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EL REGISTRO CIVIL.

LIBROS Y ACTAS
Se analiza la nueva Ley Orgnica de Registro Civil venezolana publicada en
la Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela Numero 39.264,
de fecha 15 de septiembre de 2009. Este instrumento jurdico contiene
disposiciones vinculadas con aspectos fundamentales para la disciplina del
Derecho, tales como la nacionalidad, el nacimiento, el matrimonio y las
defunciones de personas en el extranjero. Su obligatoria observancia como
fuente directa de Derecho no se limita al mbito del derecho material
venezolano, sino que se expande a los dems ordenamientos jurdicos
extranjeros en

virtud

de

que

el

legislador venezolano

le

confiri

expresamente en su artculo nmero 4, el carcter de Orden Pblico.


1. Antecedentes histricos
Seala Aguilar G. (2005), que entre los antecedentes histricos del registro
civil se pueden mencionar los registros organizados por Servio Tulio y
tambin los registros domsticos y censos romanos. Sin embargo, stos
tenan fines muchos ms restringidos que el Registro Civil.
En la Edad Media y hasta mediados del siglo XIV, no exista institucin
alguna que hiciera las veces o funciones similares o paralelas a las del
Registro Civil. Por tales motivos, a la hora de acudir a la prueba del estado
civil se recurran a medios probatorios ordinarios y a las pruebas
testimoniales. As pues, se utiliz el testimonio bajo juramento sobre los
Evangelios, el testimonio de padrinos y/o madrinas, paralelamente con los
testimonios de los sacerdotes respectivamente, en los casos de bautismo,
para probar por ejemplo, la edad de una persona. Sin embargo, esta
situacin no era satisfactoria: haba que apelar a la memoria y veracidad de
terceros que presenciaron el acto, muchas veces sin tener especial inters
en recordarlo; que declaraban a veces con inters de mentir y que en
muchos casos no podan ser hallados.

Fueron estas las pautas que dieran origen a nuevas ideas para tratar de
subsanar estas irregularidades. Es as como a partir del XIV y sobre todo en
el siglo XV, se empiezan a organizar los registros de los prrocos catlicos
referentes al nacimiento, matrimonio y defuncin, como consecuencia de los
bautismos, matrimonios y exequias, respectivamente. Surgen entonces
reglamentaciones de las autoridades eclesisticas para el desarrollo y
manejo de estos registros, como fueron las reglamentaciones del Obispo de
Nampes Henrique el Barbudo y otras ms universales como la del Concilio
de Trento.
Los beneficios que trajo la anterior recopilacin, inspiraron a la Iglesia y a los
Reyes para utilizar esos registros para fines ms amplios. Por lo cual, los
Reyes reglamentaron los registros exigiendo a los prrocos el desarrollo de
los mismos bajo las formalidades reglamentadas y pautadas, con la finalidad
de darles valor probatorio ante los tribunales. Luego comienzan a surgir
problemas como consecuencia de que los registros contenan informacin
nicamente de las personas catlicas, por lo cual el estado civil de las
personas de religin protestante no gozaba de estos beneficios y la prueba
de estado se haca muy difcil.
Es en Francia, cuando Luis XVI, en 1.787, les devolvi a los protestantes el
libre ejercicio de su culto, ordenando que los funcionarios llevaran los
registros referentes a los nacimientos, matrimonios y defunciones, naciendo
de esta forma los registros civiles laicos. Posteriormente, se estableci con
rango constitucional en Francia que dichos registros de todos los habitantes
fuesen llevados por funcionarios pblicos. Luego a travs de leyes
especficas se confiri tales registros a las municipalidades, situacin que se
recogi en el Cdigo Napolenico (Registro Civil secularizado). Este modelo
de registro civil secularizado, sirvi de inspiracin para la introduccin del
mismo en Venezuela en 1.873, por Decreto de Guzmn Blanco. En
Venezuela, adems, los Registros Parroquiales catlicos se siguen llevando.
Es importante destacar que las partidas eclesisticas conservan valor

probatorio, porque sirven para probar actos y hechos ocurridos antes de


1.873.
2. Sistema Nacional de Registro Civil venezolano
Denominado tambin Registro del Estado Civil tiene por finalidad servir de
fuente de informacin sobre el estado de las personas y suministrar medios
probatorios de fcil obtencin y sealada eficacia para demostrar el estado
de las mismas. Conocidos los numerosos e importantes efectos del estado
civil se comprender la enorme importancia de contar con una fuente de
informacin y con unos medios probatorios que permitan al Estado, a los
terceros y al propio sujeto conocer el estado civil de las personas y probarlo
sin tener que recurrir a pesquisas y pruebas de dudoso valor.
La Ley designa en su artculo 18, literal 3, al Ministerio del Poder Popular con
competencia en materia de Relaciones Exteriores, como uno de los
integrantes del Sistema Nacional del Registro Civil. La inclusin del
mencionado Ministerio en este Sistema se realiza a los efectos de que
colabore con los dems integrantes del Sistema para lograr el adecuado
registro, control y archivo de los hechos y actos que afecten el estado civil de
venezolanos y venezolanas que se encuentren fuera del territorio nacional,
como el de los extranjeros que se encuentren dentro del territorio nacional.
Para ello, el legislador va aun mas all y le otorga al Ministerio del Poder
Popular con competencia en materia de Relaciones Exteriores el carcter de
rgano de gestin del Sistema Nacional del Registro Civil (Art.20, numeral 2).
Dicha gestin ser realizada a travs de las representaciones consulares y
diplomticas de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
3. Oficina Nacional de Supervisin del Registro Civil e Identificacin
En el Art. 28, numeral 5 de la Ley se le otorga a la Oficina Nacional de
Supervisin del Registro Civil e Identificacin competencias relevantes para

ciertos asuntos de Derecho Internacional Privado. La mencionada Oficina


tiene la facultad de cotejar los datos del archivo del rgano con competencia
en materia de identificacin, migracin y extranjera con los del archivo de la
Oficina Nacional de Registro Civil. En lo que respecta a aspectos de Derecho
Internacional Privado, esta funcin se realiza con la finalidad de garantizar la
veracidad, unicidad y correspondencia de la informacin proveniente de las
representaciones consulares y diplomticas de la Repblica Bolivariana de
Venezuela en el extranjero.
4. Inscripcin de actos y hechos en el Registro Civil
Todos los actos y hechos a los que se refiere la Ley deben ser inscritos en el
Registro Civil Venezolano. El Legislador en el segundo prrafo del Art. 31 de
la Ley acertadamente asigna la responsabilidad a los funcionarios de oficinas
consulares o secciones consulares de las embajadas de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, de inscribir todos los actos y hechos que ocurran
fuera del territorio de la Repblica Bolivariana de Venezuela en el Registro
Civil venezolano. Esto en concordancia con lo establecido en el Articulo 20,
numeral 2 de la Ley, ya que dichas oficinas son, en efecto, dependencias de
uno de los rgano de gestin del Sistema Nacional del Registro Civil.
5. Requisitos para ser Registrador o Registradora
Si bien es cierto que en la mayora de los aspectos del marco jurdico
venezolano vigente el trato legal que se le da a los venezolanos y
venezolanas es el mismo que se le da a los extranjeros y extranjeras, ya sea
que se encuentren domiciliados en el pas o simplemente estn de trnsito
por el mismo, existen ciertas excepciones que obedecen a circunstancias
que el Estado considera de vital importancia para su correcto y adecuado
funcionamiento y control. Tal es el caso de todo lo relacionado con el
Registro Civil venezolano. En este orden de ideas, el legislador ejerci la
prerrogativa que le otorga los principios generales del Derecho Internacional
Privado de restringir mediante disposiciones legales la capacidad de los

extranjeros o extranjeras para ejercer cargos de capital importancia para el


Estado. Los Artculos 37, numeral 2 y 38, numeral 2 de la Ley establecen
inequvocamente que los Registradores o Registradoras en Oficinas
Municipales, Unidades Parroquiales, Unidades de Registro Civil en
establecimientos de salud pblicos o privados y Unidades de Registro Civil
en los cementerios, tienen que ser venezolanos o venezolanas por
nacimiento y no poseer otra nacionalidad.
Establece dicha Ley en su Artculo 37, que los registradores o registradoras
civiles en las Oficinas Municipales y Unidades Parroquiales, debern cumplir
con los requisitos siguientes:
1. Mayor de veinticinco aos de edad.
2. Ser venezolano o venezolana por nacimiento y no poseer otra
nacionalidad.
3. Haber obtenido ttulo universitario o haber sido funcionario o
funcionaria del Registro Civil, durante un perodo no menor de tres
aos, realizando funciones inherentes a la actividad registral.
4. De reconocida solvencia moral.
Y los registradores o registradoras de las unidades de Registro Civil en
establecimientos de salud pblicos o privados y en los cementerios, segn el
artculo 38 de la misma, debern cumplir con los requisitos siguientes:
1. Mayor de veintin aos de edad.
2. Ser venezolano o venezolana por nacimiento y no poseer otra
nacionalidad.
3. Haber obtenido el ttulo de tcnico superior universitario o profesional
universitario o haber sido funcionario o funcionaria del Registro Civil
durante un perodo no menor de tres aos, realizando funciones
inherentes a la actividad registral.
4. De reconocida solvencia moral.

6. Prohibiciones para ejercer el Cargo de Registrador o Registradora


Segn el artculo 17 de la Ley de Registros y Notarias, no podrn ser
registradores o registradoras:
1. Las personas sujetas a interdiccin por condena penal, mediante
sentencia definitivamente firme, por un lapso de cinco aos, contados
a partir del cumplimiento de la pena.
2. Los fallidos hasta tanto no sean rehabilitados.
3. Las personas sometidas a beneficio de atraso, mientras dure el
procedimiento.
4. Los

declarados

civilmente

responsables,

mediante

sentencia

definitivamente firme, por actuaciones u omisiones en la actividad


profesional, en la cual se fundamenta su acreditacin para ser elegible
al cargo, por un lapso de cinco aos, contados a partir del
cumplimiento de la sancin establecida en la sentencia.
5. Quienes hayan sido declarados penal, administrativa o civilmente
responsables, con ocasin de la administracin de fondos de carcter
pblico o privado, mediante sentencia definitivamente firme, por un
lapso de diez aos, contados a partir del cumplimiento de la pena.
6. Quienes hayan sido sujetos a auto de responsabilidad administrativa,
dictado por la Contralora General de la Repblica, que haya quedado
definitivamente firme, mientras dure el impedimento
7. Responsabilidad y deberes del registrador o registradora
El Registrador o Registradora titular responder disciplinaria, administrativa,
civil y penalmente por sus actos.
8. Eficacia Probatoria
Los artculos 47 y 71 de la Ley establecen que todos los asientos contenidos
en el Archivo Digital y Automatizado al igual que las actas de Registro Civil

certificadas electrnicamente tendrn igual eficacia probatoria que los


instrumentos pblicos.
9. Procedimiento y formalidades para el registro de documentos en
libros y actas
De los Libros: Establecidos en el ttulo IV captulo I, donde se detalla:
1. Libros
Artculo 72. El nmero, contenido y las especificaciones tcnicas de los libros
del Registro Civil se establecern mediante resolucin que a tal efecto dicte
el Consejo Nacional Electoral. Los libros podrn ser creados con la utilizacin
del sistema automatizado y excepcionalmente en forma manual.
Duplicidad de libros
Artculo 73. Cada libro tendr un duplicado en el que se asentarn las actas
simultneamente con el original. El duplicado se remitir a las Oficinas
Regionales del Consejo Nacional Electoral.
2. Versin digital
Artculo 74. La versin digital de la informacin guardada en los libros debe
coincidir con stos y adems debe contener referencias unvocas a los
mismos, incluyendo fecha, tomo y nmero del acta y cualquier otra que sea
establecida mediante reglamento y resoluciones que dicte el Consejo
Nacional Electoral.
3. Revisin de libros
Artculo 75. Los libros sern revisados semestralmente por la Oficina
Nacional de Registro Civil, salvo los casos excepcionales que ameriten una
reprogramacin de las actividades. Las Oficinas y Unidades de Registro Civil
interconectadas al sistema automatizado sern revisadas de forma peridica.
La Oficina Nacional de Supervisin del Registro Civil e Identificacin,

realizar las revisiones y auditorias de los libros que sean pertinentes,


velando en todo momento porque no se paralice la actividad propia del
registro.
4. Registro diario de solicitudes
Artculo 76. Los registradores y registradoras civiles llevarn un registro
diario en el cual se incorporarn, en orden cronolgico, las solicitudes de las
actas del estado civil, inscritas en la Oficina o Unidad de Registro Civil
correspondiente, as como los recaudos que las acompaen, los cuales
debern ser archivados. El funcionario o funcionaria deber entregar en
forma inmediata constancia de la recepcin de los recaudos consignados.
De las Actas: Establecidos en el ttulo IV captulo II, donde se detalla:
1. Efecto de las actas
Artculo 77. Las actas del Registro Civil tendrn los efectos que la ley le
confiere al documento pblico o autntico.
2. Inscripcin
Artculo 78. La inscripcin de los actos y hechos, se harn constar en las
Oficinas y Unidades de Registro Civil destinadas para tal fin, mediante el uso
del sistema automatizado y excepcionalmente de forma manual.
Las autoridades distintas al registrador o registradora civil que, en el ejercicio
de sus facultades, puedan realizar de manera excepcional, funciones
anlogas a stos, podrn levantar actas de algn hecho o acto a los que se
refiere la presente Ley, dentro o fuera del territorio nacional, con la obligacin
de remitir dichas actas a la Oficina Regional Electoral ms cercana, para que
sta las remita a la Oficina o Unidad de Registro Civil correspondiente.

En los casos de omisin de los asientos de las actas por parte de los
funcionarios o funcionarias del Registro Civil, se podr exigir el registro del
asiento omitido por ante la autoridad competente.
3. Incorporacin diaria
Artculo 79. Los asientos de las actas sern incorporados diariamente en los
libros correspondientes.
Idioma castellano e idiomas indgenas
Artculo 80. Los asientos en general se harn en idioma castellano. En
aquellos casos de comunidades o pueblos indgenas, las Oficinas o
Unidades de Registro Civil llevarn los asientos de forma bilinge,
preservando en todo momento los nombres, apellidos ancestrales y
tradicionales, sin calificar la filiacin o parentesco, conforme a sus usos y
costumbres.
4. Caractersticas de las actas en general
Artculo 81. Todas las actas debern contener las caractersticas siguientes:
Nmero de acta.
Identificacin del funcionario o funcionaria que las autoriz: nombres,
apellidos, Nmero nico de Identidad, el carcter con que acta e
instrumento administrativo que lo faculta, indicando el nmero de la
resolucin, medio de publicacin y fecha.
Da, mes y ao en que se levant el acta o se inscriba el hecho o acto
que se registra.
Hora, da, mes y ao en que acaeci o se celebr el hecho o acto que
se registra.
Lugar donde acaeci el hecho, as como las circunstancias
correspondientes a la clase de cada acto.

Nombres, apellidos, Nmero nico de Identidad, nacionalidad, edad,


profesin y residencia de las personas que figuren en el acta,
cualquiera sea su carcter.
Determinacin y enunciacin de los recaudos presentados.
Caractersticas especficas y circunstancias especiales de cada acto.
Impresiones dactilares.
Firmas de quienes intervengan en los actos y hechos susceptibles de
registro.
Si no saben o no pueden escribir lo harn dos firmantes a ruego,
dejando constancia de esta situacin.
Identificacin del indgena, pueblo al cual pertenece y de las personas
que figuren en el acta.
5. Actas manuales
Artculo 82. Cuando no fuere posible el levantamiento de las actas a travs
del sistema automatizado, stas se extendern manualmente en los formatos
establecidos por el Consejo Nacional Electoral. Superada la contingencia, los
registradores o registradoras civiles debern incorporarlas al sistema
automatizado, en la forma, tiempo y condiciones establecidas por el Consejo
Nacional Electoral. Sern nulas las enmiendas o tachaduras que no se
salven al pie del asiento antes de firmar, sin que se afecte la totalidad del
acta.
6. Lectura del acta
Artculo 83. Las actas sern ledas a los declarantes, testigos y presentes,
permitindose su lectura antes de ser firmadas, indicndoles que en ese
momento deben manifestar su conformidad con el contenido del acta,
dejando nota expresa en el texto de la misma del cumplimiento de esta
formalidad.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Aguilar G., Jos L. (2005). Personas, Derecho Civil I. Caracas-Venezuela:
Universidad Catlica Andrs Bello, 17 Edicin. Caracas, 2005.
Calvo Baca, E. (2009). Derecho Registral y Notarial. Caracas Venezuela:
Ediciones Libra C.A.
Ley de Registro Pblico y del Notariado. (2006). Gaceta Oficial de la
Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.833, Extraordinaria, de fecha:
Diciembre 22, de 2006.
Ley Orgnica del Registro Civil. (2009). Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 39.264, Fecha: Septiembre de 2009.