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PROGRAMA AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

MARCO NORMATIVO
La Constitucin Poltica y la Ley 42 de 1993 determinaron que las Contraloras ejercieran la funcin
pblica de vigilar la Gestin Fiscal de la administracin y de los particulares o entidades que
manejan fondos o bienes del estado en todos sus rdenes y niveles.
De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 190 de 1995 artculo 48, las entidades del Estado deben
elaborar un manual de indicadores de eficiencia para la gestin de los servidores pblicos, de las
dependencias y de la entidad en su conjunto, que debern responder a indicadores generalmente
aceptados.
La ley 42 de 1993 establece, que las entidades deben cumplir los principios de economa, eficacia,
equidad, y la valoracin de los costos ambientales (ecologa). Sobre estos principios realiza la
Contralora Distrital el control de gestin.
En el artculo 12 de la misma ley, se dice que el control de gestin es el examen de la eficiencia y
eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la
evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y
desempeo. El uso de indicadores en el control fiscal debe ser generalizado, pero esto no debe
implicar el uso de los mismos indicadores para todos los sectores, ya que el objeto social y las
actividades misionales son distintos para cada entidad.
MARCO CONCEPTUAL
1. AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS
Es el examen de los planes, programas y actividades ejecutadas por las entidades pblicas para
establecer el grado de economa y eficiencia en la adquisicin y utilizacin de los recursos; el nivel
de eficacia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la efectividad con que impacta en
los receptores de su accin y la verificacin de la equidad en la distribucin de los costos y
beneficios entre los distintos sectores, as como la evaluacin del efecto que las actividades de la
entidad tienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales.
La auditora de gestin y de resultados incluye un examen, no slo del pasado sino del presente y
de la proyeccin en el futuro. Esto implica que si bien es cierto, se debe evaluar el logro de los
objetivos en un perodo determinado, tambin debe evaluase la gestin actual y su impacto hacia
el futuro de forma tal que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, generando valor
agregado en el proceso auditor.
1.1. Objetivos
1.1.1. Objetivo General
Evaluar los resultados de la gestin fiscal, obtenidos en el cumplimiento de las polticas, planes y
programas encomendados a las entidades, examinando si los recursos disponibles, involucrados
en las diferentes actividades y procesos fueron asignados, distribuidos y utilizados de manera
eficiente, econmica, eficaz y efectiva. As mismo, busca establecer la equidad en la prestacin del
servicio.

1.1.2. Objetivos Especficos

Verificar la existencia de mtodos o procedimientos adecuados de operacin y su


eficiencia.
Verificar la existencia de polticas, planes, programas, objetivos y metas coherentes y
realistas, as como el adecuado cumplimiento de los mismos.
Determinar la efectividad con que los programas y planes impactan en el cliente o usuario.
Evaluar el efecto que las actividades de la entidad tienen sobre el medio ambiente y los
recursos naturales y las acciones de la organizacin para mitigarlos.
Comprobar la adopcin y aplicacin de controles para asegurar el uso de los recursos y el
cumplimiento eficaz de sus actividades
Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad.

Consecuentemente, el equipo de auditora debe estar alerta a la existencia de situaciones tales


como: duplicacin de esfuerzos, flujos operativos no fluidos, uso no econmico de recursos y
prcticas ineficaces o ineficientes.
Al preparar el Programa de Auditora, se deben considerar los beneficios de relacionar la auditora
de los ciclos operacionales con las actividades misionales y las funciones claves de la
administracin.
1.2. Alcance de la Auditora de Gestin y Resultados
El control de gestin y de resultados, se aplicar mediante el anlisis, estudio y evaluacin de la
informacin contable, financiera, legal, tcnica, administrativa, estadstica, propios de las
diferentes actividades misionales desarrolladas por la entidad, en cumplimiento de su propsito
institucional, a travs de instrumentos de evaluacin, como indicadores de gestin, cuadros
analticos, anlisis de la contratacin administrativa, del recurso humano y financiero, la relacin
beneficio - costo, entre otros.
1.3. Caractersticas de la Auditora de Gestin

Mide el cumplimiento de los planes y programas en un perodo de tiempo determinado.

Concentra el anlisis hacia actividades y procesos productivos o de prestacin de servicios


propios de cada entidad, aplicando indicadores que midan adecuadamente la gestin
realizada.

Mide la contribucin de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el beneficio


o prdida social.

Determina el comportamiento de las cifras durante un perodo de anlisis y sus variaciones


significativas.

Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.

Contribuye a que las entidades pblicas mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el


manejo de los recursos asignados para su funcionamiento.

Garantiza vigilancia permanente a la delegacin que hace el estado de la funcin


administrativa.

Evala el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta la entidad, en la
comunidad que lo recibe.

2. LA GESTIN
Por gestin fiscal se entiende el conjunto de actividades econmicas, jurdicas y tecnolgicas, que
realizan los servidores pblicos y las personas de derecho privado que manejen o administren
recursos o fondos pblicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisicin, planeacin,
conservacin, administracin, custodia, explotacin, enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto,
inversin y disposicin de los bienes pblicos, as como a la recaudacin, manejo e inversin de
sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del estado, con sujecin a los principios de
legalidad, eficiencia, economa, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia,
publicidad y valoracin de los costos ambientales.
La caracterstica relevante entre la economa, eficiencia, eficacia y efectividad de la gestin es la
relacin existente entre los recursos (input) y los bienes, servicios y otros resultados (output) de
una entidad.
Las definiciones de las "Es" brindan una impresin de claridad debido a la separacin abstracta de
valores.
Sin embargo, en la realidad puede resultar muy difcil abarcar un valor haciendo abstraccin de los
otros.
Se suele opinar que la eficacia de los programas pblicos constituye el centro de la optimizacin de
recursos porque, aunque puede haber mrito en "lograr los objetivos haciendo un mal trabajo", no
hay mrito alguno en "hacer un buen trabajo y no lograr los objetivos".
Sin lugar a dudas que para fines de medicin, es til distinguir cada una de las E. All no reside el
problema; el problema se encuentra cuando al intentar llegar a una opinin global del rendimiento
de un programa, o dar cuenta de ello, no es posible, ni siquiera til, proseguir como si los
conceptos fueran independientes el uno del otro.
Qu es una buena gestin?
Es preciso sealar que las entidades pblicas no buscan principalmente obtener una rentabilidad
econmica, sino que su objetivo se debe concentrar en incrementar el bienestar colectivo mediante
la prestacin de un servicio pblico, la construccin de infraestructura fsica para uso de la
comunidad o el suministro de productos. Por tanto, una buena gestin es la que garantiza que los
recursos asignados son utilizados correctamente en el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Responsabilidad por la gestin
En la mayora de las entidades existen cuatro niveles donde se practica una revisin de la
economa, la eficiencia, la eficacia, la equidad y la efectividad de la gestin pblica:
El primero y el ms importante, es la revisin que efecta el propio administrador con la finalidad
de maximizar el valor de su gestin, considerando los recursos que le fueron asignados;
El segundo es la revisin que hace cada funcionario responsable de la ejecucin de las tareas
asignadas, encaminadas al cumplimiento de los objetivos institucionales.

El tercer nivel es la evaluacin y asesoramiento que hace la Oficina de Control Interno, un grupo
especfico o consultor externo, con el objeto de verificar el cumplimiento de los procedimientos
administrativos y de la normatividad aplicable.
El cuarto nivel es el que realiza la Contralora de Bogot D.C. como parte de su labor fiscalizadora.
Practicas Antieconmicas, Ineficientes, Inapropiadas o Insatisfactorias Procedimientos
inefectivos o de costo injustificable
Duplicacin de esfuerzos por funcionarios o reas de la organizacin.
Ejecucin de tareas de poca o ninguna importancia.
Uso ineficiente y antieconmico de equipos y otros bienes.
Exceso de personal en relacin con las tareas por cumplir.
Sistemas de adquisiciones defectuosos o ineficientes.
Adquisiciones y acumulaciones de cantidades excesivas o innecesarias de materiales y
suministros.
Desperdicio de recursos.
Las normas generales principales que deben seguirse al revisar la utilizacin de los recursos, se
dirigen a que stos sean:
Utilizados solamente para, propsitos autorizados y necesarios.
Salvaguardados apropiada y eficazmente.
Utilizados de manera eficiente y econmica.
2.1. LOS PRINCIPIOS DE LA GESTION FISCAL Y LOS INDICADORES
La vigilancia de la gestin fiscal, se fundamenta en la eficiencia, economa, eficacia, efectividad, la
equidad y la valoracin de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la
administracin, en un periodo determinado que la asignacin de los recursos sea la ms
conveniente para maximizar sus resultados (eficiencia), que en igualdad de condiciones de
calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo (economa), que sus resultados se
logren de manera oportuna y guarden relacin con sus objetivos y metas (eficacia).
As mismo, que permita identificar los receptores de la accin econmica y analizar la distribucin
de costos y beneficios entre sectores econmicos y sociales y entre entidades territoriales
(equidad) y cuantificar el impacto por el uso y deterioro de los recursos naturales y el medio
ambiente y evaluar la gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin de los mismos
(valoracin de costos ambientales).

2.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIN

Economa
Es la relacin existente entre los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados
obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad.
La Gestin Pblica se inicia desde el momento que le son asignados unos recursos a un
administrador pblico, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda
una serie de acciones directas como la de planear el manejo de los mismos en la adquisicin,
mantenimiento, adecuacin, capacitacin y conservacin; es aqu donde el auditor enfoca el
anlisis de este principio.
Objetivos de la Auditora al evaluar la Economa:

Determinar la racionalizacin en la adquisicin de los insumos requeridos en el proceso de


produccin.
Estudiar y analizar la planeacin y programacin de necesidades y utilizacin de los
recursos.
Evaluar el costo de adquisicin de los insumos.

Eficiencia
Es la adecuada adquisicin y asignacin, conforme a las necesidades, de los recursos
financieros, humanos, fsicos, tcnicos y naturales, efectuada por las entidades pblicas en los
diferentes procesos para maximizar sus resultados.
Tiene dos medidas esenciales: tcnica y econmica. La tcnica es el resultado de su medicin
en trminos fsicos (productividad) y la econmica en trminos monetarios (costos).
Una operacin es eficiente cuando produce la mxima cantidad de bienes y servicios con una
cantidad determinada de recursos o utiliza una cantidad mnima de recursos para proveer una
cantidad y calidad determinada de bienes y servicios.
Objetivos de evaluar la eficiencia:

Establecer s la asignacin de los recursos disponibles es la ms conveniente para


maximizar los resultados.
Medir la productividad administrativa y operativa en relacin con el recurso utilizado y el
servicio prestado.
Establecer el indicador principal de eficiencia (rentabilidad pblica o social), que permite
valorar los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.
Identificar los procesos administrativos y operativos utilizados en la transformacin de los
recursos, a fin de evaluar su celeridad y los costos incurridos en el proceso productivo.
Establecer la eficiencia en la utilizacin de los recursos en el logro de objetivos previstos.
Determinar si con cobertura alcanzada en la produccin o prestacin del servicio se logran
las metas establecidas al mnimo costo.

Eficacia
La eficacia puede ser definida como el xito de un programa o de una actividad para la
obtencin de los objetivos y metas predeterminados en trminos de cantidad, calidad y
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oportunidad de los bienes y servicios producidos. Es el logro de resultados de manera


oportuna guardando relacin con los objetivos y metas planteadas.
Objetivos de la auditora al evaluar la eficacia:

Verificar el cumplimiento de las metas, planes y programas preestablecidos en el mbito


institucional y sectorial, fundamentados en la poltica de desarrollo econmico y social
determinada por el Gobierno Distrital.
Medir el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados frente al plan indicativo.
Evaluar si el servicio prestado se entreg oportunamente, en la cantidad determinada, en
el volumen ejecutado por unidad de tiempo y con la calidad requerida, a satisfaccin del
usuario.
Establecer el grado de cobertura del servicio prestado, de acuerdo a lo contenido en el
Plan de Desarrollo del Distrito Capital y del Plan de Desarrollo de cada entidad sujeto de
control.

Equidad
Estudia el desarrollo de la administracin, identificando los receptores de su accin econmica
y la distribucin de costos y beneficios entre los diferentes agentes econmicos de bienes y
servicios entre individuos de una misma categora esencial.
Objetivos de la auditora al evaluar la equidad

Identificar los receptores del bien o servicio por estrato socioeconmico.


Analizar la distribucin de los recursos financieros frente a los diferentes factores
productivos necesarios para la prestacin del bien o servicio.
Determinar los criterios utilizados en la seleccin de la poblacin beneficiaria en la
ejecucin de planes y programas.
Determinar el agente econmico de mayor participacin.

Efectividad
Este principio se conceptualiz como el cierre del ciclo productivo (produccin de un bien o la
prestacin del servicio) de una entidad. Es decir, controla y mide si el producto cumple con el
propsito final para el cual fue diseado.
Es importante tener en cuenta que la efectividad complementa el principio de eficacia, en el
sentido de que sta mide el grado de cumplimiento de los objetivos: Sin embargo, no es
suficiente medir el cumplimiento de lo planeado en trminos de cantidad, calidad y oportunidad,
sino que es necesario determinar cul fue el resultado con respecto al impacto esperado en el
entorno.
Objetivos de la auditora al evaluar la efectividad

Establecer que el producto de la entidad satisfaga las necesidades reales de la comunidad


o cliente, lo cual requiere que su medicin se realice en el entorno de la organizacin.
Evaluar el impacto o efectividad de la gestin, considerando los diferentes tipos de
variables relacionadas con la naturaleza de la entidad, la clase de bien o servicio que
produce y la comunidad objetivo.
Determinar el impacto econmico, social, ambiental y el nivel de necesidades
insatisfechas.
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2.3. LOS INDICADORES


El anlisis de los indicadores permite realizar un estudio econmico, financiero y presupuestal y
opinar sobre la eficiencia, economa, eficacia, equidad y efectividad en el cumplimiento de los
objetivos, planes y programas institucionales.
Los Indicadores son medidas de desempeo. La medicin de la productividad por ejemplo, puede
ser controlada a travs de indicadores como porcentajes, factores deflacionarios, relaciones de
costo, efectividad, recuperacin de precios, etc.
Actualmente es cada vez ms marcada la necesidad de parte de la gerencia de tener unos
indicadores que puedan responder por el xito futuro de la organizacin en condiciones
cambiantes. Para esto, se requiere usar la informacin de manera rpida y adecuada, de tal forma
que pueda decidir con mejor conocimiento y mayor capacidad de medir los riesgos posibles y
aceptables.
Los investigadores reportan que se ha quedado rezagado el control de situaciones de complejidad
en la empresa del Estado, lo que est generando problemas organizacionales. Se afirma que las
empresas, o bien deben aumentar su capacidad organizacional para poder responder a su entorno
o deben tratar de desarrollar una capacidad gerencial que pueda disminuir la complejidad de ese
medio ambiente.
Por lo tanto, el sistema de indicadores de gestin debera reportar a cada administrador oportuna y
peridicamente, en forma sintetizada, la informacin que es relevante a su rea de
responsabilidad.
Los indicadores se empiezan a perfilar en la fase de planeacin desde la etapa de conocimiento de
la entidad, se utilizan unos generales en la evaluacin del control interno y se intensifica su uso y
anlisis en la fase de ejecucin. Se emplean en toda la entidad, teniendo en cuenta la empresa
auditada como un sistema (entrada de recursos, transformacin y salida), que se relaciona
permanentemente con su entorno y cuyos bienes o servicios llegan a una comunidad de usuarios.
Tambin es posible medir una actividad o proceso intermedio, ello depende de las caractersticas
especficas de la Auditora de Gestin que se realice y del alcance establecido para evaluar las E's.
Esta seccin ofrece algunos elementos y criterios que apoyarn al auditor en la evaluacin y
estudio de los indicadores de la entidad auditada.
Dada la necesidad de hacer que las entidades del Estado sean cada vez ms eficientes y eficaces
se hace necesario mantenerlas bajo control y evaluacin. Con esto se pretende lograr eficiencia y
eficacia en las instituciones a travs del cumplimiento de las metas y objetivos. Los instrumentos
indispensables para este control son los indicadores que servirn para evitar riesgos, crisis y
traumas, para mantener el rumbo, para prever el cambio, garantizar la subsistencia organizacional
y para avanzar hacia el progreso.
Es claro que no se puede mejorar un proceso, hecho o dato si no se mide, evala y controla. El
estudio y la experiencia han demostrado que el modo ms eficaz y menos costoso de lograr estos
objetivos es por medio del uso de indicadores que permitan decir qu es lo que se est haciendo,
cmo se est haciendo y cmo puede mejorarse.
Los indicadores le permiten a la gerencia orientarse para saber hacia donde deben concentrarse
los esfuerzos. Son un criterio, una visin clara, real y concisa de la realidad.
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Hoy en da existe un gran Inventario de Indicadores a la mano del auditor que le facilitan su
actividad, de todas formas si se presenta el caso en que no se encuentran en las bases de datos
los indicadores deseados que permitan valorar los alcances y logros de la accin institucional, es
necesario que el auditor construya su propio indicador o indicadores, aportando de paso a la
consolidacin de bancos de indicadores y a una mayor rigurosidad en los procesos de valoracin y
evaluacin de planes, programas y organizaciones.
Actualmente, es cada vez ms marcada la necesidad por parte de la gerencia de responder por el
xito de la organizacin en condiciones cambiantes, para lo que se requiere usar la informacin de
manera rpida y adecuada. El propsito de definir indicadores es apoyar a la administracin para
as identificar anticipadamente los problemas que se perfilan en la ejecucin de los procesos para
corregirlos en forma oportuna.
Definicin de Indicador
Un indicador es la relacin entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la comparacin
entre la situacin presente de la organizacin y la norma o patrn establecido como requerimiento
de la productividad y competitividad organizacional en funcin de la misin, la visin y las metas
establecidas.
Los indicadores son particulares para cada entidad, pues lo que dependen de su naturaleza. En
Colombia se est en los niveles de diseo y medicin de indicadores ms rudimentarios como son
los de eficiencia y eficacia por la concepcin de nuestro Estado Social de Derecho y su misin.
Como se estn trabajando, no poseen significacin ni relevancia y mucho menos alejado de la
gnesis del servicio que est enclavada en la poltica pblica. Si el origen es excelente, su
desencadenamiento debe ser el mejor y as se debe evaluar.
Caractersticas de los Indicadores

Se desarrollan en el espacio donde se comparan los tipos de servicios en diferentes lugares; y


en el tiempo, con otros de similares caractersticas, ya sean del sector, econmicos, internos
y/o externos.

Son oportunos, ya que se pueden aplicar en cualquier momento.

Se pueden analizar en trminos absolutos o relativos.

Son de orden cualitativo y cuantitativo.

Se interrelacionan por unidades homogneas de medida (tiempo, dinero y cantidad).

Son selectivos.

Muestran seales de alarma de la gestin de la entidad, as como logros de desempeo.

Pueden ser representados grficamente.

Pueden ser comparables consigo mismo y/o con estndares.


Deben ser dicientes de la realidad que modelan y dar claridad en forma inmediata para los
ejecutivos.

Permite actuar en forma proactiva sin esperar anlisis posteriores que dilaten decisiones.

Identificacin de los Indicadores


Una vez se construye el indicador, es importante definir y tener en cuenta los siguientes aspectos:

Nombre: se refiere a la caracterstica de la variable, al atributo del resultado, o al impacto


de la gestin que se quiere medir. p. ej.: eficiencia en el uso de los materiales.

Objetivo: se refiere al uso que se le espera dar a la informacin obtenida. p. ej.: conocer el
grado de eficiencia con respecto a la competencia.

Proceso: proceso al cual pertenece el indicador.

Dueo del proceso: se refiere a la necesidad de especificar y clarificar a quin(es) le


corresponde actuar en cada momento y nivel de la organizacin frente a la informacin que
est suministrando el indicador y su posible desviacin respecto a las referencias
seleccionadas.

Niveles de referencia: se refiere a los estndares de comparacin de los indicadores.


Algunos de ellos son: histrico, terico, competencia, poltica, consenso y planificado, entre
otros.

Especificidad: hace referencia a lo que verdaderamente se quiere medir.

Puntos de lectura: se refieren a actividades del proceso en las cuales debe realizarse la
medicin. Est claramente definida para evitar distorsiones en sus medidas, debiendo
quedar claros los procedimientos y los mtodos.

Frecuencia: se refiere a la periodicidad con que deben realizarse las mediciones, de tal
manera que permita una toma de decisiones oportuna.

Adicionalmente se deben tener en cuenta los siguientes Parmetros en el momento de la


aplicacin de los indicadores:

Conocimiento del sector y subsectores.


Identificacin y anlisis de la entidad, tanto en su estructura organizacional como funcional.
Seleccin y anlisis de las variables relevantes o estratgicas que involucran aspectos
como: situacin econmica, financiera, presupuestal, distribucin del servicio, inversiones y
otras que se consideren inherentes a cada entidad.
El diseo de indicadores debe basarse en las variables seleccionadas que apunten a la
medicin de los principios de economa, eficiencia, eficacia y equidad.
La relacin establecida entre las variables definidas en el numerador y denominador deben
expresarse en unidades de medida fsica, segn su naturaleza (kilos, metros, etc.) y
aritmtica (miles, millones, etc.).
Determinacin de la frecuencia (tiempo de aplicacin de los indicadores).
Establecimiento de estndares de medicin internos y externos. Cabe anotar que se
entiende por estndares valores referenciales ideales que miden stocks y cuantifican
flujos que sirven de base para observar desvos respecto de lo real.

Para que los valores obtenidos tengan carcter de efectividad deben ser comparados con los
valores referenciales ya anotados: los internos se comparan con fijacin de metas, series
histricas, etc.; y los externos se comparan con entidades de similares caractersticas del sector,
rea o actividad y con estndares internacionales, si es posible.
Propsitos de los Indicadores

Que la gestin institucional est basada en datos y hechos.

Crear una cultura de medicin y mejoramiento.

Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la empresa.

Valorizar los factores determinantes para obtener xito.

Establecer criterios de comparacin con el mejor.

Informacin para analizar la eficacia y la eficiencia.

Analizar cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.

Importancia de los Indicadores


Es necesario mantener la organizacin bajo control. Los instrumentos indispensables para el
control son los indicadores, sin ellas la entidad no puede dirigirse. Los indicadores sirven para:

Evitar riesgos, crisis y traumas

Mantener el rumbo

Prever el cambio

Garantizar la subsistencia organizacional

Avanzar hacia el progreso

Por lo tanto es importante que la entidad logre:

Crear indicadores de acuerdo a sus necesidades

Saber usar los indicadores

Saber interpretar los indicadores

Saber que hay mas all del indicador

Beneficios del Uso de Indicadores

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Direccionan las estrategias de la alta direccin hacia los niveles inferiores.

Indican el control, manejo y resultados de los procesos.

Permiten comprender de manera sencilla lo que ocurre y el por qu de ello en la organizacin.


As se podrn establecer programas de mejoramiento del desempeo.

Permiten monitorear los resultados que se van obteniendo, muestran el avance que se logra, lo
que ello da pie a que el progreso sea continuo.

Dicen a las personas lo que estn haciendo y cmo lo hacen, indicando el aporte de las
diferentes reas y miembros de la organizacin.

Analiza el cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.

Crea una cultura de medicin y mejoramiento: una vez se establezcan y se apliquen los
indicadores han de irse mejorando.

Son oportunos, se pueden aplicar en cualquier momento.

Se pueden analizar en trminos absolutos o relativos.

Son de orden cualitativo o cuantitativo.

Se interrelacionan por unidades homogneas de medida (tiempo, dinero y cantidad).

Son selectivos.

Muestran seales de alarma de la gestin de la entidad, as como logros de desempeo.

Pueden ser representados grficamente.

Pueden ser comparables consigo mismo y/o con estndares.

Pueden medirse contra un estndar deseado de logros.

Son confiables.

Se reportan a travs del tiempo.

Presentacin de los Indicadores


Los indicadores se pueden presentar:

Matemticamente

Estadsticamente

Grficamente

Parmetros Generales Para la Elaboracin de Indicadores


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El diseo de indicadores vara de acuerdo a las caractersticas de la entidad, sector, rea,


actividad, programa o procesos a evaluar. Sin embargo, para su elaboracin se deben tener en
cuenta los siguientes parmetros:

Conocimiento del sector y subsectores.

Identificacin y anlisis de la entidad tanto en su estructura organizacional como funcional.

Seleccin y anlisis de las variables relevantes o estratgicas que involucran aspectos como:
situacin econmica, financiera, presupuestal, distribucin del servicio, inversiones y otras que
se consideren inherentes a cada entidad.

El diseo de indicadores debe basarse en las variables seleccionadas que apunten a la


medicin de los principios: economa, eficiencia, eficacia y equidad.

La relacin establecida entre las variables definidas en el numerador y denominador, deben


expresarse en unidades de medida fsica, segn su naturaleza (kilos, metros, etc.) y aritmtica
(miles, millones, etc.).

Determinacin de la frecuencia (tiempo de aplicacin de los indicadores).

Establecimiento de estndares de medicin internos y externos. Cabe anotar que se entiende


por estndares los valores referenciales ideales que miden stocks y cuantifican flujos que
sirven de base para observar desvos respecto de lo real.

Para que los valores obtenidos tengan carcter de efectividad deben ser comparados con los
valores referenciales ya anotados: los internos se comparan con fijacin de metas, series
histricas, etc.; y los externos se comparan con entidades de similares caractersticas del
sector, rea o actividad y con estndares internacionales, s es posible.

Construccin de Indicadores
Siempre que se construya un indicador se debe responder las siguientes preguntas:
Qu medir?

Definir el tipo de actividades


Objetivos y metas
Determinar todas las reas de la organizacin mirando sus metas, fines y objetivos internos

Qu hacemos y cmo lo hacemos?

Establecer las estrategias


Definir los resultados de los procesos
Precisar las acciones de control y las mejoras de los procesos

Donde medir?

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Actividades de Gestin: Abarcan la misin, los objetivos y polticas en general, as como la


planificacin, organizacin y control.
Actividades Programticas: Denominadas tambin operacionales, relacionadas con el
cometido de la entidad.
Actividades Financieras: Cubren las reas tradicionales del control, como son: presupuesto,
flujo de fondos, ingresos y costos, los activos y pasivos y la informacin financiera.
Actividades Administrativas: Las que respaldan las tareas principales de la entidad, constituyen
los apoyos y servicios a la Gestin.
Sistemas: Administrativo, financiero contable, comunicaciones, planeacin, logstico, fsico,
operativo, control interno, atencin al pblico, legal.

Contra qu medir?
Precisar cules son los niveles de referencia:
Histrico: se obtiene con base en los resultados obtenidos en el pasado.
Competencia: se obtiene con base en el comportamiento presentado por la competencia.
Meta: se obtiene con base en mtodos y medicin del trabajo, en las especificaciones de
diseo o en las solicitudes del cliente. Deben realizarse comparaciones entre los resultados
reales y los previstos
Cundo medir?

Una vez se establezcan los indicadores a utilizar y los procesos, planes, objetivos a medir,
stos deben evaluarse peridicamente, segn la administracin.

El Efecto Cascada de los Indicadores


El fundamento de este efecto es el de integrar el direccionamiento estratgico de la organizacin
(misin) con las actividades y procesos. Este efecto empieza en la cumbre, es decir, la direccin
debe comunicar a los empleados QU es lo importante, para que as LA MISIN o propsito de la
organizacin conduzca las actividades.
Una medida de una actividad primaria de la organizacin o PROCESO para una dependencia o
unidad de la organizacin, puede ser medida de resultado para la dependencia o unidad siguiente
inferior.
As, cada nivel de la organizacin debe APOYAR los procesos de la inmediatamente superior.
Como resultado de este efecto cascada es que las medidas de rendimiento enlazan la misin, la
estrategia, los objetivos y los procesos de la entidad.
Los indicadores de gestin se materializan de acuerdo con las necesidades de la institucin, es
decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir.
Para formular el indicador, caracterstica o variable relevante seleccionada, correspondiente a cada
tema, slo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables en patrn o categora de valoracin
y evaluacin.
Se tiene la siguiente estructura para la construccin de indicadores:

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El primer paso es identificar la unidad de anlisis, y luego, se trabaja en la explicacin de sta, para
as, poder desglosar esta unidad en variables. Por ltimo se obtiene los indicadores que medirn
esta unidad y servirn como patrn de lo que se quiere valorar y/o evaluar.
Para una mayor compresin de esta estructura a continuacin se definen los aspectos
anteriormente mencionados:

Unidad de Anlisis

Se entiende por unidad de anlisis el elemento mnimo de estudio, observable o medible, en


relacin con un conjunto de otros elementos que son de su mismo tipo. Generalmente se
determinan partiendo de los objetivos previamente establecidos.

Variables

Son las caractersticas, cualidades, elementos o componentes de una unidad de anlisis, las
cuales pueden modificarse o variar en el tiempo. En la seleccin de variables relevantes para cada
unidad de anlisis se recomienda metodolgicamente iniciar con la desagregacin de los objetivos;
al desmoronar la unidad de estudio, salen a relucir los temas relevantes que tienen importancia
para la comprensin y transformacin de hechos y realidades, segn el punto de vista de la
institucin y de la auditora.
En sntesis, para establecer un indicador, se desglosa desmenuza el objetivo en variables, esto
es, los componentes, elementos, atributos y/o temas relevantes que en su conjunto constituyen el
objetivo para el cual queremos construir los indicadores.
En el proceso de distinguir y seleccionar las variables relevantes, se sugiere ser muy cuidadoso.
Mientras ms concretas y menor el nmero de variables seleccionadas, mayor la posibilidad de
profundizar en su anlisis y mayor el aporte a los procesos propios de seguimiento y evaluacin.
Una vez se formulen las variables correspondientes es necesario definirlas, esto implica definir
cada variable con la mayor rigurosidad posible, asignndole un sentido unvoco y claro para evitar
que se originen ambigedades, discusiones y disputas terminolgicas al interior de las
organizaciones.
Por ltimo, es importante generar una percepcin conceptual en cuanto a la condicin o esencia
de las variables a las cuales nos hemos venido refiriendo, y no es otra que recalcar la condicin
cambiante de stas, es decir, las variables mutan, se modifican, varan.
Ahora bien, esta variacin de la variable podra entenderse o aplicarse al menos en dos
direcciones:
Primero, la variable o caracterstica vara de caso a caso; es decir entre diferentes unidades u
objetos considerados Variables Estticas. Por ejemplo, el grado de autogestin de las
comunidades rurales en dos zonas de amortiguamiento o reservas naturales es diferente entre
ellas.
Segundo, la variable o caracterstica vara en un mismo objeto o unidad de anlisis. Son al menos
dos dimensiones de la misma variable y son conocidas como Variables Dinmicas. Por ejemplo, el
grado o nivel de capacitacin de los habitantes en una misma reserva natural despus de un
tiempo determinado.

14

Metodolgicamente, cada uno de los objetivos debe ser descompuesto en variables relevantes y, a
cada variable se le debe formular al menos un indicador dando origen as a la triloga bsica, antes
mencionada, para la construccin de cualquier indicador: Objetivo, Variables e Indicadores.
Para formular el indicador slo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables en patrn o
categora de valoracin y evaluacin, hacindose las preguntas:
Al finalizar el perodo: Qu resultado concreto queremos entregar? y Cmo sabremos que ya
hemos logrado el objetivo?
La elaboracin de los indicadores corre a cargo de cada una de las dependencias, quienes tienen
que disear, aplicar y evaluar sus propios indicadores.
Para ello, se deben tener en cuenta los planes y programas de la entidad, los planes especficos de
cada dependencia, sus funciones especficas y las variables que maneja expresadas en trminos
de cantidad, calidad, tiempo, recurso y resultado esperado.
La elaboracin de los indicadores se debe realizar bajo criterios comunes y coordinadamente, pues
lo que se va a implementar es un SISTEMA de indicadores de gestin INSTITUCIONAL que a su
vez debe desarrollarse al tiempo con los procesos y actividades.
Los indicadores deben ser disientes y claros en forma instantnea para los ejecutivos y les debe
permitir actuar en forma proactiva, sin esperar anlisis posteriores que dilaten sus decisiones y
acciones.
El sistema de indicadores de gestin deber reportar a cada administrador oportuna y
peridicamente, en forma sintetizada, la informacin que es relevante a su rea de
responsabilidad.
Anlisis e Interpretacin
Los indicadores por s solos no evalan, sino que suministran informacin para profundizar en
reas especficas que permitan el mejoramiento continuo de la entidad.
El anlisis e interpretacin de los mismos debe ser claro, razonable y objetivo. Es necesario
identificar los factores internos y externos que influyeron en los resultados alcanzados, sin
desconocer que las entidades del Estado son ejecutoras de polticas econmicas y sociales.
Dentro de los factores externos se encuentran:

Tasas de inters fluctuantes.


Polticas salariales al margen de la productividad.
Tipos de cambio sub o sobre/valuados.
Polticas del Gobierno respecto al manejo de precios, tarifas y subsidios.

Una vez se obtenga el resultado de la relacin de las variables seleccionadas, se establecer la


causa y el efecto del comportamiento de los indicadores, de acuerdo con los factores que
incidieron en el resultado, mostrando la situacin real de lo observado, el cual sirve de apoyo para
el replanteamiento de nuevas estrategias.
Condiciones:
Deben existir objetivos claramente establecidos.
Se debe disponer de criterios tcnicos para comparar y valorar la situacin encontrada.

15

Se debe trabajar con la mayor flexibilidad para poder adecuarse a las necesidades de la
evaluacin.
Lo que se evala, debe mostrar caractersticas que resalten y sean significativas por su
efecto e incidencia.

Criterios de Evaluacin
Al referirse a una evaluacin de tipo institucional, sta debe adquirir un carcter explicativo con el
propsito de responder el por qu de las acciones y, ms concretamente, a preguntas del siguiente
tipo:
El programa, proyecto o actividad que se evala debe continuar?
Se requiere introducir mejoras al funcionamiento de la organizacin?
Es necesario suprimir o adicionar algo?
La informacin que se considere til para juzgar alguna de las anteriores preguntas, requiere un
manejo tipo sistmico considerando todo el contexto sobre el cual recae la evaluacin, de tal forma
que permita medir, conceptuar, decidir y actuar.
Al evaluar, es necesario tener en cuenta las circunstancias en las cuales se encuentra la empresa,
para ello existen fuentes que ayudan a la fijacin de criterios de calificacin. Adicionalmente, para
que la calificacin de los indicadores sea objetiva, es necesario considerar los siguientes aspectos:

Comparacin con personas similares en otras partes.


Comparaciones con el desempeo de la misma empresa en aos previos.
Juicios profesionales por terceros.
Juicios profesionales por la escala industrial o gremial.
Juicios de profesionales en el mbito de la organizacin.
Los indicadores deben tener en cuenta los efectos futuros.

La finalidad del indicador es brindar una descripcin real de un proceso o actividades, con el objeto
de medir los efectos de un programa en comparacin con las metas que se propuso alcanzar, a fin
de contribuir a la toma de decisiones subsiguientes acerca del programa para mejorar la
planeacin futura.
Clasificacin de Indicadores
Los indicadores que describen un proceso, actividad, plan o proyecto generalmente se caracterizan
por ser de dos tipos:

Los Indicadores Cuantitativos: es decir, los valores y cifras que se establecen


peridicamente de los resultados de las operaciones son un instrumento bsico.

Los Indicadores Cualitativos: este instrumento permite tener en cuenta la heterogeneidad,


las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional. Permite adems, evaluar con un
enfoque de planeacin estratgica la capacidad de gestin de la direccin y dems niveles de
la organizacin.

16

Los indicadores se emplean en toda la entidad, teniendo en cuenta la empresa auditada como
un sistema (entrada de recursos, transformacin y salida), que se relaciona permanentemente
con su entorno y cuyos bienes o servicios llegan a una comunidad de usuarios. Tambin es
posible medir una actividad o proceso intermedio, dependiendo de las caractersticas
especficas de la Auditora de Gestin que se realice y del alcance establecido para evaluar los
cinco principios: eficiencia, eficacia, economa, equidad y ecologa.

Indicadores de Gestin
Para lograr una eficiencia en el cumplimiento de la misin institucional y una efectividad en la
parte operativa deben realizarse mediciones especficas que muestren el estado real de la
entidad. Estas mediciones son precisamente los Indicadores de Gestin.
El anlisis de los indicadores financieros y de gestin permite realizar un estudio econmico,
financiero y presupuestal as como opinar sobre la eficiencia, economa y eficacia, en el
manejo de los recursos de la Organizacin.
Las medidas de rendimiento son la cuantificacin del grado en que las actividades de un
proceso o resultados del mismo, alcanzan un objetivo especfico.
Los Indicadores de Gestin permiten medir la eficiencia, la eficacia, las metas, objetivos y en
general el cumplimiento de la misin institucional. Cuantifican el grado en que las actividades
de un proceso logran un objetivo. Con lo anterior el auditor podr conocer con certeza, qu
est haciendo la empresa auditada y cmo lo est haciendo. Generando una herramienta
aplicable para controlar y mejorar los procesos de la compaa.

En el Marco Metodolgico de este captulo se presenta un cuadro resumen de los principales


Indicadores de Gestin universalmente conocidos, el cual contiene una clasificacin, con su
descripcin y aplicabilidad. Esto viene acompaado de un ejemplo caracterstico. Para el desarrollo
de los ejemplos se hizo referencia a los componentes que tiene la frmula del indicador en el
momento de construirse.

17

MARCO METODOLOGICO
A partir de esta seccin el Auditor encontrar las metodologas bsicas para abordar la auditora de
la gestin de los sujetos de control, partiendo de las pruebas que debe realizar a las distintas
actividades misionales de la organizacin, as como los principales procedimientos que deber
incluir en sus programas de auditoria.
1.

CRITERIOS DE EVALUACIN DE LOS PRINCIPIOS DE LA GESTIN FISCAL

1.1. Criterios de Evaluacin de la Economa


a. Atributos
Racionalidad: Es la identificacin adecuada de las necesidades y aspiraciones que se demandan.
Prioridad: Es la ordenacin tanto de las necesidades como de las soluciones, de acuerdo con el
grado de urgencia, impacto y costo implicados para suplirlas o solucionarlas.
b. Procedimientos
Para medir e informar sobre la economa en la adquisicin de los recursos debe evaluarse si existe
dentro de la organizacin procedimientos que garanticen:
Una adecuada definicin de las necesidades de la entidad en materia de los recursos
Una adecuada definicin de los requerimientos de recursos formulados por las diferentes
dependencias de la organizacin.
Una adecuada adquisicin de los recursos.
Una adecuada utilizacin de los recursos adquiridos.
Un adecuado retiro de los recursos adquiridos una vez concluido su ciclo de vida o utilizacin.
1.2. Criterios de Evaluacin de la Eficiencia
a. Atributos
Calidad: Es el cumplimiento de aquellos requisitos tcnicos y dems condiciones demandadas
para satisfacer cabalmente una necesidad.
Costo: Es la cuantificacin de los factores productivos que se utilizan en la generacin de un bien
o servicio.
b. Procedimientos
Para evaluar y medir la eficiencia, debe examinarse si la entidad aplica los siguientes sistemas y
procedimientos:

Emplea medidas exactas y adecuadas de desempeo.

Compara el rendimiento con una norma.

18

Adecua los informes a las necesidades de la administracin.

Emplea datos de rendimiento para lograr un mejoramiento de la productividad.

1.3. Criterios de Evaluacin de la Eficacia


a. Atributos
Oportunidad: Es el cumplimiento de la meta en el plazo estipulado.
Cantidad: Es el volumen o nmero de bienes y servicios generados en el tiempo.
b. Procedimientos
Para evaluar, medir e informar sobre la eficacia de los programas, debe revisarse si la entidad tiene
establecido los siguientes procedimientos:

Si especifica los objetivos y efectos de los programas en forma tan precisa como sea posible.

Si identifica los objetivos y efectos del programa que puedan ser medidos.

Si informa los resultados de la evaluacin de su efectividad.

Si emplea las evaluaciones para incrementar la efectividad del programa.

Si existen polticas, objetivos y metas adoptadas por rganos debidamente autorizados.

Si las polticas, objetivos y metas han sido establecidas con base en informacin (contable o de
otra ndole) suficiente, relevante y confiable.

Si se han establecido sistemas y procesos para el logro de los objetivos, y se han considerado
alternativas.

Si los objetivos y metas estn claramente establecidos.

Si las prcticas de la Administracin son consistentes con dichos objetivos y metas y han sido
adoptadas por rganos debidamente autorizados.

Si las instrucciones al personal son consistentes con las prcticas establecidas por la
Administracin y han sido debidamente comprendidas.

Si existen conflictos (o conflictos potenciales) entre los objetivos y metas o entre las prcticas
adoptadas para su logro.

Si los costos de produccin y servicios han sido considerados y son peridicamente revisados
ante variaciones en el entorno en que la entidad opera.

El rea ms difcil de una auditora de gestin se refiere al de la eficacia, dado que en el sector
pblico, no siempre existen objetivos claramente definidos.

19

No es funcin de la Contralora de Bogot D.C. cuestionar los mritos de los objetivos de las
polticas gubernamentales. Sin embargo, su funcin es considerar los efectos de dichas
polticas y examinar los procedimientos utilizados para definir las mismas.

1.4. Criterios para la evaluacin de la Equidad


Es la distribucin de bienes y servicios y trato iguales a los individuos de una misma categora
esencial.
a. Atributos
Progresividad: Son las contribuciones o tarifas que estn gravadas segn la capacidad real de
pago de los individuos para que el esfuerzo realizado por cada uno de ellos sea equivalente.
Proporcionalidad: Los beneficiarios son retribuidos en la medida del mayor grado de necesidad y
urgencia que tengan los individuos.
1.5. Criterios para la evaluacin de la Efectividad
Este principio se conceptualiz como el cierre de ciclo productivo (produccin de un bien o la
prestacin del servicio) de una entidad. Es decir, controlando y midiendo si el producto cumple con
el propsito final para el que fue diseado.
Lo anterior significa que el producto de la entidad debe medirse en trminos de la satisfaccin o el
impacto que produzca en la comunidad o cliente, lo cual requiere que su medicin deba realizarse
en el entorno de la organizacin.
Para medir el impacto o efectividad de la gestin es necesario tener en cuenta diferentes tipos de
variables relacionadas igualmente con la naturaleza de la entidad, la clase de bien o servicio que
produce y la comunidad objetivo. As por ejemplo, se puede determinar el impacto econmico,
social, ambiental y dentro de stos, el nivel de necesidades insatisfechas.
2. ENFOQUES DE LA AUDITORIA DE GESTIN
Auditora de la gestin global de la empresa: Evaluacin de la posicin competitiva, evaluacin
de la estructura organizacional, Balance social, evaluacin del proceso de la direccin estratgica,
evaluacin de los cuadros directivos.
Auditora de la gestin del sistema comercial: Anlisis de la estrategia comercial, Oferta de
bienes y servicio, sistema de distribucin fsica, poltica de precios, funcin publicitaria, funcin de
ventas.
Auditora de gestin del sistema financiero: Capital de trabajo, Inversiones, Financiacin a largo
plazo, Planificacin financiera, Area internacional.
Auditora de gestin del sistema de produccin: Diseo del sistema, programacin de la
produccin, control de calidad, almacn e inventarios, productividad tcnica y econmica, diseo y
desarrollo de productos.
Auditora de gestin de los recursos humanos: Productividad, Clima labora, Polticas de
promocin e incentivos, polticas de seleccin y formacin, diseo de tareas y puestos de trabajo.

20

Auditora de gestin de sistemas administrativos: Anlisis de proyectos y programas, Auditora


de procedimientos administrativos y formas de control interno en las reas funcionales,
Auditora de gestin a los sistemas de informacin: Sistema de Planeacin Estratgica
(Formulacin de Polticas) , Sistema de Informacin Gerencial, procesamiento electrnico de datos.
3. PRUEBAS SOBRE LA GESTION
La realizacin de pruebas para la evaluacin de la gestin consiste en la evaluacin de controles y
la recoleccin de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos identificados
durante la fase de planeacin como de potencial riesgo, realmente revisten suficiente importancia.
Las conclusiones se relacionan con la evaluacin de las relaciones y cumplimientos de la
economa, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad. Estas relaciones pueden ser visualizadas en
el flujo operacional que permite identificar claramente los estadios en los cuales se miden cada una
de las Es.
La evaluacin de la gestin debe comprender:

Niveles de Revisin
Aplicacin de Indicadores de Desempeo
Metodologa

El enfoque bsico de la evaluacin de la eficiencia y economa recae principalmente sobre los


recursos utilizados o consumidos por la entidad auditada, su manejo o conversin en productos o
servicios tiles, as como la entrega o prestacin de dichos productos o servicios desde un punto
de vista objetivo, de tal forma que se puedan conceptualizar alternativas que resulten en mayor
eficiencia y/o economa.
La esencia de la evaluacin de la eficiencia y economa es la aplicacin del sentido comn al
sugerir modificaciones o cambios en la adquisicin, manejo o empleo de los recursos que resulten
en el consumo de menos recursos o en el aumento de la productividad con los mismos recursos.
El propsito de la evaluacin de la eficiencia y economa es determinar si la entidad auditada
administra o utiliza sus recursos humanos, materiales y financieros de manera eficiente y
econmica. El auditor debe detectar las causas de cualquier prctica ineficiente o antieconmica,
incluyendo deficiencias en los sistemas de informacin gerencial, los procedimientos
administrativos o la estructura organizativa que tienen como efecto disminuir la eficiencia y/o
economa.
Al realizar la evaluacin de la eficiencia y economa, se busca determinar si la entidad auditada, al
llevar a cabo su misin, presta la debida atencin a la conservacin de sus recursos con el mnimo
gasto de esfuerzos. Durante estos exmenes, el auditor debe estar alerta para encontrar prcticas
antieconmicas, ineficientes, inapropiadas o insatisfactorias en la utilizacin de los recursos y
examinar ampliamente las deficiencias aparentes. Su inters en la administracin de recursos se
extiende no slo a los bienes propiedad de la entidad sino a todos los bienes bajo su custodia.
El alcance de la labor de auditora requiere un examen de la economa y eficiencia con que se
utilizan los recursos humanos, materiales y financieros de la entidad. Este tipo de labor no se
efectuar como parte separada y distinta de una auditoria sino que estar integrada en el examen
de las actividades de la entidad. Para algunos tipos de actividades importantes, sin embargo, un

21

programa de auditora especial para revisar la utilizacin de recursos puede ser la mejor forma de
efectuar este tipo de labor.
Las pruebas de cumplimiento incluyen cualquiera de las tcnicas comentadas en este manual y
constituyen la base para evaluar si las prcticas promueven la economa, eficiencia, eficacia,
equidad y efectividad en el manejo de los recursos de la entidad. Para lo cual se debe modelar la
organizacin con el propsito de identificar sus actividades misionales e indagar acerca del control
relativo a la gestin y los resultados de la entidad, a manera de ejemplo se presenta un ejercicio
realizado con la SHD.
Niveles de Revisin
La auditora de gestin comprende uno o ambos de los siguientes niveles:

Revisin de "alto nivel"


Consiste en obtener un entendimiento general de las prcticas implantadas por la
Administracin para asegurar la economa, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso
de los recursos de la entidad. Incluye entrevistas a la alta direccin respecto a las prcticas
empleadas para asignar y controlar los recursos; una revisin a los procedimientos aplicados
para establecer dichas prcticas y un anlisis de indicadores de desempeo.
Los objetivos de una revisin de "alto nivel" son los siguientes:
Determinar si la Administracin ha establecido adecuados procedimientos generales de gestin
para asegurar la economa, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursos
de la entidad.
Evaluar si los mismos estn siendo aplicados eficazmente para asegurar valor.
Determinar si los indicadores de desempeo muestran una evolucin positiva respecto al
desarrollo de las operaciones.
Ayudar al equipo de auditora a planificar la auditora de gestin y resultados y en particular, a
identificar reas donde sea aconsejable realizar revisiones en profundidad.
Una revisin de "alto nivel" usualmente involucra las siguientes actividades:
Un examen de las minutas de directorio y cualquier otra documentacin que provea evidencia
respecto a la adopcin de cambios en los objetivos de la entidad, en las funciones claves de la
administracin y en cualquier otra iniciativa para promover la economa, eficiencia, eficacia y
equidad de las operaciones;
El uso de ciertas estadsticas e indicadores de desempeo para efectuar anlisis de
tendencias, controles presupuestarios y Benchmark externo.
La lectura de informes de gestin (emitidos por la Administracin, oficina de control interno,
etc.);
Indagaciones con la direccin y la alta gerencia para identificar las funciones claves para
promover las operaciones.
Para obtener el entendimiento de las funciones claves de la Administracin considera:

22

Los sistemas de planeacin, presupuesto y control de ingresos y gastos e inversiones de


capital.
Polticas de Talento Humano incluyendo, bsqueda, seleccin y reclutamiento de personal, as
como su capacitacin, promocin y motivacin;
Administracin de los bienes de uso de la entidad, incluyendo las polticas de adquisicin,
mantenimiento, desarrollo y disposicin de bienes;
Prcticas para obtener economas de escala, habilidades y, particularmente la adquisicin de
bienes y servicios.
Prcticas para adjudicar responsabilidades, autoridad y rendicin de cuentas.
Prcticas para comparar los resultados con los objetivos, metas y estndares y para promover
buenos desempeos y corregir los inadecuados.

Revisin en profundidad
Consiste en un examen detallado de los procedimientos establecidos para asegurar la
economa, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursos y obtencin de
resultados por parte de un departamento, rea o seccin, y una evaluacin a los
procedimientos para establecer si son adecuados y se estn aplicando.
Los objetivos de una revisin "en profundidad" son los siguientes:

Evaluar si las prcticas establecidas por la Administracin para realizar su gestin son
apropiadas y efectivas.
Identificar ahorros y mejoras en la economa, eficiencia y eficacia de las operaciones.
Verificar que la produccin de un bien o prestacin del servicio satisfaga efectiva y
equitativamente las necesidades de quienes los reciben.
Una revisin "en profundidad" cubrir por ejemplo, los siguientes aspectos:
reas misionales y de apoyo.
Servicios prestados por la entidad.
Funciones claves de administracin.
Procesos crticos de la entidad.
Control de proyectos desde su concepcin hasta su puesta en operacin.

Esta revisin usualmente requiere la revisin de procesos y actividades a travs de toda la


organizacin, el uso de especialistas y la consideracin de los indicadores de desempeo
desarrollados por la Administracin y la evaluacin de:

Estructura organizacional y dotacin de los diversos niveles.


Niveles de actividad.
Procesos de trabajo.
Cargas de trabajo.
Duplicaciones e ineficiencias.
Cualquier evaluacin respecto a la economa, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad
realizada por la propia entidad.

23

Esta revisin no se circunscribe a entrevistas con la alta Administracin, sino con el personal a
diferentes niveles de la organizacin.
Una revisin de "alto nivel" consiste en obtener un entendimiento general de las prcticas
implantadas por la Administracin para asegurar la economa, eficiencia y eficacia en el uso de
los recursos de la entidad. Incluye entrevistar a la alta direccin respecto a las prcticas
empleadas para asignar y controlar los recursos. Incluye asimismo, una revisin de los
procedimientos aplicados para establecer dichas prcticas y la revisin de indicadores clave de
desempeo.
Una revisin "en profundidad" consiste en un examen detallado de los procedimientos
establecidos para asegurar la economa, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos por
parte de un departamento, seccin o funcin, y una evaluacin respecto a si dichos
procedimientos son adecuados, eficaces y estn siendo aplicados.
4. ELEMENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA DE GESTION
La metodologa bsica consiste en la aplicacin de uno o varios de los siguientes procedimientos:

Lectura de documentacin; Entrevistas con los directivos y los funcionarios que ejecutan los
ciclos operacionales.
Identificar y documentar los procedimientos, funciones y actividades; Efectuar pruebas de
cumplimiento para confirmar los procedimientos y funciones relevadas; Revisar la gestin por
medio de indicadores de desempeo relevantes.

Al Identificar los procedimientos, funciones y actividades el auditor debe aclarar:

Porqu se ejecuta el procedimiento, la funcin o la actividad?,


Cul es su valor agregado?,
Qu pasara si no se ejecutara?;
Porqu se ejecuta el procedimiento, la funcin o la actividad en la forma en que se hace?;
Podra ejecutarse en otra forma ms eficiente y a un menor costo?;
Podran reducirse los costos sin afectar la eficacia y la eficiencia?.
Pruebas de cumplimiento
Procedimientos

4.1. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO


Las pruebas de cumplimiento en el marco de la evaluacin de la gestin no difieren
sustancialmente de las pruebas que ejecutamos en el examen de Estados Contables, y se refieren
a aquellos procedimientos que se aplican para confirmar la informacin recopilada en la fase de
planeacin.
Las pruebas de cumplimiento consisten confirmar que los procedimientos, funciones y actividades
estn operando tal como se esperaba.

24

5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA DE GESTIN


FECHA
FECHA
REF.
DETALLE
OBSERVACIONES
INICIO
TERMINACION P/T
Analice en forma detallada la entidad objeto de control que le permita concluir si hace uso eficiente y
econmico de los recursos asignados y si cumple eficaz y equitativamente con los planes y programas
que le compete realizar en la produccin de un bien o prestacin de un servicio, teniendo en cuenta
algunas actuaciones tales como:
1. Qu hace la entidad, cmo lo
hace, para qu lo hace y con quin
lo hace. (Utilice la tcnica del
TASCOI, u otra que considere
conveniente).
2. Determine cules son las
actividades misionales, esto es,
aquellas que generan valor
agregado a la institucin y cules
las
de
apoyo,
Realice
el
desdoblamiento de complejidad y
efecte su anlisis.
3. Efecte un anlisis de la
estructura
organizacional
y
determine si es o no funcional, de
acuerdo con las actividades que
desarrolla y haga la distincin
entre la estructura formal (la que
se desprende del organigrama) y
la estructura informal, (la que
refleja con mayor precisin la
forma en que las personas se
relacionan entre s). Recuerde que
una estructura adecuada permite a
las organizaciones mantenerse
independiente y con viabilidad.
4.
Evale
las
debilidades
estructurales y funcionales de la
organizacin, dndole apoyo a
situaciones
problemticas
especficas.
5. Verifique la existencia de Planes
Indicativos
o
Estratgicos
Herramienta de gestin que
organiza
y
orienta
estratgicamente las acciones de
una
entidad
para
alcanzar
objetivos acordes con su misin y
con el Plan de Desarrollo del
Distrito Capital y los Planes de
Accin, los cuales consisten en el
conjunto de acciones organizadas
estratgicamente para alcanzar
objetivos de soporte, acorde con
los objetivos primordiales y la
misin de las entidades.

25

DETALLE

FECHA
INICIO

6. Determine si los resultados


alcanzados por la entidad reflejan
la debida programacin de las
actividades y los recursos desde
su aprovisionamiento, distribucin
y aplicacin hasta la prestacin del
servicio.
7. Verifique y evale la existencia
de planes relacionados con el
desarrollo
operativo
y
administrativo,
tales
como:
financiero,
de
inversin,
adquisicin,
produccin
o
prestacin
del
servicio,
de
procesos,
investigacin
de
mercados, entre otros. Para su
anlisis y evaluacin tenga en
cuenta:

Que
exista
concordancia entre los objetivos y
polticas de la entidad frente a los
del sector y subsector.
Relacin entre los recursos,
actividades y productos ofrecidos,
frente a los resultados obtenidos.
Qu tan adecuado ha sido el
uso de los recursos humanos,
fsicos y financieros frente al
volumen de servicios o productos
ofrecidos.
Si los planes fueron diseados
dentro
de
un
cronograma
previamente establecido y si su
cumplimiento fue oportuno.
Qu clase de acciones y
estrategias se consideraron para
solucionar
las
dificultades
coyunturales presentadas en la
ejecucin.
Que controles existen para
detectar desviaciones y tomar
correctivos oportunamente.
8. Verifique que los objetivos
misionales de la entidad guarden
relacin con los lineamientos
trazados en el Plan de Desarrollo
del Distrito Capital.
9. Confronte los resultados
obtenidos en el Plan de Accin
frente a lo preestablecido en el
plan indicativo. Indague sobre las
desviaciones,
si
las
hay,

26

FECHA
TERMINACION

REF.
P/T

OBSERVACIONES

DETALLE

FECHA
INICIO

determinando su causa, efecto y


de ser posible su cuantificacin.
10. Confronte los resultados
obtenidos con los objetivos
preestablecidos en los planes,
programas y proyectos e indague
sobre las causas que originaron
las desviaciones presentadas (si
existen).
11.
Identifique
las
reas
involucradas en el Plan de Accin,
determinando aquellas de mayor
incidencia en la obtencin de los
resultados previstos y si fueron
sujetas a modificaciones, medidas
correctivas y de control.
12. Analice las tcnicas (sistemas
de
informacin,
estadsticas,
metodologas,
herramientas,
procedimientos
y
control)
utilizadas en la preparacin,
elaboracin,
ejecucin
y
seguimiento del presupuesto, para
determinar el cumplimiento de los
lineamientos
y
disposiciones
legalmente establecidos.
13. Compruebe si el plan anual de
compras fue programado
y
ejecutado
conforme
a
los
requerimientos y necesidades de
la entidad o estableciendo el grado
de cumplimiento del mismo.
14. Verifique si existe coordinacin
entre las diferentes reas de la
organizacin para el desarrollo de
las actividades propias de cada
proceso, identificando las reas
que por su relevancia necesitan
ser reorientadas por la alta
direccin.
15. Compruebe la existencia y
cumplimiento de mecanismos de
motivacin del recurso humano al
determinar su contribucin al
incremento de la productividad.
16. Elabore y analice un cuadro
que describa por dependencias,
las funciones, actividades y/o
responsabilidades delegadas, con
el fin de determinar: Areas con
mayor
delegacin,

27

FECHA
TERMINACION

REF.
P/T

OBSERVACIONES

DETALLE

FECHA
INICIO

Responsabilidad
delegada,
Actividades delegadas, Resultados
de la delegacin, Problemas que
se ocasionaron, Dualidad de
funciones y oportunidad para la
toma de decisiones en situaciones
coyunturales.
17. Verifique si la entidad tiene
establecido un sistema de control
que abarque todas las reas de la
organizacin, comprobando si este
control dispone de adecuados
procedimientos e instrumentos de
evaluacin,
medicin
y
seguimiento
que
garanticen
detectar y prever errores y
desviaciones,
as
como
la
oportunidad en la aplicacin de
medidas correctivas.
18. Compruebe si la entidad
dispone de un sistema de Control
de Gestin que permita medir el
cumplimiento de las metas, segn
lo establecido en la Constitucin
Poltica Art. 343, Pargrafo 3 y la
ley 87/93 Art. 8.
19. Verifique si la entidad dispone
de estndares preestablecidos e
indicadores de gestin que
permitan evaluar los procesos
necesarios para el logro de
objetivos y compare si estn
acordes
con
el
desarrollo
organizacional de la entidad.
20. Identifique si existe una cultura
institucional para el control,
mediante el anlisis de los
instrumentos adoptados para el
mismo, de acuerdo con las
sugerencias
formuladas
por
dependencias u organismos de
control.
21. Si detecta inconsistencias
establezca la relacin de CAUSA y
EFECTO, esto es establecer el
Porqu se presentan y las
incidencias o riesgos de su
correccin.
22. Realice programas especficos
para
evaluar
la
correcta
asignacin,
distribucin
y

28

FECHA
TERMINACION

REF.
P/T

OBSERVACIONES

DETALLE

FECHA
INICIO

utilizacin
de
los
recursos
(Presupuesto y Contratacin). En
concordancia con los expuestos
en el captulo de Auditoras
especiales.
Adems de los procedimientos
descritos anteriormente, queda a
criterio de los auditores el diseo,
elaboracin y aplicacin de otros
que surjan en el momento de la
evaluacin, los cuales deben ser
analizados en Mesas de Trabajo.
23. Examine los resultados y
hallazgos de auditoria en mesa de
trabajo.

29

FECHA
TERMINACION

REF.
P/T

OBSERVACIONES

6. EVALUACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS


Los procesos administrativos se definen como el conjunto de decisiones y acciones que resultan de
la formulacin y fomento de estrategias diseadas para lograr los objetivos de la organizacin.
Estos procesos son los fundamentos bsicos en el desarrollo de toda actividad dentro de la
organizacin, tanto en el mbito administrativo como operativo, permitindole al administrador
evaluar permanentemente sus tareas, con el fin de realizar un mejoramiento continuo de la entidad
en el cumplimiento de su objeto social. En este numeral se describen guas para la evaluacin de
la planeacin, organizacin, direccin y control.
6.1. Programa para evaluar el proceso de planeacin
Objetivo
Determinar si los resultados alcanzados por la entidad, reflejan la debida programacin de las
actividades y los recursos desde su aprovisionamiento, distribucin y aplicacin hasta la prestacin
del servicio.
Procedimientos Generales
DETALLE

FECHA
INICIO

1. Verifique la existencia de:


Plan Indicativo
Plan de Accin
2. Compruebe si los resultados
alcanzados en la ejecucin del plan
indicativo
obedecen
a
los
lineamientos trazados en el Plan
Nacional de Desarrollo.
3. Confronte los resultados obtenidos
en el plan de accin frente a lo
preestablecido en el plan indicativo.
4. Indague sobre las desviaciones, si
las hay, determinando su causa,
efecto y de ser posible su
cuantificacin.
5. Confronte los resultados obtenidos
con los objetivos preestablecidos en
los planes, programas y proyectos e
investigue sobre las causas que
originaron
las
desviaciones
presentadas (si existen).
6. Identifique las reas involucradas
en el plan de accin, determinando
aquellas de mayor incidencia en la
obtencin de los resultados previstos
y si fueron sujetas a modificaciones,
medidas correctivas y de control.
7. Analice las tcnicas (sistemas de
informacin,
estadsticas,
metodologas,
herramientas,
procedimientos y control) utilizadas en
la preparacin, elaboracin, ejecucin
30

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

DETALLE

FECHA
INICIO

y seguimiento del presupuesto para


determinar el cumplimiento de los
lineamientos
y
disposiciones
legalmente establecidos.
8. Compruebe si el plan anual de
compras fue programado y ejecutado
conforme a los requerimientos y
necesidades de la entidad y
establezca el grado de cumplimiento
del mismo.
9. Verifique y evalu la existencia de
planes relacionados con el desarrollo
operativo y administrativo, tales como:
financiero, de inversin, adquisicin,
produccin o prestacin del servicio,
de
procesos,
investigacin
de
mercados, teniendo en cuenta,
adems lo siguiente:

Concordancia entre los objetivos y


polticas de la entidad frente a los del
sector y subsector.
Relacin entre los recursos,
actividades y productos ofrecidos,
frente a los resultados obtenidos.
Qu tan adecuado ha sido el uso
de los recursos humanos, fsicos y
financieros frente al volumen de
servicios o productos ofrecidos.
Si los planes fueron diseados
dentro de un cronograma previamente
establecido y si su cumplimiento fue
oportuno.
Qu
clase
de
acciones
y
estrategias se consideraron para
solucionar
las
dificultades
coyunturales presentadas en la
ejecucin de los mismos.
Que existan controles que permitan
detectar
desviaciones
y
tomar
correctivos oportunamente.

31

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

6.2. Programa para Evaluar el Proceso de Organizacin


Objetivo
Determinar la estructura organizacional y funcional de la entidad en sus niveles de autoridad,
responsabilidad y distribucin de los recursos y mecanismos utilizados para el alcance de los
objetivos.
Procedimientos Generales
FECHA
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
INICIO
TERMINACION P/T
Para evaluar la funcin de organizacin se debe identificar la estructura funcional de la entidad,
analizando:
Tipo de estructura, formal o informal.
Cultura organizacional (cmo se
identifican los miembros de la
organizacin con respecto a otros).
DETALLE

Capacidad de direccin (referente a


los medios o mecanismos utilizados
por la direccin para el logro de metas
y objetivos de la organizacin).
Niveles de autoridad, responsabilidad
y operatividad para su adecuada
coordinacin.
Confiabilidad y oportunidad en la
utilizacin de los sistemas de las
lneas de comunicacin.
Oportunidad en el suministro de la
informacin
generada
por
las
diferentes reas para la toma de
decisiones.
Que las actividades estn plenamente
definidas y distribuidas entre los
diferentes niveles de la organizacin
para su ejecucin y desarrollo.
Que los niveles de autoridad y
responsabilidad estn acordes con las
funciones propias de cada cargo,
elaborando un cuadro analtico que
muestre cargo, funciones y registros,
comparados con la situacin real.

32

6.3. Programa para Evaluar el Proceso de Direccin


Objetivos
Determinar si existe coordinacin del esfuerzo comn de los diferentes miembros de la
organizacin en el logro de metas y objetivos, y si se alcanzaron a travs de mecanismos de
supervisin, control, motivacin y comunicacin.
Procedimientos Generales
FECHA
INICIO

DETALLE

Evale si los medios o sistemas de


comunicacin utilizados por la entidad
son oportunos, giles y adecuados en
el suministro de informacin tanto
interna como externa para la toma de
decisiones.
Verifique si existe coordinacin entre
las
diferentes
reas
de
la
organizacin para el desarrollo de las
actividades propias de cada proceso,
identificando las reas que por su
relevancia
necesitan
ser
redireccionadas por la alta direccin.
Compruebe
la
existencia
y
cumplimiento de mecanismos de
motivacin del recurso humano al
determinar
su
contribucin
al
incremento de la productividad.
Elabore y analice un cuadro que
describa por dependencias, las
funciones,
actividades
y/o
responsabilidades delegadas, con el
fin de determinar:
Areas con mayor delegacin.
Responsabilidad delegada.
Actividades delegadas.
Resultados de la delegacin.
Problemas que se ocasionaron.
Dualidad de funciones.
Oportunidad
decisiones
coyunturales.

para
en

la

toma de
situaciones

33

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

6.4. Programa para Evaluar el Proceso de Control


Objetivo
Verificar si la entidad tiene establecido un sistema de control que abarque todas las reas de la
organizacin, comprobando si este control dispone de adecuados procedimientos e instrumentos
de evaluacin, medicin y seguimiento que garanticen detectar y prever errores y desviaciones;
as, como la oportunidad en la aplicacin de medidas correctivas.
Procedimientos Generales
DETALLE

FECHA INICIO

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

Solicite la normatividad competente


y
los
manuales
sobre
procedimientos establecidos por la
entidad para la evaluacin de los
procesos, e identifique si establecen
mecanismos de control y si son
aplicados de acuerdo con los
requerimientos y necesidades de las
reas.
Compruebe si la entidad dispone de
un sistema de control de gestin
que permitan medir el cumplimiento
de las metas, segn lo establecido
en la Constitucin Poltica Art. 343,
Pargrafo 3 y la ley 87/93, Art. 8.
Verifique si la entidad dispone de
estndares preestablecidos que
permitan evaluar los procesos
necesarios para el logro de objetivos
y compare si estn acordes con el
desarrollo organizacional de la
entidad.
Estudie y analice las actividades de control en situaciones que se reflejan como:
Procedimientos no efectivos o
costos no justificables para el
ejercicio del control.
Ejecucin de operaciones que tiene
poca o ninguna incidencia en la
accin de control.
Exceso de personal en relacin con
las tareas de control.
Oportunidad y calidad en la
aplicacin del control en los
diferentes procesos en que se
detecten
desviaciones
e
irregularidades en los mismos.
Prepare una relacin breve de las
situaciones crticas que se hayan
identificado en el proceso de control.
Identifique y analice las medidas
correctivas adoptadas para cada

34

DETALLE

FECHA INICIO

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

una de ellas.
Identifique si existe una cultura
institucional para el control mediante
el anlisis de los instrumentos
adoptados para el mismo, de
acuerdo con las sugerencias
formuladas por dependencias u
organismos de control.
Verifique los controles establecidos
para los procesos y actividades de
la organizacin, analizando si los
responsables cumplen con su
ejecucin.
Constate si los mecanismos de
control son apropiados y se revisan
o renuevan permanentemente, de
acuerdo a las exigencias de
desarrollo institucional.
6.5. Programa para Evaluar el Proceso de Nmina y Prestaciones Sociales
Objetivo
Comprobar que la planta de personal aprobada, sea la misma que se encuentra vigente y que no
exista nmina paralela.
Verificar la existencia de planes, polticas y programas para manejo del personal.
Determinar que el personal vinculado a la entidad tenga el perfil requerido para el cargo, los
requisitos y la experiencia mnima, establecidos en el manual de funciones.
Verificar que la liquidacin y pago de nmina, novedades, prestaciones, pagos anticipados,
descuentos y pasivos acumulados estn debidamente calculados, clasificados y registrados de
conformidad con los principios y normas de contabilidad pblica, normas laborales, tributarias y
dems normas legales.
Comprobar que los valores causados por los conceptos de nmina estn incluidos en las partidas
presupuestales apropiadas para la vigencia.
Verificar que en la captura y procesamiento de la informacin para la nmina exista los suficientes
controles que garanticen la transparencia en los pagos efectuados.
Procedimientos Generales
DETALLE

FECHA
INICIO

Solicite
los
indicadores
de
desempeo que aplique la entidad y
valdelos.
Solicite la nmina de personal y

35

FECHA
REF: OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

DETALLE

FECHA
INICIO

verifique que est debidamente


autorizada, certificada y firmada por
los
funcionarios.
Cruce
esta
informacin con la planta legalmente
autorizada.
Solicite aleatoriamente algunas
hojas de vida, y confronte los
requisitos exigidos, los salarios
asignados y las funciones que
cumple y las necesidades del
servicio prestado.
Aleatoriamente revise la liquidacin
de algunos funcionarios, tales como
horas
extras,
bonificaciones,
vacaciones, o cualquier tipo de
prestacin que se le este pagando,
y la veracidad de la informacin en
especial del personal que participa
en el proceso.
Efecte una clasificacin de los
funcionarios
por
niveles
y
establezca el valor real de la nmina
por cada nivel frente a las
actividades
misionales
que
desarrolla la entidad y evale que
exista una adecuada distribucin del
personal en las diferentes reas.
Analice la cantidad de personal
vinculado por contrato de prestacin
de servicios y constate la necesidad
de dicho servicio y que no se
configure
nmina
paralela.
Asimismo constate que el personal
contratado preste realmente el
servicio o si solo pasan a cobrar el
sueldo.
Constate que las solicitudes del
PAC por servicios personales y
transferencias (aportes parafiscales)
y
sus
modificaciones,
sean
presentadas dentro de las fechas
lmites exigidas por la Direccin del
Tesoro Nacional del Verifique que la
ejecucin
del
programa
presupuestal
se
cumpli
correctamente.
Verifique que se realizan y se
contabilizan
adecuadamente
el
salario
bsico,
prestaciones
sociales, deducciones para salud,
aportes parafiscales, retencin en la

36

FECHA
REF: OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

DETALLE

FECHA
INICIO

FECHA
REF: OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

fuente,
provisiones
y
dems
autorizadas por el funcionario o por
mandato
judicial.
Compruebe
adems que se han efectuado las
causaciones correspondientes.
Solicite el estudio del clculo
actuarial y verifique: Funcionarios en
planta, si la pensin es asumida en
su totalidad por el ente pblico, o si
es compartida. Compruebe el
registro y clculo total.
Selectivamente y con ayuda de las
TAAC (Tcnicas de auditora
apoyadas en el computador),
verifique los controles que se tienen
en el procesamiento de la nmina y
la confiabilidad de los mismos.
6.6. Programa para Evaluar el Proceso de Compras
Objetivos
Comprobar que las compras y adquisiciones que realiza la entidad se realicen en los trminos y
condiciones establecidas en la Ley 80 de 1993 y Decreto 111 de 1996
Verificar que las compras realizadas por la entidad se ajusten a las condiciones mnimas y
necesidades reales de cada dependencia y que se efecten en cumplimiento de las normas de
contratacin vigentes.
Establecer que las adquisiciones efectuadas obedezcan a un plan de compras, que las partes
estn debidamente facultadas y que se hayan cumplido los requisitos presupuestales y dems
requisitos establecidos.
Determinar que las obligaciones contradas se cancelen oportunamente y por los valores
acordados en cumpliendo los requisitos legales y procedimientos establecidos por la entidad.
Determinar la razonabilidad de las cuentas que se afectan por las compras que realiza la entidad,
as como los registros contables realizados.
Evaluar la suficiencia y eficiencia del control interno implementada por el arrea encargada de este
proceso.
Procedimientos Generales
DETALLE

FECHA
INICIO

Solicite una relacin de las compras


realizadas en el periodo analizado,
la cual contenga la siguiente
informacin: Numero de orden de
compra, proveedor, tipo de bienes

37

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

DETALLE

FECHA
INICIO

adquiridos, valor unitario y valor


total.
Seleccione
una
muestra
representativa de las ordenes de
compra y establezca: si se ajustan a
las disposiciones vigentes, el valor
de las mismas y el porcentaje que
este representa dentro del valor total
del presupuesto de gastos de
funcionamiento.
Compruebe que las compras
realizadas
obedezcan
a
las
necesidades
reales
de
cada
dependencia,
encaminadas
al
desarrollo del objeto social y si
obedecen a un Plan de Compras.
Visite algunas dependencias y
mediante una tcnica de auditoria
compruebe que las necesidades
han sido satisfechas en condiciones
de cantidad, calidad y oportunidad.
Verifique
que
las
compras
realizadas
tienen
soporte
presupuestal y si se esta afectando
correctamente
el
rubro
correspondiente de acuerdo con la
adquisicin realizada.
Sobre los pagos realizados verifique:
Que
el
valor
del
registro
presupuestal est incluido en la
disponibilidad.
Que
los
rubros
afectados
correspondan a la naturaleza del
gasto y a los certificados de
disponibilidad.
Verifique que los pagos contengan
los soportes exigidos
Cotizaciones, Cuenta de cobro o
factura aprobada por la entidad,
Comprobante de ingreso de bienes
al almacn.
Comprobante de pago con los
descuentos de ley, debidamente
diligenciado (fecha de elaboracin,
descripcin del bien o servicio,
nmero de cheque y fecha de giro,
imputacin presupuestal y contable,
fecha de recibo del pago por el
contratista
o
su
delegado
debidamente
facultado
y
autorizado).

38

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

DETALLE

FECHA
INICIO

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

Adicionalmente verifique que el


pago concuerde con el registro y la
disponibilidad
presupuestales.
Solicite una relacin de las compras
realizadas en el periodo analizado,
la cual contenga la siguiente
informacin: Numero de orden de
compra, proveedor, tipo de bienes
adquiridos, valor unitario y valor
total.
Verifique que las adquisiciones por
concepto de bienes y elementos que
afecten las cuentas Propiedades,
Planta y Equipo, Bienes de
Beneficio Publico, Recursos del
Medio
Ambiente,
etc.,
sean
contabilizadas
adecuadamente
dentro de las mismas.
Compruebe la correcta causacin
de cada una de las cuentas que
tienen
movimiento
con
las
adquisiciones efectuadas.
Efecte seguimiento por las distintas
dependencias para verificar si los
bienes adquiridos estn siendo
utilizados adecuadamente y si los
mismos son funcionales y tienen la
capacidad instalada segn los
requerimientos efectuados.
Determine los mecanismos de
control establecidos por cada
dependencia y por la entidad para
salvaguardar los bienes adquiridos.
6.7. Programa para Evaluar la Contratacin Administrativa
Procedimientos Generales
FECHA
FECHA
REF:
INICIO TERMINACION P/T
ANLISIS DE LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA
DETALLE

Procedimientos:
Analice y evale el comportamiento que
tuvo la administracin en la iniciacin,
ejecucin, terminacin y liquidacin del
contrato; de acuerdo a las disposiciones
legales,
administrativas,
econmicas,
financieras y tcnicas, que debieron
observarse en el proceso contractual,

39

OBSERVACIONES

DETALLE

FECHA
INICIO

FECHA
REF:
TERMINACION P/T

OBSERVACIONES

enmarcadas dentro de los principios


fundamentales de control fiscal y la funcin
administrativa.
Con base en la informacin anterior,
evale:
Que el objeto del contrato est
contemplado dentro de las polticas,
planes y programas establecidos por
alta direccin
La disponibilidad presupuestal y
registros contractuales
Compare los precios contractuales
frente a los precios comerciales y
establezca las diferencias en calidad y
cantidad
El grado de cumplimiento en su
ejecucin
segn
trminos
contractuales o contables.
Las repercusiones internas y externas
ocasionadas por sobre costos
La oportunidad en la contratacin
Costos de los procesos judiciales por
relacin contractual (incumplimiento,
mala calidad, entre otros).
Verificacin del cumplimiento de los
procesos de interventora
6.8. Programa para Evaluar el Recurso Humano
Procedimientos Generales
DETALLE

FECHA
INICIO

ANLISIS DEL RECURSO HUMANO


Analice el manejo dado al recurso humano dentro
de los procesos de seleccin, incorporacin,
clasificacin,
remuneracin,
capacitacin,
motivacin, entre otros en los diferentes niveles
que conforman la planta de personal segn las
disposiciones legales, financieras, tcnicas y los
lineamientos trazados por la Direccin, por
ejemplo, estndares de productividad del recurso
humano, nivel de rotacin, sistemas de
motivacin.
Clasifique el personal de planta y supernumerario
por niveles en cantidad y costos (sueldos,
salarios, cesantas, pensiones, vacaciones, horas
extras, etc.) y determine:
Costo total de personal

40

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

DETALLE

FECHA
INICIO

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

Costo de personal de planta por niveles


Costo de personal supernumerario
Costo promedio
Con base en los datos obtenidos, analice:
La participacin de cada uno de los
niveles frente al total de gastos de
personal
La participacin de gastos de personal
frente a los gastos de funcionamiento
Con la informacin anterior, establezca si
la asignacin de los recursos financieros
para el manejo del recurso humano fue
razonable frente a la actividad o programa
ejecutado.
6.9. Programa para Evaluar el Recurso Financiero
Procedimientos Generales
DETALLE

FECHA
INICIO

FECHA
REF: RESPONSABLES
TERMINACION P/T

ANLISIS DEL RECURSO FINANCIERO


Elabore un cuadro analtico donde se describan
los ingresos financieros en cuanto a su origen y
aplicacin para evaluar:
Origen: Analice la participacin de los diferentes
rubros con respecto al total de ingresos, S los
ingresos propios son representativos, evale la
eficiencia en el recaudo de los mismos,
Composicin de los recursos de los crditos
(internos y externos).
Aplicacin: Determine la participacin por tems
frente al total de gasto, analice la causa y el efecto
del rubro de mayor participacin, de acuerdo con
las caractersticas de la entidad, evale si el
porcentaje para inversin se ajusta a los
requerimientos y necesidades de la entidad en el
logro de sus objetivos
6.10. Programa para Evaluar los Costos Ociosos de los Activos Fijos de Operacin
Procedimientos Generales
FECHA
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
ANLISIS Y EVALUACIN DE LOS COSTOS OCIOSOS DE LOS ACTIVOS FIJOS DE OPERACIN
Procedimientos:
DETALLE

Realice una prueba selectiva que del total de los


activos fijos de operacin permita determinar, los

41

DETALLE

FECHA
INICIO

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

activos
operativos
que
se
encuentran
subutilizados, o han sido destinados a actividades
diferentes de su objeto social.
Efecte mediante inspeccin ocular, cuestionarios,
entrevistas al personal operativo, informacin
contable entre otros; las caractersticas del bien y
determine:
Costo de adquisicin.
Capacidad instalada.
Capacidad de produccin.
Ajustes por inflacin.
Valorizaciones.
Reparaciones (frecuencia y costo).
Mantenimientos (programas y costo).
Personal involucrado al manejo del bien.
Tiempo utilizado en el perodo.
Valor en libros.
Depreciacin del perodo.
Depreciacin acumulada.
Vida til del bien.
Avance tecnolgico.
Adaptaciones.
Interrelacione la informacin obtenida en forma
coherente y razonable para medir incidencias en
los niveles o grados de productividad prdida o
lucro cesante. Multiplique el valor obtenido de
estos activos por la tasa de mercado financiero
(DTF), para determinar cunto est dejando de
percibir la entidad por tener en inoperabilidad
dicho stock, si lo hay. Para tal efecto deber
tenerse en cuenta la incidencia de mantener
costos ociosos es fiel reflejo de una inadecuada
administracin de los recursos fsicos que a su
vez, traduce en la disminucin de los ingresos
operativos y la cobertura de los bienes o servicios
ofrecidos, lo cual repercute en un detrimento en el
beneficio social reportado a la sociedad.
6.11. Programa para Evaluar la Relacin Beneficio - Costo
Procedimientos Generales
DETALLE

FECHA
INICIO

ANLISIS DE LA RELACIN BENEFICIO


COSTO
Una manera de evaluar los programas de carcter

42

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

DETALLE

FECHA
INICIO

social es por medio de la metodologa anlisis


Beneficio - Costo, donde se establece la
rentabilidad social de los proyectos; y se
contrastan los beneficios y los costos que se
derivan de su ejecucin. Dicho proceso se puede
representar en un flujo por medio del cual se
determina la racionalidad en la asignacin de los
recursos y el impacto social del mismo sobre la
comunidad.
Al realizar la evaluacin social, se pretende saber
qu es lo que quiere la sociedad y los precios de
los recursos utilizados en la prestacin o
produccin de un servicio, a fin de establecer la
eficiente asignacin de los insumos con el mximo
beneficio.
Para realizar este tipo de anlisis se requiere la
utilizacin de los precios sociales, porque los
precios de mercado de los insumos no reflejan el
verdadero costo social por su utilizacin, al
encontrarse distorsionados por una serie de
factores polticos y econmicos, razn que
conlleva a valorar los costos y beneficios a precios
cuenta o sociales o de eficiencia para
determinar la contribucin a la sociedad, al hablar
de trminos sociales las condiciones del mercado
deben ser de competencia perfecta.
La relacin precio cuenta (RPC) de los insumos
se encuentran disponibles en el Departamento
Nacional de Planeacin.
Es importante definir los conceptos de costo y
beneficio para la evaluacin de proyectos
sociales:
Costo: es todo aquello que reduce el
bienestar de la sociedad.
Beneficio: es todo aquello que eleva el
bienestar de la sociedad.
Conceptos que difieren sustancialmente
de la definicin de rentabilidad privada en
donde:
Costo: es todo aquello que se traduce en
una erogacin monetaria.
Beneficio: es todo aquello que supone un
ingreso monetario.
El anlisis beneficio costo se realiza teniendo en
cuenta las metodologas existentes para la
evaluacin de proyectos sociales.

43

FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T

7. INTEGRACION DE RESULTADOS, PARA EMITIR CONCEPTO SOBRE LA GESTION


Tablero de agregacin de resultados
El tablero de agregacin de resultados, es una herramienta fundamental para el anlisis, que
permite evaluar la gestin de una entidad o sector en su conjunto y, adems, efectuar el
seguimiento de las actividades misionales y de procesos.
Como resultado del anlisis al comportamiento de los indicadores y de los hallazgos de auditora,
se podr conceptuar sobre la gestin del sujeto de control y, con base en este concepto y la
opinin sobre los Estados Contables de la entidad, definir la expedicin del fenecimiento a la
cuenta, rendida por los responsables, tal y como se seala en el captulo de Fase de Informe de
auditora, de este manual.
Aplicacin de indicadores para la integracin de resultados
Los indicadores constituyen uno de los instrumentos vitales para la evaluacin global de la gestin.
Por consiguiente, su diseo, construccin y determinacin de los elementos para su anlisis se
deben realizar mediante un esquema participativo y, en la medida de lo posible, concertado con
los sujetos de control, en atencin a su naturaleza, caractersticas particulares y objetos
misionales.
Para efectos de la agregacin de resultados, de cada uno de los tipos de auditoria aplicados (de
cumplimiento y de gestin y resultados) se obtendrn indicadores que contribuyan a la medicin de
los principios de la gestin fiscal.
El objetivo de cada uno de los programas de auditoria que se ejecute debe facilitar la evaluacin de
uno o varios principios de la gestin fiscal, por medio de indicadores de carcter cuantitativo o
cualitativo que se consignarn en el tablero de resultados.
TABLERO DE RESULTADOS
CONCLUSIONES
PRINCIPIOS DE
CONCLUSIN CONCLUSION CONCLUSION CONCLUSIN
DE LA AUDITORIA
LA GESTION
1
2
3
4
DE GESTION
FISCAL
Economa
Eficiencia
Eficacia
PLAN DE
Efectividad
DESARROLLO
Valoracin
costos
ambientales
Economa
Eficiencia
PRESUPUESTO
Eficacia
Efectividad
Economa
CONTRATACION
Eficiencia
ADMINISTRATIVA
Eficacia
Efectividad
Eficiencia
CONTROL
Eficacia
INTERNO
Efectividad
PLAN
Eficiencia
44

TABLERO DE RESULTADOS
CONCLUSIONES
PRINCIPIOS DE
CONCLUSIN CONCLUSION CONCLUSION CONCLUSIN
DE LA AUDITORIA
LA GESTION
1
2
3
4
DE GESTION
FISCAL
ESTRATGICO
Objetivos
Eficacia
Corporativos
Efectividad
No incluidos en el
Plan de Desarrollo
Economa
OTRAS
Eficiencia
AUDITORIAS
Eficacia
(Indicar cules)
Efectividad
Los resultados finales se recogen en el informe anual de evaluacin a la gestin, de conformidad
con lo establecido en la seccin de fase de informes de este manual.

45

8. BANCO DE INDICADORES PARA EVALUAR LA GESTION


Cuadro de Indicadores de Gestin
TIPO
Indicadores
de
resultados
por
rea y desarrollo
de informacin

INDICADORES DE GESTIN
QU EVALA
EJEMPLO
Los
resultados
operativos
y INDICADOR
DE
EJECUCIN
financieros de la gestin.
PRESUPUESTAL
PARA
LA
COMPRA DE EQUIPOS
La capacidad administrativa de la
institucin para observar, evaluar y 1.Indicadores de la Variable: Qu
medir aspectos como:
porcentaje del presupuesto que se
tiene se ha gastado para compra de
Organizacin de los sistemas de equipos (variable: Compra de
informacin.
equipos).
Calidad, oportunidad y disponibilidad
de la informacin.
Arreglos para la retroalimentacin y
mejoramiento continuo.
Los
indicadores
de
pblicos contenidos en:

resultados

Ingresos y gastos, frente a


metas y presupuesto.
Cantidad de empleados y su
participacin en el ingreso y en
el gasto.
Tamao y dimensin de la
produccin institucional frente
al sector estatal.
Dispersin de la organizacin y
grado
de
observacin,
descentralizacin
o
concentracin funcional.

El resultado financiero de la gestin:


en el cuadro que se encuentra al
finalizar este resumen, se encontraran
en forma detallada los indicadores
para la medicin de este aspecto.

46

2.Denominador:
El
total
de
asignacin presupuestal para la
compra de equipos.
3.Numerador: Lo gastado.
4.Tiempo: Un Semestre.
Es el porcentaje de ejecucin o uso
de los recursos para el semestre de
inters para la compra de equipos.

TIPO

Indicadores
estructurales

Indicadores de
recursos

Indicadores de
proceso

INDICADORES DE GESTIN
QU EVALA
EJEMPLO
Sirven para establecer y medir aspectos INDICADOR DE PARTICIPACIN DEL
como:
NIVEL DIRECTIVO FRENTE A LA
Participacin de los grupos dePLANTA DE PERSONAL
conduccin institucional frente a los
grupos de servicios, operativos y1. Indicador de la variable: Nombre de
productivos.
la variable: nivel directivo. El indicador
Las unidades organizacionales formales muestra el porcentaje de ejecutivos que
e informales que participan en la misincorresponde al nivel directivo frente al
de la institucin.
total de la planta de personal.
Unidades Administrativas, econmicas,2. Denominador: Es el nmero total de
productivas y dems que permiten el funcionarios del rea a analizar. Por
desenvolvimiento
eficiente
haciaejemplo la Secretara General.
objetivos
establecidos
en
la3. Numerador: Al momento de realizar
organizacin.
el informe se sabe de acuerdo a la
planta actual, cuntas personas ocupan
cargos de direccin.
4. Tiempo: El marco temporal podr ser
considerado al momento del informe y
con la informacin de la planta de
personal existente a esa fecha. El
resultado ser el porcentaje de
participacin de funcionarios que
ocupan cargos directivos frente al
nmero total de funcionarios que
conforman la planta de la Secretara.
Tienen relacin con la planificacin de INDICADOR DE EJECUCIN DEL
las metas y objetivos.
PLAN DE VISITAS DE CONTROL
Sirven para medir y evaluar lo siguiente: INTERNO
.Planificacin de metas y grado de1. Indicadores de la Variable: Nombre
cumplimiento de los planes establecidos. Visitar las dependencias de la
Formulacin de presupuestos, metas ySecretara, se parte de un plan trazado
resultados de logro.
para el ao lectivo que puede detallarse
Presupuesto de grado corriente, enmes a mes.
comparacin con el presupuesto de2. Denominador: Nmero de visitas que
inversin y otros.
el plan contempla para el ao.
Recaudacin y administracin de la 3. Numerador: Al momento de realizar
cartera.
el informe sabemos cuntas y cules
Administracin de los resultados visitas se han realizado.
logsticos.
4.Tiempo:
El
marco
temporal
considerado es de un ao.
El resultado es el porcentaje de
cumplimiento al plan de visitas
programadas para el ao.
Aplicables a la funcin operativa de laINDICADOR DE TIEMPO PROMEDIO
institucin, relativa al cumplimiento de suDE ATENCIN DE QUEJAS
misin y objetivos sociales.
1. Indicador de la variable: Nombre
Sirve para establecer el cumplimiento de tiempo
en
atencin
a
quejas
las etapas o fases de los procesos en recepcionadas de acuerdo al trmino
cuanto a:
fijado por ley.

47

TIPO

Indicadores de
personal

Indicadores
interfsicos

INDICADORES DE GESTIN
QU EVALA
EJEMPLO
Extensin y etapas de los procesos 2. Denominador: Es el nmero total
administrativos.
estimado de das en la atencin a las
Extensin y etapas de la planeacin.
quejas recepcionadas en forma escrita.
Agilidad en la prestacin de los3. Numerador: Al momento de realizar
servicios o generacin de productos queel informe sabemos qu tiempo real
indica la celeridad en el ciclodemora una queja en ser atendida.
administrativo.
4. Tiempo: El marco temporal es de

Aplicacin
tecnolgicas
y
sudas, dados los trminos que establece
comparacin evolutiva.
la ley para dar respuesta a las
solicitudes de la ciudadana.
Corresponden estos indicadores a lasINDICADOR DE PARTICIPACIN DEL
actividades del comportamiento de laNIVEL
PROFESIONAL
EN
LA
administracin de los recursos humanos. ESTRUCTURA DE LA SECRETARA
Sirven para medir o establecer el grado 1. Indicador de la variable: Nombre
de eficiencia y eficacia en laPromedio de distribucin de cargos en
administracin de los recursos humanos. planta global.

Condiciones
de
remuneracin2. Denominador: Es el nmero total de
comparativas con otras entidades delcargos existentes por niveles en la
sector.
planta de la Secretara.
Comparaciones de la clase, calidad y 3. Numerador: Nmero de cargos del
cantidad de los servicios.
nivel que nos interesa profesional.
Comparacin de servicios per-cpita
4.Tiempo: Esta informacin puede ser
Rotacin y administracin de personal, tomada en una sola fecha como
referida a novedades y situacionestambin confrontarla con los datos de
administrativas del rea.
otro momento para analizar su
Aplicacin y existencia de polticas y variacin lo que arrojara un ndice.
elementos de induccin, motivacin yEl resultado es la parte o porcin total
promocin.
de cargos en la secretara que son
ocupados por personas profesionales.
Son los que se relacionan con elINDICADOR DE ATENCIN A QUEJAS
comportamiento de la entidad frente a los1. Indicador de la variable: Nombre
clientes externos ya sean personasQuejas atendidas.
jurdicas o naturales.
2. Denominador: Es el nmero total de
Miden el cumplimiento relativo a la quejas recibidas durante el mes.
interaccin con su mercado externo 3. Numerador: Nmero de quejas
(clientes,
ciudadanos,
usuarios)atendidas en el mes.
estableciendo adems:
4. Tiempo: Esta informacin se toma a
Velocidad y oportunidad de lasnivel mensual de acuerdo al registro de
respuestas al cliente.
radicacin que se lleve a las quejas
La demanda y oferta en el tiempo.
recepcionadas y radicadas.
Transacciones con el pblico, relativos El resultado es el porcentaje de
a servicios corrientes y espordicos atencin brindado a las quejas que han
(comportamientos de la demandatenido respuesta y solucin.
potencial, demanda atendida, satisfecha)
Satisfaccin permanente de los
clientes.
Calidad del servicio.
Nmero de quejas, atencin y
correccin.
Existencia y aplicabilidad de normas y

48

TIPO

Indicadores
aprendizaje
adaptacin

INDICADORES DE GESTIN
QU EVALA

EJEMPLO
reglamentos.
Generan satisfaccin o insatisfaccin
sobre aquellos ndices fundamentales
como son la rentabilidad y los ndices de
competitividad.
deSon aplicables cuando se presenta:
INDICADOR DE CAPACITACIN EN
y Existencia de unidades de investigacinWORD PERFECT
y entrenamiento.
1.Indicador de la variable: Nombre
Estudios y tareas de adiestramiento.
Personas capacitadas en Word Perfect
Investigacin para el mejoramiento y bajo Windows.
adaptacin tecnolgica.
2.Denominador: Es el nmero total de

Mejoramiento
de
mtodos,personas que solicitan asistir al curso.
procedimientos y formatos.
Se consideran las personas que por
Corresponden al comportamiento de los razn a su trabajo requieren de esa
recursos humanos dentro de loscapacitacin especfica.
procesos
evolutivos
tecnolgicos,3. Numerador: Nmero de personas
grupales y de entidad.
que asisten al curso.
Es uno de los indicadores de mayor 4.Tiempo: Se consideran las solicitudes
importancia, pues es necesaria la recibidas por ejemplo durante el ao y
evaluacin constante, para verificar si laas mismo el nmero de personas que
gestin que se adelanta est de acuerdoasisten al curso.
con la funcin asignada, las metas, El resultado es el porcentaje de
objetivos y dems. Adems, permite el personas
que
ya
recibieron
logro de objetivos en funcionescapacitacin en Word.
operativas,
financieras,
ejecutivas,
administrativas, legales y dems.
Estos indicadores evalan: unidades de
induccin y motivacin, unidades de
investigacin,
unidades
de
entrenamientos, unidades normales de
adiestramiento, estudios de investigacin
para el desarrollo, estudio para
innovacin.

INDICADORES DE RESULTADOS POR REA Y DESARROLLO DE INFORMACIN


CLASE
NOMBRE
FRMULA
QU EVALUA
Una razn corriente mayor o
Razones
igual que 1, quiere decir que la
Activo
corriente
/
de
Razn de liquidez simple
empresa s tiene la capacidad de
Pasivo corriente
Liquidez
cubrir sus obligaciones del corto
plazo.
Indica el grado de solvencia de la
entidad.
El
comportamiento
deseable de este indicador es
(activo corriente que sea igual o superior a 1. Es
Prueba cida
inventarios) / pasivodecir que la empresa cuenta con
corriente
la capacidad de cubrir las
obligaciones de corto plazo con
los activos de ms alta
realizacin.

49

INDICADORES DE RESULTADOS POR REA Y DESARROLLO DE INFORMACIN


CLASE
NOMBRE
FRMULA
QU EVALUA
Ayuda a medir el nivel de gastos
corrientes en los que la empresa
puede entrar para mantener su
operacin de gastos en corto
Activo
corriente
plazo. Un capital de trabajo
Capital de trabajo
menos
Pasivo
negativo indica un problema de
corriente
liquidez en la empresa y significa
que sta no tiene los recursos
para cubrir sus obligaciones
corrientes.
Muestra las veces que el capital
rota en el perodo con relacin a
Ventas y/o ingresos
Rotacin del capital de
las
ventas
y/o
ingresos
operacionales
/
trabajo
operacionales. Determina el nivel
capital de trabajo
de eficiencia de utilizacin de los
activos.
Expresa la duracin promedio en
das en que se recupera la
cartera segn los ingresos
operacionales o de venta; este
(Cuentas por cobrar X
indicador debe guardar relacin
Periodo
de
cobro360)
/
Ingresos
directa tanto con las polticas de
promedio
operacionales o de
ventas como de la naturaleza de
ventas
las actividades adelantadas por
la entidad. Cuanto mayor sea el
periodo de cobro, existe una
menor liquidez.
Lo deseable es que sea mayor
que 1. Puesto que una tendencia
que muestre valores inferiores
tendr efectos perniciosos con la
Ventas y/o ingresos
Rotacin cuentas por
estabilidad financiera de la
operacionales
/
cobrar
entidad, tanto en el corto como
Cuentas por cobrar
en el mediano y largo plazo. Es
decir, cuanto mayor sea la
rotacin habr ms liquidez en la
cartera.
Rotacin de inventarios costo de ventas /Inventario promedio = (inventario
inventario promedio inicial + inventario final) / 2 y el
costo de ventas es el costo de
comprar o manufacturar los
productos vendidos durante un
periodo. Se debe tener en cuenta
el nivel de mantenimiento de
inventarios. Cuando ste es muy
alto, se debe adoptar una
estrategia para el manejo de
stos y buscar una mayor
rotacin. Tambin se puede
planificar un sistema para
optimizar
la
produccin
y

50

INDICADORES DE RESULTADOS POR REA Y DESARROLLO DE INFORMACIN


CLASE
NOMBRE
FRMULA
QU EVALUA
disminuir estos gastos.

Rotacin de cuentas porCompras /


pagar
por pagar

Refleja el perodo en que la


empresa se financia mediante
sus
proveedores.
Una
disminucin en la rotacin indica
que el plazo para pagar las
cuentascuentas ha aumentado y esto
favorece el estado de liquidez.
Una combinacin ideal para la
liquidez de una empresa es tener
un ndice de rotacin de cuentas
por cobrar alto y un ndice de
cuentas por pagar bajo.

Permite medir la eficiencia


interna de la empresa en
trminos del manejo de los
activos para la obtencin de
Ventas y/o Ingresosingresos y utilidades, sirve para
Razones
de
operacionales
/comparar la eficiencia de una
Rotacin de Activos fijos
Actividad.
Propiedad planta yempresa con la de otra similar.
equipo (activos fijos). Un resultado de 2.25 en la
rotacin de activos fijos dice que
por cada peso invertido en
activos fijos se generan 2.25
pesos en ventas.
Este ndice es muy similar al
Ventas y/o ingresosanterior pero carece de la virtud
Rotacin de Activo total operacionales
/de relacionar las ventas con
Activos totales.
activos productivos (como los
activos fijos).
Indica el porcentaje de las ventas
disponible para cubrir otros
Rotacin
de
utilidad bruta / ventas
Margen Bruto de Utilidad
gastos operacionales. Mide la
Rentabilidad
netas
eficiencia de la compaa en los
procesos productivos.
Esta razn es similar a la anterior
Margen
de
UtilidadUtilidad operativa /pero mide adicionalmente la
Operativa
ventas netas
eficiencia administrativa y de
ventas.
Da la eficiencia de la compaa a
un nivel ms general, pues no
slo incluye costos de ventas o
de
produccin,
gastos
operacionales, sino que tambin
utilidad neta / ventas
Margen de Utilidad Neta
involucra otros gastos y un
netas
descuento tributario. Se puede
ver adems la calidad de las
inversiones con los excedentes
de liquidez y el manejo de las
polticas tributarias.
51

INDICADORES DE RESULTADOS POR REA Y DESARROLLO DE INFORMACIN


CLASE
NOMBRE
FRMULA
QU EVALUA
Indica el rendimiento de los
Utilidad neta / activo
activos totales en relacin con la
total; utilidad neta /
utilidad final del periodo. Un
Rendimientos de losactivos
totales
resultado de 0.15 significa que
activos
operativos (propiedad
por cada peso invertido en
planta y equipo
activos totales se obtienen 15
operativo)
centavos de utilidad neta.
Da el porcentaje en el cual al
empresa est financiada por
endeudamiento. Es un ndice
Razones
de
importante pues da referencia
Razn
dePasivos / (Pasivo +
Apalancamien
sobre el riesgo financiero de la
Endeudamiento
Patrimonio)
to
empresa. Un valor de 0.48 dice
que el 48% de los recursos
utilizados fue financiado por los
acreedores.
Indica
la
cantidad
de
endeudamiento de una empresa
Razn
Pasivo
a
Pasivos / Patrimonio por cada peso invertido en
Patrimonio
capital.
Determina
la
cantidad
de
Razn de Cobertura deUtilidad operacional /utilidades operacionales que se
Intereses
Intereses
genera por cada peso de inters
adquirido por el endeudamiento.
Ayuda
a
determinar
la
rentabilidad de los activos. Su
Margen de Ventas *
Indice Dupont
Utilidad Neta / activos resultado dice la cantidad de
Rotacin de Activos
utilidades obtenidas por cada
peso de activo en la empresa.
Indicadores Financieros
Se utilizan para efectuar los anlisis financieros que permiten emitir un diagnstico en este sentido
y solvencia econmica de la entidad en cuestin.
Indicadores de Gestin o Eficiencia
Conocidos tambin como indicadores de seguimiento, de control, de monitoreo, de administracin
de actividades, de tareas, de metas intermedias, de adelantos, de avances o de progresos.
Los Indicadores de Gestin permiten valorar la eficiencia en la utilizacin de los recursos durante
el tiempo que se adelanta el plan, programa o proyecto social. Tienen como funcin valorar el
rendimiento (productividad fsica) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener ciertos
objetivos con unos tiempos y costos registrados y analizados. Permite la valoracin de aspectos
como: los recursos humanos, fsicos y financieros, el tiempo, el cumplimiento de actividades, tareas
o actividades intermedias, el rendimiento fsico promedio (productividad) medido ste como la
relacin que existe entre los logros y recursos utilizados, el costo promedio y el grado de Eficiencia.

52

Indicadores de Logro o Eficacia


Son tambin conocidos como indicadores de xito, externos, de impacto, o de objetivos; los cuales
permiten la valoracin de los cambios en las variables medidas, propiciados por la accin de los
proyectos sociales.
Se pueden distinguir cinco tipos de Indicadores de Logro o de Eficacia, concordando cada uno
de ellos con el nivel de planificacin y los objetivos establecidos para cada nivel:

Indicadores de Producto: relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los


componentes y actividades al cumplimiento de los propsitos establecidos en cada objetivo
especfico.
Indicadores de Logro: son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables que se
establecen a partir de cada objetivo.
Indicadores de Resultado: relacionados con los logros a corto plazo.
Indicadores de Efecto: relacionados con los logros a mediano plazo.
Indicadores de Impacto: relacionados con los logros a largo plazo. Criterios que permiten
valorar las modificaciones de las variables macro al ms alto nivel.

Indicadores para la Evaluacin de Proyectos Sociales


Al buscar que las empresas auditadas sean cada vez ms eficientes y eficaces es importante que
los proyectos y planes que lleven a cabo tambin lo sean. Es en este punto donde recae la
importancia de desarrollar una herramienta til y gil que permita seguir y evaluar los grados de
eficiencia y eficacia de los proyectos sociales que se lleven a cabo. Esta herramienta se logra
desarrollando un sistema de indicadores que permita evaluar en forma integral el proyecto y la
problemtica a resolver. Es decir, que permita seguir y evaluar la marcha del Proyecto Social,
valorar el cumplimiento de los objetivos propuestos y presentar informacin suficiente y oportuna
para la toma de decisiones. Esta perspectiva integral comprende el proceso desde la fase inicial de
la situacin sin proyecto hasta su culminacin y an ms all hasta contemplar el efecto y el
impacto generado por dichos proyectos sociales.
En este proceso es imprescindible establecer (ver figura) el Status, entendido como el valor de la
variable (problema a resolver) antes de iniciarse el proyecto; las Metas, entendidas como la
expresin cuantitativa y cualitativa de lo que se pretende obtener con el proyecto social; as como
construir y analizar el Logro o valor de la variable (problema inicial) al finalizar el proyecto. Por lo
tanto, se deben construir diferentes indicadores que permitan conocer, entender, seguir y evaluar
este proceso.

53

9. RESUMEN INDICADORES PARA LA EVALUACIN DE PROYECTOS

9.1. Indicadores por Principios


Retomando lo dicho anteriormente en el Marco Terico, la Ley 42 de 1993 establece que las
entidades deben cumplir los principios de economa, eficacia, equidad, y la valoracin de los
costos ambientales (ecologa), sobre estos principios realiza la Contralora de Bogot la Auditora
de Gestin y Resultados. Como consecuencia, el sistema de indicadores que utilice el auditor debe
ser capaz de medir estos principios tanto a nivel general como en cada una de las diferentes reas
y procesos de la compaa.
A continuacin se relacionan y definen los diferentes principios sobre los cuales el auditor
desarrolla la evaluacin de la gestin.
9.2. Indicadores de Economa
9.2.1. Objetivos

Determinar la racionalizacin en la adquisicin de los insumos requeridos en el proceso de


produccin.
Establecer s la asignacin de los recursos disponibles es la ms conveniente para maximizar
los resultados.
Estudiar y analizar la planeacin y programacin de necesidades y utilizacin de los recursos.
54

Evaluar el costo de adquisicin de los insumos.


Evaluar el beneficio o prdida social derivado de los diferentes proyectos y/o programas
realizados por las entidades.

9.2.2. Criterios para su elaboracin


Al disear este tipo de indicadores se consideran aspectos propios de cada recurso como:
Recurso Humano: Se deben analizar y estudiar situaciones relacionadas con el personal
involucrado, directa o indirectamente en los procesos y actividades de produccin y/o prestacin de
servicios, seleccionando las variables ms relevantes, as:

Nmero de personal que labora en planta, con contrato de prestacin de servicio, etc. y en
tiempo (mes, hora, ao, nocturno, etc.).
Nmero de especialistas por profesin y/o servicio en tiempo.
Programas de capacitacin y frecuencia del mismo en tiempo.
Costo unitario o promedio laboral por servicios prestados.
Utilizacin del recurso humano comparado con la actividad realizada.
Servicios prestados y tiempo requerido.
Costo total de la nmina.

Los indicadores del recurso humano establecen la intensidad con la cual se utiliza este insumo en
los diferentes procesos, estableciendo relaciones entre: sueldos y salarios, gastos por servicios
personales, prestaciones sociales, con el nmero de personas que proporcionan la siguiente
informacin: sueldos y salarios percpita, gastos por servicio personal percpita y prestaciones
sociales percpita.
Recursos Fsicos: Se incluirn el anlisis sobre el manejo dado a los bienes muebles e inmuebles
en los procesos de adquisicin, utilizacin, conservacin y mantenimiento, necesarios en la
produccin y/o prestacin del servicio y observe los siguientes aspectos:

Cantidad y costo de los bienes utilizados y/o por servicios.


Calidad de los equipos y dems bienes involucrados de acuerdo con las normas de calidad.
Oportunidad en la adquisicin, adecuacin, reposicin y mantenimiento de los bienes
(frecuencia).
Capacidad instalada.
Capacidad utilizada.
Costo de mantenimiento.

Recursos Financieros: Se evaluar la distribucin y aplicacin dado el presupuesto, en


cumplimiento de sus polticas, planes y programas sugeridos para el logro de su objeto social. Para
el anlisis de este recurso se deben tener en cuenta aspectos relacionados con:
a. Origen de los ingresos:
Aportes del presupuesto Distrital y/o Nacional
Recursos propios
Recursos del crdito
Transferencias

55

b. En cuanto al objeto del gasto: Se analizar la distribucin de los distintos factores de


produccin y/o prestacin de servicio, como resultado de la utilizacin de los mismos:

Apropiacin para servicios personales


Apropiacin para gastos generales
Apropiacin para gastos de inversin
Apropiacin para gastos distintos de los anteriores

9.2.3. Cuadro de Indicadores de Economa


INDICADORES DE ECONOMA
CLASE
NOMBRE
FRMULA
QU EVALUA
Indicadores de insumo Costo de Personal ( V/r. Total nminaMuestra
la
participacin
Establecen
relaciones
personal por nivel /de los diferentes niveles
entre los insumos o
Valor total de nminadel
personal
frente
al
recursos
(humanos,
personal
de
lagasto
total
de
la
fsicos,
financieros
y
entidad) * 100
nmina, indicando cul de los
tcnicos) necesarios en el
niveles tiene mayor incidencia
desarrollo de la Actividad
en el costo total.
de la entidad, por ejemplo:
( Gasto total deEl resultado obtenido permite
el
nmero
total
de
nmina / N de totalestablecer el valor unitario
personas que laboran en
de funcionarios depromedio por empleado o
la entidades por s solo un
planta (o por niveles))niveles de planta.
indicador histrico que
* 100
permite
medir
los
( Gastos por serviciosMuestra la proporcin de los
incrementos o reducciones
personales / Gastosgastos por servicios personales
de
la
planta;
al
de funcionamiento) *con
respecto
al
gasto
relacionarse con otras
100
funcionamiento.
como
el
financiero,Abastecimiento
( Compras en elEl resultado permite determinar
determina
el
nivel
perodo
/que porcentaje del plan de
promedio de salario, los
Presupuesto
decompras se ha ejecutado, con
salarios por niveles, entre
compras) * 100
respecto
al
presupuesto
otros.
asignado
en
un
perodo
determinado.
( V/r. Compra deDel total destinado a gastos de
equipo del perodo /inversin, muestra cuanto se ha
Total
gastosejecutado en la compra de
inversin) * 100
equipo.
Indice
de(
Valor
totalEste
indicador
mide
la
participacin
Contratacin
delincidencia de la contratacin en
de la
perodo
/el presupuesto de inversin de
contratacin
Presupuesto
dela entidad.
inversin
de
la
entidad) * 100
( Gastos de InversinPor cada peso invertido en el
(por
programa) /programa s, se ha involucrado
Gastos
dex $ o y cantidades de
Funcionamiento)
*recurso, actividad u oficio.
100
Manejo de Personal (
Gastos
deMuestra el costo promedio del
Capacitacin / Npersonal capacitado durante el
total de personalperodo
capacitado) * 100
56

CLASE

INDICADORES DE ECONOMA
NOMBRE
FRMULA
QU EVALUA
N total de personalMuestra que porcentaje del
capacitado / N totaltotal de personal de planta ha
personal planta)* 100 sido capacitado
( Gastos personalMuestra que porcentaje de los
capacitado
porrecursos para capacitacin se
actividad / Gastoshan utilizado por actividad
total de capacitacin)
* 100
Gastos
de(
Gastos
deEl resultado establece que
Funcionamiento
mantenimiento
/porcentaje de los gastos
Gastos Generales) *generales se estn utilizando
100
para mantenimiento.
(
Gastos
deQue porcentaje por servicio
Operacin / N totalofrecido se ha involucrado de
de
Serviciosgastos de operacin (este
Ofrecidos) * 100
indicador se utiliza en los casos
en los cuales se pueda
cuantificar el servicio prestado).

9.3. Indicadores de Eficiencia


9.3.1. Objetivos

Medir la productividad administrativa y operativa en relacin con el recurso utilizado frente al


servicio prestado.
Establecer el indicador principal de eficiencia (rentabilidad pblica o social), que permite valorar
los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.
Identificar los procesos administrativos y operativos en la transformacin de los recursos, a fin
de evaluarles la celeridad y los costos incurridos en el proceso productivo.
Establecer la eficiencia en la utilizacin de los recursos en el logro de objetivos previstos.
Determinar si la cobertura alcanzada en la produccin o prestacin del servicio, logro las metas
establecidas al mnimo costo.

La eficiencia involucra la racionalidad en el uso de los recursos para el cumplimiento de los


objetivos y metas trazadas.
9.3.2. Criterios para su elaboracin
Para el diseo de indicadores que midan el principio de a eficiencia se debe tener en cuenta, los
siguientes criterios:

Relacione los costos en los cuales haya incurrido la entidad en un determinado proceso,
proyecto o programa frente al tiempo utilizado.
Relacione los costos incurridos en los diferentes proceso frente al personal empleado.
Analice y evale la planeacin de las actividades propias de cada proceso e identifique las
variables relevantes del mismo.
Relacione los recursos utilizados frente a los objetivos previstos.
Relacione los servicios prestados frente a los costos incurridos.
57

Establezca la eficiencia en el recaudo de los ingresos (en aquellas entidades donde el


porcentaje de ingresos propios ser representativa).
Lo que realmente se mide es la forma como se manejan los recursos disponibles para la
obtencin de productos o resultados.
El concepto de eficiencia es relativo, es decir, siempre se es mejor o peor que algo o alguien.
Por lo tanto se puede tener eficiencia mayor o menor que cien. Para el clculo de la eficiencia
es necesario compararse con alguien.
La eficiencia est dada como el nmero de unidades producidas por unidad de recurso
utilizado, con respecto al nmero esperado de unidades producidas por unidad de recurso.
La eficiencia est dada en porcentaje, como una relacin del nmero de veces por cada cien.
La eficiencia est dada como una medida del manejo del manejo de los recursos o de las
variables existentes en el proceso.

Otras variables a considerar, adems de las anotadas en el numeral anterior, son las siguientes:

Tiempo: requerido para la ejecucin de los procesos, actividades o tareas


Cobertura: nmero de beneficiarios por clase de servicio
Cantidad. Unidad de servicio o producto por unidad de tiempo
Recursos: unidades utilizadas en los procesos de transformacin o produccin
Costos unitarios y totales (por programas, por servicio, por recurso, por actividad)

9.3.3. Cuadro de Indicadores de Eficiencia


FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA
CLASE
INDICADOR
QU EVALUA
Recursos Humanos
Nmero de servicios Con estas relaciones se pretende
/
Nmero
de establecer el volumen de carga de
Puede ser clasificado segn el grado empleados
trabajo por empleado con relacin a
de formacin, tipo de actividad que Volumen
de su actividad; esta razn debe
desarrolla y la naturaleza de su produccin
/ compararse con otro patrn que
vinculacin (a trmino indefinido, por Nmero
de bien puede ser respecto a un ao
contrato de prestacin de servicios, empleados
base o en una norma tcnica
temporal) .
Volumen de ventas / establecida
Nmero
de
empleados
Valor de los salarios Nos muestra el costo laboral por
y/o prestaciones / unidad de servicio o de producto, su
Nmeros
de tendencia en el tiempo debe ser
servicios
y/o decreciente en trminos reales si se
volumen
de tiene en cuenta un cambio positivo
produccin o de en la productividad.
ventas
Valor
de
los Se busca establecer el grado de
salarios / Costo de participacin del factor relevante en
produccin y/o costo la administracin pblica. Se
de
compra
a expresa en porcentajes.
terceros

58

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA


CLASE
INDICADOR
QU EVALUA
Valor de los salarios Mide el grado de participacin del
y prestaciones / factor en la generacin de los
valor de los ingresos ingresos. Puede ser sobre los
ingresos
operativos,
los
no
operativos o conjuntos y segn el
caso se debe hacer la relacin de
forma que se atribuya slo la
porcin del factor que este vinculada
con la generacin especfica de
ingreso cuando se busque medir la
participacin directa del factor en
esta generacin especfica rea o
programa.
Nmero de personal Mide el grado de utilizacin del
de
Nmina
/ factor trabajo. La relacin se da en
Nmero de personal porcentaje.
de la planta total
Valor de la Nmina
anual / Valor de la
Planta anual de
Personal
Utilidades
o Nos indica el aporte por individuo de
prdidas
los resultados, es deseable que este
(operacional o del aporte sea positivo y en una
ejercicio) / nmero proporcin
mayor
al
salario
de
empleados promedio anual.
(directos o totales)
Productividad
Permite medir y evaluar la
media
de
los productividad media de cada
funcionarios
= funcionario del rea operativa,
Nmero
de administrativa y total, entendida
personas
como el nmero de beneficiarios del
beneficiarias
del plan que en promedio corresponden
plan de inversin / a cada funcionario o tcnico.
nmero
de
funcionarios
y
tcnicos encargados
en la ejecucin del
plan de inversiones
Utilizacin de los recursos fsicos
Valor de la Materia Muestra el costo promedio o unitario
Los recursos fsicos son los que Prima y/o Insumos / de
los
costos
atribuibles
corresponden en esencia a los activos Nmero de servicios directamente a la generacin del
fijos, pueden a su vez estn o
volumen
de bien o servicio. Su tendencia debe
clasificados en bienes productivos o produccin
ser decreciente en consideracin a
improductivos y estas ligados directa
incrementos en la productividad y a
o indirectamente con los procesos o
a
cambios
tecnolgicos
que
actividades
optimicen la utilizacin de ellos.

59

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA


CLASE
INDICADOR
QU EVALUA
Valor de los costos Muestra el costo promedio o
indirectos / Nmero especfico de los costos no
de
servicios
o atribuibles
directamente
a
la
volumen
de generacin del bien o servicio. Su
produccin
tendencia debe ser decreciente en
consideracin a incrementos en la
productividad.
Ingresos
Muestra la capacidad de generar
(operativos,
ingresos de los activos fijos. Es
financieros, totales) / deseable que esta relacin sea igual
Valor activos fijos o superior a la tasa de rentabilidad
(operativos y/o no pblica que establezca el DNP para
operativos)
los proyectos de inversin. As
mismo, se estima conveniente que
este indicador evolucione de forma
creciente en la medida que los
activos fijos que se adquieran,
incorporen mejoras tecnolgicas y
su manejo sea cada vez ms
adecuado y eficiente y a su vez los
existentes mejoren sus condiciones
fsicas y de explotacin.
Recursos de Carcter Financiero
Ingresos totales o Esta relacin muestra el valor
especficos
/ promedio o unitario segn los
Nmero de servicios ingresos
tomados,
totales
o
o
volumen
de especficos, respectivamente.
produccin o de Por s mismo no es uno de los
ventas (totales o indicadores
buscados,
pero
especficos).
constituye un elemento bsico en la
construccin de otro indicador
fundamental como es la relacin
existente
entre
el
valor
de
produccin o generacin vs. el costo
de generacin o produccin de un
bien o servicio dado.
Costo de produccin Esta relacin expresa el costo
y/o comercializacin unitario promedio o especfico para
/
volumen
de un tem, necesario para poder
produccin,
de establecer la relacin entre costo
servicios o ventas unitario y valor unitario promedio o
(totales
o especfico de la actividad.
especficos)
(Valor Unitario / Esta relacin muestra el margen
Costo unitario) 1 X generado por la actividad bien sea
100
de forma agregada o especfica por
bien, servicio o concepto. Est
expresado en porcentajes. Este
margen debe ser en lo posible
positivo.

60

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA


CLASE
INDICADOR
QU EVALUA
Margen
de Es el margen unitario de produccin
produccin = valor este valor debe ser positivo.
unitario
/
Costo
unitario
Valor
de Muestra la proporcin de recursos
presupuesto
(de del
presupuesto
ejecutado
y
inversin,
causado por unidad de producto. Su
funcionamiento,
variacin deber guardar relacin
total) / Nmero de con los cambios en la productividad.
servicios o volumen
de produccin o de
ventas
Deuda
(corto, Muestra el valor unitario de la deuda
mediano y largo por unidad producida, es lo que
plazo) / nmero de correspondera a la contribucin de
bienes y/o servicios pago por cada unidad. Valor que
generados
debe en lo posible ser inferior al
margen de produccin.
Deuda
(corto, Indica el grado de participacin de
mediano y largo los recursos de terceros en la
plazo) / los ingresos financiacin de las actividades que
(operativos,
no generan ingresos. Se expresa en
operativos y totales) porcentaje y es deseable que su
tendencia en el tiempo sea
decreciente.
Valor
de
la Esta relacin indica en cierta forma
produccin
o el excedente generado por la
generacin / costo entidad en sus actividades y el ideal
de su produccin
es que la relacin sea superior a 1.
EL valor de produccin al que aqu
se refiere es aquel al cual se valora
el bien en trminos econmicos es
decir, el que tenga en cuenta el
precio de mercado, si lo tiene, sus
distorsiones,
la
necesidad
y
plausibilidad para la sociedad de
contar con este bien o servicio.
Productividad
=
inversin / gasto
total
Productividad
=
Volumen
de
produccin
o
prestacin
de
servicios / Volumen
de
los
insumos
(costos)

61

Seala la relacin entre los recursos


dedicados a inversin y los gastos
totales del presupuesto.
Este indicador muestra por cada
peso de recurso invertido en el
proceso productivo, cuanto ha
obtenido la entidad por producto

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA


CLASE
INDICADOR
QU EVALUA
Costos
de Indica la relacin entre los gastos de
operacin = gastos funcionamiento por cada unidad de
financieros
/ inversin.
inversin
Costos
de Muestra la participacin de los
Operacin = Valor gastos de funcionamiento con
del
Programa respecto al valor de la inversin
Inversin
social social del plan o proyecto de la
Representativo
/ referencia
Total Gastos de
Funcionamiento
Eficiencia
Costos globales y gastos de
administrativa
= funcionamiento
por
usuario.
gastos
de Establece el costo promedio de
funcionamiento
/ funcionamiento por cada uno de los
usuarios atendidos
usuarios beneficiarios de bienes y
servicios.
Este indicador se puede hacer
especfico para cada uno de los
programas o proyectos que hacen
parte del plan de inversin, con
relacin a la poblacin directamente
beneficiaria.
Indicadores
de
rentabilidad
pblica
I.R.P. = Excedente
Pblico /
Activos
Fijos
Operativos
Revaluados

El clculo slo es factible para


entidades productoras de bienes y
servicios por las caractersticas que
stas poseen.
En las entidades administrativas no
es posible la aplicacin del
indicador, por ser prestadoras de
servicios sociales y por depender
altamente del presupuesto nacional
y del presupuesto distrital.
Esta razn se define como el
rendimiento
obtenido
por
un
administrador, dado un stock de
capital puesto a su disposicin;
relaciona
dos
variables:
el
excedente pblico y los activos fijos
operativos revaluados.
La informacin necesaria para el
desarrollo de este indicador, se
obtiene de los datos financieros del
balance y estado de ganancias y
prdidas.

62

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA


CLASE
INDICADOR
QU EVALUA
Costo
Total
por Muestra el costo promedio por
Servicio / N Total usuario atendido.
de
usuarios
atendidos
Grado de eficiencia Mediante la elaboracin de un
en la ejecucin de cuadro analtico describa: Costos
programas (B) = totales, Costos incurridos en cada
Cantidad de servicio proceso, Costos incurridos en el
*
Tiempo aprovisionamiento, Unidades de
Programado * Costo servicio prestadas.
Programado
/
Cantidad
Con la informacin anterior, calcule
Programada
* y evale los costos unitarios,
Tiempo
Real
* promedios, totales, por producto, por
Tiempo real
servicio y por proceso, para
establecer la eficiencia (costo
mnimo de produccin) y su
racionalidad,
y
compare
los
resultados
con
entidades
de
similares
caractersticas
o
estndares en la prestacin del
mismo tipo de servicio.
Si B es > 1; el programa es ms que
eficiente
Si B es = 1; el programa es eficiente

Eficiencia en el
Servicio =Volumen
o
cantidad
de
Servicios / N Total
de Beneficiarios

Si B es < 1; el programa es
ineficiente
Indica cuntos del total de usuarios
con derecho al servicio han sido
beneficiados del mismo, donde la
variable servicios se refiere a los
programas
o
actividades
de
coordinacin, control, supervisin,
salud, educacin, bienestar social,
de conservacin y mantenimiento
del medio ambiente, entre otros.
Beneficiarias son las personas y/o
las organizaciones receptoras de los
servicios ofrecido por entidades
clasificadas dentro del sector central
y descentralizado como:
Estudiantes, enfermeras, colegios,
jardines, etc.

63

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA


CLASE
INDICADOR
QU EVALUA
Indicadores
para
procesos Procesos
Etapas
a
considerar
en
Administrativos
Operativos
evaluacin de stos procesos:
Esta evaluacin se realizar con base
en
determinar
la
eficiencia
fundamentada en los resultados
obtenidos, los cuales reflejan si la
entidad cumpli con los principios
bsicos
de
la
Administracin
(planeacin, organizacin, direccin y
control).

Tienen que ver con


la capacidad de
transformacin,
cuyo resultado es un
producto o servicio.
Cuando se habla de
servicios, el bien se
considera intangible:
educacin,
salud,
transporte, etc.

la

Tener claros los objetivos y metas a


desarrollar.
Elaborar un
especifique:

cuadro

donde

se

Los procesos necesarios para la


prestacin de un determinado
servicio.
Nmero de personas que
intervienen en cada proceso.
Tiempo empleado en cada
proceso para analizar la
duracin del ciclo de los
mismos, Requisitos exigidos en
los procesos, Costos por
proceso.

Proceso
Contractual

Con los datos obtenidos, realice un


anlisis,
utilizando
indicadores,
grficos,
diagramas
u
otras
herramientas de evaluacin, con el
propsito de determinar los niveles
de eficiencia en cada uno de los
procesos, para identificar las
fortalezas y debilidades, as como
las actividades que pueden ser
modificadas para su mayor agilidad.
Debe desarrollarse un anlisis
exhaustivo desde la planeacin
hasta la finalizacin del proceso.

Es uno de los
procesos de mayor La informacin obtenida en el
relevancia.
principio de economa sirve de punto
de partida para establecer el manejo
de este proceso y sus incidencias
tanto operativas como financieras,
en la gestin de las entidades.

64

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA


CLASE
INDICADOR
QU EVALUA
Indicadores Sociales
La
informacin Para
el
anlisis
de
estos
requerida para este indicadores, es necesario que las
Para medir el beneficio que las tipo de indicadores entidades dispongan de normas
entidades
administrativas, est dada por:
tcnicas en el desarrollo de los
caracterizadas por ser prestadoras de
proyectos, tales como: coeficientes
servicios sociales, le aportan a la Los
censos
de de
rendimiento,
estadsticas
sociedad se deben utilizar indicadores poblacin
y histricas,
e
indicadores
de tipo social.
vivienda; encuestas comparativos, de acuerdo con los
para
la requerimientos
exigidos
por
caracterizacin
Planeacin Nacional y acordes a los
socioeconmica de sectores que hacen parte del Plan
los
hogares; de Desarrollo.
sistemas
de
estratificacin
Los coeficientes de rendimiento
socioeconmicas de establecen
una
medida
de
zonas urbanas y productividad al comparar los
rurales; sistemas de resultados obtenidos
con
los
seleccin
de recursos utilizados.
beneficiarios
de
programas sociales; La mayora de las veces el recurso
encuestas
de que se toma como referencia es el
ingresos y gastos; tiempo.
registros contables;
estadsticas
entre Las medidas estndar comparan los
otros.
resultados obtenidos de un proyecto
con parmetros preestablecidos.
En la definicin de estas medidas
estndar se toman valores promedio
internacionales,
nacionales
o
histricos de la entidad.
Los
indicadores
comparativos
utilizan indicadores relacionados con
otros programas o proyectos que se
supone
tienen
caractersticas
similares.
9.4. Indicadores de Eficacia
9.4.1. Objetivos

Verificar el cumplimiento de las metas, planes y programas preestablecidos en el mbito


institucional y sectorial, fundamentados en la poltica de desarrollo econmico y social
determinada por el Gobierno Distrital.
Medir el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados frente al plan indicativo.
Evaluar si el servicio prestado se entreg oportunamente, en el tiempo estipulado, en la
cantidad determinada, en el volumen ejecutado por unidad de tiempo y con la calidad requerida
a satisfaccin del usuario
Establecer el grado de cobertura del servicio prestado, de acuerdo a lo contenido en el Plan de
Desarrollo Distrital.
65

9.4.2. Criterios para la elaboracin

Relacionar lo ejecutado frente a lo planeado para determinar el grado de desviacin en el


cumplimiento de objetivos y metas previstas.
Evaluar si los resultados obtenidos fueron alcanzados en forma eficiente y econmica
(utilizacin de recursos a un mnimo costo).
Determinar la calidad del bien o servicio, cantidad suministrada y la oportunidad de los mismos.
La eficacia es absoluta, es decir, se alcanza o no el resultado propuesto, por lo tanto no se
tendrn valores de eficacia superiores al cien por ciento.
La evaluacin de planes se realizar con base en el anlisis de resultados contra objetivos
establecidos inicialmente, a partir de la comparacin de metas previstas contra las alcanzadas.
Estos indicadores permiten evaluar la calidad de la planeacin, la programacin y el
cumplimiento de las metas propuestas y fsicas.

Las variables que pueden involucrase en el diseo de los indicadores son:

Gastos programados
Gastos reales ejecutados
Tiempo previsto
Tiempo utilizado
Recurso planeado
Recurso utilizado
Nmero potencial de usuarios por servicio
Nmero de usuarios atendido por servicio
Resultado planeado
Resultado obtenido, entre otros.

9.4.3. Cuadro de Indicadores de Eficacia


INDICADORES DE EFICACIA
CLASE
Indicador de Calidad

FORMULA
CMO EVALUAR
Cumplimiento en metas fsicas /Relaciona caractersticas del bien
Metas programadas en el plan deo servicio frente al grado de
inversin
satisfaccin
de
necesidades
requeridas
por
el
usuario.
Ejemplos: reclamos recibidos,
documentacin
en
trmite,
reprocesamiento de informacin
o documentacin y grado de
satisfaccin entre otros.
Deben definirse tres niveles de
acuerdo con los siguientes
criterios:
Nivel sobresaliente: califica
una alta efectividad en el logro de
objetivos con relacin a unas
normas tcnicas estandarizadas.
En general se puede definir como
un cumplimiento, parcial o
acumulado, por encima del 80%
del nivel previsto de ejecucin.

66

INDICADORES DE EFICACIA
CLASE

FORMULA

CMO EVALUAR
Nivel satisfactorio: califica el
cumplimiento estricto de las
normas
tcnicas.
El
nivel
satisfactorio se encuentra en el
rango de 60 a 80% frente a lo
previsto.
Nivel mnimo: indica que el
cumplimiento de metas es
ineficiente. Implica una ejecucin
por debajo del 60% previsto.
Indices de Cobertura
N de usuarios atendidos porMuestra qu porcentaje de la
servicio / N Potencial depoblacin potencial a atender
usuarios por servicio
tuvo acceso o beneficio al
servicio.
Si el indicador es igual a 1 se
cumpli la meta
Si es < 1 se hablara de una
prdida social al no cumplir con
la meta establecida
Si es > 1 existe efectividad en la
prestacin del servicio.
Indicadores de Oportunidad
Tiempo Ejecutado / TiempoMuestra
el
grado
de
Programado
cumplimiento con respecto al
tiempo programado. Un margen
de desviacin amplio en esta
relacin genera un incremento en
los costos, as como demora en
la prestacin de los servicios.
Tiempo requerido por servicio /Mide la cantidad de tiempo que
N de servicios prestados
ser requiere por servicio
Indicador de Cantidad
Recurso utilizado (pesos yMuestra el volumen de recursos
cantidades) / Recurso planeadoutilizados frente a lo planeado, es
(pesos y cantidades)
decir, relaciona el volumen del
bien o servicio programado frente
al volumen de servicios atendidos
o ejecutados.
Ej: No. pacientes por atender,
sobre el nmero de pacientes
atendidos; cantidad de kilmetros
a pavimentar, sobre la cantidad
de kilmetros pavimentados,
entre otros
Gastos Ejecutados / GastosMuestra
el
grado
de
Programados
cumplimiento de los gastos
establecidos,
frente
a
lo
ejecutado presupuestalmente
N de Servicios PrestadosMuestra cunto del servicio
(programa o actividad) / N deproyectado se ha cumplido o qu
Servicios Proyectados.
cobertura ha tenido el servicio.
Indicado de eficacia en elUnidades de metas logradas por Tiempo planeado para alcanzar la
desarrollo de los proyectos
meta total / Unidades de metas programadas por Tiempo real para

67

INDICADORES DE EFICACIA
CLASE

FORMULA
llegar al logro obtenido

CMO EVALUAR

9.5. Indicadores de Equidad


9.5.1. Objetivos

Identificar los receptores del bien o servicio por estrato socioeconmico


Analizar la distribucin de los recursos financieros frente a los diferentes factores productivos
necesarios para la prestacin del bien o servicio
Determinar los criterios que se tuvieron en la seleccin de la poblacin beneficiaria en la
ejecucin de planes y programas
Determinar el agente econmico de mayor participacin

9.5.2. Criterios para su elaboracin


Debe verificarse la participacin en el beneficio de acuerdo a:

Lo poltico: en los campos geogrfico, demogrfico y sociogrfico.


Lo econmico: debe verificarse en los estratos bajo, medio y alto.
Lo social: la participacin debe ser en cuanto a las necesidades primarias, secundarias y
terciarias de cada regin o grupo.

El indicador de equidad se calcula teniendo en cuenta la participacin de la comunidad en el total


de la poblacin y se confronta frente al total de los beneficios recibidos frente al total de los
mismos.
Anlisis y Distribucin del excedente total generado
El excedente total generado es la diferencia entre los ingresos totales y los costos operacionales.
Resultado que se distribuye entre los diferentes agentes econmicos que intervienen en el proceso
productivo. Para su anlisis tener en cuenta:

Cmo se realiz la distribucin del excedente generado por la entidad entre los diferentes
agentes econmicos que participaron en el proceso productivo (Estado, trabajadores,
empresas financieras, proveedores y propietarios de activos fijos); a travs de este mecanismo
se puede establecer el mayor receptor del mismo, por medio de un anlisis de participacin.

Para medir la equidad, en el mbito externo los atributos a considerar son: la poblacin
beneficiaria, la cobertura del bien o servicio y el impacto de los diferentes proyectos y la
redistribucin del ingreso.

Los aspectos mencionados deben ser analizados e interpretados acorde a las caractersticas
propias de cada entidad, las cuales ofrecen diversidad de servicios que permiten el diseo de
indicadores de acuerdo con las polticas gubernamentales, por ejemplo:

Cobertura programas de vacunacin.


Cobertura centros de salud.
Cobertura sistema escolar.
Cobertura en la distribucin de la tierra.
Proyectos de investigacin, rganos sectorizados.
68

Gastos fiscales por servicio sociales.

9.5.3. Cuadro Indicadores de Equidad


Anlisis de la Distribucin de Ingreso
CURVA DE LORENZ
DEFINICIN
CONSTRUCCIN
Es la representacin grfica delPara construir la Curva de Lorenz se tienen en cuenta los
Coeficiente de Gini. Se parte del diseo siguientes pasos:
en un plano cartesiano de una lnea de - Se organiza la informacin de ingresos en sentido
equidistribucin que representa laascendente, a partir de los individuos que reciben menos
hiptesis de una variable que se ingreso. En la prctica, posiblemente no se tendr informacin
encuentra distribuida equitativamentepara cada individuo sino que operan rangos de ingresos en
entre los miembros de una poblacin;cada uno de los cuales aparecer un cierto nmero de
correspondindole a cada uno, unaindividuos .
fraccin
proporcional
al
total,- Una vez organizada la informacin de este modo, se obtienen
representada mediante una diagonal quelos porcentajes acumulados de individuos y sus
relaciona los valores porcentualescorrespondientes ingresos, para un nmero suficiente de
acumulados de la variable del eje de las rangos (mnimo 12 rangos).
abscisas, con sus correspondiente- Cada par de porcentajes acumulados, como por ejemplo 20%
valores porcentuales acumulados del eje para poblacin y 5% para ingresos puede ubicarse como un
de las coordenadas.
punto en el grfico.
- El anterior punto indica que el 20% ms pobre de la poblacin
recibe el 5% del ingreso o alternativamente, se lee del extremo
opuesto del grfico que el 80% ms rico recibe el 95% de los
ingresos. Puede hacerse una lectura semejante para cualquier
punto.
- Los diferentes puntos que se van graficando podrn
conectarse mediante trazos ascendentes a la derecha, los
cuales conforman la denominada Curva de Lorenz.
La curva de Lorenz sirve de parmetros de comparacin para
analizar la forma cmo se distribuye el ingreso; la curva que
ms se aleje de esta lnea es la que representa mayor
concentracin del ingreso.
COEFICIENTE DE GINI
DEFINICIN
CONSTRUCCIN
Es un indicador que permite compararLos datos a utilizar en la diagramacin de la Curva de Lorenz
dos o ms situaciones de distribucin. sirven para el clculo del coeficiente con base en la siguiente
Para que su clculo sea ms preciso se frmula:
debe aplicar a distribuciones de ms de G= 1 + (1/n) (2n2m) (Yi +Y2 + ... + nYn, para Y1 >Y2 > Yn
ocho grupos.
n : nmero de miembros de la poblacin
Yi: Ingresos correspondientes para cada individuo
M: Ingreso promedio de toda la poblacin
El Coeficiente de Gini depende de la suma ponderada de los
ingresos de todos los individuos (se selecciona un individuo
representativo del grupo). Las posiciones son en orden
descendente del grupo ms rico al ms pobre de la poblacin.
Su resultado vara entre cero y uno y entre ms se acerca a
uno es donde existe mayor concentracin del ingreso.

69

9.6. Indicadores de Efectividad


9.6.1. Objetivos

Controlar y medir si el producto cumple con el propsito final para el que fue diseado.
Medir la satisfaccin o el impacto que produzca en la comunidad o cliente el producto o
servicio.
Medir el impacto o efectividad de la gestin

9.6.2. Criterios para su elaboracin


Es importante medir los siguientes aspectos en el momento de medir la eficiencia de una
compaa, proceso o proyecto:

Rendimiento: Es la relacin entre las unidades producidas, sobre las unidades esperadas
programadas.
Productividad: Es la relacin entre las unidades producidas, sobre las unidades esperadas.
Competitividad: Es la relacin existente entre las unidades producidas, sobre las unidades
producidas por la competencia.
Participacin: Es la relacin existente entre las unidades vendidas o demandadas y las
vendidas por todo el sector.
Adaptacin: Es la relacin existente entre las unidades vendidas y las unidades solicitadas a
la empresa o al sector.
Cobertura: Es la relacin existente entre las unidades vendidas y las unidades necesitadas
por todo el sector.

Otro variable importante a medir en este punto es la medida del impacto de una gestin. A
continuacin se presenta dnde y qu se puede medir para hallar este trmino:
Institucionales:

Rendimiento: Significa el desempeo o la produccin obtenida por todo el sistema, con


respecto a una produccin esperada (programada).
Productividad: Significa el desempeo del sistema en conjunto dentro de un proceso, con
respecto a una produccin esperada o terica de los mismos.
Competitividad: Significa el desempeo de los diferentes recursos o de todo el sistema en
conjunto dentro de un proceso, con respecto a una produccin esperada de la mejor
competencia.

Sociales:

Participacin: Significa el grado de intervencin que tiene la empresa en un mercado definido.


Crecimiento: Significa el grado de adaptacin que tiene la empresa a los deseos de los
clientes potenciales.
Cobertura: Significa el grado de cobertura que tiene la empresa a las necesidades de la
poblacin que tiene por ese producto.

70

9.7. Anexo Ejemplos


PRINCIPIO

Factor crtico
que apoya

INDICADOR
Gastos Directos /
Gastos Totales
Activos
Productivos
Activos Totales

Economa

Eficiencia

Eficacia

Inversiones
Temporales
Activos
Corrientes.

OBSERVACIN

Rendicin de la
cuenta
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora

Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora

Valor de costos
indirectos
/
Volumen
produccin
de
bienes o servicios
Ingresos
Operacionales
/
Ingresos Totales
Valor total de la
produccin
/
Costo Total
Valor total de la
produccin
/
Activos Totales
Volumen
de
produccin
/
Volumen Insumos
Utilizados
Costo total de
servicios / N Total
de
usuarios
atendidos
N
usuarios
atendidos / N
potencial
de
usuarios
por
servicios

FUENTE

Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
Margen
de
cuenta e Informes
Operacin
de Auditora
Rendicin
de
Productividad del
cuenta e Informes
capital
de Auditora
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
Costo
promedio
cuenta e Informes
por usuario
de Auditora
Cobertura
Servicio

71

del Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora

Activos
productivos
ligados
directamente
al
proceso
productivo
Alto porcentaje de
sus recursos en IT
significa la falta de
utilizacin en el
desarrollo de su
misin

PRINCIPIO

Equidad

Factor crtico
que apoya

INDICADOR
Programas
Realizados
/
Programas
planeados
Tiempo
ejecutado
/
Tiempo
programado
N
beneficiarios
por
estrato*
/
Poblacin
objetivos estrato
Volumen
de
produccin / N
beneficiarios por
sector*
Ingreso percpita
por
estrato*
/
Tarifa por estrato

Cumplimiento
metas

de

Oportunidad
servicio

del

Cobertura
estrato

FUENTE

OBSERVACIN

Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora

Informes
por auditora
estadsticas
sector

de
y *
Proyecto
del ejecutado
* O por estrato,
proyecto, etc.

Progresividad
tarifas

de

Mide el esfuerzo
econmico
del
usuario

INDICADORES GENERALES PARA LA EVALUACIN DE LOS PRINCIPIOS DE LA GESTION


FISCAL
A continuacin se presentan una serie de indicadores generales que como mnimo deben
aplicarse para la evaluacin de las entidades sujetas de control. Estos indicadores junto con los
especficos deben contribuir a la emisin del fenecimiento de la cuenta en el informe anual de la
evaluacin a la gestin de dichas entidades. Los indicadores de eficiencia deben ser comparados
con perodos anteriores y en lo posible con estndares internos o externos.
DEFINICIN DE
VARIABLES
GESTIN Y RESULTADOS
Utilidad pblica:
Diferencia entre el
valor agregado y el
Evaluar
a
la
retorno a factores.
entidad
como
utilidad
productora
de
Activos
RENTABILIDA
pblica *100
bienes o servicios
Operativos:
D PUBLICA
/
activos
y como usuaria y
activos
que
operativos
generadora
de
participan
recursos pblicos
directamente en la
produccin del bien
o servicio.
NOMBRE

OBJETIVO

FORMULA

72

NOTAS

PRINCIPIO

para mayor
ilustracin,
revisar en el
Manual,
herramientas
para evaluar
eficiencia

eficiencia

NOMBRE

OBJETIVO

FORMULA

valor
agregado
*100 /
ingresos
operacionale
s

DEFINICIN DE
VARIABLES
Valor
agregado:
Diferencia entre los
ingresos operativos
y
los
insumos
intermedios

NOTAS

PRINCIPIO

NOTAS

PRINCIPIO

Ingresos
operacionales:
valor recibido por la
venta
del
producto
o
servicio, adicionado
con otros ingresos
operativos.

valor
agregado
*100 / activos
operativos
activos
operativos
*100 /
total activos
utilidad
pblica
*100 /
ingresos
operacionale
s
N
total
de
funcionarios (por
nivel): cantidad de
funcionarios
de
FACTOR
cada
nivel
TRABAJO:
(Directivo, asesor,
valor sueldos
profesional, tcnico
y salarios
o asistencial)
*100 / N
Total de
Valor sueldos y
funcionarios
salarios:
Monto
(por niveles)
total de la de la
nmina

NOMBRE

OBJETIVO

DEFINICIN DE
VARIABLES
GESTIN Y RESULTADOS
FORMULA

73

NOMBRE

OBJETIVO

RENTABILIDAD
PUBLICA

FORMULA

DEFINICIN DE
VARIABLES

valor
prestaciones
sociales
*100 / N
total
funcionarios
(por niveles)

Valor prestaciones
sociales:
Monto
total
de
las
remuneraciones
establecidas por la
ley como
Prestacin
social
de los funcionarios

NOTAS

PRINCIPIO

FACTOR
CAPITAL
FINANCIER
O:
capital
financiero
(total o
individual)
*100 /
ingresos
operativos o
totales
Composicin
del crdito
externo e
interno

EXCEDENTE
DE
Determinar los
PRODUCTIVIDA niveles de
D GLOBAL
productividad

Variacin de
productos o
servicios /
Variacin de
cantidad de
factores
utilizados

Variacin de productos o
servicios:
Incremento
o
decremento entre el periodo base
y el periodo en estudio, en precios
y cantidades de los productos o
servicios que genera la entidad.
Variacin de cantidad de
factores utilizados: Incremento o
decremento, entre el periodo base
y el periodo en estudio, de los
insumos, factor trabajo, factor
capital, factor financiero, planta y
equipo, otros gastos operativos y
otros no operativos

74

eficiencia

NOMBRE

OBJETIVO

FORMULA

Valor de los
salarios y/o
Mostrar el costo
prestaciones
laboral por
/ # de
unidad de
servicios y/o
servicio o de
volumen de
producto,
produccin o
ventas

NOMBRE

EXCEDENTE
DE
PRODUCTIVIDA
D GLOBAL

EXCEDENTE
PUBLICO

OBJETIVO

DEFINICIN DE
VARIABLES

NOTAS

Valor de los
salarios

su tendencia
en el tiempo
debe ser
decreciente
en trminos
reales si se
tiene
en
cuenta
un
cambio
positivo en
la
productividad
.

GESTIN Y RESULTADOS
DEFINICIN DE
FORMULA
VARIABLES
Valor
de
presupuesto
(de inversin,
funcionamien
to, total) / #
de servicios
o volumen de
produccin o
de ventas
Volumen de
produccin o
prestacin de
servicios /
Volumen de
los insumos
(costos)
Gastos de
funcionamien
to / usuarios
atendidos
Costo Total
por Servicio /
N Total de
usuarios
atendidos
Activos fijos
operativos
revaluados
Volumen o
cantidad de
Servicios / N
Total de
Beneficiarios
CONTROL INTERNO
75

NOTAS

PRINCIPIO

PRINCIPIO

NOMBRE
NOMBRE

OBJETIVO
OBJETIVO

Medir el grado
de cumplimiento
CUMPLIMIENTO de la Oficina de
DE OBJETIVOS Control Interno
en la ejecucin
de los objetivos

Medir el grado
de eficiencia de
CORRECTIVOS las reas para
subsanar
observaciones

AREAS
EVALUADAS

DEFINICIN DE
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
DEFINICIN DE
FORMULA
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
No.
Objetivos
logrados:
entindase por la
cantidad
de
Se
deben
objetivos cumplidos
tener
en
No. Objetivos totalmente por la
cuenta
los
logrados
oficina de control
objetivos que
O.C.I.
* interno (O.C.I)
se
100 / No.
Eficacia
encuentran
Objetivos
en ejecucin
Programados No.
Objetivos
para efectos
O.C.I.
programados: son
del anlisis
aquellos que se
cualitativo.
encuentran
contenidos en el
plan de la oficina de
control interno
No. Observaciones subsanadas:
entindase la que fue aceptada
No.
por el rea y conllev una accin
Observacion correctiva.
es
Subsanadas
Eficiencia
*100 / No. No. Observaciones formuladas:
Observacion son aquellas que sealan en
es
forma concreta las deficiencias
Formuladas encontradas.
FORMULA

No. reas
Establecer el
func. eval.
porcentaje de
por O.C.I.
las reas
*100 / No.
evaluadas en el reas
perodo
funcionales
de la entidad

No.
reas
funcionales
El nivel de
evaluadas
por desglose
Control
Interno: puede
ser
corresponde a las hasta procesos
reas
mnimos
de
seleccionadas por acuerdo a la
la O.C.I.
entidad

No.
Reuniones
Medir el grado
efectuadas
No. DE
de cumplimiento
No. reuniones programadas por el
Comit C.I *
REUNIONES en la
Comit de C.I. de acuerdo a la
100 / No.
EFECTUADAS programacin
normatividad vigente
Reuniones
de reuniones
program. por
el Comit
CONTROL INTERNO

76

Eficacia

Eficacia

DEFINICIN DE
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
DEFINICIN DE
NOMBRE
OBJETIVO
FORMULA
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
Quejas Resueltas: Entindase la
Mide el
Quejas
que fue atendida y subsanada
porcentaje de
Resueltas
ATENCIN DE
Quejas Justificadas: aquellas en
las quejas
*100 /
Eficiencia
RECLAMOS*
las que exista deficiencias o
justificadas que Quejas
fallas en el servicio por parte de la
se solucionaron Justificadas
entidad.
No. De solicitudes atendidas:
No. de
cantidad de solicitudes que
solicitudes
obtuvieron respuesta por parte de
Mide el
atendidas * la entidad
ATENCIN DE porcentaje de
100 /
Eficiencia
SOLICITUDES* solicitudes
No. de
No. De solicitudes realizadas:
atendidas
solicitudes
cantidad
de
solicitudes
de
realizadas
prestacin del servicio recibidas
por la entidad
Tf:
hace
referencia
al
momento en que
se resuelve la
TIEMPO
Se mide en
Medir el tiempo
solicitud.
PROMEDIO DE
T
f -Tin

horas, das o Eficiencia


de atencin
Ti: momento en
ATENCIN*
meses.
que se realiza una
solicitud.
n: es la cantidad
de solicitudes
*Estos indicadores adems de contribuir a la evaluacin del control interno, reflejan directamente
la gestin global de la entidad.
NOMBRE

OBJETIVO

FORMULA

EVALUACIN PRESUPUESTAL
DEFINICIN DE
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
El presupuesto ejecutado se
Presupuesto
refiere al Valor Recaudado y a las
EJECUCIN Medir el grado ejecutado
Reservas ms Compromisos. El
PRESUPUESTA de ejecucin
*100 /
Eficacia
presupuesto definitivo es el
L
presupuestal
Presupuesto
presupuesto inicial ms las
definitivo
modificaciones.
Ppto
Medir el grado definitivo VARIACIN DEL de eficiencia en Ppto inicial
Presupuesto inicial: se refiere al
Eficiencia
PRESUPUESTO la planeacin
*100 /
liquidado originalmente.
del presupuesto Presupuesto
inicial
NOMBRE

OBJETIVO

FORMULA

77

DEFINICIN DE
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
Ingresos ctes: son
aquellos
que
reciben
los
establecimientos
por la prestacin de
un
servicio,
el
Ing.
Aplica para
desarrollo de una
Medir la
corrientes las Entidades
RECURSO
actividad
o
la
capacidad de
Gtos Func.que
tienen
GENERADO EN
explotacin
de
Eficiencia
generacin de Transf. *100
ingresos por
OPERACIN
recursos.
recursos
/ Total
prestacin de
Ingresos
servicios
Gastos
de
Funcionamiento:
desembolsos para
el normal desarrollo
de las actividades
adm. y tcnica
El servicio de la deuda incluye los
Mide el
Servicio de la pagos de capital, intereses,
porcentaje de
Deuda *
comisiones
e
imprevistos
SOSTENIBILIDA los ingresos
100 /
derivados de estas operaciones, Eficiencia
D DE LA DEUDA corrientes que
Ingresos
su clculo se realiza sobre los
pueden cubrir la
Corrientes
compromisos a pagar en la
deuda
vigencia.
Ingresos Totales: totalidad de
Ingresos Tot. rentas y recursos con que cuenta
SALDO
Mide el dficit o - Egresos
la entidad.
PRESUPUESTA supervit de la Tot. * 100 /
Eficiencia
L
entidad
Ingresos
Egresos Totales: totalidad de
Totales
gastos en que incurre la entidad
para cumplir con su objeto social.
Recursos
Generados
en
Operacin:
representa
los
Recursos
ingresos corrientes Aplica en la
Determinar el
Generados
AHORRO
menos los gastos Empresas
nivel de ahorro en Operacin
Eficiencia
CORRIENTE
de funcionamiento. que generan
de las entidades - Intereses
Intereses
deuda: recursos
deuda
representa un gasto
financiero por los
recursos
del
crdito.
Para las entidades que generan recursos propios se puede aplicar la Metodologa de Anlisis de
Gestin Presupuestal que se encuentra implementada en las E.S.P.
NOMBRE

OBJETIVO

FORMULA

EVALUACIN FINANCIERA
NOMBRE

OBJETIVO

DEFINICIN DE
VARIABLES

FORMULA

78

NOTAS

PRINCIPIO

NOMBRE

OBJETIVO

Medir el
PARTICIPACIN porcentaje de
participacin

VARIACIN

FORMULA
Xi .
X
i

DEFINICIN DE
VARIABLES
Entindese por 'Xi
las
cuentas
o
grupos de cuentas
y la sumatoria de
estas o del grupo

Mide el
Xn es la variable
porcentaje de
Xn - Xn-1 * del
perodo
a
variacin entre 100
analizar Xn-1 es
dos cuentas de 'Xn-1
la
variable
del
distinto perodo
perodo anterior

Utilidad Neta de la
Explotacin
Utilidad Neta
representa
la
Capacidad de
de la
utilidad neta sin
RENTABILIDAD los activos para Explotacin
descontar
los
DE ACTIVOS generar
* 100 /
intereses de las
rentabilidad
Activos
obligaciones
Totales
financieras.

Determina la
capacidad que
MARGEN NETO tienen los
ingresos para
generar utilidad

NOTAS

PRINCIPIO

Anlisis
Vertical

Eficiencia y
Economa

Anlisis
Horizontal:
se
debe Eficiencia y
realizar
a Economa
precios
constantes.
Para
entidades
que generan
rentabilidad o
recursos
propios

Utilidad Neta
de la
Explotacin
* 100
/
Ingresos totales: representan la
Ingresos
suma
de
los
ingresos
Totales
operacionales y no operacionales

(Se expresa
en nmero
de veces)
Ingresos
Mide la rapidez
Totales /
con que rotan
Activos
ROTACIN DE los activos para
Totales
ACTIVOS
contribuir a la
Se expresa
generacin de
en nmero
ingresos
de veces
Ingresos
Totales del
Mide el tiempo
Perodo /
promedio en
Cuentas por
ROTACIN DE que la entidad
Cobrar
CARTERA
demora en
promedio
recaudar su
Se expresa
cartera
en nmero
de veces

Activos
totales
representa
los
bienes y derechos
que
posee
la
entidad

Se
sugiere
complementa
rlo con un
indicador
operacional

Eficiencia

Eficiencia

Eficiencia

Hace
referencia a
Cuentas por cobrar la
cartera
promedio:
(Valor generada en
Eficiencia
inicial + valor final) / el
2.
cumplimiento
del
objeto
social.

79

NOMBRE

EVALUACIN FINANCIERA
DEFINICIN DE
OBJETIVO
FORMULA
VARIABLES
Mide el tiempo Costos y
Inventarios
promedio que la gastos
promedios:
entidad
operac. del (Valor inicial + valor
Perodo /
final) / 2.
Inventarios
promedios

NOTAS

Los costos y
gastos
operacionale
s
hacen
referencia al
total
de
ROTACIN DE
costos
y
INVENTARIOS
gastos
necesarios
para
la
obtencin del
bien o el
servicio
Determina el
Gastos
Obligaciones
En los gastos
costo promedio Financieros financieras
financieros
de la deuda
*100
/
promedio:
(Valor se incluyen
COSTO
Obligaciones inicial + Valor Final) los
gastos
FINANCIERO
Financieras / 2
capitalizados
PROMEDIO
Promedio
en el perodo

PRINCIPIO

Eficiencia

Eficiencia

De acuerdo a la naturaleza de las entidades auditadas se pueden aplicar los indicadores


financieros tradicionales En las Entidades que generan rentabilidad se puede aplicar la
Metodologa de Anlisis de Gestin Financiera, que aporta elementos para interrelacionar los
indicadores ya expuestos.

80

EVALUACIN AL PLAN DE DESARROLLO


NOMBRE

NIVEL DE
EJECUCIN

VARIACION DE
COSTOS

DFICIT DE
COBERTURA

OBJETIVO

FORMULA

Medir el nivel de
ejecucin de los
programas,
proyectos,
metas en tiempo
y cantidad de
recursos
Medir la
variacin de los
costos

Yi Ejecutado
* 100 /
Yi
Programado

Medir el
porcentaje de la
poblacin que
no tiene acceso
al servicio

1(Poblacin
atendida /
Poblacin
que
demanda el
servicio) *
100

DEFINICIN DE
VARIABLES
Yi
representa
Recursos (Dinero,
tiempo, cantidad de
obra), prioridades o
programas
o
proyectos o metas
o actividades
Los
costos
se
pueden determinar
por
prioridad,
programa,
proyectos, contrato
o actividad.

Costo final Costo inicial


*100 /
Costo inicial

PRINCIPIO

Se
aplica Eficacia
independient
emente para
cada variable

Se
puede Economa
aplicar
al
finalizar los
proyectos o
para
hacer
seguimiento
peridico
Poblacin atendida Se aplica a
Poblacin
que nivel general
demanda el servicio de la Entidad
Eficacia y
Equidad

Medir en que No. de


porcentaje
la usuarios
poblacin
beneficiados
programada fue * 100 /
COBERTURA
atendida
No. de
usuarios
programados
a beneficiar
Medir el grado (Qe / (Te*Ce)
de eficiencia en / (Qp /
la ejecucin de (Tp*Cp)
los programas
EFICIENCIA EN
LA EJECUCIN
DE LOS
PROGRAMAS

NOTAS

No. de usuarios Se da a nivel


beneficiados
de contratos,
proyectos y
No. de usuarios programas
programados
a
beneficiar

Este
indicador se
aplica
a
proyectos y
contratos que
Si el
Te es el tiempo de manejen la
resultado es ejecucin.
misma
>= 1 es
unidad
de
eficiente
Tp
el
tiempo medida.
programado.
Si el
resultado es C representa el
< 1 es
costo
ineficiente

Eficacia y
Equidad

Qe es la cantidad
ejecutada. Qp la
cantidad
programada.

81

Eficiencia

MEDIO AMBIENTE
DEFINICIN DE
VARIABLES
Comparar
los Niveles de contaminacin /
niveles
de Estndares establecidos segn
contaminacin normatividad.
INDICADORES
con
los
BIOFSICOS
estndares.
NOMBRE

OBJETIVO

Evala el costo
de restaurar los
COSTOS DE
recursos frente
REPOSICIN
a la inversin
del proyecto
Evala el costo
de
atencin
(tratamiento,
COSTO DE
rehabilitacin,
RESPUESTA EN entre otros) para
SALUD
restablecer
la
salud afectada
por
factores
ambientales.

FORMULA

NOTAS

PRINCIPIO

Los
estndares
determinan la
Costos
calidad
ambientales
permisible
del agua, aire
y suelo

Costo de Repos. del Recurso


Natural
Total
inversin del Proyecto

Costos
ambientales

Costo de Atencin a Enfermedades derivadas


de Problemas Ambientales / Inversin Total
en Salud
Costos
ambientales

9.8. CONSTRUCCIN DE INDICADORES DE EFICIENCIA


9.8.1. INDICADORES DE RENTABILIDAD PBLICA
I.R.P. = Excedente Pblico/Activos Fijos Operativos Revaluados
Este Indicador permite:

Medir la eficiencia operativa, a partir de la determinacin del rendimiento de los activos dentro
de la operacin.
Valorar los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.

El criterio de evaluacin de las empresas pblicas difiere sustancialmente frente a las privadas,
puesto que en estas ltimas la razn principal es la bsqueda de utilidades, mientras que en la
empresa pblica influyen factores de diferente ndole que impiden analizarlas bajo la ptica del
anlisis financiero tradicional, debido a:

Su funcin es social
Las polticas de gobierno inciden en su gestin por medio de mltiples mecanismo directos e
indirectos
Algunos rubros, contablemente representan costos para la empresa privada; para la pblica
corresponden a mecanismos de distribucin del supervit (impuestos, transferencias, pago de
interese y donaciones).
Parte de los ingresos registrados en los estados financieros no corresponden a producto del
desarrollo de su objeto social, por lo tanto, se excluyen de los ingresos operativos, los

82

dividendos y participaciones en otras sociedades, ganancias de capital, transferencias


presupuestales y utilidades en operaciones cambiarias.
El capital de trabajo se evala en trminos de costos de oportunidad.
El denominador del indicador slo tiene en cuenta los activos de operacin.

9.8.2. EXCEDENTE PBLICO


Mide la capacidad de la entidad para generar riqueza a la sociedad, en otras palabras, el
excedente pblico es el beneficio neto variable.
El excedente pblico consta de dos partes: la generacin (utilidad pblica) y la distribucin del
excedente total. La primera mide la eficiencia operacional en el corto plazo, y la segunda permite
observar qu agente econmico es el ms beneficiado con esa utilidad.
GENERACIN Y DISTRIBUCIN DEL EXCEDENTE
Generacin:
+ Produccin o Ingresos de Operacin (a costo de factores)
- IVA, impuestos indirectos
- Subsidios
= Produccin o ingreso a precios de mercado
- Insumos intermedios
=Valor agregado (a precios de mercado)
- Sueldos y salarios (personal activo)
- Rentas y alquileres
- Costo de Oportunidad del capital de trabajo
= EXCEDENTE PBLICO
GENERACIN DEL EXCEDENTE TOTAL
+ Produccin o Ingresos de Operacin (a costo de factores)
- IVA, impuestos indirectos
- Subsidios
= Produccin o ingreso a precios de mercado
- Insumos intermedios
=Valor agregado (a precios de mercado)
- Sueldos y salarios (personal activo)
- Rentas y alquileres
+ Otros ingresos no operacionales
= EXCEDENTE A DISTRIBUIR
DISTRIBUCIN DEL EXCEDENTE TOTAL
Capital: Intereses y comisiones pagados a capital de terceros
Fluctuacin en cambio
Sociedad: Transferencias al sector pblico
Impuestos indirectos
IVA

83

Otros impuestos indirectos


Otros egresos
Pensiones de Jubilacin
Ahorro interno para la empresa:
Depreciacin
Amortizacin
Provisin y Reservas
Utilidad o prdida del ejercicio

84