Módulo 01: Uma visão geral do gerenciamento de projetos

Disciplina de Gerência de Projetos FSMA 2008.1

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Exercício M01.01
Exercício: Objetivo: Roteiro:
Debate sobre o tema “gerenciamento de projetos”. Identificar o nível de conhecimento e promover o interesse da turma para o tema “gerenciamento de projetos ”. 1. Formar grupos de 2 a 4 pessoas; 2. Cada grupo deve debater sobre os seguintes tópicos associados ao tema “gerenciamentos de projeto”: • • • Conceito de projeto? Por que gerenciar projetos? Conhecimentos e habilidades esperados do gerente de projetos? Softwares utilizados? Descrição sobre PMI, PMBOK e PMP?

3. O facilitador deve sortear um grupo para apresentar suas conclusões aos demais.

Tempo:

Execução: 10 minutos / Apresentação: 10 minutos
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Um breve histórico

Partenon, Gr écia (480 a.c.)

Pirâmide de Sacara, Egito (2630 a.c.)

Stonehenge, Inglaterra (3100 a.c.)
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Um breve histórico

1917: Henry Gantt – Gráfico de Barras ou Gráfico de Gantt; 1957: Projeto Apolo, DuPont – CPM (Critical Path Method); 1957: Projeto Polaris, U.S. Navy – PERT (Program Evaluation and Review Technique); 1958: França – PDM (Precedence Diagram Method);

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Um breve histórico

1969: Criação do PMI ® (Project Management Institute); 1996: Publicação da 1a edição do PMBOK (âmbito global); 1997: Publicação da ISO 10.006 ®; 1998: Constituição do PMI-SP (1o capítulo regional do PMI no Brasil); 2004: Publicação da 3a edição do PMBOK.
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Project Management Institute (PMI)

Aspectos do PMI no mundo • Associação de profissionais sem fins lucrativos, fundada em 1969 nos EUA (http://www.pmi.org/); • Tem como objetivo o progresso e aprimoramento das práticas de gerenciamento de projetos; • Mais de 250.000 membros em cerca de 160 países; • 250 capítulos regionais em cerca de 90 países.
(*) Fonte: PMI Friday Facts | January 2008

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Os capítulos regionais do PMI

Principais objetivos dos capítulos regionais • Promover a divulgação e o desenvolvimento da disciplina de gerenciamento de projetos; • Apoiar os profissionais nos processos de filiação e certificação do PMI; • Implantar os programas de voluntariado; • Realizar eventos e ministrar cursos para os membros da comunidade de gerenciamento de projetos; • Apoiar as iniciativas de criação de grupos de interesse específicos (SIGs).

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Certificação PMP

Programa de certificação profissional do PMI
• Desde 1985 o PMI mantém um rigoroso programa de certificação com o objetivo de reconhecer os profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos; • A certificação “Project Management Professional” (PMP) é a credencial profissional de gerenciamento de projeto de maior reconhecimento no mercado global.

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Certificação PMP

Benefícios da certificação PMP • Para o profissional
• Reconhecimento da capacitação profissional; • Ampliação da rede de contatos; • Viabilização de novas oportunidades de trabalho.

• Para a organização
• Redução de custos decorrentes da gestão dos projetos; • Credibilidade e maior valor agregado para os clientes.

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Publicações do PMI

Profissionais e acadêmicas • Revistas, jornais, livros, artigos e padrões de gerenciamento de projetos.

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O guia PMBOK

PMBOK – Project Management Body of Knowledge
• Tido como o principal padrão de gerenciamento de projetos do mercado; • Descreve as melhores práticas, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos; • Aplicável à maioria dos projetos na maior parte do tempo; • Promove a padronização dos termos utilizados na disciplina de gerenciamento de projetos.

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O que é um projeto?

Significado da palavra “projeto” • Do inglês “project”, significa “empreendimento”.
“Design” (projeto/desenho)
vs.

“Project” (empreendimento)

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O que é um projeto?

Definição de projeto • “Uma idéia que se forma para realizar algo no futuro”. (Aurélio) • “Combinação de recursos organizacionais colocados juntos para criarem ou desenvolverem algo que não existia previamente”. (Cleand) • “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. (PMBOK)
Projeto

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Principais características de um projeto
Envolve situações de incerteza

Riscos

Pessoas
Conduzido e realizado por pessoas

Projeto

Progressivo
Gradativo, desenvolvido em etapas e de forma incremental

Temporário
Início e término bem definidos

Exclusivo
Resultados únicos, que não existiam anteriormente

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Principais características de um projeto

Podem ser realizados em todos os níveis de uma organização

A duração pode variar de poucas semanas a vários anos

Projeto
Podem envolver uma única ou várias unidades da organização

Podem envolver uma única ou milhares de pessoas

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Projetos e operações rotineiras

Ambos
Conduzido e realizados por pessoas;

Projetos
Temporário; Exclusivos (ou únicos); Atingir os objetivos de negócio e terminar; Normalmente baseados em um fluxo de caixa negativo;

Restrição de recursos humanos e financeiros; Planejado, executado e controlado;

Operações rotineiras
Contínuas; Repetitivas; Manter os objetivos de negócio e continuar; Normalmente baseadas em um fluxo de caixa positivo;

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Ciclo de vida do projeto

Divisão do projeto em fases (ou ciclo de vida) • Um projeto pode ser divididos em fases com o objetivo de oferecer um melhor controle gerencial; • Não existe uma única melhor maneira para se definir as fases de um projeto (existem modelos para diferentes setores ou áreas de aplicação); • As fases que formam um determinado projeto também são conhecidas como ciclo de vida do projeto.
Exemplo de ciclo de vida de um projeto de construção civil Fase 1 Avaliação Fase 2 Desenho Fase 3 Construção Fase 4 Entrega

Fase em andamento

Fase(s) concluída(s)

Fase(s) não iniciada(s)

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Ciclo de vida do projeto

Questões definidas pelo ciclo de vida do projeto • Qual trabalho deve ser desenvolvido e concluído em cada fase do projeto? • Quem está envolvido com a execução das atividades de cada fase do projeto? • Quando as entregas (ou produtos) de cada fase do projeto devem ser disponibilizadas?
Exemplo de ciclo de vida de um projeto de desenvolvimento de software

Fase 1 Requisitos

Fase 2 Análise

Fase 3 Programação

Fase 4 Testes

Fase 5 Homologação

Fase em andamento

Fase(s) concluída(s)

Fase(s) não iniciada(s)

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Ciclo de vida do projeto e do produto

Qual ciclo de vida é maior? Projeto ou produto? • As decisões do gerente de projetos não devem se limitar apenas ao ciclo de vida do projeto, elas devem levar em consideração também os impactos no ciclo de vida do produto.
Ciclo de vida do projeto

Estudo de Viabilidade

Desenvolvimento

Operação / Utilização

Retirada

Ciclo de vida do produto

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O que é um subprojeto?
Definição de subprojeto • “Um subprojeto é definido a partir da divisão de um projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis”.(PMBOK) • Exemplos • A instalação de um equipamento hidráulico em um projeto de construção civil; • A elaboração do plano de testes em um projeto de desenvolvimento de software.

Programa Projeto A Projeto B Projeto C

Subprojeto A.1

Subprojeto A.2

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O que é um programa?
Definição de programa • “Um programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado”.(PMBOK) • Os benefícios obtidos a partir de um programa não poderiam ser alcançados caso os projetos fossem tratados individualmente. • Exemplo

• Programa de obras do governo federal (formado por diversos projetos de infra-estrutura).
Programa Projeto A Projeto B Projeto C

Subprojeto A.1

Subprojeto A.2

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O que é um portifólio?

Definição de portfólio • Um portifólio é um conjunto de programas, projetos e operações rotineiras que são agrupados para facilitar e tornar mais eficiente a gestão da organização; • Normalmente envolve a priorização das ações e alocação dos recursos críticos de uma organização.
Portfólio
Programa Operação X Operação Y Projeto D
Subprojeto A.1 Subprojeto A.2 Subprojeto D.1 Subprojeto D.2

Projeto A

Projeto B

Projeto C

Operação Z

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Por que os projetos fracassam?

Principais causas • Os objetivos não foram bem estabelecidos ou não foram compreendidos pela equipe do projeto; • O projeto possui muitas atividades e pouco tempo para realizá -las; • O orçamento previsto não foi suficiente para cobrir as despesas do projeto; • Não foram considerados eventuais imprevistos que impactaram no projeto; • Não foi destinado tempo suficiente para a etapa de planejamento do projeto.

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Como obter sucesso nos projetos?

Boas práticas • Definir de forma clara os objetivos do projeto; • Desenvolver um senso de comprometimento em toda a equipe do projeto; • Desenvolver estimativas de prazo e custo realistas; • Prever situações de risco e definir ações preventivas; • Manter o andamento do projeto sob controle.
Gerenciamento de projeto

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O que é gerenciamento de projetos?

Definição de gerenciamento de projetos • “Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”.(PMBOK)

Pessoas Gerenciamento de projeto Processos Softwares

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O que é gerenciamento de projetos?

Objetivos do gerenciamento de projetos
Estabelecer objetivos claros e alcançáveis Aumentar a confiança e o grau de certeza no projeto Administrar necessidades e/ou interesses conflitantes Custo
Restrição tripla (ampliada)

Escopo

Qualidade Prazo

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Processos de gerenciamento de projetos

Definição de processo • Um processo é um conjunto de ações (ou atividades) que recebem entradas (insumos), utilizam ferramentas e técnicas e geram saídas (resultados).
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

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Processos de gerenciamento de projetos

Categorias de processos • Processos de desenvolvimento do produto
• Utilizados para especificar e criar os produtos do projeto, definidos pelo ciclo de vida do projeto;

• Processos de gerenciamento de projetos
• Utilizados para iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar, e encerrar o projeto (ou fases do projeto).

Conjunto de processos (PMBOK) • A 3ª edição do PMBOK apresenta 44 processos de gerenciamento de projetos.
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As (9) áreas de conhecimento

Aquisições

Escopo

Tempo

Riscos

Integração

Custos

Comunicação

RH

Qualidade

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As (9) áreas de conhecimento

Processos de gerenciamento do escopo do projeto • Garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso. Processos de gerenciamento de tempo do projeto • Garantir que o término do projeto ocorra dentro do prazo negociado.

Escopo

Tempo

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As (9) áreas de conhecimento

Processos de gerenciamento de custos do projeto • Garantir que o projeto termine dentro do custo (ou orçamento) aprovado. Processos de gerenciamento da qualidade do projeto • Garantir que o projeto irá atender todos os objetivos para os quais foi criado.

Custos

Qualidade

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As (9) áreas de conhecimento

Processos de gerenciamento de recursos humanos do projeto • Garantir a formação, organização e gestão da equipe do projeto. Processos de gerenciamento das comunicações do projeto • Garantir a geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada.

RH

Comunicação

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As (9) áreas de conhecimento

Processos de gerenciamento de riscos do projeto • Garantir a identificação, análise, monitoramento e controle dos riscos (ou incertezas) do projeto. Processos de gerenciamento de aquisições do projeto • Garantir que as aquisições dos produtos e serviços demandados pelo projeto serão corretas, além da gestão dos contratos.

Riscos

Aquisi ções

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As (9) áreas de conhecimento

Processos de gerenciamento de integração do projeto • Garantir a integração dos diversos elementos do gerenciamento de projetos. Organização do PMBOK • Os capítulos do PMBOK estão organizados de acordo com as áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos.

Integração

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Os (5) grupos de processos
Processos de monitoramento e controle Processos de Planejamento

Processos de Iniciação

Processos de Encerramento

Processos de Execução

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Os (5) grupos de processos

Processos de iniciação do projeto • Identifica o gerente do projeto e autoriza formalmente o início do projeto (ou de uma fase do projeto).

Nível de interação entre os processos

Tempo

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Os (5) grupos de processos

Processos de planejamento do projeto • Planeja as ações necessárias para alcançar os objetivos e escopo para os quais o projeto foi criado.

Nível de interação entre os processos

Tempo

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Os (5) grupos de processos

Processos de execução do projeto • Mobiliza as pessoas e outros recursos para realizar as ações definidas no planejamento do projeto, afim de cumprir os objetivos do projeto.

Nível de interação entre os processos

Tempo

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Os (5) grupos de processos

Processos de encerramento do projeto • Finaliza formalmente todas as atividades, entrega os produtos ou serviços concluídos e conduz o projeto (ou uma fase do projeto) a um final ordenado.

Nível de interação entre os processos

Tempo

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Os (5) grupos de processos

Processos de monitoramento e controle do projeto • Observa o andamento do projeto para identificar eventuais variações em relação ao que foi planejado, de forma que possam ser tomadas ações corretivas para garantir o cumprimento dos objetivos do projeto.
Nível de interação entre os processos

Tempo

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Ciclo de gerenciamento de projetos

Interações com as fases de um projeto

Ciclo de vida do projeto

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

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Mapa de processos (PMBOK)
Inicia ção Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento

Integração Escopo Tempo Custo Qualidade RH Comunicações Riscos Aquisições

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Exercício M01.02
Exercício: Objetivo: Roteiro:
Construção do mapa de processos do PMBOK. Conhecer todos os processos de gerenciamento de projetos apresentados pelo PMBOK. 1. Formar grupos de 2 a 4 pessoas; 2. O facilitador deve entregar uma descrição dos processos de gerenciamento de projetos e um mapa de processos; 3. Cada grupo deve analisar a descrição dos processos e classificá-los de acordo com as (9) áreas de conhecimento e os (5) grupos de processos; 4. Cada grupo deve preencher a mapa de processos; 5. O facilitador deve sortear um grupo para apresentar suas conclusões aos demais.

Tempo:

Execução: 20 minutos / Apresentação: 10 minutos
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O gerente de projetos

Atribuições (ou responsabilidades) • O gerente de projetos é o principal responsável pelo gerenciamento do projeto. Habilidades interpessoais • Comunicação; • Liderança e motivação; • Negociação; • Resolução de conflitos; • Resolução de problemas; • Influência sobre a organização.
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O gerente de projetos

Conhecimentos de administração geral • Contabilidade e finanças; • Compras e aquisições; • Vendas e marketing; • Contratos e legislação comercial; • Fabricação e distribuição; • Formação e administração de pessoal; • Planejamento estratégico; • Práticas de saúde e segurança; • Tecnologia da informação.
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Partes interessadas no projeto

Patrocinador do projeto

Gerente de projetos Equipe de gerenciamento de projetos

Equipe do projeto

Partes interessadas no projeto

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Partes interessadas no projeto

Definição de partes interessadas (stakeholders) • “As partes interessadas no projeto são as pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados pela execução ou do término do projeto”.(PMBOK) • As partes interessadas podem exercer uma influência positiva ou negativa sobre os objetivos e resultados do projeto; • A equipe de gerenciamento de projetos deve identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas.

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Influências organizacionais no projeto

Influência da cultura organizacional • A maior parte das organizações desenvolveu culturas (ou estilos) próprios que podem exercer uma influência direta sobre os projetos:
• Visão, valores e crenças (ética); • Políticas, normas e procedimentos.

Influência da estrutura organizacional • A estrutura da organização executora pode restringir a disponibilidade dos recursos para os projetos, além de definir (ou limitar) a autoridade do gerente de projetos.

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Influências organizacionais no projeto

Organização funcional
Executivo chefe

Gerente funcional Pessoal Pessoal Pessoal

Gerente funcional Pessoal Pessoal Pessoal

Gerente funcional Pessoal Pessoal Pessoal

Coordenação do projeto

Participação no projeto

Gestão do pessoal

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Influências organizacionais no projeto

Organização por projeto
Executivo chefe

Gerente de projetos Pessoal Pessoal Pessoal

Gerente de projetos Pessoal Pessoal Pessoal

Gerente de projetos Pessoal Pessoal Pessoal

Coordenação do projeto

Participação no projeto

Gestão do pessoal

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Influências organizacionais no projeto

Organização matricial
Executivo chefe

Gerente funcional Pessoal Pessoal Pessoal

Gerente funcional Pessoal Pessoal Pessoal

Gerente funcional Pessoal Pessoal Pessoal

Coordenação do projeto

Participação no projeto

Gestão do pessoal

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Escritório de projetos (PMO)

PMO – Project Management Office • Área da organização que centraliza e/ou coordena as atividades de gerenciamento de projetos; • A existência e as atribuições de um escritório de projetos são normalmente influenciadas pelo tipo da estrutura organizacional:
• Prover treinamentos, softwares, políticas e procedimentos de gerenciamento de projetos; • Coordenar diretamente a realização dos projetos e gerenciar a alocação dos integrantes das equipes dos projetos, incluindo os próprios gerentes de projetos; • Fornecer relatórios consolidados e uma visão empresarial dos projetos para alta administração.

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Softwares de gerenciamento de projetos

Planilhas e editores de texto
MS Office

BrOffice
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Softwares de gerenciamento de projetos

Primavera (Project Planner)

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Softwares de gerenciamento de projetos

Módulo PS SAP R/3 (Project System)

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Softwares de gerenciamento de projetos

MS Project

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Softwares de gerenciamento de projetos

MS Project (Plugins)

PERT Chart EXPERT

WBS Chart Pro

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Softwares de gerenciamento de projetos

Softwares estatísticos (ou simulação)

@Risk

Cristal Ball

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Exercício M01.03
Exercício: Objetivo: Roteiro:
Simulado sobre as definições e conceitos apresentados. Revisar as principais definições e conceitos relacionados ao tema “gerenciamento de projetos”. 1. Individualmente; 2. Cada aluno deve responder as questões do simulado; 3. O facilitador deve indicar um aluno para responder cada uma das questões.

Tempo:

Execução: 15 minutos / Correção: 10 minutos
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Muito obrigado!
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