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Ao de la diversificacin productiva y del

fortalecimiento de la educacin

UNIVERSIDAD NACIONAL DE
HUANCAVELICA
(Creada por ley N 25265)

LA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES


ESCUELA ACADMICA PROFESIONAL DE
ADMINISTRACIN

INFORME DE:
PRCTICAS PRE-PROFESIONALES
INSTITUCIN DE PRCTICAS:
UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA

PRESENTADO POR:

ORTIZ TAIPE, Luis Alberto.

ASESOR:

Lic. Adm. Hctor QUINCHO ZEVALLOS.

FECHA DE INICIO:

24 de octubre de 2014.

FECHA DE TRMINO:

24 de enero de 2015.

HUANCAVELICA, 2014

A mi madre por su bondad y


sacrificio.

AGRADECIMIENTO
Expreso mi agradecimiento a los profesores de la escuela acadmica
profesional de administracin por ver mi formacin acadmica durante estos
aos y al personal de la Direccin Universitaria de Logstica, por darme la
oportunidad de realizar mis prcticas Pre-Profesionales dentro de la entidad
que tienen a su cargo, a fin de adicionar con la prctica los conocimientos
adquiridos en las aulas universitarias.
Y agradezco infinitamente a mi madre y hermanos a quienes debo su
apoyo para el desarrollo de mi formacin profesional.

NDICE
INTRODUCCIN............................................................................................... 6
CAPTULO I..................................................................................................... 7
1.1. DATOS GENERALES.................................................................................. 7
1.1.1.

CENTRO DE ESTUDIOS.................................................................7

1.1.2.

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL..........................................7

1.1.3.

TIPO DE PRCTICA.......................................................................7

1.1.4.

INSTITUCIN DE PRCTICA..........................................................7

1.1.5.

DIRECCIN................................................................................... 7

1.1.6.

UNIDAD........................................................................................ 7

1.1.7.

PRACTICANTE.............................................................................. 7

1.1.8.

DURACIN................................................................................... 7

1.1.9.

HORARIO..................................................................................... 7

1.1.10.

FECHA DE INICIO.......................................................................8

1.1.11.

FECHA DE CULMINACIN..........................................................8

1.2. OBJETIVOS............................................................................................... 8
1.2.1.

OBJETIVO GENERAL....................................................................8

1.2.2.

OBJETIVOS ESPECFICOS............................................................8

1.3. MTODOS, TCNICAS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS...............................9


1.3.1.

MTODOS.................................................................................... 9

1.3.1.1.

MTODO ESTADSTICO..............................................................9

1.3.1.2.

INDUCTIVO................................................................................ 9

1.3.1.3.

DEDUCTIVO............................................................................... 9

1.3.1.4.

MTODO ANALTICO..................................................................9

1.3.1.5.

MTODO DESCRIPTIVO...........................................................10

1.3.2.

TCNICAS.................................................................................. 10

1.3.3.

INSTRUMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES:................................11

1.4. DESCRIPCIN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA........12


1.4.1.

BREVE RESEA HISTRICA.......................................................12

1.4.2.

MISIN Y VISIN.........................................................................15

VISIN.................................................................................................... 15

MISIN.................................................................................................... 15

CAPTULO II.................................................................................................. 16
2.1. DESCRIPCIN DEL REA DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ADMINISTRATIVA..................................................................................... 16
4

2.2. FUNCIN DEL REA DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


ADMINISTRATIVO-SIGA............................................................................17
2.3. COMPETENCIAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ADMINISTRATIVO-SIGA............................................................................18
2.3.1

MDULO DE LOGSTICA.............................................................18

2.3.2

MDULO PATRIMONIO................................................................19

2.4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL RECTORADO.......................................21


2.5. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL REA DE SISTEMA INTEGRAL DE
GESTIN ADMINISTRATIVO-SIGA.............................................................22
CAPITULO III................................................................................................. 23
3.1.

ACTIVIDADES DESARROLLADAS.........................................................23
3.1.1.PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIN DE DATOS MODULO
LOGSTICA.................................................................................... 23
A.

ASPECTOS GENERALES.....................................................23

B.

PASOS Y PROCESOS...........................................................23

3.1.2.PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIN DE DATOS MODULO


PATRIMONIO............................................................................... 30
A.

ASPECTOS GENERALES.............................................................32

B.

PASOS Y PROCESOS...................................................................32

DISCUSIN.................................................................................................... 39
CONCLUSIONES............................................................................................ 43
RECOMENDACIONES.................................................................................... 44
BIBLIOGRAFA.............................................................................................. 45
ANEXO........................................................................................................ 466

INTRODUCCIN
La formacin profesional, al concluir los cinco aos de estudios, es
integra y una oportunidad para conocer y poner en prctica los conocimientos
tericos obtenidos, durante casi cinco aos, dentro de las aulas universitarias y
contrastar su relacin, terico y prctico en el ejercicio laboral; para
desenvolverse mejor como futuro administrador, para ello es indispensable que
antes de tener un espacio laboral, se tenga conocimiento de lo prctico, porque
muchas veces la parte terica no tiene una relacin directa en la prctica en las
diversas organizaciones pblicas o privadas.
La prctica pre - profesional es parte de la formacin profesional de
manera que es integral y holstica, basado en la formacin acadmica y en
aspectos tericos de la carrera profesional, el cual consolida en el que hacer
del futuro profesional en administracin, permitiendo hacer un contraste entre la
teora y la prctica, proceso del cual el practicante mide y descubre sus
capacidades, habilidades, destrezas y actitudes que muchas veces no se
descubren en las aulas y que se reflejan a flote cuando se encuentran
ejerciendo la profesin.
Este se consolida lo aprendido durante el desarrollo de mis prcticas Pre
profesionales desarrollados en el rea de SIGA de la Universidad Nacional de
Huancavelica, que ha

enriquecido mi formacin personal y profesional, y

esperando que el presente informe coadyuve como antecedente y gua para el


desarrollo para las futuras prcticas pre - profesionales y sus respectivos
informes, de cada uno de los compaeros de la E.A.P. Administracin de la
Universidad Nacional de Huancavelica.

EL estudiante.

CAPTULO I
1.1. DATOS GENERALES.
1.1.1.
CENTRO DE ESTUDIOS.
Universidad Nacional de Huancavelica.
1.1.2.

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL.


Administracin.

1.1.3.

TIPO DE PRCTICA.
Pre profesional.

1.1.4.

INSTITUCIN DE PRCTICA.
Universidad Nacional de Huancavelica.

1.1.5.

DIRECCIN.
Direccin universitaria de logstica.

1.1.6.

UNIDAD
rea de Sistema integrado de gestin administrativa.

1.1.7.

PRACTICANTE.
ORTIZ TAIPE, Luis Alberto.

1.1.8.

DURACIN.
03 meses.

1.1.9.

HORARIO.

HORARIO DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES


Das/hora

Lunes

Martes

Mircoles

Jueves
Viernes

Insertar
Revisin de
08:00-10:00 AM informes.

Evaluacin
10:00-12:00 PM de reportes.

datos al

Insertar

Insertar

datos al

datos al

sistema. sistema.

sistema.

Insertar

Insertar

Insertar

Presentacin de

datos al

datos al

datos al

observaciones

sistema.

sistema.

sistema.

de la semana al
responsable.

Insertar

Insertar

Insertar

Asignacin

datos al

datos al

datos al

02:30-05:00 PM de Mdulos

sistema.

sistema.

sistema.

1.1.10.
1.1.10.

FECHA DE INICIO.
24 de octubre del 2014.
1.1.11.

FECHA DE CULMINACIN.
24 de enero del 2015.

1.2. OBJETIVOS.
1.2.1. OBJETIVO GENERAL.
Formar un perfil profesional competitivo fortaleciendo las
habilidades y conocimientos tericos adquiridos en la
universidad.
Fortalecer la experiencia de una formacin profesional integra
con criterio independiente de manejo de los procesos de
administracin en el campo prctico.
Cumplir con el requerimiento de las prcticas pre
profesionales para la obtencin de la resolucin de expedito,
contemplado en el reglamento de grados y ttulos
1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Lograr el manejo de los procesos y aplicaciones del software
del sistema integrado de gestin administrativa-SIGA.
9

Mejorar las habilidades tcnicas de procedimiento y seleccin


de informacin de acuerdo a las necesidades.
Conocer la experiencia laboral en un espacio pblico en
manejo de tecnologas de informacin.
Desarrollar un criterio personal de solucin de problemas con
la informacin que se cuenta y el manejo de los mismos para
el procesamiento.
Fomentar las estrategias, experiencias tericas, aprendizajes
percibidas para consecucin de objetivos en un clima
aceptable de trabajo
1.3. MTODOS, TCNICAS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS.
1.3.1. MTODOS.
En el tiempo que se desarroll la prctica Pre profesional en el
rea de Sistema Integral de Gestin Administrativa, de la
Universidad Nacional de Huancavelica, se hicieron necesarios
utilizar mtodos como el analtico y el descriptivo, los cuales se
detallan a continuacin.
1.3.1.1. MTODO ESTADSTICO.
Durante el desarrollo de las actividades diarias en el rea
de Sistema Integral de Gestin Administrativo, este
mtodo se utiliz para registrar el mdulo de patrimonio y
almacn,

para calcular las depreciaciones de cada

producto que exceda la octava parte de un UIT.


1.3.1.2. INDUCTIVO.
Permite analizar la informacin y los datos de hechos
particulares a enunciados generales.
1.3.1.3. DEDUCTIVO
Este mtodo permite extraer el particular ltimo de un
hecho, proposicin o informacin general.
1.3.1.4. MTODO ANALTICO.
Por su caracterstica metdico se utiliz durante todo el
tiempo de las prcticas en el rea de Sistema Integral de
Gestin Administrativo de la Universidad Nacional de
Huancavelica

ejecutando
10

un

anlisis

cuantitativo

cualitativo de las existencias y los diferentes documentos


adquisicin que realizo la universidad y, por ltimo,
opiniones realizados en esta rea de acuerdo a nuestra
competencia.
1.3.1.5. MTODO DESCRIPTIVO.
Este mtodo se utiliz para describir detalladamente para
registrar los mdulos de patrimonio y almacn y los
mecanismos por donde fluye cada proceso de los trabajos
delegados por el jefe inmediato y la informacin requerida
para la elaboracin de las diferentes actividades.
1.3.2. TCNICAS.
Son las tcnicas un medio importante de ayuda, estableciendo
ciertas normas, as mismo indicando los instrumentos sealando
los medios y recursos en el logro del objetivo trazado los cuales
se utilizaron en el transcurso de las prcticas pre profesional en el
rea de Sistema Integral de Gestin Administrativo de la
Universidad Nacional de Huancavelica.
1.3.2.1.

OBSERVACIN.

Esta tcnica tiene la importancia primaria para conocer


a detalle la funcin del sistema de SIGA; comenzando
desde la capacitacin para el manejo de este sistema y
asimilar diariamente muchas inquietudes que se
presentan con los datos de los mdulos de patrimonio y
almacn procesos, actividades, documentos y dems
medios que permite conocer la situacin del rea de
Sistema Integral de Gestin Administrativo de la
Universidad Nacional de Huancavelica.
1.3.2.2.

ENTREVISTA.

Para la elaboracin del presente informe, se realiz


consultas al responsable de implementacin de SIGA
de CONECTAMEF y los responsables de esta rea de
la Oficina de logstica de la Universidad Nacional de
11

Huancavelica para obtener ms que informacin, su


colaboracin con preguntas y observaciones de sus
actividades diarias en cumplimiento de su funcin.
1.3.2.3.

RECOLECCIN DE DATOS.

El presente informe est elaborado en base a datos


recopilados de diferentes fuentes de informacin sean
esta por medio de observacin, entrevista, consulta a
profesionales, medios bibliogrficos entre otros; el cual
ha sido procesado mediante una descripcin y posterior
anlisis para consolidar y transformar en informacin
til el cual se refleja en el presente informe.
Esta tcnica proporcion informacin ms exacta y
verdica, de lo que uno requiere para el procesamiento
de una informacin adecuada y pertinente con la misma
naturaleza de la informacin obtenida.
1.3.3. INSTRUMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES:
A. MATERIALES DE CONSULTA.
Manuales de logstica.
Manuales de patrimonio
Libro de existencias.
rdenes de compra.
Manual de SIA.
Reglamento de organizacin y funciones.
Libro de ofimtica.
B. EQUIPOS.
Equipos de cmputo.
Pizarra electrnica.
Sillones.
Escritorio.
Impresora.
Dispositivo USB, etc.
C. INSTALACIONES.
Sistema SIGA
Sistema SIA
Internet (sunat, sunarp)

12

1.4. DESCRIPCIN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE


HUANCAVELICA.
1.4.1.

BREVE RESEA HISTRICA.

Los orgenes de la Universidad Nacional de Huancavelica, se


remonta a la poca del gobierno del Gral. Manuel A. Odra, en la
que se presentan una serie de proyectos de creacin, hasta el
perodo del rgimen aprista, en el que el Proyecto de Creacin,
presentado por el diputado Dr. Moiss. Tambin del Valle fue
aprobado por Ley N 25265, la misma que se promulg y se
public el 20 de junio de 1990, creando la Universidad Nacional
de Huancavelica con las siguientes Facultades: Ciencias de
Ingeniera, Educacin y Enfermera, siendo la primera Universidad
peruana que, por creacin tiene un carcter descentralizada. Es
de mencionar la contribucin eficaz de los diputados de entonces
seores Tasiano Girn, Andrs Loayza y Alejandro Herrera. As
como el senador de la Repblica Rolando Brea Pantoja y de la
Asociacin

de

Estudiantes

Universitarios

Huancavelicanos

Residentes en Lima, presididos por el Dr. Jorge Matos Mendieta.


La Primera Comisin Organizadora fue designada por la
Asamblea Nacional de Rectores, mediante la Resolucin N 027090-ANR del 02 de octubre de 1990, comisin esta que vino a
Huancavelica para instalar oficialmente la UNH, en sta ciudad
que es la sede central. Fue el domingo 14 de octubre de ese ao
en el que se llev acabo, en la plaza de Armas, aquella ceremonia
inolvidable

de

instalacin,

constituyendo

un

verdadero

acontecimiento cultural que marc un hito en la historia regional


de Huancavelica, en la que particip el pueblo entero con toda su
fuerza viva, sentndose luego el acta correspondiente en el libro
de oro de hechos histricos de Huancavelica, donde registraron
sus firmas las autoridades de la localidad, los miembros de la
comisin y cientos de ciudadanos que presenciaron tan
importante acontecimiento.

13

El domingo 29 de setiembre de 1991, se realiz el primer examen


de admisin en los ambientes del Centro Escolar N 37001 (Los
Pepines) de Huancavelica, en el que, de los 1231 postulantes,
lograron ingresar 860 jvenes, los primeros estudiantes de esta
flamante Universidad y, el 15 de junio de 1992, en un acto
igualmente histrico, la UNH dio inicio sus actividades acadmicas
tanto en Huancavelica como en las subsedes descentralizadas de
Acobamba, Angaraes y Tayacaja.
La primera comisin organizadora de la UNH, gobern hasta el
ao 1992, gestin en la que se logr constituir parte del primer
pabelln de Educacin, obtenindose un avance fsico de 12.50%
eran miembros de aquella primera comisin: presidente Ing.
Armando Zarate Gonzles, vicepresidente acadmico el Ing.
Mario Crdova, y vice administrativo Marino Llanos Villajun.
La Asamblea Nacional de Rectores, con fecha del 26 de febrero
de 1993, expidi la Resolucin N 278- 93-ANR, nombrando a los
nuevos miembros de la segunda Comisin Organizadora de la
Universidad Nacional de Huancavelica, que estaba conformada de
la siguiente manera: presidente, Lic. Carlos Galarza Zavaleta;
vicepresidente

acadmico,

Lic.

Jos

Lpez

Ganoza;

vicepresidente administrativo, CPC Alejandro Rodrguez Aguilar.


La Segunda Comisin Organizadora comenz su administracin y
dictado de clases en un local escolar del barrio de San Cristbal,
que fue prestado para el funcionamiento de las Escuelas
Profesionales diversas, igualmente se reiniciaron las obras en la
Ciudad Universitaria de Paturpampa.
Poco a poco se fueron incorporando nuevas Escuelas acadmico
profesionales como la de Administracin, Contabilidad, Ingeniera
Civil, Ingeniera de Agroindustria, Derecho y Ciencias Polticas y
Obstetricia, mediante Resoluciones N. 175, 176, 177, 178, 1792003-R-UNH,

respectivamente.

De

igual

manera,

nuestra

infraestructura fue amplindose y mejorando para brindar


cobertura a la nueva poblacin estudiantil que tocaba a nuestra
puertas; es as como se construy la Biblioteca Central, el
14

moderno edificio de la Facultad de Ciencias Empresariales (nico


en su gnero en Huancavelica) la Sala Internacional de
Videoconferencia,

el

pabelln

de

Facultad

de

Derecho,

Enfermera, el Comedor Universitario y diversas obras en las


sedes de la Acobamba, Pampas y Lircay, haciendo de nuestra
Universidad una de las ms modernas del pas. En el ao 2006,
por acuerdo de Consejo Universitario se crearon las Facultades
de Electrnica - Sistemas (Pampas), Ingeniera de Agronoma Agroindustrias (Acobamba) e Ingeniera de Minas-Civil (Lircay), lo
que ha permitido una verdadera descentralizacin administrativa y
acadmica,

invitando

al

progreso

de

nuestras provincias.

Podemos decir que en la actualidad cuenta con una poblacin


estudiantil de 4300 estudiantes distribuidos en todas las sedes,
adems cuenta con una Escuela de Post-Grado, encargada de
formar en el ms alto grado acadmico a los profesionales de
nuestra regin.
A pocos meses de culminar la gestin de la Dra. Camposano, se
presentan graves problemas en la Universidad. La creacin de la
Universidad de Tayacaja seccionando parte del presupuesto de la
UNH adems de su infraestructura ubicada en Pampas, conllev a
movilizaciones, paros y marchas a la ciudad de Lima, buscando
que el Congreso de la Repblica de marcha atrs en su intento de
afectar la economa de nuestra universidad.
En Huancavelica, se dan enfrentamientos entre los estudiantes y
las fuerzas del orden que culmina con la muerte de cuatro
personas en sendos enfrentamientos de los das 21 y 22 de junio,
das que quedaran marcados en la historia de los hijos de
Huancavelica en su lucha por defender la autonoma universitaria
y el presupuesto de la UNH.
En el mes de julio renuncia ante la ANR la Rectora, Dra. Yda
Camposano

Crdova,

asumiendo

el

cargo

el

Vicerrector

Acadmico, Mg. Ruggerths De La Cruz hasta el 15 de agosto que


llega por encargo de la ANR la Comisin Transitoria de Gobierno,
presidida por la Dra. Lida Violeta Asencios Trujillo procedente de
15

la Universidad Enrique Guzmn y Valle (La Cantuta); el


Vicerrectorado Acadmico lo asume el Dr. Daro Emiliano Medina
Castro, procedente de la Universidad Nacional de Trujillo; y el
Vicerrectorado Administrativo lo asume el Dr. Edwin Guillermo
Auris Melgar, procedente de la Universidad San Luis Gonzaga de
Ica.
Esta Comisin inici sus funciones poniendo nuevamente en
actividad

los

ambientes

administrativos

acadmicos

recalendarizando las labores acadmicas buscando no perder el


ao lectivo 2011, as como evitar las prdidas econmicas
producto de los meses de paralizacin, este gobierno dur en
funciones sesenta das.
1.4.2.
MISIN Y VISIN
VISIN
Universidad lder, competitiva e innovadora en la
formacin

acadmica,

cientfica

humanstica,

comprometida con el desarrollo sostenible de la


Regin.
MISIN
Universidad andina, descentralizada, formadora de
profesionales

cientficos

humansticos

comprometidos con el desarrollo integral, generando


conocimientos y transfiriendo tecnologa en armona
con el ambiente.

16

CAPTULO II
2.1. DESCRIPCIN DEL REA DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ADMINISTRATIVA.
El Sistema Integral de Gestin Administrativo-SIGA de la Universidad
Nacional de Huancavelica es un sistema de CONECTAMEF de Ministerio
de Economa Y Finanzas que recin se est implementando en esta
universidad en el marco del proceso de modernizacin del estado
peruano, las entidades se encuentra comprometida con la innovacin de
los procesos administrativos, como parte de sus objetivos.
17

El SIGA es un proceso informtico que integra a los procesos de los


sistemas administrativos de la universidad nacional de Huancavelica bajo
normatividad establecida por el Ministerio de Economa y Finanzas.
Tambin el SIGA est orientada a la gestin de la universidad que da a
da va ejecutando como el control de sus ingresos (recursos propios) a la
asignacin presupuestaria, a las compras que realiza, a la gestin de su
personal y planillas.
El Sistema que se viene implementando de manera satisfactoria en
la Universidad Nacional de Huancavelica est diseado para contribuir al
ordenamiento y simplificacin de los procesos de la gestin administrativa
en el marco de las normas establecidas por los rganos Rectores de los
Sistemas Administrativos. Administrativa-SIGA por eso es un aplicativo
que contribuir en el ordenamiento y simplificacin de los procesos de la
Gestin Administrativa en el aspecto logstico.
2.2. FUNCIN DEL REA DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ADMINISTRATIVO-SIGA.
Coordinar, planificar, organizar y controlar la implementacin del sistema
SIGA.
Suministrar los datos de bienes patrimoniales de la universidad a
Ministerio de Economa y Finanzas.
mantener actualizado la informacin de todos los centros de costos de la
universidad para lograr la implementacin y administracin.
integrar y actualizar todos las adquisiciones de la universidad hasta en
presente ao
Registro, administracin,

control

supervisin

de

los

Bienes

Patrimoniales de la universidad, que el sistema permita realizar el


seguimiento de las operaciones.
del Sector, con los fondos asignados en el Presupuesto Anual.
Ordenamiento de los procesos administrativos y definicin de roles.
registrar con un catlogo nico de Bienes y Servicios, estandarizado a
nivel nacional.
Reducir el tiempo de los procesos de entrada y salida de bienes del
almacn y menor margen de error.
Programacin real de necesidades de bienes y servicios y manejo de
proveedores.
18

Seguimiento y control de los consumos de bienes y servicios por Centro


de Costo.
Informacin de las existencias en Almacn en lnea.
Integracin de Procesos y registro nico de los mismos (Interfase con el
SIA).
Generacin

de

informacin

contable

(asientos

automticos

de

entradas/salidas de almacn).
Generacin de informacin para el Pliego y Entes Rectores (OSCE,

SBN, entre otros).


Identificacin de proveedores con mejores precios.
Identificacin de oportunidades para compras corporativas.
Compartir uso de stocks en situaciones de emergencia.
Control de los bienes patrimoniales.
Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad (Valores,
Ubicacin, Estado de conservacin), evitando compras innecesarias
(costo de oportunidad) y, facilitando el uso eficiente de los Activos (uso

concurrente.
Consulta de informacin de compras y contrataciones a nivel tem
(Catlogo de Bienes y Servicios del MEF), para la realizacin de
Procesos de Seleccin bajo la modalidad de Compra Corporativa y
Subasta Inversa, con el consiguiente ahorro de recursos.
2.3. COMPETENCIAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ADMINISTRATIVO-SIGA.
2.3.1

MDULO DE LOGSTICA
Mdulo de Logstica permite realizar el control de sus
requerimientos programados y no programados, haciendo uso del
SIGA en Web; as como utilizar diversos reportes que contribuyan
a la toma de decisiones, permitiendo mejorar la calidad y
desempeo del gasto pblico.
Tambin es una herramienta til para la Gestin Logstica de la
Universidad Nacional de Huancavelica, que permite administrar,
controlar, y emitir informacin de los Pedidos programados y no
programados, realizado por los Centros de Costo, en el marco del
cumplimiento de sus metas institucionales.

19

Est conformado por los procesos de Abastecimiento


correspondientes a Requerimientos de bienes y servicios
programados y no programados. Asimismo, proporciona reportes
que permiten contar con informacin confiable y oportuna,
comparar los datos de la Programacin vs el avance de la
Ejecucin,

Programacin

vs

las

Solicitudes

de

Pedidos,

Informacin de los Contratos generados, Certificacin vs avance


del Compromiso Anual y Mensual, as como diversos reportes
gerenciales que ayudarn a la toma de decisiones.
Competencias especficas de este mdulo.
A. Pedidos
El Sub Mdulo Pedidos, permite a los Centros de Costo, generar
sus pedidos de bienes programados en el Cuadro de Necesidades
para su atencin en Almacn y pedidos de bienes y servicios no
programados para su compra.
B. Consultas
El Sub Mdulo Consultas, a los Directivos de la Unidad
Ejecutora, realizar consultas y obtener diversos reportes que
ayudarn a la toma de decisiones, permitiendo mejorar la calidad
y desempeo del gasto pblico.
Esta opcin contiene las siguientes opciones: Programacin vs
Ejecucin,

Programacin

vs

Pedidos,

Contratos,

Reportes

Gerenciales, Certificacin vs Compromiso Anual y Compromiso


Mensual.
2.3.2

MDULO PATRIMONIO
Mdulo Patrimonio (MP), logrando que la Administracin de los
Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y transparente, en cada
una de las etapas del proceso.
El SIGA-MP, es una herramienta para la gestin del Control
Patrimonial, la misma que permite registrar, controlar, revisar y
emitir informacin sobre la administracin de los bienes de
propiedad de la universidad, de acuerdo a las disposiciones y
20

normas emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes


Estatales (SBN), con la finalidad de lograr una adecuada y
eficiente administracin.
Competencias especficas de este mdulo.
A. Mantenimiento
Est conformado por las opciones que permiten el registro
inicial de los bienes por Centros de Costo, que sern
asignados a los Usuarios y responsables su uso. As
mismo, el Registro del Inventario Fsico del

Mdulo de

Patrimonio y los procedimientos a seguir para el registro y


control de los procesos de Altas, Bajas y Mejoras.
B. Seguimiento y Control
El Sub Mdulo Seguimiento y Control, permite llevar el
control de los activos asignados a los usuarios y
responsables

para

su

uso,

as

como

realizar

la

actualizacin de datos, producidos por cambios de


Ubicacin fsica, Personal responsable o Usuario final.
C. Consultas/Reportes
El Sub Mdulo Consultas/Reportes contiene diversas
Consultas a nivel de Centro de Costo, Empleado, Cuenta
Contables as como Reportes Contables, entre otros.
D. Procesos
El Sub Mdulo Procesos, permite realizar el proceso
contable mediante el cual se calcula la depreciacin
mensual de los Activos Fijos, el proceso de migracin de la
informacin patrimonial del Mdulo Patrimonio al SIMI, as
como el proceso de carga del Inventario Inicial con los
Bienes y Valores al 31 de diciembre del ao anterior.
E. Utilitario
El Sub Mdulo Utilitario contiene las opciones para
realizar

procesos

de

exportacin

importacin

de

informacin, Impresin de Etiquetas y registro de Auditoria


sobre la operatividad del Sistema.
21

F. Inmuebles
El Sub Mdulo Inmuebles permitir a la Unidad Ejecutora
llevar el registro y control de los Bienes Inmuebles
Estatales a nivel de Unidad de Activo y Componente.
2.4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL RECTORADO.
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

RECTORADO

SECRETARIA

OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA


OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

OFICINA DE GRADOS Y TITULOS


SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE ACREDITACIN UNIVERSITARIA

OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL

OFICINA DE PROGRAMACIN E INVERSIONES


DIRECCIN UNIVERSITARIA DE IMAGEN INSTITUCIONAL
OFICINA DE INFRAESTRUCTURA

OFICINA DEL SISTEMA OPERATIVO DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO


DIRECCIN UNIVERSITARIA DE INFRAESTRUCTURA
OFICINA DE FORMULACIN DE PROYECTOS

OFICINA DE PRESUPUESTO

DIRECCIN UNIVERSITARIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO


OFICINA DE ENLACE
(LIMA)

22

OFICINA DE PLANEAMIENTO, RACIONALIZACIN Y ESTADSTICA.

2.5. ORGANIGRAMA

FUNCIONAL

DEL

REA

INTEGRAL DE GESTIN ADMINISTRATIVO-SIGA.

RECTORADO
VICERRECTOR ACADMICO

DUL

REA SIGA

23

DE

SISTEMA

3.1.

CAPITULO III
ACTIVIDADES DESARROLLADAS.
3.1.1.
PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIN DE
DATOS MODULO LOGSTICA.
A. ASPECTOS GENERALES.
El SIGA es un sistema que trabaja desde el MEF
(Ministerio

de

Economa

Finanzas)

es

quien

proporciona a la UNIVERSIDAD para que cumpla


ciertos requerimientos tcnicos, luego de cumplir los
requisitos esta implementacin se hace de forma
gratuita lo cual supone una gran ventaja para las
unidades ejecutoras ya que un sistema similar en el
sector privado tendra un alto costo para la unidad
ejecutora. Cabe destacar que este sistema brinda
diferentes tipos de acceso de acuerdo a las funciones
que realiza cada usuario dentro de la entidad.
B. PASOS Y PROCESOS.
Para acceder al sistema de Mdulo de Logstica se
deber consignar el usuario y la clave.
24

Insertar el usuario
y clave

PROCEDIMIENTO

PARA EL REGISTRO

DEL INVENTARIO

INICIAL
Primero se debe ingresar en la barra de
MANTENIMIENTO y a INVENTARIO INCIAL
y luego, por ltimo clic, en INSTITUCIONAL
para tener acceso a los diferentes centros de
costo

25

Luego se deber ingresar el Centro de Costo

sobre el cual se va a registrar el inventario


inicial, para ello activar el men contextual
dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar

la

INVENTARIO INICIAL.

26

opcin

INSERTAR

En la pestaa Registro del Inventario Inicial


seleccionar el Centro de Costo, y en la
pestaa Activos activar el men contextual y
dar clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar

la

opcin

INSERTAR

INVENTARIO INICIAL.

Se mostrar la ventana Datos del Activo Fijo,


donde se deber registrar los siguientes
campos

obligatorios:

tem,

Marges,

Ubicacin Fsica, Empleado Responsable de


administrar el bien, Usuario final que usa el
bien, Nmero y Fecha de la OC/NEA; Tipo,
Nmero y Fecha del documento de Alta;
Almacn,

Cuenta

opcionalmente

se

Contable;
pueden

asimismo

registrar

los

siguientes campos: Pas, Nro. de serie,


Marca, Estado de Conservacin, Estado Uso,
27

Modelo,

Medidas,

Caractersticas,

Observaciones y si cuenta con garanta,


Fecha de la garanta y Nmero del Contrato.

Luego de registrar los datos, dar clic en el


cono

Grabar. El

mensaje

de

Sistema

confirmacin

grabados correctamente:

28

mostrar
de

los

un

datos

Ingresando al botn, en el campo el Valor y la


Depreciacin

Acumulada

del

activo,

de

acuerdo con los montos reflejados en los


Estados Financieros del Cierre del Ejercicio
Anterior.

El

Sistema

muestra

automticamente el dato del campo Valor


Neto.

29

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE UN REGISTRO DE


INVENTARIO INICIAL

30

Para eliminar un registro del Inventario Inicial,


seleccionar el registro, activar el men contextual
dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin ELIMINAR INVENTARIO
INICIAL.

31

CIERRE DE INVENTARIO INICIAL


Terminado

de

registrar el

Inventario

Inicial

Institucional para todos los Centros de Costo, se


deber proceder a Cerrar el Inventario Inicial,
para ello dar clic en el botn cierre.

3.1.2.

MODIFICACIN, ACTUALIZACIN Y REGISTRO

DE NUEVOS DATOS
Configuracin de los datos en el mismo sistema,
se

realiza

travs

del

MDULO

DE

CONFIGURACIN; para ello se modifica las


siguientes datos: marca, modelo, color,serie,etc.
32

Todos los datos que faltan de un bien se actualiza


de acuerdo con el catlogo de bienes del
ministerio de economa y finanzas de su base de
datos.

Para

ingresar.

Selecciona

activos

fijos

seguidamente en la miasma ventana clic en


catalogo SIGA-MEF.

33

Dar clic en este


icono para modificar

3.1.3.

PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIN DE

DATOS MODULO PATRIMONIO.


A. ASPECTOS GENERALES.
Se estableci que los Bienes Muebles, Inmuebles,
Intangibles y otros Activos son parte importante del
Patrimonio

de

la

Universidad

Nacional

de

Huancavelica, que a su vez estn sujetos a un


conjunto de normas, que les permiten, administrarlos
de una manera eficiente y ordenada.
34

Este mdulo es una herramienta para la gestin del


Control Patrimonial, la misma que permite registrar,
controlar, revisar y emitir informacin sobre la
administracin de los Bienes de Propiedad Estatal,
de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas
por

la

Superintendencia

Nacional

de

Bienes

Estatales (SBN), con la finalidad de lograr una


adecuada y eficiente administracin de la propiedad
de la Universidad Nacional de Huancavelica.
B. PASOS Y PROCESOS
Para ingresar al Mdulo de Patrimonio, se debe
ubicar en su pantalla el cono correspondiente al
SIGA y dar doble clic en el mismo
doble

Salir permitir ver la siguiente ventana de mdulo


de patrimonio.

35

Clic Modulo
patrimonio

Al ingresar, se mostrar la ventana principal del


Mdulo de Patrimonio, con los Sub Mdulos
Tablas, Mantenimiento, Seguimiento y Control,
Consultas/Reportes,

Procesos,

Utilitarios

Inmuebles, de acuerdo al permiso y acceso que


cuente el Usuario, los mismos que se detallan a
continuacin

Clic en este icono


de patrimonio

36

Al ingresar a esta opcin, el sistema muestra:


Patrimonio, Generales. en esta opcin esta
todo el patrimonio de la universidad.

En cada de estos
iconos est
registrado un bien

37

RDENES DE COMPRA
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta:
Consultas/Reportes - rdenes de Compra, como se
muestra a continuacin.
Al ingresar a la carpeta amarilla de cada
activo, se muestra la ventana Datos del Activo
Fijo, donde puede consultar los datos y
tambin actualizar los siguientes campos:

Al ingresar a

carpeta amarilla de cada activo, se muestra la


ventana Datos del Activo Fijo, donde puede
38

consultar los datos y tambin actualizar los

siguientes campos.
Cdigo de Barra
Ubicacin Fsica.
N de Serie.
Estado de Conservacin.
Estado de Uso.
Marca.
Modelo.
Caractersticas.
Observaciones.
Especificaciones Tcnicas.
Pas de Procedencia.

Para datos de
mayores de
20011

Y por ltimo para para cerrar.

39

3.1.4.

PROCEDIMIENTO DE UBICACIN DE REGISTRO

DE

ORDENES

DE

COMPRA

EN

SIA

PARA

ACTUALIZACIN DE DATOS DE PROVEEDOR.


A. ASPECTOS GENERALES.
El sistema integral de administracin (SIA) es un
sistema informtico integral, que sirve para administrar
todos los recursos, bienes y existencias de la
universidad con la finalidad de disminuir los costos de
operacin

maximizar

todos

los

procesos

de

distribucin.
El proceso de extraer la informacin requerida de las
adquisiciones de la universidad desde los aos
anteriores es para insertar esos mismos datos al
sistema de SIGA. Este doble proceso se da porque el
SIA es un sistema interno de la institucin que maneja a
su modo todos los procesos sin un control externo, en
cambio el SIGA es de un ministerio con normatividad y
cumplimiento.
B. PROCESOS Y PASOS.
40

Acceder al sistema por el usuario que se asigna a


cada practicante.

Una vez ingresado al SIA se tiene dos grupos de


mantenimiento y adquisiciones. Dentro del
primero esta los datos de todos los proveedores y
del segundo esta las rdenes de compra.

41

Para ubicar a los proveedores en su cdigo de


proveedor, tipo, razn social, RUC, representante
legal, direccin. Segn requiere la informacin
del base de datos del SIGA.

42

Para ubicar a los rdenes de compra se ubica en


funcin al ao , fuente de financiamiento y el
nmero de orden de compra.

43

Para modificar los datos de los proveedores o


para realizar actualizacin de la modificacin de
sus datos de realiza doble Clic en la ventana que
se muestra.

44

O
Observacin: Para actualizar estos datos de la ventana que se
muestra se requiere el registro de modificaciones de los
proveedores que maneja la oficina de patrimonio.

45

DISCUSIN
1 El implementador del SIGA debe de tener conocimientos tcnicos con respecto
a al manejos del sistema y el manejo de todos los documentos de gestin
administrativa. Es as que las capacitaciones para mejorar el servicio que
brinda el personal es muy importante para el logro de los objetivos del rea del
SIGA, as como tambin del personal en general de la Universidad Nacional de
Huancavelica, sin embargo se observ que estas capacitaciones son limitadas
en cuanto al sistema del SIGA y SIA, pues solo para el personal que se
encuentra en cargos competentes al tema; esto ocasiona desigualdades y
problemas en el personal, pues como est limitado en ciertos conocimientos
solo se encierra en su funcin y no puede asumir otras responsabilidades.
PROPUESTA:
En tal sentido es recomendable realizar capacitaciones integras y en forma
general para todos los trabajadores, o en todo caso de no ser posible para
todos, pues que se realice un replica a los dems trabajadores. Para asi hacer
ms eficiente sus trabajos diarios
2 La informacin con que cuenta la Universidad Nacional de Huancavelica con
respecto a todos los Bienes del Activo Fijo y personal debe de estar a
disposicin de cada Unidad Orgnica y/o personas interesadas en recabar
informacin con respecto a los Bienes Patrimoniales de la Universidad Nacional
de Huancavelica. Es as de esta manera que para conseguir informacin en el
proceso de prcticas, se hizo dificultoso para la recavacin de informacin de
los Bienes Patrimoniales.
PROPUESTA
Se debe tener acceso a la informacin desde cualquier Oficina y/o Unidad
Orgnica; as facilitar el desarrollo normal de sus actividades diarias. Ya que
toda la informacin fluir mediante el SIGA.
Toda la informacin debe estar contenida en una sola Base de Datos nica. Y
esa propuesta est en este sistema del SIGA; pero solo su implementacin
demora porque todos los datos deben subirse de manera ordenada y
normativizada de acuerdo a los requerimientos de la MEF. Para as tener un
Control de Bienes Patrimoniales y que la informacin fluya a travs del Sistema
Integrado de Gestin Administrativa (SIGA)
46

CONCLUSIONES
1. El SIGA es un rea que se est implementando en la Universidad
Nacional de Huancavelica conjuntamente coordinado con el
Ministerio de Economa y Finanzas con el propsito de integrar los
procesos de sistema de administracin bajo las respectivas
normas y, si se debe contar con el Catlogo Nacional de Bienes
Muebles

del

Estado,

Inventario

Mobiliario

Institucional

proporcionado por la Superintendencia Nacional de Bienes


Estatales.
2. El SIGA viene implementndose por etapas. A la fecha se cuenta
con una versin del Mdulo de Logstica y Modulo de Control
Patrimonial. Estos mdulos, integrados, permiten a la Universidad
ejecutar los procesos de la Cadena de Direccin Universitaria de
Logstica que van desde

la Programacin del Cuadro de

Necesidades y realizacin de los procesos de compras hasta la


distribucin de Bienes de Almacn y su registro patrimonial.
3. El rea del SIGA esta administrativamente dirigida a la Gestin
Institucional que a diario la Universidad ejecuta las acciones:
Control y Registro de sus ingresos, Gestin de Almacn , etc.
4. Al ser la Direccin Universitaria de Logstica parte fundamental de
Universidad es necesario que los procesos que all se realizan
sean de la mayor calidad y rapidez para el beneficio de la
Institucin. En cuanto al abastecimiento de Bienes /Servicios a la
Universidad.

47

RECOMENDACIONES
1. El rea del SIGA, probablemente sea considerada como un rgano de
lnea cuando todo el Sistema sea Implementado en su totalidad. Pero el
SIGA es un sistema que siempre necesita de actualizacin en sus
nuevas versiones; y por ende se debe contar con un personal capacitado
en el desarrollo y manejo del sistema. Para que la universidad pueda
racionalizar, priorizar los recursos y evitar problemas que perjudique
posteriormente a la universidad.
2. Implementar cursos de capacitacin, adiestramiento, entrenamiento y
especializacin, para todo el personal de la Universidad Nacional de
Huancavelica; ya que es necesario ampliar los conocimientos de todos
sin restriccin alguna, principalmente en lo que respecta al SIGA y todos
sus MDULOS, y de esa manera mantener motivado al personal,
incrementar y mejorar la Ejecucin del presupuesto.
3. El rea del SIGA deber de coordinar con la Oficina de Control
Patrimonial los ingresos, registros de control individual contable de los
Bienes Patrimoniales de la Universidad Nacional de Huancavelica y
deber

de

compartirse

la

informacin

con

las

diferentes

Oficinas/Unidades organiza
4. Toda Adquisicin de Bienes del Activo Fijo se debe de hacer a travs de
rdenes de Compra, previo requerimiento, debidamente sustentados y
autorizados.

48

BIBLIOGRAFA
CPC. Mara Luisa Velsquez Torres sistema integrado de gestion
administrativa- manual prctico de usuario Lima. Per edicin 2013.
Ministerio de economa y finanzas. Manual de usuario de modulo
logstica.-SIGA 2014.
Ministerio de economa y finanzas. Manual de usuario de modulo
patrimonio.-SIGA 2014
Manual de organizaciones y funciones, reorganizaciones y funciones de
la UNH.
Reglamento de organizaciones y funciones de la direccin universitaria
de logstica.
Plan operativo institucional de la UNH.
Catalogo nico de bienes y servicios de MEF-2014
LOS SIGUIENTES PORTALES
www.mef.gob.pe
www.minsa.gob.pe
www.google.com

49

ANEXO

50

SOLICITUD DE PETICIN DE DATOS DEL


PERSONAL
QUE LABORA EN LA U.N.H.
DIRECTOR DE
PERSONAL

SECRETARIA

Inicio
Recepciona la solicitud y verifica los datos

Verifica los requisitos

Recepciona la solicitud y verifica los datos

Cumple los requisitos

Elabora el documento
Recepciona la solicitud y verifica los datos

Recepciona, y entrega el documento al usuario

Archiva

Fin

51

SOLICITUD DE PETICIN DE DATOS PROVEEDORES QUE TIENE LA U.N.H.


DIRECTOR DE
LOGSTICA

SECRETARIA

Inicio
Recepciona la solicitud y verifica los datos

Verifica los requisitos

Recepciona la solicitud y verifica los datos

Cumple los requisitos

Elabora el documento
Recepciona la solicitud y verifica los datos

Recepciona, y entrega el documento al usuario

Archiva

Fin

52

SOLICITUD DE PETICIN DE DATOS BIENES PATRIMONIALES DE LA U.N.H.


DIRECTOR DE
PATRIMONIO

SECRETARIA

Inicio

Recepciona la solicitud y verifica los datos

Verifica los requisitos

Recepciona la solicitud y verifica los datos

Cumple los requisitos

Elabora el documento
Recepciona la solicitud y verifica los datos

Recepciona, y entrega el documento al usuario

Archiva

Fin

53