You are on page 1of 6



Finance Department 
Standard Operating Procedures 
Updated:  January 2011 


    Travel – Out‐of‐District  • An Out‐of‐District Travel Authorization is required anytime an employee is expected to be out of  the District on official business for more than four hours (whether there are any expenditures or  not).    • Verify available balance prior to making purchases.    Credit Cards  • Credit cards are to be used for in‐town.  • Sales taxes improperly paid by use of credit cards or other means will be the responsibility of the  employee who made the purchase and reimbursement will be expected from the employee. documentation of receipt must be entered into  SAGE/Alio accounting software before payment can be released.  this  would  be  any  receipt  of  services or physical goods. and  should use a sales tax exemption form. except for magazine subscriptions.    . fund‐raising events sponsors. immediate‐need purchases.  • A regular purchase order should be used for any item that verification of receiving is appropriate  before  the  Business  Office  pays  the  vendors  invoice. except by the administrator whose  name is on the card.    A  purchase  order.    Typically.  • A requisition must be entered in SAGE/Alio accounting software prior to use of card. except in the course of extracurricular events.  • Vendors that require Mastercard use:  HEB.Finance Department Standard Operating Procedures    Direct Deposit  • Complete sign up form in the payroll department office  • Attach a voided check or deposit slip    Sales Tax  • Temple  ISD  is  exempt  from  paying  Texas  sales  taxes. activity fund sponsors. Wal‐Mart.  • Credit cards may be check‐out from the central office for approved lodging expenditures for out  of town seminars/conferences.  • No meals are allowed to be charged to district Mastercards. Best Buy  • Be sure to take along a sales tax exempt certificate to avoid paying sales tax    Purchase Orders  • A  regular  purchase  order  is  the  most  common  method  for  procuring  goods  and  services.  set  funds  aside  (encumbers)  so  that  they  are  not  spent  on  something else before your goods are delivered or the services take place.  They may be checked‐out  from your principal or director with their approval.  Phone number is on the back of each card. which require pre‐payment.  • Employees who use credit cards are responsible for ensuring that sales taxes are not paid. Hobby Lobby.    • Receipts are required for all expenses paid and/or reimbursed for at actual cost.  • Once goods are received or services rendered.  no  expenditures  for  Texas  sales tax will be allowed. and similar activities.  • In order to meet this timeline.  Checks  should  be  dated  with  the  current  date  when written and deposited by TISD within 14 days of that date.  once  approved. field trips.    Deposits/Cash Receipts  • Checks may be accepted as payment for any school‐related activity  • An administrator has the discretion to not accept checks as circumstances may warrant  • Checks  must  be  processed  in  a  timely  manner. and others  should make arrangements to gather receipts frequently and process them for deposit.  Accordingly.

  • Employees should clock out during lunch or other extended periods of break in the work day.    Travel – In‐District  • An  In‐District  Travel  Authorization  form  is  required  when  the  employee  will  request  reimbursement for district use of person vehicle expenses  • In‐District travel reimbursement is not allowed for any employee receiving a vehicle allowance  stipend    NSF Checks  • Campuses and programs will be notified of returned checks on a regular basis. either on a punch clock. signed by  the appropriate supervisor.    Kronos  • All  “non‐exempt”  employees  (Board  approved  staff  positions)  are  required  to  maintain  their  hours on the Kronos system.  • Absence from Duty Forms and Extra Duty Forms.  the  sequence  of  the  codes  within  the  structure.  the  clock  should  show  the  employee name upon a successful punch.  Rental vehicles obtained by the employee may be used. are to be uniformly used by all school districts.  For  accommodations  out‐of‐state.  TISD will generally pay for motel/hotel accommodations up to a maximum of $85 per night. to Payroll for each pay period:  • Weekly time cards attached to the Weekly Time Report  • A copy of the Missed Punches Log  • Time cards for other hourly staff.   • Checks should not be accepted from that person for any future payments until the campus or  program receives notification that the NSF check has been recovered. and.  and  the  funds  and  chart  of  accounts. and TISD will reimburse the employee  based on the mileage and rate that would have been allowed for using the employee’s personal  vehicle.  Employees are expected to car pool to the extent reasonable in each circumstance.  the  maximum will be the federal per diem rate.  or by logging in to a PC‐based system.   • Employees must “clock in” immediately at the start of their work day. Although certain codes within the overview may be used at  local  option.• • • • Employees may use their own vehicle and obtain reimbursement at the rate of $.  • Punches  should  be  made  slowly  and  carefully  to  avoid  errors.  • An employee can see their cumulative hours for the week using the clock (see payroll manager  for instructions).  not  including  taxes  and  similar  charges.  • Employees must clock‐out immediately at the end of work.  • An employee must clock in or out for him or herself.50/mile.    Payroll  • Each campus or department payroll manager should send the following information.        . per  occupant.    Account Coding  • A major purpose of the account code structure is to establish the standard school district fiscal  accounting system required by law.

)  Optional  • If  the  merchandise  is  received  at  the  Purchasing  Department  first.Position Inventory  • The Position Inventory reflects the authorized staffing level for permanent employees for each  fund.  click  on  Human  Resources.  • Part‐time/temporary employees are hired to work in part‐time positions. Library.   • Employees in permanent positions come to work on a regular basis.    • If merchandise is received directly at your campus or department that meets these criteria. substitutes. in order.  • You  can  access  the  current  position  inventory  system  from  the  TISD  administrative  web  site  (www. and temporary  employees.tisd.  Fixed Assets  • Items costing $500 or more with useful lives of at least two years are considered fixed assets. etc.  • The Board of Trustees approves the permanent staffing level for TISD.  • Substitutes come to work on an “as needed” basis based on daily needs.  • There are three categories of employees: permanent positions.  Salaries for those  positions will be in accordance with the Compensation Plan also approved by the Board of  Trustees. activity and administrative area in Temple ISD. work twenty or more  hours per week.  • Permanent staff may only be hired in accordance with establish policies and procedures.  they  will  provide  the  necessary information to the Business Office. the  following information needs to be sent to the Business Office:    • Description of item  • Make/Model (if applicable)  • Serial Number (if applicable)  • Vendor Name  • PO Number  • Location of Item at you Campus (ex. and ask them to approve the  requisition  • Contact Maggie Gonzales and Virginia Sneed to let them know the requisition number and the  date the check is needed  • Lack of planning does not constitute an emergency    .  This  database  is  being  jointly  maintained by the Human Resources and the Finance departments. Crossing guards are the  one exception in that they are considered permanent positions even though they do not  meet all the requirements. Their employment  is strictly “at will” and subject to funding. transfers and terminations are initiated through the Position Inventory system.  • The Position Inventory serves as the basis for budgeting and funding personnel costs. Any employee of Temple ISD not included  on the Position Inventory will fall in to the category of a substitute employee or a temporary  worker.    Emergency Accounts Payable Checks  • Enter requisition in SAGE   • You will contact any administrators on the approval chain. Positions  on the Position Inventory will be funded in the budget process as a part of the Staffing Plan  budget. Room 102.  •  then  Administrators). are eligible for benefits. and are covered by TRS.

  • It is recommended that comp‐time is kept to a minimal (less than 8 hours) and employees flex  their hours during the same work week to accumulate no more than 40 hours per a work week. If the provider of the service does not meet  one of these tests they would generally not qualify as a “contractor.”  • Criteria for Contractors:  • Does the person provide the service for others (outside of TISD)?   • Does the person require supervision?   • Does the provider work for TISD at regularly scheduled times?   • Does the person provide his or her own tools and do they incur costs related to their  business?  • Does the person provide a report or finished work product related to the service?   • Failure to Meet “Contractor” Criteria = Employee  (must be paid with payroll check)    Comp Time  • Non‐exempt employees are compensated overtime by compensatory time (Comp‐time).  • Any deviation from employee’s normal work schedule must have prior supervisor approval. Employee Classification  • There is no one test that conclusively determines if there is a contractor relationship.    It  is  recommended  that  items carried in the warehouse not be purchased from outside vendors. This log  must have employee signature and supervisor signature.000  require  Board  notification  either  before  or  after  the  purchase  • Purchases >= $50.  including working over 40 hours.   • Inventory items are requisitioned through SAGE  • Categories  include:    teaching  supplies.  nursing  supplies.New Vendor Setup  • Obtain a properly signed and completed W‐9 form from the vendor  • Send completed W‐9 form to Maggie Gonzales for set up    Purchases over $25.    • A Consolidated Comp‐time log will be submitted to payroll at the end of the pay period.000  but  <  $50. Hours  physically worked above 40 hours in a work week are overtime/comp‐time hours.000 require Board approval prior to any commitment/purchase      Warehouse Inventory Requisitions  • There  are  several  items  carried  in  inventory  at  the  TISD  Warehouse.  custodial  supplies. no personal use  • Employees with district‐issued cell phones are to keep them accessible at all reasonable times    Vendor vs.000  • Purchases  >=  $25.   • All overtime/comp‐time shall be recorded by the appropriate Payroll Manager on a weekly basis  on the employee’s comp‐time log.       . The  following criteria are generally the most relevant.  and  special  ed  supplies    Facility Rentals  • Guidelines and rental prices for use of district facilities are posted on the district website within  the Facilities section    Cell Phones – District Issued  • District‐issued cell phones are to be used for district business purposes only.

 assets.    Longevity  • Full‐time employees.Summer Pay  • Summer Pay allows 10‐month auxiliary employees the option of receiving part of their pay over  the summer months and after the Christmas holidays when they would not otherwise receive a  paycheck. and the balance  will be paid to the employee equally in June & July. the second will be paid the last Friday in June.    Internal Audits  • Each campus or department is subject to an internal audit  • Items  reviewed  may  include.  • All  auxiliary  employees  covered  under  TRS  who  are  not  employed  during  the  summer  months  are eligible. and the third will be paid the  last  Friday  in  July.  payroll  records.  • Longevity pay is paid in November prior to the Thanksgiving Holiday break.  but  are  not  limited  to.      Booster Clubs/PTO’s   • Guidelines are posted on the district website within the Finance section  .  • The  employee  will  be  paid  3  checks.  The  first  will  be  paid  the  first  Friday  workday  after  the  Christmas holiday. credit cards.  The  first  check  will  be  based  on  1/3  of  the  estimated  amount  that  will  be  deducted for the year (but not to exceed the amount paid in by the employee). who have worked in full‐time positions. qualify for longevity pay after 6 or  more continuous years of service.  cash  receipt  and  deposit  records. and budget variances.