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Informe Tcnico Situacional

Coaching Grupal Departamento de


Administracin
Autor: T.S.U. Raiza Sansonetti

07 de Febrero de 2015

En el presente informe se encuentra dirigido al departamento de Administracin del


Grupo Centaurus Consultores C.A. El mismo describe a detalle la situacin suscitada en
el departamento de Administracin de la Empresa Grupo Centaurus Consultores C.A.,
entre cinco (05) integrantes del mismo, quienes han tenido confrontaciones verbales de
forma recurrente. Adems de ello tambin se describe el procedimiento para subsanar
dicho problema, mediante el Coaching Grupal.

Resumen:
El Grupo Centaurus Consultores C.A. es una de las empresas ms destacadas en
la zona oriental del pas en cuanto al suministro de personal tcnico para la
ejecucin de proyectos industriales de largo alcance, adems de servicios de
Gerencia de Proyectos, Mantenimiento y Supervisin de Obras, Consultora
Jurdica y Formacin de Talento Humano, poseyendo experiencia desde hace 25
aos en ejecucin de proyectos concernientes a la Industria Petrolera, Elctrica,
y Minera del pas. El Grupo Centaurus Consultores C.A. est compuesto por 6
Departamentos medulares: Administracin, Administracin de Contratos,
Recursos Humanos, Planificacin, Proyectos y Consultora Jurdica.

ndice

Descripcin

Resumen.......................................................................................................................................

pg.

Descripcin de perfiles............................................................................................................ 4
Races del conflicto.................................................................................................................... 4
Consecuencias del conflicto................................................................................................... 6
Estrategias de solucin
Entrevista individual..................................................................................................

Reunin de focos de conflicto.................................................................................

Acuerdo no agresin..............................................................................................................

Conclusiones................................................................................................................................. 10
Recomendaciones....................................................................................................................... 10
Anexos
Acta de reunin de focos de conflicto................................................................... 12
Acta de compromiso.................................................................................................... 14

1. Descripcin de perfiles
El departamento de Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A. labora
actualmente con cinco (05) analistas, quienes ejecutan los procesos de:
Presupuesto, contabilidad de Costos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, y
control interno. Las analistas referidas son:
1. Marlene Herrera (Es la que posee ms tiempo trabajando en la
organizacin, 15 aos, donde slo ha avanzado un puesto en su
planificacin de carrera. Graduada en administracin, veterana en
diferentes procesos).
2. Andrena Blanco (Es la que posee menos experiencia del grupo. Es
graduada en el rea de Higiene y Salud Ocupacional, pero su desempeo
se remiti al rea administrativa en su breve experiencia).
3. Laura Flores (Posee el nivel acadmico ms alto de las analistas,
complementado con aos de experiencia en el campo administrativo en
diferentes organizaciones).
4. Pamela Gmez (Graduada en Administracin, sin embargo, su desempeo
se remiti al rea de control de documentos en otras organizaciones.
Muestra un compromiso ptimo en su trabajo).
5. Mara Serrano (De nacionalidad extranjera, proviene del sur de Espaa.
Ha tenido relacin intermitente con la organizacin, puesto que se ha
retirado de la misma en tres ocasiones por diversos motivos).
En lo que respecta al liderato del departamento de administracin, ste se
encuentra a cargo de la Licenciada Hilda Toledo, la cual, funge como supervisora
directa de las cinco analistas anteriormente mencionadas.
2. Races del Conflicto
La razn por la cual se ha previsto recurrir al servicio de Consultora y
Coaching profesional surge por el conflicto existente entre las cinco (05)
analistas que labora en el departamento de administracin. Apoyndose en un
proceso de entrevistas breves con diferentes miembros de la organizacin, se ha
logrado obtener un registro cronolgico de los hechos que originan tal conflicto:
a) Hecho 1: Andrena Blanco ingresa al departamento de Administracin del
Grupo Centaurus C.A., en sustitucin de Katerina Mrquez, quien se retir

por matrimonio y embarazo, recomendando a la Srta. Andrena


posteriormente. La T.S.U. Andrena Blanco posee experiencia como
asistente administrativo, y maneja especficos paquetes computarizados
de administracin y contabilidad. Su ingreso caus malestar al resto de
las compaeras por no acudir al estricto procedimiento de reclutamiento
y seleccin de la empresa. La T.S.U. Andrena Blanco a corto plazo,
desarrolla amistad con la Lcda. Marlene Herrera.
b) Hecho 2: La Ing. Mara Serrano y la T.S.U. Andrena Blanco discuten
brevemente por el mal uso dado a la fotocopiadora multifuncional que se
encuentra en las instalaciones del Departamento de Administracin.
Mara Serrano acus a Andrena Blanco de usar papel usado con grapas, y
sta, se defendi acusando a su vez a la Ing. Laura Flores, quien neg tal
acusacin.
c) Hecho 3: la Lcda. Marlene Herrera y la T.S.U. Andrena Blanco participan
junto a la lder de Administracin, la Lcda. Hilda Toledo, en un evento
destinado al reclutamiento de vendedoras de productos por catlogo,
dentro del horario pautado de trabajo.
d) Hecho 4 (Punto focal de conflicto): la Lcda. Marlene Herrera y Ing.
Laura Flores discuten bajo la presin del trabajo por el retraso
presentado para procesar los datos pertinentes al departamento de
Administracin, con el objeto de la elaboracin del Informe de Gestin,
destinado a ser entregado a los accionistas del Grupo Centaurus C.A. en la
prxima junta general. Laura Flores culp a Marlene Herrera y a
Andrena Blanco de descuidar sus labores junto a la Lcda. Toledo para
dedicarse a actividades extra laborales. Ante esto, Pamela Gmez
recurri a la defensa de la Ing. Flores, siendo acusada por la Sra. Mara
Serrano de estar involucrada en el retraso por el desorden en sus
mtodos de trabajo. La Lcda. Hilda Toledo intervino llamando a sus
subalternas a reunin, donde, la tensin dio como resultado la acusacin
a la lder del departamento de preferencias por amistad con las
integrantes Andrena Blanco y Marlene Herrera.
Se determin posterior a este recuento cronolgico de hechos que el anterior
conjunto de circunstancias, han sido determinantes para el deterioro en las
relaciones interpersonales de las seis integrantes del equipo de Administracin,
quienes, en cada una de las situaciones reflejadas han manifestado sus

inconformidades en cuanto a condiciones de preparacin profesional, ingreso, e


incluso, factores de discriminacin racial y nacionalidad.
3. Consecuencias del Conflicto
El presente hecho en particular requiere mencin aparte, pues a partir del
punto focal de conflicto anteriormente descrito, el mal trato y las constantes
faltas de respeto entre las personas integrantes del Departamento de
Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A. se han venido acentuando
constantemente, llegando a los lmites de la confrontacin verbal, con un
arriesgada inclinacin hacia la agresin fsica. Este conjunto de factores han
derivado en:
-

Retrasos en los distintos procesos ejecutados por el Departamento de


Administracin.
Absentismo laboral pronunciado por parte de las integrantes del
Departamento de Administracin.
Deterioro de las relaciones interpersonales no slo de las personas
integrantes del Departamento de Administracin, sino tambin en los
dems departamentos, al otorgar razn a una u otra participante del
conflicto, causando una guerrilla de grupos.
Malestar entre la directiva de la organizacin por el mal manejo del
asunto.
Incumplimiento de metas y objetivos organizacionales en los plazos
determinados.

4. Estrategias de Solucin
4.1 Entrevista individual
La estrategia de entrevista individual se planific en funcin de tres objetivos
elementales:
-

Obtener una visin general de la situacin a fin de establecer razones


reales de conflicto.
Indagar en las perspectivas y puntos de vista de todos los miembros de la
organizacin.

Determinar origen del conflicto, responsables, entre otros aspectos.

Tomando como prioridad crtica la perspectiva y opinin de las integrantes


del Departamento de Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A., se
refiere la opinin categorizada en adjetivos de cada una de ellas sobre el resto de
sus compaeras:
- Mara Serrano: Inestable, insegura, racista y
clasista.
- Pamela Gmez: Indecisa, sin personalidad.
Andrena Blanco

- Laura Flores: Perfeccionista, complejo de


superioridad.
- Marlene Herrera: Estricta, colaboradora.
- Hilda Toledo: Amistosa, generosa.
- Andrena Blanco: amargada, resentida,
acomplejada.
- Pamela Gmez: Hipcrita, poltica.

Mara Serrano

- Laura Flores: Pacfica, eficiente.


- Marlene Herrera: Irnica, conflictiva, complejo de
superioridad.
- Hilda Toledo: Carente de tica, desordenada,
inepta. Preferencia por Andrena y Marlene.
- Andrena Blanco: conflictiva desde su llegada.

Laura Flores

- Pamela Gmez: Comprometida, trabajadora


- Mara Serrano: Carismtica, pacfica.
- Marlene Herrera: Altiva, orgullosa.
- Hilda Toledo: Incompetente.

- Andrena Blanco: incontrolable.


- Laura Flores: Tranquila, trabajadora.
Pamela Gmez

- Mara Serrano: Orgullosa, entrometida.


- Marlene Herrera: Temperamental.
- Hilda Toledo: Imponente.
- Andrena Blanco: ambiciosa, trabajadora,
constante.

Marlene Herrera

- Laura Flores: Poltica.


- Mara Serrano: Entrometida, altiva, inestable.
- Pamela Gmez: Trabajadora, sacrificada.
- Hilda Toledo: Justa, generosa.

Teniendo esta perspectiva, se determina que existen dos grupos de conflicto:


Grupo 1: Marlene Herrera, Andrena Blanco, Hilda Toledo.
Grupo 2: Laura Flores, Mara Serrano.
Neutral: Pamela Gmez.
4.2 Reunin de focos de conflicto
Posterior a las entrevistas individuales, se procedi a la convocatoria de una
reunin grupal, donde, alrededor de una mesa circular, cada una de las
integrantes del Departamento de Administracin del Grupo Centaurus
Consultores C.A. expres, quienes, a su juicio, eran culpables del conflicto, cules
eran las razones, y cules eran las posibles soluciones. Por la moderacin
impartida por la autora, se inhibi cualquier atisbo de discusin, por lo cual, el
ambiente fue sereno, aunque de dura sinceridad.

5. Acuerdo no agresin
Al finalizar la reunin, las cinco analistas integrantes del Departamento de
Administracin coincidieron en la responsabilidad de la Lcda. Hilda Toledo, lder
de su departamento, de que el conflicto llegara a lmites de agresin verbal
desmedida, por no cortar a tiempo la tensin y manifestar claramente su
posicin y preferencia entre los grupos de conflicto. Las posibles soluciones
planteadas fueron:
-

El cambio de lder de departamento.


La prohibicin de atencin a actividades laborales exteriores a las
desempeadas dentro de la organizacin.
La rotacin de cada una de las integrantes del departamento por proceso,
para que cada una conozca medularmente que funciones ejecuta la otra y
as, coordinar recomendaciones conjuntas para mejorar la efectividad en
los procesos.
Trato estrictamente respetuoso y profesional, cumpliendo los parmetros
de la tica por parte de todas las integrantes, prohibiendo enrgicamente
cualquier ofensa de tipo profesional y personal hacia otra de sus
compaeras. De lo contrario, por cada ofensa se proceder a generar
amonestaciones, y al llegar al lmite de tres (03) podran colocar en riesgo
su puesto de trabajo.
Tomar el trabajo como medio de satisfaccin personal y general para la
organizacin, complementando cada esfuerzo en pro del logro de los
objetivos y metas de la empresa.
Comprometerse a asistir a terapias grupales con la asistencia de dos (02)
psiclogos laborales a fin de reestablecer su integracin como grupo de
cooperacin

Llegando a este acuerdo general, se procedi a elaborar un acta de


compromiso donde se planteaba cada punto en vas a la solucin definitiva del
problema.

Conclusiones

Anterior al ingreso de la T.S.U. Andrena Blanco al Departamento de


Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A., existan factores
intrnsecos a la perspectiva de cada integrante del equipo de
Administracin, relacionados al desagrado de cada una con sus
compaeras.
Gran parte de la responsabilidad del conflicto cae sobre la Lcda. Hilda
Toledo, quien como lder del equipo cometi un grave error al orientar a
miembros de su equipo a actividades extra laborales durante horarios
de trabajo, evidenciando preferencia ante sus socias o compaeras de
otras labores, irrespetando las lneas de jerarqua de la organizacin.
La tensin fue incrementada por no tomar medidas administrativas a
tiempo.
El retraso y la acumulacin del trabajo resultante del conflicto, era un
elemento de un crculo vicioso, donde la presin a su vez, causaba an
ms conflicto.

Recomendaciones
-

Separar pertinentemente los procesos ejecutados en el Departamento de


Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A., a fin de que la
relacin entre sus ejecutoras sea limitada. Esto sera por un tiempo
prudencial de al menos un (01) mes, a fin de que cada integrante del
equipo disipe sus motivos de rabia o frustracin, facilitando un posterior
proceso de reestructuracin.
Complementando el punto anterior, incentivar la participacin continua
en terapias grupales, fuera del contexto laboral, en pro del crecimiento
personal y la aceptacin propia de cada integrante del equipo de
Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A., durante al menos
tres (03) meses.
Una vez cumplido el tiempo prudencial de limitacin de contacto y
separacin de procesos del Departamento de Administracin del Grupo
Centaurus Consultores C.A., rotar por cada proceso a cada una de las

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analistas, a fin de que cada una de ellas contribuya con sus mtodos
propios de trabajo a la mejora de los procesos generales de la unidad
funcional.
Asistencia de la Lcda. Hilda Toledo a un curso de formacin integral en
coaching, adems de la asistencia del equipo en general a acciones de
formacin pertinentes a: Formacin de equipos de alto desempeo,
inteligencia emocional, manejo de conflictos, y tcnicas de negociacin.
Organizar eventos recreativos y deportivos en pro del sano disfrute y con
miras hacia el restablecimiento de relaciones cordiales entre las
integrantes del Departamento de Administracin del Grupo Centaurus
Consultores C.A.

N 0079

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Acta de Reunin
Autor (a): Raiza Sansonetti
Lugar: Sala de Conferencias, Instalaciones del Grupo Centaurus Consultores C.A.
Convocantes: Reunin del Departamento de Administracin.
Hora: 9:00 a.m.
Asunto: Conflictos interpersonales entre integrantes del Departamento de
Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A.
La reunin celebrada el da de hoy, 07 de febrero de 2015, a las 9:00 a.m. en la
Sala de Conferencias ubicada en las Instalaciones del Grupo Centaurus
Consultores C.A, se encuentra respaldada por la presencia de las ciudadanas:
Marlene Herrera, cdula de identidad V- 8.546.222, Pamela Gmez, Cdula de
Identidad V- 8.45.559, Laura Flores Cdula de identidad 10.295.780, Hilda
Toledo, cdula de identidad V-10.393.550, Andrena Blanco, cdula de identidad
V- 15.535.825; y Mara Serrano, cdula de identidad E-28.560.490. La presente
reunin, tiene por objeto tratar los siguientes puntos:
1) Conflicto interpersonal entre integrantes del Departamento de
Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A.
2) Posibles soluciones para el punto 1.
Con respecto al primer punto, las presentes manifiestan las posibles razones que
originaron el conflicto, considerndose todas vlidas desde el punto de vista
personal, sin embargo, desde el enfoque profesional, se estableci como
principal responsabilidad ante el conflicto la carencia de medidas
administrativas y de autoridad por parte de la Lcda. Hilda Toledo, favoreciendo
por el contrario actitudes impropias de un lder de departamento.
Con respecto al segundo punto, las posibles soluciones para resolver el conflicto
interpersonal entre las personas integrantes del Departamento de
Administracin del Grupo Centaurus Consultores C.A. son:
-

Continuar con la asesora de coaching.


Asistir a terapias grupales con psiclogos laborales

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Limitacin de contacto por un (01) mes para favorecer la reflexin de


cada integrante.

As mismo se acord que ante cualquier agresin por parte de alguna persona
integrante del Departamento de Administracin del Grupo Centaurus
Consultores C.A., se proceder a tomar acciones administrativas consistentes en
amonestaciones, con un lmite de tres (03) antes de proceder al despido.
Se acord tambin redactar un acta compromiso para asegurar el cumplimiento
de dichas medidas. Abajo firman conformes:
Hilda Toledo

Pamela Gmez

Marlene Herrera

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Andrena Blanco

Laura Flores

Mara Serrano

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Raiza Sansonetti
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ACTA DE COMPROMISO

Hoy, 07 de enero de 2015, por medio de la presente, las ciudadanas: Marlene


Herrera, de nacionalidad Venezolana, de cuarenta y seis (46) aos de edad,
titular de la cdula de identidad V- 8.546.222; Pamela Gmez, de nacionalidad
Venezolana, de cuarenta y dos (42) aos de edad, titular de la cdula de
identidad V- 8.45.559, Laura Flores, de nacionalidad Venezolana, de treinta y
ocho (38) aos de edad, titular de la cdula de identidad V-10.295.780, Hilda
Toledo, de nacionalidad Venezolana, de treinta y seis (36) aos de edad, titular
de la cdula de identidad V-10.393.550; Andrena Blanco, de nacionalidad
venezolana, de treinta y dos (32) aos de edad, titular de la cdula de identidad
V- 15.535.825, y Mara Serrano, de nacionalidad Espaola, de treinta y cinco (35)
aos de edad, titular de la cdula de identidad E-28.560.490, se comprometen
en los siguientes puntos:
1. Mantener relaciones de estricto respeto personal y profesional a cada una
de sus compaeras de trabajo, segn los parmetros del cdigo de tica
profesional universalmente aceptado. De lo contrario, por cada
agresin se levantar una (01) amonestacin formal, hasta un lmite
de tres (03) ocasiones, donde se proceder al despido.
2. Asistir a terapias grupales con psiclogos laborales a fin de reestablecer
relaciones cordiales a mediano plazo,
3. Asistir a acciones de formacin referentes a: inteligencia emocional,
manejo de conflictos, tcnicas de negociacin y formacin de equipos de
alto desempeo.
Conformes abajo firman:
Hilda Toledo
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Andrena Blanco

Pamela Gmez
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Laura Flores

Marlene Herrera
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Mara Serrano

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