You are on page 1of 5

2/3/2015

How to do a training needs analysis ­ TNA | RAPIDBI ­ Training, Leadership & Change

Overview – How to do a Training Needs
Analysis – TNA – LNA
A Training Needs Analysis (TNA) (or Learning Needs Analysis LNA) consists of a
series of activities conducted to identify or solve problems and to determine whether
training is an appropriate solution.
The TNA is often the first step taken to initiate change. This is mainly because a
needs analysis specifically defines the gap between the current and the desired
individual and organisational performances.
 

Introduction
For any training (or learning) needs analysis to be successful for the organisation we
need to understand the context.
One way is to carry out an audit of the current situation, desired changes in job or
responsibility, and probable technological and organisational developments. This will
provide the information needed to determine what is required of the individual, team
or organisation.
Only when the strategic need and context is understood can you determine
performance standards in terms of skills, contacts and practical experience. There
are many published management competencies and standards that can be helpful
here (why re­invent the wheel?). The use of the SWOT that was used for developing
the organisations business plan can help set the context too.
Simple questionnaires or tools can help you to identify where individuals stand on a
range of competences and culture. The process of asking and answering the
questions, and the feedback will contribute to self awareness, especially if the results
data:text/html;charset=utf­8,%3Ch1%20style%3D%22border%3A%200px%3B%20margin%3A%200px%200px%201rem%3B%20padding%3A%200px%3B%2…

1/5

 peers and direct reports. Sure there are “ready made” TNAs for software applications and other skills.   Levels There are many levels that a TNA or LNA can be undertaken for: Task Individual/ role Team Organisational   TNA needs to be a configurable process One of the most important factors to know about any Training Needs Assessment (TNA) is: it is a process that must be configured to meet the situation at hand.%3Ch1%20style%3D%22border%3A%200px%3B%20margin%3A%200px%200px%201rem%3B%20padding%3A%200px%3B%2… 2/5 . TNAs can be triggered by many different circumstances. The training need is the difference between the current performance and the required performance that can be met through training rather than through other changes. but this is low level and narrow focused and ignores the context. It just won’t work. each of which poses its own goals and requirements.2/3/2015 How to do a training needs analysis ­ TNA | RAPIDBI ­ Training. Only needs which help to meet the organisations plans should be prioritised highly. ‘Nice to have’ skills should not be ignored but only met when all operationally important needs have been met first. In other words. Leadership & Change include contributions from line manager. there is no “off­the­shelf” TNA process to be followed step by step. analytical activity and many data:text/html;charset=utf­8.  A TNA is a data­based.

 questionnaires. The inputs to TNA are informational. and vary with the occasion. Often there will be other organisational triggers: Outputs from a SWOT analysis Technology change Legal changes Customer service survey feedback data:text/html;charset=utf­8. A TNA doesn’t always lead to training as a solution.   Looking at TNAs as a simple system As a simple system. improved measurement and feedback. goal clarification and even job or work redesign). you have to look at the situation being faced and devise an appropriate approach. not all of which are appropriate in all situations. focus groups. etc). The primary output of a TNA consists of recommendations and accompanying reasons as to what should be done. interviews. a Training Needs Analysis is comprised of inputs and outputs with some form of change process in between. job aids. to who and why. there is always the possibility that a TNA will result in a decision to do nothing at all.%3Ch1%20style%3D%22border%3A%200px%3B%20margin%3A%200px%200px%201rem%3B%20padding%3A%200px%3B%2… 3/5 . It is also possible that TNA will lead to training plus something else. including its triggers.. observations. And.2/3/2015 How to do a training needs analysis ­ TNA | RAPIDBI ­ Training.g.. Its conclusions (outputs) might be that training is not needed or that some other course of action is more appropriate (e.   What Triggers the need to do a TNA? Often organisations will undertake a TNA as part of the performance management or employee appraisal scheme. Leadership & Change methods of collecting and analyzing information might be used (e. of course.g. (internal & externally based) surveys. When it comes to undertaking a TNA.

%3Ch1%20style%3D%22border%3A%200px%3B%20margin%3A%200px%200px%201rem%3B%20padding%3A%200px%3B%2… 4/5 . Get the analysis wrong and it can be an expensive mistake. but here are some of the core ones to choose from: Observation Interviews Focus groups Questionnaires (see our resources section) Psychometric style tests Job descriptions/ Role profiles Difficulty analysis Performance appraisals Repertory grid (a powerful but complex tool) Output from SWOT analysis A training needs analysis can be formal or informal. Fitness for purpose is key here.   Tools to help Identify Training Needs (ITN): There are many. often as part of the TNA other ‘gaps’ will be identified. looking primarily at the human skill needs. simple or complex – it is down to the scope and likely value of the activity – if I were investing $100k in training I want to know that activity is clearly focussed – if it were $10 then the cost of the TNA would be more than the ‘solution’.   data:text/html;charset=utf­8.2/3/2015 How to do a training needs analysis ­ TNA | RAPIDBI ­ Training. Leadership & Change Drops in productivity etc The TNA is in essence a ‘gap analysis’ looking at the current to desired state.

The TAN should form part of the evaluation process – as the only way to know if the training was successful is to re­run the TNA and see how much the gap has closed… data:text/html;charset=utf­8.%3Ch1%20style%3D%22border%3A%200px%3B%20margin%3A%200px%200px%201rem%3B%20padding%3A%200px%3B%2… 5/5 . Leadership & Change Evaluation of training If you understand the cost of providing the training solution and the value that the solution will give.2/3/2015 How to do a training needs analysis ­ TNA | RAPIDBI ­ Training. then you are 90% towards the evaluation part of the training cycle.