januari 2004

Gemeente Amsterdam ProjectManagement Bureau Effectief Opdrachtgeverschap

De Amsterdamse Stadsdelen nader beschouwd
bijlage bij het rapport: “Effectief Opdrachtgeverschap bij Ruimtelijke Projecten”

Inhoud

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 9.13 9.14

Stadsdeelbeschrijvingen Oost/Watergraafsmeer Amsterdam-Osdorp Oud-West Oud-Zuid Westerpark Zuideramstel Bos en Lommer Amsterdam-Centrum Slotervaart/Overtoomse Veld Geuzenveld/Slotermeer Zeeburg De Baarsjes Zuidoost Amsterdam-Noord

3 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30

2

9

Stadsdeelbeschrijvingen

Van elk van de 14 stadsdelen wordt een korte beschrijving gegeven van: • de kenmerken van het stadsdeel; • de ruimtelijke opgave (onder andere stedelijke vernieuwingsprojecten en een greep uit de overige integrale ruimtelijke projecten zoals genoemd in de Nota Investeringsprioriteiten); • de organisatiestructuur en het opdrachtgeverschap rond de integrale ruimtelijke projecten, inclusief een organogram; • vormen van overleg rond de ruimtelijke projecten; • de reden waarom voor de beschreven organisatiestructuur is gekozen. De beschrijvingen zijn gebaseerd op de gehouden interviews, de schriftelijke informatie die naar aanleiding van de interviews is meegegeven, de websites van de stadsdelen en de Amsterdamse nota’s Stedelijke Vernieuwing en Investeringsprioriteiten, Nu of Straks. De in de beschrijvingen genoemde integrale ruimtelijke projecten zijn uit laatstgenoemde nota afkomstig. Het betreft overigens geen uitputtend overzicht. De stadsdeelbeschrijvingen geven een indicatie en een overzicht op hoofdlijnen van de verschillende manieren waarop binnen de stadsdelen het (interne) opdrachtgeverschap van ruimtelijke projecten is georganiseerd, en de context daarvan. De beschrijvingen beogen niet per stadsdeel een compleet gedetailleerd beeld te geven. Dit zou enerzijds de onderzoeksvraag ontstijgen, en anderzijds is daarvoor onvoldoende informatie beschikbaar, gelet op het beperkte aantal interviews per stadsdeel en de wisselende hoeveelheid aanvullende (schriftelijke) informatie. Per stadsdeel is een beschrijving opgesteld van de vormgeving van het opdrachtgeverschap per 1 september 2003. De stadsdelen zijn opgenomen in de volgende volgorde: • Oost/Watergraafsmeer • Osdorp • Oud-West • Oud-Zuid • Westerpark • Zuideramstel • Bos en Lommer • Amsterdam-Centrum • Slotervaart/Overtoomse Veld • Geuzenveld-Slotermeer • Zeeburg • De Baarsjes • Zuidoost • Noord Bij de organogrammen worden de volgende afkortingen vermeld: BWE: Bouwen, Wonen en Economie DB: Dagelijks Bestuur GSB: Grotestedenbeleid i.o.: in oprichting MT: Management Team REO: Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling ROB: Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer SV: Stedelijke vernieuwing VB: Vernieuwing Bijlmermeer W&W: Wonen en Werken

3

9.1

Oost/Watergraafsmeer

Opdrachtgever Opdrachtnemer MT

Stadsdeelbestuur: (Vz is coördinerend)

Stadsdeelsecretaris ProgrammaManager GSB i.o.

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd W&W

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Afdelingshoofd Projecten

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Oost/Watergraafsmeer is een stadsdeel met 58.000 inwoners. Dit stadsdeel is ontstaan uit een fusie tussen Oost en Watergraafsmeer in 1998. Het stadsdeel Oost stamt uit de negentiende eeuw en kent veel kleine en oude woningen. Er wonen veel jonge alleenstaanden. In Transvaal wonen veel (migranten-)gezinnen. Het stadsdeel Watergraafsmeer heeft woningbestand uit voornamelijk 1920 – 1940. Het stadsdeel kent weinig doorstroming, dus de gemiddelde leeftijd is hoog. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Oost/Watergraafsmeer als aandachtsgebied. - Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Transvaal Oost - Oosterpark Zuid - Dapperbuurt - Overige integrale ruimtelijke projecten: - Amstelstation - Overamstel/Amstelbusinesspark - Polderweg - Science Park A’dam - Wibautas (Infrastructuur + openbare ruimte) - Wibautstraat/Parooldriehoek

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten De uitvoering van ruimtelijke projecten is ondergebracht binnen de afdeling Projecten in de Sector Wonen & Werken. Het stadsdeel is bezig om een omslag te maken naar programmamanagement. Taken en bevoegdheden verdeling (per 1 september 2003) Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt op basis van de voortgangsrapportages het project aan; • zorgt voor het opstellen van strategische visies waar nodig;

4

maakt bindende afspraken met het management over de in de projecten te leveren producten.

Opdrachtgever: • coacht de projectleider; • overlegt met de projectleider over de projectorganisatie; • bespreekt voortgangsrapportages met de projectleider en maakt resultaatgerichte afspraken; • stuurt op inhoudelijke en kwalitatieve koers en personele inzet van het project d.m.v. overleg met de leidinggevenden van andere afdelingen. Opdrachtnemer: • is verantwoordelijk voor procedurele, inhoudelijk-strategische en procesaansturing; • stelt basisdocument en startnotitie op; • stimuleert andere afdelingen om mee te denken. Lijnmanagement: • is verantwoordelijk voor de inhoudelijke en kwalitatieve inbreng door hun medewerkers in de projecten en de personele inzet. In de jaarlijkse sectorplannen wordt beschreven hoeveel uur per afdeling wordt begroot voor een project. Dit wordt zoveel mogelijk afgestemd met de andere sectoren. De lijn is verantwoordelijk voor het leveren van capaciteit en kwaliteit, ook als eventueel extern moet worden ingekocht; • beschikt over het budget. Boven € 75.000 ligt de budgetbevoegdheid bij het sectorhoofd Wonen & Werken, daaronder bij het afdelingshoofd projecten. In de jaarlijkse werkplannen wordt het budget voor een project geregeld. Alleen wat over het budget heen gaat, wordt besproken. Overleg Er is regelmatig overleg tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast wordt er regelmatig gerapporteerd. Er zijn plannings- en voortgangsgesprekken. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Het opdrachtgeverschap is om praktische redenen in eerste instantie bij het afdelingshoofd projecten neergelegd. Het sectorhoofd Wonen & Werken was te veel bezig met de fusie van de stadsdelen Oost en Watergraafsmeer. Per 1 september 2003 wordt het sectorhoofd Wonen & Werken opdrachtgever. Deze omslag is ingezet om de integraliteit te waarborgen.

5

9.2

Amsterdam-Osdorp

Opdrachtgever Gemandateerd opdrachtgever Opdrachtnemer MT

Stadsdeelbestuur (projectportefeuillehouder)

Stadsdeelsecretaris

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd W&W

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Afdelingshoofd Projecten

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Osdorp is een stadsdeel met 43.000 inwoners en heeft sinds 1981 een eigen bestuur. Osdorp is één van de vier westelijke tuinsteden. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt de westelijke tuinsteden als ontwikkelingsgebieden. De ontwikkeling van deze stadsdelen is gericht op aanpak van de eenzijdigheid en beperkte kwaliteit van de naoorlogse woningen. Doel is verbetering van de woon-, werk- en leefomgeving. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - ZuidWest Kwadrant - Osdorp Midden-Noord - De Punt - Osdorp Centrum - Wildemanbuurt - Calandterrein - Meer en Oever Overige integrale ruimtelijke projecten: - Lutkemeer deelgebied 3

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten De uitvoering van integrale ruimtelijke projecten is ondergebracht binnen de afdeling Projecten in de sector Wonen & Werken. (Per 1 september 2003 zal tevens een Projectbureau Stedelijke Vernieuwing worden opgericht. Dit projectbureau wordt samen met de consortia opgericht, om procesmanagement en communicatie binnen de stedelijke vernieuwing te bundelen. De verwachting is dat daarmee de uitvoering van de plannen effectiever en efficiënter zal verlopen.)

6

Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • geeft de ambtelijke organisatie (stadsdeelsecretaris) opdracht tot uitvoering van plannen/projecten; • stuurt het proces, op hoofdlijnen. Ambtelijk opdrachtgever: • is primair verantwoordelijk voor de randvoorwaarden en het proces; • stelt de bestuursopdracht op, in nauw overleg met bestuurlijk opdrachtgever/wethoudersoverleg en andere sectorhoofden/MT; • is verantwoordelijk voor signalering van en aandragen oplossing voor knelpunten tussen project en lijnwerkzaamheden binnen het stadsdeel; • stelt knelpunten aan de orde in MT en draagt oplossingen aan bij niet tijdig aanleveren (deel)producten andere sectoren (zonder bevredigende verklaring) of oponthoud door conflicterende bestuurlijke belangen; • is verantwoordelijk voor (de coördinatie van) het gehele besluitvormingsproces binnen Osdorp. Opdrachtnemer: • wordt zoveel mogelijk intern ingehuurd; • is integraal verantwoordelijk voor totstandkoming, beleidsinhoudelijke afstemming en tijdigheid van de inhoudelijke producten van het project; • huurt de projectmedewerkers vanuit de lijn in voor afgesproken hoeveelheid uren/deskundigheid/kwaliteit, en stuurt deze (materieel) aan. De projectmedewerkers krijgen mandaat van hun lijnmanager om in de projectgroep te kunnen participeren. Lijnmanagement: • levert de benodigde capaciteit van de projectmedewerkers. Betrekt deze eventueel extern; • blijft (formeel) leidinggevende van de projectmanagers. Overleg Er vindt intensief overleg plaats tussen ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever overlegt bij het ontwikkelen van de bestuursopdracht ook met de overige MT-leden, om instemming te verwerven voor het geplande eindresultaat van het project. Voor het overige overlegt de ambtelijk opdrachtgever met het MT indien noodzakelijk (knelpunten). De ambtelijk opdrachtgever overlegt met de projectmanager, en vertaalt de wensen en opdrachten van het bestuur en MT voor de projectmanager. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Gekozen is voor een projectbureau binnen de lijn om voldoende aansluiting bij de staande organisatie te krijgen. Er is voor gekozen om zoveel mogelijk interne projectmanagers en –medewerkers te gebruiken, ter bevordering van de interne kwaliteit.

7

9.3

Oud-West

Opdrachtgever Gemandateerd opdrachtgever Opdrachtnemer MT

Stadsdeelbestuur (vakportefeuillehouder)

Stadsdeelsecretaris

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd BWE

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Hoofd Projectbureau

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Oud-West is een stadsdeel met 32.000 inwoners. Het stadsdeel heeft sinds 1990 een eigen bestuur. Oud-West is het kleinste (2 km²), meest dichtbevolkte, stadsdeel. De woningbouw dateert van rond 1900 en betreft kleinere woningen die vooral in trek zijn bij jonge mensen. Het stadsdeel kent veel particuliere eigendom en verhuur, en minder woningbezit van corporaties. De herontwikkeling is daardoor intensief. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Oud-West als basisgebied. Onderkend wordt dat een impuls aan de stedelijke vernieuwing moet worden gegeven, maar met een lage intensiteit. Oud-West heeft voornamelijk beheertaken. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - geen Overige integrale ruimtelijke projecten: - Oud-West GVB hallen / Bilderdijkkade - herstructurering winkelstraten

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Binnen de Sector Bouwen, Wonen en Economie is in 2000 een Projectbureau opgericht voor de uitvoering van complexe, integrale projecten. Dit kunnen ook andere dan ruimtelijk projecten zijn. De leden van het MT zijn afwisselend opdrachtgever voor de verschillende projecten die in het stadsdeel spelen. Bij voorkeur het MT-lid dat affiniteit heeft met het doel en proces van het project. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • geeft namens het DB richting en bewaakt de voortgang. Is kaderstellend; • informeert de overige DB-leden over de voortgang.

8

Ambtelijk opdrachtgever: • stuurt de projectmanager aan, en vertaalt MT-besluiten in acties voor de projectmanager; • is budgethouder voor het project; • is verantwoordelijk voor een regelmatige voortgangsrapportage aan de bestuurlijk opdrachtgever; • agendeert het project in het MT als daar inhoudelijk aanleiding voor is. Opdrachtnemer: stuurt in de projecten; • maakt afspraken met de sectormanagers over te leveren inhoud, tijd, capaciteit; • stuurt de projectmedewerkers inhoudelijk aan voor de duur van het project; • is verantwoordelijk voor de geleverde/ingehuurde (lijn)diensten; • bewaakt de factoren tijd, geld en kwaliteit; • informeert regulier de ambtelijk opdrachtgever. Lijnmanagement: • levert de afgesproken capaciteit en kwaliteit ten behoeve van het project, eventueel extern; • is verantwoordelijk voor kennis en vaardigheden van de projectmedewerkers en voor de werkzaamheden die zij leveren aan het project. Overleg • De projectmanager informeert regulier de ambtelijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtgever informeert de bestuurlijk opdrachtgever. In uitzonderingssituaties vindt er contact tussen de bestuurlijk opdrachtgever en de opdrachtnemer plaats. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? • Het projectbureau is bewust binnen de lijn geplaatst. Het idee is dat een projectbureau buiten de lijn teveel op zichzelf gaat staan, een eiland wordt.

9

9.4

Oud-Zuid
Opdrachtgever Gemandateerd opdrachtgever Opdrachtnemer MT Stadsdeelsecretaris Stadsdeelbestuur (projectportefeuillehouder)

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd REO

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Afdelingshoofd Projecten

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Oud-Zuid is in 1996 ontstaan uit een fusie tussen De Pijp en Zuid. Het stadsdeel heeft 83.000 inwoners. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Oud-Zuid als basisgebied. Onderkend wordt dat een impuls aan de stedelijke vernieuwing moet worden gegeven, maar met een lage intensiteit. Oud-Zuid heeft voornamelijk beheertaken. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - geen Overige integrale ruimtelijke projecten: - Havenstraat - Schinkeleilanden - Stadionplein

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Binnen de Sector Ruimtelijke & Economische Ontwikkeling bevindt zich de afdeling Projecten. Deze afdeling verzorgt alle ‘concernprojecten’, dat wil zeggen projecten die sectoroverstijgend zijn, dan wel complex, dan wel politiek gevoelig. Het MT is in gezamenlijkheid ambtelijk opdrachtgever. De sectorhoofden van de verschillende sectoren zijn, afhankelijk van het onderwerp, gemandateerd opdrachtgever. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • definieert de resultaten en ambities van het project; • definieert de ambtelijke verantwoordelijkheid.

10

Ambtelijk opdrachtgever: • bepaalt de doelstellingen van het project, in nauw overleg met de bestuurlijk opdrachtgever; • bewaakt het proces; • bewaakt de inhoud; • faciliteert de projectleider (zorgt voor voldoende budgetten etc.); • adviseert de bestuurlijk opdrachtgever. Opdrachtnemer: • verzorgt de verdere vormgeving van het project; • stelt het plan van aanpak etc. op; • heeft een eigen budget, maar mag externe verplichtingen alleen aangaan in overleg met de opdrachtgever; • is verantwoordelijk voor de capaciteit en kwaliteit van de projectmedewerkers; • de projectmedewerkers komen (zoveel mogelijk) uit de lijn, maar fungeren voor de duur van het project onder leiding van de projectleider. Lijnmanagement: • levert capaciteit en kwaliteit aan het project. De inzet/capaciteit is vastgelegd in het projectplan, vastgesteld door het MT. Overleg Voor alle projecten is er zowel een ambtelijk overleg (projectleider + ambtelijk opdrachtgever) en een bestuurlijk overleg (projectleider + ambtelijk opdrachtgever + bestuurder). De verhouding tussen opdrachtgever en projectleider is een kwestie van goede afspraken maken. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Het Projectbureau is binnen de Sector Ruimtelijke & Economische Ontwikkeling geplaatst, omdat daar van oudsher al een projectbureau bestond. Oud-Zuid is te klein voor een zelfstandig projectbureau. Misschien is een zelfstandig projectbureau een oplossing als binnenkort blijkt dat er meer echt grote projecten moeten worden getrokken. Na de fusie is er gekozen voor projectmatig werken, maar de organisatie is dan nog niet direct op deze nieuwe manier van werken ingesteld. In december 2002 is gekozen voor een nieuwe, meer pragmatische manier van werken, want de stadsdeelorganisatie van Oud-Zuid is verdeeld over twee gebouwen. De opdrachtgever en de projectmanager zaten daardoor te ver van elkaar. In de nieuwe opzet is er voor gekozen om de concernprojecten zo dicht mogelijk op de lijn te zetten, om de interactie tussen opdrachtgever en projectmanager gaande te houden.

11

9.5

Westerpark

Opdrachtgever Gemandateerd opdrachtgever Opdrachtnemer MT

Stadsdeelbestuur (Vakportefeuillehouder W&W)

Stadsdeelsecretaris

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd W&W

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Afdelingshoofd Projecten

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Westerpark is een stadsdeel met 34.000 inwoners, en heeft sinds 1990 een eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Westerpark als aandachtsgebied. Delen van Westerpark zijn volgens de Nota toe aan een integrale, gebiedsgerichte aanpak. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Fannius Scholtenbuurt - Zeeheldenbuurt - Spaarndammerhout - Westergasfabriek Potentiële integrale ruimtelijke projecten: - Markthallen

Voor het project Westergasfabriek is een aparte projectorganisatie opgezet, onder opdrachtgeverschap van de stadsdeelsecretaris. De bestuurder stuurt hier op inhoud. Hieronder wordt verder ingegaan op de organisatie rond de overige projecten. Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Binnen de Sector Wonen & Werken is een afdeling Projecten opgericht voor de voorbereiding en uitvoering van de integrale ruimtelijke projecten. De afdeling bestaat uit projectmanagers, projectsecretaris of assistent-projectmanager en secretariaatscapaciteit. De projectmanagers geven leiding aan deze afdeling. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt inhoudelijk. Ambtelijk opdrachtgever: • stuurt op continuïteit, menskracht (kwaliteit en capaciteit) en middelen.

12

Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor: • prioriteiten, voortgang en de samenhang in een project; • de ambtelijke afstemming en samenwerking met de lijnorganisatie; • het projectbudget, • de interne en externe communicatie; • is voor zijn project lid van het MT. Lijnmanagement: • levert en is verantwoordelijk voor de projectmedewerkers (capaciteit/kwaliteit). Overleg Er vindt structureel overleg plaats over de inhoudelijke voortgang tussen de bestuurlijk opdrachtgever en de projectmanager, voor het grootste project in ieder geval tweewekelijks. Het sectorhoofd, in zijn hoedanigheid van ambtelijk opdrachtgever, heeft tweewekelijks overleg met de projectmanagers. Elke drie weken is er een stafoverleg tussen bestuurder, projectmanager en ambtelijk opdrachtgever. Wanneer nodig schuiven andere portefeuillehouders aan. In het MT kunnen knelpunten tussen project en lijn aan de orde worden gesteld. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Een projectbureau kan de slagvaardigheid bevorderen, een projectbureau gaat voor resultaat. Bij het werken in projecten staan vooral de ontwikkeling en de productie centraal, de (relatief) korte termijn; in de lijnorganisatie staan ontwikkeling en toepassing van beleid en procedures meer centraal, samenhang en continuïteit.

13

9.6

Zuideramstel

Opdrachtgever Opdrachtnemer MT

Stadsdeelbestuur (Vakportefeuillehouder W&W)

Stadsdeelsecretaris

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd Ontwikkeling

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Hoofd Projectbureau i.o.

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Zuideramstel is een stadsdeel met 46.000 inwoners. Zuideramstel is in 1998 ontstaan uit een fusie tussen de Rivierenbuurt, Buitenveldert en een deel van stadsdeel Zuid (Prinses Irenebuurt). Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Zuideramstel als basisgebied. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - geen Overige integrale ruimtelijke projecten: - aanpassingen Amstelveenlijn - diverse deelprojecten Zuidas - Zuideramstel 4 welzijnslocaties

Voor de Zuidas is het coalitiemodel geïntroduceerd. Dit wordt verder buiten beschouwing gelaten. Hieronder wordt ingegaan op de organisatie rond de projecten die onder verantwoordelijkheid van het stadsdeel vallen. Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Binnen de Sector Ontwikkeling is een projectbureau in oprichting welk primair verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en uitvoering van integrale ruimtelijke projecten in het stadsdeel. Het sectorhoofd Ontwikkeling wordt in de nieuwe situatie opdrachtgever. Nu wordt nog per project een sectorhoofd aangewezen als opdrachtgever. In het organogram en in de beschrijving hieronder is uitgegaan van de nieuwe situatie.

14

Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • zit dicht op de projecten; • ambtelijk opdrachtgever: • stuurt in de nieuwe situatie op inhoud; • bewaakt de voortgang; • regelt de capaciteit. Opdrachtnemer: • is verantwoordelijk voor de voortgang van een project. Lijnmanagement: • levert en is verantwoordelijk voor de projectmedewerkers (inhoudelijke capaciteit en kwaliteit). Uren worden ingekocht door het projectbureau. Overleg Het hoofd van het projectbureau overlegt met name met het sectorhoofd Ontwikkeling. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Sinds kort is het sectorhoofd Ontwikkeling ambtelijk opdrachtgever voor nieuwe projecten. Voorheen was één van de sectorhoofden, willekeurig welke ambtelijk opdrachtgever. Deze hoefde dus geen enkele ervaring met projecten of inhoudelijke affiniteit met het project te hebben. Dit bleek in de praktijk niet goed te werken. Het sectorhoofd Wonen & Werken wordt geacht deze kennis, ervaring en affiniteit wel te hebben. Daarnaast is een projectbureau binnen de Sector Ontwikkeling in oprichting om de controle, volledigheid en uitvoerbaarheid van de projecten ten goede te laten komen.

15

9.7

Bos en Lommer

O pd rac htge ve r O pd rac htne m e r MT S tads de elb es tuu r ( vak po rte fe uille hou de r)

S tads de els ec r etaris

S ec torh oo fd ....

S ec torh oo fd W & W

S ec torh oo fd ....

S ec torh oo fd ....

S ec torh oo fd P rojec te n i.o.

P rojec tm an age r

Kenmerken stadsdeel Bos en Lommer is een stadsdeel met 31.000 inwoners, en heeft sinds 1990 een eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt het westelijk deel van Bos en Lommer als Ontwikkelingsgebied (ligt buiten de Ring) en het oostelijk deel van Bos en Lommer als Aandachtsgebied (ligt binnen de Ring). Het merendeel van de woningen is goedkoop en klein. Het westelijk deel (ontwikkelingsgebied) valt onder de westelijke tuinsteden. De ontwikkeling van de westelijke tuinsteden is gericht op aanpak van de eenzijdigheid en beperkte kwaliteit van de naoorlogse woningen. Doel is verbetering van de woon-, werk- en leefomgeving. Trefwoorden voor de aanpak van het oostelijk deel (aandachtsgebied) zijn: het opheffen van kwaliteitsachterstanden in de bestaande woningvoorraad, de verbetering van woningen, het splitsen en verkopen van woningen, het samenvoegen van kleine woningen tot grote woningen en de herinrichting van de openbare ruimte (straten en groen). Nieuwbouw is gericht op ouderen en op huishoudens met een middeninkomen. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Kolenkit - Jan van Galen Sportpark - Admiraal de Ruyterweg Overige integrale ruimtelijke projecten: - Bos & Lommerplein

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten In Bos en Lommer worden integrale ruimtelijke projecten uitgevoerd binnen een afdeling Projecten die is gesitueerd binnen de Sector Wonen & Werken. Er is een kwartiermaker aangesteld om voor deze projecten een projectbureau op te richten in (de vorm van) een aparte Sector Projecten. Het streven is dat het nieuwe projectbureau er in het najaar van 2003 staat. In het organogram en de beschrijving hieronder is uitgegaan van de ideeën voor het nieuwe projectbureau.

16

Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt op het project. Ambtelijk opdrachtgever: • stuurt de projectmanagers en de staf van het projectbureau aan; • is verantwoordelijk voor de voortgang, financiën en administratieve organisatie; • beschikt over budget om de staf van de eigen afdeling te betalen; • krijgt mogelijk het beheer van de projectbudgetten (zie ‘lijnmanagement’); • is smeerolie in de radertjes van de gemeente om de randvoorwaarden te scheppen zodat projecten tot resultaat komen. Opdrachtnemer: • wordt voor grotere projecten extern ingehuurd. Is bij kleinere projecten bij voorkeur intern; • is integraal eindverantwoordelijk voor het project (resultaat, tijd, geld); • legt verantwoording af aan het sectorhoofd projecten. Lijnmanagement: • levert en is formeel verantwoordelijk voor projectmedewerkers (capaciteit en kwaliteit), eventueel extern; • beheert de projectbudgetten. Mogelijk gaat dit (gedeeltelijk) over op sectorhoofd projecten (zie ‘ambtelijk opdrachtgever’). Overleg De afstemming tussen de ambtelijk opdrachtgever en de bestuurlijk opdrachtgever loopt momenteel via het tweewekelijks stafoverleg. De projectmanager schuift aan wanneer dat gewenst is. In het MT vindt de afstemming plaats tussen het sectorhoofd projecten en de overige sectorhoofden die leveren aan de projecten. Waarom wordt er voor deze manier van organiseren gekozen? Oorspronkelijk kregen de MT-leden projecten toegewezen als opdrachtgever. Dat werkte niet goed, omdat het leiderschap door de opdrachtgever ontbrak, evenals een eenduidige wijze van organiseren en de greep op de projectmanagers. Vervolgens is het sectorhoofd Wonen & Werken aangewezen als opdrachtgever van de projecten, maar de combinatie van deze taak met het lijnmanagement blijkt te zwaar. Het projectbureau zou het proces moeten structureren en transparanter maken. Ook is het doel het bewustzijn met betrekking tot projecten in de organisatie te verstreken.

17

9.8

Amsterdam-Centrum

Opdrachtgever Opdrachtnemer MT

Stadsdeelbestuur (coördinerend portefeuillehouder)

Stadsdeelsecretaris

Sectorhoofd BWE Rayonmanager BWE

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Hoofd Projectbureau

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Amsterdam-Centrum is een stadsdeel met ongeveer 88.000 inwoners. Het stadsdeel heeft sinds 1996 een eigen organisatie en sinds 2002 een eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Amsterdam Centrum (Binnenstad) als basisgebied. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - geen Overige integrale ruimtelijke projecten: - Czaar Peterbuurt - Aansluiting Noord-Zuidlijn stationshal - Binnenstad Oosterdok - Grote stadshartlus

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten De strategie ten aanzien van ruimtelijke projecten kent twee niveaus, beide ondergebracht in de lijn: 1) het rayonniveau; 2) het projectbureau. Ad 1) Het rayonniveau Amsterdam-Centrum is opgedeeld in 4 rayons. Elk rayon heeft zijn eigen rayonmanager en rayonteam. De Sector Bouwen, Wonen & Economie (BWE) heeft 2 rayons samengevoegd en dus 3 rayonmanagers. De rayonmanagers maken met hun team een vertaling van alle beleidsdocumenten voor de wijken in hun eigen rayon en formuleren daarbij de uitgangspunten voor de wijken. Deze uitgangspunten fungeren als kader voor de toetsing van ontwikkelingen in de buurt.

18

De mensen in het team komen uit de lijn, uit de verschillende sectoren. Op die manier worden de verschillende beleidsdoelen samengebracht en is de aandacht voor de beleidsdoelen verzekerd. Het integrale product van de rayonteams BWE valt onder de verantwoordelijkheid van het sectorhoofd BWE. De eigen inhoud van de verschillende sectoren daarin valt onder de verantwoordelijkheid van de betreffende sector. Vanuit de rayons kunnen bijvoorbeeld knelpunten of particuliere initiatieven leiden tot een startnotitie/projectopdracht. Deze worden overgedragen aan de projectmanager van het projectbureau. Ad 2) Projectbureau Het stadsdeel kent een Projectbureau binnen de Sector BWE. Het projectbureau leidt projecten vanaf het moment dat de startnotitie bestuurlijk is vastgesteld. Inhoud en doel van het project zijn een gegeven dat volgt uit het eerste (rayon)niveau en dat is verwoord in een startnotitie/projectopdracht. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt op het project; • is verantwoordelijk voor strategie richting raad en belanghebbenden, en voor communicatie. Ambtelijk opdrachtgever: • heeft alle benodigde bevoegdheden; • is niet hiërarchisch leidinggevend over de mensen in hun rayonteam. Opdrachtnemer: • heeft alle bevoegdheden over de wijze van aanpak, mensen en middelen binnen de via de projectopdracht gemaakte afspraken. Om buiten deze afspraken te kunnen treden is overleg nodig met het hoofd projectontwikkeling. Lijnmanagement: • is verantwoordelijk voor inzet capaciteit, kwaliteit van de medewerkers in rayon en project. Eventueel benodigde externe capaciteit wordt ook ingekocht via de lijn. Overleg Het model kent vele vormen van overleg. De afdelingshoofden overleggen regelmatig, de sectorhoofden ongeveer 4 keer per jaar. De rayonmanagers overleggen met de bestuurlijk opdrachtgever en projectmanagers. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Het systeem van rayonmanagement is gekopieerd uit de aanpak van de stadsvernieuwing in de jaren zeventig en tachtig. Toen bestond er een projectgroep stadsvernieuwing, met vertegenwoordigers uit alle diensten. Nu zijn rayonmanagement en projectmanagement uit elkaar getrokken, hoewel ze nog wel allebei binnen de sector BWE vallen. Het is vergelijkbaar met programmamanagement, maar dan binnen de lijn.

19

9.9

Slotervaart/Overtoomse Veld

Opdrachtgever Gemandateerd opdrachtgever Opdrachtnemer MT Stadsdeelsecretaris Stadsdeelbestuur (portefeuillehouder SV)

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd W&W

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Hoofd Projectbureau SV

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Slotervaart/Overtoomse Veld is een stadsdeel met 44.000 inwoners en heeft sinds 1990 een eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht Slotervaart/Overtoomse Veld is één van de vier westelijke tuinsteden. De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt deze stadsdelen als ontwikkelingsgebieden. De ontwikkeling van de westelijke tuinsteden is gericht op aanpak van de eenzijdigheid en beperkte kwaliteit van de woningen. Verbetering van de woon-, werk- en leefomgeving. Het Bureau Parkstad is ingesteld om de stedelijke vernieuwingsopgave in de vier stadsdelen van de Westelijke Tuinsteden te coördineren. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Overtoomse Veld - Delflandplein / Staalmanplein - Lelylaan - Lelylaan 2e fase - Slotervaart Noord Overige integrale ruimtelijke projecten: - Jan Tooropstraat - Oude Haagseweg - Overtoomse Veld - Rembrandtpark renovatie - Riekerpolder 2e fase

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Voor de uitvoering van de stedelijke vernieuwingsprojecten is binnen de Sector Wonen & Werken een Projectbureau Stedelijke Vernieuwing opgericht. Het hoofd van het projectbureau is gemandateerd opdrachtgever, maar maakt geen deel uit van het MT. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt op het project.

20

Ambtelijk opdrachtgever: • is verantwoordelijk voor de voortgang van het totale programma stedelijke vernieuwing; • moet zorgen voor de inbedding van stedelijke vernieuwing in de organisatie; • zit niet in het MT, inbreng in MT is mogelijk via het sectorhoofd W&W; • heeft wel feitelijk veel budget- en mandaatbevoegdheden. Opdrachtnemer: • wordt extern ingehuurd; • is verantwoordelijk voor het proces en de voortgang van het project, en daarmee ook voor de externe contacten en het verkrijgen van subsidies; • heeft per project een budget van € 4,5 mln per jaar voor projectmanagement. Voor al het andere geld is overleg nodig met het afdelingshoofd Stedelijke Vernieuwing. Het sectorhoofd Wonen & Werken is tekenbevoegd. Lijnmanagement: • levert de projectmedewerkers; • bepaalt wie deelneemt aan het project en de inhoud van het project. Bepaalt ook of de projectmanager externe capaciteit/kwaliteit in kan huren. Overleg Er is veel overleg. Wekelijks is er een MT Wonen & Werken. Ook is er wekelijks portefeuillehoudersoverleg, met de portefeuillehouder stedelijke vernieuwing, het sectorhoofd Wonen & Werken, het hoofd van het Projectbureau Stedelijke Vernieuwing en de projectmanager. Daarnaast is er een beleidsplatform stedelijke vernieuwing, waar de afdelingshoofden uit de sector Wonen & Werken bijeenkomen voor de afstemming. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Vanwege de grote stedelijke vernieuwingsopgave is gekozen voor een apart Projectbureau Stedelijke Vernieuwing. Er is gekozen voor een verzwaring van de lijn, zodat de lijn in staat is kwaliteit te leveren. Het Projectbureau Stedelijke Vernieuwing is om praktische redenen binnen de Sector Wonen & Werken geplaatst, vanuit de historie. Een plek onder de stadsdeelsecretaris was gelet op diens feitelijke positie niet goed mogelijk. Het kan zijn dat wanneer er een nieuwe stadsdeelsecretaris begint, de structuur wordt gewijzigd.

21

9.10 Geuzenveld-Slotermeer

Opdrachtgever Gemandateerd opdrachtgever Opdrachtnemer MT Stadsdeelsecretaris Programmamanager Stadsdeelbestuur (portefeuillehouder SV)

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd W&W

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Afdelingshoofd ....

Afdelingshoofd projecten

Afdelingshoofd ....

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Geuzenveld/Slotermeer is een stadsdeel met 40.000 inwoners en heeft sinds 1990 eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Geuzenveld/Slotermeer als ontwikkelingsgebied. Geuzenveld/Slotermeer is een van de vier Westelijke Tuinsteden. De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt de westelijke tuinsteden als ontwikkelingsgebieden. De ontwikkeling van deze stadsdelen is gericht op aanpak van de eenzijdigheid en beperkte kwaliteit van de naoorlogse woningen. Doel is verbetering van de woon-, werk- en leefomgeving. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Buurt 9 - Geuzenveld Zuid - Buurt 5 - Noordoever - Slotermeer-Zuid - Slotermeer-Noord - Geuzenbaan Overige integrale ruimtelijke projecten: - Geuzenveld Noord - Osdorper Bovenpolder - Sloterplas

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Recentelijk heeft het stadsdeel Geuzenveld/Slotermeer een programmamanager aangesteld die de stedelijke vernieuwing in het stadsdeel gaat coördineren. De programmamanager valt onder de stadsdeelsecretaris en is lid van het MT. Per sector is ter ondersteuning van het sectorhoofd iemand aangesteld die binnen de sector de coördinatie voor de stedelijke vernieuwing voor zijn rekening neemt. Per stedelijk vernieuwingsgebied is er een gebiedscoördinator aangesteld die de coördinatie van de werkzaamheden per vernieuwingsgebied verzorgt.

22

Het cluster Projecten is ondergebracht bij de Sector Wonen & Werken. Dit cluster werkt ook aan integrale projecten en projecten van andere sectoren. De filosofie binnen het stadsdeel is dat de stedelijke vernieuwing zo veel als mogelijk in de lijn dient te worden uitgevoerd. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt het project inhoudelijk. Ambtelijk opdrachtgever: • is namens de stadsdeelsecretaris verantwoordelijk voor de bewaking van het gehele proces van de stedelijke vernieuwing, waarbij het accent in de planvormingsfase meer op integrale, inhoudelijk afweging ligt en in de uitvoeringsfase op de voortgang; • beheert het stedelijk vernieuwingsbudget; • huurt op basis van een bestuurlijk vastgesteld programma projectmedewerkers capaciteit en kwaliteit uit de lijn. Ambtelijk opdrachtnemer: • is verantwoordelijk voor de levering van capaciteit en/of (deel)producten; • is verantwoordelijk voor het optimaliseren van de werkorganisatie waarbinnen de gevraagde capaciteit en/of producten geleverd moeten worden. Lijnmanagement: • levert de projectmedewerkers (capaciteit en kwaliteit) op basis van contracten met de programmamanager. Hiervoor geldt bestuurlijke prioriteit; • is verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit van het project; • de sectorcoördinator implementeert (als rechterhand van het sectorhoofd) de afspraken die met de programmamanager zijn gemaakt; • de gebiedscoördinator is verantwoordelijk voor de inhoudelijke coördinatie per deelgebied. Overleg Op strategisch niveau worden de algemene lijnen van beleid over stedelijke vernieuwing uitgezet door het MT. De programmamanager stuurt de gemaakte afspraken in de vorm van stadsdeelbrede programma's op grond van stedelijke vernieuwing op hoofdlijnen aan. Het MT en DB overleggen wekelijks een uur. De programmamanager en sectorcoördinatoren zorgen binnen vastgestelde kaders voor integrale voorbereiding op strategisch niveau voor dit proces. Hiervoor is een sectorcoördinatorenoverleg in het leven geroepen, waarin programmamanager en sectorcoördinatoren zitting hebben. Op tactisch niveau wordt de inbreng van de sector in de stedelijke vernieuwing door de gebiedscoördinatoren stedelijke vernieuwing georganiseerd. De sectorhoofden en afdelingshoofden zijn leidend in het organiseren van het proces waarbinnen de producten op grond van stedelijke vernieuwing binnen de sector tot stand komen. Op tactisch/operationeel niveau bestaat er een gebiedsteam per vernieuwingsgebied. Op operationeel niveau heeft de gebiedscoördinator de centrale rol in het organiseren van de planvorming en uitvoering. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Er is bewust voor deze variant gekozen om integraal management vorm te geven. Het stadsdeel is nog sterk ingericht op beheertaken en staat nu voor de opdracht ook ontwikkeltaken op te pakken. Middels programmamanagement wil men in Geuzenveld/Slotermeer voorkomen dat het sectorbelang zou kunnen gaan prevaleren boven het Stedelijk Vernieuwingsbelang.

23

9.11 Zeeburg

Opdrachtgever Opdrachtnemer MT Stadsdeelsecretaris Programmamanagers Stadsdeelbestuur (portefeuillehouder SV)

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ROB

Sectorhoofd ....

Projectmanager

Projectmanager

Projectmanager

Kenmerken stadsdeel Zeeburg is een stadsdeel met 40.000 inwoners, en heeft sinds 1990 een eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Zeeburg als Aandachtsgebied. Zeeburg bestaat uit oude en nieuwe stad. Het nieuwbouw project IJburg is een stedelijk project en wordt getrokken door de centrale stad. Voor de bestaande stad is een integrale aanpak nodig gericht op meer variatie in woningtype, grootte en eigendom, herinrichting van de openbare ruimte en bevordering van de terugkeer van bedrijvigheid. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Indische Buurt Overige integrale ruimtelijke projecten: - diverse deelprojecten IJburg - tweede fase IJ-tram - Zeeburgereiland

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Zeeburg heeft een vorm van programmamanagement buiten de lijnorganisatie ingesteld voor de integrale ruimtelijke opgave. Het programma is leidend, niet de sectoren. Het is een aansturing aanvullend op de lijn. De programmamanagers vallen onder de stadsdeelsecretaris. Er zijn 3 programma's, te weten IJburg, Grotestedenbeleid en Cyburg. Het betreffen integrale programma’s. Elke sectorhoofd is opdrachtgever van één van de 3 programmamanagers, voor één van de programma’s. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • benoemt de gewenste resultaten; • stuurt op het project. Sturing op hoofdlijnen of detail moet in gemeenschappelijkheid met de ambtelijk opdrachtgever worden bepaald en is afhankelijk van de bestuurder.

24

Ambtelijk opdrachtgever: • stuurt mensen en middelen aan. Bepaalt of en hoeveel budget en middelen hij aan de opdrachtnemer/programmamanager geeft; • spreekt andere sectorhoofden aan om te leveren. Opdrachtnemer: • coördineert planning en uitvoering van het programma; • koopt inhoudelijke capaciteit en kwaliteit in bij de lijn indien hij budget heeft gekregen. Koopt alleen extern in wanneer de organisatie niet kan leveren; • legt verantwoording af aan de stadsdeelsecretaris en de opdrachtgever; • is geen lid van het MT, maar heeft wel rechtstreeks toegang tot het MT. Lijnmanagement: • levert projectmedewerkers (capaciteit en kwaliteit) aan het project; • stuurt op (onderdelen van) de inhoud. Overleg Het sectorhoofd onderhoudt per programma/project intensief contact met de bestuurlijk opdrachtgever. Daarnaast is er periodiek stafoverleg met de bestuurder. Per situatie wordt bekeken of een programmamanager en/of projectleider aanschuift. De programmamanager heeft rechtstreeks toegang tot het MT. Er vindt 360º feedback plaats tussen bestuur en lijnmanagement. De cultuur in het stadsdeel is er een van 'samen doen'. De chemie tussen personen wordt erg belangrijk bevonden. Een goede chemie tussen programmamanager en sectorhoofden en organisatie is belangrijk. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Om integraliteit en samenhang te organiseren. Een sectorale invalshoek zou versnippering opleveren. Het is een bewuste keuze. Binnen het stadsdeel is een verschuiving gaande van een sectorale aanpak naar een meer resultaatgerichte en projectmatige manier van werken. Dit is een groeiproces en een bewust leertraject voor de organisatie. Zeeburg zit nu in een tussenfase waaruit dit model voort komt. Daarnaast is het natuurlijk voor de mensen in de organisatie inspirerend om de leuke dingen zelf te doen. Per saldo is de organisatie ook goedkoper uit door het zelf te doen in plaats van in te huren.

25

9.12 De Baarsjes

O pd rach tgev er G em andateerd opdrachtgev er O pd rach tnem er MT A dv iserend lid M T S tadsd eelsecretaris P rog ram m aM anager / H oofd Afdeling Projecten

S tad sdeelbestuur (portefeuillehou der GSB)

S ectorhoofd ....

S ectorhoofd W &W

S ectorhoofd ....

S ectorhoofd ....

P rojectm an ager

Kenmerken stadsdeel De Baarsjes is een stadsdeel met 35.000 inwoners, en heeft sinds 1990 een eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt De Baarsjes als Aandachtsgebied. De bouw van dit deel van de stad dateert uit de jaren 1920-1940. De ambitie van de stedelijke vernieuwing is een integrale aanpak gericht op versterking van het woon- en werkgebied, de leefbaarheid, sociale samenhang en voorzieningen. Trefwoorden voor de aanpak zijn: aanbrengen van meer variatie in de woningvoorraad (meer grote woningen, meer dure huurwoningen en meer koopwoningen), investeren in openbare ruimte, sociaal maatschappelijke vernieuwing en ontwikkeling van bedrijvigheid. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Chassébuurt - Orteliusbuurt Overige integrale ruimtelijke projecten: - Mercatorplein

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Recentelijk heeft het stadsdeel De Baarsjes een programmamanager aangesteld voor gebiedsgerichte projecten. De programmamanager is tevens hoofd van de afdeling Projecten en is geplaatst onder de stadsdeelsecretaris. De afdeling Projecten is daarmee buiten de lijn geplaatst. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt op het project; • informeert de collega DB-leden over de voortgang van de projecten en betrekt ze bij het overleg met de programmamanager als hij dat noodzakelijk acht; • is niet inhoudelijk verantwoordelijk voor het gehele project. Dit zijn de vakinhoudelijke portefeuillehouders over de hun vakgebied betreffende onderdelen van het project.

26

Ambtelijk opdrachtgever: • zorgt voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de door het MT aangewezen grote projecten in het stadsdeel; • rapporteert aan het MT; • zorgt voor afstemming tussen de grote projecten (financieel, planning, capaciteit) en visieontwikkeling grotestedenbeleid; • stuurt de projectmanagers aan en geeft hiërarchisch leiding aan de afdeling Projecten; • de programmamanager is naast budgethouder voor het budget van de afdeling Projecten ook budgethouder voor budgetten van de grote projecten (tot € 100.000). Dit laatste wordt conform de huidige systematiek doorgemandateerd naar de projectmanagers als budgetbeheerder (tot € 25.000); • koopt op basis van het werkplan (inhoudelijke) capaciteit in bij de sectoren en afdelingen, alleen extern bij onvoldoende lijncapaciteit of -kwaliteit. Opdrachtnemer: • is verantwoordelijk voor het tot stand brengen van het project (inhoud), voor de tijd en het geld dat daarmee gemoeid is en voor het functioneren van de projectgroep. Lijnmanagement: • levert de projectmedewerkers, capaciteit en kwaliteit. Overleg De Staf Grote Projecten is het reguliere overleg tussen de coördinerend portefeuillehouder en de programmamanager. Zover noodzakelijk zijn de projectmanagers bij dit stafoverleg aanwezig. In de praktijk vindt het contact tussen de vakportefeuillehouder en projectmanager plaats via de lijn, zonder tussenkomst van de programmamanager. Deze overleggen verlopen via het reguliere stafoverleg van het sectorhoofd. Er wordt een coördinatieoverleg grote projecten ingesteld om het interne opdrachtgeverschap goed te laten functioneren. Dit coördinatieoverleg houdt zich bezig met de randvoorwaarden voor projectmatig werken (capaciteit, financiën en planning) en is bedoeld om de afstemming te bewerkstelligen tussen de projecten en de lijnorganisatie. Deelnemers zijn de programmamanager, de projectmanagers grote projecten en betrokken afdelingshoofden. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Om alle pijlers van het grote stedenbeleid voldoende aandacht te geven (met name de “zachte” sociale pijler) is ervoor gekozen om een apart organisatieonderdeel, het programmamanagement, in het leven te roepen die de gewenste integraliteit kan bewerkstelligen. Daarnaast moet ook de organisatie van de grote projecten, met name voor wat betreft de relatie tussen lijn en project, verhelderd worden.

27

9.13 Zuidoost

Opdrachtgever Gemandateerd opdrachtgever Opdrachtnemer MT Stadsdeelsecretaris Projectbureau Vernieuwing Bijlmermeer Stadsdeelbestuur (vakportefeuillehouder)

Projectmanager

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd REO

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Kenmerken stadsdeel Amsterdam Zuidoost is een stadsdeel met 86.000 inwoners en heeft sinds 1987 een eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Amsterdam Zuidoost als Ontwikkelingsgebied. Belangrijkste en grootste opgave is de vernieuwing van de Bijlmermeer, deze is in volle gang. De nadruk van de stedelijke vernieuwing in de Bijlmermeer ligt op versterking van de positie van het woongebied. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Vernieuwing Bijlmermeer Overige integrale ruimtelijke projecten: - Bijlmerpark (woningen en groen)

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten Voor de vernieuwing van de Bijlmermeer is het Projectbureau Vernieuwing Bijlmermeer verantwoordelijk. Voor de Zuidoostlob (het gebied rond de Arena) is een projectbureau in oprichting, onder gedeeld opdrachtgeverschap met de centrale stad en de betrokken randgemeenten. De overige projecten in het stadsdeel vallen onder de verantwoordelijkheid van de sector Ruimtelijke & Economische Ontwikkeling (REO). Als aanvulling op bovengenoemde varianten is er binnen de sector REO ook een projectbureau in oprichting. In het MT zal worden bepaald of een project bij dit projectbureau wordt ondergebracht of niet. In het organogram en bij de verdere beschrijving hieronder wordt verder ingegaan op de organisatie rond de vernieuwing van de Bijlmermeer. Taken en bevoegdheden verdeling Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt op (en aan) het project, inhoudelijk gedetailleerd.

28

Ambtelijk opdrachtgever: • is verantwoordelijk voor proces, financiën en procedures; • is verantwoordelijk voor inhoudelijke kwaliteit en haalbaarheid van de vernieuwingsplannen; • is verantwoordelijk voor de informatievoorziening naar de portefeuillehouder RO, de stadsdeelsecretaris en het directieoverleg; • is bevoegd (ook voor wat betreft de grondexploitatie) binnen de door de bestuurlijk opdrachtgever vastgestelde kaders; • stuurt de projectmanagers aan; • sluit contracten met de sectordirecteuren over de inzet van medewerkers; Opdrachtnemer: • is verantwoordelijk voor het inhoudelijk projectresultaat en is bevoegd tot het nemen van besluiten binnen de kaders van de opdrachtgever; • stuurt in de projecten op de aspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie; • is verantwoordelijk voor het voorbereiden van de bestuurlijke besluitvorming; • stuurt multidisciplinaire teams van projectmedewerkers aan; • is verantwoordelijk voor overleg en onderhandelingen met private investeerders. Lijnmanagement: • levert projectmedewerkers (capaciteit en kwaliteit), eventueel extern. Overleg Afgezien van het ambtelijk mandaat dient de directeur van het Projectbureau Vernieuwing Bijlmermeer wel vier maal per jaar verantwoording af te leggen aan het DB. Er vindt regelmatig stafoverleg plaats. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? In 2000 is vanwege de lange doorlooptijd van de herstructurering bestuurlijk een koerswijziging vastgesteld. Omdat men vreesde dat de lange doorlooptijd verloedering tot gevolg zou kunnen hebben werd de opdracht gegeven om de doorlooptijd met 3 jaar te verkorten. Bij de destijds bestaande werkwijze (in de lijn) was dit een onhaalbare opdracht. De huidige organisatievorm, buiten de lijn, is gekozen om slagvaardiger en sneller te kunnen opereren, tijd is het belangrijkste sturingsmechanisme geworden.

29

9.14 Amsterdam-Noord

Opdrachtgever SV/ herstructurering Opdrachtnemer SV/ herstructurering Opdrachtgever ontwikkelingsgebieden Opdrachtnemer ontwikkelingsgebieden MT Stadsdeelbestuur (coördinerend portefeuillehouder)

Stadsdeelsecretaris

Projectbureau Panorama Noord

Projectmanager

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd W&W

Sectorhoofd ....

Sectorhoofd ....

Kenmerken stadsdeel Amsterdam-Noord is een stadsdeel met 87.000 inwoners en heeft sinds 1981 een eigen bestuur. Soorten projecten/stedelijke opdracht De Nota Stedelijke Vernieuwing beschouwt Amsterdam-Noord als Ontwikkelingsgebied. Amsterdam-Noord heeft vooroorlogse wijken, industriële gebieden, vroeg naoorlogse wijken, uitbreidingsgebieden en een gemengde zone in het centrum. De opgave is divers en kan opgedeeld worden in stedelijke vernieuwing-/herstructurering van bestaande buurten en ontwikkeling van braakliggende gebieden en verouderde bedrijventerreinen. Projecten Stedelijke Vernieuwing: - Nieuwendam-Noord - Banne Overige integrale ruimtelijke projecten: - Bongerd - Buiksloterham - Centrum Amsterdam Noord - Cornelis Douwesterrein - Shellterrein - Station Sixhaven - Van Hasseltzone

Organisatiestructuur ruimtelijke projecten De kleinere projecten worden in de lijn aangestuurd door de Sector Wonen en Werken. De (6) grote projecten worden -nu nog- uitgevoerd door Projectbureau Panorama Noord. Hiervoor bestaan 2 varianten: 1) Stedelijke vernieuwings-/herstructureringsgebieden (Banne, Nieuwendam): dit betreft sloop/nieuwbouwopgaven in bestaande buurten, directe communicatie met burgers is een belangrijk onderdeel van de opgave. Het MT is ambtelijk opdrachtgever en de directeur van het Projectbureau Panorama Noord is opdrachtnemer.

30

2)

Ontwikkelingsgebieden (4): dit betreft braakliggende gebieden, verouderde bedrijventerreinen, waarbij een minder directe relatie met burgers bestaat.

De directeur Projectbureau Panorama Noord is de ambtelijk opdrachtgever en krijgt rechtstreeks van het DB de opdracht. De directeur van het Projectbureau Panorama Noord is onder de stadsdeelsecretaris gepositioneerd, maar is geen lid van het MT. Hij staat hiermee los van de lijnorganisatie. Taken en bevoegdheden verdeling Ad 1) Stedelijke vernieuwings-/herstructureringsgebieden: Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt op (en aan) het project, inhoudelijk gedetailleerd. Ambtelijk opdrachtgever: • het MT beschikt over budget, maar met beperkt financieel mandaat. Het DB beslist over bedragen boven de € 50.000 (echter op advies van het MT). Opdrachtnemer: • directeur Panorama Noord, deze koopt projectcapaciteit en –kwaliteit in, verplicht binnen de lijn. Lijnmanagement: • levert projectmedewerkers (capaciteit en kwaliteit). Ad 2) Ontwikkelingsgebieden: Bestuurlijk opdrachtgever: • stuurt op (en aan) het project, inhoudelijk gedetailleerd. Ambtelijk opdrachtgever: • directeur Panorama Noord, beschikt over budget, maar beperkt financieel mandaat. Het DB beslist over bedragen boven de € 50.000; • heeft direct contact met en krijgt rechtstreeks de opdracht van het DB. Opdrachtnemer: • procesmanager in elk van de vier gebieden. Lijnmanagement: • levert projectmedewerkers (capaciteit en kwaliteit). Overleg De directeur Panorama Noord en de sectormanagers Wonen & Werken en Stadsdeelwerken overleggen in de staf Panorama Noord met zowel de vakportefeuillehouder als de coördinerend portefeuillehouder. Het MT overlegt met de directeur Panorama Noord over de stedelijke vernieuwingsprojecten. Een tweewekelijks bilateraal overleg tussen de directeur Panorama Noord en de sectormanager Wonen & Werken. Waarom is er voor deze manier van organiseren gekozen? Er is bewust gekozen voor een projectbureau buiten de lijnorganisatie. De span of control van de sectormanager liet niet toe om zowel lijnmanagementtaken uit te voeren als het opdrachtgeverschap voor grote projecten te vervullen. Daarnaast was een belangrijke reden dat door oprichting van een projectbureau een heldere afbakening zou ontstaan tussen lijn- en projectverantwoordelijkheden.

31

NB: Recente ontwikkelingen: Het Projectbureau Panorama Noord wordt afgebouwd. Negen maanden na oprichting van het projectbureau heeft er een bestuurscrisis plaatsgevonden in Noord omdat de hoge ambities niet waargemaakt konden worden (te veel plannen, te weinig gerealiseerd). Het nieuwe DB heeft de ambities naar beneden bijgesteld en de nadruk gelegd op uitvoering. Ook het college van B&W van de centrale stad heeft als gevolg van de economische teruggang de ambities naar beneden bijgesteld. Daarnaast was de Raad van mening dat de gekozen constructie niet transparant en oncontroleerbaar was. De politiek heeft ervoor gekozen het projectbureau af te bouwen. Er ligt momenteel een voorstel om twee van de Ontwikkelingsgebieden (Centrum Amsterdam Noord en een deel van de Noordelijke IJoever) onder te brengen in een bestuurlijke coalitie van de centrale stad en het stadsdeel naar model van de Zuidas. Voor de overige gebieden wordt een voorstel uitgewerkt voor een aangepaste en afgeslankte projectorganisatie binnen het stadsdeel.

i i

2004 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever

32