Beneficios de una efectiva Solucin

para la Toma de Decisiones

Mejorando la Gestin
en CCU
El desarrollo concretado por Quanam en Compaa Cerveceras Unidas S.A.,
integra productos Peoplesoft ERP con una herramienta para la toma de decisiones
basada en Cognos PowerPlay y sus facilidades para brindar una solucin completa
de BPM (Business Performance Measurement) a travs de informes y herramientas
de anlisis edificados con los datos de las aplicaciones de gestin.
Se trata de una solucin OLAP que facilita a cualquier tomador de decisiones la
posibilidad de realizar su propio anlisis multidimensional. Y le permite explorar y
analizar datos desde cualquier ngulo y con cualquier combinacin, de modo de
identificar factores crticos y tomar acertadas decisiones de negocios.
UpDATE

Este Proyecto de Quanam fue

especialmente preparado teniendo
en cuenta las caractersticas de
liderazgo de Compaa Cerveceras
Unidas S.A. (CCU) lder en el
mercado cervecero chileno con el
89% de participacin total, que
produce y embotella Pepsi, Seven
Up, Orange Crush, Canada Dry,
Ginger Ale, etc y una marca lder
en agua mineral. Es el segundo
mayor exportador de vino en Chile
con Via San Pedro S.A., Plasco S.A.
fabrica cajones y botellas de plstico
que utiliza la compaa cubriendo el
ciclo completo de necesidades,
CCU Argentina y Anheuser-Busch
firmaron un acuerdo para exportar
Budweiser a Brasil, Paraguay y
Chile.
La compaa CCU haba tenido
experiencias en algunos sistemas de
gestin que tambin fueron
compartidos con Embotelladoras
Chilenas Unidas S.A. (ECUSA). Sin
embargo en lo referente a temas
financieros se estaban manejado
con planillas de clculo y la informacin comercial se obtena de
programas hechos especialmente
con este objetivo.
Este modo de obtener los datos
generaba incompatibilidades,
lentitud en la obtencin de
informacin pantallas no amigables
para el usuario, dependencia del
usuario con el departamento de
sistemas.
Desde el ngulo de los negocios
y frente a la gran competitividad del
mercado era necesario contar con
informacin en tiempo y forma.
Esta situacin llev a la compaa a decidir la necesidad de
contratar una solucin OLAP
Se analizaron diversas alternativas y se eligi la solucin propuesta
por Quanam que integraba perfectamente Cognos PowerPlay con
PeopleSoft, el ERP de CCU.

ALCANCES DEL PROYECTO

El proyecto consisti en la realizacin de sistemas y tableros de control para
diversas reas de la empresa.
La solucin propuesta brinda a Compaa Cerveceras Unidas S.A., como
extensin de PeopleSoft, un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones, con
tecnologa de ltima generacin, que permite la visualizacin rpida y gil de
indicadores de la empresa.
Para lograr estos objetivos, se elaboraron varias estructuras multidimensionales,
que potenciaron la toma de decisiones en las reas de Cuentas a Cobrar, Cuentas a
Pagar, Compras, Inventarios, Gastos, Mrgenes, Ventas, Faltantes de Bodega,
Estudios de Mercado, Recursos Humanos.
Se posibilit el Anlisis de la antigedad de las cuentas a cobrar. El anlisis del
Saldo de las cuentas por Perodo, Cliente, Cobradores, Unidades de Negocio y los
perodos de Antigedad de cada cuenta, agrupados segn un rango predefinido.
Es posible a partir del nuevo modelo para el ciclo de distribucin, analizar
informacin acerca del proveedor que se obtiene a partir de los datos histricos de
los mdulos que componen el circuito de distribucin, enfatizando el anlisis de
cuenta por proveedores.
Para el manejo y la obtencin de informacin del circuito de compras se dise
un cubo que contiene datos obtenidos de las ordenes de compras generadas y
administradas en dicho modulo. Se puede realizar un seguimiento de las cantidades
manejadas en las ordenes de compra, ya sean las enviadas y las recibidas, con sus
respectivos montos.
Se optimiz el manejo del stock a partir del diseo de un cubo que permite
tener informacin de las cantidades de tems de inventario manejadas en la empresa,
pudiendo ver esa informacin por Unidades de negocio y reas de almacenamiento,
tambin se puede tener informacin discriminada por tem y unidad de medida.
El anlisis de los mrgenes fue otro de los objetivos cumplidos. Se dise el
cubo de Mrgenes con el que se permite analizar indicadores como, Valorizado Real,
Presupuestado y Ao anterior, adems de los valores fsicos, y precios, permitiendo
visualizarlos por Periodo, Departamentos, Plantas, Canales de Venta, Cuentas y
Producto. Se posibilit un anlisis exhaustivo del comportamiento de las ventas a
partir del desarrollo de varios cubos que incluyen, Ventas histricas corporativas,
Ventas a Filiales y Ventas Via San Pedro (Venta Neta, en HL, Flete, Crdito y
Precios).
Adicionalmente se obtuvo valiosa informacin para las reas de Estudios de
Mercado y Recursos Humanos. Para lograrlo, se definieron conexiones a estructuras
multidimensionales ya existentes en la compaa, con aproximadamente 200
reportes.
QUANAM

Para brindar detalles testimoniales, Quanam Update, convers con John

Llewellyn Jones Jefe de Proyectos de Business Intelligence y entrevist a
Mario Fernndez, Gerente de Sistemas de CCU S.A., que explic las razones de la eleccin, los objetivos y los resultados del Proyecto.

Q.U.: Cules fueron los motivos clave que los decidieron a implementar PowerPlay de
Cognos?
Mario Fernndez.: Lo que me llev a tomar la decisin de PowerPlay fue el hecho
de que para nosotros era bastante difcil generar informacin de gestin porque para
cada usuario era necesario generar un reporte diferente. Experimentamos con algunas
herramientas alternativas, pero nos pareci que no eran lo ms adecuado para nivel
gerencial, especialmente por un tema de tiempo de respuesta y adems por no ser
particularmente amistosas hacia el usuario final. Vimos varias opciones y escogimos
Cognos porque nos gust mucho la forma como operaba y adems se integraba muy
bien con PeopleSoft que es nuestra solucin ERP.

Caractersticas
de la Solucin
implementada
La solucin propuesta brinda
a Compaa Cervecerias
Unidas S.A.(CCU), como
extensin de PeopleSoft, un
Sistema de Apoyo a la Toma
de Decisiones, con tecnologa
de ltima generacin, que
permite la visualizacin rpida
y gil de indicadores de la
empresa.
Accedidos por un nico
Portfolio, se encuentran unos
46 cubos y unos 300 reportes divididos en diferentes
reas.
Las reas con PeopleSoft son:
- PO
- IN
- AP
- AR
- Ventas (VSP e histricas)
- Estudios de Mercado
(2GB de datos, 10 aos de
antigedad)
- Recursos Humanos
- Mrgenes
- Gastos
- Manufactura

Mario Fernndez, Gerente de Sistemas de CCU S.A

Q.U.: Usaban herramientas similares en ese momento?
M.F.: Efectivamente, PeopleSoft tambin nos provea la herramienta ESSBASE.
Incluso en algn momento tenamos las dos plataformas funcionando pero decidimos
que era ms fcil manejar una sola de ellas y privilegiamos Cognos. Y la razn fue,
como dijimos inicialmente que, adems de ser un motor OLAP, presentaba una muy
buena interfase al usuario y resolva el problema de no tener que generar reportes
por cada consulta que una persona en particular necesitaba.
Q.U.: Cul fue el criterio utilizado para elegir a Quanam en lugar de otra consultora
para brindar soluciones PowerPlay, cul fue el diferenciador?
M.F.: La razn por la cual elegimos a Quanam fue por la experiencia que tena en
Cognos. En particular visitamos el Banco Hipotecario en Argentina donde vimos los
desarrollos que se haban hecho con esta herramienta que nos parecieron bastante
UpDATE

El sistema tiene unos 150

usuarios, los cuales se
encuentran en distintas
Oficinas Comerciales a lo
largo del pais.
El tamao aproximado de
todos los cubos es de 400
MB los cuales se generan
accediendo a una DW
corporativa instalada en
Informix bajo una Sun
Enterprise 6500.
Los cubos se generan en un
servidor NT de 4 procesadores (500 Mhz c/u), con 1 GB
de RAM y unos 30 GB en
disco.
La publicacin es a travs del
Enterprise Server instalado
en una Sun Enterprise 450.
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atractivos y por eso optamos por

esta empresa que era una de las
pocas que tena experiencia con
PowerPlay en esta parte del
continente.
Tambin fue relevante en la
toma de decisin que en una
ocasin en una visita a Alemania a
una de las empresas que es duea
de CCU, vimos que estaban
realizando un proyecto de
caractersticas exactamente iguales
al nuestro utilizando tambin
PowerPlay.

Reflexiones con Cognos

Q.U.: A la hora de iniciar el

proyecto, cules fueron los grandes
objetivos en que se centraron?
M.F.: Los principales objetivos
eran que los usuarios pudieran

contar con informacin de gestin

porque si bien tenamos un
sistema tipo ERP, estaba ms
basado en la parte transaccional y
no tanto en la gestin, por lo
tanto, era necesario resumir esta
informacin y ponerla a disposicin de los usuarios por la va de
una herramienta tipo OLAP.
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Q.U.: Cmo consideran el desarrollo del proyecto en cuanto a tiempos y

presupuesto?
M.F.: La verdad es que nosotros partimos con un proyecto de bastante bajo perfil
y esto se ha ido globalmente implantando y finalmente termin en un proyecto de
mucha importancia.
En realidad se hizo en dos etapas. En la primera etapa fue un proyecto de perfil
bastante bajo, en el cual se buscaba poner a disposicin de los usuarios cierta informacin y aprender un poco el comportamiento de esa herramienta con lo cual se
generaba informacin de Existencias, informacin de Crditos, informacin de
Compras. Cumplida esta etapa nos lanzamos a un proyecto ms ambicioso que es un
data warehouse para toda la informacin de ventas.
Y funcionaba, si bien no era tan fcil como nosotros pensbamos en el momento
inicial el proyecto ha sido muy exitoso.
Q.U.: Cul es la etapa final de este proyecto?
M.F.: La etapa final es que nosotros estamos logrando a travs de cubos Cognos
generar reportes HTML que el vendedor pueda ver en la handheld.
Q.U.: El proyecto ayud a reducir los costos de informtica, los costos de programacin de reportes?
M.F.: Indudablemente los costos de
manutencin bajan porque la forma en que
trabajan estas herramientas hace que los
usuarios puedan generar en forma independiente su informacin y ellos no tienen que
estar dependiendo de sistemas para cada
consulta que tengan que hacer.
Q.U.: Cules han sido los comentarios de
los usuarios finales ?
M.F.: Normalmente los usuarios pasan
por dos etapas. Al principio les cuesta un
poco usar la herramienta, como toda cosa
nueva, pero una vez que se familiarizan la
encuentran muy atractiva, muy beneficiosa
para su utilizacin.
Q.U.: Cunto demoraron en obtener
beneficios o en obtener un ROI real por
haber hecho la inversin tanto en Cognos
como en Quanam?
M.F.: El retorno de la inversin viene
principalmente por el proyecto de ventas donde el beneficio esperamos recuperarlo
en alrededor de un ao. Digmoslo en los siguientes trminos, el data warehouse
forma parte de un proyecto un poco ms amplio que es el proyecto de ventas y
distribucin. Pero el data warehouse est incorporado dentro de otros elementos o
sea que no tenemos una evaluacin pura y absoluta del data warehouse, digamos que
forma parte de un proyecto que tiene un Payback de menos de dos aos.
Q.U.: El proyecto PowerPlay / Quanam les dio acceso a informacin que antes no
disponan o mejor la competitividad de la empresa en el mercado?
QUANAM

M.F.: Es difcil decir si mejora la competitividad de la empresa en el mercado. Pero indudablemente puso mucha informacin en manos de mucha gente que antes le costaba acceder a ella.
Ahora, si eso se traduce o no en una mayor competencia de la empresa en el mercado, no es tan
directo el decirlo.
Q.U.: Qu impacto tuvo en la organizacin?
M.F.: Yo creo que indudablemente fue un impacto positivo en la organizacin. La gente pudo
mirar su informacin en forma ms gil, ms cmoda, ms directa, sin tener que depender de
terceros. Ello hace que el usuario se familiarice ms con la tecnologa.
Q.U.: Se podra decir que se alcanzaron las metas?
M.F.: Creo que todava estamos en el proceso de terminar de instalar la herramienta, recin
estamos liberando la parte ms relevante del proyecto que es el data warehouse de ventas y
distribucin en los prximos dos meses. En consecuencia creo que todava es prematuro hablar
de alcanzar las metas pero estamos seguros que se van a alcanzar en el curso del ao.
Q.U.: Cmo es el desempeo de Quanam dentro del proyecto?
M.F.: Creo que Quanam ha sido una parte relevante para el proyecto, en cuanto tena el
conocimiento, el know-how en el uso de la herramienta como en el de consultora para poder
realizar cada proyecto.
Q.U.: Qu evaluacin del proyecto se puede hacer al da de hoy?
M.F.: Siempre el proyecto ha sido exitoso en cada una de las etapas que se han cumplido. En
la primer etapa de explotacin y conocimiento de la herramienta que permiti liberar una serie
de productos para los usuarios y en la segunda etapa de profundizacin de esta herramienta a
nivel de la organizacin. Hoy da la herramienta estndar de CCU para consultas gerenciales es
PowerPlay.
Q.U.: Van a enfocar otras etapas en el futuro, despus de ventas y distribucin?
M.F.: Esta es una herramienta con la cual se termina construyendo una arquitectura completa
de informacin en la compaa en consecuencia vemos que esto no va a terminar.
Se puede seguir construyendo sobre lo mismo porque siempre hay una tremenda demanda de
informacin por parte de toda la gente de la empresa.
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