You are on page 1of 47

1

Revisado - Actualizado - Modificado: por Manuel


Molina Garca, Octubre de 2001

CONTENIDO
INTRODUCCIN
ANFITRIN DE UNA CONVENCIN

Anfitrin de una Convencin, Obtencin de la

Aprobacin.
Presupuesto de Convencin
Seleccin de la Sede por el Consejo de

Pg.
276
277
277
278
279
279

Oficiales

Comit de Convencin.
Relacin entre el Comit de Convencin, y el Consejo de
Oficiales.
Presidente de Convencin
Comit de Hospedaje (Sede de Convencin)
Comit de Finanzas
Comit de Programas
Comit de Registro
Comit de Transporte
Actividades Previas y Tarifas

280
280
281
284
285
293
294
295

TRABAJOS DE CONVENCIN

296

Oficinas de Convencin

Registros

Registros de Delegados

Lista de Precios (Recuerdos y Souvenirs)

Oradores e Invitados

Reconocimientos y Trofeos

Junta de Consejo

296
297
299
300
300
300
301

REGLAS DE PROTOCOLO INTERNACIONAL

310
310

Ceremonia de Inauguracin
PUNTOS QUE DEBEN OBSERVARSE DURANTE EL ACTO DE

CLAUSURA DE UNA CONVENCIN INTERNACIONAL

313

INTRODUCCIN
Este manual se ha preparado para ayudar al Club que contemple la
organizacin de una Convencin, a fin de que reconozca el marco de
actividades que ello implica. Contiene paso a paso, el desarrollo de las acciones
requeridas para la correcta operacin antes, durante y despus de la
Convencin. Con esto se intenta asegurar que todas las actividades relativas a
la Convencin; sean organizadas propiamente y en tiempo.
Las condiciones del lugar Sede determinarn la extensin del programa,
de las actividades y de las premisas financieras de cada Convencin; de
cualquier forma, la siguiente informacin fue reunida con la esperanza de que el
club anfitrin no tenga problemas de esta naturaleza, sin importar el lugar en
donde se desarrolle.
El Consejo de Oficiales de la instancia que atienda la Convencin
(Nacional o Internacional), habr de gobernar durante el desarrollo de la misma.
Un Presidente de Convencin, elegido entre los miembros del Club Sede,
trabajar en coordinacin con el Oficial de ms alto rango en la jurisdiccin y con
el Consejo de Oficiales correspondientes.
Finalmente, cabe aclarar que ste manual es un simple resumen que
constituido en una gua para futuras convenciones, est basado en aos de
experiencia sobre el particular.

I.

ANFITRIN DE UNA CONVENCIN


1. Anfitrin de una Convencin, Obtencin de la Aprobacin
Los Anfitriones de una Convencin sern, en conjunto; el Consejo de

Oficiales (Nacional o Internacional) y un Club. Cualquier Club que contemple la


posibilidad de obtener para s, la sede de una convencin, debe asegurarse de
tener las cualidades, liderazgo, experiencia y membresa suficiente; para formar
un Comit de Convencin y un lugar que pueda hospedar, cmodamente a los
participantes (de 100 a 150 en la Convencin Nacional y de 150 a 300 en la
Convencin Internacional).

El Club interesado deber obtener copia del

presente manual de la Oficina Nacional a fin de revisarlos cuidadosamente y


comprender todas las responsabilidades que la organizacin de una Convencin
implica.
Debe enviarse al Consejo de Oficiales al menos 18 meses antes de la
fecha de Convencin, la informacin preliminar correspondiente. El Club Sede
deber designar un representante que puede discutir tal informacin con los
miembros del Consejo y responder cualquier pregunta al respecto.

La

informacin debe incluir una descripcin precisa de los siguientes elementos:


1. El lugar Sede (Ciudad, Municipio o Delegacin, etc.)
2. Descripcin de facilidades disponibles, incluyendo salones de juntas
para grupos grandes y pequeos.
3. Disponibilidad de locales suficientes para las actividades de pre
convencin y convencin.
4. Servicio de alimentos, incluyendo el tipo (tabla de servicios o men)
5. Hospedaje, incluyendo hoteles, moteles, casa privadas y facilidades
para remolques o campismo si estn disponibles. No es necesaria la
142

obtencin de compromisos con excepcin de los salones de juntas, el


servicio de alimentos y el hospedaje principal (Hotel Sede).
6. Siendo la responsabilidad de cada asistente hacer arreglos al
respecto, dar estimados del costo de transportacin desde el
aeropuerto correspondiente hasta la Sede de la Convencin.
7. Tipo de facilidades recreativas disponibles.
8. Programas especiales que el comit de convencin considere
necesarios.
9. Atracciones tursticas en las zonas que se encuentren en camino al
lugar de convencin y en sus alrededores (fotografa y folletos con
toda la informacin al respecto o preparacin de un video)
10. Sealar los costos por anticipado, para alimentos, hospedaje
(Identificando varias opciones) y los costos de actividades de
convencin. Incluir un estimado de aumento a la fecha de convencin
2.

Presupuesto de Convencin
Es responsabilidad del Comit de Convencin la elaboracin del

presupuesto correspondiente que deber ser aprobado por el Consejo de


Oficiales. El presupuesto estar basado en el mtodo de punto de equilibrio y
proyectar una pequea utilidad para futuras convenciones. El comit preparar
un estimado de costos para los conceptos de los que es responsable, y el
Tesorero de Convencin deber presentar el resultado final del presupuesto al
Consejo de oficiales.
La asistencia estimada ser establecida bajo la base de los resultados de
la convencin anterior, sin embargo, es necesario realizar presupuestos sobre
25 participantes por arriba o por debajo del nmero anterior. Los gastos debern
ajustarse para reflejar los cambios que registren con las variantes de registro. El
143

presupuesto estar basado en la asistencia de adultos con las tarifas


correspondientes para hombre o mujer.
El Comit de Convencin consultar a la Oficina Nacional a fin de
determinar los montos posibles de registro y hospedaje que debern incluirse en
el presupuesto de convencin.
Anexa al presente manual puede encontrarse una lista de sugerencias
sobre los conceptos a incluir en el presupuesto, pudiendo agregar los que se
consideren necesarios para un mejor control.

Cada concepto deber estar

correctamente sustentado con sus analticos correspondientes, para tal fin, es


posible mencionar que la informacin est basada en la experiencia de la
convencin anterior, siempre que ello se indique claramente.
3.

Seleccin de la sede por el Consejo de Oficiales


El Consejo de Oficiales al que incumba la convencin, considerar todas

las propuestas presentadas sin olvidar los sitios que previamente fueron utilizado
para la realizacin de la Convencin; lo anterior a fin de asegurar la rotacin de
sedes por todas las zonas geogrficas que se encuentren en su jurisdiccin.
4.

Comit de Convencin
El Presidente de Convencin ser designado por el club anfitrin, una vez

que se haya hecho oficial la aprobacin de la sede correspondiente.


En general el Comit de Convencin es responsable de las actividades y
facilidades que dan soporte al programa de convencin. Las distintas funciones
debern asignarse si es posible, por subcomits cuya estructura ser
144

establecida por el Presidente de Comit, el que tendr la responsabilidad de


informar a cada subgrupo acerca de as directrices y deseos del Consejo de
Oficiales.
E. Relacin entre el Comit de Convencin y el Consejo de Oficiales
El Presidente de la Convencin ser responsable de la relacin entre el
Comit, el Consejo de Oficiales y la Oficina Nacional. Estas instancias debern
reunirse y mantener comunicacin regular para mantenerse informadas sobre el
avance en preparacin y los problemas de la convencin. Durante el desarrollo
de la convencin el Presidente de la misma deber liberarse de todo trabajo que
ella implique, de manara que pueda trabajar directamente con los miembros del
Consejo de Oficiales en sus actividades
F. Presidente de Convencin
La eleccin de presidente de Convencin debe hacerse con cuidado pues
su funcin es de coordinar a todos los comits operativos del Club anfitrin.
Adems tendr autoridad absoluta para convocar a todos los encargados de
comits, su palabra ser la ltima en la toma de decisiones y tendr completa
libertad en el manejo de la Convencin.
El Presidente de Convencin deber designarse tan pronto como sea
posible,

despus

correspondiente.

de

que

la

Asamblea

General

seleccione

la

sede

La designacin con tiempo da oportunidad de formar los

subcomits con el debido cuidado; los encargados de cada grupo se conocern


como el Comit de Convencin y debern reunirse por separado al menos una
vez al mes durante el periodo que se encuentre dos meses antes de la
celebracin del evento; a partir de esa fecha se reunirn semanalmente.
145

Extraoficialmente el presidente del club deber formar parte del comit. Uno de
los miembros del Comit de Convencin fungir como tesorero y llevar una
cuenta de cheques por separado a la regular del Club.
En la primera junta del Comit, el presidente del mismo deber entregar
un instructivo que establezca las funciones y deberes especficos de cada
subcomit, estableciendo que no podr realizarse ninguna negociacin o firma
de contratos sin su autorizacin; el presidente deber firmar todos los contratos
y no permitir a nadie que lo haga sin su permiso. El tesorero no podr autorizar
el pago de cuentas sin el acuerdo correspondiente.
El Comit discutir todos los asuntos relativos a la convencin y cada
encargado, presentar un reporte completo de la actividad del subcomit a su
cargo e informar a los miembros del mismo, sobre las resoluciones tomadas; lo
anterior permite mantener informados a todos los miembros del Club en lo
relacionado con los trabajos de convencin. Debe recordarse la necesidad de
dar amplia autoridad al Presidente de Convencin.
G. Comit de Hospedaje (Sede de Convencin)
Una vez aprobado el lugar de convencin, el Comit de Convencin
negociar los compromisos por escrito que correspondan a las facilidades,
salones de juntas, hospedaje y salones adicionales de convivencia a utilizar.
Cualquier arreglo gratuito debe indicarse claramente, as como las bases del
mismo ampliamente explicadas.
Todos los contratos y compromisos debern hacerse por escrito
negociados con una sola persona, debemos recordar que el personal de
convenciones en los hoteles est sujeto a nivel muy alto de rotacin, por tanto,
146

todos los arreglos que incluyan todas las condiciones tendrn que llevar la firma
del gerente. Copias de la documentacin correspondiente debern enviarse a la
Oficina Nacional.
El Comit de Convencin es responsable de los arreglos para salones de
juntas, hospedajes, alimentacin, equipo de oficina y otras facilidades que
requiera el Consejo de Oficiales en el Lugar Sede durante la convencin y las
juntas preliminares que se juzguen necesarias; tales requerimientos incluyen:
cuartos de cortesa (camaradera), suite de recepcin del oficial que presida el
evento y reas de registro y almacenamiento.
El comit deber arreglar el acomodo de todos los participantes en razn
de la variedad de sitios de hospedaje, pueden incluirse hoteles, moteles,
hogares privados y facilidades para remolques y campismo.

Si es posible,

debern incluirse varias opciones de acuerdo a distintos niveles econmicos.


Debe considerarse que todos los alojamientos se encuentran cerca de los
lugares de sesin y actividades a fin de evitar la prdida excesiva de tiempo y
altos costos en transportacin.
Las habitaciones complementarias son frecuentemente suministradas por
el hotel como parte del paquete de convencin, debido a que generalmente son
suites, debern ser asignadas en primer lugar al Presidente Internacional y
despus a los miembros del Consejo Internacional o Nacional de Oficiales segn
sea el caso.

De cualquier forma, el Comit tendr que asegurarse de la

suficiencia en tamao del cuarto del Oficial que presida para posibles reuniones
grupales.

147

El Comit de Hospedaje ser dividido en dos secciones, la primera


manejar las habitaciones y los lugares en donde se hospeden los participantes,
la segunda se encargar de lo relativo a la renta de salones, transportacin,
viajes, etc.

Puede ser bueno permitir al hotel que maneje todas las

reservaciones mediante el uso de tarjetas de crdito, eliminando este problema.


Los arreglos para conseguir el mobiliario y equipo necesarios son
responsabilidad de este comit (mesas, mquinas de escribir, computadoras,
copiadoras, etc.). algunos de los puntos a considerar durante la negociacin con
el Hotel son:
1. Nmero de cuartos y forma de compromiso.
2. Precio del hospedaje durante la fecha de convencin.
3. Nmero de suites para cortesa. (Tratar de localizarlas juntas y tener
una para la Oficina de Control de Convencin.
4. Establecer un rango de tolerancia para los cuartos de 5 a 10% y as no
pagar por habitacin no ocupadas.
5. Instalaciones para banquetes sin cargo.
6. Obtencin del mayor nmero de cosas complementarias. (Suites,
salones, instalaciones recreativas, etc.).
7. Discutir con el hotel la naturaleza de la convencin, fiestas a realizar,
lugares en donde se permite tomar dentro del hotel y sobre todo, tratar
de agrupar las habitaciones de los participantes y los cuartos de
cortesa lejos de los dems huspedes.
8. Negociar el precio ms bajo posible para los alimentos, una comida
ligera como el desayuno. Puede ser regalada por el hotel.
9. Revisar cualquier requerimiento o restriccin para la inclusin de
msica en vivo.

148

10. Dos (2) miembros del Club debern asistir a las negociaciones con el
hotel.
11. Llevar un libro de registro conforme ellos se reciban, indicando tipo de
habitacin reservada, nombre, club, nombre de la pareja y monto del
depsito.

Ordenar alfabticamente para proceder al registro.

Lo

anterior es muy til en caso de que las cuentas se pierdan o


confundan. Finalmente las formas de registro debern ser archivadas.
12. Si un subcomit maneja las reservaciones, se debe obtener una
garanta de habitaciones disponibles durante la convencin y las
tarifas correspondientes.
13. Aclarar que el hotel deber cobrar a cada asistente por su habitacin y
no con cargo a la cuenta de la convencin.
14. Es muy recomendable que el hotel se encargue del proceso de
reservacin, relevando de esta actividad al Comit de Convencin.
H. Comit de Finanzas
Este comit debe integrarse por el Presidente de Convencin, un
tesorero, el Presidente del Club y un socio familiarizado con el manejo
administrativo, de preferencia un contador.

El tesorero ser elegido por su

habilidad para llevar una serie de libros y registros contables; por lo tanto, es su
deber firmar cheques con el Presidente de Convencin, mantener actualizados
los libros (por separado a los del Club), tomar actas de cada junta del Comit de
Convencin y presentar, al Consejo de Oficiales, un informe financiero al final del
evento.
Es debe del Comit de Finanzas trabajar junto con el Consejo de Oficiales
en la preparacin de la Convencin y en la elaboracin de los presupuestos
respectivos para su aprobacin. Una vez aprobado el presupuesto, el comit
149

debe mantener un estricto control de las finanzas para verificar que todos los
comits cumplan con los lmites establecidos.

Una cuenta bancaria por

separado debe establecerse para el depsito de los fondos de convencin, todos


los depsitos debern retenerse y debe instituirse un proceso de auditora
permanente.
Es posible que se requieran ciertos anticipos para cubrir gastos anteriores
a la recepcin de cuotas de registro (carnet), tales requerimientos debern ser
cubiertos por la tesorera del Club a o travs de la organizacin de eventos
destinados a la recoleccin de fondos para tal fin. Los anticipos deben limitarse
a gastos de promocin, operativos del comit de convencin y depsitos para
equipo e instalaciones.
La convencin debe organizarse de manera tal, que cualquier utilidad se
mantenga en fondo para prximas convenciones, pues el fin de las mismas es
promover la camaradera, la educacin y por supuesto, para celebrar elecciones
y sesiones de trabajo al menor costo posible. Si el Club anfitrin lo desea, los
ingresos por eventos independientes a la convencin pueden retenerse; sin
embargo, si la convencin termina con prdidas, las utilidades de estos eventos
debern aplicarse para la recuperacin del presupuesto.
I. Comit de Programas
El Comit de Convencin nombrar un subcomit que formule el
programa de convencin de acuerdo a los temas e ideas programticas del
consejo de Oficiales. El programa debe cumplir con los siguientes objetivos:
1. Internacionalizacin del movimiento Activo 20-30
2. Promocin de la amistad y camaradera entre los participantes.
150

3. Compartir informacin entre los participantes para impulsar la causa


de Activo 20-30.
4. Inspirar a los participantes para que regresen a sus Clubes con
renovado entusiasmo e ideas para engrandecer el servicio prestado a
Activo 20-30 y su comunidad.
Cuando sea apropiado, el Comit de Programas deber incluir actividades
sociales y culturales que se lleven a cabo en la Ciudad Sede. El programa
deber ser revisado y aprobado por el Consejo de Oficiales, antes de su
implementacin.

Este horario deber incluir todas las actividades de

Convencin.
1. Reunin de Consejo de Oficiales (Saliente y Entrante)
El Comit de Convencin deber proveer de salones de reuniones,
hospedaje, alimentacin y soporte ejecutivo para las juntas de Consejo,
suponiendo que estas se realicen en conjunto con la convencin. El Comit
recibir por adelantado la lista de oficiales e invitados que se espera asistan a
las sesiones, el comit preparar identificaciones a colocarse en la mesa al
frente del participante. Si la junta del Consejo se lleva a cabo en un lugar ajeno
a la sede de convencin, el comit organizar comidas separadas. Si las juntas
son el mismo sitio, los Oficiales y sus familias tendrn la opcin de ocupar el
mismo local que est disponible durante la convencin. El servicio de alimentos
ser informal a menos que el Presidente Internacional o Nacional pida otra cosa;
de acuerdo con el oficial que presida, el comit proporcionar bebidas durante
las sesiones de consejo. El costo de estos conceptos ser pagado por el fondo
de convencin.

151

2. Asamblea General
Debe preverse un mnimo de (3) tres horas para la realizacin de esta
sesin que ser coordinada por el Presidente Internacional o Nacional, segn
sea el caso.

Se contara con una mesa de honor para los oficiales, deben

incluirse al menos un micrfono para la mesa de honor y otro para los miembros
del piso que participen en la asamblea. El acomodo de los participantes para
esta sesin se har como en los participantes en la asamblea. El acomodo de
los participantes para esta sesin se har como en los salones de clases, con
lugar suficiente para alternar a los delegados con sus respectivos subdelegados.
Otros miembros del club e invitados debern sentarse por separado
preferentemente en la zona de atrs. Cada lugar identificado por una tarjeta de
identificacin que deber expresar el Club y el nombre de cada delegado.
Pueden incluirse tarjetas de colores para la votacin (rojo para voto negativo y
verde para voto positivo).

Finalmente, a fin de mejor control de asistencia,

deber establecerse una mesa de control de registro para delegados.


3. Seminarios
Si el tiempo lo permite, pueden incluirse sesiones de dos horas dedicadas
a la discusin de distintos temas o a la presentacin de seminarios por oradores
invitados; los temas sern seleccionados por el Consejo de Oficiales (Opcional).
4. Entretenimiento
El Comit har todos los arreglos necesarios para esparcimiento. Las
presentaciones de tradiciones culturales de la regin son generalmente bien
recibidas, debe contemplarse el hecho de participantes de ambos sexos y
posiblemente nios. Tales programas pueden ofrecerse durante las ceremonias

152

de apertura y clausura; hay que recordar que los organizadores de la prxima


convencin debern contar con el tiempo suficiente para su promocin.
5. Recreativos
Los participantes deben contar con actividades que los mantengan
frescos e interesados en los trabajos de convencin. Tales programas sern
planeados evitando traslados largos y tomando en cuenta que el tiempo libre
para bronceado, compras, etc., es muy bien recibido.
6. Concurso de Oratoria
El Concurso de Oratoria es un acto muy importante y requiere de especial
atencin; deber llevarse a cabo de acuerdo con las polticas nacionales e
internacionales. A fin de llevar a buen trmino este concurso, ser necesario
contar con un cronometrista y tres (3) jueces bien preparados; adicionalmente
debern tomarse en cuenta las siguientes necesidades:

Estrado y micrfono (de preferencia distintos a los del maestro de


ceremonia) ubicados en un lugar libre y a la vista de todo e
auditorio.

Entrega a los jueces de los formatos de calificacin oficial que


contengan los datos de los participantes y los parmetros del
concurso.

7. Programas Alternativos
Todas las sesiones de la convencin estn abiertas a cualquier
participante. El comit deber considerar el diseo de eventos para aquellos
socios y/o acompaantes que no tengan inters en las juntas de trabajo.

153

8. Programa Infantil
El Comit (si surge el inters) puede desarrollar un programa por
separado para los nios de 3 a 18 aos que asistan a la convencin. Al menos
debern existir servicios de guardera y nieras durante las tardes; lo anterior
con una tarifa opcional en el caso de nios muy jvenes para asistir a los
eventos grupales. La informacin primordial de la convencin deber incluir los
lmites de este servicio, de manera que los padres sepan que esperar al
respecto.
9. Comit de Deportes
Se deber considerar la organizacin de eventos deportivos tales como
tenis, golf y natacin, de acuerdo a las instalaciones a la que disponga, no
olvidar que pueden incluirse otras actividades tales como pesca, paseos a
caballo, etc. Las actividades deportivas debern llevarse a cabo en horarios que
permitan participar a los socios que tengan responsabilidades en las juntas de
trabajo.

En caso de competencia es recomendable la entrega de premios

(opcional).
10. Camaradera
Este aspecto de la convencin es muy importante y puede generar
grandes beneficios. El programa debe disearse de manera que permita tomar
el tiempo necesario para la convivencia informal de los participantes.

Se

recomiendan los cuartos de camaradera, la rotacin de lugares durante los


alimentos, la portacin de gafetes de identificacin y tiempo suficiente fuera de
horario, antes y despus de todas las actividades.

154

11. Eventos Especiales


Ciertas actividades han sido tradicionalmente en convenciones anteriores
como la Noche de disfraces, vestidos tpicos, Cura crudas, etc. El comit es
responsable de la organizacin de estas actividades; si se consideran
actividades fuera del lugar sede, mantengan en mente que la transportacin y el
tiempo de organizacin pueden ser una pesadilla. Deja al Hotel hacerlo!
12. Servicios Religiosos
A fin de permitir el desarrollo espiritual, debe existir informacin sobre los
servicios locales
13. Muestras Promocionales
Para una convencin exitosa, el Club anfitrin deber establecer muestras
promocionales de la misma; durante la convencin se recomienda en
combinacin con las autoridades locales, el establecimiento de un mdulo de
informacin turstica de la localidad.
14. Fotografa Oficial
La fotografa oficial de la convencin requiere de un espacio de tiempo
determinado para su ejecucin; deber buscarse el horario ms adecuado para
asegurar la participacin de todos los asistentes. Esta actividad permite obtener
fondos extras mediante la venta de copias a los participantes y sus clubes.
J. Comit de Registros
El Comit entregar un formato de registro con la informacin relativa, al
menos 6 meses antes de la realizacin de la convencin, tal forma, deber
155

contener informacin completa sobre las cuotas de registro (carnet) a pagar


durante

la

convencin

cualquier

gasto

extra

esperado

(hospedaje,

alimentacin, transporte, etc.). Si es posible y as lo desea el Comit, puede


incluirse informacin turstica del rea en que se realizar la convencin. Es
necesario contar con facilidades para el pre registro por medio de tarjetas de
crdito.
En la informacin relativa a la Convencin debern incluirse las
instrucciones sobre como llegar y salir del lugar Sede.

Los costos de

transportacin del Hotel Sede no deben incluirse en el Carnet debido a la


variedad de formas de transporte que se encuentran disponibles. Todos los preregistros sern confirmados en los siete das siguientes a su recepcin.
Ninguna persona que asista a la convencin est exenta de pagar su
carnet, con excepcin del Presidente Internacional y/o Nacional, segn sea el
caso (Convencin Internacional o Nacional). Cada asistente deber pagar su
cuota de registro y nadie ser admitido en los eventos correspondientes sin
haber cumplido con este requisito.
El Club anfitrin est autorizado a prorratear las cuotas de registro de sus
socios o de permitir que asistan a eventos por separado. No se har reembolso
alguno por carnets no utilizados, parcial o totalmente.
Durante la convencin el comit de promocin deber distribuir
informacin preliminar de la que se realizar al ao siguiente. El paquete oficial
deber entregarse 6 meses antes de la realizacin de la convencin y contendr
formas de registro para trabajos de convencin y hotel, folletos tursticos de la
ciudad e informacin de las actividades de pre y post convencin.
156

A pesar de que pocos registros se reciben por correo, es necesario un


volante y una forma de registro por este medio. Ello puede hacerse con un
formato de diseo propio fotocopiado, ahorrando dinero y trabajo. La Oficina
Nacional puede proveer las etiquetas que contienen direcciones completas de
cada club en el pas; deber incluirse remitente. Puede ocuparse el servicio de
la Oficina Nacional para que coordine la correspondencia.
Se deber enviar un volante 9 meses antes de la convencin y publicar la
formacin correspondiente en la Revista Internacional o Nacional. Enviar un
paquete de correspondencia concerniente al registro de convencin, cuando
menos 5 meses antes de la misma. Algunos puntos importantes son:
1. Asegurarse de contar con una mquina de tarjetas de crdito y un
nmero de cuenta para tal fin. Esto facilitar el registro anticipado.
2. Dar un programa bien definido con fechas y horarios de convencin.
3. Las actividades durante tiempos libres debern ser opcionales,
algunos solo querrn utilizar su tiempo para descanso.
Las visitas de promocin pueden ser la mejor forma publicitaria para una
convencin, deben formarse equipos de visita, entre ms clubes sean visitados,
ms registros se obtendrn. Adems se aprovechar para aumentar los lazos
de amistad y camaradera entre los del Club anfitrin y los visitados. Otra forma
de promocin es la presentacin de audiovisuales en cada club.
El Comit de Registro ser el responsable de dar todas las facilidades y
contar con personal suficiente para el registro de los participantes, ponindolos
al corriente del programa de convencin y sus posibilidades. El rea de registro
deber ser fcilmente identificable por los participantes.
157

El horario de registro comprender desde el medio da del primer da


oficial de Convencin y hasta la misma hora del da en que se celebren los
trabajos de la asamblea Anual. El pago parcial de carnet solo ser posible si el
Club Anfitrin lo considera conveniente. El registro de oficiales antes del periodo
regular, es muy conveniente y puede probar la capacidad del sistema y sus
posibles problemas.
An cuando no debe promocionarse la existencia de pagos parciales, el
club debe establecer las cuotas respectivas para eventos por separado. Si es
posible, el Comit contar con personal suficiente para orientar a los asistentes
sobre los alrededores; lo anterior puede hacerse inmediatamente despus del
registro de pequeos grupos, permitiendo que se resuelvan las dudas
correspondientes sin bloquear la mesa de registro.
Es importante mantener por separado a las personas encargadas del libro
de registro y a las que se ocupen de la recepcin de dinero en pago de los
carnets correspondientes.

Debe recordarse que la mesa de registro es

generalmente el primer lugar de contacto entre los participantes; por lo tanto, la


rapidez, cortesa y atencin eficiente, darn una impresin positiva de la
organizacin.
1. Gafetes y Equipos de Convencin
Cada persona registrada para la convencin deber obtener un gafete al
realizar su trmite que incluya la ciudad de residencia, Club al que pertenece,
cargo, Estado, provincia o pas y por supuesto, su nombre y apodo.

Se

recomienda el uso de letra grande y visible. De preferencia el gafete debe


mostrar los datos de convencin (fecha, lugar sede, etc.). Estos gafetes se
prepararan antes de la convencin y forman parte del equipo correspondiente.
158

El equipo de convencin deber incluir el programa y todo el material


necesario para que el participante tome conocimiento del lugar y actividades de
la convencin (Lay out del hotel que incluya la ubicacin de los lugares de
reunin, folletos tursticos, boletos de entrada a eventos, etc.). Si es posible, se
recomienda obsequiar un portafolio o bolsa de convencin que contenga lo
arriba escrito y que se adorne con el logotipo del club o el definido para la
convencin.
2. Souvenirs
Entre los artculos promocionales de mayor aceptacin se encuentran
aquellos que incluyen el logotipo de Convencin, tales como camisetas, pines,
gorras, vasos, ceniceros, etc. Es buena idea incluir alguno (s) de estos objetos
en el equipo de convencin y, de preferencia, sin costo adicional.

Se

recomienda considerar la posibilidad de conseguir donaciones de llaveros,


plumas, gorras, libretas, etc., para completar los equipos, las donaciones
siempre llevarn publicidad de la empresa donante.
El Comit de Registro deber considerar la posibilidad de incluir un
programa impreso para colocarlo en lugares visibles.

No debe olvidarse la

inclusin de venta de publicidad que pueda ayudar a los gastos de convencin.


K. Comit de Transporte
La transportacin a la sede de convencin es responsabilidad de cada
participante. Para lugares accesibles el Comit de Convencin solo tendr que
dar las instrucciones necesarias para el uso de los transportes disponibles y
establecer un puesto de recepcin en los lugares de llegada (Aeropuertos,

159

Trenes, Autobuses, etc.) para ayudar al socio y sus acompaantes en el trnsito


local.
En lugares distantes que no cuenten con transporte pblico (Taxis,
camiones, microbuses, etc.), es posible que se necesite transportacin adicional
en autobuses y/o automviles para aquellos que no cuenten con uno propio. El
costo correspondiente deber ser pagado por aquellos que hagan uso del
servicio.
Por otro lado, cuando se celebren eventos en lugares distintos a la sede
de convencin, habr necesidad de transporte para todos los participantes; lo
anterior en autobuses (incluir en el carnet) o autos particulares. Los vehculos
de referencia debern contar con un seguro de responsabilidad civil y solo
podrn usarse para la transportacin a y desde los lugares en que se celebren
eventos de convencin.
El director del Comit de transporte debe comprender que tiene el trabajo
ms duro de la convencin, especialmente cuando existen sedes y/o eventos
dispersos.
L. Actividades Previas y Tarifas
1. Planeacin: El comit puede entregar a los participantes que lleguen
antes de la convencin un programa definido, particularmente para
oficiales y sus acompaantes.
2. Tarifas: Se cobrarn cuotas suplementarias para aquellos que
participen en actividades fuera de convencin.

Estas tarifas y la

informacin correspondiente deber incluirse en las formas de preregistro.


160

II.

TRABAJOS DE CONVENCIN
1. Oficinas de Convencin
1. Instalaciones
Para establecer las oficinas de convencin, deben considerarse los

siguientes factores:
a. Ser necesario contar con espacio independiente para el Presidente
de Convencin
b. Con la esperanza de tener hospedados en el mismo hotel a todos los
participantes, por lo menos tener asegurada habitaciones para los
Oficiales y el personal ejecutivo.
c. El Consejo de Oficiales celebrar una junta durante la convencin y
antes de su inicio, por tanto debe prepararse un saln de juntas, por
tanto, debe prepararse un saln de juntas suficiente para albergar a
las personas interesadas.

Pueden necesitarse otros cuartos para

sesiones de educacin, o de segn otro comit como lo es el de


premiacin; considerarse as mismo la posibilidad de un foro de damas
club juvenil, ex activo.
2. Preparacin de Juntas
El Comit de convencin deber asegurarse que los salones de juntas
estn debidamente preparados para cada sesin.

Deber considerarse de

acuerdos a las necesidades de cada reunin, el uso de plataformas, podiums,


mesas, sillas y sistema de sonido, traduccin simultanea; se contar con servicio
de agua para beber durante las juntas y se buscar mantener una temperatura
agradable.

161

Un grupo de encargados de los sistemas de ventilacin y sonido estar


pendiente de cualquier problema; el coordinador del grupo deber permanecer
en contacto directo con el Oficial que presida la sesin. En caso de organizarse
reuniones pequeas, los lugares de sesin sern sealados con anticipacin, los
miembros del Comit estarn pendientes para ayudar a los participantes. Tales
reuniones contarn con asientos adecuados y material de trabajo (hoja de
apuntes, plumas, etc.).

Encargar a un socio del club anfitrin, como el

responsable de que todo este en su lugar, en cada saln o sitio de reunin.


3. Servicios y Equipo de Oficina
El Comit proporcionar a los Oficiales Internacionales o Nacionales, de
espacio para oficina, desde el da de llegada de los participantes hasta el cierre
de convencin y de las juntas posteriores; lo anterior estableciendo oficinas
propias para facilitar el compartir equipos.
Adems se tendr disponible el equipo requerido por la Oficina
Internacional o Nacional (Mquina de escribir, copiadora, etc.) y todo lo
necesario para la realizacin de sus actividades, ello antes de iniciada la primera
junta; incluyendo las de Consejo de Oficiales. Se deber contar con el personal
idneo para operar los equipos mencionados.
2. Registro
1. Listado Preliminar
El Comit preparar un listado de participantes preliminar, incluyendo el
nombre y datos generales de cada uno, anexndolo al equipo de convencin; su
entrega oportuna permitir a los socios que lleguen, localizar fcilmente a sus

162

amigos. Una lista que contenga los registros reales de la Convencin deber
entregarse al trmino de la misma.
2. Logstica
El coordinador de registro no deber ser el mismo que el Presidente de
Convencin la mesa de registro se ubicar en el Lobby del Hotel Sede y estar
atendida por varias personas (entre 3 y 5 de preferencia) de manera que se
trabaje independientemente.
A fin de mantener la eficiencia en el proceso se recomienda la
implementacin de las siguientes funciones:

Libro de Registro: Nombre del socio y de todos sus acompaantes,


Club de Procedencia y estatus en el que asiste (delegado o no). Este
punto puede solventarse con el sistema de computacin disponible en
la Oficina y estar a cargo de dos personas.

Recepcin de Pagos: Inmediata al registro deber cobrarse la tarifa


correspondiente sin pasar por alto a los acompaantes. Esta funcin
ser desarrollada por dos personas.

Entrega de Equipos: Una vez liquidado el costo de la convencin, se


har entrega del equipo correspondiente distinguiendo a los socios y
acompaantes.

(Generalmente se preparan equipos para dama y

caballero).

Asignacin de Habitantes: Este punto puede realizarse antes que los


anteriores, depender de las facilidades que otorgue el Hotel al
respecto.

163

3. Comit de Recepcin
Este Comit deber trabajar en colaboracin con el comit de transporte y
en los lugares de llegada (Estaciones de tren y autobuses as como en
Aeropuertos.). Deber mantenerse en los hoteles y oficinas de convencin para
atender a cualquier duda que se presente entre los asistentes; por lo tanto, los
miembros de este comit debern conocer el programa completo y estar listos
para recibir a los participantes en cada evento. Los Recepcionistas llevarn un
gafete o banda que los identifique como tal. Sin olvidar que todos los socios del
Club Anfitrin y sus acompaantes formarn parte de ste comit.
4. Programa de Convencin
Al momento de registro deber entregarse el Programa Oficial de la
Convencin, incluyendo los horarios y lugares para cada actividad; adems de
una descripcin precisa del tipo de evento (temas, requerimientos de vestuario,
personas a quienes interese, invitados, etc.).
El programa deber estar listo para su distribucin, antes de iniciadas las
actividades de pre convencin y ser revisado por la Oficina Nacional en caso
de que se incluyera informacin adicional.
C. Registro de Delegados
El Comit deber de proporcionar gente y equipo necesarios para el
registro de Delegados en la Asamblea General Anual. La Oficina Internacional o
Nacional, darn las instrucciones para la correcta implementacin del
procedimiento.

El anfitrin no se preocupar de la recepcin de cartas

credenciales, an cuando tendr que conocer a los miembros del Comit de

164

Cartas Credenciales que designe el Consejo de Oficiales, a fin de indicar a los


interesados a quin entregar su documentacin.
D. Lista de Precios (Recuerdos y Souvenirs)
El

Comit

de

Convencin

integrar

un

grupo

dedicado

la

comercializacin de recursos de convencin que operar en horas convenientes


y en un lugar accesible para todos los participantes. El grupo ser responsable
de la realizacin de un balance de ventas y regresarn todos los artculos no
vendidos.
E. Oradores e Invitados
El Consejo de Oficiales es el responsable de la seleccin de Oradores.
Debe tomarse en cuenta que la participacin del Oficial que presida (Presidente
internacional o Nacional) es obligatoria en todos los casos por lo que deber
incluirse en el programa oficial. Es posible que se selecciones otros oradores,
incluyendo lderes locales u otros oficiales de Activo 20-30.
El Comit de programa seleccionar los servicios de un maestro de
ceremonias y de oradores invitados, aparte de los que requiera en Consejo de
Oficiales.

En caso de sesiones de entrenamiento, el consejo de oficiales

seleccionar a los ponentes y enterar al Comit de Convencin de sus


nombres y del tipo de plticas a incluir en el programa. Estos seminarios se
realizarn antes y/o despus de las actividades de Convencin.
F. Reconocimiento y Trofeos
Al respecto debe considerase la inclusin de una mesa para colocar los
trofeos y reconocimientos en los lugares donde estos se encuentren.
165

A fin de seleccionar los trabajos ganadores, se seguirn las reglas


contenidas en el Manual de Trofeos y reconocimientos de la Organizacin
Internacional o de la Asociacin Nacional. La Oficinas respectivas disponen de
copias del mismo. Cabe mencionar que no se otorgar ningn premio sin que
se presente la solicitud correspondiente al Comit de Trofeos de la Convencin,
nombrado ya sea por el Presidente Internacional o Nacional, o por el Consejo de
Oficiales, y en el caso de reconocimientos el Club Anfitrin.
G. Juntas de Consejo
Se destinar tiempo suficiente para la realizacin de juntas del consejo;
un da antes del inicio de convencin para el Consejo Saliente, y un da despus
de la clausura para el Consejo Entrante.
El saln de juntas deber disponer de lugar suficiente para albergar los
Oficiales interesados con una mesa en forma de U (o forma de herradura) y
lugar adicional (por separado) para los observadores.
H. Elecciones
El proceso correspondiente y su reglamentacin estn contenidos en los
Estatutos correspondientes (Internacionales o Nacionales) y es responsabilidad
del Consejo de Oficiales correspondiente. La nica preocupacin al respecto del
Club Anfitrin, es hacer los arreglos necesarios para la colocacin de material
propagandstico que lleve cada candidato, en el Hotel Sede.
I. Resoluciones
Tal tarea es responsabilidad del Consejo de Oficiales y el Comit
designado para tal efecto.
166

J. Cuartos de Camaradera
Estos sitios son indispensables pues complementan el tiempo de los
asistentes; deber existir al menos un cuarto de camaradera a cargo del Comit
de Convencin.
Es posible que algn oficial requiera de espacio para el mismo fin,
asegrese de asistir a cualquiera con esta intencin y reserva el lugar
correspondiente con el personal de Hotel; para tal efecto, la tarifa designada
ser cargada al interesado. Finalmente los lugares y tipos de cuartos estarn
indicados en el programa oficial.
K. Rifas y Eventos
El Club anfitrin podr implementar rifas y otros eventos cuya utilidad
permanece en su poder. Debe recordarse que las ganancias generadas por la
convencin se utilizarn para futuras convenciones; no obstante, la organizacin
de rifas puede ayudar en el caso de que el resultado global sea negativo, pues
tales ingresos darn equilibrio al presupuesto inicial.
L. Fotografa
Es costumbre en algunas Asociaciones Nacionales la toma de la
Fotografa Oficial, en la que aparezcan todos los asistentes a la convencin; se
sugiere hacer los arreglos necesarios para el efecto con un fotgrafo profesional
y cobrar el costo de recuperacin a aquellos que quieran adquirirla.
Adicionalmente es buen detalle contar con un fotgrafo social en todos los
eventos de la convencin, que se encargue de la toma de fotos y su venta o
distribucin.
167

M. Protocolo
Aunque las convenciones se utilizan evaluar el trabajo realizado en el
periodo que concluye, no es menos cierto el que tambin se organiza para
fomentar la camaradera y pasar un tiempo agradable, ciertos momentos
requieren de seriedad, pues el pago a los asistentes se da en razn del respeto
y reconocimiento otorgado a travs del protocolo. Al respecto debe recordarse:
1. Banderas: Tener las banderas apropiadas para las reuniones
formales.
2. Logotipos: Colocar logotipos de Activo 20-30 en lugares visibles y de
un tamao respetable. (paredes, podium).
3. Socios de otras Organizaciones o Asociaciones Invitadas:
Hacerlos sentir bien recibidos y reconocer su presencia en los eventos
importantes.
4. Vestimenta: Saco y corbata para las ceremonias de apertura y
clausura; ropa casual para otras reuniones.
5. Maestro de Ceremonia: Aunque el Club Anfitrin seleccionar al
hombre indicado, deber preguntarse al Oficial que presida si desea
hablar, hacer presentaciones, etc.
6. Candidatos: Dar oportunidad a los candidatos a oficiales para
desarrollar labor de campaa en la convencin.
7. Asamblea General: este es el propsito principal de la convencin,
coordinar todas las funciones con el Oficial que presida.
8. Recepcin del Presidente: Es costumbre que el Oficial Saliente
(Presidente Internacional o Nacional) realice una reunin privada antes
de la cena de clausura, apoyar su realizacin y dar el tiempo
necesario.

168

9. Habitaciones: La habitacin del Presidente Internacional o Nacional


por Poltica (solo en las Convenciones) deber incluirse en el
presupuesto de convencin y no tendr cargo alguno para el Oficial.
10. Regalos: No son necesarios pero la entrega de flores a las esposas
del Oficial siempre ser bien recibida.
N. Publicidad
El Comit de Convencin deber considerar el contacto con los medios
de comunicacin (radio T.V. - peridicos locales) a fin de que sean cubiertos
todos los eventos de convencin. Igualmente el contacto se realizar con el
encargado de la Revista Internacional y/o Nacional.
O. Noche de Acercamiento o Bienvenida
Debido a que los participantes llegan a la convencin con diferentes
horarios, la primera noche se destina generalmente a la camaradera entre los
asistentes; al respecto, debe organizarse una reunin sencilla que permita la
convivencia de todos los miembros de Activo 20-30 y sus acompaantes. Se
sugiere no incluir cena fuerte (solo bocadillos y bebidas).
P. Inauguracin
1. Lugar
a. Deber cumplir con los mnimos requerimientos necesarios para llevar
a cabo una ceremonia sencilla, pero a la vez digna de la importancia
de nuestra organizacin.
b. Espacio suficiente al frente de manera que toda la audiencia pueda ver
a los participantes en la ceremonia.
c. Capacidad de espacio para sentarse, movilizarse y estar confortable.
169

d. Correcta acstica e iluminacin.


2. Horario
El programa debe iniciarse a la hora indicada.
3. Programa
El programa deber estar impreso o fotocopiado y muy claro,
entregndose a los presentes durante su entrada, especialmente a los miembros
de la mesa de honor. Los puntos ms importantes a incluir son:

Bienvenida por parte del maestro de Ceremonia

Entrada de Banderas (Convencin Internacional)

Saludo a la bandera e himno nacional. (Convenciones Nacionales)

Cdigo Activo 20-30 / Objetivos de Activo 20-30.

Palabras de bienvenida por el Presidente del Club Anfitrin.

Palabras del oficial que presida (Presidente Internacional o Nacional)


(Segn sea el caso del evento organizado).

Discurso y palabras de apertura (de ser posible por alguna autoridad


civil local)

4. Programa Cultural
El concurso de oratoria se llevar a cabo en la reunin almuerzo (comida
de delegados) en el da en que se realice la reunin general (Convencin
Internacional) y en la ceremonia de apertura clausura en una Convencin
Nacional; bajo las bases expuestas en el manual de Oratoria.

170

5. Arreglos de Posicin de Lugares


Mesa de Honor: El orador invitado a la derecha del Presidente
Internacional o Nacional, quien estar al centro, a la derecha del orador invitado
la mitad de los Oficiales Internacionales o Nacionales seleccionados para el
efecto y al lado izquierdo del Presidente Internacional o Nacional, el Presidente
Internacional Electo o Nacional Electo y los Oficiales restantes. Al terminar la
ceremonia todos los ocupantes de la mesa de honor pasarn a la primera fila del
teatro o saln para observar resto del programa. Incluir en la mesa de honor al
Presidente del Club Anfitrin.
Nota: Consultar manual de protocolo disponibles en las respectivas oficinas.
El comit deber contar con las banderas, logotipos e himnos gravados
que se requieran y en caso de realizarse fuera del Hotel Sede, proporcionar
transporte a todos los asistentes. Los programas debern indicar la necesidad
de asistir con vestimenta formal.
Q. Clausura
El comit de Convencin presentar para su aprobacin un programa
coordinado con el oficial que presida, a fin de completar la ceremonia en el
orden adecuado.
1. Lugar
Preparando la Cena-Baile; este evento deber llevarse a cabo en un
saln que rena las condiciones mnimas necesarias para asegurar una
atmsfera agradable de privacidad, formalidad, acstica e iluminacin adecuada.
171

2. Ubicacin de Asientos
a. Habr una mesa principal con espacio suficiente para sentar a las
siguientes persona y sus parejas.

Oficial que preside la Convencin.

Presidente Internacional o Nacional

Presidente Internacional Electo o Nacional Electo.

Presidente del Club Anfitrin.

Debe recordarse la posibilidad de asistencia de otros Oficiales


Internacionales o nacionales.
Nota: Consultar para el efecto, el Manual de Protocolo.
3. Decoracin
Las mesas principales debern incluir en su arreglo las banderas
respectivas y el logotipo Activo 20-30, adems de cualquier adorno que las
distinga de las mesas comunes.
No debe olvidarse la preparacin de carteles que indiquen todos los
generales de la convencin en desarrollo (inclusive en la inauguracin).
4. Maestro de Ceremonia
La persona encargada deber conocer las reglas de protocolo y saber
manejar al pblico, creando una atmsfera seria y de registro, pero manteniendo
el espritu alegre de Activo 20-30.
5. Podium
172

Es muy importante contar con un podium localizado en el mejor lugar para


los oradores y un micrfono a buen volumen.
6. Presentacin de Oficiales e Invitados Especiales
Antes de presentar a los ocupantes de la mesa principal, el maestro de
ceremonias presentar a las personas o invitados especiales que se encuentren
entre el pblico y bajo el siguiente orden.
a. Miembro del Comit de Convencin.
b. Oficiales Internacionales
c. Ex - Presidentes Nacionales e Internacionales as como sus
acompaantes presentes (no importando el Pas).
d. Cualquier Presidente o Ex Presidente de otra Institucin o club de
servicio.
e. Miembros del Consejo de Oficiales y sus acompaantes.
7. Programa
El programa solo cubrir puntos sobre la instancia a que se refiera la
Convencin (Internacional o Nacional). Entre los ms importantes se distinguen:
a. Bienvenida y saludo por el Maestro de Ceremonias.
b. Presentacin de Oficiales y personalidades (Punto 6)
c. Cena.
d. Premiacin
e. Discurso

de

despedida

del

Oficial

saliente.

reconocimientos adems oficiales.


f. Entrega de reconocimiento al club anfitrin.
g. Ceremonia de toma de protesta a nuevos Oficiales.

173

(Entrega

de

h. El Presidente Saliente entrega el pin de Presidente Internacional o


Nacional el Presidente Entrante, recibiendo el correspondiente a Ex
Presidente.
i. Discurso del Oficial Entrante.
j. Despedida palabras finales del Maestro de Ceremonia.
k. Continua la Fiesta.
Este programa n deber tomar ms de 60 minutos y la forma de vestir
deber ser formal.
R. Asistencia de Club Anfitrin
Todos los socios del Club Anfitrin debern estar presentes durante la
convencin y de preferencia,

acompaados por sus respectivas parejas.

Nombrar a uno o dos socios del Club, como edecanes o encargados de los
socios asistentes a la Convencin. Ejemplo: si es Nacional, encargar a uno o
dos socios por club que nos visiten. Si es Internacional nombrar a uno o dos
socios por pas.

Importante que esto se comunique o se informe a los

asistentes.
S. Revisin
1. Evaluacin
Es responsabilidad del Comit elaborar un reporte de resultados de la
convencin, si es posible incluir el mismo las opiniones de los participantes y
mandar esta documentacin a la Oficina respectiva.
2. Reporte Financiero

174

Los registros contables del Comit de Convencin debern enviarse a la


Oficina respectiva junto con el ltimo estado financiero, incluyendo una
comparacin entre el resultado final y el presupuesto.
despus de terminada la Convencin.

175

Lo anterior un mes

III.

REGLAS DE PROTOCOLO INTERNACIONAL


Reglas de protocolo que deben observarse durante los actos de

inauguracin y clausura de una convencin internacional de activo 20-30.


A Ceremonia de Inauguracin
1. Lugar
Debe reunir las condiciones mnimas para realizar un acto a la altura de la
Organizacin Internacional:

Espacio suficiente - escenario.

Comodidad Movilizacin Desplazamiento Asientes.

Luz Sonido Atmsfera agradable.

Puede ser un Teatro Cine Similar.

Salones de Conferencia de Hoteles Universidades- Centros


Sociales, etc.

2. Hora
Iniciarse a la hora sealada en el programa, preferiblemente en las
primeras horas de la noche 7:00 a 8:00 p.m. Desarrollo del acto estrictamente a
lo programado.
3. Programa
Debe estar impreso tanto en ingls como en espaol, entregar copias a
los asistentes principalmente a las personalidades de la mesa principal. Puntos
importantes a recordar para ser incluidos en todo programa inaugural.

Entrada y ubicacin de las Banderas


Himno nacional del pas anfitrin.
176

Lectura Cdigo Activo 20-30.

Presentacin por su nombre y cargo de las personas que ocupan la


mesa principal.

Palabras por el presidente del Club anfitrin.

Palabras por el presidente de Activo 20-30 Internacional; en su


ausencia por el Presidente Internacional Electo.

Palabras por la ms alta autoridad civil, quien a su vez dar las


palabras de inauguracin.

Acto Artstico Cultural.

4. Ubicacin de los Asistentes


Mesa Principal: al centro se coloca a la ms alta autoridad civil invitada, a
su derecha al Presidente Internacional siguiendo el Presidente Internacional
Electo. A la izquierda de la autoridad civil que ocupa el centro de la mesa se
ubicar a la ms alta autoridad religiosa (Arzobispo Obispo), contiguo a ste,
se coloca el Presidente del Club anfitrin, despus al Presidente de la
Asociacin Nacional de pas sede de la Convencin. Si el representante de la
Iglesia no tiene calificacin de Obispo o Arzobispo, el representante que asista
en su nombre, se colocar al lado del Presidente Nacional de la Asociacin a la
cual pertenece el Club anfitrin, pasando el Presidente del Club anfitrin al lado
del Presidente Internacional.
Los Presidentes Nacionales sern ubicados hacia los extremos de la
mesa principal.

El Presidente del Comit de Convencin ocupar el lugar

(asiento) ms prximo al atril en donde se encuentre el maestro de ceremonia.


Si por alguna razn existiere entre los invitados especiales alguna otra autoridad
militar representando a su institucin, ste invitado ser colocado al lado
177

derecho inmediato del Presidente Internacional Electo. Si en alguna ocasin se


contara con la asistencia del Chairman de WOCO, se le ubicar al lado derecho
del Presidente Internacional.
Nota: El Secretario-Tesorero Internacional no es Oficial Internacional, por lo
tanto no es considerado para colocarlo en la mesa principal.
Si la ceremonia de inauguracin se realiza en un Teatro y la mesa principal
est localizada sobre la plataforma o entarimado central, inmediatamente
termine el acto protocolar todos los miembros de la mesa principal, pasarn a
ocupar los asientos centrales de la primera fila frente al escenario, para observar
el desarrollo del acto cultural o artstico que tradicionalmente se prepara para
estos eventos.
Las esposas o acompaantes de los invitados especiales y oficiales de
Activo 20-30, se ubicarn en la segunda fila del centro (si fuera Teatro)
inmediatamente detrs del lugar en donde se sentarn los miembros de la mesa
principal para observar el acto artstico.

Es muy importante que tanto los

asientos de la mesa principal como los de las primeras filas del centro en el
teatro, queden claramente sealados con el nombre de las personas que los van
a ocupar, as como tambin debe quedar claro para los edecanes que tengan la
funcin de orientar a los respectivos invitados.

Los Ex Presidente

Internacionales (Vitalicios) presentes, tendrn preferencia para ser ubicados en


los asientos ms prximos a donde se encuentren los invitados especiales y
oficiales.
Si la ceremonia se realizar en un saln de Conferencias, la mesa
principal deber colocarse en algn sitio alto (plataforma) para resaltar su
importancia. El realizar el acto inaugural en un saln. Las personas que ocupan
178

la mesa principal obviamente no sern removidas para el desarrollo del acto


cultural o musical programado.
Las esposas o acompaantes sern colocadas en una mesa localizada
inmediatamente en uno de los extremos de la mesa principal y en el otro
extremo, se colocar la mesa de otros invitados, considerando para ello tambin
a los Ex Presidente Internacionales y a sus acompaantes, al igual que el
Secretario-Tesorero Internacional y el Oficial Regional de WOCO o algunos
Presidentes Nacionales de Asociaciones miembros de WOCO.
El Comit de Convencin deber considerar con la debida anticipacin, el
conseguir las Banderas Nacionales de los pases miembros de Activo 20-30
Internacional, localizarlas en sitios adecuados para ello, sin sobresalir ninguna
de ellas, salvo la del pas anfitrin, el sonido, las luces y la decoracin, revisten
gran importancia y deben atenderse con suficiente tiempo no a la hora de la
ceremonia.
Si la ceremonia se realiza en un lugar distante del Hotel sede, el Comit
debe proveer el medio de transportacin adecuado para todos los asistentes. La
forma de vestir ser sealada en la invitacin (formal saco y corbata).
Inmediatamente despus de la clausura del acto inaugural, debe ofrecerse un
brindis atendiendo en forma especial a los invitados que ocuparon la mesa
principal.
Si en alguna ocasin se nos honrar con la asistencia de un Presidente de
la Repblica, el Comit de Convencin, especficamente su comisin de
protocolo, deber entrevistarse con la Direccin de protocolo de la Presidencia
de la repblica para ultimar detalles y coordinar acciones. De todo lo anterior
179

debe estar informado el Presidente Internacional y todos los Oficiales


Internacionales, esto ayudar a un comportamiento adecuado o al orden que
deben observar todos los invitados especiales.
Extremadamente importante la utilizacin de traductores profesionales
quienes debern traducir a la par todo lo actuado o hablado.
IV.

PUNTOS QUE DEBEN OBSERVARSE DURANTE EL ACTO DE


CLAUSURA DE UNA CONVENCIN INTERNACIONAL
A. El Comit de Convencin, especficamente la comisin que haya sido
designada para este evento, debe establecer un programa en
coordinacin con el Presidente Internacional, para el ordenamiento de los
distintos puntos que se vayan a desarrollar.
B. Lugar escenario para el baile presidencial, debe desarrollarse el acto en
un saln que rena las condiciones mnimas necesarias, para tener un
ambiente cmodo, con atmsfera apropiada, espacio suficiente, amplitud,
privacidad, formalidad, iluminacin adecuada, sonido, acstica.
C. Ubicacin de los ms altos oficiales de Activo 20-30 Internacional e
invitados especiales:
1. Habr una mesa principal con suficientes lugares para colocar
cmodamente a las siguientes personas.
a. Presidente Internacional y su acompaante (Centro).
b. Presidente Internacional Electo y su acompaante (a la derecha del
Presidente Internacional)

180

c. Chairman WOCO y su acompaante (a la izquierda del Presidente


Internacional),
d. El Presidente Nacional de la Asociacin sede de la Convencin y
su acompaante (al lado izquierdo del Chairman de WOCO). Si no
estuviere esta personalidad, entonces el Presidente Nacional que
tratamos se colocar inmediatamente al lado izquierdo del
Presidente Internacional.
e. Los dems Presidentes Nacionales y sus acompaantes sern
colocados en los sitios restantes en la mesa principal, a ambos
lados de las personas que citamos en los anteriores puntos.
f. El Presidente del Comit de Convencin y su acompaante se
sentarn en el extremo de la mesa prxima al podium o lugar del
maestro de ceremonia.
2. Si no existe espacio suficiente en la mesa principal, deber instalarse
una segunda mesa exclusiva para Presidentes Nacionales (excepto el
de la Asociacin sede quien estar al lado del Presidente Internacional
o del Chairman de WOCO).

La mesa debe estar situada

preferiblemente al mismo nivel de la otra y lo ms prximo posible


para darle el mismo realce o importancia que la primera.
3. En uno de los extremos de la mesa principal (la del Presidente
Internacional) o lo ms prximo posible a ella, se colocar una mesa
para colocar a los Ex Presidentes Internacionales y sus
acompaantes. De existir el espacio suficiente en esta mesa, pueden
ubicarse en ella otros miembros distinguidos de la organizacin como
son:

El

Presidente

del

Club

181

anfitrin,

el

Secretario-Tesorero

Internacional, Presidentes Nacionales de otras Asociaciones miembros


de WOCO, as como tambin el oficial regional de las Amricas.
De no existir espacio suficiente en la mesa de los Ex Presidente
Internacionales, se deber colocar otra mesa para miembros
distinguidos como los que citamos anteriormente; esta mesa puede
ubicarse en el otro extremo de la mesa principal, (extremo contrario a
la de los Ex Presidentes Internacionales).
D. El comit

y la comisin respectiva por respeto al acto protocolar y

despedida del Presidente Internacional saliente, debern decorar el saln


y la mesa principal. Las banderas de los pases miembros no debern
faltar.
E. El maestro de ceremonia debe conocer a fondo el protocolo Internacional,
sabor dirigirse claramente a los asistentes creando y manteniendo un
ambiente serio, pero a la vez con detalles de mstica y camaradera
propios de Activo 20-30.
F. Muy importante tener un lugar especfico para el uso de los oradores
(Podium).
G. Debe tenerse traduccin simultnea, preferiblemente por profesionales.
De no ser posible utilizar traductores profesionales, se utilizarn
miembros de Activo 20-30 que no ocupen ninguna posicin dentro de las
mesas principales (Socio Razo).
traducirse.

182

Todos los detalles del acto deben

H. Introduccin de los Oficiales Internacionales Invitados Especiales


Socios Distinguidos.
a. Antes de introducir a las personalidades que ocuparan la mesa
principal y las otras anexas a esta, el maestro de ceremonia deber
llamar la atencin a todos los asistentes que se encuentren en el
saln, para que guarden silencio y reciban con aplausos a los socios o
personalidades en Activo 20-30 que sern introducidos.
b. El orden de introduccin de las personas ser el siguiente:

Presidente de Comit de Convencin.

Presidente Internacional inmediato anterior.

Ex Presidentes Internacionales (Vitalicios) en orden de


antigedad, pasando primero el ms reciente y quedando para lo
ltimo el de mayor antigedad.

Oficial Regional de las Amricas (Principal).

Chairman de WOCO

Inmediatamente despus todos los Presidentes Nacionales en


orden alfabtico, con excepcin al Presidente Nacional de la
Asociacin anfitriona que pasar a lo ltimo del grupo de
Presidentes Nacionales.

NOTA:

Presidente Internacional Electo

Presidente Internacional.

Todos

pasarn

acompaados

de

sus

respectivas

esposas

acompaantes. El maestro de ceremonia deber citar por su nombre a


todas y cada unas de las personas, mencionando la posicin y el pas que
representan (caso de los Presidentes Nacionales). Previo al desfile debe
183

confeccionar una lista con todos los detalles, puede auxiliarse con el
Secretario-Tesorero Internacional.
I. El programa a desarrollar debe tratar nicamente aspectos de la
Organizacin Internacional.

En los casos en que la Convencin

Internacional se celebre conjuntamente con la Nacional del pas anfitrin.


Por cortesa a ellos, slo se les permitir la juramentacin de sus ms
altos oficiales, la entrega de algunos de sus premios de mayor
importancia (mximo 3).

Los discursos para ellos quedan prohibidos

durante esta ceremonia, ellos debern realizarlos en su reunin Nacional


de trabajo, como tambin la entrega de la mayora de sus premios o
reconocimiento. Entre los puntos que debe destacar en el programa del
acto protocolar debe considerarse los siguientes:
a. Introduccin de los Oficiales, socios distinguidos en Activo 20-30
Internacional e invitados especiales.
b. Presentacin (por su nombre) de las personas que ocupan la mesa
principal incluir a los Presidentes Nacional y Ex Presidentes
Internacionales. (Vitalicio)
c. Palabras

por

el

Presidente

del

Comit

de

Convencin

(agradecimiento, despedida, entrega de reconocimientos al Club


anfitrin por parte de otros clubes o Asociaciones si lo hubiere).
d. Espacio para la cortesa al Presidente de la Asociacin Nacional si la
Convencin es conjunta (Breve discurso mximo 5 y entrega de
premios mximo 10).
e. Entrega de premios Internacionales
f. Discurso de despedida del Presidente Internacional.
g. Juramentacin del Presidente Internacional (entrante)

Colocacin de Pines.
184

h. Juramentacin de los nuevos oficiales Internacionales por el nuevo


Presidente Internacional.

Presidente Internacional Electo.

Presidentes Nacionales.

i. Entrega de reconocimiento al Presidente Internacional saliente.


j. Discurso del nuevo Presidente Internacional.
k. Cena bailable.
NOTA: La ceremonia debe iniciarse a ms tardar a las 8:00 p.m. finalizar en
un tiempo mximo de 1:30 a 1:45 hrs, tiempo suficiente para realizar
todo.

Debemos recordar que los socios desean divertirse, cenar,

bailar y hacer camaradera.


Forma de vestir: formal. El que desee etiqueta.

Manuel Molina Garca


Socio Vitalicio

185