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1.

- La informacion en la empresa
Itami, profesor japons estudioso sobre la importancia de la informacin en la empresa
moderna, considera que la informacin en la empresa tiene tres caractersticas: puede ser
utilizada simultneamente, no se gasta con el uso, y sus trozos pueden ser combinados para
generar ms informacin (Cornell, Alfonso, 1994: 78). Para Itami, los recursos que realmente
cuentan son los que denomina invisibles, como por ejemplo, la capacidad para aprender, de
asimilar y crear tecnologa. Estos activos se nutren gracias a los flujos de informacin bsicos:
el de la informacin que entra en la empresa procedente de su entorno (la informacin
ambiental), la informacin que fluye por la empresa (informacin interna), y la informacin que
la empresa proyecta hacia el exterior (informacin corporativa).
La informacin externa que le llega al empleado y que le sirve para realizar su trabajo debe de
ser de calidad. Por ello, la calidad de esta informacin tiene que asegurarse en el centro donde
es recibida y procesada, en el centro de informacin de la empresa, que debe ser tambin el
centro de operaciones del sistema de informacin y de aseguramiento de la calidad informativa
(Arias y Portela, 1997). No hay que olvidar que un trabajo elaborado con calidad genera una
informacin de calidad.
La misin de un centro de informacin empresarial es la de ofrecer a sus usuarios una
informacin de calidad que les permita tomar decisiones, por lo que hay que implantar un
programa de gestin de calidad, incluido en el sistema de gestin de calidad total de la
empresa. En este programa, todos los miembros del centro tienen que cumplir ciertas tareas,
es decir, se especializa a cada empleado en una tarea concreta.
Los factores determinantes (Arias y Portela, 1997: 18) que valoran la calidad de un centro de
informacin empresarial son:
1. Disponibilidad. El usuario debe de disponer de la informacin en el momento y lugar donde la
necesite.
2. Profesionalidad. El personal de este centro debe estar altamente cualificado.
3. Fiabilidad. El centro cumple con los pactos adquiridos con los usuarios.
4. Comunicacin. Debe existir una fluida comunicacin entre el centro y los usuarios para que
las necesidades de estos ltimos sean satisfechas.
5. Elementos tangibles. Unas instalaciones adecuadas as como un material que proporcione la
utilidad necesarias para realizar el trabajo.

2.-Caractersticas de la informacin
Lo que caracteriza a la informacin en una empresa, segn Alin, Lafont y
Macary (1997), es su capacidad de intercambio. La informacin es un
producto perecedero, y almacenarla nicamente para archivarla pierde
inters. Lo verdaderamente importante es encontrar la informacin ms
reciente rpidamente, acceder a la fuente y crear la informacin.

Existen numerosos estudios sobre las caractersticas que debe poseer la


informacin. Destaco aqu las investigaciones de Hodge, Anthony y Gales
(1998) y Martn (1990). que le confieren a la informacin un valor dentro la
empresa con las siguientes caractersticas:
1. Relevancia. La empresa debe decidir qu informacin del entorno y para
quin es relevante, ya que las decisiones estratgicas adoptadas sin la
informacin correcta pueden causar un desastre organizativo Los usuarios
deben tener autoridad para determinar cul es la informacin relevante y en
la forma en que ha de ser comunicada para su total aprovechamiento .
2. Calidad. La informacin debe ser precisa para tener calidad, y su coste
aumenta a medida que la calidad sube.
3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la capacidad de
transporte de un canal de comunicacin. Los canales que transportan
mucho significado son ricos (comunicacin oral), y aquellos que transmiten
menos significado, pobres (medios de comunicacin escritos). En cuanto a
la cantidad, debe haber suficiente informacin para poder desarrollar el
trabajo.
4. Temporalidad. La rapidez es un factor importante a la hora de utilizar la
informacin. Por ello, la comunicacin escrita es un medio de comunicacin
pobre por la tardanza en elaborar los informes, es decir, su informacin
puede quedar obsoleta. Las telecomunicaciones han contribuido de manera
excepcional a la velocidad de transmisin de la informacin.
5. Accesibilidad. Es una de las caractersticas ms importantes de la
informacin. Es determinante para el usuario la facilidad de acceso a la
fuente de informacin, aunque sta pueda ser de menos calidad. De hecho,
son varias las razones que llevan a los directivos a utilizar las fuentes ms
accesibles: la estructura de la organizacin puede restringir el acceso a
fuentes de informacin valiosa y de calidad, y por otro lado, algunos
empleados tienen prohibido fiarse de ciertos tipos de informacin por lo que
utilizan fuentes que hayan utilizado antes y que sean accesibles.
6. Simbolismo. La informacin posee un valor simblico, ya que la posesin
de determinada informacin por determinados usuarios confiere un prestigio
a esa persona, aunque no le sea a sta de utilidad.
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3.- La informacion como recurso
Hay dos caractersticas del recurso informacin que le distinguen de otros recursos de la
empresa: su intangibilidad, por lo que se hace muy difcil de manejar y gestionar (muchos
empresarios no le conceden la importancia que debieran por lo difcil que es demostrar la
eficacia de su rendimiento); y su incombustibilidad, ya que la informacin no se gasta sino que
se puede modificar y actualizar con un bajo coste adicional.
Segn Cornell (1994), los principios fundamentales de la filosofa de los recursos de
informacin en la empresa son:

1. La informacin debe considerarse como uno de los principales recursos de la empresa. Es


un recurso que debe manejarse con el mismo cuidado que los tradicionales recursos de la
empresa (recursos financieros, humanos... etc.).
2. La informacin de la que dispone una empresa, y en particular sus instrumentos de
obtencin, digestin y proyeccin de informacin deberan aparecer en su balance.
3. La informacin no es patrimonio de las personas ni de los departamentos que la generan,
buscan, almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la empresa en su conjunto. As como
todo miembro de una organizacin tiene unos derechos informacionales (la organizacin debe
facilitarle el acceso a la informacin necesaria para el desarrollo de su funcin en la empresa),
tambin tiene unos deberes informacionales (todo miembro de la organizacin debe entender
que la informacin de la que dispone puede ser de utilidad a otro miembro, y por lo tanto, debe
tener una actitud contraria al secretismo.
4. La gestin de la informacin requiere una planificacin a escala de empresa, no a escala de
departamento. La estrategia de gestin de recursos de informacin debe estar ntimamente
ligada a la estrategia de negocios de la empresa. Puede convenir hacer una planificacin de un
departamento, a modo de proyecto piloto, pero la verdadera gestin de la informacin debe
realizarse para la empresa en su conjunto.
5. La informacin utilizada en una empresa se presenta tanto de manera formal (con un
determinado soporte que permita conservarla) como informal (sin soporte, una conversacin).
Ambas formas deben considerarse de igual relevancia en un mapa informacional de la empresa
(que debe identificar de qu informacin dispone, quien la tiene o dnde se halla en cada
momento).
6. Determinar las actividades fundamentales de la empresa y qu informacin es necesaria
para llevar a cabo esas actividades correctamente. Los problemas de informacin de una
empresa raramente se reducen a problemas de organizacin de la documentacin. Si bien
organizar documentos es condicin necesaria para una mejor utilizacin de la informacin en la
empresa, no es condicin suficiente. No se pueden seguir generando mecanismos para
recoger y almacenar informacin si simultneamente no se generan mecanismos que aseguren
la utilizacin de esa informacin. El verdadero reto de las empresas consiste en saber utilizar la
informacin que entra en ella en cualquiera de sus formas.
7. Las tecnologas de la informacin no pueden seguir considerndose como meros
instrumentos de reduccin de costes. Deben utilizarse para manejar mejor la informacin de la
que dispone la empresa, con el fin de conseguir las ventajas competitivas y generar as nuevos
beneficios. Una planificacin de los recursos de informacin debe adecuar las tecnologas de la
informacin de manera que fluya en la empresa la mejor informacin.
8. Durante el anlisis y diseo de un sistema de informacin, el acento debe ponerse en los
datos-informacin ms que en los procesos-procedimientos. Mientras estos ltimos pueden
cambiar de manera acorde con la aparicin de nuevas tecnologas, los tipos de datosinformacin no cambian a no ser que cambie.
9. El objetivo del diseo de todo sistema de informacin debe satisfacer las necesidades de
informacin del usuario. La productividad de la empresa depende de que el suministro de
informacin de calidad se produzca puntualmente (informacin adecuada al usuario en el
momento preciso, "just in time").

Pero como todos los recursos tiene unos costes. En el caso del recurso informacin el coste
estara en las encuestas, anlisis y estructuracin de los datos, introduccin en los equipos
informticos. Es obvio que el valor total de la informacin que una empresa adquiera debe ser
mayor que el costo de la misma.

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4. La informacin como producto
Wang, Lee, Pipino y Strong (1999) identifican la informacin con producto.
Las conclusiones de su estudio alertan de que la mayora de las empresas
gestionan la informacin errneamente ya que se centran en los sistemas,
en el ciclo de vida del hardware y el software que generan la informacin,
cuando deberan hacerlo por sus contenidos.

Para que la informacin sea gestionada como un producto ha de seguir


varios estadios: conocer las necesidades de informacin de los empleados,
gestionar la informacin como un producto de un proceso de produccin que
tiene un ciclo de vida, y por ltimo, designar a un responsable IPM
(Information Product Manager), que gestione los procesos de informacin y
el producto resultante. El IPM es muy diferente del CIO ya que el primero se
encarga de la produccin y entrega de la informacin en un sistema que
cuente con la participacin de los usuarios, suministradores y productores.
La tarea del CIO es la de control de las entradas de datos en las bases de
datos.
El enfoque de informacin como producto tiene la finalidad de proporcionar
al usuario una informacin de calidad. Los usuarios califican una informacin
de calidad (Wang, Lee, Pipino y Strong, 1999: 53) cuando rene las
siguientes caractersticas: calidad intrnseca (precisin, objetividad,
credibilidad, reputacin), calidad de accesibilidad a la informacin
(accesibilidad, facilidad de tratamiento, seguridad), calidad contextual de la
informacin (relevancia, valor aadido, puntualidad, carcter completo,
cantidad de informacin), y calidad representativa de la informacin
(interpretabilidad, facilidad de comprensin, representacin concisa y
coherente).
La utilizacin de las tecnologas de la informacin proporcionan esa
informacin de calidad. Pero hay que advertir que muchas web de empresa
estn abandonadas por sus creadores, es decir, no tratan las pginas web
como un producto de informacin.
En muchas ocasiones los departamentos de tecnologas de la informacin se
preocupan demasiado por la calidad del sistema de entrega y sus
componentes en vez de optimizar la calidad del producto de informacin.
Para ello, se necesita un conocimiento profundo de las necesidades de
informacin y los criterios de calidad del usuario. Centrarse nicamente en
el sistema informtico supone que a la informacin inicial no se le presta
atencin en los cambios de vida del producto de informacin.

Por ltimo, adoptar un enfoque de informacin como producto mejora la


comunicacin interna, las actividades son ms eficientes y repercute en la
mejora de la rentabilidad, competitividad y la posicin en el mercado.
Aceptar la informacin como un proceso de producto implica que este
proceso ha de estar bien definido y controlado y una buena gestin en el
tiempo de produccin y entrega de la informacin.
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5. Gestin de recursos de informacin (GRI)
La mayora de las organizaciones posee gran cantidad de datos pero escasa informacin de
gestin. La gestin consiste en la transformacin de informacin en acciones mediante
criterios. Ante una gran acumulacin de datos y poca informacin de gestin se suele caer en el
error de pedir ms y ms informacin. Naca un nuevo concepto de gestin empresarial que fue
bautizado como Gestin de Recursos de Informacin (GRI).
En el discurso de Quintin Martn (1990), existen varios principios para optimizar la gestin de la
informacin:
1. Gestin de los sistemas de informacin. Aunque exista una complejidad tcnica no hay que
descuidarlo por la alta direccin de la empresa. Es decir, debe haber un dilogo fluido entre la
direccin y el departamento tcnico.
2. Objetivo de la funcin de gestin de informacin. Esta funcin es la de proveer servicios de
la mejor calidad para lograr los objetivos de la organizacin.
3. Integracin en el equipo de direccin. La persona responsable de la gestin de la
informacin debe formar parte del equipo de la alta direccin de la empresa (4).
4. Independencia de la funcin de informacin. La persona que ejerza la gestin de informacin
en el organigrama debe garantizar su independencia, es decir, debe estar en condiciones de
servir a toda la organizacin sin recibir presiones.
5. La comunicacin como una clave de xito. Debe existir comunicacin entre los diseadores
de los sistemas de informacin y los usuarios para conocer sus necesidades.
6. La cultura de la empresa. La gestin de la informacin se debe corresponder con la cultura
de la organizacin, de lo contrario el objetivo de la integracin de los sistemas con la
organizacin del usuario es imposible.
El GRI recibi un espaldarazo inesperado por el Congreso de los Estados Unidos cuando ste
aprob la Paperwork reduction Act (algo as como la ley del papeleo). Es decir, se eliminaba la
presuncin de que la informacin poda ser solicitaba una y otra vez a las empresas.
La GRI es hoy una disciplina en la que participan profesionales procedentes de tres reas
aparentemente lejanas: administracin de empresas, informtica y ciencias de la informacin.
Es el proceso de construir y gestionar la infraestructura tecnolgica de la empresa, y trata de la
conduccin de la informacin mediante hardware (ordenadores, comunicaciones, redes,
ofimtica...). Su finalidad ltima es ofrecer mecanismos que permitan a la organizacin adquirir,
producir y transmitir al menor coste posible, datos e informacin con una calidad, exactitud y
actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organizacin.