Informe de Auditora DA-99-32

9 de junio de 1999
POLICIA DE PUERTO RICO
(Unidad 1440)

Perodo auditado: 1 de abril de 1986 al 30 de junio de 1997

CONTENIDO
Pgina
Informacin sobre la unidad auditada...................................................................................................

Perodo cubierto y normas aplicables ...................................................................................................

Opinin .................................................................................................................................................

Clasificacin y contenido de los hallazgos ...........................................................................................

Informe de auditora anterior ................................................................................................................

Otro anejo .............................................................................................................................................

Recomendaciones .................................................................................................................................

Cartas a la gerencia ...............................................................................................................................

Comentarios de la gerencia ...................................................................................................................

Reconocimiento ....................................................................................................................................

Anejo 1 - Hallazgos:
1 - Deficiencias relacionadas con los servicios de publicidad........................................ 10
2 - Mejoramientos de sueldos dispuestos por ley no otorgados a miembros de la
Polica y demanda relacionada ................................................................................. 13
3 - Deficiencias relacionadas con las operaciones de personal ...................................... 15
4 - Desviaciones de la reglamentacin y otras deficiencias relacionadas con los
vehculos de motor ................................................................................................... 19
5 - Deficiencias relacionadas con los rcords de asistencia de los miembros de la
Fuerza....................................................................................................................... 23
6 - Controles inadecuados sobre los desembolsos por gasolina y lubricantes................ 27
7 - Funciones y deberes conflictivos .............................................................................. 29
Anejo 2

- Funcionarios principales que actuaron durante el perodo auditado................................ 33

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico

9 de junio de 1999

Al Gobernador y a los presidentes del

Senado y de la Cmara de Representantes:

Realizamos una auditora de las operaciones fiscales de la Polica de Puerto Rico (Polica), para
determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes. La misma se efectu a base de la
facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada.
Determinamos emitir dos informes de esta auditora. Este segundo y ltimo informe contiene el
resultado de las operaciones relacionadas con la contratacin de servicios de publicidad, el personal y los
vehculos de motor. El primer informe, DA-98-31 del 29 de mayo de 1998, cubri las operaciones
relacionadas con los oficiales pagadores especiales, las cuentas por cobrar, el almacn de propiedad y las
funciones y los deberes conflictivos de los empleados de la Seccin de Horas Extras de la Divisin de
Nminas y del Recaudador Oficial.

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Polica es un organismo civil cuya responsabilidad es proteger a las personas y a la propiedad;

mantener y conservar el orden pblico; observar y procurar la proteccin de los derechos civiles del
ciudadano; prevenir, descubrir, investigar y perseguir el delito y, dentro de la esfera de sus atribuciones,
compeler obediencia a las leyes y ordenanzas municipales y los reglamentos que conforme a stas se
promulguen. Esto, mediante la Ley Nm. 53 del 10 de junio de 1996, conocida como Ley de la Polica de

Puerto Rico de 1996 (Ley Nm. 53).1 Esta derog la Ley Nm. 26 del 22 de agosto de 1974, segn
enmendada, conocida como Ley de la Polica de Puerto Rico del 1974 (Ley Nm. 26).
La autoridad suprema en cuanto a la direccin de la Polica es ejercida por el Gobernador.
No obstante, la administracin y direccin inmediata del cuerpo recae en el Superintendente de la Polica
(Superintendente). Este es nombrado por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado.
Durante los aos fiscales del 1994-95 al 1996-97 la Polica cont con recursos y efectu desembolsos
e incurri en obligaciones como se indica:
Ao
fiscal

Fondos
asignados

Desembolsos
y obligaciones

1994-95

$ 412,242,500

$ 406,830,816

1995-96

408,241,185

404,385,925

1996-97

453,834,394

451,337,561

Totales

$1,274,318,079

$1,262,554,302

PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES

La auditora cubri del 1 de abril de 1986 al 30 de junio de 1997. En algunos aspectos se examinaron
operaciones de fechas posteriores.
El examen se realiz de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que
concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Efectuamos las pruebas que consideramos
necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Dicha Ley comenz a regir a partir del 1 de julio de 1996.

OPINION

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este informe se realizaron
sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables, excepto por los siguientes dos hallazgos
clasificados como principales:
1. Se determin lo siguiente en las operaciones relacionadas con los servicios de publicidad:
a. El entonces Director de la Oficina Central de Comunicaciones de la Oficina del
Gobernador contrat verbalmente en abril de 1993 una agencia de publicidad para llevar a cabo una campaa
de orientacin al pueblo sobre la lucha contra el crimen. Esto como parte de un plan del Gobierno
denominado Mano Dura contra el Crimen.
El examen de la referida contratacin y los desembolsos relacionados revel que
contrario a la reglamentacin aplicable y a normas de sana administracin y de control interno:
(1)

No se formaliz un contrato escrito por la Oficina Central de

Comunicaciones mencionada ni por la Polica con la agencia de publicidad.

(2) El Superintendente de la Polica autoriz el pago de $1,033,337 mediante
la Resolucin Reconocimiento Contrato Verbal y Deuda Nm. 040941117 del 16 de noviembre de 1993
($971,248) y la enmienda a sta del 16 de noviembre de 1994 ($62,089) por los servicios de publicidad
facturados entre el 31 de mayo y el 31 de octubre de 1993. Esto, a pesar de que la contratacin verbal no se
realiz con la Polica y que en el 1992-93 no se asignaron fondos en su presupuesto para dichos servicios y en
el 1993-94 slo se asignaron $400,000.
Las situaciones comentadas impidieron a la Polica ejercer un control adecuado sobre
los servicios de publicidad mencionados. El utilizar la Resolucin Reconocimiento de Contrato Verbal y
Deuda para formalizar o enmendar contratos y reconocer deudas retroactivamente puede ser perjudicial para
el inters pblico. Entre otras cosas, permite o facilita que puedan efectuarse pagos por servicios no

prestados. Ello, adems, impidi a esta Oficina evaluar los servicios contratados y no hubo un contrato que
estuviera accesible a la ciudadana en calidad de documento pblico.
b. En los aos fiscales del 1992-93 al 1995-96 el Superintendente de la Polica
contrat cuatro agencias de publicidad por $5,147,766 para desarrollar varias campaas publicitarias dirigidas
a orientar al pueblo sobre la lucha contra el crimen y mejorar la imagen y autoestima de la Polica.
El examen de nueve anuncios publicados en peridicos de circulacin general en
Puerto Rico entre el 7 de junio de 1994 y 5 de diciembre de 1995 por $228,103, como parte de las campaas
mencionadas, revel que uno de los anuncios se utiliz para promover actuaciones de la empresa privada. En
dicho anuncio la Polica felicita a un peridico regional por su contribucin a la lucha contra el crimen. El
referido anuncio se public el 22 de junio de 1995 a un costo de $1,793.
El uso de fondos pblicos por parte de la Polica para el propsito mencionado tuvo
el efecto de utilizar fondos pblicos para fines privados sin autoridad de ley.
2. Contrario a la ley y a la reglamentacin, la Divisin de Nombramientos y Cambios del
Negociado de Recursos Humanos de la Polica no evaluaba regularmente los expedientes de personal de los
miembros de la Polica. Ello para determinar los casos de empleados que deban recibir aumentos de sueldo
por ley y pasos por aos de servicio.
Mil cincuenta y siete miembros de la Polica incoaron el 1 de diciembre de 1992 una
demanda sobre sentencia declaratoria contra el entonces Superintendente en la que solicitaron el pago de los
aumentos de sueldo y pasos por servicio activo no recibidos desde el 1984, segn dispuesto por ley.
El 30 de enero de 1995 el Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico, Sala Superior de San
Juan, orden a la Polica que en el 1995-96 pagara al 50 por ciento de los demandantes y durante el 1996-97
al otro 50 por ciento aquellos aumentos de sueldo y pasos por servicio activo dispuestos por ley que an no se
haban reconocido o pagado. Se orden, adems, el pago de intereses legales a razn del seis por ciento
anual computado desde la fecha de la sentencia hasta su pago. El referido Tribunal permiti que se incluyeran
en las listas reclamantes adicionales a los 1,057 hasta el 30 de junio de 1995. A la fecha de nuestro examen,
4

28 de octubre de 1996, la Polica haba efectuado una revisin de los expedientes de 871 de los 5,431
reclamantes actuales y determinado en 723 casos en que correspondan pagos por $4,288,994 por los
conceptos indicados.
La referida situacin ocasion que la Polica tomara un prstamo de $35,500,000 en el Banco
Gubernamental de Fomento para Puerto Rico para responder por la demanda en cuestin. El referido
prstamo fue autorizado por la Asamblea Legislativa mediante la Resolucin Conjunta Nm. 44 del 20 de
marzo de 1996. Adems, en dicha Resolucin se autoriz la consignacin de los fondos en el Presupuesto
General de Gastos del Gobierno de Puerto Rico hasta un mximo de $7,505,327 anual desde el 1996-97 hasta
el 2001-02 para el pago del principal, intereses y otros gastos relacionados. Esto representa un total
aproximado de $45,032,000 de fondos comprometidos del Gobierno para el pago de la referida sentencia y
financiamiento.
En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos resumidos y los hallazgos 3 al 7 clasificados
como secundarios.

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas
realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de
disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las
operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o
errores que no han tenido consecuencias graves. En la seccin anterior se ofrece informacin sobre la
clasificacin de los hallazgos de este informe.
Los hallazgos del Anejo 1 de este informe estn presentados a base de atributos establecidos
conforme a las normas de redaccin de informes de esta Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor
comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con

uno o ms criterios.
2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley,
reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana
administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor.
3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.
4. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin.
Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para
que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados.
En la seccin Comentarios de la Gerencia se incluye informacin sobre la contestacin de la
gerencia con respecto a los asuntos sealados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreci informacin
especfica, sta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR

Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 3-a(1) y c(1) y (2), 6-a(1) al (3) y 7-b fueron
objeto de recomendaciones en los informes de intervencin DA-90-26 del 13 de junio de 1990 y DA-90-45
del 30 de junio de 1990 (informe de auditora anterior).

OTRO ANEJO

El Anejo 2 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Polica que actuaron durante el
perodo auditado.
RECOMENDACIONES

Al Superintendente de la Polica

1. Ver que los contratos se formalicen por escrito antes de que se comiencen a prestar los servicios
[Hallazgo 1-a(1)] y que se verifique la disponibilidad de fondos para los mismos [Hallazgo 1-a(2)].
2. Ver que no se repita la situacin que se comenta en el Hallazgo 1-b.
3. Instruir al Director del Negociado de Recursos Humanos, y ver que cumpla, para que:
a. Requiera a la Divisin de Nombramientos y Cambios que evale regularmente los
expedientes del personal de la Polica para que no se repita una situacin como la que se comenta en el
Hallazgo 2.
b. Se asegure que el Director de la Divisin de Nminas (Hallazgo 3):
(1) Requiera a las secciones de Renuncias y Licencias y de Nminas Especiales que
tramiten con prontitud a la Seccin de Anulacin de Cheques los cheques que retienen por no proceder su
pago [apartado a(1) y (2)].
(2) Requiera a los empleados de la Seccin de Nminas Especiales que verifiquen
las tarjetas individuales de pagos de los empleados antes de preparar los comprobantes de nmina especial
para que no se repita la situacin que se comenta en el apartado b.
(3) Corrija las deficiencias de control relacionadas con los formularios Comprobante
de Retencin y Correccin a Comprobante de Retencin que se indican en el apartado c(1) y (2).
c. Segregue las funciones conflictivas que realizan los empleados de la Seccin de Nminas
Generales (Hallazgo 7-a) y la Oficinista Dactilgrafa IV de la Divisin de Nminas (Hallazgo 7-b).
4. Ver que se recobren los $5,207 pagados en exceso por liquidacin de licencia regular al oficial que
se indica en el Hallazgo 3-b.
5. Ver que se cumpla con la reglamentacin relacionada con la adquisicin de servicios para la
reparacin de los vehculos oficiales (Hallazgo 4-a).
6. Requerir al Superintendente Auxiliar en Servicios Gerenciales que:

a. Vea que se aclare con la Administracin de Servicios Generales los casos donde la
aseguradora aleg doble compensacin y solicite que se transfieran a la Polica los reembolsos recibidos de
las compaas aseguradoras (Hallazgo 4-b).
b. Vea que no se repitan las situaciones que se comentan en el Hallazgo 4-c(1) y (2).
c. Establezca un procedimiento escrito para que la Divisin de Licencias lleve rcords de
asistencia y de los balances de las horas acumuladas por tiempo compensatorio por los miembros de la Fuerza
(Hallazgo 5-b).
d. Vea que se corrija y no se repita la situacin que se seala en el Hallazgo 6-b sobre las
tarjetas de crdito correspondientes a los vehculos que se dan de baja.
e. Segregue las funciones conflictivas que realiza la Oficinista Dactilgrafo III de la Oficina
de Transportacin (Hallazgo 7-c).
7. Requerir a los comandantes de Area que se aseguren de que los jefes de Unidad verifiquen los
informes de asistencia de los miembros de la Fuerza con la informacin registrada en el libro de entradas y
salidas. Adems, ver que se recobre el tiempo pagado y no trabajado por el personal que se menciona
(Hallazgo 5-a).
8. Ver que el Negociado de Tecnologa Informtica implante la aplicacin que concilia los boletos de
gasolina con la facturacin que somete la compaa que provee dicho producto [Hallazgo 6-a(1)].
9. Requerir que se preintervengan las facturas de gasolina y lubricantes para corregir las situaciones
que se sealan en el Hallazgo 6-a(2) y (3).

CARTAS A LA GERENCIA

El borrador de este informe se someti al Superintendente para comentarios, mediante carta del
17 de marzo de 1999.
COMENTAFUOS DE LA GERENCIA

En carta del 23 de abril de 1999 el Superintendente(carta del Superintendente) contest el borrador

que le fue sometido. En los hallazgos incluimos parte de sus comentarios.

RECONOCIMIENTO

Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados de la Polica por la cooperacin

que nos prestaron durante nuestra auditora.

POLICIA DE PUERTO RICO

Anejo 1

Hallazgos

Hallazgo 1 Deficiencias relacionadas con los servicios de publicidad

a. El entonces Director de la Oficina Central de Comunicaciones de la Oficina del Gobernador

contrat verbalmente en abril de 1993 una agencia de publicidad para llevar a cabo una campaa de
orientacin al pueblo sobre la lucha contra el crimen. Esto como parte de un plan del Gobierno denominado
Mano Dura contra el Crimen.
En carta del 11 de octubre de 1993 el Director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto inform al
Superintendente los acuerdos en que se bas el contrato verbal mencionado. Adems, inform que los
servicios de publicidad ofrecidos por la agencia de publicidad contaban con el visto bueno del Concilio de
Seguridad Pblica y que los gastos relacionados con los referidos servicios seran sufragados por la Polica
con fondos de las cuentas Deudas Contradas en Aos Anteriores (94-111-040-02-089) y Servicios
Profesionales y Consultivos (94-111-040-01-005), ya que la Polica obtuvo el mayor beneficio de la
campaa mencionada.
El examen de la referida contratacin y de los desembolsos relacionados revel lo siguiente:
(1) No se formaliz un contrato escrito por la Oficina Central de Comunicaciones
mencionada ni por la Polica con la agencia de publicidad.
En el Memorando Circular Nm. 07-93, emitido por el Secretario de la Gobernacin el 8 de
marzo de 1993, se establece que la contratacin de servicios profesionales y consultivos se perfeccionar
mediante el otorgamiento de un contrato formal en el que comparezcan las partes y en el cual se indiquen las
obligaciones especficas que se contraten.

(Cont. Anejo 1)

Como normas de sana administracin y de control interno las agencias de Gobierno no deben
permitir que se presten servicios antes de formalizarse un contrato por escrito al respecto. El contrato es
necesario para que consten todas las obligaciones de las partes en forma precisa. Ello es importante para
poder resolver controversias en caso de incumplimiento de los servicios contratados.
(2)

El Superintendente autoriz el pago de $1,033,337 mediante la Resolucin

Reconocimiento Contrato Verbal y Deuda Nm. 040941117 del 16 de noviembre de 1993 ($971,248) y la
enmienda a sta del 16 de noviembre de 1994 ($62,089) por los servicios de publicidad facturados entre el 31
de mayo y el 31 de octubre de 1993.2 Esto, a pesar de que la contratacin verbal no se realiz con la Polica y
que en el 1992-93 no se asignaron fondos en el presupuesto de sta y en el 1993-94 slo se asignaron
$400,000 para dichos servicios.
En la Carta Circular Nm. 1300-12-93 del 19 de marzo de 1993 del Secretario de Hacienda se
dispone que las dependencias antes de formalizar un contrato de servicios profesionales y consultivos debern
asegurarse de tener los fondos asignados o presupuestados necesarios para efectuar los pagos
correspondientes.
Las situaciones comentadas impidieron a la Polica ejercer un control adecuado sobre los servicios de
publicidad mencionados. El utilizar la Resolucin Reconocimiento Contrato Verbal y Deuda para
formalizar o enmendar contratos y reconocer deudas retroactivamente puede ser perjudicial para el inters
pblico. Entre otras cosas, permite o facilita que puedan efectuarse pagos por servicios no prestados. Ello,
adems, impidi a esta Oficina evaluar los servicios contratados y no hubo un contrato que estuviera

Los pagos se efectuaron mediante los comprobantes de pago directo Nms. 94000100536 del 10 de noviembre de 1993 por
$492,880 (cuenta 94-111-040-02-089) y 94000100541 del 15 de noviembre de 1993 por $478,368 (cuenta 94-111-040-01-005) y por
el Comprobante de Pago Nm. 95000100566 del 17 de noviembre de 1994 por $62,089 (cuenta YE-94-111-040-01-005).

11

(Cont. Anejo 1)

accesible a la ciudadana en calidad de documento pblico. Por otro lado, se priv a la Polica de fondos que
estaban destinados para otros propsitos.
El entonces Director de la Oficina Central de Comunicaciones de la Oficina del Gobernador se
excedi en sus facultades al contratar verbalmente servicios de publicidad a nombre de otra entidad
gubernamental. Por su parte, el Superintendente se apart de las disposiciones de la carta circular
mencionada.
b. En los aos fiscales del 1992-93 al 1995-96 el Superintendente contrat cuatro agencias de
publicidad por $5,147,766 para desarrollar varias campaas publicitarias dirigidas a orientar al pueblo sobre
la lucha contra el crimen y mejorar la imagen y autoestima de la Polica.
El examen de nueve anuncios publicados en peridicos de circulacin general en Puerto Rico entre el
7 de junio de 1994 y 5 de diciembre de 1995 por $228,103, como parte de las campaas mencionadas, revel
que uno de los anuncios se utiliz para promover actuaciones de la empresa privada. En dicho anuncio la
Polica felicita a un peridico regional por su contribucin a la lucha contra el crimen. El referido anuncio se
public el 22 de junio de 1995 a un costo de $1,793.
El uso de fondos pblicos por parte de la Polica para el propsito mencionado tuvo el efecto de
utilizar fondos pblicos para fines privados, lo cual est prohibido por el Artculo VI, Seccin 9 de la
Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
La publicacin del anuncio mencionado propici que la Polica desembolsara fondos pblicos por
$1,793 para propsitos no oficiales.
La situacin comentada ocurri debido a que el Superintendente consider que tena facultad en ley
para ello.

12

(Cont. Anejo 1)

En la carta del Superintendente ste inform, entre otras cosas, lo siguiente:

La poltica pblica establecida para la fecha de esta contratacin estableca que la Oficina de
Comunicaciones de Fortaleza seleccionaba este tipo de servicio. El Superintendente fue
instrudo por el Secretario de la Gobernacin para asumir la contratacin, ya que el Concilio
de Seguridad haba aprobado dicho servicio. Durante los aos cubiertos por esta auditora, el
Superintendente, excepto en sta y raras ocasiones, no utiliz el mecanismo de las
Resoluciones non pro tunc para el reconocimiento de deudas y ha velado siempre por el
cumplimiento de esta norma. El pre-contrato provisto por la agencia de publicidad en junio
de 1993 permiti al Superintendente manejar los criterios bajo los cuales se fiscaliz el
ofrecimiento de los servicios (apartado a).
El Superintendente cancel el contrato suscrito por las partes antes de finalizar el ao fiscal, lo
que produjo una economa en el gasto proyectado para publicidad de cerca de 1 milln de
dlares (apartado a).
El anuncio donde se felicita al peridico pretende invitar a otros peridicos de circulacin
regional a contribuir igualmente en nuestra lucha contra el crimen. Esto es un propsito
legtimo de conformidad con nuestra principal misin bajo los criterios vigentes a la fecha de
su publicacin de lo que constituye un fin pblico (apartado b).
Vanse las recomendaciones 1 y 2.

Hallazgo 2 - Mejoramientos de sueldos dispuestos por ley no otorgados a miembros de la Polica y

demanda relacionada

La Divisin de Nombramientos y Cambios del Negociado de Recursos Humanos de la Polica no

evaluaba regularmente los expedientes de personal de los miembros de la Polica. Ello para determinar los
casos de empleados que deban recibir aumentos de sueldo por ley y pasos por aos de servicio.
En carta del 4 de noviembre de 1996 la entonces Directora del Negociado mencionado nos indic que
la referida Divisin se haba percatado de que exista un grupo de miembros de la Polica a quienes se
adeudaba dinero por no adjudicarle algunos pasos por aos de servicio o aplicado incorrectamente las escalas
salariales que entraron en vigor el 1 de abril de 1984. Indic, adems, que se pagaba el dinero adeudado al
miembro de la Polica una vez evaluaban el sueldo de ste para concederle pagos suplementarios,
bono-incentivo, pasos por mrito, ascenso y por peticin del empleado.

13

(Cont. Anejo 1)

Mil cincuenta y siete miembros de la Polica incoaron el 1 de diciembre de 1992 una demanda sobre
sentencia declaratoria contra el entonces Superintendente en la que solicitaron el pago de los aumentos de
sueldo y pasos por servicio activo no recibidos desde el 1984. Esto conforme a la Ley Nm. 26, segn
enmendada por la Ley Nm. 12 del 16 de septiembre de 1983 y la Ley Nm. 10 del 8 de marzo de 1988.
El 30 de enero de 1995 el Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico, Sala Superior de San Juan,
orden a la Polica que en el 1995-96 pagara al 50 por ciento de los demandantes y durante el 1996-97 al otro
50 por ciento aquellos aumentos de sueldo y pasos por servicio activo dispuestos por ley que an no se haban
reconocido o pagado. Se orden, adems, el pago de intereses legales a razn del seis por ciento anual
computado desde la fecha de la sentencia hasta su pago. El referido Tribunal permiti que se incluyeran en
las listas reclamantes adicionales a los 1,057 hasta el 30 de junio de 1995. A la fecha de nuestro examen, 28
de octubre de 1996, la Polica haba revisado 871 expedientes de los 5,431 reclamantes y determinado en 723
casos en que correspondan pagos por $4,288,994 por los conceptos indicados.
En la Ley Nm. 26 se dispona sobre la fijacin y aplicacin de escalas de retribucin mensual y
pagos suplementarios. Dicha disposicin fue enmendada por la Ley Nm. 12 del 16 de septiembre de 1983 y
la Ley Nm. 10 del 8 de marzo de 1988.
En la Orden General Nm. 86-14 del 1 de noviembre de 1986 de la Polica, segn enmendada, se
establecen como funciones de la Divisin de Nombramientos y Cambios custodiar y mantener al da los
expedientes del personal activo de la agencia y administrar los asuntos relacionados con la retribucin de los
miembros de la Polica.
La referida situacin ocasion que la Polica tomara un prstamo por $35,500,000 en el Banco
Gubernamental de Fomento para Puerto Rico para responder por la demanda en cuestin. El referido
prstamo fue autorizado por la Asamblea Legislativa mediante la Resolucin Conjunta Nm. 44 del 20 de
marzo de 1996. Adems, en dicha Resolucin se autoriz la consignacin de los fondos en el Presupuesto

14

(Cont. Anejo 1)

General de Gastos del Gobierno hasta un mximo de $7,505,327 anual desde el 1996-97 hasta el 2001-02 para
el pago del principal, intereses y otros gastos relacionados. Esto representa un total aproximado de
$45,032,000 de fondos comprometidos del Gobierno para el pago de la referida sentencia y financiamiento.
La Divisin de Nombramientos y Cambios incumpli con su responsabilidad en cuanto a la situacin
comentada. Por su parte, el Director del Negociado de Recursos Humanos en funciones no ejerci una
supervisin adecuada al respecto.
En la carta del Superintendente ste inform, entre otras cosas, lo siguiente:
Este sealamiento cubre especficamente las administraciones entre el 1984 y 1992, ya que el
Superintendente de la Polica incumbente a la fecha de esta auditora asumi la
responsabilidad de litigar y transigir el caso que fue radicado en diciembre de 1992. Este
promovi la legislacin necesaria para evitar un impacto fiscal mayor al erario pblico.
Vase la recomendacin 3-a.

Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con las operaciones de personal

a(1) La Seccin de Renuncias y Licencias sin Sueldo de la Divisin de Nminas (Seccin de Renuncias
y Licencias) no tramitaba con prontitud a la Seccin de Anulacin de Cheques los cheques de sueldo que retena
por no proceder su pago por distintas razones.
Determinamos que al 28 de agosto de 1996 en la Seccin de Renuncias y Licencias haba pendientes
de disposicin 614 cheques por $215,403, emitidos entre el 11 de octubre de 1990 y el 15 de agosto de 1996.
Esto representa entre 12 das y 70 meses desde que se emitieron. De stos, 466 por $172,343 no tenan el
sello de anulado.
Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior.
(2) Al 25 de noviembre de 1996 la Dactilgrafo IV de la Seccin de Nminas Especiales de la
Divisin de Nminas tena pendientes de anulacin cuatro cheques por $250 emitidos el 25 de abril y 29 de

15

(Cont. Anejo 1)

junio de 1995 y 8 de febrero y 29 de mayo de 1996 por compensacin adicional para la compra de ropa a los
miembros de la Polica. Estos no tenan el sello de anulado.
En las cartas circulares nmeros 1300-21-88 y 1300-21-90 del Departamento de Hacienda se
establecen los procedimientos que se seguirn para devolver a dicho Departamento los cheques de sueldo
emitidos indebidamente o acelerar su anulacin. Por otro lado, en la Carta Circular Nm. 1300-5-97 se
establece que ser responsabilidad de las agencias tan pronto se percaten que algn pago no procede enviar a
cancelar los cheques a la brevedad posible, de manera que se logre minimizar la caducidad de los mismos.
Las situaciones comentadas en el apartado a(1) y (2) pueden propiciar el manejo irregular o prdida
de los cheques emitidos indebidamente. Adems, puede ocasionar que los crditos por los cheques anulados
se contabilicen en el Departamento de Hacienda despus de finalizado el ao fiscal en que se emitieron. En
este caso los importes de dichos cheques se ingresaran al Fondo General y la Polica no contara con esos
fondos para sus operaciones. Ejemplo de ello es que en los aos fiscales del 1992-93 al 1995-96 la Seccin
de Anulacin y Cancelacin de Cheques anul cheques por $3,117,990 cuyo importe se ingres al Fondo
General.
Los empleados de las secciones de Renuncias y Licencias y de Nminas Especiales incumplieron con
sus responsabilidades al respecto. Los directores de la Divisin de Nminas y del Negociado de Recursos
Humanos en funciones no ejercieron una supervisin adecuada sobre el trmite y anulacin de cheques.
b. A un miembro de la Polica se le pag en exceso $6,018 correspondientes a la liquidacin del
balance de licencia regular, segn se indica:
Un Teniente Coronel adscrito a la Superintendencia Auxiliar de Inspeccin y Asuntos
Disciplinarios renunci a su puesto efectivo el 31 de diciembre de 1994 para acogerse a los beneficios de la
jubilacin. El 12 de diciembre de 1994 la Divisin de Licencias emiti el formulario Notificacin de Status
sobre Licencia (Modelo PPR-462) en el que estableci que ste tena acumulados 50 y 90 das de licencia

16

(Cont. Anejo 1)

regular y de enfermedad, respectivamente. Los comprobantes de nmina especial se emitieron por $6,018 y
$10,879 y en stos se descontaron $811 y $1,081, respectivamente, por contribucin sobre ingresos. Los
pagos correspondientes por $5,207 y $9,798, respectivamente, se efectuaron por el Departamento de Hacienda
el 30 de marzo de 1995, cubriendo del 1 de enero al 2 de agosto de 1995. El 19 de mayo de 1995 se enmend
el Modelo PPR-462 para indicar que el balance acumulado de licencia regular era de 121 en lugar de 50 das,
lo que resultaba en una diferencia de 71 das.
El 1 de septiembre de 1995 la Oficinista Dactilgrafo I de la Seccin de Nminas Especiales
prepar el Comprobante de Nmina Especial Nm. 963100410 por $8,058 para pagarle a dicho ex Teniente
Coronel un balance pendiente de liquidacin de 71 das de licencia regular que se extenda del 3 de agosto al
13 de noviembre de 1995. El Departamento de Hacienda devolvi la referida nmina especial por razones
que no pudo explicar dicha empleada. El 4 de diciembre de 1996 otra empleada de la Seccin de Nminas
Especiales prepar el Comprobante de Nmina Especial Nm. 973108760 para pagarle al referido ex oficial
$14,076 por licencia regular que se extenda del 18 de mayo al 13 de noviembre de 1995. Esto inclua el
perodo del 18 de mayo al 2 de agosto de 1995 por $5,207 que ya se haba pagado. El 14 de enero de 1997 el
Departamento de Hacienda emiti el cheque nmero 09802341 por el importe neto de $12,950, ya que se
descontaron $1,126 de contribucin sobre ingresos. Dicho cheque se entreg al ex Teniente Coronel el 23
de enero de 1997.
En la Ley Nm. 230 se dispone que los jefes de las dependencias o sus representantes autorizados
sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que
sometan para pago al Secretario de Hacienda o a un pagador debidamente nombrado por ste.
La situacin comentada dio lugar a que se efectuaran pagos indebidos por $5,207 al ex Teniente
Coronel en la liquidacin de licencia regular. Ello priv a la Polica de recursos que pudo utilizar para
atender sus gastos operacionales.

17

(Cont. Anejo 1)

Los empleados de la Seccin de Nminas Especiales no efectuaron una verificacin adecuada de las
tarjetas individuales de pago en su poder antes de emitir el Comprobante de Nmina Especial indicado. El
Director del Negociado de Recursos Humanos en funciones no ejerci una supervisin adecuada al respecto.
c. Se determinaron las siguientes deficiencias de control relacionadas con los formularios
Comprobante de Retencin (Modelo 499-2/w-2PR) y Correccin a Comprobante de Retencin
(Modelo 499R-2c/W2cPR):
(1) Los referidos comprobantes sin usar se guardaban en un pequeo almacn accesibles a
los empleados de la Divisin de Nminas.
(2) No se haba designado a una persona ajena a la Divisin de Nminas para enviar los
comprobantes de retencin a los empleados.
Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior.
Como norma de control interno dichos formularios se deben mantener en un lugar seguro bajo llave y
custodiados por una persona ajena a la funcin de nminas.
La situacin comentada impide a la Polica ejercer un control adecuado sobre los referidos
formularios, lo que puede propiciar el ambiente para la comisin de irregularidades con los mismos y que no
se detecten a tiempo.
La Directora Interina de la Divisin de Nminas no cumpli con sus responsabilidades en relacin
con estas operaciones y la Directora del Negociado de Recursos Humanos no ejerci una supervisin
adecuada al respecto.

18

(Cont. Anejo 1)

En la carta del Superintendente ste inform, entre otras cosas, lo siguiente:

Las situaciones anteriores fueron corregidas por la presente administracin mediante la
implantacin de un sistema mecanizado para el pago de nminas que comenz en 1996.
Desde que se implant el mismo, tanto la evaluacin de expedientes de pago, como el pago
de salarios, ha eliminado el sistema de tarjetas manuales que podan propiciar este tipo de
sealamiento (apartados a al c).
Vanse las recomendaciones 3 y 4.

Hallazgo 4 - Desviaciones de la reglamentacin y otras deficiencias relacionadas con los vehculos de motor

Para los aos fiscales del 1992-93 al 1995-96 la Oficina de Transportacin de la Polica tena
registrados 248 accidentes de vehculos de motor cuyo costo de reparacin para cada vehculo exceda de
$2,000. En dichos casos el costo total de reparacin fue de $738,371.
El examen de 10 de dichos casos cuyo costo total de reparacin ascendi a $39,131 revel lo
siguiente:
a. La Polica no realiz subasta formal para adquirir los servicios de reparacin de 7 de los
vehculos por $32,297.3 Los importes individuales de dichos servicios fluctuaron entre $4,144 y $6,172 y los
encargados de los vehculos de las reas o unidades de trabajo seleccionaron en mercado abierto los talleres
donde se repararon los mismos. Dichos empleados no tenan nombramiento de delegado o subdelegado
comprador. El Director de la Oficina de Transportacin nos indic que los talleres que realizaron las
reparaciones no tenan contratos con la Polica.
En el Reglamento Nm. 6, Reglamento de Adquisicin de la Administracin de Servicios
Generales, aprobado por el Administrador de Servicios Generales el 11 de julio de 1986, se establece como
regla general que toda adquisicin por compra o arrendamiento tendr que tramitarse mediante subasta

La Polica contaba con una Junta de Subastas que se rega por la reglamentacin de la Administracin de Servicios Generales.

19

(Cont. Anejo 1)

formal. Se establece que se podrn efectuar trmites de compra y arrendamiento sin subasta formal cuando
exista una de las causas eximentes de dicho procedimiento establecidas por ley o por reglamento.
En el Reglamento Nm. 7 de Delegados Compradores, aprobado por el Administrador de
Servicios Generales el 24 de noviembre de 1986, se dispone que los jefes de agencias no permitirn que
ningn empleado o funcionario emita rdenes de compra hasta tanto el Administrador de Servicios Generales
expida nombramiento de Comprador. Se dispone, adems, que ser responsabilidad de los jefes de agencias
velar porque ninguno de sus empleados o funcionarios solicite de ningn licitador la entrega de bienes,
prestacin de servicios o ejecucin de obra sin haberse emitido previamente una orden de compra por el
Comprador de la agencia.
La situacin comentada impidi que la Polica tuviera a su disposicin varias alternativas
para seleccionar aqullas que ofrecieran los servicios de ms alta calidad y las condiciones ms ventajosas.
Ello puede dar margen a que se ejerza favoritismo en dichas operaciones en perjuicio de los mejores intereses
del Gobierno. Adems, propician el ambiente para la comisin de irregularidades y que no se detecten a
tiempo.
Los directores de las divisiones de transportacin de las reas correspondientes permitieron
que los empleados bajo su supervisin obviaran las disposiciones mencionadas. Los comandantes de Area no
ejercieron una supervisin adecuada al respecto.
b. Se determin que al 15 de agosto de 1996 la Administracin de Servicios Generales
(ASG) no haba reembolsado a la Polica $41,506 que recibi de las compaas aseguradoras entre el 6 de
febrero de 1994 y el 1 de mayo de 1995 relacionados con ocho de los casos de vehculos involucrados en
accidentes para los cuales la Polica radic reclamacin en el perodo del 28 de enero de 1993 al 30 de marzo
de 1995. Se determin, adems, que al 30 de septiembre de 1996 la ASG haba recibido reembolsos de las
compaas aseguradoras por $2,212,713 correspondientes al perodo del 1 de enero de 1993 al 6 de

20

(Cont. Anejo 1)

septiembre de 1996 los cuales no transfiri a la Polica. Esto debido a que la Polica no haba aclarado con la
ASG los casos donde la aseguradora alegaba doble compensacin.
La Polica no haba realizado la investigacin correspondiente para fijar responsabilidades en
dichos casos. La Directora del Negociado de Asuntos Fiscales nos indic que la doble compensacin suceda
en los casos en que alegadamente la Polica llegaba a acuerdos con ciudadanos particulares y reciba pagos
como compensacin por los daos ocasionados a vehculos oficiales y la ASG, a su vez, procesaba la
reclamacin a la compaa de seguros. Cuando la compaa de seguros realizaba gestiones de cobro a los
ciudadanos responsables de los accidentes stos alegaban haber pagado a la Polica.
En la Ley Nm. 230 se establece como poltica pblica que exista un control previo de todas
las operaciones del Gobierno para que sirva de arma efectiva en el desarrollo de los programas encomendados
a cada dependencia o entidad corporativa. Como parte de esto, y como norma de sana administracin, la
Polica debe establecer los procedimientos necesarios para proteger sus activos e investigar las situaciones que
afectan sus finanzas.
La situacin comentada propici que la Polica comprometiera fondos de su presupuesto para
la reparacin de los vehculos oficiales, lo que limitaba su utilizacin para otros gastos operacionales.
El Superintendente Auxiliar en Servicios Gerenciales y el Director del Negociado de
Servicios Administrativos4 no ejercieron una supervisin adecuada de las operaciones mencionadas.
c. El 29 de abril 1993 el vehculo con tablilla 13750-GE asignado al Precinto de
Puerto Nuevo de la Comandancia de Area de San Juan se inund debido a una corriente de agua repentina
mientras dos agentes realizaban un patrullaje preventivo por la Calle Matadero en Puerto Nuevo. Ello
ocasion daos al sistema elctrico, al motor y a la transmisin de dicho vehculo.

A partir del 2 de enero de 1996 el Negociado de Servicios Administrativos se conoce como Negociado de Asuntos Fiscales.

21

(Cont. Anejo 1)

El examen de este caso revel lo siguiente:

(1) El conductor del vehculo prepar el Aviso de Accidente (Modelo OT-5) el 6
de abril de 1994, esto es 341 das despus de ocurrido el accidente.
En la Orden General Nm. 83-10 Rev.1, Manual de Normas y Procedimientos para
Administrar la Flota Motorizada de la Polica, aprobada por el Superintendente el 1 de diciembre de 1985, se
dispone que el conductor del vehculo envuelto en un accidente o, en su defecto, su acompaante o el Director
de la unidad de trabajo preparar y someter al Area de Transporte de la ASG el Informe de Accidente
(Modelo OT-5) en un perodo no mayor de 24 horas. Copia de este informe lo referir a la Oficina de
Transportacin de la Polica.
(2) No se prepar una Autorizacin de Reparacin y/o Compra (Modelo PPR-230) ni
un Informe de Inspeccin de Vehculo de Motor (Modelo PPR-258) cuando el vehculo se llev en julio de 1993
a reparar a un garaje contratado por la Polica (garaje). En los expedientes del vehculo que se mantenan en el
Precinto de Puerto Nuevo y en la Oficina de Transportacin no haba evidencia de la fecha exacta en que
trasladaron el vehculo al garaje. El 13 de diciembre de 1994 el Encargado de los Vehculos del Precinto de Puerto
Nuevo removi el vehculo del garaje y segn el Informe de Inspeccin de Vehculo de Motor que prepar
dicho Encargado en ese momento, al vehculo le cambiaron el radiador y el sistema de luces por uno defectuoso y
le faltaban la correa serpentina, la varilla de la caja del gua y el starter. No se reclam al garaje los daos al
vehculo ocurridos en el garaje.
En el contrato formalizado entre la Polica y el garaje el 18 de noviembre de 1993 se
dispuso que el garaje sera responsable por los daos causados a los vehculos bajo su custodia y que
mantendra en vigor, en adicin a la pliza de responsabilidad pblica, la pliza de garage keeper que
incluyen las cubiertas de comprensivo y colisin.

22

(Cont. Anejo 1)

En la Orden General Nm. 83-10 mencionada se dispone que los comandantes de

Area estarn al tanto de las reparaciones de los vehculos para que stas se efecten en el menor tiempo
posible sin sacrificar la calidad del trabajo.
El preparar el Modelo OT-5 tardamente ocasion retrasos en el proceso de
reparacin del vehculo y en la radicacin de la reclamacin al seguro, por lo que el mismo no estuvo
disponible para patrullaje por 792 das. Adems, abandonar el vehculo en el garaje sin dar el seguimiento
adecuado ocasion el deterioro de ste y los daos indicados.
El Director de la Divisin de Transportacin del Area de San Juan, el Comandante del Precinto de
Puerto Nuevo y el Encargado de los Vehculos no fueron diligentes en el cumplimiento de sus deberes en este
caso.
En la carta del Superintendente ste inform, entre otras cosas, lo siguiente:
Esta prctica se descontinu en la Polica de Puerto Rico desde noviembre de 1995. La
intencin real por la cual este departamento realiz las reparaciones a estos vehculos
mediante mercado abierto (solicitando tres cotizaciones), fue el mantener las patrullas
accidentadas en circulacin de forma rpida, ya que el proceso de subasta formal es uno poco
gil. La Polica entendi que el mantener los efectivos con vehculos para brindar patrullaje
preventivo tena prioridad y permita la utilizacin de un procedimiento reglamentario alterno
(apartado a).
La Polica hizo las gestiones a su alcance para cobrar dicha deuda sin xito, razn por la cual
esta situacin fue informada a la Oficina de Gerencia y Presupuesto para que de forma
retroactiva proceda a cobrar dicha deuda. Prospectivamente, ya la Polica de Puerto Rico ha
empezado a recibir pagos de parte de los aseguradores por este concepto (apartado b).
Vanse las recomendaciones 5 y 6-a y b.

Hallazgo 5 - Deficiencias relacionadas con los rcords de asistencia de los miembros de la Fuerza

a. La asistencia de los miembros de la Fuerza se registraba diariamente en un libro de entradas y

salidas. El agente de retn o la persona que designaba el Comandante de la Unidad era el custodio del mismo.

23

(Cont. Anejo 1)

Cada miembro de la Fuerza preparaba mensualmente el formulario Informe de Asistencia (Modelo SC1511 Polica) a base de las horas trabajadas reflejadas en dicho libro.
El examen de los informes de asistencia de seis miembros de la Fuerza correspondientes al perodo
del 27 de abril de 1992 al 25 de junio de 1995 reflej lo siguiente:
(1) Un Teniente asignado a la Autopista de Arecibo no figur en el Modelo SC-1511 como
tiempo compensatorio 16 horas de los das 15 y 21 de mayo de 1992, segn se estableci en el libro de
entradas y salidas. En dicho modelo se indic que stos eran das libres, mientras que en el libro de entradas y
salidas se indic que se le concederan dichos das libres con cargo a tiempo compensatorio.
(2) Un Teniente que se desempe como Director de la Oficina de Transportacin no
prepar los informes de asistencia correspondientes del 1 de enero al 30 de septiembre de 1994. El
Comandante de Area de Bayamn nos certific que no se localizaron los referidos informes. Por otro lado, en
el libro de entradas y salidas correspondiente a junio y julio de 1994 dicho Teniente no registr la hora de
entrada y de salida en cuatro das, la hora de entrada en 14 das y la hora de salida en 7 das. En el Rcord de
Licencias del 1994 no se descont al Teniente de sus balances de licencias el tiempo que no reflej como
trabajado.
(3) Un Agente del Cuerpo de Investigacin Criminal de Utuado reflej en 10 ocasiones en
los informes de asistencia un horario de salida posterior al que apareca en el libro de entradas y salidas
correspondientes a los perodos del 28 de febrero al 27 de marzo y del 30 de mayo al 26 de junio de 1994.
Dichas diferencias fluctuaron entre 20 minutos y 2 horas. Adems, el 15 de marzo de 1994 reflej en el
informe de asistencia que trabaj de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 a 5:00 p.m. mientras en el libro de
entradas y salidas no apareca rindiendo servicio ese da.

24

(Cont. Anejo 1)

(4) Un Sargento de Aibonito reflej en sus informes de asistencia correspondientes al

perodo del 5 de marzo al 29 de mayo de 1995 tiempo trabajado distinto al figurado en el libro de entradas y
salidas, segn se indica:
- Incluy en el informe de asistencia del 6 de marzo de 1995 tres horas trabajadas de
12:00 a 3:00 a.m. como horas extras a compensar. Dichas horas correspondan a su turno regular de 7:00
p.m. a 3:00 a.m. del 5 de marzo.
- El 17 de marzo de 1995 reflej una jornada de trabajo de 1 hora y 15 minutos
adicional a la realmente laborada. El libro de entradas y salidas reflejaba una jornada de 11:00 a.m. a 7:00
p.m. mientras que en el informe de asistencia reflejaba de 11:00 a.m. a 8:15 p.m.
- No reflej la salida del turno de 7:00 p.m. a 3:00 a.m. del 26 de marzo de 1995.
Adems, el 27 de marzo solamente reflej cinco horas con cargo a tiempo compensatorio cuando lo correcto
eran ocho horas.
- El 16 de abril de 1995 report media hora extra a compensar en lugar de
descontarse dos horas y media, ya que trabaj slo 5.5 horas (6:00 a 11:30 p.m.).
- El 18 de abril de 1995 reflej en el informe de asistencia un horario de entrada
anterior al establecido en el libro de entradas y salidas. En dicho libro se indic que entr a las 11:50 a.m.
mientras que en el informe se reflej las 11:00 a.m., una diferencia de 50 minutos.
- El 22 de abril de 1995 reflej en el informe de asistencia que sali a las 7:00 p.m.
mientras que en el libro de entradas y salidas no aparece rindiendo servicio ese da.
- El 3 y 29 de mayo de 1995 estuvo ausente con cargo a tiempo compensatorio. No
obstante, solamente le descontaron cinco horas cada da en lugar de ocho que es el equivalente a la jornada de
trabajo.

25

(Cont. Anejo 1)

En la Orden General Nm. 86-7 del 28 de abril de 1986 del Superintendente, segn enmendada, se
establece que el jefe de la unidad de trabajo certificar mensualmente en el Informe de Asistencia
(Modelo SC-1511 Polica) el total de horas trabajadas por cada empleado. Adems, corroborar la certeza de
la informacin contenida en dicha certificacin.
Las situaciones comentadas en el apartado a(1) al (4) impiden a la Divisin de Licencias mantener un
control adecuado de la asistencia de los miembros de la Fuerza. Adems, propicia el ambiente para que se
reclame por tiempo no trabajado.
Los miembros de la Fuerza mencionados certificaron informacin incorrecta en los informes de
asistencia y los supervisores de las unidades de trabajo no verificaron la informacin de los informes de
asistencia con la de los libros de entradas y salidas. Adems, los comandantes de Area no ejercieron una
supervisin adecuada de las operaciones mencionadas.
b. La Divisin de Licencias no llevaba rcords de asistencia ni de los balances de horas acumuladas
por tiempo compensatorio de los miembros de la Fuerza. Para el pago o disfrute del tiempo compensatorio el
Director de la Divisin de Licencias certificaba las horas a base de la informacin que suministraba el
Comandante de Area contenida en el libro de entradas y salidas y en los informes de asistencia.
Son normas de sana administracin y de control interno que los funcionarios a cargo de certificar
transacciones para pagos o disfrute de tiempo compensatorio determinen la legalidad y correccin de los datos
antes de ordenar los desembolsos.
Esta situacin puede propiciar que no se detecten y se corrijan a tiempo errores en el cmputo de los
balances de licencia compensatoria. Ejemplo de ello es que a un Sargento asignado a la Liga Atltica de
Arecibo le pagaron los das 3 y 4 de julio de 1993 correspondientes a 16 horas por $197 que tambin fueron
cargadas al balance de tiempo compensatorio acumulado.

26

(Cont. Anejo 1)

El Superintendente Auxiliar en Servicios Gerenciales en funciones no haba establecido un

procedimiento para llevar un control adecuado de los balances por tiempo compensatorio.
En la carta del Superintendente ste inform, entre otras cosas, lo siguiente:
Esta situacin fue corregida mediante la implantacin de un sistema de registro de asistencia
computadorizado que utiliza huellas dactilares. Este equipo se comenz a probar de forma
piloto en el Area de San Juan. Mientras se concluye su implantacin desde el 1996, el
Superintendente cre la Superintendencia Auxiliar en Inspectora General para detectar al
azar estos casos y desalentar su recurrencia (apartados a y b).
Vanse las recomendaciones 6-c y 7.

Hallazgo 6 - Controles inadecuados sobre los desembolsos por gasolina y lubricantes

En los aos fiscales 1993-94, 1994-95 y 1995-96 la Polica efectu desembolsos por $3,504,412,
$4,466,230 y $4,490,434, respectivamente, por gasolina y lubricantes adquiridos del Area de Transporte de la
ASG y de una compaa gasolinera (compaa).
El examen efectuado revel lo siguiente:
a(1) El Negociado de Tecnologa Informtica de la Polica no comparaba el original de los
boletos de gasolina con la cinta magntica de facturacin que someta mensualmente la compaa. Un
Analista de Sistemas del referido Negociado nos indic que se devolva la cinta magntica a la compaa, ya
que dicho Negociado no haba implantado la aplicacin de reconciliacin de pago de boletos de gasolina.
(2) La Seccin de Compras y Pagos de Servicios de la Divisin de Compras y Suministros
no verificaba la correccin y razonabilidad de los cargos facturados por la compaa contra el original de los
boletos de gasolina. Dicha Seccin se limitaba a cuadrar las facturas multiplicando el consumo de cada
partida por los precios indicados en la notificacin de la compaa.
(3) La Seccin de Preintervencin de la Divisin de Finanzas no preintervena las facturas
del Area de Transporte de la ASG. El Comprobante de Pago Interagencial que se reciba de la ASG se

27

(Cont. Anejo 1)

archivaba en la referida Seccin luego que la Seccin de Cuentas de la Divisin de Finanzas registraba el
importe del gasto en sus libros.
Situaciones similares se comentaron en el informe de auditora anterior.
En la Ley Nm. 230 se establece como poltica pblica que exista un control previo de todas
las operaciones del Gobierno para que sirva de arma efectiva en el desarrollo de los programas encomendados
a cada dependencia o entidad corporativa. Como parte de esto, y como norma sana de administracin, la
Polica debe establecer los procedimientos necesarios para que se efecte una revisin adecuada de los
comprobantes de pago y sus justificantes antes de autorizar los desembolsos.
En la Orden General Nm. 82-3 de la Polica conocida como Normas y Procedimientos para
la Adquisicin y Pago de Gasolina, Aceite y Servicios de Mantenimiento a Vehculos Oficiales, promulgada
por el Superintendente el 30 de junio de 1982, contiene disposiciones aplicables a la situacin comentada en
el apartado a(1).
Las situaciones comentadas pueden propiciar pagos indebidos y que se cometan
irregularidades en estas operaciones que no se puedan detectar a tiempo.
Los empleados concernidos del Negociado de Tecnologa Informtica, de la Seccin de
Compras y Pagos de Servicios de la Divisin de Compras y Suministros y de la Seccin de Preintervencin de
la Divisin de Finanzas no cumplieron con sus responsabilidades al respecto. Por su parte, los directores de
dicho Negociado y de las referidas divisiones no ejercieron una supervisin adecuada sobre las operaciones
mencionadas.
b. El examen realizado sobre las tarjetas de crdito de gasolina expedidas para los vehculos
oficiales revel que la Oficinista Dactilgrafo III de la Oficina de Transportacin no devolva a la compaa
las tarjetas de crdito correspondientes a los vehculos dados de baja. Esta mantena las tarjetas en una caja de

28

(Cont. Anejo 1)

cartn dentro de una credenza localizada en la parte posterior de su escritorio accesibles a los dems
empleados.
En la Carta Circular ASG Nm. 96-8 del 18 de marzo de 1996 del Administrador de
Servicios Generales se establece que los gerentes y gerentes auxiliares de Transportacin de las agencias son
responsables de que se cumpla con lo dispuesto en el Reglamento Nm. 12, Reglamento de Administracin
de la Flota de Gobierno. Se establece, adems, que stos son responsables de entregar a la ASG las tarjetas
de crdito y tablillas correspondientes a los vehculos que se dan de baja.
La situacin comentada puede propiciar el uso indebido de dichas tarjetas de crdito.
La Oficinista Dactilgrafo III y el Director de la Oficina de Transportacin no cumplieron
con sus responsabilidades al respecto.
En la carta del Superintendente ste inform, entre otras cosas, lo siguiente:
El sistema anterior fue sustituido por la ASG mediante la asignacin de tres tarjetas
diferentes. No resulta costo efectivo tal reconciliacin de acuerdo a lo que demuestran las
auditoras al azar realizadas por la Superintendencia Auxiliar en Inspectora General. La
situacin ha sido atendida en el plan de mecanizacin de la Agencia y la implantacin de un
sistema seguro de manejo y destruccin de tarjetas (apartados a y b).
Vanse las recomendaciones 6-d, 8 y 9.

Hallazgo 7 - Funciones y deberes conflictivos

a. En el examen de las operaciones de la Divisin de Nminas se determin que 17 empleados de la

Seccin de Nminas Generales realizaban funciones conflictivas relacionadas con el trmite de las nminas
de los miembros de la Fuerza y el personal civil de la Polica y la distribucin de los cheques, segn se indica:
- Preparaban los cambios en las nminas de los empleados mediante el Informe de
Nombramientos y Cambios (Modelo SC-912) y el Informe de Descuento Adicional de Cambios (Modelo
SC-913).

29

(Cont. Anejo 1)

- Revisaban los cambios efectuados en las nminas contra la Lista de Cambios Nmina
Regular que produca el Centro Electrnico de Datos de la Polica.
- Cotejaban y distribuan los cheques de sueldo. Adems, retenan los que no se deban
entregar por instrucciones de la Divisin de Licencias o la Seccin de Renuncias y Licencias sin Sueldo de la
Divisin de Nminas.
- Controlaban las tarjetas individuales de pago y hacan anotaciones a las mismas.
- Verificaban y distribuan los comprobantes de retencin enviados por el Departamento de
Hacienda.
b. La Oficinista Dactilgrafa IV de la Divisin de Nminas realizaba funciones conflictivas
relacionadas con el pago de compensacin adicional para la compra de ropa a los miembros de la Fuerza,
segn se indica:
- Reciba la Autorizacin y/o Cancelacin de Compensacin Adicional por Ropa (Modelo
PPR-299) aprobada.
- Preparaba el informe de cambio para incluir o eliminar de la nmina los miembros de la
Fuerza a quienes se aprob o se cancel la referida compensacin adicional.
- Tramitaba el envo de la nmina al Departamento de Hacienda.
- Reciba los cheques y los distribua a sus beneficiarios. Adems, retena los que no se
deban entregar.
- Tena el control de los cheques devueltos y de las tarjetas de pagos.
Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior.
c. La Oficinista Dactilgrafo III de la Oficina de Transportacin de la Polica realizaba funciones
conflictivas relacionadas con el registro y control de las tarjetas de crdito de gasolina de los vehculos de
motor, segn se indica:

30

(Cont. Anejo 1)

- Registraba en el sistema mecanizado el historial de los vehculos adquiridos y eliminaba de

dicho sistema los vehculos que se daban de baja.
- Solicitaba a la compaa (Hallazgo 6) por facsmil las tarjetas de crdito de gasolina y
lubricantes nuevas y los duplicados de las que se extraviaban.
- Reciba las referidas tarjetas y entraba los nmeros de las mismas en el sistema mecanizado.
- Entregaba las tarjetas de gasolina nuevas y duplicadas a los encargados de los vehculos.
- Mantena el control de las tarjetas de gasolina de la compaa de los vehculos que se
solicit la baja.
En la Ley Nm. 230 se dispone que la organizacin que diseen las dependencias debern proveer
para que en el proceso fiscal exista una separacin de funciones y responsabilidades. Esta disposicin es
cnsona con normas sanas de administracin y de control interno que dictan que debe existir una adecuada
separacin de funciones de forma tal que no recaiga en la misma persona el control de una o varias
transacciones conflictivas.
La ausencia de una segregacin adecuada de funciones y deberes puede propiciar la comisin de
irregularidades y que stas no se puedan detectar a tiempo.
Los directores del Negociado de Recursos Humanos y de la Oficina de Transportacin en funciones
no distribuyeron adecuadamente los deberes y las funciones de los referidos empleados.

31

(Cont. Anejo 1)

En la carta del Superintendente ste inform, entre otras cosas, lo siguiente:

La Polica corrigi esta situacin mediante la segregacin de funciones de esta Divisin
donde se cre la unidad de Operaciones, Verificacin y Distribucin de cheques de forma
separada. Tambin se mecaniz el sistema de pago de nminas mediante contrato externo.
Vanse las recomendaciones 3-c y 6-e.

32

POLICIA DE PUERTO RICO

Anejo 2

Funcionarios principales que actuaron durante el perodo auditado

Perodo
Desde

Hasta

2 ene 93

30 jun 97

Idem

2 mar 89

31 dic 92

Sr. Fernando Vzquez Gely

1 ene 89

1 mar 89

Lcdo. Carlos Lpez Feliciano

1 abr 86

31 dic 88

feb 97

30 jun 97

2 ene 96

feb 97

Nombre
Lcdo. Pedro A. Toledo Dvila
Lcdo. Ismael Betancourt y Lebrn

Vacante
Sr. Anbal Torres Rivera

Cargo
Superintendente

Superintendente Asociado

5, 6

Idem 6

Vacante

sep 95

dic 95

Sr. Jos E. Figueroa Sancha

27 sep 93

sep 95

27 sep 96

30 jun 97

Idem

1 nov 95

26 sep 96

Vacante

1 oct 95

31 oct 95

Sr. Sigfredo E. Fara Collazo

1 dic 93

30 sep 95

Vacante

2 ene 93

30 nov 93

Sra. Miriam Franceschi Agosto

1 sep 89

31 dic 92

Sr. Hctor Prez Acosta

16 jul 87

10 ago 89

Sr. Eliezer Barrios Velzquez

Sra. Zaida Marrero

Superintendente Auxiliar en
Servicios Gerenciales

Mediante la Ley Nm. 13 del 8 de junio de 1993 se cre el cargo de Superintendente Asociado.

En la Polica no nos pudieron suministrar los perodos especficos en que actuaron los referidos funcionarios.

33

(Cont. Anejo 2)

Perodo
Nombre

Cargo

Desde

Hasta

Sr. Luis Gonzlez Espinosa

Superintendente Auxiliar en
Servicios Gerenciales

1 abr 86

15 jul 87

Sra. Michelle D. Fabelo Huyke

Directora del Negociado de

Asuntos Fiscales

10 mar 97

30 jun 97

Sr. Juan F. Pedraza Coln

Director del Negociado de

Asuntos Fiscales Interino

8 ene 97

9 mar 97

Sra. Ileana Ortiz Zeno

Directora del Negociado de

7
Asuntos Fiscales

16 abr 93

7 ene 97

Sr. Pedro Santiago Rodrguez

Director del Negociado de

Servicios Administrativos

1 abr 86

15 mar 93

Sr. Vctor M. Candelario Reyes

Director del Negociado de

Recursos Humanos

2 ene 97

30 jun 97

Sra. Gloria M. Guzmn Virella

Directora del Negociado de

Recursos Humanos

1 feb 93

31 dic 96

Sra. Mara Feliciano Rodrguez

Idem

3 nov 89

31 dic 92

Director del Negociado de

Recursos Humanos

1 sep 89

2 nov 89

20 mar 89

31 ago 89

Vacante

Sr. Orlando Vargas Lpez

Idem

Vacante

9 ene 89

19 mar 89

Sr. Carlos Cruz Daz

16 oct 86

8 ene 89

Sr. Gilberto Rodrguez Estremera

1 abr 86

30 sep 86

21 ene 97

30 jun 97

Sr. Jos A. Lpez Jorge

Director de la Divisin de
Finanzas Interino

A partir del 2 de enero de 1996 el Negociado de Servicios Administrativos se conoce como Negociado de Asuntos Fiscales.

34

(Cont. Anejo 2)

Perodo
Cargo

Desde

Hasta

Director de la Divisin de
Finanzas Interino

5 sep 96

1 ene 97

Idem

5 jul 95

5 sep 96

Sra. Zulmeneida Rodrguez Rodrguez

Directora de la Divisin de
Finanzas Interina

7 dic 94

30 jun 95

Sr. Vladimir Ojeda Morales

Director de la Divisin de
Finanzas

16 ago 90

6 dic 94

Idem

17 jun 90

15 ago 90

1 abr 86

16 jun 90

16 abr 97

30 jun 97

Idem

13 sep 96

8 abr 97

Sra. Mara G. Rodrguez Ortiz

Directora de la Divisin de
Presupuesto

16 dic 94

16 ago 96

Sra. Nitza Santaella Figueroa

Directora de la Divisin de
Presupuesto Interina

1 abr 94

15 dic 94

Idem

19 ene 94

31 mar 94

Sr. Jos E. Rivera Cruz

Director de la Divisin de
Presupuesto

16 jun 90

18 ene 94

Idem

Director de la Divisin de
Presupuesto Interino

1 ene 88

15 jun 90

Sr. Ralph Shumate Prez

Idem

1 abr 86

31 dic 87

Directora de la Oficina de
Asuntos Legales

1 ago 97

30 jun 97

Directora de la Oficina de
Asuntos Legales Interina

3 jun 96

31 jul 97

Nombre
Sr. Medn J. Fernndez Martnez

Sr. Neftal Crespo Saavedra

Vacante
Sr. Jos E. Rivera Cruz
Sr. Julio C. Vega Martnez

Director de la Divisin de
Presupuesto

Sr. Hctor Navarro Matos

Sra. Ana L. Fonseca Ros

Sra. Iris M. Romero Valentn

Idem

35

(Cont. Anejo 2)

Perodo
Nombre

Cargo

Desde

Hasta

Sra. Aurea Torres Hernndez

Directora de la Oficina de
Asuntos Legales

18 ene 94

2 jun 96

Sr. Luis Murphy Maldonado

Director de la Oficina de
Asuntos Legales Interino

17 may 92

17 ene 94

Sra. Ana T. Ramrez Padilla

Directora de la Oficina de
Asuntos Legales

16 may 89

16 may 92

Vacante

Director de la Oficina de
Asuntos Legales

1 jul 88

15 may 89

1 abr 86

30 jun 88

Directora de la Oficina de
Auditora Interna

15 ene 97

30 jun 97

Directora de la Oficina de
Auditora Interna Interina

4 sep 96

14 ene 97

Director de la Oficina de
Auditora Interna

18 ene 94

3 sep 96

Director de la Oficina de
Auditora Interna Interino

5 mar 93

17 ene 94

Director de la Oficina de
Auditora Interna

1 feb 90

4 mar 93

Idem

2 feb 87

31 ene 90

Sr. Woody Hernndez Lozada

Director de la Oficina de
Auditora Interna Interino

1 nov 86

1 feb 87

Sr. Miguel A. Ramrez Lpez

Director de la Oficina de
Auditora Interna

1 abr 86

31 oct 86

Sr. Suriel Rivera Valentn

Director de la Divisin de
Compras y Suministros

30 may 89

30 jun 97

Sr. Luis Rivera Romn

Sra. Wanda Marrero Salgado

Idem

Sr. Medn J. Fernndez Martnez

Idem

Sr. Enrique Rentas Marcano

Sr. Vladimir Ojeda Morales

Idem

36

(Cont. Anejo 2)

Perodo
Nombre

Cargo

Desde

Hasta

Sr. Suriel Rivera Valentn

Director de la Divisin de Compras

y Suministros Interino

2 mar 87

29 may 89

Sr. Miguel Hidalgo Figueroa

Director de la Divisin de
Compras y Suministros

1 abr 86

1 mar 87

Sr. Sal E. Figueroa Lpez

Director de la Oficina de
Transportacin

1 ene 95

30 jun 97

1 abr 91

31 dic 95

Sr. Carlos J. Medina Rivera

Idem

Sr. Julin Ortiz Rivera

24 ago 90

31 mar 91

23 ene 90

23 ago 90

Sr. Magn Ruisnchez Abrams

Director de la Oficina de
Transportacin Interino

1 jul 89

22 ene 90

Sr. Miguel Hidalgo Figueroa

Director de la Oficina de
Transportacin

1 mar 87

30 jun 89

Idem

1 jul 86

feb 87

1 abr 86

30 jun 86

Sr. Reinaldo R. Alegra Rodrguez

En la Polica no pudieron suministrarnos la referida informacin.

37