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ANALISIS Y EVALUACION DE FUNCIONES MEDIANTE ESTUDIO DE

TIEMPOS Y CARGAS LABORALES AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE


MVILCAUCA S.A.S

ANA MARA LOTERO VILLADA

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA


ESCUELA DE INGENIERAS
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
MEDELLN
2011

ANLISIS Y EVALUACIN DE FUNCIONES MEDIANTE ESTUDIO DE


TIEMPOS Y CARGAS LABORALES AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE
MVILCAUCA S.A.S

ANA MARA LOTERO VILLADA

Trabajo de grado para optar ttulo de Ingeniero Industrial

Director
DIEGO LEN ZAPATA RUIZ
Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA


ESCUELA DE INGENIERAS
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
MEDELLN
2011
1

Nota de aceptacin

Firma
Nombre:
Presidente del jurado

Firma
Nombre:
Jurado

Firma
Nombre:
Jurado

Medelln, Julio de 2011


2

AGRADECIMIENTOS

Los autores expresan sus agradecimientos a:

Primero que todo a Dios, por haberme permitido realizar mi carrera, por poner en
mi camino personas con un gran corazn que hicieran posible mi estudio en la
Universidad Pontificia Bolivariana, por darme la oportunidad de compartir con
personas muy importantes para m proceso de formacin como Ingeniera.
Especialmente a mi familia y amigos, por su esfuerzo, compaa, dedicacin,
apoyo y entrega.
A las personas de la empresa Mvilcauca S.A. que permitieron que fuera posible
el desarrollo de este trabajo, muy especialmente a sus gerentes Ral y Mara
Isabel Crdoba quienes apoyaron todo el proceso.
A mi asesor Diego Zapata por haberme guiado durante mi proceso de prctica y
mi trabajo de grado.
Tambin gracias a quienes me permitieron vivir la experiencia universitaria, a los
profesores y diferentes miembros de la familia UPB que hicieron parte de este
proceso de formacin, y a todos los que me acompaaron en este camino para
llegar a ser profesional.

TABLA DE CONTENIDO
GLOSARIO ............................................................................................................. 1
INTRODUCCION .................................................................................................... 2
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 3
2. OBJETIVOS ..................................................................................................... 4
2.1
2.2

OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 4


OBJETIVOS ESPECFICOS .............................................................................. 4

3. ANTECEDENTES ............................................................................................ 5
3.1
3.2

ORIGEN DE LA IDEA ................................................................................. 5


ESTADO DEL ARTE .................................................................................. 5

4. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................ 13


5. ESTUDIO DE TIEMPOS Y CARGAS LABORALES AL PERSONAL
ADMINISTRATIVO DE MVILCAUCA S.A.S ...................................................... 16
5.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO ........................................................................ 17
5.1.1 Proceso Auxiliar administrativo ............................................................. 17
5.1.1.1 Elaboracin de informes. ................................................................ 17
5.1.1.2 Organizacin y Almacenamiento de producto ................................ 17
5.1.1.3 Ingreso de productos al sistema. .................................................... 18
5.1.1.4 Activacin de tarjetas prepago ....................................................... 18
5.1.1.5 Validacin de evidentes.................................................................. 18
La validacin de evidentes consiste en un proceso de validacin extendida
que consolida la seguridad y confianza de la transaccin en lnea para la
venta de los planes pospago verificando alguna informacin de los clientes,
se hace en lnea desde la pgina de Colombia mvil y con un llamada
directa al cliente del plan. ............................................................................ 18
Digitacin de planes pospago ............................................................... 18
5.1.1.6 ......................................................................................................... 18
5.1.1.7 Ingreso de ventas diarias al sistema. ............................................. 18
5.1.1.8 Liquidacin diaria de asesores ....................................................... 19
5.1.2 Proceso Operario del DMS ................................................................... 19
5.1.2.1 Elaboracin de informes. ................................................................ 19
5.1.2.2 Organizar, Revisar y Archivar diferentes formatos. ....................... 19
5.1.2.3 Solucin a inconvenientes con que llegan los asesores................. 19
5.1.2.4 Actualizar Pizarra de ranking ventas en chip y recargas ................ 20
5.1.3 Proceso Director Comercial Medelln. ................................................... 20
5.1.3.1 Elaboracin de informes. ................................................................ 20
5.1.3.2 Seguimiento a ventas diarias. ........................................................ 20
4

5.1.3.3 Reunin fidelizadores ..................................................................... 20


5.1.3.4 Presentacin de concursos ............................................................ 21
5.1.3.5 Dictar Capacitaciones..................................................................... 21
5.2 PLANTA Y EQUIPO ....................................................................................... 21
6. RESULTADOS OBTENIDOS ......................................................................... 24
6.1 AUXILIAR ADMINISTRATIVA, CHIPS. ............................................................... 24
6.1.1 Resumen de tiempos ......................................................................... 24
6.1.2 Cargas de trabajo .............................................................................. 25
6.1.3 Horas hombre necesarias .................................................................. 27
6.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVA, TARJETAS PREPAGO. ........................................... 29
6.2.1 Resumen de tiempos. ........................................................................ 29
6.2.2 Horas hombre necesarias .................................................................. 33
6.3 OPERARIO DMS. ........................................................................................ 34
6.3.1 Resumen de tiempos ......................................................................... 34
6.3.2 Cargas de trabajo ............................................................................. 36
6.3.3 Horas hombre necesarias .................................................................. 39
6.4 DIRECTOR COMERCIAL MEDELLN ................................................................ 40
6.4.1 Resumen de tiempos ......................................................................... 40
6.4.2 Cargas de trabajo .............................................................................. 42
6.4.3 Horas Hombre Necesarias ................................................................ 43
7. CUELLOS DE BOTELLA Y ESTANCAMIENTOS ......................................... 45
8. RECOMENDACIONES................................................................................... 47
9. CONCLUSIONES ........................................................................................... 47
BIBLIOGRAFA .................................................................................................... 50
ANEXOS ................................................................................................................. 0
ANEXO 1. REGISTRO DE TIEMPOS. AUXILIAR ADMINISTRATIVO, CHIPS. ... 0
ANEXO 2. REGISTRO DE TIEMPOS. AUXILIAR ADMINISTRATIVO, TARJETAS
PREPAGO. ............................................................................................................. 6
ANEXO 3. REGISTRO DE TIEMPOS. OPERARIO DEL DMS ............................ 11
ANEXO 4 . REGISTRO DE TIEMPOS. DIRECTOR COMERCIAL PARA
MEDELLN. ........................................................................................................... 17

LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Revisin Bibliografica ............................................................................... 12
Tabla 2. Personal estudiado. ................................................................................. 16
Tabla 4 Resumen de tiempos estndar Auxiliar administrativo para chip. ............ 25
Tabla 5 Estudio de cargas de trabajo. Auxiliar administrativo para chip. .............. 26
Tabla 6 Hombres necesarios da. Auxiliar administrativo para chip. ................... 28
Tabla 8 Estudio de cargas de trabajo. Auxiliar administrativo para tarjetas prepago.
.............................................................................................................................. 32
Tabla 9 Horas hombre necesarias da. Auxiliar administrativo para tarjetas
prepago. ................................................................................................................ 33
Tabla 10 Resumen de tiempos estndar Operario del DMS.. ............................... 36
Tabla 11 Estudio de cargas de trabajo. Operario del DMS. .................................. 38
Tabla 12 Horas hombre necesarias da. Operario del DMS. F .............................. 40
Tabla 13 Resumen de tiempos estndar Director Comercial Medelln. ................. 41
Tabla 14 . Estudio de cargas de trabajo. Director comercial Medelln. .................. 43
Tabla 15 Horas hombre necesarias da. Director Comercial Medelln. ................. 44

LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1 Consecuencias negativas de la Carga Laboral. .................................. 7
Ilustracin 2 Carga de trabajo. ................................................................................ 8
Ilustracin 3 Distribucin Fsica Saln para Auxiliares administrativos. ................ 22
Ilustracin 4 Distribucin Fsica Saln general supervisores, operario DMS. ....... 23
Ilustracin 5 Distribucin Fsica Oficina Director comercial. .................................. 23

GLOSARIO

Estudio de tiempos: se hace para encontrar o establecer un Estndar de


Tiempo, cuando se presentan tareas nuevas, cuando hay quejas sobre el
tiempo que consume una tarea o actividad o cuando la actividad genera
retrasos o es cuello de botella.

Estndar de tiempo: es el tiempo requerido para elaborar una tarea o


actividad en un puesto de trabajo bajo 3 condiciones:
Un colaborador calificado.
Trabajo a una velocidad o ritmo normal.
Una tarea especfica

Carga de trabajo: Es el conjunto de requerimientos psico-fsicos a los que el


trabajador se ve sometido a lo largo de la jornada laboral

Medicin de carga laboral: es la aplicacin de tcnicas para determinar el


tiempo que invierte un trabajador cualificado en llevar a cabo una tarea definida
efectundola segn una norma (mtodo) de ejecucin preestablecida
(definicin de procesos).

Valoracin de la carga de trabajo: se puede asumir como el conjunto de


tcnicas que pueden aplicarse para la medicin de trabajos o tiempos de
trabajo, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente
realizacin de las funciones asignadas.

Cuello de Botella: es un fenmeno en donde el rendimiento o capacidad de


un sistema completo es severamente limitado por un nico componente

Horas Hombre: Unidad de medida establecida en funcin del trabajo


realizado por un hombre normal durante una hora.

INTRODUCCION

En las empresas los trabajadores se ven expuestos a diversas condiciones


laborales, por lo que es pertinente entender la relacin que existe entre el
ambiente y la salud en el trabajo, ya que cada vez se pretende que el nivel de vida
de todos los empleados, sea cual sea su funcin vaya mejorando.
Uno de los riesgos a los que se est expuesto en las reas administrativas de las
compaas es el Riesgo Psicosocial, del cual en consecuencia se derivan
fundamentalmente los factores asociados a los nuevos sistemas de organizacin
del trabajo emanados del desarrollo tecnolgico (monotona, automatizacin,
carga laboral, etc.), que crea en el trabajador problemas de inadaptacin,
insatisfaccin, estrs, etc.
ste riesgo hace que cada vez se est dando ms importancia al tema de las
cargas laborales entendido como el conjunto de tcnicas que pueden aplicarse
para la medicin de trabajos o tiempos de trabajo, y determina la cantidad de
personal necesario para la eficiente realizacin de las tareas derivadas de las
funciones asignadas con un ptimo tiempo de espera.
Para la medicin del trabajo se requiere ejecutar un estudio de tiempos el cual se
realiza cuando se pretende identificar tareas nuevas en los procesos, cuando se
presentan quejas sobre el tiempo que consume una tarea o actividad, o cuando
se generan retrasos o cuellos de botella; Para Mvilcauca S.A.S. es importante
evaluar el proceso administrativo para llegar a la estandarizacin de las
actividades y as poder implementar mejoras en los procesos.
Las cargas de trabajo se realizan a su vez para encontrar la mejor manera de
distribuir el trabajo y construir procesos y estructuras acordes con el nivel de la
empresa, teniendo as una proporcin entre los tiempos y la cantidad de
actividades a realizar por cada empleado estando en un nivel alto de productividad
sin perjudicar la calidad en el ambiente laboral.
Con la aplicacin de tcnicas como el estudio tiempos y de cargas de trabajo se
proporcionan resultados a los directivos de la empresa o jefes de rea para tomar
decisiones importantes acerca de sus procesos respectivos, teniendo como foco la
cuantificacin a la hora de redefinir cargos, reasignar o disminuir las actividades e
identificar las dificultades que impiden la optimizacin de los recursos disponibles
para cumplir al 100% con las responsabilidades de los cargos.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


Se requiere analizar las diferentes actividades y responsabilidades del personal
administrativo de la empresa Mvilcauca S.A. (empresa sub-distribuidora de
Colombia Mvil (TIGO) para la zona norte del rea Metropolitana del Valle de
Aburr, algunos municipios del departamento de Antioquia y el Eje Cafetero),
utilizando estudio de tiempos y de cargas de trabajo para determinar los cambios
que se presentan en las actividades que realizan los empleados del rea
administrativa en cada proceso, y proponer mejoras alternativas en el desarrollo
de las actividades. Adems calcular las cargas de trabajo para llegar a
conclusiones sobre el porcentaje de sobrecarga o tiempo ocioso y poder dar
soporte a los procesos de toma de decisiones de la gerencia de la empresa en
cuanto a la distribucin del personal dedicado a funciones administrativas.

2. OBJETIVOS
2.1

Objetivo general

Analizar la gestin del personal administrativo de la empresa Mvilcauca S.A.,


observando cuellos de botella y/o Reprocesos y procesos sobrecargados, que
permita identificar alternativas de mejora en el desarrollo de las funciones del rea
administrativa, aplicando tcnicas como estudio de tiempos y anlisis de cargas
de trabajo.
2.2

Objetivos Especficos

Realizar un estudio del estado del arte de las metodologas, tcnicas y


herramientas utilizadas para la gestin de cargas de trabajo y estudios de
tiempo.
Identificar las diferentes actividades y/o procesos realizados por el personal
administrativo de la empresa Mvilcauca SA
Estimar el tiempo que los empleados invierten en las diferentes actividades que
realizan.
Estimar el porcentaje de carga de trabajo que tienen los empleados del rea
administrativa de la empresa Mvilcauca S.A.
Presentar alternativas de mejora para la distribucin del personal en el rea
administrativa, y optimizar as la gestin que estos realizan.

3. ANTECEDENTES
3.1

ORIGEN DE LA IDEA

En las empresas muchos de los trabajadores afirman que en el cumplimiento de


sus labores existe una sobrecarga, pero cuando se hace una observacin directa
a los cargos y a las actividades que se realizan en estos, puede analizarse
realmente la existencia de dicha sobrecarga o por lo contrario, encontrar
actividades que no se deberan hacer o que se estn haciendo de manera
diferente a como se estaba planteado desde la direccin.
Al momento de realizar una estimacin en las cargas laborales se trata es de
observar y estimar la sobrecarga o el tiempo ocioso, es decir, la cantidad de
trabajo asignado a cada empleado, no la calidad en el cumplimiento de las
labores; se busca el buen uso del tiempo en el desarrollo de las actividades
asignadas.

3.2

ESTADO DEL ARTE

Frente a esta temtica, en la Universidad Javeriana de la ciudad de Cali se dict


un seminario, Puente (2009) en el cual se sustentaba que: el estudio de cargas
de trabajo es el conjunto de tcnicas que pueden aplicarse para la medicin de
trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad
de personal necesario para la eficiente realizacin de las tareas derivadas de las
funciones asignadas a cada organizacin.
El estudio de cargas se convierte entonces en una gua fundamental para la toma
de decisiones administrativas, puesto que suministra informacin til para:

Realizar modificaciones en la estructura organizacional o en la planta de


cargos.
Reasignar funciones.
Asignar personal a un proceso o a un rea.
Establecer las necesidades de personal de cada rea o unidad productiva.
Medir la productividad del talento humano

La medicin del trabajo puede generalizarse indiferentemente del tipo de labor que
se realice, es excluyente el carcter, es decir si es de servicios o de Produccin.
Segn Avendao. Martnez, Clmaco y Gonzlez (2010) en su estudio realizado
para la Universidad Modular Abierta (UMA) del Salvador el estudio de mtodos
es la tcnica principal para reducir la cantidad de trabajo, principalmente al
eliminar movimientos innecesarios del material o de los operarios y substituir
mtodos malos por buenos; aparte la medicin del trabajo, a su vez, sirve para
investigar, reducir y finalmente eliminar el tiempo improductivo, es decir, el tiempo
durante el cual no se ejecuta trabajo productivo, por cualquier causa que sea.
Al hacer una medicin de la carga laboral se da a la direccin de las empresas
herramientas para estimar la cantidad de tiempo que los empleados invierten en el
desarrollo de las tareas poniendo en evidencia el tiempo ocioso y de esta forma
poder apartarlo del tiempo realmente productivo
Avendao et al. (s.f) encuentran en su investigacin otra funcin ms para la
medicin de la carga laboral: adems de revelar la existencia del tiempo
improductivo, tambin sirve para fijar tiempos estndar de ejecucin del trabajo, y
si ms adelante surgen tiempos improductivos, se notarn inmediatamente porque
la operacin tardar ms que el tiempo estndar, y la direccin pronto se
enterar.
El propsito de las empresas al hacer una estimacin de la carga laboral de los
empleados, est asociado a la mejor distribucin de las tareas y actividades;
adems de implementar mejoras en los comportamientos de los empleados al
momento de desarrollarlas; para as poder establecer diferencias en los mtodos
de trabajo y llegar quiz a la estandarizacin.
La sobrecarga laboral trae consigo consecuencias negativas, en el estudio de la
UMA se encuentra un grfico el cual es explcito en cuanto a estas se refiere.

Ilustracin 1 Consecuencias negativas de la Carga Laboral.


Fuente: Medicin de la carga laboral. Anlisis de los sistemas administrativos. (Avendao Claudia,
Galdmez Herbert, y otros, s.f)

En (carga mental del trabajo, s.f), se destaca que:


El conjunto de factores procedentes del entorno (condiciones sociales,
fsicas, de la organizacin y de la tarea) ejercen diversas presiones sobre la
persona; la activacin mental consecuente a las presiones externas del
trabajo se expresa en cierto grado de tensin mental para dar respuesta a
las demandas del trabajo; esta tensin es variable segn las caractersticas
individuales y, por la activacin que conlleva, puede facilitar la realizacin
de la tarea.
Sin embargo, tambin puede tener efectos perjudiciales en otras ocasiones,
adems el desempeo de tareas o actividades muy largas, uniformes o
repetitivas puede comportar somnolencia, disminucin de la capacidad de
reaccin y, en definitiva, un estado de activacin reducida, de lenta
evolucin, que se traduce en fluctuaciones en el rendimiento, as como en
una desagradable sensacin personal de monotona.
Para medir la carga mental de los puestos de trabajo se implement en el
Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de Espaa a travs del Instituto Nacional
de Seguridad e Higiene en el Trabajo con Arquer y Nogareda (s.f), el mtodo de
la NASA TLX el cual es un procedimiento de valoracin multidimensional que da
una puntuacin global de carga de trabajo, basada en una media ponderada de
las puntuaciones en seis subescalas, cuyo contenido es el resultado de la
investigacin dirigida a aislar de forma emprica y a definir los factores que son de
relevancia en la experiencia subjetiva de carga de trabajo.

Para Arquer y Nogareda (s.f), La hiptesis de partida es que el concepto de carga


de trabajo no puede definirse slo en trminos de exigencias de la tarea sino que
es el producto de una combinacin de factores entre los que cobra especial
importancia la apreciacin subjetiva de carga. Uno de los problemas que puede
aparecer es que las personas pueden tener distintos conceptos de carga: unas
pueden asignarla al ritmo, otras a la cantidad o a la complejidad, etc.
El mtodo de la NASA, partiendo de estos criterios, establece en primer lugar la
necesidad de definir las fuentes de carga y en segundo lugar establece la
valoracin de los mismos. El objetivo que se persegua en su diseo era conseguir
una escala sensible a las variaciones dentro y entre tareas, con capacidad de
diagnstico sobre las fuentes de carga y relativamente insensible a las variaciones
interpersonales.

Ilustracin 2 Carga de trabajo.

Fuente: Estimacin de la carga mental de trabajo: el mtodo NASA TLX. (Instituto nacional de
seguridad e higiene en el trabajo. (Arquer y Nogareda, s.f),

Gmez (2010) document Otros mtodos asociados a la medicin de cargas


labores en la Gua para Medicin de Cargas de Trabajo en el Sector Pblico que
tiene como objetivo general establecer las necesidades de personal de cada

dependencia o unidad productiva, identificando posibles dficits o excedentes de


empleados.
sta medicin del trabajo se generaliza para todo tipo de labor, independiente de
su carcter, ya sea de produccin en la industria o en organismos de servicio
como lo constituyen la gran mayora de los entes del Estado.
Medir los tiempos de cada una de las actividades realizadas, determinar los
tiempos estndar y estimar a partir de la cantidad de veces que se repiten las
actividades, las cargas de trabajo, es el mtodo ms utilizado para desarrollar un
estudio de cargas.
Gmez (2010) argumenta que la metodologa utilizada es la de identificar los
productos, procesos, etapas o fases y tareas que requiere la institucin en cada
dependencia. Hacer el anlisis de la organizacin o estructura de la entidad u
organismo acorde con la normatividad vigente; posteriormente se miden los
tiempos de trabajo en la gestin pblica; se determinan tiempos estndar para
medir todas las tareas o trabajos de una dependencia y se establece la dimensin
ptima de una dependencia en funcin de la carga de trabajo.
En el estudio (Medicin estudio de cargas, 2011) de la Universidad la Laguna de
Madrid, con la Gua Metodolgica para la Valoracin de las Cargas de Trabajo de
los Procedimientos asignados a los Puestos de Trabajo reservados al Personal de
Administracin y Servicios Funcionario de la Universidad de La Laguna, se
encuentra una metodologa para la recoleccin y anlisis de la informacin de una
manera similar a como se mencion en prrafos anteriores en la utilizada por
Gmez (2010) ; para el estudio de las cargas de trabajo en la UL la metodologa
siguiente:
Se Identifican y validan los procedimientos, funciones y tareas asignadas a
la unidad objeto de anlisis, adems de valoran las herramientas con que
se cuenta para el desarrollo de los mismos (medios materiales y, en su
caso, aplicaciones de gestin); luego los datos sern recogidos por los
analistas mediante la complementacin de un formulario, que ser
estandarizado para todos los casos a los efectos de que tenga carcter
comparable y permita extraer conclusiones para el conjunto de la
estructura; en seguida se har el anlisis de los datos obtenidos mediante
el formulario, se analizan estos datos y se obtienen unos resultados que
sern a su vez los resultados de la valoracin de las cargas de trabajo. La
Comisin de Valoracin es la encargada de extraer y proponer las

conclusiones que estime pertinentes a la vista de los resultados recibidos


de la Comisin Tcnica.
Actualmente la documentacin acerca de la estimacin de la carga laboral para el
rea administrativa de las empresas no es muy comn encontrarla; pues la
documentacin va ms encaminada a la informacin acerca de actividades de
produccin y no a aquellas actividades relacionadas con las empresas de
servicios o reas administrativas de las compaas.
Restrepo, Domnguez y Hoyos (2006) realizaron un estudio para la Universidad
Tecnolgica de Pereira acerca de la valoracin de la carga de trabajo en una
empresa de servicios, teniendo en cuenta elementos organizacionales y
herramientas ingenieriles que arrojaron la informacin necesaria para determinar
la carga laboral de las reas administrativas, tcnicas y de servicio al cliente con el
propsito de establecer su nivelacin.
Estas herramientas fueron:

Cuadro integral de mando.

Donde se recopila informacin acerca de las actividades propias de cada


cargo y las caractersticas que influyen en su realizacin, tales como
frecuencia, tiempo, riesgos, insumos, proveedores entre otras.

Estudio de razones o proporciones elementales

Se hace el estudio con el fin de medir la productividad de las personas y


otros aspectos, clasificando la informacin en productivo o improductivo.

Toma de tiempos

Estudio de lneas de espera

Esta informacin permite ver claramente las tareas de cada cargo y las
caractersticas de las mismas, ofreciendo una visin ms clara para la
administracin en la toma de decisiones.
Posteriormente se realiza una comparacin entre cada uno de los factores
analizados en el estudio de proporciones y las caractersticas de las actividades
consignadas en el cuadro personal de mando, luego se realiza una prueba piloto

10

determinando el nmero de observaciones para obtener de esta manera la


informacin suficiente para la nivelacin de la carga laboral.
Las herramientas para realizar un estudio de cargas labores pueden variar
dependiendo las actividades realizadas por los trabajadores; deben adaptarse a
los procesos realizados por las compaas y estar sujetas a las habilidades de las
personas de la empresa. La mayora de los estudios de cargas de trabajo vienen
antecedidos por un estudio de tiempos donde se ve involucrado el concepto del
estudio detallado de los tiempos de ejecucin y siendo el primero en utilizar el
cronmetro para medir las cargas de trabajo.
Cuando se hace uso del cronmetro para hacer un estudio de tiempos se llega a
la estandarizacin de estos, y mediante la estimacin de las cantidades por
observacin se llega posteriormente al anlisis de los trabajos mediante las cargas
laborales.

11

Autor

Ao de
Tcnica
Publicacion

http://tusaludlaboral.gale
on.com/productos13564
73.html ]

s.f

Carga Mental de trabajo

Arquer y Nogareda

s.f

Mtodo de la NASA TLX para


calcular cargas de trabajo

Restrepo, Domnguez y
Hoyos

Puente E

Avendao. Martnez,
Clmaco y Gonzlez

Gmez

Universidad la Laguna de
Madrid

2006

2009

s.f

2010

2011

Descripcin de la tcnica
El conjunto de factores procedentes del entorno (condiciones
sociales, fsicas, de la organizacin y de la tarea) ejercen diversas
presiones sobre la persona; la activacin mental consecuente a
las presiones externas del trabajo se expresa en cierto grado de
tensin mental para dar respuesta a las demandas del trabajo;
esta tensin es variable segn las caractersticas individuales y,
por la activacin que conlleva, puede facilitar la realizacin de la
tarea
Procedimiento de valoracin multidimensional que da una
puntuacin global de carga de trabajo, basada en una media
ponderada de las puntuaciones en seis subescalas, cuyo
contenido es el resultado de la investigacin dirigida a aislar de
forma emprica y a definir los factores que son de relevancia en la
experiencia subjetiva de carga de trabajo

valoracin de la carga de
trabajo en una empresa de
servicios

se realiza una comparacin entre cada uno de los factores


analizados en el estudio de proporciones y las caractersticas de
las actividades consignadas en el cuadro personal de mando,
luego se realiza una prueba piloto determinando el nmero de
observaciones para obtener de esta manera la informacin
suficiente para la nivelacin de la carga laboral

Estudio de cargas de trabajo

El estudio de cargas de trabajo es el conjunto de tcnicas que


pueden aplicarse para la medicin de trabajos administrativos o
tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal
necesario para la eficiente realizacin de las tareas derivadas de
las funciones asignadas a cada organizacin

Estudio de mtodos

Estudio de mtodos es la tcnica principal para reducir la cantidad


de trabajo, principalmente al eliminar movimientos innecesarios del
material o de los operarios y substituir mtodos malos por buenos

Gua para Medicin de


Cargas de Trabajo en el
Sector Pblico

Metodologa utilizada es la de identificar los productos, procesos,


etapas o fases y tareas que requiere la institucin en cada
dependencia. Hacer el anlisis de la organizacin o estructura de
la entidad u organismo acorde con la normatividad vigente;
posteriormente se miden los tiempos de trabajo en la gestin
pblica; se determinan tiempos estndar para medir todas las
tareas o trabajos de una dependencia y se establece la dimensin
ptima de una dependencia en funcin de la carga de trabajo

Carga de trabajo para


personal administrativo.

Se Identifican y validan los procedimientos, funciones y tareas


asignadas a la unidad objeto de anlisis, adems de valoran las
herramientas con que se cuenta para el desarrollo de los mismos
(medios materiales y, en su caso, aplicaciones de gestin); luego
los datos sern recogidos por los analistas mediante la
complementacin de un formulario, que ser estandarizado para
todos los casos a los efectos de que tenga carcter comparable y
permita extraer conclusiones para el conjunto de la estructura; en
seguida se har el anlisis de los datos obtenidos mediante el
formulario, se analizan estos datos y se obtienen unos resultados
que sern a su vez los resultados de la valoracin de las cargas
de trabajo. La Comisin de Valoracin es la encargada de extraer
y proponer las conclusiones que estime pertinentes a la vista de
los resultados recibidos de la Comisin Tcnica

Tabla 1 Revisin Bibliogrfica

12

4. MARCO CONCEPTUAL
En el desarrollo de una actividad es preciso tener en cuenta el tiempo necesario
qu se tarda una persona para ejecutar las tareas, y darle buen cumplimiento a
dicha actividad; es por esto que en algunas ocasiones se realizan mediciones de
tiempos para obtener as tiempos estndar y de esta manera establecer el
nmero de personas y/o maquinaria necesarias para desarrollar una actividad.
Para determinar los estndares de tiempo se pueden considerar tres medios:
estimaciones, registros histricos y la medicin del trabajo. Segn Niebel (1980),
las estimaciones como medio para establecer estndares se usaron ms en aos
anteriores que ahora. Se ha desarrollado un esfuerzo mayor para establecer
estndares basados en hechos y no en criterios y/o juicios.
Para el mtodo de registros histricos, los estndares se basan en los
registros de trabajos semejantes realizados con anterioridad. Este mtodo
resulta ms fidedigno que el de estimaciones, pero no aporta resultados
suficientemente vlidos para asegurar que haya valores equitativos y
competitivos frente a los costos de mano de obra.
Gallego y Correa, (1978) en su trabajo de grado (Productividad e ingeniera de
mtodos), afirma que la medida del trabajo es la determinacin del tiempo
necesario para que un operario calificado y convenientemente entrenado, realice
una tarea definida a ritmo normal.
Las herramientas y sistemas ms comunes para efectuar la medida del trabajo
son:

El cronmetro
Tiempos predeterminados
Muestreo del trabajo

El uso de estos depende de las caractersticas de cada operacin a medir.


Para oficios muy variables, donde bsicamente se busca determinar tiempos de
actividad o inactividad de hombres y/o mquinas, se aconseja seguir el mtodo de
muestreo de trabajo.
Para oficios netamente manuales y altamente repetitivos se recomienda el sistema
de tiempos predeterminados.

13

Para los dems casos, tales como operaciones mentales, tiempos de mquina y
operaciones manuales medianamente repetitivas debe utilizarse el cronometraje
como sistema de medida del trabajo.
Segn Colmenares (2010) El objeto de la medicin del trabajo es el tiempo total
de fabricacin de un producto, el cual puede aumentar a causa de malas
caractersticas del modelo mismo, por el mal funcionamiento del proceso o por el
tiempo improductivo aadido en el curso de la produccin y debido a deficiencias
de la direccin o a la actuacin de los trabajadores.
Todos estos factores tienden a reducir la productividad de la empresa. Se
examinan las tcnicas de direccin con las cuales se pueden eliminar, o al menos
reducir, las citadas fallas. Est demostrado que el estudio de mtodos es una de
las principales tcnicas para reducir el trabajo que lleva el producto o el proceso,
mediante la investigacin sistemtica y el examen crtico de los mtodos y
procesos existentes, adems del hallazgo e implantacin de mtodos mejores.
Lo anterior puede reducir al mnimo el trabajo real invertido en el producto o el
proceso, permitiendo obtener un mejor rendimiento de la productividad de los
recursos existentes de mano de obra e instalaciones. Incluso si se limita al mnimo
el trabajo esencial, probablemente se invierta mucho tiempo innecesario, porque la
direccin no organiza ni controla la fabricacin con la debida eficacia, y adems,
porque en el desempeo del trabajo se desperdicia tiempo debido a fallas en el
mtodo.
Colmenares (2010) define entonces, el estudio de mtodos como la tcnica
principal para reducir la cantidad de trabajo, principalmente al eliminar
movimientos innecesarios del material o de los operarios y substituir mtodos
malos por buenos.
La medicin del trabajo, a su vez, sirve para investigar, reducir y finalmente
eliminar el tiempo improductivo, es decir, el tiempo durante el cual no se ejecuta
trabajo productivo, por cualquier causa que sea. En efecto, la medicin del trabajo,
como su nombre lo indica, es el medio por el cual la direccin puede medir el
tiempo que se invierte en ejecutar una operacin o una serie de operaciones, de
tal forma que el tiempo improductivo se destaque y sea posible separarlo del
tiempo productivo. As se descubren su existencia, naturaleza e importancia, que
antes estaban ocultas dentro del tiempo total.
La medicin del trabajo tiene otra funcin ms, adems de revelar la existencia del
tiempo improductivo, tambin sirve para fijar tiempos tipo de ejecucin del trabajo,

14

y si ms adelante surgen tiempos improductivos, se notarn inmediatamente


porque la operacin tardar ms que el tiempo tipo, y la direccin pronto se
enterar.
Cuando se incluye la medicin del trabajo en un estudio de cargas de trabajo se
constituye una combinacin congruente entre los niveles de operacin de las
empresas incluyendo el equilibrio entre los tiempos y la cantidad de actividades a
desarrollar por un determinado empleado, buscando de esta manera que el
nmero de actividades desarrolladas optimicen al mximo las capacidades, y
competencias de cada uno de los empleados.
Al obtener los resultados del estudio de cargas la empresa puede obtener
beneficios en la parametrizacin de redefinicin de cargos, reasignacin o
disminucin de tareas, e identificacin de los problemas, que permitirn en un
futuro cercano una utilizacin ptima del talento.
Gmez (2010) En la gua para la medicin de cargas de trabajo expone que:
El estudio de cargas trabajo, se puede asumir como el conjunto de tcnicas
que pueden aplicarse para la medicin de trabajos o tiempos de trabajo, y
determina la cantidad de personal necesaria para la eficiente realizacin de
las tareas derivadas de las funciones asignadas con un ptimo tiempo de
espera. Esta medicin del trabajo obviamente se generaliza para todo tipo
de labor, independiente de su carcter, ya sea de produccin en la industria
o empresas de servicio.

15

5. ESTUDIO DE TIEMPOS Y CARGAS LABORALES AL PERSONAL


ADMINISTRATIVO DE MVILCAUCA S.A.S
Mvilcauca es una empresa dedicada a la comercializacin de productos de
telecomunicaciones. Estn regidos bajo los parmetros y normas establecidas por
Tigo (Colombia Mvil), debido a que son distribuidores autorizados y exclusivos de
dicha marca; esto quiere decir que existen zonas exclusivas del pas, donde solo
ellos pueden acceder a vender los productos que comercializan.
El rea administrativa de la empresa cuenta con una variedad de empleados que
garantizan, desarrollan y agilizan las funciones administrativas que son requeridas
desde los lineamientos de Colombia mvil y por medio de este estudio de cargas
se pretende dar una estandarizacin y repartir las tareas de la mejor manera
dentro de la compaa con el fin de obtener beneficios en la parametrizacin de la
descripcin de los cargos, y la asignacin de actividades y de esta manera lograr
en un futuro cercano una utilizacin ptima del talento humano.
En el rea administrativa y en el caso puntual de este estudio, se analizarn los
cargos de los auxiliares administrativos, operarios del DMS (Distribution Manager
System) y el Director Comercial para Medelln.
Colaborador
Alba Echavarra
Mariluz Muoz
Jorge Navarro
Sonia Mnera

cargo
Auxiliar Administrativo
Auxiliar Administrativo
Operario del DMS
Directora comercial Medelln

Tabla 2. Personal estudiado. Fuente propia

Para Mvilcauca el cargo de auxiliar administrativo est orientado a realizar


actividades administrativas y elementales. Sus funciones estn relacionadas
directamente con el trabajo de oficina, es decir recibiendo, registrando y
transmitiendo informacin y documentacin, atencin a llamadas telefnicas,
clculos elementales, actualizaciones en la informacin requerida por sus jefes
inmediatos y otras funciones puntuales que son advertidas en la descripcin de
sus cargos.
En la empresa hay tres auxiliares administrativos para los cuales aparte de las
tareas mencionadas anteriormente deben cumplir con otras puntuales
referenciadas en tarjetas prepago, chips, relacin en planes pospago, mdem,

16

entre otras cosas, cada auxiliar se encarga de un producto especfico


manteniendo los informes para la gerencia actualizados.
La jornada laboral con la que cumplen los auxiliares administrativos es de lunes a
viernes de 7:30 am a 6:00 pm con dos horas de almuerzo entre las 12:00 m y 2:00
pm, y los das sbados de 8:00 am a 2:00 pm

5.1

Descripcin del proceso

5.1.1 Proceso Auxiliar administrativo


El proceso con el que deben cumplir los auxiliares administrativos no se encuentra
documentado dentro de un macroproceso, aunque se cuenta con archivos que
contienen dichas actividades.
A continuacin se hace una descripcin detallada de las actividades realizadas por
los auxiliares:
5.1.1.1 Elaboracin de informes.
Consiste en la creacin de un documento cuya finalidad es organizar la
informacin de manera objetiva y clara acerca de un tema especfico, por lo
general son elaborados conforme a directrices de la gerencia y su destino permite
la comprensin de las situaciones en que se encuentra la empresa en diferentes
mbitos y ayuda posteriormente a la toma de decisiones.
5.1.1.2 Organizacin y Almacenamiento de producto
Los chips llegan organizados en cajas que contienen 100 unidades, estos son
separados en grupos de a 10 por medio de cauchos para as facilitar el ingreso al
sistema por lotes y consecutivos. Luego de ser ingresados al sistema, los grupos
son recolectados nuevamente en cajas y almacenados en la bodega, para tener
una mejor disponibilidad al momento de ser requeridos por los asesores u otros
vendedores, adems ser ms gil el conteo y la entrega oportuna.
Para el caso de las tarjetas prepago se separan dependiendo de la denominacin;
las de $1.500, $3.000 y $5.000, vienen empacadas por cuatro, es decir un
pequeo sobre contiene 4 tarjetas, luego se agrupan estos sobres en lotes de 200
y 100 que son sujetados por cauchos, para cuando los asesores las requieran
sean separadas fcilmente; las tarjetas de $10.000 y $20.000 vienen en sobres
individuales que son agrupados en lotes de 50 tarjetas.
17

Los diferentes lotes son almacenados en pequeas cajas y posteriormente en la


bodega.
Los mdem y telfonos solo se contabilizan y luego se almacenan.
5.1.1.3 Ingreso de productos al sistema.
Fsicamente llegan a la oficina de Mvilcauca productos como Chips, tarjetas,
mdem y equipos que deben ser cargados a la bodega general mediante su
sistema de informacin; con el ingreso de los productos se puede visualizar que
han ingresado a la bodega general en un determinado periodo en unidades fsicas.
El sistema est programado para realizar lectura a partir de cdigo de barra a los
chips, haciendo ms ptima esta tarea, para el caso de equipos, tarjetas y modem
que no cuentan con un cdigo de barras permite el ingreso manual de los datos.
5.1.1.4 Activacin de tarjetas prepago
Al momento en que arriban las tarjetas prepago a la oficina de Mvilcauca, llegan
almacenadas en cajas y separadas por denominaciones, estas se deben activar
mediante una llamada al rea de activaciones prepago de Colombia Mvil con un
cdigo de lote y uno de activacin.
5.1.1.5 Validacin de evidentes
La validacin de evidentes consiste en un proceso de validacin extendida que
consolida la seguridad y confianza de la transaccin en lnea para la venta de los
planes pospago verificando alguna informacin de los clientes, se hace en lnea
desde la pgina de Colombia mvil y con un llamada directa al cliente del plan.
5.1.1.6 Digitacin de planes pospago
Los planes pospago estn acompaados de un contrato fsico que llega a
Mvilcauca desde las diferentes tiendas y puntos de activacin que este Dealer
(Distribuidor autorizado) tiene bajo su responsabilidad. Se debe ingresar la
informacin que contiene cada contrato al portal de Colombia Mvil (Tigo), esta
informacin va acompaada de un consecutivo segn la fecha de contratacin del
servicio, la informacin del equipo , la orden de pago y otra informacin adicional
acerca de quin es el portador del plan.
5.1.1.7 Ingreso de ventas diarias al sistema.
Esta actividad se realiza en un sistema de informacin con el que cuenta la
empresa, vara segn el producto que se vaya a registrar, es decir chips, tarjetas,
mdem, etc. Se ingresa por cada vendedor y se deben tener en cuenta aspectos
como las cantidades vendidas, el tiempo en cual salieron del inventario, en el caso
de los chips el consecutivo, etc.
18

5.1.1.8 Liquidacin diaria de asesores


Esta actividad la realiza la persona encargada de los chips, y aquella encargada
del E-pin (Recarga virtual), consiste en recibir a los asesores diariamente en las
horas de la tarde cuando para ellos est culminando la jornada laboral y consiste
en la recepcin por medio de pagos electrnicos, o en ocasiones efectivo de la
liquidacin diaria de ventas de los productos de la empresa.
Esta actividad requiere concentracin ya que es una actividad crucial, pues es
donde se confronta lo que est registrado en el sistema de ventas con las
cantidades fsicas de los vendedores, adems a partir de esta liquidacin se
organizar el inventario de los asesores para salir el da siguiente.

5.1.2 Proceso Operario del DMS


A continuacin se har una breve descripcin de las actividades desarrolladas por
el operario del DMS (Distribution Manager System)

5.1.2.1 Elaboracin de informes.


Consiste en la creacin de un documento cuya finalidad es organizar la
informacin de manera objetiva y clara acerca de un tema especfico, por lo
general son elaborados conforme a directrices de la gerencia y de Tigo (Colombia
Mvil) y su destino permite la comprensin de las situaciones en que se encuentra
la empresa en diferentes mbitos y ayuda posteriormente a la toma de decisiones.
5.1.2.2 Organizar, Revisar y Archivar diferentes formatos.
Los asesores y puntos de venta y activacin, manejan diferentes formatos
llamados For_dis, que contienen diferente informacin como la ubicacin de los
negocios, el tipo de producto que comercializan entre otros; estos formatos llegan
a la sede administrativa donde son organizados por zonas, revisados y
posteriormente almacenados en carpetas.
5.1.2.3 Solucin a inconvenientes con que llegan los asesores.
Por tener acceso a diferentes enlaces del sistema, el operario del DMS tiene
conocimientos acerca de las actividades desarrolladas por los asesores, y en el
caso en que a estos se les presentes dudas o inquietudes respecto a las rutas, el
ingreso de sus ventas al sistema u otro tipo de inquietudes respecto a sus

19

funciones, el operario del DMS est facultado para ayudar a dar solucin a los
problemas tcnicos con los que llegan los asesores.
5.1.2.4 Actualizar Pizarra de ranking ventas en chip y recargas
En la empresa se maneja un ranking de ventas entre los asesores, este ranking se
hace por medio de un cuadro de Excel que es proyectado en las reuniones diarias
de estos, la actualizacin del cuadro es una de las tareas del operario del DMS el
cual obtiene la informacin del sistema WAP (Wireless Application Protocol) y lo
convierte en informacin valiosa para los directivos; adems se tiene tambin una
cartelera con los nombres de cada asesor la cual se actualiza con la informacin
obtenida del ranking y se maneja simulando una carretera; esta actualizacin de
esta especie de juego tambin corre por cuenta de este operario.

5.1.3 Proceso Director Comercial Medelln.


Las actividades que desarrolla la directora comercial para Medelln sern
brevemente descritas a continuacin.
5.1.3.1 Elaboracin de informes.
Consiste en la creacin de un documento cuya finalidad es organizar la
informacin de manera objetiva y clara acerca de un tema especfico, por lo
general son elaborados conforme a directrices de la gerencia de Mvilcauca y de
TIGO directamente y su destino permite la comprensin de las situaciones en que
se encuentra la empresa en diferentes mbitos y ayuda posteriormente a la toma
de decisiones.
5.1.3.2 Seguimiento a ventas diarias.
Con base a la informacin obtenida de la plataforma con la que cuenta la
empresa, se hace un seguimiento a las ventas diarias de los asesores, de esta
forma se hace un rastreo y en caso de encontrar falencias poder darle pronta
solucin.
5.1.3.3 Reunin fidelizadores
Se realizan encuentros diarios con el personal encargado del nuevo programa
direccionado desde TIGO, en estos encuentros se les da a los fidelizadores las
herramientas y nuevas noticias que presenta TIGO para esta nueva oferta
comercial.

20

5.1.3.4 Presentacin de concursos


Se realizan diferentes concursos para la motivacin del personal tanto interno
como externo; es decir; las tiendas y puntos que distribuyen los productos de
TIGO, la presentacin contiene las bases y condiciones de los concursos y los
premios que sern obtenidos en caso de participar en estos.

5.1.3.5 Dictar Capacitaciones


Cada vez que TIGO implementa nuevos procedimientos a la hora de distribuir y
utilizar los productos, al interior de la empresa deben dictarse capacitaciones a los
asesores y en ocasiones a los vendedores de los puntos para que conozcan las
modificaciones.

5.2

Planta y equipo

La empresa se encuentra situada en el occidente de la ciudad de Medelln en el


barrio Calasanz, su ubicacin es en el segundo piso de un local por lo que cuenta
con una puerta de acceso que llevan a las escaleras para ingresar; en la planta
baja del local se encuentra el saln de reuniones para todo el personal,
especialmente como lugar de trabajo y encuentro de los vendedores, adems
estn situados en un saln general los puestos de trabajo del operario del DMS, el
ejecutivo encargado del E- pin y los puesto de trabajo de los supervisores; adems
esta planta cuenta tambin con 3 salones adicionales los cuales se distribuyen
uno para tres auxiliares administrativos y una pequea bodega de producto, uno
para el director comercial y otro para la gerencia de la compaa; de igual forma
en esta planta del local se encuentra la bodega de la publicidad , la cocina y una
terraza para disfrutar de una buena vista y un momento de esparcimiento como
pausa activa; en la planta dos se encuentra el rea financiera, contando all con
dos auxiliares contables, una persona encargada del talento humano con el que
cuenta la compaa y otra persona que brinda apoyo a esta rea.
La oficina de los auxiliares administrativos est conformada por un espacio donde
se encuentran dispuestos tres puestos de trabajo, en este saln no se cuenta con
conexin a la lnea telefnica, por lo que la empresa ha dispuesto como telfono
uno inalmbrico, para as evitar movilizaciones y ausencias prolongadas en los
puestos de trabajo ; es importante anotar que en caso de requerir una impresin

21

deben salir de este saln, pues la impresora se encuentra en saln general, cerca
al puesto de trabajo del operario del DMS.
Esta oficina cuenta con buena iluminacin en las horas de la maana gracias a un
ventanal que ilumina el lugar, pero en las horas de la tarde se reduce solo a un
bombillo haciendo que la iluminacin sea relativamente baja, la ventilacin corre
naturalmente mediante las rendijas del ventanal, por lo que es un lugar fresco, en
caso que no circule el viento, se cuenta con un ventilador para hacer los das ms
frescos.

Ilustracin 3 Distribucin Fsica Saln para Auxiliares administrativos.

El saln general est conformado por un amplio espacio donde se encuentran


dispuestos seis puestos de trabajo, cuatro de supervisores, uno para el ejecutivo
del E-pin y el del operario del DMS.
Este ltimo cuenta con todas las herramientas para un buen puesto de trabajo; la
lnea telefnica est muy cerca para facilitar su funcin al contestar el telfono,
tiene el multifuncional muy cerca evitando largos desplazamientos.
Este espacio cuenta con buena iluminacin en las horas de la maana gracias a
los ventanales que iluminan el lugar, para las horas de la tarde se cuenta con
luminarias distribuidas por todo el saln, aunque en el puesto de trabajo del
operario del DMS no alcanza a ser buena; la ventilacin corre naturalmente
mediante los ventanales, por lo que es un lugar suficientemente fresco.

22

Ilustracin 4 Distribucin Fsica Saln general supervisores, operario DMS.

La oficina del director comercial est conformada por un espacio donde se


encuentran dispuestos dos puestos de trabajo, cuenta con un tablero grande para
hacer anotaciones y un armario que sirve como bodega de algunos productos.

Ilustracin 5 Distribucin Fsica Oficina Director comercial.

Cabe resaltar que las distribuciones o reas disponibles para las funciones
administrativas, son ocupadas por los empleados cuyas funciones no contemplan
desplazamientos significativos.

23

6. RESULTADOS OBTENIDOS
6.1

Auxiliar Administrativa, chips.

Por medio de un estudio de tiempos se analizaron las actividades desarrolladas


por la auxiliar administrativa encargada de los chips, cada auxiliar tiene mltiples
funciones, con una caracterstica especial enfocada a un producto especfico.
Se realiza un estudio de tiempos y se obtiene el tiempo estndar por actividad,
teniendo en cuenta un aumento del 12% referente a los suplementos en el tiempo
normal.

6.1.1 Resumen de tiempos


Para obtener el cuadro resumen, se realiz una toma de tiempos por actividad, por
ejemplo para la actividad 1, del empleado 1, el tiempo estndar es calculado como se
describe en la siguiente tabla:

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

Actividad:

NO

Clasificacin

X
NA

Carga de seriales en el
inventario

Observaciones

Alba Echavarra

se toman lotes de 10 chips y el tiempo estndar es el que tarda en


cargar al inventario de bodega (WAP) los 10 chips.

Colaborador:

Tiempos Observados (segundos)


1

10

11

88

49

52

51

54

50

73

52

61

64

60

78

61

77

75

55

61

55

56

95

51

95

62

45

93 131

76

54

63

64

51

48

71

59

62

53

53

86

58

61 114

59

56

94

72

66 145

58

60

51

53

69

66

52

51

70

65

12

13

14

15

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo

66,7

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

66,7

1,0

1,1123

Total Tiempo Normal (min)

1,1123

Suplementos 12%

0,13

Tiempo Estndar (min)

1,246

Tabla 3 Registro de tiempos por actividad. Fuente Propia

Los tiempos estndar de cada actividad se muestran en el siguiente cuadro resumen, y la


descripcin detallada para el clculo de los tiempos estndar se muestra en el Anexo 1.

24

Tiempo
Estndar (Min)

N Actividad
1

Revisin archivo Excel que contiene las ventas

42,00

Carga de seriales en el inventario

1,25

Colocar sellos a Chips

0,54

Recibir y realizar llamadas de asesores

2,43

Revisa y enva correo electrnico

2,27

Traslado de inventario en el sistema

2,63

Traslado de inventario en las hojas fsicas de los asesores

2,73

Consulta de seriales en la WAP

1,58

Formato pedido de tarjetas

2,72

10

Liquidacin ventas de asesores

12,31

11

chip Black card

2,66

12

Registra ventas de asesores en la WAP

1,52

13

Compara reporte fsico de inventario con informacin de la WAP

3,72

14

Separacin de lotes de chip por consecutivo

3,74

15

Reunin con asesores para informacin variada

2,54

16 desplazamiento a rea financiera


6,94
Tabla 4 Resumen de tiempos estndar Auxiliar administrativo para chip. Fuente propia

6.1.2 Cargas de trabajo


Fecha de
Elaboracin
del Estudio de
Cargas de
Trabajo
Ciudad: Medelln

Nombre del Empleado: Alba


Echavarra
Cargo: Auxiliar administrativa
No.
1
2

Actividad
Revisin archivo Excel que
contiene las ventas
Carga de seriales en el
inventario

Da

Mes

Informacin Analizada
Tiempo Tiempo Tiempo
Frec. Cant.
Unitario Total
Da

Ao
2011

1,0

37,50

38

37,50

5,48%

48,7

1,25

61

60,69

8,87%

25

Fecha de
Elaboracin
del Estudio de
Cargas de
Trabajo
Ciudad: Medelln

Nombre del Empleado: Alba


Echavarra
Cargo: Auxiliar administrativa
3
Colocar sellos a Chips
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
15
16
17
18

Recibir y realizar llamadas


de asesores
Revisa y enva correo
electrnico
Traslado de inventario en el
sistema
traslado de inventario en las
hojas fsicas de los
asesores
Consulta de seriales en la
WAP
Formato pedido de tarjetas
Liquidacin ventas de
asesores
Chip Black-card
Registra ventas de
asesores en la WAP
Compara reporte fsico de
inventario con informacin
de la WAP
Separacin de lotes de chip
por consecutivo
Reunin con asesores para
informacin variada
Inventario fin de mes
(Revisin archivo Excel que
contiene las ventas)
desplazamiento a rea
financiera

Da

Mes

Ao
2011

48,7

0,49

24

23,65

3,45%

7,6

2,17

16

16,47

2,41%

7,4

1,79

13

13,23

1,93%

19,0

2,35

45

44,65

6,52%

19,0

2,44

46

46,39

6,78%

2,1

1,41

2,96

0,43%

2,0

2,42

0,97

0,14%

19,0

10,99

209

208,89

30,52%

8,8

2,38

21

20,78

3,04%

5,5

1,36

7,45

1,09%

5,7

3,32

19

18,95

2,77%

48,7

3,34

163

162,84

23,79%

1,8

2,27

4,09

0,60%

1,0

52,53

53

2,63

0,38%

2,0

6,20

12

12,40

1,81%

19
Minutos diarios ocupados:
Holgura (12% minutos diarios ocupados):
Tiempo normal laborado (turno) min/da
Tiempo total diario ocupado
(minutos)
Porcentaje carga trabajo
Porcentaje de tiempo
ocioso:
Porcentaje de sobrecarga:

684,54 100,00%
82,15
540
Min
766,69
141,98 %
0,00
41,98

%
%

Tabla 5 Estudio de cargas de trabajo. Auxiliar administrativo para chip. Fuente propia

26

La carga laboral del auxiliar administrativo encargado de los chips es igual a


141.98% reportando una sobrecarga equivalente a 41.98% es decir en tiempo,
una sobrecarga diaria de 226.692 minutos, correspondiente a 3.7782 horas/da.
La actividad con mayor porcentaje para este cargo es la organizacin de chips;
que es una agrupacin de tres actividades y cuenta con el 36.11% de la jornada
laboral; es decir 247.18 minutos del total de la jornada (540 minutos). Seguida por
la liquidacin de los asesores que ocupa el 30.52%, es decir 208.89 minutos, se
debe tener en cuenta que este porcentaje se da sobre la liquidacin de los 19
asesores con los que cuenta actualmente la empresa.
Las actividades que se consideran ajenas al cargo ocupan un 3.50% de la jornada
laboral, como la atencin a asesores para dar solucin a problemas que ellos
pueden solucionar con sus supervisores y el desplazamiento al rea financiera
.
6.1.3 Horas hombre necesarias
Luego de haber realizado el estudio de cargas de trabajo se halla la cantidad de
hombres/da necesarios para cumplir con las actividades descritas para el cargo y
desarrollarlas completamente.

Actividad

1 Revisin archivo Excel que contiene las ventas

Tiempo
Estndar
(Min.)

Tiempo
Cantidad
necesario
(Da)
(Min./Da)

42,00

1,0

42,0

Carga de seriales en el inventario

1,25

48,7

60,7

Colocar sellos a Chips

0,54

48,7

26,5

4 Recibir y realizar llamadas de asesores


5 Revisa y enva correo electrnico

2,43

7,6

18,4

2,27

7,4

16,8

Traslado de inventario en el sistema

2,63

19,0

50,0

2
3

27

Actividad

Traslado de inventario en las hojas fsicas de


7 los asesores
8 Consulta de seriales en la WAP

Tiempo
Estndar
(Min.)

Tiempo
Cantidad
necesario
(Da)
(Min./Da)

2,73

19,0

52,0

1,58

2,1

3,3

Formato pedido de tarjetas

2,72

0,3

0,9

10 Liquidacin ventas de asesores


11 chip Black card

12,31

19,0

234,0

2,66

8,8

23,3

12 Registra ventas de asesores en la WAP

1,52

5,5

8,3

3,72

5,7

21,2

3,74

48,7

182,4

2,54

1,8

4,6

6,94

0,1

0,3

52,53

2,0

105,1

Compara reporte fsico de inventario con


13 informacin de la WAP
14 Separacin de lotes de chip por consecutivo
Reunin con asesores para informacin
15 variada
16 desplazamiento a rea financiera
Inventario fin de mes (Revisin archivo Excel
17 que contiene las ventas)

Minutos
Horas

849,8
14,2

Horas / Hombre da

8,5

Hombres Necesarios

1,7

Tabla 6 Hombres necesarios da. Auxiliar administrativo para chip. Fuente propia

Se requieren 1.7 hombres por da para cumplir con las actividades que estn
involucradas directamente con el puesto de auxiliar administrativo encargado de
los chips.

28

6.2

Auxiliar Administrativa, tarjetas prepago.

Se realiza un estudio de tiempos para analizar las tareas y actividades que son
desarrolladas por el auxiliar encargado de las tarjetas prepago. Aunque su
enfoque son las tarjetas cuenta tambin con mltiples ocupaciones como toda la
parte de los planes pospago y labores de oficina.
Se realiza un estudio de tiempos y se obtiene el tiempo estndar por actividad,
teniendo en cuenta un aumento del 12% referente a los suplementos en el tiempo
normal

6.2.1 Resumen de tiempos.


Los tiempos estndar de cada actividad se muestran en el siguiente cuadro
resumen, y la descripcin detallada para el clculo de los tiempos estndar se
muestra en el Anexo 2.

Actividad

Tiempo
Estndar
(Min)

Recepcin y envo de correo

2,74

Movimiento de inventario de tarjetas prepago en el sistema WAP

1,71

Verificacin cantidad de tarjetas prepago en el inventario fsico con


cantidades en la WAP

2,40

Organizacin de tarjetas prepago

3,40

Realiza y recibe llamadas de diferentes asesores y otras personas


que requieren algn tipo de informacin.

4,38

Informe en archivo de Excel Inventario Tarjetas prepago

6,15

Revisa Facturas

3,30

Informe inventario otras zonas del pas (Bajo Cauca, Armenia)

16,25

organizacin y revisin de papeles adjuntos con el contrato de plan


pospago

2,79

10

Sacar copias del contrato del plan pospago

5,58

29

Tiempo
Estndar
(Min)

Actividad

11

Ingreso de tula al sistema

1,60

12

Legalizacin plan pospago

1,83

13

Verificacin liquidacin asesores comparando lo que se le entrego


en la maana

1,62

14

Organiza dotacin de tarjetas para da siguiente por asesor

1,79

15

Activacin de planes

4,97

16

Ingreso sistema de Colombia mvil

3,37

17

Entrega y almacenamiento de producto por asesor

3,85

18

Reunin administrativa

100,8

Tabla 7 Resumen de tiempos estndar Auxiliar administrativo para tarjetas prepago. Fuente propia.
Cargas de trabajo

Nombre del Empleado: Mariluz Muoz Villada

Cargo: Auxiliar administrativo Tarjetas prepago

Fecha de
Elaboracin
del Estudio de
Cargas de
Trabajo
Ciudad:
Medelln

da

mes

ao

Informacin Analizada
No.
1

Actividad

Recepcin y envo de correo


Movimiento de inventario de
tarjetas prepago en el
sistema WAP
Verificacin cantidad de
tarjetas prepago en el
inventario fsico con
cantidades en la WAP
Organizacin de tarjetas
prepago

Frec. Cant.

Tiempo Tiempo Tiempo


Unitario Total
Da

11,9

2,74

33

32,56

7,27%

19,5

1,71

33

33,40

7,46%

8,0

2,40

19

19,18

4,28%

6,3

7,40

47

46,55

10,39%

30

Nombre del Empleado: Mariluz Muoz Villada

Cargo: Auxiliar administrativo Tarjetas prepago

Fecha de
Elaboracin
del Estudio de
Cargas de
Trabajo
Ciudad:
Medelln

da

mes

ao

Informacin Analizada
No.

Actividad

Frec. Cant.

Tiempo Tiempo Tiempo


Unitario Total
Da

Realiza y recibe llamadas de


diferentes asesores y otras
personas que requieren
algn tipo de informacin.

11,1

4,38

49

48,74

10,88%

Informe en archivo de Excel


Inventario Tarjetas prepago

6,15

6,15

1,37%

Revisa Facturas

3,30

6,60

1,47%

32,50

65

3,25

0,73%

2,79

17

16,71

3,73%

Informe inventario otras


zonas del pas (bajo Cauca,
Armenia)
organizacin y revisin de
papeles adjuntos con el
contrato de plan pospago

10

Saca Copias del contrato del


plan pospago

5,58

33

33,49

7,48%

12

Ingreso de tula al sistema

1,60

10

9,62

2,15%

13

Legalizacin plan pospago

1,83

11

11,01

2,46%

14

Verificacin liquidacin
asesores comparando lo que
se le entrego en la maana

20

1,62

32

32,41

7,24%

15

organiza dotacin de tarjetas


para da siguiente

20

1,79

36

35,84

8,00%

16

Activacin plan

4,97

10

1,99

0,44%

17

Ingreso sistema de Colombia


mvil

3,37

24

23,57

5,26%

18

Entrega y almacenamiento
de producto por asesor

20

3,44

69

68,78

15,36%

19

Reunin administrativa

90,00

90

18,00

4,02%

Minutos diarios ocupados:


Holgura (10% minutos diarios ocupados):

447,84 100,00%
44,78

31

Nombre del Empleado: Mariluz Muoz Villada

Cargo: Auxiliar administrativo Tarjetas prepago

Fecha de
Elaboracin
del Estudio de
Cargas de
Trabajo
Ciudad:
Medelln

da

mes

ao

Informacin Analizada
No.

Actividad

Frec. Cant.

Tiempo normal laborado (turno) min/da


Tiempo total diario ocupado
(minutos)
Porcentaje carga trabajo
Porcentaje de tiempo ocioso:
Porcentaje de sobrecarga:

Tiempo Tiempo Tiempo


Unitario Total
Da

540

Min

492,63
91,23 %
8,77 %
0,00 %

Tabla 8 Estudio de cargas de trabajo. Auxiliar administrativo para tarjetas prepago. Fuente propia

La carga laboral del auxiliar administrativo encargado de las tarjetas prepago es


igual a 91.23% reportando un porcentaje de tiempo ocioso equivalente al 8.77 %
es decir en tiempo, 47.358 minutos.
Las actividades que cuentan con un mayor porcentaje en el desarrollo normal de
las actividades como auxiliar administrativo enfatizando en las tarjetas prepago
son aquellas relacionadas con la organizacin de las tarjetas, su cargue al sistema
y su distribucin por asesor con un 52.73%, otra de las actividades que tienen ms
nfasis son aquellas relacionadas con los planes pospago con un 23%
Actividades que no tienen conexin con las que se debera hacer en este puesto
de trabajo cuentan con un 4.02%

32

6.2.2 Horas hombre necesarias

Actividad

Tiempo
Estndar
(Min.)

Tiempo
Cantidad
necesario
(Da)
(Min./Da)

1 Recepcin y envo de correo

2,74

14,0

38,3

Movimiento de inventario de tarjetas prepago en el


2 sistema WAP

1,71

14,0

24,0

2,40

7,0

16,8

4 Organizacin de tarjetas prepago

3,40

8,0

27,2

Realiza y recibe llamadas de diferentes asesores y


otras personas que requieren algn tipo de
5 informacin.

4,38

10,0

43,8

Informe en archivo de Excel Inventario Tarjetas


6 prepago

6,15

6,2

7 Revisa Facturas

3,30

6,6

16,25

0,1

0,8

2,79

16,7

5,58
1,60
1,83

6
6

33,5
9,6
11,0

1,62

20

32,4

1,79

20

35,8

4,97

9,9

3,85

20

77,0

100,8

0,2

16,8

Verificacin cantidad de tarjetas prepago en el

3 inventario fsico con cantidades en la WAP

Informe inventario otras zonas del pas (bajo

8 Cauca, Armenia)
Organizacin y revisin de papeles adjuntos con el
9 contrato de plan pospago
10 Sacar Copias del contrato del plan pospago

11 Ingreso de tula al sistema


12 Legalizacin plan pospago
Verificacin liquidacin asesores comparando lo

13 que se le entrego en la maana


14 Organiza dotacin de tarjetas para da siguiente
15 Activacin de planes
17

Entrega y almacenamiento de producto por asesor

18 Reunin administrativa

Minutos

430,0

Horas

7,2

Horas / Hombre da

8,5

0,8
Tabla 9 Horas hombre necesarias da. Auxiliar administrativo para tarjetas prepago. Fuente propia
Hombres Necesarios

33

Se requieren 0.8 hombres por da para cumplir con las actividades administrativas
involucradas en el proceso de las tarjetas prepago y activacin de planes pospago
desde la oficina central de Mvilcauca.
6.3

Operario DMS.

Se realiza un estudio de tiempos para analizar las tareas y actividades que son
desarrolladas por el operario del DMS, como anteriormente se mencion, este
operario tiene la tarea de realizar diferentes informes para mantener tanto a los
directivos de la compaa como a TIGO informados de cmo va Mvilcauca,
adems es un apoyo administrativo a las tareas desarrolladas por los asesores.
Se realiza un estudio de tiempos y se obtiene el tiempo estndar por actividad,
teniendo en cuenta un aumento del 12% referente a los suplementos en el tiempo
normal

6.3.1 Resumen de tiempos


Los tiempos estndar de cada actividad se muestran en el siguiente cuadro
resumen, y la descripcin detallada para el clculo de los tiempos estndar se
muestra en el Anexo 3.

Tiempo
Estndar
(Min)

N Actividad

Recepcin y envo de correos

Organizar, revisar y archivar los For_dis


asesores de clientes nuevos.

Entregar y registrar
asesores.

Organizar documento en el sistema para las Modificaciones y las


Creaciones de IVR y lneas de E-pin.

39,09

Actualizacin informe de puntos nuevos.

11,45

3,82

que entregan los

las lneas E-pin para los clientes a los

0,42
5,45

34

N Actividad

Tiempo
Estndar
(Min)

Actualizar y organizar el informe con las ventas de los asesores y


proyecciones.

66,77

Actualizar o realizar informe de las lneas que se encuentran


consumiendo.

76,09

Imprimir los For_dis_04 de cada asesor para la realizacin de


sus rutas al da siguiente.

38,92

Solucionar inconvenientes con los que llegan los asesores y


9 supervisores con respecto a lo que hayan encontrado en sus
rutas.

2,33

10 Actualizar Pizarra de Ranking ventas en Chip y Recargas.

33,60

11 Realizar Informe de Clster.

137,13

12 Actualizar la carpeta de Mapinfo, por medio del servidor.

33,6

Actualizacin de las mtricas de los Asesores y supervisores y su


respectiva impresin.

100,8

14 Realizar Informe de Comisiones para los asesores y supervisores.

84,0

15 Realizar la Impresin de los Consumos.

95,02

16 Ingreso sistema Colombia Mvil

1,82

17 Edita informacin de empleados en CIS

2,05

18 Imprime y organiza informacin para los dems empleados

18,63

19 Recepcin de llamadas

3,27

20 Atencin a la puerta

0,86

21 Recepcin y envo de encomiendas para municipios

7,78

22 Realizar informe metas.

94,68

13

35

N Actividad

Tiempo
Estndar
(Min)

23 Otras Actividades

51,80

Tabla 10 Resumen de tiempos estndar Operario del DMS. Fuente propia.

6.3.2 Cargas de trabajo


Fecha de
Elaboracin
Nombre del Empleado: Jorge Navarro
del Estudio da
de Cargas
de Trabajo
Ciudad:
Cargo: Operario del DMS
Medelln
Informacin Analizada
Tiem
Fre Can
Tiem.
No.
Actividad
.
c.
t.
Total
Unit.
Recepcin y envo de
11,0
1
D
3,41
38
correos
7
Organizar, revisar y archivar
los For_dis que entregan
2
D 10,0 3,78
38
los asesores de clientes
nuevos.
Entregar y registrar
las
3
lneas para E-pin para los D
4,1 4,87
20
clientes a los asesores.
Organizar documento en el
sistema
para
las
4
Modificaciones
y
las D
2,0 34,90 70
Creaciones de IVR y lneas
de E-pin.
Actualizacin informe de
5
D
2,1 10,23 21
puntos nuevos.
Actualizar y organizar el
informe con las ventas de
6
D
1 59,62 60
los
asesores
y
proyecciones.

mes ao

Tiem
. Da

37,71 7,55%

37,81 7,57%

19,89 3,98%

69,80

13,98
%

21,47 4,30%

59,62

11,94
%

36

Fecha de
Elaboracin
Nombre del Empleado: Jorge Navarro
del Estudio da
de Cargas
de Trabajo
Ciudad:
Cargo: Operario del DMS
Medelln
Informacin Analizada
Tiem
Fre Can
Tiem.
No.
Actividad
.
c.
t.
Total
Unit.
Actualizar o realizar informe
7
de las lneas que se D
1 67,93 68
encuentran consumiendo.
Imprimir los For_dis_04 de
cada
asesor
para
la
8
D
1 34,75 35
realizacin de sus rutas al
da siguiente.
Solucionar inconvenientes
con los que llegan los
9
asesores y supervisores con D
9
2,08
19
respecto a lo que hayan
encontrado en sus rutas.
Actualizar
Pizarra
de
10
Ranking ventas en Chip y S
1 30,00 30
Recargas.
122,4
11
Realizar Informe de Clster.
S
1
122
3
Actualizar la carpeta de
12
Mapinfo, por medio del S
1 30,00 30
servidor.
Actualizacin
de
las
mtricas de los Asesores y
13
M
1 90,00 90
supervisores y su respectiva
impresin.
Realizar
Informe
de
14
Comisiones
para
los M
1 75,00 75
asesores y supervisores.
Realizar la Impresin de los
15
M
2 84,84 170
Consumos.
Ingreso sistema Colombia
16
D
4
1,63
7
Mvil
Edita informacin de
17
S
15 1,83
28
empleados en CIS
18
Realizar informe metas.
M
1 84,53 85
19
Atender la puerta
D
6
0,76
5
Imprime
y
organiza
20
S
2 16,63 33
informacin para los dems

mes ao

Tiem
. Da

67,93

13,61
%

34,75 6,96%

18,71 3,75%

6,00

1,20%

24,49 4,90%
6,00

1,20%

4,50

0,90%

3,75

0,75%

8,48

1,70%

6,52

1,31%

5,50

1,10%

4,23
4,59

0,85%
0,92%

6,65

1,33%

37

Fecha de
Elaboracin
Nombre del Empleado: Jorge Navarro
del Estudio da
de Cargas
de Trabajo
Ciudad:
Cargo: Operario del DMS
Medelln
Informacin Analizada
Tiem
Fre Can
Tiem.
No.
Actividad
.
c.
t.
Total
Unit.
empleados
21
Recepcin de llamadas
D
11 2,92
32
22
Otras actividades
M
8 46,25 370
Minutos diarios ocupados:
Holgura (10% minutos diarios
ocupados):
Tiempo normal laborado (turno)
min/da
Tiempo total diario ocupado
(minutos)
Porcentaje carga
trabajo
Porcentaje de tiempo
ocioso:
Porcentaje de
sobrecarga:

mes ao

Tiem
. Da

32,39 6,49%
18,50 3,71%
499,2 100,00
8
%
49,93
540 Min
549,2
1
101,7
1
%
0,00 %
1,71 %

Tabla 11 Estudio de cargas de trabajo. Operario del DMS. Fuente propia

La carga laboral del Operario del DMS es igual al 101.71% alcanzando un


porcentaje de sobrecarga equivalente al 1.71 % es decir en tiempo, 9.234
minutos; se debe tener en cuenta que tres das a la semana el operario cuenta con
un permiso para terminar sus labores 30 minutos antes lo que convierte el
porcentaje de sobrecarga para estos tres das en el 7.69%, es decir 39.219
minutos.
El 41.39% de la jornada laboral se lo consume la gran cantidad de informes que
este operario debe presentar a los dirigentes de la compaa y al supervisor para
la empresa en TIGO (Colombia Mvil); el 42.35% lo ocupan actividades que
tienen que ver con la organizacin, actualizacin y archivo de todo tipo de
documentos, en especial de los For_dis que entregan los asesores; adems de las
actualizaciones de otros documentos relacionados con las actividades que
desarrollan los asesores como por ejemplo las rutas y los consumos. El 16.26%

38

restante lo dominan las actividades relacionadas con trabajo de oficina regular, es


decir, el ingreso al sistema, la recepcin y envo de correos y llamadas, y la
apertura de la puerta.

6.3.3 Horas hombre necesarias


N

1
2
3

4
5
6
7
8

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

Actividad

Recepcin y envo de correos


Organizar, revisar y archivar los For_dis que
entregan los asesores de clientes nuevos.
Entregar y registrar las lneas para E-pin para los
clientes a los asesores.
Organizar documento en el sistema para las
Modificaciones y las Creaciones de IVR y lneas de
E-pin.
Actualizacin informe de puntos nuevos.
Actualizar y organizar el informe con las ventas
de los asesores y proyecciones.
Actualizar o realizar informe de las lneas que se
encuentran consumiendo.
Imprimir los For_dis_04 de cada asesor para la
realizacin de sus rutas al da siguiente.
Solucionar inconvenientes con los que llegan los
asesores y supervisores con respecto a lo que
hayan encontrado en sus rutas.
Actualizar Pizarra de Ranking ventas en Chip y
Recargas.
Realizar Informe de Clster.
Actualizar la carpeta de Mapinfo, por medio del
servidor.
Actualizacin de las mtricas de los Asesores y
supervisores y su respectiva impresin.
Realizar Informe de Comisiones para los asesores
y supervisores.
Realizar la Impresin de los Consumos.
Ingreso sistema Colombia Mvil
Editar informacin de empleados en CIS
Realizar informe metas.

Tiempo
Tiempo
Cantidad
Estndar
necesario
(Da)
(Min.)
(Min./Da)

3,82

11,07

42,3

0,42

10,00

4,2

5,45

4,09

22,3

39,09

2,00

78,2

11,45

2,10

24,0

66,77

1,00

66,8

76,09

1,00

76,1

38,92

1,00

38,9

2,33

9,00

21,0

33,60

0,20

6,7

137,13

0,20

27,4

33,60

0,20

6,7

100,80

0,05

5,0

84,00

0,05

4,2

95,02

0,05

4,8

1,82
2,05
94,68

4,00
3,00
0,05

7,3
6,2
4,7

39

Actividad

Atender la puerta
Imprimir y organizar informacin para los dems
20 empleados
21 Recepcin de llamadas
22 Otras actividades
19

Tiempo
Tiempo
Cantidad
Estndar
necesario
(Da)
(Min.)
(Min./Da)

0,86

6,00

5,2

18,63

0,40

7,5

3,27
51,80

11,10
0,40

36,3

Minutos
Horas
Horas / Hombre
da
Hombres
Necesarios

20,7
516,4
8,6
8,5
1,0

Tabla 12 Horas hombre necesarias da. Operario del DMS. Fuente propia

Para realizar las actividades que estn involucradas en el proceso de Distribution


Manager System se requiere de una persona; se debe tener en cuenta que la
persona con que se realiz el estudio tiene alto conocimiento de Excel manejando
con gran capacidad esta herramienta.

6.4

Director Comercial Medelln

Se realiza un estudio de tiempos para analizar las tareas y actividades que son
desarrolladas por el Director comercial para Medelln, este cargo exige una alta
cantidad de informes ya que se debe mostrar a la gerencia los resultados de la
gestin realizada por el personal que se tiene a cargo.
Se realiza un estudio de tiempos y se obtiene el tiempo estndar por actividad,
teniendo en cuenta un aumento del 12% referente a los suplementos en el tiempo
normal

6.4.1 Resumen de tiempos


Los tiempos estndar de cada actividad se muestran en el siguiente cuadro
resumen, y la descripcin detallada para el clculo de los tiempos estndar se
muestra en el Anexo 4.

40

N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

Actividad

Seguimiento a ventas diarias


Reunin con los gerentes
Recibe y enva Correos
Recibe y realiza llamadas
Actualiza tablero de tareas
Revisin Agenda diaria
Reunin Fidelizadores
Seguimiento a vendedores y marcacin en el DMS
Reunin con los supervisores
Reunin con personal administrativo
Presentacin de concursos
Informe presupuestos
Informe PDA
Proyecciones
Dictar capacitacin
Informe empleados activos

Tiempo
Estndar
(Min)
80,62
10,21
3,78
3,11
136,00
2,57
6,00
42,56
5,21
3,07
54,19
33,39
56,65
72,15
72,15
64,47

17

Reunin Diaria

69,07

18

Visita Clientes

6,24

Tabla 13 Resumen de tiempos estndar Director Comercial Medelln. Fuente propia.

41

6.4.2 Cargas de trabajo


Fecha de
Elaboracin
del Estudio de
Cargas de
Trabajo
Ciudad:
Medelln

Nombre del Empleado: Sonia Mnera

Cargo: Directora Comercial Medelln

da

mes

ao

Informacin Analizada
No.

Actividad

Frec. Cant.

Tiempo Tiempo Tiempo


Unitario Total
Da

Seguimiento a ventas diarias

1,0

71,98

72

71,98

14,24%

Reunin con los gerentes

5,0

9,11

46

45,57

9,01%

Recibe y enva Correos

8,0

3,37

27

27,01

5,34%

Recibe y realiza llamadas

12,0

2,78

33

33,37

6,60%

Actualiza tablero de tareas

1,0

2,25

2,25

0,45%

Revisin Agenda diaria

2,30

9,19

1,82%

Reunin Fidelizadores
Seguimiento a vendedores y
marcacin en el DMS

5,36

11

10,71

2,12%

38,00

38

38,00

7,52%

Reunin con los supervisores

4,65

9,31

1,84%

10

Reunin con personal administrativo

2,74

5,48

1,08%

11

Presentacin de concursos

48,38

48

9,68

1,91%

12

Informe presupuestos

29,82

30

29,82

5,90%

13

Informe PDA

50,58

51

50,58

10,01%

14

Proyecciones

51,78

52

51,78

10,24%

15

Dictar capacitacin

64,42

64

12,88

2,55%

16

Informe empleados activos

57,57

58

2,88

0,57%

17

Reunin Diaria

61,67

62

61,67

12,20%

18

Visita Clientes

30

5,57

167

33,41

6,61%

Minutos diarios ocupados:

505,57 100,00%

Holgura (10% minutos diarios ocupados):


Tiempo normal laborado (turno) min/da

50,56
540

Min

42

Nombre del Empleado: Sonia Mnera

Cargo: Directora Comercial Medelln

Fecha de
Elaboracin
del Estudio de
Cargas de
Trabajo
Ciudad:
Medelln

da

mes

ao

Informacin Analizada
No.

Actividad

Frec. Cant.

Tiempo Tiempo Tiempo


Unitario Total
Da

Tiempo total diario ocupado (minutos)

556,13

Porcentaje carga trabajo

102,99 %

Porcentaje de tiempo ocioso:

0,00
2,99

Porcentaje de sobrecarga:

%
%

Tabla 14 . Estudio de cargas de trabajo. Director comercial Medelln. Fuente propia

La carga laboral del Director Comercial para Medelln es 102.99% alcanzando un


porcentaje de sobrecarga equivalente al 2.99 % es decir en tiempo, 16.146
minutos.
El 27.54% de la jornada laboral se lo consume la realizacin de los informes que
son presentados a los dirigentes de la compaa y a TIGO (Colombia Mvil) y las
visitas a los clientes, el 21.75% se lo consume el seguimiento que se hace a los
asesores en sus ventas, el 26.25% lo ocupa la reunin diaria con los asesores en
las horas de la maana y los constantes encuentros con los directivos,
supervisores y dems personal administrativo durante la jornada laboral y el
24.46% restante lo dominan actividades propias del cargo como es lo son la
revisin de la agenda diaria, la recepcin y envi de correos y llamadas, preparar y
dictar capacitaciones , entre otras.

6.4.3 Horas Hombre Necesarias

Actividad

Tiempo
Estndar
(Min.)

Tiempo
Cantidad
necesario
(Da)
(Min./Da)

1 Seguimiento a ventas diarias

80,62

1,0

80,6

2 Reunin con los gerentes

10,21

5,0

51,0

3 Recibe y enva Correos

3,78

7,0

26,5

43

Actividad

4 Recibe y realiza llamadas

Tiempo
Estndar
(Min.)

Tiempo
Cantidad
necesario
(Da)
(Min./Da)

3,11

12,0

37,4

136,00

1,0

136,0

6 Revisin Agenda diaria

2,57

10,3

7 Reunin Fidelizadores

6,00

12,0

42,56

42,6

5,21

10,4

10 Reunin con personal administrativo

3,07

6,1

11 Presentacin de concursos

54,19

0,2

10,8

12 Informe presupuestos

33,39

33,4

13 Informe PDA

56,65

56,7

14 Proyecciones

72,15

72,1

15 Dictar capacitacin

72,15

0,2

14,4

16 Informe empleados activos

64,47

0,1

3,2

17 Reunin Diaria

69,07

69,1

18 Visita Clientes

6,24

37,4

5 Actualiza tablero de tareas

Seguimiento a vendedores y marcacin en el


DMS

9 Reunin con los supervisores

Minutos

710,1

Horas

11,8

Horas / Hombre da
Hombres
Necesarios

8,5
1,4

Tabla 15 Horas hombre necesarias da. Director Comercial Medelln. Fuente propia

Se requieren 1.4 hombres por da para cumplir con las actividades que estn
involucradas directamente con el cargo de Director Comercial para la ciudad de
Medelln.

44

7. CUELLOS DE BOTELLA Y ESTANCAMIENTOS

Para el subproceso de tarjetas prepago, al registrar la informacin en


mltiples lugares se genera un reproceso, ya que al ingresar la informacin
al sistema debera tener una opcin de descargar esta a un documento de
Excel, y al no utilizar esta opcin, ella vuelve e ingresa la informacin a un
documento de Excel y posteriormente hace un back-up en un cuaderno,
registrando la informacin mltiples veces.

Para el subproceso de chips, cuando se liquida a los vendedores se registra


la informacin en dos formatos fsicos, en un documento de Excel y en el
aplicativo con el que cuenta la empresa, invirtiendo aproximadamente 8.021
minutos por asesor, si desde el aplicativo pudiese descargarse la
informacin a un documento de Excel solo se invertiran 5.21 minutos, es
decir un ahorro en tiempo equivalente a 2.81 minutos por asesor, teniendo
en cuenta que diariamente son 20 asesores se ahorrara un total de 56.22
minutos, adems sera una manera ms gil de tener acceso a la
informacin, ya que sta se podra actualizar en lnea.

La constante interrupcin en las horas de la tarde a la auxiliar administrativa


por parte de los asesores comerciales hace que la labor de liquidacin se
haga ms lenta; pues son mltiples los problemas que a los asesores se les
presentan y que pudiesen resolver con sus compaeros y/o supervisores, y
lo hacen con el auxiliar ya que esta tiene directamente acceso a la red
desde su computador, pero hacen que se retrasen las labores en la
liquidacin.

La tardanza en los pedidos de los chips y/o tarjetas prepago genera un


retraso en la organizacin, ya que los auxiliares en el momento en que
estos pedidos llegan retrasados deben utilizar todo su tiempo, que en
principio podra estar destinado a otras actividades, a la revisin,
organizacin, distribucin y almacenamiento de estos, para que al momento
de hacer la distribucin por asesor, ya estn cargados al sistema, y en el
caso de las tarjetas prepago, se encuentren separadas por denominaciones
y los lotes se encuentren activados.

45

Las constantes devoluciones de los contratos de planes pospago por parte


de TIGO (Colombia Mvil) hacen que el auxiliar administrativo invierta parte
de su jornada laboral en completar la informacin o la papelera que a estos
les hace falta, cuando quienes generan los contratos en las diferentes
tiendas o puntos de activacin, son quienes deberan revisar esta papelera
para que este reproceso no se de.

46

8. RECOMENDACIONES

La activacin de los planes pospago requieren de una alta digitacin


numrica, y el auxiliar encargado de esta actividad cuenta en su puesto de
trabajo con un computador porttil que no facilita esta digitacin; por lo que
se recomienda aadir un teclado numrico que la facilite y as evitar
equivocaciones frecuentes en la digitacin de los nmeros.

El sistema con que cuenta la empresa para registrar las ventas presenta
dificultades en el acceso, pues este es lento y muchas veces no tiene el
funcionamiento al 100%; lo que sugiere a la empresa proveedora de este
servicio que preste un mejor apoyo y de la solucin a la conexin de una
manera ms gil.

Se debe estandarizar los formatos para presentar los diferentes informes


que desde la gerencia se requieren, ya que en ocasiones se pierde tiempo
valioso por parte de los empleados creando diferentes formatos para los
diferentes informes que desde all se piden.

Los pedidos de los productos deben hacerse de una manera ms eficaz,


para que de esta manera exista por lo menos un pequeo stoke de
producto, para que no se presenten retrasos o faltantes al momento de
hacer la distribucin a los asesores.

En los puestos de trabajo de los auxiliares administrativos la iluminacin en


las horas de la tarde es poca, por lo que se recomienda elevar a por lo
menos 2 lmparas la iluminacin de este lugar de trabajo, ya que de esta
manera puede reducirse el cansancio visual y mejorar la calidad laboral.

Para aumentar la calidad en el ambiente de trabajo se recomienda


implementar el concepto de las 5s en el rea de los auxiliares
administrativos, con esta metodologa se consigue mejorar las condiciones
de trabajo y la moral del personal. Es ms agradable y seguro trabajar en
un sitio limpio y ordenado adems hace que el ambiente de trabajo sea ms
grato.
9. CONCLUSIONES

47

El entorno que se vive actualmente est cargado de estrs en los diferentes


mbitos de la vida de un ser humano; al interior de las empresas es comn
escuchar que ahora el tiempo no alcanza para nada, y muchos de los que son
empleados, afirman que en el cumplimiento de sus tareas existe una sobrecarga
laboral.
Para verificar y dar soporte a lo que se escucha mencionar dentro de las
organizaciones es necesario implementar tcnicas de ingeniera como la
estimacin de cargas de trabajo; mediante un estudio, utilizando la observacin
directa a los cargos y a las actividades que se realizan en estos, puede
examinarse realmente la existencia de dicha sobrecarga o por lo contrario, la
existencia de tiempos ociosos que podran acarrear prdidas no solo en el mbito
econmico para la empresa sino tambin en la calidad del ambiente laboral ya
que podra verse reflejado en la desmotivacin del personal por la subvaloracin
de sus capacidades, adems puede producir inconformidad en las personas, y a la
hora de aumentar el trabajo a la capacidad real de los cargos, podran no
responder por sentirse muy atareados; adems es una tcnica muy til a la hora
de distribuir la cantidad de actividades ya que pueden encontrarse actividades
que no se deberan hacer o que se estn haciendo de manera diferente a como
se estaba planteado desde la direccin.
Actualmente la documentacin acerca de la estimacin de la carga laboral para el
rea administrativa de las empresas no es muy comn encontrarla; pues la
documentacin va ms encaminada a la informacin acerca de actividades de
produccin y no a aquellas actividades relacionadas con las empresas de
servicios o reas administrativas de las compaas; sera interesante disponer de
algn mtodo estandarizado para el diagnstico de la carga en las reas
administrativas pero hasta el momento no se cuenta con dicho recurso.

Al realizar el anlisis y la evaluacin de funciones mediante un estudio de tiempos


y cargas laborales al personal administrativo de Mvilcauca S.A.S se obtuvo que:

Al utilizar el mtodo de observacin directa para obtener los tiempos


estndar en las diferentes actividades realizadas por el personal
administrativo y al registrarlos en una Hoja de Anlisis se puede obtener el
porcentaje de la jornada laboral que el empleado le dedica a realizar cada
tarea y con esta informacin estimar tanto el tiempo estndar por actividad
y el porcentaje que se tiene para la jornada laboral.

48

Al tener claras las actividades realizadas por cada empleado pueden


evaluarse las caractersticas de las tareas y las condiciones de realizacin.
Identificando los principales componentes de la carga que toleran el
desarrollo normal de la jornada laboral, partiendo desde anlisis de las
tareas, es decir, si son propias del cargo, si estn duplicadas, si son
innecesarias, entre otras. Y respecto a este anlisis desarrollar el anlisis
de las cargas de trabajo.

El anlisis del tiempo realizado para el rea administrativa logra establecer


el tiempo promedio de las diferentes actividades realizadas por los
diferentes auxiliares administrativos y as estimar la cantidad de personas
necesarias para realizar las actividades descritas para cada cargo dentro de
la jornada laboral equivalente a 8.5 horas diarias.

Los tiempos muertos e improductivos pueden generarse tambin desde la


parte de la gerencia de la empresa, en el caso de esperas en los pedidos
y/o por la eficacia del trabajo de otros, caso preciso la puntualidad con que
llegan los asesores a realizar la liquidacin; se deben analizar bien todos
los casos para no crear procesos largos o tediosos que compliquen los
procesos y aumenten los costos del proceso. (Horas extras).

Cuando se trabaja con tiempos estndar en necesario actualizarlos cada


cierto tiempo, as de esta forma se tendr informacin real, y las decisiones
que se tomen a partir de estos tiempos sean exactas a la hora de hablar de
implementar mejoras.

Las cargas laborales al interior del personal administrativo se deben evaluar


con alguna periodicidad, ya que esto influye directamente en el bienestar de
los empleados , es decir, el nivel o la exigencia de algunas de las tareas
pueden estar por encima de la carga normal, trayendo consecuencias
negativas como el bajo rendimiento, los sntomas de fatiga, la insatisfaccin
creciente y posiblemente el aumento en los riesgos a contraer un accidente
laboral o enfermedad profesional, por ejemplo el estrs laboral.

49

BLIOGRAFA

5S
[En
Lnea]
<Disponible
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http://www.eumed.net/cursecon/libreria/2004/5s/2.pdf > [Consultado en
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Cura.
H
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Sobrecarga
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trabajo
(2009)
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Julio
http://www.compendiodenfermeria.com/sobrecarga-de-trabajo-ysobrecarga-mental/4671/ ]

2011,

52

ANEXOS
ANEXO 1. REGISTRO DE TIEMPOS. AUXILIAR ADMINISTRATIVO, CHIPS.

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

Actividad:

NO

Clasificacin

X
NA

Carga de seriales en el
inventario

Observaciones

Alba Echavarra

se toman lotes de 10 chips y el tiempo estndar es el que tarda en


cargar al inventario de bodega (WAP) los 10 chips.

Colaborador:

Tiempos Observados (segundos)


1

10

11

88

49

52

51

54

50

73

52

61

64

60

78

61

77

75

55

61

55

56

95

51

95

62

45

93 131

76

54

63

64

51

48

71

59

62

53

53

86

58

61 114

59

56

94

72

66 145

58

60

51

53

69

66

52

51

70

65

12

13

14

15

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo

66,7

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

66,7

1,0

1,1123

Total Tiempo Normal (min)

1,1123

Suplementos 12%

0,13

Tiempo Estndar (min)

1,246

|
Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

Actividad:

NO

Clasificacin

X
NA

Colocar sellos a Chips

Observaciones

Alba Echavarra

se toman lotes de 10 chips y el tiempo estndar es el que tarda en


colocar el sello de MovilCauca y el sello que contiene el numero del lote
en los 10 chips.

Colaborador:

Tiempos Observados (segundos)


1

10

11

12

13

14

15

25

21

20

18

20

35

31

28

21

24

28

46

34

22

25

73

26

25

26

28

23

36

27

32

49

21

25

28

35

31

27

31

23

30

26

26

24

22

34

30

24

50

35

27

20

31

25

23

26

28

29

32

29

27

42

31

25

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo

29,1

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

29,1

1,0

0,4854

Total Tiempo Normal (min)

0,4854

Suplementos 12%

0,06

Tiempo Estndar (min)

0,544

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin
NA

Recibir y realizar llamadas


de asesores

Actividad:
Colaborador:

Observaciones

Alba Echavarra

Tiempos Observados (segundos)


1

30

22

56 588

66

54

39 161 332 238

81

70

56

80

85

91 200 158

45

10

11
72

12

13

14

15

81 225 161

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
130,0

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

130,0

1,0

2,1674

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin
NA

Revisa y enva correo


electrnico

Actividad:
Colaborador:

2,427

Alba Echavarra

82 126

83

89

71 134 151 249

77

92

75

88 105

86

0,26

Tiempo Estndar (min)

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

9
96

10
86

11
96

12

13

69 447

14
96

15
87

96 133 201

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
121,5

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

121,5

1,0

2,0243

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo:
SI

NO
X

Clasificacin
NA

Traslado de inventario en el
sistema

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA

Colaborador:

92

49

82

71 209 314

238

2,0243

Suplementos 12%

0,24

Tiempo Estndar (min)

2,267

Observaciones

Alba Echavarra

Tiempos Observados (segundos)


1

2,1674

Suplementos 12%

92 156

9
79

10
71

11

12

13

14

15

90 110 287 164 152

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
141,0

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

141,0

1,0

2,3500

Total Tiempo Normal (min)

2,3500

Suplementos 12%

0,28

Tiempo Estndar (min)

2,632

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin
NA

Traslado de inventario en
las hojas fsicas de los
asesores

Actividad:

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

1
201

10

11

12

13

14

15

97 167 121

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
146,5

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

146,5

1,0

2,4417

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Proceso:

NA

50 116 117

AUTOMATICA
NO
X

Clasificacin
NA

97

52

75

84

10

11

12

13

14

15

139 152

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
84,4

Formato pedido de tarjetas

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

84,4

1,0

1,4071

Total Tiempo Normal (min)

1,4071

Suplementos 12%

0,17

Tiempo Estndar (min)

1,576

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

2,735

Colaborador:

Actividad:

Auxiliar Administrativo

0,29

Tiempo Estndar (min)

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)

Administrativo

Cargo:
SI

Clasificacin

Consulta de seriales en la
WAP

Actividad:

2,4417

Suplementos 12%

10

11

12

13

14

15

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
145,5

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

145,5

1,0

2,4250

Total Tiempo Normal (min)

2,4250

Suplementos 12%

0,29

Tiempo Estndar (min)

2,716

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Liquidacin ventas de
asesores

Actividad:
Colaborador:

Observaciones

Alba Echavarra

Tiempos Observados (segundos)


1

Relacin 100 179 239 209


en sistema
WAP
258 122

10

11

12

13

14

79 166 135 139 179 251 288 138 119 420

Relacin 246 175 287 129 202 137 251 140


en archivo
de Excel
83 161

78

15
89

98 236 198 132 147 172

Relacin
en
165 159 86 100 144 141 146 102 198 150 138
Formato
fsico de 146 119
asesor
134 304 224 147 118 83 239
Suma
Consumos

72 100

95 138

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

182,9

100%

182,9

1,0

3,0490

168,9

100%

168,9

1,0

2,8157

129,4

100%

129,4

1,0

2,1559

178,4

100%

178,4

1,0

2,9738

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo:
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Auxiliar Administrativo
NO
X

Clasificacin
NA

chip Black- Card

124

65 152

1,32

Tiempo Estndar (min)

12,314

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

10,9944

Suplementos 12%

94 247 173

10

11

12

13

14

15

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
142,5

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

142,5

1,0

2,3750

Total Tiempo Normal (min)

2,3750

Suplementos 12%

0,29

Tiempo Estndar (min)

2,660

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin
NA

Registra ventas de
asesores en la WAP

Actividad:
Colaborador:

Observaciones

Alba Echavarra

Tiempos Observados (segundos)


1

91

45

97

50

42 140

55

42

74 176

83

62

46

84

10
43

11
90

12
91

13
79

14

15

62 103

52 182

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
81,3

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

81,3

1,0

1,3553

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Proceso:

NA

138 310 191

AUTOMATICA
NO
X

Clasificacin
NA

56 278

72 226 209

10

11

12

13

14

15

82 161 349 132 194 216 158

Actividad:

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
199,5

Separacin de lotes de chip por consecutivo

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

199,5

1,0

3,3245

Total Tiempo Normal (min)

3,3245

Suplementos 12%

0,40

Tiempo Estndar (min)

3,723

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

1,518

Colaborador:

314 305

Auxiliar Administrativo

0,16

Tiempo Estndar (min)

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)

Administrativo

Cargo:
SI

Clasificacin

Compara reporte fsico de


inventario con informacin
de la WAP

Actividad:

1,3553

Suplementos 12%

10

11

156 172 159 234 267 218 197 292 135 181 195

12

13

14

15

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
200,5

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

200,5

1,0

3,3424

Total Tiempo Normal (min)

3,3424

Suplementos 12%

0,40

Tiempo Estndar (min)

3,744

Proceso:

Administrativo

Cargo:
AUTOMATICA
SI

Actividad: Reunin con asesores para informacin variada

Auxiliar Administrativo
NO
X

Clasificacin
NA

Tiempos Observados (segundos)


1

Observaciones

Colaborador:
4

10

11

12

13

14

15

149 159 101

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
136,3

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

136,3

1,0

2,2722

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo:

0,27

Tiempo Estndar (min)

2,545

Observaciones

Auxiliar Administrativo
Organiza
Colaborador:
archivo de Excel que contiene las ventas para informe de mes esta actividad se realiza al inicio de mes, para organizar el cuadro con las ve

AUTOMATICA
SI

Inventario fin de mes


(Revisin archivo Excel que
contiene las ventas)

Actividad:

NO
X

Clasificacin
NA

Tiempos Observados (segundos)


1

10

11

12

13

14

15

3152

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
3.152,0

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

3.152,0

1,0

52,5333

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo:

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

2,2722

Suplementos 12%

NO
X

Clasificacin
NA

desplazamiento a rea financiera

362 382

6,30

Tiempo Estndar (min)

58,837

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

52,5333

Suplementos 12%

10

11

12

13

14

15

Tiempo Valoracin
Promedio del ritmo
(seg)
de trabajo
372,0

100%

Tiempo
Promedio
Normal

Frecuencia
por Ciclo

Tiempo
Promedio
(min)

372,0

1,0

6,2000

Total Tiempo Normal (min)

6,2000

Suplementos 12%

0,74

Tiempo Estndar (min)

6,944

ANEXO 2. REGISTRO DE TIEMPOS. AUXILIAR ADMINISTRATIVO, TARJETAS PREPAGO.


Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Auxiliar Administrativo
NO
X

Clasificacin
NA

Recepcion y envio de correos

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

10

11

12

13

14

87

345

72

197

184

274

83

112

66

94

119

23

172

92

46

60

310

366

285

86

115

205

156

230

108

63

95

58

15
148

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

146,6

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
146,6

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO

Clasificacin

X
NA

Movimiento de inventario de
tarjetas prepago en el sistema
WAP

Actividad:

0,29

Tiempo Estndar (min)

2,736

Colaborador:
2

6
59

10

11

12

13

14

15

85

52

21

41

39

44

139

102

55

78

87

65

81

149

105

40

80

120

282

69

50

83

76

67

150

73

56

238

99

51

92

74

90

133

240

41

181

62

88

57

61

Administrativo

Cargo

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

91,8

100%

SI

NO

Clasificacin

X
NA

Verificacion cantidad de tarjetas


prepago en el inventario fisico
con cantidades en la WAP

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
91,8

1,0

Tiempo
Promedio
(min)
1,5298

1,5298

Suplementos 12%

0,18

Tiempo Estndar (min)

1,713

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

2,4431

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

2,4431

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

270

296

69

102

142

87

4
62

5
120

6
75

7
266

8
68

9
42

10
52

11

12

102

142

13
87

14
277

15
52

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

128,4

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
128,4

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
2,1398

2,1398

Suplementos 12%

0,26

Tiempo Estndar (min)

2,397

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Auxiliar Administrativo
NO
X

Clasificacin

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1
145

NA

Organizacin de tarjetas prepago

Colaborador:
Se organizan de acuerdo la denominacion, y luego se separan en lotes de 100 y 200 las tarjetas de 1500,3000,5000 y las tarjetas de 10000 y 20000 s
2
56

3
93

4
118

5
34

6
35

7
62

8
35

9
101

10

11

12

13

14

15

340

421

166

300

180

646

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

182,1

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
182,1

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Colaborador:
2

122

37

57

113

65

75

143

225

170

Llamada EVIDENTE

295

598

324

Llamada Activacion Lote


de tarjetas

344

217

6
99

7
100

8
80

9
145

10

11

53

60

12

13

312

123

Administrativo

14
90

15

0,36

Tiempo Estndar (min)

3,400

79

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

113,4

100%

113,4

1,0

1,8892

355,6

100%

355,6

1,0

5,9267

Cargo

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin
NA

Informe en archivo de excel


Inventario Tarjetas prepago

Actividad:

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal

310

Tiempo
Promedio
(min)

3,9079

Suplementos 12%

0,47

Tiempo Estndar (min)

4,377

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

3,0356

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

3,0356

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1
119

Llamada

Realiza y recibe llamadas de


diferentes asesore y otras
personas que requieren algun
tipo de informacion.

Actividad:

Tiempo
Promedio
(min)

2
422

3
257

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

329,7

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
329,7

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
5,4944
5,4944

Suplementos 12%

0,66

Tiempo Estndar (min)

6,154

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Auxiliar Administrativo
NO
X

Clasificacin

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1
82

NA

Revisa Facturas

Colaborador:
2

10

11

12

13

14

15

272

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

177,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
177,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Informe inventario otras zonas


del pais (bajo Cauca, Armenia)

Actividad:
Colaborador:
2

bajo cauca

374

561

armenia

186

260 1471 1917

0,35

Tiempo Estndar (min)

3,304

actividad que se realiza mensual, y en diferentes tiempos, pues se debe revisar bien el informe enviado por los asesores de las resp
6

10

11

12

13

14

15

631 1566

Administrativo

Cargo

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

870,8

100%

SI

NO
X

Clasificacin
NA

organizacin y revision de
papaeles adjuntos con el
contrato de plan pospago

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
870,8

1,0

10

11

12

13

14

60

82

81

282

116

180

160

148

57

59

89

254

143

285

129

223

286

134

123

238

105

200

93

93

129

135

179

190

15
74

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

149,2

100%

NO
X

Clasificacin
NA

Saca Copias del contrato del


plan pospago

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

1,74

Tiempo Estndar (min)

16,254

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
149,2

1,0

230

Tiempo
Promedio
(min)
2,4868
2,4868

Suplementos 12%

0,30

Tiempo Estndar (min)

2,785

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

14,5125

Colaborador:

Administrativo

Cargo

14,5125

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Tiempo
Promedio
(min)

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

2,9500

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

2,9500

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

2
586

3
81

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

299,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
299,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
4,9833
4,9833

Suplementos 12%

0,60

Tiempo Estndar (min)

5,581

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Auxiliar Administrativo
NO
X

Clasificacin

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1
182

NA

Ingreso de tula al sistema

Colaborador:
2
71

3
70

4
73

84

86

7
130

68

56

10

11

12

13

14

15

39

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

85,9

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
85,9

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Auxiliar Administrativo
NO
X

Clasificacin

2
73

3
111

Administrativo

Cargo

4
143

79

85

7
96

0,17

Tiempo Estndar (min)

1,603

Observaciones

8
101

9
75

10

11

12

13

14

15

100

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

98,3

100%

SI

NO
X

Clasificacin

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
98,3

1,0

2
92

3
98

4
57

73

47

7
66

8
88

9
63

10
78

11

12

212

120

13
76

14
97

15
69

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

86,8

100%

SI

NO
X

Clasificacin
NA

organiza dotacion de tarjetas


para dia siguiente por asesor

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA

0,20

Tiempo Estndar (min)

1,835

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
86,8

1,0

Tiempo
Promedio
(min)
1,4467
1,4467

Suplementos 12%

0,17

Tiempo Estndar (min)

1,620

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

1,6383

Colaborador:

Administrativo

Cargo

1,6383

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Tiempo
Promedio
(min)

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1
66

NA

Verificacion liquidacion
asesores comparando lo que se
le entrego en la maana

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA

1,4317

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

1,4317

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

1
120

NA

Legalizacion plan pospago

Tiempo
Promedio
(min)

10

47

76

76

90

62

72

68

107

143

94

55

65

32

189

183

100

89

104

120

178

11
88

12
104

13
62

14
62

15
134

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

96,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
96,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
1,6000
1,6000

Suplementos 12%

0,19

Tiempo Estndar (min)

1,792

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Auxiliar Administrativo
NO
X

Clasificacin

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1
389

NA

Activacion plan

Colaborador:
2
194

10

11

12

13

14

15

216

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

266,3

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
266,3

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

0,53

Tiempo Estndar (min)

4,972

Colaborador:
2
145

3
146

Administrativo

Cargo

4
104

10

11

12

13

14

15

176

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

180,4

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
180,4

1,0

NA

almacenamiento de tarjetas

11

12

13

14

15

185

187

125

195

210

500

186

185

147

201

302

215

247

189

152

185

186

210

215

214

217

197

150

145

300

201

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

206,3

100%

Actividad:

Auxiliar Administrativo

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

0,36

Tiempo Estndar (min)

3,367

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
206,3

1,0

NA

5400

Tiempo
Promedio
(min)
3,4389
3,4389

Suplementos 12%

0,41

Tiempo Estndar (min)

3,852

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

3,0067

Observaciones

10

125

Administrativo

Cargo

3,0067

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Tiempo
Promedio
(min)

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

4,4389

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

4,4389

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1
331

NA

ingreso sistema de colombia


movil

Actividad:

Tiempo
Promedio
(min)

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

5.400,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
5.400,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
90,0000
90,0000

Suplementos 12%

10,80

Tiempo Estndar (min)

100,800

10

ANEXO 3. REGISTRO DE TIEMPOS. OPERARIO DEL DMS


Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin
NA

Observaciones

Recepcin y envi de correos


Tiempos Observados (segundos)

10

11

12

13

14

15

239

477

118

143

85

91

193

210

216

116

188

179

191

240

116

119

220

169

256

116

200

230

257

183

150

158

201

402

369

301

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

204,4

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
204,4

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO

Clasificacin

225

2
79

3
139

4
343

5
101

6
379

7
118

10

11

12

13

14

15

0,41

Tiempo Estndar (min)

3,816

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

226,9

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal

226,9

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Administrativo

3,4072

Suplementos 12%

Tiempo
Promedio
(min)

431

NA

Proceso:

3,4072

Observaciones

Modificaciones en el DMS

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

Actividad:

3,7813

3,7813

Suplementos 12%

0,45

Tiempo Estndar (min)

4,235

Observaciones

impresin liquidacion de consumos


Cargo

Operario DMS

AUTOMATICA
SI

NO

Clasificacin

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

10

11

12

13

14

15

5091
NA

381

289

259

213

156

452

202

87

127

120

151

368

155

214

126

300

259

174

152

149

160

211

189

197

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

5.090,5

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
5.090,5

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
84,8417

84,8417

Suplementos 12%

10,18

Tiempo Estndar (min)

95,023

11

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

archiva fordis

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

2
15

NA

15

3
25

4
26

28

25

7
19

8
22

9
26

10
17

11

12

13

14

15

29

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

22,5

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
22,5

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Imprimir los For_dis_04 de cada


asesor para la realizacin de sus
rutas al da siguiente.

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO

Clasificacin

10

11

12

13

14

15

2085
TIEMPOS UNITARIOS

0,3742
0,3742

Suplementos 12%

0,04

Tiempo Estndar (min)

0,419

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

2.085,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
2.085,0

1,0

Tiempo
Promedio
(min)
34,7500

83

43

39

37

41

43

46

35

31

46

46

35

46

50

53

Total Tiempo Normal (min)

52

53

31

71

46

63

44

35

33

46

42

40

41

46

47

Suplementos 12%

34,7500
4,17

70

24

30

37

31

43

54

55

54

60

50

46

46

45

36

Tiempo Estndar (min)

38,920

40

Actualizacion informe puntos


nuevos

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

NA

10

11

12

13

14

15

0 1227

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

613,5

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
613,5

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin
NA

Atencion a la puerta

2
71

50

3
41

4
28

5
42

6
47

7
26

8
58

9
53

10
45

11
45

12
46

10,2250
10,2250

Suplementos 12%

1,23

Tiempo Estndar (min)

11,452

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

13
41

14

15
50

45

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

45,9

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
45,9

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
0,7644
0,7644

Suplementos 12%

0,09

Tiempo Estndar (min)

0,856

12

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO

Clasificacin

Responde y atiende llamadas

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

10

11

12

13

14

15

69

53

51

70

35

50

15

58

625

189

985

249

89

88

285

289

422

75

105

155

98

105

130

120

90

120

180

65

187

200

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

175,1

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
175,1

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Entregar y registrar las lneas


para Epin para los clientes a los
asesores.

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

297

NA

2
248

3
301

4
362

5
301

6
295

7
300

8
259

9
302

10

11

12

13

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

14

15

255

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

292,0

100%

NA

Organizar documento en el
sistema para las Modificaciones y
las Creaciones de IVR y lneas de
Epin.

0,35

Tiempo Estndar (min)

3,268

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
292,0

1,0

2094

10

11

12

13

Tiempo
Promedio
(min)
4,8667
4,8667

Suplementos 12%

0,58

Tiempo Estndar (min)

5,451

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

2,9178

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

2,9178

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

2.094,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
2.094,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
34,9000
34,9000

Suplementos 12%

4,19

Tiempo Estndar (min)

39,088

13

Actualizar y organizar el informe


con las ventas de los asesores y
proyecciones.

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Tiempos Observados (segundos)


1

144

538

699

546

392

201

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

NO
X

Clasificacin

431

765

586

232

397

552

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

NO
X

Clasificacin
NA

10

11

12

13

14

15

265

203

210

214

100

42

95

141

144

103

108

152

202

103

Valoracin
del ritmo
de trabajo

3.577,0

100%

10

11

553

125

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

4.076,0

100%

174

275

1,0

9
123

10
63

11

12

13

105

145

122

59,6167
59,6167

Suplementos 12%

7,15

Tiempo Estndar (min)

66,771

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
4.076,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

560

3.577,0

Tiempo
Promedio
(min)

Observaciones

Solucionar inconvenientes con


los que llegan los asesores y
supervisores con respecto a lo
que hayan encontrado en sus

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
67,9333
67,9333

Suplementos 12%

8,15

Tiempo Estndar (min)

76,085

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(seg)

165

Tiempos Observados (segundos)


1

Proceso:

SI

4076

NA
TIEMPOS UNITARIOS

AUTOMATICA

Actualizar o realizar informe de


las lneas que se encuentran
consumiendo.

Proceso:

SI

3577

NA
TIEMPOS UNITARIOS

AUTOMATICA

Observaciones

14

15
98

75

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

124,8

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
124,8

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
2,0792
2,0792

Suplementos 12%

0,25

Tiempo Estndar (min)

2,329

14

Proceso:
Cargo
AUTOMATICA
SI

NO
X

Administrativo

Actividad:

Operario DMS

Colaborador:

Clasificacin

Tiempos Observados (segundos)


1

497

Cargo
AUTOMATICA
SI

NO
X

Observaciones

10

11

12

13

14

15

7346

NA

Proceso:

informe de cluster

496

518

600

588

702

985

Actividad:

Operario DMS

Colaborador:
2

100%

10

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
7.346,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

1.800,0

100%

ingreso sistema de colombia


movil

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

2
47

NA

68

3
30

4
145

331

84

7
45

10

11

12

13

14,69

Tiempo Estndar (min)

137,125

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
1.800,0

1,0

14

15

32

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

97,8

100%

Cargo
AUTOMATICA
SI

NO
X

Actividad:

Operario DMS

Colaborador:

Clasificacin
NA

Edita informacion de empleados


en el CIS

Administrativo

2
61

144

3
118

4
73

5
56

6
138

7
83

8
103

9
204

10
119

11
90

12

13

100

141

30,0000
30,0000
3,60

Tiempo Estndar (min)

33,600

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
97,8

1,0

Tiempo
Promedio
(min)
1,6292
1,6292

Suplementos 12%

0,20

Tiempo Estndar (min)

1,825

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

122,4333

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

122,4333

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Tiempo
Promedio
(min)

Observaciones

1800

NA

7.346,0
402

Tiempos Observados (segundos)


1

Valoracin
del ritmo
de trabajo

Realizar Informe de Comisiones


para los asesores y supervisores.

Administrativo

Clasificacin

900 1658

Tiempo
Promedio
(seg)

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

110,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
110,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
1,8333
1,8333

Suplementos 12%

0,22

Tiempo Estndar (min)

2,053

15

Informe metas mensuales


asesores y supervisores.

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

10

11

12

13

14

15

5072

NA

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

5.072,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
5.072,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

informe comisiones

10

11

12

13

14

15

4500

NA

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

4.500,0

100%

Actualizacin de las mtricas de


los Asesores y supervisores y su
respectiva impresin.

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

10,14

Tiempo Estndar (min)

94,677

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
4.500,0

1,0

10

11

12

13

14

15

5400

NA

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

5.400,0

100%

NA

recepcion y envio de encomiendas

350

2
484

10

11

12

13

75,0000
9,00

Tiempo Estndar (min)

84,000

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
5.400,0

1,0

Tiempo
Promedio
(min)
90,0000
90,0000

Suplementos 12%

10,80

Tiempo Estndar (min)

100,800

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

75,0000

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Tiempo
Promedio
(min)

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

84,5333

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

84,5333

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

417,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
417,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
6,9500
6,9500

Suplementos 12%

0,83

Tiempo Estndar (min)

7,784

16

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

imprime y organiza informacion para los empleados

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

10

11

12

13

14

15

998

NA

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

998,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
998,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Actividad:

Cargo

Operario DMS

Colaborador:

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

otras actividades

10

11

12

13

14

15

1200 1800 1200 3600 3600 3600 3600 3600

NA

16,6333
16,6333

Suplementos 12%

2,00

Tiempo Estndar (min)

18,629

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Tiempo
Promedio
(min)

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

2.775,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
2.775,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
46,2500
46,2500

Suplementos 12%

5,55

Tiempo Estndar (min)

51,800

ANEXO 4. REGISTRO DE TIEMPOS. DIRECTOR COMERCIAL PARA MEDELLN.

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin
NA

Reunion gerentes

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

1
508

582 2097

4
241

5
117

6
79

7
204

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

546,9

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
546,9

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
9,1143
9,1143

Suplementos 12%

1,09

Tiempo Estndar (min)

10,208

17

Proceso:

Administrativo

Cargo

Director comercial Medelln

AUTOMATICA
SI

Actividad:

NO

Clasificacin

X
NA

llamadas

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

10

11

12

13

14

15

79

308

110

280

234

129

76

84

386

73

84

128

69

184

90

464

169

215

345

237

156

246

142

156

101

58

210

61

67

79

153

92

129

166

280

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

166,9

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
166,9

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo

Director comercial Medelln

AUTOMATICA
SI

Actividad:

NO

Clasificacin

X
NA

Revisa y envia correos

0,33

Tiempo Estndar (min)

3,115

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

102

338

64

247

67

153

246

58

264

149

144

649

7
218

Actividad:

Director comercial Medelln

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

8
222

9
76

10

11

459

50

12

13

14

205

101

237

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

202,5

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
202,5

1,0

NA

Seguimiento a ventas diarias

4319

Tiempo
Promedio
(min)
3,3742

3,3742

Suplementos 12%

0,40

Tiempo Estndar (min)

3,779

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

2,7810

Colaborador:

Administrativo

Cargo

2,7810

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Tiempo
Promedio
(min)

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

4.319,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
4.319,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
71,9833
71,9833

Suplementos 12%

8,64

Tiempo Estndar (min)

80,621

18

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin
NA

Revision agenda diaria

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

61

231

92

4
246

5
142

6
37

10

11

12

13

14

15

156

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

137,9

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
137,9

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin
NA

Reunion fidelizadoras

0,28

Tiempo Estndar (min)

2,573

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

556

166

217

4
86

10

11

12

13

14

15

582

SI

Actividad:

Director comercial Medelln

AUTOMATICA
NO

Clasificacin

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

321,4

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
321,4

1,0

Reunion personal administrativo

SI

NO
X

Clasificacin

87

56

350

10

11

12

13

14

15

Actividad:

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

164,3

100%

NA

Presentacion de concurso

0,64

Tiempo Estndar (min)

5,999

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
164,3

1,0

2903

Tiempo
Promedio
(min)
2,7389
2,7389

Suplementos 12%

0,33

Tiempo Estndar (min)

3,068

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

5,3567

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

Director comercial Medelln

AUTOMATICA

5,3567

Colaborador:

Administrativo

Cargo

Tiempo
Promedio
(min)

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

2,2976

Colaborador:

Administrativo

Cargo

2,2976

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Tiempo
Promedio
(min)

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

2.903,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
2.903,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
48,3833
48,3833

Suplementos 12%

5,81

Tiempo Estndar (min)

54,189

19

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin

Informe presupuesto

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

10

11

12

13

14

15

1789

NA

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

1.789,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
1.789,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin

Proyeccion

3,58

Tiempo Estndar (min)

33,395

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

3.107,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
3.107,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo
SI

Actividad:

Director comercial Medelln

AUTOMATICA
NO
X

Clasificacin

Capacitacion

Administrativo

Cargo

Actividad:

Director comercial Medelln

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

10

11

12

13

14

15

6,21

Tiempo Estndar (min)

57,997

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

3.865,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
3.865,0

1,0

NA

Informe empleados

3454

Tiempo
Promedio
(min)
64,4167
64,4167

Suplementos 12%

7,73

Tiempo Estndar (min)

72,147

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

51,7833

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

51,7833

Colaborador:

3865

NA

Tiempo
Promedio
(min)

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

29,8167

Suplementos 12%

Observaciones

3107

NA

29,8167

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

Tiempo
Promedio
(min)

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

3.454,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
3.454,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
57,5667
57,5667

Suplementos 12%

6,91

Tiempo Estndar (min)

64,475

20

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin

reunion diaria

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

10

11

12

13

14

15

3700

NA

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

3.700,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
3.700,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin
NA

Visita clientes

7,40

Tiempo Estndar (min)

69,067

Observaciones

Tiempos Observados (segundos)


1

300

256

800

754

129

400

325

454

252

202

201

142

301

305

304

298

10

11

12

13

14

15

321

322

336

366

352

301

368

298

305

304

333

325

369

300

Actividad:

Director comercial Medelln

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

334,1

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
334,1

1,0

Marcacion DMS

Administrativo

Cargo

Actividad:

Director comercial Medelln

AUTOMATICA
SI

NO
X

Clasificacin
NA

5,5683

Suplementos 12%

0,67

Tiempo Estndar (min)

6,237

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

2.280,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
2.280,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

5,5683

Observaciones

2280

NA

Tiempo
Promedio
(min)

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

61,6667

Colaborador:

Administrativo

Cargo

61,6667

Suplementos 12%

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Tiempo
Promedio
(min)

Reunion Supervisores

Tiempo
Promedio
(min)
38,0000
38,0000

Suplementos 12%

4,56

Tiempo Estndar (min)

42,560

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

347

154

652

4
341

5
254

6
187

7
188

8
90

9
300

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

279,2

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
279,2

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
4,6537
4,6537

Suplementos 12%

0,56

Tiempo Estndar (min)

5,212

21

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin

Informe PDA

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

10

11

12

13

14

15

3035

NA

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

3.035,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
3.035,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Proceso:

Administrativo

Cargo
AUTOMATICA
SI

Actividad:

Director comercial Medelln


NO
X

Clasificacin
NA

TABLERO

135

50,5833
50,5833

Suplementos 12%

6,07

Tiempo Estndar (min)

56,653

Observaciones

Colaborador:
Tiempos Observados (segundos)

Tiempo
Promedio
(min)

10

11

12

13

14

15

Tiempo
Promedio
(seg)

Valoracin
del ritmo
de trabajo

135,0

100%

Tiempo
Frecuencia
Promedio
por Ciclo
Normal
135,0

1,0

Total Tiempo Normal (min)

Tiempo
Promedio
(min)
2,2500
2,2500

Suplementos 12%

0,27

Tiempo Estndar (min)

2,520

22