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INTRODUCCIN

Las empresas emplean procesos para llevar a cabo las necesidades de la


organizacin, pero muchas veces esto procesos no se gestionan de modo
ptimo y nos encontramos con problemas que al final solo perjudican a la
misma empresa.
Con la automatizacin de los procesos de una empresa se consigue entre s
todos esos procesos haciendo adems que trabajen en entornos diferentes, lo
cual facilita la administracin de los procesos de negocios, empezando por su
anlisis y definicin para localizar dichos problemas o simplemente dnde se
puede mejorar el proceso, siguiendo con la ejecucin o puesta en marcha de la
automatizacin del proceso, y finalizando por monitorear y controlar porque es
de vital importancia conocer cmo se comporta el proceso para poder mejorarlo
o adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.
En cualquier empresa es necesario una serie de procedimientos para realizar
las tareas cotidianas que se requieran, ya sea para ofrecer un producto hasta
prestar un servicio al cliente. Pero muchas veces estos procesos no los tenemos
para optimizar el tiempo y la eficiencia que se debera de tener para realizar
cualquier gestin dentro de una organizacin.
La dinmica en una economa global como la actual exige que las empresas
tengan informacin para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad
como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas
adecuadas.
Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas
de informacin tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no
estar preparadas para competir en igualdad de condiciones.

APLICACIN Y BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIN DE PROCESO


ADMINISTRATIVOS DENTRO DE LA ORGANIZACIN

La automatizacin de procesos administrativos normalmente empieza por


sistematizar la informacin estructurada, es decir en la compra de software ERP
que atienda los procesos transaccionales; en una segunda fase se complementa
con la automatizacin de procesos de informacin no estructurada, que
se logra por la integracin de herramientas ofimticas (correo electrnico,
hojas de clculo, procesador de palabras) y herramientas de productividad
conocidas como soluciones que traducen Gestin de Contenido Empresarial
que traduce Gestin de Procesos de Negocio. En ambos casos tanto en la
implementacin de soluciones transaccionales como la implementacin de
soluciones de productividad, la empresa se enfrenta a retos significativos frente
a la formalizacin de procesos y procedimientos, a la definicin de flujos de
informacin y en generar una estructura organizacional adecuada para soportar
el negocio.
Qu es automatizar procesos?
La automatizacin de los procesos es la sustitucin de tareas tradicionalmente
manuales por las mismas realizadas de manera automtica por mquinas, robots
o cualquier otro tipo de automatismo. La automatizacin tiene ventajas muy
evidentes en los procesos industriales. Se mejora en costes, en servicio y en
calidad. El trabajo es ms rpido y no necesita de una cantidad determinada de
operarios, que antes eran necesarios. Adems se producen menos problemas
de calidad por realizarse el trabajo de una manera ms uniforme debido a
las especificaciones dadas al automatismo. Otras ventajas se obtienen de la
automatizacin son el aumento de produccin, menor gasto energtico, mayor
seguridad para los trabajadores.
En cualquier empresa que se precie se emplean una serie de procesos para
llevar a buen puerto el negocio, como por ejemplo la recepcin de un pedido de
compra y todo su procesamiento hasta hacer la entrega del producto al cliente
que lo solicit, una reclamacin sobre un producto o servicio y los pasos hasta
su solucin, recopilar la informacin necesaria para cumplir con los estndares
de calidad o simplemente el alta de un nuevo empleado en la compaa.

Con la automatizacin de los procesos internos de una empresa se consigue,


a travs de un motor, conectar entre s todas esas aplicaciones haciendo adems
que trabajen en entornos diferentes, sin utilizar como soporte de datos el papel.
Este conjunto de herramientas y servicios que facilitan la administracin de
los procesos de negocio, empezando por su anlisis y definicin para localizar
dnde estn los cuellos de botella o simplemente dnde se puede mejorar el
proceso, siguiendo con la ejecucin o puesta en marcha de la automatizacin
del proceso, y finalizando por su monitorizacin y control, porque es de vital
importancia conocer cmo se comporta el proceso para poder mejorarlo o
adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.
Etapas para la automatizacin de procesos Administrativos
Las etapas que se deben seguir para la instalacin de un automatismo son:
1.- Anlisis del proceso.
2.- Bsqueda de soluciones.
3.- Estudiar los costes de la inversin.
4.- Instalacin: Una vez elegida la solucin hay que asegurar su correcta
instalacin y puesta a punto.
5.- Formar al personal en la mejora.
6.- Comprobacin: Una vez est el automatismo en marcha debemos comprobar
que funciona como deseamos.

CONCLUSIN
Con el presente trabajo pudimos concluir que si la automatizacin no es
utilizada en la bsqueda de nuevas formas de trabajo para el hombre la situacin
econmica de una gran mayora de la poblacin mundial estar en crisis. Los
seres humanos se preocupan ms en el desarrollo de nuevas mquinas ms no
en el desarrollo del ser humano.
Una gran parte de los seres humanos deben ser capacitados para poder
tener acceso a uso de tecnologa, sino no tendrn oportunidad de desarrollarse
como personas.
Para ello es imprescindible proponerse desafos tales como: dominar
procesos cada vez ms complejos, tener en cuenta ms seales del sistema,
tener en cuenta ms datos de otros procesos, optimizar procesos empresariales,
optimizar procesos logsticos, optimizar procesos econmicos, aumentar la
confiabilidad del sistema, aumentar la seguridad del sistema.
El objetivo de un sistema es la eficiencia a travs de la gestin de los procesos
administrativo, y automatizando stos, se reducen errores y se asegura que se
comporten siempre igual pudiendo visualizar el estado de los mismos. Agiliza el
flujo de informacin dentro de la compaa, reduce el tiempo dedicado a tareas
repetitivas, permite monitorizar y controlar los procesos para detectar y eliminar
los cuellos de botella, permite gestionar la colaboracin entre usuarios, incluso
de diferentes departamentos, para cumplimentar un estado de un proceso.
En definitiva, un motor para automatizar procesos que agiliza las funciones
internas de una empresa, ahorra costes operacionales y permite generar ms
negocio.
En resumen la aplicacin y los beneficios de la automatizacin, deben
contar con la tecnologa y con el adecuado equilibrio entre los dos tipos de
automatizacin de procesos de informacin, asegurar una buena gestin
dentro de la empresa e impulsar su crecimiento.