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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA


CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

TEMA:
DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO
CONTABLE, COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE
DECISIONES EN LA EMPRESA AFP GNESIS
ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A.
2013

Tesis previa a la obtencin del ttulo profesional de:


Licenciado en Contabilidad y Auditora Contador Pblico

AUTORA:
TERESA GEORGINA LALAMA VSQUEZ

DIRECTORA DE TESIS:
MSC. ALEXANDRA GUTIRREZ

PERIODO
JULIO 2013

CERTIFICACIN

Master Alexandra Gutirrez


DOCENTE DE LA FACULTAD DE
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
QUITO

CERTIFICA:

Que el presente trabajo realizado por la estudiante Teresa Georgina Lalama


Vsquez, ha sido orientado y revisado durante su ejecucin, por lo tanto
autorizo su presentacin.

Guayaquil, Julio de 2013

f) .

AUTORA

Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente


trabajo, son de exclusiva responsabilidad de la autora.

..
Teresa Georgina Lalama Vsquez

ii

DEDICATORIA

Este trabajo de investigacin est dedicado a mi pequeo hijo Huguito


Andrs y a mi esposo Hugo Obando, mis principales inspiraciones. A mi
pap que por voluntad divina ya no se encuentra conmigo, pero siempre
toda meta lograda, era una satisfaccin verlo a el disfrutar tambin de este
logro con todo el orgullo posible de un padre, y a mi mam por su apoyo
brindado con mi hijo durante esta carrera. Sin ellos no hubiera sido posible
este logro.

iii

AGRADECIMIENTO

A todas las personas que de una u otra manera hicieron posible que pudiera
terminar con xito mi trabajo de investigacin.

Especialmente a la Master Alexandra Gutirrez, Coordinadora de la carrera


de CPA en la Universidad Tecnolgica Equinoccial de Quito, y a su vez mi
directoria de tesis, que con su valiosa y sabia gua en el desarrollo de la
misma he podido finalizarla con la mayor satisfaccin.

iv

INDICE GENERAL
Pg.
CERTIFICACIN DEL TUTOR ..

AUTORA DE TESIS ...

ii

DEDICATORIA .

iii

AGRADECIMIENTO

iv

RESUMEN .

xiii

SUMARY

xiv

CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.1

Formulacin del problema ..............

1.1.2

Preguntas directrices

1.2

OBJETIVOS ...

1.2.1

Objetivo general .

1.2.2

Objetivos especficos

1.3

JUSTIFICACIN

1.4

IDEA A DEFENDER O HIPTESIS ...

1.5

VARIABLES

1.5.1

Variables dependientes

1.5.2

Variables independientes .

CAPITULO II
MARCO TERICO Y CONCEPTUAL
2.1

FUNDAMENTO TERICO ..

2.1.1.

El papel de la informacin contable en la


administracin de empresas competitivas ....

2.1.1.1.

Nuevas tendencias en la Administracin de los


negocios ..

2.1.1.2

Desafos ante la integracin de bloques


econmicos

10

2.1.1.3

Naturaleza de la informacin contable ..

11

2.1.1.4

Efectos de la inflacin en la informacin


contable ..

2.1.1.5

Comparacin de la contabilidad financiera y la


contabilidad administrativa ..

2.1.1.6

13

El papel de la Contabilidad Administrativa en el


control administrativo

2.1.1.8

12

El papel de la Contabilidad Administrativa en la


planeacin

2.1.1.7

11

14

El papel de la Contabilidad Administrativa en la


toma de decisiones

14

2.1.1.9

El papel del Contralor

15

2.1.1.10

Actitudes de los Contadores que proveen la


Contabilidad Administrativa .

16

vi

2.1.2

Conceptos, clasificaciones y comportamiento


de los costos ..

17

2.1.2.1

Naturaleza y conceptos fundamentales .

17

2.1.2.2

Clasificacin de los costos ...

18

2.1.2.3

El comportamiento de los costos y el uso de


los recursos

2.1.2.4

Mtodos

para

segmentar

los

costos

semivariables .
2.1.3

Sistemas

de

informacin

22

El cambio de solo acumular costos para la


administracin de costos ..

2.1.3.2

20

administrativos

contemporneos ....
2.1.3.1

19

22

Determinacin adecuada del costeo de los


productos y servicios a travs del costeo
basado en actividades ..

2.1.3.3

23

Cmo evitar que fallen los programas de


reduccin de costoso usando el costeo basado
en actividades

25

2.1.3.4

Administrar con base en actividades .

25

2.1.3.5

Sistema de administracin de costo ..

26

2.1.3.6

Las nuevas tendencias de los sistemas de


costeo basado en metas ..

2.1.4

Filosofas administrativas contemporneas ..

2.1.4.1

Teora del valor y cadena de valor .

27

28

vii

2.1.4.2

Ciclo de vida del costo ..

29

2.1.4.3

Teora de las restricciones ...

30

2.1.4.4

Justo a tiempo ..................................................

30

2.1.4.5

Costos de calidad ..

31

2.1.5

El modelo o relacin costo-volumen.-utilidad .

31

2.1.5.1

El punto de equilibrio

31

2.1.5.2

Supuesto del modelo

32

2.1.5.3

La planeacin de utilidades y la relacin costovolumen-utilidad .

32

2.1.5.4

La grfica volumen-utilidad ..

33

2.1.5.5

Anlisis de cambios en las variables del


modelo costo-volumen-utilidad

2.1.5.6

Anlisis de las variaciones en los mrgenes de


contribucin

2.1.5.7

2.1.6.2

37

El papel de la informacin administrativa para


la toma de decisiones ante la globalizacin ..

2.1.6.1

37

El modelo costo-volumen-utilidad, y anlisis de


sensibilidad. El punto de equilibro .

2.1.6

36

El modelo costo-volumen-utilidad y el costo


basado en actividades

2.1.5.8

34

38

Relevancia de la informacin para la toma de


cisiones ante la globalizacin ..

38

Naturaleza de la informacin ...

39

viii

2.1.6.3

Tipos de datos en las decisiones

39

2.1.6.4

Anlisis Marginal

40

2.1.6.5

Modelo para la toma de decisiones a corto


plazo

40

2.1.6.6

Costos de oportunidad .

40

2.1.6.7

Principales decisiones a corto plazo ..

41

2.1.6.8

Fijacin de precios

41

2.1.6.9

Importancia de la tica en la toma de


decisiones tcticas

42

2.2

FUNDAMENTO LEGAL

42

2.2.1

Principios contables bsicos

42

2.2.2

Normas tcnicas contables de valoracin,


preparacin e informacin financiera .

45

2.2.3

Las NIIF`s para Pymes

49

2.2.4

Ley orgnica de rgimen tributario interno

52

2.2.4.1

Retencin en la fuente de impuesto a la renta .

52

2.2.4.2

Retencin del impuesto al valor agregado

56

CAPTULO III
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
3.1

Tipos de investigacin ..

60

3.2

Tcnicas reinvestigacin .

60

3.3

Anlisis e interpretacin de resultados ..

65

ix

CAPTULO IV
SITUACIN

DIAGNSTICA

DE

LA

EMPRESA
4.1

Antecedentes .

75

4.2

Objetivos .

76

4.3

Productos

77

4.4

Estructura organizacional ....

82

4.5

Reglamentos ..

84

4.6

Anlisis de FODA ..

84

CAPTULO V
LA PROPUESTA
5.1

Ttulo ...

86

5.2

Presentacin ..

86

5.3

Objetivos .

87

5.4

Fundamentacin

88

5.5

Ejercicio prctico

117

5.6

Actividades a desarrollar ..

135

CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1

Conclusiones ..

137

6.2

Recomendaciones .

137

BIBLIOGRAFA

139

ANEXOS

141

Anexo 1

Encuesta realizadas al personal de AFP


Gnesis S.A. ..

Anexo 2

141

Reglamentos de los fondos que administra


AFP Gnesis S.A. .

145

Fondo Mximo ...

145

Fondo Cesanta .

148

INDICE DE TABLAS
Tabla 1

Proceso toma de decisiones

65

Tabla 2

Sistema de informacin gerencial ..

66

Tabla 3

Metodologa proceso toma de decisiones .

67

Tabla 4

Revisin costo/beneficio ..

68

Tabla 5

Contabilidad fuente de informacin

69

Tabla 6

Disponibilidad de la informacin

70

Tabla 7

Supervisin de las inversiones

71

xi

Tabla 8

Capacitacin de personal .

72

Tabla 9

Cambio de herramienta de trabajo .

73

INDICE DE GRFICOS
Grfico 1

Proceso toma de decisiones

65

Grfico 2

Sistema de informacin gerencial ..

66

Grfico 3

Metodologa proceso toma de decisiones .

67

Grfico 4

Revisin costo/beneficio ..

68

Grfico 5

Contabilidad fuente de informacin

69

Grfico 6

Disponibilidad de la informacin .

70

Grfico 7

Supervisin de las inversiones

71

Grfico 8

Capacitacin de personal .

72

Grfico 9

Cambio de herramienta de trabajo .

73

xii

RESUMEN

La presente tesis consiste en la elaboracin de una propuesta de un Diseo


de un Sistema de Control Financiero, como herramienta para la toma de
decisiones para la empresa AFP Gnesis Administradora de Fondos y
Fideicomisos S.A., cuyo objetivo principal es la entrega de informacin
relevante y oportuna que sirva de apoyo en la toma de decisiones de las
reas administrativa y contable, en el menor tiempo posible y con la
seguridad y exactitud que caracteriza a la informacin contable.

A travs de este trabajo se pueden conocer o dar una idea de los puntos
dbiles de la empresa, lo que permitir poner mayor enfoque en ellos y
lograr as convertirlos en fortalezas, mejorando tambin el desempeo de
sus actividades administrativas, financieras y contables.

Al disear este sistema enfocado en el rubro principal de los ingresos de la


compaa, se lograr optimizar tiempo y recurso humano en el desarrollo de
las actividades contables, convirtiendo los registros contables en informacin
de mayor precisin y seguridad.

Finalmente, este trabajo de investigacin sugiere que se considerarse la


implementacin del sistema de control financiero en el menor tiempo posible,
y que de hacer exista el respectivo seguimiento sobre el impacto que tendr
en la empresa.

xiii

SUMMARY

This thesis is the development of a proposal for a Design Financial Control


System as a tool for decision making for the company AFP Genesis and
Trusts Fund Administration SA, whose main objective is the delivery of
relevant and timely that supports the decision-making of administrative and
accounting areas in the shortest time possible and with the security and
accuracy that characterizes accounting information.

Through this work we can know or give an idea of the weaknesses of the
company, which will put more focus on them and turn them into strengths to
achieve and also improving the performance of its administrative, financial
and accounting.

In designing this system focused on the main item of income of the company,
was able to optimize time and human resources in the development of
accounting

activities,

accounting

records

becoming

more

accurate

information and safety.

Finally, this research suggests that implementation is considered financial


control system in the shortest possible time, and to the respective tracking
exists on the impact it will have on the company.

xiv

CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

AFP GNESIS S.A. naci el 13 de marzo de 1995, ante la posibilidad de una


Reforma Previsional que dara paso a que entidades privadas entren en
competencia con el sector pblico, en la administracin de los Fondos de
Pensin de los trabajadores ecuatorianos.

AFP Provida entra en la sociedad con un 25% de participacin y adquiri el


75% restante en el ao 2001, cuando se efectu la venta de las acciones por
parte de Filanbanco.

AFP Provida a su vez pertenece, desde el ao 1999, a uno de los Grupos


Financieros ms importantes, slidos y reconocidos a nivel mundial, Banco
Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA) con sede en Espaa, un Grupo con ms
de un siglo y medio de experiencia en operaciones financieras, con ms de
47 millones de clientes, en 30 pases de Amrica, Europa, Asia y Oceana.

Han pasado 19 aos y AFP Gnesis S.A., gracias a su trayectoria y al


respaldo internacional, se ha convertido en la primera Administradora de
Fondos de Inversin especializada en previsin, cuyo objetivo es invertir y
administrar los fondos de sus clientes para ofrecer una atractiva rentabilidad
del mercado, dentro del marco de seguridad de inversin. De esta forma, los
ecuatorianos pueden contar con un respaldo concreto y seguro para su retiro
laboral y ante cualquier contingencia imprevista.

Es por esto, y pensando siempre en el futuro, la toma de decisiones es una


realidad de la vida diaria para todos. Todas las personas, de todos los

mbitos enfrentan numerosos hechos y circunstancias (casi siempre fuera


de control) que influyen en el proceso de la toma de decisiones.

No existe un mtodo nico que las empresas puedan emplear en todas las
situaciones. La persona que toma una decisin debe definir con exactitud el
problema en cuestin, despus debe generar soluciones alternativas y
evaluarlas y, por ltimo tomar la decisin.

La necesidad de una herramienta de informacin que proporcione a una


empresa la condicin relevante para la toma de decisiones vara mucho, al
igual que la cantidad de riesgo que calculara cada persona.

La clase, la cantidad y la fiabilidad de la informacin influyen en el grado de


riesgo, en la que la empresa tomar la decisin y utilice una probabilidad
objetiva o una subjetiva para calcular el resultado.

La gestin empresarial, indistintamente del sector al cual pertenezca, es un


proceso dinmico que impone a sus administradores, combinar sus
habilidades gerenciales con la informacin que requieren para efectuar el
anlisis de los problemas o situaciones particulares o generales que se
presentan en el da a da, al gestionar una empresa.

En un mundo globalizado en el cual se desempean hoy en da las


empresas, se requiere que sus ejecutivos cuenten en la informacin
adecuada y pertinente para desarrollar las estrategias que deben
implementar a fin de mitigar la incertidumbre y hacer frente a la competencia
con estrategias, ya sean comerciales o de expansin en general que
marquen las diferencias favorables hacia la empresa.

1.1.1 Formulacin del problema


Todo proceso de toma de decisiones se sustenta en informacin que utilizan
los ejecutivos de toda empresa, ya sea por medio de estados financieros,
cuadros resmenes (costos-gastos) de actividades de la empresa,
investigaciones propias (mercado) y/o contratadas, etc. Toda empresa debe
contar con una herramienta que proporcione esta informacin

para

constatar sus cifras reales contra los resultados esperados (proyecciones),


realizando simulaciones de los estados financieros.

AFP Gnesis S.A., como toda empresa moderna que opera en una
economa globalizada, no es ajena a los eventos descritos anteriormente y
que anteceden el proceso de toma de decisiones; necesita de una
herramienta que facilite la informacin para facilitar la toma de decisiones en
los diferentes escenarios en torno al cual gira el negocio, que en este caso
se lo realiza a travs de la Administradora de Fondos, que tiene a su cargo 6
fondos para administrar.

De dichos fondos se generan los ingresos

mensuales de la compaa, recurriendo para cualquier anlisis a reportes y


clculos manuales, obtencin de la informacin a travs de las bases de
datos, requiriendo cuadros estadsticos al Departamento de Sistemas, los
cuales no estn estandarizados as como tampoco automatizados, lo que
representa en la prctica una desventaja a los ejecutivos al momento de
tomar decisiones que involucran el futuro de la empresa.

Por lo mencionado anteriormente se ve en la necesidad de realizar una


herramienta confiable que apoye en el proceso de toma de decisiones para
la empresa AFP Gnesis S.A., siendo este un sistema de Contabilidad que
contribuya a proporcionar

la informacin sobre todos los hechos

econmicos de la empresa para efectuar los anlisis respectivos, que


finalmente sirven para adoptar las polticas y normas ms acertadas y
favorables a la empresa.

1.1.2 Preguntas Directrices


Pueden los administradores de AFP Gnesis S.A. tomar decisiones que
involucre el movimiento de recursos financieros sin el aporte de la
contabilidad?

El proceso de toma de decisiones es

nico y exclusivamente para la

empresa privada?

La contabilidad contribuye al mejor control y manejo de los recursos


financieros, materiales y humanos de la empresa?

1.2

OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo General


Elaborar un sistema de control financiero como herramienta para la toma de
decisiones empresariales que contribuyan al mejoramiento de la ventaja
competitiva de la empresa AFP Gnesis S.A.

1.2.2 Objetivos Especficos


Determinar el diagnstico del problema en la empresa AFP Gnesis
S.A.
Fundamentar el sistema de control financiero, a travs de conceptos
cientficos tericos y prcticos que permitan el sustento adecuado del
sistema.
Recopilar, clasificar y organizar la informacin por medio de la
aplicacin de las tcnicas de investigacin.
Disear el sistema de control financiero como herramienta para la
toma de decisiones en la empresa AFP Gnesis S.A.

1.3 JUSTIFICACIN
La citada herramienta permitir a la empresa:
Contar con una herramienta slidamente sustentada en estudios
basada en parmetros tcnicos, como son el cuantitativo y cualitativo.
Reducir tcnicamente la incertidumbre en el proceso de toma de
decisiones.
Adoptar decisiones oportunas que permitan administrar los recursos
de la empresa de manera eficiente y efectiva.
Mantener y mejorar la ventaja competitiva que posee la empresa
respecto a sus competidores (indirecto).
Ampliar su participacin en el mercado, contribuyendo de esta manera
a mejorar la rentabilidad para sus accionistas (indirecto).
Contribuir de manera indirecta a mejorar la recaudacin tributaria
aportando ms tributos en funcin de los resultados obtenidos.

1.4

IDEA A DEFENDER O HIPTESIS

Basados en la prctica que da a da experimenta Gnesis, por la serie de


reportes y anlisis que debe preparar en base a sus afiliados, partcipes,
cotizaciones, ingresos, gastos, y dems rubros existentes, los cuales en su
totalidad son trabajados manualmente, surge la imperiosa necesidad de su
automatizacin,

considerando para esto que los resultados de estos

reportes son los que servirn para la toma de decisiones.

1.5 VARIABLES
Para el desarrollo y puesta en prctica del presente trabajo de investigacin,
se ha considerado las siguientes variables:

1.5.1 Variables dependientes

Gestin y control interno como factor principal que afectara


directamente las decisiones que tome la empresa.

Proceso y toma de decisiones en la empresa y formular las mejoras


correspondientes.
Procesos giles de adquisicin de insumos activos o pasivos.
Pago a tiempo y cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Informacin confiable que sustente las decisiones que se adoptan.

1.5.2 Variables independientes


Sistema de control financiero.

CAPTULO II

MARCO TERICO Y CONCEPTUAL

2.1

FUNDAMENTO TERICO

2.1.1 EL

PAPEL

DE

LA

INFORMACIN

CONTABLE

EN

LA

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS COMPETITIVAS

2.1.1.1

Nuevas tendencias en la Administracin de los Negocios

El grado de competitividad que vive el mundo entero ha provocado grandes


reingenieras y reconversiones en las organizaciones,

que junto con el

proceso de globalizacin conlleva a cambiar los estilos de administracin de


las empresas.

Entre las nuevas tendencias que existen en la administracin de negocios


estn:

1. Cambios irreversibles.
2. El desarrollo e integracin en los sistemas de informacin.
3. Herramientas para mejorar la competitividad.

1. Cambios irreversibles, para facilitar la toma de decisiones:


a) Control de calidad.- Es crear cultura de trabajo, que compromete al
recurso humano con el mejoramiento continuo, de tal forma que con el
tiempo se logre la productividad y liderazgo en costos que le permitir
competir.

b)

Orientacin hacia los clientes.- En los ltimos tiempos la mayor

consideracin es escuchar al cliente, de tal forma que los productos o


servicios que se ofrezcan permitan satisfacer sus necesidades, por el cual el
cliente est dispuesto a pagar.

c)

El tiempo como factor clave.- La variable ms importante a considerar

para la toma de decisiones.

Toda organizacin siempre va a requerir

disear, producir, vender, entregar y cobrar, tratando de minimizar el tiempo


aumentando a su vez la liquidez.

2.

El desarrollo e integracin en los sistemas de informacin, todo

sistema se ve marcado por el desarrollo tecnolgico que avanza


aceleradamente.

Entre las tecnologas de informacin tenemos:

ERP (Enterprise Resource Planning).- Conjunto de actividades soportadas


por aplicaciones multimdulos que ayudan al administrador a manejar las
partes ms importantes del negocio.

SCM (Supl Chain Management).- Materiales, informacin y recursos


financieros que fluyen a travs de un proceso desde el proveedor hasta el
cliente final, pero para esto, ya pas por el fabricante, distribuidor y detallista.

CRM (Customer Relatinoship Management).-

Son las metodologas,

software y capacidades de internet que ayudan a la gerencia en la relacin


con los clientes de una forma muy organizada.

BI (Business Intelligence).- Aplicaciones y tecnologas utilizadas para


recabar informacin, analizarla y dar acceso a la base de datos a los
administradores, que le ayudarn a la toma de decisiones.

KM (Knowledge Management).- Cuando la empresa recaba, organiza y


analiza su conocimiento en trminos de recursos, documentos y habilidades
del recurso humano.

3. Herramientas para mejorar la competitividad


Estas herramientas son aquellas capaces de crear valor tanto para sus
clientes como para sus accionistas, cumpliendo a su vez la estrategia del
negocio.

Entre las herramientas tenemos:

a) Justo a tiempo.- Es crear un producto cuando es necesario, y en la


cantidad

que

los

clientes

demandan,

lo

que

permite

reducir

considerablemente los inventarios.

b) Costeo basado en actividades.- Es determinar correctamente el costo del


producto o servicio, ignorando lo que demandan los usuarios, por lo que se
requiere un sistema que determine que actividades agregan valor y cules
no.

c) Target Costing.- Herramienta que ha tomado mayor relevancia en las


empresas en su proceso de costeo, ya que el precio de un producto o un
servicio estar siempre influenciado por el mercado.

d) El crecimiento del sector de servicios.- El sector servicios est dividido en


sector primario representado por la actividad agropecuario, el sector
secundario por la actividad de manufactura, y el sector terciario que est
dado por el comercio y los servicios, siendo este ltimo el que mayor
desarrollo ha tenido.

e)

Los desarrollos tecnolgicos de los sistemas de informacin.- Los

sistema de informacin se han visto muy afectados por los desarrollos


tecnolgicos, especialmente por el uso generalizado de computadores
personales, lo que permite que se elimine la reportera innecesaria.

f) Sigma.- Promueve una mejora continua con el fin de eliminar casi todos
los defectos de los productos o servicios que la compaa ofrece.

2.1.1.2

Desafos ante la integracin de bloques econmicos

Las ventajas competitivas basadas en la inteligencia humana, estn


reemplazando las ventajas de la naturaleza, lo que va hacer que se dependa
ms de nuevas tecnologas de proceso que de nuevas tecnologas de
producto.

Existen dos variables fundamentales que permiten lograr una estrategia


competitiva:

1) La utilidad que generan los diferentes sectores industriales. Los cinco


factores que afectan las utilidades son:

Entrada de nuevos competidores.

Amenaza de sustitutos.

Poder de la negociacin de los compradores.

Poder de negociacin de los proveedores.

Rivalidad entre los competidores existentes.

Estas cinco fuerzas afectan el precio, los costos y la inversin.

2) Ubicar la posicin de la empresa dentro de su sector industrial, permitir


ver si la utilidad es superior o inferior a la utilidad promedio de sector.

El que una empresa se ubique bien dentro de su sector depende de:

El liderazgo en costos

La diferenciacin

El enfoque.

10

2.1.1.3

Naturaleza de la informacin contable

La contabilidad ya no es solo el registro de hechos histricos, se ha


convertido en una herramienta informativa que facilita la toma de decisiones
internas y externas dentro del proceso administrativo.

Existen varias divisiones de la contabilidad:

Contabilidad Financiera.- Sistema de informacin orientado a proporcionar


informacin a terceras personas relacionadas con la empresa, como son
accionistas, inversionistas, con el fin de facilitar la toma de sus decisiones.

Contabilidad Fiscal.- Sistema de informacin orientado en dar cumplimiento


a las obligaciones tributarias de empresa.

Contabilidad Administrativa.- Sistema de informacin al servicio de


necesidades de administracin.

Esta divisin ayuda tambin facilitar las funciones de planeacin, control y


toma decisiones.

2.1.1.4
La

Efectos de la inflacin en la informacin contable

inflacin

puede

afectar

directamente

los

siguientes

rubros

principalmente:

a) Efectos sobre los principios contables

Sobre el principio Unidad de medida, la moneda no podr funcionar


como elemento homogenizador de las partidas contables.

Sobre el principio de precio de adquisicin, el patrimonio deja de ser


representativo.

Se omiten los beneficios o prdidas generadas.

11

b) Efectos sobre el balance

Deudas no actualizables.

Los pasivos no monetarios no son representativos en la medida en


que los activos tampoco lo son.

Los elementos de valor fijo representan valores actuales, al margen


de las variaciones que hayan existido de su poder adquisitivo.

c) Efectos sobre la cuenta de resultados

Determinacin incorrecta del beneficio despus de impuestos.

Mayor pago de impuestos.

Descapitalizacin.

Los ingresos no pueden ser comparables con otros ejercicios


econmicos.

2.1.1.5 Comparacin de la contabilidad financiera y la contabilidad


administrativa

Contabilidad Financiera

Es obligatoria.

Requiere un modelo especfico.

Genera informacin sobre el pasado o hechos histricos de la


empresa.

La informacin financiera tiene que ser generada de acuerdo a


determinadas normas.

Determina la utilidad con precisin.

Informa sobre los sucesos ocurridos en ella.

No se apoya en otras disciplinas.

Contabilidad Administrativa

Es opcional.

No requiere un modelo o formato especfico.

12

Est enfocada hacia el futuro.

No est regulada por normas de informacin financiera.

No determina una utilidad con precisin.

Para la toma de decisiones se basa en reas o segmentos.

Se apoya en otras disciplinas como: estadstica, economa,


investigacin de operaciones, finanzas.

2.1.1.6

El papel de la Contabilidad Administrativa en la planeacin

La planeacin es necesaria en la contabilidad administrativa por los


siguientes motivos:

Para prevenir cambios del entorno.

Para integrar objetivos y decisiones de la organizacin.

til como medio de comunicacin, coordinacin y cooperacin.

Con una adecuada planeacin se logra mayor efectividad en las


operaciones.

Por esto necesario conocer

el trmino de planeacin que como indica

Ramrez (2010, p. 16) es el Diseo de acciones cuya misin es cambiar el


objeto de la manera en que este haya sido definido.1

La ayuda que recibe la contabilidad administrativa de la planeacin es


operativa, y consiste en hacer un diseo de acciones, cuyo fin principal es
alcanzar los objetivos que se desean en un perodo determinado, con la
ayuda de algunas herramientas, como son: presupuesto y modelo costovolumen-utilidad.

Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 16

13

2.1.1.7

El papel de la Contabilidad Administrativa en el control


administrativo

El rol que cumple la contabilidad administrativa es para un mejor control, ya


que cuando se cumple una operacin o actividad, se deben medir los
resultados y compararlos, a travs de estndares fijados, de tal manera que
los recursos se hayan utilizado con efectividad y eficiencia.

El control administrativo se efectuar a travs de informes que generarn


cada uno de los departamentos o reas y detectar cualquier posible
desviacin.

Por esto es importante considerar que en los pases administrativos, el


principio administrativo es Sistema que no se controla, se degenera.

2.1.1.8

El papel de la Contabilidad Administrativa en la toma de


decisiones

Como bien se sabe la contabilidad administrativa contribuye a la toma de


decisiones, y ayuda para que esta decisin sea mejor, de acuerdo a la
calidad de informacin que se posea.

Toda decisin est en funcin de la informacin disponible, las decisiones


son diarias, unas rutinarias y otras no, podrn ser grandes o pequeas.

Pero es importante saber esta toma de decisiones como se va a realizar,


para lo que es importante considerar los siguientes pasos:

Anlisis

Decisin

Puesta en prctica

14

2.1.1.9

El papel del Contralor

Toda organizacin tiene una razn de ser, es decir, producir un bien o


servicio, por lo que las reas dedicadas a lograr producir, son las
denominadas funciones de lnea, y las que se encargan de que los
departamentos en lneas sean eficientes son los departamentos de staff o de
servicio.

Y es en estos departamentos de servicios que se encuentra la Contralora, y


en la cabeza el Contralor, quien tiene autoridad sobre los subordinados de
lnea, y en los otros departamentos solo tiene autoridad de consejo y ayuda
con respecto a las funciones de planeacin, control administrativo y toma de
decisiones.

Es muy importante conocer que el Contralor

es responsable de la

informacin y que la contabilidad administrativa cumpla su funcin, para lo


que es necesario conocer las principales actividades de contralor.

Contabilidad financiera.

Cumplimiento de obligaciones fiscales.

Auditoria interna.

Salvaguarda de activos.

Presupuestos y planeacin.

Control administrativo.

Diseo, informe y evaluacin del desempeo.

Estudios especiales.

Procesamiento de datos.

Costos.

15

2.1.1.10 Actitudes de los contadores que proveen la contabilidad


administrativa.
En toda actividad que se desarrolle, la tica cumple un papel importante, ya
que siempre todos buscamos un servicio profesional, y esto es lo que
buscan los usuarios de la informacin contable, por lo que las principales
actitudes ticas que deben tener quienes proveen la informacin es:

Competencia

Objetividad

Integridad

Confidencialidad

Competencia.-

Significa estar atento a todos los cambios administrativos,

trabajando siempre de acuerdo a las leyes y dems regulaciones vigentes,


basndose siempre en un anlisis claro y profundo de la informacin.

Objetividad.- Proporcionar siempre informacin objetiva, facilitando siempre


lo pertinente y necesario.

Integridad.-

Deber mantenerse siempre imparcial ante discrepancias

particulares, aceptando y comunicando las limitaciones profesionales.

Confidencialidad.- Siempre deber mantener en secreto la informacin que


maneja, ni facilitar a terceros informacin de la organizacin, siempre que no
haya

sido

de

conocimiento

pblico,

confidencialidad a todos sus subalternos.

16

transmitiendo

siempre

esta

2.1.2 CONCEPTO, CLASIFICACIONES Y COMPORTAMIENTO DE LOS


COSTOS.
2.1.2.1 Naturaleza y conceptos fundamentales.
Para tener una visin ms clara, es necesario conocer previamente ciertos
conceptos para una mejor interpretacin.

Estos conceptos bsicos son acerca de las diferentes formas de


organizacin: negocio, empresa e industria.
Negocio.- Es toda actividad que persigue lucro, siendo este su objetivo
principal, la obtencin de beneficios econmicos y a su vez satisface las
necesidades de los consumidores.

Empresa.- Es la organizacin destinadas a ofrecer bienes y servicios a los


consumidores. Las empresas tienen algunas responsabilidades como son:

Atender las necesidades de sus clientes.

Generar ganancias para sus inversionistas.

Pagar remuneraciones legales y justas a su personal.

Mantener el prestigio de la organizacin.

Industria.- Es la que orienta sus recursos a la misma actividad productiva,


llegando siempre a la produccin final.

Costo.- Se entiende por costo segn lo indica Ramrez (2010, p. 36) la


suma de erogaciones en que incurre una persona fsica o moral para la
adquisicin de un bien o servicio, con la intencin de que genere ingresos en
el futuro.2

Costo-activo.- Se da cuando se incurre en un costo cuyo potencial de


ingresos va ms all del potencial de un perodo.

Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 36.

17

Costo-gasto.-

Corresponde a la porcin del activo o desembolso de

efectivo que ha contribuido al esfuerzo productivo en un perodo.

Costo-prdida.- Es la suma de los desembolsos efectuados, pero que no


gener los ingresos esperados.

2.1.2.2

Clasificacin de los costos

Los costos se clasifican en:


1. De acuerdo a la funcin en la que incurren:

2.

a)

Costos de produccin.

b)

Costos de distribucin o venta.

c)

Costos de administracin.

d)

Costos de financiamiento.

De acuerdo con su identificacin con una actividad, departamento o

producto:
a)

Costos directos.

b)

Costos indirectos.

3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados:


a)

Costos histricos.

b)

Costos predeterminados.

4. De acuerdo con el tiempo en que se cargaron a los ingresos.


a)

Costos de perodo.

b)

Costos del producto.

5. De acuerdo con el control que se tiene sobre la ocurrencia de un costo:


a)

Costos controlables.

b)

Costos del producto.

18

6. De acuerdo con su comportamiento:


a)

Costos variables.

b)

Costos fijos.

c)

Costos semi-variable.

7. De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones:


a)

Costos relevantes.

8. De acuerdo con la clase de sacrifico en la que se ha incurrido.


a)

Costos desembolsables.

b)

Costos de oportunidad.

c)

Costos virtuales.

9. De acuerdo a un cambio que se origine por un aumento o disminucin de


la actividad.
a)

Costos diferenciales.

b)

Costos sumergidos.

10. De acuerdo con la relacin e la disminucin de actividades.


a)

Costos evitables.

b)

Costos inevitables.

2.1.2.3

El comportamiento de los costos y el uso de los recursos

Los costos se clasifican en funcin de su comportamiento en tres categoras:

Costos Fijos

Costos Variables

Costos Semivariables (semifijos o mixtos)

Costos Fijos.- Si el costo permanece constante, independiente de que


aumente o disminuya la actividad.

19

Costos Variables.- Si el costo no permanece constante ante una


determinada actividad.

Costos Semivariables.- Si un costo se mantiene en una determinada


cantidad, an sin que se lleve a cabo alguna actividad, pero se incrementa al
incrementarse sta.

2.1.2.4

Mtodos para segmentar los costos semivariables

Existen varios mtodos para segmentar los costos semivariables, y que esta
segmentacin sea en mayor o menor grado de exactitud.

Estos mtodos son:

Mtodos de estimacin directa.

Mtodo punto alto-punto bajo.

Mtodos a travs de diagramas de dispersin.

Mtodos estadsticos.

Mtodo de estimacin directa.- Los mtodos de estimacin directa se


utilizan solo en los siguientes casos:

- Cuando una partida por su naturaleza no puede estar sujeta a anlisis


estadstico.
- Cuando se crean nuevos departamentos que originen costos.
- Cuando se adquieren nuevos equipos o maquinarias que originen costos.
- Cuando se producen cambios en los mtodos.

Una vez conocidos los casos en que se utilizan los mtodos de estimacin
directa, estos mtodos se clasifican en:

20

a)

Basados en estudio de tiempos y movimientos.-

Este mtodo se

utiliza cuando no se tiene un registro de costos histricos adecuado o


cuando se trata de una situacin nueva en la organizacin.

b)

Basados en el anlisis de la administracin del os datos histricos.-

En este caso es muy importante mantener un registro histrico adecuado, ya


que en base a este anlisis de costos histricos es que determinar el
comportamiento

de

los

costos,

la

interpretacin

de

las

polticas

administrativas y la experiencia profesional subjetiva.

Mtodo punto alto-punto bajo.- El mtodo punto alto-punto bajo parte de


los siguientes supuestos:

Los puntos altos y los ms bajos son considerados los ms

representativos para explicar el comportamiento habitual de los costos de la


empresa.
-

Se presenta una relacin lineal entre los costos variables y los

generados de este costo.


-

No se presentan factores estacionales que afecten positiva o

negativamente el comportamiento lineal de los costos fijos o variables.

Por esto, el mtodo punto alto-punto bajo se dirige a la estimacin de la


parte fija y de la parte variable de un costo, los cuales se calculan a travs
de una interpolacin aritmtica entre los 2 niveles.

Si se revisa la ecuacin de los costos semivariables, que es: CSV = a + bx,


esta interpolacin da como resultado la pendiente de la lnea que representa
la tasa de costos variables (b) y la parte en que dicha lnea intercepta el eje
Y (costo fijo, a).

La ventaja de este mtodo es que es muy sencillo y no requiere clculos


muy complejos.

21

Mtodos

a travs de diagramas de dispersin.-

Este mtodo es el

complemento del mtodo punto alto-punto bajo, que siempre utilizar dos
puntos, y que no siempre son representativos en funcin del costo que se
est analizando.

Mtodos estadsticos.- Dentro de los mtodos estadsticos ms utilizados,


tenemos, el anlisis de la regresin, que mide la relacin entre una variable
dependiente y una o ms variables independientes.

Este anlisis a su vez se divide en:

Regresin simple.- Cuando la relacin es entre una variable dependiente y


una variable independiente.

Regresin mltiple.- Cuando la relacin es entre una variable dependiente


y varias variables independientes.

2.1.3 SISTEMAS

DE

INFORMACIN

ADMINISTRATIVOS

CONTEMPORNEOS.
2.1.3.1

El cambio de solo acumular costos por administracin de


costos

Es claro que no se puede ir hacia la acumulacin de costos, tiene que


dirigirse todo hacia una buena administracin de costos, que va conllevar a
su vez una mejora continua, mejor posicin competitiva de la empresa y
mejor rentabilidad y liquidez.

Existen algunos mecanismos a travs de los cuales se da el cambio de


acumulacin de costos, siendo el ms conocido y utilizado el de Formacin
de Comits o Grupos de Mejora, en los que interviene directamente personal
clave involucrado en el proceso que debe mejorarse.

22

2.1.3.2

Determinacin adecuada del costeo de los productos y


servicios a travs del costeo basado en actividades

Antes de conocer la forma adecuada de determinar el costeo de los


productos, es importante conocer que es el sistema de costeo de
actividades.

Sistema de costeo basado en actividades.- Este sistema es una de las


mejores herramientas, ya que facilita el proceso de toma de decisiones, as
como permite el diseo de estrategias de las empresas, y ofrece informacin
ms exacta y confiable acerca de los costos. Por lo que podemos decir que
el costeo de actividades es un sistema que inicialmente acumula los costos
de cada actividad en una organizacin y luego aplica los costos de las
actividades a los productos y servicios.

Tambin es importante establecer la diferencia que existe entre los dos tipos
de costeo que existen que son el costeo tradicional y el costeo basado en
actividades. El costeo tradicional apunta a prorratear los costos entre los
productos, utilizando una tasa predeterminada, mientras que el costeo
basado en actividades efecta un proceso de estimacin que buscar estar lo
ms cercano posible a la realidad para luego asignar los costos a los
productos o servicios.

Para aplicar correctamente el costeo basado en actividades hay que tomar


en cuenta las siguientes fases:

Identificar las actividades.

Asignar los costos a las actividades.

Asignar los costos de las actividades a otras actividades.

Asignar los costos al producto.

Identificar las actividades.- Para identificar las actividades es importante


tomar en cuenta lo siguiente dentro de un proceso:

23

- Toda actividad debe tener un resultado.


- Toda actividad debe tener un cliente para ese producto.
- Toda actividad debe absorber una proporcin importante de tiempo de una
persona.

Para esto sabemos que actividad es una accin realizada por una persona
o una mquina para entregar algo a otra persona3 , como lo indica Ramrez
(2010, p. 83).

Toda actividad requiere observaciones y entrevistas en la zona de trabajo,


en el que se cuestionar e recurso humano, el tiempo que se invierte, los
beneficiarios del producto.

Asignar los costos a las actividades.- Una vez que se identifica ahora
corresponde determinar el costo en que se incurre para realizar cada una de
estas actividades, quiere decir, que debern identificarse: la mano de obra
utilizada, el tiempo, los materiales, consumo de energa y otras variables
ms.

Un factor importante para determinar los costos a las actividades es el Cost


Driver, que es una medida cuantitativa utilizada para determinar lo que se
invierte de un recurso en una actividad.

Asignar los costos al producto.- Luego que se determina el costo de la


actividad, se le asigna el costo al producto, que es a travs de una tasa
predeterminada por cada detonador de costo y luego se multiplica por la
base real utilizada por cada actividad, para obtener cunto se le habr de
asignar a cada producto por la actividad consumida para poder producirlo.4

3
4

Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 83.
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 84.

24

2.1.3.3

Como evitar que fallen los programas de reduccin de costos


usando el costeo basado en actividades

Para evitar que fallen los programas de reduccin de costos, toda empresa
que est en proceso de mejora, le ser imprescindible seguir los siguientes
pasos:

Paso 1. Situacin actual de la empresa con base en actividades.


Paso 2. Actividades que no agregan valor eliminarlas.
Paso 3. Crear un programa de orden en la organizacin.
Paso 4. Establecer cada cliente-proveedor interna.
Paso 5. Crear un sistema para medir los avances.

2.1.3.4

Administrar con base en actividades

Para administrar con base en actividades, es

indispensable contar con

informacin de las actividades realizadas y sus costos, lo cual a su vez


permite realizar un anlisis para establecer prioridades en los esfuerzos que
van a tener que realizarse.

Para estos se deber considerar lo siguiente:

Se deber identificar las oportunidades de mejora y formas de


alcanzar la excelencia.

La administracin con base en actividades tiene dos objetivos


principales:
a) Incrementar el valor agregado, siempre en beneficio del cliente.
b) Incrementar las utilidades de la empresa a travs del valor
agregado que se le proporcion al cliente.

Como bien se sabe el costeo en actividades ayuda principalmente al


mejoramiento continuo:
a) Identificar las actividades innecesarias.
b) Analizar las actividades significativas.
c) Comparar con una actividad similar de otra compaa.

25

Como premisa fundamental se debe costear con base en actividades,


por que:
a) Las actividades pueden visualizarse.
b) Las actividades consumen recursos.
c) Las actividades son fciles de entender.
d) Las actividades enlazan planeacin y control.
e) Las actividades facilitan el entendimiento de los generadores.
f) Las actividades proporcionan la base para un mejoramiento
continuo.

2.1.3.5

Sistema de administracin de costo

Para que el administrador pueda decidir cunto cobrar por un producto o


servicio y poder hacerle frente a la competencia, tiene que hacer una
estimacin razonable de los recursos que se requieren para elaborarlo, por
lo que el mtodo ms conveniente es el Sistema de administracin de costo
(SAC).

Para poder disear e implementar el SAC se basa en el proceso de


planeacin estratgica que dice:

a) Deber plantear una misin clara de la empresa.


b) Deber determinar procesos claves y objetos de costo.
c) Deber determinar los procesos o reas de apoyo.
d) Deber definir los objetivos de cada proceso.
e) Deber establecer los objetivos principales de cada proceso.

Los mdulos que integran un SAC son:

a) Mdulo de costos directos o variables.


b) Mdulo de costeo basado en actividades.
c) Mdulo de rentabilidad.
d) Mdulo de anlisis de atractividad.

26

e) Mdulo de anlisis de la cadena de valor.


f) Mdulo de costos de calidad.
g) Mdulo de sistemas de indicadores.
h) Interrelacin del sistema de administracin de costos con la contabilidad
financiera.

2.1.3.6

Las nuevas tendencias de los sistemas de costeo basado en


metas

El costeo basado en metas, o tambin conocido como target costing, es una


de las herramientas de costeo que mayor relevancia ha tenido en los ltimos
tiempos por su gran utilidad.

El costeo basada en metas, toma en cuenta la realidad del momento, que


es, que los mercados son los que deciden el precio de los bienes y servicios
y no los productores.

Por esto y con el fin de aplicar un costeo de metas correcto:

La compaa deber empezar analizando la posicin estratgica del


producto con respecto al resto de productos de la firma y con los
productos ofrecidos por la competencia.

Determinar cul sera el precio que pagar el mercado por el nuevo


producto.

El producto se debe disear, considerado el costo meta que asegure


el margen de utilidad que estableci la administracin.

El objetivo principal del costeo basado en metas se resume en los siguientes


puntos:

Orientar los productos a la capacidad adquisitiva del cliente.

Tratar los costos del producto como una variable independiente.

Trabajar proactivamente para alcanzar el costo meta durante el


desarrollo del producto.

27

Antes de dar inicio al costeo basado en metas se debe tener en cuentas los
pasos siguientes:

Determinar que necesidad del mercado desea satisfacer la empresa.

Establecer el precio de venta del producto.

Determinar el costo meta a alcanzar.

Costos en los que incurrir el producto.

Recursos y tiempo utilizados.

2.1.4 FILOSOFAS ADMINISTRATIVAS CONTEMPORNEAS


2.1.4.1

Teora del valor y cadena de valor

Teora del valor


Concepto.-

Se dice que es una energa o fuerza que motiva la accin

humana, es decir, es aquello que atrae a las personas, hacia los diferentes
objetos o servicios, que satisfacen o no sus necesidades.

La teora del valor ayudar a las organizaciones que la apliquen, a que


tengan ventajas para competir en cuanto al diseo del producto, para que
tengan la mejor calidad y agreguen valor pero a un bajo costo.

La creacin de valor tambin se basa en el conocimiento, y aplicada a la


compaa mientras mayor es el conocimiento de la compaa mejor sern
las soluciones que se encuentre para la misma y su mercado.

Cadena del valor


Concepto.- La cadena de valor es el conjunto de actividades creativas que
enlazan todo el camino de produccin, desde la materia prima hasta la
ltima actividad realizada para entregar el producto terminado en manos del
consumidor final.5

Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 123.

28

Es importante considerar que el administrador deber calcular el valor de la


empresa a travs del conocimiento y del anlisis de la estructura de los
costos, y luego esto compararlo con el valor que el cliente da a sus
productos, y as pueda compensar fallas y poder resolverlas.

Para una medicin estratgica del valor, existen dos tipos de generadores
que a su vez se dividen en:

a) Generadores de valor del cliente

Tiempo de respuesta

Tiempo de diseo

b) Generador de valor del negocio

Niveles de precios

Inversiones oportunas

Alianzas estratgicas

Crecimiento de las ventas

2.1.4.2 Ciclo de vida del costo


Otra herramienta para llevar una administracin estratgica basada en
costos, a parte de la cadena de valor, es el ciclo de vida del costo, o ciclo de
vida de un producto.

El ciclo de vida de un producto tiene diferentes apreciaciones, dependiendo


desde el punto de vista que se lo analice:

a) Desde el punto de vista de mercadotecnia:

Introduccin al mercado del producto.

Crecimiento del producto en el mercado.

Maduracin donde el producto est posesionado.

Abandono del producto.

29

b) Desde el punto de vista de produccin:

Investigacin y desarrollo.

Diseo.

Etapas de pruebas.

Produccin y actividades de logstica.

c) Desde el punto de vista del cliente:

Comprar

Operar

Mantener el producto

Disponer el producto.

2.1.4.3 Teora de las restricciones


El modelo de las restricciones tiene cinco etapas para lograr la meta de
mejorar las empresas:

Identificar las restricciones de la organizacin.

Determinar como lograr ventajas con el uso de estas restricciones.

Subordinar las decisiones.

Implementar un programa de mejoramiento continuo para reducir las


limitaciones de las restricciones que ya existen.

Es importante considerar que las restricciones as se apliquen por primera


vez, lograrn mejorar las utilidades de la empresa, pero siempre aparecern
ms restricciones, por lo tanto esta teora debe ser revisada continuamente
su aplicacin en la empresa.

2.1.4.4 Justo a tiempo


Esta es una nueva forma de administrar los inventarios, Justo a tiempo,
cuyo objetivo principal es reducir el costo de los inventarios.

Adicionalmente tambin se considera que:

30

Aumenta las utilidades al eliminar los costos innecesarios.

Mejora la posicin competitiva de la empresa.

Mejora el proceso de produccin.

Promueve el trabajo en equipo al delegar a trabajadores, autoridad y


responsabilidad para toma de decisiones.

Mantiene relacin estrecha con el proveedor.

2.1.4.5

Costos de calidad.

Existe la filosofa del control de calidad, cuyo objetivo es promover a que en


todos aquellos que colaboran en una empresa exista el compromiso de
mejoramiento continuo, tanto de los proceso como de las reas.

Este control de calidad generar un incremento en las utilidades de las


organizaciones y en su liquidez, debido a la reduccin de sus costos de
calidad y al incremento en sus ventas al ofrecer un buen producto o servicio
a sus clientes.

2.1.5
2.1.5.1

EL MODELO O RELACIN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD.


El punto de Equilibrio

Punto de equilibrio es aquella cantidad de produccin vendida a la cual los


ingresos totales son iguales a los costos totales, es decir, la cantidad de
produccin vendida, da como resultado US$ 0 de utilidad.6

Esto es normal porque toda organizacin siempre va planificar sus


operaciones, y en esta planificacin se buscar siempre que los ingresos
sean iguales a los costos.

Contabilidad de Costos, Un enfoque gerencial, Charles T. Horngren, Srikant M. Datar, Madhav V.


Rajan.

31

2.1.5.2

Supuestos del modelo

Para analizar los resultados de este modelo, se deben considerar los


siguientes supuestos:7

Tanto la funcin de ingresos como la de costos tienen un


comportamiento lineal, lo cual es vlido dentro de un nivel relevante,
de tal manera que el fundamento de linealidad no se aplica en niveles
o volmenes extremadamente alto o bajos.

Existe sincronizacin perfecta entre el volumen de ventas y el de


produccin, lo cual trae como consecuencia que los inventarios de
artculos terminados permanezcan constantes.

Existe la posibilidad de una perfecta diferenciacin de los costos en


fijos y variables.

El cambio de alguna de las variables no tiene efecto sobre las dems,


que se suponen permanecen constantes.

Durante la bsqueda del punto de equilibrio no se produce


modificacin alguna de la eficacia y la eficiencia de los insumos que
intervienen en la organizacin.

Este modelo se basa

en la utilizacin de una sola lnea en la

empresa: el denominador del modelo es el margen de contribucin


por lnea y no de un conjunto de lneas, para esta limitacin existe el
clculo del punto de equilibrio para varias lneas.

2.1.5.3

La planeacin de utilidades y la relacin costo-volumenutilidad

El modelo costo-volumen-utilidad ayudar a los administradores a


determinar que acciones se deben seguir para cumplir un objetivo, que es la
utilidad.

Del Ro Gonzlez, Cristbal, Tcnica presupuestal, Facultad de Comercio y Administracin,


UNAM, Mxico,k 1972, 99. 5-11.

32

Estas utilidades deben ser suficientes para remunerar el capital invertido en


la organizacin.

Con esto modelo se puede determinar cunto hay que vender, a qu costo,
a qu precio, para lograr alcanzar determinada utilidad.

Para determinar qu cantidad de unidades deben vender y en qu cantidad


se debe aplicar lo siguiente:

2.1.5.4

La grfica volumen-utilidad

Otra de las formas ms conocidas de determinar el punto de equilibrio, es


mediante la grfica volumen-utilidad.

Con el mtodo grfico se puede apreciar ms rpidamente la situacin de la


empresa, en el que:

El eje horizontal representa el volumen e las ventas en unidades.

El eje vertical se divide en dos partes por la lnea del punto de


equilibrio, arriba de la lnea se puede medir la utilidad respecto al eje
vertical, y debajo de la lnea se mide la prdida con respecto al eje
vertical igualmente.

33

Grfico No. 1
Elaborado por: Wikipedia
Fuente: Wikipedia

2.1.5.5

Anlisis de cambios en las variables del modelo costovolumen-utilidad

El modelo costo-volumen-utilidad es conocido tambin como Anlisis de


sensibilidad o simulacin,

que permite conocer los resultados de las

acciones antes de realizarlas.

Los cambios que se pueden generar son:

a) Cambios en la variable de los costos unitarios.- Para incrementar las


utilidades y hacer bajar el punto de equilibrio, lo ms conveniente es reducir
los costos variables.

Esto se da utilizando los recursos o insumos ms

baratos que los que se est utilizando actualmente.

b) Cambios en la variable de precio.- En este tipo de cambio se debe


considerar lo siguiente:

34

Ya no se hace negocios en base a precios, sino mediante reduccin


de costos.

Hay excepciones en los que si se puede considerar el precio, y es


cuando hay descuentos, rebajas., etc.

Se debe considerar tambin el mercado en el que se colocan los


productos.

c) Cambios en la variable de costos fijos.- En este caso tambin puede


haber variacin, y si se presenta el caso de que se incrementan los costos
fijos, la empresa tiene que realizar esfuerzos adicionales para cubrirlos.

d) Anlisis de la variable volumen.- Para este caso, un incremento en el


volumen representa un incremento en las utilidades.

e) Importancia y sntesis de la simulacin en las diferentes variables


del mercado.-

En este punto es importante simular diferentes acciones

como si realmente estuvieran sucediendo, y esto se lograr comparando lo


presupuestado con lo real. Las variables a considerar en esta simulacin
son:

a) Costos: Lo importante es reducirlos, mejorando la eficiencia y eficacia,


utilizando para esto las diferentes herramientas de control administrativo,
como son: sistema de costeo basado en actividades, presupuestos, etc.

b) Precios: Lo importante es revisar los precios con la competencia, ya sea


para incrementar el volumen o reducir los costos variables.

c) Volumen de ventas: Realizar diferentes estrategias para incrementar el


volumen de ventas, ya sea a travs de campaas publicitarias, nuevas
lneas, nuevos productos, etc.

35

d)

Composicin en ventas: Siempre se sabe que producto tiene mejor

salida, por lo que hay que considerar venden ms de aquellas lneas que
tienen mayor margen de contribucin.

2.1.5.6

Anlisis de las variaciones en los mrgenes de contribucin

Las variaciones en los mrgenes de contribucin se presenta principalmente


en las siguientes variables:

1.

Variacin en el volumen de ventas.-

Esta variacin se puede

manifestar de la siguiente forma:

a)

El margen de contribucin que la compaa hubiera tenido si se

hubiesen vendido lo que el presupuesto indicaba en cuanto a nmero y


margen de contribucin unitario.
b)

El margen de contribucin que la compaa hubiera tenido con las

unidades realmente vendidas si se hubiera mantenido el margen de


contribucin presupuestado.8

2. Variacin en precio de venta.- Cualquier variacin en el precio de venta


generar variacin en el margen de contribucin unitario. Hay que tomar en
cuenta que no siempre una variacin desfavorable en el precio de venta
perjudicar el desarrollo de la organizacin, puede tener un efecto contrario,
que generar un efecto favorable.

3. Anlisis CVU en instituciones sin fines de lucro.-

El ingreso que

pueda generar una empresa, en estos tiempos, se vuelve el objetivo


principal de creacin de una organizacin, pero como bien sabemos existe
un grupo de empresas enmarcadas como instituciones sin fines de lucro,
que lo que buscan es satisfacer una funcin social.

Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 174.

36

2.1.5.7

El modelo costo-volumen-utilidad y el costeo basado en acti vidades

El modelo costo-volumen-utilidad puede ser muy til si utiliza de manera


conjunta con el costeo basado en actividades, ya que los costos se dividen
en aquellos que se relacionan con las unidades producidas y aquellos que
no se relacionan con las unidades producidas.

La utilidad de este modelo, basado en actividades, es que no solo se utilice


el volumen de unidades para determinar los costos, sino que se lo clasifique
en cuatro categoras diferentes:

a) Los costos que se modifican en funcin de las unidades vendidas.


b) Los costos que se modifican de acuerdo al tiempo de preparacin para la
corrida.
c) Los costos relacionados con los departamentos de apoyo.
d)

Los costos que se modifican en funcin de algn factor ajeno a las

anteriores.

2.1.5.8

El modelo costo-volumen-utilidad y anlisis de sensibilidad.


El punto de equilibrio.

Como bien se conoce se ha explicado que la contabilidad administrativa se


hace presente en las empresas a travs de diferentes herramientas de
planeacin, como los presupuestos y el modelo costo-volumen-utilidades.
Ambas herramientas se aplican utilizando la tcnica denominada simulacin,
ideada para disear

y elegir las mejores acciones que colocaran a la

empresa en el lugar deseado por la administracin.9

El anlisis de sensibilidad tiene mucha utilidad ya que sirve para evaluar los
cursos alternativos de accin, basados en hechos y suposiciones.

Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 186

37

La simulacin presenta algunas ventajas que son:

a) Permite experimentar con un modelo y no con el real.


b) Facilita la proyeccin de hechos futuros.
c)

Ayuda a que la empresa conozca con anticipacin los efectos que

pueden haber en la rentabilidad y liquidez.


d) Se puede utilizar de manera independiente cada una de las variables que
intervienen.
e) Disminuye el riesgo del negocio cuando se enfrenta un problema.

Con esto se demuestra claramente que tanto el modelo costo-volumenutilidad junto con el anlisis de sensibilidad permitirn a la administracin su
labor de planificar.

2.1.6. EL PAPEL DE LA INFORMACIN ADMINISTRATIVA EN LA TOMA


DE DECISIONES A CORTO PLAZO
2.1.61 Relevancia de la informacin para la toma de decisiones ante la
globalizacin
Ante el desarrollo tecnolgico acelerado que viven todos los pases, todas
las organizaciones estn obligadas a entrar en la misma lnea del
crecimiento tecnolgico, ya que para competir es necesario tener excelentes
sistemas de telecomunicaciones y buenos sistemas de informacin.

Por esta razn la tecnologa de contabilidad administrativa ha adquirido gran


importancia, sin olvidar que para ser competitivo tambin se requiere
escuchar al cliente y eliminar lo que no agregue valor para el.

Como dice Michael Porter en su libro en 1985 (p. 15) la cadena de valor es
la tecnologa por excelencia para diagnosticar que actividades agregan o no
valor y para crear ventajas estratgicas10
10

Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 329.

38

2.1.6.2

Naturaleza de la informacin

Cada organizacin tiene que realizar siempre una constante revisin, para
saber como aprovechar sus insumos de la mejor manera, tanto a corto como
a largo plazo, logrando siempre maximizar el valor de la empresa, por lo que
los ejecutivos debern tomar las decisiones ms acertadas, y no lo podran
realizar si no cuenta con la informacin necesaria, especialmente en la
contabilidad administrativa.

La administracin tiene que enfrentar dos tipos de decisiones: a corto plazo y


a largo plazo.

Las decisiones a corto plazo se pueden realizar y luego

efectuar correctivos si no se est de acuerdo, pero en las decisiones a largo


plazo no se acepta marcha atrs.

La informacin generada por la contabilidad tiene mucha importancia, pero


no es la nica que debe tomarse en cuenta, habr otros factores
cuantitativos y cualitativos que ayudarn a la toma de decisiones.

2.1.6.3

Tipos de datos en las decisiones

Cuando se habla del modelo costo-volumen-utilidad sabemos que los costos


tienen su clasificacin, que es en fijos y variables.

Cuando hablamos de decisiones a corto plazo, los costos se clasifican en


relevantes e irrelevantes, siendo los relevantes los que pueden ser
incrementados o disminuidos ante un determinado curso de accin, siendo
estos tambin desembolsables; mientras que los irrelevantes son cuando
permanecen constantes.

39

2.1.6.4

Anlisis marginal

El anlisis marginal, llamado tambin incremental consiste en determinar el


monto en que aumentaron o disminuyeron los ingresos debido a una
decisin especfica, as como los cambios que esta decisin provoc en los
costos. Por lo que la presentacin y el manejo de datos se debe dar de tal
forma que se puedan analizar mediante el sistema marginal, los costos o
ingresos que se vern alterados por la decisin que se vaya a tomar.

2.1.6.5

Modelo para la toma de decisiones a corto plazo

En este modelo es importante considerar siete pasos a seguir:

1. Definir el problema.
2. Identificar alternativas como posibles soluciones al problema.
3. Identificar los costos y beneficios relacionados con cada una de las
alternativas factibles.
4. Totalizar los costos relevantes y los beneficios de cada alternativa.
5. Considerares factores cualitativos.
6. Considerar factores cualitativos.
7. Tomar una decisin.

2.1.6.6 Costos de oportunidad


El costo de oportunidad es lo que se deja de ganar por no elegir una
determinada opcin; o tambin puede surgir un ahorro debido a que la
capacidad instalada para fabricar el producto se puede canalizar hacia otras
actividades.

Es lo que se deja de ganar por no disponer de la capacidad instalada


excedente para cierto tipo de actividades.

40

2.1.6.7 Principales decisiones a corto plazo


Estas decisiones a corto plazo son las que comnmente enfrentan las
empresas:

a) Seguir fabricando una pieza o mandarla a fabricar externamente.


b) Eliminar una lnea o un departamento.
c) Cerrar la empresa o seguir operndola.
d) Aceptar o rechazar un pedido especial.
e) Eliminar una lnea o un producto.
f) Agregar una nueva lnea de productos.
g) Decidir cul es la mejor combinacin de lneas.
h) Cerrar una sucursal o seguir operando
i) Trabajar un solo turno.
j) Disminuir o aumenta la publicidad.
k) Operar en uno o varios mercados
l) Agregar ciertas operaciones a una lnea.
k) Modificar el plazo de crdito de los clientes.
l) Ofrecer o no descuentos, para reducir la cartera.
m) Aprovechar el descuento que se presenta.
n) Cambiar o no los niveles de inventarios.11

2.1.6.8

Fijacin de precios

Otro de los grandes problemas que enfrenta la administracin de una


empresa, es la fijacin del precio al cual se va a vender. Por lo que existen
varios mtodos para fijar precios, ya que todas las organizaciones, as
controlen o no los precios debern conocer y analizar estos mtodos para la
fijacin de los mismos:

Se detalla:

11

Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 335.

41

a) Los que se basan en el costo total.


b) Los que se basan en el costeo directo.
c) Los que se basan el rendimiento deseado.
d) Los que se basan en clusulas escalatorias.
e) Los que se basan en un determinado valor econmico.
f) Los que se basan en el costeo sobre metas.

2.1.6.9

Importancia de la tica en la toma de decisiones tctica

Los temas ticos y la toma de decisiones tctica giran en torno a la forma en


que las decisiones son adoptadas e implementadas. Los costos relevantes
son usados tambin en la toma de decisiones tcticas.

2.2 FUNDAMENTO LEGAL


2.2.1 Principios contables bsicos
Para todo proceso contable as como para la preparacin de los estados
financieros, como producto principal de todo proceso contable, se requiere
seguir reglas, principios y criterios enmarcadotes en el concepto contable. A
estos conjuntos de reglas o principios se les denomina Principios Contables
Generalmente Aceptados o Criterios Contables Generalmente Aceptados.

Los principios contables se pueden clasificar de acuerdo a los criterios:

Principio fundamental o postulado bsico

Equidad.-

En toda organizacin se hallan diversos intereses que

deben reflejarse en los estados financieros, no debiendo reflejarse


datos que afecten los intereses de uno y prevaleciendo los de otros.
Principios de fondo o de valuacin

Devengado.- Toda transaccin y hecho se reconoce cuando ocurre,


independiente de que este no se genere o reciba algn pago de
dinero o equivalente de efectivo, registrndose la transaccin en el
ejercicio econmico en que dio origen la transaccin.

42

Valuacin al costo.- Establece que los activos de una empresa


deben ser valuados al costo de adquisicin, y que las fluctuaciones
que puedan existir en la moneda no deben incidir en esa valuacin.

Realizacin.- Indica que la utilidad se obtiene una vez que se ha


ejecutado la operacin mercantil, no antes, es decir, que los
resultados econmicos se computan cuando sean realizados.
trmino realizado participa en forma

El

directa con el concepto

devengado.

Principios que hacen a las cualidades de la informacin

Objetividad.- Los cambios que se generen en los activos, pasivos y


patrimonio,

deben

registrarse

en

los

registros

contables,

inmediatamente despus de sucedido.

Exposicin.-

Los estados financieros deben contener toda la

informacin para una adecuada interpretacin de la situacin


financiera de la empresa.

Conservatismo.- La operacin del sistema contable no se da de


manera automtica, ni sus principios proporciona una gua suficiente,
por lo que se debe aplicar juicio profesional para operar y para
obtener informacin, por lo que es necesario considerar lo siguiente:

o No sobrestimar activos ni subestimar pasivos.


o No anticipar ingresos ni eliminar gastos.
o Registrar y presentar hechos objetivos.
o Entre dos alternativas, se debe escoger siempre la ms
conservadora.12

12

Contabilidad General, con base en las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF),
sptima edicin, Pedro Zapata Snchez, pg. 22

43

Uniformidad.- Todos los mtodos, tcnicas y procedimientos que se


apliquen deben ser realizados uniformemente de un perodo a otro. Y
si en algn momento se necesite realizar un cambio se debe dejar
expresado dicho cambio y a que se debe.

Materialidad.-

Frecuentemente

se presentan situaciones que no

encuadran dentro de la aplicacin de los principios generales y las


normas contables aplicadas, y que sin embargo estas situaciones no
presentan problemas porque no afectan los activos, pasivos o
patrimonio de la empresa, debiendo aplicarse el mejor criterio para
resolver en lo que respecta cada caso, ya que no existe nada que fije
lo que es y lo que no es significativo.

Principios dados por el medio socioeconmico

Ente contable.-

Es cualquier entidad que desarrolle actividades

econmicas, que tenga o no personera jurdica, pero que pueda ser


identificada de alguna forma, actuando independientemente de sus
socios o gerentes.

Bienes econmicos.- Todo estado financiero siempre se referir a


bienes econmicos, materiales e inmateriales, que siempre tendrn
un valor econmico.

Empresa en marcha.- Toda organizacin se entiende que nace, est


y continuar funcionando en el presente y a futuro previsible, sin
planes de liquidar, salvo que se lo exprese claramente por escrito.

Unidad de medida.-

O moneda utilizada, que en este caso en

Ecuador es el dlar de Estados Unidos de Norteamrica.

44

Perodo.- Todo resultado de una entidad debe ser medido, ya sea


por razones legales, fiscales, financieras o administrativas.

Este

tiempo de medicin se denomina perodo.

Dentro de todo este marco de principios contables, debe ser considerado


tambin un principio bsico, que es la partida doble Este principio es sobre
el cual se basa la contabilidad, para procesar todas las operaciones, es
decir, no habr deudor sin acreedor, ni viceversa, que se represente al
menos por dos partidas o cuentas contables.

2.2.2

Normas tcnicas contables de valoracin, preparacin e


informacin financiera

El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) ha definido la


base terica que regular la prctica contable mundial, la misma que se
desglosa de la siguiente forma:

Las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF).

Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

Los conceptos, las prcticas y las definiciones generalmente


aceptados.

Las polticas contables especficas de cada entidad.

Estas normas, polticas, reglamento e interpretaciones tcnicas, conllevan a:

Potenciar el uso de los recursos.

Transparentar las operaciones que realizan los entes contables.

Comprender de la mejor manera los hechos econmicos por medio de


la aplicacin de la nueva normativa.

Por esto el IASB y los Comits de Interpretacin como el CINIFF y el SIC, ha


emitido, actualizado y avalado las siguientes normas e interpretaciones:

45

Nueve Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF).

Veintinueve Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

Diecisiete Interpretaciones de la NIIF.

Once Interpretaciones de la NIC.

Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF)


NIIF 1

Adopcin por primera vez de NIIF.

NIIF 2

Pagos basados en acciones.

NIIF 3

Combinacin de negocios.

NIIF 4

Contratos de seguros.

NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y explotaciones en


interrupcin definitiva.
NIIF 6

Exploracin y evaluacin de recursos minerales.

NIIF 7

Instrumentos financieros: Informacin a revelar.

NIIF 8

Segmentos operativos.

NIIF 9

Para PYMES.

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)


NIC 1

Presentacin de estados financieros.

NIC 2

Inventarios.

NIC 7

Estado de flujos de efectivo.

NIC 8

Polticas contables, cambios en estimaciones contables y errores.

NIC 10 Hechos posteriores a la fecha del balance.


NIC 11 Contratos de construccin.
NIC 12 Impuesto sobre las ganancias.
NIC 16 Propiedad, planta y equipo (material inmovilizad).
NIC 17 Arrendamientos.
NIC 18 Ingresos.
NIC 19 Retribuciones a los empleados.
NIC 20 Contabilizacin de las subvenciones del Gobierno e informacin a
revelar sobre las ayudas gubernamentales.

46

NIC 21 Efecto de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda


extranjera.
NIC 23 Costo por intereses.
NIC 24 Informacin a revelar sobre partes vinculadas.
NIC 26 Contabilizacin de informacin financiera sobre planes de prestaciones por retiro.
NIC 27 Estados financieros consolidados y contabilizacin de inversiones en
subsidiarias.
NIC 28 Contabilizacin de inversiones en empresas asociadas.
NIC 29 Informacin financiera en economas hiperinflacionarias.
NIC 31 Informacin financiera de los intereses en negocios conjuntos.
NIC 32 Instrumentos financieros: Informacin a revelar.
NIC 33 Beneficios por accin.
NIC 34 Informacin financiera de fecha intermedia.
NIC 36 Deterioro del valor de los activos.
NIC 37 Provisiones, activos y pasivos contingentes.
NIC 38 Activos intangibles.
NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoracin.
NIC 40 Propiedades de inversin.
NIC 41 Agricultura.

La adopcin de las NIIF implica un evento trascendente en Ecuador. El


antiguo marco de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) es
reemplazado por la normativa internacional, dando como resultado
informacin de mayor calidad en los Estados Financieros.
En nuestro pas, Ecuador, el ente que emite las resoluciones para la
aplicacin de las NIIF, es la Superintendencia de Compaas de Ecuador
(SIC), quien est a cargo de exigir a las empresas la implementacin de
estas nuevas normas. La SIC es el organismo tcnico y con autonoma
administrativa, econmica, presupuestaria y financiera, que vigila y controla

47

la organizacin, actividades, funcionamiento, disolucin y liquidacin de las


compaas, en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley.13

La superintendencia de Compaas ejerce vigilancia:

a) de las compaas nacionales annimas, en comandita por acciones y de


economa mixta, en general;
b) de las compaas de responsabilidad limitada.

d) de las bolsas de valores, sus agentes y apoderados, en los trminos de la


Ley de Mercado de Valores.

Para esto con fecha 20 de noviembre del 2008, mediante Resolucin No.
08.G.DSC, la Superintendencia de Compaas

resolvi establecer un

cronograma de aplicacin obligatoria de las NIIF por parte de las compaas


y entes sujetos a la vigilancia y control de la SIC, con el fin de que tanto los
empresarios como las organizaciones puedan enfrentar de mejor manera los
impactos de las NIIF frente a la crisis financiera global que se vive en el pas.

Estos grupos son:

Grupo 1 Aplicarn a partir del 1 de enero del 2010: Dentro de este


grupo entran las compaas y entes sujetos y regulados por la Ley de
Mercado de Valores, as como las compaas que ejercen actividades de
autora externa.

Para esto, se establece el ao 2009 como perodo de

transicin, para este las compaas que pertenecen a este grupo debern
elaborar y preparar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF
a partir del ejercicio econmico del ao 2009.

Grupo 2 Aplicarn a partir del 1 de enero del 2011: Dentro de este


grupo entran las compaas que tenga activos totales iguales o superiores a
13

NIIF Teora y prctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Informacin
Financiera, Hansen-Holm, pg. 64.

48

US$ 4000,000 al 31 de diciembre del 2007, las compaas Holding o


tenedoras de acciones, que voluntariamente hubieren conformado grupos
empresariales, las compaas de economa mixta y las que bajo la forma
jurdica de sociedades constituya el Estado y Entidades de Sector Pblico,
las sucursales de compaas extranjeras u otras empresas extranjeras
estatales, paraestatales, privadas o mixtas, organizadas como personas
jurdicas. Se establece para esto el ao 2010 como perodo de transicin,
para tal efecto, este grupo de compaas y entidades deben elaborar y
presentar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF a partir
del ejercicio econmico del ao 2010.

Grupo 3 Aplicarn a partir del 1 de enero de 2012: Entrarn en este


grupo las de ms compaas no consideradas en los dos grupos anteriores.
Se establece el ao 2011 como perodo de transicin. Estas compaas
debern elaborar y presentar sus estados financieros comparativos de
acuerdo a NIIF, a partir del ao 2011.14

2.2.3 Las NIIF para PYMES


Como bien se sabe, la aplicacin de las NIIF en las empresas a nivel
mundial, buscan la universalizacin para que la informacin financiera se
efecte bajo un mismo lenguaje, que asegure comparabilidad y confiabilidad,
pero como excepcin, en algunas empresas el escaso impacto en los
estados financieros, su elevado costo con los beneficios que se esperan y la
poca preparacin de los profesionales e incluso el desinters de los
inversionistas y entes de control gubernamental, motiva que tanto el IASB
como el IASCF, cree las NIIF para PYMES (pequeas y medianas
empresas), que se divide en tres secciones:

14

NIIF Teora y prctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Informacin
Financiera, Hansen-Holm, pg. 66.

49

Seccin 1.

Norma Internacional de Informacin Financiera para

Pequeas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES).

Seccin 2. Fundamentos de las conclusiones.

Seccin 3. Estados financieros ilustrativos y lista de comprobacin de


informacin a revelar y presentar.

La seccin 1 se desglosa en:

1. Pequeas y medianas entidades.


2. Conceptos y principios generales.
3.

Presentacin de estados financieros.

4.

Estado de situacin financiera.

5.

Estado del resultado integral y estado de resultados.

6. Estado de cambios en el patrimonio y estados de resultados y ganancias


acumuladas.
7.

Estado de flujos de efectivo.

8.

Notas a los estados financieros.

9.

Estados financieros consolidados y separados.

10. Polticas contables, estimaciones y errores.


11. Instrumentos financieros bsicos.
12. Otros temas relacionados con los instrumentos financieros.
13. Inventarios.
14. Inversiones en asociadas.
15. Inversiones en negocios conjuntos.
16. Propiedades de inversin.
17. Propiedades, planta y equipo.
18. Activos intangibles distintos de la plusvala.
19. Combinaciones de negocios y plusvala.
20. Arrendamientos.
21. Provisiones y contingencias.
22. Pasivos y patrimonio.
23. Ingresos de actividades ordinarias.

50

24. Subvenciones del gobierno.


25. Costos por prstamos.
26. Pagos basados en acciones.
27. Deterioro del valor de los activos.
28. Beneficios a los empleados.
29. Impuesto a las ganancias.
30. Conversin de moneda extranjera.
31. Hiperinflacin.
32. Hechos ocurridos despus del perodo sobre el que se informa.
33. Informaciones a revelar sobre partes relacionadas.
34. Actividades especiales.
35. Transicin a la NIFF para las PYMES.
Aprobacin de la NIIF para las PYMES por parte del consejo.

Es importante considerar que si alguna PYME desea aplicar las NIIF


completas puede hacerlo, conociendo para esto lo emitido por el Consejo de
Normas Internacionales de Contabilidad (IASB):

La adopcin de una NIFF para las PYMES no implica que las NIIF
completas no sean apropiadas para las PYMES.

El Consejo cree que el objetivo de los estados financieros, tal como se


establece en el marco conceptual, es apropiado tanto para las PMES como
para las entidades obligadas a aplicar las NIIF completas. El objetivo de
suministrar informacin acerca de la situacin financiera, rendimientos y
cambios en la situacin financiera de una entidad, que sea til a una amplia
gama de usuarios al tomar sus decisiones econmicas, es aplicable con
independencia del tamao de la entidad que informa15.

15

NIIF Teora y prctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Informacin
Financiera, Hansen-Holm, pg. 506.

51

2.2.4 Ley orgnica de rgimen tributario interno


Esta ley establece las consideraciones legales para los diferentes impuestos
tributarios que existen en el Ecuador, entre los que mencionaremos algunos
de ellos:

Retencin en la fuente de impuesto a la renta.

Retencin del impuesto al valor agregado (IVA).

2.2.4.1 Retencin en la fuente de impuesto a la renta


Antes de conocer detalladamente los diferentes porcentajes de retencin en
la fuente que establece la ley y que se deben aplicar, es necesario conocer
que es el impuesto a la renta.
Impuesto a la renta.- El impuesto a la renta se aplica a todas las empresas
o personas que generen una ganancia o utilidad al final de cada ao, siendo
las retenciones en la fuente los valores que podrn compensarse con este
impuesto a la renta, y cuyas retenciones se aplicaron sobre determinada
compra de bien o servicio.

Toda empresa o persona natural se denomina contribuyente, siendo solo las


empresas las facultadas para efectuar como agentes de retencin de este
impuesto.

Segn resolucin No. NAC-DGER2007-0411, publicada en el Registro


Oficial No. 98 de junio 5 del 2007, luego remplazada por lo expuesto la
Resolucin No. NAC-DGERCGC10-00147 de mayo 19 del 2010, expone la
aplicacin de los diferentes porcentajes de retencin.

Art. 2.-

Salvo los casos especficos previstos en la Ley de Rgimen

Tributario Interno y su respectivo reglamento, establcense los siguientes


porcentajes de retencin en la fuente de impuesto a la renta:

52

1.

Estarn sujetos a retencin del 1%, los pagos o acreditaciones en

cuenta por:
a) Los intereses y comisiones que se causen en las operaciones de crdito
entre las instituciones del sistema financiero. La institucin financiera que
pague o acredite rendimientos financieros actuar como agente de
retencin.

b) Aquellos efectuados por concepto de servicios de transporte privados de


pasajeros o transporte pblico o privada de carga;
c) Aquellos efectuados por concepto de energa elctrica;

d) La compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal, as


como los de origen agrcola, pecuario, apcola, cuncula, bioacutico y
forestal, excepto combustibles;

e)

Aquellos realizados por actividades de construccin de obra material

inmueble, urbanizacin, lotizacin o actividades similares;

f) Los que se realicen a compaas de seguros y reaseguros legalmente


constituidas en el pas y a las sucursales de empresas extranjeras
domiciliadas en el Ecuador, aplicable sobre el 10% de las primas facturadas
o planilladas;

g)

Aquellos que se realicen a compaas de arrendamiento mercantil

legalmente establecidas en el Ecuador, sobre las cuotas de arrendamiento,


inclusive la de opcin de compra, y;

h)

Los que se realicen por servicios de medios de comunicacin y de

agencias de publicidad.

2.

Estarn sujetos a retencin del 2%, los pagos o acreditaciones en

cuenta por:

53

a) Los que se realicen a personas naturales por concepto de servicios en


los que prevalezca la mano de obra sobre el factor intelectual;

b) Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de crdito a sus


establecimientos afiliados;

c) Los ingresos por conceptos de intereses, descuentos y cualquier otra


clase de rendimientos financieros generados por prstamos, cuentas
corrientes,

certificados financieros, plizas de acumulacin, depsitos a

plazo, certificados de inversin, avales, fianzas y cualquier otro tipo de


documentos similares, sean stos emitidos por sociedades constituidas o
establecidas en el pas, por sucesiones indivisas o por personas naturales
residentes en el Ecuador;

Aquellos

generados

por

la

enajenacin

ocasional

de

acciones

participaciones, no estn sujetos a retencin. Las ganancias de capital no


exentas originadas en la negociacin de valores no estarn sometidas a
retencin en la fuente de impuesto a la renta, sin embargo los contribuyentes
harn constar tales ganancias en su declaracin anual de impuesto a la
renta global; y,

d) Intereses de cualquier entidad del sector pblico reconozca a favor de los


sujetos pasivos.

3.

Estarn sujetos a retencin del 8%, los pagos o acreditaciones en

cuenta por:
a)

Honorarios, comisiones y dems regalas a personas naturales

nacionales o extranjeras residentes en el pas por ms de seis meses, que


presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra,
siempre y cuando, dicho servicio no est relacionado con el ttulo profesional
que ostente la persona que los preste;

54

b) Cnones, regalas, derechos o cualquier otro pago o crdito en cuenta


que se efecte a personas naturales con residencia o establecimiento
permanente en el Ecuador relacionados con la titularidad, uso, goce o
explotacin de derechos de propiedad intelectual definidos en la Ley de
Propiedad Intelectual;
c) Los realizados a notarios y registradores de la propiedad y mercantiles
por sus actividades notariales y de registro;

d) Los realizados por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles;

e)

Los realizados a deportistas, entrenadores, rbitros y miembros del

cuerpo tcnico que no se encuentren en relacin de dependencia;

f) Los realizados a artistas tanto nacionales como extranjeros residentes en


el pas por ms de seis meses;

g)

Honorarios y dems pagos realizados a las personas naturales

nacionales o extranjeras residentes en el pas por ms de seis meses, que


presten servicios de docencia.

4. Estarn sujetos a retencin del 10%, los pagos o acreditaciones en


cuenta por:
a) Honorarios, comisiones y dems pagos realizados a personas naturales
profesionales nacionales o extranjeras residentes en el pas por ms de seis
meses, que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la
mano de obra, siempre y cuando, los mismos estn relacionados con su
ttulo profesional.

Adicionalmente, segn:

55

Art. 3.- Indica que todos los pagos o crditos en cuenta no contemplados en
los porcentajes especficos de retencin, sealados en esta resolucin,
estar sujetos a la retencin del 2%.

Art. 10.- Base para la retencin en la fuente.- En todos los casos en que
proceda la retencin en la fuente de impuesto a la renta, se aplicar la
misma sobre la totalidad del monto pagado o acreditado en cuenta, sin
importar su monto, salvo aquellos referidos a la adquisicin de bienes
muebles o de servicios prestados en los que prevalezca la mano de obra,
casos en los cuales la retencin en la fuente procede sobre todo pago o
crdito en cuenta superior a cincuenta dlares de los Estados Unidos de
Amrica (US$ 50).

2.2.4.2 Retencin del impuesto al valor agregado


Antes de conocer los diferentes porcentajes de retencin al impuesto al valor
agregado que deben aplicarse, conozcamos brevemente que es el IVA.

Impuesto al valor agregado.- El IVA es el impuesto de mayor recaudacin


para el Estado Ecuatoriano.

El impuesto al valor agregado es un tributo indirecto que grava a las ventas y


dems transferencias de bienes movibles (mercaderas, productos), y a la
prestacin de algunos servicios.

Este impuesto asume el nombre de Valor Agregado, porque grava a todas


las etapas de comercializacin, dando lugar al hecho generador en cada una
de ellas.

La legislacin actual grava a las mercaderas y productos en general,


exceptuando bsicamente a bienes de primera necesidad como alimentos,
medicinas y algunos insumos y materiales que se utiliza en las actividades

56

agropecuarias, mientras que los servicios, son pocos los gravados y los
dems estn exentos.

Los bienes y servicios que no se someten al IVA tienen tarifa cero, por lo que
los productos y servicios tarifa cero se los identifica como exentos o no
gravados.

Segn resolucin No. NAC-DGER2008-0124, expone la aplicacin de los


diferentes porcentajes de retencin del impuesto al valor agregado.

Art. 1.- Porcentajes de retencin de IVA.- Se establecen los siguientes


porcentajes de retencin en la fuente de impuesto al valor agregado:
a) Retencin del treinta por ciento (30%) del IVA causado: Los agentes
de retencin enumerados a continuacin retendrn el treinta por ciento
(30%) del IVA causado, cuando adquieran bienes gravados con tarifa doce
por ciento (12%) de IVA, y cuando realicen pagos por conceptos de
contratos de construccin de obras pblicas o privadas, aunque el
constructor sea contribuyente especial:

1. Las entidades y organismos del sector pblico y empresas pblicas.

2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de


Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.

3. Las empresas de seguros y reaseguros.

4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que


adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.

De igual manera, efectuarn retencin del treinta por ciento (30%) del IVA
causado las sociedades emisoras de tarjetas de crdito que se encuentren

57

bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen


pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando estos transfieran
bienes gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.

b) Retencin del setenta por ciento (70%) del IVA causado: Los agentes
de retencin enumerados a continuacin retendrn el setenta por ciento
(70%) del IVA causado, en la prestacin de servicios gravados con tarifa
doce por ciento (12%) de IVA, y cuando paguen comisiones a intermediarios
y comisionistas que acten por cuenta de terceros, para la adquisicin de
bienes y/o servicios:

1. Las entidades y organismos del sector pblico y empresas pblicas.


2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de
Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.

3. Las empresas de seguros y reaseguros.

4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que


adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.

De igual manera, efectuarn retencin del treinta por ciento (70%) del IVA
causado las sociedades emisoras de tarjetas de crdito que se encuentren
bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen
pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando stos presten
servicios gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.

c) Retencin del cien por ciento (100%) del IVA causado: Los agentes
de retencin enumerados a continuacin retendrn el cien por ciento (100%)
del IVA causado, cuando adquieran servicios profesionales prestados por
personas naturales con ttulo de instruccin superior otorgado por
establecimientos registrados por la Ley de Educacin Superior, cuando

58

arrienden inmuebles de personas naturales no obligadas a llevar


contabilidad, y, cuando al adquirir bienes y/o servicios, emitan una
liquidacin de compra de bienes o prestacin de servicios, incluyndose en
este caso al pago de cuotas de arrendamiento al exterior:

1.

Las entidades y organismos del sector pblico y empresas pblicas.

2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de


Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.

3. Las empresas de seguros y reaseguros.

4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que


adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.

Tambin efectuarn retencin del cien por ciento (100%) del IVA causado
los exportadores, sean personas naturales o sociedades, cuando adquieran
bienes que se exporte, y, bienes, materias primas, insumos, servicios y
activos fijos empleados en la fabricacin y comercializacin de bienes que se
exporten.

59

CAPTULO III

METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

3.1. Tipos de investigacin


Por la naturaleza del trabajo a realizar, se realizar una investigacin
focalizada en la investigacin in-situ, es decir, en el campo, lo cual permitir
adems de recabar la documentacin que permita validar y sustentar las
observaciones, tambin proporcionar valiosa informacin de carcter
testimonial proveniente de fuentes (personas) directamente involucradas en
el proceso de toma de decisiones de la empresa, AFP Genesis S.A.

3.2 Tcnicas de investigacin


El mtodo o proceso utilizado para la investigacin ser el mtodo cientfico,
que recaba aquellas prcticas utilizadas y ratificadas por la comunidad
cientfica como vlidas a la hora de proceder con el fin de exponer y
confirmar las teoras.

La herramienta a utilizar para obtener los datos de la investigacin ser la


entrevista que se aplicar a los funcionarios gerenciales y ejecutivos de la
organizacin, quienes estn involucrados directamente en la toma de
decisiones.

La metodologa aplicable consistir en solicitar una entrevista en la cual se


aplicar un cuestionario de preguntas relacionadas con el proceso de toma
de decisiones, para posteriormente tabularlas y analizar los resultados
obtenidos.

Adicionalmente se recabar informacin documental que permitir el anlisis


de la situacin actual de la empresa en lo referente al proceso de toma de
decisiones, tales como: Manual de polticas y procedimientos para las

60

inversiones, determinacin de aplicativos utilizados en el proceso de


inversin y su contribucin en la toma de decisiones, as como, la
generacin de reportes gerenciales.

Las tcnicas para la recoleccin de datos ser a travs de archivos


magnticos, digitalizados, ya sean en Excel o en Word, que permita obtener
un panorama claro y concreto de la problemtica sujeta a anlisis.

La informacin obtenida se procesar en documentos de archivos de


proceso de texto, hoja de clculo,

diagramas, digitalizados, segn las

necesidades.
La informacin ser tratada de tal forma que se conservar la siguiente
metodologa:

a)

La informacin documental ser clasificada segn su naturaleza,

referenciada y se archivar en el grupo que para el efecto se crear.

b) La informacin que se obtendr producto de encuestas a los funcionarios


responsables del proceso de toma de decisiones, ser recabada en
cuestionarios que sern diseados y aplicados en funcin del nivel de aporte
al proceso.

La poblacin a estudiarse est representada por el personal de Gnesis, que


lo componen en total 50 colaboradores.

Y para determinar el nmero de

encuestados se aplic la respectiva frmula para una poblacin finita:

61

Aplicando la frmula indicada:

N = 50 personas
D = margen de error asumido 15%
Z = 1.96 (para un nivel de confianza del 90%)
P = proporcin esperada (en este caso 5% = 0.05)
q = 1 p ( en este caso 1- 0.05 = 0.95)

Por lo tanto el tamao de la muestra result 5 encuestas.

De acuerdo a esto, se presenta el formato a utilizar para la encuesta de la


muestra elegida:

62

63

Las encuestas se han aplicado al personal que tiene que ver directamente
con la toma de decisiones, por lo que se ha elegido el nivel gerencial y 3
miembros del nivel ejecutivo.

Cada grupo se encarga de la toma de

decisiones, dependiendo del cargo y necesidad que se presente.

Se adjuntan encuestas realizadas (anexos) con sus respectivas tablas de


tabulacin:

64

3.3 Anlisis e interpretacin de resultados

PREGUNTA No. 1
Sus funciones tienen relacin con el proceso de toma de decisiones?

Tabla 1. Proceso toma de decisiones

Grfico 1. Proceso toma de decisiones

Anlisis: De los encuestados, el 100% ha respondido que sus funciones


tienen relacin directa con el proceso de toma de decisiones, es decir, en
todos recae esta responsabilidad.

65

PREGUNTA No. 2
El sistema de informacin gerencial con el que actualmente cuenta la
empresa le da todos los indicadores financieros para la toma de
decisiones?

Tabla 2. Sistema de informacin gerencial

Grfico 2. Sistema de informacin gerencial

Anlisis: El 60% de los encuestados est de acuerdo en que el sistema de


informacin gerencial con el que actualmente cuenta la empresa no facilita
todos los indicadores necesarios para el anlisis y toma de decisiones.

66

PREGUNTA No. 3
Existe alguna metodologa formalmente establecida para el proceso
de toma de decisiones de carcter financiero?

Tabla 3. Metodologa proceso toma de decisiones

Grfico 3. Metodologa proceso toma de decisiones

Anlisis: Igualmente para el caso de esta pregunta, el 60% de los


encuestados coincide en que aparentemente existe algn mtodo para el
proceso de toma de decisiones, pero estos se van creando y adoptando de
acuerdo a la necesidad.

67

PREGUNTA No. 4
Toda decisin es adoptada previa revisin del costo/beneficio y su
impacto en el punto de equilibrio de la empresa, o del fondo (s)?

Tabla 4. Revisin costo/beneficio

Grfico 4. Revisin costo/beneficio

Anlisis: Se present un acuerdo total, es decir un 100% de los


encuestados indican que toda decisin es adoptada viendo siempre el
beneficio para los fondos, y para la administradora, generadora del resultado
de la empresa.

68

PREGUNTA No. 5
Considera usted que la contabilidad es una fuente importante de
informacin en el proceso de toma de decisiones de la empresa?

Tabla 5. Contabilidad fuente de informacin

Grfico 5. Contabilidad fuente de informacin

Anlisis: Totalmente de acuerdo, son los resultados de la encuesta, en la


que consideran que la contabilidad es una fuente importante de informacin
en el proceso de toma de decisiones, es decir, el 100% de los encuestados.

69

PREGUNTA No. 6
Considera que es oportuno el tiempo en que est disponible la
informacin con el actual sistema?

Tabla 6. Disponibilidad de la informacin

Grfico 6. Disponibilidad de la informacin

Anlisis: La mayor parte de los encuestados ha coincidido en que no es


oportuno el tiempo en que est disponible la informacin, que amerita
cambios, representado por un 60% del total de encuestados.

70

PREGUNTA No. 7
Las inversiones realizadas son supervisadas por un nivel jerrquico
superior?
Tabla 7. Supervisin de las inversiones

Grfico 7. Supervisin de las inversiones

Anlisis: Un 60% de los encuestados est de acuerdo en que las


inversiones son supervisadas por un superior, existiendo un mayor control
en las mismas.

71

PREGUNTA No. 8
El personal que realiza inversiones financieras es capacitado
continuamente e esta especializacin?

Tabla 8. Capacitacin de personal

Grfico 8. Capacitacin de personal

Anlisis: 60% de los encuestados est de acuerdo en que el personal de


inversiones recibe capacitaciones continuamente en su especializacin.

72

PREGUNTA No. 9
Tabla No. 9
Considera necesaria contar con una mejor herramienta que le de ms
confiabilidad?
Tabla 9. Cambio de herramienta de trabajo

Grfico 9. Cambio de herramienta de trabajo

Anlisis: El 100% de los encuestados considera la necesidad de contar con


mejor herramientas de anlisis, que sean ms confiables y seguras.

73

Luego de tabuladas las encuestas, se puede apreciar que efectivamente la


organizacin no dispone en su totalidad de sistemas o reportes rpidos y
eficientes que permitan la toma de decisiones de manera ms efectiva, esto
es, en el menor tiempo posible, teniendo la certeza de que lo informado tiene
la precisin posible. Y se puede apreciar claramente ya que al estar el 100%
del personal a nivel de jefaturas, involucrado directamente en la toma de
decisiones, se convierte en una herramienta vital los reportes automticos de
los que se pueda disponer, siendo as, un 60% de los encuestados, es decir,
ms de la mitad de las jefaturas, coinciden en que los reportes gerenciales
no evidencian ni facilitan la informacin necesaria para poder medir el
rendimiento de la empresa, a travs de los diferentes indicadores
financieros. As mismo, el 60% de los encuestados estn de acuerdo en que
el tiempo de obtencin de la informacin no es el apropiado. Considerando
para esto que el 100% de los encuestados consideran a la Contabilidad
como la herramienta vital para la toma de decisiones.

74

CAPTULO IV

SITUACIN DIAGNSTICA DE LA EMPRESA

4.1 Antecedentes
AFP GENESIS, una empresa de AFP Provida, lder en Administracin de
Fondos en Chile, que a su vez pertenece al Banco Bilbao Vizcaya Argentaria
(BBVA) de Espaa, uno de los grupos bancos ms importantes del mundo.
Gnesis fue constituida el 14 de diciembre de 1994, y su primer fondo,
Fondo Administrado de Inversiones Cesanta, de largo plazo, dio inicio a sus
operaciones el 13 de marzo de 1995.

En el Ecuador nuestra seriedad es reconocida y premiada por la confianza


de miles de personas. Somos los pioneros en el desarrollo de Fondos de
Retiro Laboral en el pas, contando en la actualidad con ms de 233,500
partcipes en este fondo.

Nuestras operaciones se expanden hacia las inversiones a corto plazo,


contado por esto en la actualidad con cinco fondos de este tipo que son
Fondo Mximo, Fondo Master, Fondo Estratgico, Fondo Renta Plus y
Fondo Superior.

Gnesis cuenta con un modelo de gestin innovador, orientado siempre


hacia el cliente y alineado con la sociedad, que tiene como caractersticas
claves la innovacin, el crecimiento y la entrega de resultados mensuales a
sus clientes a travs de su estado de cuenta.

En Gnesis la responsabilidad corporativa constituye una fuente de creacin


de valor estable y un requisito indispensable para preservar la confianza de
la sociedad en cualquier institucin.

75

Por ello, y como parte de los estndares de cumplimiento del Grupo,


Gnesis est regida internamente por un Cdigo de Conducta que define y
desarrolla los fundamentos de comportamiento tico que se aplican a
nuestros negocios y actividades, y que establece las pautas de actuacin
necesarias para que nuestra Responsabilidad Corporativa se manifieste en
las relaciones con nuestros clientes, colaboradores, directivos, proveedores
y terceros.

Nuestra red de oficinas estn en la matriz Guayaquil, Quito, Cuenca, Manta,


Ambato, Machala, Babahoyo, Loja, Ibarra, Riobamba, Santo Domingo y
Latacunga.

4.2 Objetivos
El objetivo de Gnesis es construir progreso y desarrollo para nuestros
clientes,

crecimiento sustentable para nuestros accionistas

y ratificar la

satisfaccin de vivir.

Bajo todos estos preceptos, Gnesis ha definido su Misin, Visin y Valores


en los siguientes trminos:

Misin
Maximizar el valor del patrimonio de nuestros clientes atendiendo su actitud
antes el riesgo como inversionista.
Logramos esto con el conocimiento y experiencia profesional en la ingeniera
financiera de estructuracin de portafolios y el respaldo de uno de los grupos
financieros ms importantes del mundo en la administracin de fondos y
captacin de recursos.
Nuestra habilidad distintiva se sustenta en nuestra focalizacin exclusiva y
especializada en administracin de fondos provisionales y de inversin.

76

Visin
Ser la primera marca evocada
por quien piensa en invertir.

Ser la primera empresa evitada


por quien piensa en competir.

Ser la primera empresa esperada


por quien piensa en trabajar.

Valores Corporativos
En lo que respecta a los Valores Institucionales ha definido entre otros,
principalmente los siguientes:

Unidad.- Como una manera de trabajar en equipo, compartiendo y


comprendiendo el compromiso comn de que nuestro desarrollo empresarial
proyectado, depende de la suma de nuestros mayores y mejores esfuerzos
individuales.

Entusiasmo.- Manteniendo siempre una actitud positiva y emprendedora


que nos motive hacia el logro de grandes objetivos complementado con un
trato cordial a nuestros clientes y compaeros.

Integridad.-

Haciendo norma de conducta diaria y permanente a la

responsabilidad, disciplina, honradez, respeto, profesionalismo y lealtad.

4.3 Productos
Los productos que ofrece Gnesis a sus clientes son:

Fondos a largo plazo

Fondos a corto plazo

77

Fondos a largo plazo


Dentro de este tipo de fondo, existe un fondo creado, denominado Fondo
Cesanta.

Fondo Cesanta, es un fondo que le permite al afiliado aportar


mensualmente una cantidad de dinero, para ahorrar desde hoy y durante el
tiempo que ms le convenga, segn su edad y los aos en que planea
utilizarlo.

Para que el afiliado pueda cumplir con sus expectativas de ahorro, el fondo
le ofrece un sistema de aportes que est constituido por ciclos secuenciales
de tres aos cada uno, los mismos que se renovarn en forma automtica,
consecutiva e indefinida. Su primer ciclo se iniciar el da en que se realice
su primer aporte. A la finalizacin de cada ciclo, en forma automtica se
inicia el siguiente.

Entre los servicios o valores agregados que ofrece este fondo tenemos:

a) Retiro por cesanta: Ante la eventualidad de perder el trabajo, con solo


presentar el Acta de Finiquito Laboral, el participe puede retirar hasta el
100% de su fondo sin comisin de salida, como respaldo hasta conseguir un
nuevo empleo.

b) Ahorro voluntario: Adems de los aportes mensuales que efecte para su


fondo, el afiliado podr hacer depsitos adicionales que le permitan contar
con un efectivo disponible. Sin montos mnimos de depsitos, sin ningn
costo, aun plazo mnimo de 30 das y con la misma rentabilidad que su
fondo.

c) Retiro parcial anticipado: Para solventar emergencias econmicas que


suelen presentarse, a partir del primer ao de aportes, el partcipe podr

78

efectuar retiros de hasta el 70% de su fondo con una comisin por retiro
parcial anticipado.

d)

Servicio mdico Soluciona: Por el pago de US$ 2.99 mensuales, el

participe recibe un paquete de Servicios Integrales de Asistencia, a travs


del cual podr disponer de: asistencia vial; asistencia mdica en caso de
emergencias; orientacin mdica telefnica; asistencia legal; asistencia al
hogar en plomera, electricidad, cerrajera y vidrios; asistencia odontolgica.

e) Seguro Global: Para proteger aquellos seres que ms ama, desde el da


siguiente a su primer depsito y mientras contine puntualmente sus
aportes, el participe puede contar con: seguro de vida, asistencia exequias,
seguro de enfermedades graves, alimentacin segura, anticipo por
enfermedades graves y seguro de accidentes.

Fondos a corto plazo


El fondo a corto plazo o fondo de inversin es un mecanismo que permite, a
personas naturales o jurdicas, participar en la propiedad de un patrimonio
comn

integrado

por

un

conjunto

de

instrumentos

de

caractersticas, que procuran brindarle rendimientos atractivos

diferentes
para su

inversin.

Las ventajas de invertir en un fondo de inversin, son: la diversificacin de


los valores en el mercado financiero, comodidad

por la renovacin

programada automtica y flexibilidad por lo adaptable que es al perfil de


cada inversionista.

Dentro de los fondos a corto plazo tenemos:


Fondo Mximo  Tiempo de permanencia, cada depsito: 30 das

79

Inversin inicial: US$ 500


Inversin adicional: US$ 100

Fondo Master 

Tiempo de permanencia, cada depsito: 90 das


Inversin inicial: US$ 500
Inversin adicional mnima: US$ 500
Atributo adicional: Pagos anticipados de su inversin

Fondo Estratgico 

Tiempo de permanencia, cada depsito: 180 das


Inversin inicial: US$ 500
Inversin adicional mnima: US$ 500
Atributo adicional: a partir del da 61 de cada depsito
el participe tiene liberado hasta el 30% de su inversin
sin comisin de salida.

Fondo Renta Plus 

Tiempo de permanencia, cada depsito: 370 das


Inversin inicial: US$ 500
Inversin adicional mnima: US$ 500
Atributo adicional: A partir del da 185 de cada
depsito el partcipe tiene liberado hasta el 30% de su
inversin sin comisin de salida.

Fondo Superior  Tiempo de permanencia, cada depsito: 180 das


Inversin inicial: US$ 500
Inversin adicional mnima: US$ 500
A travs de la siguiente grfica se puede apreciar la interrelacin de cada
uno de los fondos, y su dependencia operativa con Genesis, que es la
administradora de cada uno de esos fondos.

80

Fuente: Pgina web institucional de Genesis


Elaborado por: Teresa Lalama Vsquez

A continuacin se puede apreciar la secuencia grfica de las operaciones


de Genesis, en el proceso de Captacin de Recursos para los distintos
fondos que oferta:

81

Fuente: Pgina web institucional de Genesis


Elaborado por: Teresa Lalama Vsquez

4.4 Estructura organizacional


Como se mencion anteriormente, Gnesis es una empresa ecuatoriana que
tiene el respaldo del grupo financiero espaol BBVA, pero la organizacin no
habra logrado su desarrollo sin el recurso humano con el que cuenta.

A continuacin se presenta la estructura organizacional de Gnesis:

82

Fuente: Departamento de O y M de AFP Gnesis S.A.

83

4.5 Reglamentos
Los reglamentos se encuentran en los Anexos.

4.6 Anlisis de FODA


El anlisis FODA realizado a Gnesis, ha sido basado en una revisin de
las fortalezas y debilidades internas de la empresa y las oportunidades y
amenazas del sector econmico en el que desempea el giro del
negocio.

Fortalezas
a) Liderazgo en servicios de administracin de fondos.
b) Diversidad en el portafolio de fondos de corto plazo y largo plazo.
c) Tasas de inters altamente competitivas.
d) Respaldo financiero de socios extranjeros.
e) Personal altamente capacitado.

Debilidades
a) Falta de cubrir ciertas provincias del pas con instalacin fsica.
b) Alta rotacin del equipo comercial.
c)

Herramientas de toma de decisiones gerenciales y ejecutivas no

apropiadas.

Amenazas
a) Nuevas leyes del gobierno que limitan el mercado.
b) Disminucin del poder de ahorro de potenciales clientes.
c) Desconfianza en cierto grupo de inversionistas.
d) Inestabilidad jurdica del pas.
e) Nuevos competidores extranjeros.

Oportunidades
a) Captacin de nuevos clientes que laboran en el sector pblico.

84

b) Baja rivalidad de los competidores nacionales actuales.


c) Captacin de ahorristas con sectores industriales en crecimiento.

85

CAPTULO V

LA PROPUESTA

5.1

TTULO

Esta tesis est enfocada hacia el Diseo de un sistema de control


financiero-contable como herramienta para la toma de decisiones en la
empresa AFP Gnesis Administradora de Fondos y Fideicomisos S.A. 2013.

5.2

PRESENTACIN

La creacin de este sistema permitir el manejo correcto de la informacin


proporcionada por cada departamento, que al momento se ingresa parte de
forma manual y parte de manera automtica, lo que puede originar que los
resultados obtenidos no sean cien por ciento certeros.

Para lograrlo ser importante tambin el control interno, que en cualquier


organizacin sirve de apoyo para la conduccin de los objetivos, logrando
con esto informacin confiable de las operaciones de la empresa y su
situacin en el mercado.

A continuacin se muestra el flujo de las actividades operacionales de la


empresa, con el que se logra que la informacin contable se obtenga,
reflejada a travs de los estados financieros, detallando para esto que en el
proceso intervienen los departamentos:

Servicios Integrados

Fondos de Inversin

Operaciones

Tesorera

Administracin y Recursos Humanos

Proyectos y Desarrollo Tecnolgico, y;

Contabilidad.

86

Elaborador por el Departamento de O & M de AFP Genesis S.A.

El alcance de este sistema es para los funcionarios y colaboradores de toda


la empresa.

5.3

OBJETIVOS

Este sistema est siendo creado con el fin de poder disponer de informacin
segura y correcta, ya que actualmente, como bien se mencion en prrafo
anterior, la informacin disponible es procesada de forma manual y
automtica, por lo que no existe exactitud en sus resultados.

Entre los principales objetivos tenemos:

Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros,


que son utilizados por la direccin para una adecuada toma de
decisiones.

Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos.

Determinar el seguimiento de las prcticas decretadas por la gerencia,


inicialmente durante el tiempo que dure el diseo del sistema, y luego

87

como parte de los procesos a seguir por todos los departamentos


indefinidamente.

Establecer e implementar polticas en el corto plazo, para los


departamentos de Servicios Integrados, Tesorera, Administracin y
Recursos Humanos y Contabilidad, para evitar que se realicen procesos
sin las adecuadas autorizaciones.

Generar una cultura de control en todos los niveles de la organizacin


durante el tiempo de desarrollo del sistema, y establecerlo luego como
parte de los procesos a seguir por los departamentos de forma indefinida.

Mejorar los informes financieros que se generan para la gerencia.

Aumentar la automatizacin informtica.

5.4

FUNDAMENTACIN

Para poder fundamentar el sistema propuesto, se detallar de forma


individual los problemas presentados por las principales cuentas contables
de la empresa y sus fondos, especialmente aquellas sobre las que se miden
los indicadores financieros y sobre las que resulta muy importante ejecutar
una funcin de control interno y posterior automatizacin.

Por lo que el

anlisis se centrar en el Departamento de Contabilidad.

Contabilidad
El departamento de Contabilidad en AFP Gnesis es el

encargado de

instrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos


necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captacin y registro
de las operaciones financieras, presupuestales y de consecucin de metas
de la entidad, a efecto de suministrar informacin que coadyuve a la toma de
decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestin, a la
evaluacin de las actividades y a facilitar la fiscalizacin de sus operaciones,
cuidando

que

dicha

contabilizacin

se

realice

con

documentos

comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia


de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

88

Siendo as, Contabilidad el departamento encargado de elaborar, analizar y


consolidar los estados financieros, debe disponer y facilitar informacin que
permita una correcta toma de decisiones, la misma que podr ser utilizada
por

gerentes,

contadores,

inversionistas,

acreedores

empleados

gubernamentales, quienes tambin querrn conocer acerca de como se


obtuvieron estas cifras y lo que ellas significan. Pero al existir problemas en
el control de determinadas cuentas, la informacin contable no ser certera,
sin descartar que los reportes de anlisis que el departamento de
Contabilidad proporcionar sern llevados a cabo manualmente.

Automticamente se dispone de los estados financieros acumulados o


mensuales, divididos en:

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Flujo de Efectivo

Estado de Evolucin del Patrimonio Neto

En base a dicha informacin, se elaboran reportes manuales como son:

Indicadores financieros

Comparativos de resultados reales vs presupuesto

Comparativo de resultados ao anterior vs ao actual

Anlisis del mercado financiero, y;

Resto de reportes requeridos en el momento.

Por lo anterior y antes de entrar en anlisis de las principales cuentas


contables, es importante conocer que es el control interno, para lo que se
indica que son los pasos que toma una compaa para prevenir el fraude, la
malversacin de activos as como la elaboracin de informes financieros
fraudulentos.

Las principales cuentas que se analizarn de la empresa Gnesis son:


1. Efectivo

89

2. Bancos
3. Cuentas por Cobrar e Ingresos
4. Cuentas por Pagar y Gastos

1.

Efectivo

El efectivo normalmente incluye las cuentas generales, la de caja chica, las


cuentas bancarias, que pueden ser corrientes y de ahorros.

Para el caso

de Genesis, mantiene de las dos formas el disponible.

La compaa mantiene como poltica administrativa un cupo de caja chica de


US$ 1,560.00 distribuido entre Matriz y Sucursales. Siendo de este grupo el
mayor cupo asignado a Quito y Guayaquil.

La caja chica se conserva con un saldo bajo de US$ 200.00, y se utiliza


para gastos muy pequeos, reponindose conforme se vaya consumiendo
hasta que llegue al 70% del cupo asignado.

El control de este efectivo se da a travs de los arqueos de caja chica,


control que no se da de forma frecuente.

La caja chica mantiene los siguientes procedimientos o polticas para su


control interno:

a) Poltica contable
Esta

Poltica

ha

sido

desarrollada

con

referencia

las

Normas

Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentacin de estados financieros.

Las transacciones efectuadas en el activo se reconocen al valor nominal. En


caso de mantenerse saldos de moneda extranjera en el exterior se
expresarn en moneda nacional al tipo de cambio al que se liquidaran las
transacciones a la fecha de los estados financieros que se preparan.

90

El reconocimiento de las transacciones como activo corriente al que


pertenece el Efectivo, se sujeta al cumplimiento del siguiente requisito: Se
trata de efectivo u otro medio equivalente al efectivo.

El responsable del Efectivo de la empresa, para el caso de Guayaquil, es el


Departamento de Servicios Administrativos, siendo su custodio directo tanto
en

Guayaquil

como

sucursales

(11)

el

Ayudante

de

Servicios

Administrativos

b) Polticas de procedimiento
1. La caja chica es creada para gastos menores o emergentes que por
su valor no ameritan ser procesados a travs de la emisin de un
cheque.
2. La Gerencia Administrativa o Financiera ser quien podr autorizar la
creacin de un nuevo fondo de caja chica.
3. Los custodios de estos valores sern nombrados por la Gerencia
Administrativa.
4. Los fondos deben ser mantenidos

en pequeas cajas cuya llave

quedar bajo el poder del custodio.


5. Los valores a desembolsarse sern respaldados a travs de vales de
caja chica, cuyo gasto no podr ser mayor a US$ 10.00 y cada vale
no podr ser mayor a US$ 5.00.
6. Los vales debern ir con las firmas respectivas de los responsables
de la solicitud y el responsable de la entrega, que ser el custodio,
soportados con los comprobantes de venta respectivos, cuando su
egreso sea US$ 4.00 o mayor a US$ 4.00.
7. Una vez consumido el 70% del cupo asignado se procede a solicitar
la reposicin de la caja chica y se dispone nuevamente del cupo total
del fondo asignado.

c) Procedimiento actual
Servicios Administrativos:

91

1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de
gastos.
2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales.
3. Elabora en hoja electrnica el formato Resumen de gastos de caja
chica, ingresando el total de gastos por grupo contable.
4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas
segn su denominacin.
5. Registra el saldo de caja en formato Resumen de gastos de caja
chica.
6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime Resumen de
gastos de caja chica.
7. Registra visto bueno en el campo de elaborado.
8. Elabora la orden de giro por el valor a reponer.
9. Rene resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y
obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de
Administracin.
10. Entrega Resumen de gastos de caja chica, soportado con vales,
orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para
su aprobacin.

Secretaria de Gerencias:
11. Remite la documentacin aprobada a Contabilidad para su respectivo
proceso contable.

Ayudante de Contabilidad:
12. Revisa fsicamente la informacin contenida en el Reporte de Gastos
de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes.
13. Coloca el sello de cancelado en los vales.
14. Ingresa la transaccin manualmente en el sistema de Contabilidad.
15. Genera el asiento contable y entrega orden de giro procesada al rea
de Tesorera.

92

Asistente de Tesorera:
16. Procesa la orden de giro para la emisin del cheque.

Asistente de Servicios Administrativos:


17. Recibe de Tesorera cheque a nombre del mensajero para su cambio
en efectivo.
18. Dispone nuevamente del cupo asignado para el fondo de caja chica.

93

d) Flujograma actual

Elaborado por: Teresa Lalama Vsquez

94

e) Procedimiento propuesto
Servicios Administrativos:
1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de
gastos.
2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales.
3. Elabora en hoja electrnica el formato Resumen de gastos de caja
chica, ingresando el total de gastos por grupo contable.
4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas
segn su denominacin.
5. Registra el saldo de caja en formato Resumen de gastos de caja
chica.
6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime Resumen de
gastos de caja chica.
7. Ingrese cada uno de los vales en un sistema creado denominado
Sistema de caja chica, en el que se ingresen los montos totales por
los diferentes rubros utilizados.
8. Registra visto bueno en el campo de elaborado.
9. Elabora la orden de giro por el valor a reponer.
10. Rene resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y
obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de
Administracin.
11. Entrega Resumen de gastos de caja chica, soportado con vales,
orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para
su aprobacin.

Secretaria de Gerencias:
12. Remite la documentacin aprobada a Contabilidad para su respectivo
proceso contable.

Ayudante de Contabilidad:
13. Procede

a generar el lote contable automtico producto de la

informacin ingresada por Servicios Administrativos.

95

14. Revisa fsicamente la informacin contenida en el Reporte de Gastos


de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes, colocando
el sello de cancelado en los vales para invalidar cada documento.
15. Entrega orden de giro procesada al rea de Tesorera.

Asistente de Tesorera:
16. Procesa la orden de giro para la emisin del cheque.

Asistente de Servicios Administrativos:


17. Recibe de Tesorera cheque a nombre del mensajero para su cambio
en efectivo.
18. Dispone nuevamente del cupo asignado para el fondo de caja chica.

96

f) Flujograma propuesto

Elaborado por: Teresa Lalama Vsquez

97

Por lo anterior y para tener la seguridad que tan eficiente es el control interno
que mantiene la empresa,

es importante tambin realizar las siguientes

preguntas, a las que se agregar la respuesta de la empresa:

g) Cuestionario de anlisis

Se verifica la existencia del efectivo registrado?


No.

Se confirma la integridad del efectivo registrado?


No.

Se realizan auditorias mensuales a las cajas chicas?


No.

Son apropiados los formatos o presentacin de la revelacin del


efectivo utilizado y del sobrante de la caja?
No, porque se ha detectado inconsistencias en los formatos de
reembolso y faltante que no han sido reportados.

Por las preguntas realizadas es fcil detectar que el control interno est
fallando, ya que no existen arqueos frecuentes, ni semanales, ni mensuales.
Los errores o fallas del proceso son detectadas cuando Contabilidad procesa
el pago, teniendo que realizarse devoluciones frecuente de las rdenes de
giro por estos conceptos, razn por la que se est proponiendo la
automatizacin de ingreso y cuadre de la caja chica, a su vez que deber
implementarse arqueos semanales con el fin de controlar el correcto uso del
dinero, en el da a da.

98

2.

Bancos

El efectivo tambin est representado por las

cuentas bancarias en

diferentes instituciones como son Banco Bolivariano y Banco de Guayaquil,


dos de los Bancos ms grandes del pas, que mantienen un saldo promedio
de US$ 200,000.00 que sirven para cancelar los gastos de nmina, gastos
generales y administrativos de la compaa.

Para el caso de las cuentas bancarias el control interno principal se da a


travs de las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas corrientes
y de ahorros que mantiene la empresa y los fondos.

Para manejar y controlar las cuentas bancarias se mantienen las siguientes


polticas y procedimientos o polticas para su control interno:

a) Poltica contable
Esta

Poltica

ha

sido

desarrollada

con

referencia

las

Normas

Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentacin de estados financieros.

Las transacciones efectuadas en el activo se reconocen al valor nominal. En


caso de mantenerse saldos de moneda extranjera en el exterior se
expresarn en moneda nacional al tipo de cambio al que se liquidaran las
transacciones a la fecha de los estados financieros que se preparan.

El responsable del efectivo de la empresa es el Departamento de Tesorera,


el cual est liderado por la Tesorera y 4 ayudantes.

b) Polticas de procedimiento
1. Las conciliaciones bancarias se elaboran desde el tercer da laborable
del mes siguiente al cierre y son entregadas a medida que se
terminen, hasta el ltimo da laborable del mes.
2. Se trabajarn con cortes manuales para los casos en los que los
estados de cuenta an no lleguen.

99

3. Todas las partidas deben ser depuradas al mes siguiente de


elaborada la conciliacin bancaria.
4. El reporte de la Conciliacin Bancaria debe contener las firmas y/o
visto bueno de elaborado y revisado.
5. Luego de elaboradas las conciliaciones deber remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorera y Operaciones para que procedan
con la depuracin de las partidas pendientes.

c) Procedimiento actual
Asistente de Tesorera:
1. Genera y enva cortes de movimientos bancarios.

Ayudante de Contabilidad:
2. Recibe hasta el da 3 de cada mes de parte de Tesorera los archivos
correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas
corriente y de ahorros.
3. Se importan en una plantilla de Excel la informacin del mayor
contable de la cuenta bancaria.
4. Se procede a cruzar manualmente los movimientos bancarios del
mayor contable vs corte de estado de cuentas recibidos.
5. Se elaboran las conciliaciones en formatos fijos definidos que varan
segn los movimientos bancarios de cada contabilidad
6. Se dejan sentadas en la conciliacin bancarias las partidas sujetas a
ajustes.
7. Una vez realizada la conciliacin el responsable de su elaboracin
firma la misma.
8. Remite la conciliacin bancaria al Contador General para su revisin.

Contador General:
9. Revisada la conciliacin es devuelta al usuario responsable de la
misma para que proceda a la elaboracin de las correcciones si
hubiese.

100

Ayudante de Contabilidad
10. Luego de elaboradas las conciliaciones deber remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorera y Operaciones para que procedan
con la depuracin de las partidas pendientes.

101

d) Flujograma actual

Elaborado por: Teresa Lalama Vsquez

102

e) Procedimiento propuesto
Asistente de Tesorera:
1. Genera y enva cortes de movimientos bancarios.

Ayudante de Contabilidad:
2. Recibe hasta el da 3 de cada mes de parte de Tesorera los archivos
correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas
corriente y de ahorros.
3. El archivo enviado por el Banco y el Mayor contable, se importan en
un Sistema de conciliacin bancaria para que puedan ser cruzados
automticos los movimientos.
4. Se emite el reporte de la conciliacin bancaria automtica.
5. Se cruzan manualmente aquellas partidas que por su identificacin no
pudieron ser cruzadas.
6. Se ingresan manualmente dentro del sistema que emite la conciliacin
bancaria automtica las partidas de ajustes, producto del cruce
manual realizado.
7. Cruzadas las partidas se emite la conciliacin bancaria definitiva.
8. Una vez realizada la conciliacin el responsable de su elaboracin
firma la misma.
9. Remite la conciliacin bancaria al Contador General para su revisin.

Contador General:
10. Revisada la conciliacin es devuelta al usuario responsable de la
misma para que proceda a la elaboracin de las correcciones si
hubiese.

Asistente de Contabilidad
11. Luego de elaboradas las conciliaciones deber remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorera y Operaciones para que procedan
con la depuracin de las partidas pendientes.

103

f) Flujograma propuesto

Elaborado por: Teresa Lalama Vsquez

104

Adicionalmente para poder tener la seguridad de que el procedimiento es el


correcto para el control de la cuenta Bancos, es importante realizar las
siguientes preguntas y a su vez respuesta de la empresa Gnesis:

g) Cuestionario de anlisis

Todo el efectivo que debera haberse recibido se recibi realmente?


Si.

Se registr con precisin y se deposit al instante?


No, los depsitos son registrados por valores diferentes a las
papeletas de depsito, por errores en digitacin.

Se dispone de conciliaciones automticas que facilite y transparente


el proceso?
No, se realizan manualmente.

Los desembolsos de efectivo se realizaron para los fines


autorizados?
Si.

Se mantienen saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no


excesivo?
Por lo general si, se mantienen en un saldo promedio de US$
100,000.

Los cheques utilizados para los diferentes pagos se conserva bajo


custodia con todas las seguridades del caso?
No.

La compaa utiliza formatos de cheques plana, y estos se

conversan en cajas de cartn, dentro del departamento de Tesorera.


Pero a pesar de que este departamento tiene acceso limitado, se
origin la prdida de un formato de cheque que iba a ser cobrado en
la institucin bancaria respectiva.

105

Con el anlisis anterior de las cuentas de Efectivo y Bancos se ha podido


detectar que existen falencias e inconsistencias en el proceso del Efectivo y
Bancos que denota falta de control interno o fallas en el control interno
existente, por lo que amerita la automatizacin inmediata de sus procesos.

Es importante considerar que para este caso ya se produjo la prdida o robo


de dos cheques plana, los mismos que fueron falsificados en fondo y forma
para poder ser cobrados, pero gracias a que existe una autorizacin de
preavisos en conexin con la institucin bancaria, los mismos no pudieron
ser cobrados, adicionalmente de que el registro contable de estos cheques
tampoco se haba generado.

2.

Cuentas por Cobrar e Ingresos

Las cuentas por cobrar incluyen no slo los reclamos pendientes contra los
clientes provenientes de la venta de bienes o servicios, sino tambin por
prstamos a funcionarios o empleados, reclamos de impuestos y anticipos
de proveedores.

Para el caso de Gnesis su nico cliente son los diferentes fondos que
administra, siendo sus principales valores, reflejados en las cuentas por
cobrar por las comisiones cobradas por los servicios prestados a dichos
fondos.

El resto de cuentas por cobrar son las correspondientes a las

cuentas de nmina.

a) Poltica contable
Esta

Poltica

ha

sido

desarrollada

con

referencia

las

Normas

Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentacin de estados financieros.


Son reconocidas las cuentas por cobrar cuando el resultado de una
transaccin, que se origine en la prestacin de servicios, pueda ser estimado
con fiabilidad, los ingresos de actividades ordinarias asociados con la
operacin deben reconocerse, considerando el grado de terminacin de la

106

prestacin final del periodo sobre el que se informa. El resultado de una


transaccin puede ser estimado con fiabilidad cuando se cumplen todas y
cada una de las siguientes condiciones:
a)

El importe de los ingresos de actividades ordinarias pueda medirse


con fiabilidad;

b)

Sea probable que la entidad reciba los beneficios econmicos


asociados con la transaccin;

c)

El grado de realizacin de la transaccin, al final del periodo sobre el


que se informa, pueda ser medido con fiabilidad; y

d)

Los costos ya incurridos en la prestacin, as como los que quedan


por incurrir hasta completarla, puedan ser medidos con fiabilidad.
NIC 18 Apartado 11

De acuerdo a los lineamientos de las NIIF los saldos por cobrar debern ser
revelados en los estados financieros sobre el monto de su valor razonable
de intercambio, es decir,

en la mayora de los casos, la contrapartida

revestir la forma de efectivo o equivalentes al efectivo, y por tanto el ingreso


de actividades ordinarias se mide por la cantidad de efectivo o equivalentes
al efectivo, recibidos o por recibir. No obstante, cuando la entrada de efectivo
o de equivalentes al efectivo se difiera en el tiempo, el valor razonable de la
contrapartida puede ser menor que la cantidad nominal de efectivo cobrada
o por cobrar. Por ejemplo, la entidad puede conceder al cliente un crdito sin
intereses o acordar la recepcin de un efecto comercial, cargando una tasa
de inters menor que la del mercado, como contrapartida de la venta de
bienes.

Cuando el acuerdo constituye efectivamente una transaccin financiera, el


valor razonable de la contrapartida se determinar por medio del descuento
de todos los cobros futuros, utilizando una tasa de inters imputada para la
actualizacin. La tasa de inters imputada a la operacin ser, de entre las
dos siguientes, la que mejor se pueda determinar:

107

a) Bien la tasa vigente para un instrumento similar cuya calificacin crediticia


sea parecida a la que tiene el cliente que lo acepta; o
b) Bien la tasa de inters que iguala el nominal del instrumento utilizado,
debidamente descontado, al precio al contado de los bienes o servicios
vendidos.
Representan valores por cobrar menores a 30 das correspondientes a
facturaciones por comisiones en servicios (seguros, emisin de estado de
cuenta y mantenimiento de cuenta) a los fondos administrados (Fondos de
Cesanta), as como los servicios por administracin de los fondos (todos los
dems fondos) del ltimo da del mes anterior.

Las cuentas por cobrar representan la esencia del registro de las actividades
ordinarias para la generacin de los ingresos de la compaa.

As tambin, se registran como cuenta por cobrar cualquier importe que se


espera realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha
del balance a travs de la realizacin o conversin en efectivo, ejemplo:
anticipo al personal, la porcin corriente de cuentas por cobrar, documentos
por cobrar, otras cuentas por cobrar, entre otras.

b) Procedimiento actual
1. La Administradora provisiona diariamente a travs de un asiento
contable manual, las comisiones por administracin de fondos
generadas por los Fondos.
2. Al cierre del penltimo da laborable de cada mes, la Administradora
procede a realizar la facturacin respectiva a los Fondos de los
valores provisionados por comisiones.
3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestin.
4. Envo manual de correo electrnico informando la transferencia a
realizar.

108

5. Luego los Fondos proceden a cancelar los valores respectivos, con


las retenciones de ley.

Este pago se lo realiza por medio de

transferencia bancaria.

109

c) Flujograma actual

Elaborado por: Teresa Lalama Vsquez

110

d) Procedimiento propuesto
1. La Administradora provisionar automticamente de forma diaria a
travs de un asiento contable, las comisiones por administracin
generadas por los fondos.

Esta informacin ser tomada de los

mayores contables de la cuenta por pagar comisin de cada una de


las contabilidades de los Fondos.
2. Al cierre del penltimo da laborable de cada mes, la Administradora
procede a realizar la facturacin respectiva a los Fondos de los
valores provisionados por comisiones.
3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestin.
4. Se enva un correo automtico a Tesorera para informar los valores a
pagar por cada rubro y por cada Fondo.
5. Los Fondos proceden a cancelar los valores respectivos, con las
retenciones de ley.

Este pago se lo realiza por medio de

transferencia bancaria.

111

e) Flujograma propuesto

Elaborado por: Teresa Lalama Vsquez

112

Para una mejor apreciacin del procedimiento contable de la facturacin de


la Administradora por la compra/venta se esquematiza a travs de los
siguientes cuadros, ya que es importante tener en cuenta que en esta
negociacin intervienen tanto la Administradora como cada uno de los
Fondos.

Elaborado por: Teresa Lalama V.


Fuente: AFP Gnesis S.A..

Elaborado por: Teresa Lalama V.


Fuente: AFP Gnesis S.A..

113

En estos cuadros se puede apreciar a su vez los ingresos que percibe la


Administradora Gnesis por los servicios que presta a cada uno de los
Fondos, por lo que su mayor ingreso est centrado en este rubro, que son
las comisiones.

Pero est registro tambin est normado con una poltica:

f) Poltica contable de los ingresos


Esta

Poltica

ha

sido

desarrollada

con

referencia

las

Normas

Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentacin de estados financieros.

El reconocimiento de cualquier ingreso en la cuenta de resultados se


supeditar al cumplimiento de los tres requisitos siguientes:

a)

Su importe pueda estimarse de manera fiable.

b)

Sea probable que la entidad reciba beneficios econmicos asociados


con la operacin.

c)

La informacin sea verificable y se presente de forma fiel.

Adicionalmente, para el reconocimiento de ingresos en la Prestacin de


Servicios se debern cumplir los siguientes requisitos:

Este proceso de registro contable de provisiones, es un proceso que se lleva


manualmente y que por lo general da origen a errores en el registro de los
valores diarios.

En el control de ingresos y de cuentas por cobrar tambin es importante


realizar las siguientes preguntas que inciden en el control interno de las
mismas:

g) Cuestionario de anlisis

114

Existe un tope en los anlisis de antigedad de los saldos de las


cuentas por cobrar?
Existe un tope, que es mensual, pero no se lo lleva debido a que este
control se lo realiza manualmente, y no existe el personal suficiente
para manejar estos controles, por lo que se acumulan hasta un ao
para poder realizarlo.

El registro diario o mensual de los ingresos se realiza de manera


automtica?
No, se lo realiza de forma manual.

Siendo las comisiones el principal rubro de ingreso de la compaa, y sobre


el cual se centran los anlisis e indicadores financieros, es indispensable
considerar la pronta automatizacin de sus registros contables, ya que por
experiencia, se han generado estados financieros con ingresos incorrectos,
sobre los cuales se han realizado mediciones de resultados, y no siendo
estos reales, porque existi error en sus registros, las decisiones que se
toman no son valederas.

Por esto se dise a travs del flujo propuesto la automatizacin de los


ingresos que se obtendrn directamente de los contabilizaciones diarias de
cada Fondo.

4.

Cuentas por Pagar y Gastos

Como cuentas por pagar se entienden las obligaciones a corto plazo por la
compra de bienes y servicios en las actividades ordinarias de la empresa.

Las cuentas por pagar de la Administradora son cuentas a corto plazo, y sus
cancelaciones son diarias, para el caso de los pagos a los proveedores, y de
hasta 1 ao plazo, en el caso de las cuentas de nmina por registro de
provisiones de beneficios de ley, que son las principales provisiones

115

registradas, impuestos que la compaa debe cancelar como son retencin


en la fuente, retencin del impuesto al valor agregado y el impuesto a la
renta anual de la empresa.

Siendo este su esquema, las cuentas por pagar son controlables fcilmente,
ya que al ser la mayor parte beneficios de ley de los colaboradores, son
cuentas controladas a travs de anlisis de cuentas mensuales por el
Departamento de Nmina.

Por lo anterior los gastos cargados estarn relacionados una parte


directamente con la nmina de la empresa, y la otra con los diferentes pagos
a los proveedores que realiza diariamente Gnesis, y que a su vez estarn
relacionados con los cargos de activos fijos y dems gastos generales y
administrativos de la compaa.

a) Poltica contable de las cuentas por pagar


Esta

Poltica

ha

sido

desarrollada

con

referencia

las

Normas

Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentacin de estados financieros.

Las provisiones o cuentas por pagar se reconocen cuando cumplen con los
siguientes requisitos:

Tiene una obligacin actual producto de un suceso pasado y existe la


probabilidad de que se tenga que atender la obligacin.

Para cancelar la obligacin es probable que la entidad tenga que


desprenderse de recursos que incorporan beneficios econmicos.

Se puede estimar fiablemente el importe de esta obligacin.

Los Gastos son las partidas contables que cierta y directamente disminuyen
el beneficio, o en su defecto, el gasto siempre implicar el desembolso de
una suma de dinero que puede ser en efectivo o en bien, por lo tanto
siempre afectar la cuenta bancaria.

116

Para Genesis los gastos estn relacionadas directamente con el manejo


administrativo del negocio, es decir: pago de sueldos y beneficios de ley al
personal, pagos de servicios bsicos de la compaa, provisin y pago de
impuestos varios de la empresa, ya sea con organismos reguladores o
municipales, y dems gastos administrativos propios del negocio.

b) Poltica contable de los gastos


Los gastos se reconocen al costo histrico, a medida que son incurridos,
independientemente de la fecha en que se haya realizado el pago y se
registran en el perodo ms cercano al que se conocen.

Para un mejor entendimiento se desarrollar un ejercicio prctico.

5.5.

EJERCICIO PRCTICO

Para un mejor entendimiento se desarrollar un ejercicio prctico.

a)

Plan de Cuentas

117

118

119

120

b)

Estado de Situacin Final

121

c)

Transacciones

Durante el mes de Enero del 2013 se presentan las siguientes


transacciones, cuyos pagos la empresa los realiza a travs de cheques:
Enero 5 del 2013

Se paga el consumo de energa elctrica de la empresa,


del mes de enero del 2013 por US$ 1,500.00.

Enero 7 del 2013

Se realiza la limpieza de las oficinas de Gnesis del mes


de enero del 2013 por US$ 440.00 con iva incluido.

Enero 9 del 2013

Se

cobran

las

comisiones

por

servicios

por

administracin de fondos del mes anterior por US$


150,000.00.
Enero 17 del 2013 Se paga el consumo telefnico de la empresa del mes
de enero del 2013 por US$ 1,120.00.
Enero 19 del 2013 Se pag al Municipio de Guayaquil la patente de la
empresa por el ao 2013 por US$ 6,000.00

122

Enero 21 del 2013 Se pagaron anticipos de sueldos al personal por US$


600.00.
Enero 26 del 2013 Se cobran la segunda facturacin por las comisiones
por servicios por administracin de fondos del mes por
US$ 4,200.00
Enero 31 del 2013 Se pagaron los sueldos del mes a los colaborados de
Gnesis por US$ 5,000.00.

Las provisiones no se

realizarn sino hasta el primer semestre del ao.

d)

Libro Diario

123

e)

Libro Mayor

124

125

126

127

128

129

130

f)

Balance de Comprobacin

131

g)

Estado de Situacin Final y Estado de Resultados

132

h)

Anlisis Financiero

El anlisis financiero se lo realizar en base al clculo de los indicadores


financieros, que nos permitir obtener resultados ms significativos y
conocer la situacin financiera de la empresa.

133

Indicador de liquidez

Relacin corriente = Activo corriente / Pasivo corriente


Relacin corriente = 276,500.56 / 5070,272.74
Relacin corriente = 0.05

Su interpretacin es que por cada US$ 1 de pasivo, la empresa tiene un 0.05


de respaldo en el activo corriente, que realmente es muy poco para poder
cubrir las deudas adquiridas de Gnesis.

Endeudamiento sobre activos totales

Nivel de endeudamiento = Total pasivo / Total activo


Nivel de endeudamiento = 5070,272.74 / 12930,065.06
Nivel de endeudamiento = 0.3921  US$ 39.21
Su resultado se interpreta que por cada dlar que la empresa tiene en el
activo debe US$ 39, es decir, que esta es la participacin de los acreedores
sobre los activos de Gnesis.

Margen bruto de utilidad

Margen bruto de utilidad = Utilidad bruta / Ventas netas


Margen bruto de utilidad = 136,740.00 / 155,000.00
Margen bruto de utilidad = 0.8821  88.21%
El ndice dice que por cada dlar vendido, la Gnesis genera una utilidad
bruta del 88.21%.

Con el anlisis anterior se puede apreciar que la empresa tiene muchas


deudas que pagar, las mismas que debe disminuir considerablemente para
presentar y tener un mejor ndice de liquidez. Pero a pesar de esto su ndice
de margen bruto de utilidad es bueno a pesar de las obligaciones
pendientes.

134

5.5

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Una vez planteados los anlisis anteriores y explicados los problemas, y con
los diagramas de flujo diseados, se podr desarrollar el sistema que
permita la integracin de la informacin de las contabilidades que
actualmente maneja la empresa, es decir, la de la Administradora y la de los
Fondos y su automatizacin, con el fin de minimizar y muy posiblemente
desaparecer los errores en registros que se han presentado y que dificultado
la toma de decisiones.

Para esto se ha evaluado diferentes alternativas de desarrollo de este


sistema, provenientes de proveedores externos, entre las que estn:

Elaborado por: Teresa Lalama V.


Fuente: Departamento de Sistemas de AFP Gnesis S.A.

Todas estas son alternativas de software para aplicaciones de negocios que


permite ayudar a las compaas a integrar sus procesos de

negocios,

ayudando a toda la empresa a funcionar ms ordenadamente y


eficientemente. Los sistemas verstiles y modulares con los que dispone
pueden ser rpida y fcilmente adaptados a nuevos procesos de negocios
de forma que crezca su capacidad a medida que crece el negocio.

Otra alternativa es el desarrollo IN HOUSE, en Plataforma Oracle, para el


que es indispensable establecer un anlisis del recurso humano y monetario,
para el que se ha considerado contratar 3 personas durante un ao que
estarn involucradas nica y exclusivamente en el desarrollo de este sistema
de integracin y automatizacin, anlisis que se detalla a continuacin:

135

Elaborado por: Teresa Lalama V.


Fuente: Departamento de Sistemas de AFP Gnesis S.A.

De acuerdo a esto, se puede apreciar que ser ms conveniente disear y


desarrollar IN HOUSE este sistema, ya que por costo/beneficio, resultar
menor el desembolso considerando tres recursos humanos por un ao.
Para esto es importante considerar tambin que el costo planteado por los
los proveedores externos incluye software y desarrollo y por el mismo
espacio de tiempo que el software interno, que es un ao.

El mantenimiento futuro de este sistema lo realizar el personal interno de la


empresa del departamento de Proyectos y Desarrollo Tecnolgico, evitando
as costos adicionales.

136

CAPTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1

Conclusiones

Este trabajo muestra:

Los puntos crticos sobre los que se deben enfocar el sistema a


disearse que facilitar el ingreso de las transacciones contables que
evitar la presencia de errores en digitacin.

La importancia de que al poder visualizar los puntos crticos en la


compaa permite establecer lineamientos de control de tal forma que
permita entregar informacin confiable de la situacin financiera, as
como de sus operaciones.

Producto de todo el estudio realizado, se puede concluir que una


empresa bien estructurada, con los niveles jerrquicos bien
establecidos, permite obtener tanto la informacin financiero como
contable, de forma rpida, gil, veraz y confiable.

La inexistencia de reportes automticos genera inexactitud en la


informacin proporcionada de las alternativas de inversin en el
mercado.

Todas las opciones presentadas son modelos de negocio ofrecidos


por proveedores de software, pero la mejor alternativa es trabajo en
casa.

El licenciamiento gratuito (es decir personal eventual) ofrece mayores


ventajas, con respecto a su fcil uso e implementacin en la empresa.

6.2

Recomendaciones

Establecer el presente trabajo como un modelo para que AFP


Gnesis

determine la importancia de automatizar e integrar las

contabilidades que maneja, generar la informacin financiera y


contable materia de anlisis de forma automtica, de tal forma que

137

exista la seguridad en ella, y que no haya posibilidad de error en su


obtencin, para una mejor toma de decisiones.

Implementar los sistemas propuestos, tanto a nivel contable como a


nivel administrativo, actualizndolos constantemente de acuerdo a las
necesidades que se vayan presentando en la empresa.

Siendo necesario ir actualizando los sistemas de acuerdo a las


necesidades de la empresa, es importante tambin capacitar al
personal sobre estos cambios, para que los mismos puedan ser
utilizados en las actividades diarias de la empresa.

La gerencia debe establecer indicadores de desempeo durante estos


doce meses de trabajo, para conocer los avances y posterior
implementacin de todas las soluciones planteadas para el diseo de
este sistema de control administrativo y contable.

Estudiar ms a fondo la problemtica de no disponer de forma


eficiente de reportes de anlisis, ya que lo planteado representa
efectivamente el punto medular de la empresa, pero es conveniente
revisar todas las reas involucradas en el desarrollo de la compaa.

Realizar la implementacin inmediata de las mejoras sugeridas en


este trabajo.

Liberar de la operativa manual que realizan los departamento, con el


fin de que ese tiempo pueda ser utilizado favorablemente para otras
actividades en beneficio del departamento y de la empresa.

138

BIBLIOGRAFA

1. AFP GENESIS ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS


S.A., folletos varios de publicidad.

2. DELOITTE & TOUCHE, Los IFRS en su bolsillo 2012.

3. DEL RIO GONZLEZ, Tcnica Presupuestal, Facultad de Comercio


y Administracin, UNAM, Mxico, K 1972, 99.5-11.

4. HOMGREN CHARLES T., SRIKANT M. DATAR, MADHAR V.


RAJAN, Contabilidad de Costos.

5. HANSEN-HOLM, NIIF Teora y Prctica, Manual para implementar


Normas Internacionales de Informacin Financiera.

6. http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia

7. LEY ORGANICA DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

8. RAMIREZ PADILLA DAVID NOEL,

Contabilidad Administrativa,

octava edicin.

9. SNCHEZ CARRIN LCDO GILBERTO,

La Tablita, Tributaria y

Laboral, ao 2013.

10. WHITTINGTON PANY, O. RAY WHITTINGTON, CIA, CMA, CPA


DE PAUL UNIVERSITY KURST PANY, CFA, CPA, ARIZONA
STATE UNIVERSITY, Principios de Auditoria, dcimo cuarta edicin.

139

11. ZAPATA SNCHEZ PEDRO, ao 2011, Contabilidad General con


base en las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF),
sptima edicin.

140

ANEXOS
Anexo No. 1: Encuestas realizadas al personal de AFP Gnesis S.A.

141

142

143

144

145

Anexo No. 2: Reglamentos de los fondos que administra AFP Gnesis


S.A.

Fondo Mximo

146

147

148

Fondo Cesanta

149

150

151

152