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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
CURSO AUDITORIA III
LIC. MOISES MARDOQUEO SAPON ULIN
EDIFICIO S-3
SALON 206

CIRCULARIZACIN DE SALDOS (NIA 505)

Guatemala, Enero de 2015

CIRCULARIZACION DE SALDOS (NIA 505)

CIRCULARIZACION DE SALDOS NIA 505

ELABORADO POR:
ERLAN GUSTAVO GOMEZ CUN
KEVIN ROLANDO TURCIOS AC
MARIA LETICIA CUMES
WILLIAM ROVERTO ARMIVA
LESLY ANDREA MENCOS OBANDO
GEOSHUA ANTHONY BLANCO HIGUEROS
CINTHYA LISELY MORALES DIGUEZ
BRENDA KARINA RUIZ SAZ
MIRIAM NOEM CUX COTZOJAY
ZURY JEANETTE MACAJOLA
MELANIE QUETZALI TUL SALES
KEVIN FRANCISCO PINEDA SANTOS
SERGIO SAMUEL CAMEY ALONZO
JIMY ARIEL GARCA ARRIOLA
BRANDON MIGUEL PREZ CUTZAL

CARN
2012-16122
2012-15959

2012-15911
2012-15801
2012-15890
2012-15938
2012-15947
2012-15951
2012-15935
2012-15892
2012-15893
2012-16015
201216194

NDICE:
INTRODUCCION....................................................................................................6

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NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORIA 505..................................................7
CONFIRMACIONES EXTERNAS......................................................................7
ANTECEDENTES....................................................................................................7
CIRCULARIZACIN DE SALDOS........................................................................9
REAS EN QUE SE REALIZA..............................................................................9
IMPORTANCIA GENERAL.....................................................................................9
OBJETIVOS GENERALES.....................................................................................9
CIRCULARIZACIN DE SALDOS NIA 505.......................................................10
RIESGOS.................................................................................................................11
PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIN EXTERNA PARA OBTENER
EVIDENCIA DE AUDITORA................................................................................11
LA NEGATIVA DE LA ADMINISTRACIN A PERMITIR QUE EL AUDITOR
ENVE UNA SOLICITUD DE CONFIRMACIN................................................12
DOCUMENTOS POR COBRAR Y CUENTAS POR COBRAR......................13
CONFIRMACION POSITIVA............................................................................13
VENTAJAS..........................................................................................................13
DESVENTAJAS..................................................................................................14
CONFIRMACION NEGATIVA...........................................................................14
VENTAJAS..........................................................................................................15
DESVENTAJAS..................................................................................................15
ESTADOS DE CUENTA PERIODICOS..........................................................16
CONFIRMACION EN FORMA DIRECTA.......................................................16
CONFIRMACION EN FORMA INDIRECTA...................................................17
EVALUACION Y DOCUMENTACION EN PAPELES DE TRABAJO................17
BASE Y SELECCIN DE LOS SALDOS A CIRCULAR..................................17
ORIGEN DE LAS RESPUESTAS........................................................................18
ALCANCE DE LA CIRCULARIZACION..............................................................19
FORMATOS UTILIZADOS....................................................................................19
SUMARIA DE CIRCULARIZACION....................................................................20
RESPUESTAS RECIBIDAS CONFORMES......................................................21
RESPUESTAS RECIBIDAS INCONFORMES..................................................22
SIN RESPUESTA...................................................................................................22
EMITIR UNA SEGUNDA SOLICITUD.................................................................23
OTROS PROCEDIMIENTOS ALTERNOS.........................................................23

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CONFIRMACION PERSONAL............................................................................23
PAGOS O COBROS POSTERIORES................................................................23
EXAMEN DE DOCUMENTACION......................................................................24
CASO PRCTICO................................................................................................24
CONCLUSIONES.................................................................................................32
RECOMENDACIONES........................................................................................32
BIBLIOGRAFIA....................................................................................................32

INTRODUCCION
Esta es la introduccin

NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORIA 505

CONFIRMACIONES EXTERNAS

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ANTECEDENTES
PARMALAT
Fue en 1997 cuando Parmalat salt al mundo financiero, obteniendo varias
adquisiciones internacionales, especialmente en el hemisferio Este, pero con
deudas. Pero en el 2001, muchas de las nuevas divisiones corporativas y
gubernamentales de la empresa empezaron a perder dinero.
En febrero del ao 2003 el Contador Oficial Ejecutivo, Fausto Tonna de improvisto
anunci una nueva edicin de bonos de 500 millones de euros. Esto fue una
sorpresa tanto para el gerente, Tanzi, y para toda la compaa. Tanzi despidi a
Tonna y lo reemplaz con Alberto Ferraris.
El 11 de noviembre del 2003, Parmalat se desplom en bolsa ms de un ocho por
ciento, hasta 2,37 euros, despus de que su auditor, Deloitte & Touche, se negara
a aprobar las cuentas del primer semestre. Deloitte expres serias dudas sobre la
transparencia y la correccin de las cuentas de su cliente.
Parmalat ha utilizado durante aos la colocacin de acciones y bonos convertibles
en parasos fiscales para financiar docenas de adquisiciones en todo el mundo.
Entre 1993 y 2002 sus ventas se incrementaron un 410% y sus beneficios
alcanzaron una cifra rcord. El escndalo estall cuando a finales de noviembre, la
empresa reconoci que no poda garantizar la liquidez de una inversin de 496,5
millones de euros en un fondo de inversin de las Islas Caimn. Este hecho
provoc la dimisin del director financiero de la compaa, Fausto Tonna.

El fraude se cometi con medios muy sencillos: control de la correspondencia de

los auditores, recibos bancarios falsificados con un scanner y una fotocopiadora y
cambios de domicilio social, para no tener que cambiar de auditor, como exige la

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ley italiana, con lo cual era ms sencillo engaar al auditor tradicional, que
continuaba haciendo su trabajo con la despreocupacin nacida de la confianza
ganada con una documentacin uniforme e histricamente falsa. Las cifras de la
falsificacin del balance fueron de 14.000 millones de euros de activos
inexistentes, compensados con la misma cantidad de crditos bancarios,
obligacin y fondos propios perdidos por todos los que han confiado en la
empresa. La empresa falsificaba sus balances desde haca 15 aos al parecer con
la complicidad de un grupo de bancos nacionales e internacionales (segn los
fiscales que investigan el caso), que contribuan a disimular las prdidas y
disfrazar las inversiones con complejos esquemas y de una estructura estable de
ejecutivos leales a Tanzi, quien reinaba con estilo patriarcal.
No se puede hablar de

Circularizacin de Saldos sin mencionar

el caso de

Parmalat, ya que el fraude, se cometi principalmente por falsificacin de

documentos de inversiones, ttulos de crdito a favor de la empresa, los cuales se
pudieron haber detectado rpidamente en caso de correr los procesos tipificados
en la NIA 505, es de esos riesgos en documentos que tienen dependencia de una
entidad que funge como tercero que nace la necesidad de crear la normativa que
se utiliza hoy en da de regular las confirmaciones externas de saldos en las
empresas sujetas a una Auditoria de Estados Financieros.

CIRCULARIZACIN DE SALDOS
Procedimiento de Auditora que tiene por objeto confirmar, verificar, as como la
correccin (ajuste de saldos), de la informacin registrada en el ente auditado,
mediante la obtencin de un testimonio por escrito (circular), directamente de una
tercera parte. Este procedimiento se caracteriza por la independencia de la fuente
1 http://interamerican-usa.com/articulos/Gob-Corp-Adm/Art-Parmalat.htm

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que proporciona la informacin. Se utiliza principalmente en la Auditora de
Estados Financieros.
REAS EN QUE SE REALIZA
En forma regular las empresas deben de circularizar las cuentas por cobrar,
principalmente a los clientes, deudores, as como los saldos bancarios,
inversiones, etc., Tambin las cuentas por pagar: proveedores, acreedores,
prstamos de importancia relativa, etctera. Es decir obtener un estado verdico
de los saldos que integran las cuentas. Igualmente podra realizar consultas
especficas cuando as lo requiera, permitiendo el control y verificacin del registro
de las operaciones.
IMPORTANCIA GENERAL
Confirmar, verificar y ajustar si son necesarios los importes de los saldos, as
como tambin examinar y analizar la razonabilidad de los registros contables que
impactan la informacin financiera.
OBJETIVOS GENERALES

Verificar la autenticidad y confiabilidad de la informacin proporcionada por

la administracin.
Verificar la autenticidad de los saldos.
Verificar que los importes de saldos corresponden ntegramente a la

entidad y que sean razonables respecto a los importes registrados

Comprobar que los registros de operaciones de la entidad representen
transacciones

vlidas,

que

estn

determinadas

adecuadamente,

reconocidas, descritas y clasificadas.

Obtener evidencia suficiente y apropiada, a travs de este procedimiento
de auditora.

CIRCULARIZACIN DE SALDOS NIA 505

Las Normas Internacionales de Auditora proporcionan al Auditor las bases

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tericas y prcticas para la verificacin y obtencin de evidencia de auditora sobre
las cuentas que estn afectas a la Circularizacin de saldos.

La NIA Norma Internacional de Auditora 500 menciona que la confiabilidad de la

evidencia de auditora es influenciada por su fuente y por su naturaleza, y
depende de las circunstancias individuales bajo las que se obtiene.

La evidencia de auditora es ms confiable cuando se obtiene de fuentes

independientes fuera de la entidad.

La evidencia de auditora que obtiene directamente el auditor es ms

confiable, que la evidencia de auditora que se obtiene indirectamente o por
inferencia.

La evidencia de auditora es ms confiable cuando existe en forma

documental, ya sea en papel, o en forma electrnica u otro medio.

La evidencia de auditora en forma de confirmaciones externas que recibe

directamente el auditor de las partes confirmantes puede ser ms confiable
que la evidencia generada internamente por la entidad.

La corroboracin de la informacin que se obtiene de una fuente

independiente de la entidad. que la evidencia de auditora que se obtiene
indirectamente o por inferencia.

RIESGOS

Los factores que pueden indicar dudas sobre la confiabilidad de una respuesta
incluye que:
La recibi el auditor indirectamente, o Pareca no venir de la parte confirmante

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que originalmente se plane. Pueden existir circunstancias que afecten su
confiabilidad. Este riesgo existe sin importar si se obtiene la respuesta en
papel. Todas las respuestas tienen algn riesgo de intercepcin, en forma
electrnica y otro medio.

PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIN EXTERNA PARA OBTENER

EVIDENCIA DE AUDITORA
La evidencia de auditora es ms confiable cuando se obtiene de fuentes
independientes fuera de la entidad. Como son las confirmaciones externas,
alteracin o fraude, en papel, Norma Internacional de Auditora 505 Segn la NIA
505 confirmacin externa es la evidencia de auditora que se obtiene como una
respuesta escrita directa de un tercero al auditor.
Contactando a la parte confirmante, en forma electrnica y otro medio. La
evidencia de auditora que obtiene directamente el auditor es ms confiable.
Puede aumentar la seguridad que se obtiene respecto de la evidencia existente en
los registros contables o de representaciones hechas por la administracin. La NIA
500 requiere que el auditor determine si modifica o aumenta procedimientos de
auditora para resolver dudas sobre la confiabilidad de la informacin que va a
usarse como evidencia de auditora. El auditor puede decidir verificar la fuente y
contenidos de una respuesta a an solicitud de confirmacin. Aun cuando se
obtenga evidencia de auditora de fuentes externas a la entidad.
LA NEGATIVA DE LA ADMINISTRACIN A PERMITIR QUE EL AUDITOR
ENVE UNA SOLICITUD DE CONFIRMACIN

Si la administracin se niega a permitir que el auditor enve una solicitud de

confirmacin. Evaluar las implicaciones de la negativa de la administracin para la
evaluacin de riesgos.

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La evidencia de auditora es ms confiable cuando existe en forma documental,
con los involucrados en las transacciones como por ejemplo con cuentas y
documentos por cobrar, ya sea en papel o electrnico.
Ejecutar procedimientos de auditora alternativos diseados para obtener
evidencia de auditora adecuada y confiable, para ello el auditor debe de
considerar la necesidad de obtener evidencia de auditora que soporte la
operacin efectiva de sus controles directamente relacionados con la aseveracin
a tratar, el auditor debe:

Investigar sobre las razones de la administracin para la negativa.

El auditor puede tambin inspeccionar documentacin de este tipo para

establecer sus controles.

En otros momentos durante el periodo de la auditora para obtener

suficiente evidencia apropiada de auditora. puede ser suficiente para los
propsitos del auditor.

Norma Internacional de Auditora 330 Por tanto la NIA 330 Procedimientos

del Auditor en Respuesta a los Riesgos Evaluados en que el auditor
ordinariamente suplementa la observacin con la investigacin con
personal de la entidad.

Al

disear las pruebas de controles. La evidencia de auditora

correspondiente a slo un momento en el tiempo.

DOCUMENTOS POR COBRAR Y CUENTAS POR COBRAR
Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene
una empresa por las mercancas vendidas a crdito, indicando si est de acuerdo
o no, directamente de los deudores de los saldos a su cargo. Slo si la parte
confirmante est en desacuerdo con la informacin que se proporciona en la

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solicitud de servicios prestados. Se considera que el auditor no podr declarar
haber practicado el examen de los estados financieros de acuerdo con las Normas
Internacionales de Auditora si no recurri al procedimiento de confirmacin directa
de los deudores tanto representados por ttulos de crdito como de adeudos
provenientes de ventas como de cualquier otro concepto con excepcin de los
derechos conocidos comnmente como pagos anticipados.
Consecuentemente, la clasificacin de circularizacin de cuentas y documentos
Las Normas Internacionales de Auditora (NIA 505) clasifican de la siguiente forma
las confirmaciones:
CONFIRMACION POSITIVA
El mtodo de circularizacin por medio de confirmaciones positivas, es
comnmente utilizado por el auditor independiente debido a que l mismo trata de
satisfacerse sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas por cobrar.
Este mtodo consiste en enviar la solicitud requiriendo respuesta al saldo
confirmado, se est o no, de acuerdo con el mismo.

VENTAJAS
Permite al auditor conocer el nmero de respuestas que han sido obtenidas
del total de las confirmaciones enviadas, independientemente si en la
respuesta consignada en cada una de ellas se indica estar o no de acuerdo,
con el saldo confirmado.
El auditor, puede enviar una segunda solicitud de confirmacin por los
saldos no confirmados, a modo de obtener la mayor informacin posible de
terceros.
Identifica los porcentajes confirmados, conformes o no conformes y sin

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respuesta.

DESVENTAJAS

Debido a que se solicita confirmacin del saldo, se est o no de acuerdo

con el mismo, es ms prolongado el tiempo en obtener las respuestas ya
que por lo general la empresa o persona confirmada le da mayor
importancia a la misma; cuando el saldo que se le requiere confirme, no es
igual al registrado en su contabilidad.

Mayor tiempo de trabajo en la tabulacin de los datos, separando las

respuestas que indican estar de acuerdo con el saldo confirmado; de las
que no lo estn.

Estas respuestas debern ser tabuladas y evaluadas individualmente, para que al

final se llegue a obtener la cobertura en porcentajes y valores absolutos de los
resultados del proceso de confirmacin.

CONFIRMACION NEGATIVA
Por medio de este mtodo se enva la solicitud de confirmacin con la instruccin
que se devuelta al auditor nicamente, si no est de acuerdo con el saldo
confirmado.

Por lo general, este tipo de Confirmacin es utilizado cuando la

cartera de las empresas est formada por un universo muy grande de clientes y
todos por montos menores.

VENTAJAS
Permite identificar problemas o situaciones irregulares con rapidez, en vista
de que los esfuerzos del auditor van dirigidos nicamente, a aquellos casos
en que la respuesta a la confirmacin indica discrepancia entre los registros

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de la empresa auditada y la confirmacin.
Por lo general se reciben las respuestas inmediatamente ya que la empresa
o persona confirmada, se esmera por aclarar cualquier diferencia entre sus
registros y los de la empresa auditada.
Facilita el manejo de la informacin, pues reduce substancialmente las
respuestas obtenidas.

DESVENTAJAS

No es recomendable tcnicamente para un auditor independiente cuyo

objetivo principal es el de opinar sobre la razonabilidad de las cifras de los
Estados Financieros, pues sera una limitacin al alcance de su trabajo,
debido a que no se sabe con certeza si las respuestas no fueron recibidas;
porque no existan diferencias entre el saldo confirmado y los registros
contables de la persona o empresa confirmada o si la causa se debi a que
las confirmaciones no fueron atendidas o bien no llegaron a su destino.

Es importante tabular el resultado de la circularizacin, segn los tipos de

respuesta obtenidas y determinar el alcance que se logr del total de los
saldos confirmados.

ESTADOS DE CUENTA PERIODICOS

Al igual que la confirmacin negativa, por lo general los estados de cuenta
peridicos son utilizados por los auditores internos para verificar el registro
correcto de las principales operaciones con proveedores y clientes de una
empresa y poder identificar discrepancia u observaciones sobre cargos y crditos

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efectuados a cuenta en forma oportuna.
En el caso que un auditor externo no consiga respuesta a su confirmacin de
saldos con rapidez, puede utilizar la ltima respuesta del estado de cuenta de la
persona o empresa que no pudo confirmar, la cual podr sustentar en forma
provisional o definitiva, sus papeles de trabajo siempre que se justifique la causa
por la que no obtuvo respuesta a su confirmacin y que las circunstancias as lo
permitan. De este modo los estados de cuentas peridicos, pueden servir como
procedimiento alterno de auditoria.
Adems de los mtodos de confirmacin positiva y negativa, existen una
subdivisin, segn la forma en que las mismas se realicen; siendo estas:
Confirmacin en Forma Directa
Confirmacin en Forma Indirecta

CONFIRMACION EN FORMA DIRECTA

Una circularizacin, se realiza en forma directa cuando la solicitud de
confirmacin, se incluye el saldo que debe ser confirmado a una fecha
determinada; sea en moneda nacional o extranjera. La ventaja de este tipo de
circularizacin es que facilita la respuesta al proporcionar un monto que debe ser
confirmado como correcto o no, por la empresa o persona a quien se enva la
confirmacin, generalmente es utilizada para confirmar Cuentas por Cobrar.

CONFIRMACION EN FORMA INDIRECTA

Cuando la solicitud de confirmacin no incluye el saldo o monto circularizado, se
trata de una confirmacin en forma indirecta. La inconveniencia de este tipo de

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circularizacin consiste, en que tiende a crear renuencia en la respuesta ya que la
persona o empresa confirmada puede responder una cantidad diferente a la que
muestran los registros de la empresa auditada y por lo consiguiente traer consigo
ajustes; generalmente es utilizada para confirmar Cuentas por Pagar.

EVALUACION Y DOCUMENTACION EN PAPELES DE TRABAJO

Una de las funciones ms importantes que tiene a su cargo el auditor, es el de
realizar la evaluacin de la informacin obtenida a travs de la circularizacin de
saldos. As mismo, deber verificar que exista evidencia suficiente y competente
que respalde el trabajo por sus auxiliares. Este trabajo puede llevarse a cabo por
medio de los siguientes lineamientos:

BASE Y SELECCIN DE LOS SALDOS A CIRCULAR

La evaluacin del trabajo de circularizacin debe empezar por determinar si la
base tomada para realizar el trabajo, dar como resultado la obtencin de la
informacin requerida o si por el contrario se necesita efectuar cambios a la
planeacin.
La base para realizar la circularizacin de saldos, depende de las circunstancias
en que se ejecute el trabajo y puede consistir en tomar determinados grupos
homogneos del universo; como por ejemplo, aquellos que exceden de
determinada cantidad o bien que representen x das de antigedad.
La seleccin de los saldos a circularizar puede efectuarse mediante el muestreo
estadstico o el no estadstico. Al muestreo no estadstico se le conoce tambin
como muestreo de criterio o muestreo discrecional ya que est basado
exclusivamente en el criterio del auditor, tanto en lo referente a la cantidad de
muestra como a la seleccin de la misma, pues no utiliza una seleccin aleatoria y
la teora de probabilidades; por el contrario el muestreo estadstico, involucra una

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serie de procedimientos que utilizan las leyes de probabilidades para seleccionar
objetivamente las partidas para la muestra y evaluar los resultados de la misma.
El supervisor del trabajo de auditoria deber evaluar tambin, que la seleccin de
los saldos tomados individualmente corresponde a los de la base definida y que no
se hayan dejado saldos de dicha base sin circularizar.
Otro de los aspectos que debe tener en cuenta el auditor al evaluar su trabajo de
circularizacin, es el de cotejar la totalidad de las cuentas a ser confirmadas, con
los registros contables y los estados financieros, as como que las direcciones de
los clientes y/o proveedores sean las correctas y estn actualizadas.

ORIGEN DE LAS RESPUESTAS

El auditor debe asegurarse que las respuestas recibidas por los saldos
confirmados, provengan de las reas o distritos a donde fueron enviados, con el
fin de evitar cualquier posible manipulacin de terceros.

En caso de

confirmaciones enviadas al exterior, tal prueba puede ser realizada fcilmente a

travs de observar, que el remitente y las estampillas postales adheridas a los
sobres correspondan al lugar donde fue enviada la solicitud por el auditor.

ALCANCE DE LA CIRCULARIZACION
Una vez se ha recibido la totalidad de las respuestas de la confirmacin, el auditor
deber evaluar los resultados obtenidos con el fin de definir si el alcance con el
cual se realiz el trabajo, fue el adecuado o si se debe de efectuar un cambio al
mismo. En caso de que el alcance consista en un monto determinado y el auditor
obtenga exceso o faltante de informacin a travs de la circularizacin, podr
redefinir dicho alcance, disminuyendo o aumentando el mismo.
Al considerar ampliar el alcance de la prueba, el auditor debe tener presente el

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costo que ello implica y el tiempo que deber invertir para lograr tal objetivo; por lo
que debe evaluar si es factible optar por realizar trabajo alterno para ampliar su
cobertura, como lo es validar a travs del cobro o pago posterior de los saldos.

FORMATOS UTILIZADOS
Los formatos utilizados para la circularizacin deben ser evaluados por el auditor,
previo a su uso ya que los mismos deben ser claros, concisos y no presentarse a
dudas o mal interpretaciones por parte de las personas o empresas circularizadas.
Adems, deben solicitar informacin que sea identificable y de fcil respuesta para
el que confirma.
En la actualidad para agilizar l envi y recepcin de las confirmaciones, se utiliza
el correo electrnico o fax, pero posteriormente deben ser enviadas las originales
por correo, para evitar cualquier posible manipulacin de terceros, tambin se
acostumbra que a la solicitud de confirmacin se adjunte un sobre previamente
porteado con indicacin del apartado postal o direccin donde deber remitirse la
informacin requerida, que debe ser la del despacho de la firma del auditor para
lograr que la respuesta sea independientemente y objetiva.
Existe una gran variedad de formatos para realizar confirmaciones, dependiendo
de la naturaleza del saldo que se piensa solicitar. Cada uno de ellos a pesar de
que por lo regular consisten en formas PRE-impresas, deben ser adaptadas a tipo
de negocio o personas que se confirma, por lo que el auditor debe estar en
constante evaluacin de sus formatos utilizados y llevar a cabo los cambios que
estime convenientes a modo de que los mismos le proporcionen el mximo de
utilidad en la recabacion de la informacin.
Es recomendable que a las confirmaciones de cuentas por cobrar se le consigne
el rotulado No es requerimiento de cobro u otro similar, para evitar que los entes
circularizadas comprendan mal la solicitud de confirmacin del auditor y piensen

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que se trata de reclamos o cobros de sus saldos.
Las confirmaciones deben elaborarse en papel membretado de la Compaa
sujeta a revisin y deben ser firmadas por un alto funcionario de la misma,
comnmente el gerente general o financiero.

SUMARIA DE CIRCULARIZACION
Se le denomina as, a la cedula de trabajo que rene la circularizacin de
determinada cuenta con el objeto de mostrar los resultados obtenidos.

En la

cedula de clientes y proveedores se indica el total del saldo de la cuenta, el

porcentaje de la misma y el resultado de dicha circularizacin, presentando el
porcentaje y valor de las respuestas recibidas conformes, las inconformes y las no
contestadas.
La confirmacin indirecta (sin saldo), es que se

utiliza generalmente para

confirmar proveedores, debido a que si se enva una confirmacin directa (con

saldos) y se presenta que el saldo confirmado por la empresa es mayor al que
figura en los registros contables del proveedor, es posible que este confirme que
est de acuerdo con el saldo confirmado ya que le conviene, lo cual puede ser
objeto de ajuste o reclasificacin.
Las confirmaciones recibidas deben referenciarse directamente a la cedula de
circularizacin, de existir alguna discrepancia entre el saldo contable y el
confirmado, la aclaracin debe documentarse en dicha informacin. En vista que
se trata de una cedula sumaria de una prueba sustantiva, se acostumbra dejar un
espacio destinado para la conclusin de la circularizacin a la que llego el auditor
que desarrollo el trabajo.
En caso de ser necesario, la cedula sumaria de circularizacin indica tambin el
trabajo alterno llevado a cabo por el auditor por las respuestas no recibidas.

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RESPUESTAS RECIBIDAS CONFORMES

El auditor debe evaluar las respuestas recibidas conformes y determinar si estas le
brindan los elementos necesarios que le permita confiar en la informacin
recabada observando los siguientes lineamientos:

Que hayan sido recibidas directamente por el auditor.

Que muestren nombre y firma de un funcionario de la empresa confirmada

con un adecuado nivel jerrquico dentro de la misma.

Que muestre sello de la empresa confirmada y fecha de emisin de la

respuesta.

En caso de auditoras recurrentes, debe chequearse selectivamente

algunas respuestas y observar la forma en que fueron confirmadas en
periodos anteriores.

RESPUESTAS RECIBIDAS INCONFORMES

El auditor debe prestar atencin especial a esta clase de respuestas ya que por
tratarse de evidencia procedente de terceros, cualquier inconformidad u
observacin puede ser indicio de errores contables o situaciones que lleven a
detectar irregularidades importantes en los estados financieros sujetos a revisin.
Las respuestas recibidas inconformes pueden originarse por partidas o
movimientos que pertenecen a periodos diferentes de registro entre los libros
contables de la empresa auditada y los de la empresa o persona que confirma, por
lo que en estos casos no se necesita correr ajustes contables.

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Sin embargo, existe la posibilidad de errores u omisiones importantes en los

registros de la empresa auditada que se reflejan al momento en que el auditor
compara lo mismo, con la informacin recibida. En estos casos si la diferencia es
importante, el auditor procede a realizar los ajustes necesarios en sus papeles de
trabajo que luego sern discutidos con la gerencia de la empresa auditada.
Es de hacer notar que todas las respuestas recibidas inconformes tienen que ser
aclaradas por el personal de la empresa sujeta de auditoria, conjuntamente con el
ente confirmado, debindose informar al auditor sobre la aclaracin de las
discrepancias. El trabajo del auditor se remite a dar aviso a la empresa auditada
de las respuestas recibidas inconformes, darles seguimiento y validar las
aclaraciones de las discrepancias presentadas por la misma.
SIN RESPUESTA
En ocasiones, las confirmaciones sin respuesta son las que mejor ilustran al
auditor sobre potenciales fraudes e irregularidades en los estados financieros. Es
por ello que el auditor debe estar atento a investigar oportunamente las razones
que impidieron obtener la confirmacin de las personas o empresas circularizadas
y de persistir esta situacin, recurrir a los siguientes procedimientos alternos:
EMITIR UNA SEGUNDA SOLICITUD
El auditor debe enviar una nueva solicitud de confirmacin con alguna indicacin
que, d la idea sobre la urgencia de la respuesta, pudiendo utilizar un sello con la
leyenda igual o similar a la siguiente.

Segunda Solicitud: Agradeciendo su

respuesta a la mayor brevedad posible; con el objeto de tener un control sobre el

particular, el auditor debe anotar la fecha en que envi la primera y segunda
solicitud, as como si consigui o no la respuesta requerida.
OTROS PROCEDIMIENTOS ALTERNOS
Si a pesar de enviar una segunda solicitud de confirmacin el auditor no logra

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obtener respuesta, debe proceder a realizar otros procedimientos alternos con el
debido cuidado profesional, dadas las circunstancias. En todo momento, debe ser
el buen juicio del auditor el que defina los procedimientos alternos que sern
utilizados, basndose en su experiencia, el conocimiento acumulado del negocio y
la planeacin del trabajo. A continuacin se presentan los procedimientos alternos
comnmente utilizados por el auditor durante la revisin de Estados Financieros.
CONFIRMACION PERSONAL
Uno de los procedimientos alternos que el auditor puede utilizar, es el de realizar
una visita personal, a las personas o empresas cuyas respuestas no han sido
recibidas y tratar de conocer las causas que originan tal situacin.

Este

procedimiento es por lo general muy efectivo y rpido, pero puede resultar

costoso, si las distancias a recorrer para poder realizar la visita personal son
grandes.
PAGOS O COBROS POSTERIORES
Se le puede dar validez a los saldos que no fueron confirmados a travs de
realizar pruebas de pagos o cobros posteriores. El juicio del auditor se basa en
que si por ejemplo, una cuenta por cobrar a fecha de cierre es cancelada das
despus y el auditor puede examinar el recibo de caja y cotejarlo, por medio de un
depsito bancario al estado de cuenta respectivo, entonces podr concluir que tal
saldo a fecha de cierre es vlido. Similar situacin aplica para las cuentas por
pagar, donde el recibo de caja del proveedor y el cheque vouchers de la empresa
auditada con fecha posterior al cierre, evidenciara la existencia de la cuenta por
pagar a la fecha de cierre.
EXAMEN DE DOCUMENTACION
Si a la fecha de la auditoria an no han sido cobradas y pagadas las cuentas por
cobrar y pagar respectivamente, el auditor podr realizar un examen de
documentacin para cerciorarse sobre la veracidad de los saldos as:

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En cuentas por cobrar, mediante la revisin de rdenes de compra y
contraseas de pago emitidas por el cliente, ordenes de despacho y
facturas emitidas por la empresa auditada, etc.
En cuentas por pagar, mediante el examen de las rdenes de compra y
contraseas de pago emitidas por la empresa auditada, rdenes de
despacho, notas de cargo y facturas emitidas por el proveedor, etc.
El auditor independiente deber estar consciente de que estar examinando
documentacin proporcionada por el cliente, con lo que su alcance se ver
limitado a la informacin que la administracin del negocio ponga a su disposicin.

CASO PRCTICO
Cuentas por cobrar (clientes): la confirmacin de esta cuenta involucra la
comunicacin directa por escrito entre los clientes individuales y el auditor. A
travs de esta el auditor obtiene evidencia de la existencia del cliente y la
correccin del saldo de ste. Una confirmacin de saldos no es una solicitud de
pago. Por lo tanto, este procedimiento no va dirigido a constatar la cobrabilidad de
la cuenta. Sin embargo las respuestas a las solicitudes de confirmacin podrn
revelar cuentas previamente pagadas, as como saldos en disputa.
Formas de confirmacin: existen dos formas: (1) la positiva que requiere que el
deudor conteste independientemente que el saldo que le enva est a no correcto
y (2) la negativa que requiere que el deudor solo responda cuando la cantidad o
saldo sealado sea incorrecto. Por lo general la positiva genera mejor evidencia,
dado que bajo el saldo negativo, al no obtener respuesta podr conducir a suponer
que el saldo es correcto.
Solicitud de confirmacin positiva:
Minera Nacional, S.A.
Apartado Postal 451

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Guatemala, Ciudad
Guatemala,
Estimado seor o seora:
Esta solicitud se enva a usted para permitir que nuestros auditores externos confirmen la correccin de
nuestros registros. No es una solicitud de pago.
Nuestros registros al 31 de diciembre de 2007 muestran un saldo por cobrar a usted por Q
55,125.00. Favor de confirmar si este saldo coincide con su saldo en sus registros a esa fecha firmando y
regresando esta forma directamente a nuestros auditores. Un sobre con la direccin se adjunta para este
efecto. Si usted encontrara alguna diferencia favor de reportar los detalles directamente a ellos en el espacio
indicado para ello.
Atentamente,
f) Contador
El saldo antes mencionado est correcto. El saldo anterior esta incorrecto por las siguientes razones:

Cliente o nombre de la Empresa

Solicitud de confirmacin negativa:

Por Favor de examinar este estado financiero minuciosamente y
comunicarse con nuestros auditores.
Si no coincide con el de sus archivos, informe por escrito de las diferencias que puedan existir a nuestros
auditores.
Makko & Paco
Contadores Pblicos
Que estn efectuando un examen de nuestros estados financieros. Si no reciben notificacin de que existan
diferencias, se considerara que este estado financiero es correcto. Esto no constituye una solicitud de pago y
no debera hacerse ningn envi de remesas a nuestros auditores.
Adjunto a la presente se encuentra un sobre en donde se seala la direccin a donde debe remitir la presente.

Documentos por cobrar: normalmente el auditor utiliza el modelo de

confirmacin positiva para los documentos y aceptaciones por cobrar. Las

26
confirmaciones se envan al girador o suscritor del instrumento o documento de
crdito y a cualquier persona o empresa que actualmente conserve el documento
por cuenta del cliente. La solicitud al girador incluye la verificacin de los trminos,
la fecha ms reciente en que se pag inters, saldo y cualquier descripcin
colateral. La confirmacin est diseada para determinar la existencia del
documento y circunstancias relacionadas.
Cuentas por pagar (proveedores): a diferencia de la confirmacin de cuentas
por cobrar la confirmacin de cuentas por pagar no se considera obligatoria puesto
que la confirmacin no ofrece ninguna seguridad de que los pasivos no registrados
hayan de ser descubiertos y evidencia externa bajo la forma de facturas y estados
de cuenta mensuales de los proveedores se tendrn disponibles para amparar los
saldos. La confirmacin de esta cuenta se recomienda cuando los controles
internos son deficientes, existan proveedores individuales que tengan saldos
relativamente elevados y cuando la empresa est experimentando dificultad para
cubrir sus compromisos. El modelo de confirmacin positiva se utilizar para este
caso y deber observase que la confirmacin no especifique el saldo adeudado.
Lo anterior con el fin de que el proveedor seale la cantidad adeudada para
conciliar la cantidad con los registros del cliente del auditor. Al igual que en la
mayora de confirmaciones ser el auditor quien recibir directamente las mismas.

Gran Vida, S.A.

Guatemala, ciudad

Guatemala,
Sr. Proveedor
Direccin
Ciudad
Estimado seor o seora:
Favor de remitir directamente a nuestros auditores Makko & Paco, contadores pblicos, un estado de
detallado de nuestro adeudo para con ustedes, al trmino del ao del 31 de diciembre de 2----.
Cantidad que an no est vencida Q.

27
Cantidad vencida Q.
Importe de compromisos por compra Q.
Descripcin de otro adeudo que se tenga Q.
Estamos adjuntando un sobre con la direccin de nuestros auditores para que les remitan esta
informacin.
Atentamente,

f) Contador

Saldos bancarios: el auditor confirma los saldos en depsitos en cuentas

bancarias a la fecha del balance general. Debe hacerse la aclaracin de que la
solicitud no solo incluye los saldos depositados en cuenta de cheques, sino
tambin las obligaciones directas e indirectas con el banco, pasivos de
contingencia y convenios sobre valores.

Esta confirmacin se prepara en

duplicado y va firmado por la persona o personas encargadas de firmar los

cheques por parte del cliente. Debe enviarse a todos los bancos en donde el
cliente tiene cuentas e inclusive a aquellos en donde el saldo sea cero.

Guatemala,

Gerente General
Banco G & T Continental, S. A.
6. Avenida 9-08, zona 9, II nivel
Plaza Continental
Ciudad
Estimado Gerente General:
Tengo el agrado de dirigirme a usted para hacer de su conocimiento que nuestros
auditores Zamora y Asociados, Contadores Pblicos y Auditores, 12 Calle 13-20, Zona 1,
estn efectuando el examen de nuestros estados financieros al 31 de diciembre de 2007.
Por consiguiente, les agradeceremos que se sirvan enviar directamente a ellos la siguiente
informacin:
1.

El formulario adjunto debidamente completo con toda la informacin solicitada.

28

2.

Estado de cuenta de las operaciones realizadas en nuestras cuentas de depsitos

monetarios por el perodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2007.

3.

Cualquier otra informacin que en su opinin pudiera serles de utilidad.

Como nuestros auditores tienen una fecha establecida para la presentacin de su informe,
les agradeceremos enviar su respuesta a la mayor brevedad posible.

Atentamente,

f) Gerente de la Empresa

Inversiones: este caso es muy similar a los saldos bancarios con la diferencia de
que en la confirmacin deber solicitarse el monto de la inversin en la moneda
local o extranjera, clase de garanta (ttulos del gobierno o privados), fechas de
inversin y de vencimiento, fechas de pago de intereses y la forma en que son
pagados estos, detalle de los registros numricos de los ttulos as como la
cantidad de los mismo y su valor monetario individual.

A. de P.

Guatemala

Seores
Inversin en Valores, S.A.
Edificio
Estimados seores:
La firma de auditores PROFESIONALES & FINANCIEROS, con domicilio en Va 7, 4-35,
Zona 7, Oficina No. 56, Apartado Postal 200, est efectuando la auditora externa de esta oficina
correspondiente al ejercicio contable de 2007 y, en relacin con este trabajo, les agradeceremos se

29
sirvan enviar directamente a la misma, la informacin referente a las inversiones que tenemos con
ustedes con los datos siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Monto de la inversin al 31 de diciembre de 2007.

Tipo de inversin.
Fecha de inicio de la inversin.
Fecha de vencimiento de la inversin.
Tasa de inters.
Intereses pagados en el perodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2007.
Garantas (si las hubiere).

Para facilitar su respuesta, adjunto srvanse encontrar un sobre debidamente franqueado, por
lo que agradecer enviar su respuesta directamente a la mencionada firma de auditores.
Hago propicia la ocasin para suscribirme de ustedes deferentemente,

Stan P.
Gerente
ADMINISTRADORA DE PENSIONES
Anexo: Lo indicado.

Investigaciones con el abogado del cliente: es el procedimiento principal sobre

el cual descansan los auditores para descubrir contingencias en la cual se informa
al auditor de los litigios pendientes o de cualquier otra informacin que involucre
asesora legal, que sea relevante para la revelacin de estados financieros. Si
existe una responsabilidad contingente, el auditor obtiene la opinin profesional
del abogado sobre el resultado que se espera del litigio y el monto probable de la
responsabilidad, incluyendo costos del juicio. La carta Standard del abogado del
cliente, se prepara en papel membretado del cliente y con la firma de uno de los
funcionarios de la empresa. Deber ser enviada a todos los abogados con los
cuales se ha tenido trato y quienes ha atendido durante el ao los litigios o juicios
pendientes, reclamaciones sobre las cuales los administradores consideran que
pudieran obtenerse resultados desfavorables. En la misma se indicarn al
abogado que se comunique directamente con el auditor.

30

Guatemala,

Licenciado
Juan Lpez
5 avenida 6-07, zona 21
Ciudad de Guatemala
Licenciado Lpez:
La firma de auditores Zamora y Asociados, Contadores Pblicos y Auditores, 12 Calle
13-20, Zona 1, est efectuando la auditora externa del Fondo de Prestaciones correspondiente al
ejercicio contable de 2007 y, en relacin con ese trabajo, les agradeceremos se sirvan enviar
directamente a la misma, la informacin siguiente:
1. Lista de todos los asuntos pendientes o en trmite que su bufete estaba gestionando por
nuestra cuenta al 31 de diciembre de 2007, as como los iniciados despus de esa fecha,
indicando en cada caso:
a)
Reclamaciones judiciales en trmite, a favor o en contra.
b)
Pleitos o recursos administrativos o gubernamentales, ante el Estado o municipios,
cualquiera de sus dependencias.

en

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c)
d)

Situacin actual de lo mencionado en las literales a) y b) anteriores.

Su opinin en cuanto al probable pasivo de esta oficina (incluyendo, entre otros,
costos de juicios, honorarios y gastos legales).
2. Importe que se le adeude por sus servicios y gastos al 31 de diciembre de 2007.
3. Cualquier otra informacin de carcter legal que afecte o pudiera afectar la situacin
financiera del Fondo al 31 de diciembre de 2007.

De no existir algn asunto pendiente, le rogamos informarlo as a la referida firma de

auditores.
Para facilitar su respuesta, adjunto srvase encontrar un sobre debidamente franqueado,
por lo que agradecer enviar su respuesta directamente a ellos.
Hago propicia la ocasin para suscribirme deferentemente,

f) Gerente de la empresa

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA

Norma Internacional de Auditora 505 Confirmaciones Externas. Roldn

lvarez de Morales. Norma Internacional de Auditora 500 Evidencia de
Auditora. Norma Internacional de Auditora 330 Respuesta del Auditor a
los Riesgos Evaluados. USAC (1993). Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Zoila Esperanza
Auditoria

de

los

Activos

(2010).CIRCULARIZACIN

de
DE

una

Empresa

SALDOS

Comercial.

BIBLIOGRAFA

Mxico

Proyecto

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ATLATL. Junio de 2003. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Pgina
28. Mxico (2010). Secretaria de la fundacin pblica. Seminario
Introduccin a las normas y prcticas profesionales de la auditoria

gubernamental. Mxico (2010). Guatemala.

https://es.scribd.com/doc/.../Circularizacion-de-Saldos
http://auditoriaenunclick.blogspot.com/2011/06/procedimiento-de-lacircularizacion.html