N OTION S DE C OR R ESPON DA N C E AD MIN ISTR ATIVE

I - V OC AB U L AI R E

La lettre de convocation : pour une réunion peut prendre la forme
personnelle ou administrative :




Lieu exact, date, heure
L'objet
Présidence
Personnes invitées et leur qualité
Délais suffisants

Le compte-rendu :
 Analytique : c'est-à-dire qui rappelle l'essentiel des débats
 Intégral : reproduction intégrale des débats


Le procès-verbal : il constitue un acte qui fait foi.
Le rapport : manière de rendre compte à une autorité responsable d'une
question importante en lui proposant des solutions ou actions.
La note : expose brièvement les affaires courantes.

Le compte-rendu : décrit ce qui s'est passé, différent avec le rapport qui doit
reposer sur des faits précis, des idées rationnelles et propose des solutions.

Le communiqué : une autorité politique ou administrative fait connaître au
public les résultats d'une étude, d'une information qu'il est intéressant de
communiquer aux administrés. Voie écrite, parlée, télévisée, affiches. Exemple :
conditions dans lesquelles s'est effectuée la rentrée scolaire.

L'instruction : émane généralement du 1er ministre, d'un ministre ou d'un
secrétaire d'Etat.

La directive : document utilisé par une autorité militaire ou par le conseil
européen.

La circulaire : adressée aux services déconcentrés par un responsable
d'administration centrale. Elle précise la manière d'appliquer les lois et règlements.
Elle doit être claire, précise et ne peut pas donner une orientation contraire aux
textes qu'elle explique : lois, décrets.

La note de service : document interne au service. Elle est utilisée pour
transmettre des instructions à l'intérieur d'un service selon une hiérarchie
descendante du supérieur vers les subordonnées. Elle doit être brève, concise.

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L A LE TTR E AD M I N IS TR ATI V E Elle est utilisée : . exemple : achever complètement.le corps du sujet .soit entre l'administration et un particulier Elle comprend : .soit entre services d'administrations différentes .pour information : le destinataire prend connaissance du document simplement . Le corps du sujet : c'est la partie la plus importante :      développement de la réponse d'une façon logique traiter un thème à la fois faire des paragraphes en allant à la ligne la conclusion devra être brève et répondre à la question posée Le style administratif : caractère officiel de la rédaction :      rédaction sans faute éviter les pléonasmes : répétition de termes ayant le même sens. objet. "je vous laisse le soin de prendre contact" … 2/4 . affaire suivie … date. téléphone.  Le bordereau d'envoi ou de transmission : il doit comporter toutes les indications habituelles de la correspondance :  Timbre.pour suite à donner : le destinataire traite .pour éléments de réponse : le destinataire doit rédiger une note II .pour attribution : le destinataire devra traiter le dossier .l'introduction . lieu d'origine.la conclusion  Introduction : entrée en matière qui permet de reformuler clairement les questions posées en termes administratifs. . références. collaborer ensemble objectivité et neutralité la politesse : "je vous serais obligé de bien vouloir".pour avis : le destinataire donne son avis sur l'affaire qui lui est soumise . suscription.Utilisée pour préciser le fonctionnement d'un service. pour informer de la nouvelle répartition des tâches.soit entre services d'une même administration .

division. complément une lettre administrative ne peut rester dans le vague. on écrit à la première personne du singulier "JE" phrases bien construites : sujet. service . pas d'anonymat. toujours se reposer sur des textes réglementaires Précisions : sigles (les écrire en toutes lettres)  Les différentes parties de la lettre administrative : .    le "nous" et le "on" sont à proscrire.Objectivité : chaque gestionnaire signant des documents est responsable : son identité doit être connue. Prudence : ne pas certifier sans preuve. La hiérarchie : respect de la hiérarchie : Le supérieur :         fait connaître fait savoir informe fait remarquer prie ordonne convie fait observer Le subordonné :      suggère est reconnaissant rend compte sollicite son supérieur Responsabilité .timbre ou attache : direction.on n'écrit jamais directement à un fonctionnaire mais à l'autorité responsable : Exemple : Le principal du collège X à Monsieur le recteur s/c de Monsieur l'Inspecteur d'Académie Autre exemple : Madame X Infirmière 3/4 . Les réponses doivent être en conformité avec les textes.suscription . verbe conjugué.

par délégation : acte officiel (arrêté) Pas d'acte officiel .information des différents échelons de l'administration de ce qui se passe dans les circonscriptions . à éclairer l'autorité supérieure  Objet et référence : à gauche  La signature : .elle permet à l'échelon intermédiaire de donner éventuellement un avis propre. autorisation plus restreinte que "par autorisation" 4/4 .par autorisation : pouvoir signer un certain nombre de documents après accord oral .par ordre : absence de toute délégation écrite utilisée en l'absence ou empêchement.à Monsieur le Recteur s/c de Monsieur l'Inspecteur d'Académie s/c de Monsieur le Proviseur  Pourquoi ? Deux justifications : .