Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

5.3 Het aantrekken van een trekker Als vanaf april 2001 de eerste bedrijven zich vestigen op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid is parkmanagement operationeel. Dit betekent minimaal dat de vereniging is opgericht, dat het beheer is overgedragen van DOW naar de vereniging en dat de aanbieders zijn gecontracteerd. Het streven nu is om op hetzelfde moment ook de BV reeds te hebben gecontracteerd. In een vroeg stadium wordt een bedrijf gecontracteerd dat een trekker voor het operationalisatietraject levert. Deze trekker fungeert in feite als office manager tot het moment dat de BV is gecontracteerd door de vereniging. Het is niet uitgesloten dat het bedrijf dat de trekker levert later ook de BV wordt die de office- en parkmanager levert. De trekker wordt gecontracteerd door de sector Economische Zaken. De trekker wordt aangestuurd door de betrokken medewerkers uit deze sector. Essentieel in deze aansturing is het vertalen / overdragen van de inhoudelijke uitwerking van parkmanagement naar de praktijk. 5.4 Profielschets van de trekker De trekker dient ervaring te hebben met (het begeleiden van) het oprichten van rechtspersonen, bij voorkeur PPS-constructies. Daarnaast is het essentieel dat de trekker vertrouwd is met organisatiekunde om de vertaalslag van theorie naar praktijk goed te kunnen maken, dat hij in staat is contractbesprekingen met potentiële aanbieders te voeren en dat hij zelf over voldoende organisatorische capaciteiten beschikt om de vele activiteiten van het operationalisatietraject vlot en soepel uit te voeren dan wel te coördineren. Ervaring met projectmanagement is in deze een pre. De trekker stelt zich kritisch op tegenover de inhoudelijke uitwerking zoals die door de sector Economische Zaken is gegeven. De trekker is in staat om de algemene gedachtegang achter de inhoudelijke uitwerking te doorgronden en van daaruit de praktische uitwerking tot op detailniveau op een consistente wijze te implementeren. Het is derhalve niet uitgesloten dat bepaalde zaken uiteindelijk anders worden geïmplementeerd dan in de inhoudelijke uitwerking is voorgesteld. 5.5 Scenario’s voor operationalisatietraject Tijdens de operationalisatie lopen vele activiteiten door elkaar, waarbij niet altijd alles op elkaar zal aansluiten. Daarom zal tijdens het operationalisatietraject voor sommige zaken mogelijk een tijdelijk andere werkwijze gevolgd moeten worden. De trekker zal (in overleg met EZ) uitmaken in hoeverre dit gebeurt. Onderstaand worden voor een aantal mogelijke (probleem)situaties verschillende scenario’s gegeven. 5.5.1 Contractering BV De BV kan op diverse momenten worden gecontracteerd. In de streefplanning zoals die hiervoor is gegeven wordt de BV op zijn vroegst half februari en uiterlijk eind maart (vóór 01-04-01) gecontracteerd. Dan is de BV reeds aanwezig als de eerste bedrijven zich vestigen, kunnen deze bedrijven met de BV contracten afsluiten voor afname van producten en diensten en is vanaf het begin de ‘eindsituatie’9 aanwezig.

9

Met de ‘eindsituatie' wordt hier de situatie bedoeld zoals EZ ernaar streeft om parkmanagement vorm te geven. In de toekomst kan dit streefbeeld wijzigen als bedrijven en gemeente dat wensen.

25

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Uitgangspunt is dat de BV door het bestuur van de vereniging wordt gecontracteerd met goedkeuring van de gemeente en de bedrijven die zich op dat moment als lid hebben aangemeld. De trekker van het operationalisatietraject voert de onderhandelingen, stelt de contracten op en doet de voorstellen. Mogelijk wordt de BV eerder gecontracteerd, doch niet vóór de oprichting van de vereniging. Als het bedrijf dat het operationalisatietraject trekt geschikt wordt geacht (door EZ) om uiteindelijk ook de BV voor parkmanagement te worden, dan werkt dit bedrijf tot de oprichting van de vereniging voor EZ en na de oprichting sluit de vereniging een contract met dit bedrijf. De BV kan ook later worden gecontracteerd. In dat geval blijft de trekker van het operationalisatietraject via EZ betrokken bij het parkmanagement als een soort office manager. Vanuit DOW zou dan een tijdelijke parkmanager geleverd kunnen worden. In feite is de uitvoering van parkmanagement dan nog bij de gemeente ondergebracht. De vereniging sluit dan geheel op eigen naam contracten met aanbieders en bedrijven (dit betekent dus een groter takenpakket voor de bestuursleden en is geen ideale situatie) en werkt intensief samen met de trekker (via EZ) en met de beheerder van DOW. 5.5.2 Contractering aanbieders In de ‘eindsituatie’ worden de aanbieders gecontracteerd door de BV in naam van de vereniging. Reeds in november 2000, als de trekker voor het operationalisatietraject is aangetrokken, wordt gestart met de contractering van de aanbieders. Deze contractering loopt min of meer parallel met de contractering van de BV. Als de BV niet op tijd is gecontracteerd, dan contracteert de vereniging geheel op eigen naam de aanbieders. Bijna het gehele traject voor de contractering van de aanbieders wordt uitgevoerd door de trekker van het operationalisatietraject. Voorwaarde voor het kunnen contracteren van aanbieders is dat de vereniging is opgericht. 5.5.3 Office- en parkmanager De trekker van het operationalisatietraject vervult in feite de rol van office manager. De rol van de meer technisch onderlegde parkmanager zal pas in beeld komen op het moment dat de eerste bedrijven zich gaan vestigen. Met het voltooien van het bedrijventerrein zal de functie van de parkmanager aan belang winnen. De rol van de parkmanager zou de eerste tijd vanuit DOW kunnen worden vervuld en pas later via de BV. Met name vanuit kostenoogpunt kan dit interessant zijn. De uitgangssituatie is dat de BV gecontracteerd wordt en dat de BV een office- en parkmanager levert. Een mogelijkheid zou ook kunnen zijn dat de vereniging zelf een BV opricht waarin zij enig aandeelhouder is en zelf een office en / of parkmanager in dienst neemt.

26

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Deel 2 Uitwerking vereniging

27

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 6 - Verenigingsstructuur

6.1 Kenmerken van een vereniging Een vereniging is een samenwerkingsvorm waarin volgens bepaalde regels een bepaald doel wordt nagestreefd. De belangrijkste regels zijn neergelegd in de statuten. Daarnaast kunnen regels meer specifiek in een huishoudelijk reglement worden vastgelegd. Het is een vereniging niet toegestaan om winst te maken met als doel dit te verdelen onder haar leden. Ten behoeve van parkmanagement wordt een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid opgericht. Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid wordt opgericht bij notariële akte waarin ook de statuten zijn opgenomen. Tevens is een vereniging verplicht zich in te schrijven in het Verenigingenregister van de Kamer van Koophandel. In tegenstelling tot een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid zijn de bestuurders en leden van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid niet hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichtingen van de vereniging. De vereniging wordt in principe opgericht voor onbepaalde tijd. In de volgende gevallen wordt de vereniging ontbonden: - indien de leden per stemming besluiten de vereniging op te heffen (zie stemrecht) - indien de rechter beveelt de vereniging op te heffen - indien de vereniging failliet wordt verklaard 6.2 Het doel De vereniging heeft ten doel om in het gemeenschappelijke belang van haar leden het beheer van Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid optimaal te verzorgen. Optimaal wil in dit verband zeggen dat de vereniging op het bedrijvenpark zowel een ruimtelijke als een functionele kwaliteit probeert te realiseren die het beste aansluit bij de gemeenschappelijke wensen en behoeften van haar leden. De vereniging verzorgt hiertoe een aanbod van producten en diensten dat is onderverdeeld in een basispakket en een facultatief pakket. Het gehele basispakket wordt collectief afgenomen en is derhalve voor elk lid verplicht. De producten en diensten uit liet facultatieve pakket kunnen op basis van vrijwilligheid door elk lid individueel worden afgenomen. De vereniging voert een zelfstandige financiële huishouding en is in staat zichzelf te bedruipen. De leden betalen een verplichte jaarlijkse contributie aan de vereniging. Eventuele winsten komen ten goede aan liet gemeenschappelijke doel. De vereniging heeft de bevoegdheid jegens haar leden rechten te bedingen en in het verlengde hiervan haar leden bij nalatigheid te sanctioneren. Het opleggen van verplichtingen aan leden wordt in liet gemeenschappelijke belang genomen en is alleen dan gerechtvaardigd. Door het betaalde lidmaatschap heeft de vereniging ook verplichtingen jegens haar leden. Binnen de verenigingsstructuur kunnen de leden hun rechtspositie tegenover de vereniging verdedigen. 6.3 De verschillende ‘lichamen’ De vereniging zoals die voor parkmanagement op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid wordt opgericht bestaat uit vier ‘lichamen’: 1. bestuur 2. onafhankelijke commissie 3. secretariaat 4. leden

28

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

6.3.1 Het bestuur 6.3.1.1 De bestuursleden Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en neemt de beslissingen in de vereniging. Het bestuur bestaat uit drie bestuursleden: 1. voorzitter 2. vice-voorzitter 3. penningmeester Bij de oprichting van de vereniging zijn er een beperkt aantal leden. De eerste bestuurder die wordt aangesteld is de gemeentelijke vertegenwoordiger (de vice-voorzitter10; zie verderop). Als er minimaal 10 leden zijn (inclusief de gemeente) wordt er een tweede bestuurder (de voorzitter) uit de leden gekozen en als er minimaal 20 leden zijn (inclusief de gemeente) wordt er een derde bestuurder gekozen (de penningmeester). Elk bestuurslid heeft een eigen, tussen de bestuurleden overeen te komen takenpakket. Naast de organisatorische taken binnen de vereniging krijgt elk bestuurslid ook een of meerdere ‘beleidsvelden’ onder zijn verantwoordelijkheid: zijn portefeuilles. De voorzitter heeft in ieder geval de ‘algemene portefeuille’. De voorzitter is verantwoordelijk voor de algemene beleidsvoering van de vereniging en heeft in die hoedanigheid dan ook meer invloed dan de andere bestuursleden. De bedrijven leveren de voorzitter en de penningmeester. Alleen gewone leden kunnen een bestuurslid leveren, ‘bijzondere leden’ hebben dit recht niet (zie lidmaatschap). Een bedrijf dat een bestuurslid levert behoudt zijn normale rechten en plichten als lid, het bestuurslid mag de stemgerechtigde van dat bedrijf blijven (zie stemrecht). De voorzitter en de penningmeester worden benoemd door de leden per stemming. Elk gewoon lid kan zich verkiesbaar stellen voor één of beide bestuursfuncties. Het lid met de meeste stemmen wordt benoemd tot voorzitter of penningmeester. Hiervoor dient meer dan 50% van het totaal aantal stemmen te zijn uitgebracht. Wordt dit aantal niet gehaald, dan wordt minimaal na twee en maximaal na zes weken een tweede stemming georganiseerd, waarbij het minimum aantal van 50% niet meer vereist is. De stemming met het grootste aantal uitgebrachte stemmen is geldig. Voor de voorzitter en de penningmeester bestaat geen maximale bestuurstermijn. De voorzitter en de penningmeester worden verkozen voor een periode van twee jaar. Na deze periode vinden er algemene verkiezingen plaats, waarbij de zittende voorzitter of penningmeester zich ook weer verkiesbaar kan stellen. Vroegtijdig aftreden van de voorzitter dan wel penningmeester kan in drie gevallen: 1. Indien de voorzitter dan wel penningmeester daar vrijwillig toe besluit. 2. Indien de leden daar per stemming met absolute meerderheid toe besluiten (zie stemrecht). Een dergelijk besluit wordt altijd voorafgegaan door het indienen van een motie van wantrouwen jegens de voorzitter dan wel penningmeester door een gewoon lid of nadat de overige bestuursleden zijn aftreden unaniem aan de leden per stemming voorleggen.

10

Zolang er maar één bestuurder is aangesteld bekleedt de vice-voorzitter de functie van voorzitter. Als er een tweede bestuurslid wordt aangesteld wordt deze automatisch voorzitter.

29

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

3. Indien de voorzitter dan wel penningmeester zijn functie binnen het bedrijf beëindigt of met zijn bedrijf verhuist van het bedrijvenpark, dan eindigt automatisch zijn bestuursfunctie binnen de vereniging. De voorzitter is min of meer het boegbeeld van de vereniging. De voorzitter is de persoon die namens het bestuur bijvoorbeeld de contracten met aanbieders ondertekent. Bij het nemen van beslissingen (van algemene aard) heeft de voorzitter veelal een doorslaggevende stem. De voorzitter zal vanuit de bedrijven de belangrijkste trekker van parkmanagement zijn. Verwacht mag worden dat de voorzitter een grote betrokkenheid heeft met het bedrijvenpark, de gevestigde bedrijven en het beheer middels parkmanagement. Net als de BV heeft de voorzitter een pro-actieve houding waarmee hij probeert andere bedrijven te enthousiasmeren voor parkmanagement. Een voorzitter die zich sterk profileert zal de betrokkenheid van alle partijen vergroten. De gemeente levert de vice-voorzitter. Bij voorkeur is dit het sectorhoofd Economische Zaken. Andere mogelijkheden zijn de directeur van de dienst Ruimte, Wonen en Economie, de directeur van de dienst Openbare Werken of het sectorhoofd Beheer. Deze persoon is tevens de stemgerechtigde van de gemeente. De vice-voorzitter wordt benoemd door de gemeente Haarlemmermeer (B&W). Over de benoeming van de vice-voorzitter kan in de vereniging niet worden gestemd door de leden. De vice-voorzitter wordt benoemd voor onbepaalde tijd en heeft dus ook geen maximale bestuurstermijn. Vroegtijdig aftreden van de vice-voorzitter kan in vier gevallen: 1. Indien de vice-voorzitter daar vrijwillig toe besluit. 2. Indien de gemeente Haarlemmermeer (B&W) daartoe besluit. 3. Indien de leden daar per stemming met absolute meerderheid toe besluiten (zie stemrecht). Een dergelijk besluit wordt altijd voorafgegaan door het indienen van een motie van wantrouwen jegens de vice-voorzitter door een gewoon lid of nadat de overige bestuursleden zijn aftreden unaniem aan de leden per stemming voorleggen. 4. Indien de vice-voorzitter zijn functie binnen de gemeente Haarlemmermeer beëindigt, dan eindigt automatisch zijn bestuursfunctie binnen de vereniging. 6.3.1.2 Bestuursvergaderingen Het bestuur dient minimaal vier keer per jaar een bestuursvergadering te organiseren waarin alle drie bestuursleden aanwezig dienen te zijn. Indien een bestuurslid absoluut verhinderd is wordt in eerste instantie een nieuwe datum gezocht en pas in tweede instantie kan het verhinderde bestuurslid zich laten vertegenwoordigen. Naast de vier plenaire vergaderingen kan het bestuur elk gewenst moment een bestuursvergadering organiseren. Met name in geval van spoedeisende zaken (bijvoorbeeld als een bezwaarschrift of motie is ingediend) moet liet bestuur snel een beslissing kunnen nemen. De office manager van de BV voert het secretariaat van de vereniging (zie verderop deze paragraaf) en is in die hoedanigheid automatisch aanwezig bij de vergaderingen. Ook voor hem geldt dat, indien hij daartoe redelijkerwijs in staat is, aanwezigheid verplicht is. Bestuursvergaderingen zijn in principe besloten. Het bestuur heeft het recht toehoorders / adviseurs bij de vergaderingen te betrekken. Een in principe vaste toehoorder / adviseur is de parkmanager van de BV. Alleen de parkmanager kan, indien hij daartoe redelijkerwijs in staat is, verplicht worden een vergadering bij te wonen. Ook het vaste lid in de onafhankelijke commissie (zie verderop deze paragraaf) kan een belangrijke toehoorder / adviseur zijn, hij kan echter niet verplicht worden aanwezig te zijn.

30

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

6.3.1.3 Het nemen van beslissingen Alleen tijdens bestuursvergaderingen neemt het bestuur beslissingen. Hiervoor moeten minimaal twee van de drie eigenlijke bestuursleden aanwezig zijn, waarbij een eventueel afwezige bestuurder zich dient te laten vertegenwoordigen. Er mag maximaal één vertegenwoordiger aanwezig zijn bij een bestuursvergadering om beslissingen te kunnen nemen. Speciaal punt van aandacht is de beslissingen die de BV neemt (zie verder ook volgende hoofdstuk). Het bestuur bepaalt, na goedkeuring door de leden, welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden naar de BV worden gedelegeerd dan wel gemandateerd. Indien de BV handelt op basis van deze taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden dan doet de BV dat namens de vereniging (het bestuur). Richting haar leden is het bestuur verantwoordelijk voor de handelwijze van de BV. De BV is bijvoorbeeld gemandateerd voor het afsluiten van contracten met aanbieders in naam van de vereniging. Deze contracten vereisen de goedkeuring van de vereniging (de voorzitter ondertekent ook liet contract). De leden beslissen hierover per stemming. Voor de verdere rechten en plichten die de vereniging heeft op basis van het contract (sancties e.d.) is de BV automatisch gemandateerd. Als na afloop van de contracttermijn de BV besluit het contract te verlengen, dan is de voorzitter wederom mede-ondertekenaar en moet ook weer de goedkeuring van de leden worden gevraagd. Sommige beslissingen vereisen de goedkeuring van de leden en andere beslissingen vereisen dat niet (zie verder stemrecht). De vaststelling van een beslissing (besluit) gebeurt met een meerderheid van stemmen onder de bestuursleden. Elk bestuurslid heeft één stem. Bij gelijke stemmen (een bestuurslid heeft dan blanco gestemd) beslist de voorzitter. In de notulen wordt verslag gelegd van de vergadering. De notulen dienen in ieder geval de genomen beslissingen en het resultaat van de stemming te vermelden. De notulen worden unaniem vastgesteld door alle aanwezigen en zijn voor alle leden inzichtelijk. 6.3.2 De onafhankelijke commissie De onafhankelijke commissie kan worden ingeschakeld in geval van een conflict tussen het bestuur en de leden van de vereniging. In principe heeft de onafhankelijke commissie drie taken: 1. het wel of niet ontvankelijk verklaren van de door leden ingediende bezwaarschriften en moties 2. het wel of niet gegrond verklaren van de door leden ingediende bezwaarschriften 3. het wel of niet goedkeuren van de door het bestuur opgelegde sancties (boete of schorsing) aan een lid of leden De onafhankelijke commissie bestaat uit één vast lid. De onafhankelijkheid, integriteit en (juridische) deskundigheid van deze persoon dienen buiten kijf te staan. Bij voorkeur is de notaris die de notariële akte van oprichting heeft ondertekend het vaste commissielid. Een andere mogelijkheid zou een externe juridisch adviseur kunnen zijn. Het vaste commissielid wordt benoemd door het bestuur van de vereniging. De benoeming dient te worden goedgekeurd met een gekwalificeerde meerderheid van de leden. De benoeming is in principe voor onbepaalde tijd. Aftreden van het vaste commissielid kan in vier gevallen: 1. Indien het vaste commissielid daar vrijwillig toe besluit.

31

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2. Indien het bestuur daar unaniem toe besluit. Hiervoor is geen goedkeuring van de leden vereist. 3. Indien de leden daar na het indienen van een motie van wantrouwen (zie bezwaar en moties) per stemming met absolute meerderheid toe besluiten (zie stemrecht). 4. Indien het vaste commissielid een functieverandering doormaakt die zijn onafhankelijkheid, integriteit of (juridische) deskundigheid in het geding brengt. Het vaste commissielid dient vooral onafhankelijk te zijn. Omdat hij bemiddelt tussen de leden en het bestuur dient zijn benoeming door beide partijen goedgekeurd te worden. Ook zijn aftreden kan door beide partijen worden opgelegd zonder dat daarvoor de goedkeuring van de andere partij vereist is. De onafhankelijke commissie wordt pas ingeschakeld indien zij daar door het bestuur of een of meerdere leden toe wordt gevraagd. Bij de uitvoering van zijn taken wordt het vaste commissielid zoveel mogelijk ondersteunt door de office manager van de BV. Daarnaast kan hij besluiten derden ter informatie en / of advisering in te schakelen. Tegen beslissingen van de onafhankelijke commissie staat zowel voor de leden als het bestuur geen beroepmogelijkheid open binnen de vereniging. Eventuele verdere stappen verlopen via een civielrechtelijke procedure. 6.3.3 Het secretariaat Het secretariaat van de vereniging is volledig gedelegeerd naar de BV. Binnen de BV is in principe de office manager de verantwoordelijke voor het secretariaat van de vereniging. De office manager is als secretaris verplicht aanwezig bij bestuursvergaderingen. De office manager neemt de bestuursleden, veelal ondernemers, zoveel mogelijk werk uit handen. De bestuursleden moeten zich maximaal kunnen bezighouden met inhoudelijke kwesties. Uiteraard heeft de office manager (samen met de parkmanager) ook een adviserende rol richting het bestuur. De secretariaatvoering kent onder andere de volgende taken: - ledenadministratie - financiële administratie - financieel beheer - opstellen jaarbegroting - opstellen (financieel) jaarverslag - archivering - organiseren van bestuursvergaderingen en notuleren - organiseren van algemene ledenvergaderingen en notuleren - organiseren van stemmingen en stemmen bijhouden - relatiebeheer en het verzorgen van mailings - huisvesting - ondersteuning onafhankelijke commissie 6.3.4 De leden De vereniging kent gewone leden en bijzondere leden (zie lidmaatschap). De rechten en plichten van de leden zijn statutair geregeld. Eén keer per jaar vindt er een algemene ledenvergadering plaats. In de algemene ledenvergadering legt elk bestuurslid verantwoording af voor zijn gevoerde beleid. Ook de BV

32

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

legt dan verantwoording af voor zijn gevoerde beleid. Verder geven het bestuur en de BV een toelichting op de (beleids)plannen voor het komende jaar. Elk aanwezig lid krijgt de mogelijkheid om vragen te stellen aan het bestuur dan wel de BV of kwesties anderszins aan de orde te stellen. Ook het bestuur en de BV kunnen additionele agendapunten opvoeren. Voor beslissingen van het bestuur (of in haar naam van de BV) die dat statutair bepalen organiseert de office manager van de BV een stemming. Alle leden met stemrecht kunnen in deze stemming hun stem(men) over de te nemen beslissingen uitbrengen. Het streven is om zoveel mogelijk beslissingen tegelijk ter stemming te brengen. Het laten samenvallen van het moment van de algemene ledenvergadering en de administratieve afsluiting van ‘jaren’ (zoals het begrotingsjaar, de contracttermijnen e.d.) is daarbij een goed middel. In principe kunnen de statuten elk moment gewijzigd worden, het verdient echter aanbeveling niet dringende zaken (bijvoorbeeld een wijziging van de verdeling van het stemrecht) ter stemming te brengen op het moment van de algemene ledenvergadering. Parkmanagement dient echter wel flexibel te blijven. Dringende zaken (bijvoorbeeld de uitbreiding van het facultatieve pakket) dienen daarom altijd zo snel mogelijk ter stemming gebracht te kunnen worden. Ook beslissingen die niet leiden tot een statutenwijziging dienen zoveel mogelijk tegelijkertijd met de algemene ledenvergadering ter stemming gebracht te worden, uitgezonderd weer de dringende zaken. De algemene ledenvergadering en de stemmingen vormen de formele contactmomenten tussen de leden en het bestuur en de BV. De parkmanagement-organisatie dient echter een zo open mogelijke structuur te houden. Naast een pro-actieve houding van de BV, moet de BV ook een makkelijk aanspreekpunt vormen voor de bedrijven. Hoe meer zaken op informele, bilaterale wijze kunnen worden geregeld hoe beter. Een belangrijk uitgangspunt voor de handelwijze van de vereniging en de BV is dan ook dat zoveel mogelijk in goed overleg en nauwe samenwerking tussen alle betrokkenen wordt geregeld.

33

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 7 - Lidmaatschap in de vereniging

7.1 Gemeente Zowel de bedrijven als de gemeente zijn lid van de vereniging. Als eigenaar van de openbare ruimte blijft de gemeente zo directe invloed houden op de beleidsbepaling en -uitvoering van de parkmanagement-organisatie. De gemeente heeft stemrecht en verplicht zich in de af te sluiten beheerovereenkomst tot een jaarlijkse financiële bijdrage. De minimale hoogte van deze bijdrage is het normale budget dat de gemeente voor de over te dragen beheertaken op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid zou reserveren. Parkmanagement mag dus niet als bezuinigingsmiddel gebruikt worden. 7.2 Bedrijven In art. 7.7 van de algemene voorwaarden voor grondverkoop is bepaald dat elke koper verplicht is te participeren in de parkmanagement-organisatie. Art. 9.2 bevat een boetebepaling en middels een kettingbeding in art. 9.3 gelden art. 7.7 en art. 9.2 ook voor opvolgende kopers. In art. 5 van het grondverkoopcontract is aan deze artikelen een uitwerking gegeven. Zo regelt art. 5 onder andere liet lidmaatschap in de vereniging, de maximale verplichte jaarcontributie en de samenstelling van het basispakket. Ook is aangegeven welke zaken in ieder geval in de statuten worden uitgewerkt. 7.3 Lid worden Elke koper is verplicht zich binnen 14 dagen na het juridisch in eigendom verwerven van de grond als lid te hebben aangemeld bij de vereniging. De grondeigenaar is verplicht tot het betalen van de jaarlijkse contributie vanaf het moment dat de grond juridisch in zijn eigendom is. De overige rechten en plichten gaan in vanaf het moment van lid worden. Indien een grondeigenaar zijn grond en/of opstallen doorverhuurt aan een derde (huurder-gebruiker) dan is hij gerechtigd zijn stemrecht geheel of gedeeltelijk over te dragen aan zijn huurder. Zijn lidmaatschap en de daaraan verbonden verplichtingen kan hij echter niet overdragen. Indien een huurder-gebruiker stemrecht krijgt wordt hij ‘bijzonder lid’. 7.4 Verplichtingen voor bedrijven Het lidmaatschap geeft zowel rechten als plichten. De voor bedrijven belangrijkste verplichting is liet jaarlijks betalen van een contributie aan de vereniging. Daarnaast zijn zij verplicht medewerking te verlenen aan de BV en de aanbieders van het basispakket indien dit noodzakelijk is. In eerste instantie wordt hierbij gedacht aan het verlenen van medewerking aan de uitvoering van de periodieke milieuscan en het verlenen van toegang op eigen terrein voor het onderhoud van de groene wanden en eventueel het onderhoud van de openbare ruimte. Ook andere omstandigheden of situaties kunnen bij de uitvoering van het basispakket de medewerking van individuele bedrijven vereisen. Een bedrijf is niet verplicht om actief deel te nemen aan de vereniging. Een bedrijf kan dus niet worden verplicht tot een bestuursfunctie, het aanwezig zijn bij algemene ledenvergaderingen of het uitbrengen van zijn stem.

34

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

7.5 Rechten van bedrijven De rechten die op basis van het lidmaatschap verkregen worden vloeien voort uit het betalen van contributie. Omdat een bedrijf contributie betaalt voor zijn lidmaatschap heeft hij recht op enerzijds invloed op de bestedingen van dat geld (stemrecht) en anderzijds een tegenprestatie. Deze tegenprestatie is het aanbieden van het basispakket en de mogelijkheid om van het facultatieve pakket producten en diensten af te nemen. Een bedrijf heeft er recht op dat de uitvoering van het basispakket plaatsvindt met een kwaliteit die overeenkomt met de prijs (de contributie) die ervoor betaald wordt. Elk bedrijf kan daartoe de vereniging ter verantwoording roepen voor haar gevoerde beleid en de uitvoering daarvan middels het indienen van een bezwaarschrift dan wel een motie. De mogelijkheid tot het aanbieden van een facultatief pakket geeft de bedrijven geen speciale rechten omdat hier afname van producten en diensten op basis van vrijwilligheid is. Uiteraard hebben de bedrijven via hun stemrecht wel invloed op de samenstelling van het facultatieve pakket. Op basis van de beheerovereenkomst die de vereniging afsluit met de gemeente hebben de bedrijven er recht op dat de vereniging de gemeente aan haar verplichtingen houdt (met name het overdragen van de financiële bijdrage). Nalatigheid van de gemeente kan de vereniging niet verhalen op de bedrijven. De handelwijze van de vereniging mag de (rechts)positie van een individueel bedrijf niet schaden. Een bedrijf moet er in alle redelijkheid vanuit kunnen gaan dat de vereniging voldoende rekening houdt met de individuele belangen van dat bedrijf. 7.6 Rechten en plichten van ‘bijzondere leden’ Huurder-gebruikers die stemrecht van hun belegger (de verhuurder) hebben verworven zijn ‘bijzonder lid’. Een ‘bijzonder lid’ heeft ook bijzondere rechten en plichten. Een ‘bijzonder lid’ verwerft zijn lidmaatschap op basis van vrijwilligheid. Als een huurder-gebruiker aantoont daadwerkelijk op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid een bedrijfsvoering te hebben (het overleggen van een geldig huurcontract is hierbij in principe voldoende) dan mag de vereniging een dergelijk bedrijf als ‘bijzonder lid’ niet weigeren. Een huurder-gebruiker kan zelf beslissen zijn ‘bijzonder lidmaatschap’ op te zeggen, tenzij met de belegger anders is overeengekomen. De omvang van het stemrecht die een huurder-gebruiker verwerft wordt bepaald door de belegger en de huurder-gebruiker zelf (uiteraard met als maximum de omvang van het stemrecht van de belegger). Het stemrecht (of een deel daarvan) dat een belegger overdraagt heeft hij zelf niet meer. Een belegger behoudt verder wel zijn lidmaatschap en de daaraan verbonden rechten en plichten. Een huurder-gebruiker is niet verplicht tot het betalen van contributie, dat doet de belegger al. Omdat een huurder-gebruiker vrijwillig lid is heeft hij geen recht op een tegenprestatie. Hij kan dus ook niet de vereniging ter verantwoording roepen voor haar gevoerde beleid en de uitvoering daarvan, dat moet de belegger doen. Dit geldt echter niet als het bestuur een beslissing neemt die enkel op de huurder-gebruiker zelf betrekking heeft (zie bezwaar en motie). Een huurder-gebruiker is wel verplicht om medewerking te verlenen aan de BV en de aanbieders van het basispakket indien dit noodzakelijk is. Hij is niet verplicht om actief in de vereniging te zijn.

35

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

7.7 Sanctiemogelijkheden voor de vereniging Indien een lid op enigerlei wijze in gebreke blijft bij de naleving van zijn verplichtingen, dan heeft de vereniging het recht dat lid te sanctioneren met een boete dan wel een volledige of gedeeltelijke schorsing. Een boete mag maximaal fl.100.000,- bedragen, eventueel vermeerderd met financiële schade toegebracht aan de vereniging. Een gedeeltelijke schorsing betekent dat een lid een deel van zijn rechten verliest. Dit gebeurt met name als een lid aantoonbaar misbruik maakt van een bepaald recht. Een volledige schorsing betekent dat een bedrijf al zijn rechten als lid ontnomen wordt. Tijdens een schorsing behoudt een lid al zijn verplichtingen. Een schorsing kan voor maximaal één jaar worden uitgevaardigd. Het sanctioneren van een lid door het bestuur dient de goedkeuring van de onafhankelijke commissie te hebben. Het bestuur moet dan duidelijk aantonen dat een lid in gebreke blijft. Binnen de vereniging staat daartegen verder geen beroepmogelijkheid open. Eventuele verdere stappen verlopen via een civielrechtelijke procedure.

36

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 8 - Stemrecht van de leden

8.1 Verdeling van het stemrecht De verdeling van het stemrecht in de vereniging is in principe gerelateerd aan de hoogte van de financiële inbreng van de leden. Voor elke volle fl. 1000,- contributie die een bedrijf betaalt krijgt hij één stem. Elk bedrijf heeft recht op minimaal één stem. Een belegger beslist zelf hoeveel stemmen hij overdraagt aan zijn huurder-gebruiker. Voor de gemeente geldt ook dat zij voor elke volle fl. 1000,- die zij op basis van de beheerovereenkomst (zowel onderhoudbudget als contributie voor niet uitgegeven grond) jaarlijks overdraagt aan de vereniging één stem ontvangt.11 Het verstrekken van subsidies buiten de beheerovereenkomst om levert geen extra stemrecht op. Dit is de meest rechtvaardige verdeling van het stemrecht (wie betaalt, bepaalt) en heeft als grote voordeel dat in de beginperiode de gemeente, als zij als gevolg van startinvesteringen (zie financiering) een grotere financiële inbreng heeft, haar invloed kan gebruiken om het kwaliteitsniveau van parkmanagement te bewaken. In de loop der jaren neemt de invloed van de bedrijven toe omdat hun gezamenlijke financiële inbreng toeneemt. 8.2 Beslissingen: wel of geen goedkeuring door de leden Het bestuur kan twee soorten beslissingen nemen: 1. beslissingen waar geen goedkeuring van de leden voor vereist is 2. beslissingen waar wel goedkeuring van de leden voor vereist is ad 1.) Niet alle beslissingen die het bestuur van de vereniging neemt vereisen de goedkeuring van de leden. Dit betreft met name beslissingen van huishoudelijke aard zoals het organiseren van vergaderingen en stemrondes, het vaststellen van verslagen, het aannemen van nieuwe (bijzondere) leden, het vaststellen van het (financieel) jaarverslag, wijzigingen met betrekking tot huisvesting, administratie en dergelijke. Bepalend voor het wel of niet vereist zijn van goedkeuring door de leden is de mate waarin de leden worden geconfronteerd met een wijziging van hun rechten en plichten verbonden aan het lidmaatschap. Beslissingen die gevolgen hebben voor de rechtspositie van alle leden vereisen algemene goedkeuring. Beslissingen die deze gevolgen niet hebben vereisen ook geen goedkeuring van de leden. Ook beslissingen die betrekking hebben op de rechtspositie van één individueel lid vereisen geen goedkeuring door de leden. In principe geldt dat in de statuten expliciet vermeld moet zijn dat voor een (soort) beslissing goedkeuring door de leden vereist is. Als dat niet expliciet vermeld staat, is er geen goedkeuring door de leden vereist. Tegen alle beslissingen die het bestuur neemt zonder goedkeuring door de leden staat bezwaar open (zie bezwaar en moties). Via de bezwaarmogelijkheid kan een lid vragen om alsnog goedkeuring door de leden te verkrijgen.

11

Op basis van de huidige raming van de kosten van het basispakket (tabel 4.1) heeft de gemeente bij een volledig uitgegeven terrein 20% van de stemmen.

37

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

ad 2.) Essentiële beslissingen (met gevolgen voor de rechtspositie van alle leden) die het bestuur neemt moeten door de leden worden goedgekeurd. Daaronder valt altijd een statutenwijziging. Goedkeuring wordt aan de leden gevraagd door een algemene stemming te organiseren. Elk lid wordt persoonlijk op de hoogte gebracht van een stemronde. Er wordt gemeld welke beslissing het bestuur wil nemen en waar, wanneer en hoe een lid zijn stem kan uitbrengen. Elk lid dat daar om vraagt moet van informatie over de te nemen beslissing worden voorzien. Voor alle duidelijkheid gaat het hier om beslissingen die genomen worden na oprichting van de vereniging. Het zijn beslissingen die een wijziging betekenen van de (statutaire) uitgangssituatie zoals die door de gemeente is neergelegd bij de oprichting van de vereniging. Uitzondering hierop vormt een uitgangssituatie waaraan een termijn is verbonden, bijvoorbeeld het aangaan van een éénjarig contract met een aanbieder. Na afloop van de termijn moet een beslissing worden genomen waar (eventueel) goedkeuring voor vereist is, bijvoorbeeld verlenging van het contract of contractering van een andere aanbieder. 8.3 Vereiste stemverhoudingen per beslissing De vereiste hoeveelheid stemmen voor goedkeuring verschilt per beslissing. De vereiste stemverhoudingen per (soort) beslissing worden geregeld in de statuten. Er zijn vier soorten stemverhoudingen: 1. absolute meerderheid: het absolute aantal uitgebrachte stemmen moet een meerderheid opleveren 2. gekwalificeerde meerderheid: een meerderheid van meer dan 65% van de uitgebrachte stemmen 3. algemene stemmen: 100% van de uitgebrachte stemmen (elk lid heeft een veto) 4. vetorecht voor de gemeente: de gemeente moet goedkeuring verlenen ad 1. ) Voor de volgende beslissingen geldt in ieder geval een absolute meerderheid: - gedwongen aftreden van bestuursleden12 - gedwongen aftreden van het vaste lid in de onafhankelijke commissie - het ongegrond verklaren van een motie van wantrouwen (zie bezwaar en moties) - de verdeling van het stemrecht - vaststellen van de jaarbegroting - bestedingsdoeleinden van eventuele overschotten - contractering van de BV - delegeren van beheertaken naar de BV - inkrimping dan wel uitbreiding van het facultatieve pakket - contractering (ook bij contractverlenging) van de aanbieders 13

12

13

Voor de benoeming van de voorzitter en de penningmeester kunnen meerdere kandidaten beschikbaar zijn. De kandidaat met de meeste stemmen wordt verkozen (zie verenigingsstructuur - bestuur). Het betreft hier een beslissing die genomen wordt door de BV, is goedgekeurd door de voorzitter en vervolgens door de leden goedgekeurd moet worden. In principe zijn de contracten dus inzichtelijk voor alle leden.

38

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

ad 2.) Voor de volgende beslissingen is een gekwalificeerde meerderheid vereist: - benoeming van het vaste lid in de onafhankelijke commissie - de schorsing- en boetebepalingen - mandatering van de BV - uitbreiding of kwalitatieve verbetering van het basispakket, indien dit geen verhoging van de contributie betekent ad 3.) Voor de volgende beslissingen zijn algemene stemmen vereist (de gemeente heeft hier dus ook een veto): - beëindiging van het lidmaatschap van de gemeente (en de daaraan verbonden financiële bijdrage) vóór het aflopen van de beheerovereenkomst - verhoging van de contributie voor een uitbreiding van het basispakket - beëindiging van de vereniging (en dus parkmanagement) vóór het aflopen van de beheerovereenkomst, hiervoor zijn tevens algemene stemmen vereist ad 4.) Voor de volgende beslissingen heeft de gemeente een vetorecht: - beëindiging van de vereniging (en dus parkmanagement) na het aflopen van de beheerovereenkomst, hiervoor is tevens een gekwalificeerde meerderheid vereist - de vereisten voor het verkrijgen van het (bijzonder) lidmaatschap, hiervoor is tevens een gekwalificeerde meerderheid vereist - berekeningsmethode waarmee de contributie wordt vastgesteld, hiervoor is tevens een gekwalificeerde meerderheid vereist - inkrimping van het basispakket, hiervoor is tevens een gekwalificeerde meerderheid vereist - wijziging van de omvang van het stemrecht van de gemeente, hiervoor is tevens een absolute meerderheid vereist 8.4 Geldigheid van de stemming Bij de vaststelling van het aantal stemmen ‘voor’ en ‘tegen’ een beslissing tellen alleen de uitgebrachte stemmen mee. Niet uitgebrachte, blanco of ongeldige stemmen tellen niet mee. Voor sommige beslissingen geldt een minimaal aantal uitgebrachte stemmen om de stemming geldig te laten zijn: - voor beslissingen waar een gekwalificeerde meerderheid van stemmen is vereist, geldt dat meer dan 50% van het totaal aantal stemmen uitgebracht moet zijn. Als dit aantal niet gehaald wordt dan volgt minimaal na twee en maximaal na zes weken een tweede stemming, waarbij een minimaal aantal uitgebrachte stemmen van 50% niet meer vereist is. De stemming met het grootste aantal uitgebrachte stemmen is geldig. - voor beslissingen waar algemene stemmen voor zijn vereist, geldt dat minimaal 90% van het totaal aantal stemmen uitgebracht moet zijn. Als de algemene stemmen worden gehaald dan worden leden die hun stem(men) niet hebben uitgebracht binnen twee weken na de stemming alsnog gevraagd hun stemmen) uit te brengen. Zij hebben hiervoor een reactietermijn van maximaal zes weken. Na het verlopen van de reactietermijn is de stemming geldig. Het staat elk lid vrij tot maximaal twee weken na het uitbrengen van zijn stem(men) deze alsnog te veranderen, doch niet meer na het verlopen van de reactietermijn.

39

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

8.5 Uitbrengen van stemmen Alleen de gemeente is als lid verplicht om haar stem(men) uit te brengen. Op deze manier wordt voorkomen dat er beslissingen worden genomen waar de gemeente geen invloed op heeft gehad. Het is de gemeente wel toegestaan om blanco te stemmen, zij doet dit als zij een beslissing enkel aan de bedrijven over wil laten. Alle overige leden zijn niet verplicht hun stem uit te brengen. Uiteraard zijn wel alle leden verplicht zich te houden aan de genomen beslissingen. De mogelijkheid tot het uitbrengen van een stem duurt vanaf het moment dat een beslissing ter stemming wordt gebracht minimaal een week en maximaal vier weken. Het bestuur beslist per beslissing over de termijn waarbinnen gestemd kan worden. Het ter stemming leggen van een beslissing dient uiterlijk één week van tevoren bij de leden schriftelijk bekend gemaakt te zijn. De inhoud van de beslissing dient hierin duidelijk vermeld te zijn. Eventuele achtergrondinformatie is bij de office manager van de BV vrij opvraagbaar. Om zoveel mogelijk uitgebrachte stemmen te krijgen moet het uitbrengen van stemmen voor bedrijven een minimale inspanning vergen. Gedacht kan worden aan de mogelijkheid om telefonisch (met een pincode) de stemming in te toetsen. Voor elk lid wordt één persoon (in principe de eigenaar / directeur) aangewezen die gerechtigd is te stemmen (in geval van telefonisch stemmen per pincode krijgt alleen die persoon de pincode overhandigd). Het staat deze persoon vrij een ander persoon binnen zijn eigen bedrijf als gemachtigde aan te

40

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 9 - Klachten, bezwaar en moties

9.1 Klachtenregeling De eerste stap om eventuele conflicten snel en informeel op te lossen is een klachtenregeling. Alle leden van de vereniging kunnen bij de BV schriftelijk dan wel mondeling een klacht indienen over de handelwijze en / of uitgevoerde activiteiten van de vereniging, de BV of de aanbieders. De BV behandelt de klacht en probeert een oplossing te vinden zonder tussenkomst van de vereniging. Uitgangspunt voor de behandeling van een klacht is dat in goed onderling overleg (informeel) een voor alle partijen bevredigende oplossing wordt gevonden. Het indienen van een klacht levert geen rechten of plichten op. Indien de klacht niet naar tevredenheid wordt behandeld kan een lid bezwaar maken dan wel een motie indienen bij de vereniging. In dat geval wordt er een formele procedure gestart waarmee rechten en plichten voor de betrokkenen gemoeid zijn. 9.2 Behandeling ingediende bezwaarschriften en moties Om de rechtspositie van het individuele bedrijf tegenover de vereniging te waarborgen staan er voor elk lid mogelijkheden open om bezwaar te maken of een motie in te dienen. Dit dient schriftelijk te gebeuren bij zowel het bestuur van de vereniging als de onafhankelijke commissie. Alleen de persoon die stemgerechtigd is (zie vorige paragraaf) mag bezwaar maken of een motie indienen. Bij het maken van bezwaar vraagt een lid aan de onafhankelijke commissie om een beslissing van het bestuur nietig te verklaren. Bij het indienen van een motie wordt het bestuur gevraagd een bepaalde beslissing te nemen. Het bestuur en de onafhankelijke commissie hebben een behandelingsplicht. Bezwaarschriften en moties kunnen tegelijkertijd worden ingediend. Ingediende bezwaarschriften en moties moeten eerst door de onafhankelijke commissie ontvankelijk worden verklaard. Een ontvankelijkheidverklaring door de onafhankelijke commissie is niet nodig indien het bezwaarschrift of de motie (mede) is ondertekend door gewone leden die gezamenlijk minimaal 10% van het totale aantal stemmen hebben. Tegen een niet-ontvankelijk verklaring staat geen beroepmogelijkheid open. Eventuele verder stappen verlopen dan via een civielrechtelijke procedure. Een ontvankelijk verklaard bezwaarschrift wordt behandeld door de onafhankelijke commissie. Een ontvankelijk verklaarde motie wordt behandeld door het bestuur. Indien het bezwaar of de motie ontvankelijk wordt verklaard zijn er in principe drie mogelijkheden: 1. het bestuur honoreert vrijwillig het bezwaar (of treft anderszins een regeling met de betrokken partijen) 2. de onafhankelijke commissie / het bestuur verklaart het bezwaar / de motie gegrond; het bestuur dient dan passende maatregelen te nemen 3. de onafhankelijke commissie / het bestuur verklaart het bezwaar / de motie ongegrond Tegen de uitspraak van de onafhankelijke commissie aangaande een bezwaarschrift staat binnen de vereniging geen beroepmogelijkheid open. Eventuele verdere stappen verlopen via een civielrechtelijke procedure. Tegen de uitspraak van het bestuur aangaande een motie staat de mogelijkheid tot het maken van bezwaar open, tenzij de beslissing is genomen op basis van een algemene stemming (zie hieronder).

41

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

9.3 Mogelijkheden voor indienen van bezwaar en moties Tegen beslissingen die op basis van een algemene stemming zijn gemaakt kan geen bezwaar worden gemaakt. Voor het behandelen van een motie gelden dezelfde regels als voor het nemen van elke andere beslissing: als er een motie wordt ingediend waarin wordt gevraagd om een beslissing die normaliter een algemene stemming vereist (zie stemrecht), dan moet het besluit van het bestuur aangaande deze motie (gegrond of ongegrond) ook met een algemene stemming worden goedgekeurd. Er is dan geen bezwaar mogelijk. Hierbij gelden dan dezelfde stemverhoudingen. Tegen het besluit over moties die geen goedkeuring door de leden vereisen staat de mogelijkheid tot bezwaar open. Tegen elke collectieve beslissing van het bestuur (dit is een beslissing die iedereen aangaat) staat het elk gewoon lid vrij om daartegen bezwaar te maken. Een ‘bijzonder lid’ heeft dat recht niet. Tegen een individuele beslissing van het bestuur (dit is een beslissing die één bedrijf aangaat) heeft alleen het desbetreffende bedrijf (ook als dat ‘bijzonder lid’ is) de mogelijkheid tot bezwaar. Uiteraard geldt ook hierbij dat tegen beslissingen die zijn genomen op basis van een algemene stemming geen mogelijkheid tot het maken van bezwaar bestaat. Niet-ontvankelijk verklaarde bezwaarschriften en ongegrond verklaarde bezwaarschriften en moties die nogmaals worden ingediend door hetzelfde lid zijn gedurende een periode van maximaal 6 maanden automatisch niet ontvankelijk. Elk gewoon lid kan een motie indienen die vraagt om een collectieve beslissing van het bestuur. Een ‘bijzonder lid’ heeft dat recht niet. Een motie die vraagt om een individuele beslissing van het bestuur kan alleen worden ingediend door het desbetreffende bedrijf (ook als dat ‘bijzonder lid’ is). Een bezwaarschrift dient maximaal twee weken na vaststelling van de beslissing waartegen bezwaar wordt gemaakt ingediend te zijn. Maximaal vier weken na indiening van het bezwaarschrift moet de onafhankelijke commissie uitspraak hebben gedaan over het al dan niet ontvankelijk en gegrond zijn. In principe wordt een beslissing van kracht op het moment dat het bestuur de beslissing aan alle leden schriftelijk bekend heeft gemaakt (dit moet maximaal één week na vaststelling door het bestuur zijn gebeurt). Zolang de onafhankelijke commissie geen uitspraak heeft gedaan over een bezwaarschrift blijft de beslissing van kracht, tenzij het bestuur vooraf heeft besloten om een beslissing pas van kracht te laten zijn nadat de gehele bezwaarperiode (maximaal zes weken) is afgelopen. Een motie kan ten allen tijde worden ingediend. Binnen twee weken dient de onafhankelijke commissie een uitspraak te hebben gedaan over de ontvankelijkheid. Maximaal zes weken na de ontvankelijk verklaring van een motie dient het bestuur uitspraak te hebben gedaan. 9.4 Motie van wantrouwen Een bijzondere motie is een motie van wantrouwen jegens (een deel van) het bestuur of de onafhankelijke commissie. Het doel van de vereniging en de onafhankelijke commissie is het dienen van het gemeenschappelijk belang van de leden. Het bestuur en de onafhankelijke commissie hebben tot taak zich naar volledig vermogen in te zetten voor de leden van de vereniging.

42

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Indien een of meerdere gewone leden het vertrouwen verliezen in de competentie en / of inzet van het bestuur of de onafhankelijke commissie dan heeft elk gewoon lid het recht een motie van wantrouwen in te dienen. Een motie van wantrouwen kan zich richten op één persoon, op meerdere personen of op het gehele bestuur. In een motie van wantrouwen vraagt een lid aan een bestuurslid of het vaste lid in de onafhankelijke commissie om zijn functie neer te leggen. Een motie van wantrouwen wordt net als een gewone motie behandeld door het bestuur, maar wordt niet vooraf gegaan door een ontvankelijkheidverklaring door de onafhankelijke commissie. Een motie van wantrouwen is altijd ontvankelijk. In eerste instantie beslist het bestuur over het wel of niet (gedwongen) aftreden van de persoon waartegen een motie van wantrouwen is ingediend. Het besluit van het bestuur moet unaniem zijn, ook als het een bestuurslid zelf betreft. Elk bestuurslid heeft dus een vetorecht om een motie van wantrouwen ongegrond te verklaren. Als het bestuur besluit dat de motie van wantrouwen ongegrond is dan moet zij deze beslissing altijd per stemming voorleggen aan de leden. Indien de leden met een absolute meerderheid besluiten dat de motie wel gegrond is, dan moet de betrokken persoon alsnog aftreden. Het gegrond verklaren van een motie van wantrouwen jegens een bestuurslid betekent in feite een vrijwillig aftreden en vereist derhalve geen goedkeuring van de leden. Indien het bestuur een motie van wantrouwen jegens het vaste lid in de onafhankelijke commissie gegrond verklaard dan is zij niet verplicht deze beslissing ook ter stemming aan de leden voor te leggen. Het staat het bestuur vrij om het vaste lid in de onafhankelijke commissie (unaniem) van zijn functie te ontheffen. 9.5 Misbruik van bezwaar en moties De mogelijkheid tot het maken van bezwaar en het indienen van moties is er om de rechtspositie van de leden tegenover de vereniging te waarborgen. Echter, bij misbruik van deze mogelijkheid door een lid staan er sanctiemogelijkheden open (zie lidmaatschap). Voorwaarde is uiteraard dat duidelijk aangetoond wordt dat een lid zijn recht op bezwaar en moties misbruikt voor eigen voordeel of tegenwerking van de vereniging. Dit probleem is grotendeels ondervangen door alle bezwaarschriften en (gewone) moties eerst op ontvankelijkheid te laten beoordelen en vervolgens binnen de vereniging geen beroepmogelijkheid open te stellen. De proceduretijd rond bezwaar en beroep is daardoor minimaal.

43

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Hoofdstuk 10 - Door de vereniging af te sluiten overeenkomsten

10.1 Overdracht van het beheer Als eigenaar van de openbare ruimte is de gemeente verantwoordelijk voor het onderhoud (beheer) van de openbare ruimte. Deze beheertaak draagt zij over aan de vereniging. De overdracht wordt geformaliseerd in een beheerovereenkomst. De vereniging verwerft geen eigendomsrechten op de openbare ruimte. De sector Beheer van de dienst Openbare Werken en het bestuur van de vereniging sluiten de beheerovereenkomst. Namens de (toekomstige) vereniging zal de trekker van het operationalisatietraject de gesprek- en onderhandelingspartner van DOW zijn. In eerste instantie wordt de overeenkomst aangegaan voor een periode van vijf jaar. Op grond van de beheerovereenkomst is de vereniging verplicht om het onderhoud van de openbare ruimte volgens minimum kwaliteitseisen te verzorgen. Als de vereniging deze taak naar behoren volbrengt wordt de beheerovereenkomst verlengd. In de beheerovereenkomst dient in ieder geval het volgende geregeld te worden: - de afbakening van het gebied waarover de vereniging de beheertaak krijgt - het aangeven van de (ruimtelijke) elementen van de openbare ruimte die worden overgedragen (zie hiervoor onderhoud openbare ruimte), mede op basis van een minimum onderhoudsbestek - het moment waarop het beheer wordt overgedragen en het moment waarop de beheerovereenkomst eindigt - de omstandigheden waaronder vroegtijdige ontbinding van de beheerovereenkomst mogelijk is - de staat waarin de openbare ruimte na beëindiging moet worden opgeleverd - de minimum kwaliteitseisen voor het onderhoud waaraan de vereniging moet voldoen (te regelen in het als bijlage toegevoegde onderhoudsbestek) - de mogelijkheid voor de vereniging om zelf vrijelijk een derde te contracteren voor de uitvoering van het onderhoud - de mogelijkheid voor de vereniging om een hoger beheerniveau te realiseren (een hoger beheerniveau dan de minimum kwaliteitseisen kan niet verplicht worden gesteld) - de mogelijkheid voor de vereniging om in overleg met / na goedkeuring van de sector Beheer aanpassingen / vervangingsonderhoud in de openbare ruimte te plegen - de wijze waarop de sector Beheer toezicht en controle kan uitoefenen - de sancties bij nalatigheid van de vereniging - het standaard onderhoudsbudget dat de sector Beheer jaarlijks overdraagt aan de vereniging (de omvang van dit budget is het budget dat de sector Beheer normaliter zou reserveren om het onderhoud volgens de aan de vereniging gestelde minimum kwaliteitseisen te verzorgen) - de sancties / consequenties bij nalatigheid van de gemeente - afdekken van de aansprakelijkheidsrisico’s voor zowel de vereniging als de gemeente 10.2 Contractering van de BV Ten behoeve van parkmanagement wordt door het bestuur van de vereniging een BV gecontracteerd om het dagelijks management ervan op professionele wijze te verzorgen. De leden moeten de keuze voor een BV goedkeuren met een absolute meerderheid. Dit geldt ook bij een verlenging van het contract. In het contract dienen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de BV goed geregeld te zijn. Omwille van de flexibiliteit wordt de BV gecontracteerd voor een beperkte duur, vooralsnog wordt uitgegaan van een contractduur van één à twee jaar. De BV wordt

44

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

afgerekend op basis van resultaat. Acht het bestuur dit resultaat onvoldoende, dan contracteert zij een andere BV. De BV handelt namens de vereniging en is een belangrijke schakel om de doelstellingen van de vereniging te realiseren. Richting haar leden is de vereniging verantwoordelijk voor de handelwijze van de BV. De BV neemt de vereniging zoveel mogelijk werk uit handen. Naast het secretariaat van de vereniging krijgt zij ook diverse beheertaken gedelegeerd. Om deze beheertaken naar behoren uit te kunnen voeren krijgt zij tevens bevoegdheden (mandatering). De BV heeft tot doel om parkmanagement de hoogst mogelijke kwaliteit te geven. Dit betekent aan de ene kant dat het kwaliteitsniveau van het terrein als geheel (het na te streven beheerniveau) optimaal aansluit bij de wensen en behoeften van de bedrijven (en de gemeente). Aan de andere kant probeert de BV de mogelijkheden voor het producten en dienstenaanbod maximaal te benutten. DeBV stelt zich pro-actief op om: - bij bedrijven afname van producten en diensten te stimuleren en de behoefte aan nieuwe producten en diensten te peilen - bij aanbieders het aanbieden van producten en diensten te stimuleren en de mogelijkheden van producten en diensten te inventariseren De vereniging is het orgaan waar de samenwerking tussen bedrijven onderling en met de gemeente formeel tot stand komt. De BV is het orgaan waar dit vooral op informele wijze tot stand komt. De BV heeft weliswaar mandaat om namens de vereniging gemaakte afspraken en aangegane verplichtingen af te dwingen, het streven is echter om zoveel mogelijk in goed onderling overleg te regelen. Zaken die in onderling overleg niet geregeld kunnen worden, worden volgens de formele regels van de vereniging (de statuten) geregeld. In principe levert de BV zowel een office manager als een parkmanager. De office manager is de commerciële persoon van de BV, de parkmanager is praktisch (beheertechnisch) onderlegd. Er wordt vanuit gegaan dat deze twee functies door twee verschillende personen worden bekleed. De kans dat beide functies in één persoon verenigbaar zijn is gering gezien de verschillende functievereisten. Echter, vanuit kostenoogpunt kan het verenigen van beide functies in één persoon zeer aantrekkelijk zijn en dus wordt deze mogelijkheid niet bij voorbaat verworpen. In onderstaande tabel zijn de taken en bevoegdheden van de office- en parkmanager op hoofdlijnen weergegeven.14 De verwachting is dat op grond van dit takenpakket de office manager maximaal één dag per week aanwezig dient te zijn en de parkmanager één à twee dagen.

14

De precieze taakverdeling tussen de office- en parkmanager wordt door de BV zelf in praktijk gebracht.

45

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Tabel 11.1: Taken en bevoegdheden van de office- en parkmanager
Taken Office manager - secretariaat van de vereniging (zie uitwerking vereniging) - controle op de leden van de vereniging - financieel beheer - administratie - opstellen van het (verplichte) jaarverslag - PR en communicatie - opstellen van contracten met bedrijven en aanbieders - advisering van de vereniging (o.a. het indienen van een sanctievoorstel bij nalatigheid van leden) - aanspreekpunt voor bedrijven - bewaken van de ruimtelijke en functionele kwaliteit van het terrein - bewaken van de kwaliteit van het producten en dienstenaanbod - leveren van praktische input in het opstellen van contracten met bedrijven en aanbieders - peilen van de wensen en behoeften van bedrijven m.b.t. producten en diensten - inventariseren van de mogelijkheden in het aanbod van producten en diensten - advisering van de vereniging - aanspreekpunt voor bedrijven Bevoegdheden - verrichten van betalingen / overschrijvingen uit de verenigingskas - afsluiten van contracten met bedrijven en aanbieders namens de vereniging - aansturen van aanbieders - aansturen van bedrijven (op grond van statutaire plichten in de vereniging)

Parkmanager

- afdwingen van medewerking van bedrijven bij het aanbieden van het basispakket (op grond van de statuten van de vereniging) - aansturen van aanbieders

10.3 Contractering van de aanbieders De aanbieders van producten en diensten worden namens de vereniging door de BV gecontracteerd. Hiertoe ondertekent naast de BV (de office manager) en de aanbieder ook het bestuur van de vereniging (de voorzitter) het contract. De contractering van een aanbieder moet worden goedgekeurd door de leden van de vereniging met een absolute meerderheid. Doordat het verenigingsbestuur het contract mede ondertekent blijft het contract tussen de vereniging en de aanbieder van kracht als het contract tussen vereniging en BV niet wordt verlengd of wordt verbroken. Uiterlijk half februari moeten de aanbieders gecontracteerd zijn om de eerst gevestigde bedrijven voldoende tijd te geven om een contract te ondertekenen voor de afname van producten en diensten via parkmanagement. Voorwaarde is dat de vereniging dan is opgericht. Voor de contractering van de aanbieder van ‘onderhoud openbare ruimte’ moet tevens de beheerovereenkomst (met het minimum onderhoudsbestek) zijn afgesloten. De trekker van het operationalisatietraject verzorgt de werving en selectie van de aanbieders en stelt de contracten op. Het streven is dat de BV ook half februari is opgericht en het contract afsluit. Als dit niet het geval is dan sluit alleen de vereniging het contract. In dat geval moet in het contract wel worden geanticipeerd op de toekomstige contractering van een BV die namens de vereniging de aanbieders gaat aansturen. De aanbieders zijn gespecialiseerd en ervaren in het aanbieden van hun producten en diensten. Hun kennis en expertise is een belangrijke bron van informatie voor de

46

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

mogelijkheden die de verschillende producten en diensten bieden en op welke wijze het aanbod het beste kan worden verzorgd. Het streven is om zo min mogelijk aanbieders te contracteren. Bij voorkeur worden aanbieders gecontracteerd die meerdere producten en diensten kunnen aanbieden. Voor het basispakket sluit de BV namens de vereniging contracten met de aanbieders. Voor het facultatieve pakket sluiten aanbieders en bedrijven niet rechtstreeks een contract met elkaar. De bedrijven nemen de producten en diensten af via de BV (namens de vereniging). Voor alle producten en diensten die een bedrijf wil afnemen sluit hij één contract met de BV. De BV sluit vervolgens met elke aanbieder één contract, ook als zo’n aanbieder zowel producten en diensten uit het basispakket als het facultatieve pakket aanbiedt. In liet contract tussen de BV en de aanbieder zijn de specifieke wensen en behoeften van individuele bedrijven opgenomen. Zo zal het contract met een aanbieder van ‘onderhoud openbare ruimte’ (basispakket) en ‘onderhoud private ruimte’ (facultatieve pakket) bestaan uit afspraken voor één onderhoudsregime voor de openbare ruimte en meerdere onderhoudsregimes voor de private ruimtes van afzonderlijke bedrijven. Omdat bedrijven voor het facultatieve pakket betalen naar rato van gebruik wordt het gebruik per afnemend bedrijf door de aanbieder bijgehouden. In het voorbeeld van ‘onderhoud private ruimte’ betekent dit dat de aanbieder zijn kosten voor het onderhoud per bedrijf specificeert (en bij vooruitbetaling achteraf verrekend). 10.4 BTW-afdracht Indien een vereniging een onderneming drijft waaruit winst wordt gegenereerd, dan is de vereniging verplicht om BTW af te dragen. De parkmanagement vereniging drijft weliswaar geen onderneming en de vereniging heeft geen winstoogmerk. De BTW-problematiek is echter wel een punt van aandacht dat door een juridisch specialist uitgezocht dient te worden.

47

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 1 Basispakket

48

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 1.1- Onderhoud openbare ruimte Het onderhoud van de openbare ruimte is onderdeel van het basispakket en wellicht de meest essentiële beheertaak die parkmanagement verzorgt. Aan de ene kant betekent een goed beheer van de openbare ruimte een hoge functionele kwaliteit, aan de andere kant betekent het ook een hoge beeldkwaliteit. Met name een verzorgde uitstraling van het bedrijvenpark zal direct bijdragen aan een positieve waardering van het terrein in zijn algemeenheid en parkmanagement in het bijzonder. Om een extra verzorgde uitstraling te bewerkstelligen zal middels een bijdrage van de bedrijven het onderhoud van de openbare ruimte met extra kwaliteit worden verzorgd. 1. Beheertaken Niet alle ruimtelijke elementen die behoren tot de openbare ruimte vallen onder beheer van parkmanagement. Uitgangspunt van het overdragen van een beheertaak aan parkmanagement is dat deze beheertaak met een hogere kwaliteit dan wel met een hogere kostenefficiëntie uitgevoerd kan worden. Kan parkmanagement de beheertaak met eenzelfde kwaliteit en kostenefficiëntie uitvoeren als de bestaande beheerder dan gaat de uitdrukkelijke voorkeur uit naar het onderbrengen van de beheertaak bij parkmanagement. Dit om het integrale karakter van de beheertaak van parkmanagement zo groot mogelijk te laten zijn. Naast het zelf (laten) verzorgen van beheertaken speelt parkmanagement ook een belangrijke rol bij de handhaving, zowel voor wat betreft het gebruik van de ruimte als van de inrichting ervan. In ieder geval heeft de BV een signalerende taak richting DOW, waarbij parkmanagement gemandateerd kan worden om handelend op te treden (bijvoorbeeld het bekeuren of laten wegslepen van foutgeparkeerde auto’s). Dit wordt dan geregeld in de beheerovereenkomst. Op de volgende pagina is aangegeven welke (ruimtelijke) elementen van de openbare ruimte wel en welke niet onder de beheertaak van parkmanagement vallen. Daarbij is van de over te dragen beheertaken zeer globaal aangegeven welke activiteiten tot de beheertaak behoren. Van de beheertaken die niet worden overgedragen is aangegeven welke partij het beheer wel verzorgd en welke rol parkmanagement heeft in die beheertaken die niet aan haar zijn overgedragen. De beheertaken die de gemeente overdraagt naar parkmanagement moeten aan minimum kwaliteitseisen voldoen: de basiskwaliteit. Deze basiskwaliteit is tenminste de kwaliteit (vertaald in een onderhoudsbestek) die DOW zou leveren als zij het beheer in eigen hand houdt. De basiskwaliteit kan echter ook hoger gelegd worden. Dit betekent echter wel dat de gemeente een evenredig hoger budget overmaakt (parkmanagement wordt niet als bezuinigingsmiddel gebruikt). Het streven van parkmanagement is om bovenop de basiskwaliteit extra kwaliteit te leveren. Deze extra kwaliteit is richting de gemeente echter geen verplichting, maar wordt binnen de overlegstructuur van de vereniging vastgesteld.15

15

De eerste vijf jaar is (het te besteden bedrag aan) de extra kwaliteit vastgelegd in de statuten.

49

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Tabel B1: Beheertaken in de openbare ruimte
Algemeen Regulier onderhoud wel - In principe wordt alleen het reguliere onderhoud van de openbare ruimte overgedragen naar parkmanagement. Dit is het regelmatig terugkerende onderhoud, kleine herstelwerkzaamheden en kleine (gedeeltelijke) vervangingen. - In het onderhoudsbestek dat bij de beheerovereenkomst wordt bijgesloten wordt precies aangegeven wat onder dit reguliere onderhoud valt. In principe geldt dat alles wat niet expliciet aan het parkmanagement is overgedragen tot de beheertaak van de gemeente behoort. - Indien het reguliere onderhoud volgens de minimale kwaliteitseisen van de beheerovereenkomst wordt verzorgd is het parkmanagement niet verantwoordelijk voor het groot vervangingsonderhoud. Vervangingsonderhoud niet Alleen de gemeente is als eigenaar van de openbare ruimte bevoegd tot het doen van aanpassingen aan (de inrichting van) de openbare ruimte. Dit betreft zowel fysieke ingrepen zoals het verwijderen, aanbrengen en herplaatsen / vervangen van inrichtingselementen als organisatorische ingrepen, bijvoorbeeld het nemen van verkeersmaatregelen. Deze beheertaken blijven dan ook in de portefeuille van de gemeente. Indien het regulier onderhoud onvoldoende wordt uitgevoerd (en er dus eerder sprake is van vervanging) zijn (een deel van) de kosten voor parkmanagement. De gemeente kan, op eigen kosten, met de parkmanagementorganisatie overeenkomen dat de daadwerkelijke uitvoering van bijvoorbeeld het vervangen van bankjes door het parkmanagement wordt verzorgd. De parkmanagement-organisatie fungeert dan als aannemer. Indien de parkmanagement-organisatie meer of een hogere kwaliteit wil (bijvoorbeeld extra bankjes of luxere), dan is daar in ieder geval de toestemming van de gemeente voor nodig en qua kostentoedeling worden onderling afspraken gemaakt. In principe draagt parkmanagement zorg voor de extra kosten als gevolg van een hogere kwaliteit. Specifiek Beheertaken die wel worden overgedragen groenvoorzieningen straatmeubilair bebording / infozuilen openbare verlichting overige inrichtingselementen (zwerf)vuil gladheidbestrijding handhaving / signalering Activiteiten van parkmanagement - onderhoud aan gazons, taluds, bermen, beplantingen, bomen e.d. - onderhoud aan banken, prullenbakken, paaltjes, hekwerken e.d. - onderhoud aan bewegwijzering-, straatnaam- en verkeersborden e.d. - onderhoud aan lampen, armaturen, aansluitsnoeren, lichtmasten e.d. - onderhoud kunstwerken, reclame-uitingen e.d. - opruimen van straatvuil, legen van prullenbakken e.d. - zout strooien, sneeuw schuiven e.d. - melden van handhaving overtreding en bij DOW, evt. met mandaat Beheerder gemeente (DOW) gemeente (DOW) Waterschap Groot-Haarlemmermeer gemeente (DOW) nutsbedrijven
16

-

-

-

Beheertaken die niet worden 17 overgedragen openbare verhardingen verkeersregelinstallaties waterpartijen riolering kabels en leidingen

(Mogelijke) Rol van parkmanagement in niet over te dragen beheertaken - Als bijna dagelijks aanwezige is de belangrijkste rol van de parkmanagement-organisatie het signaleren van gebreken / misstanden en het zorg dragen voor een snelle melding en oplossing van het probleem bij de betrokken beheerder. - Voor kleine herstelwerkzaamheden kan met de parkmanagement-organisatie worden overeengekomen dat zij dit zelf (op kosten van de verantwoordelijke beheerder) verzorgt. - Voor werkzaamheden die (onvermijdelijke) schade opleveren aan openbare groenvoorzieningen moet de parkmanagement-organisatie toezien op voldoende en tijdig herstel, mogelijk dat dit door haar zelf wordt uitgevoerd (op kosten van de veroorzaker)

16

17

Als de gemeente (DOW) besluit ook het (groot) vervangingsonderhoud over te dragen, dan dient dit in de beheerovereenkomst geregeld te worden en moet DOW daar haar budget bij overdragen. Van de ruimtelijke elementen op en rond de scheidslijn tussen dat wat valt onder het beheer van parkmanagement en dat wat valt onder het beheer van een andere partij (oevers, bermen, kabel- en leidingentracés in openbaar groen e.d.) dienen duidelijke afspraken tussen de betrokken beheerders te worden gemaakt. Om het integrale karakter van het onderhoud van de openbare ruimte te optimaliseren is regelmatige communicatie en afstemming tussen de betrokken beheerders essentieel.

50

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2. Organisatie van het aanbod 2.1 Gemeente en bedrijven In een beheerovereenkomst is tussen gemeente en vereniging overeengekomen dat het onderhoud van de openbare ruimte wordt verzorgd door parkmanagement. In de beheerovereenkomst wordt aangegeven aan welke minimum onderhoudskwaliteit de vereniging moet voldoen. Vanuit de gemeente draagt de DOW haar standaard budget (toereikend voor de minimum onderhoudskwaliteit) over aan de vereniging. De gemeente houdt toezicht en controle op de vereniging om de minimum onderhoudskwaliteit te realiseren (zie ook paragraaf 10.1). Onderhoud openbare ruimte is opgenomen in het basispakket en derhalve statutair geregeld. Op grond van de statuten betalen de bedrijven via de contributie voor extra onderhoudskwaliteit. Op basis van de statuten zijn de bedrijven tevens verplicht om waar nodig mee te werken aan het voor de aanbieders mogelijk maken van de onderhoudswerkzaamheden. Het gaat hier met name om het verlenen van toegang op eigen terrein indien dat voor het onderhoud noodzakelijk is. 2.2 Aanbieders Voor de diverse beheertaken zullen waarschijnlijk meerdere aanbieders gecontracteerd moeten worden. Het streven is zoveel mogelijk beheertaken bij dezelfde aanbieder onder te brengen. Een optie hierbij is dat de aanbieders gebruik maken van onderaannemers voor kleine en / of weinig voorkomende onderhoudswerkzaamheden. De aanbieders worden gecontracteerd door de BV, daartoe gemandateerd door de vereniging. Het contract wordt wel namens de vereniging afgesloten, de voorzitter is dan ook medeondertekenaar. Alle rechten en plichten die uit het contract voortvloeien zijn automatisch gedelegeerd / gemandateerd naar de BV zolang de BV een overeenkomst met de vereniging heeft, tenzij anders vermeld. In principe zal de vereniging alleen bij het aangaan, verlengen en ontbinden van het contract met een aanbieder op eigen naam mee ondertekenen. Voor de uitvoering van het contract is tussenkomst van de vereniging niet nodig. Het aangaan en verlengen van een contract met een aanbieder moet met een absolute meerderheid worden goedgekeurd door de leden van de vereniging. In het contract wordt het onderhoudsregime voor de openbare ruimte vastgelegd. Dit onderhoudsregime is minimaal voldoende om te voldoen aan de minimum kwaliteitseisen zoals die in de beheerovereenkomst zijn overeengekomen. Met de aanbieder wordt een onderhoudsbestek met extra kwaliteit overeengekomen. Het contract heeft een beperkte duur (1 tot 3 jaar). 2.3 Financiering De standaard onderhoudskosten (basiskwaliteit) zijn geraamd op fl. 166.783,- per jaar. Dit bedrag wordt jaarlijks overgeheveld door DOW naar de vereniging. De kosten voor extra onderhoudskwaliteit zijn geraamd op fl. 100.000,- per jaar. Dit bedrag wordt verrekend in de contributie voor bedrijven per vierkante meter grond in eigendom. Als beheerder van de verenigingskas draagt de BV zorg voor de betaling van de aanbieders.

51

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2.4 Fasering Het moment waarop het onderhoud van de openbare ruimte als beheertaak wordt overgedragen naar de vereniging is overeengekomen in de beheerovereenkomst. In principe gebeurt dit op zijn laatst op het moment dat de eerste bedrijven zich vestigen (volgens de huidige planning april 2001). In de beginperiode van parkmanagement is nog niet het gehele terrein opgeleverd. Ook de openbare ruimte wordt gefaseerd aangelegd. Bij de start zal dan ook de nadruk vooral liggen op het minimaliseren van de hinderlijke en / of schadelijke effecten van bouwwerkzaamheden. Als het terrein volledig is gerealiseerd (na 6 à 8 jaar) zal de openbare ruimte dergelijke effecten niet meer ondervinden en kan het onderhoud met optimale kwaliteit worden verzorgd. 2.5 Profielschets van de aanbieders Het onderhoud van de openbare ruimte kent een aantal verschillende soorten activiteiten welke door verschillende aanbieders worden uitgevoerd. Deze aanbieders kunnen ook het aanbod van andere producten en diensten verzorgen. Zo zal de aanbieder van groenonderhoud ook het onderhoud van de groene wanden en liet onderhoud van de private ruimte verzorgen. Het onderhoudsbedrijf(ven) van het straatmeubilair kan tevens het onderhoud van het exterieur van gebouwen verzorgen. Activiteiten als gladheidbestrijding en het opruimen van straatvuil kunnen worden verzorgd door de gezamenlijke afvalinzamelaar. Het zoveel mogelijk afsluiten van één contract met dergelijke aanbieders levert de grootste schaalvoordelen op.

52

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 1.2 - Onderhoud groene wanden

Het onderhoud van de groene wanden is onderdeel van het basispakket. De groene wanden worden geplaatst op privaat terrein. De onderhoudsplicht ligt dan ook bij de bedrijven. De groene wanden bepalen voor een groot deel de beeldkwaliteit van het bedrijvenpark. Om een voldoende en uniforme onderhoudskwaliteit voor alle groene wanden te waarborgen is opname in het basispakket essentieel. Hiertoe dragen de bedrijven de onderhoudstaak over aan de vereniging. Dit is geregeld in het grondverkoopcontract en de statuten van de vereniging. Het onderhoud van de groene wanden wordt verzorgd door dezelfde aanbieder als die van de openbare ruimte. 1. Beheertaken Op het bedrijvenpark worden drie verschillende typen wanden geplaatst. Het onderhoud van type 1 (schanskorven) betreft vooral het onderhoud aan de constructie (weinig beplanting). Het onderhoud aan de typen 2 en 3 (hekwerk met beplanting) betreft zowel onderhoud aan de constructie als de beplanting. De bedrijven die de groene wanden op hun terrein hebben staan hebben een onderhoudsplicht. Zolang het onderhoud van de groene wanden is opgenomen in het basispakket wordt deze taak ondergebracht bij de vereniging. Als wordt besloten het onderhoud niet meer via parkmanagement te regelen dan wordt de onderhoudstaak terug ondergebracht bij de bedrijven. De bedrijven zijn verantwoordelijk voor het regulier onderhoud. Indien de bedrijven aan deze onderhoudsplicht voldoen is de gemeente verantwoordelijk voor het (groot) vervangingsonderhoud. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Gemeente en bedrijven Op kosten van de gemeente worden de groene wanden aangelegd op privaat terrein. Richting de gemeente zijn de bedrijven met een groene wand op hun terrein verantwoordelijk voor het in redelijke staat van onderhoud houden van de groene wanden. Indien deze bedrijven daaraan voldoen is de gemeente verantwoordelijk voor het groot vervangingsonderhoud van in verval geraakte groene wanden. De bedrijven zijn verantwoordelijk voor het onderhoud. Onderhoud groene wanden is onderdeel van het basispakket en derhalve statutair geregeld. Richting bedrijven is de vereniging dan ook verantwoordelijk voor een voldoende onderhoudskwaliteit. Het onderhoud groene wanden wordt door alle bedrijven (dus ook die geen groene wand op hun terrein hebben) bekostigd via de contributie. De bedrijven moeten de aanbieder toegang verlenen op hun terrein en de aangrenzende ruimte barrièrevrij houden om het onderhoud mogelijk te maken. 2.2 Aanbieder Het onderhoud van de groene wanden kan door één aanbieder worden verzorgd. De aanbieder wordt gecontracteerd door de BV, daartoe gemandateerd door de vereniging. Het contract wordt wel namens de vereniging afgesloten, de voorzitter is dan ook medeondertekenaar. Alle rechten en plichten die uit het contract voortvloeien zijn automatisch gedelegeerd / gemandateerd naar de BV zolang de BV een overeenkomst met de vereniging heeft, tenzij anders vermeld.

53

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

In principe zal de vereniging alleen bij het aangaan, verlengen en ontbinden van het contract met een aanbieder op eigen naam mee ondertekenen. Voor de uitvoering van het contract is tussenkomst van de vereniging niet nodig. Het aangaan en verlengen van een contract met een aanbieder moet met een absolute meerderheid worden goedgekeurd door de leden van de vereniging. In het contract wordt het onderhoudsregime voor de groene wanden vastgelegd. Het contract heeft een beperkte duur (1 tot 3 jaar). 2.3 Financiering De kosten voor onderhoud groene wanden zijn geraamd op fl. 15.000,- per jaar18. Dit bedrag wordt verrekend in de contributie voor alle bedrijven per vierkante meter grond in eigendom. Als beheerder van de verenigingskas draagt de BV zorg voor de betaling van de aanbieder. 2.4 Fasering Het is momenteel nog niet duidelijk op welk moment de groene wanden worden aangelegd. Uit het oogpunt van efficiëntie valt te verwachten dat alle groene wanden in zo weinig mogelijk momenten worden aangelegd. Dit betekent dat waarschijnlijk pas na een aantal jaren de eerste groene wanden worden aangelegd. Het moment van plaatsing is onder andere afhankelijk van het uitgifte- en bouwtempo. Op het moment dat de eerste groene wanden zijn aangelegd worden deze onderhouden met parkmanagement. 2.5 Profielschets van de aanbieder De groenaannemer van de openbare ruimte zal tevens het onderhoud van de groene wanden verzorgen. De onderhoudstaak van de groene wanden is opgenomen in hetzelfde contract als het onderhoud van de openbare ruimte.

18

Deze kosten zijn indicatief; prijspeil 2000.

54

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 1.3 - Parkbeveiliging Het collectief beveiligen van een bedrijventerrein is een van de pijlers van parkmanagement. De hoge inbraakfrequenties op huidige terreinen zijn een bron van onvrede. Parkmanagement is een ideaal instrument om dit te voorkomen. 1. Beheertaken Voor een succesvolle beveiliging van het bedrijvenpark is het essentieel dat er (buiten werktijd) permanent gesurveilleerd wordt. Op bedrijventerreinen waar beveiligd wordt met niet-permanente surveillance blijkt het effect minder. Vooralsnog wordt uitgegaan van surveillance op werkdagen van 19u - 07u, in het weekend en op feestdagen wordt er 24 uur beveiligd. Er wordt met een auto gesurveilleerd in de openbare ruimte waarbij verdachte situaties (zowel op openbaar als op privaat terrein) worden gemeld aan de politie. Daarnaast wordt van de bewakingsdienst een pro-actieve houding verwacht. Onveilige plekken op het terrein als gevolg van bijvoorbeeld groenvoorzieningen, kapotte verlichting of openstaande deuren, ramen en hekwerken worden gemeld en indien mogelijk wordt het probleem direct verholpen. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Gemeente en bedrijven Parkbeveiliging is onderdeel van het basispakket en derhalve statutair geregeld. Als leden van de vereniging bepalen de gemeente en de bedrijven samen het beveiligingsniveau (surveillancetijden, takenpakket e.d.). 2.2 Aanbieder Met één beveiligingsbedrijf wordt een contract afgesloten voor het beveiligen van het bedrijvenpark. Deze aanbieder wordt gecontracteerd door de BV, daartoe gemandateerd door de vereniging. Het contract wordt wel namens de vereniging afgesloten, de voorzitter is dan ook medeondertekenaar. Alle rechten en plichten die uit het contract voortvloeien zijn automatisch gedelegeerd / gemandateerd naar de BV zolang de BV een overeenkomst met de vereniging heeft, tenzij anders vermeld. In principe zal de vereniging alleen bij het aangaan, verlengen en ontbinden van het contract met een aanbieder op eigen naam mee ondertekenen. Voor de uitvoering van het contract is tussenkomst van de vereniging niet nodig. Het aangaan en verlengen van een contract met een aanbieder moet met een absolute meerderheid worden goedgekeurd door de leden van de vereniging. In het contract wordt geregeld dat er gesurveilleerd wordt met een auto buiten werktijd en er wordt aangegeven op welke wijze het beveiligingsbedrijf te werk dient te gaan (afbakening van te beveiligen gebied, manier van surveilleren, wat te doen bij verdachte of onveilige situaties e.d.). Het contract met het beveiligingsbedrijf is geheel de verantwoordelijkheid van de parkmanagement-organisatie (er is geen overeenkomst met een derde partij waarin parkbeveiliging is opgenomen). Het contract heeft een beperkte duur (1 tot 3 jaar). 2.3 Financiering De kosten voor parkbeveiliging zijn geraamd op fl. 350.000,- per jaar. Dit bedrag wordt verrekend in de contributie voor de bedrijven per vierkante meter grond in eigendom. Als beheerder van de verenigingskas draagt de BV zorg voor de betaling van de aanbieder.

55

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2.4 Fasering Op het moment dat het eerste bedrijf zich vestigt (april 2001) wordt via parkmanagement parkbeveiliging meteen aangeboden. In nauw overleg met de eerst vestigende bedrijven kan ervoor gekozen worden om vanuit kostenoogpunt in de beginperiode (maximaal 2 jaar) minder frequent te surveilleren, dit echter alleen als de bedrijven daar mee instemmen. 19 Om de kosten verder te drukken kunnen ook afspraken worden gemaakt met bouwondernemingen over bewaking van de bouwplaats. Dergelijke overeenkomsten vinden plaats op basis van vrijwilligheid, doch is zeker het proberen waard. Het is aan de BV om dit te regelen. 2.5 Profielschets van de aanbieder Het beveiligingsbedrijf heeft voldoende ervaring met zowel terreinbeveiliging als gebouwbeveiliging (objectbeveiliging) en heeft voldoende capaciteit om een hoge beveiligingsgraad te kunnen garanderen. Er is één beveiligingsbedrijf dat buiten werktijd permanent met een surveillanceauto het bedrijvenpark beveiligt. Het beveiligingsbedrijf heeft een pro-actieve houding waarin zij de parkmanagement-organisatie en de bedrijven informeert en adviseert over het voorkomen van onveilige situaties. Tevens verzorgt het beveiligingsbedrijf het aanbod van gebouwbeveiliging (facultatieve pakket). Indien dit betekent dat er in een bedrijfsgebouw gesurveilleerd wordt dan zullen er op die momenten minimaal twee mensen op het terrein aanwezig moeten zijn. In de openbare ruimte moet immers permanent iemand (met auto) aanwezig zijn.

19

In de statuten is bepaald dat de eerste vijf jaar het basispakket niet ingekrompen mag worden. Minder surveilleren is zo’n inkrimping. Alleen als alle bedrijven er unaniem mee instemmen om in de beginperiode minder te surveilleren is dit mogelijk.

56

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 1.4 - Bewegwijzering Tegenwoordig wordt er veel aandacht geschonken aan bewegwijzering op kantoren- en bedrijventerreinen. Een goede (d.w.z. duidelijke) bewegwijzering draagt positief bij aan de kwaliteit van een bedrijventerrein. Als bezoekers makkelijk en snel hun weg kunnen vinden dan zal het terrein sneller als ‘goed georganiseerd’ worden beschouwd. Parkmanagement is een ideaal instrument om de bewegwijzering goed te regelen. 1. Beheertaken Bij alle drie de ingangen van het bedrijvenpark worden infozuilen geplaatst. 20 Deze infozuilen bevatten minimaal: - een kleurenprint met een plattegrond van het bedrijvenpark waarop ook de bedrijvenkamers en straatnamen zijn aangegeven en - een print met de bedrijfsnamen. Per bedrijf wordt op de infozuil minimaal het adres en de bedrijvenkamer vermeld. In de openbare ruimte kan dan worden volstaan met verwijzingsborden naar de bedrijvenkamers en alleen bij de entrees van de bedrijvenkamers worden de bedrijfsnaamaanduidingen op verwijzingsborden geplaatst. De beheertaken voor bewegwijzering betreffen enerzijds het (fysieke) onderhoud aan de infozuilen en borden en anderzijds liet actualiseren van de informatie op de infozuilen en de borden. Het fysieke onderhoud is onderdeel van het onderhoud van de openbare ruimte (bebording). Het continu actualiseren van de informatie op de infozuilen en de borden is essentieel voor een goede bewegwijzering. Als er een verhuizing, bedrijfsnaamverandering of andere relevante verandering plaatsvindt dan moeten de prints en borden met de bedrijfsnamen worden verwisseld. Ook eventuele omleidingen als gevolg van werkzaamheden aan de weg kunnen, indien de gemeente daarmee instemt, door parkmanagement worden verzorgd. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Gemeente en bedrijven De gemeente is als beheerder van de openbare weg verantwoordelijk voor de bewegwijzering. De gemeente bekostigt dan ook de plaatsing van de infozuilen. Elk bedrijf dat grond in eigendom verwerft via de gemeente krijgt op kosten van de gemeente eenmalig een bedrijfsnaamaanduiding op de infozuilen en op verwijzingsborden bij de entrees van de bedrijvenkamers. De feitelijke plaatsing van en het onderhoud aan de infozuilen draagt de gemeente in de beheerovereenkomst over aan de vereniging. Eventueel wordt in de beheerovereenkomst ook de bevoegdheid tot het plaatsen van omleidingborden door de vereniging geregeld. De onderhoudskosten na plaatsing worden bekostigd via de contributie voor bedrijven. Een bedrijf is niet verplicht om zijn bedrijfsnaamaanduiding op te laten nemen. Indien een bedrijf dat niet wenst moet hij dat kenbaar maken bij de BV. Zijn financiële verplichting in de contributie blijft dan bestaan. Bedrijven zijn ook zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van (bedrijfsnaam)veranderingen. 2.2 Aanbieder

20

1: De hoofdentree bij de rotonde; 2: Hoofdvaart; 3: in de toekomst bij de Spoorlaan.

57

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Met één aanbieder wordt een meerjaren contract afgesloten waarmee de vereniging eik gewenst moment (onderdelen van) infozuilen en verwijzingsborden kan bestellen. Deze aanbieder wordt gecontracteerd door de BV, daartoe gemandateerd door de vereniging. Het contract wordt wel namens de vereniging afgesloten, de voorzitter is dan ook medeondertekenaar. Alle rechten en plichten die uit het contract voortvloeien zijn automatisch gedelegeerd / gemandateerd naar de BV zolang de BV een overeenkomst met de vereniging heeft, tenzij anders vermeld. In principe zal de vereniging alleen bij het aangaan, verlengen en ontbinden van het contract met een aanbieder op eigen naam mee ondertekenen. Voor de uitvoering van het contract is tussenkomst van de vereniging niet nodig. Het aangaan en verlengen van een contract met een aanbieder moet met een absolute meerderheid worden goedgekeurd door de leden van de vereniging. In het contract wordt geregeld dat de aanbieder voor een bepaalde periode ‘preferred supplier’ is. De BV zal op onregelmatige momenten (onderdelen van) infozuilen en verwijzingsborden bestellen. In het contract is de maximale levertijd geregeld. Indien de aanbieder de (onderdelen van) infozuilen en verwijzingsborden niet zelf kan plaatsen, dan doet de aanbieder van ‘onderhoud openbare ruimte’ dit. Deze aanbieder verzorgt tevens het onderhoud. 2.3 Financiering De kosten voor de plaatsing van infozuilen worden betaald door de gemeente. Ook bekostigt de gemeente voor elk bedrijf dat via de gemeente grond in eigendom verwerft het verwerven en plaatsen van verwijzingsborden met bedrijfsnaamaanduidingen. De bedrijven bekostigen het onderhoud en de actualisering. Dit betekent dat een bedrijf met een naamsverandering niet zelf betaalt voor de verandering van zijn bedrijfsnaamaanduiding. De kosten zijn geraamd op fl. 30.000,- per jaar en worden verrekend in de contributie voor bedrijven per vierkante meter grond in eigendom. Bedrijven die grond verwerven op een andere manier dan via de gemeente bekostigen zelf (als zij met hun bedrijfsnaamaanduiding opgenomen willen worden in het bewegwijzeringsysteem) eenmalig het vervaardigen en laten plaatsen van verwijzingsborden met hun bedrijfsnaamaanduiding. Parkmanagement (de vereniging) bekostigt het aanpassen van de prints in de infozuilen. 2.4 Fasering Het aanleggen van een bewegwijzeringsysteem heeft weinig zin als er nog maar weinig bedrijven gevestigd zijn, met name het plaatsen van infozuilen is dan weinig zinvol. Toch moet zo vroeg als mogelijk (zinvol) is bewegwijzering worden ingevoerd. Gezien de huidige verwachtingen omtrent het uitgiftetempo wordt verwacht dat halverwege 2002 tot halverwege 2003 een (volwaardig) bewegwijzeringsysteem aangelegd kan worden. 2.5 Profielschets van de aanbieder De aanbieder die de infozuilen en verwijzingsborden vervaardigt is in staat om kwaliteit te leveren en heeft voldoende capaciteit om snel nieuwe prints voor de infozuilen en nieuwe verwijzingsborden te leveren.

58

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 1.5 - Periodieke milieuscan Elk bedrijf dat zich op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid vestigt krijgt, op kosten van de gemeente, een (verplichte) milieuscan met een vrijblijvend advies. In navolging hierop wordt elke zes jaar een ‘herhaalscan’ uitgevoerd. De opname van de periodieke milieuscan in het basispakket is voor de beheerfase de basis waarmee het bedrijvenpark als ‘duurzaam bedrijventerrein’ invulling krijgt. Aan de hand van de resultaten van de milieuscan wordt onder andere bepaald op welke wijze milieumanagement, afvalmanagement en vervoersmanagement toegepast kunnen worden. 1. Beheertaken De milieuscan is een onderzoeksmethodiek die wordt gebruikt om een bedrijf op een snelle en pragmatische wijze door te lichten op haar milieuprestatie. Het doel van een dergelijke scan is om aan de ene kant de milieubelasting te minimaliseren en aan de andere kant de kostenefficiëntie te optimaliseren. Om ook in de toekomst de milieuprestatie van een bedrijf optimaal te houden (en dus adequaat te kunnen reageren op eventuele veranderingen in bijvoorbeeld bedrijfsprocessen) wordt eens in de zes jaar een herhaalscan uitgevoerd. In de eerste milieuscan (bij vestiging) wordt een bedrijf doorgelicht op de volgende aspecten: bedrijfsorganisatie - bedrijfsprocessen (werkzaamheden, producten e.d.) - relevante (milieu)wetgeving - grond- en hulpstoffen - energieverbruik - mobiliteit (personen- en vrachtvervoer) - afval (omvang, samenstelling, wijze van afvoer e.d.) - bodem (verontreiniging) - water - lucht (verontreiniging) - geluid en trillingen - veiligheidaspecten - ketenaspecten Op basis van deze aspecten worden verbeteropties gedaan. Voor de implementering van het advies kan de aanbieder van de milieuscan tevens een milieuplan (zie PvA-onderdeel 10) opstellen. De milieuscan vormt de basis van het milieu-, afval- en vervoermanagement op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid. De resultaten van de milieuscans brengen de mogelijkheden van parkmanagement op deze gebieden in beeld. Vooralsnog verzorgt parkmanagement alleen gezamenlijke afvalinzameling. In de milieuscan is een inzamelingsadvies opgenomen op basis waarvan een bedrijf zijn afval het beste kan laten inzamelen (zie verder PvA-onderdeel 9). Ook vervoermanagement behoort tot het (facultatieve) start-pakket, de uiteindelijke invoering (en invulling) van vervoermanagement is echter afhankelijk van de resultaten van de eerste milieuscans bij vestiging (zie verder PvA-onderdeel 11).

59

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2. Organisatie van het aanbod 2.1 Gemeente en bedrijven De gemeente bekostigt alleen de milieuscan bij vestiging. De periodieke milieuscans bekostigen de bedrijven in principe zelf, tenzij de gemeente subsidies verstrekt (bijvoorbeeld als bedrijven de verbeteropties ook implementeren). Op grond van de statuten is elk bedrijf verplicht eens in de zes jaar een milieuscan af te nemen. De BV regelt het contact tussen aanbieder en afnemend bedrijf. De milieuscan wordt op maat uitgevoerd. Dit betekent dat per bedrijf de milieuscan een andere inhoud heeft. Ook de omvang van de milieuscan (en dus de kosten) zal per bedrijf verschillen. 2.2 Aanbieder De milieuscans worden door één aanbieder verzorgd. De aanbieder wordt gecontracteerd door de BV, daartoe gemandateerd door de vereniging. Het contract wordt wel namens de vereniging afgesloten, de voorzitter is dan ook medeondertekenaar. Alle rechten en plichten die uit het contract voortvloeien zijn automatisch gedelegeerd / gemandateerd naar de BV zolang de BV een overeenkomst met de vereniging heeft, tenzij anders vermeld. In principe zal de vereniging alleen bij het aangaan, verlengen en ontbinden van het contract met een aanbieder op eigen naam mee ondertekenen. Voor de uitvoering van het contract is tussenkomst van de vereniging niet nodig. Het aangaan en verlengen van een contract met een aanbieder moet met een absolute meerderheid worden goedgekeurd door de leden van de vereniging. De aanbieder wordt door de BV gecontracteerd voor het uitvoeren van een bepaald aantal scans. In het contract wordt overeengekomen dat de aanbieder de milieuscans op maat differentieert per bedrijf. Voor de kostentoerekening betekent dit dat de aanbieder achteraf de in de contributie opgenomen vooruitbetaling verrekend op basis van de werkelijk gemaakte kosten. In het contract wordt overeengekomen dat de omvang van de jaarlijkse contributie voor de periodieke milieuscan de maximale hoogte van de bijbetaling is. Integraal onderdeel van het contract vormt een ‘service-overeenkomst’ voor het aanbieden van het milieuplan. Hierin wordt bepaald dat de bedrijven bij de aanbieder met extra service en gunstige tarieven in aansluiting op de milieuscan ook de implementering van het advies kunnen onderbrengen (zie verder PvA-onderdeel 10). De aanbieder heeft geen formele overeenkomsten met de bedrijven. Echter, het maken van goede afspraken tussen de aanbieder en het bedrijf waar een milieuscan wordt uitgevoerd is essentieel. Goede onderlinge communicatie zal enerzijds het resultaat van de milieuscan vergroten en anderzijds zal de ‘overlast’ tijdens het uitvoeren van de scan minimaal zijn. 2.3 Financiering Voor de bekostiging van de periodieke milieuscan betalen de bedrijven jaarlijks een vast bedrag in de contributie. Deze vooruitbetaling wordt achteraf verrekend met de werkelijke kosten (de maximale bijbetaling achteraf mag maximaal het bedrag van de jaarlijkse contributie bedragen). De jaarlijkse contributie voor de periodieke milieuscan is in principe niet gespecificeerd per bedrijf. In de contributie wordt een bedrag opgenomen die voor verreweg de meeste bedrijven (ruim) voldoende is om de periodieke milieuscan uit te voeren. Alleen als het vooraf mogelijk is om een gespecificeerde inschatting te maken van de kosten van een herhaalscan bij een bepaald bedrijf wordt een afwijkend bedrag in de contributie opgenomen (bijvoorbeeld voor bedrijfsverzamelgebouwen kan dit wenselijk zijn). Op basis van eerdere milieuscans en de te verwachten dynamiek bij een bedrijf wordt dan een grove inschatting van (de omvang van) de uit te voeren herhaalscan gemaakt.

60

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

De gemiddelde kosten van de periodieke milieuscan zijn geraamd op fl. 1800,- per scan. 21 Gespreid over zes jaar is dit fl. 300,- per jaar.22 Als beheerder van de verenigingskas draagt de BV zorg voor de betaling van de aanbieder. Eventuele bij- dan wel terugbetalingen achteraf verlopen rechtstreeks tussen aanbieder en bedrijf. 2.4 Fasering De eerste periodieke milieuscan zal worden uitgevoerd uiterlijk zes jaar na het moment dat het eerste bedrijf zich vestigt. De (gespreide) kosten worden meteen al in het eerste jaar opgenomen in de contributie. 2.5 Profielschets van de aanbieder De aanbieder heeft voldoende ervaring met het uitvoeren van milieuscans bij bedrijven. Daarbij heeft de aanbieder voldoende capaciteit om alle bedrijven op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid door te lichten met een professionele milieuscan. Tevens is de aanbieder in staat om het milieuplan aan te bieden.

21

22

De kosten van de milieuscan bij vestiging zijn gemiddeld fl. 1.700,- (bij één bezoek) tot fl. 2.200,- (bij twee bezoeken) per scan. Er wordt van uitgegaan dat niet bij alle bedrijven de herhaalscan van dezelfde omvang zal zijn als de milieuscan bij vestiging. Een raming vooraf van fl. 1800,- lijkt voor verreweg de meeste bedrijven (ruim) voldoende. Er is hier nog geen rekening gehouden met rente-invloeden en inflatie. Uiteraard moet dit bij de definitieve vaststelling van de contributie door de vereniging wel gebeuren.

61

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 2 Facultatieve pakket

62

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 2.1- Onderhoud private ruimte De private ruimte, bedrijfsgebouwen en openbare ruimte samen bepalen de beeldkwaliteit van het bedrijvenpark. Het onderhoud van de private (buiten)ruimte is onderdeel van het facultatieve pakket. In aanvulling op het onderhoud van de openbare ruimte kunnen bedrijven het onderhoud van hun private (buiten)ruimte ook door middel van parkmanagement laten verzorgen. Hoe meer bedrijven dit doen hoe groter de schaalvoordelen. Bovendien worden dan openbare en private ruimte met dezelfde kwaliteit onderhouden en wat de beeldkwaliteit verder ten goede komt. 1. Beheertaken Elk bedrijf dat het onderhoud van de private ruimte door middel van parkmanagement laat verzorgen krijgt een op maat gesneden aanbod. Het onderhoudsregime is geheel afhankelijk van enerzijds de (landschappelijke) inrichting van de eigen kavel en anderzijds de gewenste onderhoudskwaliteit van het bedrijf (uiteraard dient een bedrijf, volgens het grondverkoopcontract, zijn kavel minimaal in ‘een redelijke staat van onderhoud’ te houden). Het onderhoud van de private ruimte bestaat uit meerdere beheerobjecten (gras, struiken, bomen, waterpartijen, oeverinrichting, vuil verwijderen e.d.). Elk bedrijf beslist zelf welke van deze objecten hij wel en welke hij niet door middel van parkmanagement laat verzorgen. Zo kan een bedrijf ervoor kiezen om bijvoorbeeld het gras zelf te maaien, maar het snoeien van bomen door het parkmanagement te laten doen. De verwachting is echter dat in de praktijk verreweg de meeste bedrijven die onderhoud private ruimte willen afnemen het totale onderhoud bij het parkmanagement onderbrengen. Er is echter ruimte voor speciale wensen en behoeften voor meer of minder onderhoud. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Bedrijven Om de bedrijven zoveel mogelijk zorg voor het onderhoud uit handen te nemen regelt de BV de meeste contacten met de aanbieder(s). De bedrijven sluiten één overeenkomst met de BV waarin alle door hen af te nemen producten en diensten uit het facultatieve pakket worden meegenomen, dus ook (eventueel) het onderhoud van hun private ruimte. De BV sluit met de aanbieder één gezamenlijk (jaar)contract af (indien mogelijk samen met het onderhoudscontract voor de openbare ruimte). In dit contract wordt voor alle bedrijven een onderhoudsovereenkomst afgesloten. Het overeen te komen onderhoudsregime komt uiteraard tot stand in overleg met het desbetreffende bedrijf, de BV en de aanbieder. Het is richting bedrijven de verantwoordelijkheid van de BV dat de aanbieder het onderhoud private ruimte volgens overeengekomen kwaliteit verzorgd, waarbij de bedrijven alleen een signalerende taak hebben. 2.2 Aanbieder Er wordt vanuit gegaan dat het gehele onderhoud van de private ruimte door één aanbieder verzorgd kan worden. 23 De BV bundelt alle tussen de bedrijven en de aanbieder overeengekomen onderhoudsregimes en sluit voor de uitvoering daarvan één contract af met de aanbieder. In principe wordt er voor één jaar een raamcontract afgesloten. De afrekening achteraf wordt gespecificeerd per bedrijf.

23

Het staat de aanbieder vrij om gebruik te maken van onderaannemers voor specifieke werkzaamheden.

63

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Nieuwkomers op het bedrijvenpark moeten meteen onderhoud private ruimte via parkmanagement af kunnen nemen. De overeenkomst tussen BV en aanbieder bezit deze flexibiliteit. Dit geldt met name tijdens de uitgifteperiode als gedurende het gehele jaar potentiële afnemers zich kunnen vestigen. Voor de bekostiging betekent dit dat een nieuwkomer betaalt voor de nog te maken kosten tot het nieuwe (boek)jaar. Formeel sluiten aanbieder en afnemend bedrijf geen overeenkomst met elkaar. Uiteraard vindt er wel rechtstreeks overleg en afstemming plaats. De BV fungeert echter als de intermediair tussen aanbieder en bedrijf en de BV zal dan ook de meeste contacten verzorgen. 2.3 Financiering De kosten zijn geheel bedrijfsafhankelijk. De bedrijven betalen aan het begin van het (boek)jaar de (door de aanbieder) ingeschatte kostprijs aan de BV. Gespreide betaling is mogelijk. De BV betaalt de aanbieder(s). De per bedrijf gespecificeerde afrekening aan het eind van het (boek)jaar verloopt rechtstreeks tussen aanbieder en bedrijf. 2.4 Fasering Op het moment dat het eerste bedrijf zich vestigt (april 2001) wordt onderhoud private ruimte aangeboden. Om het probleem van de reeds afgesloten contracten te vermijden moet in maart 2001 de aanbieder bekend zijn zodat de eerst vestigende bedrijven het onderhoud van hun private ruimte tijdig kunnen regelen. 2.5 Profielschets van de aanbieder Het onderhoud van de private (buiten)ruimte betreft voornamelijk groenvoorzieningen. Maar ook onderhoud aan verhardingen, het opruimen van vuil en onderhoud aan eventuele inrichtingselementen kunnen ertoe behoren. Het onderhoudsbedrijf van de openbare ruimte verzorgt ook het onderhoud van de private ruimte. Hoe meer bedrijven onderhoud private ruimte via parkmanagement afnemen hoe uniformer de onderhoudskwaliteit van het gehele terrein is. Bovendien ontstaat er dan geen afbakeningsprobleem op de grens van privaat en openbaar terrein.

64

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 2.2 - Onderhoud exterieur gebouwen De bedrijfsgebouwen bepalen samen met de openbare en private (buiten)ruimte de beeldkwaliteit van het bedrijvenpark. Het onderhoud van het exterieur van gebouwen is onderdeel van het facultatieve pakket. Het onderhoud aan gebouwen kent verschillende soorten beheeractiviteiten welke door verschillende aanbieders worden verzorgd. Door de zorg voor het gehele onderhoud van het exterieur van gebouwen onder te brengen bij het parkmanagement neemt de BV een bedrijf veel werk uit handen. Hoe meer bedrijven daartoe besluiten hoe groter de schaalvoordelen. 1. Beheertaken Het onderhoud van het exterieur van gebouwen betreft maatwerk. Het te volgen onderhoudsregime is enerzijds afhankelijk van de architectuur van het gebouw en anderzijds van de door het bedrijf gewenste onderhoudskwaliteit. De precieze invulling van het onderhoudsregime wordt gedaan in overleg tussen bedrijf, BV en aanbieder. De onderhoudswerkzaamheden aan het exterieur van gebouwen zijn zeer divers en woorden daarom door verschillende aanbieders verzorgd. Parkmanagement kan zowel de regelmatig terugkerende onderhoudswerkzaamheden verzorgen (zoals bijvoorbeeld glazenwassen, onderhoud aan reclame-uitingen, gevelreiniging en schilderwerkzaamheden) als grote, incidentele onderhoudswerkzaamheden (zoals bijvoorbeeld gevelrenovatie en reparatie- en vervangingswerkzaamheden). Elk bedrijf beslist individueel welke werkzaamheden worden ondergebracht bij parkmanagement. De verwachting is dat de meeste bedrijven die onderhoud exterieur gebouwen afnemen het gehele onderhoud onderbrengen bij parkmanagement. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Bedrijven Om de bedrijven zoveel mogelijk zorg voor het onderhoud van hun bedrijfsgebouwen uit handen te nemen regelt de BV de meeste contacten met de aanbieders. De bedrijven sluiten één overeenkomst met de BV waarin alle door hen af te nemen producten en diensten uit het facultatieve pakket worden meegenomen, dus ook (eventueel) het onderhoud van het exterieur van gebouwen. De BV sluit met elke aanbieder één gezamenlijk (jaar)contract af. In dit contract wordt voor alle bedrijven een onderhoudsovereenkomst afgesloten, waarbij rekening wordt gehouden met speciale wensen en behoeften van bedrijven voor meer of minder onderhoud. Het is richting bedrijven de verantwoordelijkheid van de BV dat de aanbieders het onderhoud van het exterieur van de gebouwen volgens overeengekomen kwaliteit verzorgd, waarbij de bedrijven alleen een signalerende taak hebben. 2.2 Aanbieders De BV bundelt alle tussen de bedrijven en de aanbieders overeengekomen onderhoudsregimes en sluit voor de uitvoering daarvan per aanbieder één contract af. In principe wordt er voor één jaar een raamcontract afgesloten. De afrekening achteraf wordt gespecificeerd per bedrijf. Nieuwkomers op het bedrijvenpark moeten meteen onderhoud exterieur gebouwen via parkmanagement af kunnen nemen. De overeenkomst tussen BV en aanbieder bezit deze flexibiliteit. Dit geldt met name tijdens de uitgifteperiode als gedurende het gehele jaar

65

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

potentiële afnemers zich kunnen vestigen. Voor de bekostiging betekent dit dat een nieuwkomer betaalt voor de nog te maken kosten tot het nieuwe (boek)jaar. Formeel sluiten aanbieder en afnemend bedrijf geen overeenkomst met elkaar. Uiteraard vindt er wel rechtstreeks overleg en afstemming plaats. De BV fungeert echter als de intermediair tussen aanbieder en bedrijf en de BV zal dan ook de meeste contacten verzorgen. 2.3 Financiering De kosten zijn geheel bedrijfsafhankelijk. De bedrijven betalen aan het begin van het (boek)jaar de (door de aanbieder) ingeschatte kostprijs aan de BV. Gespreide betaling is mogelijk. De BV betaalt de aanbieder(s). De gespecificeerde afrekening aan het eind van het (boek)jaar verloopt rechtstreeks tussen aanbieder en bedrijf. 2.4 Fasering Op het moment dat het eerste bedrijf zich vestigt (april 2001) wordt onderhoud exterieur gebouwen aangeboden. Om het probleem van de reeds afgesloten contracten te vermijden moet in maart 2001 de aanbieder bekend zijn zodat de eerst vestigende bedrijven het onderhoud van hun gebouw(en) tijdig kunnen regelen. 2.5 Profielschets van de aanbieders Het onderhoud van het exterieur van gebouwen bestaat uit verschillende, zeer diverse werkzaamheden welke door verschillende aanbieders worden verzorgd. Sommige van deze werkzaamheden kunnen worden verzorgd door de aanbieders die ook onderhoudswerkzaamheden in de openbare ruimte verzorgen. Andere werkzaamheden zijn zeer specifiek. Hiervoor wordt een aparte aanbieder gecontracteerd. De schaalvoordelen zijn maximaal als één aanbieder zoveel mogelijk verschillende werkzaamheden verzorgt.

66

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 2.3 - Gebouwbeveiliging In aansluiting op parkbeveiliging kunnen bedrijven ook hun bedrijfsgebouw(en) door middel van parkmanagement laten beveiligen. Gebouwbeveiliging (of objectbeveiliging) is onderdeel van het facultatieve pakket. Het onderbrengen van parkbeveiliging en gebouwbeveiliging bij één beveiligingsbedrijf heeft een meerwaarde voor beide producten en / of diensten. Hoe meer bedrijven gebouwbeveiliging afnemen, hoe groter de schaalvoordelen. Bovendien verstrekken veel verzekeringsmaatschappijen kortingen op de verzekeringspremies indien een bedrijf goed beveiligd is. 1. Beheertaken Gebouwbeveiliging kent twee elementen: 1. surveillance (brand- en sluitrondes) 2. levering van beveiligingssystemen. In aanvulling op de (auto-)surveillance in het openbaar gebied kan een bedrijf ook een bewaker op zijn eigen terrein laten surveilleren, zowel buiten als in het bedrijfsgebouw zelf. Met name brand- en sluitrondes (de bewaker controleert dan deuren, ramen, alarminstallaties e.d.) kunnen interessant zijn voor individuele bedrijven. Voor het lopen van brand- en sluitrondes in bedrijfsgebouwen moet een tweede beveiligingsbeambte worden ingezet (in het openbaar gebied moet permanent minimaal één bewaker surveilleren). De aanwezigheid van twee bewakers op het terrein betekent meer kwaliteit. Voor bedrijven met een lage brand- en inbraakgevoeligheid zullen brand- en sluitrondes waarschijnlijk niet interessant zijn. Echter, nagenoeg elk bedrijf rust zijn bedrijfsgebouw uit met een beveiligingssysteem (vaak een verplichting van de verzekeringsmaatschappij). De levering van beveiligingssystemen kan via parkmanagement worden verzorgd. Zo kan een bedrijf bij het beveiligingsbedrijf alarminstallaties, video-bewakingssystemen, brandmelders, sprinklerinstallaties en dergelijke afnemen. Gezamenlijke inkoop van beveiligingssystemen levert aanzienlijke schaalvoordelen op. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Bedrijven Voor het afnemen van gebouwbeveiliging in de vorm van surveillance (en alle andere af te nemen producten en diensten uit het facultatieve pakket) sluiten de bedrijven één overeenkomst met de BV. In deze overeenkomst wordt aangegeven welke activiteiten tot de surveillance behoren (wat en waar te controleren, op welke tijd(en) en wat te doen bij onraad). Voor het afnemen van beveiligingssystemen sluit een bedrijf rechtstreeks een eenmalige koopovereenkomst met de aanbieder. De BV heeft met de aanbieder hiervoor een soort ‘service-overeenkomst’ gesloten (zie volgende punt). Voor het afnemen van beveiligingsystemen heeft tussenkomst van de BV bij het afsluiten van de koopovereenkomst zelf nauwelijks meerwaarde. Het is richting bedrijven de verantwoordelijkheid van de BV dat de aanbieder van gebouwbeveiliging in de vorm van surveillance kwaliteit levert.

67

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2.2 Aanbieder De BV sluit met het beveiligingsbedrijf één gezamenlijk contract voor het surveilleren in bedrijfsgebouwen. Voor de levering van beveiligingssystemen wordt een soort ‘service-overeenkomst’ gesloten. Daarin komen de BV en het beveiligingsbedrijf overeen dat de bedrijven tegen gunstige voorwaarden beveiligingsystemen kunnen inkopen (en laten installeren). Extra service en kortingen vormen de meerwaarde voor bedrijven om gebruik te maken van deze mogelijkheid om hun gebouw(en) te beveiligen. Nieuwkomers op het bedrijvenpark moeten meteen gebouwbeveiliging in de vorm van surveillance via parkmanagement af kunnen nemen. De overeenkomst tussen BV en aanbieder bezit deze flexibiliteit. Dit geldt met name tijdens de uitgifteperiode als gedurende het gehele jaar potentiële afnemers zich kunnen vestigen. Voor de bekostiging betekent dit dat een nieuwkomer betaalt voor de nog te maken kosten tot het nieuwe (boek)jaar. Voor het surveilleren in bedrijfsgebouwen sluit de aanbieder met de bedrijven geen overeenkomst. Uiteraard vindt er wel overleg en afstemming plaats tussen bedrijf, aanbieder en BV. Voor de levering van beveiligingsystemen sluiten bedrijf en aanbieder een eenmalige koopovereenkomst. 2.3 Financiering De kosten zijn geheel bedrijfsafhankelijk. Voor het surveilleren in bedrijfsgebouwen betalen de bedrijven de BV. De BV betaalt de aanbieder. Voor het afnemen van beveiligingsystemen betalen de bedrijven rechtstreeks aan de aanbieder. 2.4 Fasering Op het moment dat het eerste bedrijf zich vestigt (april 2001) wordt gebouwbeveiliging aangeboden. Om het probleem van de reeds afgesloten contracten te vermijden moet uiterlijk in maart 2001 de aanbieder bekend zijn zodat de eerst vestigende bedrijven de beveiliging van hun gebouw(en) tijdig kunnen regelen. 2.5 Profielschets van de aanbieder Voor het surveilleren in bedrijfsgebouwen moet minimaal een tweede bewaker worden ingezet. Beide bewakers staan in contact met elkaar. De aanwezigheid van twee bewakers op het terrein betekent zowel voor parkbeveiliging als gebouwbeveiliging extra kwaliteit. Bij onraad in de openbare ruimte of in een gebouw kunnen in zeer korte tijd twee bewakers ter plaatse zijn. Het beveiligingsbedrijf sluit een samenwerkingsovereenkomst met de politie. Uitgangspunt is dat het beveiligingsbedrijf dat surveilleert ook beveiligingsystemen kan leveren. Indien dit niet de hoogste kwaliteit oplevert dan zijn er twee aanbieders.

68

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 2.4 - Gezamenlijke afvalinzameling
Gezamenlijke afvalinzameling is onderdeel van het facultatieve pakket. Gezamenlijke afvalinzameling vormt een onderdeel van het milieumanagement op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid. De mogelijkheden met betrekking tot de verwerking van afval (dus niet alleen de inzameling) worden (mede) bepaald op basis van de resultaten van de milieuscan. Hoe meer bedrijven gezamenlijke afvalinzameling afnemen, hoe groter de schaalvoordelen. 1. Beheertaken Gezamenlijke afvalinzameling beperkt zich in eerste instantie tot de reguliere inzameling van afval. De eerste en belangrijkste stap in de realisatie van optimaal afvalmanagement is het zoveel mogelijk bundelen van alle afvalstromen bij één inzamelaar. Een vergaande vorm van afvalmanagement is nagenoeg onmogelijk als elk bedrijf zijn eigen inzamelaar heeft. Indien er vervolgens vanuit de bedrijven voldoende belangstelling is voor gescheiden inzameling, afval-ketenbeheer en andere onderdelen van afvalmanagement kunnen deze in de toekomst gemakkelijk deel uitmaken van dit product / deze dienst. De BV sluit met de aanbieder een raamcontract voor de inzameling van het afval bij de bedrijven zelf. In principe kan een bedrijf al zijn afval door deze aanbieder laten inzamelen, tenzij de aanbieder niet voldoende is uitgerust om bepaalde specifieke afvalsoorten in te zamelen. De aanbieder dient daarom zo breed mogelijk uitgerust te zijn. De insteek voor het contracteren van een afvalinzamelaar is dat deze aanbieder nagenoeg al het afval op Nieuw-Vennep Zuid in kan zamelen. De milieuscan maakt duidelijk op welke wijze een bedrijf zijn afval het beste kan laten inzamelen. In overleg met de afvalinzamelaar wordt aan de hand van het advies uit de milieuscan de wijze van inzamelen (het inzamelingsregime) vastgesteld. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Bedrijven Voor het afnemen van gezamenlijke afvalinzameling (en alle andere af te nemen producten en diensten uit het facultatieve pakket) sluiten de bedrijven één overeenkomst met de BV. In deze overeenkomst wordt het inzamelingsregime per bedrijf opgenomen. Elk jaar sluit de BV met de aanbieder een raamcontract, de afrekening achteraf vindt gespecificeerd per bedrijf plaats. Het is richting bedrijven de verantwoordelijkheid van de BV dat de aanbieder het afval inzamelt volgens het overeengekomen inzamelingsregime, waarbij de bedrijven alleen een signalerende taak hebben. 2.2 Aanbieder De BV bundelt alle met de bedrijven overeengekomen inzamelingsregimes en sluit voor de uitvoering daarvan één contract af met een aanbieder. In principe wordt er voor één jaar een raamcontract afgesloten. De afrekening achteraf wordt gespecificeerd per bedrijf. De afrekening vindt rechtstreeks plaats tussen aanbieder en (afnemend) bedrijf. Nieuwkomers op het bedrijvenpark moeten meteen gezamenlijke afvalinzameling via parkmanagement af kunnen nemen. De overeenkomst tussen BV en aanbieder bezit deze flexibiliteit. Dit geldt met name tijdens de uitgifteperiode als gedurende het gehele jaar potentiële afnemers zich kunnen vestigen. Voor de bekostiging betekent dit dat een nieuwkomer betaalt voor de nog te maken kosten tot het nieuwe (boek)jaar.

69

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Formeel sluiten aanbieder en afnemend bedrijf geen overeenkomst met elkaar. Uiteraard vindt er wel rechtstreeks overleg en afstemming plaats. De BV fungeert echter als de intermediair tussen aanbieder en bedrijf en de BV zal dan ook de meeste contacten verzorgen.

2.3 Financiering De kosten zijn geheel bedrijfsafhankelijk. De bedrijven betalen aan het begin van het (boek)jaar de (door de aanbieder) ingeschatte kostprijs aan de BV. Gespreide betaling is mogelijk. De BV betaalt de aanbieders. De afrekening aan het eind van het (boek)jaar verloopt rechtstreeks tussen aanbieder en bedrijf. 2.4 Fasering Op het moment dat het eerste bedrijf zich vestigt (april 2001) wordt gezamenlijke afvalinzameling aangeboden. Om het probleem van de reeds afgesloten contracten te vermijden moet uiterlijk in maart 2001 de aanbieder bekend zijn zodat de eerst vestigende bedrijven het inzamelen van hun afval tijdig kunnen regelen. 2.5 Profielschets van de aanbieder De aanbieder is in staat om nagenoeg alle afvalsoorten die op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid ontstaan in te zamelen. De gezamenlijke afvalinzamelaar verzorgt tevens een aantal beheertaken in de openbare ruimte (zie PvA-onderdeel 1). Niet alleen het bedrijfsafval, maar ook het opruimen van straat- en ander zwerfvuil kan door de afvalinzamelaar worden verzorgd. Mogelijk kan zij ook onderhoudswerkzaamheden als gladheidbestrijding en riool-ontstopping verzorgen.

70

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 2.5 - Milieuplan Het milieuplan is onderdeel van het facultatieve pakket. In het milieuplan wordt een bedrijf ondersteund / begeleid bij het implementeren van het (vrijblijvende) advies uit de milieuscan (de verbeteropties). Het vormt een extra service richting bedrijven in aanvulling op de milieuscan en wordt verzorgd door dezelfde aanbieder. Door de uitvoering van het milieuplan onder te brengen bij parkmanagement wordt een bedrijf de zorg hiervoor voor een groot deel uit handen genomen. Bovendien zijn er schaalvoordelen te behalen die mogelijk ook doorwerken in de kostprijzen van de milieuscans. 1. Beheertaken De aanbieder van het milieuplan coördineert het proces ter invoering van de milieumaatregelen die een bedrijf, volgend op het advies uit de milieuscan, wil implementeren. Belangrijkste doel van het aanbieden van het milieuplan is dat bedrijven de gehele zorg voor de te nemen milieumaatregelen zo veel mogelijk kunnen overdragen aan parkmanagement. In overleg en afstemming met het bedrijf draagt de aanbieder bijvoorbeeld zorg voor de aanschaf en installatie van milieuvriendelijke installaties in het bedrijf. De aanbieder zorgt er bijvoorbeeld voor dat de organisatie rond vervoermanagement geregeld wordt: de communicatie met het personeel en de (openbaar) vervoersaanbieder, het stimuleren en faciliteren van alternatieve vervoerswijzen, parkeermanagement en dergelijke. Feitelijk alle praktische zaken die voor de implementering van een verbeteroptie uit de milieuscan vereist zijn worden gecoördineerd door de aanbieder. De inhoud en omvang van de werkzaamheden zijn afhankelijk van de milieumaatregelen die een bedrijf besluit te nemen. Daarbij beslist een bedrijf zelf welke werkzaamheden met betrekking tot de implementering uitbesteed worden aan de aanbieder van het milieuplan. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Bedrijven Formeel sluiten de bedrijven geen overeenkomst met de BV of vereniging voor het afnemen van het milieuplan. Het milieuplan is een eenmalige dienst waarbij aanbieder en (afnemend) bedrijf veel met elkaar moeten samenwerken. Tussenkomst van de BV betekent nauwelijks een meerwaarde. Het aanbieden van het milieuplan kent per bedrijf verschillende werkzaamheden, zowel qua inhoud als omvang. Gezien deze bedrijfsspecifieke kenmerken van het milieuplan sluiten de bedrijven rechtstreeks met de aanbieder een contract. In het contract voor de periodieke milieuscan heeft de BV voor de bedrijven gunstige voorwaarden bedongen voor het afnemen van het milieuplan. De precieze invulling van het contract regelen aanbieder en bedrijf onderling. 2.2 Aanbieder De BV gaat namens de vereniging een ‘service-overeenkomst’ aan met de aanbieder van de periodieke milieuscan. Deze ‘service-overeenkomst’ is onderdeel van het contract voor de periodieke milieuscan. Hierin wordt overeengekomen dat de bedrijven bij de aanbieder met extra service en gunstige tarieven het milieuplan kunnen afnemen. Voor het aanbieden van het milieuplan aan de bedrijven is verder geen tussenkomst van de BV nodig.

71

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2.3 Financiering De kosten zijn geheel bedrijfsafhankelijk. De bedrijven betalen rechtstreeks aan de aanbieder naar rato van gebruik. 2.4 Fasering Bij vestiging van een bedrijf worden de fysieke milieumaatregelen (installeren van milieuvriendelijke installaties e.d.) integraal meegenomen in de realisatie van het bedrijfsgebouw. Hiervoor is normaal gesproken geen milieuplan nodig. Voor de meer organisatorische milieumaatregelen kan een milieuplan echter wel interessant zijn. Daarom wordt het milieuplan meteen aangeboden op het moment dat de eerste bedrijven zich vestigen (april 2001). 2.5 Profielschets van de aanbieder De aanbieder van het milieuplan is dezelfde als van de periodieke milieuscan.

72

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 2.6 - Vervoermanagement Vervoermanagement is onderdeel van het facultatieve pakket. Op basis van de resultaten van de milieuscans moet duidelijk worden hoe ver de mogelijkheden met betrekking tot vervoermanagement op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid reiken. Vervoermanagement richt zich in eerste instantie met name op het optimaliseren van het personenvervoer en het parkeren. Inspanningen om het goederenvervoer te optimaliseren zijn aan de ene kant complex qua organisatie en betekenen aan de andere kant een directe beïnvloeding van (interne) bedrijfsprocessen. Pas als bedrijven concrete belangstelling tonen voor het optimaliseren van goederenvervoer wordt dat een onderdeel van vervoermanagement. Het is een taak van de BV om de belangstelling hiervoor (pro-actief) blijvend in de gaten te houden. 1. Beheertaken In eerste instantie richt vervoermanagement op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid zich op twee beheertaken: 1. optimaliseren van het personenvervoer door middel van een pendelbusje 2. optimaliseren van het parkeren door middel van de uitwisseling van parkeerplaatsen ad 1.) Het optimaliseren van het personenvervoer richt zich op het bevorderen van het gebruik van alternatieve vervoermiddelen voor de auto in het woon-werkverkeer, zonder daarbij de kwaliteit van de auto als vervoermiddel aan te tasten. De aandacht richt zich in eerste instantie op het verbeteren van de openbaar vervoerssituatie door op het bedrijvenpark een pendelbusje van en naar het NS-station Nieuw-Vennep te laten rijden. Op het terrein bevinden zich op strategische plaatsen een beperkt aantal opstappunten. Zowel het eigen personeel als bezoekers kunnen gebruik maken van het pendelbusje. In de spitsuren wordt zoveel mogelijk gestopt op de vaste opstapplaatsen, in de daluren (als er weinig reizigers zijn) kunnen de mensen ‘voor de deur’ worden opgehaald en afgezet. Een vervolgstap in het optimaliseren van het personenvervoer kan zijn het stimuleren van het gebruik van transferia, carpoolen en de fiets. ad 2.) Het parkeren op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid gebeurt op eigen terrein. Om van de beschikbare parkeerplaatsen zo efficiënt mogelijk gebruik te maken is het onderling uitwisselen van parkeerplaatsen op eigen terrein een goed middel. De uitwisseling van parkeerplaatsen houdt in dat een bedrijf dat op eigen terrein op een bepaald moment een overschot aan parkeerplaatsen heeft deze ter beschikking stelt aan een bedrijf in de directe omgeving dat een tekort heeft. Ook voor eenmalige gebeurtenissen (een bedrijf organiseert bijvoorbeeld een bijeenkomst waar meer mensen met de auto komen dan er op eigen terrein geparkeerd kunnen worden) zou parkeerruimte bij andere bedrijven geregeld kunnen worden. Op deze manier wordt het op straat parkeren geminimaliseerd. In principe verhuurt een bedrijf met een overschot aan parkeerruimte dit aan de BV waarop de BV huurders zoekt. Dit heeft als voordeel dat bedrijven zelf geen actie hoeven te ondernemen om hun beschikbare parkeerplaatsen bezet te krijgen. De BV huurt parkeerplaatsen in op basis van de werkelijke vraag (vraagvolgend). Uiteraard kunnen bedrijven ook onderling (dus zonder tussenkomst van de BV) afspraken maken over de uitwisseling van parkeerplaatsen. De eerste beheertaken van vervoermanagement die uitgevoerd worden zijn het laten rijden van een pendelbusje en het uitwisselen van parkeerplaatsen. Vervoermanagement is echter meer dan dat. Voor inzicht in de mogelijkheden op Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid zijn de

73

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

resultaten van de milieuscans noodzakelijk. Aan de hand daarvan wordt bekeken in hoeverre carpoolen en het gebruik van transferia gestimuleerd kunnen worden en welke mogelijkheden er liggen in het werk-werkverkeer en goederenvervoer. Hiervoor stelt de BV zich pro-actief op om vervoermanagement zoveel mogelijk inhoud te geven. 2. Organisatie van het aanbod 2.1 Bedrijven De opzet van vervoermanagement wordt geregeld door de BV. Voor het gebruik ervan sluiten de bedrijven een overeenkomst met de BV (samen met de andere producten en diensten van het facultatieve pakket). Pendelbusje: Voor het gebruik van het pendelbusje moet onder andere worden bepaald hoe op eenvoudige wijze het gebruik per bedrijf geregistreerd kan worden (zowel voor eigen personeel als voor bezoekers) en op welke wijze ervoor betaald wordt (een pasjessysteem zou hier denkbaar zijn). Parkeerplaatsen: Voor de uitwisseling van parkeerplaatsen sluiten de bedrijven een overeenkomst met de BV waarin geregeld wordt of een bedrijf parkeerplaatsen huurt dan wel verhuurt, welke parkeerplaatsen worden gehuurd / verhuurd, de prijs hiervan, de tijden waarop en de periode waarvoor deze overeenkomst wordt aangegaan. 2.2 Aanbieders Pendelbusje: De BV sluit met een vervoerder een contract voor het laten rijden van een pendelbusje. In dit contract wordt onder andere overeengekomen waar en wanneer het pendelbusje rijdt, op welke plaatsen zij stopt en op welke wijze reizigers er gebruik van kunnen maken. Ook bezoekers moeten in staat zijn om gebruik te maken van het pendelbusje. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het exploitatierisico. De BV stelt zich dus niet garant voor een minimum gebruik. Dit om te voorkomen dat het exploitatierisico van vervoermanagement een risico wordt voor parkmanagement als geheel. Mogelijk is het laten rijden van een pendelbusje niet mogelijk zonder subsidie. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt echter bij de gemeente (de overheid) en kan niet worden afgewend op parkmanagement. Parkeerplaatsen: De uitwisseling van parkeerplaatsen verzorgt de BV in principe zelf. Hiervoor hoeft dus geen aanbieder gecontracteerd te worden. 2.3 Financiering Pendelbusje: De kosten van het pendelbusje zijn afhankelijk van het aantal reizigers dat er gebruik van maakt. Er geldt een vaste ritprijs. Elk bedrijf betaalt periodiek aan de BV voor het aantal gemaakte ritten. De BV betaalt in één keer de aanbieder (eventueel door middel van een vooruitbetaling). Parkeerplaatsen: De kosten van het uitwisselen van parkeerplaatsen zijn afhankelijk van het gebruik dat er van gemaakt wordt. Voor het huren en verhuren van parkeerplaatsen geldt een vaste prijs. De huurprijs die een bedrijf betaalt kan hoger zijn dan de verhuurprijs die een bedrijf ontvangt om zo de overheadkosten van de BV te dekken. Een bedrijf dat parkeerplaatsen wil huren betaalt de BV. De BV betaalt een bedrijf dat parkeerplaatsen verhuurt.

74

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

2.4 Fasering Pendelbusje: De mogelijkheden van het laten rijden van een pendelbusje (en van vervoermanagement in zijn algemeenheid) zijn sterk afhankelijk van het gebruik dat bedrijven ervan (willen) maken. Dit houdt in dat er een minimaal aantal gebruikers moet zijn om het voor een aanbieder rendabel te maken. Het pendelbusje gaat dan ook pas rijden op het moment dat er voldoende zekerheid is over voldoende reizigers. Het is de taak van de BV om (pro-actief) dat moment te bepalen, waarbij de BV zelf geen exploitatierisico mag lopen. Parkeerplaatsen: Het uitwisselen van parkeerplaatsen kan meteen aangeboden worden op het moment dat de eerste bedrijven zich vestigen (april 200 1). 2.5 Profielschets van de aanbieder De aanbieder van het pendelbusje is gespecialiseerd in personenvervoer. De aanbieder laat een pendelbusje van en naar het station van Nieuw-Vennep rijden. Dit busje is in staat snel en comfortabel het reizigersaanbod te verwerken. De aanbieder verzorgt een registratie- en betalingssysteem op basis waarmee reizigers op eenvoudige wijze van het busje gebruik kunnen maken.

75

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 3 Uitbreidingspakket

76

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

Bijlage 3.1- Uitbreidingspakket 1. Inleiding De samenstelling van het basispakket en het facultatieve pakket zoals dat momenteel is ingevuld vormt het startaanbod van parkmanagement. In de toekomst kan het aanbod worden uitgebreid met nieuwe producten en diensten. Een uitbreiding van het facultatieve pakket moet door de leden van de vereniging per algemene stemming worden goedgekeurd met een absolute meerderheid. Een uitbreiding van het basispakket kan alleen als alle leden hun goedkeuring verlenen (algemene stemmen). De producten en diensten die hier worden genoemd als mogelijke uitbreiding van het aanbod komen in principe alleen in aanmerking voor opname in het facultatieve pakket (het zijn individuele goederen). In een uitbreiding van het producten en dienstenaanbod speelt de BV een sleutelrol. De BV stelt zich pro-actief op om zowel aanbod als afname van nieuwe producten en diensten te stimuleren. Het is haar taak om bij bedrijven (afnemers) de eventuele behoeften te peilen, bij huidige of potentiële aanbieders de mogelijkheden blijvend in de gaten te houden en de vereniging te adviseren over kansrijke uitbreidingsmogelijkheden. 2. Resultaten milieuscans Op 17 augustus 2000 waren er 11 milieuscans uitgevoerd. Eén van de onderdelen van die milieuscans was parkmanagement, waarin aan de bedrijven werd gevraagd aan welke producten en diensten zij behoefte hebben. Uit de resultaten tot nu toe bleken drie producten en diensten kansrijk: 1. gezamenlijk personenvervoer van en naar NS-station (reeds onderdeel van vervoermanagement, mits exploitabel) 2. gezamenlijke wasplaats / onderhoudswerkplaats voor vrachtwagens (om rendabel te kunnen exploiteren minimaal 25 vrachtwagens vereist) 3. gezamenlijke catering De volgende producten en diensten werden ook door de bedrijven genoemd, maar werden door Tebodin BV bestempeld als nog niet kansrijk (tussen haakjes staat het aantal keren dat een product of dienst werd genoemd): - beveiliging (3) - kinderopvang (3) - goederenvervoer (2) - tankstation (2) - schoonmaak (2) - magazijn / opslag (1) - commerciële voorzieningen (1) 3. Transportcluster Bedrijvenkamer 2 Momenteel loopt er een workshop met vier grote transport- en logistieke bedrijven die is opgezet om in onderlinge afstemming bedrijvenkamer 2 in te richten. Naast afstemming voor de ruimtelijke inrichting (kavelinrichting, situering bedrijfsgebouwen, afstemming expeditie, gezamenlijke verhardingen e.d.) wordt bekeken of het mogelijk is een aantal gezamenlijke voorzieningen te realiseren. Naar alle waarschijnlijkheid zijn dat de volgende voorzieningen: - gezamenlijke tankvoorziening - gezamenlijke wasplaats - levering van banden (één van de bedrijven is een bandenleverancier)

77

Parkmanagement Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid

Handboek ter operationalisatie (concept)

4. Hotelontwikkeling Bedrijvenpark Nieuw-Vennep Zuid is de realisatie van een hotel gepland. Deze ontwikkeling biedt kansen voor parkmanagement: - het hotel kan ruimte reserveren voor de huisvesting van de parkmanagement-organisatie: een kantoor en een vergaderruimte voor bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen - de vergaderruimte voor de vereniging kan tevens beschikbaar worden gesteld voor de bedrijven als onderdeel van het facultatieve pakket - de catering van het hotel kan ook als onderdeel van het facultatieve pakket worden gebruikt, de BV bedingt dan bijvoorbeeld kortingen voor de gevestigde bedrijven - het hotel kan ook additionele voorzieningen aanbieden of huisvesten: kinderdagverblijf, stomerij / wasserette, horeca /lunchroom, fitnessruimte e.d. - het kan met name voor het hotel interessant zijn om deel te nemen aan het onderling uitwisselen van parkeerplaatsen (als onderdeel van vervoermanagement): in het laagseizoen kan zij parkeerplaatsen ter beschikking stellen en in het hoogseizoen kan zij bij bedrijven extra parkeerplaatsen reserveren - indien er ruimte gereserveerd wordt voor een langparkeerplaats dan biedt het hotel al de nodige basisvoorzieningen, ook zou de BV kortingen kunnen bedingen op de prijs van een bed voor overnachtende chauffeurs 5. Mogelijke uitbreidingen Onderstaand zijn een aantal producten en diensten opgesomd waarmee in de toekomst het aanbod van producten en diensten mogelijk kan worden uitgebreid: - algemene voorzieningen: langparkeerplaats met wasgelegenheid, openbaar toilet, telefooncel, pinautomaat, drank- en eetautomatiek e.d. - marketing en acquisitie: PR van de locatie en afzonderlijke bedrijven, gerichte acquisitie bij verhuisbewegingen e.d. - energiemanagement: gezamenlijke inkoop van energie en grondstoffen, gezamenlijk gebruik van energiesystemen / clustering e.d. - afvalmanagement: gescheiden inzameling, hergebruik /opwaardering e.d. ict-voorzieningen: gezamenlijk netwerk, gezamenlijke afname en verhuur ict-apparatuur en -abonnementen, helpdesk e.d. - kinderopvang - horecavoorzieningen: restaurant, lunchroom, catering e.d. postverzorging: mailings, frankeerdiensten, sorteren - secretariaatsdiensten: (tijdelijke) secretaresses, receptiediensten, archivering, bijeenkomsten organiseren, bibliotheek e.d. - schoonmaakdiensten vergaderfaciliteiten / presentatieruimte repro-diensten: kopieer- en drukwerk, grafische vormgeving e.d. personeels- en arbeidspool: flexwerkers, bijscholing, stage-plekken e.d. opslagfaciliteiten - gezamenlijke was- en onderhoudsplaats voor vrachtwagens bedrijfswagenverhuur - winkelvoorzieningen - consumentgerichte voorzieningen: stomerij, wasserette, schoenreparatie, kapper e.d. sportvoorzieningen: fitnessclub e.d.

78