You are on page 1of 17

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA

CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO

CONTROL DE COMPRAS
1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una
persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la
administración sobre este proceso y además del jefe de compras sobre los proveedores.
Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables
fugas o pérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con
los proveedores para salir favorecidos en la compra, ETC.
Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como
comprar, características del producto, épocas de abundancia, etc., se deben diseñar unos
formatos que recopilan toda esta información y que reciben el nombre de
ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR.
Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar
pérdidas y a mantener los costos.
Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los
elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el
TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o indeseables, etc.
En estas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de
hacerlo se tendrían que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando
en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejarían de ser estándar.
Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como
despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como
aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración.
Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente:
*.- Tamaño del negocio
*.- Estructura del menú
*.- Capacidad de almacenamiento
*.- Capacidad de pago
*.- Volumen de ventas
CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

1

JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

CONTRATISTAS: se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados porque se corre el riesgo de perderlos.PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA COMPRA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 2 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO . se clasifican. los bizcochos. se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideración de la Junta de compras o el Dueño del negocio.*. las cuales se analizan.MÉTODOS DE COMPRA . Se dividen en: COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor número de ofertas. el precio.. Por lo general en un cuadro de clasificación que reúne esta información: PROVEEDOR CALIDAD PRECIO CREDITO CANTIDAD SERVICIO MERCADO LIBRE: se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza de mercado.. Con estos productos debemos fijar con anticipación con el proveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar. 3.. etc. debido a sus características especiales. *. en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad.TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO *. como por ejemplo: la leche. como es lógico no se pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras.MERCADO ABIERTO: Este método ofrece las ventajas de un contacto con un número mayor de proveedores y para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el caso. el peso por unidad y la presentación del producto. el tamaño.Condiciones o características del producto 2. los postres.

la cantidad que requiere y el nombre del artículo y la envía al encargado de compras para que el llene los datos de la última compra y compare precios con las cotizaciones actualizadas que tiene. El chef debe tener en cuenta los eventos que están pronosticados y en colaboración con el almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que se deben comprar de ellos. Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que el marque la cotización que el autoriza y la devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al proveedor. Este formato lo termina de llenar el encargado de recibos anotando en el las cantidades que realmente llegaron. la cual se determina a través de los siguientes formatos: LISTA DE MERCADOS: Se utiliza para los productos perecederos. SOLICITUD DE COMPRAS El almacenista está en la obligación de detectar los puntos en los cuales debe hacer el pedido de mercancía. el consumo en el período. 4. Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los precios y marca a cual de los tres es al que se le debe comprar..TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra. Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras. y para ello se usan dos formas más: una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales el proveedor no da factura (frutas y verduras en plazas de mercado) y con ello se justifica el egreso.CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 3 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO . Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de almacenaje. la existencia. El otro formato ya lo mencionamos que es la orden de compra. la cual se realiza para productos de fácil almacenaje o los conocidos como no perecederos. para evitar que se interrumpa la producción y que le fallemos a los clientes. de difícil almacenaje o también llamados de consumo diario o compras de cocina.

.TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA Proveedores elegidos: Proveedores Obligados: Desestimados: Potenciales: CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO Habituales Ocasionales Reserva Monopolio Circunstancias de lugar No tenemos contactos comerciales Supermercados Cooperativas Carnicerías Tiendas etc...FORMATOS *.ORDEN DE COMPRA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 4 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO .ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDARD *.LISTA DE MERCADO *.SOLICITUD DE COMPRA *...CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO *. 5..

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT – ITO ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR ARTÍCULO PRESENTACIÓN PESO PROMEDIO UNIDAD CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS FACTORES DESEABLES 5 FACTORES DESCARTABLES ÉPOCA DE ABUNDANCIA JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO .

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT . GERENCIA 6 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO .B.ITO CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO ARTÍCULO: MARCA GRUPO DE INVENTARIOS PROVEEDOR TELÉFONO DIRECCIÓN REALIZADO POR ÚLTIMA COMPRA FECHA CANTIDAD PRECIO REVISADO POR CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS UNIDAD OBSERVACIONES V.

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT – ITO LISTA DE MERCADO PARA VERDURAS Y LÁCTEOS I CANTIDAD PEDIDA PAR STOCK ARTÍCULO UNIDAD EXIST. GERENCIA JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO .B. FECHA: DD/MM/AA PRECIOS A B C CANTIDAD RECIBIDA AJÍ AJO APIO ARVEJAS BERRO BIZCOCHOS BRÓCOLI CEBOLLA CABEZONA BLANCA CEBOLLA LARGA CEBOLLA PUERRO CILANTRO GUASCAS HABICHUELAS HUEVOS AA HUEVOS DE CODORNIZ LAUREL LECHE LECHUGAS MAZORCA PAN FRANCÉS PAN TAJADO PAPA CRIOLLA PAPA PASTUSA PAPA SABANERA PEPINO COHOMBRO PEREJIL PIMENTÓN PLÁTANO MADURO PLÁTANO VERDE REPOLLO MORADO TOMATE CHONTO TOMATE MILANO TOMILLO TORTAS YUCA ZANAHORIA PROVEEDORES: A REALIZADO POR CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS B C REVISADO POR 7 V.

GERENCIA JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO .TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT – ITO LISTA DE MERCADO PARA FRUTAS Y OTROS CANTIDAD PEDIDA ARTÍCULO PAR STOCK UNIDAD EXIST. FECHA: DD/MM/AA PRECIOS A B C CANTIDAD RECIBIDA AGUACATE ANON BANANO BANANO BOCADILLO BREVAS CHIRIMOYA CIRUELAS COCOS CURUBA DURAZNO FRESAS GRANADILLA GUANABANA GUAYABAS LIMON LULO MANDARINA MANGO MANZANA MARACUYA MELON MORA NARANJA COMUN NARANJA TANJELO PAPAYA PATILLA PERA PIÑA TAMARINDO TORONJA UVA BLANCA UVA NEGRA ZAPOTE OTROS DE FRUTAS Y VERDURAS PROVEEDORES: A REALIZADO POR B C REVISADO POR CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 8 V.B.

BEBIDAS SUMINISTROS COMPRAS CANT. ARTÍCULO ÚLTIMA COMPRA FECHA CANT.TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT – ITO SOLICITUD GENERAL DE COMPRAS DE ALMACÉN FECHA DE PEDIDO (DD/MM/AA) FECHA REQUERIDA ALIMENTOS ALMACÉN EXIST. REQ. PRECIO COTIZACIONES PROVEEDOR A B A ALMACENISTA B COMPRAS C JEFE AYB CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 9 OBSERVACIONES C JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO . PROVEEDORES UND CONSUMO PERÍODO No.

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT . EL PLAZO DE ENTREGA ES IMPRORROGABLE 2. EL PEDIDO DEBE SER ACOMPAÑADO POR ESTA ORDEN 4. LA MERCANCÍA SE ENTIENDE PUESTA EN EL RESTAURANTE 3. DESCRIPCIÓN 1. GERENCIA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PRECIO UNITARIO VALOR TOTAL SUB TOTAL DESCUENTO( %) IVA ( %) TOTAL CONDICIONES DE PAGO 10 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO . ROGAMOS ENVIAR FACTURA ACOMPAÑADA DE LA PRESENTE ORDEN PARA SU CANCELACIÓN JEFE DE COMPRAS V.ITO ORDEN DE COMPRA SEÑORES: SOLICITUD No. FECHA ELABORACIÓN DIRECCIÓN DD/MM/AA TELÉFONO CIUDAD UNIDAD FECHA ENTREGA CANT.B.

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 11 CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO .

dentro del establecimiento. verificar las cantidades con la copia de la orden de compra o la lista de mercado.TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la mercancía. 2.  Constatar que los precios de la orden de compra. Todos los productos que se compren tienen una clasificación específica y un tratamiento de almacenaje o de inventario (no perecedero) o de directo (perecedero).  Pasar la mercancía al almacén una vez cumplido el proceso de información. Veamos esta clasificación: TIPO GRUPO INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO Carnes y Salsamentaria CS Inventario Pescados y Mariscos PM Inventario Perecedero Aves y Caza AC Inventario Lácteos 1 L1 Directo Frutas y Verduras FV Directo Lácteos 2 L2 Inventario Enlatados y Envasados EE Inventario Granos G Inventario Licores LC Inventario No perecedero Vinos V Inventario Cervezas C Inventario Gaseosas GS Inventario Cigarrillos CG Inventario CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 12 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO ..  Realizar el conteo físico de cada artículo que se este recibiendo. según el caso.  Verificar la calidad de los productos contra las especificaciones de compra estándar.  Mantener el área de recibo limpia y ordenada  Haber recibido copias de lista de mercado o de orden de compra. y de la lista de mercado sean los mismos que el proveedor anotó en la factura.PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO  Mantener el equipo de pesas y medidas en perfecto estado.. para conocer cuando llegará la mercancía.TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO CONTROL DE RECIBOS 1.

 Si hay alguna inexactitud entre la factura y el recibo o entre la factura y la orden de compra hacer un memo de corrección de factura.  En ausencia de la factura del proveedor se debe llenar un formato llamado mercancía recibida sin factura..  Clasificar esta información por fecha de llegada..  Aceptar la mercancía y firmar la copia de la factura del proveedor..  Llenar el comprobante de recibo de mercancías.  Seleccionar las especificaciones de compra estándar para hacer un correcto recibo.  Tener lista la copia de la orden de compra o la lista de mercado para saber que va a llegar y así preparar la zona de recibo.. 4.  Colocarle al original de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes.MEAT TAG CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 13 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO ..TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO 3.FORMATOS *.PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCIA Vamos a ver un procedimiento general para recibir mercancía.  Al finalizar el día recopilar toda la información en el reporte diario de recibo de mercancías.  Verificar la orden de compra contra la factura del proveedor.MERCANCIA RECIBIDA SIN FACTURA *.MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA *.REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCIAS *.  Si se han recibido carnes elaborar el meat tag..  Realizar el conteo físico de la mercancía.  Pasar la mercancía al almacén con su correspondiente documentación.

VALOR TOTAL DE LA MERCANCÍA NO ACEPTADA O NO RECIBIDA SIN IVA VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A LA MERCANCÍA DEVUELTA O NO RECIBIDA VALOR INICIAL DE LA FACTURA SIN IVA VALOR INICIAL DEL IVA EN LA FACTURA NUEVO VALOR A CANCELAR POR LA FACTURA SIN IVA NUEVO VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A ESA FACTURA TOTAL A CANCELAR POR ESTA FACTURA MOTIVO (S) DE ESTE MEMO DE CORRECCIÓN ENCARGADO DE RECIBOS FIRMA DEL PROVEEDOR O SU REPRESENTANTE Y SELLO CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS INDISPENSABLE LA PRESENTACIÓN DE ESTA FORMA PARA SU CANCELACIÓN. VALORES UNITARIO DESCRIPCIÓN DE LA MERCANCÍA DEVUELTA TOTAL.C. ACOMPAÑADA DE LA FACTURA ORIGINAL 14 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO . O NIT FACTURA N° FECHA DE RECIBO DIRECCIÓN TELÉFONO DD/MM/AA CIUDAD UNIDAD CANT.ITO MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA N° SEÑORES: C.TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT .

ACOMPAÑADA DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO .TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT . VALOR TOTAL DE LA MERCANCÍA ANTES DE IVA DESCUENTOS IVA VALOR TOTAL ENCARGADO DE RECIBOS FIRMA DEL PROVEEDOR O SU REPRESENTANTE Y SELLO CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 15 INDISPENSABLE LA PRESENTACIÓN DE ESTA FORMA PARA SU CANCELACIÓN.C. O NIT DIRECCIÓN DD/MM/AA TELÉFONO CIUDAD UNIDAD CANT.ITO MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA N° SEÑORES: FECHA DE RECIBO C. DESCRIPCIÓN DE LA MERCANCÍA DEVUELTA VALORES UNITARIO TOTAL.

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT .: INVENTARIO ALIMENTOS BEBIDAS CIGARRILLOS SUMINISTROS LC V C GS TOTAL BEB. GRUPO INVENTARIOS DIRECTO VALOR TOTAL COMPRADO PROVEEDOR GRUPO DE INVENTARIO UNIDAD CANTIDAD RECIBIDA N° FACTURA No.B. 1 2 3 4 5 AC FV L1 L2 G EE TOTAL RECIBIDO POR: CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS REVISADO POR: 16 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO SUMINISTRO S PM INVENTA DIRECTO RIO CS TOTAL ALM.ITO No. TOTALES RECOPILACIÓN . OC / LM N° REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCÍAS CG V.: TRATAMIENTO DE LA COMPRA HOJA No.

ITO MEAT TAG N° CLASE GRUPO DE INVENTARIO CALIDAD PESO TOTAL N° DE PORCIONES O N° DE PIEZAS COSTO KILO PROVEEDOR COSTO TOTAL FECHA DE RECIBO REPORTE DIARIO DE RECIBO N° FECHA MÁXIMA DE CONSUMO RESTAURANT .ITO MEAT TAG N° CLASE GRUPO DE INVENTARIO CALIDAD PESO TOTAL N° DE PORCIONES O N° DE PIEZAS COSTO KILO PROVEEDOR COSTO TOTAL FECHA DE RECIBO REPORTE DIARIO DE RECIBO N° FECHA MÁXIMA DE CONSUMO CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 17 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO .TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y CONTROL DE RECIBO RESTAURANT .