hierbij om allerlei diensten die door en voor bedrijven worden georganiseerd. Hierbij kan niet alleen worden gedacht aan het beheer van de site en de gebouwen maar ook aan zaken als gezamenlijke beveiliging en kinderopvang.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

5

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

Parkmanagement: vijf pijlers bijeengebracht
De producten en diensten kunnen worden gegroepeerd in vijf elementen: bouwkundige, civieltechnische, utilities, diensten en bijzondere voorzieningen. Het parkmanagement voert hierbij de resultaat gerichte regie over de services in opdracht van eigenaren, organisaties. Afhankelijk van de situatie kan een basispakket, keuzepakket of een toekomstig pakket worden aangeboden.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

6

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

4

Kaders plan

De belangrijkste kaderstellende documenten voor het parkmanagement op de Ecofactorij zijn de Oprichtingsakte coöperatief parkmanagement Ecofactorij U.A. en de Erfpachtvoorwaarden zoals die voor de Ecofactorij zijn opgesteld. De hoofdpunten van de Oprichtingsakte zijn: Doel: o o Parkmanagement op de Ecofactorij; Verbreding mogelijk.

Alleen grondeigenaren zijn lid. Gebruikers kunnen gedelegeerd lid zijn; Bestuur bestaat uit: o o o Vertegenwoordiger gemeente; Vertegenwoordiger waterschap; Minimaal drie bedrijven. Groenbeheer; Beveiliging; Afvalmanagement; Watermanagement; Energiemanagement; Coördinatie bedrijfsvervoer; Promotie; Gronddepot; Alle andere parkmanagement-activiteiten.

Mogelijke verplichtingen: o o o o o o o o o

De hoofdpunten van de erfpachtvoorwaarden zijn: Bedrijven zijn verplicht lid van de Coöperatie; Daarmee zijn ze verplicht om medewerking te verlenen aan parkmanagement; Parkmanagement betreft: o o Voorzieningen; Beheer op basis van kwaliteitsprofiel

ALV besluit over hoogte van de contributie; Vervoersmanagement is essentieel onderdeel; Afval wordt collectief geregeld.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

7

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

Algemene uitgangspunten zijn daarmee: 1. Parkmanagement heeft betrekking op: a. b. 2. Voorzieningen; Beheer.

Drie groepen van activiteiten zijn te onderkennen voor de parkmanagementorganisatie: a. b. c. Verplichte activiteiten parkmanagement; Niet verplicht voor parkmanagement, wel voor bedrijven en er is sprake van schaalvoordelen; Niet verplichte activiteiten met schaalvoordelen.

3.

Centraal staat: parkmanagement moet bedrijven van voordelen overtuigen en zo min mogelijk werken met verplichtingen;

Samengevat uitgangspunten: 1. 2. 3. Die zaken oppakken die verplicht zijn en die zaken die schaalvoordelen kennen; Werken met een groeimodel; beginnen met minimumpakket; Pas bij voldoende leden besluiten over aanvullende diensten.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

8

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

5

Hoofdlijnen plan

5.1

ORGANISATIE Binnen de parkmanagement-organisatie zullen verschillende activiteiten worden ondergebracht die sterk van elkaar verschillen in aard van de werkzaamheden, betrokken partijen en financieringsgrondslag. Dit vraagt om een organisatie waarin deze activiteitengroepen in afzonderlijke businessunits worden ondergebracht. De drie business units die worden onderkend zijn: a. utility center b. beheerunit c. facilitycenter Daarbij kan niet worden uitgesloten dat bij de ontwikkeling van de organisatie nieuwe activiteiten zullen worden opgepakt. Dit vraagt om een organisatievorm die een grote mate van flexibiliteit bezit. Onderstaand schema komt aan beide tegemoet:

De parkmanagement-organisatie valt daarbij onder de Coöperatie waarbij het bestuur de dagelijkse aansturing verzorgt. De parkmanagement-organisatie stelt hierbij jaarplannen op die na vaststelling door de Algemene Ledenvergadering (ALV) als kader dienen voor de aansturing door het bestuur. Maandelijks vindt overleg plaats tussen de directie van de parkmanagement-organisatie en het bestuur. De voorzitter van het bestuur zit deze vergaderingen voor. De parkmanagement-organisatie bereidt deze voor en zorgt voor de verslaglegging. De parkmanagement-organisatie draagt primair de verantwoordelijkheid voor het algemeen management en aanbieden van diensten en services via raamcontracten en waar mogelijk en wenselijk via resultaatgerichte contracten. Onder de parkmanagement-organisatie functioneren drie in administratieve zin zelfstandige businessunits die zelfstandige jaarplannen en begrotingen opstellen.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

9

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

Bij raamcontracten sluiten de bedrijven individueel contracten, binnen de kaders en de randvoorwaarden van het raamcontract, met gespecialiseerde leveranciers. De daadwerkelijke uitvoering van faciliteiten worden ondergebracht bij geselecteerde gespecialiseerde bedrijven. De parkmanagement-organisatie stuurt hen aan en controleert in de volle breedte hun kwaliteit. Bij maincontracting loopt het leveren van diensten en producten via de parkmanagementorganisatie.

5.2

DE BUSINESS-UNITS Het Utility centre, de beheerunit en het facilitair bedrijf vallen organisatorisch als business units onder de parkmanagement-organisatie. Zij kennen eigen jaarplannen en begrotingen, waarbij de eindverantwoordelijkheid bij de parkmanager ligt. Zeker in de aanvangsfase zal er geen sprake zijn van een fysiek Utilitycentre. Terreinbeheer zal nooit in fysieke vorm worden gerealiseerd, dan alleen dat de parkmanager als zodanig aangesproken kan worden. Het Facilitair bedrijf zal als een centraal gelegen, goed herkenbaar en makkelijk toegankelijk dienstverleningspunt gerealiseerd moeten worden. De toegankelijkheid dient zowel vanuit het oogpunt van de leveranciers als vanuit het oogpunt van de klant eenduidig te zijn.

Profit of cost centre
De business units functioneren binnen de overall formule die is gekozen voor Ecofactorij, met name wat betreft de duurzaamheidaspecten. De drie business units worden binnen de geldende randvoorwaarden voor Ecofactorij opgezet als profit-centre. De ‘winst’ komt ten goede aan de coöperatie en aan de duurzaamheid van de geleverde producten en diensten en van het park in het algemeen. Deze opzet heeft de volgende voordelen: Het stimuleert de marktgerichtheid, hetgeen binnen de gegeven kaders en doelstellingen op het gebied van duurzaamheid leidt tot een optimale prijs/prestatieverhouding van de geleverde producten en diensten. De business units kunnen zich ontwikkelen tot bescheiden maar volwaardige business units binnen Ecofactorij. Het inzicht in de financiële huishouding in relatie tot de nagestreefde duurzaamheid is maximaal. Op de lange termijn en op duurzaamheid georiënteerd; het vermijden van korte termijn winstoogmerken die de duurzaamheid van het park als geheel zouden kunnen ondergraven. Levert een positieve bijdrage aan het beoogde doel van Ecofactorij. Genereert eigen dekking voor de noodzakelijke ontwikkelingen, vervangingen en investeringen.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

10

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

Besturing
De verschillende business units maken jaarlijks businessplannen welke moeten worden geaccordeerd door het bestuur van de Coöperatie. Daarbij worden eigen exploitatiebegroting opgesteld.

5.3

FINANCIËN De kosten van parkmanagement bestaan uit de volgende posten: Algemene managementkosten. beheerkosten van publieke en private terreinen. Werkzaamheden die samengaan met utilities. Werkzaamheden die samengaan met facilities. Deze kosten kunnen in deze fase alleen globaal worden uitgewerkt. Na keuze door de Coöperatie van de parkmanagement-organisatie zal aan deze partij bij aanvang gevraagd worden om een meer uitgewerkte en concretere begroting. De kosten zullen opgebracht moeten worden door die partij die daarvoor primair verantwoordelijk is of die partij die daarvan de voordelen kent. Concreet betekent dit dat het beheer van de openbare ruimte gefinancierd zal worden door de gemeente Apeldoorn, en het beheer van de private terreinen door de bedrijven. Voor het Utilitycenter zal een verdeelsleutel worden gemaakt. Verwacht wordt dat het Facilitycenter zelfvoorzienend zal zijn waarbij eventuele onrendabele delen door zowel gemeente als bedrijven opgebracht zullen worden. In de komende jaren zullen de activiteiten verder worden voorbereid waarbij begrotingen en verdeling van de kosten worden aangegeven.

5.3.1

ALGEMENE MANAGEMENTKOSTEN De algemene managementkosten zullen het eerste jaar (2002) relatief beperkt zijn. Het aantal bedrijven dat in 2002 al daadwerkelijk activiteiten onderneemt op de Ecofactorij zal klein zijn. Daartegenover staat dat een aantal zaken die in dit bedrijfsplan nu nog globaal zijn aangegeven, concreet uitgewerkt moeten worden. Dit betekent dat hiertoe concrete plannen moeten worden gemaakt, partners gezocht en contracten moeten worden gesloten. We gaan ervan uit dat hiermee gemiddeld één dag per week mee gemoeid is. Deze werkzaamheden kunnen het eerste jaar vanuit kantoor van de parkmanagementorganisatie worden uitgevoerd, waardoor de huisvestingskosten afwezig zijn. Zeker indien voor overleggen dat eerste jaar gebruik kan worden gemaakt van ruimte van de gemeente. Overigens kan worden overwogen om nu reeds een infocentre te openen op de Ecofactorij. Dit biedt voordelen in acquisitaire sfeer. Indien daartoe wordt besloten kan de parkmanager hier worden gehuisvest en kunnen de overleggen hier worden georganiseerd. Op het moment dat de parkmanagement-organisatie daarin een rol krijgt, heef dit uiteraard consequenties voor de algemene management-vergoeding. Samengevat betekent dit dat de algemene managementkosten het eerste jaar voornamelijk bestaan uit personeelskosten. De aard van de werkzaamheden brengt met zich mee dat dit

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

11

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

door een parkmanager moet worden gedaan die inhoudelijk goed op de hoogte is en met voldoende gewicht de onderhandelingen kan voeren. Het gemiddelde dagtarief van dit type parkmanager is 1.135 Euro. Hiermee komen de algemene managementkosten het eerste jaar op € 56.750. De kosten voor navolgende jaren zullen op basis van een gespecificeerde begroting, waarbij zowel activiteiten als kosten in beeld worden gebracht, door de ALV worden bepaald. De parkmanagement-organisatie zal daartoe in november 2002 een voorstel doen aan de ALV. Voorgesteld wordt om de kosten van het eerste jaar te laten dragen door de gemeente. Voor de kosten van navolgende jaren zal een verdeelsleutel moeten worden gemaakt. Dit kan onderdeel zijn van het voorstel zoals dat aan de ALV wordt gedaan.

5.3.2

DE BEHEERKOSTEN Zoals gebruikelijk werkt ook gemeente Apeldoorn met de verplichting aan ontwikkelende partijen om het eerste jaar na aanleg het onderhoud te verzorgen. Dit geldt zowel voor de aanleg van de infra en de verlichting als voor het groenonderhoud. Daarmee blijven de beheerkosten in de beginperiode beperkt tot het organiseren van en toezien op reguliere onderhoudswerkzaamheden op het bouwrijp gemaakte terrein. Onderdeel daarvan kan zijn het invullen van “wakerdiensten”. Belangrijk ook al in de beginfase is dat de Ecofactorij een goede en nette uitstraling heeft. Door de gemeente is aangegeven dat de toezichthoudende activiteiten in de fase van de grondexploitatie vooralsnog door de gemeente zullen worden verzorgt. Daarmee zullen er in de sfeer van het beheer van de openbare ruimte de eerste jaren geen kosten zijn voor de Coöperatie. Uiterlijk in het laatste jaar van de grondexploitatie zullen tussen de gemeente en de Coöperatie afspraken moeten worden gemaakt over het overdragen van deze activiteiten en de voorwaarden waaronder dit zal plaatsvinden. Door de gemeente is daarbij aangegeven dat het beheerbudget naar de parkmanagement-organisatie overgaat vanuit het adagium van geld volgt taak.

5.3.3

KOSTEN UTILITIES De kosten die hiermee gepaard gaan, betreffen met name het verder uitwerken van de infrastructuur en het uitschrijven van een tender voor de levering van de energie. Deels vallen deze kosten in de algemene managementkosten. Een deel van deze werkzaamheden is echter dusdanig specifiek dat deze niet door de algemeen manager verzorgd zullen kunnen worden. We schatten in dat de werkzaamheden die hiermee gepaard gaan 22.700 Euro bedragen (20 dagen werk).

5.3.4

KOSTEN FACILITIES De facilities zullen volledig gefinancierd dienen te worden door afname van de diensten en/of door een deel van de gerealiseerde kortingen daarvoor in te zetten. Deze hebben dan ook geen algemeen kosteneffect.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

12

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

5.3.5

KOSTEN TOTAAL In dit bedrijfsplan zijn alleen de kosten van het eerste jaar opgenomen. De kosten van navolgende jaren zal op basis van een gespecificeerde begroting worden voorgelegd aan de ALV, waarbij ook een voorstel wordt gedaan voor de verdeelsleutel tussen de bedrijven onderling en tussen de bedrijven, de gemeente en andere betrokken partijen. De kosten die het eerste jaar gemaakt worden, bestaan uit de algemene managementkosten en de inzet van een specialist voor de werkzaamheden in het kader van utilities. We stellen voor dat deze door de gemeente Apeldoorn worden gedragen.

KOSTEN UITWERKING PARKMANAGEMENT ECOFACTORIJ IN 2002 BEDRAGEN € 79.450

In deze kosten is alleen personele inzet van de parkmanagement-organisatie meegenomen. Kosten van andere partijen, of kosten in de sfeer van juridische vastlegging zijn niet meegenomen.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

13

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

6

Utilitycentre

6.1

INLEIDING Bij de Ecofactorij vormen de energievoorziening/-huishouding, goed afval- en waterbeheer wezenlijke onderdelen. Onder de energievoorziening/-huishouding wordt verstaan de levering van elektriciteit, gas, warmte/koude en processtoom. Bij afvalbeheer gaat het om het beperken van de afvalstroom en het zo optimaal mogelijk gescheiden aanbieden van het afval. Bij goed waterbeheer staan beperking van leidingwater, het gebruik van grijs water en een goede gescheiden afvoer van hemelwater centraal. De activiteiten in dit kader worden voor de Ecofactorij ondergebracht in een (virtueel) Utility centre. Vanwege de samenhang met de activiteiten worden daaraan goed afval- en waterbeheer toegevoegd. Continuon zal in eerste instantie de partner en het aanspreekpunt zijn voor beheer en onderhoud van de infrastructuur. Continuon zal tevens zorgdragen voor een optimale afstemming met de in de gemeente Apeldoorn reeds aanwezige infrastructuur. Optimalisatie van de kosten voor de Ecofactorij en de gemeente Apeldoorn is hierbij de doelstelling.

6.2

ENERGIE Op het gebied van energie kunnen de volgende taken worden onderscheiden: (Organiseren) van de aanleg van de infrastructuur. (Organiseren) van het beheer van de infrastructuur. Inkoop van de energie. Optimaliseren onderling gebruik restenergie. Het Utilitycentre is daarbij aanspreekbaar op de bijdrage aan Apeldoorn, energieneutrale stad. Vanuit kostenoverwegingen en beperkte meerwaarde zal zeker in de beginfase geen fysiek Utilitycentre worden gecreëerd.

6.2.1

INFRASTRUCTUUR Het besluit Aanleg Energie-Infrastructuur geeft het recht van een openbare procedure, waarbij ingeschreven wordt op een opdracht om een betrouwbare, duurzame, doelmatige en milieuhygiënisch verantwoorde milieu-infrastructuur in een gebied in een gemeente aan te leggen, een natuurlijk of rechtspersoon te bepalen die de energie-infrastructuur mag

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

14

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

aanleggen waarbij de gemeente de bevoegdheid geeft tot het aanleggen van die energieinfrastructuur. Netaanleg en -beheer als zodanig heeft weinig uit te staan met duurzaam energieverbruik. Daarnaast leidt de aansprakelijkheid met betrekking tot de leveringszekerheid tot dusdanig grote risico’s dat deze feitelijk alleen aan een professionele partij kan worden overgelaten. We stellen voor om Continuon hiervoor te benaderen. Samen met Continuon zal dit onderdeel door de parkmanagement-organisatie verder worden uitgewerkt. Daarmee adviseren we om dit niet te tenderen, en wel om de volgende redenen: effecten op duurzaamheid zijn beperkt of afwezig; besparingsmogelijkheden zijn minimaal; kosten van tender zijn aanzienlijk; ervaringen tot op heden zijn niet positief. Met andere woorden: de voordelen zijn er nauwelijks en er gaan redelijk forse kosten mee gepaard.

6.2.2

INKOOP ENERGIE Door verschillende partijen zal energie worden geleverd. Dit betreffen op de eerste plaats NUON (windmolens), VAR (vergassing), Fibroned (laagtemperatuur warmte) en Winnerway (warmtewinning uit asfalt). De inkoop van deze en andere energie zal door het Utilitycentre plaatsvinden. Hierbij is marktconformiteit (binnen de kaders van duurzaamheid en de eisen gesteld ten aanzien van de inkoop van groene energie) leidend. Dit betekent dat de inkoop van de energie door middel van een tender zal plaatsvinden. In dat kader is gesproken met de afdeling Inkoop van de gemeente Apeldoorn. Vanwege de schaalvoordelen en daarmee kostenreductie heeft gezamenlijk tenderen zowel voordelen voor de gemeente als voor de Ecofactorij. Voorgesteld wordt dan ook om hierin gezamenlijk op te trekken. Belangrijk aspect hierbij is de leveringszekerheid/afname en het verzorgen van een backuplevering. Met de gekozen leverancier zullen hierover afspraken worden gemaakt. Deze leverancier zal tevens de programmaverantwoordelijkheid (PV) overnemen.

6.2.3

OPTIMALISEREN ONDERLING GEBRUIK In het acquisitiebeleid van de gemeente zijn voor de Ecofactorij bedrijven die relatief grote reststromen energie produceren dan wel afnemen een belangrijke groep. Door TNO worden deze bedrijven voor vestiging doorgelicht op de mogelijkheden om het energiegebruik te optimaliseren. De rol van de parkmanagement-organisatie is daarbij adviserend en faciliterend. Zo kan in overleg met TNO, gemeente en Continuon optimalisatie van gebruik van de reststromen worden bekeken en optimale infrastructuur daarvoor worden aangelegd. De kosten die hiermee gepaard gaan zullen moeten worden opgebracht door de partijen die een dergelijke koppeling willen realiseren. Hierbij kan uiteraard worden onderzocht welke mogelijkheden de overheid in dit kader ter beschikking wenst te stellen.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

15

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

6.3

WATERBEHEER Op het gebied van waterbeheer zijn ambitieuze doelstellingen geformuleerd. De hemelwaterafvoer dient volledig va het oppervlaktewater plaats te vinden. Derhalve niet via het rioolstelsel. Mede om deze doelstelling te bereiken dienen de bedrijven een watermanagementplan op te stellen. Ten aanzien van het gebruik van grijs water wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn voor een centrale industriële watervoorziening. Daarbij wordt ook onderzocht in hoeverre afvalwater kan worden opgewaardeerd tot grijs water. De bedrijven dienen te beschikken over een eigen bluswatervoorziening. Onderzocht kan worden wat de mogelijkheden zijn van gemeenschappelijke bluswatervoorzieningen. Ondanks het feit dat in de diverse plannen hiervoor geen specifieke rol voor de parkmanagement-organisatie wordt benoemd, lijken op dit terrein kansen te liggen. Door de betrokkenheid van Continuon en het Waterschap kan dit onderdeel op zorgvuldige en efficiënte wijze door de parkmanagement-organisatie worden opgepakt.

6.4

AFVALBEHEER Centrale doelstelling bij het afvalbeheer is het minimaliseren van de afvalstromen. De afvalstromen die toch ontstaan dienen te worden gescheiden tot deelstromen en gecontroleerd worden opgeslagen. De parkmanagement-organisatie zal op basis van een tender een marktpartij selecteren die hiervoor onder verantwoordelijkheid van de parkmanagement-organisatie zorg zal dragen. De bedrijven zullen daarbij participeren in een collectief systeem van afvalinzameling.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

16

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

7

Facility centre

7.1

INLEIDING Bij facility management kan aan een groot aantal zaken worden gedacht. Van het regelen van kinderopvang, het gezamenlijk inkopen van kantoorartikelen en –automatisering tot het goed organiseren van de bewaking. Een centraal, aan het parkmanagement gelieerd, facilitair bedrijf biedt aan de deelnemende organisaties de mogelijkheid facilitaire taken gezamenlijk en/of individueel uit te besteden en te kunnen profiteren van schaalvoordelen. De facilities zijn doorgerekend binnen de kaders zoals in de bijlagen is uitgewerkt.

Algemene uitgangspunten facilitaire voorzieningen
De volgende uitgangspunten hanteren wij bij de facilitaire voorzieningen op het bedrijventerrein Ecofactorij: De Algemene Vergadering stelt vast of producten en diensten al dan niet verplicht c.q. collectief zijn. De meeste facilities worden aangeboden op commerciële basis. Er is geen verplichte deelname. Collectieve inkoop en beheer van facilities dienen een substantieel kostenvoordeel te bieden wat het aantrekkelijk maakt aan de voorziening deel te nemen. Enkele facilities zijn uit oogpunt van de gezamenlijke, op duurzaamheid gerichte doelstelling van Ecofactorij wel verplicht: parkbeveiliging en afvalbeheer. Deelname vergt van de deelnemers minder managementaandacht dan het uitvoeren van facilities in eigen beheer. Gezamenlijk en duurzaam beheer van facilities versterkt het imago van de Ecofactorij en van de deelnemende bedrijven. Direct bij de start van het bedrijventerrein Ecofactorij kan een aantal facilitaire voorzieningen aangeboden worden. Bij de keuze is uitgegaan van facilities waarnaar in het algemeen de meeste behoefte bestaat. Van de onderstaande facilities is op basis van een overall ontwikkelingsscenario van Ecofactorij een beeld geschetst van de haalbaarheid en het kostenvoordeel voor de deelnemers en het parkmanagement. afvalverwerking; beveiliging Ecofactorij; telecommunicatie; onderhoud gebouwen; kantoorautomatisering; kantoorartikelen; schoonmaak; catering;

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

17

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

post; reprografie; Beveiliging (bedrijfsintern). Hierbij geldt voor beveiliging Ecofactorij verplichte deelname. De haalbaarheid van andere potentiële faciliteiten kan in een later stadium, wanneer meer bedrijven gevestigd zijn, langs dezelfde lijnen worden bepaald. Op basis van belangstelling onder de deelnemende bedrijven kunnen dan de volgende facilitaire voorzieningen worden toegevoegd: auto’s; secretariële diensten; kinderopvang; arbozorg; linnenvoorziening; vergaderfaciliteiten; sportfaciliteiten; stomerij, kapper, boodschappenservice e.d. Vervoersmanagement is vanuit duurzaamheid een belangrijk thema voor de Ecofactorij. De bedrijven zijn alle verplicht een vervoersmanagementplan op te stellen. Vanwege mogelijke gemeenschappelijke belangen zal ook de parkmanagement-organisatie hierin een rol vervullen. Hierbij kan worden gedacht aan: Gezamenlijke exploitatie van een shuttle tussen de Ecofactorij en het NS Station Apeldoorn. Stimuleren van carpooling. Gezamenlijke parkeervoorzieningen. Voor de berekening van de potentiële kosten en besparingen is een overall ontwikkelscenario voor Ecofactorij geschetst. Dit scenario is opgenomen in bijlage 2.

Overall scenario 100% deelname
In de grafieken zijn de gecumuleerde potentiële kosten en besparingen van de boven genoemde facilities weergegeven en het terugverdienpunt dat voor dit scenario geldt.

Overall scenario 40% deelname
In de grafieken zijn de gecumuleerde potentiële kosten en besparingen van de boven genoemde facilities weergegeven en het terugverdienpunt dat voor dit scenario geldt.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

18

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

19

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

8

Terreinbeheer

8.1

INLEIDING In de opdracht zoals omschreven was aangegeven dat het beheer van de private open ruimte tot de taken van de parkmanagement-organisatie behoren. Tijdens de startbijeenkomst van dit project is vervolgens aangegeven dat ook het beheer van de publieke open ruimte over zal gaan naar de parkmanagement-organisatie. Hiermee betreft terreinbeheer het beheer van het totale open gebied op de Ecofactorij. Dit is ook logisch gezien de kostenvoordelen die een gezamenlijk terreinbeheer tot gevolg heeft. Zoals bij het kostenoverzicht aangegeven zal het eerste jaar het beheer nog vooral door de ontwikkelende partijen plaatsvinden. De rol van het parkmanagement kan zich daarbij beperken tot het toezicht op het beheer van die partijen. Het beheer van de open ruimte zal volledig worden uitbesteed. De parkmanager sluit de contracten en ziet ook toe op een goede uitvoering van het onderhoud en de daarbij behorende werkzaamheden. Periodiek zal hij de uitgangspunten van het onderhoud opnieuw laten vaststellen door de Coöperatie. Ook zullen periodiek nieuwe offertes worden aangevraagd voor het uitbesteden van de onderhoudswerken. De periodes voor terugkoppeling zullen in overleg met het bestuur worden ingevuld. Het voorgaande wordt navolgend schematisch weergegeven.

1.

Beheerplan en bestek

4.

Uitvoering onderhoud

2.

Aanvragen offertes beheer

5.

Controle op uitvoering

3.

Goedkeuring offertes door bestuur

6.

Bijstellen kwaliteit en opstellen herzien beheerplan

8.2

BEHEER OP BASIS VAN BEELDKWALITEIT Bij beheer op basis van beeldkwaliteit wordt uitgegaan van vooraf overeen gekomen beeldkwaliteit. Daarbij staan niet de te nemen maatregelen centraal, maar de gewenste uitstraling. Dit wordt schematisch uitgewerkt in onderstaand schema.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

20

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

De eigenaar, de beheerder en de gebruiker wensen ieder een bepaalde kwaliteit. De gewenste kwaliteit staat in direct verband met de kosten. Als men wil sturen op kosten in het beheer, kan dat het eenvoudigst op het niveau van maatregelen. Echter de eigenaar, beheerder en gebruiker zijn vooral geïnteresseerd in het resultaat van de onderhoudsmaatregel in relatie met de kosten en niet in de onderhoudsmaatregelen op zich. Om die kwaliteit te kunnen realiseren moet een aantal beheersmaatregelen worden uitgevoerd. Aan die maatregelen zijn kosten verbonden. Op die manier staat de kwaliteit in direct verband met de kosten. De gewenste kwaliteit moet worden vastgelegd. De basis hiervoor is vastgelegd in het beeldkwaliteitplan. Centraal in het kwaliteitsbeheersysteem staat het kwaliteitsniveau van het te beheren object. Per object is een aantal beheerniveaus aangegeven, Voor het groenbeheer is dit in beeld uitgewerkt, voor het straatmeubilair en de infra is dit naast beeld, ook volgens de CROWnormen uitgewerkt. Hiermee is de beeldkwaliteit op een toetsbare manier vastgelegd. Kwaliteitsniveau en kosten

Per kwaliteitsniveau kan op basis van kengetallen een beheerbegroting zeer snel en eenvoudig worden aangepast aan de gewenste kwaliteit en het beschikbare budget. Daarnaast kan per deelgebied een ander niveau van beeldkwaliteit worden afgesproken. In de praktijk zien we dat het beheerniveau in de jaren ook verschuift. Voor deelgebieden wordt op termijn gekozen voor een hogere beheerkwaliteit en voor andere juist lagere. Voor de eerste jaren (nadat het beheer door de ontwikkelende partijen is verzorgd) is afgesproken dat het beheerbudget van de gemeente bepalend is voor het beheer van de publieke open ruimte. Op basis van een jaarlijkse evaluatie zal worden bepaald of de beheerkwaliteit daarbij voldoende is of dat aanvullende beheermaatregelen genomen moeten worden. Voor het beheer van de private open ruimte zijn dit soort gegevens niet voorradig, wel kan op basis van kengetallen en beoogde kwaliteit hiervan indicaties worden afgegeven.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

21

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

HOOFDSTU

9

Implementatie

9.1

INLEIDING Belangrijk uitgangspunt voor het plan van aanpak is dat in 2002 waarschijnlijk nog geen bedrijven gevestigd zijn op de Ecofactorij. Dit betekent dat nog weinig uitvoerende activiteiten opgepakt kunnen worden. Met uitzondering van het toezicht op het beheer van de ontwikkelende partijen, waarover in hoofdstuk vijf is gesproken. Een tweede belangrijk uitgangspunt is dat er wordt gestart met een klein basispakket, waar, alleen na toestemming van de ALV nieuwe activiteiten aan toegevoegd kunnen worden. Tot het basispakket horen het beheer van de open ruimte, vervoersmanagement en afvalbeheer. Ook deze activiteiten zullen in 2002 niet in de uitvoerende fase komen, wel kan 2002 worden gebruikt om deze voor te bereiden. De parkmanagement-organisatie werkt primair voor de bedrijven en organisaties die op Ecofactorij zijn gehuisvest. Wanneer het parkmanagement en het facilitair bedrijf zijn gestabiliseerd kan in een latere fase het verzorgingsgebied van de facilitaire organisatie worden uitgebreid met andere gebieden in Apeldoorn e.o. Onderzocht zal worden of verbreding van de doelgroep invoering van verschillende activiteiten kan bespoedigen. Een en ander vindt uiteraard altijd na overleg en instemming met de Coöperatie plaats.

9.2

2002 VOORBEREIDINGSJAAR Een belangrijk deel van het concretiseren van het bedrijfsplan kan pas plaatsvinden op het moment dat de partners die de daadwerkelijke uitvoering ter hand gaan nemen, bekend zijn. Hiervoor zal eerst door de parkmanagement-organisatie tenders uitgeschreven moeten worden. Of in geval van Continuon de samenwerking moeten worden geconcretiseerd. Dat betekent dat na selectie van de parkmanagement-organisatie 2002 met name zal worden benut voor het selecteren van de partijen en het concretiseren van het bedrijfsplan. Concreet zullen in 2002 de volgende acties moeten worden uitgevoerd: Activiteit maken afspraken met Continuon over aanleg en beheer infrastructuur maken nadere afspraken over toezicht op het beheer in de fase van de grondexploitatie uitschrijven van een tender voor de energieleverancier uitschrijven van een tender voor afvalbeheer actieplan en begroting per businessunit November 2002 November 2002 November 2002 deadline Mei 2002 Juni 2002

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

22

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

BIJLAG

1

De facilities
Overzicht mogelijke besparingen door gezamenlijk organiseren. Telecommunicatie
Uitgangspunten Inclusief bekabelingsinfrastructuur, actieve datacommunicatie-apparatuur (hubs, modems etc.), werkplekapparatuur (telefoons, faxen e.d.) en de beheerorganisatie (operationeel, tactisch en strategisch beheer, helpdesk en bedienposten telefonie) Afhankelijkheden Soort bedrijven en locatie Type communicatie: In-/exclusief Internetdiensten In-/exclusief huiscentrales Abonnementskeuze Kortingen Maximaal 10% tot 20%

Onderhoud gebouwen
Uitgangspunten Onderhoudskosten circa € 12.71 tot € 13.61 per m2 bvo Totale onderhoudskosten circa 3 tot 3,5% van de bouwsom Afhankelijkheden Productieproces Installaties Kortingen Maximaal 15%

Bouwwijze

Kantoorautomatisering
Uitgangspunten Standaard desktop pc Bestaande hardware Jaarcontracten € 1.134,45 per pc per stuk € 998, 32 per pc per 100 stuks. Afhankelijkheden Onderhoud Infrastructuur binnen gebouw Kortingen Maximaal 40%

Kantoorartikelen
Uitgangspunten € 340,34 - € 453,78 per medewerker Afhankelijkheden Kortingen Maximaal 50%

Schoonmaak
Uitgangspunten Exclusief schoonmaak productieruimten; te specifiek Afhankelijkheden Gewenste niveau schoonmaak dienstverlening Soort ruimte Kortingen Maximaal 20%

Catering
Uitgangspunten Afzonderlijke bedrijfskantines Afhankelijkheden Prestatieniveau catering Lunch- en/of dinermogelijkheden Kortingen Maximaal 35%

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

23

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

Post
Uitgangspunten Kosten eventuele postkamer (sorteren van de post) inbegrepen Kosten porto inclusief (ongeveer 50% totale kosten) Gemiddeld 1 fte postbehandeling per 1.500 poststukken en 80 kg goederen per dag Afhankelijkheden kortingen Maximaal 40%

Reprografie
Uitgangspunten Kosten zowel centraal als decentraal kopiëren Kosten per kopie tussen € 0.05 en € 0.03 Gemiddeld 1 fte centraal kopiëren per 12.000 kopieën per dag Gemiddeld 6.000 centrale kopieën per werkplek per jaar Gemiddeld 5.000 decentrale kopieën per werkplek per jaar Afhankelijkheden kortingen Maximaal 20%

Afval
Uitgangspunten Afhankelijkheden Omvang afvalstroom naar soort Soort afval Gewenste sorteringsmethodiek Kortingen Maximaal 12%

Beveiliging (bedrijfsintern)
Uitgangspunten Onderscheid bedrijfsinterne en externe beveiliging Intern (niet verplicht): circa € 52,18 per uur Afhankelijkheden Kortingen Maximaal 15%

Beveiliging (extern)
Uitgangspunten Beveiliging van het bedrijventerrein verplicht circa € 163.360,88per jaar servicekosten per hectare extra diensten (b.v. interne beveiliging) tegen tarieven mogelijk Criminaliteit tot 50% lager Afhankelijkheden Kortingen Samen met gemeente en politie, geld volgt taak

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

24

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

BIJLAG

2

Aannames bij 100% deelname

Aannames bij 40% deelname

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

25

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT

COLOFON

BEDRIJFSPLAN PARKMANAGEMENT
ECOFACTORIJ
OPDRACHTGEVER: GEMEENTE APELDOORN

STATUS: Vrijgegeven

AUTEUR: drs. A. van de Haar

GECONTROLEERD DOOR: W. van Acht

VRIJGEGEVEN DOOR: drs. A. van de Haar 19 februari 2002 110161/CE2/001/000013

ARCADIS NV Facility- en Parkmanagement Utrechtseweg 68 Postbus 264 6800 AG Arnhem Tel 026 3778 911 Fax 026 4457 549 www.arcadis.nl

©ARCADIS. Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbenden niets uit dit document worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, digitale reproductie of anderszins.

110161/CE2/001/000013

ARCADIS

26