Informe de Prctica

de Vacaciones
ME4901
Compaa de Petrleos de Chile COPEC S.A.
Distribuidora de Combustibles

Catalina Arlette Bravo Inostroza

Informe de Prctica
de Vacaciones
ME4901
Compaa de Petrleos de Chile COPEC S.A.
Distribuidora de Combustibles

Catalina Arlette Bravo Inostroza

Sumario
22 de Enero al 28 de Febrero de 2013

1.
Antecedentes
Empresa
3
1.1.
Abastecimiento,
almacenamiento
comercializacin....4

2.
Labores
Desarrolladas
6
2.1
Manejo
de
precios
..6
2.2
Atencin
al
cliente
..8
2.3
Gestin
de
documentos
.8

comerciales..

3.
Conclusiones
.10
4.
Anexo
(evaluacin)..
.11

1. Antecedentes Empresa
La Compaa de Petrleos de Chile COPEC S.A. es una empresa cuyo
objetivo fundamental es la comercializacin y distribucin de combustibles y
lubricantes, proporcionando soluciones energticas a la industria, el comercio,
los hogares y el transporte.
COPEC forma parte de un holding financiero diversificado que est
presente, a travs de sus filiales y coligadas, en distintos sectores de actividad,
como son el forestal, pesquero y minero del pas, siendo de todas formas la
divisin de combustibles la ms importante, como se muestra en la Figura 1.

CAMINO NEVADO
100,00%
GUACOLDA
25,00%
IGEMAR
81,93%

EMPRESSAS COPEC

METROGAS
39,83%
ABASTIBLE
99,05%
ARAUCO
99,98%
COPEC
100,00%

CAN - CAN
99,87%
MINA INVIERNO
50,00%
ORIZON
50,10%
CORPESCA
30,64%
INVERSIONES DEL
NORDESTE
51,00%
SONACOL
12,00%
TERPEL
39,10%
SONACOL
49,80%

Figura 1: Estructura empresas holding EMPRESAS COPEC. Cifras corresponden a

porcentaje de participacin total. Fuente: Induccin prcticas COPEC 2013.

1.1 Abastecimiento, almacenamiento y comercializacin.

COPEC, bajo contrato de suministro con la Empresa Nacional de
Petrleos (ENAP) abastece regularmente los requerimientos de combustibles de
todas las plantas del pas. Paralelamente COPEC importa directamente
alrededor de la mitad de los volmenes requeridos 1. El mercado chileno se
caracteriza por ser de libre acceso a todos los agentes econmicos, sin
exclusividad para ENAP.
COPEC cuenta con plantas de almacenamiento y distribucin de combustible
en prcticamente todas las regiones del pas. stas se abastecen a travs de
distintas vas, segn sean sus condiciones particulares: oleoducto, buses
tanque y camiones.
La comercializacin de los productos se realiza a travs de dos canales,
canal concesionario y canal industrial.
Canal concesionario
Conformado por la red de 621 puntos de venta (estaciones de servicio)
entre Arica y Puerto Williams.
Canal Industrial
Canal industrial: conformado por las industrias (clientes directos). A
travs de este canal se comercializa principalmente petrleo disel, petrleos
combustibles y kerosene de aviacin.
La cartera de clientes industriales alcanza a ms de 3500,
pertenecientes a rubros tan diversos e importantes como la minera, la
actividad forestal, la pesca, la construccin, la generacin elctrica, el
transporte y las FF.AA.
Este canal comercializa sus productos a granel, a travs de sistemas de
pago con tarjeta (TCT, TAE, cupn electrnico) y la modalidad storage (a travs
de las estaciones de servicio).
Las ventas y el manejo del canal de ventas industrial se encuentran a
cargo del rea de Subgerencia de Ventas Industriales en COPEC S.A. En la
Figura 2 se muestra la estructura organizacional de COPEC, donde se observa
que la Subgerencia de Ventas Industriales depende directamente de la
Gerencia de Ventas, que a su vez depende de Gerencia General.
1 Fuente: Texto de induccin a prcticas, entregado por COPEC, 2013
4

Figura 2: Estructura interna empresa COPEC S.A. Fuente: Induccin prcticas COPEC
2013.

2. Labores Desarrolladas
La practicante se desempea en el rea de Subgerencia de Ventas
Industriales de COPEC, divisin Combustibles. Esta rea se encarga de las
ventas a clientes tipo industria, los que son clientes directos de COPEC, lo que
significa que el trato con el cliente no se realiza a travs de estaciones de
servicio, sino a travs de jefes zonales que se desenvuelven directamente en
dependencias de la empresa. Dichos jefes mantienen una cartera de clientes
en funcin del rubro y/o lugar de ubicacin de stos. La oficina realiza su
gestin con ayuda del programa SAP, que permite manejar grandes bases de
datos de clientes, tipos de productos, documentos, precios, etc.
Las tareas de la practicante pueden agruparse en tres reas: manejo de
precios, atencin al cliente y gestin de documentos comerciales.

2.1 Manejo de precios

La gestin de clientes se realiza mediante la asignacin a stos de un
cdigo (nmero de deudor) que lo identifica como cliente industrial COPEC en
el sistema SAP. Al ingresar este cdigo en el sistema se puede acceder a todos
los datos del cliente, desde los datos generales como razn social o RUT hasta
los precios y productos que el cliente compra. Fue tarea de la practicante
ingresar y otras veces calcular primero e ingresar despus estos precios en el
sistema. Se ver a continuacin que dichos precios no son los mismos para
todos los clientes, pues para su determinacin se utilizan las siguientes
frmulas (todos los precios son por litro de combustible):

Precio Final Cliente=Precio Base + IVA+ Imp Esp

(1)

Donde
Imp. Esp.: Impuesto Especfico, el que est dado, cuando corresponde, por:

Imp Esp=UTM del mesFactor :1000

(2)

Con Factor = 6.0 para gasolinas y 1.5 para petrleo disel.

IVA: Impuesto al valor agregado
UTM: Unidad tributaria mensual
Por su parte el precio base est dado por la siguiente frmula:

Precio Base=Precio Refinera ( FEPP incluido ) +Gasto General

(3)
7

Donde
Precio Refinera (FEPP incluido): Precio al que ENAP le vende combustibles a
COPEC.
FEPP: Fondo de Estabilizacin de Precios del Petrleo. Destinado a buscar la
estabilidad de los precios internos de los combustibles, aislndolos as de la
volatilidad de corto plazo que afecta a los precios internacionales.
Actualmente, el nico combustible sujeto a FEPP es el kerosene domstico. 2
Gasto General: Relacionado directamente con la utilidad que la empresa desea
ganar. Dado por la siguiente frmula:

Gasto general=Flete+ Margen

(4)

Donde
Flete: Gastos asociados al transporte del combustible.
Margen: Utilidad que espera ganar la empresa.
De esta forma y con estas 4 frmulas se establecen los precios por cliente. Si
bien el precio refinera siempre sern los mismos para cada producto, la
empresa determina, para cada cliente, qu utilidad espera obtener de l, lo
que (debido a (4) y (3)) hace variar el precio base, cambiando a su vez (debido
a (1)) el precio final.
Fue responsabilidad de la practicante adems la correcta informacin de
los precios base y final a cada cliente cada semana, pues dado que los precios
refinera varan semana a semana, luego los precios base y final tambin lo
hacen. En relacin a esto cabe mencionar que no a todos los clientes se les
informa el precio de la misma forma. Como regla general a cada cliente se le
dan los valores involucrados en (1), esto es lo que se llama estructura de
precio cerrado, pero ciertos clientes, en virtud de negociaciones con sus
respectivos jefes de zona, logran tener lo que se llama una estructura de
precio abierto, esto significa que adems de informarle los valores de (1)
tambin se le informan los valores de (2), esto es, se le comunican los valores
de precio refinera y gasto general. Los beneficios de esto es que el cliente
puede conocer la utilidad que la empresa est obteniendo, por lo que pueden
negociar una baja de precios solicitando una menor utilidad para COPEC. Fue
tambin tarea de la practicante ingresar en el sistema la estructura de precio
de cada cliente en SAP.

2 Fuente: http://www.cne.cl/tarificacion/hidrocarburos/precios-de-paridad/503fepp Fecha de consulta: 26/03/2013

8

2.2 Atencin al cliente

En trminos de atencin al cliente la practicante tuvo como
responsabilidad la atencin telefnica y va correo electrnico de stos. Debi
gestionar la resolucin de problemas tales como solicitudes de notas de crdito
(por errores en facturacin), solicitudes de revisin tcnica de las instalaciones
COPEC en obras de clientes, atrasos en despachos de combustible, solicitud de
cotizaciones, etc.
Durante un perodo de una semana, la practicante debi reemplazar a
dos jefes zonales. Esto significa que debi encargarse de la atencin de todos
los clientes de sus carteras, lo que ocasion que muchas veces la practicante
se encontrara con problemas que quedaban fuera de su rea de conocimiento,
sin embargo, se gestion su resolucin informndose al encargado
correspondiente.

2.3 Gestin de documentos comerciales

La practicante tuvo la responsabilidad de generar algunos documentos
comerciales. Uno de stos eran las notas de crdito, que es un documento
comercial en el que COPEC le otorga al cliente un saldo positivo en su cuenta
comercial. Generalmente se emiten debido a errores por parte de la empresa
en el precio de facturacin del combustible. Este saldo puede ser entregado en
dinero efectivo o agregado a la lnea de crdito del cliente. El deber de la
practicante fue la generacin del documento en el sistema SAP, lo que permite
corregir los saldos del cliente en el sistema, adems de la generacin de la
solicitud fsica de la nota de crdito, para luego ser firmada y autorizada por los
jefes administrativo y/o comercial. Adems de la nota de crdito, la practicante
deba generar en el sistema y fsicamente la solicitud de notas de dbito, que,
al contrario de la nota de crdito, le otorgan un saldo positivo a la empresa. Se
emiten tambin por errores en el precio de facturacin del combustible.
La venta de combustible a los clientes industriales se realiza a travs de
la creacin de puntos (solicitantes) para cada cliente. stos, al momento de
querer comprar combustible debe indicar la localidad donde desea recibirlo.
Cabe mencionar que el volumen mnimo que vende COPEC a sus clientes
9

industriales es de 5000 litros, por lo que la recepcin del combustible debe ser
siempre en tanques (estanques). Existen dos modalidades de venta:
-

Puntos de consumo granel: Son puntos del pas en los que el cliente
quiere recibir el combustible comprado. Puede recibirlo en tanques
propios o instalados por COPEC. Cada cliente tiene asociado, a su
nmero de deudor, una cierta cantidad de nmeros de solicitante o ID
correspondientes a cada lugar del pas en el que el cliente reciba
combustible.
Storage: Son grandes tanques ubicados en las estaciones de servicio, en
los que se almacena el combustible del cliente. As, cada vez que el
cliente desee retirar combustible debe dirigirse a la estacin de servicio
correspondiente. Tambin son referenciados de acuerdo a su nmero de
solicitante.

Cada vez que el cliente desee comprar combustible, debe dar el nmero
de solicitante, ya sea de un punto de consumo granel o storage. Si no existe el
nmero de solicitante y el cliente desea crearlo, debe solicitarlo. Fue
responsabilidad de la practicante ser el nexo entre el cliente que solicita la
creacin de un ID y la persona encargada de su creacin. En este sentido, la
practicante debi pedirle al cliente la documentacin pertinente. Si la creacin
corresponde a un punto de consumo granel y si el tanque es de propiedad del
cliente, se le debe solicitar la certificacin SEC del mismo, es decir, se solicita
que la Superintendencia de Electricidad y Combustibles certifique que el
tanque est en perfectas condiciones para almacenar combustible. Por el
contrario, si el tanque es propiedad de COPEC entonces slo basta con realizar
la solicitud de creacin del punto de consumo. Para el caso de los storage,
dado que existen estaciones de servicio involucradas, al cliente se le solicita
una copia del contrato firmado entre ste y COPEC, en el que se detalla de
forma expresa la direccin de la estacin de servicio y un estimado del
volumen de combustible a consumir.

10

3. Conclusiones
Realizar la primera prctica laboral en una empresa grande como es
COPEC fue una experiencia profundamente fructfera, principalmente porque
en la empresa la practicante fue tratada como una trabajadora ms, siendo
constantemente motivada a aprender y realizar labores de distinta ndole. Se
pudo observar que en particular en la Subgerencia de Ventas Industriales hay
una carga de trabajo constante, por lo que no hubo espacio para el
aburrimiento o la desidia.
Un aspecto negativo observado en el lugar de trabajo fue la deficiente
distribucin de la carga laboral. Muchas personas trabajan en el rea en la que
trabaj la practicante, pero muchas veces sucedi que ciertos trabajos
debieron quedar suspendidos pues slo una persona saba hacerlo y esa
persona no se encontraba presente. Se not entonces que existen tareas de
suma importancia y urgencia (por ejemplo la aprobacin de los cambios de
precio semanales) que slo una persona poda hacer, ya sea porque slo ella
conoca el procedimiento o por limitaciones de tipo tcnico (otras personas no
tenan autorizacin para realizar tales tareas en el sistema SAP) retrasando de
esta forma la realizacin del trabajo. Como solucin a esto se plantea la
necesidad de una nivelacin del trabajo, de forma tal que las tareas bsicas y
ms necesarias sean manejadas por ms personas y as no afectar el
funcionamiento de la oficina.
Dentro de los aspectos positivos del rea se cuenta la constante
preocupacin por realizar un trabajo de calidad. No se sacrifica calidad en
funcin de obtener ms ganancias, esto se pudo observar en la continua
mantencin que se le realiza a los tanques de combustible, a los camiones
distribuidores y en general a todas las instalaciones, se prioriza que stos sean
seguros para todo el que los opere aun cuando esto puede resultar un poco
ms costoso, pues se invierte bastante en mantencin de equipos.
Si bien la prctica realizada se aleja del rea de la ingeniera mecnica,
la practicante pudo aprender lo que significa el tener responsabilidades a su
11

cargo y un equipo de trabajo que muchas veces dependi de su desempeo.

Se desarrollaron habilidades de trabajo en equipo, manteniendo buenas
relaciones laborales. Se desarroll la capacidad de solucionar problemas de
forma eficiente pues si bien muchas veces se le solicit a la practicante realizar
tareas que no saba hacer, siempre se pudo llevar a cabo el trabajo de todas
formas, ya sea solicitando ayuda para aprender o gestionando su realizacin
con otra persona, de forma que siempre se obtuviera una respuesta
satisfactoria.
Finalmente, la practicante agradece intensamente haber sido integrada
a un grupo humano que funcion sinrgicamente, y del que pudo aprender
habilidades realmente necesarias en un ingeniero y que de seguro sern de
gran utilidad en su futuro laboral.

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