BIJLAGE 1 HANDBOEK PARKMANAGEMENT

Gemeente Haarlemmermeer

Leeswijzer Handboek Parkmanagement

KPMG Metrum De Meern, 23 november 1999 Dit rapport heeft 12 pagina's 994040/DU/FK/cvb

du/fk/2

Inhoudsopgave

1 Inleiding .............................................................................................................................2 2 Bepalen ambitieniveau.......................................................................................................3 3 Keuze organisatie model....................................................................................................5 4 Organisatie profiel..............................................................................................................6 5 Exploitatiemodel.................................................................................................................7 6 Juridische verankering .......................................................................................................g 7 Oprichting van de organisatie.............................................................................................9

du/fk/1

Gemeente Haarlemmermeer Handboek Parkmanagement

1 Inleiding In dit handboek wordt aan de hand van de opzet van parkmanagement op Station Beukenhorst Zuid, een stappenplan gepresenteerd. De stappen die doorlopen zijn om tot een parkmanagement organisatie te komen, zijn de volgende: 1. bepalen ambitieniveau (hoofdstuk 2); 2. keuze organisatie model (hoofdstuk 3); 3. organisatie profiel (hoofdstuk 4); 4. exploitatiemodel (hoofdstuk 5); 5. juridische verankering (hoofdstuk 6); 6. oprichting van de organisatie (hoofdstuk 7). De stappen 1 tot en met 6 worden beschreven. Per hoofdstuk wordt één stap afzonderlijk behandeld, vanuit een algemeen kader wordt ingezoomd op de case SBZ, het praktijkvoorbeeld. De documenten waarnaar in de verschillende hoofdstukken verwezen wordt, zijn opgenomen achter de verschillende tabbladen in dit handboek. In het geval van SBZ is gewerkt met een kernteam parkmanagement. Dit kernteam bestond uit een aantal personen die ook zitting hadden in de projectgroep SBZ. Deze personen zijn vanuit de projectgroep gedelegeerd om aan de opzet van parkmanagement te werken. In een aantal sessies met het kernteam zijn de bovenstaande stappen doorlopen. Dit heeft geresulteerd in het model voor parkmanagement zoals dat op SBZ van start zal gaan.

2

Gemeente Haarlemmermeer Handboek Parkmanagement

2 Bepalen ambitieniveau Het ambitieniveau van parkmanagement moet allereerst vastgesteld worden. Het is van belang dat het ambitieniveau van parkmanagement haalbaar en realistisch is. Wanneer een te hoog ambitieniveau wordt nagestreefd, wordt het afbreukrisico verhoogd. Om te bepalen wat een haalbaar en realistisch niveau is moeten allereerst de wensen en de eisen van de verschillende stakeholders tegen elkaar afgezet worden. De belangrijkste stakeholders zijn de gemeente, de projectonwikkelaars, de beleggers en de gebruikers (huurders en eigenaar gebruikers). Met een marktverkenning (private verkenning) kunnen de wensen van de markt in kaart gebracht worden. Hiervoor heeft de gemeente Haarlemmermeer samen met de gemeente Utrecht door Twijnstra Gudde een onderzoek laten uitvoeren1. Naast de marktverkenning is ook een gemeentelijke verkenning (publieke verkenning) uitgevoerd. Hiertoe zijn interviews 2 gehouden met een aantal betrokkenen binnen de gemeente. In het geval van SBZ is gesproken met medewerkers van de afdelingen: milieu, economische zaken, juridische zaken en met de projectleider. Daarnaast is ten behoeve van de gemeentelijke verkenning een inventarisatie gemaakt van de reeds aanwezige stukken, zoals memo's aan de raad, commissie en de stand van zaken m.b.t. de besluitvorming. In de Startnotitie3 wordt de marktverkenning in verband gebracht met de gemeentelijke verkenning. In een latere fase (zie hoofdstuk 4 organisatie profiel) is het ambitieniveau nader gespecificeerd. In de producten en diensten die de parkmanagement organisatie aan gaat bieden, de wijze waarop dit gebeurt en het tijdsverloop daarbij, is een aantal keuzen gemaakt. De producten en diensten worden in het rapport organisatie profiel beschreven. Een deel van de producten en diensten wordt verplicht en een andere deel individueel (optioneel). Verplichte producten en diensten gelden voor alle op SBZ gevestigde bedrijven en individueel (optioneel) zijn die producten en diensten waarvoor de bedrijven al dan niet kunnen kiezen. Voor individuele (optionele) producten en diensten zullen bedrijven afzonderlijk moeten betalen, veelal naar mate van gebruik. Daarnaast kan nog een zogenoemd uitbreidingspakket onderscheiden worden. Deze producten en diensten worden niet bij de start van parkmanagement organisatie meegenomen, maar pas na verloop van tijd aangeboden. Of de producten en diensten uiteindelijk onder parkmanagement geschaard gaan worden, is mede afhankelijk van de ontwikkeling van de parkmanagement organisatie en de vraag van de bedrijven. Voor SBZ is gekozen om de eerste vijf jaren een zogenoemd startpakket aan te bieden bestaande uit de volgende producten: parkeermanagement vervoermanagement milieumanagement beveiliging en bewaking

1 2 3

Marktverkenning van Twijnstra Gudde (zie bijlage/tabblad 1). Vragenlijst interviewronde t.b.v. de startnotitie, 1 juni 1999 (zie bijlage/tabblad 2). Startnotitie Parkmanagement Station Beukenhorst Zuid, 8 juli 1999 (zie bijlage/tabblad 3).

3

Gemeente Haarlemmermeer Handboek Parkmanagement

beheer van wegen beheer van groen beheer van water beheer van bruggen beheer van verlichting reclame uitingen telecomvoorzieningen kinderopvang Een deel van deze producten is verplicht en een deel individueel. De bedoeling van dit startpakket is om de eerste jaren een goede, stevige basis te genereren voor parkmanagement. Het startpakket mag de eerste vijf jaar niet beperkt worden, er mogen geen producten en diensten verdwijnen. Wel is het mogelijk om bij voldoende draagvlak bepaalde producten en diensten toe te voegen.

4

Gemeente Haarlemmermeer Handboek Parkmanagement

3 Keuze organisatie model Om tot de keuze van een organisatie model kan een afwegingsmatrix 4 als leidraad dienen. In deze matrix staan op de verticale as de criteria en op de horizontale as de mogelijke organisatie modellen of de bouwstenen voor organisatie modellen. In het scala aan criteria5 moet allereerst een prioritering aangebracht worden. De criteria die naar voren zijn gekomen in de eerste stap (bepalen ambitieniveau) zijn voorgelegd aan het kernteam en hieruit heeft een ieder een top 5 van belangrijkste criteria samengesteld. Op deze wijze is een weging aangebracht in de criteria'. De afzonderlijke criteria6 zijn geclusterd in 5 groepen7, waarvan de continuïteit van de organisatie en de kwaliteit de belangrijkste zijn. Voor een parkmanagement organisatie zijn geen min of meer gestandaardiseerde organisatie modellen beschikbaar waaruit gekozen kan worden. Derhalve kan met behulp van "bouwstenen"8 een aantal organisatie modellen opgesteld worden. Hierbij is onderscheid gemaakt in het strategische en het tactische niveau9. Op het operationele niveau wordt niet verder ingegaan, dit betreft immers de bedrijven die het uitvoerende werk in opdracht van de parkmanagement organisatie gaan doen. Van de onderscheiden bouwstenen, is de juridische vormgeving van doorslaggevende betekenis. Met een bepaalde juridische vormgeving kan een groot deel van de prioriteiten (criteria) ondervangen worden. In een overzichtstabel10 is aangegeven welke kenmerken bij de verschillende juridische organisatie vormen horen. Op basis van de prioriteiten in de afwegingscriteria en de kenmerken van de verschillende juridische vormen, is voor SBZ gekozen voor een Stichting die het fonds beheert en een BV die het parkmanagement uitvoert. De lange duur in combinatie met de commerciële en vernieuwende werkwijze van de organisatie, worden op deze manier het beste gegarandeerd. In het organisatie profiel (hoofdstuk 4) wordt de organisatie uitgebreid omschreven.

4 5 6 7 8 9
10

Afwegingsmatrix, 16 juni 1999 (zie bijlage/tabblad 4). Afwegingscriteria, 16 juni 1999 (zie bijlage/tabblad 5). Prioriteiten in de afwegingscriteria, 16 juni 1999 (zie bijlage/tabblad 6). Clustering van de prioriteiten, 30 juni 1999 (zie bijlage/tabblad 7). Bouwstenen organisatie modellen, 28 juni 1999 (zie bijlage/tabblad 8). Beschrijving parkmanagement proces in drie niveaus, 28 juni 1999 (zie bijlage/tabblad 9). Juridische organisatie vormen, 7 juli 1999 (zie bijlage/tabblad 10).

5

Gemeente Haarlemmermeer Handboek Parkmanagement

4 Organisatie profiel In het organisatie profiel wordt de parkmanagement organisatie verder uitgewerkt in termen van: 1. De opgave: de doelstelling van de parkmanagement organisatie en de belangen van de afzonderlijke stakeholders; 2. De analyse: de marktanalyse (product-marktcombinaties), kansen en bedreigingen; 3. Het ontwerp: de stakeholders, de organisatorische en besturingsprincipes, het organisatie model, de bemensing, de financiën en de beheersing; 4. Implementatie: het tijdsschema. Voor SBZ is deze aanpak gevolgd11.

11

Organisatie profiel parkmanagement organisatie Station Beukenhorst Zuid, 2 september 1999 (zie bijlage/tabblad 11).

6

Gemeente Haarlemmermeer Handboek Parkmanagement

5 Exploitatiemodel Wanneer het producten en diensten pakket vastgesteld is, kan een inschatting gemaakt worden van de kosten voor de onderdelen. Ook de operationele kosten zoals personeelskosten en huisvestingskosten moeten meegenomen worden. Aan de andere kant staan de opbrengsten. De verschillende mogelijkheden om opbrengsten voor parkmanagement te genereren zijn: opslag op de grondprijs; jaarlijkse bijdrage van de gemeente bestaande uit jaarlijkse onderhoudsbudgetten en/of subsidies; jaarlijkse bijdrage van de beleggers; jaarlijkse bijdrage van de gebruikers kunnen rechtstreeks of via beleggers geïnd worden; een opslag op de prijs voor goederen en diensten die in het optionele pakket zitten; … In het bijgevoegde exploitatie model12 zijn die producten en diensten opgenomen die in het startpakket zitten. Tevens is een beschrijving13 gegeven van de verschillende producten en diensten en de implicaties hiervan voor het exploitatiemodel, deze beschrijving gaat in op de kostenkant van parkmanagement.

12 13

Concept exploitatie model parkmanagement organisatie SBZ, 11 oktober 1999. Beschrijving exploitatie model parkmanagement organisatie SBZ, 11oktober 1999.

7

Gemeente Haarlemmermeer Handboek Parkmanagement

6 Juridische verankering Parkmanagement kan op een aantal manieren juridisch vastgelegd en voor de toekomst veilig gesteld worden. Bij erfpacht situatie kan in de erfpachtvoorwaarden parkmanagement opgenomen worden. Op deze manier is parkmanagement vrij eenvoudig voor de toekomst veilig te stellen. In het geval van verkoop van de grond, kan parkmanagement als voorwaarde worden meegenomen en opgenomen worden in de grondverkoopakte. Er zijn verschillende manieren om parkmanagement juridisch te vertalen. De mogelijkheden zijn, parkmanagement als: kettingbeding: een overeenkomst waarbij men de wederpartij een verplichting oplegt om een bepaalde verplichting door te geven bij vervreemding van een bepaalde onroerende zaak, bijna altijd op straffe van hoge geldboetes. kwalitatief recht: een bepaald recht in verband met een goed dat toebehoort aan de rechthebbende die bij dat recht slechts belang heeft zolang deze persoon het goed behoudt. Dit recht vloeit voort uit een overeenkomst. Hiervoor is geen notariële akte vereist, zelfs geen schriftelijk stuk. kwalitatieve verplichting: een beding dat een dulden of niet doen betreft, het rust op een registergoed en wordt bedongen bij overeenkomst door de "heersende" persoon. Van de overeenkomst wordt een notariële akte opgemaakt die in de registers wordt ingeschreven. Een kwalitatieve verplichting lijkt veel op een erfdienstbaarheid. In het geval van een kwalitatieve verplichting kan parkmanagement voor de toekomst het beste en langste veiliggesteld worden c.q. instandgehouden worden. Een kettingbeding en een kwalitatief recht zijn minder geschikt hiertoe. Op SBZ wordt parkmanagement reeds in de aanbesteding als voorwaarde gesteld. Deze voorwaarde dient op één van de bovengenoemde manieren juridische vertaald te worden.

8

Gemeente Haarlemmermeer Handboek Parkmanagement

7 Oprichting van de organisatie De uiteindelijke keuze voor een bepaald organisatie model en dan met name de juridische component daarin, bepaalt de manier waarop de parkmanagement organisatie opgericht wordt. In het geval van SBZ valt de oprichting uiteen in twee stappen: 1. de Stichting: wordt opgericht voordat het fonds gevormd wordt, derhalve voordat de gemeente grondopbrengsten ontvangt. Voor de Stichting moeten statuten worden opgesteld door de notaris 14. 2. de BV: wordt opgericht nadat het fonds gegenereerd is en voordat de panden in gebruik genomen worden.

14

Concept Statuten Stichting Parkmanagement SBZ, 11 oktober 1999.

9