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CTU-Gua Rpida de OneDrive

09/12/2014

v1.0

1. Qu es OneDrive?
OneDrive es una biblioteca personal diseada para almacenar y organizar los documentos de trabajo.
Como parte integral de Office 365, OneDrive le permite trabajar dentro del contexto de la
organizacin, con caractersticas como el acceso directo a la libreta de direcciones de su
organizacin.
1.1 Almacenar sus documentos de trabajo y archivos relacionados
Todos los archivos que almacena en OneDrive son privados al principio, (solo usted puede verlos, a
menos que decida compartirlos). Puede compartir fcilmente archivos con compaeros para poder
colaborar en proyectos.
Para usar la biblioteca de OneDrive, seleccione OneDrive en el encabezado de la parte superior de
una pgina de Office 365.

1.2 Almacenar y compartir documentos OneDrive para la Empresa


La biblioteca de OneDrive es un buen lugar para organizar:
Documentos y otros archivos que cree.
Documentos que desea crear junto con otras personas.
Recursos multimedia, como imgenes, presentaciones de PowerPoint, archivos de msica y
archivos de vdeo.
Para tener acceso a su biblioteca personal:
1. Inicie sesin en Office 365.
2. Seleccione OneDrive en la parte superior de los sitios de Office 365.

Para iniciar actividades, como crear o cargar archivos, use las opciones de la barra de comandos
rpidos.

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Para realizar otras actividades relacionadas con la administracin de archivos, seleccione la opcin
Administrar en la barra de comandos rpidos despus de haber seleccionado el documento o
carpeta que se desea administrar.

2. Compartir documentos o carpetas en Office 365


Los documentos y las carpetas que almacene en OneDrive son privados hasta que decida
compartirlos. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea que los usuarios puedan
editarlos o simplemente verlos.
2.1 Compartir un documento
1. Inicie sesin en Office 365 y seleccione OneDrive en la parte superior de la pgina para ir a la
biblioteca de OneDrive.
2. Haga clic en los puntos suspensivos (...) que hay junto al documento para abrir su ventana de
globo y, a continuacin, haga clic en Compartir. La siguiente imagen muestra la ventana de
globo abierta para el documento "Casos judiciales 2013".

3. En el cuadro de dilogo Compartir de la pestaa Invitar a personas, escriba los nombres o las
direcciones de correo electrnico de las personas de la organizacin, o bien escriba todos los
usuarios.
Segn el nombre, es posible que tenga que escribir solamente unas cuantas letras antes de
que vea el usuario que busca. Seleccione el usuario para agregarlo al cuadro.

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4. Seleccione si desea conceder permiso de edicin o solo de visualizacin a los invitados.


5. Si as lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrnico que se enviar a
todos los invitados. El correo electrnico incluye un vnculo al documento compartido.
6. Si no desea enviar un correo electrnico, haga clic en Mostrar opciones y despus desactive
Enviar una invitacin por correo electrnico.
2.2 Compartir una carpeta
Al compartir una carpeta, comparte automticamente todos los elementos de esa carpeta. Al
compartir una carpeta, proporciona un modo rpido de compartir muchos documentos con otras
personas a la vez, y le evita los problemas de compartir los documentos uno por uno.
1. Cree la nueva carpeta.
2. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento.
2.3 Compartir un documento con Todos
En ocasiones, puede tener documentos que simplemente desea que estn disponibles para cualquier
usuario de la organizacin. Pueden ser documentos de revisin de productos u otros documentos de
referencia general.
Hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios:

Coloque los documentos en la carpeta Compartido con todos los usuarios.

Invite a "Todos los usuarios" con el cuadro de dilogo Compartir. Siga el mismo procedimiento
descrito anteriormente para compartir un documento.

Cul es la diferencia? Utilizar la carpeta "Compartido con todos los usuarios" es rpido y sencillo.
Solo debe arrastrar un documento a la carpeta "Compartido con todos los usuarios" o crear nuevos
documentos en esta carpeta. Sin embargo, tenga en cuenta que todos los documentos de esta
carpeta tienen permisos de solo lectura.

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La diferencia ms importante es que el cuadro de dilogo Compartir le permite seleccionar "Todos


los usuarios excepto los externos". Si su organizacin permite el uso compartido externo, compartir
con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su
organizacin que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los
haya invitado por usted u otras personas de la organizacin.
2.4 Cmo pueden encontrar los usuarios documentos que compart con todos?
Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo
en OneDrive para la Empresa. Por qu no? Tenga en cuenta que en funcin del tamao de su
organizacin, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios.
Adems, puede que no desee enviar un correo electrnico a todas las personas de su organizacin
con la invitacin.
En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

Haciendo clic en el vnculo que les envi en un correo electrnico. Puede encontrar la direccin
URL de cualquier documento en su globo de documento.

Copie y pegue la direccin URL en un correo electrnico dirigido a las personas especficas a las
cuales desea notificar de ello.

Usando el cuadro de bsqueda de OneDrive para la Empresa. En este ejemplo, Marta Galvn
busca la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar cualquier documento pertinente
compartido con ella en su organizacin.

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2.5 Ver con quin comparte un documento

Seleccione el documento que le interese y haga clic en Archivos > Compartido con.

La ventana Compartido con muestra todas las personas que estn compartiendo el documento
actualmente.

2.6 Dejar de compartir un documento o una carpeta


Puede dejar de compartir un documento o una carpeta con todas las personas o solo con algunas.
1. Seleccione el documento o la carpeta que quiera dejar de compartir y haga clic en Archivos >
Compartido con.
2. En la ventana Compartido con, haga clic en la flecha desplegable junto a la persona con la
que desee dejar de compartir y haga clic en Dejar de compartir.

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