HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 1 van 9

SUBSIDIEREGELING BSE
ONDERSTEUNING
TRANSITIE-COALITIES
HANDREÌKÌNG
SIuitingsdatum
1 juni 2004, 17.00 uur
HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 2 van 9
Inhoudsopgave
INHOUDSOPGAVE............................................................................................................................................. 2
1 LEESWI1ZER............................................................................................................................................... 3
2 ACHTERGROND BI1 DE SUBSIDIEREGELING................................................................................... 4
2.1 WAT IS HET DOEL VAN DE SUBSIDIEREGELING?........................................................................................ 4
2.2 WAT ZIJN TRANSITIE-EXPERIMENTEN? ..................................................................................................... 4
2.3 WAT VOOR PROJECTEN KOMEN VOOR SUBSIDIE IN AANMERKING? ........................................................... 4
2.4 WIE KUNNEN ER SUBSIDIE AANVRAGEN? ................................................................................................. 4
2.5 WELKE KOSTEN ZIJN SUBSIDIABEL? ......................................................................................................... 4
2.6 HOE WORDEN DE AANVRAGEN BEOORDEELD? ......................................................................................... 5
2.7 HOEVEEL SUBSIDIE KAN IK KRIJGEN? ....................................................................................................... 5
2.8 TOT WANNEER KAN IK EEN AANVRAAG INDIENEN? .................................................................................. 5
3 VAN UW PRO1ECTIDEE TOT EEN SUBSIDIEAANVRAAG.............................................................. 6
3.1 UW PROJECTIDEE...................................................................................................................................... 6
3.2 HET AANVRAAGFORMULIER..................................................................................................................... 6
3.3 DE BEOORDELINGSCRITERIA .................................................................................................................... 6
3.4 HET INDIENEN VAN UW AANVRAAG.......................................................................................................... 7
3.5 DE BEHANDELING EN BEOORDELING VAN UW AANVRAAG........................................................................ 8
3.6 DE BESCHIKKING...................................................................................................................................... 8
4 CHECKLIST BI1 HET INDIENEN VAN UW SUBSIDIEAANVRAAG................................................ 9
5 MEER INFORMATIE EN CONTACT ...................................................................................................... 9
Deze handreiking dient ter ondersteuning bii het indienen van een subsidieaanvraag voor de regeling
Ondersteuning Transitie-Coalities 2003. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend.
HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 3 van 9
1 Leeswijzer
Deze handreiking is bedoeld om u meer zicht te geven op de subsidieregeling Ondersteuning Transitie-Coalities
2003. Alvorens uw aanvraag in te vullen en in te dienen is het raadzaam deze handreiking goed door te nemen.
HooIdstuk 2 beschriiIt de doelstelling van de regeling. de eisen die worden gesteld aan een proiect. de
subsidiemogeliikheden. de indieningsperiode en de uitsluitingen.
HooIdstuk 3 geeIt weer hoe u snel kunt toetsen oI uw proiect past binnen de subsidieregeling Ondersteuning
Transitie-Coalities 2003. hoe u een aanvraag kunt indienen en op welke aspecten u moet letten wanneer u besluit
een aanvraag in te dienen.
Ook wordt beschreven wat er met uw aanvraag gebeurt vanaI het moment van indiening: er wordt ingegaan op
de stappen die uw aanvraag doorloopt in het beoordelingsproces. Tot slot wordt kort beschreven hoe de
aanvragen na subsidieverlening oI na aIwiizing worden behandeld door Novem.
Tot slot vindt u een checklist. Hiermee kunt u voor indiening van uw aanvraag controleren oI u alle voor de
aanvraag belangriike stukken heeIt toegevoegd.
De subsidieregeling Ondersteuning Transitie-Coalities 2003 wordt uitgevoerd door Novem. Indien u vragen
heeIt. kunt u zich wenden tot de adviseurs van Novem. teleIoon (030) 2393 798.
HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 4 van 9
2 Achtergrond bij de subsidieregeling
2.1 Wat is het doel van de subsidieregeling?
Het doel van het energieprogramma Ondersteuning Transitie-Coalities is het bevorderen van
haalbaarheidsproiecten ter voorbereiding van transitie-experimenten die een biidrage leveren aan de overgang
naar een duurzame energiehuishouding in Nederland. De subsidieregeling wordt gepubliceerd in het kader van
het Besluit Subsidies Energieprogramma`s (BSE).
2.2 Wat zijn transitie-experimenten?
Een transitie is een structurele maatschappeliike verandering over een lange tiid (25-50 iaar).
Een transitie-experiment op het gebied van energie is een beproeving van een (deel van een) nieuw duurzaam
energiesysteem in Nederland. uit te voeren door een samenwerkingsverband in een situatie die de toekomstige
toepassing zoveel mogeliik benadert. Een transitie-experiment wordt gekenmerkt door het Ieit dat de deelnemers.
zoals bedriiven. kenniscentra. maatschappeliike organisaties en overheid er vanaI het begin tot aan het eind actieI
bii betrokken ziin. Deze deelnemers vormen tezamen een samenwerkingsverband. de zogenoemde Transitie-
Coalitie.
2.3 Wat voor projecten komen voor subsidie in aanmerking?
Binnen de subsidieregeling worden alleen proiecten ondersteund waarbii samenwerkingsverbanden (coalities).
de uitvoering van transitie-experimenten op het gebied van energie voorbereiden. Deze transitie-experimenten
moeten bii een erkend transitie-pad passen. Een transitie-pad is de route waarlangs een duurzame
energiehuishouding in Nederland kan worden bereikt. De bedoelde energietransitie-paden ziin opgenomen in de
bii deze regeling behorende biilage 2. De maximale proiectduur is 6 maanden.
2.4 Wie kunnen er subsidie aanvragen?
De subsidieregeling Ondersteuning Transitie-Coalities 2003 staat open voor alle in Nederland gevestigde
natuurliike- oI rechtspersonen die voorstellen voor transitie-experimenten op het gebied van energie willen
Iormuleren en nader deIinieren. Ook non-proIit instellingen kunnen gebruik maken van de subsidieregeling.
Indien er sprake is van samenwerking tussen meerdere natuurliike- oI rechtspersonen. kan er maar een
natuurliike- oI rechtspersoon als penvoerder optreden. De overige partiien worden dan beschouwd als
medeaanvrager.
2.5 Welke kosten zijn subsidiabel?
Kosten welke toegerekend kunnen worden aan uw proiect vallen in principe onder de subsidiabele proiectkosten.
Het dient in de aanvraag aannemeliik te worden gemaakt dat deze kosten noodzakeliik ziin voor het uitvoeren
van het proiect.
De volgende categorieen kosten worden onderscheiden:
Loonkosten
Kosten materialen en hulpmiddelen
AanschaIkosten machines
AIschriivingskosten machines
Kosten van octrooi en kennisverwerving
Kosten derden
Reis- en verbliiIskosten
Meer toelichting op deze categorieen kunt u vinden bii de toelichting in het aanvraagIormulier. Let op het
onderbouwen van de kosten. bii voorkeur door middel van oIIertes. Alleen de proiectkosten die u maakt na de
indiening van de aanvraag komen voor subsidie in aanmerking.
De proiectkosten die u maakt voor de indiening van de aanvraag worden bii een eventuele subsidieverlening
buiten beschouwing gelaten. Hieronder wordt ook verstaan het aangaan van verplichtingen. Verplichtingen
ontstaan op het moment dat er een wilsovereenstemming tussen de betrokken partiien is. zoals het ondertekenen
HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 5 van 9
van een overeenkomst oI contract oI een mondelinge overeenkomst. Ook kosten ten behoeve van het indienen
van de subsidieaanvraag. zoals advieskosten. ziin niet subsidiabel.
Cumulatie met andere subsidiegelden
Bii de berekening van de subsidie wordt rekening gehouden met de mate waarin andere subsidies en
vermindering van belasting kunnen worden verkregen. Als voor het proiect oI onderdelen daarvan reeds subsidie
is verstrekt door het Riik oI de Europese Commissie. wordt slechts een zodanig bedrag aan subsidie in het kader
van de subsidieregeling Ondersteuning Transitie-Coalities 2003 verstrekt dat het totale bedrag aan subsidie voor
het proiect niet meer bedraagt dan 75 procent van de proiectkosten. Voor de Iiscale subsidies is alleen vast te
stellen oI subsidie zou kunnen worden aangevraagd. OI de vermindering daadwerkeliik is gerealiseerd. kan op
het moment van aanvragen niet worden vastgesteld. De mogeliike Iiscale subsidie wordt dan ook niet in
mindering gebracht op de subsidietoezegging. Echter bii de vaststelling van het deIinitieve subsidiebedrag na
aIronding van het proiect zullen de subsidiabele proiectkosten verminderd worden met de op dat moment
toegepaste/gerealiseerde Iiscale subsidies (WBSO. EIA/VAMIL. EINP). De investeringskosten die in
aanmerking komen voor EPR (energiepremieregeling) komen niet in aanmerking voor subsidie.
2.6 Hoe worden de aanvragen beoordeeld?
De proiecten worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Novem beoordeelt de proiecten aan hand van de
voorwaarden zoals genoemd in onderdeel 3.3. Als een aanvraag niet volledig is. geldt de datum waarop een
aanvraag is aangevuld voor de volgorde van behandeling. Binnen 13 weken na indiening ontvangt u als
aanvrager een besluit op uw subsidieaanvraag.
2.7 Hoeveel subsidie kan ik krijgen?
De maximale subsidiebiidrage bedraagt 75 procent en is aIhankeliik van de totale subsidiabele proiectkosten tot
een maximum subsidiebedrag van t 50.000.
2.8 Tot wanneer kan ik een aanvraag indienen?
Subsidie aanvragen kunt u doorlopend indienen vanaI 2 dagen na publicatie in de Staatscourant
tot en met 1 iuni 2004. 17.00 uur. Er is een budget van t 1.500.000 beschikbaar.
HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 6 van 9
3 Van uw projectidee tot een subsidieaanvraag
3.1 Uw projectidee
Het is zeer aan te bevelen om uw idee voor een proiect oI uw concept aanvraag voor te bespreken met een
adviseur van Novem. De adviseur zal samen met u bekiiken oI het proiect past binnen de doelstelling van de
subsidieregeling en geeIt u tips en aanbevelingen hoe een zo goed mogeliike aanvraag in te dienen. Met deze
ondersteuning willen wii de kwaliteit van uw subsidieaanvraag helpen verhogen. Deze ondersteuning is uiteraard
geen garantie voor honorering. Indien u mede op grond van het gesprek met de adviseur van Novem denkt dat
uw idee niet past binnen de doelstelling van de subsidieregeling Ondersteuning Transitie-Coalities 2003. kan
Novem u adviseren over eventuele andere subsidiemogeliikheden.
3.2 Het aanvraagformulier
Uw aanvraag voor subsidie bestaat uit de volgende onderdelen.
Aanvraag subsidie
Dit Iormulier dient u volledig in te vullen. Uitsluitend de kostenposten die rechtstreeks aan de uitvoering van het
proiect toe te rekenen ziin. komen in aanmerking voor subsidie. De kostenposten staan nader beschreven in de
toelichting op het aanvraagIormulier. Door het Iormulier te ondertekenen geeIt u aan dat u kennis heeIt genomen
van de subsidieregeling Ondersteuning Transitie-Coalities 2003 en dat u bekend bent met de procedures en
voorwaarden. Eventuele medeaanvragers dienen het Iormulier medeaanvragers. biilage 2. te ondertekenen.
Bijlage 1. Projectbeschrijving
De Proiectbeschriiving BSE Ondersteuning Transitie-Coalities is de gedetailleerde beschriiving van het proiect.
Dit Iormulier dient u volledig in te vullen. Hierbii wordt u gevraagd speciIieke inIormatie te geven over diverse
aspecten van het proiect. De proiectbeschriiving is een belangriik document in de beoordelingsprocedure van de
subsidieregeling Ondersteuning Transitie-Coalities 2003 en vormt de basis van uw aanvraag. U dient de
voorgeschreven indeling aan te houden. Het is raadzaam om aan de proiectbeschriiving voldoende aandacht te
besteden.
Bijlage 2. Medeaanvragers
Partiien die participeren in het proiect en een belang hebben bii de resultaten van het proiect worden gezien als
medeaanvragers. Zii dienen deze biilage volledig in te vullen en te ondertekenen.
Eventueel overige bijlagen en kostenonderbouwing
Voor bepaalde kosten is het noodzakeliik om een nadere onderbouwing te geven. biivoorbeeld door het
overleggen van oIIertes. Ook kunt u uw aanvraag voorzien van proiectplannen etc. Daarnaast dient u altiid uw
meest recente iaarverslag mee te sturen.
NB: Let u er op dat u de actuele versie (2003) van de Iormulieren gebruikt!
3.3 De beoordelingscriteria
De proiecten worden behandeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen. Als een aanvraag niet volledig
is. geldt de datum waarop een aanvraag is aangevuld voor de volgorde van behandeling. Binnen 13 weken na
indiening ontvangt u als aanvrager een besluit op uw subsidieaanvraag. De proiecten worden getoetst aan een
aantal voorwaarden.
U kunt voor subsidie in aanmerking komen wanneer:
1. uw proiect in belangriike mate biidraagt aan de doelstelling van het programma. Binnen uw proiect dient
een samenwerkingsverband een transitie-experiment te Iormuleren en nader te deIinieren;
2. uw proiect de uitvoering voorbereidt van een transitie-experiment dat bii een erkend energietransitie-pad
past. Deze erkende transitie-paden staan beschreven in biilage 2 van de regeling;
3. u expliciet aangeeIt wat de deelnemers in het samenwerkingsverband van het transitie-experiment willen
leren;
4. uw proiect uiterliik 1 maand na subsidieverlening aanvangt en aannemeliik is dat de uitvoering ervan binnen
maximaal 6 maanden is voltooid;
5. de proiectkosten worden gemaakt na de indiening van de aanvraag;
6. het budget nog niet is uitgeput.
HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 7 van 9
Op basis van een aantal vragen dient u in biilage 1 van de aanvraag aan te geven in welke mate uw proiect
biidraagt aan de doelstelling van het programma. Onderbouw de antwoorden op de vragen met relevante
stukken. zoals businessplannen. samenwerkingsovereenkomsten. octrooien. marktverkenningen. etc.
In vraag 3.6 A in biilage 1 dient u aan te geven bii welk erkend energietransitie-pad uw proiect past.
In vraag 3.6 D in biilage 1 dient u aan te geven welke partiien aan het samenwerkingsverband zullen deelnemen
en wat deze van het experiment willen leren.
3.4 Het indienen van uw aanvraag
U dient uw aanvraag tiidig in te dienen. Dit wil zeggen dat Novem uw aanvraag uiterliik op de sluitingsdatum.
voor 17.00 uur. van de indieningperiode heeIt ontvangen. Aanvragen die na sluitingsdatum worden ontvangen
ziin niet ontvankeliik.
Uw aanvraag dient u in met het aanvraagIormulier Besluit subsidies energieprogramma`s. Dit Iormulier bestaat
uit twee gedeelten:
1. Aanvraag subsidie;
2. Biilage 1: Proiectbeschriiving.
De Proiectbeschriiving maakt een integraal onderdeel uit van de aanvraag. Dit betekent dat een aanvraag pas
volledig is als beide Iormulieren ingediend ziin. Voor de rechtsgeldigheid van de aanvraag moet het Algemeen
BSE Iormulier ziin voorzien van een originele handtekening.
De volgende biilagen dient u bii uw aanvraag te voegen:
in het geval van medeaanvragers dient Biilage 2 voor iedere medeaanvrager te worden ingevuld en
ondertekend door een bevoegd persoon;
oIIertes en priisopgaven als de kostenpost een substantieel onderdeel van de proiectkosten vormt. De
richtliin hiervoor is dat de kostenpost meer dan 25° van de totale proiectkosten bedraagt;
indien u als aanvrager niet zelI de aanvraag ondertekent. dan dient u een machtiging bii te voegen waarin
staat aangegeven wie bevoegd is u als aanvrager te vertegenwoordigen;
overige documenten die de haalbaarheid van het proiect onderstrepen zoals biivoorbeeld.
intentieverklaringen. samenwerkingsovereenkomsten. vergunningen. exploitatieplan;
iaarverslag van de aanvrager.
Mocht na ontvangst van uw aanvraag bliiken dat bepaalde inIormatie ontbreekt. dan wordt u in de gelegenheid
gesteld om de ontbrekende inIormatie aan te vullen. U kriigt hiervoor een eerste hersteltermiin van twee weken
en indien nodig een tweede termiin van een week. Met het oog op deze korte hersteltermiin is het raadzaam een
aanvraag zo volledig mogeliik in te dienen.
Feitelijke indiening
Stuur het volledig ingevulde aanvraagIormulier en alle biilagen tiidig naar:
Novem
Subsidiebureau Energietransitie
Postbus 8242
3503 RE Utrecht
U kunt uw aanvraag ook aIgeven bii Novem in Utrecht.
Novem
Cathariinesingel 59
Utrecht.
Bii aIlevering ontvangt u een ontvangstbewiis. Het indienen van een aanvraag via e-mail is niet mogeliik.
HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 8 van 9
Waar moet u extra goed op letten bii het invullen en indienen van uw aanvraag:
uw aanvraag moet door Novem ziin ontvangen uiterliik om 17.00 uur op de genoemde sluitingsdag;
cumulatie met andere subsidiegelden is slechts mogeliik tot maximaal de percentages geldend voor deze
subsidieregeling (uitvoeringsregeling);
partiien die binnen uw proiect participeren en een belang hebben bii de resultaten van het proiect worden
gezien als medeaanvragers en niet als derden. Medeaanvragers dienen biilage 2 in te vullen;
kosten gemaakt voor indiening van de aanvraag ziin niet subsidiabel. Hieronder wordt ook verstaan het
aangaan van verplichtingen. Ook kosten ten behoeve van het indienen van de subsidieaanvraag. zoals
advieskosten. ziin niet subsidiabel;
gebruik het iuiste subsidiepercentage (75°) bii het bepalen van het gevraagde subsidiebedrag;
uw proiect dient 1 maand na subsidieverlening aan te vangen en de uitvoering ervan moet binnen maximaal
6 maanden ziin voltooid;
wanneer u gebruik wenst te maken van een eigen kostpriismethodiek voor het berekenen van de loonkosten
dient deze voor het indienen van uw aanvraag geaccepteerd te ziin door Novem;
3.5 De behandeling en beoordeling van uw aanvraag
Nadat u uw aanvraag heeIt ingediend. kriigt u een ontvangstbevestiging. Uw aanvraag kriigt een uniek
proiectnummer.
Stap 1 Novem toetst de ontvankeliikheid en volledigheid van uw aanvraag.
Stap 2 Novem toetst uw aanvraag aan de voorwaarden van de subsidieregeling Ondersteuning Transitie-
Coalities en het Besluit Subsidies Energieprogramma`s en stelt een proiectanalyse op. Eventueel wordt
u door Novem gevraagd aanvullende inIormatie te leveren.
Stap 3 De Minister beslist over toekenning van subsidie op de aanvraag binnen 13 weken na ontvangst van de
aanvraag.
3.6 De beschikking
De beschikking is het Iormele besluit oI uw aanvraag voor subsidie in aanmerking komt oI niet. U ontvangt de
beschikking 13 weken na indiening.
Toewijzing
Van een besluit om u subsidie te verlenen. ontvangt u schriIteliik bericht in de vorm van een beschikking. De
beschikking vermeldt onder andere de hoogte van de subsidie. de termiin waarbinnen het proiect moet worden
uitgevoerd. eventuele voorwaarden en een aantal verplichtingen. waarvan de belangriikste ziin:
u dient het proiect in Nederland uit te voeren volgens de proiectbeschriiving en conIorm de bepalingen in de
beschikking. Dit betekent onder andere dat u een inzichteliike proiectadministratie en een sluitende
tiidregistratie moet hanteren. In geval van twiiIel adviseren we u vooraI contact op te nemen met Novem;
voor eventuele wiizigingen in de uitvoering van het proiect. dient u vooraI schriIteliik toestemming te
vragen aan Novem;
u kunt na de positieve beschikking een voorschot van de subsidie aanvragen. Een voorschot wordt berekend
naar rato van de gemaakte en betaalde kosten. In totaal is het bedrag aan voorschotten niet groter dan 80°
van het in de beschikking vermelde maximale subsidiebedrag;
u dient 3 maanden na aanvang van het proiect een schriIteliike voortgangsrapportage aan Novem te
overleggen;
het proiect dient te worden aIgerond met een openbaar eindrapport;
uiterliik 2 maanden na de in de beschikking vermelde einddatum moet u een aanvraag om vaststelling
(verzoek om uitbetaling) van het deIinitieve subsidiebedrag indienen.
Afwijzing
Ook in het geval van een aIwiizing van uw verzoek om subsidie ontvangt u schriIteliik bericht in de vorm van
een beschikking. In zo`n geval bestaat de mogeliikheid om teleIonisch contact op te nemen met Novem om een
nadere toelichting op de aIwiizing te ontvangen. AIhankeliik van de reden voor aIwiizing bekiiken wii samen
met u oI opnieuw indienen (in een eventueel volgende subsidieregeling) zinvol is. Hierbii dient u er rekening
mee te houden dat bii een eventuele tweede indiening reeds gemaakte kosten niet voor subsidie in aanmerking
komen. Ook kunnen wii u inIormeren over de mogeliikheden van andere subsidieregelingen oI doorverwiizen
naar andere subsidieverlenende instanties.
HANDREÌKÌNG Subsidieregeling BSE Ondersteuning Transitie-Coalities Pagina 9 van 9
4 Checklist bij het indienen van uw subsidieaanvraag
Met behulp van deze checklist kunt u voor het indienen van uw aanvraag controleren oI de belangriikste
onderdelen van uw
aanvraag ziin toegevoegd.
ia AanvraagIormulier volledig ingevuld
ia AanvraagIormulier ondertekend door aanvrager oI een gemachtigde
ia Biilage 1 volledig ingevuld
nvt - ia Biilage 2 volledig ingevuld
ia Meest recente iaarverslag toegevoegd
nvt - ia Onderbouwing van de kosten. biivoorkeur door middel van oIIertes
nvt - ia Machtiging voor het ondertekenen van de aanvraag
5 Meer informatie en contact
Meer inIormatie over de subsidieregeling Ondersteuning Transitie-Coalities 2003 is te verkriigen bii het
Subsidiebureau Energietransitie:
Novem
Subsidiebureau Energietransitie
Postbus 8242
3503 RE Utrecht
Catheriinesingel 59
3511 GG Utrecht
Tel.: (030) 239 3798
Fax: (030) 231 64 91
e-mail: energietransitie(novem.nl
Internet: www.energietransitie.nl
Novem · Is een agentschap van het Ministerie van Economische Zaken · Voert beleid uit voor verschillende
overheden · Draagt hiermee bii aan de ontwikkeling naar een duurzame samenleving
DEN- a