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Factura Electrónica • Guía de Implementación

FACTURA ELECTRONICA
Guía de Implementación
Octubre 2007

101

Factura Electrónica • Guía de Implementación 

Factura Electrónica • Guía de Implementación

Derechos Reservados de esta Edición, Copyright 2007
Asociación GS1 Costa Rica

Responsable de la Edición:
Msc.Rodolfo Artavia Cavallini
Director Comercio Electrónico
Asociación GS1 Costa Rica
Colaboradores:
MBA.Guillermo Varela Brenes
Director Ejecutivo
Asociación GS1 Costa Rica

Esta publicación no podrá ser reproducida total o parcialmente o almacenada en un sistema de recuperación
o ser transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico, óptico, mecánico, fotocopias,
magnético, grabación o cualquier medio, sin el permiso previo y por escrito del editor. El préstamo,
alquiler o cualquier otra forma de cesión de uso de esta obra, requerirá también de autorización previa
y por escrito.
El objetivo de esta publicación, es proporcionar una guía práctica de referencia para las empresas
costarricenses que desean trabajar la Factura Electrónica. Aunque esta guía se elaboró con la última
información disponible, esta puede variar en el tiempo por la misma dinámica de las operaciones y
requerimientos de parte del Ministerio de Hacienda. La Asociación GS1 Costa Rica no ofrece ni garantizan
que la información proporcionada en esta guía sea exacta, completa o vigente. En consecuencia, la
Asociación GS1 Costa Rica, declina toda responsabilidad derivada de acciones u omisiones llevada a
cabo con base en el contenido de esta guía.
Lo expresado en esta guía no pretende ser asesoría legal o profesional de ningún tipo y no debe ser
interpretado o utilizado como sustituto, para que la empresa busque y obtenga asesoría profesional, legal
y tributaria. 

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION

6

GS1 COSTA RICA

7

COMERCIO ELECTRÓNICO
¿Que es el Intercambio Electrónico de Documentos “EDI” ?
Beneficios del EDI
El estándar EANCOM
El estándar XML
Los Números Mundiales de Localización “GLN”

El EDI en Costa Rica
Antecedentes
EDI por Internet
Mensajería Utilizada

LA FACTURA ELECTRÓNICA

11
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14
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16

16
16
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17

18

Definición de Factura Electrónica

18

Beneficios de la Factura Electrónica

19

Barreras en la Implementación de la Factura Electrónica

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LA FIRMA ELECTRÓNICA

22

Definición de Firma Electrónica

22

Los Documentos Electrónicos

22

¿Qué es una Entidad Certificadora?

23

Estructura de la Ley 8454

25

Principios de la Ley de Firma Electrónica

25

Modelo para las Autoridades Certificadoras en Costa Rica

25

Dispositivos para el Almacenamiento de la Firma Electrónica

27

RESOLUCIÓN “DGT 22-07 DE FACTURA ELECTRÓNICA

28

Resolución DGT 22-07

28

Detalle de los artículos

30

CAPITULO I

30 

AUTORIZACION PARA EL USO DE LA FACTURA ELECTRONICAY DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS ASOCIADOS
30
Artículo 1º Definiciones.
30
Artículo 2°- Autorización para el uso de factura electrónica y documentos electrónicos asociados. 31
Artículo 3°- Eficacia jurídica y fuerza probatoria.
31
Artículo 4°- Requisitos para la emisión y entrega de la factura electrónica y otros documentos 32
Artículo 5°- Aceptación o rechazo de los documentos electrónicos.
34
Artículo 6°-Almacenamiento y conservación.
35
Artículo 7°-Anulación o corrección.
36
Artículo 8° -Impresión de la factura electrónica y otros.
36
Artículo 9° -Controles y registros.
37
CAPITULO II
38
REGISTRO ESPECIAL DE EMISORES-RECEPTORES ELECTRÓNICOS, RECEPTORES
ELECTRÓNICOS-NO EMISORES Y SUS OBLIGACIONES
38
Artículo 10°-Conformación del Registro.
38
Artículo 11°-Incorporación al Registro.
38
Artículo 12°-Obligaciones del Emisor-Receptor Electrónico.
39
Artículo 13°-Obligaciones del Receptor Electrónico-No Emisor.
42
CAPITULO III
43
SISTEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN SITIOS WEB
43
Artículo 14°-Disposición de Sitios Web.
43
Artículo 15°-Obligaciones de los proveedores de solución de facturación en sitios Web.
43
Artículo 16°-Incumplimiento de obligaciones, requisitos y condiciones.
44
Artículo 17°-Divulgación.
45
Artículo 18°-Exclusión del Registro Especial de Emisores-Receptores y Receptores ElectrónicosNo emisores de Factura Electrónica.
45
Artículo 19º-Derogatoria.
46
Artículo 20º-Vigencia.
46
Transitorio 1
46
46
Transitorio 2

ANEXO TÉCNICO DE IMPLEMENTACIÓN

48

Mensajes XML/EANCOM

48

ANEXO 1 – DE LA RESOLUCION DGT-22-07

48

“ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS” 48
I.
INTRODUCCIÓN
II. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
III. FORMATO PARA LA CONFIRMACIÓN DE ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 

48
49
56

ANEXO 2 - DE LA RESOLUCION DGT-22-07

57

“INFORMACIÓN ELECTRÓNICA DE COMPRAS Y VENTAS”

57

ANEXO 3 - DE LA RESOLUCION DGT-22-07

61

“ESQUEMA Y EJEMPLO DE FACTURA EN XML”

61

Esquema XML de Factura
Nombres de los Archivos XML generados
La etiqueta Encabezado

61
63
64

La etiqueta Emisor
La etiqueta Receptor
La etiqueta Detalle
Los descuentos en el Detalle
La etiqueta Impuestos
La etiqueta TotalesFactura
La etiqueta Autorizacion
La etiqueta Otros

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70
72
75
75
77
81
82

Legalidad Jurídica de la Factura Electrónica

86

IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

87

A quién contactar

87

Pasos para la implementación

87

Diagnóstico para una implementación exitosa

88

La definición de los acuerdos comerciales y de colaboración

89

La alineación de datos

90

EL FACTOREO COMERCIAL

92

Qué es el Factoreo Comercial

92

Como Cambia el Factoreo para las Facturas Electrónicas.

93

La Aceptación o Rechazo de una Factura Electrónica

93

FLUJO SUGERIDO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA

95

RESUMEN DE PASOS PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA

97

El grupo de trabajo interno.

CONCLUSIONES

98

99 

como orden de compra. con el fin de mejorar la logística en la cadena de abastecimiento de oferta y demanda. Una de las áreas más importantes de trabajo de GS1 es el Comercio Electrónico.  . sin fines de lucro y forma parte de GS1 Global organización presente en 140 países del mundo. Su función estratégica es promover y apoyar a las empresas para alcanzar dos objetivos: 1. no solo por la desmaterialización de los documentos. así como la guía que facilite el proceso de integración de esta tecnología en las empresas. etc. La Factura Electrónica es la culminación de un largo proceso de asimilación y adopción de las tecnologías de la información en los procesos operativos y comerciales tanto de entidades de gobierno. Ambos casos. Factura Electrónica. además. Firma Electrónica y Factoreo Comercial. como de un número cada vez mayor de empresas que ven en los medios electrónicos y en el Intercambio Electrónico de Datos una forma más segura. de cambios importantes dentro del Ministerio de Hacienda. A lo interno de la empresa: implementar los estándares GS1 y tecnología que le permita automatizar sus procesos 2. clientes y socios de negocios.Factura Electrónica • Guía de Implementación INTRODUCCION GS1 Costa Rica es una asociación empresarial privada. A lo externo de la empresa: desarrollar procesos de colaboración con sus clientes (socios de negocios) para implementar la trazabilidad. y ahora la factura electrónica. razón por la cual lidera en Costa Rica desde 1997 el desarrollo de Intercambio Electrónico de Documentos “EDI”. Este documento pretende ser una guía práctica para aquellas empresas que se incorporen al mundo del Comercio Electrónico. sino también para los procesos de control fiscal y auditoría. logrando desarrollar las mejores prácticas logísticas y comerciales. aviso de recibo. en especial para la generación y recepción de facturas. Se presentará el marco conceptual del Comercio Electrónico. notas de crédito y débito electrónicas. involucra un cambio en la cultura organizacional de las empresas y sus colaboradores. La Facturación Electrónica es más que una nueva forma de generar comprobantes fiscales. aviso de despacho.. eficiente y económica de interactuar con ciudadanos. lo que presentará grandes retos en el desarrollo de tributación digital y una completa legislación en comercio electrónico a nivel nacional.

logrando reducir costos y aportar mayor valor a sus procesos de negocios. GS1 Costa Rica Capacita y Asesora a sus micro. QUE RICA: QUEES ESGS1 GS1 COSTA COSTA RICA: GS1 Costa Rica (conocida antes como EAN Costa Rica). pequeñas. con el fin de fomentar que todas las empresas micro. para mejorar la administración de la Cadena de Abastecimiento y Demanda de las empresas costarricenses. de mejorar la logística de su cadena de abastecimiento y demanda. medianas y grandes. para que estas mejoren la logística de su cadena de abastecimiento y demanda. respondiendo a las necesidades de nuestros asociados/clientes. MISION Administrar. difundir e implementar los estándares mundiales multisectoriales “GS1”. es: ⇒ Miembro de GS1 Global. se ajusten a los estándares y tendencias del comercio global.  .Factura Electrónica • Guía de Implementación GS1 COSTA RICA VISION Ser líderes en Costa Rica de la promoción de los estándares mundiales “GS1”. apoyando y asesorando de manera directa a las empresas. organización mundial presente en 140 países ⇒ Asociación empresarial privada ⇒ Sin fines de lucro ⇒ Declarada de Interés Público ⇒ Organización multisectorial GS1 Costa Rica inició operaciones en el año 1992 y se dedica al desarrollo de la Logística. pequeñas. Para lograr esto .

fortaleciéndolas y apoyando su competitividad en el mercado nacional he internacional por medio de la implementación de las mejores prácticas comerciales.Factura Electrónica • Guía de Implementación medianas y grandes empresas afiliadas. de la administración y promoción del Sistema Global GS1 por medio de los Estándares Mundiales de:  . automatización de procesos. comercio electrónico y trazabilidad. la medición del desempeño “Benchmarking”. En su accionar GS1 Costa Rica se encarga de manera exclusiva. permitiendo reducir costos y aportar mayor valor a todos los participantes de la Cadena de Abastecimiento.

organización global presente en más de cien países en el mundo.org )es miembro de GS1 ( www. ü Factura Electrónica: GS1 CR lidera el proyecto nacional de Factura Electrónica en coordinación con el Ministerio de Hacienda y administra el estándar y su estructura de funcionamiento.gs1org ). brinda a las empresas los siguientes servicios. por medio de la tecnología de Identificación por Radio Frecuencia “RFID”.gs1cr. aviso de despacho. para mejorar la administración de la Cadena de Abastecimiento. rectora de los estándares globales GS1. etc. (más de 200 mensajes). ü Códigos de Localización GS1 CR administra el sistema “GLN”: para la identificación global de las empresas. GS1 128). reporte de inventario. SERVICIOS DE GS1 COSTA RICA SERVICIOS DE GS1 CORICA GSI Costa Rica por medio de su estructura nacional e internacional. ü CÓDIGO DE BARRAS: GS1 CR administra el sistema GS1 conocido como “GTIN”: Número Mundial de Artículo Comercial para la Identificación Comercial de productos y servicios (GTIN 13. aviso de recepción. ü EPC / RFID CÓDIGO ELECTRÓNICO DE PRODUCTO: GS1 CR administra el sistema de Código Electrónico de Producto “EPC Global”. utilizando y administrando los estándares mundiales UN/EDIFACT y XML. ü Comercio Electrónico: GS1 CR lidera el proyecto nacional de Intercambio Electrónico de Datos “EDI” en el ambiente empresa – empresa (B to B). con sede en Bélgica. enfocados al desarrollo de la Logística. ü ASESORÍA LOGÍSTICA: GS1 CR asesora a las empresas para que implementen las mejores prácticas comerciales y la automatización de sus procesos por medio del uso de los estándares mundiales GS1. GTIN 14.Factura Electrónica • Guía de Implementación GS1 Costa Rica ( www. para la automatización total de la cadena de abastecimiento.  . en el desarrollo de mensajes comerciales como: orden de compra. con el fin de mejorar la logística en la cadena de abastecimiento y demanda.

cursos cortos y congresos. Entregas Certificadas. ü Boletín Electrónico enviado por internet. GS1 Internacional desarrolla las guías de trazabilidad para cada uno de los sectores. cumpliendo con los requisitos de los mercados internacionales. vinos. ü Publicaciones / Guías y otros documentos relacionados con cada uno de los temas. ü Software para el cálculo del dígito verificador de los códigos de barras. etc. frutas. ü Página Web www. ü Trazabilidad: GS1 CR asesora a las empresas para que implementen sus procesos de rastreo internacional de sus mercancías.Factura Electrónica • Guía de Implementación ü Catálogo Electrónico de Productos: GS1 CR brinda a todos sus asociados la herramienta “CABASnet”.gs1cr. Faltantes de Mercadería en Gondola “FMG”. ü Verificación de Calidad de impresión y ubicación de los códigos de barras en los empaques y etiquetas de los productos. flores. ü Estudios de Mercado: GS1 CR desarrolla permanentemente estudios de Benchmarking. pesca. ü Catálogo de Proveedores de servicios y soluciones tecnológicas afines. 10 .org en la que se localiza todo tipo de información de GS1 CR. etc. ü Automatización: GS1 CR asesora ampliamente a las empresas para que implementen los estándares GS1 y la tecnología necesaria. para cada uno de los servicios informados anteriormente. para la alineación de las bases de datos entre las empresas (proveedor – comprador) con relación comercial. ü Capacitación: GS1 CR desarrolla permanentemente diversos seminarios. tales como carne. con información y noticias relacionadas con cada uno de los campos de trabajo de GS1. para lograr la automatización de todos sus procesos.

Las redes mundiales de información. como Internet no conoce fronteras. que permite el intercambio de información entre los usuarios conectados a la red y que conecta a unos 450 millones de dominios y millones de servidores encargados de servicios de información y de todas las operaciones de comunicación y de retransmisión. sustituyendo las visitas personales. proveedores de bienes y/o servicios y usuarios logran tener acceso y transmisión mundial de la información y esparcimiento en forma sencilla y económica. 11 . el tiempo y la distancia dejan de ser obstáculos. La rápida difusión y el gran interés en el mundo de la informática. Los productores.Factura Electrónica • Guía de Implementación COMERCIO ELECTRÓNICO Las redes globales de información están transformando al mundo y acercando más a la gente a través de la innovación de las comunicaciones. Internet ofrece un nuevo mercado que define la “economía digital”. una herramienta fundamental para redes de computadoras y sus usuarios. llega hasta unos 1. Nace entonces el comercio electrónico. especial y decisiva a organizaciones de cualquier tamaño lo mismo que a las naciones. por ejemplo la competitividad. sean con fines comerciales o sociales. Internet ofrece una oportunidad única.100 millones de usuarios en todo el mundo. Con las nuevas tecnologías. correo y teléfono por pedidos electrónicos. como una alternativa de reducción de costos y una herramienta fundamental en el desempeño empresarial. los contenidos pueden dirigirse a una audiencia masiva o a un pequeño grupo de expertos y buscar un alcance mundial o meramente local. La apertura de mercados es fundamental para el rápido crecimiento del uso de nuevos servicios y la asimilación de tecnologías nuevas. En la práctica. las empresas están comenzando a usar Internet como un nuevo canal de ventas. ya que gestionar un pedido por Internet cuesta menos que hacerlo por vías tradicionales. Internet es un medio de comunicación global. ha permitido la creación de tecnología Internet/Web. lo cual posibilita cambios en todos los ámbitos de la actividad humana. el empleo y la calidad de vida de las naciones.

surgiendo nuevos problemas. fraude. la falta de estándares consolidados. nuestro país se encuentra gravemente rezagado. se plantean cuestiones que van. En el contexto mundial. esto según la WTO (Organización Mundial del Comercio). pieza fundamental para dar validez jurídica a los documentos electrónicos. 12 . incluido el cobro de impuestos. desde la validez legal de las transacciones y contratos sin papel. la necesidad de acuerdos internacionales que armonicen las legislaciones sobre comercio. el control de las transacciones internacionales. e incluso agudizando algunos de los ya existentes. Nuestro país carece de un marco legal en relación al comercio electrónico. la protección de los consumidores en cuanto a publicidad engañosa o no deseada. mercadeo o entrega de bienes y servicios por medios electrónicos”. Pese a estos atrasos ya tenemos hoy (setiembre 2007) legislación sobre la firma electrónica. En ese catálogo de problemas.Empresa) Citizen to Government (Ciudadano . contenidos ilegales y uso abusivo de datos personales. integridad y no repudio sobre las transacciones electrónicas. la falta de seguridad de las transacciones y medios de pago electrónicos. la aparición del comercio electrónico obliga claramente a replantearse muchos de los procesos del comercio tradicional.Factura Electrónica • Guía de Implementación Podemos definir el Comercio Electrónico como: “La venta. distribución. la proliferación de aplicaciones y protocolos de comercio electrónico incompatibles y la congestión de Internet. la protección de los derechos de propiedad intelectual. siendo las más importantes las siguientes: • • • • Business to Business (Empresa . Dentro del Comercio Electrónico podemos encontrar varias modalidades.Estado) Sin embargo. podemos autenticar a los firmantes y tener autoría.Empresa) Business to Consumer (Empresa .Consumidor) Business to Government (Estado . hasta otros provocados por la dificultad de encontrar información en Internet. comparar ofertas y evaluar la fiabilidad del vendedor y del comprador en una relación electrónica.

el lenguaje de comunicación entre computadores. por lo que las empresas con las que trabaje no se verán afectadas si se cambia de proveedor tecnológico. desde una aplicación de un computador a otra. En Costa Rica el comercio electrónico B2B esta desarrollado bajo estándares UN/EDIFACT y XML/ GS1 administrados por GS1 Costa Rica. Con el EDI se utiliza este lenguaje común para transmitir información entre los sistemas informáticos de las empresas. En la comunicación por EDI. la solución para esto son los códigos numéricos conocidos como Global Location Number “GLN”. Con los GLN puede identificarse no sólo a la empresa sino también a cada una de las áreas y departamentos o cualquier otra ubicación que sea necesario identificar en una transacción comercial. además de utilizar un solo formato para cada uno de los documentos comerciales. Commerce and Transport) comprende un conjunto de estándares internacionales. Además. UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration. mediante mensajes acordados y estandarizados internacionalmente. es esencial que las empresas también estén identificadas de una forma única y válida para cualquier sector y reconocida en todo el mundo. procesados automáticamente con un mínimo de intervención humana.Factura Electrónica • Guía de Implementación ¿Que es el Intercambio Electrónico de Documentos “EDI”? Intercambio de documentos comerciales estructurados. directorios y guías de implementación para el intercambio electrónico de datos. En otras palabras. 13 . los GLN son independientes de la red de comunicaciones y del software EDI. Las aplicaciones para el Comercio Electrónico sean Empresa-Empresa “B2B” o Empresa-Consumidor “BtoC” deben de ser desarrolladas bajo estándares que faciliten su integración con los diferentes socios comerciales.

Éstos.Factura Electrónica • Guía de Implementación Beneficios del EDI Los beneficios más directos que podemos obtener con este proceso son los siguientes: v REDUCCIÓN COSTO DE INVENTARIOS v REDUCCIÓN PAPELEO v RESPUESTA RÁPIDA v MEJORAMIENTO DE LAS FUNCIONES LOGÍSTICAS Y EL CICLO DE LA ORDEN DE COMPRA. la Asamblea General de GS1 Internacional. En vista de las actividades de los organismos miembros en el ámbito de EDI y en respuesta al progresivo crecimiento de la demanda de éstos por un estándar internacional. v DISMINUCIÓN DEL TIEMPO MUERTO v REDUCCIÓN COSTOS EN GENERAL v INCREMENTO PRODUCTIVIDAD v MAYOR VISIBILIDAD DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO El estándar EANCOM EANCOM es una Guía de Implementación detallada de los mensajes estándares UN/EDIFACT. EANCOM es un subconjunto de los mensajes UN/EDIFACT. tienen amplia experiencia en el Intercambio Electrónico de Datos (EDI). GS1 Internacional y sus organismos miembros. son complejos y los usuarios pueden fácilmente mal interpretar los principios y las intenciones originales de los diseñadores de los mensajes. EANCOM se desarrolló sobre la base del entonces emergente estándar internacional UN/EDIFACT. Así. 14 . que provee definiciones y explicaciones claras. las que permiten a los socios comerciales intercambiar documentos de una manera simple y seguro. a menudo. decidió en 1987 lanzar el proyecto EDI EANCOM.

y que XML y EDIFACT serán utilizados como estándares complementarios durante ese período. SGML es ampliamente utilizado por aplicaciones de punta para codificar información en un formato independiente del proveedor. las cuales tienen sus fortalezas y debilidades. Sin embargo. SGML es un estándar ISO (ISO 8879:1986) que se desarrolló a partir del SGML de IBM. En estricto rigor. 15 . a las limitaciones inherentes del HTML y habilitar nuevos tipos de aplicaciones sobre Internet. también es criticado por su compleja sintaxis. GS1 Internacional cree que la implementación de EDIFACT continuará creciendo por los próximos 5 a 10 años. XML. El W3C desarrolla tecnologías ínter operativas (especificaciones. según las reglas de su Esquema. es un metalenguaje que define las reglas para la creación de lenguajes de marcas que permiten codificar documentos particulares o tipos de mensajes. W3C es la organización estandarizadora para XML. la que dificulta su aprendizaje e implementación. asociado se llama “documento válido”. Los estándares GS1 XML poseen las siguientes características claves: ü Son estándares globales y han sido definidos por usuarios con amplia experiencia en los procesos de negocios involucrados. GS1 Internacional no ve en XML el reemplazo de la tradicional sintaxis EDI UN/EDIFACT. GS1 Internacional ha desarrollado varios mensajes EDI en formato XML. La especificación formal para cualquier lenguaje de marcas utilizando SGML o XML es denominado Esquema o “Scheema”. comunicación y entendimiento colectivo. ü Siguen las recomendaciones del World Wide Web Consortium (W3C). para conducir a la web a su completo potencial como foro principal para información. comercio. software y herramientas). tal como SGML. XML y EDIFACT son simplemente sintaxis EDI. Un documento o mensaje que está.Factura Electrónica • Guía de Implementación El estándar XML XML o eXtensible Markup Language fue desarrollado por el “World Wide Consortium” para brindarle el poderío del SGML (Lenguaje Estándar Generalizado de Marcado) a la Web de manera de sobreponerse en forma simple.

16 .Factura Electrónica • Guía de Implementación ü Han sido probados en cuanto a funcionalidad en el ambiente de eCommerce. En Costa Rica este número es asignado por GS1 Costa Rica El EDI en Costa Rica Antecedentes En 1997 un grupo de 15 empresas pioneras lideradas por GS1 Costa Rica. ü Utilizan una arquitectura de comercio electrónico que permite el desarrollo modular. se propuso la implementación de un ambiente para Comercio Electrónico B2B. A setiembre del 2007 participan las cuatro cadenas de supermercados más importantes de Costa Rica dentro del proceso de Intercambio Electrónico de Datos EDI. su uso resulta necesario para la implementación de los estándares de Comercio Electrónico. ü Fueron desarrollados utilizando procesos de administración de estándares de clase mundial. La identificación de todas las partes en los mensajes estándar de EANCOM se basa en GLN y por lo tanto. la reutilización de componentes y la extensibilidad. ü Son compatibles con otras grandes iniciativas y organizaciones estándares. Los Números Mundiales de Localización “GLN” El uso de Números Mundiales de Localización (GLN) ofrece la posibilidad de identificar socios comerciales en forma singular a nivel mundial. un millón de mensajes EDI y más de 370 millones de dólares en transacciones EDI. Al año se registran 250 mil órdenes de compra intercambiadas. con más de 360 proveedores activos (60 grandes empresas y 300 pymes).

ya que tradicionalmente para este proceso se utilizaban redes de valor agregado (VAN por sus siglas en inglés).Factura Electrónica • Guía de Implementación EDI por Internet Costa Rica fue el segundo país a nivel mundial en utilizar Internet como medio de intercambio de información. lo que vuelve más participativo la incorporación al EDI. logrando así un proceso mucho más económico para las empresas. Mensajería Utilizada El ciclo comercial utilizado en Costa Rica es el siguiente: 17 .

expresado y transmitido en formato electrónico. entregando seguridad. generado electrónicamente. de igual manera aquellos lugares como a donde entregar está identificado con su respectivo GLN evitando cualquier tipo de ambigüedad. autenticidad del origen y no repudio. En cuanto 18 . nunca se envían mensajes con códigos internos o propietarios como llave principal. Asimismo. Cada empresa es identificada con un GLN (Código de Localización Global). LA FACTURA ELECTRÓNICA Definición de Factura Electrónica Representación informática de un documento tributario. Además. el cual es la llave única que identifica cada uno de los bienes y que son comunes para los diferentes clientes y proveedores. autenticidad y no repudio por parte de los diferentes actores. mejora la confianza para transar vía Internet. estandariza los documentos de compra y venta. y que reemplaza al documento emitido en papel. Otra definición la podemos encontrar en la resolución DGT-22-07 y es la siguiente: “Documento comercial con efectos tributarios. Este documento electrónico permite dar validez tributaria a operaciones comerciales efectuadas a través de documentos que han sido generados electrónicamente y que cuentan con un soporte del mismo tipo.Factura Electrónica • Guía de Implementación La mensajería es enviada mediante SMTP/POP3 (correo electrónico) con seguridad de PKI para tener integridad. potencia la utilización de tecnologías de firma digital.” Este documento electrónico cuenta con validez ante el Ministerio de Hacienda. y posee un formato predefinido en XML para facilitar el intercambio de datos. generado. Los códigos de productos utilizados en la mensajería electrónica son los GTIN (Código de Barras). La Factura Electrónica potenciará el comercio electrónico ya que habilita el integrar las actuales plataformas de comercio electrónico con el pago y las operaciones tributarias electrónicas. el cual es un identificador único de cada participante.

por tanto. el impacto país se verá positivamente reflejado en la disminución de costos de transacción entre los agentes económicos en el ciclo de negocio y. Las transferencias electrónicas implican la eliminación de la digitación en la recepción de documentos. la incorporación de la Factura Electrónica logra incrementar la productividad hasta en un 8. mejorando la calidad de la información. En el caso de la logística de recepción y despacho de mercancías. Beneficios de la Factura Electrónica Según estudios del Instituto de Gerencia y Administración de los Estados Unidos. En este sentido.Factura Electrónica • Guía de Implementación a la implementación de la factura electrónica. cabe destacar que uno de los aspectos más importantes en los nuevos negocios.2% Algunos de los beneficios que podemos comentar son los siguientes: Ø Agilidad en la operación administrativa: o Emisión de facturas. permitirá aumentar la productividad de las empresas. lo que potenciaría y haría factible el acceso de financiamiento para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). las empresas podrán actualizar directamente sus existencias sin tener que digitar. notas de crédito y débito o Recepción de las mercancías o Servicio al cliente o Rastreo de la información facturada o Agilidad en las revisiones externas (autoridades fiscales y auditoría interna o externa) Ø Incremento de la Productividad: o Disminución del tiempo de procesos administrativos o Eficacia y seguridad en el intercambio de información o Dinamismo en la recepción de las mercancías o Aumento en las ventas electrónicas (Comercio Electrónico) Ø Seguridad en su Intercambio Electrónico: o Emisión de facturas con la certeza de saber que solo el emisor las generó 19 . asociados a la factura electrónica. se ubicará en la creación de una plataforma base para el “Factoring” (descuento de facturas) electrónico.

Factura Electrónica • Guía de Implementación o Documentos inalterables o Mecanismos automáticos para comprobar su recepción sin alteraciones o Garantía por medio de la Firma Electrónica de que el documento es: infalsificable. auténtica. no repudiable e inalterable Ø Reducción de Costos Administrativos: o Reducción radical del papeleo o Ahorros considerables en espacios físicos (costos de almacenaje) o Duplicidad en la captura de la información (Cuentas por cobrar. contabilidad y ventas. etc) o Edición y revisión eficiente o Agilidad en el proceso de trámite y gestión de cobro Principales beneficios proyectados por compañías que planean adoptar la Facturación Electrónica en EEUU Obtener Efectivo anticipado 28% Optimizar Proceso de Recepción del Pago 20% Mejorar Servicio al Cliente 12% Optimizar Proceso de Facturación 32% 20 Otros 8% .

0% EMISION DE FACTURAS 32.3% ENVIO/RECEPCION DE FACTURAS 49.5% TIMBRAJE DE FACTURAS EN IMPUESTOS INTERNOS 60.Factura Electrónica • Guía de Implementación PRINCIPALES AHORROS DE COSTOS ALMACENAJE DE FACTURAS EN PAPEL 65. Lo importante es tener identificados los principales para el establecimiento de contingencias cuando estos se nos presenten. Algunas de las principales son las siguientes: Ø Las Pymes no tienen recursos Ø Las Pymes no tienen la tecnología Ø La cultura empresarial no esta preparada Ø Las empresas sufrirán pérdida de privacidad Ø Las autoridades fiscales no están preparadas tecnológicamente Ø Aumentará el poder de fiscalización.5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Barreras en la Implementación de la Factura Electrónica Como en cualquier proceso novedoso existen obstáculos para su implementación y desarrollo.0% PROCESAMIENTO DE FACTURAS 31. 21 .

son aquellos generados por y a través de un medio automatizado y pueden además estar memorizados en dispositivos susceptibles de ser leídos por los mismos. expedido por un certificador registrado. Según la ley 8454 tenemos el siguiente concepto de firma electrónica: “Entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico.” Los Documentos Electrónicos El documento electrónico en sentido estricto. así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. que permita verificar su integridad. son aquellos que pueden ser leídos por el ser humano de una forma directa. o la autenticidad e integridad de un documento asociado con el autor del mismo. Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente. tener diversos modos de formación. no obstante. sin necesidad de utilizar una máquina traductora.Factura Electrónica • Guía de Implementación LA FIRMA ELECTRÓNICA Definición de Firma Electrónica Es un mecanismo informático por medio del cual se garantiza técnicamente la identidad de una entidad u objeto. se caracteriza por el hecho de no poder ser leído por el hombre sin la utilización de las adecuadas “máquinas” que hagan perceptibles y comprensibles las señales digitales de que están formados. Siempre será necesario un dispositivo electrónico para su interpretación. Podemos decir que los documentos electrónicos. pudiendo. y documento no electrónico en sentido amplio. 22 .

Una CA (entidad certificadora) debe proporcionar una Declaración de Prácticas de Certificación (Certification Practice Statement o CPS) que indique claramente sus políticas y prácticas relativas a la seguridad y mantenimiento de los certificados. • Distribución de certificados. Un usuario rellena un formulario y lo envía a la CA solicitando un certificado. genera certificados y mantiene la información de su estado.Factura Electrónica • Guía de Implementación ¿Qué es una Entidad Certificadora? Una entidad certificadora (también conocida como autoridad certificadora CA por sus siglas en inglés) es una organización con fe pública que acepta solicitudes de certificados de entidades. Las labores de un CA son: • Admisión de solicitudes. La entidad certificadora puede proporcionar un servicio de distribución de certificados para que las aplicaciones tengan 23 . • Generación de certificados. ya que esta totalmente respaldado por el gobierno de Costa Rica. Antes de firmar la información proporcionada por el sujeto la CA debe verificar su identidad. las responsabilidades de la CA respecto a los sistemas que emplean sus certificados y las obligaciones de los subscriptores respecto de la misma. La generación de las claves pública y privada. la CA genera el certificado correspondiente y lo firma con su clave privada. opcionalmente. Después de recibir una solicitud y validar los datos. Dependiendo del nivel de seguridad deseado y el tipo de certificado. • Autentificación del sujeto. el cual es una entidad que goza de confianza ante la opinión pública. Es el equivalente al registro civil. son responsabilidad del usuario o de un sistema asociado a la CA. lo envía a un almacén de certificados para su distribución. Posteriormente lo manda al subscriptor y. las valida. se deberán tomar las medidas oportunas para la validación.

Factura Electrónica • Guía de Implementación acceso y puedan obtener los certificados de sus subscriptores. La CA debe mantener información sobre una anulación durante todo el tiempo de validez del certificado original. Hoy en día existe una noción formal de almacén donde se guardan los certificados y la información de las anulaciones. servicios de directorio como el X. etc. Los métodos de distribución pueden ser: correo electrónico. la CA debe validar el origen y autenticidad de una solicitud de anulación. Al igual que sucede con las solicitudes de certificados. • Almacenes de datos. • Anulación de certificados. tiene por objeto señalar que el trabajo con los certificados es fiable y de confianza. Diagrama de Entidad Certificadora  .500 o el LDAP. La designación oficial de una base de datos como almacén.

en general. ocasionaría que los ciudadanos portáramos varios dispositivos distintos entre sí. todas con el mismo objetivo 25 . un avance en el uso de tecnología hacia la construcción del gobierno digital Modelo para las Autoridades Certificadoras en Costa Rica La Ley 8454 permite la creación de varias Autoridades Certificadoras. con distintos certificados y por lo tanto firmas electrónicas. esta proliferación de varias Autoridades Certificadoras que sean no ínter operables.gs1cr.org Principios de la Ley de Firma Electrónica n Principios – Autonomía de la voluntad – Neutralidad tecnológica n Regulación del documento electrónico (dándole validez jurídica a los documentos electrónicos) n Produce. firmas digitales y documentos electrónicos. esta compuesta por los siguientes capítulos: n Capítulo I: Disposiciones generales n Capítulo II: Documentos n Capítulo III: Firmas digitales n Capítulo IV: Certificación digital n Capítulo V: Sanciones n Capítulo VI: Disposiciones finales y transitorias Esta ley puede ser descargada de la página web de GS1 Costa Rica: www.Factura Electrónica • Guía de Implementación Estructura de la Ley 8454 La ley 8454 de certificados.

El esquema es el siguiente:  .Factura Electrónica • Guía de Implementación “identificar al portador de la firma electrónica”. Para evitar este molesto “llavero” se ha propuesto que exista un “Certificado Raíz” que sea responsabilidad del MICIT y operado por le Banco Central de Costa Rica.

Dispositivos para el Almacenamiento de la Firma Electrónica Para el almacenamiento de las Firmas Electrónicas se dispone de diferentes dispositivos.Factura Electrónica • Guía de Implementación Como se puede observar a partir de la Autoridad Certificadora Raíz se desprenderán todas las entidades.  .

Que el artículo 105 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios establece que toda persona física o jurídica.Factura Electrónica • Guía de Implementación RESOLUCIÓN “DGT 22-07 DE FACTURA ELECTRÓNICA La autorización para la utilización de la Factura Electrónica. adicional posee tres anexos detallando las especificaciones técnicas y el formato a utilizar en los documentos electrónicos. faculta a la Administración Tributaria para dictar normas generales para la correcta aplicación de las leyes tributarias. El formato definido es XML (eXtensible Markup Language) Lenguaje de Marcas Extensible. Notas de Débito y Crédito no fue definida mediante ley sino por una resolución de la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda. los cuales son: • Factura Electrónica • Nota de Crédito • Nota de Débito • Mensaje de aceptación o rechazo del documento recibido Resolución DGT 22-07 1°. dentro de los límites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Los plazos de conservación de los documentos se mantienen exactamente igual solo se trasladan a electrónico. situación que no le resta validez tributaria a las facturas electrónicas. La presente resolución pretende ser un complemento de las actuales normativas y no un sustituto obligado.Que el artículo 99 de la Ley N° 4755 “Código de Normas y Procedimientos Tributarios”. pública o privada está obligada a 28 . La resolución comprende veinte artículos y un transitorio. 2°. La resolución entró en vigencia a partir de Octubre del 2007 La mensajería electrónica comprende varios mensajes.

los archivos o los registros de sus negociaciones. los artículos 7 y 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta N° 7092 y sus reformas y artículos 9 y 11 de su Reglamento. la Administración Tributaria mediante la resolución Nº 04-03 del veintisiete de enero del dos mil tres. publicada 29 . que faciliten la verificación.Que el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la Dirección General de Tributación para establecer directrices. la información de trascendencia tributaria. porque reconoce que el empleo de medios electrónicos favorece no sólo la eficiencia y productividad de las actividades de los sujetos pasivos. por un plazo de cuatro años. boletas u otros documentos. deducida de sus relaciones económicas. sino también su control y supervisión.Factura Electrónica • Guía de Implementación proporcionar a la Administración Tributaria. financieras y profesionales con otras personas. costos y gastos y con fundamento en los artículos 8. acordes con los avances tecnológicos. 3°. 4°. caja registradora y sistemas computarizados) y 13-97. sobre la forma mediante la cual se debe consignar la información tributaria. Los contribuyentes o responsables deberán conservar los duplicados de estos documentos. ha estado anuente a la utilización de aquellos medios que el desarrollo tecnológico posibilite. 5°. en el pasado reciente.Que la Administración Tributaria bajo una filosofía de servicio al contribuyente. tal es el caso de las resoluciones 11-97 (sobre autorización de impuesto de ventas incluido.Que para facilitar el cumplimiento voluntario y simplificar los procedimientos a los sujetos pasivos. considerando siempre la existencia física en papel de los comprobantes respectivos. 6°. Así. ha utilizado el desarrollo tecnológico. como facturas.Que la Administración Tributaria en relación con el tema de autorización de comprobantes y su aceptación como respaldo de ingresos. por medio del uso de modernas tecnologías de información y comunicación. segura y eficiente para facilitar ese cumplimiento. 14 y 25 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas N° 6826 y sus reformas y 18 y 15 de su Reglamento. ha implementado sistemas de declaración electrónica mediante el uso de Internet. La Administración podrá exigir que los registros contables estén respaldados por los comprobantes correspondientes. como una opción ágil. para facilitar el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias. Asimismo. así como. ambas del 12 de agosto de 1997. podrá exigir que los sujetos pasivos o los responsables lleven los libros. necesarios para la fiscalización y determinación correctas de las obligaciones tributarias y los comprobantes.

b) Emisor-Receptor Electrónico: Persona física o jurídica registrada en la Administración Tributaria para emitir y recibir documentos electrónicos. Detalle de los artículos CAPITULO I AUTORIZACION PARA EL USO DE LA FACTURA ELECTRONICA Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ASOCIADOS Artículo 1 . c) Factura electrónica: documento comercial con efectos tributarios. sin alterar la información del documento origen. expresado o transmitido por un medio electrónico o informático. expresado y transmitido en formato electrónico. 7°.Definiciones. siempre que cumplieran con los requisitos previamente establecidos. generado. d) Nota de Crédito y Nota de Débito Electrónicas: son los documentos electrónicos que permiten anular o hacer ajustes a la factura electrónica y a estos documentos. autorizó el uso de comprobantes para el respaldo de gastos e ingresos que respondan a diseños físicos y lógicos legibles por computadora. se ha considerado preciso redefinir sus alcances y condiciones para ajustarla a las necesidades que impone el desarrollo del comercio electrónico y las tecnologías de información y comunicación. 30 . Estos documentos deben cumplir con las especificaciones técnicas indicadas en el Apartado C del Anexo 1.Factura Electrónica • Guía de Implementación en La Gaceta Nº 42 de 28 febrero 2003.Que para potenciar el uso de la factura electrónica y luego de un amplio análisis de la resolución Nº 04-03. así como también autorizó a las empresas proveedoras del servicio de facturación digital. razón por la cual esta Dirección General emite la presente resolución. Para efectos de la presente resolución se entiende por: a) Documento Electrónico: Es cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo.

Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica. A los efectos de esta resolución. el concepto “punto de venta” excluye los datáfonos y dispositivos similares utilizados para el cobro a los clientes por medio de tarjetas de crédito o débito. también se conoce como “Terminal Punto de Venta” (TPV). El término “punto de venta” se deriva del acrónimo POS. costos y gastos. Así como. Se autoriza el uso de la Factura Electrónica. como comprobantes para el respaldo de ingresos. realiza cambios en el stock y otras labores del negocio. el uso de la Confirmación de Aceptación y Rechazo de los documentos electrónicos mencionados. f) Receptor manual: Persona física o jurídica que por la compra de bienes o servicios recibe como comprobante de la transacción realizada. Artículo 2°. que en inglés significa “Point Of Sale”.Factura Electrónica • Guía de Implementación e) Receptor Electrónico-No emisor: Sujetos pasivos acogidos a regímenes especiales que no realizan ventas en el territorio aduanero nacional y que reciben documentos electrónicos por las compras efectuadas en el mercado local. que permite la confección e impresión de la factura o comprobante de venta mediante referencias del producto o servicio almacenadas en una base de datos. la impresión de la factura electrónica y sus documentos electrónicos asociados y que será el que ampare el respectivo asiento contable. g) Sistemas de punto de venta: Sistema informático que gestiona el proceso de venta mediante una interfaz accesible a los vendedores. siempre que cumplan con los requisitos y características que se detallan en la presente resolución.Autorización para el uso de factura electrónica y documentos electrónicos asociados. 31 .

Una vez se tengan estas autoridades certificadoras en operación si será totalmente válida la factura electrónica para cualquier proceso jurídico. sean estudiados los anexos de la resolución.Factura Electrónica • Guía de Implementación Este artículo detalla los documentos electrónicos que serán validados por la DGT (Dirección General de Tributación). Esta primera resolución no contiene el componente de firma electrónica emitida por una autoridad certificadora acreditada por el MICIT en los documentos electrónicos. ya que contiene el detalle de la mensajería electrónica y los formatos que son requisitos implementar. Con respecto a la eficacia jurídica probatoria es únicamente para efectos tributarios. Los documentos electrónicos que se mencionan en esta resolución.gs1cr. para los efectos tributarios. Por esto es recomendable para grandes socios comerciales el establecer contratos o acuerdos de colaboración en donde se anotan las responsabilidades y derechos de cada empresa en espera de la entrada en operación de la Firma Electrónica durante el 2008.xsd Artículo 3°. y se adicionarán los artículos necesarios para ajustar la resolución. 32 . Notas de Crédito y Débito. para el uso de Factura Electrónica. tendrán la eficacia y fuerza probatoria en las mismas condiciones que los documentos físicos.Eficacia jurídica y fuerza probatoria. Es importante que a nivel técnico. deben de someterse a esta resolución.org/esquemas/facturaelectronica/EsquemaFacturaAnexo3. y hace mención que aquella empresa que desee iniciar con la generación de estos documentos electrónicos. Para validar los mensajes XML lo podrán hacer en la dirección internet http://www.

g. e. Esta numeración será independiente de la que utilicen otros medios alternativos de facturación.Requisitos para la emisión y entrega de la factura electrónica y otros documentos Los comprobantes electrónicos establecidos en el artículo 2 de esta resolución. la numeración para cada tipo de documento electrónico. dirección completa del negocio. Numeración consecutiva: el sistema asignará de forma automática y consecutiva. d. Identificación del contribuyente o declarante: nombre completo o razón social. Fecha de emisión de la transacción. contado. número de fax y dirección de correo electrónico. que deberá incluir la mención “electrónica” esto es.Factura Electrónica • Guía de Implementación Artículo 4°. se consideran autorizados si cumplen con los requisitos obligatorios indicados en el artículo 18 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre las Ventas y en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta. se consignará el tipo de documento con la denominación: “Factura Electrónica”. en consignación. N° DGT-22-07 del diecisiete de setiembre de dos mil siete de la Dirección General de Tributación”. b. arrendamiento con opción de compra o cualquier otra condición que se consigne en la factura. cédula jurídica. apartado. f. c. la cual debe ser controlada por quien la emite. número de cédula de identidad. números de teléfono. Deben estar redactados en español y entregar el documento electrónico al 33 . El nombre del tipo de documento. Al pie del documento electrónico se debe mostrar la leyenda “Emitida conforme lo establecido en la resolución de Facturación Electrónica. “Nota de Crédito Electrónica” y “Nota de Débito Electrónica”. los cuales ajustados a los efectos de la presente resolución son los siguientes: Los datos que debe de contener la información electrónica serán: a. la denominación del negocio o nombre de fantasía si existe. Condiciones de la venta: crédito. o el número asignado previamente por la Administración Tributaria cuando corresponda.

El valor de las mercancías que se incorporen en la prestación de servicios gravados. q. Descuentos concedidos. separando las gravadas y las exentas. cuando el vendedor sea también contribuyente del indicado impuesto y el monto de cualquier otro tributo que recaiga sobre las mercancías o servicios gravados. 34 . con la indicación “Impuesto de Ventas”. j. Nota de Crédito y Nota de Débito es único. separando los gravados y los exentos con motivo de la venta de mercancías o servicios gravados. El formato de la factura electrónica. h. así como de las actualizaciones que de ellos se realicen. unidad de medida. Todos los documentos electrónicos deben cumplir con los formatos y especificaciones técnicas que se detallan en los anexos de la presente resolución. Subtotal. lo que los diferencia es la obligatoriedad de los campos según el tipo de documento.Factura Electrónica • Guía de Implementación comprador. o. p. conforme se indica en el Anexo 1. El valor de los servicios prestados. Nombre completo del comprador o razón social. precio unitario. Precio neto de venta (sin impuesto). Monto del Impuesto selectivo de consumo. descripción del producto o del servicio y monto de la operación expresada en moneda nacional. asimismo debe almacenarse en soporte electrónico indeleble y registrar la información en el archivo de Información Electrónica de Compras y Ventas. l. m. k. Valor total de la factura en moneda nacional. código de producto. Detalle de la mercancía o servicio prestado: cantidad enviada. número de parte. su respectivo número de cédula física o jurídica y la dirección del negocio en caso de transacciones frecuentes. i. n. con la indicación de su naturaleza y montos. Monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio neto de venta.

alteración o sustracción. Es necesario tener respaldo de la empresa receptora que acepta el documento electrónico. se deben almacenar y conservar en soporte electrónico indeleble por el plazo de cuatro años conforme a lo establecido en el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. 35 . Esto lo podemos lograr utilizando el acuse de aceptación electrónico. La empresa emisora de la factura electrónica deberá de custodiar estos mensajes.Almacenamiento y conservación. Lo anterior. bajo las mismas condiciones de las facturas electrónicas. privacidad. confidencialidad. y los artículos 54 y 56 de su Reglamento. Asimismo. sin perjuicio a lo que se indica en el artículo 7 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Artículo 6°. autenticidad e integridad de la información de los documentos electrónicos y del emisor. enviados y recibidos. las áreas físicas donde se almacene la información de los documentos electrónicos deben considerar controles para evitar riesgos. destrucción. preservación. excepto para los casos indicados en el segundo párrafo del artículo 51 del citado Código.Aceptación o rechazo de los documentos electrónicos. se debe garantizar la inalterabilidad. quien confirmará su aceptación o rechazo. pérdida. Este acuse se debe de generar en formato XML definido en el anexo técnico de esta resolución. Además. así como las comunicaciones asociadas. daños.Factura Electrónica • Guía de Implementación Artículo 5°. utilizando el formato establecido en el Apartado III del Anexo 1 de esta resolución. legibilidad. Cuando los comprobantes electrónicos sean generados satisfactoriamente se enviarán al receptor electrónico. accesibilidad o consulta posterior. Los documentos electrónicos generados. que será de cinco años.

ya sea visualizarlos. que cuando sea necesario se puedan acceder. La emisión autorizada de documentos electrónicos. Lo anterior se debe efectuar conforme lo indicado en el Apartado C. cuando este así lo requiera. el cual no podrá ser reutilizado. del Anexo 1 de esta resolución. La empresa como lo dice este artículo. Los mensajes de Notas de Crédito y Débito poseen el mismo formato que la Factura Electrónica. Crédito o Débito). solo que posee un tipo de documento el cual identifica su tipo (Factura. exclusivamente mediante Nota de Crédito o de Débito electrónicas. no exime al contribuyente de la obligación de imprimir y entregar al comprador o cliente. Artículo 7°. Debe de establecer los mecanismos necesarios para garantizar la integridad de los documentos. exportarlos o imprimirlos. tiene la obligación de la adecuada custodia de estos.Impresión de la factura electrónica y otros. prevaleciendo inalterable el documento original y su correspondiente número consecutivo. Se puede efectuar la anulación o corrección de una factura electrónica emitida. Artículo 8° . 36 . en el momento preciso de su emisión electrónica. Sin perjuicio de lo anterior. se entenderá cumplida la obligación de entrega de la factura. la factura y los documentos electrónicos asociados. logrando así que el documento inicial se mantenga original y no sea alterado posterior a su envío y recepción por parte de los socios comerciales.Factura Electrónica • Guía de Implementación La empresa que sea emisora o receptora de documentos electrónicos.Anulación o corrección. deberá utilizar una serie de mensajes electrónicos dentro de estos Notas de Crédito o Débito para modificaciones o anulaciones de las Facturas Electrónicas.

Factura Electrónica • Guía de Implementación Tratándose de emisores electrónicos que disponen de sistemas de punto de venta al consumidor final. Aunque una empresa inicie el proceso de generación de Facturas Electrónicas no todos sus clientes estarán posibilitados a recibirla de esta forma. por lo tanto el sistema de generación de facturación electrónica y recibo. 37 . Este artículo es fundamental no solo para efectos tributarios o de resolución. para llevar a cabo las labores de control tributario integral. la empresa esta en la obligación de imprimirlos y entregarlos físicamente a las compañías que así lo requieran. la copia del tiquete de caja registradora o punto de venta. registros y bitácoras de cada transacción registrada. sino también por lo delicado de la información a lo interno de la empresa. SUPERMERCADOS Y COMERCIO DETALLISTA EN GENERAL. Artículo 9° . Por lo tanto. Los sistemas de facturación electrónica deben disponer de controles. pueden mantener el respaldo de la transacción efectuada dentro del sistema de facturación electrónica. debe tener los controles y bitácoras necesarias. pueden dejar de generar en papel.Controles y registros. siendo su generación y custodia de manera electrónica. NOTA: el tiquete de caja para el consumidor si se sigue generando en papel para su entrega a cada cliente.

utilizando el formulario D. al que se podrán incorporar las personas físicas o jurídicas que así lo deseen y que cumplan con los requisitos. Estar inscrito en el Registro de Contribuyentes de la Administración Tributaria y tener registrado un correo electrónico. b. Con este registro se pretende llevar un control de cuales empresas utilizan esta tecnología. Se establece la conformación del Registro Especial de Emisores-Receptores de Facturación Electrónica. Para incorporarse al Registro Especial de Emisores-Receptores y Receptores Electrónicos-No emisores de Facturación Electrónica.Factura Electrónica • Guía de Implementación CAPITULO II REGISTRO ESPECIAL DE EMISORES-RECEPTORES ELECTRÓNICOS.Conformación del Registro.140 “Declaración de Inscripción. Se asume que la razón jurídica o física ya esta inscrita ante el Ministerio de Hacienda. Modificación de Datos y Desinscripción en el Registro de Contribuyentes”. así como de Receptores Electrónicos-No emisores. 38 . Toda empresa que desea trabajar con documentos electrónicos. deberá realizar la gestión de autorización ante Tributación Directa. especificaciones técnicas y de formato de los documentos electrónicos que se indican en la presente resolución. obligaciones. se deben cumplir las siguientes condiciones: a.Incorporación al Registro. RECEPTORES ELECTRÓNICOS-NO EMISORES Y SUS OBLIGACIONES Artículo 10° . Solicitar su incorporación al Registro Especial mediante el sitio Web del Ministerio de Hacienda. Artículo 11° .

También se podrá visualizar en este sitio las empresas que utilizan la Factura Electrónica. integridad y el control de la información. e) Documentar y administrar planes de contingencias sobre fallas. Son obligaciones del emisor-receptor electrónico. manuales de usuario e instructivos de la solución de facturación electrónica.Obligaciones del Emisor-Receptor Electrónico. c) Almacenar y conservar en soporte electrónico: el modelo del diseño funcional. entregar y recibir los comprobantes electrónicos que se autorizan en esta resolución. incluido el equipo de seguridad. diccionario de datos. el cumplimiento de los requisitos establecidos. especificaciones técnicas y de formato de los documentos electrónicos que se indican en la presente resolución y sus anexos. Artículo 12°. g) Almacenar y conservar en las condiciones que se indican en el artículo 6. las siguientes: a) Tener un sistema para la emisión de facturación electrónica con un esquema de seguridad que garantice la autenticidad. 39 . se habilitará en el sitio Web del Ministerio de Hacienda el formulario D. b) Demostrar y presentar en el momento que la Administración Tributaria lo requiera.140 electrónico. f) Emitir. caídas o problemas de operación del sistema.Factura Electrónica • Guía de Implementación Para efectos de inscripción y su agilidad en los trámites. d) Contar con una plataforma tecnológica robusta y escalable que soporte la solución de facturación. códigos fuentes. así como poner a disposición la solución de facturación electrónica para su respectiva verificación. comunicaciones. y respaldo. Todo esto se realiza para tener fluidez en los trámites y transparencia. así como las medidas de seguridad.

de conformidad con el artículo 104 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. manejo del esquema “Single Sing On” LDAP Versión 3.0. en cada archivo y generar el resumen mensual del período. El incumplimiento de esta disposición. La descripción del formato de cada archivo se encuentra en el Anexo 2 de esta resolución. previo debido proceso. tareas. k) Suministrar la Información Electrónica de Compras y Ventas. salida o entrada a bodega y nota de despacho de las mercancías. aún de aquellos documentos que respalden operaciones que han sido anuladas o dejadas sin efecto. h) Poner a disposición de la Administración Tributaria los equipos y accesos lógicos y físicos necesarios para el acceso y ejecución de las labores de control tributario integral. con la indicación del comprobante electrónico relacionado. enviados y recibidos por el plazo de prescripción vigente. Al finalizar el período fiscal. así como ajustes de este tipo de transacciones. perfiles. se debe incorporar la información de las facturas y comprobantes de ingresos físicos.Factura Electrónica • Guía de Implementación los documentos generados. Información Electrónica de Compras y Ventas: Corresponde al detalle por documento y al resumen de la información por período que se genere una vez al mes. los registros especiales establecidos en el artículo 15 del Reglamento a la Ley del Impuesto General sobre las Ventas. así como el registro auxiliar del inciso j) de este artículo 12. cuando las autoridades tributarias lo exijan. . l) La solución de facturación electrónica debe cubrir las funcionalidades de: control de accesos. iii. roles. i) Mantener en forma electrónica. de acuerdo con lo siguiente: i. 40 j) Llevar un registro auxiliar de la guía de tránsito. ventas de bienes y servicios. se deberá registrar la información en el archivo Información Electrónica de Compras y Ventas. Cada vez que se emita un documento electrónico por compras. será sancionado de conformidad con el artículo 83 del Código citado. ii.

ix. LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) es un protocolo a nivel de aplicación. Habitualmente. v.Factura Electrónica • Guía de Implementación Single Sing ON es un procedimiento de autenticación que habilita al usuario para acceder a varios sistemas con una sola instancia de identificación. nota de crédito y nota de débito. Ordenes de Compra. o) Ser responsable ante sus clientes o usuarios por el uso o destino que haga 41 . x. LDAP también es considerado una base de datos (aunque su sistema de almacenamiento puede ser diferente) al que pueden realizarse consultas. Acuse de recibo de mercancías. que admita el acceso en línea a los datos. Confirmaciones de aceptación o rechazo. Respuestas de envío. certificados. Montos viii. m) El sistema de facturación electrónica debe tener una opción de consulta para la utilización de la Administración Tributaria. Condiciones de la venta. los cuales se pueden consultar de manera individual o por rangos: i. vii. Fecha de emisión. etc). que permite el acceso a un servicio de directorio ordenado y distribuido para buscar diversa información en un entorno de red. de seguridad y eficiencia. disponible sin demora injustificada. vi. almacena la información de login (usuario y contraseña) y es utilizado para autenticarse aunque es posible almacenar otra información (datos de contacto del usuario. ubicación de diversos recursos de la red. iv. Medio de pago. Número de cédula. Número de factura. n) Mantener actualizada la información de su sistema de facturación que se originen en el propio dinamismo de la tecnología de la información. Tipos de impuestos. ii. en cambios legales o en mayores requerimientos operativos. xi. permisos. iii. copia o descarga en un archivo electrónico de la información consultada y que permita la búsqueda selectiva con al menos los siguientes criterios.

b) Entregar al emisor una confirmación de aceptación o rechazo de los documentos electrónicos. los usuarios o clientes faciliten a otros. k) y n). por los medios y en las condiciones que hayan acordado. La Administración Tributaria no se responsabilizará por usos indebidos de la información que para efectos de cumplimiento de deberes formales o materiales. Estas responsabilidades recaen la mayoría en requerimientos informáticos que deberán tener los sistemas de los emisores y receptores electrónicos. Son obligaciones del Receptor Electrónico-No emisor: a) Recibir los documentos electrónicos de sus proveedores que sean emisoresreceptores electrónicos. g). así como en lo referente a la información de compras de los incisos i). De ahí la importancia de contar con los sistemas y tecnología necesaria para cumplir estos lineamientos de la resolución. Es imperativo que el receptor electrónico siga estos lineamientos. Artículo 13° . con respecto a los mensajes de respuestas que debe de enviar al emisor de la factura para hacer constancia de la aceptación o el rechazo de las facturas electrónicas. Tanto el emisor como el receptor electrónico poseen responsabilidades claramente establecidas por el Ministerio de Hacienda. De ahí la importancia del diagnóstico por profesionales expertos en los temas de comercio electrónico. j).Obligaciones del Receptor Electrónico-No Emisor. 42 .Factura Electrónica • Guía de Implementación de la información que mantienen en sus bases de datos. los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 4 de esta resolución. c) Cumplir con las obligaciones indicadas en el artículo 12 incisos f).

siempre que cumplan los requisitos y obligaciones establecidos en los artículos precedentes y siguientes. Contar con un esquema de seguridad que garantice la integridad y el control de la información de la solución de facturación en el sitio Web. ii. emitido y recibido por este medio. 43 . deben cumplir con las siguientes obligaciones: a) Garantizar que los comprobantes electrónicos cumplan con lo establecido en los artículos del 4 al 9 de la presente resolución. será necesario establecer mecanismos de control o certificación.Disposición de Sitios Web. Los proveedores de la solución de facturación electrónica en un sitio Web. podrán efectuarlo. Con la finalidad de que existan soluciones para propiciar la participación de las PYMES. para el aseguramiento de la calidad y compatibilidad de los diferentes servicios Web de Factura Electrónica ofrecido por terceras empresas. Dicha solución tecnológica.Factura Electrónica • Guía de Implementación CAPITULO III SISTEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN SITIOS WEB Artículo 14° . Las personas físicas o jurídicas interesadas en ofrecer el servicio de facturación electrónica mediante sitios Web (en adelante proveedores de la solución). b) Disponer de una solución de factura electrónica que facilite a sus clientes el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 12 y 13 de esta resolución. Artículo 15° . además.Obligaciones de los proveedores de solución de facturación en sitios Web. Permitir la descarga y respaldo de todos los documentos que el emisorreceptor electrónico haya generado. debe tener en cuenta los siguientes atributos: i.

requisitos y condiciones. la empresa no tendrá modo de comprobar su facturación. CAPITULO IV OTRAS DISPOSICIONES Artículo 16° . GS1 Costa Rica ofrece el servicio de certificación para estos sitios Web. Llevar un registro de control de clientes y mantener registros de todas las operaciones realizadas por los usuarios del portal. deberán demostrar con las pruebas necesarias que cumplen con todos los requisitos de la resolución. de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y artículo 14 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas. Esto puede generar serios inconvenientes entre la empresa y la Dirección General de Tributación.Incumplimiento de Obligaciones. exponiéndose a las sanciones previstas en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios. 44 . Las empresas deberán tener especial cuidado con los requisitos ya que la Dirección General de Tributación podrá rechazar todos los formularios que no cumplan las características necesarias.Factura Electrónica • Guía de Implementación iii. esto es diferente a las empresas privadas que no deben de demostrar nada solo implementar los lineamientos de la resolución. ya que al no adherirse a las especificaciones. requisitos y condiciones que se establecen en la presente resolución. Las empresas que presten servicios Web para factura electrónica. La Administración Tributaria está facultada a rechazar las deducciones de los comprobantes de respaldo que incumplan con las obligaciones.

La Administración Tributaria realizará la exclusión del Registro Especial de Emisores-receptores electrónicos y Receptores electrónicos-No emisores. Con esta lista la empresa podrá saber con cuales socios comerciales puede hacer factura electrónica. cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones: a. A solicitud del propio emisor-receptor electrónico. cuando compruebe algunas de las siguientes causales: a. Modificación de Datos y Desinscripción en el Registro de Contribuyentes”. previa notificación. sin perjuicio de las sanciones previstas en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Por actuación de oficio de la Administración Tributaria.Divulgación. Incumplimiento de las obligaciones. la administración tributaria publicará en su página Web la lista de aquellas empresas que sean emisores-receptores. b. Cuando induzcan a error a la Administración Tributaria. solo emisores o solo receptores de factura electrónica. 45 .Exclusión del Registro Especial de Emisoresreceptores y Receptores Electrónicos-No emisores de Factura Electrónica. Artículo 18° . requisitos y condiciones establecidas en la presente resolución. mediante la presentación del Formulario D. Para facilidad de los usuarios. b.Factura Electrónica • Guía de Implementación Artículo 17° . El Registro Especial de emisores-receptores de facturación electrónica estará disponible y se podrá consultar en el sitio Web del Ministerio de Hacienda o en forma telefónica en la Administración Tributaria correspondiente. Lo anterior.140 “Declaración de Inscripción.

Se deroga la resolución Nº 04-03 de las ocho horas del veintisiete de enero del dos mil tres. pero tendrá que tener disponibles los documentos electrónicos que a la fecha posee. Artículo 20 .Derogatoria. También la empresa tendrá posibilidad de renunciar al proceso de factura electrónica. Firmas Digitales y Documentos Electrónicos” y su Reglamento. Con la resolución de factura electrónica los comprobantes electrónicos tendrán la validez solo para la Dirección General de Tributación. la Administración Tributaria procederá a ajustar la presente resolución.Factura Electrónica • Guía de Implementación La administración tributaria podrá excluir del proceso de facturación electrónica a la empresa que incumpla los requisitos expuestos en esta resolución o presenten algún otro tipo de inconsistencia. no así para cualquier proceso legal. Esta resolución rige a partir del 01 de octubre del 2007. amparada a la ley 8454 “Ley de Certificados. En el momento que se autoricen las entidades certificadoras. Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”. deben estar en capacidad de adaptarse a la infraestructura de llave pública para la firma y certificado digital.Vigencia. Para lograr esta validez es necesario se tengan en operación Autoridades Certificadores autorizadas por el Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT). Artículo 19 . de acuerdo con lo establecido en la Ley No. 46 . Transitorio 1. 8454 del 30 de agosto del 2005 “Ley de Certificados. por lo que las soluciones tecnológicas de factura electrónica.

Publíquese. como ente promotor de la automatización gubernamental. de ahí también necesario una participación totalmente activa de la Secretaría de Gobierno Digital.Carlos Chacón Bolaños. Ministerio de Hacienda de Costa Rica San José. 47 .. estos portales son los llamados a realizar el primer gran cambio tecnológico para la recepción y trámite de facturas electrónicas. Esto requerirá de no solo el cambio tecnológico sino estudiar los procedimientos de recibo de los bienes y servicios que compra el estado costarricense. Será necesario un pronunciamiento de la Contraloría General de la República que facilite la incorporación de la factura electrónica. notas de crédito y débito. Dirección General de Tributación Directa.Factura Electrónica • Guía de Implementación Transitorio 2: La presente resolución no alcanza a las relaciones comerciales entre terceros y las entidades del Estado. Esta situación será temporal mientras las instituciones gubernamentales realizan la actualización tecnológica necesaria para ser receptores y emisores de facturas. Entra en Vigencia: 1 de octubre del 2007 . Director General a. 17 de setiembre de 2007.Período fiscal 2008. hasta tanto éste último cuente con las condiciones tecnológicas que le posibiliten la emisión y recepción de facturas por medios electrónicos. Ya existen portales en donde los proveedores participantes utilizan tecnologías de avanzada como la firma electrónica.i.

se ha considerado tanto la necesidad desde el punto de vista tributario. la cual es una estructura de datos que almacenará el mensaje INVOIC (Invoice) bajo el formato EANCOM definido por GS1 Global y que contiene todos los datos necesarios en una factura comercial. el mensaje XML posee una etiqueta especial denominada Otros. Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica. según los requerimientos de la Administración Tributaria. desde el punto de vista de las partes y que contenga la información que se requiere para efectos de un control tributario efectivo.Factura Electrónica • Guía de Implementación ANEXO TÉCNICO DE IMPLEMENTACIÓN El objetivo del Anexo Técnico de implementación es la comprensión de la mensajería electrónica que deberá de utilizarse para el Intercambio Electrónico de Documentos. En este anexo se describe el formato electrónico de la Factura Electrónica. notas de crédito. INTRODUCCIÓN En la definición del contenido del presente documento. notas de débito y mensajes de aceptación y rechazo se trabajarán bajo el estándar XML. Mensajes XML/EANCOM La resolución de factura electrónica. El objetivo es tener un documento que sea un instrumento adecuado para el respaldo de la transacción. 48 . ANEXO 1 – DE LA RESOLUCION DGT-22-07 “ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS” I. como comercial. Como complemento para que estos mensajes sean de total aplicabilidad al sector privado (comercial e industrial).

49 .Factura Electrónica • Guía de Implementación De seguido se mencionan algunos requisitos de la Factura Electrónica y otros documentos. como mínimo. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS La Administración Tributaria (DGT) ha decidido que el formato en que se generarán los documentos tributarios electrónicos sea XML (eXtensible Markup Language) o Lenguaje Extensible de “Etiquetado”. recuperación y visualización de la representación impresa del documento electrónico. La modalidad tecnológica de transmisión del documento electrónico. en ambos tipos de información el tamaño indicado es el largo máximo. las cuales se establecen de forma amplia en la resolución. II. Este metalenguaje proporciona una forma de aplicar etiquetas para describir las partes que componen un documento. debe ser acordada entre ambos. No debe separarse las miles con carácter alguno. desde el emisor al receptor electrónico. generación y recepción de respuestas de envíos hechos a otros emisores electrónicos.  El tipo de información puede ser alfanumérica (ALFA) o numérica (NUM). algunos caracteres como ‘&’ y ‘<’ tienen un significado especial para XML y deben ser reemplazados por la secuencia de escape que el estándar define para dichos caracteres. dirigidas al emisor electrónico. La solución de Facturación Electrónica debe contar. con las siguientes funcionalidades: • • • Administración. Toda corrección de un documento electrónico debe ser realizada vía Notas de Crédito o de Débito Electrónicas. En la información alfanumérica. En la información de tipo numérica. permitiendo además el intercambio de documentos entre diferentes plataformas. Generación de mensajes de aceptación o rechazo. los decimales se separan con punto. Generación. así como se reiteran algunas obligaciones de los emisores electrónicos. respetando el estándar mínimo establecido por la DGT.

.Datos de encabezado: corresponden a la versión..Factura Electrónica • Guía de Implementación • • • • • • • • Generación del acuse de recibo electrónico de las mercancías entregadas o servicios prestados y los ajustes correspondientes.de parte del receptor. 50 . Se debe considerar la necesidad de almacenamiento y conservación de toda la información electrónica por el plazo de prescripción vigente. Todos los documentos electrónicos deben ser incluidos y a la vez. Contar con las validaciones necesarias que controlen la numeración para que impidan la duplicidad de números. información del emisor y la información del receptor. impuestos adicionales y valor neto.Detalle de la mercancía o servicio prestado: En esta parte se debe detallar una línea por cada artículo. D..Autorización: corresponde al número y fecha de la presente resolución. valor.. No se podrán generar documentos electrónicos con fecha anterior o posterior a la de su emisión. Contar con los controles requeridos para el desarrollo de auditorias de tecnología de la información y comunicación. De esta forma. se tendrá certeza de que cada documento emitido haya sido recibido. numeración e identificación del documento electrónico. independientemente que la solución lo considere o no. Identificar los documentos electrónicos emitidos para los que no se haya recibido una respuesta de envío y un acuse de recibo de las mercancías –si corresponde. El documento electrónico está constituido por las siguientes partes: A. B. así como el monto total de la transacción. por ejemplo se debe identificar la factura que se está modificando con una nota de crédito o de débito. Incluir validaciones lógicas y aritméticas en los campos que requieren de algún cálculo. Impedir la anulación de documentos electrónicos. así como descuentos y recargos que afectan al total del documento y que no se requiere especificar individualmente. actualizar todos los registros. especificando cantidad.Información de Referencia: se deben detallar la razón y/o los documentos de referencia. C. condiciones de la venta.

Los códigos que se utilizarán son los siguientes: CÓDIGOS DE OBLIGATORIEDAD: 0: No corresponde.Factura Electrónica • Guía de Implementación E. así como en su forma electrónica o impresa. 51 . 2: Dato condicional. en relación con los montos de Neto. 3: Opcional. que no contravenga lo establecido en la presente resolución. éstos deben estar registrados porque en caso contrario los montos del documento son inconciliables. Impuesto de Ventas y Total. El dato no es obligatorio en todos los documentos.Otros: comprende la información requerida para las relaciones de comercio electrónico entre las partes. El dato debe estar en el documento siempre. lo que los diferencia es la obligatoriedad de los campos según el tipo de documento. pero pasa a ser obligatorio en determinadas operaciones si se cumple una cierta condición. independiente de las características de la transacción. El formato para los documentos electrónicos es único. Significa que el dato no debe ir en un determinado documento. Por ejemplo si hay descuentos o recargos.. 1: Dato obligatorio.

otros. ENCABEZADO Descripción del campo Nombre de la etiqueta Tipo del campo Tamaño Obligatoriedad FACTURA NOTA CREDITO NOTA DEBITO Versión del documento electrónico (V1. contado. (ver notas 5/6/ ) CondicionVenta Numérico 2 1 1 1 Nombre o razón social del emisor NombreEmisor Alfanumérico 80 1 1 1 Número de cédula física/ jurídica emisor NumCedulaEmisor Numérico 10 1 1 1 Nombre comercial emisor NombreComercialEmisor Alfanumérico 80 1 1 1 Dirección Emisor DireccionEmisor Alfanumérico 80 1 0 0 Número de teléfono emisor NumeroTelEmisor Numérico 7 1 0 0 Número de fax emisor NumeroFaxEmisor Numérico 7 3 0 0 Dirección del correo electrónico del emisor CorreoElectronicoEmisor Alfanumérico 30 1 0 0 Nombre o razón social del comprador (receptor) NombreReceptor Alfanumérico 80 1 1 1 Número de cédula física/ jurídica comprador (receptor) NumCedulaReceptor Numérico 10 1 1 1 Dirección comprador (receptor) DireccionReceptor Alfanumérico 80 2 0 0 / Los campos Tipo de documento electrónico y Numeración consecutiva del comprobante deben quedar a la par.0) VersionDoc Numérico 4 1 1 1 Tipo de documento electrónico (ver nota 1/ 2/ 6/ ) TipoDoc Numérico 2 1 1 1 Numeración consecutiva del comprobante (ver notas 1/ 3/) NumConsecutivoCompr Numérico 13 1 1 1 Fecha y hora de Emisión del documento electrónico (ver nota 4/) FechaEmisionDoc Fecha (AAAA-MM-DD: HH: MM:SS) 19 1 1 1 Condiciones de la venta: crédito.Factura Electrónica • Guía de Implementación A. 1 / La codificación a utilizar en el campo Tipo de documento se deben utilizar los siguientes códigos: 2 52 .

53 .Factura Electrónica • Guía de Implementación Tipo de Documento Código Factura electrónica 01 Nota de débito electrónica 02 Nota de crédito electrónica 03 / La numeración de los comprobantes electrónicos iniciará en 1 y la asignará el sistema automáticamente en el momento de la confirmación del envío. el mes y día. se debe utilizar la siguiente codificación: Condiciones de la venta Código Contado 01 Crédito 02 Consignación 03 Apartado 04 Arrendamiento con opción de compra 05 / Para efectos de visualización e impresión se mostrará su descripción. 3 / En la representación impresa del documento electrónico. el campo Fecha de Emisión del documento. 4 5 6 / En las Condiciones de la venta. con el fin de facilitar su lectura. no necesariamente tiene que visualizarse en el formato AAAA-MM-DD. sino que puede ser con el mes en letras o cambiando el orden en que aparecen el año.

C.T 54 Código 01 02 35 40 41 .Factura Electrónica • Guía de Implementación B. DETALLE DE LA MERCANCIA O SERVICIO PRESTADO Descripción del campo Código de producto/servicio Cantidad Nombre de la etiqueta CodigoProducto Alfanumérico Obligatoriedad FACTURA NOTA CREDITO NOTA DEBITO 13 3 2 2 Numérico 13 1 2 2 UnidadMedida 13 1 2 2 Detalle de la mercancía transferida o servicio prestado DetalleMerc Alfanumérico 160 1 2 2 Precio unitario PrecioUnitario Numérico 15 1 2 2 Monto total MontoTotal Numérico 15 1 2 2 Monto de descuentos concedidos MontoDescuento Numérico 15 3 2 2 Naturaleza del descuento Alfanumérico 80 2 2 2 Subtotal Subtotal Numérico 15 1 1 1 Código del impuesto (ver notas 6/ 7/) CodigoImpuesto Numérico 2 2 2 2 Monto del impuesto selectivo de consumo u otros tributos aplicables (calculado después de aplicar la tasa de impuesto respectiva) MontoOtrosImp Numérico 15 2 2 2 Total servicios gravados TotalSerGravados Numérico 15 2 2 2 Total servicios exentos TotalSerExentos Numérico 15 2 2 2 Numérico 15 2 2 2 Total mercancías gravadas 7 Tamaño Alfanumérico Unidad de medida Cantidad Tipo del campo Total mercancías exentas TotalMerExentas Numérico 15 2 1 1 Monto total neto TotalNeto Numérico 15 1 1 1 Tasa del impuesto de ventas TasaImpVentas Numérico 2 2 2 2 Impuesto de ventas (monto calculado después de aplicar la tasa del impuesto) MontoImpVentas Numérico 15 2 2 2 Total de la factura TotalFactura Numérico 15 1 1 1 / El desglose de los códigos de impuesto es el siguiente: Impuesto Impuesto General sobre las Ventas Impuesto Selectivo de Consumo Otros tributos aplicables Servicio Impuesto I.

Factura Electrónica • Guía de Implementación C. c) Nota de Débito que elimina una Nota de Crédito en la referencia en forma completa. Obligatoriedad 8 Descripción del campo Nombre de la etiqueta Tipo del campo Código de referencia (ver nota 8/) CodigoReferencia Numérico Razón de referencia RazonReferencia Alfanumérico Tamaño FACTURA NOTA CREDITO NOTA DEBITO 1 0 2 2 180 0 2 2 / Los códigos de referencia a utilizar son: Código Anula Documento de Referencia 1 Corrige texto documento de referencia 2 Corrige monto 3 D. b) Nota de crédito que corrige un texto del documento de referencia (ver campo Corrección Factura). INFORMACIÓN DE REFERENCIA Las referencias se utilizarán para los siguientes casos: a) Nota de Crédito que elimina un documento de referencia en forma completa. AUTORIZACIÓN Descripción del campo Nombre de la etiqueta Tipo del campo Tamaño Obligatorio Número de Resolución NumResolucion Alfanumérico 13 SI Fecha y hora de FechaResolucion Fecha (AAAA-MM-DD: HH:MM:SS) 19 SI   resolución 4/ 55 . Los casos a) b) y c) deben tener un único documento de referencia. ya sea una Factura de venta o Nota de débito. d) Notas de crédito o débito que corrigen montos de otro documento.

FORMATO PARA LA CONFIRMACIÓN DE ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Para la aceptación o rechazo de los documentos electrónicos recibidos. OTROS Descripción del campo Otros Nombre de la etiqueta Otros Tipo del campo Tamaño Alfanumérico 2000 Obligatoriedad FACTURA NOTA CREDITO NOTA DEBITO 3 3 3 III.Factura Electrónica • Guía de Implementación E. deben utilizar el siguiente formato. Descripción del campo Nombre de la etiqueta Tipo del campo Tamaño Obligatorio Alfanumérico 80 SI Numérico 10 SI FechaEmisionDoc Fecha (AAAA-MM-DD: HH: MM:SS) 19 SI NumConsecutivoCompr Numérico 13 SI TipoDoc Numérico 2 SI Nombre o razón social del emisor NombreEmisor Número de cédula física/ jurídica emisor NumCedulaEmisor Fecha y hora de la transacción (Ver nota 4 /) Número de comprobante Tipo de documento Mensaje Numérico 1 SI Detalle del mensaje DetalleMensaje Alfanumérico 80 Opcional Número Consecutivo de recepción NumConsecutivorecep Numérico 15 SI Mensaje (ver nota 9 9 /) / Los códigos para la descripción del mensaje son: Mensaje Código Aceptado 1 Rechazado 9 56 .

es la siguiente: Información Electrónica de Compras -Detalle del PeríodoMes: _________ Año:__ Descripción del campo Nombre de la etiqueta Tipo del campo Tamaño Obligatorio Fecha de factura o comprobante de compra FechaEmisionDoc Fecha (AAAA-MM-DD) 10 SI Número de la factura o comprobante de compra NumConsecutivo Numérico 13 SI Tipo de documento TipoDoc Numérico 2 SI Alfanumérico 80 SI Numérico 10 SI (Ver nota 10/ ) Nombre o razón social del emisor NombreEmisor Número de cédula física/ jurídica emisor NumCedulaEmisor Monto total de las compras exentas TotalComprasExentas Numérico 15 SI Monto total de las compras gravadas TotalComprasgravadas Numérico 15 SI Monto total impuesto Ventas pagado TotalImpuestoVtas Numérico 15 SI Monto total Mensual de compras TotalMensualCompras Numérico 15 SI 57 . se debe incorporar la información de los documentos no electrónicos en cada archivo para generar el resumen del período. Al finalizar el período fiscal. se debe registrar la información de forma separada en cada archivo de: Información Electrónica de Compras y el de Información Electrónica Ventas. así como ajustes a este tipo de operaciones.Factura Electrónica • Guía de Implementación ANEXO 2 . según corresponda. La estructura del archivo-detalle de la Información Electrónica de Compras. Cada vez que se emita un documento electrónico por compras.DE LA RESOLUCION DGT-22-07 “INFORMACIÓN ELECTRÓNICA DE COMPRAS Y VENTAS” Con respecto a la generación de la información electrónica de compras y ventas. que se genera una vez al mes. cada uno de los archivos está constituido por: el detalle por documento y el resumen de la información por período. ventas y servicios.

sin embargo para efectos de impresión y visualización se debe mostrar la descripción del nombre: 10 Tipo de Documento Código Factura electrónica 01 Factura manual 04 Otros Comprobantes manuales 05 Se debe efectuar un archivo con la Información Electrónica de Compras. de acuerdo con los códigos definidos en la nota 10/. es la siguiente: 58 . debiéndose incorporar la información de los comprobantes físicos. La estructura del archivo-detalle de la Información Electrónica de Ventas. para cada tipo de documento con la estructura indicada.Factura Electrónica • Guía de Implementación / La codificación a utilizar en el campo Tipo de documento es la siguiente.

debiéndose incorporar la información de los comprobantes físicos de acuerdo con los códigos definidos en la nota 10/. utilizando la misma estructura. se genera el resumen del período de la Información Electrónica de Compras y Ventas. conforme el siguiente formato.Factura Electrónica • Guía de Implementación Información Electrónica de Ventas -Detalle del PeríodoMes: _________ Año:____ Descripción del campo Nombre de la etiqueta Tipo del campo Tamaño Obligatorio Fecha de factura o comprobante de ventas FechaEmisionDoc Fecha (AAAA-MM-DD) 10 SI Número de la factura o comprobante de venta NumConsecutivo Numérico 13 SI Alfanumérico 80 SI Nombre o razón social del comprador (receptor) NombreReceptor Número de cédula física/ jurídica comprador (receptor) NumCedulaReceptor Numérico 10 SI Número de Orden de Compra o documento equivalente (Ver nota NumOrdenCompra Numérico 13 Condicional FechaEmisionOrden Fecha (AAAA-MM-DD) 10 Condicional TipoDoc Numérico 2 SI 11 /) Fecha de Orden de Compra (Ver nota 11 /) Tipo de documento (Ver nota 10/ ) Monto total de ventas exentas las TotalVentasExentas Numérico 15 SI Monto total exportaciones de TotalExportaciones Numérico 15 SI Monto total de ventas gravadas las TotalVentasgravadas Numérico 15 SI Monto total impuesto Ventas cobrado TotalImpuestoVtas Numérico 15 SI Monto total Mensual de Ventas TotalVentas Numérico 15 SI Se debe efectuar un archivo con la Información Electrónica de Ventas. 59 . Por último. 11 / Para aquellos que por Ley y Reglamento así esté establecido. para cada tipo de documento.

Factura Electrónica • Guía de Implementación Información Electrónica de Compras y Ventas -Resumen del PeríodoMes: _________ Año:________ Descripción del campo Nombre de la etiqueta Tipo del campo Tamaño Tipo de documento (Ver nota 11/ ) TipoDoc Monto total Mensual de Compras Numérico 15 01 Monto total Mensual de Compras TotalMensualCompras Numérico 15 04 Monto total Mensual de Compras TotalMensualCompras Numérico 15 05 TotalCompras Numérico 15 Monto total Mensual de Ventas TotalMensualVentas Numérico 15 01 Monto total Mensual de Ventas TotalMensualVentas Numérico 15 04 Monto total Mensual de Ventas TotalMensualVentas Numérico 15 05 TotalVentas Numérico 15 Total Monto compras Total Monto Ventas 60 TotalMensualCompras de de .

para facilitar su interpretación por parte del lector de esta guía.xsd Esquema XML de Factura En este apartado se describirán cada una de las partes de las etiquetas dentro del mensaje de Factura Electrónica bajo XML.DE LA RESOLUCION DGT-22-07 “ESQUEMA Y EJEMPLO DE FACTURA EN XML” Este anexo ha sido adaptado por GS1 Costa Rica. así como un ejemplo del mensaje. http://www.gs1cr. La estructura principal es la siguiente: 61 . dado que es un tema técnico del ámbito de conocimiento de los Ingenieros en Informática para poder hacer sus desarrollos de sistemas.Factura Electrónica • Guía de Implementación ANEXO 3 .org/esquemas/facturaelectronica/EsquemaFacturaAnexo3.

InformacionDe Referencia Las referencias son para cuando se deben de emitir Notas de Crédito o Débito que anulan o modifican documentos anteriores Autorizacion Etiqueta para anotar el número de resolución de la DGT que le fue entregada al emisor. Cada archivo XML solo podrá contener un documento electrónico. acuse de recibo/rechazo) 62 .Factura Electrónica • Guía de Implementación Encabezado Detalle Detalle del Documento Electrónico TotalesFactura Factura ElectrónicaXML Para los efectos de facilitar la implementación de sistemas computacionales se definió el esquema XML para los Documentos Electrónicos (Factura. La recomendación del nombre de los documentos deberá contener los códigos de localización del emisor y receptor más el número de comprobante o documento y el tipo (factura. Otros Etiqueta para se utilizada en el Intercambio Electrónico de Datos UN/EDIFACT El nombre del esquema (Schema XML) es FacturaElectronicaXML pero el nombre deberá ser diferente para cada una de los documentos electrónicos generados. Estos totales se derivan de cada una de las líneas del detalle del Documento Electrónico. Nota de Débito y Nota de Crédito) Totales Finales del Documento Electrónico. nota de crédito/ débito.

XML Donde: • 7449024700023 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Emisor • 7449024700030 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Receptor • 000001 : Es el número de comprobante o Nota de Crédito Para el caso de las Notas de Débito sería: Debito_XML_7449024700023_7449024700030_000001.Factura Electrónica • Guía de Implementación Nombres de los Archivos XML generados Por ejemplo: Factura_XML_7449024700023_7449024700030_000001.XML Donde: • 7449024700023 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Emisor • 7449024700030 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Receptor • 000001 : Es el número de comprobante o Nota de Débito 63 .XML Donde: • 7449024700023 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Emisor • 7449024700030 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Receptor • 000001 : Es el número de comprobante o factura Para el caso de las Notas de Crédito sería: Credito_XML_7449024700023_7449024700030_000001.

Es un elemento de datos compuesto.Factura Electrónica • Guía de Implementación Para el caso de los mensajes de Aceptación sería: Aceptacion_XML_7449024700023_7449024700030_000001. Dentro de esta tenemos las siguientes etiquetas: 64 .XML Donde: • 7449024700023 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Emisor • 7449024700030 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Receptor • 000001 : Es el número de comprobante de aceptación Para el caso de los mensajes de Rechazo sería: Rechazo_XML_7449024700023_7449024700030_000001.XML Donde: • 7449024700023 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Emisor • 7449024700030 : Es el GLN (Número Mundial de Localización) del Receptor • 000001 : Es el número de comprobante de rechazo La etiqueta Encabezado La etiqueta Encabezado tiene la funcionalidad de la identificación de las partes en el intercambio electrónico.

04 Apartado. este dato podrá no registrarse para aquellas facturas de Punto de Venta o Ruteo. 02 Nota de Débito. 05 Arrendamiento con Opción de Compra Emisor Información completa de los Datos del Emisor del Documento Electrónico Receptor Información de los Datos del Receptor del Documento Electrónico. 03 Nota de Crédito NumConsecutivoCompr Encabezado Número consecutivo del Documento Electrónico FechaEmisionDoc Fecha en la que se genera el documento Electónico CondicionVenta Condicion de Venta-01 Efectivo. 02 Crédito. si es mandatario para la relación B2B no así para B2C 65 . 03 Consignación.Factura Electrónica • Guía de Implementación VersionDoc Versión del Documento Electrónico TipoDoc Tipo de Documento Electrónico: 01 Factura.

66 . La etiqueta NumConsecutivoCompr NumConsecutivoCompr Número consecutivo del Documento Electrónico En esta etiqueta se detalla el consecutivo del documento que se está intercambiando.Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta VersionDoc VersionDoc Versión del Documento Electrónico En esta etiqueta se detalla la versión del documento electrónico que este utilizando la Dirección General de Tributación Directa. Es importante mantener las versiones de los XML totalmente actualizada para evitar cualquier tipo de inconsistencia. 02 Nota de Débito. Es un campo obligatorio. Su longitud es de 13 dígitos. y los posibles valores son los siguientes: • 01: Factura Electrónica • 02: Nota de Débito • 03: Nota de Crédito Este es un campo de dos dígitos que solo aceptará estos tres posibles valores. Es un campo obligatorio. 03 Nota de Crédito En esta etiqueta se detalla el tipo de documento que se está intercambiando. Es un campo obligatorio. La etiqueta TipoDoc TipoDoc Tipo de Documento Electrónico: 01 Factura.

es un campo obligatorio.Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta FechaEmisionDoc FechaEmisionDoc Fecha en la que se genera el documento Electónico En esta etiqueta se detalla la fecha de emisión del documento electrónico. 02 Crédito. La etiqueta CondicionVenta CondicionVenta Condicion de Venta-01 Efectivo. 04 Apartado. 03 Consignación. 05 Arrendamiento con Opción de Compra En esta etiqueta se detalla el tipo de pago o condiciones comerciales de venta del documento electrónico. el formato es Date-Time (AAAA-MM-DD: HH:MM:SS). es un campo obligatorio. Los posibles valores son: • 01: Pago en Efectivo • 02: Pago a Crédito • 03: En Consignación • 04: En Apartado • 05: En Arrendamiento con Opción de Compra 67 .

Es un campo obligatorio. Cédula Física o Jurídica del Emisor del Documento Electrónico NombreComercialEmisor DireccionEmisor NumeroTelEmisor NumeroFaxEmisor Correo ElectronicoEmisor Esta etiqueta es compuesta de varios atributos de datos. En esta se deben de detallar la información del emisor del documento electrónico. El detalle de cada una de las etiquetas es el siguiente: La etiqueta NombreEmisor Nombre Emisor Nombre de la persona Física o Jurídica que emite el Documento Electrónico En esta etiqueta se detalla el nombre de la persona Física o Jurídica que emite el documento electrónico. su longitud es de 80 caracteres alfanuméricos.Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta Emisor attributes Nombre Emisor Nombre de la persona Física o Jurídica que emite el Documento Electrónico NumCedulaEmisor Emisor Información completa de los Datos del Emisor del Documento Electrónico. es un campo obligatorio. 68 .

es un campo alfanumérico de 80 posiciones. es un campo numérico de 7 dígitos. es un campo numérico de 10 posiciones. Es un campo obligatorio. La etiqueta DireccionEmisor DireccionEmisor En esta etiqueta se detalla la dirección física del emisor del documento electrónico. La etiqueta NumeroTelEmisor NumeroTelEmisor En esta etiqueta se detalla el teléfono principal del emisor del documento electrónico. La etiqueta NombreComercialEmisor NombreComercialEmisor En esta etiqueta se anota el nombre comercial de la empresa emisora del documento electrónico. Es un campo obligatorio.Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta NumCedulaEmisor NumCedulaEmisor Cédula Física o Jurídica del Emisor del Documento Electrónico En esta etiqueta se detalla la cédula física o jurídica del emisor del documento electrónico. es un campo alfanumérico de 80 posiciones. 69 . Es un campo obligatorio. Es un campo obligatorio.

La etiqueta CorreoElectronicoEmisor Correo ElectronicoEmisor En esta etiqueta se detalla el correo electrónico principal del emisor del documento electrónico. si es mandatario para la relación B2B no así para B2C. Es un campo es opcional (las etiquetas deben de generarse siempre en el mensaje aunque no tengan valor). es un campo alfanumérico de 30 posiciones. La etiqueta Receptor attributes NombreReceptor Nombre de laentidad Física o Jurídica que recibe el Documento Electrónico Receptor Información de los Datos del Receptor del Documento Electrónico. En esta se deben de detallar la información del recepto del documento electrónico 70 . es un campo obligatorio.Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta NumeroFaxEmisor NumeroFaxEmisor En esta etiqueta se detalla el fax principal del emisor del documento electrónico. este dato podrá no registrarse para aquellas facturas de Punto de Venta o Ruteo. NumCedulaReceptor Número deCédula Física o Jurídica del receptor del Documento Electrónico DireccionReceptor Es una etiqueta compuesta de varios atributos de datos. Es un campo obligatorio. es un campo numérico de 7 dígitos.

71 . es un campo alfanumérico de 80 posiciones.Factura Electrónica • Guía de Implementación siempre y cuando exista un receptor electrónico. El detalle de cada una de las etiquetas es el siguiente: La etiqueta NombreReceptor NombreReceptor Nombre de laentidad Física o Jurídica que recibe el Documento Electrónico En esta etiqueta se detalla el nombre de la empresa receptora del documento electrónico. según se detalla en el Artículo 8-Impresión de la factura electrónica y otros. La etiqueta NumCedulaReceptor NumCedulaReceptor Número deCédula Física o Jurídica del receptor del Documento Electrónico En esta etiqueta se detalla la cédula física o jurídica del receptor del documento electrónico. Es un campo obligatorio. La etiqueta DireccionReceptor DireccionReceptor En esta etiqueta se detalla la dirección física del receptor del documento electrónico. Esto quiere decir que una empresa podrá generar facturas impresas para ser entregadas a los clientes que no poseen la tecnología adecuada para recibir una factura electrónica. Es importante resaltar que para que una empresa o persona física pueda ser candidata para transar documentos electrónicos debe haber realizado el respectivo trámite en la Dirección General de Tributación Directa dentro del Ministerio de Hacienda. es un campo numérico de 10 posiciones. es un campo alfanumérico de 80 posiciones. Es un campo obligatorio. Es un campo obligatorio. pero la empresa emisora podrá tener la custodia de estos documentos electrónicos en formato digital.

El detalle del documento electrónico se podrá repetir ilimitadamente 8 Detalle del Documento Electrónico Precio Unitario del Mercancía o Servicio Prestado MontoTotal Monto Total Bruto sin Descuentos ni Impuestos. MontoDescuento Monto de descuento aplicado a la línea de detalle NaturalezaDescuento Es la descripción o nombre del Descuento aplicado a la línea de detalle Impuestos Impuestos aplicable a la línea de detalle 72 .Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta Detalle CódigoProducto Código del Producto o Servicio que esta reportando en el documento electrónico Cantidad Cantidad del Producto o Servicio UnidadMedida Unidad de Medida del Producto o Servicio DetalleMerc Detalle de la Mercancía o Servicio prestado Precio Unitario Detalle 1 ..

73 . es un campo alfanumérico de 13 posiciones. en este se recomienda la utilización de un código estándar GTIN (Número Mundial de Artículo Comercial). es un campo numérico de 13 posiciones. etc. Es un campo obligatorio para la factura no así para las notas de crédito o débito. descuentos e impuestos aplicables y sus respectivos códigos o conceptos.Factura Electrónica • Guía de Implementación Es una etiqueta compuesta de varios atributos de datos. es un campo alfanumérico de 13 posiciones. La etiqueta Cantidad Cantidad Cantidad del Producto o Servicio En esta etiqueta se detalla la cantidad de los productos o servicios entregados al cliente. así como los montos en colones. Es un campo obligatorio para la factura no así para las notas de crédito o débito. Es un campo opcional. La información contenida en las etiquetas es un desglose de las líneas de bienes o servicios provistos y facturados por una empresa. La etiqueta CodigoProducto CódigoProducto Código del Producto o Servicio que esta reportando en el documento electrónico En esta etiqueta se detalla el código del producto utilizado por la empresa para su facturación. cantidades facturadas. La etiqueta UnidadMedida UnidadMedida Unidad de Medida del Producto o Servicio En esta etiqueta se detalla la unidad de medida como Litro. es un campo obligatorio. Galón. descripción de los bienes y servicios. Los datos son código.

La etiqueta MontoTotal MontoTotal Monto Total Bruto sin Descuentos ni Impuestos. es un campo numérico de 15 posiciones. Es un campo obligatorio para la factura no así para las notas de crédito o débito. Es un campo obligatorio para la factura no así para las notas de crédito o débito. Este no debe de contener ni los impuestos ni descuentos.Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta DetalleMerc DetalleMerc Detalle de la Mercancía o Servicio prestado En esta etiqueta se detalla el nombre del bien o servicio suplido en la factura electrónica. es un campo alfanumérico de 160 posiciones. En esta etiqueta se detalla el monto del producto o servicio suplido en la factura electrónica. La etiqueta PrecioUnitario Precio Unitario Precio Unitario del Mercancía o Servicio Prestado En esta etiqueta se detalla el precio del producto o servicio suplido en la factura electrónica. es un campo numérico de 15 posiciones. o si es nota de débito o crédito el producto o servicio referencia. o si es nota de débito o crédito el producto o servicio referencia. 74 . o si es nota de débito o crédito el producto o servicio referencia. Es un campo obligatorio para la factura no así para las notas de crédito o débito.

las notas de crédito o débito. Es un campo opcional para la factura. así como un resumen de la naturaleza del descuento. La etiqueta MontoDescuento MontoDescuento Monto de descuento aplicado a la línea de detalle En esta etiqueta se detalla la naturaleza del descuento en el documento electrónico.Factura Electrónica • Guía de Implementación Los descuentos en el Detalle El XML contiene un solo dato en donde se deberán detallar la sumatoria de los descuentos aplicables por cada línea de factura. es un campo alfanumérico de 80 posiciones. las notas de crédito o débito. La etiqueta Impuestos Impuestos Impuestos aplicable a la línea de detalle 75 . Es un campo opcional para la factura. Los descuentos no fueron diseñados como la etiqueta de los impuestos que si se puede repetir de acuerdo a los diferentes tipos y porcentajes. pero requerido si se utiliza la etiqueta NaturalezaDescuento. es un campo numérico de 15 posiciones. La etiqueta NaturalezaDescuento NaturalezaDescuento Es la descripción o nombre del Descuento aplicado a la línea de detalle En esta etiqueta se detalla la naturaleza o motivo del descuento para cada línea en el documento electrónico.

es un campo numérico de 15 posiciones. Es un campo opcional para la factura. es obligatorio para las facturas (siempre y cuando exista impuesto) no así para las notas de crédito o débito. Es un campo opcional para la factura.T. La etiqueta MontoImpuesto MontoImpuesto Monto de Impuesto aplicado a la línea de detalle En esta etiqueta se detalla el total del impuesto de la línea en el documento electrónico. las notas de crédito o débito. en esta se detallará el monto del impuesto y su naturaleza. Código 41 impuesto I. Código 40 Impuesto de Servicio 5. por cada línea del documento electrónico.C. Código 01 Impuesto General de Ventas 2. Código 02 Impuesto Selectivo de Consumo 3. las notas de crédito o débito. La etiqueta CodigoImpuesto CodigoImpuesto Código de Impuesto aplicado a la línea de detalle segun tabla del Ministerio de Hacienda En esta etiqueta se detalla el código del impuesto en el documento electrónico. 76 . Código 35 Otros Impuestos Aplicables 4. Los posibles valores son: 1.Factura Electrónica • Guía de Implementación Esta una etiqueta compuesta de dos elementos y se puede repetir n veces. es un campo numérico de 2 posiciones.

los descuentos y los impuestos respectivos. es obligatorio. La etiqueta TotalSerGravado TotalSerGravado En esta etiqueta se detallará el monto gravado del documento electrónico (pero de aquellas líneas de servicios). es obligatorio. Es un campo numérico de 15 posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas. Estos totales se derivan de cada una de las líneas del detalle del Documento Electrónico. Esta es obligatoria ya que en ella se detallan los totales del documento electrónico. Los elementos de datos que la componen son los siguientes: La etiqueta SubTotal SubTotal En esta etiqueta se detallará el monto bruto del documento electrónico.Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta TotalesFactura attributes SubTotal TotalSerGravado TotalSerExento TotalMerGravado TotalesFactura Totales Finales del Documento Electrónico. Es un campo numérico de 15 77 . notas de crédito o débito. TotalMerExento TotalNeto TotalImpuestos Es una etiqueta compuesta de nueve elementos de datos.

Es un campo numérico de 15 posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas. notas de crédito o débito. Aunque no existan montos gravados siempre es recomendable anotar un cero. La etiqueta TotalMerGravado TotalMerGravado En esta etiqueta se detallará el monto gravado del documento electrónico (de las mercancías no de los servicios).Factura Electrónica • Guía de Implementación posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas. Es un campo numérico de 15 posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas. 78 . es obligatorio. es obligatorio. notas de crédito o débito. La etiqueta TotalSerExento TotalSerExento En esta etiqueta se detallará el monto exento del documento electrónico (pero de aquellas líneas de servicios). Aunque no existan montos exentos siempre es recomendable anotar un cero. Es un campo numérico de 15 posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas. Aunque no existan montos gravados siempre es recomendable anotar un cero. notas de crédito o débito. notas de crédito o débito. La etiqueta TotalMerExcento TotalMerExento En esta etiqueta se detallará el exento del documento electrónico (de las mercancías no de los servicos). es obligatorio. Aunque no existan montos exentos siempre es recomendable anotar un cero.

notas de crédito o débito. 1 Anula Documento de Referencia. Es un campo numérico de 15 posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas. notas de crédito o débito. 3 Corrige monto RazonReferencia Texto para aclaraciones adicionales 79 . 2 Corrige Texto Documento de referencia. La etiqueta TotalImpuestos TotalImpuestos En esta etiqueta se detallará el total de los impuestos del documento electrónico. La etiqueta InformacionDeReferencia attributes CodigoReferencia InformacionDeReferencia Las referencias son para cuando se deben de emitir Notas de Crédito o Débito que anulan o modifican documentos anteriores Son los códigos de referencia definidos por la DGT. es obligatorio. es obligatorio. Es un campo numérico de 15 posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas.Factura Electrónica • Guía de Implementación La etiqueta TotalNeto TotalNeto En esta etiqueta se detallará el total neto del documento electrónico.

Es un campo numérico de 1 posición y obligatorio para todos los tipos de documentos notas de crédito o débito. pero no aplica para la factura. es obligatorio para las notas de crédito o débito. Código 1 Anula Documento Referencia 2. 3 Corrige monto En esta etiqueta se detallará el código de referencia del documento electrónico. Es un campo alfanumérico de 180 posiciones.Factura Electrónica • Guía de Implementación Es una etiqueta compuesta de dos elementos de datos. Los posibles valores son los siguientes: 1. Los elementos de datos que la componen son los siguientes: La etiqueta CodigoReferencia CodigoReferencia Son los códigos de referencia definidos por la DGT. 2 Corrige Texto Documento de referencia. 1 Anula Documento de Referencia. Código 3 Corrige monto de Documento Referencia La etiqueta RazónReferencia RazonReferencia Texto para aclaraciones adicionales En esta etiqueta se anota el texto para aclaraciones con respecto a la razón de la modificación del documento electrónico. 80 . Código 2 Corrige texto de Documento Referencia 3. Es recomendable anotar en esta el número de documento referencia. es obligatorio para las notas de crédito o débito. Esta es condicional para las notas de crédito y débito.

Factura Electrónica • Guía de Implementación

La etiqueta Autorizacion

attributes

NumResolucion

Autorizacion
Etiqueta para anotar el
número de resolución de la
DGT que le fue entregada al
emisor.

Numero de resolución como
usuario de documentos
electrónicos

FechaResolucion
Fecha y Hora de la
resolución emitida por la
DGT al usuario

Es una etiqueta compuesta de dos elementos de datos. Esta es obligatoria para
todos los tipos de documentos electrónicos. Los elementos de datos que la componen
son los siguientes:

La etiqueta NumResolucion
NumResolucion
Numero de resolución como
usuario de documentos
electrónicos

En esta etiqueta se detallará el número de resolución del Ministerio de Hacienda
que obtuvo la empresa para tener derecho como emisor de documentos electrónicos, es
obligatorio para todos los tipos de documentos generados. Es un campo alfanumérico
de 13 posiciones.

81

Factura Electrónica • Guía de Implementación

La etiqueta FechaResolucion
FechaResolucion
Fecha y Hora de la
resolución emitida por la
DGT al usuario

En esta etiqueta se detallará la fecha de resolución del Ministerio de Hacienda
que obtuvo la empresa para tener derecho como emisor de documentos electrónicos,
es obligatorio para todos los tipos de documentos generados. Es un campo tipo fechahora de 19 posiciones.

La etiqueta Otros
Otros
Etiqueta para se utilizada en
el Intercambio Electrónico de
Datos UN/EDIFACT

Esta es una etiqueta muy especial diseñada para almacenar un mensaje
en EDIFACT. Esta es opcional pero dependerá del socio comercial si utiliza
mensajería estándar para comercio electrónico. El mensaje es tipo INVOIC D01B
EANCOM.
En mensaje INVOIC contempla todos los datos necesarios dentro de una factura
comercial y es complemento al XML definido por la DGT. Algunos de los campos de
datos a utilizar son los siguientes:
1. GLN (Código de localización): los emisores y receptores deberán tener
asignado un GLN emitido por GS1 Costa Rica.
2. Tipo de Documento:
a. Factura
b. Nota de Crédito
c. Nota de Débito
82

Factura Electrónica • Guía de Implementación

3. Número de Documento
4. Orden de compra referencia
5. Fecha de Generación
6. Fecha de Vencimiento
7. Dirección de los socios comerciales
8. Texto libre
9. Segmentos de referencia
10. Moneda de la factura
11. Condiciones de pago
a. Condición Pago
b. Tabla de descuentos aplicables o cargos según las condiciones
de pago.
12. Líneas de los productos o servicios suplidos en la factura
a. Código GTIN (unidad de consumo o distribución)
b. Cantidad
c. Precio Unitario
d. Descuentos (porcentajes y montos)
e. Impuestos (porcentajes y montos)
13. Campos de totales
14. Campos de control
Un ejemplo de los segmentos que se deben de utilizar es el siguiente:
Mensaje de Ejemplo
No. Tag
01 UNH

Ejemplo
UNH+1+INVOIC:D:01B:UN:EAN001’

02 BGM

BGM+380+432097+9’

03 DTM

DTM+137:19971008:102’

04 FTX

FTX+PUR+++TEXTO LIBRE PARA LA FACTURA+ES’

SG1
05 RFF

RFF+ON:432598’

83

25 ESTE DE POP:S.5:13’ SG16 13 ALC ALC+C++6++FC’ SG19 14 PCD PCD+1:1.Factura Electrónica • Guía de Implementación 06 DTM DTM+171:19970804:102’ SG2 07 NAD NAD+BY+4012345500004::9++ASOCIACION GS1 COSTA RICA COSTA RIC:I LTDA+SAN JOSE CURRIDABAT.45:13’ SG26 15 LIN LIN+1++4000862141404:EN’ 16 PIA PIA+1+ABC5343:IN::91+++’ 17 IMD+C++TU::9:ARTICULO DE EJEMPLO GS1 COSTA RICA:CAJA CON 24 UNI DADES’ IMD 18 QTY QTY+47:40:04’ 19 GIN GIN+BJ+354123450000000014’ SG27 20 MOA MOA+203:580’ SG29 21 PRI PRI+AAA:14. EDIFICIO GALERIAS D EL ESTE PRIME:R PISO LOCAL 7+SAN JOSE’ SG3 08 RFF RFF+GN:VR12345’ SG5 09 CTA CTA+PD+:ALBERTO GARCIA’ SG7 10 CUX CUX+2:CRC:4’ SG8 11 PAT 12 PCD PAT+1++5:3:D:30’ PCD+12:2.50’ SG31 22 PAC SG39 84 PAC+++CR::9:CAJA PLEGADIZA++3’ .

80’ SG52 31 TAX TAX+7+IVA+++:::15+B’ 32 MOA MOA+124:21.20’ SG44 26 TAX TAX+7+VAT+++:::13+B’ 27 MOA MOA+124:21.80’ SG53 33 ALC ALC+A+++1’ 34 MOA MOA+131:21.80’ 35 UNT UNT+37+1’ Para obtener las guías detalladas del mensaje INVOIC lo puede obtener de la dirección http://www.80’ 28 UNS UNS+S’ 29 CNT CNT+2:120’ SG50 30 MOA MOA+125:21.Factura Electrónica • Guía de Implementación Mensaje de Ejemplo No.org/esquemas/facturaelectronica/GS1CostaRicaInvoic. Tag Ejemplo 23 ALC ALC+A++1+1’ SG41 24 PCD PCD+1:1.gs1cr.pdf 85 .45’ SG42 25 MOA MOA+204:12.

Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”. en donde la resolución se adaptará a la utilización de las firmas electrónicas. Es por estas razones que si bien la resolución DGT-22-07 no hace mención directa a la utilización de las firmas electrónicas. Para efectos también podrá imprimirse copias de las facturas electrónicas así como de los acuses de aceptación o rechazo de estos documentos. Este momento será cuando existan ya en nuestro país Entidades Certificadoras (empresas que podrán entregar a los usuarios firmas electrónicas) autorizadas por el MICIT. De ahí la importancia del ultimo párrafo de la resolución que habla de un transitorio. no así para procesos judiciales.Factura Electrónica • Guía de Implementación Legalidad Jurídica de la Factura Electrónica Se ha realizado un importante esfuerzo y sus frutos han sido la primera resolución aplicable para el uso de la Factura Electrónica. esto según se detalla en la Ley 8454 “Ley de Certificados. Este esfuerzo le da a las empresas la opción de eliminar las facturas en papel para efectos de la Dirección General de Tributación Directa y cualquier proceso dentro del Ministerio de Hacienda. Para mayor información de la confección de la documentación necesaria para el acuerdo o contrato de colaboración. si versa con respecto a la importancia de mantener: • Integridad • Privacidad • Autenticidad • Accesibilidad Estos son los principios de un documento electrónico confiable y válido. 86 . Para dar mayor respaldo a las empresas que intercambien facturas electrónicas es importante el establecimiento de un acuerdo o contrato que especifique la aceptación de ambas partes y el reconocimiento de los documentos electrónicos transados. deberán contratar los servicios de un asesor legal de su confianza y con conocimiento en el área tributaria.

y comprendido este reto con sus beneficios tener así el apoyo total para la realización de los cambios. Definir un responsable o líder del proyecto. Contratación de un diagnóstico que evalué el impacto de la implementación de la Factura Electrónica en la empresa. 87 . Los pasos que podemos mencionar son los siguientes: 1. sin embargo no es una “varita mágica” que solucionará todos los problemas que se presentan actualmente en torno a éste documento. 3. envío y resguardo de la misma. Pueden contactar al departamento de Comercio Electrónico para mayores detalles. La factura electrónica es una herramienta que permite agregar valor en la generación. 2. Pasos para la implementación Un exitoso proceso de implementación requiere un total entendimiento por las altas gerencias de las empresas del nuevo reto que será la Factura Electrónica. Capacitación/Inducción de las gerencias o jefaturas de la empresa del nuevo proceso de Comercio Electrónico y en particular la Factura Electrónica.Factura Electrónica • Guía de Implementación IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA A quién contactar Para aquellas empresas que iniciarán el proceso de Factura Electrónica GS1 Costa Rica ofrece los servicios como empresa asesora. no se recomienda un recargo de funciones. GS1 Costa Rica como ente rector de los estándares UN/EDIFACT para Comercio Electrónico posee una experiencia de más de diez años implementando los procesos de B2B en las mayores empresas de nuestro país y más de veinte en todo el mundo.

Factura Electrónica • Guía de Implementación 4. 5. Como podemos observar se ven afectados todos los diferentes departamentos en la compañía. Se debe tratar no de automatizar sino en la medida de lo posible eliminar procesos manuales que no aportan valor sino costos al proceso de facturación. Cambios a los sistemas internos (cambios o contrataciones de software adicional). Dentro de este diagnóstico debemos evaluar lo siguiente: • Existe total entendimiento del comercio electrónico en particular la factura electrónica con sus beneficios y retos. cuentas por pagar (si va a recibir facturas). etc) • Existe infraestructura para el manejo de firmas electrónicas • Esta la empresa preparada para trabajar datos en XML • Esta la empresa preparada tecnológicamente para el resguardo digital de los documentos electrónicos que cumplan con los lineamientos de la resolución. cuentas por cobrar. • Sistemas Internos preparados (Contabilidad electrónica y simultánea. El diagnóstico es un paso fundamental para no caer en una automatización de un proceso manual. Cambios a los procesos internos. Diagnóstico para una implementación exitosa El proceso de Factura Electrónica no es solamente pasar del papel a lo digital. 88 . Preparación de un documento o plan de negocio del proceso de Factura Electrónica. requiere una evaluación entre departamentos como servicio al cliente. • Es necesario capacitación en la empresa. facturación. • Posee la empresa planes de contingencias a nivel de informática. b. sino buscar los puntos de mejora que traerá este nuevo esquema. tesorería. a. Realización de un estudio de factibilidad operativa y tecnológica. contabilidad y logística. sistemas de facturación.

• Áreas en donde aplicarán la herramienta. El objetivo del Acuerdo de Colaboración es el establecimiento de los alcances del proceso. • Será necesario que la solución de factura electrónica intercambie otros documentos electrónicos como órdenes de compra. tiempos en mantenimiento y actualizaciones. nivel y tipo de soporte. La definición de los acuerdos comerciales y de colaboración Un proceso de Factura Electrónica debe tener todos los puntos o acuerdos entre los diferentes socios comerciales. roles de los funcionarios de ambas empresas y los procedimientos para el Intercambio Electrónico de Datos. • Conocen los estándares UN/EDIFACT que contendrá la etiqueta Otros dentro del mensaje XML de factura electrónica. • Tiene los datos correctos con respecto a los volúmenes de los documentos electrónicos que procesará y almacenará. seguridad informática. estabilidad. El acuerdo deberá de contener al menos lo siguiente: • Establecimiento de las oportunidades de mejora de ambas empresas. 89 . • Que tipo de integración realizará con la factura electrónica y la infraestructura del negocio • Compatibilidad de la solución con las políticas de seguridad de la empresa (redundancia en envíos. etc) • Características deseables del proveedor de soluciones (soporte. tolerancia a fallos. etc). experiencia. • Definición clara de objetivos.Factura Electrónica • Guía de Implementación • La empresa debe de evaluar los medios de transmisión de los documentos electrónicos. etc) • Será necesario que la aplicación para factura electrónica esté instalada localmente en la empresa o el servicio sea contratado. catálogo de productos.

De no tenerse un proceso robusto de alineación de información no estaremos 90 . • Definición de los procesos de resolución de conflictos. Definición del calendario de trabajo. En donde las empresas podrán registrar sus productos estableciendo un proceso consistente de alineación electrónico. etc. Para lograr este objetivo es necesario realizar una limpieza de la información dentro de las bases de datos del cliente y del proveedor. sea la misma entre cliente y proveedor. El adecuado establecimiento de las políticas y un correcto plan de comunicación con las áreas involucradas nos ayudarán a lograr un proceso de implementación exitoso de la factura electrónica. Podemos definir un catálogo electrónico como: Un Catálogo Electrónico es un repositorio de Información con datos logísticos. precio. basados en estándares internacionales GS1 para compartir información con mis socios comerciales. Definición de los ciclos de los procesos. Para tal proceso GS1 Costa Rica pone a disposición de sus miembros la herramienta CABASnet. La alineación de datos La finalidad de la Factura Electrónica no es la simple transmisión de un documento electrónico. es lograr mejorar el ciclo del proceso comercial desde el pedido hasta la entrega de los bienes. • Definición de límites de tolerancia. comerciales y descriptivos. • Definición de minutas de cada reunión. Esta herramienta es un catálogo electrónico de productos.Factura Electrónica • Guía de Implementación • • • • Definición de métricas para la medición de los objetivos. descripción. La alineación electrónica consiste en tener un procedimiento estándar para que la información como código de barras. eliminando así inconsistencias en los datos entre cliente y proveedor. • Definición de los contactos de cada área. dimensiones de la unidad de venta y entrega. Establecimiento de las reuniones de seguimiento y evaluación.

Esto quiere decir: “Productos correctos. De ahí lo importante de la utilización de herramientas que nos faciliten este proceso con los diferentes socios comerciales a lo largo de toda la cadena de distribución. Con el Catálogo Electrónico de Productos se podrá registrar información como: • GTIN de la unidad de consumo • GTIN de las diferentes unidades de distribución • Descripción larga y corta del producto • Dimensiones de los productos • Pesos de los productos • Lugar de procedencia • Marca del producto • Contenido del producto • Registro sanitario • Cantidad de unidades contenidas en el empaque y dentro de la unidad de distribución 91 . cantidades correctas.Factura Electrónica • Guía de Implementación mejorando lo suficiente. precios y descuentos correctos y documentos sin diferencias de lo entregado físicamente con lo reportado en la factura electrónica. debemos hacer el máximo esfuerzo para lograr información cero errores.

llamado “Factor”. Estas tareas permiten al cliente una mejor administración del flujo de caja y un adecuado control sobre el registro de las ventas a crédito. el cliente transfiere en forma exclusiva al factor sus créditos comerciales para obtener financiamiento y delegar en él la gestión de cobro y la conciliación contable. la cual agrupa a la mayoría de estas empresas formales. con el fin de lograr liquidez en el corto plazo. conlleva reducciones importantes en el gasto administrativo y libera tiempo a la administración de la empresa para concentrarse en áreas claves de su negocio. mejorar la liquidez de la empresa sin incurrir en endeudamiento adicional. económica y sencilla. percibe una remuneración previamente establecida (comisión o descuento). La delegación de actividades no fundamentales en un ente especializado. el depósito de los cheques.  En Costa Rica. A cambio el factor (empresa la cual recibe sus créditos). que permite mediante el descuento y administración de las cuentas por cobrar. Mediante el contrato de descuento de facturas. el descuento de facturas o factoreo se trata de un negocio que se estima mueve $500 millones de dólares anuales (4% del PIB aproximadamente) El factoreo es reconocido universalmente como una solución a las necesidades financieras de la pequeña y mediana empresa. el trámite de cobro. La empresa de factoreo lleva a cabo la mayor parte del trabajo asociado incluyendo la verificación de documentos. 92 . al ser una alternativa de financiamiento ágil. a un ente especializado.Factura Electrónica • Guía de Implementación EL FACTOREO COMERCIAL Qué es el Factoreo Comercial El factoreo es un mecanismo financiero en que una empresa vendedora cede sus facturas o cuentas por cobrar. En Costa Rica existe la Cámara Costarricense de Empresas de Factoreo. la contabilización de los pagos y la generación regular de reportes. su inclusión al sistema de cómputo.

Normalmente este proceso exige la firma de la cesión del documento físico. al no existir este el proceso se requerirá de otro mecanismo como la firma electrónica y un registro público de cesión de créditos. En la resolución el proceso de cesión de créditos se visualizó como un acto privado entre las empresas por lo tanto no será normado por el Ministerio de Hacienda. El proceso de “Factoreo” o “Cesión de Créditos”. El documento es el siguiente: 93 . Para lograr esta confirmación o rechazo se definió un formato en XML.Factura Electrónica • Guía de Implementación Como Cambia el Factoreo para las Facturas Electrónicas. es sumamente sensible a la desmaterialización del documento de factura comercial. De ahí la importancia de que para las facturas electrónicas se tenga evidencia de la aceptación o rechazo por parte del receptor electrónico (esto no aplicará para los sistemas de punto de venta que generar facturas en papel pero su custodia es en electrónico). La Aceptación o Rechazo de una Factura Electrónica Dentro del comercio electrónico es importante emular las situaciones del mundo material.

03 Nota de Crédito Mensaje Este almacena el código de Aceptación = 1 ó de Rechazo = 9 DetalleMensaje Algun texto explicativo en caso de rechazo del documento referencia NumConsecutivorecep Número consecutivo del mensaje 94 .Factura Electrónica • Guía de Implementación NombreEmisor Nombre del Emisor del documento electrónico NumCedulaEmisor Número de Cédula Física o jurídica del Emisor FechaEmisionDoc Fecha y Hora de la Transacción NumConsecutivoCompr Número consecutivo del Documento Electrónico que es aceptado/rechazado TipoDoc Acepta_o_Rechaza_Documento Tipo de Documento Electrónico: 01 Factura. 02 Nota de Débito.

logrando así un documento sin errores. Esto significa que cuando se entregan los bienes se debe de llevar la factura impresa. generando costos innecesarios en la relación comercial y atrasando el pago de la factura. La propuesta de valor de GS1 es que para aquellas empresas que a hoy trabajan en EDI nos apoyemos en la entrega con el aviso de despacho DESADV. Esto nos ayudará a evitar que se generen facturas con diferencias en cantidades y productos. Esto quiere decir que la factura se debe de generar luego de recibidos los bienes. esto conduce a generar un documento “Sucio”.Factura Electrónica • Guía de Implementación FLUJO SUGERIDO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA El esquema actual de facturación es uno solo con respecto a la entrega de los bienes o servicios a los clientes. Para la recepción y la confirmación de lo recibido con el aviso de recibo RECADV. productos no solicitados. etc. precios. diferencias en cantidades de lo facturado con lo físico. Cuando se presentan problemas como daños a los productos. el en aviso de despacho se informará los que exactamente se ha enviado al cliente. 95 . Este documento deberá luego ser corregido mediante notas de crédito y débito.

Factura Electrónica • Guía de Implementación 96 .

9. Evaluar pruebas y de acuerdo a los resultados. diagnóstico y recomendaciones de la empresa. Estar inscrito en la Dirección General de Tributación directa como 2. iniciarlo en producción. 5. 6. Inscribirse en el registro de Emisores. Se determinará los cambios a los sistemas y software adicional que se requiera. hacer los cambios en los sistemas y la infraestructura informática. Este plan deberá comunicar a todos los socios de la empresa la nueva opción. Si ya posee esta infraestructura. 97 . Contactar a GS1 Costa Rica para el análisis. 8. Iniciar pruebas con algún socio comercial que este anuente a la implementación del nuevo sistema. notas de débito y crédito. sino. sea empresa física o jurídica. Se determinará hardware necesario. Receptores o EmisoresReceptores de factura electrónica. 4. seguir en paso anterior. 3. a. b. Establecer plan de incorporación de socios de negocias al sistema nuevo. Iniciar con la capacitación. apoyado con la alta gerencia. será mejor.Factura Electrónica • Guía de Implementación RESUMEN DE PASOS PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA Para lograr una implementación rápida y exitosa enumeramos los pasos a seguir por las empresas: 1. 7. Establecimiento del grupo de trabajo interno en la empresa. hasta lograr resultados satisfactorios. contribuyente. En base al resultado del análisis y recomendaciones.

por lo que debe existir una campaña de información a todos en la empresa. informar. administrativa. ya sea por medio de comunicaciones internas o si la infraestructura lo permite una “intranet”. Como se ha dicho anteriormente. Algo importante en esta nueva adopción es lograr mantener siempre informada a toda la organización. logística u operaciones. documentar y definir las nuevas funciones y los cambios a los actuales en cada área del negocio que se verá afectadas con la incorporación de la factura electrónica. El grupo de trabajo deberá tener a una persona de cada una de las siguientes áreas: tecnología. 98 . adoptar. Este grupo de trabajo tendrá la labor iniciar de capacitarse en el proceso para luego poder analizar cual será el impacto de la factura electrónica en las diferentes áreas. el proyecto no tendrá éxito. si no existe una decisión de las altas gerencias de la empresa que brinden su apoyo al proceso de la implementación de Factura Electrónica. luego de este apoyo. por lo tanto. contabilidad y donde se aplique la auditoría (sistemas y/o tradicional). se deberá establecer dentro de la empresa un grupo de trabajo que sea el encargado de controlar.Factura Electrónica • Guía de Implementación El grupo de trabajo interno. servicio al cliente.

por lo que los cambios serán mínimos. Este proceso se verá aún más robusto cuando a principio del 2008 tengamos en operación la infraestructura de Firma Electrónica. Como ultima recomendación. de brindar una excelente oportunidad de mejora a las empresas de nuestro país.CONCLUSIONES Con esta resolución el Gobierno Costarricense ha realizado un paso gigantesco hacia la mejora de sus procesos de control internos. además. seamos pioneros y seamos ganadores. Esta en las empresas el poder saber aprovechar esta gran oportunidad de mejora a sus procesos con la inclusión de la factura electrónica. Una de las principales es que el EANCOM (formato EDI estandarizado para comercio electrónico) es un estándar totalmente maduro y modela los elementos de datos necesarios para un adecuado intercambio de la factura electrónica. no esperemos. es que la empresa inicie un proceso ordenado y sistemático en la implementación de la Factura Electrónica. Adicional GS1 Costa Rica ofrecerá el servicio de consultoría directo en la empresa. complementando de esta forma el XML requerido por la Dirección General de Tributación Directa. GS1 Costa Rica apoyará a las empresas con este pequeño pero conciso instructivo. El esquema de facturación esta basado en dos grandes estándares EANCOM y XML. La resolución deja previsto el inicio en operación de las AC (Autoridades Certificadoras). y la empresa podrá estar segura de sus inversiones para la adopción de las nuevas tecnologías necesarias para la factura electrónica no serán de corto plazo. 99 .

Factura Electrónica • Guía de Implementación 100 .

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