omslagen_epp_parkmanagement 21-03-2005 10:43 Pagina 9

Draaiboek Parkmanagement

Groenbeheer
 Draaiboek Parkmanagement

Groenbeheer

Oost NV
Provincie Gelderland

1 Parkmanagement in de praktijk
 Samenvatting
Kwaliteit van de inrichting van de openbare
ruimte is een van de belangrijkste aspecten die
de uitstraling van een bedrijventerrein beïn-
vloedt. Een terrein dat er ‘knap’ bij ligt, maak
niet alleen een goede indruk op bezoekende
klanten, het is ook voor de gevestigde bedrijven
van belang. Op deze wijze behoud het vastgoed
namelijk beter haar waarde en vormt het een
plezieriger werkomgeving. Daarbij gaat het
natuurlijk niet alleen maar om de openbare
ruimte, ook het eigen terrein van de bedrijven
speelt een belangrijke rol.
Er bestaat veel verschil van inzicht over het
noodzakelijke kwaliteitsniveau van beheer van
de openbare ruimte en het groen. De Gemeente
is gericht op het tegen lage kosten realiseren van
een redelijk kwaliteitsniveau. Voor bedrijven ver-
schilt het. Voor de een is het groen een verleng-
stuk van de showroom, voor de ander een
opslagplaats voor voorraden of een parkeer-
plaats.
Onvrede als aanleiding
Vaak worden groenbeheer projecten gestart
doordat bedrijven ongelukkig zijn met de kwali-
teit van het groenbeheer. Zij verwachten dat ze
het zelf beter kunnen en tegen lagere kosten.
Initiatief
Willen we wat?
Ja
Helpen
organisatorische op-
lossingen?
Ja
Onderzoeken
knelpunten en
mogelijke maatregelen
2
Een andere aanleiding kan zijn dat juist de
Gemeente het initiatie neemt. Heroriëntatie op
haar takenpakket en de wijze waarop deze wor-
den uitgevoerd, kan ertoe leiden dat men de
mogelijkheid wil onderzoeken het beheer bij de
bedrijven te leggen.
Ook alternatieven onderzoeken
Een traject gericht op de realisatie van collectief
groenbeheer is intensief. Bij projecten ontstaan
uit onvrede met de huidige situatie, is het aan te
bevelen ook alternatieven voor uitbesteding te
bekijken. Het goed een overzicht te maken van
de knelpunten en te bekijken met welke maatre-
gelen deze kunnen worden opgelost. Mogelijk
dat minder ingrijpende aanpassingen al leiden
tot het oplossen van de knelpunten. Hierbij kan
gedacht worden aan regelmatig overleg, het
regelmatig ‘schouwen’ van het terrein, het
instellen van één klachtennummer en dergelijk.
Nadat is gebleken dat de alternatieven geen sou-
laas bieden, of nadat is vastgesteld dat
Gemeente de bedrijven toch willen overgaan
naar een vorm van collectief groenbeheer, kan
het uitbestedingtraject worden gestart.
Nee Stoppen
Start onderzoek
Nee
uitbesteding
 Het collectief groenbeheerproject
Het totale collectieve groenbeheer project is
opgedeeld in een aantal stappen. Daarbij is het
belangrijk bij de start een werkgroep te definië-
ren, die het project kan uitvoeren en begeleiden.
Deze werkgroep moet zowel vanuit de
Gemeente als vanuit de bedrijven worden
bemenst en over enig mandaat om besluiten te
nemen, beschikken.
Vaststellen
gezamenlijke ambties
Uitbesteding
Nee
onderzoeken?
Ja
Inrichten projectgroep
Vaststellen afbakening
terrein en onderdelen
Vaststellen huidig
kwaliteitsniveau
Vaststellen gewenst
kwaliteitsniveau alle
partijen
Vaststellen benodigde
budgetten
3
Afbakening van het terrein
Bij de aanvang van het project is het goed vast
te stellen over welk gebied het exact gaat en
welke objecten binnen het gebied meegenomen
worden; straatverlichting, bewegwijzering,
waterpartijen, hekwerken en dergelijk. Alles
moet eenduidig worden vastgelegd.
Vaststellen huidige kwaliteitsniveau
Nadat de gebiedsafbakening is vastgesteld,
moet het niveau van onderhoud worden
bepaald. Hier spelen verschillende niveaus een
Stoppen of
organisatorische
ingrepen toepassen
Nee
Is de organisatie
geschikt?
Vaststellen totale
Voldoende budget ?
beschikbare budget
Ja
Aanvragen offertes en
contracteren aanbieder
Aanvragen offertes en
contracteren aanbieder
 rol; het huidige gerealiseerde niveau, het voor-
geschreven gemeentelijke niveau en het
gewenste niveau van de bedrijven. De niveaus
verschillen bijna per definitie. Belangrijk is het
zo objectief vaststellen van het huidig gereali-
seerd niveau van onderhoud. Dit is een ijkpunt
in het traject omdat op basis hiervan eventueel
achterstallig onderhoud vastgesteld moet wor-
den.
Inrichting uitvoeringsorganisatie en nazorg
Om het geheel tot slot te effectueren moet een
organisatie zijn die de uitvoering ter hand kan
nemen. Mogelijk is een dergelijke (parkmanage-
ment-)organisatie beschikbaar, mogelijk moet
deze nog worden opgericht. Vervolgens moeten
de groenbeheerwerkzaamheden worden aanbe-
steed en kan daadwerkelijk gestart worden in de
nieuwe situatie.

Vaststellen gewenste kwaliteitsniveau Het is goed de startperiode intensief te begelei-

Het huidige kwaliteitsniveau is voor onderne-
mers de basis om het gewenste niveau vast te
stellen. Hoe is het nu en hoe hadden we het
graag gezien. Nadat dit en ook het ‘norm-niveau’
van de Gemeente is vastgesteld, kan worden
bepaald welke verschillen er bestaan tussen de
wens van de bedrijven en de norm van de
Gemeente. Ook kan het achterstallig onderhoud
worden bepaald. Dit is het verschil tussen de
norm van de Gemeente en het werkelijk vastge-
stelde niveau.
den en eventuele knelpunten vlot aan te pakken.
Na verloop van tijd kan de begeleiding minde-
ren, totdat volstaan kan worden met regulier
overleg.
Tegen het einde van de looptijd van het con-
tract, zal een degelijke evaluatie moeten plaats-
vinden, waarna het contract verlengd kan wor-
den of een nieuwe aanbestedingsronde plaats
kan vinden.

Het vaststellen van de kwaliteitsniveaus kan op

basis van zogenaamde beeldkwaliteitbestekken.
Tevens kan op van deze bestekken worden
bepaald hoe hoog de onderhoudskosten zijn.
Het inhuren van externe deskundigheid voor
deze activiteiten is aan te bevelen.

Financiële inrichting
Om het financiële kader vast te stellen, moet
zowel het beschikbare budget bij de Gemeente
worden vastgesteld, als het benodigde budget
voor het onderhoud. Voor het vaststellen van de
gemeentelijke budgetten moet niet alleen naar
de directe, maar ook naar de indirecte kosten
worden gekeken. In de praktijk blijkt het lastig
een duidelijk financieel beeld boven tafel te krij-
gen. Daarnaast moet worden bekeken op welke
wijze eventuele extra kosten voor onderhoud
over de deelnemende bedrijven kan worden ver-
deeld. Ook is het mogelijk dat, na aanbesteding,
blijkt dat de beschikbare gemeentelijke budget-
ten ruim voldoende zijn om de onderhoudsacti-
viteiten uit te laten voeren. Van het surplus kun-
nen dan andere parkmanagement activiteiten
worden ontwikkeld.

4
 Inhoud

Samenvatting 2
1 Inleiding 6
2. Wat houdt collectief groenbeheer in? 7
2.1 Doelen met betrekking tot de openbare ruimte en groenbeheer 7
2.2 Onderdelen van openbare ruimte en groenbeheer 7
2.3 Dagelijks onderhoud en Groot onderhoud 8
2.4 Relatie met andere thema’s 8

3. Betrokken partijen 9
3.1 De Gemeente 9
3.2 De ondernemers 10
3.3 Overige partijen 10

4. Initiatieffase collectief groenbeheer 11

4.1 Initiatieffase in stappen 11
4.2 Wat willen we met groenbeheer en de openbare ruimte? 12
4.3 Organisatorische aanpassingen kunnen ook helpen 12
4.4 Uitbesteding van groenbeheer 13

5. Het collectieve groenbeheerproject 14

5.1 Het groenbeheerproject in stappen 14
5.2 De stappen toegelicht 15
5.3 Nazorg 24

5
 1 Inleiding

Kwaliteit van de inrichting van de (openbare)

ruimte is een belangrijk aspect bij de beoor-
deling van een terrein. Goede beheersing van de
openbare ruimte en groen, kan de noodzaak tot
revitalisatie voorkomen en/of uitstellen. Nu
meer uitgeven aan het beheer van de openbare
ruimte en het groen, is voordeliger dan later
revitaliseren, zo is berekend door verschillende
ingenieursbureaus.

Er bestaat vaak verschil van inzicht over de juis-

te wijze en het juiste niveau van onderhoud van
de openbare ruimte. Gemeenten gaan vaak uit
van een ‘normaal niveau’ van onderhoud.
Ondernemers zien het groen op het terrein als
aankleding voor hun bedrijf. In verband met de
zichtbaarheid en veiligheid moeten struiken en
heesters niet te hoog worden, maar een beetje
gevarieerd is wel aardig. Vooral kantoorbedrij-
ven hechten waarde aan een groene omgeving,
omdat dit ook tijdens de pauzes als wandelplek
dienst kan doen.
Overigens moet gezegd worden dat het regelma-
tig sprake is van achterstallig onderhoud door
de Gemeente. In dergelijke gevallen ligt het
gevaar van verpaupering van het terrein op de
loer. Dit is zeker een zorg voor de gevestigde
bedrijven en zou eveneens een zorg moeten zijn
voor de Gemeente op wiens grondgebied een
dergelijk terrein gelokaliseerd is.

De beeldkwaliteit van de openbare ruimte stopt

niet bij de kavelgrens. Dat wat er op de eigenter-
reinen van de ondernemers is te zien is onder-
deel van de totale beeldkwaliteit. Indien we het
hebben over verbetering van de beeldkwaliteit
van het bedrijventerrein spreken we daarmee
dus zowel over de gemeentelijke terreinen én de
private terreinen.

In dit themanummer, dat deel uitmaakt van het

Draaiboek Parkmanagement van de Provincie
Gelderland, wordt het onderwerp Groenbeheer
verder uitgewerkt.

6
 2. Wat houdt collectief groenbeheer in?
Groenbeheer is een punt van discussie op bedrij-
venterreinen. Gemeenten beheren het groen op
basis van een ‘normaal’ basisniveau, dit om de
gemeentelijke budgetten niet meer dan nood-
zakelijk te belasten. Bedrijven zijn het hier vaak
niet mee eens, zij willen een kwalitatief hoog-
waardiger niveau van beheer. Gezien het feit dat
het hier gaat over subjectieve standpunten met
betrekking tot wat is nu goed genoeg is en wat
beter is, zijn discussies hieromtrent lastig.
In sommige situaties (vaak bij nieuwe terreinen)
wordt het groenbeheer uitgevoerd door of onder
regie van de parkmanager van dat nieuwe
terrein. Hiermee heeft de parkmanager direct
invloed op de kwaliteit van het beheer en de
manier waarop het wordt uitgevoerd. Op
bestaande terreinen bestaat, vanuit onvrede
met de huidige situatie, soms wel de wens het
groenbeheer over te nemen. Dit blijken lastige
trajecten. Hierbij speelt vooral de wijze waarop
het beheer op dat moment is geregeld een
belangrijke rol.
2.1 Doelen Gemeente en ondernemers
Rondom het groenbeheer kunnen veel directe en
indirecte doelen een rol spelen. Het is goed even
stil te staan bij deze verschillende doelstellin-
gen. Als het gaat om de inrichting van het
onderhoud en beheer van groen, zullen zij een
belangrijke rol spelen.
Hoofddoel ondernemers
Hoofddoel van de ondernemers is dat het groen-
beheer (het beheer van de openbare ruimte)
plaatsvindt op een acceptabel (goed) kwaliteits-
niveau, tegen een concurrerende prijs en met de
mogelijkheid bij te sturen.
Naast het voor de hand liggende doel, zijn er ook
een aantal andere doelstellingen die worden
nagestreefd. Zo zien ondernemers het groen als
verlengstuk van hun eigen huisvesting. Voor
‘kantoorbedrijven’ kan het groen ook dienen als
wandelomgeving gedurende de pauzes.
Daarnaast draagt een goed groenbeheer bij aan
de in standhouding van de waarde van het vast-
7
goed van de ondernemers.Het hoofddoel van de
Gemeente komt is sterke mate overeen met dat
van de ondernemers.
Doel Gemeente
Hoofddoel van de Gemeente is dat het groen-
beheer plaatsvindt op een acceptabel kwaliteits-
niveau dat voldoet aan alle daarvoor gestelde
juridische eisen, tegen een marktconform prijs-
niveau, met de mogelijkheid bij te sturen.
Daarnaast kan de Gemeente als nevendoel wil-
len bereiken dat, door het goed onderhouden
van de terreinen, wordt voorkomen dat het ter-
rein een matige uitstraling krijgt. Dit kan een
groter verloop, leegstand en verdere verloede-
ring tot gevolg hebben.
2.2 Onderdelen groenbeheer
De onderdelen behorende bij openbare ruimte
en groenbeheer kunnen op zeer verschillende
manieren worden opgevat. Daarom is het goed
een idee te geven van de onderdelen waaruit het
kan bestaan. Hieronder volgt een kort overzicht:
• Openbare verharding
• Groenvoorzieningen
- Bomen
- Heesters
- Grasperken
• Ondergrondse voorzieningen
- Riolering
- Kabels en leidingen
• Bewegwijzering en inrichtingselementen
- Bewegwijzering
- Straatverlichting
- Banken en andere inrichtingselementen
• Afvalinzameling
- Afvalinzamelingpunten.
Bij gesprekken over beheer van openbare ruimte
en groen is het noodzakelijk duidelijk af te spre-
ken en vast te leggen waar we het over hebben.
Welke onderdelen komen in welke mate voor.
2.3 Dagelijks onderhoud en groot onderhoud
Naast de verschillende onderdelen van de open-
bare ruimte en groen, bestaat er ook nog ver-
 schil tussen soorten onderhoud. Tot het dage-
lijkse (reguliere) onderhoud van riolering en ver-
lichting behoort bijvoorbeeld een jaarlijkse
inspectie. Grootscheepse vervanging van rio-
lering maakt geen onderdeel uit van het dage-
lijkse beheer. Over wat verstaan wordt onder de
verschillende vormen van onderhoud moet ook
duidelijk worden vastgelegd. Dit is ook van
belang omdat in een later stadium over budget-
ten moet worden gesproken. Deze hangen weer
één op één samen met het benodigde onder-
houd.
• Verkeersveiligheid: wat geldt voor de criminali-
teit geldt ook voor de verkeersveiligheid.
Onoverzichtelijke verkeersituaties kunnen
soms worden verholpen door aanpassing van
de wijze van onderhoud of de inrichting van
het terrein.
Bij activiteiten gericht op de openbare ruimte en
groen, kunnen bovenstaande raakvlakken
worden meegenomen.

Groot onderhoud komt voor bij:

• Wegen en verharding
• Groen
• Riolering

Vaak worden dergelijke groot onderhoudstra-

jecten gekoppeld aan een revitalisering van het
gehele terrein. Ook kan dit een goede aanleiding
zijn om het beheer, na uitvoering van het onder-
houd, op een andere wijze in te vullen.

Ook over de vormen van onderhoud die betrek-

king hebben op het project moeten afspraken
worden vastgelegd.

2.4 Relatie met andere thema’s

Het beheer van de openbare ruimte en groen

wordt vaak aangehaald op het moment dat er
sprake is van grote opknapbeurten en revita-
lisering van terreinen. Dit is dan ook een belang-
rijk raakvlak.

Daarnaast kunnen nog een aantal andere

raakvlakken worden benoemd:

• Criminaliteit: de wijze waarop het groen

beheerd wordt, kan effecten hebben op de
inbraakgevoeligheid van panden en terreinen.
Indien door onvoldoende beheer, de zichtbaar-
heid van gebouwen en de overzichtelijkheid
van het terrein afneemt, zal de kans op crimi-
naliteit vergroten. De inrichting van het ter-
rein, waarbij tevens criminaliteitsaspecten in
acht worden genomen, verbetert de situatie
op het terrein.

8
 3. Betrokken partijen
Vrijwel iedereen die wel eens op een bedrijven-
terrein komt, kan worden gezien als iemand die
betrokken is bij de kwaliteit van de openbare
ruimte. Natuurlijk zit er verschil in de mate
waarin men betrokken is. Zo zal een toevallige
passant anders naar het terrein kijken dan een
bezoeker van een van de bedrijven. Ook de
gevestigde ondernemers en hun werknemers
kijken weer anders naar het terrein dan bijvoor-
beeld de Gemeente. Iedereen zal zo zijn of haar
mening vormen over het terrein en dit mee-
wegen in de beoordeling van de bedrijven die
daar gevestigd zijn.
Die partijen die een direct belang hebben bij de
kwaliteit van de openbare ruimte en het groen,
noemen we stake-holders. Als er, binnen het
kader van parkmanagement, activiteiten
gepland zijn op het gebied van die buitenruimte,
dan moeten de stake-holders hier op een of
andere manier een rol kunnen spelen.
In dit hoofdstuk wordt aangegeven:
• Welke stake-holders er zijn;
• welk belang ze vertegenwoordigen in de moge-
lijke projecten;
• welke wijze ze daarom betrokken kunnen of
moeten worden.
3.1 De Gemeente
Een Gemeente kan voor bedrijventerreinen
volstaan met haar formele taken: aanleg van
infrastructuur, grondexploitatie, vaststellen en
herzien van bestemmingsplan en afgifte van
bouw- en milieuvergunningen. Bij een dergelijke
taakopvatting blijven een hoop kansen onbenut
liggen. Vooral bij ontwikkelingen op een bedrij-
venterrein kan de Gemeente in samenwerking
met bedrijven een groot aantal van haar doel-
stellingen proberen te realiseren. Van het verbe-
teren van de sociale veiligheid, tot afkoppelen
van hemelwater, veel is mogelijk.
Bij activiteiten gericht op de verbetering van de
openbare ruimte en groen, kunnen ook kansen
ontstaan om zaken structureel te verbeteren.
Verantwoordelijkheden van de Gemeente
Op bestaande bedrijventerreinen is in 99 van de
9
100 gevallen de Gemeente verantwoordelijk
voor het beheer van de openbare ruimte. Zij
draagt de financiële lasten en is belast met het
(doen) uitvoeren van het daadwerkelijke onder-
houd. Alleen op particuliere terreinen speelt de
Gemeente geen rol in de uitvoering, daar is de
private exploitant verantwoordelijk.
Binnen de Gemeente kunnen meer afdelingen
betrokken zijn bij het beheer van de openbare
ruimte. Dit geldt zeker voor de dienst Openbare
of Gemeente Werken. Zij formuleren de onder-
houdsnormen waaraan het terrein moet vol-
doen. Hierbij zijn de beschikbare budgettaire
ruimte en eventueel wettelijke eisen een rand-
voorwaarde. Daarnaast kunnen de afdelingen EZ
en Milieu een rol spelen.
Er zijn in hoofdzaak twee manieren waarop het
onderhoud uitgevoerd kan worden:
1. De Gemeente voert de onderhouds-
activiteiten uit met haar eigen personeel;
2. de Gemeente heeft de onderhoudsactiviteiten
uitbesteed.
Het onderhouden van de openbare ruimte is een
belangrijke taak die door veel Gemeenten wordt
onderschat. Goed beheer en onderhoud zijn poli-
tiek vaak minder interessant dan het realiseren
van fysiek duidelijk herkenbare resultaten en
ambities. Een terrein dat altijd schoon is, scoort
nu eenmaal minder goed dan een terrein dat na
veel inspanningen weer schoon is gekregen.
Bij de uitvoering van projecten op het gebied
van beheer van de openbare ruimte zal de
Gemeente in ieder geval een belangrijke rol
spelen.
3.2 De ondernemers
De ondernemers zijn de buurtbewoners van het
bedrijventerrein en worden dagelijks gecon-
fronteerd met het onderhoudsbeleid van de
Gemeente. De publieke ruimte sluit aan op de
private ruimte van de ondernemers, de voor-
tuinen en de grasvelden.
Voor de ene ondernemers is de buitenruimte een
groene omlijsting van hun representatieve pand,
voor de andere een niet overkapte opslagplaats.
 Dit heeft grote invloed op de totale uitstraling
van het terrein. Bij projecten met betrekking tot
groenbeheer wordt vaak gezocht naar ‘gevel tot
gevel’ oplossingen. Op deze wijze wordt een zo
eenduidig mogelijk beeld van het terrein nage-
streefd. Daarbij kan natuurlijk wel onderscheid
gemaakt worden naar de verschillende activitei-
ten die op het terrein voorkomen. Een meer
industrieel terrein of onderdeel van een terrein,
kan een andere uitstraling nastreven dan dat
deel waarop bijvoorbeeld de autodealers zich
presenteren.

Duidelijke verschillen dus tussen de onder-

nemers en ook duidelijke verschillen in de belan-
gen die aan de buitenomgeving worden toe-
gekend. In gezamenlijke trajecten zal met
respect voor beide belangen moeten worden
omgegaan.

3.3 Overige partijen

Naast de Gemeente en de ondernemers zijn er

nog andere partijen die ook een rol kunnen spe-
len bij de uitwerking van plannen met betrek-
king tot groenbeheer.

Overige partijen zijn onder meer:

• Provincie; voor eventuele Provinciale wegen en
bermen;
• Rijkswaterstaat; voor (aansluitingen op)
rijkswegen;
• Waterschap; voor afwatering, riolering en der-
gelijke;
• ………….

De aard en mate van de betrokkenheid hangt af

van de locale situatie.

Ook de potentiële leverancier van de onder-

houdsdiensten kan een rol vervullen.
Commerciële organisaties, maar ook de sociale
werkplaatsen hebben allerlei tools ontwikkeld
om projecten op het gebied van groenbeheer te
vergemakkelijken. In een eerste fase is het zeker
aan te bevelen hier oriënterende gesprekken
mee te voeren.

10
 4. Initiatieffase collectief groenbeheer

Projecten gericht op het verbeteren van de
openbare ruimte en groen vinden vaak hun oor-
sprong in onvrede van een van de partijen. Vaak
zijn dit de ondernemers, die van mening zijn dat
het beter moet en ook kan. Soms is het de
Gemeente, die bezig is met een heroriëntatie op
haar kernactiviteiten en ‘iets’ wil met het groen-
beheer.
Bij de uitwerking van het aspect groenbeheer,
zijn er verschillende oplossingsmogelijkheden
denkbaar. In oplopende volgorde van impact kan
het gaan om:
a.Het instellen van regulier overleg tussen
Gemeente en ondernemers(-vereniging) over
de wijze waarop het groenbeheer plaatsvindt.
b.Het als Gemeente en ondernemers(-vereni-
ging) gezamenlijk aansturen van de uitvoering
van groenbeheer.
c.Het overdragen van het groenbeheer van de
Gemeente aan een aparte, vaak gezamenlijk
door Gemeente en bedrijvenvereniging opge-
richte, parkmanagementorganisatie.
In dit hoofdstuk wordt verder ingegaan op de
mogelijke aanpak groen en openbare ruimte.
4.1 Initiatieffase in stappen
Het initiatief voor een project gericht op de
openbare ruimte en groen, wordt vaak genomen
door een aantal ondernemers en meestal in
combinatie met de bedrijvenvereniging. In het
schema is weergegeven op welke wijze hier de
aanpak van het beheer en onderhoud van de
openbare ruimte en het groen wordt aangepakt.
Daarbij gaat het in eerste instantie om het
vaststellen van de wijze waarop het project
aangepakt moet worden. Het vaststellen wat de
beoogde doelstelling van het project is, daarbij
een belangrijk element.
Het starten van een uitbestedingtraject voor
groenbeheer is niet de eerste oplossing waaraan
moet worden gedacht.

Initiatief

4.1

Willen we wat met de

Nee Stoppen
openbare ruimten?

4.2

Ja

Start onderzoek
Kunnen organisatorische Nee uitbesteding
oplossingen helpen?
4.4
4.3

Ja

Onderzoek knelpunten en
mogelijke maatregelen

4.3

11
 4.2 Wat willen we met groenbeheer ?
Zoals in de inleiding van deze paragraaf is aan-
gegeven, is het van belang goed na te denken
over de vragen met betrekking tot het groen-
beheer:
• Welke problemen en knelpunten doen zich
voor?
• Welke mogelijkheden en kansen worden
gesignaleerd?
Zowel de Gemeente als de ondernemers (onder-
nemersvereniging/industriekring) moet over
deze vragen nadenken en deze in kaart brengen.
Op basis van deze inventarisaties kan worden
bekeken welke mogelijkheden bestaan om tege-
moet te komen aan de kansen en knelpunten.
• Welke beperkingen zijn er op dat terrein ?
• Wat verwachten de ondernemers en waarom ?
• Wat verwacht de Gemeente en waarom?
• Welke beperkingen en wensen kennen zij ?
Inrichten regulier overleg
Tussen Gemeente en ondernemers kan regulier
overleg worden gepland. Eens per maand of eens
per twee maanden kunnen partijen bij elkaar
komen om de situatie rondom de openbare
ruimte en groenbeheer te bespreken. Vanuit de
ondernemers moet(en) hiervoor (een) aan-
spreekpunt(en) worden georganiseerd en vanuit
de Gemeente eveneens. Deze personen dienen
over enig mandaat te beschikken, aangezien er
duidelijke (werk-) afspraken gemaakt moeten
kunnen worden.

4.3 Organisatorische aanpassingen Schouwen

Vaak ontstaan problemen over groen en openba-
re ruimte als gevolg van gebrek aan communica-
tie. Enerzijds communicatie tussen de zich sto-
rende ondernemers en de Gemeente en ander-
zijds door gebrek aan communicatie tussen de
Gemeente en de, al dan niet eigen, uitvoerende
groenbeheerders.
Door het verbeteren van deze communicatie kan
al veel van de knelpunten worden weggewerkt.
Zo ontstaat er meer wederzijds begrip en wor-
den gemaakte keuzes duidelijker:
• Waarom is het groenbeheer zo als het is ?
Naast regulier overleg is het ook verstandig
periodiek over het terrein te rijden, fietsen of
wandelen om de situaties ter plekke op te
nemen. Op basis van deze schouwing kunnen
wederom afspraken over verbeteringen worden
gemaakt.
Daarbij zullen zowel aan ondernemerskant als
aan gemeentelijke kant verbeteringen moeten
plaatsvinden. Kapot gereden bermen is net zo
goed een probleem van de ondernemers als van
de overheid.
Knelpunten en maatregelen
Door tijdens de verschillende bijeenkomsten

Knelpunten Mogelijke maatregelen Afgesproken acties Verantwoordelijke Wanneer gereed

Metalen voorwerpen Bedrijven bewust maken Gemeente maakt overzicht Gemeente Wk 7
in de berm, gevaar van gevaren en aanspreken van bedrijven
met maaien op gedrag Industrie Kring neemt Industriekring
contact op Wk 9

Gras groeit voor Borden hoger plaatsen Gemeente bekijkt of borden Gemeente Wk 9
bewegwijzeringborden Gras eerder maaien hoger kunnen worden
geplaatst

Perken groeien uit Perken vaker snoeien Gemeente laat direct Gemeente ZSM
verband en worden Perk in gras omzetten snoeien
te hoog Sociale Betere verlichting Bekijken verkoop optie Gemeente Wk 12
en verkeers- Perk aan onderneming voor Lange termijn
onveiligheid is gevolg verkopen Industrie Kring polst Industrie Kring Wk 12
verkoop optie

12
 gestructureerd een overzicht van de wederzijdse
knelpunten en de mogelijk bijbehorende maat-
regelen te maken, kan tot gerichte actie ter ver-
betering worden gekomen.
Het vaststellen van de verschillende knelpunten
is vaak eenvoudig genoeg. Het vervolgens eens
worden over de mogelijke maatregelen die geno-
men kunnen worden om aan de knelpunten
tegemoet te komen, kan moeilijker zijn.
Nuchter nadenken over mogelijke maatregelen
en deze via een aantal plussen en minnen afwe-
gen moet in constructief overleg mogelijk zijn.
4.4 Uitbesteding van groenbeheer
Het uitbesteden van het groenbeheer is een
intensieve en tijdrovende activiteit. Er moet de
nodige zaken geregeld worden om dit mogelijk
te maken. Dit regelwerk moet aan verschillende
kanten plaatsvinden:
• De Gemeente zal na moeten gaan hoe en
onder welke condities men met een eventuele
'out-sourcing' om wil gaan;
• de parkmanagementorganisatie of de indus-
triekring zal na moeten gaan hoe en onder
welke condities men de beheeractiviteiten kan
en wil overnemen;
• gezamenlijk zal men na moeten gaan in hoe-
verre over beide uitgangspunten overeen-
stemming te bereiken valt.
houdsdiensten sneller en adequater kan worden
aangestuurd. Daarnaast kunnen op het terrein
gevestigde bedrijven ook gebruik maken van de
hoveniers die het openbare groen en de publieke
ruimte op het terrein beheren. Dit kan weer lei-
den tot een betere beeldkwaliteit en uitstraling
van het terrein.
Voor de Gemeente moet hier als doelstelling
gelden dat men af is van de balast van beheer en
onderhoud van het bedrijventerrein tegen min
of meer gegarandeerde kosten. Verder kan de
beeldkwaliteit van het totale gebied verbeteren,
wat ook weer een gemeentelijk belang is.
Afgeleide doelstelling voor een parkmanage-
mentorganisatie kan zijn dat, uit de efficiency-
verbetering door collectieve inkoop, budgettaire
ruimte ontstaat voor ontwikkeling van andere
aanvullende parkmanagementactiviteiten
In hoofdstuk 5 wordt verder ingegaan op de
wijze waarop uitbesteding tot stand kan komen.

Uitbesteding van groenbeheer aan een park-

managementorganisatie kan een belangrijke
stap zijn in de verdere ontwikkeling van park-
management op een bedrijventerrein. Zeker
waar het gaat om het behoud van de ruimtelijke
en groen kwaliteit van het terrein.

Waarom uitbesteding overwegen?

De reden om het onderhoud en beheer van de
openbare ruimte en groen over te hevelen naar
een parkmanagementorganisatie is vooral om
een betere prijs/kwaliteitverhouding te krijgen.
Een gelijkwaardig onderhoudsniveau tegen
lagere kosten of een hoger onderhoudsniveau
tegen gelijkblijvende kosten.

Voor de ondernemers zit er verder als doelstel-

ling achter dat meer grip wordt verkregen op de
aard en omvang van het onderhoud en de onder-

13
 5. Het collectieve groenbeheerproject
Uitbesteding van het beheer van openbare ruim-
te en groen is een complex project. In dit hoofd-
stuk wordt een overzicht gegeven van de stap-
pen die daarvoor moeten worden doorlopen. De
stappen zijn opgedeeld in kleinere overzichtelij-
ke onderdelen.
Hierbij gaat het om een algemene aanpak. Deze
aanpak is afhankelijk van de lokale situatie. Zo
kan er bijvoorbeeld al een organisatie die het
beheer en onderhoud doet op aanliggende
bedrijventerreinen bestaan of heeft de
Gemeente de onderhoudsactiviteiten al uitbe-
steed. Dit alles kan van grote invloed zijn op de
inhoud en snelheid waarmee het traject kan
worden doorlopen.
Vaststellen gezamenlijke
ambities
5.2.1
Willen we uitbesteding
Onderzoeken?
Ja
Inrichten projectgroep
5.2.2
Vaststellen afbakening
terrein en onderdelen
5.2.3
Vaststellen huidig
kwaliteitsniveau
5.2.4
Vaststellen gewenst
kwaliteitsniveau
ondernemers en gemeente
5.2.5
Vaststellen beschikbare
budgetten gemeente en
ondernemers
5.2.6
14
5.1 Het groenbeheerproject in stappen
Het starten van een project gericht op uitbeste-
ding van groenbeheer vraagt inspanningen van
de ondernemers en de Gemeente.
Om de uitvoering van een langduriger traject
overzichtelijk te maken, is het opgedeeld in
kleinere stappen.
In het opgenomen stroomschema zijn deze stap-
pen weergegeven.
Het is mogelijk om op een aantal momenten tot
de conclusie te komen het traject te staken.
Alternatief is dan, dat alsnog besloten wordt tot
het uitwerken van een aantal organisatorische
verbetermogelijkheden.
Stoppen of
Nee organisatorische ingrepen
toepassen
Nee
Is de organisatie geschikt?
5.2.8
Vaststellen beschikbare
budgetten gemeente en Voldoende budget ?
ondernemers
5.2.7
Ja
Aanvragen offertes en
contracteren winnende
aanbieding
5.2.9
Inrichten nazorg
5.3
 5.2 De stappen toegelicht
Bij het uitwerken van de stappen is zo pragma-
tisch mogelijk te werk gegaan. Natuurlijk wor-
den de stappen niet allemaal in volgorde doorlo-
pen. Uiteindelijk zal wel alle benoemde informa-
tie beschikbaar moeten zijn om een afgewogen
beslissing ten nemen en tot een soepele over-
dracht te komen.
Stap
1 Vaststellen gezamenlijke ambities
2 Inrichten projectorganisatie
3 Bepalen grenzen van het gebied
4 Opstellen kwaliteitshandboek
5 Vertalen handboek naar bestekken
6 Bepalen beschikbare budgetten
7 Opstellen kostenramingen
8 Vaststellen haalbaarheid
9 Uitwerken overdrachtsvorm
10 Uitwerken financieringsverdeling
11 Opstellen overdrachtscontracten
12 Aanbesteden beheer
Hieronder wordt per stap een toelichting gegeven.
5.2.1 Vaststellen gezamenlijke ambities
In hoofdstuk 4 is beschreven dat knelpunten op
het gebied van groenbeheer niet altijd hoeven te
leiden tot invoering van collectief groenbeheer.
Natuurlijk kan er besloten worden verder te
gaan op weg naar collectief groenbeheer. In dat
geval moeten verwachtingen aan beide zijden
duidelijk worden afgestemd.
Eerste duidelijkheid aan beide zijden
Indien u of uw organisatie nadenkt over uitbe-
steding van het beheer van de openbare ruimte
en groen, moet zeker duidelijk zijn dat beide
partijen de intentie hebben tot handelen over te
gaan. Daarom is het goed dat vooraf duidelijk
gesteld wordt dat beide partijen de ambitie en
intentie hebben tot een nieuwe manier van
beheer en onderhoud van openbare ruimte en
groen over te gaan.
De Gemeente
Zo zal de Gemeente zich bereid moeten verkla-
ren onder bepaalde condities het beheer en
onderhoud op afstand te plaatsen of geheel uit
te besteden. De condities zullen afhankelijk zijn
van de specifieke situatie.
15
Voorbeelden van de condities zijn:
• De Gemeente behoudt inspraak op het
kwaliteitsniveau van het beheer;
• er vinden geen gedwongen ontslagen plaats,
eventueel betrokken personeel gaat ‘mee over’.
• de Gemeente draagt niet als enige de
bijbehorende financiële risico’s.
Tijd
Ook moet binnen de betreffende Gemeente wor-
den overwogen of het beoogde traject leidt tot
gewenste veranderingen. Binnen één Gemeente
zijn vaak meerdere afdelingen betrokken bij het
beheer van de publieke ruimte en groen. Dit
houdt in dat gedurende het project ook inspan-
ning van de verschillende afdelingen wordt
gevraagd, en dat mogelijk ook met budgetten
moet worden geschoven.
Verdere vragen voor de Gemeente zijn dan ook:
• Wat wil de Gemeente minimaal bereiken met
het doorlopen van dit traject?
• Welke drie of vier punten moeten minimaal
verbeterd zijn?
• Waarom zijn deze punten voor de Gemeente
zo van belang?
• Wat is het ergste wat ons kan gebeuren en hoe
kunnen we dit voorkomen?
• Wat is het beste wat ons kan gebeuren en hoe
kunnen we dit bevorderen?
• Zijn deze vragen door al de relevante afdelin-
gen beantwoord?
 Alvorens de Gemeente in dit project stapt, moet
dus nogal wat intern overleg plaatsvinden. Het
is wel belangrijk dit goed te doorlopen, om
zodoende vertragingen in het project te voorko-
men.
De bedrijvenverenigingen en ondernemers
Vanuit de ondernemerskant zullen ook condities
worden gesteld. Hierbij kan bijvoorbeeld
gedacht worden aan:
• De uitbesteding/out-sourcing operatie kan
niet bedoeld zijn als verkapte bezuiniging op
Gemeente gelden,
• het te onderhouden terrein wordt alleen in
goede staat in beheer overgenomen,
• de looptijd van het contract voor onderhoud
en beheer van de openbare ruimte en groen is
economisch aantrekkelijk (bijvoorbeeld vier
jaar).
Natuurlijk zitten er haken en ogen aan dit soort
trajecten. Het is dan ook goed om als bedrijven-
vereniging of industriekring zelf een antwoord
te formuleren op de volgende vragen:
• Noem de drie of vier cruciale punten die na dit
traject echt verbeterd moeten zijn
• Waarom zijn die punten voor ons belangrijk?
• Wat is het ergste wat ons in dit project kan
gebeuren en hoe kunnen we dit voorkomen?
• Wat is het beste wat ons in dit project kan
gebeuren en hoe kunnen we dit bevorderen?
Verder vraagt het project de nodige begeleiding
en actieve bijdrage van vrijwel alle onderne-
mers. Zonder deze ondersteuning kan het traject
niet succesvol worden doorlopen. Is aan deze
voorwaarde voldaan?
Tot slot is er altijd de vraag wie er wakker van
ligt als het project loopt of juist niet loopt. Deze
Wakker Lig (WL) functie moet duidelijk belegd
zijn.
Intentieverklaring als start voor het project
Indien aan beide zijden is nagedacht over de
ambities en condities ontstaat er meer inzicht
in het traject. Daarnaast is van belang dat de
deelnemers aan dit project een duidelijk en goed
omschreven mandaat hebben, dat liefst zo groot
mogelijk is.
16
Mogelijk kan over het geheel van deze punten
een intentieverklaring voor worden opgesteld.
5.2.2 Inrichten en ondersteunen projectgroep
Zoals uit het vervolg van dit hoofdstuk zal blij-
ken, zijn trajecten die verband houden met het
ingrijpend wijzigen van de situatie rondom het
beheer van de openbare ruimte en groen, vrij
intensief. Daarnaast is specifieke kennis en
kunde noodzakelijk. Deze is niet altijd voorhan-
den en zal soms moeten worden ingehuurd.
Dit houdt in dat er capaciteit en budget beschik-
baar moet komen om het traject uitvoerbaar te
maken.
Personele aspecten van het project
Zowel bij de Gemeente, als bij de bedrijven of
bedrijvenvereniging, moeten inspanningen wor-
den geleverd om dit traject goed te laten verlo-
pen.
Bedrijvenvereniging
Aan de kant van de bedrijven en ondernemers
zijn een aantal modellen te bedenken om de
benodigde capaciteit beschikbaar te krijgen.
a.Vrijgemaakte secretaris of projectverantwoordelijke
In veel gevallen zijn er bij ondernemers-
verenigingen en/of industriekringen één of
enkele personen die zich in het bijzonder
inzetten. Deze personen kunnen tijdens dit
type projecten zeer waardevol zijn. Zij moeten
wel beschikken over een (zeer) goede relatie
met de achterban, om zodoende ook met enig
mandaat te kunnen spreken. Het is goed deze
personen te ondersteunen met een begelei-
dingsgroepje waarmee af en toe van gedach-
ten kan worden gewisseld.
b.Gemandateerde afgevaardigden:
Er kan ook worden gewerkt met een kleine
projectgroep, task force of welke naam er ook
aan wordt gegeven. Hierbij gaat het om een
aantal personen (vaak drie) die bereid zijn de
begeleiding en soms ook deels de uitvoering
van het project op zich te nemen. Het is in
deze gevallen goed grote belanghebbers in de
groep op te nemen. Hierdoor wordt verzekerd
dat er drive in de groep is en wordt de kans op
verzanden kleiner. Naast enthousiastelingen,
 is het ook goed iemand aan die groep toe te
voegen die het geheel ook van de kritische
noten kan voorzien. Anders bestaat weer de
kans van doordraven en komen er oplossingen
die voor velen misschien te ver gaan.
c.Ingehuurde vertegenwoordiging
Tot slot wordt hier het voorbeeld van de inge-
huurde vertegenwoordiging genoemd. De
ondernemers kunnen professionaliteit inhuren
om hen door het traject te loodsen. Voor
vrijwel iedereen zal het de eerste keer zijn dat
zij betrokken zijn bij dergelijke trajecten. Een
goed gekozen professional kent het klappen
van de zweep en kan de ondernemers behoe-
den voor misstappen en fouten.
Hierbij is het noodzakelijk (en dat zal ook
zeker door de goede professional gevraagd
worden) dat duidelijk is welk mandaat deze
heeft en op welke wijze er terugkoppeling en
besluitvorming plaatsvindt. Hiervoor kan een
groep worden ingesteld die de dagelijkse bege-
leiding op zich neemt en kan besloten worden
strategische keuzen aan de vereniging voor te
leggen.
Natuurlijk zijn er, afhankelijk van de lokale
situatie, veel meer mogelijkheden en combi-
naties van mogelijkheden. Cruciaal blijft dat het
aspect ‘personele capaciteit’ wordt meege-
nomen in de opzet van het project.
Gemeente
De Gemeente start vaak vanuit een andere posi-
tie aan het project. Meestal betekent het dat zij
verder op afstand komt te staan. Daarnaast kent
de Gemeente een andere besluitvormingsproce-
dure dan het bedrijfleven. Daar zal zeker reke-
ning mee moeten worden gehouden. Daarom is
het goed vooraf een duidelijk (vooral ook poli-
tiek) mandaat te verwerven.
Om ook aan gemeentelijke kant dit type projec-
ten goed te laten verlopen is er één eenduidig
verantwoordelijke persoon noodzakelijk. Hij/zij
is projectleider en stuurt het project binnen de
gemeentelijke organisatie aan. Daarbij zijn dan
bij voorkeur afspraken gemaakt over de wijze
waarop de inzet vanuit verschillende afdelingen
wordt aangestuurd. Op deze manier wordt dui-
delijk wie, wie opdrachten mag geven om zaken
17
uit te voeren. Kortom wat kan en mag een pro-
jectleider allemaal.
Inhoudelijke en planningsaspecten
Bij aanvang van het project zal een beeld moe-
ten zijn van het traject dat gezamenlijk doorlo-
pen zal worden. Dit plan van aanpak moet door
de Gemeente en de bedrijfsvereniging of indus-
triële kring geaccepteerd worden.
In dit themanummer van het draaiboek park-
management wordt ingegaan op die verschillen-
de inhoudelijke aspecten. Daarmee kan het een
goede leidraad zijn bij het opstellen van het plan
van aanpak.
Financiële aspecten
Gedurende het project is inhuur van deskundi-
gen waarschijnlijk noodzakelijk. Vaak wordt
naar de Gemeente gekeken waar het gaan om
het dragen van kosten. Natuurlijk zal ook vanuit
de bedrijvenvereniging hier een bijdrage aan
geleverd moeten worden. In onderling overleg
moet de verdeling van deze kosten worden vast-
gesteld. Uit de opzet voor de activiteiten blijkt
welke kennis en kunde aanvullend noodzakelijk
is.
Waarschijnlijk ligt dit op gebieden als:
- In kaart brengen betreffende gebieden;
- vaststellen kwaliteitsniveau van onderhoud
voor de verschillende onderdelen;
- opstellen begrotingen behorende bij onder-
houdsniveaus.
- Eventueel:
• Ondersteuning voor de personele aspecten;
• juridische ondersteuning bij contract-
vormen.
Bij het inhuren van deskundigheid is het goed
van te voren duidelijke afspraken te maken over
wat er exact van de deskundige verwacht wordt.
Hoe scherper de vraag hoe lager de kosten.
5.2.3 Afbakening gebied
Om duidelijk te maken waar we over praten,
moet het gebied duidelijk worden afgebakend.
Dit zowel in geografische zin als in objecten en
onderwerpen.
Gebruik kadastrale kaart
Hierbij is het handig een kadastrale kaart te
 gebruiken. Deze kaart kan worden ingekleurd.
Daarbij kunnen de verschillende eigendommen,
bebouwing en gebruik verschillend worden
gekleurd en ontstaat een beeld van het gebied.
De gronden van de Gemeente kunnen bijvoor-
beeld groen worden aangegeven, waterpartijen
blauw, en private grond kleurloos. Tevens kan op
basis van deze informatie vast worden gesteld
wie aanspreekbaar is voor welke gronden.
Beschrijf de onderdelen
Niet alleen boven de grond zijn allerlei zaken die
beheerd moeten worden, ook onder de grond
ligt het een en ander dat hiervoor in aanmerking
komt. Maak een overzicht van zaken die in de
openbare ruimte en het groen te vinden zijn en
deel deze in, in bijvoorbeeld drie categorieën.
Onderdelen Binnen project
Plantsoenen en grasperken
Sloten
Wegen en fietspaden
Riolering (afwatering en putten)
Kabels en leidingen
Bebording en bewegwijzering
Verlichting
Parkeervoorzieningen
…………
Onderhoud
Grofweg kan beheer en onderhoud ingedeeld
worden naar een aantal soorten.
Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld:
• Dagelijks onderhoud versus groot onderhoud;
• gepland versus niet gepland onderhoud.
Bij de afbakening moet ook duidelijk zijn over
welk type beheer- en onderhoudsactiviteiten
wordt gesproken. Dagelijks onderhoud is veelal
redelijk planbaar, dit geldt ook voor groot onder-
Onderdeel Omschrijving huidige staat
Plantsoenen en grasperken
Sloten
Wegen en fietspaden
Riolering (afwatering en putten)
Kabels en leidingen
Bebording en bewegwijzering
Verlichting
Parkeervoorzieningen
…………
18
houd. Hierdoor zijn de financiële consequenties
te overzien. Het is echter de vraag of vervanging
van de riolering ook onder de verantwoordelijk-
heid van de parkmanagementorganisatie zou
moeten vallen. Zo kunnen ook activiteiten op
het gebied van kabels en leidingen buiten de
beheerplannen worden geplaatst.
Leg de afbakening vast
Vastleggen van de afbakening van het project is
belangrijk. Er zal voortdurend teruggegrepen
worden op afspraken die nu zijn gemaakt.
Eenduidig vastleggen dus. Natuurlijk kan gedu-
rende het traject besloten bepaalde zaken toch
niet mee te nemen in het beheersplan.
Prima, maar pas dan de afbakening aan (in
onderling overleg!) en leg opnieuw vast.
Twijfel geval Buiten project
√
√
√
√
√
√
√
√
5.2.4 Vaststellen huidige kwaliteitsniveau
Op het moment waarop het beheer en onder-
houd wordt overgedragen, moet duidelijk zijn
wat er in welke staat wordt overgedragen. Is er
nog sprake van achterstallig onderhoud, zijn er
nog grote uitgaven te voorzien of ligt het er
prima bij.
Daarom zal de huidige situatie en het huidige
niveau van onderhoud bekeken en vastgelegd
moeten worden. Dit kan op basis van de inven-
tarisatie die bij de afbakening is vastgelegd.
Bijzondere onderhoudsbehoefte
 5.2.5 Opstellen kwaliteitshandboek
Om de discussie over het gewenste kwaliteits-
niveau te kunnen voeren, is het goed het
gewenste kwaliteitsniveau van de ondernemers
én de Gemeente te kennen. Op basis van de ver-
schillen, kan berekend worden welke de finan-
ciële consequenties voor het benodigde onder-
houd zijn.
Vervolgens kan, bijvoorbeeld per straat of
straattype (hoofdontsluiting, zijwegen, …..) of
per gebied van het terrein, door zowel de
Gemeente als de ondernemers worden aangege-
ven welk kwaliteitsniveau zij wenselijk achten.
Op basis van de verschillende toedelingen kan in
de volgende stap onderzocht worden wat de
financiële consequenties zijn.

Beeldkwaliteitbestekken Ondersteuning externe partij

Voor het vaststellen van kwaliteitsniveaus van
onderhoud, kan gebruik gemaakt worden van
zogenaamde ‘kwaliteitsbestekken’. Door middel
van foto’s worden verschillende kwaliteitsni-
veaus weergegeven. Vaak wordt er onderscheid
gemaakt in drie kwaliteitsniveaus: laag, midden
en hoog. Bij elke norm hoort een bepaalde inzet
aan onderhoudsactiviteiten.
Het werken met ‘beeldkwaliteitbestekken’ geeft
beter inzicht in wat te verwachten is. Het is nu
eenmaal moeilijk vast te stellen wat je krijgt als
er bijvoorbeeld zes x per jaar gemaaid wordt en
drie x per jaar geschoffeld.
Om dit kwaliteitsoverzicht daadwerkelijk op te
stellen kan externe deskundigheid goed werken.
Op deze wijze kan objectief worden vastgelegd
welke de verschillende niveaus zijn en wordt
voorkomen dat al in dit stadium allerlei discus-
sies gaan lopen over zaken die pas na de vervolg-
stappen besproken moeten worden. Eerst het
totale overzicht, daarna meer inzicht en dan pas
de daadwerkelijke discussie over de verdeling
van de inspanningen en de bijbehorende kosten.

Kwaliteitsniveaus bespreken en dan toedelen

Er bestaan beeldkwaliteitindicaties voor de ver-
schillende kwaliteitsniveaus van de openbare
ruimte en groen. Kwaliteit van perken, gras,
walkanten, bestrating en dergelijke. Deze zijn
per kwaliteitsniveau naast elkaar gezet. Bij het
gebruik van de beeldkwaliteitindicaties is het
van belang het beeldmateriaal dat als uitgangs-
punt dient goed te kennen en het onderling eens
te zijn over de wijze waarop de beelden moeten
worden geïnterpreteerd. Dit voorkomt discussie
achteraf.

19
 5.2.6 Vertalen kwaliteitsbestekken
Bij elk niveau van onderhoud hoort een bepaal-
de mate intensiteit van activiteiten. In bijgaand
schema zijn voorbeelden opgenomen.

Activiteit Kosten per keer Kosten niveau Kosten niveau Verschil in

Gemeente ondernemers Kosten

Onderhoud verharding
NEWTON LAAN
• Vegen … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Zwerfvuil prikken … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Onkruidbestrijding … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Gladheidbestrijding … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Schouwen … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
PASCAL STRAAT
• ……

Onderhoud groen/perken
NEWTON LAAN
• Grasmaaien … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Graskanten … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Bladverzamelen … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Bomen en heesters
onderhouden … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Ziektebestrijding … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
• Zwerfvuil/grofvuil
verwijderen … € keer … € jaar … € jaar … € jaar
PASCAL STRAAT
• ……

Etc.

Externe expertise voor de kengetallen Beschikbare budgetten Gemeente

Om de vertaling van beeldkwaliteit naar een
begroting op een objectieve wijze te kunnen uit-
voeren is de kennis en kunde van een externe
deskundige goed bruikbaar. Vaak is de partij die
de beeldkwaliteitsniveaus levert ook goed in
staat deze te vertalen naar de financiële conse-
quenties.
5.2.7 Vaststellen beschikbare budgetten
Een van de lastiger onderwerpen, die mogelijk
parallel aan de vorige stappen uitgevoerd kan
worden, is het vaststellen van de beschikbare
budgetten.
Om het gemeentelijke kostenpatroon te kunnen
vaststellen is helder inzicht nodig in de tijdsbe-
steding per onderdeel, het benodigde materiaal
de daaruit voortvloeiende kosten. Daarbij dient
ook met de nodige overheadkosten rekening te
worden gehouden. Ervaring leert dat de kosten
bij de Gemeente vaak moeilijk boven water is te
krijgen.
Beschikbare budgetten van ondernemers
Als ondernemers een hoger kwaliteitsniveau
wenselijk achten dan de Gemeente, kan over-
eengekomen worden dat zij het verschil in kos-
ten aanvullen. Hierover moeten duidelijke
afspraken gemaakt worden.

20
 Voor ondernemers kan het bijdragen aan het
onderhoud aantrekkelijker worden indien het
onderhoudsbedrijf gelijk ook de eigen tuin van
het bedrijf erbij pakt. Dergelijke ‘koppelverkoop’
kan tot interessante wederzijdse voordelen lei-
den. De potentiële kostenbesparing kan de extra
bijdrage ten behoeve van het kwaliteitsniveau
compenseren.
5.2.8 De inrichting van de organisatie
Indien het groenbeheer wordt overgenomen
door een 'parkmanagementorganisatie' dan zal
deze organisatie ook betaald moeten worden. In
de begroting van de onderhoud- en beheerskos-
ten zal een bepaald percentage ‘Overhead’ of
‘Algemene Kosten’ zijn opgenomen. In de huidi-
ge situatie worden ook kosten gemaakt om de
overhead te financieren.
Uitbesteden of zelf doen
Bij de uitvoering van de onderhoudsactiviteiten
kan in principe voor twee opties worden geko-
zen; uitbesteden of zelf doen.
ten worden, waarbij ook de dagelijkse begelei-
ding en aansturing een rol gaan spelen. In het
laatste geval zal vaak sprake zijn van een grotere
parkmanagementorganisatie die meerdere dien-
sten verleend.
Personele invulling organisatie
Bij de inrichting van de parkmanagement-
organisatie zal scherp gekeken moeten worden
naar de activiteiten die de organisatie gaat uit-
voeren. Om de kosten laag te houden zal ook
gekeken moeten worden naar het niveau van de
activiteiten. Welke activiteiten moeten door een
zware kracht opgepakt worden en welke kunnen
door een lichtere meer secretariële kracht wor-
den uitgevoerd.
Daarnaast zal nagedacht moeten worden over
de wijze waarop het toezicht op de uitvoering
zal worden gehouden.

Als het mogelijk is een aantal mensen full time

bezig te houden, kan het financieel aantrekke-
lijk zijn zelf de onderhoudsactiviteiten uit te
voeren. Als de hoeveelheid werk en de seizoens-
invloeden het niet toelaat dat mensen in vast
dienst worden genomen, is uitbesteden aantrek-
kelijker.

Naast deze overweging kunnen er ook andere

zijn die van belang zijn bij het al dan niet uitbe-
steden van de activiteiten. Voorbeelden hiervan
zijn:
• Extra verantwoordelijkheid door mensen op de
loonlijst te hebben;
• beschikbaarheid van voldoende materieel;
• continuïteitsgaranties bij inhuur versus onze-
kerheid bij eigen personeel;
• arbeidsongeschiktheidsrisico’s.

Beide scenario’s leiden tot een andere inrichting

van de parkmanagementorganisatie. In het
geval van uitbesteden gaat het primair om een
contractpartij en toezichthoudende organisatie,
die tevens de contacten onderhoud met de
Gemeente en betrokken ondernemers. In geval
van uitvoering in eigen beheer, zal de parkma-
nagementorganisatie steviger opgetuigd moe-

21
 Activiteit Tijdsbesteding Verantwoordelijkheid/ Niveau uitvoerende
(voorbeeld) Risicoprofiel kracht

Aansturing onderhoudsbedrijf 0,2 dag/week Hoog/Gemiddeld Hoog

Aanspreekpunt ondernemers voor

ontvangen vragen 0,5 dag/week Gemiddeld Gemiddeld

Beantwoorden vragen en
Oplossen knelpunten
2 dgn/maand Lost in onderling overleg Hoog
vragen/knelpunten op
Houdt daarbij rekening
met wederzijdse belangen

Administratie 0,2 dag/week Voert administratie Gemiddeld

Secretariële ondersteuning 1 dag/week Voert secretariële Laag

activiteiten uit
Archivering, verslag-
legging,
afspraken, etc.

Aanspreekpunt Gemeente 1 dag/maand Houdt contact met Hoog

Gemeente over voort-
gang beheersactiviteiten

Ontwikkelen nieuwe 1 dag/week Peilt behoeften bij Hoog

parkmanagement diensten ondernemers en ont-
wikkeld nieuwe (kosten-
dekkende) initiatieven
op het gebied van park-
management

Op basis van bovenstaand overzicht, waarbij

naast de activiteiten op het gebied van groen-
beheer ook andere parkmanagementactiviteiten
meegenomen moeten worden, kan een invulling
van de organisatie worden opgesteld.

22
 Benodigde budgetten en de dekking
Op basis van de personele invulling kan een bud-
get worden opgesteld. Hierbij moet ook worden
gelet op zaken als huisvesting, communicatie en
dergelijke.
inhoudelijke aspecten aan de orde, ook de
manier waarop de organisatie rondom het
beheer en onderhoud wordt vormgegeven is van
belang.

Begrotingsposten kunnen zijn:

Kosten # dagen per week Kosten

Loonkosten
• Parkmanager (senior)
• Ondersteuning (medior)
• Telefoniste/secretariële ondersteuning

Huisvesting
• Huur kantoorruimte
• Inrichtingskosten
• Kantoorartikelen

Communicatie
• Briefpapier/naamkaartjes/porto
• PR materiaal/nieuwsbrief
• www-site

Overige kosten
• Onkosten vergoeding
- Representatiekosten
- Kilometervergoeding
- Huur vergaderzalen
• Accountantskosten

Onderwerpen die aan de orde moeten komen in

5.2.9 Aanvragen en afwegen offertes
Er zijn vele organisaties die in aanmerking
komen om de beheer- en onderhoudactiviteiten
uit te voeren. Daarbij kan gedacht worden aan
grotere organisaties, maar zeker ook aan kleine-
re hoveniersbedrijven die een meer lokaal karak-
ter hebben. Daarnaast bestaat de mogelijkheid
gebruik te maken van bedrijven die de Wet
Sociale Werkvoorziening uitvoeren. Zij speciali-
seren zich meer en meer in activiteiten op het
gebied van groenbeheer en parkmanagement.
Om een redelijke vergelijking mogelijk te maken
is de aanvraag van drie verschillende offertes
wenselijk.
Opstellen offerte aanvraag
Een goed offerteverzoek is voorzien van een hel-
der programma van eisen voor het gevraagde. In
dit programma van eisen komen niet alleen de
een goede offerte:
a Programma van eisen met betrekking tot het
gevraagde onderhoud (beeldkwaliteitbestek-
ken)
b Gewenste uitsplitsing kostenopbouw
c Looptijd van de opdracht
d Opzet organisatie van de uitvoering (wie is
aanspreekbaar voor welk onderdeel)
e Inrichting communicatielijnen (met park-
management organisatie, bewoners bedrijven-
terrein en Gemeente)
f Te verstrekken managementinformatie
(informatieprofiel)
g Betalingsregelingen
h Leveringscondities en continuïteitsgaranties
i Wijze van afdekking eventuele risico’s
j Hardheidsclausules

23
 Aansluiten bij overige initiatieven
Om onderhoudsvolume te creëren is het goed,
bij de selectie van partijen die gevraagd worden
te offreren, ook te kijken naar andere terreinen
waar al beheer- en onderhoudsactiviteiten zijn
uitbesteed. Het kan aantrekkelijk zijn om aan te
sluiten bij de betreffende
(parkmanagement)organisatie en gezamenlijk
op te trekken bij het inkooptraject. Op deze
wijze kan worden gewerkt aan een bredere
opzet van parkmanagementactiviteiten in de
regio.
Afwegen van de offerte
Bij het afwegen van de offertes zal in eerste
instantie gelet worden op de prijs kwaliteitver-
houding. Aangezien de gevraagde kwaliteit bij
elke partij dezelfde is, zou dit tot een eenvoudi-
ge vergelijking moeten leiden. De praktijk is ech-
ter weerbarstiger en u zult op basis van de con-
creet voorliggende offerte hiervan een inschat-
ting moeten maken.
Verder wordt er hier vanuit gegaan dat bij de
selectie van de offrerende partijen gekeken is
naar de referenties, de reputatie en de financiële
gezondheid van de offrerende partijen.
Het is handig om voor deze afweging een aantal
heldere criteria te definiëren. Daarna kunnen de
betrokken partijen (ondernemers en Gemeente)
eerst individueel en daarna gezamenlijk bespre-
ken welke van de partijen het best voldoet aan
de geschetste criteria. Niet alle criteria hebben
Bedrijf A
Zware criteria
• Totale kosten Opmerkingen
• Kosten per eenheid/uur
• Helderheid uitvoeringsorganisatie
• ………………………
Gemiddelde criteria
• Communicatielijnen
• Hardheidsclausule
• ………………………
Lichte voorwaarden
• Betalingsvoorschriften
• Continuïteitsgaranties
• ………………………
Totaal score
24
een even grote impact op wat wordt geboden en
er zal daarom dus ook onderscheid gemaakt
moeten worden tussen gewichtige en minder
gewichtige criteria.
Nadat overeenstemming is bereikt over welke
partij het wordt, moet een contract worden
opgesteld. Hierin kunnen de laatste aanvullin-
gen en wijzigingen worden vastgelegd.
5.3 Nazorg
Nadat de contracten zijn opgemaakt en gete-
kend, ontstaat een nieuwe structuur waarbin-
nen gewerkt wordt. Voor de Gemeente betekent
het op afstandplaatsen van activiteiten dat zij
op een andere wijze moeten gaan aansturen.
Tenslotte zal voor de geldelijke bijdrage van de
Gemeente een prestatie geleverd moeten wor-
den en zij moeten erop toe zien dat deze ook
daadwerkelijk geleverd wordt. Uit ervaring blijkt
dat dit vaak enige gewenning vraagt.
Voorkomen moet worden dat in grote mate van
detail gerapporteerd moet worden over de uit-
gevoerde activiteiten en de voortgang. Dit leidt
tot overbodige beheerslast en voegt weinig toe
aan de daadwerkelijk te leveren dienst, namelijk
het beheer van de openbare ruimte en groen.
5.3.1 Regulier overleg
Het is goed om in de eindsituatie een vorm van
regulier overleg te organiseren. Dit kan bijvoor-
beeld worden verdeeld over:
Bedrijf B Bedrijf C
 • Maandelijks operationeel overleg
Elke maand een korte bijeenkomst waarin
wordt aangegeven wat er geweest is en wat er
aan activiteiten op stapel staat. Moet er door de
ondernemers nog actie worden ondernomen,
bijvoorbeeld op een bepaalde dag de bermen vrij
houden, of zijn er activiteiten van de onderne-
mers die extra aandacht vragen van de groenbe-
heerder. Deze en andere meer operationele
zaken worden tijdens dit overleg besproken.
• klachten en klachtenafhandeling;
• overige ontwikkelingen.
5.3.3 Evaluatie momenten
Tot slot is het goed eens per jaar de gehele gang
van zaken te evalueren en voornemens voor het
komende jaar te bespreken. Tegen het einde van
de looptijd van het contract is dit zeker van
belang.

• Kwartaaloverleg
Het kwartaaloverleg is meer gericht op het rap-
porteren van de voortgang op hoofdlijnen. Zijn
de gestelde doelen gerealiseerd, zowel kwalita-
tief als kwantitatief (budgettair), welke knel-
punten zijn gesignaleerd en hoe zijn deze op te
lossen.

Voorafgaand aan de periode waar regulier over-

leg plaatsvindt, kan voor de eerste aanloop-
periode extra overleg gepland worden.
Begeleiding van de invoering van collectief
onderhoud. Tijdens die eerste onderhoudsperio-
de moeten allerlei zaken worden afgestemd.
Daarnaast bestaat de kans dat er nog de nodige
activiteiten uitgevoerd moeten worden om ach-
terstallig onderhoud weg te werken. Hierover
zijn bij de overdracht van de activiteiten (het
opleveren van het terrein) gerichte afspraken
gemaakt.

5.3.2 Informatie profiel

Bij het aansturen van het beheer, kan gewerkt
worden met een informatieprofiel. Hierin wordt
vastgelegd welke informatie noodzakelijk en
wenselijk is om een oordeel te kunnen vellen
over de wijze waarop het onderhoud wordt uit-
gevoerd.

Het nadenken over de informatie die daarvoor

noodzakelijk is, kan bevorderen dat er geen
overbodige vragen worden gesteld en dat er te
veel op details wordt gestuurd. Het is goed bij
het opstellen van dit profiel ook de uitvoerende
partij te betrekken. Er kan hierbij gedacht wor-
den aan informatie op het gebied van:
• Kwaliteitsparameters en wijze van meten;
• financiën, besteding ten opzichte van
begroting;

25
 Colofon

Titel: Draaiboek Parkmanagement, Groenbeheer

Uitgave: Provinciaal bestuur van Gelderland

Dienst Ruimte, Economie en Welzijn
Afdeling Economische Zaken
Cluster Bedrijfsomgevingsbeleid

Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV

Businessunit Bedrijfsomgeving

Voor informatie: Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV

Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters
parkmanagement@oostnv.nl
(026) 384 42 22

Tekst: Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV

Businessunit Bedrijfsomgeving
Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters

Vormgeving: Provincie Gelderland

Fotografie: Wils Kloos en Dick Brouwers

Drukwerk: Provincie Gelderland

Het Draaiboek Parkmanagement is geschreven in opdracht van de Provincie Gelderland door de

Ontwikkelingsmaatschaappij Oost Nederland NV

Niets uit deze uitgave mag voor commerciële doeleinden worden vermenigvuldigd en/of
aangewend zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Ontwikkelingsmaatschappij
Oost Nederland NV

Hoewel dit draaiboek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden opstellers noch uitgever enige
aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit
boek.

Mocht u naar aanleiding van dit draaiboek nog aanvullende vragen en/of opmerkingen hebben
betreffende parkmanagement, kunt u contact opnemen met de Ontwikkelingsmaatschappij
Oost Nederland NV

© 2005, Oost NV

26
omslagen_epp_parkmanagement 21-03-2005 10:42 Pagina 1

Draaiboek Parkmanagement

Energie