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Por qu utilizar XML en Excel?

XML es una tecnologa diseada para administrar y compartir datos estructurados en un


archivo de texto legible para el usuario. XML sigue directrices estndar del sector y puede
ser procesado por una amplia gama de bases de datos y aplicaciones. El uso de XML
permite a los diseadores de aplicaciones crear sus propias etiquetas, estructuras de datos
y esquemas personalizados. En resumen, XML facilita considerablemente la definicin, la
transmisin, la validacin y la interpretacin de datos entre bases de datos, aplicaciones y
organizaciones.

Archivos de esquemas y datos de XML


Excel trabaja principalmente con dos tipos de archivos XML:

Archivos de datos XML (.xml), que contienen las etiquetas personalizadas y los datos
estructurados.
Archivos de esquema (.xsd), que contienen etiquetas de esquema que imponen las reglas,
como la validacin y el tipo de datos.
El estndar XML tambin define los archivos XSLT (Lenguaje de transformacin basado en hojas de estilo) (.xslt), que se utilizan para aplicar estilos y transformar datos XML a diferentes formatos de presentacin. Puede aplicar estas
transformaciones antes de importar los archivos XML en Excel y despus de exportarlos desde Excel. Si los archivos XSLT estn vinculados a archivos de datos XML que importe en Excel, s que tendr la opcin de aplicar o no el formato antes
de agregar los datos a la hoja de clculo, pero solamente si abre el archivo XML mediante el comando Abrir de Microsoft Excel. Elija el tipo de archivo Archivos XML (*.xml) antes de hacer clic en el botn Abrir para ver los archivos XML que
hay en la carpeta.

Escenarios clave de XML y Excel


Con XML y Excel, puede administrar libros y datos de maneras que antes resultaban
imposibles o muy difciles. Gracias a las asignaciones XML, puede agregar, identificar y
extraer con facilidad partes concretas de datos comerciales de los documentos de Excel.
Por ejemplo, una factura que contenga el nombre y la direccin de un cliente o un informe
que contenga los resultados financieros del ltimo trimestre ya no tendrn que ser
informes estticos. Esta informacin se puede importar fcilmente desde bases de datos y
aplicaciones, revisar y exportar a las mismas bases de datos y aplicaciones o a otras
distintas.
Las caractersticas de XML estn diseadas para las siguientes situaciones clave:

Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a


celdas existentes. Esto facilita la insercin y la extraccin de datos XML de las plantillas sin
necesidad de volver a disearlas.
Utilizar datos XML como entrada para los modelos de clculo existentes al asignar elementos
XML a las hojas de clculo existentes.
Importar archivos de datos XML en un libro nuevo.
Importar datos XML de un servicio web en la hoja de clculo de Excel.
Exportar datos de celdas asignadas a archivos de datos XML independientemente de los
dems datos del libro.
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Proceso bsico para usar datos XML en Excel


El siguiente diagrama muestra cmo los diferentes archivos y operaciones trabajan
conjuntamente cuando se utiliza XML con Excel. Bsicamente, el proceso se compone de
cinco fases:

Agregar un archivo de esquema XML (.xsd) a un libro


Asignar elementos del esquema XML a celdas individuales o tablas XML
Importar un archivo de datos XML (.xml) y enlazar los elementos XML a celdas asignadas
Introducir datos, mover celdas asignadas y aprovechar la funcionalidad de Excel sin
perder la estructura y las definiciones XML
Exportar datos revisados de las celdas asignadas a un archivo de datos XML

Trabajar con asignaciones XML


El usuario puede crear o abrir un libro en Excel, adjuntar un archivo de esquema XML (.xsd)
a ese libro y, a continuacin, utilizar el panel de tareas Origen XML para asignar
elementos XML del esquema a celdas individuales o tablas. Despus de asignar los
elementos XML a la hoja de clculo, puede importar datos XML en las celdas asignadas y
exportar datos XML de las celdas asignadas.
Cuando agrega un archivo de esquema XML (.xsd) al libro, est creando una asignacin
XML. En general, las asignaciones XML se utilizan para crear celdas asignadas y para
administrar la relacin entre las celdas asignadas y elementos individuales del esquema
XML. Adems, estas asignaciones XML se utilizan para enlazar el contenido de las celdas

asignadas con los elementos del esquema al importar o exportar archivos de datos XML
(.xml).
Se pueden crear dos tipos de celdas asignadas: celdas de asignacin nica y celdas
repetidas (que aparecen como tablas XML). Para tener ms flexibilidad al disear la hoja de
clculo, puede arrastrar las celdas asignadas a cualquier lugar de una hoja de clculo y en
cualquier orden, incluso uno distinto al del esquema XML. Tambin puede decidir qu
elementos desea asignar y cules, no.
Es importante conocer las siguientes reglas acerca del uso de las asignaciones XML:

Un libro puede contener una o ms asignaciones XML.


Solo se puede asignar un elemento a una ubicacin de un libro simultneamente.
Cada asignacin XML es una entidad independiente, aunque haya varias asignaciones XML en
el mismo libro que hagan referencia al mismo esquema.
Una asignacin XML solo puede contener un elemento raz. Si se agrega un esquema que
defina ms de un elemento raz, se le pedir que decida cul de ellos se va a utilizar para la
nueva asignacin XML.

Utilizar el panel de tareas Origen XML


Utilice el panel de tareas Origen XML para administrar asignaciones XML. Para abrirlo, en
la pestaaProgramador, en el grupo XML, haga clic en Origen. En el siguiente diagrama,
se muestran las principales caractersticas de este panel de tareas.

Muestra las asignaciones XML que se han agregado al libro.


Muestra una lista jerrquica de los elementos XML de la asignacin XML que aparece
en ese momento.

Configura las opciones para trabajar con el panel de tareas Origen XML y los datos
XML, por ejemplo, cmo obtener una vista previa de los datos y controlar los encabezados.
Abre el cuadro de dilogo Asignaciones XML, que se puede utilizar para agregar,
eliminar o cambiar de nombre las asignaciones XML.
Comprueba si puede exportar los datos XML mediante la asignacin XML actual.

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Tipos de elementos y sus iconos


La siguiente tabla contiene un resumen de todos los tipos de elementos XML con los que
puede trabajar Excel, as como el icono que se utiliza para representar a cada uno.
TIPO DE ELEMENTO

ICONO

Elemento principal
Elemento principal obligatorio
Elemento principal repetido
Elemento principal repetido obligatorio
Elemento secundario
Elemento secundario obligatorio
Elemento secundario repetido
Elemento secundario repetido obligatorio
Atributo
Atributo obligatorio
Contenido simple de una estructura compleja
Contenido simple obligatorio de una estructura compleja
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Trabajar con celdas de asignacin nica


Una celda de asignacin nica es una celda que se ha asignado a un elemento XML que no
se repite. Para crear una celda de asignacin nica, arrastre un elemento XML que no se
repita desde el panel de tareas Origen XMLhasta una sola celda de la hoja de clculo.
Al arrastrar un elemento XML no repetido a la hoja de clculo, puede utilizar una etiqueta
inteligente para optar por incluir el nombre del elemento XML como encabezado, encima
o inmediatamente a la izquierda de la celda de asignacin nica, o bien emplear un valor
de celda existente como encabezado.

Tambin puede usar una frmula en una celda de asignacin nica, siempre que la celda
est asignada a un elemento XML con un tipo de datos XSD (Definicin de esquema XML)
que Excel interprete como un nmero, una fecha o una hora.
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Trabajar con celdas repetidas en tablas XML


El aspecto y la funcionalidad de las tablas XML son similares a los de las tablas de Excel.
Una tabla XML es una tabla de Excel que se ha asignado a uno o ms elementos XML
repetidos. Cada columna de la tabla XML representa a un elemento XML.
Las tablas XML se crean al:

Utilizar el comando Importar (en el grupo XML de la pestaa Programador) para importar
un archivo de datos XML.
Utilizar el comando Abrir de Excel para abrir un archivo de datos XML y, a continuacin,
seleccionar Como tabla XML en el cuadro de dilogo Abrir XML.
Utilizar el comando Desde importacin de datos XML (desde el botn de comando De otros
orgenesdel grupo Obtener datos externos, en la pestaa Datos) para importar un archivo
de datos XML y, a continuacin, seleccionar Tabla XML en la hoja de clculo
existente u Hoja de clculo nueva en el cuadro de dilogo Importar datos.
Arrastrar uno o ms elementos repetidos desde el panel de tareas Origen XML hasta una hoja
de clculo.
Al crear una tabla XML, los nombres de los elementos XML se utilizan automticamente
como encabezados de columna. Puede cambiarlos por cualquier encabezado de columna
que desee. Sin embargo, al exportar datos de las celdas asignadas, siempre se utilizan los
nombres originales de los elementos XML.
Existen dos opciones del botn Opciones del panel de tareas Origen XML que resultan de
utilidad para trabajar con tablas XML:

Combinar elementos automticamente al asignar Si est activada, Excel crea una tabla
XML a partir de varios campos a medida que se colocan en la hoja de clculo. Esta opcin
funciona siempre que los distintos campos se coloquen en la misma fila, uno junto al otro. Si
la opcin est desactivada, cada elemento aparecer como una tabla XML independiente.
Mis datos tienen ttulo Si est activada, los datos de encabezado existentes se utilizarn
como los encabezados de columna de los elementos repetidos que asigne a la hoja de clculo.
Si esta opcin est desactivada, se utilizarn como encabezados de columna los nombres de
los elementos XML.
Con las tablas XML, resulta sencillo importar, exportar, ordenar, filtrar e imprimir datos a
partir de un origen de datos XML. No obstante, las tablas XML tienen algunas limitaciones
relacionadas con la forma en la que se pueden organizar dentro de la hoja de clculo.

Las tablas XML se basan en filas, es decir, se extienden desde el encabezado hacia abajo. No
se pueden agregar entradas nuevas por encima de las filas existentes.
No se puede transponer una tabla XML de modo que las entradas nuevas se agreguen a la
derecha.
Se pueden utilizar frmulas en las columnas asignadas a elementos XML con un tipo de
datos XSD (Definicin de esquema XML) que Excel interprete como un nmero, una fecha
o una hora. Al igual que ocurre en una tabla de Excel, las frmulas de una tabla XML se
rellenan hacia abajo cuando se agregan nuevas filas a la tabla.

Consideraciones de seguridad sobre las asignaciones XML


Las asignaciones XML y su informacin de origen de datos se guardan con el libro de Excel
y no con una hoja de clculo especfica. Un usuario malintencionado puede ver esta
informacin de asignacin mediante una macro de Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). Adems, si el libro se guarda como un archivo de formato XML abierto
de Office habilitado para macros de Excel, esta informacin de asignacin se puede
visualizar con el Bloc de notas de Microsoft o cualquier otro programa de edicin de texto.
Si quiere seguir usando la informacin de asignacin pero desea quitar la informacin de
origen de datos que pueda ser confidencial, puede eliminar la definicin del origen de
datos del esquema XML del libro, y seguir pudiendo exportar los datos XML. Para ello,
desactive la casilla Guardar la definicin del origen de los datos en el libro del cuadro
de dilogo Propiedades de la asignacin XML, disponible en el comandoPropiedades
de la asignacin del grupo XML de la pestaa Programador.
Si elimina una hoja de clculo antes de eliminar una asignacin, la informacin de la
asignacin sobre orgenes de datos y, posiblemente, otros datos confidenciales, seguirn
estando guardados en el libro. Si va a actualizar el libro para quitar informacin
confidencial, asegrese de eliminar la asignacin XML antes de eliminar la hoja de clculo,
de modo que la informacin de asignacin se elimine del libro de forma permanente.
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Importar datos XML


Puede importar datos XML en una asignacin XML existente en el libro. Al importar datos,
los datos del archivo se enlazan con una asignacin XML almacenada en el libro. Esto
implica que cada elemento de datos del archivo de datos XML tiene un elemento
correspondiente en el esquema XML, que se ha asignado desde un archivo de esquema
XML o un esquema deducido. Cada asignacin XML solo puede tener un enlace de datos
XML; cada enlace de datos XML est enlazado con todas las asignaciones creadas desde
una nica asignacin XML.

Puede abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la asignacin XML (haga clic


en Propiedades de la asignacin en el grupo XML de la pestaa Programador), que
tiene tres opciones activadas de forma predeterminada que sirven para controlar el
comportamiento de un enlace de datos XML:

Validar datos con el esquema para importar y exportar Especifica si Excel valida los datos
con el esquema XML al importar datos. Haga clic en esta opcin si desea asegurarse de que
los datos XML que importe se ajustan al esquema XML.
Sobrescribir los datos existentes con los nuevos Especifica si los datos se sobrescriben al
importar datos. Haga clic en esta opcin si desea sustituir los datos actuales por los nuevos,
por ejemplo, si hay datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML.
Anexar los nuevos datos a las tablas XML existentes Especifica si el contenido del origen
de datos se anexa a los datos existentes en la hoja de clculo. Haga clic en esta opcin, por
ejemplo, si est consolidando datos de varios archivos de datos XML similares en una tabla
XML o si no desea sobrescribir el contenido de una celda que contiene una funcin.
Al importar datos XML, es posible que desee sobrescribir algunas celdas asignadas pero
otras, no. Por ejemplo, algunas de ellas pueden contener frmulas, por lo que no desea
sobrescribir la frmula al importar un archivo XML. Hay dos soluciones:

Cancelar la asignacin de los elementos que no desea sobrescribir antes de importar los datos
XML. Despus de importar los datos XML, puede volver a asignar el elemento XML a las celdas
que contienen las frmulas para poder exportar los resultados de las frmulas al archivo de
datos XML.
Crear dos asignaciones XML a partir del mismo esquema XML. Utilice una asignacin XML
para importar los datos XML. En esta asignacin XML, Importacin, no asigne elementos a
las celdas que contengan frmulas u otros datos que no desee sobrescribir. Utilice otra
asignacin XML para exportar los datos. En esta otra asignacin XML, Exportacin, asigne los
elementos que desea exportar a un archivo XML.
NOTA La caracterstica que permita importar datos XML de un servicio web mediante un

archivo de conexin al servicio de recuperacin de datos (.uxdc) para conectarse a un


origen de datos no es compatible con las versiones posteriores a Excel 2003 mediante la
interfaz de usuario. Si abre un libro creado en Excel 2003, podr ver los datos, pero no
podr editar ni actualizar los datos de origen.

Trabajar con un esquema deducido


Si importa datos XML sin haber agregado el esquema XML correspondiente para crear una
asignacin XML, Excel intentar deducir un esquema basndose en las etiquetas definidas
en el archivo de datos XML. El esquema deducido se almacena con el libro y permite
trabajar con datos XML si no hay ningn esquema XML asociado al libro.
Cuando se trabaja con datos XML importados que tienen un esquema deducido, tambin
es posible personalizar el panel de tareas Origen XML. Si ha importado datos XML

asociados a la asignacin XML en la sesin actual de Excel, active la opcin Vista previa de
los datos en el panel de tareas del botn Opciones para mostrar la primera fila de datos
como datos de ejemplo en la lista de elementos.
No se puede exportar el esquema deducido de Excel como un archivo de datos de
esquema XML (.xsd) independiente. Aunque existen editores de esquemas XML y otros
mtodos para crear un archivo de esquema XML, es posible que no disponga de acceso a
estos editores o no sepa cmo utilizarlos. Como alternativa, puede utilizar la versin 1.1
del complemento Herramientas XML de Excel 2003, que permite crear un archivo de
esquema a partir de una asignacin XML. Para obtener ms informacin, consulte Usar la
versin 1.1 del complemento de herramientas XML de Excel 2003.

Exportar datos XML


Para exportar datos XML, se exporta el contenido de las celdas asignadas de la hoja de
clculo. Al exportar datos, Excel aplica las siguientes reglas para determinar qu datos se
guardan y cmo:

No se crean elementos vacos cuando hay celdas en blanco correspondientes a un elemento


opcional, pero s se crean cuando hay celdas en blanco correspondientes a un elemento
obligatorio.
Para escribir los datos, se utiliza codificacin UTF-8 (Unicode Transformation Format-8).
Todos los espacios de nombres se definen en el elemento XML raz.
Excel sobrescribe los prefijos de los espacios de nombres existentes. Al nombre de espacio de
nombres predeterminado se le asigna el prefijo ns0. Los espacios de nombres sucesivos son
ns1, ns2, etc., hasta ns<nmero>, donde <nmero> es el nmero de espacios de nombres
escritos en el archivo XML.
Los nodos de comentarios no se conservan.
Puede abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la asignacin XML (haga clic
en Propiedades de la asignacin en el grupo XML de la pestaa Programador) y, a
continuacin, utilizar la opcin Validar datos con el esquema para importar y
exportar (activada de forma predeterminada) para especificar si Excel valida los datos con
la asignacin XML al exportar datos. Haga clic en esta opcin cuando desee asegurarse de
que los datos XML que exporta se ajustan al esquema XML.

Utilizar el formato de archivo XML abierto de Office habilitado


para macros de Excel
Los libros de Excel se pueden guardar en diversos formatos de archivo, como el archivo de
formato XML abierto de Office habilitado para macros de Excel (.xlsm). Excel cuenta con un
esquema XML definido que determina el contenido de un libro de Excel, incluidas las
etiquetas XML que almacenan toda la informacin del libro, como los datos y las
propiedades, y determina su estructura general. Las aplicaciones personalizadas pueden
usar el archivo de formato XML de Office habilitado para macros de Excel. Por ejemplo, los

programadores pueden crear una aplicacin personalizada para buscar datos en varios
libros guardados en este formato y crear un sistema de informes basado en los datos
encontrados.