You are on page 1of 11

Daftar Isi

1. Tujuan........................................................................................................... .. 2-2
2. Ruang Lingkup .............................................................................................. 2-2
3. Acuan ............................................................................................................. 2-3
4. Definisi ............................................................................................................ 2-3
5. Ketentuan Umum .......................................................................................... 2-3
6.

Kondisi Khusus ……………………………… .................................................. 2-5

7.

Prosedur, Tugas dan Tanggungjawab …… ... .............................................. 2-6

8. Pengecualian ................................................................................................. 2-11
9. Bukti Kerja ...................................................................................................... 2-11
10. Lampiran ........................................................................................................ 2-11

| Rapat PCM

2-1

2. RAPAT PERSIAPAN
PELAKSANAAN PEKERJAAN
PRE-CONSTRUCTION MEETING (PCM)
1. TUJUAN
a) Mengatur tatacara pelaksanaan rapat persiapan pekerjaan (Pre Construction
Meeting/PCM) untuk menghilangkan keragu-raguan dan perbedaan persepsi
tentang dokumen kontrak dan turunannya.
b) Menyatukan pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak, dan membuat
kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam Dokumen
Kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam
pelaksanaan pekerjaan.
c) Petunjuk dalam rangka penyusunan kerangka kerja yang sebaik-baiknya,
Kasatker/PPK diharapkan mampu untuk menggalang kekompakan semua
unsur yang terkait di dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan yang terdiri dari
pihak Satuan Kerja (Satker)/Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai Direksi
Pekerjaan, Direksi Teknis sebagai wakil Direksi Pekerjaan selaku Pengawas
Teknis yang umumnya dari Konsultan Supervisi, dan Kontraktor yang
selanjutnya disebut Penyedia Jasa sebagai Pelaksana pekerjaan.
d) Uraian ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk mendapatkan kesepakatan
bersama di dalam menyelesaikan masalah-masalah yang diperkirakan akan
timbul dilapangan saat pelaksanaan, sebagai tahapan awal dari tindakan
pengendalian oleh Direksi Pekerjaan terhadap pelaksanaan

pekerjaan

konstruksi.
2. RUANG LINGKUP
raian ini memuat proses penyelenggaraan rapat persiapan pelaksanaan
pekerjaan (pre construction meeting/PCM) yang dapat diselenggarakan
segera setelah kontrak ditandatangani atau selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari
setelah diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sampai dengan
selesainya Berita Acara PCM yang merupakan bagian dari dokumen Kegiatan.

| Rapat PCM

2-2

3. ACUAN
a. Keppres

Republik

Indonesia

No.

80

tahun

2003

dan

perubahan-

perubahannya.
b. Peraturan Menteri PU Nomor 34/PRT/M/2006.
c. Peraturan Menteri PU Nomor 43/PRT/M/2007.
d. Peraturan Menteri PU Nomor 04/PRT/M/2009.
e. Dokumen kontrak.
4. DEFINISI
Rapat persiapan pelaksanaan (Pre Construction Meeting) adalah pertemuan yang
diselenggarakan oleh unsur-unsur yang terkait dengan pelaksanaan Kegiatan
seperti pihak Direksi Pekerjaan sebagai unsur pengendalian, Direksi Teknis
sebagai pengawas teknis dan Penyedia Jasa sebagai pelaksana pekerjaan untuk
menyamakan persepsi terhadap seluruh Dokumen Kontrak dan membuat
kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam dokumen kontrak
maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan
pekerjaan.

5. KETENTUAN UMUM
a) Sebelum pelaksanaan kontrak, Kasatker/PPK bersama-sama dengan Penyedia
Jasa, Unsur Perencanaan dan Direksi Teknis harus mengadakan Rapat
Persiapan Pelaksanaan Kontrak (Pre-construction Meeting/PCM).
b) Pelaksanaan Pre Construction Meeting (PCM) harus diselenggarakan paling
lambat 7 (tujuh) hari sejak tanggal diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK).
c) Rapat Persiapan Pekerjaan dituangkan dalam Berita Acara dan ditanda tangani
oleh 3 (tiga) pihak, Direksi Pekerjaan, Wakil Direksi Pekerjaan dan Penyedia
Jasa (kontraktor). Berita Acara Rapat Persiapan Pekerjaan menjadi bagian yang
tidak terpisahkan dari Dokumen Kontrak yang berlaku.
d) Beberapa hal yang perlu dibahas dan disepakati dalam Rapat Persiapan
Pelaksanaan Kontrak adalah:
1. Struktur Organisasi kerja.

| Rapat PCM

2-3

2. Persamaan persepsi tentang pasal-pasal atau butir butir yang tertuang dalam
dokumen kontrak. (Kepmen 349/KPTS/M/2004 Bab IV K).
Pasal-pasal dalam dokumen kontrak, perihal ; 
Asuransi pekerjaan. 
Pekerjaan tambah kurang. 
Penyelesain perselisihan. 
Pemeliharaan pekerjaan. 
Kompensasi. 
Denda. 
Pemutusan kontrak dan 
Hal-hal lain yang dianggap perlu (yang berhubungan dengan pasal-pasal
dalam kontrak dan muncul dalam pembahasan).
3. Usulan usulan perubahan mengenai isi dalam pasal pasal dokumen kontrak,
seperti jadwal mobilisasi, schedule atau segala sesuatu yang telah
disepakati saat penanda tanganan kontrak.
4. Pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai
rencana kerja.
5. Pembahasan prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, sebagai
berikut : 
Tata cara pengajuan Permintaan Pekerjaan (Request). 
Tata cara pengajuan pengetesan. 
Tatacara pengajuan Pembayaran Sertifikat Bulanan. 
Pengajuan perubahan pekerjaan. 
Tatacara pelaksanaan Mutual Check dan Pengajuan Revisi Desain. 
Pengajuan Gambar Kerja. 
Pengajuan PHO dan FHO dan lainnya yang dianggap perlu.
6. Presentasi Kontraktor Pelaksana dalam rencana penanganan pekerjaan
melalui program mutu kontraktor (RMK), yang meliputi ;
a. Struktur Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan dan Hubungan Kerja;
b. Jadual Pelaksanaan Kegiatan;
c. Jadual Mobilisasi tenaga kerja dan kompetensinya;
d. Jadual Peralatan dan kendalanya;
e. Prosedur dan Instruksi Kerja;
f. Detail Penanganan Konstruksi yang Dominan dianggap sulit;
g. Metode Kerja yang diusulkan;
| Rapat PCM

2-4

h. Rencana Penempatan Lokasi Base Camp;
i. Rencana Quarry, Pembahasan deposit;
j. Rencana Pemeriksaan Mutu;
k. Rencana Pengendalian Lingkungan;
l. Rencana Pengendalian K3;
m. Pendokumentasian arsip proyek
n. Rencana Sosialisasi kepada Masyarakat dan Pemda setempat tentang
Rencana Kerja;
o. Penyusunan Rencana Pemeriksaan Lapangan (Mutual Check);
p. Format – format yang akan dipakai.
7. Presentasi Konsultan tentang prosedur pengawasan pekerjaan berdasarkan
uraian kegiatan pekerjaan kontraktor.
8. Pembahasan kendala yang diperkirakan akan timbul, beserta rencana
penanganannya.
9. Masalah – masalah lapangan terkait dengan Ruang Milik Jalan, Lokasi
Quarry, Lokasi Base Camp .
10. Rencana

Pengaturan

pelaksanaan

Lalu

konstruksi,

lintas
meliputi

(Manajemen
pemasangan

Lalu

Lintas)

rambu

selama

sementara,

pengaturan jalan sementara/ detour (jika ada), antrean lalu lintas bergiliran,
pembatasan kecepatan, dll.

6. KONDISI KHUSUS
a.

Apabila pada saat pelaksanaan Rapat Persiapan Pekerjaan, keberadaan
Konsultan belum tersedia dilapangan, maka Rapat Persiapan Pekerjaan
tetap dapat dilaksanakan, berita acara Rapat Persiapan Pekerjaan harus
menyusul disampaikan kepada konsultan untuk dipedomani.

b.

Dalam hal konsultan memiliki pandangan yang berbeda dengan hasil rapat
yang telah ditentukan, maka usulan atau persamaan persepsi dapat
dilakukan melalui rapat rapat koordinasi yang dilaksanakan pada tahap
selanjutnya selanjutnya.

| Rapat PCM

2-5

7. PROSEDUR,TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
No

Pelaku
Penanggungjawab

Kegiatan

Rekaman

1.

Kasatker Fisik/
PPK / Direksi
Pekerjaan

a. Membuat Undangan dan mengadakan Rapat PCM
yang akan dihadiri Satker, Penyedia Jasa, Dinas
Ke-Bina Marga-an terkait, Kasatker Pembangunan,
Kasatker Preservasi dan Kasatker P2JJ.
b. Menginstruksikan Penyedia Jasa menyiapkan
materi PCM.
c. Memerintahkan Direksi Teknis menyiapkan konsep
pengawasan dan tata laksananya.
d. Membuat Berita Acara PCM dan menjadikannya
sebagai bagian dari Dokumen Kontrak.

2

Unsur Balai
(Besar)
Pelaksanaan
Jalan Nasional

a. Sebagai moderator dan nara sumber.
b. Memberikan
pengarahan
secara
umum
pelaksanaan Kegiatan.
c. Menjelaskan bahwa PPK ikut bertanggungjawab
terhadap revisi design, beserta prosedur survey
sampai dengan penyelesaiannya sebagai pedoman
awal pelaksanaan pekerjaan.
d. Menjelaskan tentang rencana mutu kontrak dan
gambaran umum metode pekerjaan.
e. Menjelaskan Prosedur mengenai serah terima
sementara (PHO) dan serah terima akhir (FHO).

3

Unsur Dinas Ke- a. Sebagai nara sumber (bila perlu).
Bina Marga-an
b. Menjelaskan kebijaksanaan Aspek
terkait
Hidup.

Formulir Undangan
Rapat

Lingkungan

c. Menjelaskan kebijaksanaan Penghijauan.
d. Menjelaskan penggunaan fasilitas Balai Pengujian
Dinas PU/Bina Marga setempat untuk Quality
Control pekerjaan jalan dan jembatan (untuk
peralatan pengujian yang tidak ada dalam
mobilisasi Penyedia Jasa).
4

Unsur P2JJ

a. Menjelaskan prosedur revisi desain; termasuk:
1.
2.
3.
4.

b.
c.

d.
e.

Cara survey;
Pembuatan gambar kerja;
Pembuatan Justifikasi teknis dan laporannya;
Proses administrasi revisi desain dan proses
amandemen.
Menjelaskan
kapan
revisi
desain
harus
diselesaikan.
Menjelaskan prosedur kerja dan jadwal kerja
seluruh tenaga Direksi Teknis serta kualifikasi
personilnya.
Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung
jawab Direksi Teknis serta kualifikasi personilnya.
Menjelaskan laporan-laporan fisik yang akan dibuat
oleh Direksi Teknis dan distribusi laporan yang
terdiri dari:

| Rapat PCM

2-6

Laporan Pendahuluan (Inception Report);
Laporan Bulanan (Monthly Progress Report);
Laporan Triwulan (Quarterly Report);
Laporan Pengendalian Mutu (Quality Control
Report);
5. Laporan Teknis (Technical Report):
i) Revisi desain (Laporan Justifikasi Teknis);
ii) Laporan Teknis spesifik;
iii). Draft Final Report serta kapan laporan
tersebut harus selesai dan dikirim.
6. Laporan Akhir (Final Report).
Menjelaskan bahwa, Direksi Teknis bertanggung
jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen
Administrasi Proyek.
Menjelaskan adanya penilaian kinerja Direksi
Teknis dan Penyedia Jasa yang sedang
melaksanakan pekerjaan.
Menjelaskan tentang akomodasi dan fasilitas untuk
kegiatan pengawasan yang disediakan oleh
Kontrak Konsultan.
Secara periodik melaksanakan uji petik.
As Built Drawing harus dibuat sesuai standar Bina
Marga.
Menjelaskan perlunya mencari data input Original
Design kepada Perencana Semula, antara lain
dalam hal:
1. Tipe perkerasan setiap segmen;
2. Besar lendutan Benklemen Beam setiap
segmen;
3. CBR setiap segmen;
4. Lebar perkerasan setiap segmen, IRI, RCI;
5. Data sondir dan bor pondasi jembatan.
Untuk itu Direksi teknis harus berkoordinasi
dengan P2JJ/Balai, Direktorat Bina Teknik.

1.
2.
3.
4.

f.

g.

h.

i.
j.
k.

5

Unsur Kegiatan
a. KASATKER /
PPK / Direksi
Pekerjaan

a. Sebagai Pimpinan Rapat.
b. Menjelaskan Struktur Organisasi Satker Fisik/PPK.
c. Membahas struktur organisasi yang diusulkan
Penyedia Jasa maupun Direksi Teknis;
d. Membahas tugas Penyedia Jasa mengenai:
1. Survey dan membuat gambar kerja;
2. Rencana pengadaan peralatan personil dan
bahan;
3. Penyiapan jadwal pelaksanaan.
e. Rencana penyelesaian a.l dengan Critical Path
Method (CPM) setelah hasil revisi design.
f. Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi
dapat dikenakan denda.
g. Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO
dan FHO.
h. Menjelaskan perlunya Rapat Pembuktian (SHOW
CAUSE MEETING/SCM) bila terjadi keterlambatan
di
dalam
pelaksanaan
pekerjaan
yang
mengakibatkan tidak sesuai dengan jadwal
semula.

Berita Acara PCM

| Rapat PCM

2-7

i. Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO
(Provisional Hand Over)/Taking Over Certificate/
Serah Terima Pekerjaan Sementara) dikeluarkan,
PPK
mengeluarkan
pengumuman
kepada
masyarakat sekitar Kegiatan, bahwa Kegiatan akan
selesai dengan maksud menghindari adanya
tagihan hutang yang belum dibayar oleh Penyedia
Jasa.
j. Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur
Kegiatan dalam hal perlunya "Request" Penyedia
Jasa sebelum mulai pekerjaan, dan sebelum
mulainya
penerimaan
pekerjaan
(waktunya
ditetapkan PPK).
k. Menjelaskan kapan serah terima lapangan
dilakukan.
l. Menjelaskan kewajiban pembayaran pungutan
retribusi, asuransi kepada Pemda.
m. Menjelaskan
prosedur
pembongkaran
dan
pengarahan barang bekas, misalnya: Bangunan
Atas Jembatan.
n. Menjelaskan tanggal mobilisasi terakhir dan
menjelaskan kapan akhir masa konstruksi serta
sanksi-sanksinya apabila tanggal tersebut dilewati.
o. Menjelaskan standar laporan harian dan mingguan
sesuai standar Bina Marga.
p. Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran
bulanan (Monthly Certificate).
q. Menjelaskan proses pengujian bahan jalan dan
proses pengujian bahan jembatan.
r. Menjelaskan perlu atau tidak perlu dilakukan
sendiri Pengujian Lapangan pada awal sebelum
dimulainya pekerjaan pondasi jembatan.
s. Membahas metode pelaksanaan yang diajukan
kontrakor pada saat tender.
t. Menjelaskan bahwa Quality Control pekerjaan jalan
menggunakan
fasilitas
laboratories
yang
disediakan Penyedia Jasa dari item pembayaran
MOBILISASI.
u. Menekankan bahwa tidak ada biaya tambahan
biaya test bahan untuk Quality Control, dan
menegaskan bahwa biaya tersebut sudah
termasuk di dalam harga satuan masing-masing
pekerjaan.
v. Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap
masyarakat setempat dan Pemerintah Daerah
setempat sehubungan dengan rencana kerja yang
berkaitan dengan musim tanam petani setempat,
masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan,
pembebasan lahan, pagar, tiang listrik, telepon,
PDAM, dan sebagainya.
w. Menjelaskan bahwa pemilik dibebaskan dari
tuntutan pihak ketiga, bilamana terjadi kelalaian
Penyedia Jasa dalam pelaksanaan pekerjaan.
x. Menjelaskan barang-barang yang menjadi milik
Pengguna Jasa setelah selesainya Kegiatan.
y. Menekankan dan mengutamakan penggunaan

| Rapat PCM

2-8

produksi dalam negeri.
z. Membahas tentang item pembayaran yang
spesifik, antara lain:
1 Pemeliharaan rutin;
2 Agregat kelas B pada bahu jalan;
3 Pelaksanaan pekerjaan pada masa pemeliharaan
(Defect Notification Period).
4 Penyiapan badan jalan dibayar setelah kekuatan
tanah dasarnya diterima.
aa. Menjelaskan adanya pemeriksaan audit selama
periode kontrak.
bb. Menjelaskan mengenai pekerjaan yang boleh
disub kontrakkan dan persyaratannya.
b. Penyedia Jasa
/ Kontraktor

a. Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi
yang meliputi:
1 Mobilisasi peralatan dan personil.
2 Survey lapangan, meliputi:
● Drainase;
● Perkerasan Jalan;
● Struktur;
3 Pekerjaan Pengembalian Kondisi dan Minor
(Reinstatement) yang dilakukan setelah survey
lapangan selesai pada Perkerasan Jalan, Bahu
Jalan, dan saluran.
4 Pemeliharaan
Rutin
selama
periode
pelaksanaan (dilakukan setelah diterbit-kannya
SPMK / dimulainya pekerjaan).
b. Rencana Kerja dan revisi desain:
● Melaksanakan Survey untuk pembuatan gambar
kerja, (Membuat gambar kerja (standar survey
dan gambar kerja mengacu pada standar Bina
Marga).
c. Menjelaskan
metode
/
cara
pelaksanaan
konstruksi.
d. Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan
tanggung jawabnya.
e. Menjelaskan kualifikasi personil Penyedia Jasa yang
akan dimobilisasi.
f. Menjelaskan rencana Mobilisasi Personil.
g. Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di subkontrakkan serta calon sub Penyedia Jasanya.
h. Menjelaskan rencana penggunaan peralatan,
termasuk:
● Jumlah dan jenis peralatan
● Rencana kedatangan peralatan
i. Menjelaskan rencana pengadaan bahan serta surat
ijinnya.
● Jalan
● Aspal
● Agregat
● Tanah timbunan
● Jembatan
● Bangunan atas
● Lokasi quarry

Rencana Mutu Kontrak

| Rapat PCM

2-9

● Kualitas bahan jalan / struktur termasuk cara
pengujiannya
● Deposit material quarry
j. Menjelaskan Rencana Kerja S-Curve
k. Prosedur dan Instruksi Kerja
l. Rencana Pemeriksaan Mutu
m. Rencana Pengendalian Lingkungan
n. Rencana Pengendalian K3
o. Pendokumentasian Arsip Proyek dll.
c. Direksi
Pekerjaan
/Direksi
Teknis

seluruh kesepakatan dalam Pre
Construction Meeting dan dituangkan dalam Berita

a. Mencatat

b.

c.

d.
e.
f.

6

DIREKSI
PEKERJAAN

Berita Acara PCM RMK
Konsultan Supervisi

Acara tersendiri sebagai Dokumen Kegiatan.
Mempersiapkan formulir-formulir isian, antara lain:
1. Laporan Harian
2. Laporan Mingguan
3. Laporan Bulanan / Monthly Progress Report
4. Laporan Teknis (jika diperlukan).
5. pengecekan kesesuaian desain di lapangan.
6. Persiapan Gambar Kerja untuk:
Pemeliharaan Rutin
Pemeliharaan Berkala
Betterment
7. Perhitungan Volume / Back-up Data serta
Monthly Certificate.
8. Quality Control / kontrol kualitas selama periode
pelaksanaan.
9. Request Penyedia jasa untuk:
Memulai Pekerjaan
Pengujian Bahan
Menjelaskan struktur organisasi dan personil
Direksi Teknis yang sudah dimobilisasi dan rencana
personil lainnya yang akan dimobilisasi.
Menjelaskan Struktur Organisasi Direksi Teknis dan
tugas dari masing-masing personil Direksi Teknis.
Memberikan usulan teknik pelaksanaan yang lebih
efisien.
Menjelaskan rencana kerja Revised Design (bila
ada):
a. Waktu yang diperlukan untuk survey lapangan;
b. Personil yang terlibat dalam survey lapangan;
c. Kelengkapan peralatan yang diperlukan untuk
survey lapangan;
d. Lingkup pekerjaan survey;
e. Alternatif penanganan hasil survey lapangan;
f. Rencana dan Gambar Kerja yang harus dibuat;
g. Menegaskan
pengambilan
lokasi
foto
dokumentasi: dimana, kapan, berapa kali yang
harus dilaksanakan Penyedia Jasa.

a. Membuat Berita Acara PCM dan menjadikannya
menjadi bagian dari Dokumen Kontrak.

Formulir Berita Acara

| Rapat PCM

2-10

8. PENGECUALIAN

Tidak Ada
9. BUKTI KERJA
9.1 Berita Acara Rapat Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan;
9.2 RMK Kontraktor/Penyedia Jasa;
9.3 RMK Konsultan Supervisi.
10. LAMPIRAN
a. Daftar Simak Rapat Persiapan Pekerjaan;
b. Contoh Berita Acara Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM).

| Rapat PCM

2-11