Draaiboek Parkmanagement

Groenbeheer

Draaiboek Parkmanagement

Groenbeheer

Oost NV Provincie Gelderland

1

Parkmanagement in de praktijk

Samenvatting

Kwaliteit van de inrichting van de openbare ruimte is een van de belangrijkste aspecten die de uitstraling van een bedrijventerrein beïnvloedt. Een terrein dat er ‘knap’ bij ligt, maak niet alleen een goede indruk op bezoekende klanten, het is ook voor de gevestigde bedrijven van belang. Op deze wijze behoud het vastgoed namelijk beter haar waarde en vormt het een plezieriger werkomgeving. Daarbij gaat het natuurlijk niet alleen maar om de openbare ruimte, ook het eigen terrein van de bedrijven speelt een belangrijke rol. Er bestaat veel verschil van inzicht over het noodzakelijke kwaliteitsniveau van beheer van de openbare ruimte en het groen. De Gemeente is gericht op het tegen lage kosten realiseren van een redelijk kwaliteitsniveau. Voor bedrijven verschilt het. Voor de een is het groen een verlengstuk van de showroom, voor de ander een opslagplaats voor voorraden of een parkeerplaats. Onvrede als aanleiding Vaak worden groenbeheer projecten gestart doordat bedrijven ongelukkig zijn met de kwaliteit van het groenbeheer. Zij verwachten dat ze het zelf beter kunnen en tegen lagere kosten.

Een andere aanleiding kan zijn dat juist de Gemeente het initiatie neemt. Heroriëntatie op haar takenpakket en de wijze waarop deze worden uitgevoerd, kan ertoe leiden dat men de mogelijkheid wil onderzoeken het beheer bij de bedrijven te leggen. Ook alternatieven onderzoeken Een traject gericht op de realisatie van collectief groenbeheer is intensief. Bij projecten ontstaan uit onvrede met de huidige situatie, is het aan te bevelen ook alternatieven voor uitbesteding te bekijken. Het goed een overzicht te maken van de knelpunten en te bekijken met welke maatregelen deze kunnen worden opgelost. Mogelijk dat minder ingrijpende aanpassingen al leiden tot het oplossen van de knelpunten. Hierbij kan gedacht worden aan regelmatig overleg, het regelmatig ‘schouwen’ van het terrein, het instellen van één klachtennummer en dergelijk. Nadat is gebleken dat de alternatieven geen soulaas bieden, of nadat is vastgesteld dat Gemeente de bedrijven toch willen overgaan naar een vorm van collectief groenbeheer, kan het uitbestedingtraject worden gestart.

Initiatief

Willen we wat?

Nee

Stoppen

Ja

Helpen organisatorische oplossingen?

Nee

Start onderzoek uitbesteding

Ja Onderzoeken knelpunten en mogelijke maatregelen

2

Het collectief groenbeheerproject Het totale collectieve groenbeheer project is opgedeeld in een aantal stappen. Daarbij is het belangrijk bij de start een werkgroep te definiëren, die het project kan uitvoeren en begeleiden. Deze werkgroep moet zowel vanuit de Gemeente als vanuit de bedrijven worden bemenst en over enig mandaat om besluiten te nemen, beschikken.

Afbakening van het terrein Bij de aanvang van het project is het goed vast te stellen over welk gebied het exact gaat en welke objecten binnen het gebied meegenomen worden; straatverlichting, bewegwijzering, waterpartijen, hekwerken en dergelijk. Alles moet eenduidig worden vastgelegd. Vaststellen huidige kwaliteitsniveau Nadat de gebiedsafbakening is vastgesteld, moet het niveau van onderhoud worden bepaald. Hier spelen verschillende niveaus een

Vaststellen gezamenlijke ambties

Uitbesteding onderzoeken?

Nee

Stoppen of organisatorische ingrepen toepassen

Ja

Inrichten projectgroep

Nee
Vaststellen afbakening terrein en onderdelen

Vaststellen huidig kwaliteitsniveau

Is de organisatie geschikt?

Vaststellen gewenst kwaliteitsniveau alle partijen

Vaststellen benodigde budgetten

Vaststellen totale beschikbare budget

Voldoende budget ?

Ja

Aanvragen offertes en contracteren aanbieder

Aanvragen offertes en contracteren aanbieder

3

rol; het huidige gerealiseerde niveau, het voorgeschreven gemeentelijke niveau en het gewenste niveau van de bedrijven. De niveaus verschillen bijna per definitie. Belangrijk is het zo objectief vaststellen van het huidig gerealiseerd niveau van onderhoud. Dit is een ijkpunt in het traject omdat op basis hiervan eventueel achterstallig onderhoud vastgesteld moet worden. Vaststellen gewenste kwaliteitsniveau Het huidige kwaliteitsniveau is voor ondernemers de basis om het gewenste niveau vast te stellen. Hoe is het nu en hoe hadden we het graag gezien. Nadat dit en ook het ‘norm-niveau’ van de Gemeente is vastgesteld, kan worden bepaald welke verschillen er bestaan tussen de wens van de bedrijven en de norm van de Gemeente. Ook kan het achterstallig onderhoud worden bepaald. Dit is het verschil tussen de norm van de Gemeente en het werkelijk vastgestelde niveau. Het vaststellen van de kwaliteitsniveaus kan op basis van zogenaamde beeldkwaliteitbestekken. Tevens kan op van deze bestekken worden bepaald hoe hoog de onderhoudskosten zijn. Het inhuren van externe deskundigheid voor deze activiteiten is aan te bevelen. Financiële inrichting Om het financiële kader vast te stellen, moet zowel het beschikbare budget bij de Gemeente worden vastgesteld, als het benodigde budget voor het onderhoud. Voor het vaststellen van de gemeentelijke budgetten moet niet alleen naar de directe, maar ook naar de indirecte kosten worden gekeken. In de praktijk blijkt het lastig een duidelijk financieel beeld boven tafel te krijgen. Daarnaast moet worden bekeken op welke wijze eventuele extra kosten voor onderhoud over de deelnemende bedrijven kan worden verdeeld. Ook is het mogelijk dat, na aanbesteding, blijkt dat de beschikbare gemeentelijke budgetten ruim voldoende zijn om de onderhoudsactiviteiten uit te laten voeren. Van het surplus kunnen dan andere parkmanagement activiteiten worden ontwikkeld.

Inrichting uitvoeringsorganisatie en nazorg Om het geheel tot slot te effectueren moet een organisatie zijn die de uitvoering ter hand kan nemen. Mogelijk is een dergelijke (parkmanagement-)organisatie beschikbaar, mogelijk moet deze nog worden opgericht. Vervolgens moeten de groenbeheerwerkzaamheden worden aanbesteed en kan daadwerkelijk gestart worden in de nieuwe situatie. Het is goed de startperiode intensief te begeleiden en eventuele knelpunten vlot aan te pakken. Na verloop van tijd kan de begeleiding minderen, totdat volstaan kan worden met regulier overleg. Tegen het einde van de looptijd van het contract, zal een degelijke evaluatie moeten plaatsvinden, waarna het contract verlengd kan worden of een nieuwe aanbestedingsronde plaats kan vinden.

4

Inhoud

Samenvatting 1 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 5. 5.1 5.2 5.3 Inleiding Wat houdt collectief groenbeheer in? Doelen met betrekking tot de openbare ruimte en groenbeheer Onderdelen van openbare ruimte en groenbeheer Dagelijks onderhoud en Groot onderhoud Relatie met andere thema’s Betrokken partijen De Gemeente De ondernemers Overige partijen Initiatieffase collectief groenbeheer Initiatieffase in stappen Wat willen we met groenbeheer en de openbare ruimte? Organisatorische aanpassingen kunnen ook helpen Uitbesteding van groenbeheer Het collectieve groenbeheerproject Het groenbeheerproject in stappen De stappen toegelicht Nazorg

2 6 7 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 14 14 15 24

5

1

Inleiding

Kwaliteit van de inrichting van de (openbare) ruimte is een belangrijk aspect bij de beoordeling van een terrein. Goede beheersing van de openbare ruimte en groen, kan de noodzaak tot revitalisatie voorkomen en/of uitstellen. Nu meer uitgeven aan het beheer van de openbare ruimte en het groen, is voordeliger dan later revitaliseren, zo is berekend door verschillende ingenieursbureaus. Er bestaat vaak verschil van inzicht over de juiste wijze en het juiste niveau van onderhoud van de openbare ruimte. Gemeenten gaan vaak uit van een ‘normaal niveau’ van onderhoud. Ondernemers zien het groen op het terrein als aankleding voor hun bedrijf. In verband met de zichtbaarheid en veiligheid moeten struiken en heesters niet te hoog worden, maar een beetje gevarieerd is wel aardig. Vooral kantoorbedrijven hechten waarde aan een groene omgeving, omdat dit ook tijdens de pauzes als wandelplek dienst kan doen. Overigens moet gezegd worden dat het regelmatig sprake is van achterstallig onderhoud door de Gemeente. In dergelijke gevallen ligt het gevaar van verpaupering van het terrein op de loer. Dit is zeker een zorg voor de gevestigde bedrijven en zou eveneens een zorg moeten zijn voor de Gemeente op wiens grondgebied een dergelijk terrein gelokaliseerd is. De beeldkwaliteit van de openbare ruimte stopt niet bij de kavelgrens. Dat wat er op de eigenterreinen van de ondernemers is te zien is onderdeel van de totale beeldkwaliteit. Indien we het hebben over verbetering van de beeldkwaliteit van het bedrijventerrein spreken we daarmee dus zowel over de gemeentelijke terreinen én de private terreinen. In dit themanummer, dat deel uitmaakt van het Draaiboek Parkmanagement van de Provincie Gelderland, wordt het onderwerp Groenbeheer verder uitgewerkt.

6

2. Wat houdt collectief groenbeheer in?

Groenbeheer is een punt van discussie op bedrijventerreinen. Gemeenten beheren het groen op basis van een ‘normaal’ basisniveau, dit om de gemeentelijke budgetten niet meer dan noodzakelijk te belasten. Bedrijven zijn het hier vaak niet mee eens, zij willen een kwalitatief hoogwaardiger niveau van beheer. Gezien het feit dat het hier gaat over subjectieve standpunten met betrekking tot wat is nu goed genoeg is en wat beter is, zijn discussies hieromtrent lastig. In sommige situaties (vaak bij nieuwe terreinen) wordt het groenbeheer uitgevoerd door of onder regie van de parkmanager van dat nieuwe terrein. Hiermee heeft de parkmanager direct invloed op de kwaliteit van het beheer en de manier waarop het wordt uitgevoerd. Op bestaande terreinen bestaat, vanuit onvrede met de huidige situatie, soms wel de wens het groenbeheer over te nemen. Dit blijken lastige trajecten. Hierbij speelt vooral de wijze waarop het beheer op dat moment is geregeld een belangrijke rol.

goed van de ondernemers.Het hoofddoel van de Gemeente komt is sterke mate overeen met dat van de ondernemers. Doel Gemeente Hoofddoel van de Gemeente is dat het groenbeheer plaatsvindt op een acceptabel kwaliteitsniveau dat voldoet aan alle daarvoor gestelde juridische eisen, tegen een marktconform prijsniveau, met de mogelijkheid bij te sturen. Daarnaast kan de Gemeente als nevendoel willen bereiken dat, door het goed onderhouden van de terreinen, wordt voorkomen dat het terrein een matige uitstraling krijgt. Dit kan een groter verloop, leegstand en verdere verloedering tot gevolg hebben. 2.2 Onderdelen groenbeheer De onderdelen behorende bij openbare ruimte en groenbeheer kunnen op zeer verschillende manieren worden opgevat. Daarom is het goed een idee te geven van de onderdelen waaruit het kan bestaan. Hieronder volgt een kort overzicht:

2.1 Doelen Gemeente en ondernemers Rondom het groenbeheer kunnen veel directe en indirecte doelen een rol spelen. Het is goed even stil te staan bij deze verschillende doelstellingen. Als het gaat om de inrichting van het onderhoud en beheer van groen, zullen zij een belangrijke rol spelen. Hoofddoel ondernemers Hoofddoel van de ondernemers is dat het groenbeheer (het beheer van de openbare ruimte) plaatsvindt op een acceptabel (goed) kwaliteitsniveau, tegen een concurrerende prijs en met de mogelijkheid bij te sturen.

• Openbare verharding • Groenvoorzieningen - Bomen - Heesters - Grasperken • Ondergrondse voorzieningen - Riolering - Kabels en leidingen • Bewegwijzering en inrichtingselementen - Bewegwijzering - Straatverlichting - Banken en andere inrichtingselementen • Afvalinzameling - Afvalinzamelingpunten. Bij gesprekken over beheer van openbare ruimte

Naast het voor de hand liggende doel, zijn er ook een aantal andere doelstellingen die worden nagestreefd. Zo zien ondernemers het groen als verlengstuk van hun eigen huisvesting. Voor ‘kantoorbedrijven’ kan het groen ook dienen als wandelomgeving gedurende de pauzes. Daarnaast draagt een goed groenbeheer bij aan de in standhouding van de waarde van het vast-

en groen is het noodzakelijk duidelijk af te spreken en vast te leggen waar we het over hebben. Welke onderdelen komen in welke mate voor. 2.3 Dagelijks onderhoud en groot onderhoud Naast de verschillende onderdelen van de openbare ruimte en groen, bestaat er ook nog ver-

7

schil tussen soorten onderhoud. Tot het dagelijkse (reguliere) onderhoud van riolering en verlichting behoort bijvoorbeeld een jaarlijkse inspectie. Grootscheepse vervanging van riolering maakt geen onderdeel uit van het dagelijkse beheer. Over wat verstaan wordt onder de verschillende vormen van onderhoud moet ook duidelijk worden vastgelegd. Dit is ook van belang omdat in een later stadium over budgetten moet worden gesproken. Deze hangen weer één op één samen met het benodigde onderhoud. Groot onderhoud komt voor bij: • Wegen en verharding • Groen • Riolering Vaak worden dergelijke groot onderhoudstrajecten gekoppeld aan een revitalisering van het gehele terrein. Ook kan dit een goede aanleiding zijn om het beheer, na uitvoering van het onderhoud, op een andere wijze in te vullen. Ook over de vormen van onderhoud die betrekking hebben op het project moeten afspraken worden vastgelegd.

• Verkeersveiligheid: wat geldt voor de criminaliteit geldt ook voor de verkeersveiligheid. Onoverzichtelijke verkeersituaties kunnen soms worden verholpen door aanpassing van de wijze van onderhoud of de inrichting van het terrein. Bij activiteiten gericht op de openbare ruimte en groen, kunnen bovenstaande raakvlakken worden meegenomen.

2.4 Relatie met andere thema’s Het beheer van de openbare ruimte en groen wordt vaak aangehaald op het moment dat er sprake is van grote opknapbeurten en revitalisering van terreinen. Dit is dan ook een belangrijk raakvlak. Daarnaast kunnen nog een aantal andere raakvlakken worden benoemd: • Criminaliteit: de wijze waarop het groen beheerd wordt, kan effecten hebben op de inbraakgevoeligheid van panden en terreinen. Indien door onvoldoende beheer, de zichtbaarheid van gebouwen en de overzichtelijkheid van het terrein afneemt, zal de kans op criminaliteit vergroten. De inrichting van het terrein, waarbij tevens criminaliteitsaspecten in acht worden genomen, verbetert de situatie op het terrein.

8

3. Betrokken partijen

Vrijwel iedereen die wel eens op een bedrijventerrein komt, kan worden gezien als iemand die betrokken is bij de kwaliteit van de openbare ruimte. Natuurlijk zit er verschil in de mate waarin men betrokken is. Zo zal een toevallige passant anders naar het terrein kijken dan een bezoeker van een van de bedrijven. Ook de gevestigde ondernemers en hun werknemers kijken weer anders naar het terrein dan bijvoorbeeld de Gemeente. Iedereen zal zo zijn of haar mening vormen over het terrein en dit meewegen in de beoordeling van de bedrijven die daar gevestigd zijn. Die partijen die een direct belang hebben bij de kwaliteit van de openbare ruimte en het groen, noemen we stake-holders. Als er, binnen het kader van parkmanagement, activiteiten gepland zijn op het gebied van die buitenruimte, dan moeten de stake-holders hier op een of andere manier een rol kunnen spelen. In dit hoofdstuk wordt aangegeven: • Welke stake-holders er zijn; • welk belang ze vertegenwoordigen in de mogelijke projecten; • welke wijze ze daarom betrokken kunnen of moeten worden.

100 gevallen de Gemeente verantwoordelijk voor het beheer van de openbare ruimte. Zij draagt de financiële lasten en is belast met het (doen) uitvoeren van het daadwerkelijke onderhoud. Alleen op particuliere terreinen speelt de Gemeente geen rol in de uitvoering, daar is de private exploitant verantwoordelijk. Binnen de Gemeente kunnen meer afdelingen betrokken zijn bij het beheer van de openbare ruimte. Dit geldt zeker voor de dienst Openbare of Gemeente Werken. Zij formuleren de onderhoudsnormen waaraan het terrein moet voldoen. Hierbij zijn de beschikbare budgettaire ruimte en eventueel wettelijke eisen een randvoorwaarde. Daarnaast kunnen de afdelingen EZ en Milieu een rol spelen. Er zijn in hoofdzaak twee manieren waarop het onderhoud uitgevoerd kan worden: 1. De Gemeente voert de onderhoudsactiviteiten uit met haar eigen personeel; 2. de Gemeente heeft de onderhoudsactiviteiten uitbesteed. Het onderhouden van de openbare ruimte is een belangrijke taak die door veel Gemeenten wordt onderschat. Goed beheer en onderhoud zijn politiek vaak minder interessant dan het realiseren van fysiek duidelijk herkenbare resultaten en

3.1 De Gemeente Een Gemeente kan voor bedrijventerreinen volstaan met haar formele taken: aanleg van infrastructuur, grondexploitatie, vaststellen en herzien van bestemmingsplan en afgifte van bouw- en milieuvergunningen. Bij een dergelijke taakopvatting blijven een hoop kansen onbenut liggen. Vooral bij ontwikkelingen op een bedrijventerrein kan de Gemeente in samenwerking met bedrijven een groot aantal van haar doelstellingen proberen te realiseren. Van het verbeteren van de sociale veiligheid, tot afkoppelen van hemelwater, veel is mogelijk. Bij activiteiten gericht op de verbetering van de openbare ruimte en groen, kunnen ook kansen ontstaan om zaken structureel te verbeteren.

ambities. Een terrein dat altijd schoon is, scoort nu eenmaal minder goed dan een terrein dat na veel inspanningen weer schoon is gekregen. Bij de uitvoering van projecten op het gebied van beheer van de openbare ruimte zal de Gemeente in ieder geval een belangrijke rol spelen. 3.2 De ondernemers De ondernemers zijn de buurtbewoners van het bedrijventerrein en worden dagelijks geconfronteerd met het onderhoudsbeleid van de Gemeente. De publieke ruimte sluit aan op de private ruimte van de ondernemers, de voortuinen en de grasvelden. Voor de ene ondernemers is de buitenruimte een

Verantwoordelijkheden van de Gemeente Op bestaande bedrijventerreinen is in 99 van de

groene omlijsting van hun representatieve pand, voor de andere een niet overkapte opslagplaats.

9

Dit heeft grote invloed op de totale uitstraling van het terrein. Bij projecten met betrekking tot groenbeheer wordt vaak gezocht naar ‘gevel tot gevel’ oplossingen. Op deze wijze wordt een zo eenduidig mogelijk beeld van het terrein nagestreefd. Daarbij kan natuurlijk wel onderscheid gemaakt worden naar de verschillende activiteiten die op het terrein voorkomen. Een meer industrieel terrein of onderdeel van een terrein, kan een andere uitstraling nastreven dan dat deel waarop bijvoorbeeld de autodealers zich presenteren. Duidelijke verschillen dus tussen de ondernemers en ook duidelijke verschillen in de belangen die aan de buitenomgeving worden toegekend. In gezamenlijke trajecten zal met respect voor beide belangen moeten worden omgegaan.

3.3 Overige partijen Naast de Gemeente en de ondernemers zijn er nog andere partijen die ook een rol kunnen spelen bij de uitwerking van plannen met betrekking tot groenbeheer. Overige partijen zijn onder meer: • Provincie; voor eventuele Provinciale wegen en bermen; • Rijkswaterstaat; voor (aansluitingen op) rijkswegen; • Waterschap; voor afwatering, riolering en dergelijke; • …………. De aard en mate van de betrokkenheid hangt af van de locale situatie. Ook de potentiële leverancier van de onderhoudsdiensten kan een rol vervullen. Commerciële organisaties, maar ook de sociale werkplaatsen hebben allerlei tools ontwikkeld om projecten op het gebied van groenbeheer te vergemakkelijken. In een eerste fase is het zeker aan te bevelen hier oriënterende gesprekken mee te voeren.

10

4. Initiatieffase collectief groenbeheer

Projecten gericht op het verbeteren van de openbare ruimte en groen vinden vaak hun oorsprong in onvrede van een van de partijen. Vaak zijn dit de ondernemers, die van mening zijn dat het beter moet en ook kan. Soms is het de Gemeente, die bezig is met een heroriëntatie op haar kernactiviteiten en ‘iets’ wil met het groenbeheer. Bij de uitwerking van het aspect groenbeheer, zijn er verschillende oplossingsmogelijkheden denkbaar. In oplopende volgorde van impact kan het gaan om: a.Het instellen van regulier overleg tussen Gemeente en ondernemers(-vereniging) over de wijze waarop het groenbeheer plaatsvindt. b.Het als Gemeente en ondernemers(-vereniging) gezamenlijk aansturen van de uitvoering van groenbeheer. c.Het overdragen van het groenbeheer van de Gemeente aan een aparte, vaak gezamenlijk door Gemeente en bedrijvenvereniging opgerichte, parkmanagementorganisatie.

In dit hoofdstuk wordt verder ingegaan op de mogelijke aanpak groen en openbare ruimte. 4.1 Initiatieffase in stappen Het initiatief voor een project gericht op de openbare ruimte en groen, wordt vaak genomen door een aantal ondernemers en meestal in combinatie met de bedrijvenvereniging. In het schema is weergegeven op welke wijze hier de aanpak van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte en het groen wordt aangepakt. Daarbij gaat het in eerste instantie om het vaststellen van de wijze waarop het project aangepakt moet worden. Het vaststellen wat de beoogde doelstelling van het project is, daarbij een belangrijk element. Het starten van een uitbestedingtraject voor groenbeheer is niet de eerste oplossing waaraan moet worden gedacht.

Initiatief 4.1

Willen we wat met de openbare ruimten? 4.2 Ja

Nee

Stoppen

Kunnen organisatorische oplossingen helpen? 4.3 Ja

Nee

Start onderzoek uitbesteding 4.4

Onderzoek knelpunten en mogelijke maatregelen 4.3

11

4.2 Wat willen we met groenbeheer ? Zoals in de inleiding van deze paragraaf is aangegeven, is het van belang goed na te denken over de vragen met betrekking tot het groenbeheer: • Welke problemen en knelpunten doen zich voor? • Welke mogelijkheden en kansen worden gesignaleerd? Zowel de Gemeente als de ondernemers (ondernemersvereniging/industriekring) moet over deze vragen nadenken en deze in kaart brengen. Op basis van deze inventarisaties kan worden bekeken welke mogelijkheden bestaan om tegemoet te komen aan de kansen en knelpunten. 4.3 Organisatorische aanpassingen Vaak ontstaan problemen over groen en openbare ruimte als gevolg van gebrek aan communicatie. Enerzijds communicatie tussen de zich storende ondernemers en de Gemeente en anderzijds door gebrek aan communicatie tussen de Gemeente en de, al dan niet eigen, uitvoerende groenbeheerders. Door het verbeteren van deze communicatie kan al veel van de knelpunten worden weggewerkt. Zo ontstaat er meer wederzijds begrip en worden gemaakte keuzes duidelijker: • Waarom is het groenbeheer zo als het is ?

• Welke beperkingen zijn er op dat terrein ? • Wat verwachten de ondernemers en waarom ? • Wat verwacht de Gemeente en waarom? • Welke beperkingen en wensen kennen zij ? Inrichten regulier overleg Tussen Gemeente en ondernemers kan regulier overleg worden gepland. Eens per maand of eens per twee maanden kunnen partijen bij elkaar komen om de situatie rondom de openbare ruimte en groenbeheer te bespreken. Vanuit de ondernemers moet(en) hiervoor (een) aanspreekpunt(en) worden georganiseerd en vanuit de Gemeente eveneens. Deze personen dienen over enig mandaat te beschikken, aangezien er duidelijke (werk-) afspraken gemaakt moeten kunnen worden. Schouwen Naast regulier overleg is het ook verstandig periodiek over het terrein te rijden, fietsen of wandelen om de situaties ter plekke op te nemen. Op basis van deze schouwing kunnen wederom afspraken over verbeteringen worden gemaakt. Daarbij zullen zowel aan ondernemerskant als aan gemeentelijke kant verbeteringen moeten plaatsvinden. Kapot gereden bermen is net zo goed een probleem van de ondernemers als van de overheid. Knelpunten en maatregelen Door tijdens de verschillende bijeenkomsten

Knelpunten
Metalen voorwerpen in de berm, gevaar met maaien

Mogelijke maatregelen
Bedrijven bewust maken van gevaren en aanspreken op gedrag

Afgesproken acties
Gemeente maakt overzicht van bedrijven Industrie Kring neemt contact op

Verantwoordelijke Wanneer gereed
Gemeente Industriekring Wk 9 Gemeente Wk 9 Wk 7

Gras groeit voor bewegwijzeringborden

Borden hoger plaatsen Gras eerder maaien

Gemeente bekijkt of borden hoger kunnen worden geplaatst

Perken groeien uit verband en worden te hoog Sociale en verkeersonveiligheid is gevolg

Perken vaker snoeien Perk in gras omzetten Betere verlichting Perk aan onderneming verkopen

Gemeente laat direct snoeien Bekijken verkoop optie voor Lange termijn Industrie Kring polst verkoop optie

Gemeente Gemeente Industrie Kring

ZSM Wk 12 Wk 12

12

gestructureerd een overzicht van de wederzijdse knelpunten en de mogelijk bijbehorende maatregelen te maken, kan tot gerichte actie ter verbetering worden gekomen. Het vaststellen van de verschillende knelpunten is vaak eenvoudig genoeg. Het vervolgens eens worden over de mogelijke maatregelen die genomen kunnen worden om aan de knelpunten tegemoet te komen, kan moeilijker zijn. Nuchter nadenken over mogelijke maatregelen en deze via een aantal plussen en minnen afwegen moet in constructief overleg mogelijk zijn. 4.4 Uitbesteding van groenbeheer

houdsdiensten sneller en adequater kan worden aangestuurd. Daarnaast kunnen op het terrein gevestigde bedrijven ook gebruik maken van de hoveniers die het openbare groen en de publieke ruimte op het terrein beheren. Dit kan weer leiden tot een betere beeldkwaliteit en uitstraling van het terrein. Voor de Gemeente moet hier als doelstelling gelden dat men af is van de balast van beheer en onderhoud van het bedrijventerrein tegen min of meer gegarandeerde kosten. Verder kan de beeldkwaliteit van het totale gebied verbeteren, wat ook weer een gemeentelijk belang is. Afgeleide doelstelling voor een parkmanage-

Het uitbesteden van het groenbeheer is een intensieve en tijdrovende activiteit. Er moet de nodige zaken geregeld worden om dit mogelijk te maken. Dit regelwerk moet aan verschillende kanten plaatsvinden: • De Gemeente zal na moeten gaan hoe en onder welke condities men met een eventuele 'out-sourcing' om wil gaan; • de parkmanagementorganisatie of de industriekring zal na moeten gaan hoe en onder welke condities men de beheeractiviteiten kan en wil overnemen; • gezamenlijk zal men na moeten gaan in hoeverre over beide uitgangspunten overeenstemming te bereiken valt. Uitbesteding van groenbeheer aan een parkmanagementorganisatie kan een belangrijke stap zijn in de verdere ontwikkeling van parkmanagement op een bedrijventerrein. Zeker waar het gaat om het behoud van de ruimtelijke en groen kwaliteit van het terrein. Waarom uitbesteding overwegen? De reden om het onderhoud en beheer van de openbare ruimte en groen over te hevelen naar een parkmanagementorganisatie is vooral om een betere prijs/kwaliteitverhouding te krijgen. Een gelijkwaardig onderhoudsniveau tegen lagere kosten of een hoger onderhoudsniveau tegen gelijkblijvende kosten. Voor de ondernemers zit er verder als doelstelling achter dat meer grip wordt verkregen op de aard en omvang van het onderhoud en de onder-

mentorganisatie kan zijn dat, uit de efficiencyverbetering door collectieve inkoop, budgettaire ruimte ontstaat voor ontwikkeling van andere aanvullende parkmanagementactiviteiten In hoofdstuk 5 wordt verder ingegaan op de wijze waarop uitbesteding tot stand kan komen.

13

5. Het collectieve groenbeheerproject

Uitbesteding van het beheer van openbare ruimte en groen is een complex project. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de stappen die daarvoor moeten worden doorlopen. De stappen zijn opgedeeld in kleinere overzichtelijke onderdelen.

5.1 Het groenbeheerproject in stappen Het starten van een project gericht op uitbesteding van groenbeheer vraagt inspanningen van de ondernemers en de Gemeente. Om de uitvoering van een langduriger traject

Hierbij gaat het om een algemene aanpak. Deze aanpak is afhankelijk van de lokale situatie. Zo kan er bijvoorbeeld al een organisatie die het beheer en onderhoud doet op aanliggende bedrijventerreinen bestaan of heeft de Gemeente de onderhoudsactiviteiten al uitbesteed. Dit alles kan van grote invloed zijn op de inhoud en snelheid waarmee het traject kan worden doorlopen.

overzichtelijk te maken, is het opgedeeld in kleinere stappen. In het opgenomen stroomschema zijn deze stappen weergegeven. Het is mogelijk om op een aantal momenten tot de conclusie te komen het traject te staken. Alternatief is dan, dat alsnog besloten wordt tot het uitwerken van een aantal organisatorische verbetermogelijkheden.

Vaststellen gezamenlijke ambities 5.2.1

Willen we uitbesteding Onderzoeken?

Nee

Stoppen of organisatorische ingrepen toepassen

Ja

Inrichten projectgroep 5.2.2 Nee

Vaststellen afbakening terrein en onderdelen 5.2.3

Vaststellen huidig kwaliteitsniveau 5.2.4 Is de organisatie geschikt? 5.2.8

Vaststellen gewenst kwaliteitsniveau ondernemers en gemeente 5.2.5

Vaststellen beschikbare budgetten gemeente en ondernemers 5.2.6

Vaststellen beschikbare budgetten gemeente en ondernemers 5.2.7

Voldoende budget ?

Ja

Aanvragen offertes en contracteren winnende aanbieding 5.2.9

Inrichten nazorg 5.3

14

5.2 De stappen toegelicht Bij het uitwerken van de stappen is zo pragmatisch mogelijk te werk gegaan. Natuurlijk worden de stappen niet allemaal in volgorde doorlopen. Uiteindelijk zal wel alle benoemde informatie beschikbaar moeten zijn om een afgewogen beslissing ten nemen en tot een soepele overdracht te komen. Stap 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Vaststellen gezamenlijke ambities Inrichten projectorganisatie Bepalen grenzen van het gebied Opstellen kwaliteitshandboek Vertalen handboek naar bestekken Bepalen beschikbare budgetten Opstellen kostenramingen Vaststellen haalbaarheid Uitwerken overdrachtsvorm Uitwerken financieringsverdeling Opstellen overdrachtscontracten Aanbesteden beheer

Voorbeelden van de condities zijn: • De Gemeente behoudt inspraak op het kwaliteitsniveau van het beheer; • er vinden geen gedwongen ontslagen plaats, eventueel betrokken personeel gaat ‘mee over’. • de Gemeente draagt niet als enige de bijbehorende financiële risico’s.

Tijd

Hieronder wordt per stap een toelichting gegeven.

5.2.1 Vaststellen gezamenlijke ambities In hoofdstuk 4 is beschreven dat knelpunten op het gebied van groenbeheer niet altijd hoeven te leiden tot invoering van collectief groenbeheer. Natuurlijk kan er besloten worden verder te gaan op weg naar collectief groenbeheer. In dat geval moeten verwachtingen aan beide zijden duidelijk worden afgestemd. Eerste duidelijkheid aan beide zijden Indien u of uw organisatie nadenkt over uitbesteding van het beheer van de openbare ruimte en groen, moet zeker duidelijk zijn dat beide partijen de intentie hebben tot handelen over te gaan. Daarom is het goed dat vooraf duidelijk gesteld wordt dat beide partijen de ambitie en intentie hebben tot een nieuwe manier van beheer en onderhoud van openbare ruimte en groen over te gaan. De Gemeente Zo zal de Gemeente zich bereid moeten verklaren onder bepaalde condities het beheer en onderhoud op afstand te plaatsen of geheel uit te besteden. De condities zullen afhankelijk zijn van de specifieke situatie.

Ook moet binnen de betreffende Gemeente worden overwogen of het beoogde traject leidt tot gewenste veranderingen. Binnen één Gemeente zijn vaak meerdere afdelingen betrokken bij het beheer van de publieke ruimte en groen. Dit houdt in dat gedurende het project ook inspanning van de verschillende afdelingen wordt gevraagd, en dat mogelijk ook met budgetten moet worden geschoven. Verdere vragen voor de Gemeente zijn dan ook: • Wat wil de Gemeente minimaal bereiken met het doorlopen van dit traject? • Welke drie of vier punten moeten minimaal verbeterd zijn? • Waarom zijn deze punten voor de Gemeente zo van belang? • Wat is het ergste wat ons kan gebeuren en hoe kunnen we dit voorkomen? • Wat is het beste wat ons kan gebeuren en hoe kunnen we dit bevorderen? • Zijn deze vragen door al de relevante afdelingen beantwoord?

15

Alvorens de Gemeente in dit project stapt, moet dus nogal wat intern overleg plaatsvinden. Het is wel belangrijk dit goed te doorlopen, om zodoende vertragingen in het project te voorkomen. De bedrijvenverenigingen en ondernemers Vanuit de ondernemerskant zullen ook condities worden gesteld. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan: • De uitbesteding/out-sourcing operatie kan niet bedoeld zijn als verkapte bezuiniging op Gemeente gelden, • het te onderhouden terrein wordt alleen in goede staat in beheer overgenomen, • de looptijd van het contract voor onderhoud en beheer van de openbare ruimte en groen is economisch aantrekkelijk (bijvoorbeeld vier jaar). Natuurlijk zitten er haken en ogen aan dit soort trajecten. Het is dan ook goed om als bedrijvenvereniging of industriekring zelf een antwoord te formuleren op de volgende vragen: • Noem de drie of vier cruciale punten die na dit traject echt verbeterd moeten zijn • Waarom zijn die punten voor ons belangrijk? • Wat is het ergste wat ons in dit project kan gebeuren en hoe kunnen we dit voorkomen? • Wat is het beste wat ons in dit project kan gebeuren en hoe kunnen we dit bevorderen? Verder vraagt het project de nodige begeleiding en actieve bijdrage van vrijwel alle ondernemers. Zonder deze ondersteuning kan het traject niet succesvol worden doorlopen. Is aan deze voorwaarde voldaan? Tot slot is er altijd de vraag wie er wakker van ligt als het project loopt of juist niet loopt. Deze Wakker Lig (WL) functie moet duidelijk belegd zijn. Intentieverklaring als start voor het project Indien aan beide zijden is nagedacht over de ambities en condities ontstaat er meer inzicht in het traject. Daarnaast is van belang dat de deelnemers aan dit project een duidelijk en goed omschreven mandaat hebben, dat liefst zo groot mogelijk is.

Mogelijk kan over het geheel van deze punten een intentieverklaring voor worden opgesteld. 5.2.2 Inrichten en ondersteunen projectgroep Zoals uit het vervolg van dit hoofdstuk zal blijken, zijn trajecten die verband houden met het ingrijpend wijzigen van de situatie rondom het beheer van de openbare ruimte en groen, vrij intensief. Daarnaast is specifieke kennis en kunde noodzakelijk. Deze is niet altijd voorhanden en zal soms moeten worden ingehuurd. Dit houdt in dat er capaciteit en budget beschikbaar moet komen om het traject uitvoerbaar te maken. Personele aspecten van het project Zowel bij de Gemeente, als bij de bedrijven of bedrijvenvereniging, moeten inspanningen worden geleverd om dit traject goed te laten verlopen. Bedrijvenvereniging Aan de kant van de bedrijven en ondernemers zijn een aantal modellen te bedenken om de benodigde capaciteit beschikbaar te krijgen. a.Vrijgemaakte secretaris of projectverantwoordelijke In veel gevallen zijn er bij ondernemersverenigingen en/of industriekringen één of enkele personen die zich in het bijzonder inzetten. Deze personen kunnen tijdens dit type projecten zeer waardevol zijn. Zij moeten wel beschikken over een (zeer) goede relatie met de achterban, om zodoende ook met enig mandaat te kunnen spreken. Het is goed deze personen te ondersteunen met een begeleidingsgroepje waarmee af en toe van gedachten kan worden gewisseld. b.Gemandateerde afgevaardigden: Er kan ook worden gewerkt met een kleine projectgroep, task force of welke naam er ook aan wordt gegeven. Hierbij gaat het om een aantal personen (vaak drie) die bereid zijn de begeleiding en soms ook deels de uitvoering van het project op zich te nemen. Het is in deze gevallen goed grote belanghebbers in de groep op te nemen. Hierdoor wordt verzekerd dat er drive in de groep is en wordt de kans op verzanden kleiner. Naast enthousiastelingen,

16

is het ook goed iemand aan die groep toe te voegen die het geheel ook van de kritische noten kan voorzien. Anders bestaat weer de kans van doordraven en komen er oplossingen die voor velen misschien te ver gaan. c.Ingehuurde vertegenwoordiging Tot slot wordt hier het voorbeeld van de ingehuurde vertegenwoordiging genoemd. De ondernemers kunnen professionaliteit inhuren om hen door het traject te loodsen. Voor vrijwel iedereen zal het de eerste keer zijn dat zij betrokken zijn bij dergelijke trajecten. Een goed gekozen professional kent het klappen van de zweep en kan de ondernemers behoeden voor misstappen en fouten. Hierbij is het noodzakelijk (en dat zal ook zeker door de goede professional gevraagd worden) dat duidelijk is welk mandaat deze heeft en op welke wijze er terugkoppeling en besluitvorming plaatsvindt. Hiervoor kan een groep worden ingesteld die de dagelijkse begeleiding op zich neemt en kan besloten worden strategische keuzen aan de vereniging voor te leggen. Natuurlijk zijn er, afhankelijk van de lokale situatie, veel meer mogelijkheden en combinaties van mogelijkheden. Cruciaal blijft dat het aspect ‘personele capaciteit’ wordt meegenomen in de opzet van het project. Gemeente De Gemeente start vaak vanuit een andere positie aan het project. Meestal betekent het dat zij verder op afstand komt te staan. Daarnaast kent de Gemeente een andere besluitvormingsprocedure dan het bedrijfleven. Daar zal zeker rekening mee moeten worden gehouden. Daarom is het goed vooraf een duidelijk (vooral ook politiek) mandaat te verwerven. Om ook aan gemeentelijke kant dit type projecten goed te laten verlopen is er één eenduidig verantwoordelijke persoon noodzakelijk. Hij/zij is projectleider en stuurt het project binnen de gemeentelijke organisatie aan. Daarbij zijn dan bij voorkeur afspraken gemaakt over de wijze waarop de inzet vanuit verschillende afdelingen wordt aangestuurd. Op deze manier wordt duidelijk wie, wie opdrachten mag geven om zaken

uit te voeren. Kortom wat kan en mag een projectleider allemaal. Inhoudelijke en planningsaspecten Bij aanvang van het project zal een beeld moeten zijn van het traject dat gezamenlijk doorlopen zal worden. Dit plan van aanpak moet door de Gemeente en de bedrijfsvereniging of industriële kring geaccepteerd worden. In dit themanummer van het draaiboek parkmanagement wordt ingegaan op die verschillende inhoudelijke aspecten. Daarmee kan het een goede leidraad zijn bij het opstellen van het plan van aanpak. Financiële aspecten Gedurende het project is inhuur van deskundigen waarschijnlijk noodzakelijk. Vaak wordt naar de Gemeente gekeken waar het gaan om het dragen van kosten. Natuurlijk zal ook vanuit de bedrijvenvereniging hier een bijdrage aan geleverd moeten worden. In onderling overleg moet de verdeling van deze kosten worden vastgesteld. Uit de opzet voor de activiteiten blijkt welke kennis en kunde aanvullend noodzakelijk is. Waarschijnlijk ligt dit op gebieden als: - In kaart brengen betreffende gebieden; - vaststellen kwaliteitsniveau van onderhoud voor de verschillende onderdelen; - opstellen begrotingen behorende bij onderhoudsniveaus. - Eventueel: • Ondersteuning voor de personele aspecten; • juridische ondersteuning bij contractvormen. Bij het inhuren van deskundigheid is het goed van te voren duidelijke afspraken te maken over wat er exact van de deskundige verwacht wordt. Hoe scherper de vraag hoe lager de kosten. 5.2.3 Afbakening gebied Om duidelijk te maken waar we over praten, moet het gebied duidelijk worden afgebakend. Dit zowel in geografische zin als in objecten en onderwerpen. Gebruik kadastrale kaart Hierbij is het handig een kadastrale kaart te

17

gebruiken. Deze kaart kan worden ingekleurd. Daarbij kunnen de verschillende eigendommen, bebouwing en gebruik verschillend worden gekleurd en ontstaat een beeld van het gebied. De gronden van de Gemeente kunnen bijvoorbeeld groen worden aangegeven, waterpartijen blauw, en private grond kleurloos. Tevens kan op basis van deze informatie vast worden gesteld wie aanspreekbaar is voor welke gronden. Beschrijf de onderdelen Niet alleen boven de grond zijn allerlei zaken die beheerd moeten worden, ook onder de grond ligt het een en ander dat hiervoor in aanmerking komt. Maak een overzicht van zaken die in de openbare ruimte en het groen te vinden zijn en deel deze in, in bijvoorbeeld drie categorieën.

houd. Hierdoor zijn de financiële consequenties te overzien. Het is echter de vraag of vervanging van de riolering ook onder de verantwoordelijkheid van de parkmanagementorganisatie zou moeten vallen. Zo kunnen ook activiteiten op het gebied van kabels en leidingen buiten de beheerplannen worden geplaatst. Leg de afbakening vast Vastleggen van de afbakening van het project is belangrijk. Er zal voortdurend teruggegrepen worden op afspraken die nu zijn gemaakt. Eenduidig vastleggen dus. Natuurlijk kan gedurende het traject besloten bepaalde zaken toch niet mee te nemen in het beheersplan. Prima, maar pas dan de afbakening aan (in onderling overleg!) en leg opnieuw vast.

Onderdelen Plantsoenen en grasperken Sloten Wegen en fietspaden Riolering (afwatering en putten) Kabels en leidingen Bebording en bewegwijzering Verlichting Parkeervoorzieningen ………… Onderhoud

Binnen project √ √ √

Twijfel geval

Buiten project

√ √ √ √ √

5.2.4 Vaststellen huidige kwaliteitsniveau Op het moment waarop het beheer en onderhoud wordt overgedragen, moet duidelijk zijn wat er in welke staat wordt overgedragen. Is er nog sprake van achterstallig onderhoud, zijn er nog grote uitgaven te voorzien of ligt het er prima bij. Daarom zal de huidige situatie en het huidige niveau van onderhoud bekeken en vastgelegd moeten worden. Dit kan op basis van de inventarisatie die bij de afbakening is vastgelegd. Bijzondere onderhoudsbehoefte

Grofweg kan beheer en onderhoud ingedeeld worden naar een aantal soorten. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld: • Dagelijks onderhoud versus groot onderhoud; • gepland versus niet gepland onderhoud. Bij de afbakening moet ook duidelijk zijn over welk type beheer- en onderhoudsactiviteiten wordt gesproken. Dagelijks onderhoud is veelal redelijk planbaar, dit geldt ook voor groot onderOnderdeel Plantsoenen en grasperken Sloten Wegen en fietspaden Riolering (afwatering en putten) Kabels en leidingen Bebording en bewegwijzering Verlichting Parkeervoorzieningen …………

Omschrijving huidige staat

18

5.2.5 Opstellen kwaliteitshandboek Om de discussie over het gewenste kwaliteitsniveau te kunnen voeren, is het goed het gewenste kwaliteitsniveau van de ondernemers én de Gemeente te kennen. Op basis van de verschillen, kan berekend worden welke de financiële consequenties voor het benodigde onderhoud zijn. Beeldkwaliteitbestekken Voor het vaststellen van kwaliteitsniveaus van onderhoud, kan gebruik gemaakt worden van zogenaamde ‘kwaliteitsbestekken’. Door middel van foto’s worden verschillende kwaliteitsniveaus weergegeven. Vaak wordt er onderscheid gemaakt in drie kwaliteitsniveaus: laag, midden en hoog. Bij elke norm hoort een bepaalde inzet aan onderhoudsactiviteiten. Het werken met ‘beeldkwaliteitbestekken’ geeft beter inzicht in wat te verwachten is. Het is nu eenmaal moeilijk vast te stellen wat je krijgt als er bijvoorbeeld zes x per jaar gemaaid wordt en drie x per jaar geschoffeld. Kwaliteitsniveaus bespreken en dan toedelen Er bestaan beeldkwaliteitindicaties voor de verschillende kwaliteitsniveaus van de openbare ruimte en groen. Kwaliteit van perken, gras, walkanten, bestrating en dergelijke. Deze zijn per kwaliteitsniveau naast elkaar gezet. Bij het gebruik van de beeldkwaliteitindicaties is het van belang het beeldmateriaal dat als uitgangspunt dient goed te kennen en het onderling eens te zijn over de wijze waarop de beelden moeten worden geïnterpreteerd. Dit voorkomt discussie achteraf.

Vervolgens kan, bijvoorbeeld per straat of straattype (hoofdontsluiting, zijwegen, …..) of per gebied van het terrein, door zowel de Gemeente als de ondernemers worden aangegeven welk kwaliteitsniveau zij wenselijk achten. Op basis van de verschillende toedelingen kan in de volgende stap onderzocht worden wat de financiële consequenties zijn. Ondersteuning externe partij Om dit kwaliteitsoverzicht daadwerkelijk op te stellen kan externe deskundigheid goed werken. Op deze wijze kan objectief worden vastgelegd welke de verschillende niveaus zijn en wordt voorkomen dat al in dit stadium allerlei discussies gaan lopen over zaken die pas na de vervolgstappen besproken moeten worden. Eerst het totale overzicht, daarna meer inzicht en dan pas de daadwerkelijke discussie over de verdeling van de inspanningen en de bijbehorende kosten.

19

5.2.6 Vertalen kwaliteitsbestekken Bij elk niveau van onderhoud hoort een bepaalde mate intensiteit van activiteiten. In bijgaand schema zijn voorbeelden opgenomen.

Activiteit

Kosten per keer

Kosten niveau Gemeente

Kosten niveau ondernemers

Verschil in Kosten

Onderhoud verharding NEWTON LAAN • Vegen • Zwerfvuil prikken • Onkruidbestrijding • Gladheidbestrijding • Schouwen PASCAL STRAAT • …… Onderhoud groen/perken NEWTON LAAN • Grasmaaien • Graskanten • Bladverzamelen • Bomen en heesters onderhouden • Ziektebestrijding • Zwerfvuil/grofvuil verwijderen PASCAL STRAAT • …… Etc. Externe expertise voor de kengetallen Om de vertaling van beeldkwaliteit naar een begroting op een objectieve wijze te kunnen uitvoeren is de kennis en kunde van een externe deskundige goed bruikbaar. Vaak is de partij die de beeldkwaliteitsniveaus levert ook goed in staat deze te vertalen naar de financiële consequenties. 5.2.7 Vaststellen beschikbare budgetten Een van de lastiger onderwerpen, die mogelijk parallel aan de vorige stappen uitgevoerd kan worden, is het vaststellen van de beschikbare budgetten. Beschikbare budgetten van ondernemers Als ondernemers een hoger kwaliteitsniveau wenselijk achten dan de Gemeente, kan overeengekomen worden dat zij het verschil in kosten aanvullen. Hierover moeten duidelijke afspraken gemaakt worden. Beschikbare budgetten Gemeente Om het gemeentelijke kostenpatroon te kunnen vaststellen is helder inzicht nodig in de tijdsbesteding per onderdeel, het benodigde materiaal de daaruit voortvloeiende kosten. Daarbij dient ook met de nodige overheadkosten rekening te worden gehouden. Ervaring leert dat de kosten bij de Gemeente vaak moeilijk boven water is te krijgen. … € keer … € jaar … € jaar … € jaar … € keer … € keer … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € keer … € keer … € keer … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € keer … € keer … € keer … € keer … € keer … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar … € jaar

20

Voor ondernemers kan het bijdragen aan het onderhoud aantrekkelijker worden indien het onderhoudsbedrijf gelijk ook de eigen tuin van het bedrijf erbij pakt. Dergelijke ‘koppelverkoop’ kan tot interessante wederzijdse voordelen leiden. De potentiële kostenbesparing kan de extra bijdrage ten behoeve van het kwaliteitsniveau compenseren. 5.2.8 De inrichting van de organisatie Indien het groenbeheer wordt overgenomen door een 'parkmanagementorganisatie' dan zal deze organisatie ook betaald moeten worden. In de begroting van de onderhoud- en beheerskosten zal een bepaald percentage ‘Overhead’ of ‘Algemene Kosten’ zijn opgenomen. In de huidige situatie worden ook kosten gemaakt om de overhead te financieren. Uitbesteden of zelf doen Bij de uitvoering van de onderhoudsactiviteiten kan in principe voor twee opties worden gekozen; uitbesteden of zelf doen. Als het mogelijk is een aantal mensen full time bezig te houden, kan het financieel aantrekkelijk zijn zelf de onderhoudsactiviteiten uit te voeren. Als de hoeveelheid werk en de seizoensinvloeden het niet toelaat dat mensen in vast dienst worden genomen, is uitbesteden aantrekkelijker. Naast deze overweging kunnen er ook andere zijn die van belang zijn bij het al dan niet uitbesteden van de activiteiten. Voorbeelden hiervan zijn: • Extra verantwoordelijkheid door mensen op de loonlijst te hebben; • beschikbaarheid van voldoende materieel; • continuïteitsgaranties bij inhuur versus onzekerheid bij eigen personeel; • arbeidsongeschiktheidsrisico’s. Beide scenario’s leiden tot een andere inrichting van de parkmanagementorganisatie. In het geval van uitbesteden gaat het primair om een contractpartij en toezichthoudende organisatie, die tevens de contacten onderhoud met de Gemeente en betrokken ondernemers. In geval van uitvoering in eigen beheer, zal de parkmanagementorganisatie steviger opgetuigd moe-

ten worden, waarbij ook de dagelijkse begeleiding en aansturing een rol gaan spelen. In het laatste geval zal vaak sprake zijn van een grotere parkmanagementorganisatie die meerdere diensten verleend. Personele invulling organisatie Bij de inrichting van de parkmanagementorganisatie zal scherp gekeken moeten worden naar de activiteiten die de organisatie gaat uitvoeren. Om de kosten laag te houden zal ook gekeken moeten worden naar het niveau van de activiteiten. Welke activiteiten moeten door een zware kracht opgepakt worden en welke kunnen door een lichtere meer secretariële kracht worden uitgevoerd. Daarnaast zal nagedacht moeten worden over de wijze waarop het toezicht op de uitvoering zal worden gehouden.

21

Activiteit

Tijdsbesteding (voorbeeld)

Verantwoordelijkheid/ Risicoprofiel

Niveau uitvoerende kracht

Aansturing onderhoudsbedrijf Aanspreekpunt ondernemers voor ontvangen vragen Beantwoorden vragen en Oplossen knelpunten

0,2 dag/week

Hoog/Gemiddeld

Hoog

0,5 dag/week

Gemiddeld

Gemiddeld

2 dgn/maand

Lost in onderling overleg vragen/knelpunten op Houdt daarbij rekening met wederzijdse belangen

Hoog

Administratie Secretariële ondersteuning

0,2 dag/week 1 dag/week

Voert administratie Voert secretariële activiteiten uit Archivering, verslaglegging, afspraken, etc.

Gemiddeld Laag

Aanspreekpunt Gemeente

1 dag/maand

Houdt contact met Gemeente over voortgang beheersactiviteiten

Hoog

Ontwikkelen nieuwe parkmanagement diensten

1 dag/week

Peilt behoeften bij ondernemers en ontwikkeld nieuwe (kostendekkende) initiatieven op het gebied van parkmanagement

Hoog

Op basis van bovenstaand overzicht, waarbij naast de activiteiten op het gebied van groenbeheer ook andere parkmanagementactiviteiten meegenomen moeten worden, kan een invulling van de organisatie worden opgesteld.

22

Benodigde budgetten en de dekking Op basis van de personele invulling kan een budget worden opgesteld. Hierbij moet ook worden gelet op zaken als huisvesting, communicatie en dergelijke. Begrotingsposten kunnen zijn: Kosten Loonkosten • Parkmanager (senior) • Ondersteuning (medior) • Telefoniste/secretariële ondersteuning Huisvesting • Huur kantoorruimte • Inrichtingskosten • Kantoorartikelen Communicatie • Briefpapier/naamkaartjes/porto • PR materiaal/nieuwsbrief • www-site Overige kosten • Onkosten vergoeding - Representatiekosten - Kilometervergoeding - Huur vergaderzalen • Accountantskosten

inhoudelijke aspecten aan de orde, ook de manier waarop de organisatie rondom het beheer en onderhoud wordt vormgegeven is van belang.

# dagen per week

Kosten

Onderwerpen die aan de orde moeten komen in 5.2.9 Aanvragen en afwegen offertes Er zijn vele organisaties die in aanmerking komen om de beheer- en onderhoudactiviteiten uit te voeren. Daarbij kan gedacht worden aan grotere organisaties, maar zeker ook aan kleinere hoveniersbedrijven die een meer lokaal karakter hebben. Daarnaast bestaat de mogelijkheid gebruik te maken van bedrijven die de Wet Sociale Werkvoorziening uitvoeren. Zij specialiseren zich meer en meer in activiteiten op het gebied van groenbeheer en parkmanagement. Om een redelijke vergelijking mogelijk te maken is de aanvraag van drie verschillende offertes wenselijk. Opstellen offerte aanvraag Een goed offerteverzoek is voorzien van een helder programma van eisen voor het gevraagde. In dit programma van eisen komen niet alleen de a Programma van eisen met betrekking tot het gevraagde onderhoud (beeldkwaliteitbestekken) b Gewenste uitsplitsing kostenopbouw c Looptijd van de opdracht d Opzet organisatie van de uitvoering (wie is aanspreekbaar voor welk onderdeel) e Inrichting communicatielijnen (met parkmanagement organisatie, bewoners bedrijventerrein en Gemeente) f Te verstrekken managementinformatie (informatieprofiel) g Betalingsregelingen h Leveringscondities en continuïteitsgaranties i Wijze van afdekking eventuele risico’s j Hardheidsclausules een goede offerte:

23

Aansluiten bij overige initiatieven Om onderhoudsvolume te creëren is het goed, bij de selectie van partijen die gevraagd worden te offreren, ook te kijken naar andere terreinen waar al beheer- en onderhoudsactiviteiten zijn uitbesteed. Het kan aantrekkelijk zijn om aan te sluiten bij de betreffende (parkmanagement)organisatie en gezamenlijk op te trekken bij het inkooptraject. Op deze wijze kan worden gewerkt aan een bredere opzet van parkmanagementactiviteiten in de regio. Afwegen van de offerte Bij het afwegen van de offertes zal in eerste instantie gelet worden op de prijs kwaliteitverhouding. Aangezien de gevraagde kwaliteit bij elke partij dezelfde is, zou dit tot een eenvoudige vergelijking moeten leiden. De praktijk is echter weerbarstiger en u zult op basis van de concreet voorliggende offerte hiervan een inschatting moeten maken. Verder wordt er hier vanuit gegaan dat bij de selectie van de offrerende partijen gekeken is naar de referenties, de reputatie en de financiële gezondheid van de offrerende partijen. Het is handig om voor deze afweging een aantal heldere criteria te definiëren. Daarna kunnen de betrokken partijen (ondernemers en Gemeente) eerst individueel en daarna gezamenlijk bespreken welke van de partijen het best voldoet aan de geschetste criteria. Niet alle criteria hebben Bedrijf A Zware criteria • Totale kosten • Kosten per eenheid/uur • Helderheid uitvoeringsorganisatie • ……………………… Gemiddelde criteria • Communicatielijnen • Hardheidsclausule • ……………………… Lichte voorwaarden • Betalingsvoorschriften • Continuïteitsgaranties • ……………………… Totaal score

een even grote impact op wat wordt geboden en er zal daarom dus ook onderscheid gemaakt moeten worden tussen gewichtige en minder gewichtige criteria. Nadat overeenstemming is bereikt over welke partij het wordt, moet een contract worden opgesteld. Hierin kunnen de laatste aanvullingen en wijzigingen worden vastgelegd.

5.3 Nazorg Nadat de contracten zijn opgemaakt en getekend, ontstaat een nieuwe structuur waarbinnen gewerkt wordt. Voor de Gemeente betekent het op afstandplaatsen van activiteiten dat zij op een andere wijze moeten gaan aansturen. Tenslotte zal voor de geldelijke bijdrage van de Gemeente een prestatie geleverd moeten worden en zij moeten erop toe zien dat deze ook daadwerkelijk geleverd wordt. Uit ervaring blijkt dat dit vaak enige gewenning vraagt. Voorkomen moet worden dat in grote mate van detail gerapporteerd moet worden over de uitgevoerde activiteiten en de voortgang. Dit leidt tot overbodige beheerslast en voegt weinig toe aan de daadwerkelijk te leveren dienst, namelijk het beheer van de openbare ruimte en groen. 5.3.1 Regulier overleg Het is goed om in de eindsituatie een vorm van regulier overleg te organiseren. Dit kan bijvoorbeeld worden verdeeld over: Bedrijf B Bedrijf C

Opmerkingen

24

• Maandelijks operationeel overleg Elke maand een korte bijeenkomst waarin wordt aangegeven wat er geweest is en wat er aan activiteiten op stapel staat. Moet er door de ondernemers nog actie worden ondernomen, bijvoorbeeld op een bepaalde dag de bermen vrij houden, of zijn er activiteiten van de ondernemers die extra aandacht vragen van de groenbeheerder. Deze en andere meer operationele zaken worden tijdens dit overleg besproken. • Kwartaaloverleg Het kwartaaloverleg is meer gericht op het rapporteren van de voortgang op hoofdlijnen. Zijn de gestelde doelen gerealiseerd, zowel kwalitatief als kwantitatief (budgettair), welke knelpunten zijn gesignaleerd en hoe zijn deze op te lossen. Voorafgaand aan de periode waar regulier overleg plaatsvindt, kan voor de eerste aanloopperiode extra overleg gepland worden. Begeleiding van de invoering van collectief onderhoud. Tijdens die eerste onderhoudsperiode moeten allerlei zaken worden afgestemd. Daarnaast bestaat de kans dat er nog de nodige activiteiten uitgevoerd moeten worden om achterstallig onderhoud weg te werken. Hierover zijn bij de overdracht van de activiteiten (het opleveren van het terrein) gerichte afspraken gemaakt. 5.3.2 Informatie profiel Bij het aansturen van het beheer, kan gewerkt worden met een informatieprofiel. Hierin wordt vastgelegd welke informatie noodzakelijk en wenselijk is om een oordeel te kunnen vellen over de wijze waarop het onderhoud wordt uitgevoerd. Het nadenken over de informatie die daarvoor noodzakelijk is, kan bevorderen dat er geen overbodige vragen worden gesteld en dat er te veel op details wordt gestuurd. Het is goed bij het opstellen van dit profiel ook de uitvoerende partij te betrekken. Er kan hierbij gedacht worden aan informatie op het gebied van: • Kwaliteitsparameters en wijze van meten; • financiën, besteding ten opzichte van begroting;

• klachten en klachtenafhandeling; • overige ontwikkelingen. 5.3.3 Evaluatie momenten Tot slot is het goed eens per jaar de gehele gang van zaken te evalueren en voornemens voor het komende jaar te bespreken. Tegen het einde van de looptijd van het contract is dit zeker van belang.

25

Colofon
Titel: Uitgave: Draaiboek Parkmanagement, Groenbeheer Provinciaal bestuur van Gelderland Dienst Ruimte, Economie en Welzijn Afdeling Economische Zaken Cluster Bedrijfsomgevingsbeleid Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Businessunit Bedrijfsomgeving Voor informatie: Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters parkmanagement@oostnv.nl (026) 384 42 22 Tekst: Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Businessunit Bedrijfsomgeving Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters Vormgeving: Fotografie: Drukwerk: Provincie Gelderland Wils Kloos en Dick Brouwers Provincie Gelderland

Het Draaiboek Parkmanagement is geschreven in opdracht van de Provincie Gelderland door de Ontwikkelingsmaatschaappij Oost Nederland NV Niets uit deze uitgave mag voor commerciële doeleinden worden vermenigvuldigd en/of aangewend zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Hoewel dit draaiboek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden opstellers noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek. Mocht u naar aanleiding van dit draaiboek nog aanvullende vragen en/of opmerkingen hebben betreffende parkmanagement, kunt u contact opnemen met de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV © 2005, Oost NV

26