Parkmanagement

Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid
Handboek ter operationalisatie

Concept

Gemeente Haarlemmermeer
Dienst Ruimte, Wonen en Economie
Sector Economische Zaken
Auteur: drs. R. Hoogzaad i.s.m. drs. B.J. Piroli
Hoofddorp, oktober 2000

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 - Inleiding .........................................................................................................7
Deel 1 - Inhoudelijk kader op hoofdlijnen ...........................................................................9
Hoofdstuk 2 - Organisatiestructuur...................................................................................11
2.1 Algemeen...................................................................................................................11
2.2 Uitgangspunten voor samenwerking ..........................................................................11
2.3 Onderlinge verhoudingen ...........................................................................................12
2.3.1 Vereniging - BV ..................................................................................................12
2.3.2 Bedrijven - Vereniging ........................................................................................12
2.3.3 Bedrijven - BV ....................................................................................................13
2.3.4 Gemeente - Vereniging.......................................................................................13
2.3.5 Gemeente - BV...................................................................................................14
2.3.6 Aanbieders - Vereniging .....................................................................................14
2.3.7 Aanbieders - BV .................................................................................................14
2.3.8 Aanbieders - Bedrijven .......................................................................................14
2.3.9 Aanbieders - Gemeente......................................................................................14
2.4 De af te sluiten overeenkomsten
Hoofdstuk 3 - Aanbod van producten en diensten...........................................................15
3.1 Basispakket en facultatief pakket ...............................................................................15
3.2 Wijziging basispakket.................................................................................................15
3.3 Organisatie van het aanbod .......................................................................................15
Hoofdstuk 4 - Financiering ................................................................................................17
4.1 Bekostiging en verdeelsleutel.....................................................................................17
4.2 Omvang van de kosten ..............................................................................................17
4.3 Financiële inbreng bedrijven ......................................................................................18
4.4 Financiële inbreng gemeente .....................................................................................19
Hoofdstuk 5 - Fasering.......................................................................................................21
5.1 Algemene strategie ....................................................................................................21
5.2 Tijdspad .....................................................................................................................21
5.3 Het aantrekken van een trekker .................................................................................24
5.4 Profielschets van de trekker .......................................................................................24
5.5 Scenario’s voor operationalisatietraject ......................................................................24
5.5.1 Contractering BV ................................................................................................24
5.5.2 Contractering aanbieders ...................................................................................25
5.5.3 Office- en parkmanager ......................................................................................25
Deel 2 - Uitwerking vereniging...........................................................................................27
Hoofdstuk 6 - Verenigingsstructuur..................................................................................29
6.1 Kenmerken van een vereniging..................................................................................29
6.2 Het doel .....................................................................................................................29
6.3 De verschillende ‘lichamen’........................................................................................29
6.3.1 Het bestuur.........................................................................................................30
6.3.1.1 De bestuursleden ........................................................................................30
6.3.1.2 Bestuursvergaderingen ...............................................................................31
6.3.1.3 Het nemen van beslissingen .......................................................................31
6.3.2 De onafhankelijke commissie .............................................................................32

3

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

6.3.3 Het secretariaat ..................................................................................................32
6.3.4 De leden .............................................................................................................33
Hoofdstuk 7 - Lidmaatschap in de vereniging..................................................................35
7.1 Gemeente ..................................................................................................................35
7.2 Bedrijven ....................................................................................................................35
7.3 Lid worden .................................................................................................................35
7.4 Verplichtingen voor bedrijven .....................................................................................35
7.5 Rechten van bedrijven ...............................................................................................35
7.6 Rechten en plichten van ‘bijzondere leden’ ................................................................36
7.7 Sanctiemogelijkheden voor de vereniging ..................................................................36
Hoofdstuk 8 - Stemrecht van de leden ..............................................................................37
8.1 Verdeling van het stemrecht.......................................................................................37
8.2 Beslissingen: wel of geen goedkeuring door de leden ................................................37
8.3 Vereiste stemverhoudingen per beslissing .................................................................38
8.4 Geldigheid van de stemming ......................................................................................39
8.5 Uitbrengen van stemmen ...........................................................................................39
Hoofdstuk 9 - Klachten, bezwaar en moties .....................................................................41
9.1 Klachtenregeling ........................................................................................................41
9.2 Behandeling ingediende bezwaarschriften en moties.................................................41
9.3 Mogelijkheden voor indienen van bezwaar en moties ................................................41
9.4 Motie van wantrouwen ...............................................................................................42
9.5 Misbruik van bezwaar en moties ................................................................................43
Hoofdstuk 10 - Door de vereniging af te sluiten overeenkomsten..................................45
10.1 Overdracht van het beheer.......................................................................................45
10.2 Contractering van de BV ..........................................................................................45
10.3 Contractering van de aanbieders .............................................................................47
10.4 BTW-afdracht...........................................................................................................47
Bijlage 1 - Basispakket.......................................................................................................49
Bijlage 1.1 - Onderhoud openbare ruimte.........................................................................51
1. Beheertaken ................................................................................................................51
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................52
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................52
2.2 Aanbieders ............................................................................................................52
2.3 Financiering...........................................................................................................53
2.4 Fasering ................................................................................................................53
2.5 Profielschets van de aanbieders ............................................................................53
Bijlage 1.2 - Onderhoud groene wanden...........................................................................55
1. Beheertaken ................................................................................................................55
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................55
2.1 Gemeente en bedrijven .........................................................................................55
2.2 Aanbieder ..............................................................................................................55
2.3 Financiering...........................................................................................................56
2.4 Fasering ................................................................................................................56
2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................56
Bijlage 1.3 - Parkbeveiliging ..............................................................................................57

4

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

1. Beheertaken ................................................................................................................57
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................57
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................57
2.2 Aanbieder ..............................................................................................................57
2.3 Financiering...........................................................................................................57
2.4 Fasering ................................................................................................................58
2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................58
Bijlage 1.4 - Bewegwijzering ..............................................................................................59
1. Beheertaken ................................................................................................................59
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................59
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................59
2.2 Aanbieder ..............................................................................................................59
2.3 Financiering...........................................................................................................60
2.4 Fasering ................................................................................................................60
2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................60
Bijlage 1.5 - Periodieke milieuscan ...................................................................................61
1. Beheertaken ................................................................................................................61
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................61
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................61
2.2 Aanbieder ..............................................................................................................62
2.3 Financiering...........................................................................................................62
2.4 Fasering ................................................................................................................62
2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................63
Bijlage 2 - Facultatieve pakket...........................................................................................65
Bijlage 2.1 - Onderhoud private ruimte .............................................................................67
1. Beheertaken ................................................................................................................67
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................67
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................67
2.2 Aanbieder ..............................................................................................................67
2.3 Financiering...........................................................................................................68
2.4 Fasering ................................................................................................................68
2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................68
Bijlage 2.2 - Onderhoud exterieur gebouwen ...................................................................69
1. Beheertaken ................................................................................................................69
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................69
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................69
2.2 Aanbieders ............................................................................................................69
2.3 Financiering...........................................................................................................70
2.4 Fasering ................................................................................................................70
2.5 Profielschets van de aanbieders ............................................................................70
Bijlage 2.3 - Gebouwbeveiliging ........................................................................................71
1. Beheertaken ................................................................................................................71
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................71
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................71
2.2 Aanbieder ..............................................................................................................71
2.3 Financiering...........................................................................................................72
2.4 Fasering ................................................................................................................72

5

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................72
Bijlage 2.4 - Gezamenlijke afvalinzameling.......................................................................73
1. Beheertaken ................................................................................................................73
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................73
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................73
2.2 Aanbieder ..............................................................................................................73
2.3 Financiering...........................................................................................................74
2.4 Fasering ................................................................................................................74
2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................74
Bijlage 2.5 - Milieuplan .......................................................................................................75
1. Beheertaken ................................................................................................................75
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................75
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................75
2.2 Aanbieder ..............................................................................................................75
2.3 Financiering...........................................................................................................75
2.4 Fasering ................................................................................................................76
2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................76
Bijlage 2.6 - Vervoermanagement .....................................................................................77
1. Beheertaken ................................................................................................................77
2. Organisatie van het aanbod .........................................................................................78
2.1 Gemeenten en bedrijven .......................................................................................78
2.2 Aanbieders ............................................................................................................78
2.3 Financiering...........................................................................................................78
2.4 Fasering ................................................................................................................78
2.5 Profielschets van de aanbieder..............................................................................79
Bijlage 3 - Uitbreidingspakket............................................................................................81
Bijlage 3.1 - Uitbreidingspakket.........................................................................................83
1. Inleiding ...........................................................................................................................83
2. Resultaten milieuscans.....................................................................................................83
3. Transportcluster Bedrijvenkamer 2 ...................................................................................83
4. Hotelontwikkeling..............................................................................................................84
5. Mogelijke uitbreidingen .....................................................................................................84

6

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 1- Inleiding
In dit handboek is het inhoudelijk kader voor parkmanagement op Bedrijvenpark
Nieuw-Vennep Zuid neergelegd. Daarin verweven is een handreiking voor de activiteiten die
ondernomen moeten worden om parkmanagement daadwerkelijk te operationaliseren.
De in dit handboek voorgestelde werkwijze voor de daadwerkelijke invoering van
parkmanagement wijkt op onderdelen af van de werkwijze zoals die in het Plan van Aanpak
(maart 2000) is voorgesteld. Waar verschillen bestaan, zal de werkwijze in dit handboek
worden nagevolgd.
Dit handboek is in min of meer drie delen opgebouwd:
1. Algemene uitwerking inhoudelijk kader: hoofdstuk 2 tot en met 5.
2. Specifieke uitwerking vereniging / organisatie: hoofdstuk 6 tot en met 10.
3. Specifieke uitwerking producten en diensten: onderverdeeld in drie bijlagen voor het
basispakket, het facultatieve pakket en het uitbreidingspakket.
Hoofdstuk 2 beschrijft de organisatiestructuur van parkmanagement op hoofdlijnen.
Aangegeven zijn de uitgangspunten voor de werkwijze van de vereniging en de BV, de
onderlinge relatie tussen de betrokken partijen (bedrijven, gemeente, vereniging, BV en
aanbieders) en welke juridische overeenkomsten er tussen deze partijen gelden.
Hoofdstuk 3 beschrijft het aanbod van producten en diensten.
Hoofdstuk 4 geeft aan wat de kostprijzen van de producten en diensten zijn, wie bekostigt en
volgens welke verdeelsleutel. Zowel voor de bedrijven als voor de gemeente is een overzicht
van de financiële bijdragen gegeven.
Hoofdstuk 5 geeft de fasering aan. Dit hoofdstuk vormt de belangrijkste input voor de te
ondernemen activiteiten ter operationalisatie van parkmanagement. In hoofdstuk 5 is
aangegeven wat de algemene strategie is, welke activiteiten wanneer en door wie moeten
worden ondernomen en welke kritische momenten er zijn. Tevens is daarbij aangegeven hoe
het operationalisatietraject getrokken wordt, er is een profielschets van de trekker gegeven en
er zijn verschillende scenario’s opgesteld die aangeven op welke wijze tijdens het
operationalisatietraject een tijdelijk andere werkwijze gevolgd kan worden.
Hoofdstuk 6 geeft een nauwkeurige beschrijving van de structuur van de vereniging.
Aangegeven is wat in zijn algemeenheid de kenmerken van een vereniging zijn, wat het doel
van de vereniging is en uit welke ‘lichamen’ de vereniging bestaat. Per ‘lichaam’ is uitgebreid
toegelicht welke rol en functie zij binnen de vereniging heeft.
Hoofdstuk 7 geeft aan wie er lid zijn van de vereniging, hoe men lid wordt en welke rechten en
plichten daaruit voortvloeien.
In hoofdstuk 8 is uiteengelegd op welke wijze de leden hun stemrecht kunnen aanwenden om
invloed te hebben op beslissingen van het verenigingsbestuur.
Hoofdstuk 9 geeft aan hoe de klachtenregeling is vormgegeven en welke mogelijkheden er
zijn om op formele wijze bezwaar te maken dan wel een motie in te dienen.

7

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 10 geeft een overzicht van alle juridische overeenkomsten die de vereniging moet
afsluiten. Daarin is aangegeven welke zaken in de beheerovereenkomst met de gemeente
(DOW) moeten worden geregeld, welke werkwijze de BV heeft en op welke wijze de
aanbieders worden gecontracteerd.
In bijlagen 1.1 tot en met 1.5 is het basispakket per product of dienst uitgewerkt. Met een
redelijke hoge mate van detaillering zijn per product of dienst de beheertaken aangegeven,
welke specifieke relatie de gemeente, bedrijven en aanbieders hebben met de
parkmanagement-organisatie (uitwerking organisatie), hoe de financiering en hoe de fasering
eruit ziet (uitwerking financiering en fasering). Ook is een profielschets van de aanbieders
gegeven.
In bijlagen 2.1 tot en met 2.6 is hetzelfde gedaan voor het facultatieve pakket. De mate van
detaillering per product of dienst is hier minder.
Bijlage 3 geeft een aantal voorzetten / mogelijkheden voor een uitbreiding van het
startaanbod.
Dit handboek vormt de leidraad voor de operationalisatie van parkmanagement in de
komende maanden. Het hier geschetste inhoudelijk kader en voorgestelde werkwijze is
daarbij echter geen blauwdruk. Het gaat om de gedachtegang achter dit handboek, waarbij
voortschrijdend inzicht tot een andere uitwerking in de praktijk kan leiden. Belangrijk
aandachtspunt in de komende maanden is derhalve dat parkmanagement wordt
geoperationaliseerd volgens de gedachtegang van het in dit handboek geschetste inhoudelijk
kader. Nauwe samenwerking tussen de mensen die hebben bijgedragen aan de vorming van
dit handboek en de trekker van het operationalisatietraject is hierbij essentieel.

8

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Deel 1
Inhoudelijk kader op hoofdlijnen

9

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 2 - Organisatiestructuur

2.1 Algemeen
Ten behoeve van parkmanagement op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid wordt een
vereniging opgericht. Naast de gemeente zijn alle bedrijven die grond op Bedrijvenpark
Nieuw-Vennep Zuid in eigendom verwerven verplicht lid van de vereniging. Deze verplichting,
die ook geldt voor opvolgende kopers, is geregeld in de artikelen 7.7, 9.2 en 9.3 van de
algemene voorwaarden voor grondverkoop en in artikel 5 van het grondverkoopcontract. De
verplichting om lid te worden betekent dat alle bedrijven gehouden zijn aan de statuten van de
vereniging. De statuten vormen het belangrijkste juridische middel om de rechten en plichten
van de leden in detail te regelen.
De vereniging is verantwoordelijk voor de beleidsinhoudelijke kant van het beheer op
Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid. In de statuten wordt vastgelegd welke beheertaken de
vereniging heeft en op welke wijze de uitvoering hiervan is geregeld. Omdat elk lid stemrecht
heeft, hebben alle bedrijven en de gemeente directe invloed op het beheer.
Voor de beleidsuitvoerende kant van parkmanagement wordt een Besloten Vennootschap
(BV) gecontracteerd. De vereniging delegeert de uitvoering van haar beheertaken naar de BV,
waarbij de BV namens de vereniging handelt.
De BV verzorgt naast het dagelijks management van het beheer ook zoveel mogelijk het
secretariaat van de vereniging. De BV is de coördinator tussen alle betrokken partijen. De BV
heeft een toezichthoudende rol richting bedrijven en aanbieders en een adviserende rol
richting vereniging.
In principe bestaat de BV uit een office manager (commercieel ingesteld) en een parkmanager
(beheertechnisch ingesteld).
De daadwerkelijke uitvoering van de beheertaken (het aanbod van producten en diensten)
wordt verzorgd door gespecialiseerde aanbieders. Deze aanbieders worden bij mandaat van
de vereniging gecontracteerd door de BV.
Schema 2.1: Organisatiestructuur parkmanagement

10

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2.2 Uitgangspunten voor samenwerking
De organisatiestructuur is zo vormgegeven dat vanuit één organisatorisch verband het beheer
van Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid zoveel mogelijk integraal wordt verzorgd. De
parkmanagement-organisatie zelf bestaat uit een vereniging en een BV. De vereniging is de
‘arena’ waar de samenwerking tussen bedrijven onderling en met de gemeente formeel tot
stand komt. Echter, de uitvoering van parkmanagement is grotendeels gedelegeerd (en deels
gemandateerd) naar de BV. De BV is ‘de spin in het web’ waar de samenwerking informeel
plaats vindt.
Sleutelwoord voor de opzet van parkmanagement is samenwerking. Alle betrokken partijen
werken met elkaar samen, houden rekening met elkanders belangen en proberen op basis
van gelijkwaardigheid en gezamenlijke verantwoordelijkheden het beheer optimaal te
verzorgen.
De volgende uitgangspunten voor de werkwijze van de parkmanagement-organisatie zijn
geformuleerd:
De vereniging:
- de rechten en plichten van de leden worden formeel geregeld, maar in de praktijk moet
parkmanagement een zo informeel mogelijk karakter krijgen: de formele (statutaire)
bepalingen zijn er om duidelijkheid te verschaffen en om conflictsituaties adequaat op te
kunnen lossen
- de vereniging heeft voldoende bevoegdheden om parkmanagement collectief af te
dwingen, zonder daarbij de rechtspositie van het individu te schaden
- de vereniging handelt in het algemeen belang van al haar leden
- bedrijven en gemeente werken op basis van gelijkwaardigheid met elkaar samen, waarbij
de verdeling van het stemrecht een weerspiegeling vormt van de financiële inbreng (‘wie
betaalt, bepaalt’)
- de vereniging werkt op basis van een structurele visie gericht op de lange termijn, maar
heeft daarbij wel voldoende flexibiliteit om adequaat in te kunnen springen op
veranderingen
De BV:
- de vereniging contracteert voor een bepaalde periode een BV voor de uitvoering van liet
dagelijks management
- de BV handelt in naam van de vereniging en heeft daartoe voldoende bevoegdheden om
zelf beheertaken te verzorgen en het kwaliteitsniveau te bewaken
- de BV is klein, slagvaardig en stelt zich pro-actief op richting vereniging, bedrijven,
gemeente en aanbieders
- de BV vormt liet aanspreekpunt voor alle betrokken partijen
- de BV neemt de vereniging zoveel mogelijk werkzaamheden uit handen
2.3 Onderlinge verhoudingen
De onderlinge verhoudingen tussen alle betrokken partijen worden zowel formeel als
informeel geregeld. Onderstaand worden alle mogelijke relaties kort omschreven.
2.3.1 Vereniging - BV
De BV is het uitvoerende orgaan van de parkmanagement-organisatie. De BV handelt richting
bedrijven, gemeente en aanbieders volledig in naam van de vereniging. De onderlinge
verhoudingen tussen de vereniging en de BV worden geregeld in een contract. De BV wordt

11

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

afgerekend op basis van resultaat. Richting bedrijven en gemeente is de vereniging
verantwoordelijk voor de (beheer)kwaliteit die de BV levert.
De vereniging heeft de BV gemandateerd om in haar naam overeenkomsten af te sluiten met
bedrijven en aanbieders. Elke overeenkomst die de BV afsluit namens de vereniging wordt
ondertekend door de office manager van de BV en de voorzitter van de vereniging.
De contractering van de BV moet worden goedgekeurd door de leden van de vereniging.
2.3.2 Bedrijven - Vereniging
Op grond van het grondverkoopcontract is elk bedrijf dat grond in eigendom verwerft verplicht
lid van de vereniging en derhalve gehouden aan haar statuten.
De vereniging heeft richting de bedrijven dwangmiddelen om (financiële) participatie in
parkmanagement af
te dwingen. De vereniging verplicht zich tegenover de bedrijven om het beheer volgens het
gewenste kwaliteitsniveau te (laten) verzorgen. Dit houdt ook in dat de vereniging ter
verantwoording kan worden geroepen voor de handelwijze van de gecontracteerde BV en
aanbieders.
De bedrijven hebben richting de vereniging de mogelijkheid om de vereniging bij nalatigheid
ter verantwoording te roepen middels een motie van wantrouwen (zie uitwerking vereniging).
2.3.3 Bedrijven - BV
Als uitvoeringsgerechtigde voor de vereniging is de BV gemandateerd om namens de
vereniging met de bedrijven overeenkomsten af te sluiten voor het afnemen van producten en
diensten. De afname van het basispakket is verplicht en geregeld in de statuten. Voor het
afnemen van producten en diensten uit het facultatieve pakket sluit een bedrijf met de BV één
overeenkomst voor alle facultatieve producten en diensten die zij wil afnemen.
De BV is door de vereniging gemandateerd om richting de bedrijven het aanbod van het
basispakket af te dwingen. De BV heeft sanctiemogelijkheden richting bedrijven. Beroep
hiertegen staat open bij de vereniging (zie bezwaar en moties).
Formeel kunnen de bedrijven de BV niet ter verantwoording roepen voor de uitvoering van
parkmanagement, dit kan alleen via de vereniging (de BV handelt in naam van de vereniging).
Echter, informeel is de BV eerste aanspreekpunt. Uitgangspunt is dat bij een geschil bedrijven
en BV er eerst onderling proberen uit te komen.
2.3.4 Gemeente - Vereniging
De gemeente heeft richting de vereniging eigenlijk drie rollen:
1. als lid
2. als eigenaar van de openbare ruimte draagt zij beheertaken over
3. als overheid is zij verantwoordelijk voor het publieke belang (deze rol geldt uiteraard
richting alle betrokken partijen)
ad 1.)
Als lid zijn de rechten en plichten van de gemeente binnen de vereniging in de statuten
geregeld. De gemeente heeft deels afwijkende rechten en plichten ten opzichte van de
bedrijven. De voornaamste rollen van de gemeente als lid zijn die van behartiger van haar
belang als eigenaar van de openbare ruimte (kwaliteitsbewaking) en die van verantwoordelijke
voor het algemene belang van Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid en de gevestigde bedrijven.
Als eigenaar van de openbare ruimte blijft de gemeente eerst verantwoordelijke voor het
onderhoud. Zij kan de uitvoering van het onderhoud wel overdragen, echter de
verantwoordelijkheid niet. Dit betekent een risico voor de gemeente dat in de

12

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

beheerovereenkomst goed afgedekt moet worden. Als lid heeft de gemeente daarom tevens
extra bevoegdheden (vetorecht) om deze verantwoordelijkheid te dragen.
ad 2.)
De gemeente (i.c. de Dienst Openbare Werken) draagt een aantal beheertaken in de
openbare ruimte over aan de vereniging. Dit wordt geformaliseerd in de beheerovereenkomst.
Op grond van deze beheerovereenkomst is de gemeente verplicht tot het overdragen van
haar reguliere onderhoudsbudget en heeft zij controle- en sanctiemogelijkheden. De
vereniging is verplicht om de over te dragen beheertaken volgens een aantal minimum
kwaliteitseisen te verzorgen. Het budget dat de gemeente overhevelt is (op basis van
gemeentelijke kostprijzen) toereikend om de beheertaken volgens deze minimumkwaliteit te
verzorgen.
ad 3.)
De participatie in parkmanagement mag de publieke taak van de gemeente niet ondermijnen.
Ook dit rechtvaardigt extra bevoegdheden als lid.
2.3.5 Gemeente - BV
De gemeente neemt in feite alleen ‘onderhoud openbare ruimte’ af van de BV. Als lid van de
vereniging kan de gemeente de BV alleen via de vereniging ter verantwoording roepen. Ook
voor de gemeente geldt dat een informele werkwijze rechtstreeks met de BV de voorkeur
verdient.
2.3.6 Aanbieders - Vereniging
Het contracteren van aanbieders heeft de vereniging gemandateerd naar de BV, waarbij het
bestuur van de vereniging de contracten die de BV sluit met aanbieders moet goedkeuren
door deze mede te ondertekenen. Formeel is dit het enige contact dat de vereniging met de
aanbieders heeft, verdere contacten verlopen geheel via de BV.
Omdat de contracten op naam van de vereniging worden afgesloten blijven de contracten bij
een breuk tussen de vereniging en de BV gewoon bestaan.
2.3.7 Aanbieders - BV
Namens de vereniging sluit de BV contracten met aanbieders. De bevoegdheden richting de
aanbieders die voortvloeien uit het contract worden ook gemandateerd naar de BV. De BV
bewaakt de kwaliteit van het aanbod van producten en diensten. De BV is belast met het
betalen van de aanbieders.
2.3.8 Aanbieders - Bedrijven
De bedrijven sluiten zelf niet rechtstreeks een contract met een aanbieder. Formeel is aanbod
en afname van de producten en diensten voor beide partijen geregeld in een overeenkomst
met de BV. Echter, de bedrijven en de aanbieders krijgen zeer regelmatig met elkaar te
maken en onderhouden derhalve intensieve contacten.

13

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2.3.9 Aanbieders - Gemeente
De aanbieders onderhouden (uiteindelijk) geen formele contacten met de gemeente. 1
2.4 De af te sluiten overeenkomsten
Samengevat worden de volgende overeenkomsten gesloten:
- beheerovereenkomst: gemeente met vereniging
- lidmaatschap: bedrijven met vereniging (geregeld via grondverkoopcontract en statuten)
- contractering BV: contract tussen vereniging en BV
- afname facultatieve pakket: één overeenkomst tussen bedrijf en BV (namens de
vereniging)
- aanbod basis- en facultatieve pakket: per aanbieder één contract met BV (namens de
vereniging)

1

Voordat de vereniging en de BV opgericht zijn onderhoudt de gemeente de contacten met (potentiële)
aanbieders, later niet meer.

14

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 3 - Aanbod van producten en diensten

3.1 Basispakket en facultatief pakket
Parkmanagement biedt een basispakket en een facultatief pakket aan. Het basispakket is
voor elk bedrijf verplicht en wordt bekostigd door de gemeente (via het overhevelen van een
vast onderhoudsbudget voor de openbare ruimte) en door de bedrijven (via de verplichte
contributie aan de vereniging). De contributie van bedrijven is gebaseerd op het aantal
vierkante meter grond dat een bedrijf in eigendom heeft en een vast bedrag voor de
periodieke milieuscan.
Afname van producten en diensten uit het facultatieve pakket is vrijwillig, waarbij bedrijven
betalen naar rato van gebruik. De gemeente (of een andere instantie) kan afname stimuleren
met subsidies.
Onderstaande tabel geeft de samenstelling van beide pakketten weer:
Tabel 3.1: Samenstelling basis- en facultatieve pakket
Basispakket

Facultatieve pakket

- Onderhoud openbare ruimte

- Onderhoud private ruimte

- Onderhoud groene wanden

- Onderhoud exterieur gebouwen

- Parkbeveiliging

- Gebouwbeveiliging

- Bewegwijzering

- Gezamenlijke afvalinzameling

- Periodieke milieuscan

- Milieuplan

- Organisatie

- Vervoermanagement

Het basispakket bestaat uit ‘collectieve goederen’. Deze producten en diensten hebben als
kenmerken dat elk bedrijf er profijt van heeft, dat een individueel bedrijf niet uitgesloten kan
worden van het aanbod, dat een individueel bedrijf zich niet kan onttrekken aan het aanbod
en dat er ook geen individuele prijs berekend kan worden. De enige uitzondering hierop vormt
de periodieke milieuscan.
Het facultatieve pakket bestaat uit ‘individuele goederen’. Deze producten en diensten hebben
als kenmerken dat alleen het bedrijf dat ze afneemt er profijt van heeft, dat ze aan een bedrijf
individueel aangeboden kunnen worden en dat er dus ook een individuele prijs berekend kan
worden.
3.2 Wijziging basispakket
De samenstelling van het basispakket en de (maximale) verplichte contributie die daaruit
voortvloeit is vastgelegd in liet verkoopcontract en de statuten van de vereniging. De eerste
vijf jaar na oprichting van de vereniging mag het basispakket niet worden ingekrompen, na
deze periode heeft de gemeente altijd een vetorecht bij inkrimping van het basispakket.
Inkrimping in dit licht betekent een substantiële verschraling van een product of dienst of het
geheel verdwijnen ervan. Kleine wijzigingen in de wijze van aanbieden van een product of
dienst zijn mogelijk zonder goedkeuring van de leden. 2

2

Tegen een dergelijke beslissing kan wel bezwaar worden gemaakt.

15

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

De individuele rechtspositie van een bedrijf staat niet toe dat de verplichtingen van het
basispakket in de toekomst dwingend worden verzwaard. Elk bedrijf moet instemmen met een
uitbreiding van het basispakket.
3.3 Organisatie van het aanbod
Namens de vereniging sluit de BV contracten met aanbieders van de producten en diensten,
waarbij de voorzitter van de vereniging (namens het bestuur) het contract mede ondertekend.
Voor de bekostiging van het basispakket draagt de vereniging de contributie over aan de BV,
die daarmee de aanbieders betaalt.
Voor de afname van producten en diensten uit het facultatieve pakket sluit elk bedrijf
individueel één overeenkomst met de BV voor alle producten en diensten die hij wil afnemen.
Per aanbieder van een product of dienst sluit de BV één gezamenlijk contract voor alle
bedrijven. Ook hier is de vereniging medeondertekenaar. Voor de bekostiging betalen de
bedrijven de BV voor alle producten en diensten tegelijk, waarop de BV elke aanbieder
afzonderlijk betaalt voor alle bedrijven tegelijk. De BV bundelt dus alle contracten en
geldstromen waardoor zowel aanbieders als afnemers (de bedrijven) hierin een minimaal
aantal hebben.
Zie bijlage 1, 2 en 3

16

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 4 - Financiering3

4.1 Bekostiging en verdeelsleutel
Het budget dat de gemeente (DOW) jaarlijks overhevelt voor onderhoud openbare ruimte
wordt overeengekomen in de beheerovereenkomst. In de beheerovereenkomst wordt tevens
vastgelegd aan welke minimum kwaliteitseisen het onderhoud van de openbare ruimte moet
voldoen. Dit is de basiskwaliteit. Deze overeen te komen basiskwaliteit is minimaal het
onderhoudsregime dat DOW zou hanteren indien zij het onderhoud openbare ruimte in eigen
hand houdt.
De hoogte van liet over te dragen budget is de kosten die DOW normaliter zou maken als zij
het onderhoud zelf zou verzorgen met die basiskwaliteit. Dit betekent dat een hogere
basiskwaliteit als het normaliter door DOW gehanteerde onderhoudsregime leidt tot een
evenredig hoger over te dragen onderhoudsbudget. De hoogte van het onderhoudsbudget
wordt jaarlijks vastgesteld op basis van de inflatie. Het gaat hier om de specifieke inflatie van
de verschillende onderhoudsdiensten. 4
De overige kosten van het basispakket (inclusief de extra kwaliteit voor onderhoud openbare
ruimte) worden geheel bekostigd door de bedrijven, tenzij de gemeente subsidies of andere
financiële bijdragen levert. Elk bedrijf betaalt voor de periodieke milieuscan een vast bedrag
en voor de overige producten en diensten uit het basispakket een bedrag per vierkante meter
grond dat hij in eigendom heeft.
Bij de vaststelling van de hoogte van de contributie per vierkante meter wordt uitgegaan van
een degressief stelsel. Dit houdt in dat bedrijven met een groot terreinoppervlak boven een
bepaalde oppervlaktegrens korting krijgt op elke vierkante meter die boven die grens uitkomt.
De reden voor een degressief stelsel is dat bedrijven met grote terreinoppervlaktes (zoals
transportondernemingen) met een vaste contributie per vierkante meter zeer hoge bedragen
zouden moeten betalen. Het profijt dat een groot bedrijf geniet zou dan niet meer in
verhouding staan met de prijs die het betaalt. Door middel van kortingen wordt hieraan
(enigszins) tegemoet gekomen.
Tijdens de uitgifteperiode is nog niet alle grond uitgegeven waardoor er via de contributie
onvoldoende opbrengsten binnen komen om de kosten geheel te dekken. Dit vereist
startinvesteringen van de gemeente. Daarom betaalt de gemeente de contributie voor elke
vierkante meter grond die nog niet is uitgegeven (en dus nog in haar bezit is). Hierbij valt de
gemeente niet onder het degressieve stelsel. De gemeente betaalt dus altijd de volledige
contributie per vierkante meter.
Deze startinvesteringen zijn onderdeel van de grondexploitatie van Bedrijvenpark
Nieuw-Vennep Zuid en worden met de vereniging overeengekomen in de
beheerovereenkomst.

3

4

Voor een meer gedetailleerde kostenberekening: zie stagerapport ‘Parkmanagement Bedrijvenpark
Nieuw-Vennep Zuid'; Hoofddorp, augustus - december 1999.
Deze inflatie komt ook in de DOW-tarieven tot uitdrukking.

17

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

4.2 Omvang van de kosten
Op dit moment is een inschatting gemaakt van de verwachte kosten voor het basispakket. De
overheadkosten van de organisatie zijn onderdeel van de contributie. Bij het afsluiten van de
contracten met aanbieders zal liet inzicht in de kosten redelijk nauwkeurig aanwezig zijn.
Als gevolg van inflatie en andere marktontwikkelingen zullen de kosten in de loop der jaren
stijgen (tenzij er deflatie optreedt). Elk jaar moet er daarom een schatting van de kosten
gemaakt worden, op basis waarvan de contributie wordt berekend. Na een aantal jaar zal het
inzicht in de te verwachten kosten verbeteren.
Bij het jaarlijks vaststellen van de contributie is het uitgangspunt dat er zo min mogelijk
schommelingen ontstaan. Een gelijkblijvende of stabiel groeiende contributie wordt door de
bedrijven meer gewaardeerd omdat het meer zekerheid geeft. Zo kan het raadzaam zijn om
de contributie niet te verlagen als de kosten in het afgelopen jaar meevielen, maar juist de
contributie gelijk te houden en het overschot 5 voor de financiële reserve van de vereniging te
gebruiken. Een gelijkblijvende contributie zal in de loop der tijd waarschijnlijk toch worden
bijgehaald door de inflatie en met voldoende financiële reserve kunnen tegenvallende kosten
in de toekomst worden opgevangen.
Om de vereniging vanaf het begin al enige financiële reserve te verschaffen worden ook
onvoorziene kosten in de contributie verrekend. Als de onvoorziene kosten niet aangesproken
worden en er in de loop der tijd voldoende reserve is opgebouwd, dan kan deze kostenpost
vervallen.
In onderstaande tabel is de inschatting van de jaarlijkse kosten van het basispakket
weergegeven. De periodieke milieuscan (niet in de tabel) zal gemiddeld fl. 1.800,- per scan
bedragen (gespreid over 6 jaar).
Tabel 4.1: Kosten basispakket (zonder periodieke milieuscan)
Product of dienst

Kosten jaar 1

Gemeente
Onderhoud openbare ruimte – Basiskwaliteit 6
Bedrijven
Onderhoud openbare ruimte – Extra kwaliteit
Onderhoud groene wanden
Parkbeveiliging
Bewegwijzering
Organisatie – Overhead
Organisatie – Onvoorziene kosten
Totale kosten
Totale kosten voor bedrijven

5
6

fl.

166.783

fl.
fl.
fl.
fl.
fl.
fl.
fl.
fl.

100.000
15.000
350.000
30.000
150.000
25.000
836.783
670.000

De besteding van overschotten moet altijd door de leden worden goedgekeurd.
Voorlopige inschatting.

18

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

4.3 Financiële inbreng bedrijven
Op basis van de kosten voor bedrijven (fl. 670.000,-) is als gevolg van het degressieve
contributiestelsel nog geen exacte contributie per vierkante meter te betalen. De exacte
hoogte van de contributie per vierkante meter is derhalve afhankelijk van de uiteindelijke
oppervlakteverdeling van het terrein. Op basis van de wachtlijst van 23-08-2000 zijn een
aantal scenario’s ontwikkeld voor een degressief contributiestelsel. De verdeling van
oppervlaktes zoals die in de wachtlijst naar voren is gekomen, is aangehouden als de
verwachte verdeling voor het gehele terrein. De totale oppervlakte van het terrein is 34,5 ha
(in de wachtlijst is 26,5 ha opgenomen).
Het degressieve contributiestelsel op NVZ ziet er als volgt uit:
-

elke m2 tot en met 4.000 m2
elke m2 boven de 4.000 m2
elke m2 boven de 5.000 m2
elke m2 boven de 10.000 m2
volledige contributie

volledige contributie
10% korting
30% korting
75% korting

Op basis van dit stelsel bedraagt de volledige contributie fl. 2,39 per m2 grond dat een
bedrijf in eigendom heeft.
De gemiddelde kosten van de periodieke milieuscan zijn geraamd op fl. 1800,- per scan. De
kosten zullen echter per bedrijf verschillend zijn. Gespreid over zes jaar is dit fl. 300; per
jaar.7 Met een gemiddelde kavelgrootte van 3.000 m2 grond is dit fl. 0,10 per m2 grond.
In de tabel op de volgende pagina zijn drie voorbeelden gegeven van de berekening van de
jaarlijkse contributie van drie fictieve bedrijven met verschillende grondoppervlaktes. Hieruit
blijkt dat als gevolg van het degressieve stelsel grote bedrijven per vierkante meter minder
gaan betalen.

7

Er is hier nog geen rekening gehouden met rente-invloeden en inflatie. Uiteraard moet dit bij de definitieve
vaststelling van de contributie (foor de vereniging wel gebeuren.

19

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Tabel 4.2: Drie rekenvoorbeelden
Kaveloppervlak
Volledig
10% korting
30% korting
75% korting
Subtotaal
er m2
Period. milieuscan
per m2
Totaal
2
per m

Bedrijf 1
Bedrijf 2
2
2
4.600 m
8.200 m
4000 x 2,39 =
fl. 9.560,- 4000 x 2,39 =
fl. 9.560,600 x 2,39 x 0,9 =
fl. 1.291,- 1000 x 2,39 x 0,9 =
fl. 2.151,- 3200 x 2,39 x 0,7 =
fl. 5.354,-fl. 10.851,fl. 17.065,2
2
fl. 2,36 / m
fl. 2,08 / m
fl. 300,fl. 300,2
2
fl. 0,07 / m
fl. 0,04 / m
fl. 11.151,fl. 17.365,2
2
fl. 2,42 / m
fl. 2,12 / m

Bedrijf 3
2
13.500 m
4000 x 2,39 =
1000 x 2,39 x 0,9 =
5000 x 2,39 x 0,7 =
3500 x 2,39 x 0,25 =

fl. 9.560,fl. 2.151,fl. 8.365,fl. 2.091,fl. 22.167,2
fl. 1,64 / m
fl. 300,2
fl. 0,02 / m
fl. 22.467;
2
fl. 1,66 / m

4.4 Financiële inbreng gemeente
Naast een jaarlijks budget voor het onderhoud van de openbare ruimte betaalt de gemeente
de jaarlijkse contributie (op basis van bovenstaand voorbeeld fl. 2,39 per m2) voor elke m2
grond die de gemeente nog niet heeft uitgegeven. Deze startinvestering van de gemeente is
opgenomen in de grondexploitatie van Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid.
Er wordt in één keer betaald aan het begin van het boekjaar. Als tijdens het lopende boekjaar
een bedrijf grond koopt van de gemeente dan betaalt dat bedrijf voor het resterende deel van
het boekjaar contributie vanaf het moment dat hij de grond juridisch in eigendom heeft
verworven.
Er zijn twee scenario’s ontwikkeld op basis van het uitgiftetempo. Als de huidige gunstige
verwachtingen uitkomen bedraagt de uitgifteperiode 6 jaar, in de oorspronkelijke
uitgifteplanning is uitgegaan van 8 jaar.
In jaar 1 (2001) wordt er in beide scenario’s 10 ha uitgegeven. In het 6 jaar-scenario
vervolgens 4,9 ha per jaar en in het 8 jaar-scenario 3,5 ha. De gemiddelde inflatie is op 2%
gesteld.
Tabel 4.3: Het 6 jaar-scenario
Jaar

2001

2002

2003

2004

2005

2006

10

14,9

19,8

24,7

29,6

34,5

Totaal uitgegeven (in ha)
Nog in bezit van gemeente

24,5

19,6

14,7

9,8

4,9

0

Bijdrage contributie*

585.550

477.809

365.524

248.556

126.764

0

Bijdrage basiskwaliteit*

166.783

170.119

173.521

176.991

180.531

184.142

Totaal

752.333

647.927

539.045

425.548

307.295

184.142

*

Contributie: uit de grondexploitatie; Basiskwaliteit: uit het beheerbudget van DOW\

Tabel 4.4: Het 8 jaar-scenario
Jaar
Totaal uitgegeven (in ha)
No in bezit van gemeente

2001

2002

2003’

2004

2005

2006

2007

2008

10

13,5

17

20,5

24

27,5

31

34,5

24,5

21

17,5

14

10,5

7

3,5

0

Bijdrage contributie*

585.550

511.938

435.147

355.080

271.636

184.713

94.203

0

Bijdrage basiskwaliteit*

166.783

170.119

173.521

176.991

180.531

184.142

187.825

191.581

Totaal

752.333

682.057

608.668

532.072

451168

368.855

282.028

191.581

*

Contributie: uit de grondexploitatie; Basiskwaliteit: uit het beheerbudget van DOW\

20

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 5 - Fasering

5.1 Algemene strategie
Als begin 2001 de eerste bedrijven zich daadwerkelijk vestigen op Bedrijvenpark
Nieuw-Vennep Zuid worden de producten en diensten meteen aangeboden. Dit betekent dat
tijdig vereniging opgericht moet zijn, dat de BV is gecontracteerd en dat de aanbieders
gecontracteerd zijn.
De opzet van de vereniging geeft aan op welke wijze parkmanagement formeel wordt
georganiseerd. De statuten bepalen onder andere de rechten en plichten van de leden en
regelen de procedures en dergelijke die daarmee verband houden (zie vereniging).
De profielschets van de BV is bepalend voor de dagelijkse werkwijze van de
parkmanagement-organisatie. Uitgangspunt voor haar werkwijze is dat de BV zoveel mogelijk
zaken op informele wijze regelt. De basis voor een goede samenwerking is immers dat ‘het
contract in de lade kan blijven’.
De consequentie voor de fasering is dat de opzet van de vereniging van tevoren gedetailleerd
uitgewerkt dient te zijn. De rechten en plichten als lid moeten voor de bedrijven vanaf het
eerste begin duidelijk zijn. Voor de BV geldt dit niet. De voor de BV beste werkwijze zal de
praktijk moeten uitwijzen. De profielschets van de BV zoals die hier wordt uitgewerkt beperkt
zich derhalve tot de hoofdlijnen.
De oprichting van de vereniging, het contracteren van de BV, het contracteren van aanbieders
en het afsluiten van overeenkomsten met bedrijven voor het afnemen van producten en
diensten is een apart traject met zeer diverse, veelal praktische werkzaamheden.
Een dergelijk ‘operationalisatietraject’ vereist kennis van zaken en ervaring bij de trekker
ervan. Er wordt daarom in een vroegtijdig stadium een bedrijf gecontracteerd dat een trekker
van het ‘operationalisatietraject’ levert. Bij voorkeur is dit bedrijf de toekomstige BV en de
trekker de toekomstige office manager (of in ieder geval een potentiële kandidaat).
Het bedrijf wordt aangetrokken door de sector Economische Zaken. De trekker werkt dan ook
voor EZ waarbij nauw wordt samengewerkt met de betrokken medewerkers uit deze sector.
5.2 Tijdspad
De verwachting is halverwege april 2001 de eerste bedrijven zich daadwerkelijk vestigen op
Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid.
Om deze bedrijven vanaf het begin optimaal te laten profiteren van parkmanagement dienen
zij meteen van het facultatieve pakket gebruik te kunnen maken. Hiervoor dienen in een
vroegtijdig stadium de aanbieders van het facultatieve pakket bekend te zijn zodat de
bedrijven (via de BV) contracten kunnen afsluiten. Voor bedrijven is een termijn van ongeveer
twee maanden voor vestiging voldoende.
Dit betekent dat in maart 2001 de aanbieders gecontracteerd moeten zijn. Omdat deze
contracten namens de vereniging worden gesloten dient in februari 2001 in ieder geval de
vereniging te zijn opgericht. De feitelijke contractering van de BV is dan nog niet strikt
noodzakelijk, doch verdient wel sterk de voorkeur. Met name met het oog op de duidelijkheid
is het beter dat de BV namens de vereniging de contracten met de aanbieders afsluit dan dat
de vereniging dit bijvoorbeeld door de trekker van het ‘operationalisatietraject’ laat doen (ook
al is dit waarschijnlijk dezelfde persoon als wanneer de BV (de office manager) de contracten
afsluit).
Het streven is derhalve om in februari 2001 de vereniging te hebben opgericht, waarna een
BV kan worden gecontracteerd. Als de vereniging is opgericht kan de gemeente met haar een
beheerovereenkomst afsluiten. Omdat op basis van deze beheerovereenkomst (het

21

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

bijgevoegde (minimale) onderhoudsbestek) de aanbieders voor onderhoud openbare ruimte
worden gecontracteerd moet uiterlijk begin maart 2001 de beheerovereenkomst zijn
afgesloten. Dit is overigens niet het moment dat het beheer wordt overgedragen (zie
onderhoud openbare ruimte). Op het moment dat het beheer daadwerkelijk wordt
overgedragen betalen de bedrijven contributie (ook als zij al langer lid zijn) en draagt de
gemeente haar onderhoudsbudget over. Vanaf dat moment is het bestuur van de vereniging
verantwoordelijk voor het financieel beheer.
In tabel 5.1 is het tijdspad per activiteit weergegeven. De kritische momenten zijn de
volgende:
- uitwerking inhoudelijke onderdelen
15-10-00 (op zijn laatst)
- contractering bedrijf dat operationalisatietraject trekt
01-01-01 ( idem)
- juridische oprichting vereniging
15-02-01 ( idem)
- afsluiten beheerovereenkomst
01-03-01 ( idem)
- contractering aanbieders
01-03-01 ( idem)
- contractering BV
15-04-01 ( idem)
- daadwerkelijke vestiging eerste bedrijf / bedrijven
15-04-01 (op zijn vroegst)
De planning is zeer strak, waarbij weinig ruimte voor vertraging aanwezig is. Het bedrijf dat de
trekker van het operationalisatietraject levert is de trekker van de meeste activiteiten en
derhalve belast met het realiseren van de planning. Zijn aanstelling dient dan ook zo vroeg
mogelijk een feit te zijn. Door de strakke planning moet elke kans op het vroegtijdig realiseren
van een bepaalde activiteit aangegrepen worden, zowel binnen de gemeente als met andere
partijen.
Onderstaande tabel geeft aan welke activiteiten wanneer moeten aanvangen, wanneer ze
uiterlijk afgerond moeten zijn en wie de betrokken actoren zijn bij de uitvoering ervan.

22

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Tabel 5.1: Tijdspad
Activiteit
Uitwerken inhoudelijke onderdelen (PvA-ond. 1-13)
Aantrekken bedrijf (trekker) voor operationalisatietraject
- opstellen functievereisten
- werving kandidaten
- selectiegesprekken
- keuze / definitieve opdrachtformulering / contractering
Oprichting vereniging
- opstellen statuten
- huisvesting regelen (adres)
8
- aanstelling gemeentelijk bestuurslid
- oprichting per notariële akte
- inschrijving Verenigingenregister KvK
- operationalisatie: administratie, financiën etc.
Contractering BV
- opstellen taken / werkzaamheden
- opstellen profielschets/functievereisten
- werving kandidaten (indien nodig)
- selectiegesprekken
- opstellen contract bepalingen
- keuze / definitieve opdrachtformulering / contractering
Overdragen van hef beheer naar de vereniging
- opstellen minimum kwaliteitseisen (reeds gestart: DHV)
- opstellen minimum onderhoudsbestek
- raming van de standaard beheerkosten
- opstellen beheerovereenkomst
- afsluiten beheerovereenkomst
- overdragen DOW-budget
Contractering aanbieders
- opstellen kwaliteitseisen beheertaken / profielschets
- werving kandidaten
- selectiegesprekken
- uitwerking werkzaamheden / opstellen contracten
- afsluiten contracten
Vestiging en participatie eerste bedrijf/ bedrijven
aanmelden als lid van de vereniging
- contracten afsluiten met BV voor producten en diensten
- daadwerkelijke vestiging

8

Start
15-10-00
15-10-00
15-10-00
01-11-00
01-12-00
01-01-01
01-01-01
01-01-01
01-02-01
01-02-01
15-02-01
15-02-01
01-01-01
01-01-01
01-01-01
01-02-01
15-02-01
01-03-01
15-03-01
15-10-00
15-10-00
01-01-01
01-01-01
01-01-01
15-02-01
01-03-01
01-01-01
01-01-01
01-01-01
01-01-01
01-02-01
01-02-01
15-02-01
15-02-01
01-03-01
01-04-01

Einde
15-10-00
01-01-01
01-11-00
01-11-00
15-12-00
01-01-01
01-04-01
01-02-01
01-02-01
15-02-01
15-02-01
01-03-01
01-04-01
01-04-01
15-02-01
15-02-01
15-02-01
15-03-01
15-03-01
01-04-01
01-04-01
01-01-01
01-02-01
01-02-01
15-02-01
01-03-01
01-04-01
01-03-01
01-02-01
01-02-01
15-02-01
15-02-01
01-03-01
15-04-01
01-03-01
15-04-01
15-04-01

Actoren
EZ
EZ
EZ
EZ
EZ
EZ / notaris
trekker
B&W (?)
trekker / notaris
trekker
trekker
trekker
trekker
trekker
trekker
trekker / vereniging
trekker / vereniging
DOW / DHV
DOW
DOW
DOW / trekker
DOW / vereniging
DOW
trekker
trekker
trekker
trekker
BV (trekker) / vereniging
bedrijven
BV / bedrijven
bedrijven

In eerste instantie is alleen de gemeentelijke vertegenwoordiger bestuurslid, met 10 leden wordt er een tweede
bestuurder aangesteld en met 20 leden een derde (zie vereniging).

23