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ALOJ..OÍ¡.

, M~YOR
DE BOG01:Á. D-';;:_

Doctora:
\lIVIANA

MEhJESES

Gerente
HOSPITAL SIMON BaLlVAR

REF:
ESTUDIOS
PREVIOS
PARA
CONTRATAR
ADQUISICION
DE
MEDICAMENTOS PARA USO EtolHOSPITAUZACJON y CONSULTA EXTERNA
.... ,

En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado así:

í, DEFINICiÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER
CON LA CONTRATACiÓN.:
El Hospital Simón Bolívar 111Nivel ESE requiere contratar a adquisición de
MEDICAMENTOS PARA USO ENHOSPjTAL!ZACIO'~ y CONSULTA EXTERI~A. que
se conciba bajo los parámetros de Buenas Prácticas de Manufactura, Registros
Sanitarios, Código Único de IVledicamentos, Regulaciones Farmacéuticas al disponer
certificaciones ante el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos It..JVIlViA
En la actualidad el Hospital no dispone suficiente cantidad de medicamentos para la
atención de sus pacientes hospitalizados y ambulatorios y estos deben cumplir CDn lo
establecido en el Decreto 2200 de 2005, Resolución í403 de 2007 y Resolución 0444
de 2008, en. aras de asegurar la prestación del servicio de salud, con criterios de
eficiencia, oportunidad y calidad,
.
Disponer de MEDICAIViE'''TOS que cumplan con los requisitos normativos, propende
por brindar mayor· seguridad al usuario,
por mantener la ~atisiaccióD de las:
necesidades y expectativas de los mismos, aportando en pro dé garantizar una mejor'
capacidad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especia! impactar en
la seguridad del paciente corno pilar fundamental para ,el logro de calidad propuestos
por la organización a través del proceso de mejoramiento continuo emprendido para
implementar los estándares de Acreditación dentro del Sistema Obligatorio de
Garantía de Calidad.
2. DEF1f..JIC10N TECNICA DE LA
SA TISF ACER SU NECESIDAD

FORMA

EI.J QUE .LA ENTIDAD

PUEDE

=: Hospita] satisface i8 necesidad antes descrita, mediante 1? contratación de
proveedores para le acc.nsición de medicamentos para el Hospital como parte del
cumplimiento de ¡a Política lnstituclonal de Seguridad de! Paciente y en beneñcíc oe
las buenas prácticas clínicas.
Como institución que está realizando actividades encaminadas hacia el cumplimiento
de los estándares de habilitación y acreditación que garanticen las "condiciones de
calidad de los medicamentos que requieran adecuaciones o su elaboración teniendo

.

,

~MA.YOR.
DE 8DGOTJ.. D.CtiA:.tJc·

en cuenta la importancia de la seguridad
terapéutica implementada a los pacientes.

de los medicamentos

usados en la

Desde el Servlcio Farmacéutlco
se ha realizado la verificación y evaluación del las
necesidades de recurso humano. saneamiento, higiene y salud ocupacional,
infraestructura física, dotación, productos devueltos, documentación, sistema de
gestión de calidad, quejas, contratos, auditorías internas, sistema de información y
farmacovigilancia, sistema de tratamiento de aguas, requisitos específicos para el
reempaque y reenvase, elaboración de formulas magistrales, nutriciones y ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos de administración parenteral, mezclas y/o
ajustes de concentraciones de dosis de medicamentos
oncológicos, dtstrioución
embalaje y transporte, para el cumplimiento de la Resolución 0444-08 y demás
normas relacionadas.
3. CONDICIONES

ESPECIALES DE LA CONTRA T ACION A CELEBRARSE

3.1. OBJETO El HOSPITAL SIMON SOLlVAR 111NIVEL E.S.E., está interesado en
contratar proveedores especializados para realizar la adquisición de medicamentos
necesarios para la utilización a nivel del área de hospitalización y consulta externa,
bajo parámetros de calidad, accesibilidad y oportunidad.

El oferente deberá presentar una propuesta técnica para el suministro de los
medicamentos para el área del Servicio Farmacéutico requeridos por el Hospital
Simón Bolívar, de acuerdo a las especiñcaciones del cuadro anexo.
3. í. í

ESPECIFICACIOl\'ES

TÉC'--JICAS REQUERIDAS

a, En caso de adjudicación, el eventual proveedor deberá entregar los medicamentos
según la programación o requerimientos establecidos' por el Hospital, los cuales
para todos los casos constituirá parte integral del contrato. Esta programación que
es Interna del hospital podrá cambiar de acuerdo a sus necesidades y
conveniencia. En todo caso I
~
..
.,
ospítal, deberá realizarse por parte del Contratista, máximo dentro: de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos
de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deberé ser inmediata.
b.

Las entregas deberán efectuarse en las instalaciones del Hospital Simón Bolívar Empresa Social riel Estado, en la Bodega Principal del Servicio Farmacéutico y en
el horario establecido en el eventual contrato, el cual será de lunes c. sábados de
8am a í 2m y de 1 pm a 6pm, domingos y festivos de 8am a 3p;n. En caso de
urgencias vitales nocturnas, la entrega deberá realizarse
en e; área de
dispensación previa autorización de la Subperencia Administrativa "lID delegado.

e, El proveedor se, compromete a realizar la reposición de orocuctos 'lb
medicamentos que resultaren deterioracos e;-,;el transporte de los mismos, o con
defectos de calidad, empaque o conservación, de cuyo reporte le haga el Hospital
- Servicios Farmacéuticos hasta setenta y dos (72) h~!·,~s siguientes a la recepción
riel producto, debiendo proceder a dicha reposición dentro de las setenta y dos
(72) horas siguientes al mismo.

J..LC-"-LOÍA Mb..YO?
Di: B:K>OTÁD.C

cí. El proveedor no podrá negarse a entregar los insumas aducíendo motivos de
empaque o presentación de los mismos, además no podrá retrasar o cancelar las
entregas por motivos de producción, baja oferta, baja demanda, escasez en el
mercado, trámites aduaneros y/o de importación, licencias, vacaciones colectivas o
variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que
. impida la entrega del medicamento, el Proveedor deberá realizar todas las
gestiones necesarias para la consecución y entrega del medicamento al Hospital.
e.

El medicamento y/o producto entregado por el Proveedor deberá tener como
mínimo un vencimiento no inferior a (18) meses. En caso de que el tiempo de vida
útil fijado en el.Repistro lnvirna sea inferior a dieciocho (18) meses, el cotizante
debe notificar :por escrito de ello al Hospital;' mediante una comunicación
denomínada CARTA DE COllfJPROMISO DE CAMBIO Y se obligará a realizar el
cambio del medicamento y/o producto cuando esté cercano a la Techa de
vencimiento. Los elementos entregados al hospital, la fecha de expiración 1\l0
debe ser inferior en tiempo al 75% de vida útil aprobada por el INVIMA en registro
sanitario.

f.

Por políticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipación a ~a fecha de
vencimiento del medicamento y/o producto se notificará al Proveedor, quien se
obliga a asumir la recepción y cambio del medicamento ylo producto reportado.
incluyendo los de cadena de fria y control especial. En caso de distribuidores no
se aceptan políticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.

g.

El proveedor deberé certificar Carta de compromiso de cambio de medicamentos
de baja rotación hasta por dos (2) años o después de la Iiauldación del contrato,
incluyendo los de cadena de frie y de control especial.

h.

El oferente deberá contar con una experiencia mínima de tres (3) años en el
suministro de medicamentos, para tal efecto deberá aportar certlñcaclón y relación
de contratos suscritos durante los tres 3 ,.1.
.
empresas que ayan celebrado con el proponente, con indicación del objeto,
cumplimiento y nivel de satisfacción de cada uno.

i.

~I eventual proveedor deberá garantizar que los productos ylo medicamentos
entregados estén marcados con el respectívo registro sanitario, lote, fecha de
vencimiento, vía de administración, concentración y nombre de! prrnclpio activo en
el empaque primario y secundario de acuerdo a Jo estipulado en el cecreto 677 de
abril de í 995'.

j.

Considerando que las cantidades del medicamento, acul previstas, dependen de
las necesidades reales de consumo y rotación del Hospital serán susceptibles De
variación, de manera que podrán disminuir o aumentar, con la respectiva
decucción de la cantidad estimada de otro u otros De los lterns contratados,
siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, ouecando entonces, obligado
el PROVEEDOR corno ID acepta en el momento de suscribir el contrato, a
despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los medicamentos aquí
contemplados.

ALCf.t.n!¡" Mt'..YOR
DE 8DG~y¡j_l)-CG"..u.Vi:'

k_ Por necesidad del servicio el hospital podrá solicitar cambio de medicamentos, y/o
cantidades contratadas durante la ejecución de! contrato, siempre y cuando no
sobrepase el valor presupuesta!.

!.

Tocio producto

debe facturarse

por unidad.

m. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque totál o por producto, en
forma parcial,
según
las negociaciones
y precios ofrecidos y evaluación
adelantada.
n.

El Hospital Simpn Bolívar ES.E.,
realizará en primer térrninouna
evaluación
técnica sobre Ids productos farmacéuticos
cotizadosy
serán objeto de evaluación
económica únicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables y que no
hayan sido reportados ante el II"VIMA por posibles fallos terapéuticos
efectos o
reacciones adversas o defectos en la calidad del mismo, todo protocolizado dentro
del programa Nacional de Farmacoviqiíancía.

o.

Con la presentación de la cotización, se entiende que el oferente acepta de forma
integral estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar según
sea el caso, con el Hospital,

p.

El oferente deberá cotizar todos y cada uno de los ítems solicitados
so pena de rechazo de la oferta.

q.

El proveedor
deberá entregar
al Hospital
Simón Bolívar siempre que sean
necesario durante la recepción técnica y administrativa
del CERTIFICADO
DE
BUEhJAS PRACTICAS DE MANUFACTURA
vigente en la fecha de la presentación
de la cotización. En caso de depósitos y/o distribuidores mayoristas presentar
concepto sanitario expedido por la Secretaria Distrital de Salud o secretaria de
salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deberá autorearlo-para
la venta')' distribución mayorista de
edi
','
a ernas anexar copia de BPI~ (Buenas Prácticas' de tV,anufactura) del laboratorio
fabricante en medio magnético.

en la presente

"

r.

Se deben especíñcar las caracterlsücas
técnicas de los elementos,
unidad oe
medida, marca, país de origen, valor unitario, sí está gravado por el impuesto de
valor agregado (lVA) , % del IVA o si son exentos de IVA y los demás datos
estípulados por la institución.

s.

SOPORTE TÉCt"ICO-CI:::NTíFICO:
El Proveedor (tanto como para el l.aboratono
fabricante
como para los Distribuidores)
suministrará
apoyo técnico- científico
sobre el ítem ofrecido, cuando así lo requiera el Hospital. Con cada producto
contratado anexará el certificado de análisis por cada lote de producto enviaoo al
i-iospita! Simón Bolívar E,S.E con cada uno de los despachos realizados.

t.

Experiencia
o similares.

U.

REGISTROS

mínima de des (2) años en la distrlbución

SANITARIOS

DE INVIM/l.

de los elementos

y FIC:-t.L.S TÉCNIC.A,S:

requeridos

~~CA!..Dit.,
r MA.Y:"-~
DE BOG:JTÁ.

o,c,

•.. El Proveedor deberá relacionar el registro sanitario del Invima por cada uno de
los ítems ofrecidos, garantizando su vigencia en la techa ne la presentación de
la cotización. Los proveedores ceben certificar que sus registros sanitarios se
encuentran vigentes a la fecha de evaluación. El Hospital se reserva el derecho
de verificar la información
relacionada
con la vigencia de dichos registros
sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedición o de vigencia del
mismo registro para alguno de los ítems ofrecidos,
este no será tenido en
cuenta.
o

El Proveedor.deberá
presentar con la oferta copia legible del registro sanitario,
además deberá presentar en CD-ROM, documentos
escaneados o en formato
PDF de los registros sanitarios en una carpeta denominada
REGISTROS y de
las fichas técnicas en una carpeta denominada
FICHAS de cada uno de los
rnedicarnentos cotizados.

El Proveedor
deberá
presentar
los correspondientes
registros sannarros
vigentes y fas fichas técnicas de calidad por cada uno de los ítems ofrecidos,
dentro de! término de cinco (5) días siguientes a la legalización del contrato, en
caso de no hacerlo, se hará acreedor a la aplicación de las multas, sanciones
administrativas,
contractuales y efectividad de las pólizas constituidas y el ítem
se le asignará al cotízante que continúe en la calificación. Lo mismo ocurrirá en
caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia.
DISTRIBUIDORES:
En caso de que el proveedor sea
deben presentar
la misma documentación
que
solicitarán al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del
laboratorio en la cual se autorice al depósito y/o distribuidor la comercialización
de los medicamentos
ofrecidos. En caso de no presentarla no se realizará el
estudio sobre los productos que carezcan de esta documentación,
.!'
DEPÓSITOS

Depósito

Y/O

ylo Distribuidor,

de

v. '::] proveedor
deberá
entregar
al hospital, carta
expresa
aceptación' ds
condiciones
de recepción,
aceptación
y reposición
de productos
)'/0
medicamentos deteriorados o rechazados. (El Hospital hará una recepción técnica
y administrativa de IDS medicamentos
suministrados
segun manual de normas
técnicas de calidad - guía técnica de análisis If"VIMA).

w. El proveedor deberá entrepar al hospital carte expresa aceptando la evaluación de
proveedores.
Dicha evaluación se tendrá cuenta
para le comlnuldad o no de: eventual contrato.
x.

para posteriores

invitaciones

yh

El proveedor deberá entregar al hospital carta expresa donde se declare fiernoo de
ent:-e;;8 de los productos
solicnados L::'.L...~ THllE (Tiempo entre IEl solicitud y
receoción
del producto
en nuestras
instalaciones),
donde el oferente se
comprometa
a la entrega de productos ylo medícarnentos
solicitados en un
máximo de 48 horas.

1¿Cl<LDit. MA.YOF:'
DE BOG::JTÁD-C.
1-tC"::~tz1

G~Up
f.lonD-n ~""7

.

y. El proveedor

deberá entregar al hospital carta expresa donde se acepte ítem por
ítem las condiciones
de entrega ~' vencimiento
establecidas en el presente pliego
en las condiciones comerciales.

Z.

Verificación

de las políticas y procedimientos

para el manejo de devoluciones.

aa. CÓDIGO ÚNICO DE MEDICAMEI-JTOS:

El cotizante
deberá relacionar,
el Código Único de Medicamento
(CUM)
asignado por el Invima por cada uno de los ítems ofrecidos, garantizando el
respectivo e.~ped¡ente y consecutivo.

bb. E:I Hospital se reserva el derecho de verificar la información relacionada con la
vigencia de dicho Cóciigo Único de Medicamento.
En el evento de encontrar la falta
de expedición o de vigencia del mismo código para aiguno de los ítems ofrecidos,
este no será tenido eA cuenta en la evaluación.

3.2 DESCRIPCIOr..¡ DE LOS B1EloJ'ES O SERVICIOS
Lo mencionado

en los literales 2

e incluido

A ADQUIRIR

y 3 de este documento.

3.3 PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato será con base a las disposiciones dadas por la
Administrativa,
Comité de compras y adicionales.

Subgerencia

3.4.

LUGAR DE EJECUCION

En 18s sedes del hospital ubicadas



3.5.

en

12.:

Carrera 7 No 155-00
Sede ubicada en la calle í 04 No 47

PRESUPUESTO

OFICiAL

-51

ESTlflliADO

que cuenta el HOSPITAL
Slhl¡Ol-J BOLlVAR,
para respaldar
la ejecución del presente objeto a contratar provienen
de los
recursos asignadas aí presupuesto de la Entidad para la vigencia
Les

recursos

con

económicamente

3.6.

FORMA DE P t.GO

La forma de pago y los requisitos
Administrativa y Financiera.

inherentes
.

serán los definidos

por las Subgerencias

A!:.CI<LDi~ MAYo?
DE BOGOTÁD-C-

Previa presentación de la factura
correspondiente,
certificado de cumplimiento
suscrito por el Supervisor del Contrato y la acreditación de pagos parañscales de, Ley.

4. GARANTIA UNICA
En cumplimiento de la normatividad vigente se exigirá al contratista la constitución a
del HOSPITAL SIMON BOLlVAR de una garantía única expedida por una
Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia y cuya póliza matriz esté
debidamente aprobada por la Superintendencia Financiera y que ampare los
siguienies riesgos:-:';
favor

Definidos por el área de contratación y relacionados.

~n caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento
en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantías.
loualrnente, se nactaran en el contrato las cláusulas de multas y penaí pecuniaria del
derecho común y las excepcionales de terminación interpretación y modificación
unilateral, as: como la de caducidad.
5. .

SUPERVISOR DEL CONTRATO

La supervisión en la ejecución del contrato estará a cargo del PROFESIOhlAL
ESPECIAUZADO QUJrJ¡ICOFARlviACEUTICO del HOSPITAL SlMON BOLlVAR quien
velará por la correcta ejecución del objeto contractual, Y certificará el cumplimiento a
cabalidad de las obligaciones contractuales.

Por la atención y colaboración, gracia.
enlamen e,

~~!;;{~
Profesional Especializado
Químico Farmacéutico
HOSPITAL SIMOt~ SOLlVAR

Pr~)'e:;tó: Q.F Jear. Cano lV.a::huco Ortiz - Profesional Especial'zado