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PONTIFCIA UNIVERSIDADE CATLICA ESCOLA POLITCNICA


CURSO DE ESPECIALIZAO EM GESTO DA QUALIDADE NA PRODUO
DE ALIMENTOS, MEDICAMENTOS E COSMTICOS

ALEXANDRA GOMES FERREIRA


BIANCA SCHERER GRANDI
CAROLINE GAIOVIS
MRLIM E. MARTINI

GESTO DE COMPRAS

CURITIBA
2012

ALEXANDRA GOMES FERREIRA


BIANCA SCHERER GRANDI
CAROLINE GAIOVIS
MRLIM E. MARTINI

GESTO DE COMPRAS

Trabalho

sobre

Gesto

de

Compras

apresentado ao Curso de Especializao em


Gesto

da

Qualidade

na

Produo

de

Alimentos, Medicamentos e Cosmticos, da


Pontifcia Universidade Catlica, como requisito
para

concluso

do

Empresarial.
Orientador: Ubirat Tortato

CURITIBA
2012

mdulo

Logstica

Sumario
1

INTRODUO........................................................................................................3

GESTO DE COMPRAS........................................................................................4
2.1 E-PROCUREMENT...........................................................................................5

O CICLO DE COMPRAS........................................................................................7
3.1 ESPECIFICAES DAS COMPRAS..............................................................7
3.1.1 Exigncias de quantidade...........................................................................8
3.1.2 Exigncias de preo....................................................................................8
3.1.3 Exigncias funcionais..................................................................................8
3.1.4 Ordem de Compra.......................................................................................9

SELEO DE FORNECEDORES........................................................................10
4.1 ESCOLHAS DE FORNECEDORES...............................................................10

CONTROLE DE COMPRAS E ESTOQUE...........................................................12

GESTO DE COMPRAS NA PRTICA...............................................................14

CONCLUSES.....................................................................................................15

REFERNCIAS.....................................................................................................16

1 INTRODUO
No mundo globalizado e informatizado em que as empresas esto inseridas,
cada vez mais nota-se a importncia da utilizao de novas tecnologias de compras
e da implantao de tcnicas mais vantajosas que busquem a integrao entre
clientes e fornecedores, para melhorar a qualidade de servios e ou produtos.
A gesto da aquisio assume papel estratgico nos negcios de hoje em
decorrncia do volume de recursos, principalmente financeiros, quebra-se ento
uma viso preconceituosa de que era uma atividade burocrtica e repetitiva, um
centro de despesas e no um centro de lucros.
A funo muito mais ampla e, se realizada com eficincia envolve todos os
departamentos da empresa. Obter o material certo, nas quantidades certas, com a
entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preo certo so funes de
compras. Possui a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de
suprimentos e de negociar preos.
A gesto de compras uma atividade fundamental para o bom gerenciamento
das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento
com os clientes, estando tambm relacionada competitividade e ao sucesso da
organizao.

2 GESTO DE COMPRAS
Segundo Arnold (1999), a gesto de compras responsvel pelo
estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa, pelo segmento junto ao
fornecedor, e pela agilidade da entrega.
A funo compras vista hoje como uma parte do processo de logstica das
empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos (suplly chain). Sua
influncia de carter direto nos processos produtivos em uma empresa, os prazos
devem ser cumpridos de maneira rgida tanto na entrada como na sada de insumos,
pois podero gerar srios problemas dentro do ciclo, em especial nos
departamentos de produo e vendas.
Esta funo pode ser dividida em quatro categorias:

Obter mercadorias e servios na quantidade e com qualidade


necessrias;

Obter mercadorias e servios ao menor custo;

Garantir o melhor servio possvel e pronta entrega por parte do


fornecedor;

Desenvolver e manter boas relaes com fornecedores.

Para alcanar tais objetivos, devem ser desempenhadas certas funes


bsicas:

Tempo e lugar (especificaes de compra);

Fonte certa (fornecedores);

Negociar condies de compra;

Administrar pedido de compra.

A aquisio de matrias primas, suprimentos e componentes, representam


um fator decisivo na atividade de uma organizao. De acordo com Ballou (2001), as
atividades relacionadas a compras envolvem uma srie de fatores como seleo de
fornecedores, qualificao dos servios, determinao de prazos de vendas,
previso de preos, servios e mudanas na demanda, entre outros. J que grande
parte do dinheiro de vendas pago a fornecedores por materiais comprados,
redues pequenas na aquisio dos materiais geram melhorias considerveis nos
lucros. Dessa forma, pode-se dizer que a gesto de compras de vital importncia
para o sucesso da empresa.

Conforme Gaither & Frazier (2001), o departamento de compras desempenha


papel fundamental na realizao dos objetivos da empresa. Sua misso perceber
as necessidades competitivas dos produtos e servios, tornando-se responsvel
pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos na estratgia de
operaes. necessrio que os gerentes de compras envolvam-se em vrias
atividades como manter um banco de dados, seleo de fornecedores, negociarem
contratos com os mesmos e agir como intermedirio entre os fornecedores e a
empresa.
Quando o relacionamento entre cliente e fornecedor est em nvel de
confiana mtua, participao e fornecimento com qualidade assegurada atingemse, de acordo com Martins & Alt (2001), o comakership.
De maneira geral, a gesto de compras uma ferramenta fundamental para o
desempenho da empresa como um todo, tendo que ser analisada, estudada
estrategicamente e modificada conforme a necessidade mercadolgica. Conforme
Chopra (2003), as fases de deciso na cadeia de suprimento podem ser
classificadas em projeto e planejamento. Diante disso, a unio de empresas com
interesses comuns pode trazer ganhos significativos na aquisio de materiais.

2.1 E-PROCUREMENT
Neste cenrio, saber o que, quanto, quando e como comprar o diferencial
competitivo que organizaes buscam para conseguir ganhos que possibilitem seu
posicionamento no mercado. Para isso, novas tecnologias surgiram na rea de
compras, como o caso do e-procurement (compra on-line de produtos) e isto j
uma realidade para as empresas brasileiras. Segundo uma pesquisa realizada pela
empresa Delloitte Consulting (2002), o Brasil est na frente dos EUA nas compras
via internet. De acordo com a pesquisa divulgada em janeiro de 2002, 10% das
companhias brasileiras j adotaram solues desse tipo, contra 9% das empresas
dos norte-americanos.
Seguindo o rumo da nova economia, a intranet e a extranet podem ser mais
importantes que a prpria internet para o futuro das empresas (KOTLER, 2001). A
primeira agiliza os processos internos e as vendas ao permitir, por exemplo, que um
vendedor consulte o estoque antes de efetuar uma transao. J a extranet viabiliza

as transaes B2B (Business to Business), negcios entre empresas, que reduzem


os custos das operaes, com vantagens sobre encomendas por meio da troca
eletrnica de dados.
Exemplificando a eficincia de uma extranet (KOTLER, 2001), a Wal-Mart,
nos Estados Unidos abre diariamente seus dados sobre vendas de fraldas para a
Procter & Gamble. Dessa forma, a indstria repe exatamente a quantidade ideal,
gerando ganhos em ambas as partes.

3 O CICLO DE COMPRAS
So todas as etapas necessrias para dar andamento ao processo de aquisio
de materiais, sejam elas para compras de recursos materiais, quanto para recursos
patrimoniais. Este ciclo pode ser observado conforme o diagrama abaixo:

3.1 ESPECIFICAES DAS COMPRAS


Muitas dvidas pairam na hora de efetuar uma compra, embora parea, no uma
tarefa fcil. A compra deve ser considerada de acordo com que forma o produto ser
utilizado, com que freqncia e quanto estaro dispostos a pagar. Na compra de um
item ou servio, vrios fatores esto envolvidos e podem ser divididos em trs
categorias:

Exigncias de quantidade;

Exigncias de preo;

Exigncias funcionais.

3.1.1 Exigncias de quantidade


A demanda de mercado o que vai determinar a quantidade necessria a ser
adquirida, sendo que influenciar o modo como o produto ser utilizado. A
quantidade adquirida ter influncia direta no custo da produo do bem.
3.1.2 Exigncias de preo
Representa o valor econmico que o comprador atribui ao item, quanto se
est disposto a pagar, o qual tem relevncia com a demanda de mercado.
Segundo Arnold (1999), o valor econmico atribudo ao item deve relacionarse com a utilizao do item e com seu preo antecipado de venda.

3.1.3 Exigncias funcionais


Relacionam-se com a forma final utilizada do item e seu desempenho
esperado, a exigncia mais importante, pois governa todas as categorias. Embora
sejam mais difceis de serem definidas, seu sucesso depende da forma em que
satisfazer a necessidade real do item, sendo esta necessidade tendo seus aspectos
estticos e prticos (como sero utilizados, ocasies em que ser utilizado, cor,
estilo, etc.).

3.1.3.1 Funcionabilidade e qualidade


As caractersticas funcionais de um item esto intimamente ligadas
qualidade do produto, a qual gira em torno da satisfao das necessidades do
usurio, conforme Dias (1993), qualidade correta significa melhor qualidade para
determinado uso.

Para alcanar a to almejada qualidade, o planejamento o principal


fundamento para se obter os resultados esperados, para isto utiliza-se o projeto do
produto, a forma de produo e a utilizao do produto. Estudos mercadolgicos
contribuem para delimitar o desempenho, a aparncia, o preo e o volume de
vendas esperado.
A funcionabilidade do produto esta ligada ao desempenho do produto junto ao
consumidor final, o qual ditar o tipo de qualidade.

3.1.4 Ordem de Compra


A ordem de compra um importante documento que, por suas diversas vias,
permitir uma amarrao geral dos servios de compras. Para isso, as vias da
ordem de compra devero ser minuciosamente estudadas para que possam
preencher perfeitamente sua finalidade.
As vias so relacionadas da seguinte forma: 1 via Fornecedor, 2 via
Setor de Compras, 3 Almoxarifado, 4 Contas a pagar (GURGEL, 1996).

10

4 SELEO DE FORNECEDORES
Em busca de produzir um produto de melhor qualidade e que esteja apto a
concorrer no mercado, faz-se necessrio ter bons fornecedores, que atendam a
necessidade da empresa seja em qualidade da matria oferecida, bem como prazo
de entrega satisfatrio e preo acessvel.
O departamento de compras tem a funo de aferir junto ao mercado de
fornecimento de materiais, quais so as melhores opes, para tal, so utilizados
critrios que exeram reflexo direto na produo (baixo custo e qualidade). Assim, o
responsvel pelas compras pode utilizar de fontes que melhor se adaptam ao
produto que se deseja produzir.
Tais fontes podem ser chamadas de: nica, mltipla e simples.

Fonte nica - fornecedor que atenda de forma exclusiva devido ao tipo


de

produto

patenteado,

especificaes

tcnicas,

matria-prima,

localizao;

Fonte mltipla so utilizados mais de um fornecedor, este tipo de


fonte oferece concorrncia que ocasionam preos mais acessveis ou
melhores servios;

Fonte simples esta uma deciso mais elaborada, sendo planejada


pela organizao com o intuito de selecionar um fornecedor para um
item quando existem vrios fornecedores, ou seja, visa criao de
uma parceria em longo prazo.

4.1 ESCOLHAS DE FORNECEDORES


Levando em considerao que o departamento de compras busca preo e
qualidade junto aos seus fornecedores, os mesmo devem atender a especificaes
tcnicas que dem suporte ao que a empresa almeja para confeccionar seus
produtos.
Quando realizada uma compra, deve-se levar em considerao se o seu
fornecedor tem uma estrutura adequada para atender a solicitao, para isto a
habilidade tcnica para produzir ou fornecer a matria-prima ou item deve ser
questionada.

11

A capacidade de produo e confiabilidade com relao aos produtos que


sejam necessrios deve ser cuidadosamente vistos pelo comprador, pois a produo
do fornecedor deve satisfazer as especificaes do produto, com baixo ndice de
defeitos e com controle de qualidade e quantidade exigidas, sendo assim, cria-se um
vnculo de confiabilidade, o mesmo tambm deve ser reputado e slido
monetariamente, isto para que o fornecimento seja garantido dentro dos prazos
firmados.
Outras caractersticas que devem ser levadas em considerao so os
servios

ps-venda

(sistema

de

suporte),

localizao

do

fornecedor

(preferencialmente prximo do comprador) e a reduo de tempo de entrega a fim


de evitar falta de matria-prima ou itens.
Um exemplo que reflete todas as especificaes que foram citadas para este
grande e complexo sistema, so as montadoras de veculos automotores, a maioria
de seus fornecedores circundam ou esto a uma distncia relativamente pequena da
rea de produo.

12

5 CONTROLE DE COMPRAS E ESTOQUE


O gerenciamento das informaes um instrumento eficiente e eficaz que
fundamenta o processo decisivo da empresa. Sem controles e, conseqentemente,
sem informaes gerenciais, torna-se impraticvel decidir acertadamente e, no
tempo necessrio. A administrao de estoques tem o objetivo de permitir que a
empresa consiga produzir e comercializar seus produtos de forma eficiente e com a
menor utilizao do capital de giro.
O planejamento de estoques uma atividade de fundamental importncia e
deve ser integrada tanto com a produo como tambm com as vendas, de modo a
aperfeioar os volumes das compras. Para tal devem ser seguidos alguns requisitos
imprescindveis para esta atividade:

Manter constantemente atualizado o custo de cada produto;

Determinar o perodo de compra e o tamanho de lote de cada produto


para cada fornecedor para otimizar o planejamento dos estoques e,
conseqentemente, as compras;

Estabelecer polticas de cobertura (estoque de segurana, mnimo e


mximo) para cada produto, dependendo do fator mais crtico para
cada item;

Manter os controles para reduzir estoques ultrapassados/arcaicos;

Efetuar o planejamento constante das necessidades de estoques


baseadas em previses de vendas. A integrao dos estoques com as
finanas permite uma melhor gesto do fluxo de caixa;

Manter controle permanente sobre a disponibilidade do estoque para


suprir as faltas rapidamente;

Determinar o custo de falta de cada produto e comparar com o seu


custo de estocagem;

Manter controle rigoroso do estoque fsico com os lanamentos dirios;

Realizar inventrios fsicos peridicos para conferir com os dados do


controle de estoque;

Manter os estoques em local estratgico;

Manter os itens fisicamente ordenados em prateleiras e devidamente


classificados e identificados por etiquetas;

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Evitar almoxarifados abertos;

Manter separao fsica entre a recepo e o almoxarifado;

Estabelecer uma codificao dos materiais para maior facilidade de


consulta;

Ter sistemas de informaes integrados para acesso e consulta


imediata da quantidade disponvel de cada material em estoque.

Para a maioria das empresas comerciais e industriais, os estoques


representam um dos ativos mais expressivos. Portanto, devem ser mantidos em
bom estado, protegidos da ao do tempo, furtos, incndios, entre outros. Devem
ser conservados em boa ordem, para que sejam facilmente localizados e
mobilizados no momento de sua venda ou utilizao.

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6 GESTO DE COMPRAS NA PRTICA


Na Empresa Urbano Agroindustrial Ltda o processo de compras realizado da
seguinte forma:

Efetuar a compra ou contratao de servio para a empresa, somente se


comprar mercadorias realmente necessrias, aprovadas e de acordo com os
padres de negociaes mais conveniente empresa e principalmente de
maneira segura e transparente.

Receber as solicitaes de compras, efetuar cotaes, negociar preos,


aprovar cotaes, emitir pedido de compras, acompanhar prazo de entrega,
garantir junto ao fornecedor a entrega das mercadorias/servios comprados
ou contratados;

Garantir sempre a melhor compra para a empresa (custo x benefcio);

Acompanhar ndice de qualidade junto s reas sobre os itens comprados;

Administrar garantia de itens comprados;

Acompanhar devolues de produtos bem como histrico de compras por


fornecedor.

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7 CONCLUSES
Consumidores esto demandando cada vez mais preos competitivos,
menores prazos de entregas e acompanhamento em tempo real dentro dos sistemas
das empresas, isso significa que elas tm que tornar visvel as informaes e status.
Mercados esto se tornando cada vez mais globais, portanto muitas oportunidades
esto surgindo para novos competidores.
Para aumentar a chance de sucesso na Cadeia de Suprimentos, as empresas
devem compartilhar dados com os seus parceiros da cadeia, pois todos tero as
informaes mnimas necessrias para o melhor desenvolvimento de suas
operaes. Pode-se concluir que a funo compras e sua rea correspondente vm
ganhando espao e evidncia no contexto das organizaes, j que no basta
apenas comprar, preciso comprar bem.
A gesto de compras eficiente est inter-relacionada qualidade de produtos,
minimizao dos custos de produo, maior agilidade nas aquisies, o que se
manifesta de maneira positiva nas organizaes.
Deve, portanto, merecer ateno especial porque alm de melhorar a
lucratividade das organizaes, uma gesto de compras eficiente pode aumentar a
produtividade, a qualidade dos produtos e, conseqentemente, a satisfao dos
clientes.
Da viso tradicional que entende o processo de compras como o mero ato de
comprar, a funo compras evoluiu, tanto que hoje considerada de importncia
estratgica para as organizaes.
E a tendncia que isso se intensifique, especialmente em face dos atuais
desafios das organizaes que precisam se manter competitivas, em condies de
enfrentar desafios e obter lucro e sucesso empresarial.

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8 REFERNCIAS
A importncia da gesto de compras para a competitividade das empresas.
<Disponvel em: www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2002_tr30_0408.pdf> Acesso
em 17 jul. 2012.
ARNOLD, J.R.T. Administrao de materiais: Uma introduo. So Paulo: Atlas,
1999.
BALLOU, R. H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 4. ed. Porto Alegre:
Bookmann, 2001.
DIAS, M. A.P. Administrao de Materiais: Uma abordagem logstica. 4. ed. So
Paulo: Atlas, 1993.
GAITHER, N.; FRAZIER, G. Administrao da Produo e Operaes. 8. ed. So
Paulo: Pioneira, 2001.
GURGEL, F. A. Administrao dos Fluxos de Materiais e de produtos. 1. ed. So
Paulo: Atlas, 1996.
Gesto de compras Administradores. Disponvel em:
<www.administradores.com.br/informe-se/.../gestao-de-compras/103/> Acesso em
25 jul. 2012.
Gesto de compras Sebrae/SP. Disponvel em: <www.sebraesp.com.br> Acesso
em 25 jul. 2012.
KOTLER, P. Brasil: o pas do presente. Sinopse Empresarial, So Paulo, n. 72
ago./set. 2001. p. 4-6.
MARTINS, P. G.; ALT, P. R. C. Administrao de Materiais e Recursos
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CHOPRA, S.; MEINDL. P. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: Estratgia,
Planejamento e Operao. So Paulo: Prentice Hall, 2003.