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BASE DE DATOS

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se
puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de
datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A
medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta
más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o
recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es
aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de
bases de datos. Query, cadena de consulta, este término generalmente se utiliza para hacer referencia a una
interacción con una base de datos. Es la parte de una URL que contiene los datos que deben pasar a
aplicaciones web como los programas.
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se
almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de
cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de
cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
La estructura de una tabla se define en la vista de diseño de las tablas. Esta vista nos solicita información
sobre:

Nombre del campo

Define el nombre de las columnas.

Tipo de datos

Define un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar en el campo.

Descripción

Es la descripción del contenido del campo. Esta descripción puede ser utilizada como un mensaje, ya
que aparece en la barra de estado.

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas,
para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado
se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados.
Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán
su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan
para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se
puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No
obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos
en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede
agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar
qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por
ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El
formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un
pedido nuevo del cliente.

Además. Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos.  Cuando se observen los datos ya sea a través de la Hoja de datos o de un formulario. puede verlos en una sola hoja de datos. un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo. las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Si trabaja con una consulta actualizable. En una base de datos. Tipos básicos de datos Formato Se usa para mostrar Texto Valores alfanuméricos cortos. no solo en la hoja de datos de la consulta. como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos.Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. asegurando de esta forma que cada registro sea identificado en forma única. por ejemplo. la fecha de contratación o el número de seguridad social. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. por ejemplo. está compuesta por uno o varios campos que identifican en forma única cada registro almacenado. . en la tabla Empleados el campo Núm. Access no permitirá introducir valores repetidos ni nulos en el campo clave principal. puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez. Un campo es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. recuerde que los cambios se producen también en las tablas. gracias a las consultas. El uso de clave principal en una tabla trae las siguientes ventajas:  Access crea automática mente un índice para el campo clave principal. tal vez el nombre. pero también se pueden consultar en la pantalla. de Empleado. exportar a otro programa o enviar por correo electrónico. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. los registros se mostrarán ordenados según la clave principal. es la clave principal de esta tabla. La clave o llave principal de una tabla. Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se repitan para cada registro. Normalmente. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y. Algunas consultas son "actualizables". esto permite acelerar las búsquedas sobre la tabla. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. como un apellido o una dirección. donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. sería la información específica sobre el empleado.  Cuando se adicionen registros. un informe responde a una pregunta específica.

Para crear el cálculo calculado se usa el Generador de expresiones. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada. exactamente como han sido almacenados. Texto Texto o combinación de texto y números a los que se puede aplicar formato mediante controles de color y de enriquecido fuente. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo Búsqueda. y campos que contienen uno de dos valores posibles. Número Formato Se usa para mostrar General Números sin formato adicional. El tipo de datos de un campo Búsqueda es Texto o Número. Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenados como texto y usados como dirección de hipervínculo. Moneda Valores monetarios. como distancias. o un conjunto de valores especificado en el momento en que se creó el campo. documentos. Moneda Valores monetarios en general. archivos de hoja de cálculo. NOTA Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades de campo. Campo Resultado de un cálculo. . Sí/No Valores Sí y No. que se encuentra en la ficha Búsqueda del panel Propiedades del campo. de forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo electrónico. Búsqueda Muestra una lista de valores recuperada de una tabla o una consulta. según las opciones seleccionadas en el asistente. Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.Formato Se usa para mostrar Número Valores numéricos. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. El cálculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. gráficos y otros tipos de archivos admitidos adjuntos a los adjuntos registros de la base de datos. Datos Imágenes. Memo Bloques de texto largos.

m. Fecha mediana Muestra la fecha con un formato mediano. Científico Cálculos. 2009 para España Hora a. . Por ejemplo.Formato Se usa para mostrar Euro Valores monetarios en general almacenados en formato UE. 14/3/2009 para España./p. Porcentaje Porcentajes.m. Hora mediana Muestra la fecha seguida por a.m. Fecha larga Muestra la fecha con un formato largo. 3-Abr-09 para España.m./p. Hora 24 horas Muestra la hora con un formato de 24 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo. Miércoles. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Muestra la hora con un formato de 12 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora. Depende de la configuración regional de fecha y hora. 14 de marzo. Fecha y hora Formato Se usa para mostrar Fecha corta Muestra la fecha con un formato abreviado. Estándar Datos numéricos que contienen decimales. Por ejemplo. Fijo Datos numéricos.

.Sí/No Tipo de datos Se usa para mostrar Casilla de verificación Una casilla de verificación. Etiquetas Muestra hasta tres etiquetas. Alta. Completada. Cancelada. Sí/No Opciones Sí o No. Media. Teléfono Campos para el teléfono particular. Verdadero/Falso Opciones Verdadero o Falso. Prioridad Un cuadro desplegable con las siguientes opciones de prioridad: Baja. Estado Un cuadro desplegable con las siguientes opciones: Sin iniciar. Activado/Desactivado Opciones de activado o desactivado. Inicio rápido Tipo de datos Se usa para mostrar Dirección Campos para la dirección postal completa. En curso. teléfono móvil y teléfono del trabajo. Objeto OLE Objeto OLE. como documentos de Word.