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MANUAL DE CALIPSO

CRM-GIMTRAC

Registro de Prospectos
Una vez que se entra a CALIPSO, aparecer una ventana cmo la que se muestra a continuacin,
se selecciona compaa y se le hace clic en el botn de +

Consecutivamente, se ir abriendo el rbol de opciones, haciendo clic en el botn + , hasta llegar


a la ruta siguiente: Compaas
GIMTRAC S.A. DE C.V.
Gestin Comercial
CRM (Nombre de
la sucursal). Para efectos de esta gua, y como ejemplo, se selecciona CRM MEXICO.1

En todos CRM aparecer la misma informacin de que aparece en las siguientes imgenes para el llenado
del CRM de cada sucursal.

Una vez seleccionado el CRM, nuevamente se hace clic en + y se nos abrir otro submen como
se muestra en la imagen siguiente. A partir de este submen se empezar a capturar la
informacin de los prospectos, as como el seguimiento que se les har.

Para empezar a dar de alta a nuestros clientes nos ubicamos en CLIENTES POTENCIALES,
revisamos si nuestro cliente no est dado de alta en el sistema (En el listado en el campo del lado
derecho). Si no est dado de alta en el sistema procederemos a darlo de alta dando clic en el icono
de nuevo

como se muestra en la imagen.

Una vez que seleccionamos NUEVO, aparecer una ventana como la siguiente, la cual
maximizaremos para una mejor visualizacin de los campos de llenado. 2
Al dar de alta los datos que sern obligatorios son: el Nombre del Cliente (Persona)3 y la Moneda.
Al igual que la denominacin de la Persona ya sea Fsica o Jurdica.
El resto de los datos del Prospecto se pueden ir incorporando conforme se vaya avanzando en la
Prospeccin; es decir, los registros son actualizables. El Catlogo de Clientes Potenciales adems
de contener los mismos campos del Catlogo de Clientes regular contiene una pestaa identificada
como CRM.
En esta pestaa pueden guardarse de forma opcional, informacin relevante del cliente, tal como
el nmero de equipos que ya posee de las marcas que distribuimos; as como el nmero de
equipos de otras marcas.

Los campos con tipografa en color verde, son asignados automticamente por Calipso, por lo que no hay
que capturar nada. Los campos con el cono , corresponden a campos de Texto. Los campos con el cono
, requieren valores numricos, etc.
Los botones son:
- Bsqueda ampliada en el catlogo de Calipso.
- Aadir nuevo registro.
Bsqueda en el listado de la aplicacin donde se est.
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El Campo Denominacin, se refiere a un nombre corto preferido, con el que se podr identificar al cliente.
Por ejemplo: ICA, GUTSA, NALPE, GIM, etc.

A partir de aqu se empieza dar de alta el nuevo cliente, para esto nos posicionamos en el campo de persona
que es donde se dar de alta y hacemos clic en el botn de
donde nos abrir una ventana para
seleccionar que tipo de persona es la que se va a dar de alta.

Una vez seleccionado el tipo de persona, se abrir una ventana en la que se capturaran los datos del cliente,
as como se muestra en la imagen siguiente.

NOMBRE: Se refiere al nombre corto de la empresa


RAZON SOCIAL: Se refiere al nombre Oficial de la empresa. En el caso de personas jurdicas (morales)
incluir el dato S. A. de C. V. o la que le corresponda.
CODIGO: Sin informacin
RFC: Registro Federal de Contribuyentes

DOMICILIO PRINCIPAL: Se refiere al domicilio fiscal.

Para poder colocar el domicilio del prospecto, primero es necesario capturarlo de la siguiente manera:
En la parte inferior de nuestra ventana hay varias pestaas, seleccionamos la pestaa del dato que
queremos dar de alta. Una vez hecho esto, haremos clic en nuevo tem que es el icono
, con lo cual se
nos activara la parte media de nuestra ventana que es donde se capturara los datos del cliente.

El nmero de domicilio se refiere al nmero del registro del domicilio y se da por default.
En tipo de domicilio hacemos clic en el botn
domicilio de nuestro cliente.

y se nos abrir una ventana para seleccionar el tipo de

Todos estos datos, podrn jalarse desde el mdulo de cuentas por cobrar, para evitar capturarlo dos
veces, en el caso de que prospere una venta con este prospecto. Es por esto que es importante y
conveniente que se den de alta todos los datos que sea posible.

De igual forma para el pas hacemos clic en el botn


y se abrir una ventana para seleccionar el pas una
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vez seleccionado el pas habilitaran los dems campos.

De igual forma para el Estado hacemos clic en el botn


entidad federativa correspondiente.

y se abrir una ventana para seleccionar el la

Para el caso de nuestro pas, se deber seleccionar la opcin que dice MEXICO. Si se elige cualquiera otra
(%MEXICO o MEX) el sistema no lo reconocer y no les permitir guardar el registro.

Posteriormente, para la ciudad hacemos clic en el botn


ciudad.

y se abrir una ventana para seleccionar la

En los dems campos como son calle, # exterior, #interior, colonia, cdigo postal y observaciones. Los datos
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se capturan no se seleccionan.
TELFONO PRINCIPAL: Para poder introducir el telfono de nuestro cliente, seleccionamos en la parte
inferior la pestaa de telfonos.

Una vez hecho esto haremos clic en nuevo tem que es el cono
con lo cual se nos activar la parte
media de nuestra ventana que es donde se capturar el telfono del cliente, en el campo de nmero.
En el campo de tipo de telfono hacemos clic en
ventana que se desplegar.

y seleccionar una de las opciones que se muestran en

El campo de domicilio dejarlo en blanco y en horario de atencin capturarlo si se tiene.

DIRECCIN ELECTRNICA PRINCIPAL: Para poder colocar la direccin electrnica (correo electrnico de
contacto o de la empresa) de nuestro prospecto, seleccionamos en la parte inferior la pestaa de
direcciones electrnicas.

Para cambiar de campos, es necesario presionar la tecla ENTER. De otra forma, los datos introducidos se
borrarn.

Una vez hecho esto, haremos clic en nuevo tem que es el icono
con lo cual se nos activar la parte
media de nuestra ventana que es donde se capturar la direccin electrnica.
Seleccionamos el campo de tipo de direccin electrnica y hacemos clic en el botn
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tipo de direccin electrnica de la venta que se nos mostrar.

, para seleccionar un

Una vez que se terminan de capturar los datos, nos regresamos a la parte superior de nuestra ventana para
as poder terminar de llenar los campos faltantes.
Para llenar el campo de domicilio principal lo seleccionamos y hacemos clic en el botn
y se nos
aparecer una ventana con el domicilio que capturamos en los pasos anteriores y lo seleccionamos.

Seleccionar WEBSITE (Aunque parezca un error, es ah donde se capturarn las direcciones de correo
electrnico) y una vez hecho esto se activar el campo donde capturaremos la direccin electrnica de
nuestro prospecto.

Hacer esto de igual forma con los dems campos que son telfono principal y direccin electrnica principal.

Una vez que terminamos estos pasos hacemos clic en

y cuando indique que no hay errores de

captura procedemos a hacer clic en


. Y nos regresar a la ventana de inicio de nuestro registro
del cliente, para poder terminar de llenar los campos del registro del cliente.

En los campos de empresa filial y cliente extranjero seleccionar las opciones que se despliegan (si, no)

En el campo de tipo se refiere a lo que la empresa se dedica y hacemos clic en el botn


una ventana, en la cual seleccionaremos una opcin.

y se mostrara

Los campos de BANCO y CUENTA BANCARIA pueden permanecer en blanco ya que no son necesarios en
este momento. No obstante, si se tuviera el dato, sera adecuado que se introdujera dicha informacin.
En el campo de TIPO DE APLICACIN se refiere a la aplicacin que tendr la maquinaria a cotizar, para esto
nuevamente haremos clic en el botn de

y se abrir una ventana en la cual seleccionaremos una opcin.

EL CAMPO DE REGISTRO DE PITEX se queda en blanco, salvo que se tuviera dicho dato, en cuyo caso se
procedera a introducirlo.
En el campo de MONEDA nuevamente hacemos clic en el botn de
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seleccionar una opcin de moneda

y se nuestra una ventana para

Seleccionar Dlares para maquinaria. En caso de Refacciones y/o Servicio, elegir Pesos.

EL CAMPO DE LISTA DE PRECIO se queda en blanco. Salvo que se tenga el dato de la lista de precios que
aplica para este cliente determinado, y dicha lista est publicada en Calipso.
En el campo de VENDEDORES se asignan a los vendedores que pueden atender a ese cliente, para esto se
debe hacer clic en el botn de
vendedor(es).

y se nos abrir una ventana, en la cual asignaremos a el(los)

Una vez que se abre la ventana procedemos a hacer clic en el icono agregar tem
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ventana en la cual seleccionaremos a nuestros vendedor (es).

Una vez seleccionados a nuestro vendedor(es) hacemos clic en


anterior y cerramos esa ventana.

y se nos abrir otra

, nos regresa a la ventana

Luego nos vamos al campo de VENDEDOR DEFAULT hacemos clic en el botn


y se abrir una ventana
con el vendedor o vendedores que se asignaron en el paso anterior. Los seleccionamos y hacemos clic en
.

Posteriormente, nos vamos a las pestaas de que se encuentran en la parte superior de nuestra ventana y
seleccionamos la que dice CRM y llenamos los campos de mquinas de otras marcas y mquinas Gimtrac.

Seleccionamos el campo de CLASIFICACIN DE CLIENTE que se refiere a la actividad que se dedica el cliente
y hacemos clic en el botn

y se abrir una ventana en la cual seleccionaremos una opcin de la lista de

actividades, una vez seleccionada hacemos clic en

Todos los vendedores debern tener el sufijo CRM; por ejemplo: Benito Jurez CRM.

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En este Campo, se pueden dar de alta varios vendedores; por ejemplo: Un vendedor de maquinaria, Un
ASC y/o Un vendedor de refacciones y Un Vendedor de servicio. En caso de que el vendedor no est dado de
alta, o su registro haya sido mal capturado (Por ejemplo: Guillermo CRM), el usuario responsable de la
captura deber entrara a modificar el registro CON LOS DATOS CORRECTOS Y COMPLETOS.

En el campo de TIPO DE COMPRADOR hacemos clic en el botn


seleccionaremos una opcin y haremos clic en

y se abrir una ventana en la cual

En el campo de PRIORIDAD haremos clic en el botn


y se abrir una ventana en la cual seleccionaremos
una opcin siendo A muy alta prioridad y D muy baja prioridad (de acuerdo con las categoras que GIMTRAC
haya definido previamente). Luego haremos clic en

Una vez realizados todos los pasos anteriores, slo falta hacer clic en
verifique que no hay errores de captura hacemos clic
prospecto quede guardado en nuestro CRM.

y una vez que se


para que el registro de nuestro

Seguimiento de Prospecto
Para hacer los seguimientos a los prospectos que hemos registrado anteriormente se deben seguir
los siguientes pasos:
Primero nos vamos al rbol de opciones y seleccionamos Prospect, hacemos clic en el icono
nuevo para crear un prospect, y as poder darle seguimiento a nuestros prospectos
registrados anterior mente. Y se nos abrir una ventana como esta para la captura de los datos del
prospecto.

Posteriormente procedemos a llenar todos los campos.


1- Seleccionamos el campo Origen del prospect: aqu se refiere el medio por el cual se
enter de nuestra marca y hacemos clic en el botn
seleccionaremos una opcin.

y se abre una ventana en la cual

2- Seleccionamos el campo de detalle: Aqu se refiere a lo que se le est cotizando a nuestro


prospecto, para poder llenar este campo es necesario hacer clic en el botn
para que
se nos activen los campo de la parte media de nuestra ventana y poder capturar lo que se
est cotizando.

Una vez que se activan los campos nos vamos al campo de referencia que es donde
pondremos el modelo de mquina que se est cotizando, para esto hacemos podremos el
prefijo de la marca seguido del modelo de la maquina (EJEMPLO JD310K), y se nos llenar
automticamente el siguiente campo, el cual es DESCRIPCIN.

Luego seleccionamos el campo de cantidad, donde es el nmero de mquinas que se


estn cotizando, luego seleccionamos el campo de precio, donde capturaremos el precio
cotizado que se le ofreci al cliente y se llenara automticamente el campo de total.

3- Nos regresamos a la parte superior de nuestra ventana y seleccionamos el campo de


cliente y hacemos clic en el botn de
y se nos abrir una ventana en la cual estn
todos los cliente prospectos que registramos al principio. Y seleccionamos a nuestro
cliente que deseamos hacerle seguimiento e hicimos nuestra cotizacin.

4- Seleccionamos el campo de vendedor y hacemos clic en el botn


y se abre una
ventana donde estn, los vendedores que se registraron anteriormente, y seleccionamos
al/los vendedor(es) que lo est(n) atendiendo.

5- seleccionamos el campo moneda y hacemos clic en el botn


y se abrir una ventana
para seleccionar el tipo de moneda en la cual estamos cotizando.

6- El campo de reemplaza a prospect es para que reemplacemos un prospecto por otro.


7- Para terminar hacemos clic en
correctamente llenado hacemos clic en
prospecto.

, una vez que haya verificado que todo est


y se nos generara un numero de

Hacemos clic en aceptar y nos regresar a la ventana de prospect donde veremos a nuestro
prospecto creado

8- Nos vamos al rbol de opciones que se encuentra en la parte izquierda de nuestra venta y
seleccionamos pendientes de seguimiento y nos en la parte derecha dela ventana
nuestros prospecto que estn pendiente de seguimiento

9- Seleccionamos nuestro prospecto y hacemos un clic sostenido en la figura


,y
arrastramos hasta a la opcin de Seguimiento de Prospect que se encuentra en el rbol de
opciones en la parte izquierda de nuestra ventana.

10- Y se nos mostrara un opcin de proceso por lote de prospect a seguimiento en donde
hacemos clic

confirmamos operacin,

Se nos abrir una ventana con un men en la cual seleccionaremos en qu fase nos
encontramos con nuestro cliente.

Hacemos clic en

y se abrir una ventana en la cual capturaremos lo siguiente

CIERRE POR PRDIDA: seleccionamos s o no del men desplegable


CONTACTO: Con que contacto se har y tambin se refiere a una breve descripcin del
ltimo encuentro que se tuvo con el cliente, para poner esta descripcin debemos ir a la
parte inferior de nuestra ventana y seleccionar la pestaa de detalle, la cual nos habilitara
la parte media para poder escribir libremente nuestra descripcin NOTA: DEBE SER BREVE.

TIPO DE CONTACTO: se refiere a si va a hacer una visita, llamada, etc. Para esto hacemos
clic en el botn

y se abrir una ventana en la cual seleccionamos una de las opciones.

FECHA PRXIMO EVENTO:

PRXIMO EVENTO: Se refiere a que asunto se va a tratar en el prximo encuentro con el


cliente. Para esto hacemos clic en el botn
seleccionamos una opcin.

11- Por ltimo hacemos clic en

y se abrir una ventana, en la cual

y una vez que esta verificado hacemos clic en

y nos regresa a la ventana de seguimiento de prospect, hacemos clic en el icono


de aplicar cambios

12- Por ltimo se nos genera un nuevo evento que podemos ver en programacin de evento

Y listo ya tenemos nuestro seguimiento del prospecto.