LECTURA 3 CALIDAD EN LA PLANEACIÓN EN INSTITUCIONES DEL SECTOR PRODUCTIVO

En Ciencia Administrativa, No. único, 1999-2000
*

Belinda Izquierdo García

I. I. INTRODUCCIÓN
El tema de la calidad en planeación Institucional se refiere a la capacidad de generar planes, políticas, estrategias, normas y lineamientos de diversa naturaleza, orientación y profundidad en su contenido y horizonte. En este marco las características de la planeación se convierte en una compleja tarea, la cual requiere necesariamente para su desarrollo de una serie de etapas, así como diferentes grados de obligatoriedad por los involucrados, se considera un proceso dinámico, que avanza por aproximaciones sucesivas y exige revisiones y ajustes permanentes que permita la evaluación y la toma de decisiones. La planeación no se da de la noche a la mañana ni rinde de inmediato sus principales frutos. Requiere tiempo, imaginación, capacidad técnica, experiencia y una voluntad de cambio cuya orientación sea de manera invariable. El cambio que se requiere tiene que estar sustentado en la reflexión-acción bajo un sistema de colaboración, donde todos los involucrados estén convencidos de que es una actividad que destaca el ejercicio de la selección como un acto intelectual. Cabe resaltar que los objetivos son la fase del proceso de planeación que sigue a la identificación de los principales problemas y/o necesidades de un sistema. En otras palabras, el establecimiento de los objetivos se lleva a cabo a partir de los resultados del diagnóstico. Ahora bien, un objetivo deberá tener como esencia o principio la capacidad de ser evaluado y para permitir su evaluación, éste debe especificar los siguientes elementos: 1) Qué. 2) Quién. 3) Cómo. 4) Donde y 5)cuándo. Luego entonces, el objetivo del presente trabajo es: dar a conocer las características y diferentes tipos de planeación, así como el estudio de la estructura y cultura Institucional como elementos determinantes de la calidad en la planeación en Instituciones Públicas. Por otro lado, dar a conocer una propuesta de una nueva corriente administrativa, sustentada en la planeación estratégica y en la calidad de la administración publica. Cabe señalar que dicha propuesta se llevo a cabo como un experimento en una Institución pública de la ciudad de Xalapa. Por consiguiente, tanto los elementos, como la propuesta de una nueva corriente administrativa, pretende ser utilizada como un modelo de planeación en Instituciones públicas. El contenido del presente trabajo trata en lo posible de enmarcar en las tareas de calidad en la planeación, la estructura y cultura organizacional en forma esquemática; culminando con una descripción de un modelo sustentado en una corriente administrativa, basada en la planeación estratégica y la calidad de la administración, por último se describe las conclusiones del trabajo. CARACTERÍSTICAS Y TIPOS DE PLANEACIÓN.

I.1

I.1 Concepciones de la planeación

Como principio no se puede soslayar el significado del termino planeación, al revisar la literatura se advierte una gran diversidad de acepciones, ninguna de las cuales tiene una aceptación generalizada. Sin embargo para que el ejercicio de planeación alcance resultados
*

es necesario distinguir una serie de características, mismas que se darán a conocer en el trayecto de éste apartado que de tal suerte oriente un concepto operativo. Iniciare con la descripción de la clasificación de la planeación Didriksson A. “prospectiva en la planeación” CISE-UNAM (Abril, 1992),p.p. 113-126. La planeación pude ser: Participativa: Interactiva: Opcional: Operativa: Retrospectiva: Prospectiva:

• • • • • •

Intervendrán activamente todos los integrantes de la institución.

• Se orientan las acciones con la base en la evaluación de los resultados y cambios que ocurran en el entorno social. • Prever acciones alternativas para superar situaciones cambiantes. • Su acción debe impactar la toma de decisiones y el quehacer institucional. • Exploración del pasado para conocer el futuro

• Se enfoca en el primer momento al diseño de un futuro deseado o ideal totalmente libre que pudiera prevenir de tomar en cuenta el pasado y el presente. En una etapa posterior, se establece los futuros probables los cuales se derivan de la situación existen por ultimo se selecciona un escenario factible a la luz del futuro ideal.

Por otro lado, es importante identificar los tipos de planeación que existen, para ello se presenta a continuación un esquema donde se da a conocer la planeación: por su tamaño, su ámbito, su forma, por su propósito, por su duración y su curso Ortega Blake J. ”Comercio exterior”; Documento de gobierno y planeación vol. 25 N° 6,( Julio 1989) p.p. 89-92

I.2

I.2 Tipos de planeación

POR EL TAMAÑO MACROSPECTIVA ABARCA UNA PROBLEMÁTICA INTEGRAL MICROSPECTIVA ABARCA UN PROBLEMÁTICA ESPECIFICA POR SU ÁMBITO INTEGRAL COMPRENDE ASPECTOS EXTERNOS DEL MEDIO EN QUE SE ENCUENTRA EL OBJETO EN ESTUDIO, INTERNOS, ES DECIR EL FUNCIONAMIENTO POR SU FORMA PROGRAMAS Y PROYECTOS PLAN INTEGRADO POR UN ESQUEMA BÁSICO EL CUAL FIJA LÍNEAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA Y SIRVE DE MARCO DE REFERENCIA PARA QUE LAS INSTANCIAS QUE LA CONFORMAN ELABOREN SUS PROYECTOS. POR SU PROPÓSITO ESTRATEGICA TIENE A CREAR CONDICIONES Y MEDIOS LLEVAR ACABO PLANES Y PROGRAMAS TRASCENDENTE BUSCA PRODUCIR CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN EL SISTEMA CASI SIEMPRE LARGO PLAZO POR SU DURACIÓN MEDIANO PLAZO PLANEACIÓN A 5 AÑOS RESOLUTIVA
LA PLANEACIÓN ES A CORTO PLAZO Y SUS EFECTOS SON INMEDIATOS DEBIDO QUE SE TRATA DE SOLUCIONAR

CORTO PLAZO PLANEACIÓN A UN AÑO

LARGO PLAZO CONSIDERAR UNA PLANEACIÓN CON UN HORIZONTE TEMPORAL A LOS 10 AÑOS

POR SU CURSO ADAPTATIVA

SE CARACTERIZA POR SER ALTAMENTE FLEXIBLE Y SE AJUSTA A LAS CIRCUNSTANCIAS QUE SE ENFRENTA

FIG. 1 Breve descripción de tipos de planeación

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Otro elemento relacionado con la planeación es la estructura organizacional que se considera tradicionalmente como la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relación que guardan. Una organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social. En otras palabras la organización se refiere a: *Estructurar las funciones jerarquías y actividades de las cuales se ejerza la autoridad sobre cada una de las unidades de organización. La estructura crece vertical y horizontalmente y cuando esto sucede el número de unidades tiene que ser coordinadas ya que pueden afectar a la comunicación. CULTURA INSTITUCIONAL En la planeación es importante destacar la cultura institucional como el conjunto de valores, creencias y principios que guían la actividad de una organización y la diferencian de otras. Representan un sistema de actuación que tiene un claro y definido significado para sus miembros, lo cual implica supuestos sobre la naturaleza de las personas, sobre las relaciones sociales, sobre el trabajo y sobre el sentido y finalidad de la misma institución. Todas las organizaciones tienen una cultura dominante que refleja los valores básicos compartidos por la mayoría de sus miembros. En la figura 2 se presenta el estilo cultural por cuatro cuadrantes, se observan las tendencias que pueden incidir dentro de las organizaciones a manera de indicadores Gento Palacios S. 1997 “la institución y la cultura” (Noviembre 1996), p.p. 123-145.

I.3

I.3 Estilo cultural

I.3.1 La cultura satisfaciente Se identifica por la carencia de valores, institucionales, existe una baja intervención voluntaria de los miembros en la dinámica de los centros. El modelo aunque se da en todo tipo de organizaciones, los miembros no son más que sujetos de trabajo. El clima institucional tiende a ser negativo; existe rechazo a aceptar el feed-back del exterior, existe bajo nivel de comunicación entre los miembros y por ende carece de coordinación.

I.3.1

I.3.2

La cultura política.

Se caracteriza por la carencia de valores institucionales aceptada por la mayoría de los miembros y por la alta intervención voluntaria de ellos en la dinámica del centro, en función de valores individuales o grupales la intervención implica que los miembros participan en las decisiones desde su sistema de valores e intereses personales, tratando de obtener poder y dirigir grupos. La cultura política rechaza el aprendizaje institucionalizado grupal o individual así como la resistencia al cambio. Es posible que los miembros puedan buscar formación personal fuera de la institución.

I.3.2

I.3.3

La cultura optimizante

Es la más habitual en las empresas representan un marco de constitución de mundo contemporáneo. La iglesia católica, la compañía de la india occidental y la mayoría de colegios de universidades privadas del mundo son ejemplo dentro de este tipo de cultura. Es definida por la existencia de valores institucionales comunes que son aceptados por todos o por la mayoría de los miembros, pero con una limitada intervención. La aceptación de los valores institucionales puede alcanzar el mismo nivel que en la cultura integradora, pero se producen diferencias cualitativas como consecuencias de la falta de interiorización de las creencias, creen en los valores de los recursos humanos.

FIG. 2 Cuatro formas de estudiar la cultura institucional

Su preocupación se centra en los puestos de especial responsabilidad para satisfacer sus necesidades y potenciar su motivación, la orientación a la producción es su política básica, es decir, de la demanda de productividad que los lleve a la competencia tecnológica.

I.3.3

I.3.4

La cultura integradora

Se caracteriza por la existencia de valores institucionales aceptados por la mayoría de sus miembros y la intervención activa y voluntaria de estos, la mayoría de los miembros se adhieren voluntariamente al conjunto de valores institucionales que consideran prioritarios, que luchan por ellos con entrega, que supone su éxito personal cuando los valores institucionales se alcanzan. Los valores que utiliza esta cultura le dan una clara orientación hacia dos aspectos de desarrollo humano que son: El clima positivo ya que es la única forma de dar servicios de calidad a la sociedad, algunas veces se produce confrontaciones y conflictos, pero cuando esto sucede el sistema funciona para que sean utilizados por los protagonistas de forma constructiva, ya que detrás de un conflicto surge un aprendizaje. El efecto del modelo de cultura centrada en el cliente, el resultado de una planeación consciente y la aceptación de valores institucionales conduce a facilitar el establecimiento de objetivos claros y operativos. La comparación de los cuatro modelos presentados nos lleva a reflexionar sobre la importancia de conocer a la institución con sus propios valores y riesgos y de saber establecer sistemas de planeación y evaluación. Considerando que la Institución sujeta de estudio tendrá su propio modelo cultural, este deberá basarse en una justificación histórica e ideológica; utilizando sus propios fundamentos. PROPUESTA DE UNA NUEVA CORRIENTE ADMINISTRATIVA SUSTENTADA EN LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y EN LA CALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA *ADMINISTRAR* Aristóteles señala: Es el arte de adquirir y prever los bienes destinados a asegurar las subsistencias, pero sobre todo conservarlos o aumentarlos a través del *arte de hacer que otros hagan Acletomasini A. “Planeación estratégica y control de la calidad” (1996), p.p. 63. Lo que pronuncia Aristóteles, es un concepto de autoridad o dirección que sin duda es toda una esencia y filosofía de valores, que deberán ser entendidos íntegramente. Por otro lado, antes de proponer cualquier modelo de calidad hay que homogeneizar criterios sobre la misma administración, de tal suerte que permita a la empresa alcanzar al liderazgo de excelencia y ser competitivo en el mercado nacional e internacional. Luego entonces, los conceptos de calidad total son muchos, pero pensemos en un concepto universal “ hacer las cosas bien ”. La planeación institucional no solo es conocer por escrito lo que es la calidad, sino aplicarlo en todas las acciones del desempeño humano, actualmente la aplicación de la reingenieria en la administración ha sido una de las herramientas más útiles en la planeación En Instituciones de servicio ya que orienta a alcanzar la máxima eficiencia. En el siguiente figura observamos como deben integrarse, como una sola figura los elementos que intervienen en el proceso de calidad en la planeación Institucional.

I.4

I.4 LA IMPORTANCIA DEL TRABAJO EN EQUIPO EN LA CALIDAD EN LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN

SUBORDINADOS

PROVEEDORES

CLIENTE

CALIDAD EN LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Fig. 3 La integración, la coordinación, el conocimiento y la actitud de esto cuatro actores aseguran la calidad en la planeación.
Luego entonces, la intima asociación entre directivos, subordinados, proveedores y clientes al proceso de calidad, es la nueva óptica que se interpone a los modelos tradicionales de hacer administración; ésta, excluye a los subordinados a los proveedores y a los clientes del proceso de toma de decisiones trayendo como consecuencia un proceso inacabado, costoso y difícil de integrarse. La cultura de calidad los asocia logrando una mayor armonía. Las siguientes figuras nos muestran el ajuste de la estructura organizacional bajo la óptica de la planeación estratégica que permita una adaptación más fácil a la cultura de calidad. Identificando con precisión dentro de las organizaciones los puestos y en ellos las actividades que desempeñan las personas. La evaluación continua permite la actualización de las funciones, las cuales deberán estar bien definidas. Como ya se menciono al principio de este apartado, la coordinación por departamentos es un elemento determinante para la calidad en la planeación institucional pero también es un condicionante para la comunicación individual.

I.5

I.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La identificación de los niveles de decisión, normativo y operativo, así como las funciones, la misión, la visión, los objetivos y los programas de la institución son parte importante para definir la estructura organizacional misma que está sustentada en la planeación estratégica incluyendo en ésta, el estudio del pasado y el presente como parte del diagnóstico; el futuro implica las acciones que se proyectan de tal forma se logra diseñar los escenarios futuros en el presente.

NIVEL DECISIONES

DE

NIVEL NORMATIVO

NIVEL OPERATIVO

PASADO DIAGNÓSTICO

PRESENTE

FUTURO PROYECCIÓN

LIDERAZGO DE EXCELENCIA EMPRESARIAL Fig. 4 Los niveles de decisión, normativo y operativo, la misión, visión, objetivos y programas estudiados en tres momentos cronológicos en el marco de la planeación estratégica.

I.6

I.6 MODERNIZACIÓN ADMINISTRACIÓN INTEGRAL

DIAGNÓSTICO F D O A
OTROS MODELOS

CULTURA INSTITUCIONAL PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
VALORES INSTITUCIONALES E INDIVIDUALES DESARROLLO ORGANIZACIONAL

CULTURA DE COLABORACIÓN

TRABAJO EN EQUIPO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

MISIÓN

VISIÓN

OBJETIVOS Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES

APLICACIÓN A TRAVÉS DE PROCESOS DE REINGENIERIA

Fig. 5 Modelo integral para llevar a cabo la planeación en instituciones publicas. Se propone la planeación estratégica, incluyendo desde la definición del diagnóstico hasta la aplicación de los procesos de reingenieria

CONCLUSIÓN Todo lo expresado anteriormente desde las características, tipo de planeación, identificación de estructura organizacional, así como, el análisis de la cultura identificando los valores individuales e institucionales, permitirá una nueva corriente administrativa basada en la planeación estratégica y en la calidad siempre y cuando se integre un equipo de trabajo en su conjunto que tiene como tarea reflexionar que estamos en un momento de globalización y de competitividad donde nuestra empresa mexicana tendrá que dar la cara en el presente y futuro. Por otro lado reconocer que la estructura de la nueva empresa se desplaza en una jerarquía multilateral a negocios con estructura planas interconectadas, relativamente autónomas con miembros dinámicos, habilitados, motivados para actuar de manera responsable y creativa, así mismo el nuevo paradigma en la tecnología de la información abierta donde debe haber cambios decisivos en la aplicación de la tecnología de la información además hay que considerar las siguientes conclusiones:

1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4.

Para el estudio de la calidad en la planeación para las instituciones publicas se requiere definir características y tipo de planeación que se va a llevar a cabo ya que puede ser un estudio por segmentos o en su totalidad. Identificar la estructura organizacional en cuanto a infraestructura, sus elementos humanos y los niveles donde se encuentran, recursos físicos y materiales. Cabe señalar la importancia que tiene identificar por todos los involucrados, el tipo de cultura institucional y sus valores, ya que estos permitirán la integración de los equipos de trabajo para lograr una cultura integradora y competitiva. Por último, es importante señalar que todo trabajo de planeación deberá ser tratado con el rigor metodológico, como también basarse en realidades con los recursos que dispone la institución.