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L’archivage et les collectivités

Enjeux, état de l’art 
et solutions

Conférence du 18/01/2010
Aux Archives départementales des Bouches-du-Rhône
Sommaire
Les chapitres

1. Présentation Intervenants

2. L’archivage électronique et les collectivités

3. Fondamentaux d’archivistique

4. Réglementation et normalisation

5. Le projet d’archivage électronique
Présentation des intervenants
Vers une mutualisation des savoirs
ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS

XDEMAT – NAONED ‐ REACTIS
Articulation
Pour vous accompagner tout au long de votre projet
ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS

Analyse besoin & solution Mise en place d’un outil Mise en œuvre

XDEMAT EDITEUR REACTIS

Conseil Choix d’un outil Intégration
AMOA Déploiement
Audit
CCTP
DCE
XDEMAT
Vous conseille pour vos projets d’archivage électronique
ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS

XDEMAT  est  une  société de  Conseil  et  d’Expertise  en 
organisation  de  projet  de  dématérialisation  et  d’archivage 
électronique.
XDEMAT, travaille avec des archivistes pour répondre aux mieux aux besoins d’archivage et fait 
des besoins « métier » sa priorité.
XDEMAT,    connais  le  contexte  réglementaire  &  normatif  et  adresse  des  problématiques 
d’archivage légal.

XDEMAT travaille en collaboration avec des cabinets et 
associations spécialisés comme la FEDISA.
EDITEUR
Un outil adapté

ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS

ƒ Éditeur de solutions logicielles
spécialisé dans la gestion informatisée
d’archives papier et électroniques
(solution MNESYS)

ƒ Jeune Entreprise Innovante (statut
Ministère de la Recherche)

ƒ Bureaux implantés à Nantes

ƒ Équipe qui mixe compétences
archivistiques et informatiques
EDITEUR
Un outil adapté

ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS

3 objectifs permanents :

ƒ Respecter au maximum les pratiques
archivistiques

ƒ Garantir l’ouverture et la pérennité des
données

ƒ Proposer des solutions simples
d’utilisation
EDITEUR
Un outil adapté

ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS

Quelques références :

ƒ Ministère des Affaires Étrangères

ƒ Conseil général de Seine-Maritime

ƒ Conseil général du Doubs

ƒ Conseil général de la Somme

ƒ Ville d’Alès

ƒ Ville d’Amiens
Reactis
Pour vous aider dans le déploiement

ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS
REACTIS  est  une  SSII,  intégrateur  spécialisé dans  les  projets  de 
GED  et d’Archivage.

REACTIS  est  partenaire  de  plusieurs  éditeurs  pour  être  mesure 
de répondre aux besoins spécifiques de ses clients.

6 100

5 80

Nb de personnes
4 60
3 CA GED
M€

40
CA TOTAL
2
20
1

0 0
2005 2006 2007 2008 2005 2006 2007 2008
Sommaire
Les chapitres

1. Présentation Intervenants

2. L’archivage électronique et les collectivités

3. Fondamentaux d’archivistique

4. Réglementation et normalisation

5. Le projet d’archivage électronique
L’archivage et
les collectivités
CONTEXTE - ENJEUX ‐ EXEMPLES
La dématérialisation
Définitions

Dématérialisation

Dématérialiser signifie transférer sur un support numérique des
types d’informations qui existaient jusque là sous forme analogique,
c’est à dire sur des supports dits traditionnels, le plus souvent le
papier, mais aussi le film ou le micro film.

2 Grandes voies :

• La numérisation : Conversion en données numériques de données
sous forme traditionnelles.
• La dématérialisation des processus : Transposition des étapes
d’élaboration du document dans des outils informatiques.
Production de données numériques natives.
L’e-administration
Pour une meilleur efficacité et une réduction des coûts
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES

ƒ Une volonté de l’état (DGME–@DELE)

ƒ Des projets pilotes et des retours d’expérimentation (Pil@e)

ƒ Des référentiels et standards (RGS, RGI, SEDA)

ƒ Un contexte réglementaire et juridique favorable

ƒ Quelques projets éprouvés de dématérialisation :
• téléTVA
• Marchés publics et appels d’offre
• Contrôle de légalité (Actes)
• Flux financiers (Helios)
• Courriers entrants
• Circuits internes (parapheur électronique)
L’e-administration
Une architecture, un SI qui doit s’ouvrir
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES
Usager et Organismes

Portail métier d’intégration

Gestion des droits et des
de contenus et de services

Applications collaboratives (front office d’intégration)

identités
Orchestration :
Outils de Workflow
ou BPM

Publication de
Web services

Messagerie
financière

Systèmes
Marchés

externes
Gestion

Publics
Actes

GED

Annuaires

Applications métiers Outils …
Les enjeux
Vers une optimisation des archives
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES
• Gestion physique des documents
– Gagner de la place, gérer la problématique de manque d’espace de stockage/archivage
– Dispersion des archives dans différents locaux
– Rareté (coûts) locaux à proximité des services
– Améliorer l’accessibilité des dossiers et pièces

• Améliorer les processus
– Garantir la disponibilité des documents
– Améliorer la productivité
– Augmenter la Sécurité

• Garantir la Conformité
– Garantir la valeur probante des documents numériques
– S’assurer de la justesse des pièces (originales/copies, versions, ..)
– Contrôler la complétude des dossiers
– Eviter les pertes et destructions des pièces
– Mieux contrôler les accès aux documents

• Participer à la protection de l’environnement
– Economiser le papier => économise d’énergie, moins de pollution (cf. encres )
– Limiter les déplacements des personnes
Helios
Vers une dématérialisation des processus
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES

Dématérialisation de 1ère génération
ƒ Afin de pouvoir consulter leurs comptes en ligne, les collectivités peuvent
demander à leur comptable un accès à l’application Hélios et les habilitations
nécessaires à la transmission de fichiers.

ƒ Pas nécessaire de modifier les protocoles actuels si compatibles avec Hélios.

ƒ Il est d’ores et déjà possible de dématérialiser assez facilement :
- les états mensuels de paie, via un outil libre et gratuit : XéMéLios
- les titres de recettes, mandats de dépenses et factures (pièces justificatives)
- les pièces de passation des marchés publics : transmission à partir des
formats utilisés par la collectivité
- les factures et pièces d’exécution des marchés publics : solution est adaptée à
chaque fournisseur
- les interventions sociales, via une extension de XéMéLios
- les délibérations et arrêtés : pas besoin de signature électronique, ni d’outils
spécifiques, ni d’adhésion au dispositif Actes auprès de la Préfecture.
Helios
Vers une dématérialisation des processus
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES

Dématérialisation de 2ème génération

ƒ Pour bénéficier de tous les services d’Hélios et pouvoir
dématérialiser, de bout en bout, les échanges avec la
Trésorerie, les collectivités peuvent choisir de remplacer
l’ensemble des protocoles d’échanges habituels (INDIGO,
OCRE…), forcément doublés d’une transmission papier,
par un unique flux de données : le protocole d’échanges
standard (PES) d’Hélios.

ƒ Transfert de toutes les données se fait via Internet.
Helios
Vers une dématérialisation des processus
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES

PES = protocole d’échange standard
Actes
Dématérialisation du contrôle de légalité
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES
Le programme ACTES (Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé)
a pour objectif de dématérialiser, via Internet, les échanges avec la
Préfecture dans le cadre du contrôle de légalité des actes
administratifs.

Intérêts du programme Actes pour les collectivités
locales
– Rapidité des échanges : délivrance instantanée d’un accusé de
réception par la Préfecture,
– Archivage automatique des actes télétransmis,
– Réduction des frais d’envoi ou de déplacement, des frais d’impression.

Fonctionnement
Les collectivités qui optent pour les échanges dématérialisés seront
raccordées à la plate-forme du Ministère de l'Intérieur via un
prestataire homologué appelé « tiers de télétransmission » ou « tiers
de confiance ».
Les actes
Vers une dématérialisation des processus
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES

Chaine Amont
(Confiance)

Tout au long
du processus

Organisation
Informatique
Authentification
Horodatage
Intégrité
Sommaire
Les chapitres

1. Présentation Intervenants

2. L’archivage électronique et les collectivités

3. Fondamentaux d’archivistique

4. Réglementation et normalisation

5. Le projet d’archivage électronique
DEFINITION – TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – SEDA ‐ VERSEMENTS

Notions fondamentales
d’archivistique

•Définition archive 
•Tableaux de gestion
•Les 3 âges des archives
•Cycle de vie 
•GED & SAE
Définition d’une archive
Selon la loi
DEFINITION – TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – GED & SAE

Définition d’une archive :

« Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur
support matériel, produits ou reçus par toute personne
physique ou morale, et par tout service ou organisme
public ou privé, dans l'exercice de leur activité. »

Code du patrimoine - Article L211-1
Tableau de gestion
L’incontournable de l’archivage
DEFINITION – TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – GED & SAE

ƒ Un tableau de gestion d’archives permet de déterminer, pour
chaque catégorie de document, la durée d’utilité pour le producteur
et le sort final au terme de cette durée (destruction ou conservation
historique) ainsi que le texte réglementaire de référence.

ƒ Les tableaux de gestion établis par les Archives départementales
sont des études spécifiques qui prennent place en complément des
circulaires et réglementation de l’ancienne direction des Archives de
France (Direction générale des patrimoines de France). Ils ont donc
d’abord une valeur indicative.
Les 3 âges des archives
Courant, intermédiaire, définitif
DEFINITION ‐ TABLEAU DE GESTION ‐ LES 3 AGES ‐ CYCLE DE VIE – GED & SAE
Archives courantes : Documents et dossiers ouverts ou récemment clos
gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.

Collaboratif, versionning

Archives intermédiaires : Ensemble de documents qui, n'étant plus
d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins
administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront
conservés comme archives définitives).

Contentieux, preuve

Archives définitives : Documents qui, après évaluation, sont conservés
sans limitation de durée.

Capital informationnel, patrimonial
Cycle de vie des documents
Pour une démarche optimisée
DEFINITION ‐ TABLEAU DE GESTION ‐ LES 3 AGES ‐ CYCLE DE VIE – GED & SAE

Archive
Courante Archive Archive
Intermédiaire définitive
Création Gestion Validation
destruction

Conservation définitive : SAE

Versement SEDA

Stockage : SAE

Versement - SEDA

PDF/A – Signature électronique - horodatage

Gestion électronique documentaire – Versions

Dématérialisation amont
GED ou SAE
Des objectifs différents
DEFINITION ‐ TABLEAU DE GESTION ‐ LES 3 AGES ‐ CYCLE DE VIE – GED & SAE

GED SAE

• Permet la modification de  • Interdit la modification de documents ;
documents et la production de  • Interdit la destruction des documents 
plusieurs versions ; en dehors d’un contrôle strict ;
• Peut permettre la destruction des  • Comprend obligatoirement un contrôle 
documents par leur auteurs ; des durées de conservation ;
• Peut comprendre la gestion de  • Comprend obligatoirement une 
durées de conservation ; structure rigoureuse de classement 
• Peut comprendre une structure  (plan de classement), gérée et 
organisée de stockage, sous le  contrôlée par l’administrateur ;
contrôle des utilisateurs; • Peut faciliter les tâches quotidiennes 
• Est « a priori » dédié à la gestion  mais est aussi destiné à la constitution 
quotidienne des documents pour la  d’un fonds sécurisé des documents 
conduite des affaires. probants de l’entreprise.
Sommaire
Les chapitres

1. Présentation Intervenants

2. L’archivage électronique et les collectivités

3. Fondamentaux d’archivistique

4. Réglementation et normalisation

5. Le projet d’archivage électronique
INTRODUCTION – PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE – OUTILS NORMALISES

L’archivage électronique :
Réglementation & normalisation

• Introduction : Un domaine Complexe
• Les principales lois et normes
• RGI & RGS
• Loi reconnaissant la valeur probante 
des document numériques
• Outils standardisés : DTD EAD & PSE 
(SEDA)
Un domaine complexe
Un domaine réglementé et normalisé par de nombreux textes
INTRODUCTION – PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE – OUTILS NORMALISES

ƒ Le contexte réglementaire et normatif portant sur la dématérialisation
et l’archivage numérique est particulièrement dense et complexe.

ƒ L’archivage des documents administratifs est règlementé par le code
du patrimoine, le code général des collectivités territoriales et une
circulaire du Premier ministre de novembre 2001. Cette loi à été
modifiée par la LOI n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux
archives.

ƒ Ce cadre juridique est en évolution, à la suite de différents textes
relatifs à la conservation des documents numériques. La loi du 13
mars 2000 confère la même valeur juridique à l’écrit sous forme
électronique et à l’écrit sur support papier
Principales lois et normes
Les incontournables
INTRODUCTION – PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE – OUTILS NORMALISES

ƒ La mise en place de système électronique d’archivage
est soumise à de nombreuses normes et
réglementations. Nous allons trouver des textes sur :

– La loi du 13 mars 2000 sur la valeur juridique des documents
numériques
– la gestion des archives en général (code du patrimoine)
– la gestion électronique des données personnelles (CNIL)
– des normes et modèles : MOREQ2, AFNOR Z42-013, ISO
15489, ISO 14721 (OAIS), ISAF, ISDF, ISAIAH, …
– les standards d’échanges (SEDA)
– les métadonnées (Dublin Core, EAD)
– les documents à conserver et leur DUA (circulaires 95)
RGI & RGS
Le référentiel général d’interopérabilité et de sécurité

Il spécifie les exigences à respecter dans le développement des
systèmes d’information pour en garantir :
– l’interopérabilité
– l’évolutivité et la cohérence de vues de l’usager pour le RGI
– la sécurité pour le RGS
Il s’agit d’un élément normatif qui se met en place dans un cadre
réglementaire applicable aux acteurs de la sphère publique, il
couvre :
– normes, standards et spécifications techniques
– guides de mise en œuvre des services
– politiques (archivage, qualité de services)
– modèles de données
– nomenclatures et base de données
– …
Il définit aussi les procédures de vérification de conformité
(certification/labellisation)
La valeur probante
Les documents numériques ont désormais une valeur probante
INTRODUCTION – PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE – OUTILS NORMALISES

Depuis la loi du 13 mars 2000, le Code civil
admet en preuve le document électronique,
« sous réserve que puisse être dûment identifiée
la personne dont il émane et qu'il soit établi et
conservé dans des conditions de nature à en
garantir l'intégrité. »

Cette évolution a soulevé dans son sillage la
question de l'archivage électronique sécurisé.
Des outils standards
Vers un partage des informations
INTRODUCTION – PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE – OUTILS STANDARDS

ƒ Les deux principaux outils sont :

– La DTD EAD : La DTD EAD est destinée à la
description d'une production documentaire (méta
données descriptives) et permet de structurer les
instruments de recherche de type archivistique :
inventaires, répertoires, catalogues de collections...
Elle est fondée sur la norme XML.
NB : il existe une DTD EAC pour la descriptions des
autorités productrices.

– Le PSE = SEDA : Standard d’échange pour les
versements.
SEDA
Les protocoles standard d’échange
DEFINITION – TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – SEDA ‐ VERSEMENTS

Il vise à décrire un ensemble de métadonnées et son
implémentation pour permettre le transfert d'archives
électroniques d'un service versant à un service d'archives, avec les
informations nécessaires à leur préservation, et la communication
de ces archives au service versant et au public. Le standard défini
est générique et adaptable à tous types de documents et de
données électroniques.

Il est basé autant que possible sur les normes :
• XML
• la norme ISO 14721 (modèle OAIS)
• la DTD EAD (Encoded Archival Description)
• le format d’encodage base 64 qui permet une encapsulation de
fichiers binaires en relation les uns avec les autres dans un même
versement
Les versements
Les bordereaux
DEFINITION – TABLEAU DE GESTION – SEDA – LES 3 AGES – CYCLE DE VIE  ‐ VERSEMENTS
Archive courante Archive intermédiaire
Clôture dossier

Versement
Service producteur Service AI

PSE = SEDA
Fin de DUA
Versement

PSE = SEDA

Archive définitive
Sommaire
Les chapitres

1. Présentation Intervenants

2. L’archivage électronique et les collectivités

3. Fondamentaux d’archivistique

4. Réglementation et normalisation

5. Le projet d’archivage électronique
PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE – AMELIORATION CONTINUE

Le projet Archivage
électronique
•Philosophie
•Grandes étapes
• Politique d’archivage
• Principe d’amélioration continue
Philosophie
Conformité et amélioration des processus
PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE – AMELIORATION CONTINUE

« La maîtrise des flux documentaires, leur
gestion, leur conservation et la
dématérialisation représentent un enjeu
important et doit permettre d’être bien sûr
en conformité avec les règles et les lois
mais aussi une meilleure efficacité du
système d’information et une réduction
des coûts »

38
Une approche pluridisciplinaire
Une conformité
PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE – AMELIORATION CONTINUE

La mise en place de services d’archivage électronique
sécurisé repose sur une acception pluridimensionnelle :

• des aspects techniques ;
• des aspects organisationnels ;
• des aspects fonctionnels ;
• des aspects juridiques et réglementaires, Normatifs
• de l'aspect patrimonial.

Et une capitalisation par les retours des expérimentations.

Source ANSSI : Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information
39
Dématérialiser en toute sérénité
Se faire assister pour éviter les dérives
Les étapes de la dématérialisation
Vers une démarche optimisée
PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE – AMELIORATION CONTINUE

Analyse
contexte & besoins

Définition
Suivi amélioration d’une stratégie et
d’une politique
d’archivage

Recette

Rédaction
CCTP
Mise en œuvre

Choix d’un outil
Méthodologie
Un projet avec un plan de continuité et d’amélioration

PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE – AMELIORATION CONTINUE

L'archivage électronique sécurisé repose sur un
référentiel documentaire au moins composé de :
- la politique d'archivage (PA) ;
- la déclaration de pratiques d'archivage (DPA) ;
- le cahier des charges pour mettre en place le
système d’archivage électronique ;

Et après la mise en œuvre d’un SAE
- les modalités opérationnelles (MO) ;
- la grille d'audit pour vérifier la conformité par
rapport au référentiel.

Contrôle permanent

* Cf art. Secrétariat général de la défense nationale Direction centrale de la sécurité des systèmes d’information

42
MERCI POUR VOTRE
ATTENTION
DEMONSTRATION D’UN
SAE