Parkmanagement

Delft Facilities
We Facilitate Your Future

Delft Facilities
We Facilitate Your Future

Parkmanagement
U bent een veeleisende organisatie? U vindt 'gewoon' facilitair management onvoldoende? Prima. Bij Delft Facilities bent u aan het juiste adres. Ook voor een totaaloplossing voor Parkmanagement.

Onze kernwaarden
Afspraak is afspraak Altijd de win-win vinden Helderheid bieden in stand van zaken De onderscheidende partner zijn Het ontzorgen van de klant

Delft Facilities levert al jarenlang dienstverlening op het hoogste niveau. Aanvankelijk alleen aan de dochterbedrijven van Delft Instruments, maar inmiddels ook aan externe bedrijven. Hierbij bieden wij veel ervaring en grote schaalvoordelen. Daar kan úw organisatie van profiteren. Uw succes is ons doel. Dat gaat verder dan de belofte dat u zich kunt bezighouden met uw kernactiviteit. Wij denken namelijk aan úw behoeften én die van uw klant en passen ons pakket daarop aan. Onze organisatie is van hoog tot laag hiervan doordrongen en u vindt dat terug in onze manier van samenwerken. Met Delft Facilities krijgt u één vertrouwd aanspreekpunt voor alle bijkomende activiteiten. En dat tegen concurrerende tarieven. Delft Facilities werkt vanuit de positie van de klant. Dit wil zeggen dat het bedrijf denkt aan de behoeften van u als opdrachtgever en uw klanten. Hieruit is het idee van parkmanagement geboren.
W e F a c i l i t a t e Y o u r F u t u r e

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

Onze visie

Wat is parkmanagement?
Parkmanagement is een gestructureerd middel om een bedrijventerrein op een kwalitatief hoog niveau te brengen en te behouden. Om parkmanagement te kunnen organiseren is een aantal partijen van groot belang: de gemeente, de ondernemers, de gebouweigenaren en andere betrokkenen. Tot nog toe blijft parkmanagement in Nederland vaak bij de gezamenlijke inkoop van faciliteiten als beveiliging en energie. Delft Facilities trekt dit breder en biedt een totaaloplossing voor alle facilitaire diensten die nodig zijn op een bedrijvenpark.

draad voor ons parkmanagementproces. Belangrijk in het parkmanagement-proces is het creëren van draagvlak en betrokkenheid. Om die reden houden wij alle procedures en processen volkomen transparant. Na elke stap informeren wij de bedrijven over de voortgang en resultaten.

het te volgen beleid is en wat het eindresultaat moet zijn. Dan volgt de fase van exploitatie en financiering, waarin nagegaan wordt wat de opbrengsten en de financiële mogelijkheden zijn. Bij het opzetten van een parkmanagement-organisatie moet er vanaf het begin al nagedacht worden over de grondexploitatie. Welk bedrijf krijgt welke locatie toegewezen, hoeveel vierkante meters heeft het bedrijf nodig, wat zijn de kosten per vierkante meter?

Stedenbouwkundig (her)ontwerp
Deze stap is vooral van toepassing op het opzetten van een nieuw bedrijventerrein en de daarbij horende parkmanagement organisatie. Er moet een ontwerp gemaakt worden voor de indeling (en segmentering) van het terrein. Hierna volgt het ontwerp (of de herziening) van het bestemmingsplan. Voordat bij een nieuw terrein de gronduitgifte kan plaatsvinden zal het bedrijf eerst getoetst moeten worden of het aan de eisen in het bestemmingsplan voldoet. Of het bestemmingsplan moet zo aangepast worden dat het bedrijf zich wél kan vestigen op het bedrijventerrein. Samenspraak met de gemeente is hier van groot belang. Alle bedrijven die na deze fase ruimte willen huren of kopen zullen aan de inhoudelijk eisen van het bestemmingsplan moeten voldoen. Het is aan te raden om het bestemmingsplan zo breed mogelijk te schrijven zodat toegang tot het bedrijventerrein laagdrempelig is. Er kan ook gekozen worden voor een hoog ambitieniveau, dus alleen maar toegankelijk voor specifieke bedrijven. Hierna kan (her)ontwikkeling en uitgifte plaatsvinden.

Proces
Hoewel geen situatie dezelfde is, valt er wel iets algemeens te zeggen over het verloop van het parkmanagementproces. Na het idee dat een verbeterproces nodig is, volgt de onderzoeksfase. In deze fase wordt onderzoek gedaan naar onder andere draagvlak voor parkmanagement of bepaalde diensten. In deze stap wordt ook bepaald of het plan haalbaar is of niet. Hierna wordt de visie en strategie geformuleerd. De visie en strategie zijn bepalend voor het verloop van het proces. Er wordt namelijk bepaald wat

Transparant
Parkmanagement is een continu proces. Wanneer het proces is afgerond, start een nieuwe ontwikkeling, of het voorgaande wordt verder verbeterd. Deze procesmatige aanpak is de rode

Beheer
En dan volgt de beheerfase. Nu de aard van de ondernemingen duidelijk is kan er worden ingespeeld op de eisen en wensen van de bedrijven. De contacten met leveranciers en overige dienstverleners zullen beheerd moeten worden via supply chain management. Het geheel levert een beheerorganisatie op over de diverse faciliteiten (parkmanagement). De facilitaire contracten en contacten moeten onderhouden worden.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze werkwijze

Bestaande bedrijventerreinen We kennen ze allemaal wel: de bedrijventerreinen die jaren geleden aangelegd zijn, en waar sindsdien nauwelijks iets aan onderhoud is gedaan. Dit heeft tot gevolg dat veel bedrijventerreinen verpauperen en niet meer aan de hedendaagse eisen voldoen. Deze verslechtering heeft tot gevolg dat bedrijven zich ergeren aan het terrein en op den duur vertrekken. De verslechtering komt tot stand doordat belanghebbende partijen, de ondernemers en de overheid, onvoldoende met elkaar communiceren en niet collectief herstelprojecten en -werkzaamheden organiseren. Om de terreinen aantrekkelijker te maken en te houden, moeten de terreinen gerevitaliseerd en geherstructureerd worden. Het invoeren van parkmanagement kan hierin de oplossing zijn.

Enquête
Net als in veel andere gevallen geldt ook hier: als je wat wilt weten, vraag het dan! Daarom wordt in de regel begonnen met een enquête. Hierbij kunnen we ervoor kiezen om de enquêtes aan te kondigen bij de managers door een telefoongesprek, of de enquêtes direct zonder aankondiging te versturen. De enquêtes die wij opstellen voor parkmanagement zijn meestal erg uitgebreid. Zo krijgen we een duidelijk beeld over de organisatie en haar wensen. In deze enquêtes gaan we voornamelijk in op hoe men de huidige situatie ervaart en wat de gewenste situatie is. Ook wordt er ingegaan op de (schaal)voordelen die parkmanagement en het facilitair bedrijf te bieden hebben.

Nieuwe bedrijventerreinen
Parkmanagement op een nog te ontwikkelen terrein is een ideaal scenario. Wanneer een facilitair bedrijf vanaf de beginfase mag meedenken, kan dit zorgen voor een goede fundering van de parkmanagement organisatie. In de initiatieffase kunnen de betrokken partijen al discussiëren over het wel of niet toepassen van parkmanagement. Men kan beslissen tot verplichte deelname aan parkmanagement door alle partijen die zich op het bedrijventerrein willen vestigen. Het grote voordeel is dat alle ondernemers van tevoren weten dat ze mee moeten werken aan parkmanagement. Het verplicht deelnemen aan parkmanagement wordt dan in de contracten vastgelegd. Het terrein trekt zo alleen bedrijven die zich richten op hun core-business en eigenaren en huurders weten dat ze faciliteiten moeten uitbesteden.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze hoofdrolspelers
Delft Facilities Delft Facilities zal in overleg met de gebruikers diensten aanbieden. In de dagelijkse praktijk zal Delft Facilities parkmanagement uitoefenen op uitvoerend niveau. In de parkmanagement-organisatie draagt Delft Facilities zorg voor een goed samenwerkingsverband en goede communicatie tussen de verschillende partijen. Tijdens parkmanagementbijeenkomsten worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld over de juiste partijen.

De huurders
Huurders zijn in veel gevallen de directe afnemers van faciliteiten. Vanuit deze groep komen de meeste werkopdrachten en opmerkingen over geboden faciliteiten. Wanneer faciliteiten niet goed georganiseerd zijn, zullen de huurders hier last van ondervinden. Door het regelmatig evalueren van diensten met deze groep kunnen problemen opgelost worden. Ook kan de facilitaire organisatie faciliteiten aanpassen naar de veranderende wensen van de klant. De huurders kunnen ook een groep vormen, de zogenaamde ondernemersvereniging. Deze vereniging staat sterker dan individuele huurders.

De grondeigenaren De gemeente
De gemeente is ook een belangrijke partij binnen de parkmanagementorganisatie. De gemeente stelt grond ter beschikking en financiert het plan voor een groot deel. De lokale overheidsinstanties hebben ook hun verantwoordelijkheden op terreinen. Bij een gesloten terrein is de bemoeienis van de gemeente beperkt. Wanneer het gebied een openbare ruimte is, heeft de gemeente bij wet de rol gekregen om zich namens alle gebruikers te bemoeien met allerlei zaken. Bijvoorbeeld veiligheid, dagelijks beheer en onderhoud, verkeer en milieu. Deze taken kunnen ook uitbesteed worden naar de parkmanagementorganisatie zodat de gemeente alleen toezicht hoeft te houden.

De gebouweigenaren
Met de gebouweigenaren kunnen afspraken gemaakt worden over parkmanagement. Een gebouweigenaar kan de verhuurder van het pand zijn, maar ook de gebruiker. Wanneer er afspraken zijn gemaakt over parkmanagement zal de eigenaar - als hij de verhuurder is -, de huurder op de hoogte moeten stellen van de parkmanagement afspraken. Voor de eigenaren is het van groot belang dat het gebouw en de gebouwgebonden zaken goed worden onderhouden, zodat het gebouw niet in waarde daalt. Faciliteiten als catering en interne schoonmaak zijn van belang als de eigenaar ook de gebruiker is.

Grondeigenaren stellen grond ter beschikking voor verkaveling. Vaak wordt een selectiecommissie ingesteld om bedrijven voor verkaveling te selecteren. In samenwerking met de gemeente wordt gewerkt aan het verhuren van de grond, waarop het bedrijventerrein moet komen.

Andere betrokkenen
Andere betrokkenen zijn de bedrijven die diensten verzorgen. Dit zijn bijvoorbeeld de cateraar, de beveiligingsorganisatie of het schoonmaakbedrijf. Ook de Openbaar Vervoer-maatschappij is een betrokkene die van belang kan zijn bij de organisatie.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Afvalverwerking
Met de afvaldienst die in de gemeente aanwezig is worden afspraken gemaakt over het afval. Deze afspraken gaan voornamelijk over de ophaaldagen van bedrijfsafval, hoe het afval aangeboden moet worden en over wat voor soort afval het gaat. Het afval zal voornamelijk bestaan uit papier/karton, GFT (groente-, fruit- en tuinafval), klein chemisch afval en restafval. Met de afvalverwerker maakt Delft Facilities afspraken over de ophaaldiensten. Voor het ophalen van bedrijfsafval is de afvalverwerker uiteindelijk verantwoordelijk. Wanneer de verwerker echter verzuimt om afval op te halen, zorgt Delft Facilities voor andere oplossingen.

Arbo-/milieudiensten
Terugdringen van het ziekteverzuim is een belangrijke opgave voor veel ondernemers in Nederland. Daarbij kan een goede Arbodienst in de buurt een belangrijke rol spelen. Die kan de juiste betrokkenheid garanderen om via korte lijnen de gezondheid van werknemers zo goed mogelijk te krijgen of houden. Het gaat hier voornamelijk om controlerende en adviserende diensten. Delft Facilities regelt de afspraken met de Arbo- en milieudiensten. De medewerkers van deze diensten zorgen dat bedrijfspersoneel in een veilige en verzorgde omgeving kan werken. De functionarissen moeten ook (ongehinderd) de gelegenheid krijgen om gebouwen en werknemers te bezoeken en te adviseren.

Autolease
Als het facilitair bureau van Delft Facilities de gezamenlijke inkopen van voorzieningen verzorgt, is de onderhandelingspositie groter en sterker. Het streven is om meerdere leaseproducten bij een leverancier af te nemen. Dat brengt grote schaalvoordelen met zich mee. Bij het leasen van bedrijfsauto's kan door schaalvoordelen bijvoorbeeld goedkoper worden geleasd. Het inkopen van leaseproducten kan gedaan worden door de inkooporganisatie van het terrein of de afdeling Inkoop van Delft Facilities. In laatstgenoemde situatie is Delft Facilities ook verantwoordelijk voor de inkopen.

Bereikbaarheid
Bereikbaarheid is van belang voor elk bedrijf op het terrein. Het gaat hier om de bereikbaarheid voor personeel, klanten, leveranciers en anderen. Wanneer een bedrijf zich op het terrein wil vestigen, zal bereikbaarheid een van de kritische punten zijn en dus hoog op zijn prioriteitenlijstje staan. Het is van belang van tevoren goed na te denken over de bereikbaarheid, anders blijven bedrijven weg. Belangrijk zijn een snelle doorstroming van het verkeer, voldoende fietspaden en trottoirs, de inrichting van de straten, het parkeerbeleid en de bereikbaarheid met openbaar vervoer. Delft Facilities ondersteunt en adviseert in de initiatieffase en laat alle facetten van bereikbaarheid aan bod komen. Die initiatieffase is met name lastig omdat ook veel andere instanties betrokken moeten worden. Niet alleen de gemeente moet toestemming geven, maar ook het provinciebestuur kan bijvoorbeeld een belang hebben of ministeries als Verkeer en Waterstaat.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Beveiliging
Op elk terrein is eigenlijk een beveiligingsdienst nodig. Per gebouw worden vaak verschillende eisen aan beveiliging gesteld. Bedrijven die hightech producten ontwikkelen, hebben nu eenmaal een ander soort beveiliging nodig dan een kantorencomplex of een loods. Deze dienst zal per gebouw anders moeten zijn. Wat wel gezamenlijk georganiseerd kan worden, is de beveiliging van het hele park. De beveiligers doen nachtrondes over het terrein, controleren of alle deuren en ramen dicht zijn, begeleiden mensen naar hun auto en melden vreemde voorvallen 's nachts. Naast de persoonlijke beveiliging bestaat ook de elektronische beveiliging. Dit heeft onder andere betrekking op camerabewaking, brandmeldsystemen en alarmcentrales. Het is voordeliger voor alle bedrijven om ook alle elektronische beveiliging bij één beveiliger af te nemen. Hierdoor kunnen de individuele alarmsystemen aangesloten worden op het systeem van deze beveiliger. De verantwoordelijkheid kan hierbij liggen bij Delft Facilities. Delft Facilities kan een programma van eisen opstellen voor elk bedrijf en daarmee de beveiliger benaderen en eventueel in overleg de installaties aanschaffen. Voor de dagelijkse taken is de beveiliger zelf verantwoordelijk.

Bewegwijzering/Belettering
Bewegwijzering kan in twee items worden ingedeeld. Als eerste de bewegwijzering in een gebouw en als tweede de bewegwijzering om het gebouw. In het gebouw gaat het voornamelijk om aanduiding van verdiepingen, kamernummers, bedrijfsnamen (bij meer bedrijven in een gebouw) en vluchtroutes. Bij het oprijden van het terrein is het belangrijk om een bord te hebben waarop de bedrijfsnamen staan en waar deze bedrijven gevestigd zijn. Als het om een groot bedrijventerrein gaat, is het handig om meer informatieborden te plaatsen. Deze borden dienen dezelfde stijl te hebben. Verder geeft goed ontworpen gevelbelettering een bepaalde uitstraling aan gebouwen. Het is eigenlijk een must voor de ondernemers. Veel bedrijven hebben gevelbelettering met een logo. Belangrijk is de gevelbelettering op de juiste zichtplaats aan te brengen en rekening te houden met de afstand waarop bedrijfsnaam en logo gelezen wordt. Ook moet rekening gehouden worden met een eventuele glasbewassinginstallatie. Het is dus van belang om al in de ontwerpfase aan montagevoorzieningen voor gevelbelettering te denken. En in de realisatiefase deze montagevoorzieningen aan te brengen. Delft Facilities kan voor de belettering en de bewegwijzering zorgdragen.

Beurs-/vergaderruimte
Veel bedrijven en organisaties hebben behoefte aan extra beurs- en vergaderruimten. Het is verstandig om deze ruimten aan te bieden buiten de gebouwen. Dan kunnen de ruimten in de gebouwen veel efficiënter benut worden. Het aanbieden van vergaderen beursruimten wordt als extra faciliteit gezien en kan voor extra inkomsten zorgen. Daarnaast kunnen deze ruimten ook in het weekeinde verhuurd worden voor andere doeleinden. Delft Facilities kan zorgdragen voor reserveringen en catering.

Bestrating
Welk soort bestrating is representatief voor de organisaties? Ook hier moet een weloverwogen besluit genomen worden. Van cruciaal belang is welk type voertuigen er op het terrein komt. Voor vrachtverkeer is een ander soort ondergrond en bestrating vereist dan voor personenvervoer. Ook de indeling van het terrein is belangrijk. Zitten de bedrijven die afhankelijk zijn van vrachtverkeer voor- of achter op het bedrijventerrein en wat zijn de aanrijroutes? Bij het uitgeven van kavels is het dan ook verstanding om bedrijven die vrachtverkeer aantrekken zoveel mogelijk langs de openbare weg te plaatsen. Dat voorkomt dat op de lange termijn de weg verzakt. Wanneer parkmanagement op een bestaand terrein wordt toegepast, zal eerst een onderzoek moeten plaatsvinden naar de intensiteit van het straatgebruik. Het materiaalgebruik is daarnaast van belang. Het past bijvoorbeeld niet dat de aanrijroute naar hightech bedrijven uit straatklinkers bestaat. Dit uit esthetische overwegingen, maar ook vanwege materiaalgevoeligheid van sommige (half)fabrikaten. Ook straatbeheer kan Delft Facilities verzorgen.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Catering
Voor het cateren van de bedrijven bestaan verschillende mogelijkheden. Alle bedrijven kunnen intern worden voorzien van een cateringservice of op het bedrijventerrein zijn vaste restauratieve voorzieningen voor iedereen. Ook een mix van beide voorzieningen is mogelijk. De grootte van het terrein speelt bij deze keuze een rol. Het voordeel van het in huis cateren is dat per bedrijf de menukaart samengesteld kan worden. Het nadeel is dat er in elk gebouw cateringservice aanwezig moet zijn, wat extra geld kost. Het voordeel van centrale restauratieve voorzieningen is dat de personeelskosten beperkt blijven en de ruimten makkelijker schoon te houden zijn door de centrale ligging. Nadeel is dat er voor alle medewerkers zitplaatsen moeten zijn. Dat neemt veel ruimte in beslag. Een idee is om de restauratieve ruimtes voor en na de lunches te gebruiken als vergaderruimten. Wanneer extra ruimten beschikbaar zijn, kan een beroep op de cateraar worden gedaan om vergaderingen en beurzen te voorzien van consumpties. De verantwoordelijkheid ligt dan in de eerste plaats bij de cateraar, die op zijn beurt weer wordt aangestuurd door Delft Facilities.

Energie-inkoop
Gezamenlijke energie-inkoop moet leiden tot een kostenreductie. De liberalisatie van de gas-, water- en elektriciteitsvoorzieningen werkt daarbij in het voordeel van het parkmanagement. Door met verschillende aanbieders van elektra te onderhandelen kan tussenkomst van Delft Facilities leiden tot schaalvoordelen. Bij eerdere gezamenlijke energie-inkopen op bedrijventerreinen heeft dit al tot kostenreducties geleid. Delft Facilities kan de onderhandelingen en de inkoop realiseren. Daarna zal de verantwoordelijkheid voor een correcte aanvoer van energie naar het energiebedrijf gaan.

Verzekeringen
Het collectief afsluiten van verzekeringen kan diverse kortingen opleveren bij de verzekeraars. Om inzicht te krijgen in de kosten per verzekering, zullen meerdere verzekeraars benaderd moeten worden. Daarbij moet rekening gehouden worden met de huidige verzekeringen van bedrijven. Verzekeringspolissen hebben een opzegtermijn. Pas daarna kan een nieuwe verzekering worden afgesloten. Bij bestaande bedrijventerreinen is dit vaak het geval. Vóór het opvragen van polissen zal een programma van eisen per bedrijf gemaakt moeten worden. Het opvragen van offertes kan het beste gedaan worden door onze inkooporganisatie. Het beheer van de polissen kan Delft Facilities verzorgen of de bedrijven zelf.

Facilitypoint
Een facilitypoint is een bedrijfsverzamelgebouw waarin verschillende zaken ondergebracht kunnen worden. Zo kunnen de parkmanager en de helpdesk van het terrein in het gebouw gehuisvest zijn. Maar het kan ook de plaats zijn voor de werknemers van de gezamenlijke diensten, bijvoorbeeld schoonmakers, cateringmedewerkers en netwerkbeheerders. Bij het ruim opzetten van een facilitypoint kunnen ook faciliteiten worden ondergebracht als restauratieve voorzieningen, beurs- en vergaderruimten en kinderopvang (deze staan elders in de brochure beschreven). Tijdens de initiatieffase zal nagedacht moeten worden over het facilitypoint en welke zaken men daar wil huisvesten. Dit in relatie tot de organisaties die zich op het terrein gaan vestigen. Wanneer dit kleine organisaties zonder facilitaire dienst zijn, dan zijn zij vaak erg afhankelijk van een facilitypoint. Daarnaast spelen de afspraken over het wel of niet verplicht meewerken aan parkmanagement een rol. Wanneer alle bedrijven mee moet werken aan parkmanagement, is de behoefte aan een facilitypoint groter, dan wanneer mee doen aan parkmanagement vrijblijvend is. Het facilitypoint kan aangestuurd worden door Delft Facilities. Het facilitypoint valt dan onder haar verantwoordelijkheid.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Nutsvoorzieningen
Onder de infrastructuur vallen ook de Nutsvoorzieningen. De bekendste voorzieningen zijn gas-, water- en elektriciteitstoevoer, maar ook het telefoon- en mobilofoonnet vallen onder de Nutsvoorzieningen. De liberalisering van de energiemarkt heeft ertoe geleid dat de prijzen door het jaar heen sterk schommelen. Het in kaart brengen van energieverbruik stelt de organisaties in staat om het verbruik voor de komende jaren in te schatten. Hierdoor kunnen betere contracten worden afgesloten tegen voordeliger prijzen. Hulp van het energiebedrijf kan verder worden ingeroepen om kostenbesparende maatregelen te nemen, die op de langere termijn voor veel energiebesparing zorgen. Doorgaans wordt door Delft Facilities de gezamenlijke energie-inkoop geregeld. Bij het uitvallen van energie is de energieleverancier aansprakelijk. Voor de leidingen naar en van het park is de netbeheerder verantwoordelijk. In een aantal gevallen hebben die dezelfde naam als de energieleverancier, maar dan met logistiek of transport als toevoeging.

Infrastructuur
Met infrastructuur wordt bedoeld het geheel aan auto-, spoor-, straat-, waterwegen, elektrische installaties, parkeerplaatsen, fietsenstallingen et cetera. Vooraf moet door de verschillende partijen goed nagedacht worden over het inrichten van de infrastructuur. Duidelijk moet zijn wie zich waar gaat vestigen, hoe groot de organisaties zijn, hoeveel parkeerplaatsen nodig zijn, of er fietsenstallingen nodig zijn en hoeveel. Is er voldoende ruimte voor recreatieve voorzieningen en voor groenvoorziening? Wanneer dit soort vragen zijn beantwoord, onstaat voor alle partijen een beeld over de totale inrichting van het bedrijventerrein. Hierdoor worden problemen bij de ingebruikname grotendeels voorkomen. Bij een bestaand bedrijventerrein is het verstandig de huidige situatie te analyseren. Op allerlei vragen moet men antwoord krijgen, zodat een beeld ontstaat over de toestand van de infrastructuur op het terrein. In beide situaties kan Delft Facilities de helpende hand bieden. Als onafhankelijke partij kan zij ruimtes analyseren en indelingen adviseren. Verder kunnen wij de verantwoording over onderhoud en vervanging van deze faciliteiten dragen.

ICT-beheer
Het beheren van ICT is bij de meeste bedrijven uitbesteed. Bij parkmanagement ligt het voor de hand om het ICT-beheer dus ook uit te besteden. Bedrijven stellen veelal hoge eisen aan ICT-beheer. Daarbij komt dat het beheren van ICT-faciliteiten een specialistisch vak is. Daarom is het verstandig om op een bedrijventerrein zaken te doen met leveranciers die veel kennis en ervaring in huis hebben. Het is ook aan te raden voor grote bedrijventerreinen om tijdens kantooruren iemand voor ICT-beheer op het park te hebben. Die kan direct opgeroepen worden wanneer zich problemen voordoen. Andere zaken waarbij ICT-beheer nuttig is, zijn infrastructuur voor, tijdens en na oplevering van gebouwen, aanschaf van apparatuur en software, installatie, beveiliging en problemen met hard- en software. De contracten met ICTdienstverleners lopen in de meeste gevallen via Delft Facilities.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Kinderopvang
Nu kinderopvang naar draagkracht gesubsidieerd wordt, betalen de ouders een groot gedeelte van de opvang. In veel gevallen krijgen de ouders daarbij steun van de werkgevers, maar dit is niet verplicht. Voor mensen die in de buurt van het werk wonen is kinderopvang op of vlakbij de werklocatie een uitkomst. De kinderen kunnen dan van school gelijk naar de opvang en wanneer de ouder(s) klaar zijn met werken kunnen ze gelijk weer mee naar huis. Het opvangen van kinderen is aan regels gebonden. In 2005 treedt de nieuwe wet kinderopvang in werking. Deze wet moet ervoor zorgen dat de opvangcentra aan kwalitatieve eisen gaan voldoen. Daarnaast schrijft de wet voor wie straks de opvang moet betalen. De GGD gaat controleren of de centra aan de eisen voldoen. Het is dus aan te raden om vóór het realiseren van kinderopvang een organisatie te raadplegen die bekend is met de wettelijke eisen. De opvangcentra zijn zelf verantwoordelijk voor de dagelijkse praktijk in de opvang. Delft Facilities zorgt voor bemiddeling zodat opvang beschikbaar komt. Als eerste stap is echter aan te raden om te onderzoeken of kinderopvang gewenst is op het terrein en wat de globale kosten daarvoor zijn.

Koeriersdiensten
Het aanbieden van koeriersdiensten op een bedrijventerrein is handig voor alle bedrijven. Het gaat dan om het aanbieden van een breed scala aan koerierswerkzaamheden, zoals spoedritten, palletvervoer en (overnight)zendingen over de hele wereld. Onderzocht moet worden of er in de buurt van het terrein al koeriersdiensten worden aangeboden of dat er een samenwerkingsverband gesloten kan worden met een grote verzendorganisatie. Verantwoordelijke voor deze dienst zijn de koeriersbedrijven zelf, maar zij worden aangestuurd door Delft Facilities.

Inkoop
Gezamenlijke inkoop kan tot grote voordelen leiden. In een enkel bedrijf worden door de inkoopafdeling vaak contracten afgesloten met leveranciers, waarin inkoopkortingen zijn verwerkt voor de normale bedrijfsafname. Wanneer besloten wordt om de inkoop gezamenlijk te organiseren, kunnen door schaalvoordelen grotere kortingen bedongen worden. Een kritisch punt voor het opzetten van deze inkooporganisatie, is dat veel bedrijven al een inkoopafdeling hebben. De laatste jaren is veel geïnvesteerd in de organisatie van deze afdelingen. De meeste bedrijven zullen dan niet al te graag hun eigen inkoop willen opgeven, ook om de dagelijkse inkoop in eigen hand te houden. Naast de dagelijkse inkoop moeten echter nog een aantal inkopen gedaan worden. Dit zijn de inkopen voor parkmanagement, zoals het onderhoud aan gebouwen en het tuinonderhoud. Bij parkmanagement worden grote voordelen bereikt door het inkopen van de gezamenlijke werkzaamheden. Alles draait dus om een goede inkoop(organisatie). Hierbij moet gedacht worden aan supply chain management. Supply chain management gaat uit van een langdurige relatie tussen klant en leverancier. Het is de bedoeling dat de leverancier de klant regelmatig adviseert en dat beide partijen elkaar op de hoogte houden van ontwikkelingen binnen de branche. Een goed voorbeeld hierbij is een elektraleverancier die de klant adviseert over elektriciteitsbesparingen die hij kan doorvoeren. Of een hoveniersbedrijf dat een betere onderhoudsmethode adviseert. Supply chain management is nuttig voor elke parkmanagement-organisatie. Wat van toepassing is op een nog te realiseren bedrijventerrein, is de gezamenlijke inkoop van meubilair of andere grote aankopen zoals installaties en diensten. Inkoop valt onder de verantwoording van Delft Facilities.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Meubilair inkoop
Deze service komt het beste van pas bij het opzetten van een nieuw bedrijventerrein. Bij gezamenlijke inkoop van meubilair kan bij een of twee leveranciers korting bedongen worden. Toch kan deze faciliteit ook bij een bestaand terrein toegepast worden. Alleen moet dan per bedrijf geïnventariseerd worden wat er vervangen moet worden via welk bedrijf, zodat een lijst ontstaat met het benodigde meubilair. Op een bestaand terrein kan ook een besteltermijn afgesproken worden. Elk bedrijf moet voor een bepaalde datum doorgeven hoeveel en welk soort meubilair hij nodig heeft. Er kan dan een gezamenlijke inkooporder geplaatst worden bij een of meerdere leveranciers, met alle kostenvoordelen (korting en bezorgingsvoordelen) van dien. Verantwoordelijke voor deze dienst is Delft Facilities.

Onderhoud gebouwen/Installaties
Het beheren van gebouwen en installaties is een belangrijk onderdeel van parkmanagement. Het is immers de bedoeling de waarde van het terrein en de gebouwen op een kwalitatief hoog niveau te brengen en te houden. Het onderhoud van gebouwen op een nog aan te leggen terrein moet van tevoren gepland worden. Er moeten vragen beantwoord worden als: wie onderhoudt wat? en waar wordt de informatie over de gebouwen opgeslagen? Wanneer dat duidelijk is, kunnen verdere afspraken gemaakt worden over de onderhoudsplanningen en dergelijke. Op bestaande terreinen moet met de bedrijven besproken worden wat de meerwaarde is van het uitbesteden van gebouwonderhoud en installaties. Vaak zijn al meerdere externe bedrijven ingeschakeld om het gebouw met de installaties periodiek te onderhouden. In alle situaties is aan te raden om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen over de gebouwen, de gebouwgebonden (onder)delen en de leveranciers. Alle gegevens kunnen dan verwerkt worden in een meerjaren onderhoudsbegroting. De kosten per jaar worden daarmee inzichtelijk en een planning kan gemaakt worden voor periodiek onderhoud. Delft Facilities kan deze dienst helemaal uitvoeren en organiseren.

Onderhoud openbare ruimten
Bij openbare ruimten worden alle gezamenlijke ruimten op het terrein bedoeld, die toegankelijk zijn voor alle personen die op het terrein werkzaam zijn. Dit zijn dus de openbare tuinen, paden, wegen, openbare ruimten als het facility point enzovoort. Het beheer van deze ruimten valt onder het collectief belang. Alle bedrijven, en hun medewerkers, op het terrein hebben baat bij goed onderhoud van deze ruimten. Het is prettig vertoeven op goed onderhouden wegen, in schone tuinen en schone en goed onderhouden openbare gebouwen. Delft Facilities kan zorgdragen voor het complete beheer van het park.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Ontspanningsvoorzieningen
Met deze voorzieningen worden alle zaken bedoeld die tot ontspanning van de mens leiden. Het is het aan te raden een groenvoorziening met zitplaatsen aan te leggen waar de werknemer in de pauzes naar toe kan. Een wandeling tussen gebouwen wordt vaak als minder ontspannend ervaren. Daarnaast is het mogelijk om werknemers ontspanningsfaciliteiten, eventueel met een horecavoorziening, aan te bieden voor na kantooruren. Die moeten ervoor zorgen dat de balans tussen werk en ontspanning in orde blijft. Delft Facilities kan voor deze diensten zorgdragen. De verantwoordelijkheid voor de eigenlijke ontspanningsfaciliteit ligt bij de eigenaar van deze dienst.

Openbaar Vervoer
Het organiseren van openbaar vervoer zal in overleg moeten gaan met de gemeente en het Openbaar Vervoerbedrijf. Het organiseren van openbaar vervoer zal het beste tot uitwerking komen in het geval van een nieuw bedrijventerrein. De praktijk leert namelijk dat bij bestaande terreinen de werknemers gewend zijn om met eigen vervoer naar het werk te gaan. Wanneer de mens eenmaal gewend is aan deze situatie, zal de bereidheid om over te stappen naar een ander vervoermiddel erg laag zijn. Daarom is het van belang om in een zo vroeg mogelijk stadium, bij de ontwikkeling van een nieuw terrein, afspraken te maken met de partijen. Dan kunnen mensen bij oplevering van gebouwen vanaf het eerste moment met het openbaar vervoer naar het werk. Bij het organiseren van openbaar vervoer moet ook rekening gehouden worden met de spitstijden. De frequentie waarmee bussen, trams, metro's en treinen langs het terrein komen, moeten aansluiten op de aankomst- en vertrektijden van de medewerkers. Hierdoor wordt voorkomen dat mensen te lang moeten wachten en uiteindelijk weer met eigen vervoer komen. Voor deze dienst moet eerst afgesproken worden onder wiens verantwoording dit zal vallen. Doorgaans hebben de vervoersbedrijven een clausule waarin staat dat zij niet aansprakelijk zijn voor schade door vertragingen. Dat geldt overigens ook voor de gemeente. Delft Facilities kan bemiddelen en adviseren over bereikbaarheid met openbaar vervoer.

Sportfaciliteiten
Op dit moment is de trend van gezond leven merkbaar in de maatschappij. Alles is in een ‘light’ uitvoering verkrijgbaar, iedereen wil gezonder eten en vooruitstrevende werkgevers hebben een fitnessruimte beschikbaar voor personeel. De verwachting is dat deze trend de komende jaren zal doorzetten. Het is raadzaam om een fitnessruimte in te richten op een centraal punt of iets af te spreken met een lokale sportvereniging. Het makkelijkste voor de werkgevers en medewerkers is natuurlijk om zo dicht mogelijk bij het werk een fitnessruimte in te richten. Dan is de kans ook het grootst dat gebruik wordt gemaakt van deze voorziening. De eigenaar van de sportschool blijft verantwoordelijk voor de sportschool. Delft Facilities kan deze dienst organiseren.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Receptie (facilitypoint)
Deze receptiedienst staat los van de receptiediensten die per gebouw aanwezig zijn. Het is de vraag of gekozen wordt voor een centrale receptiedienst, wanneer elk gebouw zijn eigen receptie heeft. Deze receptie zou wel georganiseerd kunnen worden voor de centrale diensten, zoals het facilitypoint, de netwerkbeheerder, de parkmanager en de catering. De centrale receptie kan afspraken maken voor zalenverhuur, catering, afspraken voor de netwerkbeheerder en de parkmanager. Een totaal nieuw concept is een receptie voor het complete park. Afhankelijk van de grootte van het park dienen meerdere receptionisten op deze receptiedienst ingezet te worden. De receptie valt onder Delft Facilities, die dan ook verantwoordelijk is voor deze dienst.

Schoonmaak
Alle bedrijven hebben een eigen schoonmaakdienst of hebben een extern bedrijf ingehuurd voor de schoonmaak. Schoonmaak van het pand en de kantoorruimtes is van belang voor elke organisatie, ongeacht of deze zich op een nieuw of een bestaand terrein bevindt. Het organiseren van de schoonmaakdienst voor een totaal bedrijventerrein moet uiteraard in overleg met de bedrijven. Schoonmaakcontracten moeten eventueel opgezegd worden om een nieuw contract met één schoonmaakbedrijf af te sluiten. Ook in dit geval gaat het om het inkopen van een dienst voor een groot gebied, waarbij kortingen bedongen kunnen worden. Wel moet elke organisatie bekendmaken wat zij verwacht van een schoonmaakdienst: wat moet schoongemaakt worden, hoe vaak, wanneer en waar? Per gebouw moet een programma van eisen worden opgesteld, zodat voor alle partijen duidelijkheid ontstaat over de gewenste schoonmaakwerkzaamheden. De schoonmaakbedrijven zijn verantwoordelijk voor de schoonmaakwerkzaamheden die in het werkprogramma staan omschreven. Delft Facilities is het aanspreekpunt voor de schoonmaak en verantwoordelijk voor zaken die niet in het werkprogramma staan omschreven.

P&O
Personeel en Organisatie (P&O) zorgt ervoor dat personeel op een goede wijze zijn taken kan verrichtten. P&O past de Arbo- en milieuwetten toe bij bedrijven en kan adviseren bij het inrichten van werkplekken. Ook kan deze organisatie de salarisadministratie coördineren. P&O moet gezien worden als de onafhankelijke partij binnen de organisaties, die een objectief beeld kan vormen over de werkgever en haar personeel. Pas wanneer deze doelstelling bereikt is, vervult P&O haar meerwaarde voor de bedrijven. Een P&O-organisatie voor een heel park heeft als meerwaarde dat zij niet bedrijfsgebonden is. Dit zorgt ervoor dat zij beter en onafhankelijk kan adviseren. P&O kan verantwoordelijk zijn voor haar eigen diensten. Maar zij kan ook onderdeel zijn van Delft Facilities.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Parkeergelegenheid
Bij het aanleggen van het bedrijventerrein moet al rekening gehouden zijn met parkeergelegenheid. Er zijn genoeg praktijkvoorbeelden te noemen waarbij men de auto zo dicht mogelijk bij het werk wil parkeren, en daarop ook terreinen selecteert voor een vestigingsplaats. Daarom is het noodzakelijk om voldoende parkeerplaatsen aan te leggen. Het aantal plaatsen is afhankelijk van de bedrijfsgrootte. Medewerkers moet kunnen parkeren, maar ook de relaties die op bezoek komen. De parkeerplaatsen hebben onderhoud nodig zoals schoonmaakbeurten en herstelwerkzaamheden. Delft Facilities kan de verantwoording nemen voor het onderhoud van de parkeerplaatsen. Per organisatie kunnen passende afspraken met het facilitair bureau worden gemaakt. Voor het aantal parkeerplaatsen per gebouw is Delft Facilities niet verantwoordelijk. Een bedrijf bepaalt zelf hoeveel ruimte het hiervoor wil huren. Buiten het eigen gebouw om is het raadzaam om een algemene parkeerplaats of garage op het terrein aan te wijzen, waar bij krapte auto's geparkeerd kunnen worden. Beheerder van de algemene parkeerplaatsen kan ook Delft Facilities zijn.

Storingsdiensten
Met leveranciers van apparatuur en met onderhoudsdiensten moeten ook onderhouds- en servicecontracten worden afgesloten. In deze contracten moeten onder meer storingsdiensten aan de orde komen. Hiermee wordt voorkomen dat bij storingen, de storingsdiensten de hoogste prijs rekenen voor het verhelpen ervan. Ook de eigen facilitaire organisatie kan medewerkers in dienst hebben om storingen te verhelpen. Dit scheelt vaak in de kosten. Voor specialistisch werk is het wel aan te raden om een ter zake kundig persoon op te roepen. Bij deze faciliteiten liggen de verantwoordelijkheden bij de diverse leveranciers. Het facilitair bureau kan wel zorgen dat alles volgens planning verloopt. Bovendien kan het regelen dat medewerkers van de facilitaire dienst klaarstaan om de storingsmonteur te begeleiden en te helpen. Delft Facilities draagt zorg voor een correcte en tijdige afhandeling van storingen.

Straatmeubilair
Het aanschaffen van straatmeubilair zal in de beginfase goed overwogen moeten zijn. Welk ambitieniveau wil het bedrijventerrein uitstralen? Dit heeft direct invloed op welke bedrijven zich op het terrein mogen vestigen en ook weer op welk type straatmeubilair aangeschaft moet worden. Alles heeft te maken met uitstraling. Zaken die meespelen zijn materiaalkeuze, design en benodigde hoeveelheden. Dit heeft ook weer invloed op het soort en de frequentie van onderhoud. Het straatmeubilair valt bij open bedrijventerreinen onder verantwoordelijkheid van de gemeente. Bij gesloten bedrijventerreinen is het de verantwoording van Delft Facilities.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Onze diensten
Telefooncentrale
Wanneer de keuze gemaakt is om parkmanagement toe te passen, zal overwogen moeten worden of er een centrale receptie voor telefoonverkeer moet komen. Wat voortvloeit uit deze beslissing, is of de receptie kan/mag doorschakelen naar de verschillende bedrijven en afdelingen. Daarbij komt de beslissing of bij ‘geen antwoord’ op een toestel, de telefooncentrale automatisch doorschakelt naar de centrale receptie. Voor deze functies zal een telefooncentrale aangeschaft moeten worden voor het hele park. Dit vraagt een kostbare investering en die moet alleen gedaan worden wanneer men 100 procent zekerheid heeft dat de bedrijven willen meewerken aan een totaalconcept voor parkmanagement. Een andere optie is om uit te zoeken of de individuele telefooncentrales aan elkaar te linken zijn. Dan kunnen de huidige centrales blijven bestaan en aan elkaar gekoppeld worden. Het gevolg hiervan is dat veel medewerkers van nummer zullen veranderen, wat een tijd van gewenning vergt. Wat een goede optie is, is om bij een nieuw te bouwen terrein gezamenlijk een order te plaatsen bij één leverancier. Dan kunnen kortingen verkregen worden voor de aanschaf en het onderhoud van de centrales. Wanneer de centrales zijn opgeleverd, zullen zich in de beginfase vaak problemen voordoen. Het is dus handig om bij de leverancier een servicecontract af te sluiten om vooral aanloopproblemen te verhelpen. Delft Facilities draagt zorg, en is verantwoordelijk, voor een snelle en correcte afhandeling.

Terreinverlichting
Terreinverlichting heeft enerzijds te maken met het ambitieniveau/belevingsniveau dat het park wil uitstralen en anderzijds met de veiligheid die gewaarborgd moet worden. Bij weinig verlichting komt criminaliteit en vandalisme op het terrein vaak meer voor dan op goed verlichte terreinen. Naast een goede beveiliging is het dus belangrijk om vooral na kantoortijd goede verlichting te hebben. Dan ontstaan geen donkere plaatsen op het terrein die eventueel schuil- of hangplekken kunnen zijn voor inbrekers en hangjongeren. Bij terreinverlichting hoort ook de noodverlichting buiten de gebouwen. Op verzamelplaatsen (waar mensen zich verzamelen bij calamiteiten) dient verlichting te zijn. Hier kunnen mensen opgevangen en geholpen worden. De hulpverleners hebben dan verlichting nodig om goed te kunnen functioneren. De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van straatverlichting en het onderhoud en de vervanging ervan. Wanneer iets niet (goed) functioneert, zorgt Delft Facilities ervoor dat de gemeente komt om het probleem te verhelpen.

Groenvoorzieningen
De groenvoorziening om het gebouw is het visitekaartje van de onderneming(en). Wanneer medewerkers en klanten het terrein oprijden zien zij als eerste het gebouw en de groenvoorziening eromheen. Goed verzorgde groenvoorzieningen geven de organisaties een positieve uitstraling. Daarbij kan de groenvoorziening voor prettige ontspanning zorgen: werknemers kunnen in de pauzes een korte wandeling maken of lunchen op een bankje tussen het groen. Delft Facilities kan het onderhoud van de groenvoorzieningen regelen. Via onderhandeling met verschillende hoveniersbedrijven sluiten we voor het gehele park een voordelig onderhoudscontract af. De hoveniersbedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor de geleverde diensten.

D

e

l

f

t

F

a

c

i

l

i

t

i

e

s

W

e

F

a

c

i

l

i

t

a

t

e

Y

o

u

r

F

u

t

u

r

e

Ons aanbod
Wij informeren u graag over alle mogelijkheden van parkmanagement. U zult zien dat we een zeer compleet aanbod doen tegen zeer concurrerende tarieven. U kunt ervan op aan dat wij constant zoeken naar de beste oplossing voor ú. Ook daar staan we voor. Bent u al nieuwsgierig?

Delft Facilities Röntgenweg 1 Postbus 3375 2601 DJ Delft Tel.: 015-2 698 698 Fax: 015-2 698 590 E-mail: info@delft-facilities.nl Internet: www.delft-facilities.nl

We Facilitate Your Future