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NAGU 2.

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ARCHIVO PERMANENTE
Para entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener
actualizado el archivo permanente.
Vigente; apartir de la Resolucin de la Contraloria N 141-99-CG del 25 de
Noviembre del 1999.
Es la informacin basica de la entidad o rea a auditar, sobre la cual se debera
mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo,
su estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, asi como,
las reas crticas, los componentes sujetos a exmen y el cumplimiento de sus
logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programacin de auditoria
efectiva.
La documentacin bsica que conforma un archivo permanente, se detalla en
el Manual de Auditoria Gubernamental.
Excepcin
El cumplimiento de esta norma no es de aplicacin a lasSociedades de
Auditoria debido a que sus exmenes, se supeditan a la designacin de la
Contraloria General, debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente
a las auditoras que hayan realizado en armona con la normativa vigente.
1) EL ARCHIVO PERMANENTE EN LOS RGANOS DE AUDITORA
INTERNA-OAI
Por ser un rgano dependientefuncional y administrativamente del organismo
rector del Sistema Nacional de Control, las Oficinas de Control Interno se
encuentran obligadas a implementar la NAGU 2.40 en su entidad y recopilar,
clasificar y archivar la informacin sobre disitintos aspectos del quehacer
institucional.
Es as que en las Guas de Papeles de Trabajo emitidas por el Organismo
Contralor en 1998, se establece en trminos generales el contenido del Archivo
Permanente, precisando que comprende un conjunto de documentos que
incluyan copias y extractos de informacion de inters para el auditor, los que
pueden ser consultados para futuros exmenes. Aunque la orientacin de tales
Guas esta dirigida a disponer de un archivo fsicos con papeles, se entiende
que ello no descarta la posibilidad que el OAI pueda implementar un
archivodigital de toda la informacin importante sobre su entidad.

A continuacin se describe la informacin que deber consignar un


Archivo Permanente en una OAI:
El primer elemento a considerar por un Archivo Permanente deber
ser las normas legales que tienen relacin con diversos aspectos de
la actividad pblica, a pesar que algunas permanecen sin cambios,
pero otras sufren modificaciones importantes en el tiempo. Como
ejemplo podemos citar los siguientes casos.
Ley anual del presupuesto.
Ley de Administracin Financiera del Estado.
Leyes de los sistemas administrativos de Tesorera,
Presupuesto, Contabilidad y Crdito Pblico.
Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Directivas anuales de los sistemas de tesorera y presupusto.
Directivas emitidas por FONAFE para las entidades que
conforman la actividad empresarial del Estado, cuando es
aplicable.
Circulares emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros
y AFP.
a) Ley Orgnica de la entidad y normas que regulan su funcionamiento

b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)

En casi todos los casos, las entidades pblicas son creadas por ley,
independientemente de que pueda haberse expedido la Ley Orgnica
correspondiente a cada sector del aparato del Estado. En algunos
casos, existen entidades que cuentan con un Estatuto social por operar
bajo las normas de la Ley General de Sociedades. Por lo tanto el Archivo
Permanente debe incluir copias de las normas legales que regulan el
funcionamiento de la entidad o tambin, podra ser ms practico
disponer de un archivo digital con el mismo propsito.
Organigrama estructurado aprobado.
Reglamento de Organizacin y Funciones y/o Estatuto debidamente
aprobado.
Manual de Organizacin y Funciones.
Manuales de procedimientos o normas internas equivalentes.
Flujograma de las principales actividades de la entidad.
Plan operativo institucional e informe de evaluacin anual y/o Memoria.
Convenios o contratos importantes.
Resoluciones y directivas importantes emitidas por la entidad.
Presupuesto institucional autorizado y modificado final.
Estados financieros.
Informes de auditora.
Plan anual de auditora.
Informe de evaluacin del Plan de Auditoria.
Relacin de Funcionarios de la entidad.

Es probable que con el correr de los aos y la implementacin de las polticas


gubernamentales para la eliminacin de papel en las oficinas pblicas,
asistamos al uso intensivo de las bases de datos y las firmas digitales. En dicho
contexto, los auditores gubernamentales tendrn que acostumbrarse a
prescindir de los archivos fsicos, como fuente de consulta para su trabajo.
2) ARCHIVO
PERMANENTE
GUBERNAMENTAL

DIGITAL

PARA

EL

CONTROL

Dentro de las polticas y procedimientos establecidos en el Sistema Nacional


de Control, se establece que por cada entidad sujeta a control debe
implementarse un Archivo Permanente, con el propsito de reunir toda la
informacin de inters para su utilizacin y en el planeamiento de futuros
exmenes.
Conforme lo define la NAGU 2.40, las Sociedades de Auditoria IndependienteSOAs designadas por el Organismo Contralor para realizar auditoras en las
entidades del sector pblico en cumplimiento del mando legal fijado por la Ley
N 27785, no estn obligadas a mantener un Archivo Permanente por cada
entidad que examinan, sino ms bien, mantener un archivo general con la
informacin obtenida en las auditoras realizadas.
A pesar que no existe obligacin para las SOAs, es una buena prctica de
administracin en las Firmas implementar en la medida de lo posible, un
archivo Permanente con la informacin obtenida en las auditoras realizadas a
entidades del sector pblico, puesto que de acuerdo al mecanismo de
seleccin mediante concurso pblico de mritos es muy posible que una misma
Firma lleve a cabo el examen de los estados financieros de una entidad pblica
hasta por dos ejercicios consecutivos.
El disponer de una fuente de informacin bsica y actualizada, ya sea mediante
un archivo permanente fsico y/o digital tiene innegables ventajas para el
desarrollo de la etapa de planeamiento de las auditorias en las SOAs, siendo
las principales las siguientes:

Acelera el proceso de comprensin de las actividades y operaciones que


ejecuta la entidad pblica, puesto que al contar con la informacin
bsica permitir actualizar la data disponible en la forma ms rpida, a
travs del acceso a la Pgina Web de la entidad si fuera necesario,
principalmente, en cuanto al funcionamiento de los controles internos en
las reas relacionadas con la administracin financiera de fondos
pblicos.
Enfoca con mayor propiedad el proceso de comprensin del marco legal
y administrativo aplicable a la entidad, puesto que permite realizar una
actualizacin ms rpida sobre la informacin disponible, evitando que
por impericia de los auditores que no estn acostumbrados al manejo de
la normativa aplicable, se omita el conocimiento de normas importantes
sobre el funcionamiento institucional.

Por tanto la implementacin de buenas prcticas de administracin


sobre determinados clientes en el sector pblico, puede proporcionar a
los cuadros profesionales de las SOAs desarrollar su conocimiento y
comprensin de las actividades y operaciones de una entidad, en la
medida de que dispongan de informacin actualizada sobre su
funcionamiento, principalmente, debido a que mucha de la informacin
relacionada con el presupuesto autorizado y ejecutado y el cumplimiento
de los objetivos y metas previstos en los planes operativos anuales, son
factibles de ser consultados va internet por los usuarios en los distintos
portales de las entidades del sector pblico.
ARCHIVO PERMANENTE SISTEMTICO
Uno de los espacios en los que se produce informacin en grandes volmenes
diariamente es en el sector pblico que est referida a temas diversos, tales
como: legales, reglamentarios, normativos, financieros, contractuales y
presupuestarios. Esto genera problemas a los auditores gubernamentales,
dado que para realizar sus tareas tienen que mantener un conocimiento
permanente, principalmente, sobre la normatividad vigente y los cambios que
se producen en las herramientas de gestin y presupuestales que utilizan las
entidades pblicas para el cumplimiento de su misin. Paralelamente, el
desarrollo de la tecnologa de informacin viene cambiando para cubrir la
demanda de los sistemas de comunicacin contemporneos de telfono, video
y computadora; motivo por el cual, los viejos estndares estn actualizndose y
los nuevos pasan rpidamente por las etapas de desarrollo e implementacin.
Esta informacin en muchos casos es recopilada y archivada en forma fsica
conforme a las prcticas y usos establecidas por los distintos usuarios, es decir,
desde las Oficinas de Auditora Interna del sector pblico y sus auditores, hasta
las Sociedades de Auditoria Independiente designadas por el Organismo
Contralor, para examinar los estados financieros en las entidades pblicas; o
en otros casos solamente comprende una base de datos generales,
exclusivamente, para uso local.
Debe existir una base de datos digital que funcione como una red nacional
para atender las necesidades de los operadores del control gubernamental?
Es posible que existan diversas razones para justificar la necesidad de
implementar una Red Digital de Control Gubernamental, no obstante, se
considera que los aspectos ms importantes son los siguientes:

Posibilidad de actualizar en forma permanente a miles de profesionales


que son los operadores del control gubernamental, en torno a los
cambios, modificaciones y/o derogaciones que se producen en el
ordenamiento jurdico-administrativo del sector pblico.
Mejorar la calidad de los contenidos de los informes de auditoras
gubernamental y la mejor cautela del ordenamiento jurdicoadministrativo, evitando situaciones relacionadas con la no inclusin de
observaciones sobre el incumplimiento de normas, por desconocimiento
de los auditores.

Que es una Red Digital de Control Gubernamental y como debera funcionar?


Una red digital es un sistema que permite transmitir datos, imgenes y texto en
forma digital y forma simultanea sobre un nico medio de transmisin, as como
interconectar un nmero ilimitado de usuarios por intermedio de una red
comn, con independencia de las cuestiones geogrficas, orgnicas y
tecnolgicas.
En una red digital las funciones que corresponde ejecutar a cada uno de sus
elementos podran ser las siguientes:

Sede central: responsable de disear e implementar el sistema de


informacin, mantenimiento y actualizacin diaria.
Usuario 1: tiene acceso remoto a toda la data del sistema de informacin
gubernamental, en lo que aplique a sus competencias.
Usuario 2: tiene acceso remoto sobre la data del sistema de informacin
gubernamental relativa a los aspectos de sus competencias funcionales.
Usuario 3: tiene acceso remoto restringido sobre la data del sistema de
informacin gubernamental, en torno a los aspectos que tienen relacin
son su designacin como auditor externo.

En el grfico se muestra el posible funcionamiento de una red digital aplicada al


control gubernamental.
RED DIGITAL DE CONTROL GUBERNAMENTAL