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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN


SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIN A DISTANCIA

AUTOR (ES): DAVID KANAGUSICO

PLANEACIN DE LOS SISTEMAS

Clave: 0050

INTEGRALES (ERPs) PARA LOS


NEGOCIOS
Plan:

2005

Crditos: 8

Licenciatura: Informtica

Semestre: 7

rea:

Horas

Informtica (Gestin de

la informacin)

asesora:

Requisitos:

Horas

Tipo

de

asignatura:

Ninguno

Obligatori
a

de

por

semana:

Optativa

( x )

( )

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TEMARIO OFICIAL (horas sugeridas 64)

1. PLATAFORMA DE HARDWARE PARA

SISTEMAS EMPRESARIALES
2. CONCEPTOS DE BASES DE DATOS

RELACIONALES Y MULTIDIMENSIONALES
3. SEMBLANZA DE LOS SISTEMAS INTEGRALES

4. PRINCIPALES ALTERNATIVAS DE LOS

10

SISTEMAS EMPRESARIALES (ERPS)


5. CONCEPTOS DE SUPPLY CHAIN

12

MANAGEMENT (CADENA DE SUMINISTRO)


6. PLANEACIN E IMPLANTACIN DE UN

20

MDULO DE ERP

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INTRODUCCIN GENERAL A LA ASIGNATURA


La materia es una introduccin a los sistemas integrales de gestin
conocidos en ingls como ERP, las siglas significan Enterprise
Resource Planning. Dichos sistemas se encargan de gestionar la
informacin de una organizacin, generalmente tramitan informacin
sobre inventarios, recursos humanos, ventas, compras o produccin.
La asignatura est dividida en seis unidades.

En la unidad 1 se tratan temas introductorios como el concepto de


ERP, sus caractersticas, sus ventajas y desventajas, adems del
hardware y software necesario para su ejecucin.

La unidad 2 trata de temas fundamentales de bases de datos


relacionales y multidimensionales. La unidad 3 hace una semblanza
sobre la historia de los ERP y su impacto en las organizaciones.

La unidad 4 trata de alternativas de ERP tanto de opciones


comerciales como libres. La unidad 5 trata del concepto de la
cadena de suministro y la unidad 6 trata de los pasos necesarios
para implantar un ERP en una organizacin.

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OBJETIVO GENERAL DE LA ASIGNATURA

Al finalizar el curso, el alumno conocer los aspectos relacionados


con los sistemas integrales para los negocios (ERPS), as como
tambin conocer las principales alternativas que existen en el
mercado sobre estos sistemas.

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ESTRUCTURA CONCEPTUAL

PLATAFORMA DE
HARDWARE PARA
SISTEMAS
EMPRESARIALES

CONCEPTOS DE BASES
DE DATOS
RELACIONALES Y
MULTIDIMENSIONALES

SEMBLANZA DE
LOS SISTEMAS
INTEGRALES

PRINCIPALES
ALTERNATIVAS DE
LOS SISTEMAS
INTEGRALES
ERP`S

CONCEPTOS DE
SUPPLY CHAIN
MANAGEMENT
(CADENA DE
SUMINISTRO)

PLANEACION E
IMPLANTACION DE
UN MODULO DE
ERP

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UNIDAD 1. PLATAFORMA DE HARDWARE PARA SISTEMAS


EMPRESARIALES

OBJETIVO PARTICULAR
Al finalizar esta unidad, el alumno comprender el concepto de ERP,
sus principales caractersticas, sus fortalezas y debilidades, adems
de los elementos de hardware necesarios para su implantacin.

INTRODUCCIN DE LA UNIDAD
Los sistemas de informacin gestionan datos, dependiendo del
objetivo

del

sistema

de

informacin

este

tendr

ciertas

caractersticas. En esta unidad se har una introduccin a un tipo de


sistema de informacin que gestiona e integra la informacin de una
organizacin. Este sistema es conocido como ERP. Se hablar del
concepto de ERP, de sus principales caractersticas, as como una
clasificacin de acuerdo al tipo de licencia de software, que pueden
ser libres y comerciales, sus ventajas y desventajas, los mdulos
que lo integran y los elementos de hardware y software necesarios
para poder implantarlo.

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6

LO QUE S

Envo de archivo

Define con tus propias palabras qu mdulos debera contener un


sistema de informacin para una organizacin de tipo comercial. Por
ejemplo, un supermercado. El sistema debe permitir gestionar la
mayora de la informacin administrativa de la empresa.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que
hayas concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

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TEMARIO DETALLADO DE LA UNIDAD

1.

PLATAFORMA

DE

HARDWARE

PARA

SISTEMAS

EMPRESARIALES
1.1 Introduccin a los ERPS
1.2 Componentes, caractersticas, fortalezas y debilidades de los ERPS
1.3 Elementos de Hardware necesarios para un ERP

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1. PLATAFORMA DE HARDWARE PARA SISTEMAS EMPRESARIALES

1.1 Introduccin a los ERPS

Definicin de ERP (Definicin de EPR, 2012; Shtub, 2003, p. 1-16)


Un ERP es un sistema de informacin que gestiona la informacin
de una organizacin. Dicha informacin se encuentra integrada y
estandarizada, que de esta manera se puede compartir con todas
las reas de la organizacin.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin, se


caracterizan
integrados

por
en

estar

una

compuestos

sola

aplicacin.

por

diferentes

Estos

mdulos

mdulos
varan

dependiendo del tipo de ERP, ya que no es lo mismo un ERP


orientado a la industria de la transformacin que un ERP para un
hospital, pero en general sus mdulos son: produccin, ventas,
compras, finanzas, contabilidad, inventarios, nmina y pedidos,
puede que un ERP contenga mas mdulos o menos mdulos, todo
depende del ERP a utilizar. Generalmente, los ERP comerciales
tienen ms mdulos que los ERP realizados bajo la filosofa del
software libre.

Un ERP integra la informacin de dichos mdulos evitando la


duplicidad de informacin y concentrando la informacin en una sola
base de datos. Esto hace que sea relativamente fcil compartir la
informacin de las distintas reas de una empresa, incluso se
pueden obtener informacin de dos reas y concentrarlas en un solo
reporte, por ejemplo se puede obtener un reporte que compare las
ventas, con el movimiento en inventarios. Esto es posible gracias a
que la informacin de ambas reas est concentrada en la bases de
datos. Otra ventaja de mantener la informacin de todas las reas en
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una sola base de datos, es que se pueden realizar reportes que


sirvan para la toma de decisiones, por ejemplo se puede saber
cules son los productos ms vendidos o los que dejan un mayor
margen de ganancia. Con base a esta informacin los directivos
tomarn decisiones basadas en datos confiables.

Los ERP difieren de otros sistemas informacin administrativos


como los paquetes contables o administrativos, debido a que los
paquetes o realizan una sola funcin o unas cuantas. Por ejemplo,
un paquete contable nicamente realiza la contabilidad, un sistema
de inventarios se encarga solo de inventarios. Puede que un
paquete cuente con ms de una funcin, pero aun as no es un ERP.
Un programa de facturacin puede contener un mdulo de
inventarios y un mdulo contable. Hasta este momento el ERP y el
paquete son similares, sin embargo, si el usuario desea realizar
modificaciones en el paquete, no lo puede hacer, ya que los usuarios
no tienen acceso ni al cdigo fuente, ni a la base de datos, en otras
palabras, un paquete no puede ser modificado, un paquete no puede
ser adaptado a las necesidades del cliente. Aqu hay una diferencia
con un ERP.

Un ERP esta pensado para ser adaptado a las necesidades de la


organizacin. Los ERP pueden ser adaptados pues los usuarios
tienen acceso al cdigo fuente de las aplicaciones, tambin tienen
acceso a la base de datos y esta tambin puede ser modificada.
Cabe destacar que se necesita de personal especializado para
modificar un ERP, pero estas modificaciones pueden ser realizadas
por los consultores del proveedor, o por personal de la misma
organizacin, por supuesto con una capacitacin previa. Esto no es
posible con un paquete administrativo, lo que un cliente adquiere con
un paquete contable es lo que tendr siempre.
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Hay una segunda diferencia en entre el ERP y el paquete


administrativo. Generalmente los paquetes administrativos estn
pensados para ser utilizados por una PYME. En cambio un ERP est
pensado

para

organizaciones

de

mayor

tamao,

empresas

medianas y grandes. Una organizacin de mediana o grande cuenta


con personal especializado, en este caso para modificar el ERP se
requiere de programadores, administradores de bases de datos y de
servidores.

La gestin de un ERP requiere de una infraestructura tecnolgica y


de personal especializado, aqu existe una tercera diferencia con el
paquete contable, el paquete contable puede ser utilizado y
mantenido por usuarios que no necesariamente son especialistas en
tecnologas de informacin.

Una cuarta y ltima diferencia es el costo, un paquete contable


puede costar algunos miles de pesos, pero un ERP puede costar
millones de dlares.

Las diferencias con los paquetes contables muestran que los ERP
son sistemas de gestin de informacin que integran las prcticas de
negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una
organizacin de mayor tamao, generalmente se usan en empresas
comerciales e industriales, en el caso de empresas comerciales, es
comn su uso en supermercados y tiendas departamentales, en el
caso de empresas industriales, es comn su uso en empresas de
transformacin, como por ejemplo fbricas de autopartes, acereras,
cementeras, cerveceras y farmacuticas por mencionar algunas.

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El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los


procesos de negocio de la empresa. De esta manera la informacin
esta disponible para todas las reas de la empresa, por ejemplo, el
rea de ventas puede consultar los inventarios, contabilidad puede
conocer las facturas de los proveedores, la gerencia puede conocer
el estado de resultados, al estar toda la informacin en un solo
sistema de informacin y en una sola base de datos.

Los objetivos de una empresa al implementar un ERP pueden variar


dependiendo de los objetivos de la misma, sin embargo existen
objetivos que generalmente se buscan en la mayora de las
empresas.
Los objetivos principales de un ERP son:

Integracin de la informacin de todas las reas de la


empresa.

Evitar la duplicidad de informacin.

Utilizacin de un solo sistema de informacin.

Compartir informacin entre reas.

Agilizacin de los procesos de negocio.

Acceso a toda la informacin de forma precisa y oportuna.

Estandarizacin del formato de la informacin.

Obtencin de informacin para la toma de decisiones.

El propsito de un ERP es obtener un manejo eficiente de la


informacin, para optimizar los procesos de negocios, dar una mejor
atencin a clientes y proveedores, y obtener informacin de manera
oportuna para la toma de decisiones.

Definicin de CRM (Macro web, 2014; Garca, 2001, p. 19-25)


La gestin de la relacin con el cliente es la forma que tienen las
empresas para interactuar con sus clientes, y la tecnologa de
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informacin y telecomunicaciones le ha dado protagonismo a este


concepto. Las TIC ofrecen la posibilidad de relacionarnos de manera
individual con cada cliente de una manera gil y oportuna.

En un sentido estricto este tipo de sistemas no forman parte de un


ERP, sin embargo actualmente estn muy ligados entre si, existe
software como el Viena Advantange o el DoliBarr, que ya incluyen un
CRM integrado al ERP. Pero antes de continuar es necesario definir
las siglas CRM. Las siglas quieren decir Customer Relationship
Management, en espaol su traduccin sera la administracin de
las relaciones con el cliente. La atencin al cliente no es algo nuevo,
solo que ahora se auxilia de la tecnologa a travs del CRM. El
objetivo de un CRM es contar con informacin acerca de los clientes
para poder satisfacer sus necesidades de una mejor manera, si
tomamos en cuenta que la informacin de los clientes ya se
encuentra almacenada en la base de datos de un ERP, su
explotacin a travs de un CRM es un paso sencillo.

Los CRM adems sirven para obtener estudios de mercado que


permitan desarrollar mejores estrategias de venta y atencin al
cliente.

El CRM ayuda a la estrategia de la empresa de atender mejor a sus


clientes, dicha estrategia centra sus esfuerzos en el conocimiento de
los

clientes,

detectando

sus

necesidades,

aumentando

su

satisfaccin, incrementando su fidelidad e incrementando la


rentabilidad del cliente a la empresa, mediante el anlisis de las
informaciones extradas por los clientes desde los diferentes medios
de informacin.

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Un CRM es una aplicacin que las empresas utilizan para


administrar todos los aspectos de sus encuentros con los clientes.
Un sistema CRM puede incluir desde tecnologa para la recoleccin
de datos cuando un cliente adquiere un producto o un servicio, ya
sea de manera presencial o a travs de una tienda en lnea.

Un CRM ayuda a la empresa a contactarse en forma eficiente con


sus clientes. As las soluciones CRM integran las TIC junto a las
estrategias de mercado para identificar clientes potenciales,
atraerlos y retenerlos.
Un CRM es una herramienta que se enfoca en la atencin al cliente.

Pensemos en una tienda departamental, la cul puede obtener


informacin de los productos que adquieren sus clientes, y de esta
manera puede conocer sus preferencias, y as enfocar sus esfuerzos
a satisfacer dichas necesidades o incluso intentar crear nuevas
necesidades.

Actualmente la competencia entre empresas es feroz, por ejemplo


los supermercados tienen una competencia muy fuerte entre ellos, y
en realidad los productos y servicios que ofrecen se asemejan
bastante. Las principales diferencias radican en el precio de venta
del producto y del trato al cliente que reciben, dichas empresas
realizan campaas de publicidad para obtener nuevos clientes,
adems deben satisfacer las necesidades de los clientes actuales,
los cuales si reciben un trato especial, posiblemente compraran mas
productos o servicios en un determinado supermercado, es por ello
que se hace necesario mantener a los clientes actuales y atraer
nuevos, pero para esto se necesita informacin.

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Que desea un cliente?

Precio

Variedad

Calidad

Oportunidad

Buen servicio

Es en esta parte donde ayuda un CRM ya que facilita la


segmentacin de los clientes segn sus necesidades y ayuda a una
empresa a competir en base a sus servicios. Adems facilita la
interaccin con los clientes lo que a su vez ayuda a conocer sus
necesidades.

CRM es una estrategia que engloba a toda la empresa, donde el


cliente participa en la implementacin de estrategias de mercadeo,
teniendo en cuanta sus necesidades.
Pero para llegar a este punto, no se pueden hacer suposiciones, se
debe obtener la informacin, se debe filtrar y consultar para
entonces tomar las decisiones adecuadas, y en esta parte el uso de
un CRM, es de gran ayuda.

Veamos algunos ejemplos de software de CRM:


Esta es la interfaz de un CRM libre de nombre SugarCRM:

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15

Fuente: CRM, s. f.

Otro CRM libre es Vtiger CRM

Fuente: Vtiger, 2014.

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Tipos de ERP
La clasificacin de un ERP puede realizarse en base al tipo de
negocio al que va dirigido, un ERP puede estar dirigido a la industria
de la transformacin, al comercio, a los sistemas de salud, a
sistemas financieros, orientados al gobierno etc., sera una lista muy
larga de abarcar, as que se optar por clasificarlos de acuerdo al
tipo de licencia del ERP. Se clasificaran en ERP comerciales
entendiendo que es un software por el cul se debe pagar una
licencia para su utilizacin, y los ERP libres, por los cules no es
necesario pagar cuota alguna.

ERP Comerciales
Este tipo de ERP requiere el pago de una licencia para poder ser
utilizado, generalmente se pagan el nmero de usuarios del sistema,
y este pago es aparte del costo de implantacin del sistema. De esta
manera, el precio de utilizar una solucin de este tipo suele
encarecerse mucho. Existen sistemas ERP comerciales que
pertenecen a grandes desarrolladoras de software como SAP,
Oracle o Microsoft, las cuales cuentan con productos muy estables y
personal capacitado no solo en el pas donde se comercializa, sino
en casi todo el mundo. Si una organizacin dispone con los recursos
necesarios y decide utilizar una solucin comercial, esto proporciona
muchas ventajas para dicha organizacin.

Ventajas

Software probado. Las compaas productoras de software


comercial, por lo general tienen departamentos de control de
calidad, que llevan a cabo muchas pruebas sobre el software
que producen.

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Recursos a la investigacin y desarrollo. Se destina una parte


importante de los recursos a la investigacin sobre mejoras
del producto.

Personal capacitado. El proveedor se encarga de capacitar a


sus consultores, algunos de ellos ya cuentan con la
experiencia

de

varias

instalaciones,

existe

incluso

la

posibilidad de traer consultores de otros pases, para resolver


problemas en la implantacin de un ERP, aunque con costo
adicional para el cliente.

Uso comn por los usuarios. El software comercial de


empresas dominantes en el mercado ha sido usado por
muchas personas y es ms fcil encontrar a alguien que lo
sepa usar, en lugar de un software poco comn que muy
pocas personas lo han utilizado.

Uso comn por los consultores. Es ms fcil encontrar


consultores de un software que es dominante en el mercado,
que de uno poco conocido, lo que redunda en la facilidad para
encontrar personal capacitado para mantener y modificar el
ERP. Por otro lado, en el mercado de los ERP comerciales,
es comn encontrar consultores independientes, y que
adems,

cobran

menos

que

los

consultores

de

los

proveedores.

Software para aplicaciones muy especficas. Existe software


comercial diseado para sectores muy especficos, que no
existen en ningn otro lado ms que en la compaa que lo
produce.

Difusin de publicaciones acerca del uso del software. Existe


gran cantidad de publicaciones, que documentan y facilitan el
uso de las tecnologas que proveen las compaas de
software comerciales. Hoy en da se pueden encontrar
manuales en Internet de los ERP ms populares.
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Desventajas (Muiz, p. 21-23: Clasificacin de ERP, 2012: Tipos de


ERP, s. f.)

Cursos de aprendizaje costosos. Es difcil aprender a utilizar


eficientemente el software propietario sin haber asistido a
costosos cursos de capacitacin, dichos cursos los imparte el
proveedor o sus socios de negocios, y aunque se puede optar
por buscar capacitacin con capacitadores no certificados,
existe el riesgo de que la capacitacin sea deficiente.

Cdigo fuente cerrado. Aunque en un ERP se tiene acceso al


cdigo de muchas aplicaciones, no todo el cdigo est
disponible para los usuarios del sistema. Existen partes que
son solo del conocimiento de los programadores del
proveedor, y es entendible pues es su ventaja competitiva
frente a la competencia. Pero eso puede traer problemas para
el personal tcnico de la empresa usuaria del ERP, pues no
conocen todo el cdigo del ERP. Algunos componentes son
como una caja negra, cuyo funcionamiento se desconoce y
cuyos resultados son impredecibles. En otros casos es
imposible encontrar la causa de un resultado errneo,
producido por un componente cuyo funcionamiento se
desconoce.

Soporte tcnico costoso. En la mayora de los casos el


soporte tcnico es muy costoso, pero muchas veces es
necesario pagarlo, ya que el proveedor es el nico que cuenta
con la informacin precisa de cmo funciona el ERP.

Adaptaciones costosas. Las adaptaciones son costosas, hay


empresas que cobran por hora y en dlares el trabajo de sus
consultores, lo que eleva muchsimo el costo de realizar
adaptaciones para las necesidades de la empresa. En caso
de que sea vitalmente necesaria tal modificacin, es
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necesario pagar una elevada suma de dinero al proveedor,


para que sea esta quien lleve a cabo la modificacin.

Ilegalidad de copias sin licencia para el efecto. Es ilegal hacer


copias del software propietario sin antes haber contratado las
licencias necesarias.

Imposibilidad de compartir. Si una empresa tiene funcionando


exitosamente

un

sistema

dependiente

de

tecnologa

propietaria, no lo puede compartir con otras empresas a


menos que cada una de stas contrate todas las licencias
necesarias.

Quedar sin soporte tcnico. Si la compaa fabricante del


software propietario se va a la banca rota el soporte tcnico
desaparece, la posibilidad de en un futuro tener versiones
mejoradas de dicho software desaparece y la posibilidad de
corregir los errores de dicho software tambin desaparece.
Los clientes que contrataron licencias para el uso de ese
software quedan completamente abandonados a su propia
suerte.

Descontinuacin de una lnea de software. Si una compaa


fabricante de software es comprada por otra ms poderosa,
es probable que esa lnea de software quede descontinuada y
nunca ms en la vida vuelva a tener una modificacin.

Dependencia a proveedores. En la mayora de los casos la


empresa se hace dependiente de un solo proveedor.

Existen varios proveedores de ERP comerciales, los ms comunes


son:

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SAP ERP

Fuente: Tipos de ERP, s. f.

Microsoft Dynamics ERP

Fuente: Intech Systems, s. f.

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21

JDEdwards

http://www.siliconweek.es/noticias/jd-edwards-enterpriseone-llegaactualizado-16742

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22

Intelisis

http://desarrollo.intelisis.com/HTML.aspx?Pagina=3325

ERP Libres (Roca, 2007)

Este es un tipo de ERP, donde desarrolladores se dedican a crear


un sistema y lo ponen a la disposicin de todo el mundo. Muchas
veces son iniciadores en solitario de un proyecto por inters
personal, lo que luego da lugar a una comunidad de usuarios con los
mismos intereses compartidos.
Antes de continuar es necesario realizar una breve descripcin del
significado de software libre.
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La definicin de Software Libre, escrita por Richard Stallman y


publicada por la Free Software Foundation (Fundacin por el
Software Libre o FSF), define al software libre como un asunto de
libertad, no de precio. El trmino software libre en ingls es free
software, lo que crea confusin entre algunos usuarios pues la
palabra free significa tanto libre como gratuito en ingls y la FSF
enfatiza que el trmino free (libre) se usa en su acepcin de libertad,
como en "libertad de expresin" ("free speech") y no en trminos de
gratuidad como en "cerveza gratis" ("free beer").

Los proyectos libres se basan en la entrega y garanta de libertades


al usuario final. El Software Libre es el que da las siguientes
libertades:

1. La libertad de ejecutar el programa, para cualquier propsito


(libertad 0).
2. La libertad de estudiar cmo trabaja el programa, y cambiarlo
para que haga lo que usted quiera (libertad 1). El acceso al
cdigo fuente es una condicin necesaria para ello.
3. La libertad de redistribuir copias para que pueda ayudar al
prjimo (libertad 2).
4. La libertad de mejorar el programa y publicar sus mejoras, y
versiones modificadas en general, para que se beneficie toda
la comunidad (libertad 3). El acceso al cdigo fuente es una
condicin necesaria.

Ya con esta breve definicin podemos continuar con el tema de los


ERP libres. Los ERP libres son una buena alternativa a los ERP
comerciales. Aunque se tiende a pensar: si es libre es gratis, esto
no es del todo cierto, as como no es cierto tampoco que todo
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software libre est hecho por un grupo de gente sin nimo de lucro.
Las empresas desarrolladoras de este tipo de sistemas suelen tener
una comunidad de socios de negocios que ofrecen servicios de
implantacin, configuracin, y formacin de usuarios en sus
aplicaciones ERP. Adems, ofrecen para nuevos socios o clientes
que desean implantar la solucin de forma independiente (en su
propia empresa, por ejemplo), unos cursos de capacitacin. Sin
estas opciones es muy difcil llevar a cabo la configuracin, e
implantacin del sistema, ya que podemos estar mucho tiempo
averiguando su funcionamiento interno, pues suelen ser muy
complicados de adaptar.

Otra opcin son las comunidades de usuarios del ERP, los usuarios
del sistema comparten sus experiencias y resuelven dudas entre
ellos, en otras palabras los usuarios pueden acceder a un servicio de
soporte tcnico entre camaradas.

Adems, usando aplicaciones de cdigo abierto, se asegura un buen


servicio, ya que si la empresa proveedora del software no da un
buen trato al cliente, ste puede elegir que otra empresa le d el
soporte sin cambiar de aplicacin. En cambio, con aplicaciones
comerciales, se depende del proveedor, que puede subir los precios
cuando quiera.

Al igual que el software comercial, el software libre, tiene ventajas y


desventajas:

Ventajas

La licencia es gratuita. Se puede utilizar el producto sin pagar


una licencia, se puede instalar en la cantidad de servidores y
clientes que queramos.
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Se puede acceder al cdigo fuente. El ERP se puede


modificar y adaptar a las necesidades de la organizacin. No
existen cdigos cerrados, todo el cdigo esta abierto, y se
puede modificar y adaptar.

Aunque es comn encontrar errores en el software libre, estos


se pueden reparar, ya que se tiene acceso aI cdigo fuente.

Se pueden incluir correcciones realizadas por otros usuarios,


y sin costo alguno.

Se puede adaptar para que pueda correr en varios sistemas


operativos, por supuesto si el lenguaje de programacin lo
permite.

Se puede adaptar para que utilice otra base de datos


diferente a la incluida en el software.

Se puede obtener soporte de los desarrolladores o de otros


usuarios del software.

Desventajas (Muiz, 2004; Tipos de ERP, 2012; Tipos de sistemas


ERP, s. f.)

Es comn encontrar errores en el software libre, ya que las


personas encargadas del proyecto no cuentan con los
recursos para mantener a un grupo de testers, de hecho lo
usual es que los usuarios del software reporten los errores, o
incluso los corrijan, y despus mandan las correcciones a los
responsables del proyecto.

Carecen de muchas funcionalidades. De hecho, muchos


proyectos Opensource se caracterizan por no ofrecer todas
las funcionalidades del software comercial. Con el tiempo los
proyectos se van completando, pero es un proceso de
innovacin es mas lento en el software libre, que en el
software comercial.
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No

estn

pensados

para

todos

los

pases.

Los

desarrolladores de una aplicacin la planean para su pas de


origen, y muchas veces el software no se adapta a las normas
de otro pas, puede inclusive que solo se encuentre disponible
en un solo idioma, y aunque generalmente el software libre
utiliza el ingles como el estndar, esto no siempre sucede, se
puede encontrar software libre en idiomas poco comunes.

Puede cambiar la licencia, por ejemplo a una cerrada,


motivado por la falta de beneficios. En este caso nos
podemos quedar con una aplicacin obsoleta.

El desarrollo se queda sin soporte, esto es algo aun peor,


debido a que los desarrolladores del software, decidieron ya
no invertir ms recursos en el proyecto, e igualmente nos
quedamos con una aplicacin obsoleta.

Falta de capacitacin. Resulta muy difcil, por la propia


complejidad de estos proyectos, entender la arquitectura de
los mismos si no se recibe una capacitacin. Es complicado
implantar una de estas soluciones sin una formacin
adecuada. Y esta formacin no siempre es fcil de obtener,
de hecho en el caso del software libre, los desarrolladores
tienen que ser autodidactas.

Mayor inversin de tiempo. Existe un ahorro en al pago de las


licencias, sin embargo en el software libre, se tiene que
invertir tiempo investigando y entendiendo como funcionan las
aplicaciones. Existen comunidades de usuarios que pueden
ayudar, pero esto no es una capacitacin formal. Es comn
que el usuario del software tiene que descubrir por si mismo,
todas funcionalidades, aciertos y errores del software.

Falta de compatibilidad. Es importante determinar si el


software es compatible con otros sistemas operativos, u otras
aplicaciones, si se puede compartir su informacin. De lo
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contrario estaremos utilizando un software que esta aislado


de otras aplicaciones.

Falta de responsabilidad. El software Opensource se suele


entregar sin garanta de ningn tipo. Es un riesgo, por lo que
hay realizar pruebas exhaustivas e investigar si existen
implantaciones del mismo, y si fueron exitosas o no.

Ejemplos de ERP libres:

Openbravo

Fuente: Openbravo ERP, 2014.

Viena Advantage

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28

Fuente: ERP CRM, 2014

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29

DoliBarr

Fuente: Dolibarr ERP-CRM, 2014.

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30

ADempiere

Fuente: ADempiere ERP Business Suite, 2014.

WebErp

Fuente: webERP Accounting, 2014.


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La ventaja clara es que el software no tiene un costo por el uso de


una licencia, sin embargo es necesario dedicarle una buena cantidad
de esfuerzo, ya que estos ERP libres no cuentan con todas las
funcionalidades que las empresas necesitan, sin embargo son una
opcin muy viable, para empresas que no cuentan con los recursos
para pagar un ERP comercial, o que simplemente no desean estar
atados a un proveedor de software con licencia de pago.

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1.2 Componentes, caractersticas, fortalezas y debilidades de


los ERPS (Muiz, 2004: 25-30)

Dependiendo del ERP, los componentes del mismo varan, no es lo


mismo un ERP, que se dedica a lo compra y venta de productos, a
un ERP que se utiliza para gestionar una empresa automotriz, pero
en general los ms comunes son.

Clientes
Este modulo gestiona la informacin de los clientes, adems de sus
transacciones como la facturacin o remisiones.

Ventas
Este modulo est muy relacionado con el de clientes, puede que en
un ERP estn los mdulos unidos, como su nombre lo indica, este
mdulo gestiona el proceso de ventas, esta mdulo puede incluir un
apartado de pedidos y ventas al contado.

Proveedores
Este modulo gestiona la informacin de los proveedores, adems de
las facturas a pagar o pagadas, y el tipo de productos o servicios
que manejan.
Produccin
No todos los ERP tienen este mdulo, si el ERP esta orientado a
empresas comerciales no se utiliza, pero en las empresas
industriales es fundamental. Este modulo contiene informacin de
materias primas, productos y procesos, costos estndar, compras y
costos de produccin.

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Almacn
Gestin de artculos, de ubicaciones, recepcin de materiales,
control de movimientos y preparacin de pedidos, incluso se pueden
manejar varios almacenes.

Contabilidad
Como su nombre lo indica es informacin relativa a la informacin
financiera de la organizacin, gestionar informacin sobre cuentas
contables, balances y estados de resultados.

Gestin de recursos humanos


No todos los ERP cuentan con este mdulo debido a su complejidad,
este modulo gestiona la informacin relativa a los empleados,
nminas y seguros sociales, contratacin, capacitacin de personal,
gastos de viaje, planes de carrera y salud laboral.

Configuracin
Todos los ERP utilizan un modulo de configuracin, este no est
disponible para el usuario comn, ya que sera peligroso, este
modulo est restringido para los administradores del ERP, que se
configura los perfiles del usuario, la tasa de impuestos, las cuentas
contables, el tipo de moneda y todo lo que tenga que ver con la
configuracin del ERP.

Caractersticas de los ERP


Las caractersticas de los ERP son variadas. Una de las
caractersticas ms importantes y de la que se hablo en la
introduccin es su capacidad para ser modificados, para ser
adaptados a las necesidades de cada organizacin:

SUAyED
34

Adaptables
Los ERP estn diseados para adaptarse a los procesos de negocio
de cada empresa. Esto se logra debido a que cuentan en un primer
nivel de herramientas de configuracin, por ejemplo un ERP se
puede configurar para que sea utilizado con diferentes tipos de
impuestos, diferentes tipos de monedas, diferentes tipos de
embalaje de productos, o diferentes tipos de datos de captura para
clientes y proveedores o diferentes tipos de reportes. En este punto
son parecidos a los paquetes administrativos, pero si se requiere de
una adecuacin ms profunda, los ERP cuentan con los cdigos
fuentes de las aplicaciones ya establecidas, esto es, si un aplicacin
no cuenta con la estructura adecuada, esta se puede modificar, o se
puede incluso crear una nueva aplicacin. Supongamos que el ERP
cuenta con una aplicacin que permite la captura de informacin de
clientes, pero la empres desea incluir mas datos, como el CURP, lo
nico necesario es modificar dicha aplicacin para que permita
incluir el CURP, y como adems los ERP cuentan con una base de
datos, esta tambin se modificar para incluir dicho campo en la base
de datos. Los ERP se pueden adaptar a las necesidades de cada
organizacin.

Integrales
Una empresa mediana o grande, cuenta con varias areas, si no se
utiliza un ERP, es necesario que cada area cuente con un sistema
de informacin, ya sea informtico o en papel, esto conlleva que la
informacin se puede duplicar, no es fcil de compartir y no es
estndar. Por ejemplo en un empresa comercial, el departamento de
recursos humanos guarda los curriculums de los empleados en
papel, el area de inventarios utiliza un sistema de inventarios
desarrollado en Visual Basic , y el rea de ventas utiliza un sistema
de facturacin que usa una base de datos Paradox. Al momento de
SUAyED
35

intentar compartir y concentrar la informacin de los tres sistemas,


puede ser una tarea muy complicada.

Si se utiliza un ERP, la informacin de los tres sistemas puede estar


integrada en una sola base datos, la cual puede generar reportes de
manera estndar, las tres reas pueden consultar la informacin y
no es necesario realizar un proceso de filtracin y concentracin de
informacin.

Veamos otro ejemplo. El caso de la venta de un producto. En primer


lugar se realiza una orden de compra a un proveedor, la orden de
compra se enva al almacenista, el almacenista recibe el embarque y
recibe los productos, ahora que hay existencia en el inventario el
vendedor venden un producto, se genera una factura y es necesario
disminuir el inventario y actualizar las cuentas contables. Todos
estos movimientos se pueden realizar con Un ERP, y quedarn
registrados en una base datos. Si la empresa no usa un ERP,
necesitar tener varios sistemas que controlen los procesos
mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la
informacin se duplica, y existe la posibilidad de errores en los
datos.

Modulares
Los ERP utilizan mdulos que realizan una actividad en especifico y
se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y
que se genera a partir de sus procesos. Los ERP permiten la
posibilidad de habilitar o deshabilitar los mdulos, adems los
mdulos pueden configurarse de acuerdo a los requerimientos del
cliente.

Ejemplo:

ventas,

compras,

finanzas,

inventarios,

contabilidad, etc.

SUAyED
36

Cabe destacar que el ERP debe configurarse para que los usuario
solo puedan ver una parte del sistema, en otras palabras los
usuarios de ventas, no necesariamente pueden ver la informacin de
contabilidad y viceversa. Los ERP cuentan con perfiles de cada
usuario, y cada usuario se le otorgan permisos para acceder a cada
modulo.

Ventajas de un ERP
Las ventajas de un ERP superan por mucho a las desventajas,
veamos primero las ventajas.

Ventajas:

Base de datos centralizada.

Datos estandarizados.

Acceso a la informacin desde cualquier mdulo, por


supuesto si el usuario goza de los privilegios para hacerlo.

Los mdulos del ERP interactan entre s consolidando todas


las operaciones.

En un sistema ERP los datos se introducen slo una vez y


pueden ser procesados por el mdulo, donde se introdujeron
los datos, o incluso pueden ser explotados con otros fines.
Por ejemplo los datos de los clientes solo se capturan una
vez, pero estos datos pueden ser consultados para realizar un
reporte de clientes, estos reportes pueden ser ordenados en
base a la direccin del cliente, con el objetivo de enviarles
informacin de productos o servicios. La informacin del
cliente se capturo una vez, pero puede ser explotada de
diversas maneras.

Un ERP puede tener mens modulares y configurables segn


los roles de cada usuario.

Informacin confiable y veraz.


SUAyED
37

Acceso a la informacin integrada en tiempo real


Control total de la informacin de la empresa y de la
informacin que genera.

Datos accesibles desde cualquier lugar, existen ERP que


estn orientados a la WEB y se pueden acceder incluso
desde una Tablet.

Reduccin de costos de gestin.


Flexibilidad. Es posible hacer cambios en cualquier momento,
por ejemplo cambios en los impuestos o en las leyes
laborales.

Agiliza las relaciones comerciales con socios de negocios.

Minimiza tiempo de respuesta hacia clientes y proveedores.

Permite a los tomadores de decisiones, tener informacin


para una reaccin rpida al mercado.

Mejora la gestin de la informacin.

Optimiza los procesos de trabajo.

Automatiza las operaciones de la empresa.

Estandariza y simplifica los procesos de negocio.

No se trabaja por duplicado, por lo que elimina costos por


posibles errores.

Optimiza los recursos.

Las desventajas son menores, pero hay que tomarlas en cuenta.

Desventajas (Shtub, 2003: Muiz, 2004)

Se

requiere

de

personal

especializado

para

su

mantenimiento.

Los costos de los ERP comerciales son muy elevados.

Los ERP libres no cuentan con la funcionalidad necesaria


para las empresas.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar


alguno de sus procesos para alinearlos con los del ERP.
SUAyED
38

1.3 Elementos de Hardware necesarios para un ERP


Un sistema de informacin de gestin est constituido por los
procedimientos, personas y medios tcnicos que permiten capturar,
administrar y consultar la informacin, de forma que pueda contribuir
a la toma de decisiones o a la puesta en prctica de dichas
decisiones.

Los componentes de un sistema de informacin pueden ser


clasificados en tres grupos:

Las herramientas tecnolgicas: hardware, software, base de


datos, telecomunicaciones.

Las personas

Los procedimientos

Las tecnologas de informacin son el soporte para un ERP, este no


podra existir sin las mismas.
En

este

sentido,

las

tecnologas

de

informacin

telecomunicaciones representan un ingrediente bsico para la


solucin aunque no la solucin en s misma. Los sistemas de
informacin precisan las siguientes herramientas tecnolgicas:

Hardware
Consiste en el equipamiento fsico para llevar a cabo la entrada,
proceso y salida de la informacin. Los dispositivos de entrada
incluyen teclados, lectores de discos, de memorias flash, etc. Los
dispositivos de proceso incluyen la unidad central de proceso,
memoria y almacenamiento. Existen mltiples dispositivos de salida
como impresoras y pantallas de computadora, aunque hoy en da
una pantalla puede ser tambin un dispositivo de entrada, como por
ejemplo una pantalla touch-screen. Sin nimo de profundizar en este
tipo de recursos, podemos clasificar a los recursos de hardware en
tres grandes categoras:
SUAyED
39

Computadoras: Estas pueden ser desde main-frames y


servidores hasta computadoras personales y tablets.

Perifricos: los cuales incluyen toda una variada gama que


abarca desde los elementos ms comunes de entrada,
visualizacin, almacenamiento y distribucin de datos e
informacin como pueden ser los teclados, pantallas,
impresoras etc.

Hardware

de

telecomunicaciones.

Permiten

las

organizaciones enlazar sistemas informticos constituyendo


redes. Las redes de rea local interconectan equipos en un
entorno reducido, tpicamente en una oficina o edificio. Las
redes de rea amplia (WAN) pueden interconectar sistemas
alejados

mediante

redes

de

comunicacin

exteriores,

habitualmente pblicas. Actualmente la red de Internet, es la


red ms popular en todo el mundo, y todos los ERP
modernos, permiten su interconexin a la red de redes.

Software
Consiste en los programas computacionales. Estos programas
permiten a la computadora procesar la informacin. Podemos
clasificar el software en los tres siguientes grupos:

Software

de

sistemas;

se

trata

de

un

componente

estrechamente asociado al propio hardware, que permite a


ste

operar

soportar

software

especfico

para

las

aplicaciones, un ejemplo de esto son los sistemas operativos.

Software de aplicacin; que es el conjunto de programas que


permitirn realizar las funciones previstas para el sistema de
informacin,

un

software

de

ofimtica,

un

paquete

administrativo o un ERP son un ejemplo de un software


aplicacin.

SUAyED
40

Otro software; como pueden ser las herramientas de


desarrollo, compiladores, software de comunicaciones, etc.

Bases de datos
Donde se encuentra almacenada la informacin de la empresa. La
base de datos de la organizacin puede recoger hechos e
informacin sobre clientes, empleados, ventas, compras, inventarios
etc.

El personal
Es el elemento ms importante en la mayor parte de los sistemas de
informacin basados en la computadora. Podemos distinguir dos
tipos de personas en relacin al sistema de informacin:

Personal especfico del rea de sistemas: incluye aquellas


personas que gestionan, desarrollan programas, y mantienen
el sistema informtico.

Usuarios en general: directivos y usuarios en general que


interaccionan de algn modo con el sistema.

Lgicamente, los dos grupos descritos pueden presentar


coincidencia en algn caso.

Los procedimientos
Incluyen las estrategias, polticas, mtodos y reglas que en general
se aplican en el uso y gestin del sistema de informacin. (Muiz,
2004).

SUAyED
41

RESUMEN DE LA UNIDAD
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas empresas. Estas aplicaciones estn enfocadas
sectores especficos de la industria o el comercio, son aplicaciones
que ya poseen la funcionalidad necesaria para

determinados

procesos de negocio de un sector. Los ERP son un ejemplo de esta


tendencia, existen ERP especializados en empresas comerciales o
industriales, incluso para el sector salud.

Las tendencias comerciales obligan a las empresas a ser ms


competitivas. Para ser competitiva es necesario que una compaa
tenga optimizado e integrado sus flujos internos de informacin y sus
relaciones comerciales con proveedores, y as conseguir objetivos
bsicos como son la reduccin de costos, agilizacin de procesos y
mejora de atencin al cliente.

Las tecnologas de la informacin y telecomunicaciones han


permitido, en gran medida, la consecucin de dichos objetivos. En
esta rea, podemos resear la aportacin de los ERP.

Las empresas requieren una continua optimizacin en su poltica de


costos, de mejora continua en sus procesos, ya sean de produccin,
comercializacin

administracin;

as

como

un

incremento

constante de su productividad, y una mejora en la atencin al cliente,


dndole respuestas confiables y oportunas.

La gestin la informacin generada a travs de un ERP mejora


notablemente, ya no es necesario integrar y estandarizar la
informacin de varios sistemas, algunos de estos sistemas pueden
ser en papel, lo que dificulta aun ms su integracin. Un ERP ya
tiene la mayora de la informacin en una sola base datos, lo nico
SUAyED
42

que resta es explotar dicha informacin, esto agiliza la toma de


decisiones.

Las soluciones de ERP son muy variadas, si se cuenta con los


recursos necesarios, se puede optar por una solucin comercial,
pero de no ser as, existen opciones con el software libre.

La informacin es poder, y las empresas que cuenten con


informacin oportuna y fiable sern las que podrn sobrevivir.

SUAyED
43

GLOSARIO

Trmino
ERP

Descripcin
Siglas en ingles de Enterprise Resource Planning, o
planeador de recursos empresariales, aunque una
traduccin ms adecuada al espaol sera, sistema
de gestin integral.

CRM

Siglas

en

ingls

de

Customer

Relationship

Management, software para la gestin de las


relaciones con los clientes de una empresa.

Software

Software por el que no hay que pagar un a licencia y

libre

le da al usuario la libertad para ejecutar, copiar,


distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software.

SUAyED
44

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad 1. Envo de archivo

Realiza un cuadro comparativo donde indiques las diferencias entre un


paquete administrativo y un ERP.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que
hayas concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

Actividad 2. Envo de archivo

Realiza una lista de las ventajas y las desventajas de utilizar un ERP en


una organizacin.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que
hayas concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

Actividad 3. Envo de archivo

Realiza una investigacin sobre un CRM, e indica a manera de lista


cules son las funciones de dicho CRM.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que
hayas concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

SUAyED
45

SUAyED
46

CUESTIONARIO DE REFORZAMIENTO

1. Define qu es un sistema de informacin?


2. Define qu es una base de datos?
3. Define qu es un servidor?
4. Define qu es un ERP?
5. Qu significan las siglas ERP?
6. Menciona tres caractersticas de un ERP
7. Define qu es un CRM?
8. Qu Significan las siglas CRM?
9. Qu es el cdigo fuente?
10. De qu elementos de software est compuesto un ERP?

SUAyED
47

LO QUE APREND

Envo de archivo
El siguiente ejercicio tiene por objetivo que comprendas los pasos
necesarios, para realizar una compra a un proveedor, esto es un
procedimiento normal en cualquier ERP.

Realiza un diagrama de flujo donde indiques los pasos que deber


seguir un sistema de informacin para la compra de un producto a un
proveedor y su alta en el almacn de inventarios.

La empresa que realiza la compra es un supermercado y la compra la


realiza directamente con el fabricante.

Se comprarn 100 computadoras a crdito a un plazo de 3 meses de


pago, el proveedor entregar una factura al final del pago total, que se
har en tres exhibiciones, el proveedor entregara un comprobante por
cada pago.

Una vez recibido el embarque, las computadoras sern almacenadas en


la bodega 1, en la bodega 1 se almacenan los productos de electrnica,
existen 4 bodegas mas, una para productos perecederos, otra para ropa,
y una para farmacia y una ms para varios.
El diagrama de flujo debe considerar los siguientes pasos:

1. Inicio.
2. Acceder al sistema de pedidos con el usuario autorizado.
3. Escoger un proveedor.
4. Crear un pedido de compra.
5. Escoger el producto a comprar
6. Escoger el plazo y tipo de pago al proveedor.
SUAyED
48

7. Escoger el tipo de moneda con que se pagara al proveedor.


8. Almacenar el pedido y esperar la llegada del embarque (La
notificacin al proveedor del pedido, no lo hace el rea de
sistemas y no entra dentro del diagrama de flujo).
9. Recibir el embarque.
10. Verificar que la cantidad y tipo de producto corresponde al pedido.
11. Recibir los productos.
12. Asignar los productos al almacn numero 1.
13. Fin.

Realiza tu actividad en un procesador de textos, gurdala en tu


computadora y una vez concluida, presiona el botn Examinar. Localiza
el archivo, ya seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo
en la plataforma.

SUAyED
49

EXAMEN DE AUTOEVALUACIN

1. Es una diferencia entre un paquete administrativo y un ERP


a) Un paquete administrativo no puede ser modificado el
ERP si
b) Un paquete administrativo es ms fcil de usar que un
ERP
c) Un paquete administrativo es mas costoso que un ERP
d) Un paquete administrativo no necesita de Internet y un
ERP si
2. En un ERP se puede tener acceso a
a) Los manuales tcnicos
b) Los manuales de usuario
c) El cdigo fuente
d) El cdigo ejecutable
3. Uno de los elementos principales de un ERP es:
a) La base de datos
b) La interfaz del usuario
c) El acceso a Internet
d) La ayuda en lnea
4. Una manera de clasificar al software ERP es como:
a) Comercial y libre
b) Costoso y econmico
c) De PC o de Servidor
d) Con red o sin red
5. Es una libertad del software libre:
a) Libertad de compra
b) Libertad de venta
c) Libertad de distribucin
d) Libertad de borrado

SUAyED
50

6. Es uno de los objetivos de un ERP:


a) Bloqueo de la informacin
b) Integracin de la informacin
c) Acceso a internet
d) Proteccin de los datos
7. Es uno de los objetivos de un CRM:
a) Gestin de informacin de ventas
b) Gestin de informacin de clientes
c) Gestin de informacin de proveedores
d) Gestin de informacin financiera
8. Es un ejemplo de un ERP comercial:
a) Aspel
b) SAP
c) DB2
d) Oracle
9. Es un ejemplo de un ERP libre:
a) JDedwards
b) DoliBarr
c) Informix
d) MySQL
10. Es un ejemplo de un CRM:
a) PostgreSQL
b) Vtiger
c) LISP
d) OpenBravo

SUAyED
51

MESOGRAFA

BIBLIOGRAFA RECOMENDADA

Autor

Captulo

Pginas

Shtub, A.

Introduction

1-16

Shtub, A.

Organizations and

18-30

organizational structures

Garca, I.

Introduccin. CRM un

19-25

regreso al futuro
Muiz, L.

Introduccin.

21-23

Muiz, L.

Caractersticas y

25-30

componentes del sistema


ERP
Roca, M.

Historia y desarrollo del

17-27

software libre y del


cdigo abierto.

BIBLIOGRAFA BSICA (REFERENCIAS)


Shtub, A.. (2003). Enterprise Resource Planning. The Dynamics of
Operations Management. Kluwer Academic Publishers. USA.
Garca, I. (2001). CRM. Gestin de la relacin con los clientes.
Madrid: FC Editorial.
Muiz, L. (2004). ERP. Gua prctica para la seleccin e
implantacin. Madrid: Gestin 2000.
Roca, M. (2007). Software libre. Empresa y administracin en
Espaa y Catalua. Barcelona: UOC Ediciones.

SUAyED
52

BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA (TEMARIO ANALITICO)

Amor, D. (2000). La revolucin E-business. Claves para vivir en un


mundo interconectado. San Pablo, Brasil: Prentice-Hall.
Fellestein Craig, Wood Ron. (2000). E-commerce. Explorando
negocios y sociedades virtuales. San Pablo, Brasil: Prentice-Hall.

SITIO
http://gestiweb.com/?q=content/211

DESCRIPCIN
Definicin de un ERP

-definici%C3%B3n-de-erp

http://gestiweb.com/?q=content/215

Componentes que integran a un

-componentes-de-un-erp

ERP

http://gestiweb.com/?q=content/217

Clasificacin de ERP de

-tipos-de-erp

acuerdo al tipo de licencia: libre


y comercial

http://www.yourerpsoftware.com/co

Tipo de ERP de acuerdo al tipo

ntent/28-tipos-de-sistemas-erp

de licencia: libre y comercial

http://www.webandmacros.com/crm

Caractersticas de un CRM

.htm

http://www.sugarcrm.com/products/

Interfaz de un CRM libre de

sales

nombre SugarCRM.

https://www.vtiger.com/open-

Interfaz Vtiger

source/

http://global.sap.com/mexico/solutio

Tipos de ERP
SUAyED
53

ns/business-suite/erp/sistemaserp.epx

http://www.google.com.mx/imgres?

Intech Systems

um=1&hl=es419&biw=1024&bih=570&tbm=isch
&tbnid=JrKf6Typthsy6M:&imgrefurl
=http://www.intechsystems.com/graphical_representat
ion_ax.html&docid=AhH8fW_kMjhmM&imgurl=http://www.
intechsystems.com/images/role_center_l
g.jpg&w=1033&h=782&ei=UY1HUo
b1A6Oy2wWKvIH4Dg&zoom=1&ia
ct=rc&dur=231&page=1&tbnh=152
&tbnw=201&start=0&ndsp=15&ved
=1t:429,r:0,s:0,i:76&tx=125&ty=75

http://sourceforge.net/projects/open

Openbravo ERP

bravo/?source=directory#screensho
ts

http://sourceforge.net/projects/erp-

ERP CRM

crmadvant/?source=directory#screensh
ot

http://sourceforge.net/projects/dolib

Dolibarr ERP-CRM

arr/?source=directory#screenshots

SUAyED
54

http://sourceforge.net/projects/ade

ADempiere ERP Business Suite

mpiere/?source=directory#screensh
ots

http://sourceforge.net/projects/web-

webERP Accounting

erp/?source=directory#screenshots

http://www.siliconweek.es/noticias/j

Imagen del ERP JDEdwards

d-edwards-enterpriseone-llegaactualizado-16742
http://desarrollo.intelisis.com/HTML.

Imagen del ERP Intelisis

aspx?Pagina=3325

SUAyED
55

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO


FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN
SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIN A DISTANCIA
UNIDAD 2. CONCEPTOS DE BASES D
DE
E DATOS RELACIONALES Y
MULTIDIMENSIONALES

OBJETIVO PARTICULAR

El Objetivo de esta unidad es que conozcas las caractersticas ms importantes de


las bases de datos relacionales y multidimensionales,
multidimensionales, y su relacin con los ERP.

INTRODUCCIN
Uno de los elementos fundamentales de un ERP es su base de datos, porque no
se puede concebir a una ERP sin una base datos propios. Aunque existen
diversos modelos de bases de datos, el modelo que ms se utiliza
utiliza en los sistemas
siste
de informacin para las organizaciones es el relacional, modelo que tambin se
utiliza en los ERP. Existen otros modelos, como el orientado a objetos, el
documental o el deductivo, sin embargo es el modelo relacional el que prevalece.

Por otro lado, los ERP tambin explotan las bases de datos multidimensionales,
que son una variacin de las bases de datos relacionales que utilizan cubos
OLAP. La palabra OLAP significa OnLine Analytical Processing o procesamiento
Analtico en Lnea, y que
ue el almacenamiento fsico de los datos se realiza en un
vector multidimensional. Los cubos OLAP se pueden considerar como una
ampliacin de las dos dimensiones de una tabla. Una dimensin es un campo, y
otra dimensin es un hecho o fact. Una dimensin podra
dra ser un producto, y la
segunda dimensin podra ser una regin. La base de datos multidimensional
podra realizar una consulta de las ventas de un producto en una determinada
regin, de una manera ms veloz que una base de datos relacional. Esa es la
razn de su utilizacin.
SUAyED
56

LO QUE S

Envo de archivo

1. Define a una base de datos


2. Define a un manejador de bases de datos
3. Qu es un modelo de bases de datos?
4. Qu es SQL?
5. Qu son las bases de datos multidimensionales?

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que
hayas concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

Temario detallado
2. CONCEPTOS DE BASES DE DATOS RELACIONALES Y
MULTIDIMENSIONALES
2.1 Bases de datos relacionales.
2.2 Bases de datos multidimensionales.

SUAyED
57

2.1 Bases de datos relacionales


Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo tema y
almacenados para su posterior uso. Gracias al desarrollo de la informtica, las
bases de datos son utilizadas en muchsimos campos, entre ellos los ERP, que las
utilizan para almacenar, actualizar y gestionar la mayora de los datos de una
organizacin. (Dubois, 2005: 162-182).

Es necesario hacer nfasis en el hecho de los datos tienen relacin entre si, ya
que se puede poseer un conjunto de archivos de algn procesador de textos, o un
conjunto de hojas de clculo, pero esto no es una base de datos, solo sera un
banco de datos, ya que la informacin no tiene relacin entre s. Las bases de
datos estn compuestas por objetos que tienen relacin entre s. En el caso de las
bases de datos relacionales, los objetos son tablas que pueden relacionarse entre
s.

Las bases de datos estn integradas por varios elementos, veamos los ms
importantes:

La base de datos, que contiene los datos.


El manejador de bases de datos es el software que gestiona dichos datos, dicho
software se conoce en ingles como DBMS (Data Base Management System).
Estos programs permiten almacenar, gestionar y consultar los datos. Ejemplos de
este tipo de software es MySQL, PostgreSQL, SQLServer, Oracle, DB2, etc. Cabe
destacar que muchos ERP, utilizan estos manejadores de bases de datos para
almacenar sus datos, de hecho la mayora de los ERP son configurables para
utilizar alguno de los manejadores de bases de datos ms populares.

El motor de almacenamiento de la base de datos es el servicio principal para


almacenar, procesar y proteger los datos. El Motor de base de datos proporciona
un acceso controlado a los datos. Dependiendo de las necesidades del sistema de
informacin se pueden utilizar uno u otro motor de bases de datos, por ejemplo
SUAyED
58

MySQL cuenta con el motor MyISAM, cuya principal caracterstica es la velocidad


de acceso a los datos.

Como un ejemplo veamos las caractersticas de dos de los motores ms utilizados


de MySQL:

Caractersticas del motor MyISAM:

No transaccional.

Muy rpido en lectura y escritura.

Bajo requerimiento de espacio en disco y memoria.

Es una buena eleccin cuando necesitamos velocidad, y tenemos pocas


modificaciones simultneas de la tabla.

Caractersticas del motor InnoDB:

Transaccional. Cuando mltiples transacciones modifican registros,


InnoDB mantiene aisladas las transacciones guardando para cada
una de ellas una versin distinta de un mismo registro.

Restricciones en claves forneas.

Fcil recuperacin de datos en caso de error.

Posibilidad de deshacer transacciones a medias.

Necesita ms espacio en disco y memoria que MyISAM para guardar


los datos (unas tres veces ms de espacio en disco, y utiliza ms
memoria RAM para las memorias temporales si queremos conseguir
un rendimiento ptimo).

Es

una

buena

eleccin

cuando

necesitamos

transacciones,

restricciones en claves forneas, o tenemos muchas escrituras


simultneas.

Cabe destacar que generalmente los ERP de motores del tipo de InnoDB, debido
a que se utilizan muchas transacciones.
SUAyED
59

El diccionarios de datos, el cual es un conjunto de metadatos que contiene las


caractersticas de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa,
incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin.

El lenguaje de definicin de datos o Data Definition Languaje (DDL) ayuda a


crear y mantener el diccionario de datos y crea los objetos que utiliza la base de
baso, como la base de datos misma, y las tablas que la componen.

El lenguaje de manipulacin de datos o Data Definition Languaje (DML) ayuda


al usuario a aadir, cambiar y borrar informacin de la base de datos y la consulta
para extraer informacin.

El lenguaje de consulta de datos permite consultar a la base de datos, analizar


los datos y actualizarlos segn los privilegios de cada usuario. Tambin controla la
seguridad de la base de datos para prevenir accesos no autorizados que vean,
borren o cambien los datos. Mediante el uso de claves se permite el acceso a toda
la base de datos o a parte de ella. A modo de ejemplo, una base de datos de un
ERP puede contener todos los datos de los empleados, pero slo un grupo de
usuarios puede estar autorizado a ver las nminas, mientras que otros pueden
estar autorizados a ver slo las historias laborales.

Modelos de bases de datos


Un modelo de datos es una descripcin del repositorio donde se almacenan los
datos, as como los mtodos para almacenar, gestionar y consultar la informacin
de dichos repositorios.

Existen varios modelos o formas de organizar la informacin en una base de


datos, aunque el modelo relacional es el modelo ms popular, existen otros
modelos. Veamos los diferentes modelos de bases de datos:

SUAyED
60

Bases de datos jerrquicas


En este modelo los datos se organizan en forma de un rbol invertido, en donde
un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no tiene
padres es llamado raz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como
hojas.

Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de


aplicaciones que manejan un gran volumen de informacin.

Pero este modelo tambin tiene sus desventajas, ya que un nodo hijo no puede
tener ms de un padre y para acceder a un nodo es necesario iniciar por el nodo
raz.

Fuente: Modelos de bases de datos, 2012.

Actualmente no son muy populares, pues fueron reemplazadas por las bases de
datos relacionales, ya que las segundas son ms fciles de utilizar.

Base de datos en red


En este modelo las entidades tambin se representan como nodos y sus
relaciones son las lneas que los unen. En esta estructura cualquier componente
SUAyED
61

puede relacionarse con cualquier otro:


otro: Se permite que un mismo nodo tenga
varios padres.

Fuente: Modelo de red, 2012.

El argumento principal a favor del modelo de red, en comparacin con el modelo


jerrquico, era que permiti un modelado ms natural de relaciones entre
entidades. Tanto el modelo jerrquico como el modelo de red, fueron muy
populares para el manejo de grandes cantidades de datos. Hasta principios de los
aos 1980 las ventajas de ambos modelos fueron tiles, pero el hardware se hizo
cada vez ms rpido, y la flexibilidad del modelo relacional condujo al desuso del
modelo de red y el jerrquico.
jerrquico

Bases de datos relacionales


ste es un modelo muy utilizado en la actualidad para gestionar los datos. Tras
ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los
laboratorios IBM en San Jos California, no tard en consolidarse como un nue
nuevo
paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de
"relaciones". Esto es pensando en cada relacin como si fuese una tabla que est
compuesta por registros (las filas de una tabla), y los campos (que representaran
las columnas de una tabla).

SUAyED
62

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen


relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red). Esto
agrega facilidad de uso para los administradores y usuarios de la base de datos.
La informacin puede ser recuperada o almacenada mediante consultas que
ofrecen una amplia flexibilidad y facilidad.
El lenguaje ms habitual para construir las consultas a bases de datos
relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de
Consultas, un estndar implementado por los principales motores de bases de
datos relacionales.

Durante su diseo, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le
conoce como normalizacin de una base de datos.

Debido a que el objetivo de este captulo es explicar el modelo relacional, este


ser tratado de manera ms amplia ms adelante.

Fuente: Curso de Access2, 2003.

SUAyED
63

2.2 Bases de datos multidimensionales (Modelos de datos, 2014)


Bsicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una
tabla en una base de datos relacional podra serlo tambin en una base de datos
multidimensional), la diferencia est ms bien a nivel conceptual; en las bases de
datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos
tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan hechos que
se desean estudiar. Este tipo de bases de datos se utilizan para crear cubos
OLAP.

Fuente: Cubo OLAP, 2013.

Bases de datos orientadas a objetos (Base de datos orientada a objetos, 2014)


En la dcada de 1990, el paradigma de la orientacin a objetos se aplic a las
bases de datos creando un nuevo modelo llamado base de datos orientada a
objetos. Esto tuvo el fin representar los objetos de una base de datos con las
propiedades del paradigma orientado a objetos.

Se han propuesto distintos modos de almacenar objetos en una base de datos.


Algunos se han aproximado desde la perspectiva de la programacin, haciendo
los objetos sean manipulados por un de lenguaje de consulta especializado en
bases de datos orientadas a objetos como OQL (Object Query Language).

SUAyED
64

Las bases de datos orientadas a objetos sufren falta de estandarizacin; aunque


han sido definidos estndares por el Object Database Management Group nunca
han sido implementados con generalidad suficiente como para permitir la
interoperabilidad entre productos. Sin embargo, las bases de datos orientadas a
objetos han sido empleadas eficazmente en distintas aplicaciones: generalmente
en nichos especializados como ingeniera o biologa molecular, pero no de forma
general con soporte comercial. Sin embargo algunas de las ideas que ha aportado
han sido recogidas por los fabricantes de bases de datos relacionales y se han
aplicado en extensiones al lenguaje SQL, por ejemplo PostgreSQL, retoma
algunas ideas como la herencia en las tablas.
Este modelo, almacena es una base de datos los objetos completos (estado y
comportamiento).

En una base de datos orientada a objetos, la informacin se representa mediante


objetos como los presentes en la programacin orientada a objetos. Cuando se
integra las caractersticas de una base de datos con las de un lenguaje de
programacin orientado a objetos, el resultado es un sistema gestor de base de
datos orientada a objetos (ODBMS, object database management system). Un
ODBMS hace que los objetos de la base de datos aparezcan como objetos de un
lenguaje de programacin en uno o ms lenguajes de programacin a los que d
soporte.

Las bases de datos orientadas a objetos se disean para trabajar bien en


conjuncin con lenguajes de programacin orientados a objetos como Java y C++.
Los ODBMS usan exactamente el mismo modelo que estos lenguajes de
programacin.

SUAyED
65

Fuente: Modelos emergentes de Base de datos, 2014.

Bases de datos documentales


Una base de datos documental est constituida por un conjunto de programas que
almacenan, recuperan y gestionan datos de documentos. Este tipo de bases de
datos constituyen una de las principales subcategoras dentro de las denominadas
bases de datos no SQL. A diferencia de las bases de datos relacionales, estas
bases de datos estn diseadas alrededor de una nocin abstracta de
"Documento".

Una base de datos documental permite la indexacin a texto completo, y en lneas


generales realizar bsquedas ms potentes.

El concepto central de una base de datos orientada a documentos es el concepto


mismo de Documento. Mientras cada implementacin de base de datos orientada
a documentos difiere en los detalles, en general todas ellas comparten el principio
SUAyED
66

de que los documentos codifican datos siguiendo algn formato estndar. Entre
las codificaciones usadas en la actualidad se encuentran XML y, as como
formatos binarios como PDF y documentos Microsoft Office (MS Word, Excel y
dems).

Bases de datos deductivas (Modelos de datos, 2014)


Un sistema de base de datos deductiva, permite hacer deducciones a travs de
inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en
la base de datos. Las bases de datos deductivas son tambin llamadas bases de
datos lgicas, a raz de que se basa en lgica matemtica. Este tipo de base de
datos surge debido a las limitaciones de la base de datos relacional de deducir
relaciones indirectas de los datos almacenados en la base de datos.

Una base de datos lgica utiliza un subconjunto del lenguaje Prolog llamado
Datalog el cual es declarativo y permite a la computadora hacer deducciones para
contestar a consultas basndose en los hechos y reglas almacenados.
Este tipo de bases de datos tiene las siguientes ventajas:

Uso de reglas lgicas para expresar las consultas.

Capacidad de obtener nueva informacin a travs de la informacin


almacenada en la base de datos mediante inferencias.

Caractersticas del modelo relacional


Una base de datos relacional es un conjunto de una o ms tablas estructuradas en
registros y campos, que se vinculan entre s por un campo en comn, este campo
en comn se le denomina clave o llave, este campo debe ser nico en cada tabla,
ejemplo de un campo llave, puede ser un RFC o un CURP.

En este modelo los datos son almacenados en relaciones. Esto tiene la ventaja de
que es ms fcil de entender y de utilizar por el usuario de la base de datos. La
informacin puede ser recuperada o almacenada por medio de consultas que
ofrecen flexibilidad y facilidad para administrar los datos.
SUAyED
67

Este modelo considera la base de datos como un conjunto de tablas que tienen
relacin entre si. De manera simple, una relacin representa una tabla que no es
ms que un conjunto de registros, cada registro es un conjunto de campos y cada
campo representa un valor que interpretado representa informacin.

Entre las ventajas de este modelo estn:


1. Facilidad de creacin y actualizacin de objetos de la base de datos.
2. Utilizacin de un lenguaje estndar DML y DDL.
3. Estandarizacin del modelo.
4. Gran cantidad de manejadores tanto libres como comerciales que utilizan
este modelo.

Normalizacin de una base de datos:


Las bases de datos relacionales pasan por un proceso al que se le conoce como
normalizacin, el objetivo de la normalizacin es optimizar la base de datos,
aunque no es posible optimizar una base de datos al 100%, la normalizacin
ayuda a optimizarla lo ms posible.
Las bases de datos relacionales se normalizan para:

Evitar la redundancia de los datos, en la medida de lo posible.

Optimizar el consumo de recursos.

Para continuar con el tema de normalizacin es necesario realizar las siguientes


definiciones:

Una dependencia funcional es una conexin entre uno o ms atributos. Por


ejemplo si se conoce el valor de clave esta tiene una relacin con el Nombre.

Las dependencias funcionales del sistema se escriben utilizando una flecha, de la


siguiente manera:

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68

FechaDeNacimiento

Edad

De la normalizacin (lgica) a la implementacin (fsica) puede ser


se factible tener
stas dependencias funcionales para lograr la eficiencia en las tablas.

Dependencia funcional

Dependencia funcional transitiva.


Sean X, Y, Z tres atributos de la misma entidad. Si Y depende funcionalmente de
X y Z de Y, pero X no depende funcionalmente de Y,, se dice entonces que Z
depende transitivamente de X. Simblicamente sera:
X

Z entonces X

FechaDeNacimiento
Edad

Z
Edad

Conducir

FechaDeNacimiento

Edad

Conducir

Entonces tenemos que FechaDeNacimiento determina la Edad y la Edad


determina la posibilidad de Conducir,, indirectamente podemos saber si una
persona pueden conducir a travs de FechaDeNacimiento.

En otras palabras la posibilidad de conducir depender transitivamente de la fecha


de nacimiento

Dependencia funcional transitiva

SUAyED
69

Llave primaria
Una llave primaria es un campo que identifica de manera nica a un registro. La
llave primaria es un identificador nico para cada registro. Se acostumbra que la
llave primaria sea el primer campo de una tabla pero es ms una conveniencia
que una obligacin. Muchas veces la llave primaria es numrica y autoincrementada,

es

decir,

generada

mediante

una

secuencia

numrica,

incrementada automticamente cada vez que se inserta un registro, generalmente


se utiliza un tipo de dato serial. Aunque esto no es una obligacin, si es muy
prctico.

En una tabla puede pueden existir varios campos que pueden ser clave primaria,
por ejemplo el RFC y el CURP de un cliente. En este caso se dice que son llaves
candidatas a ser llaves primarias.

Una llave fornea es aquella columna que existiendo como dependiente en una
tabla, es a su vez llave primaria en otra tabla.

Por ejemplo se tienen dos tablas, una de vendedores y otra de clientes, la tabla de
clientes tiene una llave primaria que es la clave del vendedor. La tabla de clientes
tiene tambin una llave primaria que es la clave del cliente, pero la tabla de
clientes tambin tiene la clave del vendedor, esto con el objetivo de saber que
vendedor atiende a que cliente.

clave_c

Nombre_c

vendedor

1863

Juan Prez Lpez

23

2341

Luisa

Hernndez 12

Ramrez

SUAyED
70

clave_v

nombre_v

23

Julian

categora
Martnez Junior

Gonzlez
12

Ana Gutierrez Osorio

Senior

Ya con esto conceptos podemos definir las tres primeras reglas normales, existen
ms reglas normales, pero estas son las que comnmente se aplican en los
sistemas de informacin.

Primera forma normal


Una tabla est en Primera Forma Normal si:

Todos los atributos son atmicos. Un atributo es atmico si los elementos


del dominio son indivisibles, mnimos.

La tabla contiene una llave primaria.

La clave primaria no contiene atributos nulos.

Una tabla no puede tener mltiples valores en cada columna.

Esta forma normal elimina los valores repetidos dentro de una Base de Datos

Segunda forma normal


Dependencia Funcional. Una relacin est en 2FN si est en 1FN y si los atributos
que no forman parte de ninguna clave dependen de forma completa de la llave
primaria. Es decir que todos los campos que no son llave principal deben
depender la llave primaria.
En otras palabras podramos decir que la segunda forma normal est basada en el
concepto de dependencia completamente funcional.

Tercera forma normal


La tabla se encuentra en 3FN si es 2FN y si no existe ninguna dependencia
funcional transitiva entre los atributos que no son llave primaria.

SUAyED
71

La normalizacin tiene por objetivo ser eficiente el uso de una base de datos, y
aunque hay otras maneras de hacerla eficiente, como el uso de ndices para
acelerar las bsquedas, estos pueden ralentizar la actualizacin de los datos.
Dependiendo del uso de la aplicacin, se priorizar el acceso indexado o una
rpida actualizacin de la informacin. La optimizacin difiere sensiblemente en
cada motor de base de datos y depende de factores como el objetivo del sistema
de informacin, por ejemplo la normalizacin indica que no debe existir duplicidad
de registros, pero por necesidades de seguridad o rapidez es necesario duplicar
los registros. Por ejemplo la base de datos cuenta con una tabla de clientes y una
de vendedores. Para aumentar la rapidez en las consultas y poder obtener
reportes relacionados con las ventas, a la tabla de clientes se le agregara la clave
de su vendedor (Date, 2011: 356-363). Esto es redundante, pero necesario.

Diagrama Entidad-Relacin
El diagrama entidad-relacin es una herramienta para el modelado de datos que
permite representar las entidades de un sistema de informacin as como sus
relaciones.

El diagrama entidad-relacin est basado en una percepcin del mundo real que
consta de una coleccin de objetos bsicos, llamados entidades, y de relaciones
entre esos objetos.

Entidad
Representa un objeto del mundo real con caractersticas nicas, es decir, se
diferencia de otro objeto, incluso siendo del mismo tipo.

Algunos Ejemplos:

Una persona. (Se diferencia de cualquier otra persona, incluso siendo


gemelos).

Un automvil. (Aunque sean de la misma marca, el mismo modelo tendrn


atributos diferentes, por ejemplo, el nmero de motor o sus placas).
SUAyED
72

Una casa (Aunque sea exactamente igual a otra, an se diferenciar en su


direccin).

Una entidad puede ser un objeto con existencia fsica como: una persona, un
animal, una casa, etc. (entidad concreta); o un objeto con existencia conceptual
como: un puesto de trabajo, una asignatura de clases, un nombre, etc. (entidad
abstracta).

Una entidad est descrita y se representa por sus atributos. Por ejemplo, la
entidad Persona los atributos son: Nombre, Apellido, Gnero, Estatura, Peso,
Fecha de nacimiento.

Atributos
Los atributos son las caractersticas que definen o identifican a una entidad. Estas
pueden ser muchas, y el diseador solo utiliza o implementa las que considere
ms relevantes. Los atributos son las propiedades que describen a cada entidad
en un conjunto de entidades.

En un conjunto de entidades del mismo tipo, cada entidad tiene valores


especficos asignados para cada uno de sus atributos, de esta forma, es posible
su identificacin unvoca.

Ejemplos:
A la coleccin de entidades alumnos, con el siguiente conjunto de atributos en
comn, (nmero de cuenta, nombre, edad, semestre), pertenecen las entidades:

(1, Sofa, 38 aos, 2).

(2, Josefa, 19 aos, 5).

(3, Carlos, 20 aos, 2).

SUAyED
73

Cada una de las entidades pertenecientes a este conjunto se diferencia de las


dems por el valor de sus atributos. Ntese que dos o ms entidades diferentes
pueden tener los mismos valores para algunos de sus atributos, pero nunca para
todos.

En particular, los atributos identificativos son aquellos que permiten diferenciar a


una instancia de la entidad de otra distinta. Por ejemplo, el atributo identificativo
que distingue a un alumno de otro es su nmero de cuenta.

Para cada atributo, existe un dominio del mismo, este hace referencia al tipo de
datos que ser almacenado o a restricciones en los valores que el atributo puede
tomar (cadenas de caracteres, nmeros, solo dos letras, solo nmeros mayores
que cero, solo nmeros enteros).

Cuando algn atributo correspondiente a una entidad no tiene un valor


determinado, recibe el valor nulo, bien sea porque no se conoce, porque no
existe o porque no se sabe nada al respecto del mismo. Cabe destacar que las
bases de datos deben poder tratar valores nulos.

Relacin
Describe cierta dependencia entre entidades o permite la asociacin de las
mismas.
Ejemplo:

Si tenemos dos entidades, "CLIENTE" y "FACTURAS", podemos entender la


relacin entre ambas al tomar un caso de cada una de ellas. Entonces, podramos
tener la ocurrencia "Factura 213", de la entidad "FACTURAS" y la ocurrencia
"Pedro Lpez", de la entidad "CLIENTE", entre las que es posible relacionar que la
factura 213 le pertenece a Pedro Lpez.

SUAyED
74

Una relacin tiene sentido al expresar las entidades que relaciona. En el ejemplo
anterior, podemos decir que un cliente (entidad), posee (relacin) una factura
(entidad).

Conjunto de relaciones.
Consiste en una coleccin, o conjunto, de relaciones de la misma naturaleza.
Ejemplo:
Dados los conjuntos de entidades "Factura" y "Cliente", todas las relaciones de
la forma factura-cliente, permiten obtener la informacin de los clientes y sus
facturas.

Cardinalidad
Dado un conjunto de relaciones en el que participan dos o ms conjuntos de
entidades, la correspondencia de cardinalidad indica el nmero de entidades con
las que puede estar relacionada una entidad dada.

Dado un conjunto de relaciones binarias y los conjuntos de entidades A y B, la


correspondencia de cardinalidades puede ser:

Uno a Uno: (1:1) Una entidad de A se relaciona nicamente con una


entidad en B y viceversa (ejemplo relacin vehculo - matrcula: cada
vehculo tiene una nica matrcula, y cada matrcula est asociada a un
nico vehculo).

Uno a varios: (1:N)Una entidad en A se relaciona con cero o muchas


entidades en B. Pero una entidad en B se relaciona con una nica entidad
en A (ejemplo vendedor - ventas).

Varios a Uno: (N:1)Una entidad en A se relaciona exclusivamente con una


entidad en B. Pero una entidad en B se puede relacionar con 0 o muchas
entidades en A (ejemplo empleado-centro de trabajo).

Varios a Varios: (N:M). Una entidad en A se puede relacionar con 0 o


muchas entidades en B y viceversa (ejemplo asociaciones- ciudadanos,

SUAyED
75

donde muchos ciudadanos pueden pertenecer a una misma asociacin, y


cada ciudadano puede pertenecer a muchas asociaciones distintas).

Los diagramas entidad relacin son una representacin grfica de las relaciones
entre entidades de un sistema de informacin. Estos diagramas modelan los
objetos de una base de datos de manera grfica.

Entidades
Las entidades son el fundamento del diagrama entidad relacin. Podemos adoptar
como definicin de entidad cualquier cosa o parte del mundo que es distinguible
del resto. Por ejemplo, en un sistema de facturacin, las personas y las facturas se
podran interpretar como entidades. Las entidades pueden representar entes
concretos, como una persona o un producto, o abstractas, como por ejemplo un
servicio. Se representan por medio de un rectngulo.

Atributos
Se representan mediante una elipse etiquetada mediante un nombre en su interior.
Cuando un atributo es identificativo de la entidad se suele subrayar dicha etiqueta.

Por motivos de legibilidad, los atributos suelen no aparecer representados en el


diagrama entidad-relacin, sino descritos textualmente en otros documentos
adjuntos.

Relaciones
Se representan mediante un rombo etiquetado en su interior con un verbo. Este
rombo se debe unir mediante lneas con las entidades (rectngulos) que relaciona,
para as saber cul es la relacin que lleva cada uno.

SUAyED
76

Fuente: Date, 2001: 424-425.

Lenguaje estructurado de consultas SQL (Dubois, 2005: 64-113)


El lenguaje SQL en ingls (Structured Query Language) es un lenguaje de
consulta que permite revisar, actualizar y mantener una base de datos relacional.
Dicho lenguaje permite realizar consultas de una manera sencilla.

Los orgenes del SQL estn ligados a los de las bases de datos relacionales. En
1970 Edgar F. Cood propone el modelo relacional y asociado a este un lenguaje
de acceso a los datos. Basndose en estas ideas, los laboratorios de IBM definen
el lenguaje SEQUEL (Structured English Query Language) que ms tarde sera
implementado por el DBMS experimental System R, desarrollado en 1977 tambin
por IBM. Sin embargo, fue la empresa Oracle quien lo introdujo por primera vez en
1979 en un programa comercial.

El SEQUEL terminara siendo el predecesor de SQL, siendo este una versin


evolucionada del primero. El SQL pasa a ser el lenguaje por excelencia de los
diversos manejadores de bases de datos relacionales y es por fin estandarizado
en 1986 por ANSI, dando lugar a la primera versin estndar de este lenguaje, el
"SQL-86" o "SQL1". Al ao siguiente este estndar es tambin adoptado por la
ISO.

SUAyED
77

En la actualidad el SQL es el estndar de facto en la mayora de los manejadores


de bases de datos relacionales, tanto libres como comerciales. Como un dato
adicional la versin 2006 de SQL Define las maneras en las cuales el SQL se
puede utilizar conjuntamente con XML. Define maneras de importar y guardar
datos XML en una base de datos SQL, manipulndolos dentro de la base de datos
y publicando el XML y los datos SQL en forma XML. Adems, proporciona
facilidades que permiten a las aplicaciones integrar dentro de su cdigo SQL el
uso de XQuery, lenguaje de consulta XML publicado por el W3C (World Wide Web
Consortium) para acceso a datos y documentos XML.

El SQL es un lenguaje de acceso a bases de datos que explota la flexibilidad y


potencia de los sistems relacionales y permite as gran variedad de operaciones,
es cual tiene las siguientes caractersticas.

Lenguaje de definicin de datos: El DDL de SQL proporciona comandos


para la definicin de esquems de relacin, borrado de relaciones y
modificaciones de los esquems de relacin. Por ejemplo el comando
CREATE se utiliza para crear una base de datos o un tabla.

Lenguaje interactivo de manipulacin de datos: El DML de SQL incluye


sentencias de consulta como SELECT, el cual es utilizado para recuperar
datos de una tabla.

Control de transacciones: SQL tiene comandos para especificar el


comienzo y el final de una transaccin.

SQL incorporado y dinmico: Esto quiere decir que se pueden incorporar


instrucciones de SQL en lenguajes de programacin como: C++, C, Java,
PHP, etc.

Lenguaje de definicin de datos (DDL)


El lenguaje de definicin de datos (en ingls Data Definition Language, o DDL), es
el que se encarga de la creacin y mantenimiento de los objetos de la base de
datos. Incluye rdenes para modificar, borrar o definir las tablas en las que se
almacenan los datos de la base de datos. Existen cuatro operaciones bsicas:
SUAyED
78

CREATE (Crear), ALTER (Modificar), DROP (Eliminar) y TRUNCATE (Eliminar el


contenido). Veamos algunos ejemplos de estos comandos.

CREATE
Este comando crea objetos, por ejemplo una tabla. En este ejemplo se crea la
tabla de clientes:
CREATE TABLE Clientes
(Nombre varchar(50),
Direccion varchar(50),
Colonia varchar(50),
Municipio varchar(25),
Telefono varchar(10),
Fecha_Nacimiento datetime);

ALTER
Este comando permite modificar la estructura de un objeto. Se pueden agregar o
quitar campos a una tabla, modificar el tipo de datos de un campo, agregar o
quitar ndices a una tabla etc.

Veamos un ejemplo donde se agrega el campo RFC a la tabla de clientes, el tipo


de datos del campo es VARCHAR.

ALTER TABLE 'CLIENTES' ADD RFC VARCHAR;

DROP
Este comando elimina un objeto de la base de datos. Puede ser una tabla, vista, o
ndice o cualquier otro objeto que el motor de la base de datos soporte.
DROP TABLE 'CLIENTES'.

SUAyED
79

TRUNCATE
Este comando elimina el contenido de una tabla. La ventaja sobre el comando
DROP, es que si se quiere borrar todo el contenido de la tabla, es mucho ms
rpido, especialmente si la tabla es muy grande. La desventaja es que
TRUNCATE slo sirve cuando se quiere eliminar absolutamente todos los
registros, ya que no se permite la clusula WHERE. Si bien, en un principio, esta
sentencia parecera ser DML (Lenguaje de Manipulacin de Datos), es en realidad
una DDL, ya que internamente, el comando TRUNCATE borra la tabla y la vuelve
a crear y no ejecuta ninguna transaccin.

TRUNCATE TABLE 'VENDEDORES';

Lenguaje de manipulacin de datos DML (Data Manipulation Language)

Un lenguaje de manipulacin de datos (Data Manipulation Language, o DML en


ingls) es un lenguaje proporcionado por el DBMS que permite a los usuarios
llevar a cabo las tareas de consulta de los datos.
El lenguaje de manipulacin de datos ms popular hoy da es SQL, usado para
recuperar y manipular datos en una base de datos relacional. Veamos algunos de
los comandos ms comunes.

INSERT
Una sentencia INSERT de SQL agrega uno o ms registros a una tabla en la base
de datos.

Las cantidades de columnas y valores deben ser iguales. Si una columna no se


especifica, le ser asignado el valor por omisin. Los valores especificados (o
implcitos) por la sentencia INSERT debern satisfacer todas las restricciones
aplicables. Si ocurre un error de sintaxis o si alguna de las restricciones es violada,
no se agrega la fila y se devuelve un error.

SUAyED
80

INSERT INTO Clientes (Nombre, Telefono)


VALUES ('Juan Gomez', 4886850230);
Cuando se especifican todos los valores de una tabla, se puede utilizar la
sentencia acortada:
INSERT INTO nombreTabla VALUES ('valor1', ['valor2,...'])
Ejemplo (asumiendo que 'nombre' y 'nmero' son las nicas columnas de la tabla
'clientes'):
INSERT INTO Clientes
VALUES ('Pedro Mendez', 0804739681);

SELECT
Una vez que existen datos en la tabla es posible consultarla a travs del comando
SELECT, el ejemplo ms sencillo es seleccionar todos los campos de la tabla
Clientes. el asterisco significa que se consultan todos los campos.

SELECT *
FROM Clientes;

Pero si solo se desea que aparezca el nombre del cliente y su telfono entonces
se debe realizar la siguiente consulta:

SELECT Nombre, Telefono


FROM Clientes;

Pero generalmente no se desea consultar toda la tabla, si la tabla de clientes tiene


miles o quiz millones de registros, eso no sera optimo. En tal caso se utiliza la
sentencia WHERE que filtra la informacin de acuerdo a una condicin.

SELECT Nombre, Telefono*


FROM Clientes
WHERE name IN ('Juan Perez')
SUAyED
81

UPDATE
Una sentencia UPDATE de SQL es utilizada para modificar los valores de un
conjunto de registros existentes en una tabla, por ejemplo veamos un ejemplo
donde se corrige el nombre de un cliente.

UPDATE Clientes SET Nombre = 'Francisco Mendez' WHERE field2 = 'Francis


Mendez';

DELETE
Una sentencia DELETE de SQL borra uno o ms registros existentes en una tabla,
veamos un ejemplo donde queremos eliminar los datos de un cliente.

DELETE FROM Clientes WHERE nombre = 'Pedro Flores';

2.2 Bases de datos multidimensionales


Las bases de datos multidimensionales (Bases de datos multidimensionales:
OLAP vs OLTP, 2013) son una variacin del modelo relacional que utiliza cubos
OLAP para organizar los datos y expresar las relaciones entre ellos. Las
principales ventajas de este tipo de bases de datos son la versatilidad para cruzar
informacin y la alta velocidad de respuesta. Esto las convierte en herramientas
bsicas para soluciones de Business intelligence o de Big Data, donde el anlisis
de los datos resulta crucial.

En general, estamos acostumbrados a trabajar con bases de datos orientadas a


transacciones (conocidas como bases de datos OLTP). A continuacin veremos
las principales diferencias con las bases de datos multidimensionales (conocidas
como bases de datos OLAP).

Es necesario identificar las diferencias entre cada base de datos, veamos:

SUAyED
82

OLTP On-Line Transactional Processing


Los sistemas OLTP son bases de datos relacionales orientadas a transacciones.
Una transaccin es una secuencia de operaciones llevada a cabo por una base de
datos de manera atmica.
La

atomicidad

asegura

que la

operacin

se

ha

realizado

correcta

completamente, de forma que no pueda quedar a medias en caso de que surja


cualquier error.
Las operaciones en un sistema OLTP pueden ser de cuatro tipos diferentes:
SELECT, INSERT, DELETE

y UPDATE. Al tratarse de un proceso atmico, cada

transaccin solo tiene dos posibles finales: commit (si se han llevado a cabo
correctamente todas las operaciones) o rollback (cuando una operacin de la
secuencia ha fallado, en cuyo caso hay que deshacer los cambios producidos por
el resto de las operaciones de la transaccin y alertar del error). Las transacciones
son bsicas para un programa de gestin. Su necesidad se ve muy clara en un
software ERP.
Un sistema de tipo OLTP administra aplicaciones transaccionales, generalmente
para la introduccin, recuperacin y procesamiento de transacciones. Tareas que
un ERP realiza de manera cotidiana.
El software de tipo OLTP se basa en la arquitectura cliente servidor, un esquema
que es utilizado por todos los ERP.

Propiedades de las bases de datos OLTP


Los sistemas OLTP son la versin tradicional de una base de datos: se disean
utilizando un modelo entidad-relacin, se implementan en los motores tpicos de
base de datos (Oracle, SQLServer, MySQL etc.) y dan soporte a la mayor parte
del software del mercado, incluyendo un ERP:

SUAyED
83

Optimizadas para lecturas y escrituras concurrentes: gracias a las


propiedades ACID, el acceso a los datos est adaptado para tareas
frecuentes de lectura y escritura.

Organizadas segn la capa de aplicacin: las tablas y los datos se


estructuran segn el software que los maneja: programa de gestin a
medida, ERP, CRM etc.

Consultas realizadas en SQL.

OLAP: On Line Analytical Processing


El trmino OLAP, que proviene de Online Analitical Processing (Procesamiento
Analtico en Lnea), define a una tecnologa que se basa en el anlisis
multidimensional de los datos y que le permite al usuario tener una visin ms
rpida e interactiva de los mismos.

Este anlisis, tambin conocido como anlisis del hipercubo, organiza la


informacin segn los parmetros que se consulten, de manera tal que a partir de
estructuras multidimensionales que contienen los datos resumidos de Sistemas
Transaccionales, conocidos como OLTP (Online Transactional Processing) o de
grandes bases, se obtendr la informacin requerida.

Es muy utilizado en el rea de marketing, ventas, informes, etc., especialmente


porque las respuestas a consultas se obtienen muy rpidamente y adems porque
puede obtener los datos tanto de una fuente externa como de una base interna.

Los sistemas OLAP son bases de datos orientadas al procesamiento analtico.


Este anlisis suele implicar, generalmente, la lectura de grandes cantidades de
datos para llegar a extraer algn tipo de informacin til: tendencias de ventas,
patrones de comportamiento de los consumidores, elaboracin de informes
complejos, etc.

SUAyED
84

Un cubo OLAP no es ms que un vector de varias dimensiones. Desde un punto


de vista relacional, puede verse como una tabla de hechos (fact table) que tiene
dos tipos de columnas:

Indicadores: tambin denominados mtricas, son los valores numricos con


los que se opera. Por ejemplo: n de clientes, n de proveedores, importe de
las ventas, n de ventas, importe de las compras, n de compras etc.

Dimensiones: son las caractersticas por las que se pueden filtrar y cruzar
los indicadores. Por ejemplo: tiempo (fijando un determinado da, mes o
ao), geografa (fijando un determinado pas, regin o ciudad), proveedor,
cliente, modo de pago, etc.

Las columnas correspondientes a las dimensiones tienen llaves forneas a tablas


de dimensin, que generalmente son tablas de maestros con clave-valor
(esquema en estrella) o tablas organizadas en jerarquas (esquema de copo de
nieve) como: ciudad provincia pas.

En general suele resultar necesario dimensionar la volumetra de los cubos para


conseguir que generen los informes deseados, y monitorizar su tamao para
garantizar que los resultados se obtienen en el tiempo esperado. En este sentido
suele resultar fundamental tener en cuenta dos caractersticas bsicas: la
cardinalidad del cubo, posibles combinaciones de todos los valores de todas las
dimensiones, y la granularidad del cubo, nivel de detalle mximo de los datos, o
lo que es lo mismo, nivel de agregacin mnimo de la informacin.

Propiedades de las bases de datos OLAP

Optimizadas para operaciones de lectura: dado que la accin ms comn


es la consulta, estas bases de datos disponen de valores agregados y
resultados pres calculados que les permiten responder en tiempo rcord.
Evitar las restricciones ACID les da agilidad.

Organizadas

segn

las

necesidades

analticas:

los

datos

estn

estructurados segn las reas de negocio, y los formatos de los datos estn
SUAyED
85

integrados de manera uniforme en toda la organizacin. Se busca evitar


islas de datos.

Asncronas: no siempre se actualizan en tiempo real, sino que se suelen


alimentar con informacin procedente de las bases de datos relacionales
mediante un proceso de extraccin, transformacin y carga en ingles
Extraccion, Transformation, Load (ETL).

Gestin de datos histricos a largo plazo: una de las exigencias analticas


consiste en realizar estudios de evolucin a lo largo del tiempo, esto
requiere que estas bases de datos mantengan un histrico a largo plazo,
normalmente no inferior a cinco aos.

Tipos de persistencia OLAP


En los orgenes de la tecnologa OLAP la mayor parte de las compaas asumi
que la nica solucin para una aplicacin OLAP era un modelo de
almacenamiento no relacional. Sin embargo, otras compaas no tardaron en
descubrir que a travs del uso de estructuras de base de datos (esquemas de
estrella y de copo de nieve), ndices y el almacenamiento de agregados, se
podran utilizar sistemas de administracin de bases de datos relacionales para el
OLAP.

SUAyED
86

RESUMEN DE LA UNIDAD

Una base de datos, se refiere a una coleccin de datos que tienen relacin entre
si, existen varios modelos de bases de datos, pero el ms popular es el modelo
relacional, la mayora de los sistemas de informacin utilizan bases de datos para
almacenar su informacin, y los sistemas ERP no son la excepcin.

OLAP es el acrnimo en ingls de procesamiento analtico en lnea. Es una


solucin utilizada en el campo de la llamada Inteligencia empresarial (o Business
Intelligence) cuyo objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de datos.
Para ello utiliza estructuras multidimensionales (o Cubos OLAP) que contienen
datos resumidos de grandes Bases de datos o Sistems Transaccionales (OLTP).
Se usa en informes de negocios de ventas, marketing, informes de direccin,
minera de datos y reas similares. La principal caracterstica que potencia a
OLAP, es que es lo ms rpido a la hora de ejecutar sentencias SQL de tipo
SELECT, en contraposicin con OLTP que es la mejor opcin para operaciones de
tipo INSERT, UPDATE Y DELETE. Cabe destacar que existen ERP como SAP
que ofrecen este tipo de soluciones.

SUAyED
87

GLOSARIO

OLAP: OnLine Analytical Processing o procesamiento Analtico en Lnea

OLTP: Sistems de informacin orientado a transacciones.

DDL: Data Definition Language o lenguaje de definicin de datos, utilizado para


crear los objetos de la base de datos.

DML: Data Manipulation Language o lenguaje de manipulacin de datos, utilizado


para actualizar, eliminar o insertar datos en las tablas de la base de datos.

SUAyED
88

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad 1. Envo de archivo


Utilizando un diagrama entidad relacin, diagrama el proceso de la venta de
un producto.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que hayas
concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

Actividad 2. Envo de archivo


Utilizando el lenguaje SQL, agrega un cliente a una tabla de nombre clientes.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que hayas
concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

SUAyED
89

CUESTIONARIO DE REFORZAMIENTO

1. Que es SQL
2. Que es un diagrama entidad-relacin
3. Define a una base de datos relacional
4. Que es una llave primaria
5. Que es un a base de datos multidimensional
6. Que es la normalizacin
7. Qu es una llave candidata
8. Que es un cubo OLAP
9. Menciona un manejador de bases de datos relacional
10. Que es un motor de bases de datos

SUAyED
90

LO QUE APREND
Envo de archivo
Define cul es la ventaja de utilizar el modelo relacional para un sistema de
informacin empresarial.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que hayas
concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

Envo de archivo
En que puede ayudar las bases de datos multidimensionales a la toma de
decisiones en una organizacin.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un


editor de texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que hayas
concluido, salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

SUAyED
91

EXAMEN DE AUTOEVALUACIN

11. Es un ejemplo de un comando DML


e) INSERT
f) IF
g) THEN
h) WHERE
12. Es un ejemplo de un comando DDL
e) DROP
f) UPDATE
g) CASE
h) WHILE
13. MyISAM es un:
e) Lenguaje de consulta
f) Motor de bases de datos
g) Base de datos relacional
h) Lenguaje de programacin
14. Es un conjunto de metadatos que contiene las caractersticas de los datos
que se van a utilizar en el sistema:
e) Base de datos
f) Diccionario de datos
g) Lenguaje de consulta
h) ERP
15. Las bases de datos ____________ tienen la forma de un rbol invertido.
e) Documentales
f) Orientadas a objetos
g) Jerrquicas
h) Objeto-Relacionales
16. Que los valores sean atmicos, este descrito en
e) La primera forma normal
f) La segunda forma normal
SUAyED
92

g) La tercera forma normal


h) La cuarta forma normal
17. El __________ en una sentencia SELECT permite seleccionar todos los
campos de una tabla.
e) Punto y coma (;)
f) Astersico (*)
g) Dos puntos (:)
h) Guin (-)
18. Las bases de datos orientadas a transacciones tiene las siglas:
e) OLTP
f) MOLAP
g) ROLAP
h) OLAP
19. La atomicidad es una propiedad de:
e) CRM
f) ACID
g) ERP
h) DB2
20. OLAP est orientado al:
a) Modelo entidad-relacin
b) Procesamiento analtico
c) Procesamiento por lotes
d) Modelo orientado a objetos

SUAyED
93

MESOGRAFA

BIBLIOGRAFA RECOMENDADA

Autor

Captulo

Pginas

Date C. J.

Normalizacin Adicional

356-363

1FN, 2FN, 3FN, FNBC


Date C. J.

El modelo entidad relacin

424-425

Dubois Paul

Caractersticas de los

162-182

motores de
almacenamiento
Dubois Paul

Ejecutar sentencias SQL

64-113

BIBLIOGRAFA BSICA (REFERENCIAS)

Date, J. (2001). Introduccin a los sistems de bases de datos. Mxico: Pearson


Prentice-Hall.

Dubois P. (2005). Programacin MySQL. Madrid: Anaya Multimedia.

SUAyED
94

SITIOS DE INTERNET

http://blog.classora.com/2013/06/25/bases-de-

Bases de datos multidimensionales:

datos-multidimensionales-olap-vs-oltp/

OLAP vs OLTP

http://es.wikipedia.org/wiki/Cubo_OLAP

Cubo OLAP

http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_relacional

Modelo relacional

http://es.wikipedia.org/wiki/Bases_de_datos

Modelos de datos

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_ori

Base de datos orientada a objetos

entada_a_objetos
http://es.wikipedia.org/wiki/Normalizaci%C3%

Normalizacin de bases de datos.

B3n_de_bases_de_datos

http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_entidad-

Modelo entidad-relacin

relaci%C3%B3n

http://www.desarrolloweb.com/articulos/model

Modelos de bases de datos

os-base-datos.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_de_red

Modelo de red

http://www.aulafacil.com/Access2/CursoAcces

Curso de Access2

s/Lecc-1-Acc.htm

http://enrique-baez-

Modelos emergentes de bases de

carro.wikispaces.com/A)+Unidad+1+Modelos+

datos

Emergentes+de+Base+de+Datos

SUAyED
95

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO


FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN
SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIN A DISTANCIA

UNIDAD 3. SEMBLANZA DE LOS SIS


SISTEMAS INTEGRALES

OBJETIVO PARTICULAR

Al finalizar esta unidad, el alumno conocer la historia de los ERP,


como identificar los beneficios de su implantacin, se ver un
ejemplo de las ventajas de su implantacin, y se conocer el
esquema de seguridad de un ERP.

INTRODUCCIN.

Los ERP como son actualmente, son una evolucin de sistemas mas
antiguos orientados al suministro
uministro de materias primas, estos sistemas
fueron desarrollados durante la segunda guerra mundial en EU, se
utilizaban para gestionar la produccin de material blico, pues
optimizaban los inventarios y garantizaban el abastecimiento de la
materia prima. Esto sistemas fueron conocidos como MRP en ingles
Material Requirement Planning, una vez terminada la guerra, los
empresario estadounidenses se dieron cuenta de la ventaja de
utilizar sistemas de este tipo en las fabricas, por lo que implantaron
en las mismas,
smas, estos sistemas fueron reemplazados por los ERP
actuales.. As como los MRP fueron un hito en su momento, los ERP
lo son en las empresas, y aunque su implantacin es costosa en
recursos para la empresa, los beneficios justifican los recursos
invertidos,, si se realiza una evaluacin para identificar las ventajas y
desventajas de un ERP, lo mas probable es que las ventajas sean
SUAyED
96

mayores que las desventajas. La razn para invertir tanto esfuerzo


en la implantacin de un ERP, es lograr mejorar actividades clave
para la organizacin, como dar una mejor atencin al cliente,
controlar los inventarios, integrar la informacin o aumentar la
productividad de los empleados. Son varias las mejoras en las
actividades de la empresas al implantar un ERP. Una de esas
mejoras y no menos importante que las mencionadas, es que un
ERP cuenta con las herramientas necesarias para proteger la
integridad y confidencialidad de la informacin. De entrada al
encontrarse la informacin en una sola base de datos, es ms fcil
protegerla, pero adicional a esto los ERP cuentan con proteccin
orientada al usuario utilizando contraseas y seguridad orientada a
los privilegios utilizando perfiles. Un ERP permite la creacin de
distintos perfiles para limitar el acceso a la informacin sensible.

SUAyED
97

LO QUE S

Como evaluaras el impacto de la implantacin de un sistema de


informacin, en una organizacin.

Temario detallado
3. SEMBLANZA DE LOS SISTEMAS INTEGRALES.
3.1. Perspectiva histrica de evolucin de los ERPS.
3.2. Evaluacin del impacto de los ERPS en las organizaciones.
3.3. Escenarios para la operacin de los ERPS en las organizaciones.
3.4. Niveles de seguridad en un ERP.

SUAyED
98

Desarrollo de la Unidad
3.1. Perspectiva histrica de evolucin de los ERPS (Toomey, 1999: 1-12).
Actualmente

existen

muchos

tipos

de

ERP,

dependiendo

del

tipo

de

organizaciones al que estn dirigidos, existen ERP pensados para empresas


comerciales, que se dedican a la venta de productos y servicios, existen ERP
pensados para instituciones de salud, tambin existen ERP pensados para
empresas de manufactura. Estos ltimos fueron los primeros tipos de ERP, debido
a que los ERP fueron la evolucin de otros sistemas pensados en la manufactura.
El primero de estos sistemas fueron los MRP, que significa Material Requirement
Planning. Este tipo de sistemas gestionaban los materiales para abastecer la
manufactura de un producto.

Los sistemas MRP tienen su origen en la segunda guerra mundial. Durante el


conflicto el gobierno estadounidense empleo programas de cmputo para controlar
la logstica de sus unidades en acciones blicas.

Despus que termin la guerra, a finales de los aos cincuenta, este tipo de
sistemas se utilizaron en las fbricas, para el abastecimiento de materias primas.

Aunque las computadoras de esa poca pertenecan a la primera generacin (las


computadoras de la primera generacin utilizaban bulbos, tarjetas perforadas y
almacenaban la informacin en tambores magnticos), ya contaban con capacidad
de almacenamiento y recuperacin de datos, lo que permita gestionar los
inventarios de materiales.
En la poca de los sesentas las computadoras ya pertenecan a la segunda
generacin, (estn computadoras eran mucho mas pequeas, ya que no utilizaban
bulbos, sino transistores, y tambin eran mas veloces y consuman menos
energa) los sistemas MRP ayudaron a las empresas a reducir los niveles de
inventario de los materiales que utilizaban en su proceso productivo, esto debido a
que al planear sus requerimientos de insumos basndose en lo que se

SUAyED
99

demandaba, los costos se reducan, ya que se compraba slo lo necesario y


cuando era necesario.

La ventaja de estos sistemas fue mantener un nivel de inventarios, suficiente para


no detener la produccin, pero sin tener inventarios excesivos. Estos sistemas
incluan mdulos para gestionar el inventario, gestionar las actividades de
transformacin de materia prima.

Un MRP es utilizado para solucionar el problema de controlar y coordinar los


materiales para que se estn disponibles cuando se precisan, y sin necesidad de
tener un inventario excesivo.

Antes de la llegada de los MRP la forma de garantizar que existiera un stock


suficiente era manejar un inventario excesivo, adems de que manejar el proceso
de produccin de manera manual, podra llegar a ser muy complejo.

El siguiente paso en la evolucin de este tipo de sistemas fueron los sistemas


Manufacturing Resource Planning o tambin conocidos como MRP II.

Este tipo de sistemas hicieron su aparicin en los ochentas. En esa poca las
computadoras estaban en la tercera generacin (La tercera generacin de las
computadoras utiliza circuitos integrados, son computadoras mas pequeas y
potentes).
Los sistemas MRP II incluan todas las funcionalidades del MRP, a los que hay
que sumar las siguientes funciones:
1. Retroalimentacin del estado de la planta de produccin a todos los niveles
implicados en la planificacin, para que la siguiente puesta en marcha pueda
ser actualizada automticamente.
2. Ordenamiento de las etapas de produccin. Estas etapas generalmente
incluyen la compra de la materia prima, la gestin de la mano de obra, el
proceso de transformacin de una materia prima en un pieza, su
SUAyED
100

ensamblaje, los costos de produccin, los plazos de fabricacin, las cargas


de trabajo y el ensamble del producto final.

Los ERP evolucionaron a partir de los MRP y MRP II, lo que inicialmente fue un
sistema dedicado a la produccin, se le fueron aadiendo mas funciones, para la
para la gestin de las otras reas de la empresa: como Ventas, Compras,
Finanzas, Contabilidad, Recursos Humanos, etc. Es en este punto cuando
podemos hablar de nacimiento del concepto ERP (Enterprise Resource Planning)
como sistema que integra las reas de una organizacin. Los ERP a diferencia de
sus antecesores, cubren las actividades de una empresa, y ya no se enfocan solo
a la manufactura, sino a otros giros. La gestin de la produccin y distribucin ya
solo son una parte del ERP, ahora gestionan, proveedores, clientes, ventas,
compras etctera.

Fue en la poca de los 90 cuando los ERP experimentaron su mayor despegue,


porque ya era comn hablar de redes locales y el concepto de cliente-servidor,
donde se poda instalar un sistema de informacin en un servidor y era accesible a
travs de computadoras personales, conectadas a travs de una red local.

Pero la evolucin de los ERP continuo, a los ERP tradicionales se les achaca su
exceso de rigidez, su alto costo y siempre estuvieron orientados a las grandes
empresas, adems eran sumamente complejos.

A partir del 2000 los ERP empezaron a transformarse, cabe destacar que en esta
poca se empieza a desarrollar el internet, las redes y un acelerado desarrollo de
las computadoras. Los ERP actuales ya se han enfocado tambin a las medianas
empresas, con la consecuente reduccin de costos para estos ERP, SAP es una
empresa alemana lder en ERP, ofrece soluciones para este tipo de empresas.
Las siglas de SAP son una abreviatura en alemn. Las siglas en alemn de SAP
son: Systeme, Anwendungen und Produkte. Aunque el nombre completo de la
empresa es Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung
SUAyED
101

("Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos"). Como puede


apreciarse, las siglas no indican el nombre completo de la empresa, ya que solo
incluyen las tres primeras siglas, pero la empresa solo utiliza las tres primeras
siglas para identificarse.
SAP

fue

fundada

en

junio

de

1972

como

Systemanalyse

und

Programmentwicklung ("Sistemas de Anlisis y Desarrollo de Programas") por


cinco exingenieros de IBM en Mannheim, Baden-Wrttemberg (Dietmar Hopp,
Klaus Tschira, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, y Claus Wellenreuther). El
acrnimo fue cambiado ms adelante para llamarse Systeme, Anwendungen
und Produkte in der Datenverarbeitung ("Sistemas, Aplicaciones y Productos en
Procesamiento de Datos").
En 1973, nombro a su software SAP R/1. Al que posteriormente renombro como
R/2 y R/3. A mediados de la dcada de 1990, SAP sigui la tendencia de las
aplicaciones orietadas a Web y rediseo el concepto de procesos de negocio
(integracin a travs de Internet).
SAP AG se convirti en el nombre oficial de la compaa despus de la junta
general de accionistas de 2005. AG es la abreviatura en alemn de
Aktiengesellschaft (sociedad annima).
Actualmente SAP es considerada como el tercer proveedor independiente de
software del mundo y el mayor fabricante europeo de software. Ofrece soluciones
para grandes empresas as como empresas medianas.
FUENTE: http://es.wikipedia.org/wiki/SAP_AG

Los ERP se han vuelto ms compatibles con otras aplicaciones, actualmente se


integran a aplicaciones de ofimtica. Tienen una integracin a la web, los ERP
pueden ser accesibles desde Internet, algo impensable en los primeros ERP.

SUAyED
102

Incluso existen ERP de cdigo abierto, aunque carecen de muchas de las


funcionalidades de los ERP comerciales, son una solucin que ofrecen sus
propias ventajas, ya que los usuarios no estn obligados a pagar una licencia, o
una renta, y tienen acceso a todo el cdigo fuente del ERP.

Los ERP siguen evolucionando y la tendencia es que sean ms fciles de usar,


orientados a la web y con un costo ms reducido. (Muiz, 2004: 21-23).

3.2. Evaluacin del impacto de los ERPS en las organizaciones (Len, 1998:
11-23)

Los ERP generalmente tienen un impacto positivo en las organizaciones, y aunque


su implantacin puede resultar onerosa en tiempo y recursos, los beneficios
justifican el esfuerzo de su implantacin. En el primer captulo de este apunte se
mencionaron los beneficios de manera general, en este captulo veremos los
beneficios a mas detalle, especficamente los beneficios en reduccin de costos,
reduccin de tiempos, disminucin de errores y mejora en la atencin al cliente.

No todas las empresas buscan los mismos beneficios, incluso un beneficio puede
traducirse en un mayor gasto y esto puede ser una desventaja. Por ejemplo
adquirir un ERP es mas costoso que utilizar un paquete administrativo. Todo
depende de lo que sea prioritario para la empresa.

Veamos un ejemplo concreto. Una empresa necesita adquirir un software de


facturacin electrnica, por que la autoridad hacendaria as lo exige. La empresa
puede adquirir un paquete de facturacin que no le cuesta ms de 5000 pesos,
pero este software de facturacin solo maneja eso, facturacin. No tiene un
modulo de inventarios, no tiene un modulo contable, no tiene un modulo de
compras a proveedores, no tiene un modulo de punto de venta, y por ultimo no es
configurable, debido a que las funciones del paquete, no se pueden modificar.

SUAyED
103

Un ERP si cuenta con los mdulos que se mencionaron y se pueden configurar,


pero implantar un ERP, puede llevar meses y en algunos casos aos. Cabe
destacar el costo, el cual puede ir desde decenas de miles de pesos, hasta
millones de pesos. Todo depende de la capacidad econmica de la empresa y de
sus necesidades.

Veamos como impacta el ERP en una empresa.

Integracin de la informacin.

Acceso a la informacin desde cualquier modulo.

Datos accesibles desde cualquier lugar.

Los mdulos del ERP interactan entre s consolidando todas


las operaciones.

Minimiza tiempos de respuesta a clientes y proveedores

Optimiza los procesos de trabajo.

No se trabaja por duplicado, por lo que elimina costos por


posibles errores.

Reduccin de costos de gestin.

Los costos de los ERP comerciales son muy elevados.

Se requiere de personal especializado para su


mantenimiento.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar


alguno de sus procesos para alinearlos con los del ERP.

Ahora veamos estos puntos a ms detalle.

Beneficio de integracin de la informacin en un solo sistema, en una sola


base de datos y con un solo formato.

SUAyED
104

Ganancia en tiempo, no es necesario consultar varios sistemas, toda la


informacin se encuentra en una base de datos.

Disminucin de errores, al encontrarse la informacin en un solo sistema,


no es necesario trasladar la informacin de un formato a otro, lo que reduce
la posibilidad de errores de transcripcin de informacin.

La cantidad de tiempo ganado puede medirse fcilmente, slo es necesario


calcular la diferencia de tiempo invertido en el uso del sistema anterior y el actual.
La cantidad de errores de transcripcin es igualmente fcil de medir, solo se
calcula la diferencia entre la cantidad de errores del sistema anterior y el actual.

Acceso a la informacin desde cualquier mdulo.


Este beneficio tambin es fcilmente cuantificable en trminos de tiempo ganado,
slo se establece la diferencia de tiempo que utilizaba un empleado en obtener
informacin, y cuanto tiempo le lleva obtenerla en el sistema, aqu la diferencia
puede ser enorme.

Datos accesibles desde cualquier lugar.


Acceder a la informacin dentro de la misma empresa puede ser una prdida de
tiempo, si no se encuentra en una solo base de datos, pero que decir si se desea
acceder a la informacin desde una ubicacin remota, si el sistema actual permite
su acceso desde una va remota la situacin no es tan complicada, pero si el
sistema no lo permite, la prdida de tiempo para acceder a la informacin es
enorme, aqu el beneficio es ganancia en tiempo. Para saber cunto tiempo se
gana, es muy simple, se calcula la diferencia en tiempo de ambos procedimientos.

Los mdulos del ERP interactan entre s consolidando todas las


operaciones.

SUAyED
105

El beneficio aqu es doble, el primero y ms importante es que se reducen errores


al no tener que transcribir informacin entre diferentes sistemas, y el segundo es
el beneficio de reducir la cantidad de errores de transcripcin. Para calcular la
ganancia en tiempo y en errores, solo hay que calcular la diferencia entre el
tiempo y errores del anterior sistema y el actual.

Minimiza tiempos de respuesta a clientes y proveedores


Esto se puede medir con facilidad. Cuanto tiempo se emplea para atender a un
cliente o a un proveedor, tericamente los tiempos deben reducirse, al utilizar un
ERP, pero deben calcularse.

Optimiza los procesos de trabajo


Un ERP es un sistema integral. Si se vende una factura, se actualizan los datos de
manera automtica en el stock, y en la contabilidad y toda la transaccin se
registra. Se registra el nombre del cliente, la factura, el movimiento en inventarios y
el movimiento contable, es claro que hay un beneficio en ahorro de tiempo, solo es
necesario calcular cual es el beneficio en tiempo.

No se trabaja por duplicado, por lo que elimina costos por posibles errores.
Al encontrarse toda la informacin integrada en un solo sistema y en una sola
base de datos, los errores se minimizan, pues ya no hay errores al trasladar la
informacin de un punto a otro. Slo hay que calcular la diferencia entre el nmero
de errores de captura, en el sistema anterior y el ERP.

Reduccin de costos de gestin.


Este punto puede arrojar resultados diferentes dependiendo de lo que se busca,
ya que si se busca disminuir errores, el ERP lo har, pero en cuanto a costo del
software, este generalmente es mayor a un paquete administrativo o a un sistema
en papel. En este caso para calcular el costo de gestin del sistema, la formula es

SUAyED
106

sencilla, cuanto cuesta el uso del anterior sistema y cuanto cuesta el uso de
sistema actual.

Pero esa es una formula muy simple, tambin es necesario calcular el costo de los
errores, de la duplicidad de informacin, y de la falta de atencin a clientes y
proveedores, para entonces determinar si el sistema es mas costoso o menos
costoso. Los errores, la falta de atencin al cliente y la perdida de tiempo tambin
tienen un costo.

Los costos de los ERP comerciales son muy elevados.


Es evidente que el costo de un ERP comercial es ms elevado que el costo de
llevar el sistema con papel, con paquetes de ofimtica o con un paquete
administrativo. Incluso si se utiliza un ERP libre, este debe ajustarse, eso se
traduce en tiempo, y el tiempo tambin es dinero. En este caso hay que calcular la
diferencia en costo del sistema actual el costo del ERP.

Se requiere de personal especializado para su mantenimiento.


Un ERP no es un paquete administrativo, se requiere de personal especializado
para su ajuste y mantenimiento, lo que implica contratar a personal especializado, o
pagar los servicios de un consultor, esto va relacionado con los costos de mantener
al ERP. El clculo es sencillo. Cuanto ms me cuesta el personal especializado.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del ERP
Eso es algo que los proveedores tratan de no mencionar. El uso de un ERP
tambin implica cambios en algunos procesos, estos cambios implican un impacto
en tiempo y en dinero. Cual es la diferencia de utilizar el ERP en tiempo y en costo
con el sistema actual.

Dependiendo del tipo de empresa, algunos factores son ms importantes que


otros. Para una empresa hotelera el servicio al cliente es fundamental. Pero a otra
SUAyED
107

empresa de manufactura la optimizacin del tiempo es muy importante. Todo


depende del tipo de empresa y la visin de los directivos.

Fuente: Calidad de gestin, 2009.

Para poder visualizar de manera clara los impactos de la implantacin del ERP, es
necesario utilizar una tabla como la siguiente, en ella se determinara el impacto en
la organizacin, y si es factible utilizarlo o no: (Grabot, Mayre y Bazet, 2008: 110)

Tabla de ventajas y desventajas


Caracterstica

Ventaja

Integracin de la informacin

Acceso a la informacin desde cualquier modulo.

Desventaja

Datos accesibles desde cualquier lugar.


Los mdulos del ERP interactan entre s

consolidando todas las operaciones.


SUAyED
108

Minimiza tiempos de respuesta a clientes y proveedores

Optimiza los procesos de trabajo.

No se trabaja por duplicado, por lo que

elimina costos por posibles errores.


Reduccin de costos de gestin.
Los costos de los ERP comerciales son

x
x

muy elevados.
Se requiere de personal especializado para

su mantenimiento.
Las empresas que lo implanten suelen

tener que modificar alguno de sus procesos


para alinearlos con los del ERP.

Una vez que se identifican las ventajas y desventajas, cada una se puede evaluar.

SUAyED
109

Ventaja

Buena

Regular

Mala

Integracin de la informacin

Acceso a la informacin desde cualquier modulo.


Datos accesibles desde cualquier lugar.
x

Los mdulos del ERP interactan entre s


consolidando todas las operaciones.

Minimiza tiempos de respuesta a clientes y proveedores


Optimiza los procesos de trabajo.

No se trabaja por duplicado, por lo que

elimina costos por posibles errores.


x

Reduccin de costos de gestin.


Los costos de los ERP comerciales son
muy elevados.
Se requiere de personal especializado para
su mantenimiento.

Las desventajas tambin se evalan.

Desventaja
Los costos de los ERP

Alta

Regular

Baja

comerciales son muy


elevados.
Se requiere de personal

especializado para su
mantenimiento.
Las empresas que lo

implanten suelen tener que


modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con
los del ERP.
SUAyED
110

3.3. Escenarios para la operacin de los ERPs en las organizaciones (Len,


1998: 25-33)
El simple hecho de utilizar un sistema de informacin, no garantiza la solucin de
los problemas de gestin de una organizacin, un ERP es una herramienta para
solucionar un problema, no la solucin al problema.

Utilizar un ERP en una organizacin es justificable cuando se obtienen beneficios


para la organizacin. Los beneficios pueden ser: ahorros en tiempo, reduccin de
gastos o mejora en alguna actividad.

Las razones de la implantacin de un ERP pueden ser diversas y cambian


dependiendo del giro de la organizacin, pero las empresas que deciden utilizar un
ERP es porque se encuentran con algunos problemas que sern expuestos con el
ejemplo de una compaa ficticia:

Veamos el ejemplo de una empresa comercial que se dedica a la venta y compra


de productos, especficamente hablaremos de una ferretera que no cuenta con un
ERP y desea implantarlo, supongamos que la empresa ya cuenta con
computadoras y tiene cierto nivel de organizacin en su informacin de negocios.
Sin embargo no cuenta con un sistema de informacin integral y los diferentes
departamentos utilizan programas de ofimtica o paquetes administrativos, por lo
cual cada rea cuenta con su propia informacin, y la comparticin de la misma no
es algo sencillo, y esta tendiente a errores.

Llamaremos a esta empresa ferretera del centro, la misma es una empresa


dedicada a la venta al mayoreo y menudeo de artculos de ferretera, y cuenta con
las siguientes reas:

Ventas.

Compras.

Inventarios.
SUAyED
111

Contabilidad.

Recursos Humanos.

Esta empresa no cuenta con un sistema integral de gestin, cada area cuenta
con su informacin en computadora, pero no es fcil compartir dicha informacin
por lo siguiente:

El rea de ventas tiene un paquete de facturacin.

El rea de compras realiza sus compras utilizando formatos en papel.

El rea de inventarios realiza sus inventarios utilizando un a hoja de calculo.

El rea de contabilidad utiliza un paquete contable.

La informacin de sus diversas reas no se encuentra integrada, y no es tan fcil


compartirla, ya que si el rea de ventas tiene un sistema de facturacin, dicha
informacin no puede ser compartida con otras reas, por ejemplo contabilidad o
inventarios, ya que ellos cuentan con su propia aplicacin.

El primer problema es que la informacin no es fcilmente compartible. El segundo


problema es que no hay una adecuada gestin de inventarios, ya que ventas no
tiene acceso al sistema de inventarios, para saber si hay stock suficiente debe
comunicarse telefnicamente con el responsable de inventarios.

El tercer problema es que el rea contable debe guardar todas las facturas de
venta y hacer un conteo manual de todas ellas al final del da, una vez que se
terminaron de contar, esta informacin se almacena en una hoja de calculo, y
posteriormente se captura la informacin en el paquete contable, lo que implica un
enorme gasto de tiempo para los contadores.

El cuarto problema es que el rea de inventarios utiliza un formato en papel, y es


comn que la informacin en papel, difiere del inventario real.
SUAyED
112

Se plantea un problema complejo tomando en cuenta los factores mencionados,


sin embargo una manera de solucionarlos es utilizando un sistema integral de
gestin, despus que la gerencia decide adquirir un ERP, y despus de su
proceso de implantacin se pueden observar los siguiente beneficios en la
ferretera.

La informacin ya puede ser compartida, por ejemplo el rea de ventas sabe en


todo momento el stock de inventario, ya que el sistema permite al vendedor de
mostrador acceder al inventario del almacn.

Existe un mayor control de los inventarios, ya que los inventarios estn ligados al
sistema de compras a proveedores y estos se actualizan cada vez que se compra
un producto, esto es el inventario se incrementa. El modulo de ventas tambin se
encuentra integrado al modulo de inventarios, por lo tanto cuando se vende un
producto el inventario decrece. Esto le ahorra trabajo al encargado del almacn y
tiene un mayor control del inventario, ya no tiene que llevar su control en papel.

El rea contable puede saber en todo momento cuales son las facturas tanto de
venta o de compra ya que estn registradas dentro del sistema, por lo que no es
necesario hacer un conteo fsico de cada factura, ni guardar dicha informacin en
la hoja de clculo, lo que redunda en un ahorro de tiempo, y disminucin de
errores de captura.

Con este pequeo ejemplo podemos darnos cuenta del impacto que tiene un ERP
dentro de una organizacin, el ejemplo esta pensado en una empresa mediana,
pero lo mismo aplica para una empresa de mayor tamao.

Con este ejemplo se notan varios beneficios al utilizar un ERP pero se


enumeraran:
1. Integracin de la informacin.

SUAyED
113

2. Permite la toma de decisiones basada en datos reales, y fidedignos. Un


ERP permite concentran la informacin de toda una organizacin.
3. Estandarizacin de la informacin.
4. Ahorro de tiempo para realizar las actividades operativas o de gestin.
5. Como consecuencia del ahorro de tiempo, el personal puede dedicarse a
otras tareas. En otras palabras el personal es ms productivo.
6. Al haber un ahorro de tiempo, y manejo de informacin de manera mas
precisa, y estandarizada se puede dar una mejor atencin al cliente.
7. Al mantenerse la informacin concentrada, se pueden mantener un mejor
nivel de seguridad tanto para su acceso, como para su resguardo.
8. Al realizar una transaccin esta se propaga a los dems mdulos del ERP.
9. Mayor facilidad para realizar seguimiento de transacciones, ya que toda
transaccin se queda registrada en el sistema, en palabras ms simples,
deja su huella.
10. Mejor gestin del inventario, una herencia de sus predecesores el MRP y el
MRP II.

Fuente: Qu es un ERP, s. f.

SUAyED
114

3.4. Niveles de seguridad en un ERP (Len, 1998: 169-170)

La seguridad de la informacin es el rea de la informtica que se enfoca en la


proteccin y resguardo de la informacin, en especfico en datos que se
encuentran almacenados en un sistema de informacin. El objetivo de la
seguridad de la informacin es mantener la confidencialidad, disponibilidad e
integridad de la misma. Estos conceptos aplican a los datos almacenados en un
ERP, ya que la organizacin no se puede dar el lujo de mantener desprotegida su
informacin. El hecho de mantener la informacin en una sola base de datos en
lugar de bases distintas, o incluso mantenerla en papel, le da mayor seguridad a la
informacin. Pero esto no es suficiente. Es necesario contar con las restricciones
necesarias para que los usuarios solo tengan acceso a cierta informacin. Por
ejemplo un vendedor, no debe tener acceso a la informacin de nmina.
En el primer prrafo se hablo de tres conceptos relacionados con la seguridad, la
confidencialidad, la disponibilidad y la integridad, veamos que significan.
Confidencialidad
Es la propiedad de prevenir la divulgacin de informacin a personas no
autorizadas. La confidencialidad es el acceso a la informacin nicamente por
personas que cuenten con la autorizacin para hacerlo.
Por ejemplo, en el ejemplo que se menciono antes, un vendedor de mostrador
debe tener acceso a la informacin de los artculos que vende, las caractersticas
de los productos, su precio, incluso puede tener acceso a la existencia de
productos en el inventario, tambin debe tener cierta informacin sobre un cliente,
como su nombre, direccin, telfono y RFC. Pero no debe poder ver ms
informacin, solo debe tener acceso a la informacin necesaria para la realizacin
de su actividad.

SUAyED
115

Integridad
Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no
autorizadas. La integridad es mantener con exactitud la informacin tal cual fue
generada, sin ser alterada.
La violacin de integridad se presenta cuando un empleado o programa ya sea
intencionalmente o por accidente, modifica o borra datos.
Los datos solo deben ser actualizados o borrados por el personal autorizado, y
estas modificaciones deben ser registradas, el registro debe contener quien hizo la
modificacin, porque la realizo, y la fecha y hora de cuando la realizo.
Disponibilidad
La disponibilidad es la caracterstica de la informacin, de encontrarse a
disposicin de quienes deben acceder a ella, ya sean personas o programas. La
disponibilidad es el acceso a la informacin por las personas o programas
autorizados, en el momento que as lo requieran.
En el caso de un ERP, el sistema se debe encontrar en un servidor que garantice
que el sistema estar disponible en todo momento, evitando interrupciones del
servicio debido a cortes de energa, fallos de hardware, y actualizaciones del
sistema.
La disponibilidad adems de ser importante en el proceso de seguridad de la
informacin, es adems variada en el sentido de que existen varios mecanismos
para cumplir con los niveles de servicio que se requiera. Se pueden utilizar
equipos de alta disponibilidad, enlaces redundantes, etc. La gama de posibilidades
depender de lo que queremos proteger y el nivel de servicio que se quiera
proporcionar.

SUAyED
116

Seguridad en el ERP
Hoy da no se puede entender un ERP que carezca de unos niveles mnimos de
seguridad que nos permitan proteger la informacin para que sea confidencial e
integra, y solo sea visible para los usuarios autorizados.

Los ERP cuentan con funciones que permiten resguardar los datos, a manera de
ejemplo se utilizara el ERP WebErp, (www.weberp.org) para realizar los ejemplos.

Una contrasea o password es una forma de autentificacin (Autentificacin Es


verificar que algo es verdadero, en este caso es validar a travs de una
contrasea que slo la persona autorizada puede entrar al sistema) que utiliza una
clave confidencial secreta para permitir el acceso hacia algn programa. La
contrasea debe mantenerse en secreto, para que no puedan acceder personas
no autorizadas, este medio de proteccin se le conoce como control de acceso
orientado al usuario. Un ERP debe contar con este tipo de control. Veamos un
ejemplo de la pantalla de entrada del WerbErp, la cual pide un a contrasea para
poder ingresar.

SUAyED
117

Fuente: Practical Web, 2013.

Existe otro tipo de control de acceso, este es conocido como control de acceso
orientado a los privilegios. En un grupo de usuarios existen privilegios diferentes
dependiendo del tipo de usuario. Dependiendo del tipo de usuarios en un sistema
de informacin, estos tendrn diferentes nombres, para el caso de un ERP estos
podran ser: vendedores, contadores, almacenistas etc. Los diferentes usuarios
tendrn diferentes privilegios segn su perfil, el perfil indica los privilegios de los
que goza un usuario, un perfil de usuario permite al sistema mantener la
confidencialidad e integridad de la informacin, pues los usuarios vern solo lo que
deban ver.

La clasificacin de los usuarios en diferentes perfiles nos permitir adems


realizar:

Restricciones a determinada informacin sensible

Restricciones sobre altas, bajas o modificacin de datos

Ocultar o mostrar funciones del sistema


SUAyED
118

Veamos un ejemplo de los distintos perfiles que se pueden agregar en un ERP.

Fuente: Practical Web, 2013.

En esta pantalla se pueden apreciar distintos perfiles, el administrador del sistema


es el que contara con todos los privilegios, pero no as los dems usuarios.

Niveles de acceso
Se trata de asignar niveles de acceso a usuarios, eso es, asignar permisos para
realizar alguna actividad, o solo algunas. Esta configuracin puede hacerse en el
ERP, veamos como:
Primero veremos los permisos del administrador del sistema, los cuales por
supuesto sern todos.

SUAyED
119

http://www.weberp.org

Cada lnea indica las funciones que puede realizar este usuario, en este caso, el
usuario tiene acceso a todas las funciones del sistema, porque es quien lo
administra, pero no todos los usuarios tendrn esos privilegios, veamos los
privilegios del contador.

SUAyED
120

http://www.weberp.org

Podemos ver que las funciones a las que tiene acceso el contador estn en la
columna izquierda, y las funciones a las que no tiene acceso se encuentran en la
columna izquierda.
Como se puede ver cada usuario tiene perfiles diferentes, pero siendo un ERP, en
este incluso se puede crear un nuevo usuario y asignarle un perfil. Veamos la
pantalla de creacin de usuarios.

SUAyED
121

http://www.weberp.org

En esta pantalla se crean los nuevos usuarios, y se les asigna un perfil.


Como puede verse, un ERP cuenta con varios perfiles para garantizar la
informacin utilizando el acceso orientado a privilegios.
Dependiendo del nivel de privilegios un usuario vera diferentes pantallas, por
ejemplo la pantalla del administrador del sistema es la siguiente:

http://www.weberp.org
El administrador tiene acceso a todas las pantallas.
Pero ahora veamos un usuario mas limitado, por ejemplo un empleado de
compras.
SUAyED
122

http://www.weberp.org

Como puede observarse el empleado de compras tiene mucho menos acceso a


funciones que el administrador del sistema. El ERP permite desactivar bloques
completos de mens, de tal forma que el usuario, por ejemplo dedicado a
compras, no vea ni siquiera una sola opcin relacionada con el mdulo de
configuracin.
http://www.weberp.org

SUAyED
123

RESUMEN DE LA UNIDAD
Para gestionar los recursos y procesos de una empresa es necesario contar con
informacin veraz y oportuna, y para obtener dicha informacin es necesario
contar con un sistema de informacin que la proporcione. Un ejemplo de este tipo
de sistemas son los MRP, que fueron utilizados en las fbricas estadounidenses,
al finalizar la segunda guerra mundial, para gestionar los suministros de las
fbricas. Los MRP fueron los antecesores de los ERP. Los ERP estn diseados
para integrar toda la informacin de recursos y procesos de una empresa, en un
solo sistema y en una sola base de datos.
Los ERP facilitan la disponibilidad de la informacin, permitiendo agilizar la toma
de decisiones.
Los ERP evolucionaron de los sistemas MRP, que gestionan el suministro de
materia prima de una fbrica. Pero la gestin del suministro de materias primas, es
solo una de las funcionalidades de un ERP, los ERP son capaces de gestionar e
integrar todas las reas y procesos de la empresa.
Un ERP permite integrar todos los procesos del negocio, como produccin,
compras, ventas, contabilidad, finanzas, recursos humanos u otras reas,
dependiendo del giro de la empresa y el tamao de la misma.
Las soluciones de ERP en el mercado son variadas, desde software para grandes
empresas, as como para medianas empresas. Desde software con licencia hasta
software libre.
El objetivo de utilizar un ERP en una empresa, es hacerla ms competitiva y su
impacto en general es positivo, incluso en el rubro de la seguridad hay mejoras ya
que un ERP cuenta con los niveles de seguridad necesarios para garantizar la
integridad y confidencialidad de la informacin.

SUAyED
124

Sin embargo es muy recomendable realizar un anlisis de sus ventajas y


desventajas, antes de implantarlo en una empresa.

SUAyED
125

GLOSARIO

MRP
Material Requirement Planning. Este tipo de sistemas gestionaban los materiales
para abastecer la manufactura de un producto, fueron utilizados en EU durante la
segunda guerra mundial.

Equipos de alta disponibilidad


Configuracin de equipos que permite que el servicio no se detenga, pues si un
servidor falla, inmediatamente toma el servicio un segundo servidor.

Enlace redundante
En un enlace redundante los conmutadores de red estn entrelazados, por lo que
si se cae un enlace otro toma su lugar.

SUAyED
126

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Investiga que son los requisitos funcionales y no funcionales de un sistema de


informacin.

Investiga que otras opciones existen adems de las vistas en esta unidad para
garantizar la seguridad de los datos de un sistema de informacin. Considera
opciones de hardware y software.

SUAyED
127

CUESTIONARIO DE REFORZAMIENTO

11. Define que es un sistema MRP


12. Define que es un sistema MRP II
13. Cul es el objetivo de usar un MRP
14. Cul es la tendencia a futuro de los ERP
15. Cul es el objetivo de la seguridad de los datos en un sistema
de informacin
16. Que es un perfil de usuario
17. Cul es la utilidad de los perfiles de usuario
18. Como podemos identificar las ventajas o desventajas de usar
un ERP
19. Que son los niveles de acceso en un ERP
20. Que es un privilegio de usuario

SUAyED
128

LO QUE APREND

Envo de archivo
El siguiente ejercicio tiene como objetivo que identifiques, las ventajas y
desventajas de implantar un ERP en una empresa, para esto basado en
lo visto en esta unidad realiza una tabla, donde compares las ventajas y
desventajas de utilizar un ERP en una organizacin, despus de esto,
califica cada ventaja y desventaja.

Realiza tu actividad en un procesador de textos, gurdala en tu


computadora y una vez concluida, presiona el botn Examinar. Localiza
el archivo, ya seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo
en la plataforma.

SUAyED
129

EXAMEN DE AUTOEVALUACIN
21. La ___________ de la informacin se refiere al resguardo de
los datos
i) Seguridad
j) Calidad
k) Oportunidad
l) Criptografa
22. La ____________ es la propiedad de prevenir la divulgacin
de informacin a personas no autorizadas
i) Llave privada
j) Confidencialidad
k) Llave pblica
l) Firma digital
23. La _____________ es la propiedad que busca mantener los
datos libres de modificaciones no autorizadas
i) Seguridad
j) Integridad
k) Fiabilidad
l) Confiabilidad
24. La _______________ es la caracterstica de la informacin,
de encontrarse a disposicin de quienes deben acceder a ella
i) Libertad
j) Visibilidad
k) Disponibilidad
l) Funcionalidad
25. Es un ejemplo de control de acceso orientado al usuario
i) Permisos al usuario
j) Algoritmo criptogrfico
k) Contrasea
l) Identificacin
SUAyED
130

26. Es un ejemplo de control de acceso orientado a los datos


i) Clave privada
j) Clave pblica
k) Password
l) Privilegios del usuario
27. La autentificacin es:
i) Verificar que algo es falso
j) Verificar que algo es verdadero
k) Revisar algo
l) No revisar algo
28. Los MRP fueron utilizados para:
i) Gestionar la contabilidad
j) Gestionar las ventas
k) Gestionar el abastecimiento de materia prima
l) Gestionar los recursos humanos
29. El uso de un ERP requiere de:
i) Personal administrativo
j) Personal no especializado
k) Personal especializado
l) Personal contable
30. Una diferencia de un ERP con un paquete administrativo es:
e) El paquete corre en Windows el ERP no
f) El ERP corre en Linux, el paquete no.
g) Las funciones del paquete se pueden modificar y las
ERP no
h) Las funciones del ERP se pueden modificar y las del
paquete no

SUAyED
131

MESOGRAFA

BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
Autor

Captulo

Grabot, B., Mayre, A,

The Mutual Influence of

and Bazet, I

the Tool and the

Pginas
1-10

Organisation
Toomey, J.

Introduction

1-12

Muiz, L.

Introduccin

21-23

Leon, A.

Introduction to ERP

11-23

Leon, A.

Basic ERP Concepts

25-33

Leon, A.

Advanced technology and

169-170

ERP security

BIBLIOGRAFA BSICA (REFERENCIAS)


Grabot, B., Mayre, A, and Bazet, I. (2008). ERP Systems and Organizational
Change. UK: A Socio-technical Insight.
Toomey, J. (1999). MRP II, Planning for Manufacturing Excellence. USA:
Chapman & Hall.
Muiz, L. (2004). ERP. Gua prctica para la seleccin e implantacin. Barcelona:
Gestin 2000.
Leon, A. (1998). ERP Demistyed. Nueva Delhi: McGraw-Hill.

BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA (TEMARIO ANALITICO)


Shtub, A. (2003). Enterprise Resource Planning. The Dynamics of
Operations Management. USA: Kluwer Academic Publishers.

SUAyED
132

SITIOS DE INTERNET
SITIO

DESCRIPCIN

http://www.weberp.org

Pagina del ERP WebErp

http://calidad-

Imagen de la implementacin

gestion.com.ar/software_erp/impleme de un ERP
ntar_software_erp.html

http://orekait.com/blog/que-es-un-

Imagen de ventajas al utilizar

erp-como-puede-un-erp-ayudar-a-mi-

un ERP

empresa/

http://es.wikipedia.org/wiki/SAP_AG

Informacin sobre la empresa


de software ERP SAP

SUAyED
133

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO


FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN
SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIN A DISTANCIA

UNIDAD 4. PRINCIPALES ALTERNATIVAS


ALTERNAT
DE LOS SISTEMAS
EMPRESARIALES (ERPS)
(ERPS
OBJETIVO PARTICULAR
Al finalizar esta unidad, el alumno conocer
conocer algunas soluciones de software
sof
ERP
que se encuentran en el mercado y sus principales caractersticas.
INTRODUCCIN
En general los distintos ERP que se encuentran en el mercado ofrecen
funcionalidades similares, como produccin, compras, ventas, inventarios, facturas
y contabilidad. Sin embargo, se hace necesario conocer las caractersticas de los
ERP ms comunes en el mercado, para utilizar el que ms se adapte a los
recursos y necesidades de una organizacin.
Existen ERP que ofrecen ms funcionalidades que otros. Existen
Exist
ERP ms
costosos que otros, tambin existen soluciones de software libre, para aquellas
empresas que no pueden costearse un software comercial o porque simplemente
desean tener el control del cdigo fuente del ERP y no desean estar atados a un
proveedor.

En este capitulo se analizaran dos ERP comerciales y uno libre para que el
alumno tenga una panormica de los ERP que se pueden encontrar en el
mercado. Por ultimo se realizara un pequeo ejercicio de auditoria a este tipo de
sistemas.

SUAyED
134

LO QUE S

Menciona los ERP que conozcas.

Temario detallado
4. PRINCIPALES ALTERNATIVAS DE LOS SISTEMAS EMPRESARIALES
(ERPS)

4.1 Principales ERPS en el mercado (caractersticas, diferencias,


componentes) (punto del temario: IV. Principales alternativas de los
sistemas empresariales ERPS)
4.1.1 SAP
- Origen
- Estructura/componentes
- Auditando un ERP
4.1.2 Oracle
- Origen
- Estructura/componentes
- Auditando un ERP
4.1.3 WebERP
- Origen
- Estructura/componentes
- Auditando un ERP

SUAyED
135

4.1 Principales

ERPS

en

el

mercado

(caractersticas,

diferencias,

componentes) (punto del temario: IV. Principales alternativas de los


sistemas empresariales ERPS)

4.1.1 SAP
SAP AG es una empresa transnacional alemana dedicada al desarrollo de ERP,
es de las primeras empresas que incursionaron en el desarrollo de los ERP.

Fuente: Logotipo de SAP, 2014.


Fundada en 1972, y con sede en Walldorf, Baden-Wrttemberg. Esencialmente,
SAP trabaja en el sector de software de planificacin de recursos empresariales o
ERP. El principal producto de la compaa es R/3, en el que la R significa
procesamiento en tiempo real y el nmero 3 se refiere a las tres capas de la
arquitectura de proceso: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente. El
predecesor de R/3 fue el R/2.

SUAyED
136

Origen
SAP fue fundada en junio de 1972 como "Sistemas de Anlisis y Desarrollo de
Programs" por cinco ex ingenieros de IBM en Alemania (Dietmar Hopp, Klaus
Tschira, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, y Claus Wellenreuther). El acrnimo
fue cambiado ms adelante para ser "Sistemas, Aplicaciones y Productos en
Procesamiento de Datos".
En 1973, la solucin SAP R/1 se puso en marcha. Seis aos despus, en 1979,
SAP lanz SAP R/2. Posteriormente lanzo la versin R/3 desde 1992 hasta 1995.
Posterior a esto SAP rediseo el concepto de procesos de negocio realizando una
integracin a travs de Internet. (Pallai, 2011: 5-7).
Aunque sus principales aplicaciones estn destinadas a grandes empresas, SAP
tambin se dirige a la pequea y mediana empresa con productos como SAP
Business One.
Este sistema integra las siguientes funciones: (Seinor, 2010)

Gestin financiera

Compras

Ventas

Distribucin

Gestin de atencin al cliente,

Comercio electrnico

Gestin de inventarios.

Es un sistema que ya tiene integrados todos los mdulos anteriores, a diferencia


del SAP/R3 donde los mdulos son separados. Adems cuenta con la
funcionalidad de un CRM en las reas de marketing y ventas.

SUAyED
137

Estructura/componentes
El sistema SAP R/3 es un sistema integral de informacin. Esto quiere decir que
una vez que la informacin es almacenada, est disponible para todos los
usuarios del sistema, facilitando la utilizacin de la informacin.
Por ejemplo, si el departamento de una empresa necesita comprar un automvil
para un ejecutivo, este es buscado en una agencia de autos. Con SAP R/3, el
siguiente paso es dar de alta la orden de compra, la cual automticamente ordena
los fondos necesarios. En este punto todas las oficinas que necesiten saber sobre
esta compra, tendrn la informacin. Por lo tanto, lo anterior no se requiere
recapturar la informacin, o mandar oficios a otros departamentos, ya que toda la
informacin estar almacenada en la base de datos, y podr ser consultada por
los usuarios interesados y autorizados por el administrador de SAP/R3. Una vez
que el automvil es recibido, el departamento notificar del hecho al sistema SAP
R/3 y se pagar la factura sin la necesidad de aprobaciones futuras. La oficina de
contabilidad ya tiene la informacin de la compra, incluso el sistema actualiza la
contabilidad de manera automtica. La oficina de activos, a travs del sistema
sabe que el automvil fue entregado y desde ese momento puede empezar a
hacer el clculo de la depreciacin.
Como pudo verse en el ejemplo anterior el SAP R/3 es un sistema que permite
controlar los procesos que se llevan a cabo en una empresa.
Ahora bien, SAP R/3 est dividido en mdulos.
Los principales mdulos del sistema R/3 incluyen cientos de procesos de negocio
para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones de gestin e
informacin.
Las aplicaciones del programa funcionan de modo integrado, de forma que la
actualizacin de la informacin de un mdulo puede impactar en la actualizacin
de la informacin en otros mdulos.
SUAyED
138

Veamos los mdulos de SAP


FI (Financial). Gestin financiera. Pensado para gestionar tareas financieras y
contables, este mdulo ayuda a crear y mantener registros financieros, como la
contabilidad general, cuentas por pagar, cuentas por cobrar. Aqu se registran las
ventas y las compras de manera automtica. Entre las funcionalidades de este
modulo se encuentran:

Contabilidad financiera y contabilidad analtica: registra cantidades y


valores de las transacciones relevantes actualizando un conjunto de
libros, que se utilizan como un soporte para la gestin y para las
aplicaciones analticas.

Administracin de la cadena de suministro financiera: Ayuda a optimizar


las actividades de flujo de caja, y gestiona los procesos de facturacin,
de transacciones con los clientes, distribuidores y proveedores.

CO (Controlling). Control. Diseado para monitorear las operaciones de la


empresa, emitir reportes de las mismas y as tomar decisiones.
IM (Investment Managemet). Gestin de inversiones. Pensado para gestionar
inversiones como bonos y determinar si dichas inversiones producen los
beneficios esperados a los inversores de la empresa.
PS (Proyect System). Sistema de control de proyectos. Como su nombre lo
indica, est pensado para gestionar proyectos grandes y pequeos, pequeos
como realizar un plan de contratacin o grandes proyectos como la construccin
de una fabrica.
HCM (Human Capital Management). Gestin del Capital Humano. El sistema
proporciona funciones

que

gestionan

los

recursos

humanos.

Entre

las

funcionalidades tenemos a:

SUAyED
139

Administracin de las relaciones con el empleado: ayuda a establecer


relaciones de colaboracin y de interaccin entre individuos, creando
equipos de trabajo.

Administracin del ciclo de vida del empleado: automatiza las fases del
ciclo de vida del empleado, desde la contratacin a la formacin, el
desarrollo y la retencin.

Administracin de transacciones del empleado: Integra procesos como


nmina, administracin y gestin de tiempos.

SD (Sales and Distribution). Ventas y distribucin. Gestin de ventas y gestin


de la distribucin.
MM (Material Management). Gestin de Materiales. Encargado de gestionar los
recursos materiales de la empresa. Adems gestiona el inventario y la compra de
productos.
PP (Production Planning). Planeacin de la produccin. Se gestiona el tipo de
producto y la cantidad a producir, de acuerdo a la demanda.
LE (Logistic Execution). Ejecucin de la logstica para las actividades de entrega
del modulo SD, como compras, ventas, produccin y gestin del inventario.
QM (Quality Management). Control de calidad. Modulo pensado para supervisar
y mejorar la calidad de los productos.
WM (Warehouse Management). Gestin de almacenes. Gestiona los distintos
almacenes de la empresa.
CS (Customer Service). Servicio al cliente. Gestin de atencin al cliente, tiene
por objetivo retener a los clientes y mejorar su atencin a los mismos.
El ERP de SAP es un software muy completo, cuenta con la flexibilidad para
integrarse con otros sistemas, tanto propios de SAP como de terceros. Cuenta con
SUAyED
140

muchas funcionalidades que le permiten soportar todos o casi todos los procesos
de negocio de una empresa. (Pallai, 2011: 20-31).

Auditando un ERP (Muoz, 2002: 24-25)


Antes de abordar el tema de auditar un ERP, es necesario hablar del concepto de
auditora en informtica.
La auditora en informtica consiste en la revisin tcnica que se realiza a un
sistema de cmputo, el software y la informacin utilizadas en una empresa, as
como las instalaciones, y la infraestructura de telecomunicaciones. La auditoria
tambin se realiza a la gestin informtica y las medidas de seguridad. Esto con el
objetivo de determinar si el sistema de informacin, mantiene la integridad,
fiabilidad y confidencialidad de los datos, si lleva a cabo eficazmente los fines de la
organizacin, si utiliza eficientemente los recursos, si la gestin informtica es
adecuada y si cumple con las leyes establecidas.
Tipos de auditora informtica
Existen varios tipos de auditora en informtica, pero para el caso de un ERP, los
tipos de auditora ms comunes son los siguientes:
Auditora de la gestin informtica: este tipo de auditora se refiere al carcter
operativo y administrativo de un sistema de informacin, tales como la planeacin,
la organizacin y el control, en este caso de un ERP. La auditoria tiene el objetivo
de verificar que los usuarios finales del sistema, utilicen el sistema de manera
adecuada, por ejemplo introduciendo los datos de manera correcta. La auditoria
puede incluir a los administrador o administradores del modulo o mdulos del
ERP. Por ejemplo para determinar si la asignacin de los perfiles de usuario es la
adecuada a su rol dentro de la empresa.

SUAyED
141

Auditora de las bases de datos: Todos los ERP utilizan una base de datos para
almacenar la informacin, es importante revisar los controles de acceso, y la
integridad de los datos, adems de revisar si los respaldos se realizan con la
periodicidad requerida, puede revisarse el log de transacciones para determinar el
tipo de transacciones y la fecha en que se ejecutaron, en la base de datos.
Auditoria del sistema de cmputo: Un ERP est alojado en un servidor, y este
debe funcionar de manera adecuada, en este caso se debe revisar si la capacidad
del hardware es suficiente para soportar los requerimientos del sistema de
informacin. La auditoria puede incluir los sistemas de almacenamiento
permanente como discos duros, DVD u otro elemento de respaldo.
Auditora de la seguridad de los sistemas de cmputo: La auditoria de los
sistemas de informacin es fundamental, la auditoria en seguridad se puede referir
a dos aspectos:

Seguridad lgica: Seguridad de los datos verificando disponibilidad,


integridad, confidencialidad, autenticidad y no repudio.

Seguridad fsica: Seguridad en las instalaciones donde se encuentra


alojado el servidor, evitando ubicaciones de riesgo, y en algunos casos no
revelando la situacin fsica del servidor. Tambin est referida a las
protecciones externas como arcos de seguridad, circuitos cerrados de
televisin, vigilantes, controles de acceso basados en contraseas o
controles de acceso biomtricos etc.

Auditora de la infraestructura de telecomunicaciones. Se refiere a la auditoria


de los componentes de la red, la topologa, los protocolos, las conexiones, los
privilegios

dems

aspectos

que

repercuten

en

su

administracin

aprovechamiento. (Muoz, 2002: 25-27).

SUAyED
142

Principales herramientas para efectuar una auditora informtica a un ERP


En la realizacin de una auditora informtica el auditor puede realizar distintas
pruebas, para el caso de un ERP, las siguientes pruebas son las ms aplicables:
Cuestionarios: Conjunto de preguntas a las que el sujeto puede responder
oralmente o por escrito, cuyo fin es poner en evidencia determinados aspectos.
Las preguntas deben ser claras sencillas y concretas.
Por ejemplo, se le puede preguntar al usuario como captura el nombre de los
clientes de la empresa, indicando si captura primero el nombre o primero el
apellido.
Tambin se le puede preguntar si antes de capturar un cliente, revisa si dicho
cliente ya se encuentra en el sistema.
Listas de chequeo: Similares a los cuestionarios, pero con la diferencia es que
las respuesta indican el cumplimiento o no de un lineamiento.
Un ejemplo de una lista de chequeo es una pregunta con una respuesta afirmativa
o negativa, dicha pregunta puede ser, para el administrador de la base de datos,
Los respaldos de la base de datos se hacen diariamente si ( ) no ( ). En este caso
la respuesta solo puede ser afirmativa o negativa.
Entrevista: La entrevista es una de las actividades personales ms importante del
auditor; en ellas, ste recoge ms informacin, bajo la forma de una conversacin
correcta y lo menos tensa posible, una serie de preguntas variadas, y sencillas.
La entrevista permite ahondar en algn tema de inters para el auditor, y sirve
para que el entrevistado exponga sus ideas o inquietudes.

SUAyED
143

Pruebas de cumplimiento: Verifican el grado de cumplimiento de lo revelado


mediante el anlisis de la muestra. Proporciona evidencias de que los controles
claves existen y que son aplicables.
Una prueba de cumplimiento es revisar por ejemplo si las claves de los usuarios
tienen al menos ocho caracteres de longitud. (UAEH, 2010)

Como se menciono anteriormente existen varios tipos de auditoras, en este caso


se auditara la seguridad lgica de un ERP, independientemente del ERP, se
revisan prcticamente los mismos elementos, ya slo de acuerdo a la
particularidad de cada sistema, se har un poco diferente. Se empezara por
revisar los siguientes elementos para el ERP de SAP, pero es algo similar para
otro ERP.
Lo principal es entender el alcance de la auditora que vamos a realizar. Una
auditora de la seguridad lgica de un sistema, se concentra en revisar la
configuracin del mismo, con el fin de exponer las fallas que puedan poner en
jaque la seguridad de la informacin que en el reside. Y solo se revisaran aspectos
que estn relacionados con dicha seguridad, este es el alcance de la auditoria.
Los sistemas ERP, incluyendo a SAP, aportan seguridad en las operaciones, y
poseen controles embebidos en el mismo. Pero esta seguridad tiene que ser
configurada de manera adecuada, para que sea efectiva.
Y tambin es importante destacar lo siguiente respecto a un ERP. Al momento de
auditar la seguridad lgica, ser necesario revisar otros elementos del ERP, como
la seguridad en la base de datos, la seguridad en la infraestructura de
telecomunicaciones y la seguridad del sistema de cmputo

Seguridad lgica del ERP.

Seguridad en la base de datos.


SUAyED
144

Seguridad en el sistema de informacin.

Seguridad en la infraestructura de telecomunicaciones.

Por lo que es necesario revisar las partes mencionadas, no solo la configuracin


del ERP.
Antes de empezar con la auditora sobre el sistema, hay cierta informacin que
uno debera recopilar en lo que respecta al software de SAP:
Versin de SAP sobre la que se va a trabajar Distintos parmetros y
configuraciones son posibles dependiendo de la versin del sistema.
Hardware involucrado. Es necesario conocer el tipo de servidores, la
infraestructura de red u otro elemento tangible del sistema.
Base de Datos. Averiguar la base de datos que se est utilizando.
Sistema operativo. Averiguar el sistema operativo que se est utilizando.
Mdulos implementados. Para conocer el alcance de la revisin, es necesario
conocer los mdulos implementados del ERP.
Nmero de desarrollos ABAP o Z. Nos servir como dato sobre la complejidad
del sistema y de su diferencia con el sistema estndar. Este dato es de suma
importancia a la hora de saber lo complejo del anlisis de roles y en un posible
caso de reingeniera de los mismos.
Forma de acceso al sistema - A travs del SAP GUI, Web, interfaz desde otras
aplicaciones, usuarios de internet.
Sistemas que garantizan la disponibilidad del sistema. Servidores de alta
disponibilidad, a pruebas de fallos, enlaces redundantes y otros sistemas que
debamos verificar. (Auditar SAP, s. f.).

SUAyED
145

Una vez que se verifico esa informacin. Seguimos con los puntos a verificar en
una auditora para revisar la seguridad lgica.
Cabe destacar que lo conveniente para realizar esta auditora es realizar
cuestionarios, listas de chequeo y pruebas de cumplimiento.
En el caso de SAP se realizaran las siguientes actividades:
1. Verificar que los permisos para trabajar con rdenes de transporte, tareas, y
pasajes entre ambientes, estn asignados a las personas que deben cumplir los
respectivos roles.
2. Verificar que los programas realizados posean los authority check o permisos
de ejecucin que requiramos.
3. Verificar todos los usuarios que posean permisos para desarrollar en ambientes
productivos.
4. Verificar roles y sus privilegios. Por roles se entiende el papel del usuario en la
organizacin, un rol puede ser contador, vendedor, almacenista, etc. Y los
privilegios asociados a dicho rol. Un contador solo puede ver informacin contable,
un almacenista slo puede ver inventarios.
5. Verificar procedimientos para realizar respaldos.
6. Verificar forma en que se garantiza la disponibilidad del sistema. (hardware de
alta disponibilidad, enlaces redundantes, etc.)
7. Verificar la seguridad en la infraestructura de red, si se tienen los permisos
adecuados, si hay acceso a internet, configuracin del firewall, etc.
8. Verificar la seguridad en la base de datos, determinar si los usuarios poseen los
privilegios adecuados.

SUAyED
146

4.1.2 Oracle
Oracle Corporation es una de las mayores compaas de software del mundo.
Sus productos van desde bases de datos hasta sistemas integrales de gestin.
Origen
Los ingenieros de Sillicon Valley, Larry Ellison, Bob Miner y Ed Oates fundan en
1977 una empresa de consultora llamada Software Development Laboratories
(SDL) y tiempo despus obtienen un contrato con la CIA para disear un sistema
especial de bases de datos con cdigo clave "Oracle". Ellison y Miner haban ledo
un artculo en la revista IBM Journal of Research and Development donde se
describa una versin preliminar del lenguaje SQL, basado en el artculo de Edgar
F. Codd donde propone el modelo relacional.
Fuente: wikipedia.org/wiki/Oracle_Corporation, 2014.

Fuente: Oracle, 2014.


En 1978 y buscando la coherencia con sus objetivos empresariales, SDL cambia
de nombre a Relational Software Incorporated (RSI). La compaa busca tener un
producto que fuese compatible con el SQL de IBM, y adems enfocarse en un
mercado de las minicomputadoras, abarcando as un segmento que en esos
momentos IBM no le interesaba.
SUAyED
147

En 1982 RSI cambia su nombre a Oracle Systems Corporation, y poco despus se


acorta a su definitivo Oracle Corporation.
En 1984, Oracle V4 soporta consistencia de lectura y en 1985 Oracle V5 empieza
a soportar el modelo Cliente/Servidor para unirse al auge de la aparicin de las
redes. En 1989 trajo la aparicin del ERP de Oracle, conocido como Oracle
Financials, junto a la versin 6 del motor, que agrega un lenguaje procedural
(Pl/Sql), bloqueo a nivel de fila y la posibilidad de hacer respaldos sin la necesidad
de terminar los procesos involucrado.
Siendo Internet ya una realidad y con los nuevos paradigmas de programacin
empezando a aparecer para intentar desplazar a los paradigmas imperativos, en
1997 Oracle V8 comienza a soportar desarrollos orientados a objetos y el
almacenamiento y ejecucin de contenido multimedia y en 1999 sale a la luz
Oracle 8i para estar a tono con los requerimientos de la Internet, de donde se
derive la i del nombre. Adems, el motor incorpora una Java Virtual Machine
interna para soportar el almacenamiento y ejecucin de cdigo Java dentro del
motor.
En 2001 Oracle 9i trae ms de 400 nuevas caractersticas incluyendo la habilidad
de manipular documentos XML, opciones de alta disponibilidad, bases de datos en
Cluster.
Durante la primera dcada del siglo XXI Oracle se caracteriz por realizar una
serie de adquisiciones para ampliar su mercado, que por aos son:

En 2004 Oracle compra el ERP Peoplesoft por 10.500 millones de dlares.

En 2009 se anuncia la adquisicin de Sun Microsystems, en una operacin


que ronda los 7.400 millones de dlares.

PeopleSoft, Inc. es una compaa que ofrece sistemas ERP. Existi como
una corporacin independiente hasta su adquisicin por parte de Oracle
Corporation.
SUAyED
148

Fundada en 1987 por Ken Morris y Dave Duffield, PeopleSoft fue


originalmente sede en Walnut Creek, California antes de mudarse a
Pleasanton, California.

PeopleSoft versin 1, fue lanzado a finales de 1980.

PeopleSoft ha ampliado su gama de productos para incluir un mdulo de


finanzas en 1992, la distribucin en 1994, y la fabricacin en 1996 tras la
adquisicin de Oracle.

En 1995 inaugura su oficina en Mxico, la primera en Amrica Latina.

En 2003: Adquiere a JD Edwards.

En 2004 es adquirida por Oracle Corporation.

Aplicaciones
El conjunto de productos de PeopleSoft se bas inicialmente en un enfoque
cliente-servidor. Con el lanzamiento de la versin 8, el conjunto completo se
traslad a un diseo centrado en la web llamada Arquitectura Pure Internet. El
nuevo formato permite que todas las funciones se puedan ejecutar en un
navegador web. El sistema puede funcionar como un ERP, similar a SAP, pero
tambin pueden ser utilizados los mdulos individuales.
Plataforma de desarrollo
SUAyED
149

La arquitectura se basa en la tecnologa PeopleTools. PeopleTools incluye


muchos componentes diferentes que se utilizan para crear aplicaciones basadas
en web: un lenguaje de programacin conocido como PeopleCode, herramientas
de diseo para definir diversos tipos de metadatos, la estructura estndar de
seguridad, herramientas de procesamiento por lotes, y la capacidad de interfaz
con una base de datos de SQL. Los metadatos describen datos para interfaces de
usuario, tablas, mensajes, navegacin, seguridad, portales, etc. Este conjunto de
herramientas permite al software ser independiente de la plataforma. (Oracle
Corporation, 2014)
Estructura/componentes
El ERP de PeopleSoft cuenta con los siguientes mdulos:

Administracin de ciclo de vida de activos


La funcin de este modulo es gestionar instalaciones, equipos y la maquinaria de
produccin, con el objetivo de vigilar y mantener los bienes durante su vida til.
Administracin del desempeo empresarial
El objetivo de este modulo es gestionar los proyectos y las finanzas de los
mismos, planificacin y rotacin de personal, y control de costos. Esto permite
elegir y dar prioridad a los proyectos adecuados, asignar los recursos adecuados,
y dar seguimiento a la rentabilidad de los mismos.
Administracin financiera
Gestiona la informacin financiera de la empresa, para permitir visualizar
informacin financiera importante para el negocio.
Administracin de capital humano
SUAyED
150

Este modulo tiene el nombre de HCM. El Objetivo de este modulo es gestionar la


fuerza de trabajo de una empresa, y facilitar su retencin y motivacin.
Nomina
Este mdulo calcula los ingresos brutos netos, las deducciones y los impuestos
relacionados.
Administracin de la cadena de abastecimiento
Gestiona el abastecimiento para la cadena de suministro, incluyendo planes para
producir y el orden a los procesos de negocio. (Software de planeacin, 2008).

Auditando un ERP
Al igual que con SAP, es necesario conocer alguno datos, los cuales son muy
similares.
a) Versin de PeopleSoft.
b) Hardware involucrado.
c) Base de Datos.
d) Sistema operativo.
e) Mdulos implementados.
f) Nmero de desarrollos con PeopleTools.
g) Sistemas que garantizan la disponibilidad del sistema.
Una vez que se verifico esa informacin. Seguimos con los puntos a verificar en
una auditora para revisar la seguridad lgica.
1. Verificar que los programas cuenten los permisos de ejecucin.
SUAyED
151

2. Verificar roles y sus privilegios.


3. Verificar procedimientos para realizar respaldos
4. Verificar forma en que se garantiza la disponibilidad del sistema.
5. Verificar la seguridad en la infraestructura de red
6. Verificar la seguridad en la base de datos

4.1.3 WebERP
Origen
El webERP es un sistema ERP basado en Web, esta desarrollado en PHP y
MySQL, los clientes solo requieren de un web browser y un lector de archivos PDF
para los reportes. Cabe destacar que el WebErp es software libre. Y aunque no
cuenta con las funcionalidades de un software comercial, si posee la funcionalidad
bsica de un ERP.
El software WebERP fue creado en 2003, como un software open source, entre
varios programadores. (Web EPR, 2011).
En un principio fue un sistema muy rudimentario. Sin embargo a finales del 2004 y
mediados del 2005, se integraron ms programadores al proyecto, el sistema en
un inicio fue desarrollado en Java, pero despus fue codificado en PHP, en 2007
se le agrego compatibilidad con MySQL. La versin actual es la 4.05.

Estructura/componentes

SUAyED
152

El ERP funciona en cualquier web server que pueda soportar PHP y produce
informes al formato de documento portable PDF, debido a que utiliza PHP, las
modificaciones solo se realizan en el servidor.
Modulo de rdenes de compra
El mdulo de ordenes de compra, gestiona las compras de los clientes. Dichas
ordenes se pueden facturar posteriormente.
Modulo de ventas de mostrador
Se pueden realizar ventas a los clientes, sin necesidad de realizar un pedido.
Modulo de Impuestos
Permite gestionar distintos tipos de impuestos dependientes en el tipo de
producto.

Modulo de Cuentas por cobrar


Gestin de las cuentas por cobrar, condiciones de pago para el cliente.
Actualizacin automtica de los pagos en el libro mayor. Informes definidos por el
usuario del anlisis de ventas a PDF o a la hoja de balance (valores separados
coma del csv).
Las cuentas de cliente pueden estar en cualquier moneda.
Tarifa individual para cada factura, defecto a la tarifa de la tabla de la moneda.
Facturas y notas de crdito creadas en pdf.

SUAyED
153

Reportes que muestran las transacciones demuestran la secuencia de facturas, de


notas de crdito y de recibos incorporados.
Gestin de Inventarios
Se puede crear un nmero ilimitado de almacenes.
Se mantiene un historial de las transacciones del artculo (cuando se compro, a
quien se compro y cuando se integro al almacn).
Permite la creacin de kits (conjunto de artculos).
La recepcin de inventario contra rdenes de compra crea los diarios en el libro
mayor y la cantidad que se le debe a un proveedor.
Modulo de Compras
Las rdenes de compra pueden estar en cualquier moneda.
El mismo artculo se puede comprar de muchos diversos proveedores.
Las rdenes de compra registran la cantidad recibida, la cantidad facturada y la
cantidad originalmente pedida.
Permite adems el clculo del costo del envo de los productos comprados.
Modulo de Cuentas por pagar:
Las facturas se pueden incorporar contra las mercancas recibidas. As asegurar el
pago se hace solamente para las mercancas recibidas.
Modulo de Bancos:
Se pueden definir tantas cuentas bancarias como sea necesario.

SUAyED
154

Las cuentas bancarias pueden ser en cualquier moneda y los pagos/los recibos se
pueden pagar en cualquier moneda de cualquier cuenta bancaria
Las transferencias entre las cuentas son detectadas automticamente por la
entrada del pago a otra cuenta bancaria o recibo.
Modulo de Libro mayor general: (Practical Wen, 2013)
Perodos automticamente mantenidos.
Balance y declaraciones de ganancias y prdidas.
Informacin contra presupuesto.
Los grupos de cuenta pueden ser jerarquizados.

Auditando un ERP
Al igual que con los ERP comerciales, es necesario conocer alguno datos previos
a la auditoria.

Versin del WebERP.


Hardware involucrado.
Sistema operativo
Base de Datos. Generalmente es MySQL pero puede ser otra base de datos.
Mdulos visibles. A diferencia de los anteriores ERP, el WebERP utiliza todos los
mdulos, lo que se puede hacer si no se desea utilizar todos los mdulos, es
SUAyED
155

hacerlos invisibles a los usuarios, esto se hace en el mdulo de configuracin del


WebErp.
Sistemas que garantizan la disponibilidad del sistema.
Una vez que se verifico esa informacin. Seguimos con los puntos a verificar en
una auditora para revisar la seguridad lgica.
1. Verificar roles y sus privilegios.
2. Verificar procedimientos para realizar respaldos
3. Verificar forma en que se garantiza la disponibilidad del sistema.
4. Verificar la seguridad en la infraestructura de red
5. Verificar la seguridad en la base de datos
6. Verificar la seguridad del servidor web, generalmente se utiliza apache

SUAyED
156

RESUMEN DE LA UNIDAD
Existen diferentes ERP en el mercado, las soluciones que ofrecen empresas como
SAP u Oracle pueden costar miles o hasta millones de dlares, son soluciones
que estn muy probadas y que tienen muchas funcionalidades, lo que les permite
abarcar todas o casi todas las reas de una empresa.
Pero para aquellas empresas que no pueden costearse una solucin de SAP o de
Oracle, existen soluciones de tipo software libre.
La auditoria de un sistema de informacin tiene por objetivo garantizar el buen
funcionamiento de un sistema de informacin. Existen diferentes tipos de auditora
en informtica, en este captulo se revisaron, las que estn relacionadas con la
seguridad lgica del ERP.
El software comercial tiene soluciones que estn muy probadas y que tienen
muchas funcionalidades, lo que les permite abarcar todas o casi todas las reas
de una empresa.
Los ERP de software libre no ofrecen la funcionalidad de los ERP comerciales, no
hay un soporte tcnico de un proveedor, y requieren de muchas adaptaciones.
Pero por otro lado no tienen costo, y el soporte tcnico se obtiene a travs de
otros usuarios del sistema.
Sin embargo si el ERP es gestionado de manera adecuada, no importa si es libre
o comercial, se puede garantizar un servicio adecuado y fiable.

SUAyED
157

GLOSARIO
Inteligencia de negocios
Conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administracin y creacin
de conocimiento mediante el anlisis de datos existentes en una organizacin.
Equipos de alta disponibilidad
Configuracin de equipos que permite que el servicio no se detenga, pues si un
servidor falla, inmediatamente toma el servicio un segundo servidor.
Enlace redundante
En un enlace redundante los conmutadores de red estn entrelazados, por lo que
si se cae un enlace otro toma su lugar.
Log de transacciones
Archivo que contiene las transacciones que se realizaron en la base de datos.

SUAyED
158

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Investiga al menos otra solucin de un ERP, y describe sus


caractersticas ms importantes.

Investiga que otros tipos de auditoras en informtica existen.

SUAyED
159

CUESTIONARIO DE REFORZAMIENTO

1. Menciona dos mdulos del ERP de SAP


2. Menciona dos mdulos del ERP de Oracle
3. Menciona dos mdulos del ERP de WebERP
4. Que es la auditoria en informtica
5. Cul es el objetivo de la auditora en informtica
6. Que tipos de auditora existen
7. Que es un entrevista
8. Que es una lista de chequeo
9. Qu es la seguridad fsica
10. Qu es la seguridad lgica

SUAyED
160

LO QUE APREND

El siguiente ejercicio tiene como objetivo que identifiques los elementos


a ser auditados en una base de datos, toma en cuenta que la base de
datos almacena la informacin del ERP.

Realiza diez preguntas que le realizaras al administrador de la base de


datos del ERP para determinar si la seguridad lgica es la adecuada.

SUAyED
161

EXAMEN DE AUTOEVALUACIN

31. La ___________________ consiste en recoger, agrupar y


evaluar evidencias para determinar si un sistema de
informacin, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo
eficazmente los fines de la organizacin, utiliza eficientemente
los recursos, y cumple con las leyes y regulaciones
establecidas.
m) Auditora en informtica
n) Seguridad informtica
o) Realizacin de encuestas
p) Observacin
32. El mdulo de SAP ___________ provee soporte para la
gestin de inversiones.
m) CO
n) IM
o) FI
p) PS
33. La administracin del ciclo de vida del empleado es parte de
un mdulo de SAP que se conoce como
m) HCM
n) SD
o) MM
p) PP
34. La administracin del capital humano es un modulo de
PeopleSoft que tambin se le llama.
SUAyED
162

m) Administracin del desempeo empresarial


n) Administracin de la cadena de abastecimiento
o) SQL
p) HCM
35. La _________________ se refiere a la ubicacin de la
organizacin, evitando ubicaciones de riesgo, y en algunos
casos no revelando la ubicacin de esta.
m) Criptografa
n) Seguridad fsica
o) La disponibilidad
p) Seguridad lgica
36. Las

________________

es

una

de

las

principales

herramientas de las que dispone un auditor informtico


m) Computadoras
n) Listas de chequeo
o) Bases de datos
p) Hojas de clculo
37. Antes de iniciar una auditoria es conveniente
m) Revisar computadoras
n) Revisar los mdulos implementados
o) Entrevistar empleados
p) Hacer una grfica de gantt
38. Es una herramienta que se utiliza en el ERP de Oracle, que
se utiliza para crear aplicaciones
m) Visual Basic
n) Java
SUAyED
163

o) PeopleTools
p) Pascal
39. La auditoria de ______________ se refiere al carcter
operativo y administrativo de un sistema de informacin
m) Administrativa
n) La gestin informtica
o) De bases de datos
p) Operativa
40. :Es la base de datos default del WebERP
i) Sybase
j) SQLServer
k) Oracle
l) MySQL

SUAyED
164

MESOGRAFA
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
Autor

Captulo

Pginas

Grabot, B., Mayre, A., y

Integrative technologies in

37-45

Bazet, I.

the workplace

Pallai, D.

An overview of SAP sales

5-7

and distribution
Pallai, D.

An overview of SAP sales

20-31

and distribution
Muoz, C.

Conceptos generales

24-25

Muoz, C

Conceptos generales

25-27

BIBLIOGRAFA BSICA (REFERENCIAS)


Grabot, B., Mayre, A., y Bazet, I. (2008). ERP Systems and Organisational
Change. A Socio-techical Insight. Springer. UK: 219 pp.
Pallai, D. (2011). SAP SD Handbook. Jones and Bartlett Publishers. USA:Springer.
611 pp.
Muoz, C. (2002). Auditoria en sistemas computacionales. Mxico: Pearson. 785
pp.

SUAyED
165

BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA (TEMARIO ANALITICO)


Shtub, A. (2003). Enterprise Resource Planning. The Dynamics of Operations
Management. USA: Kluwer Academic Publishers. 146 pp

SITIOS DE INTERNET
SITIO
http://www.uaeh.edu.mx/docencia/P_Present

DESCRIPCIN
Conceptos de auditora en informtica

aciones/tlahuelilpan/sistemas/auditoria_infor
matica/auditoria_informatica.pdf
http://www.weberp.org

Pagina del ERP WebErp

http://www.seguridadsap.com/sap/auditar-

Conceptos de auditora para el ERP

sap-introduccion/
http://www.seguridadsap.com/sap/auditarsap-%e2%80%93-revision-ii/
http://www.seidor.es/wps/portal/sei.Home/SA
P/QueEsSAPBusinessOne/!ut/p/c5/04

de SAP
Conceptos de auditora para el ERP
de SAP
Conceptos sobre el software SAP
Bussiness One

_SB8K8xLLM9MSSzPy8xBz9CP0os3j
XEN9QSydDRwN_zxBjA08zU7cwdy8
3IxN3I6B8JE55_zBjknS7G3kYGHh6er
j7Jg6GRp4GBLQHQ5yLX7bUeSxmASN8ABHA30_Tzyc1P1C3JDIwwyA9IB
GQM42A!!/dl3/d3/L2dBISEvZ0FBIS9n
QSEh/
http://www.fansshare.com/community/upload

Logotipo de SAP

s26/6015/sap_logo/
http://es.wikipedia.org/wiki/Oracle_Corporati

Historia de Oracle

on
http://epnbdd-

Logotipo de Oracle

oracle.blogspot.mx/2012/05/privilegios-yusuarios-en-oracle.html
http://www.slideshare.net/deedlitmurata/peop

Caractersticas de PeopleSoft

SUAyED
166

le-soft-presentation
http://www.qualsys.com.mx/peoplesoft_finan

Caractersticas de PeopleSoft

zas.html
http://www.qualsys.com.mx/peoplesoft_hum

Caractersticas de PeopleSoft

anos.html
http://www.slideshare.net/deedlitmurata/peop

Caractersticas de PeopleSoft

le-soft-presentation
http://www.peoplesoftcareer.com/blog/people

Logotipo de PeopleSoft

soft-tutorial/
http://www.elatewiki.org/index.php/WebERP

Caractersticas del WebERP

http://civicom.eu/weberp-introduccion

Logotipo del WebErp

SUAyED
167

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO


FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN
SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIN A DISTANCIA

ENT (CADENA DE
UNIDAD 5. CONCEPTOS DE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
SUMINISTRO)

OBJETIVO PARTICULAR
El objetivo de esta unidad es que el alumno conozca el funcionamiento de la
cadena de suministro en una empresa, y su interaccin con un CRM.

INTRODUCCIN
Las cadenas de suministro tienen su origen en la logstica, y ha llegado a su punto
ms alto con las tecnologas de informacin, la cadena de suministro involucra
desde los proveedores, la fbrica, los almacenes, los distribuidores, los
vendedores
dedores al detalle y al consumidor final.

Y es precisamente en el consumidor final, donde se une la cadena de suministro


con los sistemas gestin para atencin al cliente o CRM (Customer
(Customer Relationship
Management).
). Una empresa debe darle una atencin adecuada
adecuada a sus clientes,
gracias a los clientes una empresa se mantienes, y debe ofrecer productos que
satisfagan sus necesidades, entre las distintas razones para que un cliente este
satisfecho, se le deben ofrecer productos de calidad, a un precio aceptable y
deben ser entregados de manera oportuna, estos tres elementos, calidad, precio y
oportunidad, estn ntimamente ligados con la cadena de suministro.

SUAyED
168

LO QUE S

Envo de archivo

Define con tus propias palabras que entiendes por cadena de suministro.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un editor de


texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que hayas concluido,
salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios

Temario detallado
5. CONCEPTOS DE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (CADENA DE
SUMINISTRO)
5.1 Introduccin (Qu es, origen, evolucin, estructura/componentes,
participantes)
5.2 Ejemplos de utilizacin en Industrias (Manufactura y Detallista)
5.3 Integracin de CRM y SCM

SUAyED
169

5.1 Introduccin (Qu es, origen, evolucin, estructura/componentes,


participantes)
Definicin
Una cadena de suministro es un conjunto de instalaciones y medios de
distribucin que tiene por objetivo la obtencin de materiales a travs de
proveedores,

para

su

transformacin

en

productos

terminados,

su

almacenamiento, distribucin y entrega de dichos productos a los consumidores


finales.
Una cadena de suministro consta de las siguientes partes:

El suministro.

La fabricacin.

El almacenamiento.

La distribucin.

El consumidor final.

La parte del suministro se concentra en contactar con los proveedores para


conseguir las materias primas para la fabricacin de un producto.
La fabricacin convierte estas materias primas en productos terminados.
El almacenamiento, como su nombre lo indica, se encarga de resguardar los
productos en un almacn.
La distribucin se encarga de que los productos terminados lleguen al consumidor
a travs de los distribuidores y comercios al menudeo.
El consumidor final es la ltima etapa de la cadena de suministro, es quien
demanda el producto. (Chvez, 2012: 32-36).

Origen de las cadenas de suministro


El antecedente de las cadenas de suministro en las empresas se puede remontar
a la revolucin industrial. La revolucin industrial es un periodo histrico que
comprende la segunda mitad del siglo XVIII y principios del siglo XIX, en dicho
periodo el trabajo artesanal fue sustituido por la manufactura en las fbricas. Las
fbricas necesitaron de materias primas para poder manufacturar los productos.
SUAyED
170

Una de las reas productivas que impacto la revolucin industrial, fue en los
textiles. La mecanizacin de los telares, aumento la produccin y fue necesaria
una mayor cantidad de materias primas como el algodn o la lana para producir
las telas, fue necesario crear cadenas de suministro para abastecer a los telares,
tambin en la revolucin industrial el comerci creci pues al haber una mayor
produccin era posible comerciar con una mayor cantidad de productos, no solo
en el pas de origen sino en el extranjero, para al final ofrecerse las telas en
comercios al detalle.

El primer antecedente de las cadenas de suministro fue la revolucin industrial. Un


segundo antecedente en las cadenas de suministro fue el fordismo. El trmino
fordismo se refiere al modo de produccin en cadena que llev a la prctica Henry
Ford; fabricante de automviles de Estados Unidos. Este sistema comenz con la
produccin del primer automvil a partir de 1908 con una innovacin: La cadena
de montaje. La cadena de montaje es la utilizacin de bandas que transportan las
piezas para ser ensambladas por los obreros. Para poder llevar a cabo este
mtodo de produccin fue necesario utilizar un suministro ms eficiente, para
poder abastecer de piezas a las armadoras de automviles.

El tercer antecedente en las cadenas de suministro esta relacionados con la


utilizacin de sistemas de informacin orientados al abastecimiento. El primero de
estos sistemas fueron los MRP, que significa Material Requirement Planning. Este
tipo de sistemas gestionaban los materiales para abastecer la manufactura de un
producto. Estos sistemas fueron utilizados a finales de la segunda guerra mundial
para el abastecimiento de materias primas en las fbricas, este tema fue tratado
en la unidad 3 de los apuntes.

La necesidad de las empresas de mantener un adecuado abastecimiento de


materias primas y entrega del producto final, dio origen a la logstica de la
distribucin, la cual se puede se puede definir como el conjunto de medios

SUAyED
171

necesarios para que una empresa pueda llevar a cabo la organizacin del servicio
de distribucin.

Fuente: UNITECUPV, 2011.

Y es precisamente la logstica el origen de las cadenas de suministro. La logstica


desarrolla mtodos y modelos para el manejo del abastecimiento y su relacin con
los proveedores, para la gestin de almacenes, inventarios y transporte.

Para el nacimiento de la cadena de suministro, adems fue fundamental el uso de


las tecnologas de informacin, ya haba un antecedente con los MRP.

El surgimiento de las cadenas de suministro fue en la prctica. El trabajo conjunto


entre empresas fue una necesidad, fue necesario movilizar materias primas,
productos en proceso o terminados desde los proveedores hasta el consumidor
final. (Chvez, 2012: 26-32).

Evolucin de las cadenas de suministro


Como se menciono en el apartado anterior las cadenas de suministro han tenido
varios antecedentes, siendo el ms importante la logstica.

En la dcada de los 50 la logstica se enfoco a la satisfaccin del cliente, lo que


provoco que en cada etapa del proceso de la logstica buscara la satisfaccin del
SUAyED
172

cliente, pero tomando en cuenta el costo para lograr dicho objetivo.


Adicionalmente en este periodo las empresas buscaban lograr una ventaja
competitiva, a travs de la satisfaccin del cliente. Como puede observase, hay
una gran similitud con los objetivos de las cadenas de suministro.

En la dcada de los 60 la logstica tomo un nuevo enfoque donde el outsourcing


era el mecanismo adecuado para llegar a los clientes, ya que tenia como objetivo
principal la contratacin de otras empresas para que el flujo de bienes o
informacin sea eficiente y llegue a todas las partes que estn al alcance de la
empresa. Un ejemplo de esto es una empresa que produce bienes para el
consumidor final, por ejemplo una empresa farmacutica, y que necesita de una
empresa transportista, que se dedique a distribuir su producto a las farmacias.
En la dcada de los 70 surgi el concepto de Just in time, el cual es un sistema de
organizacin de la produccin para las fbricas japonesas. Este mtodo permite
aumentar la productividad. La manera de lograrlo es que no se produce bajo
suposiciones, sino sobre pedidos reales. En otras palabras es producir los bienes
necesarios, en las cantidades necesarias y con la calidad requerida.

En la dcada de los 90 la logstica en las empresas se fue convirtiendo en un


proceso ms orientado a las relaciones con sus clientes y proveedores.

Dicho proceso de orientacin ocasiono que la administracin logstica tuvo que


realizar planes para acercarse al consumidor final, con el fin de retener y
conseguir nuevos clientes, estableciendo planes eficientes para el abastecimiento
de los productos.

Todos estos cambios ocasionaron el nacimiento del concepto de cadena de


suministros.

SUAyED
173

Fuente: Cadena de suministro, 2014.

Dicha cadena de suministros implica varios participantes como proveedores,


fabricantes, distribuidores, detallistas y los consumidores finales.
La administracin de la cadena se suministros busca la integracin en todos los
participantes en la cadena, la cual ha tenido ms auge por la evolucin de las
tecnologas de informacin y telecomunicaciones. La cadena de suministros busca
integrar a todos los participantes con el objetivo de dar un mejor servicio al
consumidor final, adems de darle valor al producto y que el cliente se vuelva fiel a
la empresa. (Chvez, 2012: 26-32).

Software de cadenas de suministro


Existen soluciones de software comercial de cadenas de suministro.

SUAyED
174

Fuente: http://code.greysparling.com/wiki/SupplyChainFunctionalTesting

PeopleSoft Supply Chain Management (SCM) posee una solucin para la cadena
de suministro, incluye los procesos de negocio de planificacin de produccin y
pedido a efectivo.

Fuente: Imagen de Solutions.

SUAyED
175

Otro software orientado a la cadena de suministro es el Infor SCM, este software


est orientado al planeamiento tctico y estratgico y su ejecucin. Adems hace
uso de las redes sociales para su colaboracin interna, as como con clientes,
socios y proveedores.

Estructura y componentes
La cadena de suministro implica un flujo constante de informacin y productos
entre las diferentes etapas, desde el proveedor, hasta el consumidor final.
El cliente es la parte primordial de las cadenas de suministro. El propsito
fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las necesidades del
cliente. Si no existiera el consumidor final, la cadena de suministro no tendra
sentido.

Una cadena de suministro puede abarcar varias etapas que incluyen: clientes,
detallistas, distribuidores, fabricantes, proveedores de materias primas.
Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a travs del flujo de productos
e informacin.

Las funciones que componen la cadena de suministro interna a una empresa


dedicada a la produccin son:

Administracin de Productos (AP), que es la oferta que la compaa hace al


mercado. La cadena de suministro se disea para satisfacer esta oferta.

Servicio a Clientes (SC), esta funcin es la responsable de enlazar la


necesidad del cliente con la operacin de la compaa. Si existe inventario
para satisfacer la demanda del cliente, SC, pasa sus instrucciones
directamente al rea de Distribucin; si hay que producir, pasa sus
instrucciones a Control de Produccin.

Control de Produccin (CP), Es la funcin que se encarga de programar la


produccin y, para esto necesita el abastecimiento de materias primas.
SUAyED
176

Abastecimiento (Aba), que se encarga de proveer los las materias primas


necesarias para satisfacer las necesidades de Produccin.

Distribucin (Dis), que se encarga de hacer llegar a los clientes los


productos terminados, ya sea travs de su propia red de distribucin a
travs de terceros.

Estas cinco funciones deben operar coordinadamente. La sincronizacin es muy


importante en la cadena de suministro, para que esta funcione adecuadamente.

Participantes de la cadena de suministro


Todos los proveedores de bienes y todos los fabricantes estn relacionados por la
demanda de los consumidores, desde la adquisicin de materias primas hasta la
entrega de productos terminados.

Internamente, en una empresa dedicada a la produccin, la cadena de suministro


conecta a toda la organizacin, pero en especial las funciones comerciales
(Mercadotecnia, Ventas, Servicio al Cliente) de abasto de insumos para la
produccin (Abastecimiento), productivas (Produccin) y de almacenaje y
distribucin de productos terminados (Distribucin), con el objetivo de alinear las
operaciones internas hacia el servicio al cliente. (Chvez, 2012: 36-42).

5.2 Ejemplos de utilizacin en Industrias (Manufactura y Detallista)


Una cadena de suministro esta formada por todas aquellas partes involucradas de
manera directa o indirecta en la solicitud de un cliente. La cadena de suministro
incluye al fabricante, al proveedor, transportistas, almacenistas los vendedores al
mayoreo y al menudeo y al consumidor final.

En el siguiente ejemplo se ver la cadena de suministro de un producto muy


conocido en Mxico. El chocolate abuelita.

SUAyED
177

Para este ejemplo se mostrarn las distintas cadenas de suministro para producir
el chocolate abuelita.

Fuente: Imagen de chocolate abuelita, 2008.

Cadena 1

Engomix,
empresa
dedicada a
proporcionar
semillas de
cacao

Corpoandex,
empresas
dedicadas a
la siembra
de cacao

Destination,
empresa
dedicada al
transporte de
alimentos

Nestl
produce
chocolate
abuelita

Lo compra
un mayorista

Los
supermercados
lo compran a la
fbrica

Lo compra
una tienda
de abarrotes

El producto llega al consumidor final

SUAyED
178

Cadena 2
Hortifair,
empresa
dedicada ala
exportacin
de semillas

La caa se
siembra con
las semillas
de Hortifair

Grupo Saenz
distribuye la
caa a
empresas
que fabrican
azcar

Zucarmex es
el proveedor
de azcar de
Nestl

Nestl
produce
chocolate
abuelita

Cadena 3
Gave,
empresa que
provee de
semillas para
cultivo

Lopez &
Garcia,
empresa
distribuidora
de semillas y
productos
vegetales

Aceite
vegetal
comestible
utilizado
para la
fabricacin
de chocolate
abuelita

Nestl
produce
chocolate
abuelita

Lopez &
Garcia,
empresa
distribuidora
de semillas y
productos
vegetales

Aceite
vegetal
comestible
utilizado
para la
fabricacin
de chocolate
abuelita

Nestl
produce
chocolate
abuelita

Cadena 4
Santa Clara
es una
empresa
proveedora
de leche sin
pasteurizar

SUAyED
179

Cadena 5
Sapore se
dedica ala
recoleccin
de cultivos
de soya

Mercados
campesinos,
distribuye el
producto al
mayoreo

Brazsoy es
proveedora
de Nestl

Nestl
produce
chocolate
abuelita

Como puede apreciarse, son varias las cadenas de suministro para producir un
solo producto. La cadena de suministro para producir un producto aparentemente
sencillo, involucra a diversas empresas, iniciando con las materias primas, su
transformacin en un bien terminado, las empresas al detalle y termina con el
consumidor final del producto.

Las cadenas de suministro involucran muchas empresas, el reto se encuentra en


coordinarlas todas ellas, para lograr un producto de calidad que llegue hasta el
consumidor final, de manera oportuna y aun precio adecuado.

5.3 Integracin de CRM y SCM


CRM (Customer Relationship Management), en su traduccin literal, se
entiende como la Gestin sobre la Relacin con los Consumidores, sin embargo
su traduccin literal al espaol no refleja su verdadero significado. Una traduccin
mas adecuada sera, gestin de la relacin con los clientes para su atencin.

Un CRM es un sistema de informacin que tiene por objetivo ser ms efectivo al


momento de interactuar con un cliente y conseguir su lealtad, un CRM se dedica a
adquirir y mantener la lealtad del cliente.

Los beneficios del CRM no slo se concretan en la retencin y la lealtad de los


clientes, sino tambin en tener un mercadeo ms efectivo, y abrir la posibilidad a
la introduccin de nuevos productos.
SUAyED
180

Las empresas desean obtener nuevos clientes y mantener la lealtad de los ya


existentes. Estos ltimos pasan a conformar uno de los activos ms valiosos de la
empresa. Gracias a los clientes la empresa sobrevive, es lgico pensar en
atenderlos de manera adecuada.

Con la implementacin del sistema CRM, la compaa podr ser capaz de conocer
las necesidades de sus clientes. El sistema debe ser un medio de obtener
informacin sin llegar al grado de acosar al cliente. Este es un punto muy
importante, pues es comn que las empresas traten de vender a travs de
llamadas telefnicas, o correos electrnicos y en lugar de conseguir nuevos
clientes o mantener a los existentes, terminar por fastidiarlos y en ocasiones
perderlos por el constante acoso.
El objetivo del uso de un CRM es incrementar las ventas, incrementar ganancias,
e incrementar la satisfaccin del cliente. (Garca, 2001: 25-26).

Software de CRM
Desde el primer contacto hasta el servicio posterior a la venta, las soluciones de
CRM permiten darle seguimiento a las actividades de los clientes, mejorar la
efectividad de las ventas, proporcionar un mejor servicio al cliente y crear
relaciones de lealtad con los clientes.

Estas son buenas razones para utilizar un CRM. En un mundo donde un producto
debe ofrecer ventajas frente a la competencia, y existe una constante guerra de
precios, la empresa que triunfe ser, la que aparte de ofrecer productos de calidad
y un precio aceptable, la que comprenda que la atencin que proporciona a sus
clientes, es un factor decisivo para atraerlos y mantenerlos.

Un CRM ayuda a una empresa a transformar la forma en que mercadea, vende y


le da atencin a sus clientes. Con un enfoque de CRM, una organizacin utilizar
cada oportunidad que tenga para interesar a sus clientes en sus productos,
SUAyED
181

fomentando con esto su lealtad y construyendo relaciones a largo plazo


mutuamente benficas.
Existen muchas soluciones de software para CRM, algunas incluso son de
software libre, para aquellas empresas que no puedan pagar un software
comercial. (Shet, Jagdish y Shainesh, 2001: 336-337).

Algunos ejemplos de los CRM comerciales, que son utilizados por las empresas
son:
Microsoft Dynamics CRM: Es un CRM fcil de utilizar, esta diseado para que el
usuario pueda crear informes, grficas, herramientas de marketing, y envo de
correos electrnicos.

Fuente: Dynamics, 2014.

SUAyED
182

Pero como se menciono, no solamente existen soluciones de software comercial,


tambin existen de software libre, en la unidad 1 se menciono el nombre de dos
CRM libres, el SugarCRM y el Vtiger.

SugarCRM es un sistema CRM basado en LAMP (Linux-Apache-MySQL-PHP),


desarrollado por la empresa SugarCRM, Inc.

Tiene cinco ediciones, una de ellas es libre y otras cuatro ediciones con
componentes no-libres y con un costo por usuario. SugarCRM es una aplicacin
CRM muy completa para empresas de distinto tamao. Est diseada para facilitar
la gestin de ventas, oportunidades y contactos de negocios y ms. A partir de la
versin 4.5 permite utilizar SQL Server como base de datos; y la empresa ha
firmado acuerdos con Microsoft para poder expandir su mercado sobre servidores
con Windows.
La edicin libre de SugarCRM se distribuye con el nombre de Sugar Community
Edition antes conocida como Sugar Open Source.

Fuente: Directory screenshots

SUAyED
183

Otro CRM tambin libre es el Vtiger CRM, el cul ofrece gestin de ventas, gestin
del inventario y proveedores, servicio de ayuda al cliente, estudio de clientes
potenciales, anlisis e informes.

Tambin incluye caractersticas de interaccin con el usuario como: Integracin


con sistemas de correo electrnico, otra caracterstica destacable es el hecho de
que al ser una aplicacin web para su acceso slo ser requerido un navegador.

Fuente: Directory Screenshots

Hoy en da, las empresas pueden elegir entre varias soluciones de CRM, tanto
comerciales como de software libre. Debe buscarse una que se adecue a las
necesidades y presupuesto de la empresa.

Un CRM es una herramienta para escuchar y atender al cliente, para de esta


manera, adecuar los productos y servicios a sus necesidades.
SUAyED
184

Las pginas Web, el correo electrnico y las redes sociales, son medios de
informacin que le facilitaron a los clientes ponerse en contacto con las empresas,
las cuales necesitan ahora responder eficientemente a esta demanda de atencin.

Para responder a las necesidades de sus clientes, las empresas utilizan un CRM
para reunir y analizar informacin sobre los clientes, y conocer sus preferencias.

Esto conducir a establecer una relacin de mutuo beneficio, el cliente obtiene lo


que desea y las empresas venden sus productos. Esta nueve dinmica se apoya
en la tecnologa, sin embargo cabe destacar que la tecnologa es un medio para
alcanzar el mutuo beneficio, lo mas importante es un cambio de paradigma y ya no
ver al cliente solo como una oportunidad de venta, se debe escuchar y atender al
cliente, y un CRM es un medio para lograrlo.

CRM y cadenas de suministro


La relacin del CRM con las cadenas de suministro es comprensible, ya que de
acuerdo a las necesidades de los clientes, la empresa se deber proveer de
ciertos insumos para producir los bienes que el cliente demanda.

Una parte importante del xito de una empresa, se basa en la adecuada


integracin del CRM con la cadena de suministro. La administracin de la cadena
de suministro, es la coordinacin de los proveedores, productores, distribuidores, y
clientes. En esta integracin el papel de la tecnologa de la informacin y
telecomunicaciones es muy importante.

Una empresa cuenta con diferentes departamentos, desde compras hasta servicio
al cliente, los objetivos pueden ser similares o tal vez, diferentes. El departamento
de compras se preocupa por obtener el insumo de mejor calidad y al mejor precio,
as como del tiempo de entrega. Mientras que el departamento de manufactura
desea producir mas bienes, en menos tiempo, de mejor calidad y al costo mas
bajo, en pocas palabras el mejor producto al precio mas bajo.
SUAyED
185

Por otro lado, si hablamos de almacenamiento, en este departamento quieren


tener un bajo inventario, esto debido a que el manejo de inventarios altos requiere
bodegas mas grandes y si los insumos tienen caducidad, estos se pueden volver
obsoletos. Por ltimo el almacenista desea obtener una capacidad de resurtido
rpido.

En un primer vistazo, estos puntos son congruentes entre si, sin embargo esto no
quiere decir que los departamentos estn coordinados. Si el departamento de
compras obtiene un material que a manufactura no le satisface, o si compras no
consigue a tiempo la materia prima, o puede suceder que ventas necesita cierta
cantidad de productos, pero en el almacn no hay suficiente cantidad de los
mismos, entonces empiezan los problemas.

Por otro lado, los clientes, que constituyen el otro extremo de la cadena de
suministro, buscan productos de calidad, amplio surtido, precio adecuado y una
entrega oportuna. Si al cliente no se le satisface, simplemente busca otro
producto, entonces la empresa pierde un cliente y la competencia gana uno.

La administracin de la cadena de suministro debe ayudar a producir un bien con


una calidad ptima, en el menor tiempo posible, y acercarlo al consumidor final,
por otro lado, un CRM tiene que ver con la satisfaccin del consumidor. De esta
manera el punto de unin entre la cadena de suministro y el CRM es el cliente.

La cadena de suministro y un CRM deben obtener lo siguiente:

Mayor retencin de los clientes.

Incremento en las ventas y los ingresos.

Obtener productos de calidad.

Reducir los tiempos en manufactura.

Mantener un stock adecuado.

Agilizar la distribucin de un producto.


SUAyED
186

Acercar el producto al consumidor.

Es necesario administrar las necesidades de los clientes, desde el usuario final


hasta el inicio de la cadena de suministro, que son las materias primas. De tal
forma que la cadena de suministro y el CRM, sean eficaces para poder retener y
adquirir a nuevos clientes, y sean eficientes para producir productos de calidad y
con bajo costo.
Lo ideal es equilibrar la atencin a los clientes con la cadena de suministro, se
requiere equilibrar la relacin con el cliente, con el funcionamiento adecuado de la
cadena de suministro, en esta relacin el CRM debe ayudarnos a identificar a los
clientes importantes, y se debe centrar en ellos la gestin de la relacin con el
cliente o CRM. Una vez que se identifique a los clientes valiosos, se les debe
proporcionar el trato adecuado para ganarse su lealtad, como obsequios,
descuentos, o algn trato especial.
En una cadena de suministro tradicional, un proveedor satisface la demanda en
base a las necesidades del cliente, por ejemplo una tienda de abarrotes le pide al
proveedor los productos que se le han terminado. Aparentemente si la tienda
cuenta con el producto que le cliente necesita, el cliente ya est satisfecho, pero
esto no necesariamente es cierto, ya que tienda de abarrotes no le agrega valor a
la relacin con el cliente.

Hay varias formas de agregar valor a la relacin con el cliente.


La primera es la maximizacin del valor desde el punto de vista del cliente, esto
incluye el entender las necesidades del cliente y tambin su percepcin, despus
de hacer los cambios, es necesario monitorear las percepciones de valor de los
clientes, para saber si se esta obteniendo ms valor o menos valor. Las quejas
son un rea clave para ver si se genera valor. Por ejemplo un negocio puede tener
un amplio surtido y bajos precios, pero si la atencin no es amable, el cliente
dejara de adquirir los productos del negocio. Un trato amable es algo que no es
oneroso y si muy redituable.

SUAyED
187

Otra manera de obtener valor es la velocidad en el servicio, la velocidad de


servicio para los clientes de McDonalds es una de las claves de su xito.
Otra manera de obtener valor es reducir los costos de produccin. Muchos
productos hechos es China son mas baratos que los productos de la competencia,
esto debido a que los costos de produccin de China son mas bajos que en otros
pases. Esto le agrega valor a los productos hechos en China.

Otro ejemplo son los relojes fabricados en suiza. Los relojes suizos son ms caros
que los relojes producidos en otros pases, pero el reloj suizo agrega el valor de la
calidad y de poseer un producto exclusivo, y hay personas que estn dispuestas a
pagar un precio mucho ms alto por un reloj suizo. Los relojes suizos agregan el
valor de exclusividad.

El agregar valor es importante para mantener y ganar nuevos clientes, y la


adecuada integracin del CRM y la cadena de suministro es una manera de
lograrlo. Y gracias a la tecnologa es ms fcil lograrlo, con Internet y la Web es
posible enlazar sistemas de cadena de suministro y CRM de una forma ms
rpida y sencilla de lo que se haca anteriormente. (Shet, Jagdish y Shainesh,
2001: 337-344).

SUAyED
188

RESUMEN DE LA UNIDAD

Las cadenas de suministro tienen sus inicios en la revolucin industrial, los


productos se empezaron a manufacturar en las fabricas, y los productos de los
artesanos se consumieron menos por ser ms costosos, los bienes que las
personas requeran, ahora eran producidos en las fabricas, y ests necesitaron de
las cadenas de suministro para poder fabricar los productos, otro salto en las
cadenas de suministro fue el fordismo, antes del fordismo, la fabricacin de los
automviles era prcticamente manual, los automviles eran artculos de lujo, pero
Ford cambio el paradigma en la construccin de automviles, los automviles en
las fabricas de Ford se ensamblaban en cadenas de montaje, por lo que se
requiri un abastecimiento ms veloz, ya que la produccin en las ensambladoras
de Ford, era mucho mayor que en las ensambladoras tradicionales. Otro gran
salto fue la aparicin de los MRP, estos sistemas gestionaban el abastecimiento
de materias primas en las fabricas, el ultimo gran salto fue la integracin de las
cadenas de suministro con los CRM, pues dependiendo de las necesidades del
cliente, es el tipo de materiales con los que debe abastecerse la cadena de
suministro. Lo recomendable es buscar la excelencia simultnea en la cadena de
suministro y el CRM.

SUAyED
189

GLOSARIO

CRM
Customer Relationship Management. Sistema de informacin diseados para
recabar informacin de los clientes, y as satisfacer sus necesidades de manera
adecuada

Supply Chain
Cadena de suministro. Es el conjunto de participantes en la manufactura de un
producto, desde el proveedor, hasta el consumidor final.

Fordismo
Es un modo de produccin en cadena, desarrollado por Henry Ford.

Just in time
Es un mtodo administrativo que busca producir los elementos que se necesitan,
en las cantidades necesarias y en el momento oportuno

SUAyED
190

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Investiga la cadena de suministro de algn producto.

Realiza tu actividad en un procesador de textos, gurdala en tu computadora y


una vez concluida, presiona el botn Examinar. Localiza el archivo, ya
seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo en la plataforma

Investiga una empresa que utilice un CRM, y como lo utiliza.


Realiza tu actividad en un procesador de textos, gurdala en tu computadora y
una vez concluida, presiona el botn Examinar. Localiza el archivo, ya
seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo en la plataforma

SUAyED
191

CUESTIONARIO DE REFORZAMIENTO
11. Que es una cadena de suministro
12. Que es un CRM
13. Cul es el objetivo de la cadena de suministro
14. Cul es el objetivo de un CRM
15. Cul es la relacin entre la cadena de suministro y un CRM
16. Qu es la logstica
17. Describe la evolucin de las cadenas de suministro
18. De que elementos consta una cadena de suministro
19. Menciona un software de CRM
20. Menciona una manera de agregar valor a un producto o un servicio

SUAyED
192

LO QUE APREND

Envo de archivo
El siguiente ejercicio tiene como objetivo que identifiques, los elementos
participantes en una cadena de suministro.
Que participantes consideraras que deberan integrar, la cadena de
suministro para ofrecer los arbolitos de navidad naturales al consumidor.
Considera que la cadena de suministro inicia con un proveedor o
proveedores y termina con el consumidor final.

Realiza tu actividad en un procesador de textos, gurdala en tu


computadora y una vez concluida, presiona el botn Examinar. Localiza
el archivo, ya seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo
en la plataforma.

SUAyED
193

EXAMEN DE AUTOEVALUACIN

41. El ___________________ es uno de los participantes en la


cadena de suministro.
q) Distribuidor
r) ERP
s) MRP
t) Sistema de informacin
42. Las cadenas de suministro tienen su origen en.
q) La llamada tercera ola
r) La edad media
s) La revolucin industrial
t) El renacimiento
43. Una ______________ es un conjunto de instalaciones y
medios de distribucin que tiene por objetivo la obtencin de
materiales a travs de proveedores
q) Fabrica
r) Taller
s) Cadena de suministro
t) Cadena de montaje
44. La ___________ convierte las materias primas en productos
terminados.
q) Tienda departamental
r) Lista enlazada
s) Fabricacin
t) Lista doblemente enlazada
45. El ___________ es la ltima etapa de la cadena de
suministro, es quien demanda el producto.
q) Proveedor
r) Consumidor
s) Distribuidor
SUAyED
194

t) Almacenista
46. El trmino __________ se refiere al modo de produccin en
cadena
q) Toyotismo
r) Taylorismo
s) Fordismo
t) Humano-relacionismo
47. Es la funcin es la responsable de enlazar la necesidad del
cliente con la operacin de la compaa.
q) Compras
r) Ventas
s) Manufactura
t) Servicio a clientes
48. Un _____ ayuda a una empresa a transformar la forma en
que mercadea, vende y le da atencin a sus clientes.
q) ERP
r) CRM
s) MRP
t) SCM
49. Es un ejemplo de un CRM comercial
q) PeopleSoft
r) Visual Basic
s) FoxPro
t) Outlook
50. :Es un ejemplo de un CRM libre
m) PHP
n) Vtiger
o) MySQL
p) PostgreSQL

SUAyED
195

MESOGRAFA
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
Autor

Captulo

Pginas

Chavez, Jorge. Torres-

Que son las cadenas de

21-26

Rabello, Rodolfo

suministro? Orgenes,
fundamentos y conceptos

Chavez, Jorge. Torres-

Que son las cadenas de

Rabello, Rodolfo

suministro? Orgenes,

26-32

fundamentos y conceptos
Chavez, Jorge. Torres-

Que son las cadenas de

Rabello, Rodolfo

suministro? Orgenes,

36-42

fundamentos y conceptos
Garcia, Ignacio

Introduccin: CRM un

25-26

regreso al futuro
N Shet, Jagdish.

Managing Relationships in 336-337

Parvatuyar, Atul.

Supply Chains of the 21

Shainesh, G

Century

N Shet, Jagdish.

Managing Relationships in 337-344

Parvatuyar, Atul.

Supply Chains of the 21

Shainesh, G

Century

BIBLIOGRAFA BSICA (REFERENCIAS)


Chavez, Jorge. Torres-Rabello, Rodolfo. (2012). Supply Chain Management. RIL
Editores. Chile.

Garcia, Ignacio. (2001). CRM Gestin de la relacin con los clientes. FC Editorial.
Espaa.

N Shet, Jagdish. Parvatuyar, Atul. Shainesh, G. (2001). Customer Relationship


Management Emerging concepts Tools and Aplications. Tata McGraw-Hill. India.
SUAyED
196

BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA (TEMARIO ANALITICO)


Shtub, Avraham. (2003). Enterprise Resource Planning. The
Dynamics of Operations Management. Kluwer Academic Publishers.
USA. 146 pp

SITIOS DE INTERNET
SITIO
http://www.slideshare.net/MariaGpeR

DESCRIPCIN
Informacin sobre la cadena de

dzMarthell/cadena-de-

suministro del producto

suministros-ejemplo-de-

chocolate abuelita

chocolate-abuelita
http://code.greysparling.com/wiki/Sup

Imagen del software de

plyChainFunctionalTesting

peopleSoft para la cadena de


suministro

http://www.oracle.com/lad/products/a

Software para la cadena de

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http://es.infor.com/solutions/scm

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SugarCRM

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SUAyED
197

SugarCRM
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Vtiger

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Imagen sobre el CRM Vtiger

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http://unitecupv2011kmgv.wordpress.

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distribucin

http://tecnoculto.com/2008/02/28/el-

Imagen del producto chocolate

chocolate-abuelita-esta-hecho-

abuelita

con-abuelitas/
http://www.channelbiz.es/2014/01/07/ Imagen sobre la cadena de
la-administracion-de-la-cadena-de-

suministro

suministro-o-scm-triunfara-en-2014/

SUAyED
198

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO


FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN
SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIN A DISTANCIA

UNIDAD 6. PLANEACIN E IMPLANTACIN


IMPLANTACIN DE UN MDULO DE
D ERP

OBJETIVO PARTICULAR
Que el alumno conozca los pasos necesarios para poder implantar un ERP,
ERP su
mantenimiento y su ciclo de vida.
vida

INTRODUCCIN

Un ERP es un sistema que integra toda o al menos la mayora de la informacin


de una organizacin, pero para llegar ese punto, primero es necesario realizar un
anlisis y un diseo de las adecuaciones que se realizarn en el ERP durante su
implantacin. Un ERP no es un paquete administrativo que simplemente se instala
y configura. Es ms complejo que eso. Para poder implementar un ERP es
necesario primero conocer los procesos de la organizacin, entrevistarse
entrevistar
y
concientizar a los usuarios del sistema, configurarlo y adecuarlo a las necesidades
del

cliente,

dichas

adecuaciones

implican

realizacin

de

programas

adecuaciones en la bases de datos y por ltimo gestionarlo de manera adecuada,


para que los usuarios
os del ERP obtengan la informacin que necesitan, para el
adecuado desempeo de la organizacin.
Antes de iniciar la implementacin de un ERP, es necesario determinar si es
factible utilizarlo o costearlo, para determinar estos dos puntos es necesario
primero hablar con los especialistas de los ERP, que la organizacin est
considerando adquirir.

SUAyED
199

Por supuesto, que los consultores ofrecern implantar el ERP que ofrecen ellos,
pero los especialistas en sistemas de la organizacin y todo el dems personal
administrativo, deben evaluar las fortalezas y debilidades que ofrecen los distintos
ERP.
Una vez que ya fue elegido un ERP, determinaran las tareas a realizar y las
adecuaciones

que se pueden implementar. Por ltimo, los consultores

determinaran el costo de su implementacin.


Cabe destacar que es necesario tener empata con todos los usuarios del futuro
sistema, pues son ellos quienes aportan informacin valiosa para que el sistema
tenga factibilidad operativa. Es muy importante, que el personal de la organizacin
participe en el proyecto. De esta manera no solo se obtendr informacin valiosa,
sino adems el personal de la organizacin se sentir tomando en cuenta, para la
implantacin del proyecto, y tendr una actitud participativa respecto al desarrollo
e implementacin del ERP.

SUAyED
200

LO QUE S
Envo de archivo
Con tus propias palabras define las etapas de lo que debe incluir el anlisis y
diseo de un sistema de informacin.
Para enviar tu respuesta, pulsa el botn Editar mi envo; se mostrar un editor de
texto en el cual puedes redactar tu informacin; una vez que hayas concluido,
salva tu actividad pulsando el botn Guardar cambios.

Temario detallado
6. PLANEACIN E IMPLANTACIN DE UN MDULO DE ERP
6.1 Introduccin (Metodologa estructurada)
6.2 Vulnerabilidades y controles de los ERPs
6.3 Ciclo de vida de los ERPs
6.4 Control de cambios
6.5 Problemas y controles post implementacin

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201

6.1 Introduccin (Metodologa estructurada)


El anlisis de sistemas se emplea para disear e implementar mejoras en el
funcionamiento de las organizaciones, a travs de un sistema de informacin.
Una vez terminada la fase del anlisis, se procede con el diseo del sistema, el
diseo define los componentes que integran el sistema de informacin.
El analista evala el funcionamiento de una organizacin mediante la revisin del
flujo de datos en una organizacin, con el propsito de mejorar sus procesos.
El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de personas y contar
con suficiente sensibilidad y experiencia para poder entender la problemtica a
resolver. El analista no solo debe ser un consultor sino un agente de cambio.

Fuente: Metodologa estructurada.

El anlisis y diseo de un sistema es un procedimiento que tambin se realiza


cuando se decide utilizar un ERP. Aunque existen ciertas diferencias, ya que en el
caso de un ERP, no se desarrolla un sistema desde cero, sino que se utiliza un
sistema ya terminado, que debe ser adaptado a las necesidades de una empresa.
SUAyED
202

Ahora bien existen varios mtodos de realizar el anlisis y diseo de un sistema.


Ejemplos de estos mtodos es el de prototipos, el cual se basa en el desarrollo de
prototipos que son mostrados al usuario con todas sus partes en funcionamiento.
El Iterativo o Incremental, donde se elabora la arquitectura completa del sistema.
Al final del desarrollo se realizan incrementos o versiones parciales del mismo
sistema (Iteraciones).
Otro mtodo es el denominado en Cascada. Este mtodo se aplica siguiendo una
serie de fases de manera secuencial. Las fases son las siguientes:

Requerimientos o identificacin de necesidades.

Anlisis.

Diseo.

Implementacin.

Mantenimiento.

Este mtodo se ver a ms detalle, para este apartado solo se vern las primeras
tres fases, ya que las dos ltimas se vern en la parte del ciclo ms adelante.
Requerimientos o identificacin de necesidades
Es el primer paso del anlisis del sistema, en este proceso el analista se rene
con el usuario o usuarios, e identifican las metas, se analizan las perspectivas del
cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificacin temporal y
presupuestal, y otros puntos que puedan ayudar a la identificacin y desarrollo del
proyecto.
Sus objetivos son siguientes:

Analizar y documentar las necesidades que deben ser soportadas por el


sistema propuesto.
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203

Identificar los requisitos.

Realizar un estudio de las diferentes alternativas de solucin

Para realizar el anlisis de un sistema debe primero entenderse el problema, y


para poder entenderlo es necesario conocerlo, as que el primer paso es identificar
las necesidades o requerimientos.
Se realiza un cuestionario para identificar estas necesidades. Las preguntas
pueden variar dependiendo del giro y tamao de la organizacin, pero
generalmente se realizan las siguientes preguntas.
Qu sistema utilizan actualmente?
Porque razn utilizan el sistema actual?
Qu ventajas y desventajas posee el sistema actual?
De qu parte del negocio se encarga el sistema actual?
Requirieren de personal externo para el manejo del sistema actual?
Con qu infraestructura de TIC cuentan?
Qu esperan del nuevo sistema?
En cunto tiempo desean utilizar el nuevo sistema?

Posterior al anlisis de requisitos se realiza un estudio de viabilidad.


Anlisis del sistema
SUAyED
204

El anlisis de un sistema es un conjunto de procedimientos para determinar la


viabilidad de desarrollar un sistema, y en este caso para utilizar un ERP, adems
se estudia la factibilidad de utilizarlo, adems de identificar las necesidades a
cubrir con el ERP.
Es importante determinar la viabilidad y conveniencia de implantar un sistema, se
deben tomar en tomar en cuenta tres reas principales:
Viabilidad econmica
Una evaluacin de los costos de implantacin del ERP, comparados con los
beneficios obtenidos del sistema. Significa una valoracin de la inversin
comparada con los beneficios que se obtendrn.
Viabilidad Tcnica
Un estudio de funcionalidad y restricciones del sistema. Por ejemplo es importante
determinar si el hardware con que cuenta la empresa es capaz de soportar el
ERP.
La plataforma ms utilizada por los ERP es la plataforma cliente/servidor. Como
cliente entindase una computadora utilizada por el usuario para acceder a las
informaciones en otra mquina del mismo perfil pero con configuraciones ms
altas que hospeda los mdulos de gestin. Es importante determinar si el
hardware se pude reutilizar o si es necesario adquirir uno nuevo.
Lo mismo aplica a la infraestructura de red, tanto de la red interna como de la red
externa, si se desea que el ERP sea accesible fuera de la empresa.
Por ltimo determinar si el sistema operativo es compatible con el ERP.

Viabilidad legal
SUAyED
205

Es determinar cualquier posibilidad de infraccin legal en que se podra incurrir al


utilizar el ERP. Por ejemplo en Mxico es obligado realizar facturas electrnicas y
el ERP debe tener la capacidad de entregar las facturas con los requisitos que
pide la autoridad fiscal.
Una vez realizado el estudio de viabilidad el siguiente paso es realizar las
especificaciones del sistema.
Especificaciones del sistema
Es un documento que describe la funcionalidad del sistema en este caso del ERP,
cabe destacar que la funcionalidad ya es conocida por los proveedores, ya que el
ERP es un sistema acabado, en este caso las especificaciones se refieren a las
adaptaciones a realizar sobre los mdulos del ERP. Las especificaciones de los
requisitos del ERP se producen en la terminacin de la tarea de anlisis. El paso
siguiente es realizar el diseo del sistema. (Seen, 1992: 120-164).

Diseo del sistema


El diseo de sistemas consiste en utilizar una metodologa con el propsito de
definir un sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretacin y
codificacin. En el caso del ERP, el sistema ya est terminado, pero debe ser
adaptado. De esta manera se realizaran los siguientes pasos para su adaptacin.
Diseo de la interfaz de usuario
Cada modulo del ERP ya trae una plantilla de pantallas, pero debern ser
adaptadas a las necesidades del usuario. Cabe destacar que con las adaptaciones
a las interfaces, tambin ser necesario realizar adaptaciones en la base de datos.
Diseo de Interacciones con la Base de Datos

SUAyED
206

Los ERP utilizan una base de datos, dichas bases de datos generalmente utilizan
el modelo relacional, la base de datos del ERP ya est construida, pero debe ser
adaptada, las adaptaciones pueden ser debido al tipo de datos que deben ser
capturados por las interfaces o los reportes que deben ser generados por el ERP.
Y precisamente el diseo de reportes es el siguiente paso.
Diseo de reportes
En este parte se deben disear los resultados o reportes generados por el ERP,
para la mayora de los usuarios la salida es la nica razn para el desarrollo de un
ERP y la base de evaluacin de su utilidad. Es importante determinar qu
informacin presentar. Decidir si la informacin ser presentada en forma textual,
grafica o impresa. (Seen, 1992: 172-230).

Grafica de Gantt
Es muy importante que se realice una grfica de Gantt donde se indiquen los
recursos y los tiempos para concretar el proyecto. El objetivo de la grafica de
Gantt es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes actividades a lo
largo de un tiempo total, adems de los recursos. Entre los recursos se puede
incluir:

El hardware y software necesario.

El personal necesario, tanto los usuarios como los consultores.

Ya existen varios tipos de software para realizar grficas de Gantt, los hay
inclusive libres como el software Gantt Project. (http://www.ganttproject.biz/).
Debajo se muestra una imagen de Gantt Project.

SUAyED
207

Fuente: Diagrama de Gantt.


Implementacin
En esta fase de instala y configura el nuevo sistema, adems se capacita a los
usuarios para su utilizacin. Se pueden utilizar los siguientes mtodos para su
implementacin.

Mtodo directo: Se empieza a utilizar el nuevo sistema y se abandona el


antiguo

Mtodo paralelo: Se utilizan los dos sistemas al mismo tiempo para


comparar resultados

Mtodo piloto: Se utiliza el sistema pero solo en un rea de la organizacin.

Mtodo en fases: Se implementa solo una parte del sistema, y una vez
terminada se implementa otra parte del sistema.

SUAyED
208

Mantenimiento
El mantenimiento es la modificacin de un producto de un sistema despus de su
implementacin,

la

razones

del

mantenimiento

pueden

ser

ajustes

actualizaciones para mejorar dicho sistema. (Seen, 1992: 814-841).

6.2 Vulnerabilidades y Controles de los ERPs


Todo sistema tiene fortalezas y debilidades, en este apartado nos enfocaremos a
las fortalezas y debilidades respecto a la seguridad de acceso al sistema de
informacin.
La seguridad es la facultad de estar a cubierto de alguna amenaza. Desde este
punto de vista la seguridad total es muy difcil de lograr, puesto que implicara
describir todas las amenazas a que puede verse sometido el sistema. Lo que se
manifiesta en los sistemas es la vulnerabilidad. No se puede hablar de un sistema
informtico totalmente seguro, sino ms bien de uno en el que no se conocen tipos
de ataques que puedan vulnerarlo, debido a que se han establecido medidas
contra ellos.
La vulnerabilidad es un aspecto del sistema de informacin que es susceptible de
ser atacado o de daar la seguridad del mismo. Representan las debilidades en un
sistema informtico.
Existen distintos tipos de vulnerabilidades en un sistema de informacin, pero para
el caso de un ERP revisaremos las siguientes tipos de vulnerabilidades:
Vulnerabilidad del sistema de informacin: El sistema debe contar con formas
de autenticar a los usuarios.

SUAyED
209

Vulnerabilidad de sistema operativo: Ciertos fallos o debilidades del software


del sistema operativo hacen ms fcil acceder al mismo y lo hacen menos fiable.
En este apartado se incluyen todos los bugs en los sistemas operativos, u otros
tipos de aplicaciones que permiten atacarlos.
Vulnerabilidad de los medios de almacenamiento: Se refiere a la posibilidad de
dao de los discos duros u otros dispositivos de almacenamiento.
Vulnerabilidad de los medios de comunicacin: La conexin de las
computadoras a una red supone un enorme incremento de la vulnerabilidad del
sistema. Aumenta enormemente la escala del riesgo a que est sometido, al
aumentar la cantidad de gente que puede tener acceso al mismo. Es importante
una adecuada configuracin de enlaces alambricos, inalambricos, cortafuegos,
etc.
Vulnerabilidad humana. Las personas que administran y utilizan el sistema de
informacin representan la mayor vulnerabilidad del sistema. Toda la seguridad
del sistema descansa sobre el administrador del mismo que tiene acceso al
mximo nivel y sin restricciones al mismo.
Los usuarios del sistema tambin suponen un gran riesgo al mismo. Ellos son los
que pueden acceder al mismo. Si el usuario no utiliza el sistema de manera
adecuada, puede eliminar o daar la informacin. (Areito, 2008: 1-25).

Controles en el ERP
Ahora bien, estas vulnerabilidades se pueden minimizar si se tienen las
previsiones necesarias.
Para fortalecer la seguridad en el sistema de informacin los usuarios solo
deben acceder a informacin de acuerdo a su rol, el administrador del sistema de
SUAyED
210

informacin es el responsable de la adecuada configuracin de roles y privilegios


de los usuarios.
Para fortalecer la seguridad en el sistema operativo lo ms recomendable es
utilizar un sistema operativo orientado a ser servidor, como un Linux, Unix o
Windows Server, y es muy recomendable utilizar un firewall, un firewall es un
software que impide la conexin de software no autorizado.
Para fortalecer la seguridad en los medios de almacenamiento, lo recomendable
es realizar respaldos de manera peridica, adems de respaldar los datos en mas
de un medio de almacenamiento.
La vulnerabilidad de los medios de comunicacin, se puede controlar si es una
red interna, pero ene le caso de una red como Internet, hay menos control. Si se
utiliza internet, lo ms recomendable es utilizar una lnea dedicada. Una lnea
dedicada es una red que solamente utilizara la empresa, es ms costosa, pero
ms fiable.
En el caso de la vulnerabilidad humana, esta es la ms difcil de controlar, en
este caso se debe confiar en el departamento de recursos humanos, para
contratar al personal ms confiable. (Areito, 2008: 1-25).

Los controles vistos hasta el momento son muy generales y no son propios del
ERP, el ERP tambin cuenta con controles para limitar el acceso a la informacin
de cada usuario del sistema. Dependiendo del ERP a utilizar, ser diferente la
forma de otorgar permisos a los usuarios del sistema. Para los ejemplos se
utilizara el software libre WebErp (http://www.weberp.org).
Controles de acceso en el ERP

SUAyED
211

Los usuarios en un ERP pueden ser definidos con acceso solamente a ciertas
opciones, dependiendo del tipo de usuario. El vendedor no debe ver la informacin
del contador, o del responsable de produccin.
Las opciones aplicables a los usuarios pueden ser configuradas para cumplir con
el rol que tienen en la empresa. La primer restriccin de acceso es la entrada al
sistema, este sistema en particular, (WebErp) protege de accesos no autorizados
si la introduccin incorrecta de la contrasea se realiza ms de tres veces, el
sistema bloquea la cuenta, la cuenta se mantendr bloqueada hasta que el
administrador reajuste el acceso a dicho usuario.

Veamos la pantalla de entrada del WebErp.

Fuente: Weberp.org

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212

El usuario debe introducir de manera correcta el usuario y la contrasea, ahora


dependiendo de los privilegios otorgados al usuario podr ver cierta informacin.
El administrador del sistema tendr acceso a todo la informacin del sistema.
Imaginemos que el usuario es el contador de la empresa, siendo este su rol, solo
podr ver informacin relacionada con su actividad, para el caso de este ERP la
pantalla que vera el contador sera la siguiente:

Fuente: Weberp.org
El contador, solo ver la informacin contable.
Ahora pensemos en que el usuario del ERP, es el encargado de compras. Cuando
introduzca su contrasea, ver una pantalla como la siguiente:

Fuente: Weberp.org
SUAyED
213

Como puede apreciarse, las pantallas son diferentes, de esta manera cada
usuario solo tiene acceso a la informacin que tiene permitida.
Por supuesto el administrador del sistema tendr acceso a toda la informacin, si
el administrador del sistema entra al ERP, entonces ver una pantalla como la
siguiente:

Fuente: Weberp.org
Como puede apreciarse en esta pantalla, el administrador no solo tiene acceso al
men de opciones del contador y del encargado de compras, sino que adems
tiene acceso a otras opciones, como ventas, inventarios o produccin. En otras
palabras el administrador del sistema tiene el acceso a toda la informacin.
El administrador es el que adems crea a los usuarios y les otorga sus privilegios
y restringe la informacin que pueden utilizar. Veamos un ejemplo de cmo el
administrador le otorga privilegios a un usuario del ERP.
Imaginemos que el administrador decide otorgarle privilegios al gerente de
produccin, para esto le dar acceso solamente al men de produccin. La
pantalla para dar de altas al usuario cuenta con varias opciones, pero para efecto
del ejemplo, solo se muestran las opciones que dan acceso a los mdulos del
ERP.
SUAyED
214

Fuente: Weberp.org
Como puede observarse, el usuario solo tiene acceso al modulo de produccin.
Cuando el gerente de produccin entre al sistema, ver una pantalla como la
siguiente:

Fuente: Weberp.org

El ERP cuenta con sus propias medidas de control de usuarios, pero no puede
dejarse de lado la seguridad del sistema operativo, la seguridad de las
telecomunicaciones y la seguridad respecto a la confiabilidad de los empleados.
SUAyED
215

6.3 Ciclo de Vida de los ERPs


Un ERP como cualquier sistema de informacin, tiene un ciclo de vida, veamos
sus etapas.
Primera etapa. Adquisicin del ERP
La primera etapa consiste en la adquisicin del ERP, previamente se debieron
analizar varias opciones de ERPs comerciales o incluso de software libre,
tomando en cuenta la funcionalidad del ERP y su costo, ya que un ERP comercial
puede llegar a costar millones de pesos. Aunque por otro lado, tambin existen los
ERP libres.
En esta primera etapa se debe seleccionar al ERP si la funcionalidad cubre las
necesidades de la organizacin.
Segunda etapa. Implementacin del ERP
En la segunda etapa se procede a realizar la implementacin del ERP.
Muy importante en esta etapa es definir el alcance de la implantacin del ERP, es
decir qu reas y funciones comprender la implantacin as como un primer
planteamiento de calendario.
La primera accin es realizar un inventario de la infraestructura con que se cuenta.
Antes de cambiar computadoras, servidores y equipo de red, es necesario
determinar lo que puede ser utilizado.
Si el hardware con que cuenta la empresa tiene las caractersticas que el ERP
necesita, se procede a su instalacin. De lo contrario se realizaran los ajustes
necesarios en la infraestructura de tecnologa y telecomunicaciones.

SUAyED
216

Otra indicacin importante es que, la organizacin mantenga un ambiente de


pruebas de implementacin del ERP y otro de produccin de los sistemas actuales
hasta tener la seguridad de que el proyecto est listo para entrar en un ambiente
productivo.
El siguiente paso es configurar el ERP y realizar las modificaciones necesarias
para adaptarlo a las reglas de negocio de la organizacin, en esta etapa es muy
importante estar muy de cerca tanto con directivos y usuarios finales del sistema,
para conocer sus necesidades y expectativas, y adems un punto muy importante,
reducir al mnimo su resistencia al cambio.
Una vez que el ERP ya posee las modificaciones necesarias se procede a una
etapa de pruebas para comprobar, que los ajustes responden a las necesidades
de los usuarios y adems comprobar que el sistema no presenta fallas.
Una vez corregidos los errores y revisado la funcionalidad del sistema con los
usuarios y directivos se procede a una etapa de pruebas del sistema.
Terminada la etapa de pruebas se procede a liberar el ERP y capacitar a los
usuarios y entra en una fase productiva.
Tercera etapa. Estabilizacin
En esta etapa se le da mantenimiento al ERP y se realizaran los ajustes al sistema
conforme surjan nuevas necesidades o se modifiquen las actuales, un ejemplo de
una nueva necesidad es la realizacin de facturas electrnicas.
Cuarta etapa. Baja del sistema
Como todo sistema un ERP tambin tiene un fin de su utilizacin, esto
generalmente sucede debido a los cambios tecnolgicos, por ejemplo si se hace
necesario cambiar el sistema operativo y el ERP no es capaz de adaptarse al
mismo, o cambios en el hardware, y el ERP no es capaz de soportar dicho
hardware. Entonces ser necesario actualizar el ERP a una versin moderna y
SUAyED
217

migrar los datos a la nueva versin del ERP, por lo que se iniciara nuevamente en
la etapa 1. (Harwood, 2003: 27-30).

6.4 Control de Cambios


Los cambios en un ERP dependern de las necesidades de cada empresa, estos
cambio deben ser documentados de manera adecuada para que cualquier
persona involucrada en el mantenimiento del ERP les pueda dar seguimiento, o
incluso para deshacer los cambios si es que estos no cumplen con las
necesidades de los usuarios.
Los tipos de cambios que generalmente se realizan en un ERP se pueden
clasificar de la siguiente manera:

1. Cambios en las interfases de usuario


2. Cambios en la base de datos
3. Cambios en la generacin de reportes

Cambios en las interfases de usuario


En el caso de las interfases de usuario, estas deben documentarse indicando lo
siguiente:
1. El programa que fue modificado.
2. La fecha de la modificacin.
3. El autor de la modificacin.
4. Los cambios realizados y el motivo de los cambios.

SUAyED
218

Cambios en la base de datos


Normalmente, un sistema ERP est integrado a una base de datos relacional. El
usuario interacta con la base de datos a travs de interfases, y es casi seguro
que as como las interfases tienen que ser modificadas, tambin lo ser la base de
datos. (Harwood, 2003: 31-38).
La informacin que debe redactarse para los cambios en la base de datos es la
siguiente:

1. El nombre de la base de datos.


2. El nombre de la tabla.
3. El nombre de los campos modificados.
4. El tipo de dato del campo modificado.
5. El autor de la modificacin.
6. El motivo de los cambios.

Cambios en la generacin de reportes


1. El reporte que fue modificado.
2. Los datos que arroja el reporte (texto o grficos)
3. Condiciones para que los datos sean mostrados (Aplicacin de ofimtica,
navegador web, lector de documentos PDF, etc.)
4. La fecha de la modificacin.
5. El autor de la modificacin.
6. Los cambios realizados y el motivo de los cambios.

6.5 Problemas y Controles Postimplementacin


Una vez que el ERP ha sido implementado inicia su fase productiva, siendo esta
etapa crtica para el xito o el fracaso del sistema. Se debe realizar un
SUAyED
219

seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos as como de


los elementos crticos para el xito del proyecto
Existen tres elementos muy importantes a realizar cuando el sistema ya se
encuentra productivo.
1. Capacitar y concientizar a los usuarios del sistema.
2. Corregir errores
3. Actualizar el sistema
Capacitar y concientizar a los usuarios del sistema
En esta etapa es muy importante capacitar y concientizar a los usuarios de la
utilidad del sistema. Es comn un sentimiento de resistencia al cambio entre los
usuarios, debido a que tendrn que utilizar otro sistema. El realizar las actividades
de la misma manera produce seguridad, y hacerlas de una manera diferente
puede producir temor. Es tarea del consultor del ERP ayudar a los usuarios a
perder el temor a usar el sistema.
Corregir errores
Por otro lado, una vez que el sistema esta productivo, es importante estar de cerca
con los usuarios para detectar errores y corregirlos a la brevedad. Para esto es
importante que el consultor este siempre de cerca con el usuario del sistema
escuchando sus observaciones.
Actualizar el sistema
Un consultor debe estar constantemente actualizado respecto a los cambios
tecnolgicos y legales para que el sistema funcione de manera adecuada, por lo
que es necesario que el consultor se encuentre en permanente actualizacin.
Otro aspecto es que un ERP cuenta con varios mdulos, as que si el usuario
desea utilizar otro modulo, ser necesario desarrollar otra implementacin.
SUAyED
220

Cuanto mayor es la integracin de los mdulos del ERP, ms eficientes sern los
procesos de una empresa. Esa frmula puede hacer la diferencia a la hora de
atender e inclusive de retener un cliente. (Harwood, 2003: 31-38).

SUAyED
221

RESUMEN DE LA UNIDAD
Un ERP es un sistema de informacin que centraliza, a travs de diversos
mdulos, las diferentes reas de una empresa, para ofrecer una solucin integral
para la gestin de informacin. Esta centralizacin a su vez facilita el anlisis de la
informacin. Y analizar la informacin llevar a la empresa a tomar decisiones con
informacin veraz y oportuna. Pero para llegar a este punto, es necesaria una
correcta implantacin del ERP.
Existen muchas consideraciones que deben ser analizadas antes de la
implementacin, como la factibilidad, y los requisitos para utilizar el ERP y
despus de la implementacin, el mantenimiento y adecuacin, para que dicha
implementacin sea exitosa.
La comunicacin y el compromiso entre los involucrados con la implementacin
del ERP, son de suma importancia para el xito del proyecto. Es de vital
importancia involucrar a los usuarios del ERP, para que se sientan parte del
proyecto y se reduzca la resistencia al cambio.
Los ERP proporcionan ms ventajas que desventajas a las organizaciones que
optan por su uso y que a pesar que son costosos en muchos sentidos, tiempo,
dinero y esfuerzo, a largo plazo proporcionan ventajas a las organizaciones que
los utilizan.

SUAyED
222

GLOSARIO

Lnea dedicada
Una lnea dedicada es una red privada (a diferencia de Internet que es una red
pblica) que se utiliza para conectar redes de rea local a un proveedor de
servicios de Internet, de esta manera el cliente siempre est conectado y son
compartir la red con otros usuarios.

Vulnerabilidad
En seguridad informtica, la palabra vulnerabilidad hace referencia a una debilidad
en un sistema permitiendo a un atacante violar la confidencialidad, integridad,
disponibilidad y control de acceso del sistema.

Ofimtica
La ofimtica es el conjunto de aplicaciones, y herramientas informticas que se
utilizan en actividades de oficina para optimizar las tareas.

SUAyED
223

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Envo de archivo
Investiga alguna empresa que haya implantado un ERP y cules son los pasos
que sigui para dicha implantacin.

Realiza tu actividad en un procesador de textos, gurdala en tu computadora y


una vez concluida, presiona el botn Examinar. Localiza el archivo, ya
seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.

SUAyED
224

CUESTIONARIO DE REFORZAMIENTO
21. Que es el anlisis de un sistema
22. Que es el diseo de un sistema
23. Que vulnerabilidades de seguridad identificas en el uso de un ERP
24. Qu es la resistencia al cambio
25. Cul es la diferencia entre implantar un paquete administrativo y un ERP.
26. Qu es la identificacin de necesidades
27. Qu es una grfica de Gantt
28. Qu es un estudio de viabilidad
29. Qu es una interfaz de usuario
30. Que es un paquete de ofimtica

SUAyED
225

LO QUE APREND

Envo de archivo
El siguiente ejercicio tiene como objetivo que identifiques, las fases ms
importantes para la implementacin de un ERP.

La empresa de abarrotes Abarrotes de Mxico, desea implantar un


ERP. Dicha empresa est dedicada a la comercializacin al mayoreo de
productos de abarrotes. Sus principales clientes son tiendas de
abarrotes al menudeo. Cuenta con 5 sucursales, todas en el distrito
federal. Tanto en las sucursales como en la casa matriz, cuentan con
computadoras personales, todas las sucursales tienen acceso a Internet.
Que fases debes considerar para la implantacin de un ERP. Considera
que la empresa cuenta con un presupuesto de hasta un milln de pesos
para adquirir e implementar un ERP, ya sea libre o comercial.

Realiza tu actividad en un procesador de textos, gurdala en tu


computadora y una vez concluida, presiona el botn Examinar. Localiza
el archivo, ya seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo
en la plataforma.

SUAyED
226

EXAMEN DE AUTOEVALUACIN

51. Una lnea ___________________ es una red privada que


solo utiliza la empresa.
u) Dedicada
v) Integrada
w) Compartida
x) Conmutada
52. Una

manera

de

identificar

las

necesidades

de

una

organizacin es a travs de:


u) Un algoritmo
v) Un cuestionario
w) Un diagrama de flujo
x) Una herramienta case
53. ___________

de

un

sistema,

es

un

conjunto

de

procedimientos para determinar la viabilidad de desarrollar un


sistema
u) Diseo
v) Construccin
w) Anlisis
x) Implementacin
54. Una evaluacin de los costos de implantacin del ERP es un
ejemplo de:
u) Estudio Tcnico
v) Diseo lgico
w) Estudio de viabilidad econmica
x) Diseo fsico
55. Un estudio de viabilidad tcnica es
u) Un estudio de vulnerabilidad fsica
v) Un estudio de vulnerabilidad lgica
w) Un estudio de la viabilidad legal del sistema
SUAyED
227

x) Un estudio de funcionalidad y restricciones del sistema


56. Un ejemplo de un control de acceso en un ERP es que:
u) Los clientes tengan acceso al ERP
v) El contador solo pueda ver la informacin contable
w) Los proveedores tengan acceso al ERP
x) El usuario tenga acceso a la base de datos
57. Qu utilidad tiene la utilizacin de un firewall
u) Que no se pueda acceder a la base de datos
v) Que no se puedan generar reportes sin autorizacin
w) Que se impidan conexiones no autorizadas al sistema
x) Que no se puedan realizar compras sin autorizacin
58. Es una etapa en el ciclo de vida de un ERP
u) Eleccin de las llaves primarias
v) Realizacin del diagrama de flujo de datos
w) Realizacin de algoritmos
x) Estabilizacin
59. Son cambios que se dan en los ERP una vez implantados
u) Cambios del compilador
v) Cambios en los reportes
w) Cambios en los diagramas entidad relacin
x) Cambio del lenguaje de programacin
60. Actualizar el sistema es uno de los controles en la
q) Instalacin
r) Preimplementacin
s) Postimplementacin
t) Baja del sistema

SUAyED
228

MESOGRAFA
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
Autor

Captulo

Pginas

A. Seen, James

Herramientas para

120-164

determinar requerimientos
del sistema
A. Seen, James

Estrategia de desarrollo

172-230

por anlisis estructurado


A. Seen, James

Administracin del

814-841

proceso de implantacin
del sistema
Areitio, Javier

Fundamentos de

1-25

seguridad de la
informacin
Harwood, Sthepen

The present generation

27-30

Harwood, Sthepen

The present generation

31-38

BIBLIOGRAFA BSICA (REFERENCIAS)


A. Seen, James. (1992). Anlisis y diseo de sistemas de informacin. McGrawHill. Mxico. 942 pp.
Areitio, Javier. (2008). Seguridad de la informacin. Redes, informtica y sistemas
de informacin. Paraninfo. Espaa. 561 pp.

SUAyED
229

Harwood, Sthepen. (2003). ERP The implementacin cycle. ButterworthHeinemann. Inglaterra. 181 pp.

BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA (TEMARIO ANALITICO)


Shtub, Avraham. (2003). Enterprise Resource Planning. The
Dynamics of Operations Management. Kluwer Academic Publishers.
USA. 146 pp

SITIOS DE INTERNET
SITIO
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DESCRIPCIN
Concepto de lnea dedicada

ADneaDedicada.html

http://www.ganttproject.biz/

Sitio web del software Gantt Project

http://www.weberp.org

Imagenes del WebErp

http://www.weberp.org

Sitio web del software WebErp

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Ga

Imagen de una grafica de gantt

ntt

http://85517amdsi.blogspot.mx/2010/08/meto

Imagen de la metodologa

dologia-estructurada.html

estructurada

SUAyED
230

RESPUESTAS DEL EXAMEN DE AUTOEVALUACIN DE


PLANEACIN SISTEMAS ERP
Unidad 1

10

Unidad 2
1

10

Unidad 3
1

10

SUAyED
231

Unidad 4
1

10

Unidad 5
1

10

Unidad 6
1

10

SUAyED
232