PROCESSEN IN DE GREEP

Het pr oject Duur zaam Economisch Ruimtegebr uik (DECOR) van de pr ovincie Zuid-Holland afdeling Economische Zaken initieer t, f aciliteer t en stimuleer t de ontwikkeling van duur zame bedrijventer r einen. DECOR onder steunt r egionale initiatieven, dr aagt bij aan oplossingen voor r egionale pr oblemen en stelt kennis beschikbaar. Telef oon: 070 - 441 72 05 e-mail: decor@pzh.nl www.pr ojectdecor.nl

Novem • Is een agentschap van het Ministerie van Economische Zaken • Voer t beleid uit voor ver schillende overheden • Draagt hiermee bij aan de ontwikkeling naar een duur zame samenleving. Het pr ogr amma Duur zame Bedrijventer r einen is een pr ogr amma van het Ministerie van Economische Zaken. Novem voer t dit pr ogr amma uit. Meer inf or matie over dit pr ogr amma: Telef oon: 030 - 239 35 33 e-mail: dbt@novem.nl w w w. d b t . n ove m. n l

PROCESSEN IN DE GREEP
h a ndb o ek vo o r h e t b e hee rse n van s ame nwe rki ngs proc e s se n bij de ve rduurzaming va n bedrijventerreinen

in opdracht van Novem en DECOR

3D B T-0 3 . 13

INHOUD
Vo o ra f Voorwoord 1 Inleiding Deel I Het samenwerkingsproces nader bekeken Het samenwerkingsproces Procesmanager Samenwerkingspartners De uitdagingen van het spel Deel II Procesactiviteiten van idee naar uitvoering Idee en initiatief Verkenning van de omgeving Gezamenlijke ambities inbrengen door bijeenkomsten Gezamenlijke ambities vastleggen in plandocumenten Naar concrete acties Organisatie en afstemming Financiële organisatie Tussen GO en NO GO Externe nieuwsbrief Formaliseren Procesaspecten van uitvoering en daarna 1 3 4

THEMA ’ S DUURZAME BEDRIJVENTERREINEN
Thema’s Ruimtelijke kwaliteit Voorbeelden Algeheel onderhoudsniveau en aanleg openbare ruimte, groenvoorzieningen, verhardingen en gebouwen Ecologische kwaliteit (aantrekkelijkheid voor diersoorten, afwatering, etc.) Ruimtegebruik Intensivering door uitbreiding bebouwing horizontaal en/of verticaal Intensivering door medegebruik Verandering van ruimtegebruik door herontwikkeling

DE ZES PROCESFASEN
Het proces dat de ontwikkeling van een duurzaam bedrijventerrein doorloopt kan worden opgedeeld in zes elkaar opvolgende fasen. Dat zijn: • ideefase; • initiëringsfase; • oriëntatiefase; • planvormingsfase; • programmeringsfase; • uitvoeringsfase. Binnen de genoemde procesfasen worden verschillende procesactiviteiten ondernomen. Deze procesactiviteiten staan in deel II in min of meer chronologische volgorde beschreven. In de inhoudsopgave worden die activiteiten benoemd. Voor diegenen die zich willen richten op duidelijke procesfasen, is in bijlage 1, pag. 64 een uitgebreid overzicht van activiteiten per procesfase opgenomen. Hieronder volgt een beknopte beschrijving van de zes fasen IDE E FA S E ( PAG . 64) Een van de betrokken partijen (bedrijf, eigenaar, gemeente ambtenaar) signaleert een probleem of een behoefte met betrekking tot het betreffende bedrijventerrein. Door contact met andere betrokkenen wordt dit (globale) idee een gezamenlijk idee-in-wording. Er wordt onderzocht wie er allemaal betrokken zijn bij de ontwikkeling van het terrein. Er wordt een kort startdocument opgesteld. Het gemeentebestuur neemt een besluit om het proces in gang te zetten. IN ITIË RIN G S FA S E ( PAG . 65) Het proces komt nu echt op gang, er is steeds meer contact tussen de betrokken partijen. Er zijn verkennende gesprekken, kleine bijeenkomsten en wellicht al een grootschaliger bijeenkomst met meerdere vertegenwoordigers van het bedrijventerrein en de gemeente. Ideeën over verbetering van het terrein worden over en weer uitgewisseld, globale doelen komen in beeld. De afstemming krijgt een gestructureerde vorm, de betrokken partijen spreken de intentie uit om samen te werken aan verduurzaming (/duurzame herstructurering) van het bedrijventerrein (intentieverklaring, convenant). Nu al houdt men er rekening mee dat de op te zetten procesorganisatie later een uitvoeringsorganisatie zal worden en vervolgens een beheerorganisatie. In het verder uitgewerkte startdocument wordt de procesaanpak (mensen, middelen) beschreven. ORIËNTAT IEFA SE (PAG . 66) In deze fase worden de knelpunten, wensen, behoeften en oplossingsmogelijkheden en -onmogelijkheden nader onderzocht en deels worden al concrete acties verkend. Er wordt uitgebreid afgestemd met bedrijven, eigenaren, verschillende afdelingen binnen de gemeente en andere betrokken organisaties. Hiervoor is een degelijke procesorganisatie-structuur opgezet. Gezamenlijk worden de algemene doelen vastgesteld. De resulterende ontwikkelingsvisie en een groslijst van mogelijke projecten vormen de stevige basis voor een Masterplan. PL ANVORMINGSFASE (PAG. 66) De onderdelen van het Masterplan worden integraal op elkaar afgestemd, vanuit verschillende gemeentelijke beleidssectoren (of externe bureaus) wordt input geleverd. Een haalbare projectenlijst wordt vastgesteld (zicht op kosten en financieringsmogelijkheden). Verschillende werkgroepen waarin zowel bedrijven als gemeenteambtenaren participeren, gaan aan de slag met de uitwerking van de verschillende thema’s of deelprojecten. In deze fase wordt concreet welke verbeteringen zullen worden doorgevoerd en welke partijen financieel zullen bijdragen. Ook wordt gewerkt aan een strategische fasering van de projecten. Het gemeentebestuur accordeert het Masterplan. PROGR AMMERINGSFASE (PAG. 67) De fase van idee en visievorming is nu afgerond en geselecteerde projecten moeten worden uitgevoerd. Tijdens deze fase worden concrete projecten uit het Masterplan in hun onderlinge samenhang vertaald naar een uitvoeringsprogramma: een beschrijving van projecten met een tijdsplanning en een financiële planning. Er worden contracten gesloten met partijen die financieel bijdragen aan de projecten. Procesorganisatie en communicatie zijn tevens onderdelen van het uitvoeringsprogramma. UIT VOERINGSFASE (PAG . 68) De geplande projecten worden uitgevoerd. De procesorganisatie organiseert de controle van de geleverde kwaliteit, handhaaft planningen en zorgt dat de kosten binnen de budgetraming blijven. Ook zorgt zij voor een adequate communicatie met alle betrokken partijen en signaleert zij kansen en bedreigingen voor het samenwerkingsproces Tijdens de uitvoeringsfase zullen verschillende deelprojecten nog in ontwikkeling zijn en later worden uitgevoerd. De procesorganisatie waarin de samenwerking tussen de betrokkenen zeer concreet is geworden, vormt een stevige basis voor de naderhand op te zetten beheerorganisatie.

2 3 4 5

8 10 13 24

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

29 31 37

Juiste bedrijf op juiste plek/ segmentering Energie

Bedrijfsverplaatsing

Energie-uitwisseling Duurzame energieopwekking op het terrein

41 45 47 53 55 57 59 61

Grondstoffen Water

Afvalpreventieprogramma Waterbesparingsprogramma Afwatering en waterberging

Geluid

Isolatie Verandering van functies binnen geluidcontouren

Bijlagen Activiteitenoverzicht per procesfase Voorbeelden taakverdeling en procesorganisatie Voorbeeldverkenning van kostenposten en financiers Procesaspecten van nieuwe duurzame bedrijventerreinen 5 Subsidiemogelijkheden 6 Literatuursuggesties en websites 7 Bedrijventerreinen en procesmanagers 1 2 3 4

64 69 71 72 73 75 77

Verkeer en vervoer

Interne infrastructuur Parkeervoorzieningen Bewegwijzering, digitale informatievoorziening Vervoermanagement Bundeling goederenvervoer

Veiligheid

Gebiedsbeveiliging Gebouwbeveiliging Omgang met gevaarlijke stoffen

Voorzieningen op het terrein

Kinderopvang Horeca (/kantine) en detailhandel Vrachtautowasplaats Centrale vergaderruimte, kopieerfaciliteiten

Gezamenlijke inkoop (overlapt ook bovenstaande)

Energie Gevelreiniging Arbodiensten Catering Afvalverwijdering

Organisatie

Voorafgaand proces Uitvoering: contractbeheer, kwaliteitscontrole, financiële administratie, vergaderingen, etc.