P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Acta de constitució
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

Actualització del sistema
de comandes, tramesa i facturació

Acta de constitució del projecte
Versió 1.0. 1 de gener de 2009

Redactat per:

Revisat per:

Aprovat per:

Aprovat per:

Francisco Fraga

Bruno Pont

Patrick Arlequeew

Sotsdirector d'IT (P&G)

Director de IT (P&G)

Signatura

Signatura

Director Associat de Serveis
Globals de Negoci (P&G)
Signatura

Vicepresident Serveis
Globals de Negoci (P&G)
Signatura

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1. Propòsit del projecte
1) En un primer estadi, el Departament de Serveis de Negoci Global va iniciar el procés
d'actualització del sistema obsolet de gestió de comandes, tramesa i facturació, amb els
-1Jaume Villarreal Quintana

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Acta de constitució
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

riscos que ja d'entrada això podria comportar.
2) Un estudi més acurat ha detectat el potencial del projecte inicial. La implementació d'un
nou sistema IT de gestió més sofisticat pot ajudar a generar més beneficis dins del
model de negoci.
3) La implementació d'un sistema actualitzat ajudaria a la companyia a minimitzar la
pèrdua de vendes, crear una cadena de subministrament més eficient i reduir els costos
en tota l'empresa.

2. Descripció del projecte
Es tracta d'actualitzar el present sistema IT de gestió de comandes, tramesa i facturació per
millorar aspectes clau del model de negoci de la companyia:

protegir la continuïtat del negoci, assegurant que la companyia segueixi creixent

i liderant la indústria de productes de consum.
desenvolupar un sistema que afavoreixi la presa de decisions en temps real,
permetent a la companyia recaptar les opinions de consumidors i distribuïdors

per tal de crear promocions més persuassives i incrementar les vendes.
millorar la eficiència en la cadena de subministrament, accelerant

la

productivitat, per exemple, a l'hora d'identificar els millors magatzems per fer els
enviaments de les comandes.
Ja que l'objectiu principal és l'actualització d'un sistema informàtic de gestió que ha quedat
obsolet, es valora la conveniència que sigui Francisco Fraga, director del Departament IT de
la companyia, qui assumeixi el càrrec de director de projecte. El seu coneixement de la
totalitat de les operacions que actuen sobre comandes, trameses i facturació el
converteixen en la persona idònia per assumir aquest càrrec amb plenes garanties.
El projecte també implica la participació d'altres companyies i empreses alienes a P&G,
necessàries per assegurar l'èxit del mateix. Concretament es parla de:

SAP, empresa multinacional alemanya dedicada al disseny de productes
informàtics de gestió empresarial, tant per a empreses com per a organitzacions

i organismes públics.
totes aquelles empreses de distribuició que treballen directament amb la nostra
companyia.

Aquest projecte és un dels més grans que mai ha afrontat la companyia i suposa un gran
esforç per fer evolucionar l'entramat d'operacions. Malgrat això, la intenció última ha de ser
canviar tot el sistema sense que ni les operacions internes ni els actors externs se'n

-2Jaume Villarreal Quintana

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Acta de constitució
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

ressenteixin.

3. Objectius del projecte

Actualitzar el sistema TI de gestió de comandes, tramesa i facturació.

Minimitzar la pèrdua de vendes.

Crear una cadena de subministrament eficient.

• Reduir despeses.

4. Riscos del projecte
La identificació de riscos s'ha fet a partir de la valoració de tres aspectes:
 valorar què ha funcionat i què ha fallat en anteriors implementacions fetes per
altres companyies. S'han observat experiències foranes per aprendre d'altres
situacions.
 haver implementat exitosament amb SAP més de 70 petits projectes de gestió de
comandes, i enviament. S'han analitzat experiències internes per aprendre de les
pròpies situacions.
 parlar amb un nombre important de distribuidors que treballen amb nosaltres per
recollir la seva experiència amb altres companyies que darrerament hagin fet
actualitzacions dels seus sistemes.
Això ha permès detectar tres riscos significatius:
1) la pèrdua de negoci, degut a la incapacitat de processar les comandes
puntualment.
2) la pèrdua de credibilitat, a causa de la manca de qualitat en el procés
d'enviament.
3) la pèrdua de vendes, ja que els competidors poden prendre avantatge durant el
nostre procés de transició.

5. Fites significatives

Primera fase d'implementació
Segona fase d'implementació

Tercera fase d'implementació
-3Jaume Villarreal Quintana

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Acta de constitució
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

6. Resum del pressupost
No es disposa de les dades suficients per desenvolupar aquest apunt.

7. Selecció del projecte
Requerit per

Departament de Serveis de Negoci Global (GBS)

Impacte en cas de no fer-


se

Fallada del sistema de gestió per manca d'actualització.
Decrement del nivell de vendes i/o de clients a causa d'una
manca de qualitat en la implementació de processos.
1

Depén d'altres projectes?

No

Afecta a altres projectes?

Urgent

2

Per actualitzar el sistema IT d'operacions i facturació.
Per oferir una reducció de costos informàtics.
Per millorar la gestió de processos, tant a nivell intern com a
nivell extern.
Per evitar que els competidors guanyin posició en el mercat
global.

ROI

No es disposa de dades suficients per desenvolupar aquest apunt.

8. Organització del projecte
Identificació del director del projecte
Director del projecte

Director IT de P&G: Francisco Fraga

Nivell d'autoritat

Màxim en l'execució del projecte. Responsable sobre l'ús i
distribució del pressupost, així com de la contractació de recursos i
proveïdors.

Responsabilitats

Lliurament del servei a punt per operar segons els terminis
establerts, amb tots els sistemes IT de gestió actualitzats,

1 Bo i que la documentació no ho argumenta, és molt probable que un projecte d'aquesta envergadura depengui d'algun
projecte ja engegat per la companyia.

2 De manera anàloga, és molt probable que el projecte afecti a altres projectes de la companyia.
-4Jaume Villarreal Quintana

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Acta de constitució
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

implementats i a ple rendiment.
Signatura

5/1/2009

Identificació d'altres participants
Participants
Companyia / Interlocutor

Participació

Responsabilitats

 Actualitzar tots els productes

Empresa de disseny de

Proveïdora de serveis de

productes informàtics de

desenvolupament i disseny de

informàtics relacionats amb la

productes informàtics.

gestió de comandes, tramesa i

gestió empresarial

SAP

facturació.

Francisco Fraga

 Testejar les actualitzacions.
 Posar en marxa el sistema i
realitzar-ne el manteniment
oportú.

 Confrontar amb membres de

Empreses locals de

Proveïdores d'informació

distribució

estratègica relacionada amb els

Francisco Fraga

sistema de d'operacions de la

l'equip

companyia.
Identificació del patrocinador del projecte
Patrocinador del projecte

Vicepresident del Dpt.

de Serveis de Negoci

Global:

Patrick

Arlequeeuw
Nivell d'autoritat

Signatura

Màxim.

Vot decisori en els acords de consens del Consell General de


Direcció del projecte.
Assignació i ampliació del pressupost global.
Acceptació del canvi d'abast i de la data d'entrega.

5/1/2009

-5Jaume Villarreal Quintana

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Acta de constitució
Versió del document: V1.0

-6Jaume Villarreal Quintana

Data: 1 de gener de 2009

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Registre d'interessats
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

Actualització del sistema
de comandes, tramesa i facturació

Registre d'interessats
Versió 1.0. 1 de gener de 2009

Redactat per:

Revisat per:

Aprovat per:

Aprovat per:

Francisco Fraga

Bruno Pont

Patrick Arlequeew

Sotsdirector d'IT (P&G)

Director de IT (P&G)

Signatura

Signatura

Director Associat de Serveis
Globals de Negoci (P&G)
Signatura

Vicepresident Serveis
Globals de Negoci (P&G)
Signatura

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1. Entorn d'incidència del projecte

-7Jaume Villarreal Quintana

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Registre d'interessats
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

El següent esquema explicita l'entorn d'actuació del projecte, establint quins actors hi estan
implicats i a qui va dirigit.

2. Identificació i tipificació d'intreressats clau
Director del projecte
Empresa

Posició

Nom i cognoms

Actitud

P&G

Director d'IT

Francisco Fraga

PRO

Interès

Èxit del projecte
Promoció personal

Clients
Grup
Consumidor

Nom i cognoms de l'interlocutor
A decidir amb els membres de màrketing.

s

Actitud
Neutra

Interès

Millora de preus

--en contra
Usuaris

Grup
Treballadors
de

Nom i cognoms de l'interlocutor
A decidir amb els membres d'IT.

P&G

Distribuïdors

Actitud
PRO

Interès

informàtic de

--en contra
A decidir amb els membres de màrketing.

PRO

Millora del sistema

gestió
Rebuig al canvi

Millora de les
condicions

d'entrega
Optimització de
processos de

comanda
Augment de la
facturació

-8Jaume Villarreal Quintana

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació

P&G

Tipus de document: Registre d'interessats
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

Empreses participants
Grup
SAP

Nom i cognoms

Participació

A decidir amb

Provisió de serveis de

els membres

desenvolupament i

d'IT.

Actitud
PRO

disseny de productes
informàtics.

Interès

Desenvolupament

de software
Promoció

corporativa
Èxit del projecte

Implementació de
solucions tècniques.
Grups membres del projecte
Departamen

Nom i cognoms

Participació

Actitud

Interès

t
IT

Sotsdirector de
departament

Col·laboració en

PRO

l'actualització del sistema


Èxit del projecte
Implementació de
solucions
tecnològiques i
informàtiques

Qualitat

Director de
departament

Implementació i control
dels estàndards de
qualitat

Gestió de

Director de

Dades

departament

Implementació i control
dels processos de gestió i
protecció de dades

nuetra

---

processos a

en contra
nuetra

revisar

Volum de dades a

revisar
Consistència del

--en contra

Volum de

sistema durant la
transició.
Control de

Director de

Línia

departament

Adaptació dels processos

PRO

de línia al nou sistema

Millora de
l'eficiència en el
processos de línia

Administraci

Director de

ó

departament

Control dels processos
operatius

nuetra

---

Viabilitat
econòmica del

en contra

projecte
Rendiment de la
inversió realitzada
(ROI).

Negoci

Director de
departament

Seguiment de l'impacte

PRO

Continuïtat de la

companyia
Creixement

corporatiu
Consolidació la

de l'actualització sobre el
model de negoci.

-9Jaume Villarreal Quintana

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Registre d'interessats
Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

posició de marca
Equip direcció del projecte
Empresa

Nom i cognoms

Missió

Actitud

SAP

Per definir

Controlar la part de SAP

PRO

Interès

Increment del

negoci
Increment de valor

de la marca
Consolidació del

en el projecte

departament de
desenvolupament
Patrocinadors
Empresa

Posició

P&G

Vicepresident

Nom i cognoms
Patrick Arlequeew

Actitud
PRO

Interès

Continuïtat de la

companyia
Creixement

corporatiu
Consolidació la

de Serveis
Globals de
Negoci

posició de marca
Influents
Empresa

Posició

Nom i cognoms

Actitud

Interès

Actitud

Interès

3. Identificació i tipificació d'altres interessats
Grup

Nom i cognoms

Afectació

- 10 Jaume Villarreal Quintana

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació
Tipus de document: Registre d'interessats
Versió del document: V1.0

- 11 Jaume Villarreal Quintana

Data: 1 de gener de 2009

FEIGAE

Projecte: Servei de manteniment integrat
Tipus de document: Estructuració del projecte
Versió del document: V2.0

Data: 15 de gener de 2010

Situeu-vos, ara, al cas FEIGAE i una setmana abans de l’inici del projecte. Degut als continus
processos de globalització de les empreses d’IT, NOTA ha estat adquirida per Chiu-Jan Telecom.
Chiu-Jan vol redefinir l’estratègia global de la companyia NOTA i vol estudiar si cal modificar els
projectes en curs. En aquest sentit, el vostreprojecte es veu afectat.
Mitjançant una comunicació formal per carta, NOTA comunica a FEIGAE que té intenció de
continuar al projecte, però modificant els acords i l’abast prèviament definits. FEIGAE decideix
analitzar quin impacte poden tenir aquests canvis en l’estructura general del projecte i en les dates
i fites claus. En concret, i segons ens indica en Jordi Rabinet, les afectacions més importants són les
que es descriuen a continuació.

Tenint en compte els canvis de NOTA per la definició detallada de l’acord de col·laboració per
l’operatòria del sistema, seran necessaris 5 dies més dels previstos inicialment.

Codi: 2.1

Nom: definció detallada de l'acord

Descripció

Refinar l’acord de col·laboració per a obtenir una definició detallada de
l’operatòria del sistema.

Responsable

Responsable de l'equip d'administració.

Recursos

Equip d'administració.

Durada

25 dies

Resultats

Document d'acord definitiu de l'SMI. Responsabilitats de cadascun dels
socis.

Restriccions

Cap

Dependències

Pla del projecte aprovat

Criteris
d'acceptació

Complir el document. Validació per part de tots els socis.

La definició dels requisits tècnics del producte de mobilitat estaran fixats: com que només
caldrà detallar-los, es passarà d’una durada de 10 dies a 2.
Codi: 2.3

Nom: definició de requisits de mobilitat

Descripció

Definir les característiques tècniques i funcionals que ha de complir el
producte de mobilitat que s’ha de fer servir per implantar l'SMI.

Responsable

Responsable d'implantació de la solució de mobilitat

Recursos

Equip d'implantació de la solució de mobilitat

Durada

2 dies

Resultats
Restriccions


Requisits tècnics del producte de mobilitat que s'ha d'implantar
Plec de condicions tècniques per als possibles proveïdors.

Cap
- 12 Jaume Villarreal Quintana

FEIGAE

Projecte: Servei de manteniment integrat
Tipus de document: Estructuració del projecte
Versió del document: V2.0

Data: 15 de gener de 2010

Dependències

Pla del projecte aprovat

Criteris
d'acceptació

Complir els documents. Aprovació dels responsables de la FEIGAE i CHINJAN.

La implementació als sistemes de NOTA per tal de suportar els paràmetres del SMI també es
veurà afectada. Les metodologies a seguir en implementació aquest procés seran les que
imposa Chiu-Jan. La configuració del servei de comunicacions requerirà que dos tècnics de
Chiu-Jan viatgin a la seu de NOTA per tal de dur a terme la verificació. El cost del viatge
(4.300€) haurà de ser assumit pel projecte. S’estima que es requereixen 10 dies més dels
previstos.
Codi: 3.4.2

Nom: implantació a NOTA / parametrització del servei

Descripció

Ajustar els paràmetres de les comunicacions mòbils a les particularitats
del producte de mobilitat que s'ha d'implantar per a suportar l'SMI.

Responsable

Dos tècnics responsables de TIC a CHIU-JAN.

Recursos

Equip d'implantació de la solució de mobilitat

Durada

25 dies

Resultats

Comunicacions mòbils de NOTA parametritzades per a suportar el
producte de mobilitat triat.

Restriccions

S'ha de fer segons la metodologia de parametrització de CHIUJAN.

Dependències

Configuració del servei de comunicacions acabat i anàlisi de requisits del
producte acabat per part del proveïdor.

Criteris
d'acceptació

Superar sense errors les proves usuals de NOTA en la parametrització del
servei de comunicacions

Per a la implementació, es considera que qualsevol modificació als sistemes de NOTA ha de
garantir la compatibilitat amb les aplicacions i serveis que ja ofereix Chiu-Jan. La garantia de
compatibilitat requerirà de 8 dies de feina i serà supervisada per un dels tècnics de Chiu-Jan.
Nou element base de l'EDT

Codi: 3.4.4

Nom: garantia de compatibilitat

Descripció

Garantir la compatibilitat amb les aplicacions i serveis oferts per CHIU-Jan
i aquelles possibles modificacions realitzades als sistemes de NOTA.
- 13 Jaume Villarreal Quintana

FEIGAE

Projecte: Servei de manteniment integrat
Tipus de document: Estructuració del projecte
Versió del document: V2.0

Data: 15 de gener de 2010

Responsable

Tècnic responsables de TIC a CHIU-JAN.

Recursos

Equip d'implantació de la solució de mobilitat

Durada

8 dies

Resultats

Requisits tècnics de compatibilitat entre CHIU-JAN i els sistemes de NOTA

Restriccions

Cap

Dependències

Pla del projecte aprovat

El SAU serà subcontractat a una tercera empresa. La durada de la formació d’aquest SAU
serà el doble de la prevista, amb una reducció de costos del 20%.
Codi: 5.3

Nom: formació de l'SMI

Descripció

Preparar i formar el personal que està implicat en el funcionament de
l'SMI, perquè faci la feina correctament i eficientment. Cal considerar les
tasques següents:

Pla de formació: definir els continguts. Establir la política de formació:
formar els formadors. Planificar les sessions per al territori i acordar-ho
amb les empreses implicades (NOTA i federades de la FEIGAE).
Formar els gestors del SAU: fer els cursos de formació als gestors del
SAU (responsables dels equips d'operadors del SAU). Aquests són els
que faran la formació als instal·ladors i internament al SAU.
Formar els usuaris de mobilitat (instal·ladors): fer els cursos de
formació als instal·ladors de les empreses federades de la FEIGAE. S'ha
de formar, segons el que s'ha previst, el 25% de tots.

Responsable

Coordinador general del projecte

Recursos

Empresa subcontractada de formació dels proveïdors de la
solució de mobilitat. Gestors del SAU, instal·ladors.

Durada



Pla de formació: 10 dies
Formació dels gestors del SAU: 10 dies
Formació dels usuaris de mobilitat (instal·ladors): 15 dies

Resultats

Usuaris formats

Restriccions

No es considera la formació interna del personal administratiu de la
FEIGAE i d'LSP, atès que aquest procés es considera inclòs dins de les
implantacions dels processos administratius.

Dependències

Pla de formació: funcional de l'SMI tancat



Criteris

Formació de gestors del SAU: pla de formació tancat i SMI operatiu
Formació dels usuaris de mobilitat (instal·ladors): gestors del SAU
formats
Proves d'extrem a extrem acabades

Avaluació suficient del nivell de coneixement adquirit pels usuaris sobre el

- 14 Jaume Villarreal Quintana

FEIGAE

Projecte: Servei de manteniment integrat
Tipus de document: Estructuració del projecte
Versió del document: V2.0

d'acceptació

funcionament de l'SMI.

- 15 Jaume Villarreal Quintana

Data: 15 de gener de 2010

FEIGAE

Afectació dels requisits i les fites més importants del projecte

Afectació dels requisits del projecte
2. Requisits i característiques del projecte
Codi

Descripció

R001

Proporcionar cobertura en el 75% del territori durant el
primer any i el 99% de l’àrea geogràfica de l’Àrea Est de la
FEIGAE.

R002

Transmetre les peticions d’assistència en menys de 5 minuts.

R003

Aconseguir un temps de resposta per a peticions d’informació i
comprovació de
dades des del PDA inferior a 10 segons.

R004

Fer el seguiment de les peticions d’assistència dels clients en el web del
servei
amb un decalatge màxim de 30 minuts.

R005

Tenir capacitat per a afegir serveis interactius al PDA.

Afectació de les fites més importants del projecte
Definició detallada de l'acord
A causa de l'adquisició de NOTA per part de la companyia CHIU-JAN, s'han produït tota una
sèrie de modificacions en les condicions de treball entre la companyia de telefonia i FEIGAE.
Per aquest motiu, ha calgut reformular la definició detallada de col·laboració per l'operatòria
del sistema.
La seva durada inicial s'ha incrementat en 5 dies, passant de 20 a 25 dies. Aquest canvi, però,
no afecta a les fites posteriors, ja que hi ha un marge d'una setmana entre la finalització
d'aquesta fita i l'inici de la següent, corresponent a les defincions legals i dependent de la
primera.

Implantació a NOTA
La majoria dels canvis produïts per l'entrada de la nova companyia s'han focalitzat sobre
aquesta fita, emmarcada en un període inicial de 110 dies de durada. Les modificacions del
servei, tant a nivell de definició com tècniques i de compatibilitat han provocat modificacions
temporals i pressupostàries en alguns dels elements base adjudicats a aquesta fita.
Concretament:

la definició de requeriments ha vist escurçada la seva durada ja que les PDA que
s'empraran fa quatre anys que són operatives en altres servies. Aquesta situació

- 16 Jaume Villarreal Quintana

FEIGAE

Afectació dels requisits i les fites més importants del projecte

permet agilitzar la tasca de definir els requisits propis del dispositiu.
la parametrització del servei ha vist incrementada la seva temporalització, així
com la seva partida pressupostària. En el primer cas la durada passa de 15 a 25
dies a causa de la implementació de les metodologies pròpies de la companyia
CHIU-JAN, diferents a les que proposava NOTA. A fi i efecte que aquesta
parametrització s'ajusti als requeriments de la nova companyia, es requereix la
presència de dos tècnics de la companyia propiètaria, que realitzaran el
desplaçament a càrrec dels promotors del projecte. El cost ascendeix a un total de

4300€.
la garantia de compatibilitat ha requerit la creació d'un nou element base dins de
la definició de l'EDT, concretament dins del punt 3.4, corresponent a la
implantació de la solució a NOTA. Aquesta tasca, d'una durada prevista de 8 dies,
ha rebut el codi 3.4.4 i s'ha situat just després de la tasca que vetlla per la
implantació de la solució de mobilitat.

Formació
La gestió i explotació del Servei d'Atenció a l'Usuari (SAU) ha passat a mans d'una tercera
empresa, subcontractada per la companyia. Aquesta modificació ha comportat una modificació
en la planificació i la durada del procés de formació, que s'ha previst en el doble de temps
adjudicat en primera instància. Així mateix, la possibilitat de subcontractar el servei ha permès
reduir en un 20% els costos, fet que repercuteix directament en la gestió pressupostària del
projecte.

- 17 Jaume Villarreal Quintana

FEIGAE

Afectació dels requisits i les fites més importants del projecte

- 18 Jaume Villarreal Quintana