Het opzetten van parkmanagement op een bedrijventerrein

Een handreiking voor gemeenten en ondernemers

Kamer van Koophandel Utrecht Oktober 2003

Inleiding Parkmanagement is het middel om de kwaliteit van een bedrijventerreinen te verbeteren en voor lange tijd op peil te houden. Parkmanagement is een containerbegrip voor diverse gezamenlijk georganiseerde activiteiten en voorzieningen op bedrijventerreinen. Elke betrokken partij (gemeente, bedrijfsleven, adviseurs) geeft zo zijn eigen invulling aan het begrip parkmanagement. De kans is groot dat daardoor tussen deze partijen misverstanden ontstaan. Deze notitie geeft inzicht in wat onder parkmanagement kan worden verstaan. Daarbij worden handreikingen gegeven voor het opzetten van parkmanagement op bedrijventerreinen.

Voor wie is deze brochure? Deze brochure is bedoeld voor ondernemers en gemeenten die georganiseerd aan de slag willen of zijn met het opzetten van parkmanagement. Het biedt handreikingen voor het proces om te komen tot een parkmanagement-concept op een bedrijventerrein. Daarbij wordt aangegeven welke partijen daarbij betrokken kunnen zijn, en welke factoren het succes en falen kunnen bepalen.

Wat is parkmanagement? Parkmanagement is te omschrijven als een samenwerking tussen ondernemers en eigenaren onderling en/of met de gemeente op een nieuw of bestaand bedrijventerrein of kantorenpark. De samenwerking heeft betrekking op activiteiten en diensten en is juridisch en statutair vastgelegd, met wederzijdse rechten en plichten. Parkmanagement wordt ook wel kortweg omschreven als “gezamenlijk georganiseerd ondernemen”. De lijst van activiteiten en diensten op een bedrijventerrein, die onder de noemer parkmanagement georganiseerd kunnen worden op een bedrijventerrein, is eindeloos. Er is een onderscheid te maken in vier typen: ontwerp, beheer, verplichte voorzieningen en optionele voorzieningen. Enkele voorbeelden: Ontwerp
Voorschriften voor het ontwerp van gebouwen, de inrichting van voorterreinen, parkeeroplossingen (collectief, verdiept, ondergronds) Beheer en onderhoud van het openbaar gebied en private terreinen Gezamenlijk vervoer voor personeel, kinderopvang, energie -inkoop, schoonmaak, catering, reprofaciliteiten, vrachtwagenparkeerplaats, etc. Beveiliging, bewegwijzering, afvalinzameling, vervoersanalyse per bedrijf (vervoermanagement), etc. (deze zijn ook als optionele voorzieningen aan te bieden)

Beheer

Optionele voorzieningen

Verplichte voorzieningen Parkmanagement

Waarom parkmanagement? Ondernemers kunnen met parkmanagement voordelen behalen. Zo kan samenwerking bij het inkopen van diensten en voorzieningen leiden tot een kostenbesparing. Daarnaast biedt deze samenwerking mogelijkheden om bepaalde taken binnen het bedrijf, die niet tot de core-business behoren, makkelijker uit te besteden. Bovendien kan parkmanagement een structureel beheer en onderhoud van het bedrijventerrein mogelijk maken. De overheid ziet parkmanagement als een middel om de kwaliteit van het vestigingsklimaat op een bedrijventerrein voor de lange termijn goed te houden.

Is parkmanagement alleen in te voeren op nieuwe terreinen? Parkmanagement kan zowel op nieuwe als op bestaande bedrijventerreinen worden opgezet. Op nieuwe terreinen kunnen alle type activiteiten onderdeel zijn van de samenwerking. De ontwerpen beheersaspecten kunnen daarbij, naast de verplichte voorzieningen, door de gemeente bij de verkoop van kavels worden voorgeschreven aan de nieuw te vestigen bedrijven. Op bestaande terreinen zal de samenwerking in het kader van parkmanagement betrekking hebben op de beheersactiviteiten en de optionele voorzieningen. Deelname van bedrijven aan het parkmanagement gebeurt daarbij op basis van vrijwilligheid.

Welke partijen zijn betrokken bij parkmanagement? Bij de voorbereiding van parkmanagement kunnen de volgende partijen betrokken zijn: • • • • • • • Gemeente (initiatief) Ondernemersvereniging (initiatief) Eigenaren en gebruikers (op een nieuw bedrijventerrein voor zover deze al bekend zijn) Projectontwikkelaar (initiatief, uitvoering) VNO-NCW, MKB Nederland (motiveren, adviseren) Kamer van Koophandel (ondersteunen) Adviseurs

Bij de uitvoering van parkmanagement zijn die partijen betrokken die een rol (kunnen) spelen in de ontwikkelings- en/of beheersfase van een bedrijventerrein. Dat zijn o.a. de gemeente, eigenaar- gebruikers, eigenaar-beleggers, projectontwikkelaars, huurder-gebruikers, ondernemersvereniging, een rechtspersoon in de vorm van een stichting, vereniging, etc., beheersorganisatie en uitvoerende bedrijven. Deze partijen zijn onder te verdelen in: • • • de klanten (gevestigde bedrijven, eigenaren en gemeente), de opdrachtgever (een rechtspersoon namens de bedrijven, eigenaren en gemeente) de opdrachtnemer(s) (een beheersorganisatie of alle uitvoerende bedrijven)

Hoe ziet de structuur van parkmanagement er in grote lijnen uit? De opdrachtgever geeft namens de klanten opdracht aan een beheersorganisatie (de opdrachtnemer). Deze is verantwoordelijk voor de uitvoering van het totale activiteitenpakket. De beheersorganisatie geeft opdracht aan uitvoerende bedrijven (bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf of afvalinzamelaar). De opdrachtgever kan ook rechtstreeks met verschillende uitvoerende bedrijven (als opdrachtnemer) contracten afsluiten. De uitvoering van het parkmanagement wordt betaald door de afnemers van het activiteitenpakket, oftewel de klanten. Afhankelijk van de aard van dit pakket zijn dat de bedrijven, eigenaren en de gemeente.

Welke stappen moeten worden doorlopen om te komen tot parkmanagement? Hieronder staat in grote lijnen vermeld langs welke stappen parkmanagement tot stand komt. 1) Voorbereiden Het doel van deze stap is om met betrokken partijen een plan van aanpak op te zetten. Hieruit moet al blijken of er draagvlak is om parkmanagement op te gaan zetten. De verwachtingen moeten op elkaar afgestemd worden. In deze stap formuleren de betrokken partijen het doel van parkmanagement. 2) Inventariseren Deze stap moet resulteren in een overzicht van de activiteiten en diensten die in potentie tot het parkmanagementpakket kunnen behoren. Op basis hiervan moet worden besloten of en zo ja welke elementen verder uitgewerkt kunnen worden. Het inventariseren van de mogelijke activiteiten en diensten kan door middel van een schriftelijke of mondelinge enquête onder het bedrijfsleven, of in de vorm van een discussiebijeenkomst voor ondernemers. Ook de gemeente kan inventariseren welke werkzaamheden zij zo mogelijk wil onderbrengen in parkmanagement. 3) Organiseren Er wordt een projectstructuur opgezet, met vertegenwoordigers van de betrokken partijen. Deze groep is verantwoordelijk voor de voorbereidingen van het parkmanagement. 4) Uitwerken Het doel van deze stap is enerzijds het vaststellen van de activiteiten en diensten die worden opgenomen in het parkmanagementpakket. Daarvoor moet er inzicht zijn in de daadwerkelijke behoeften aan activiteiten en diensten onder de bedrijven. Op basis daarvan kan worden bepaald onder welke voorwaarden (o.a. prijs, kwaliteit) en door wie de activiteiten en diensten worden aangeboden. Anderzijds is het doel om te komen tot een organisatiestructuur (incl. rechtspersonen) van het parkmanagement. Het is belangrijk dat reeds bestaande organisatiestructuren (bijvoorbeeld ondernemersverenigingen of stichtingen) worden meegenomen in het uitwerken van het parkmanagement. In deze fase worden o.a. vastgelegd: • De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen • De inspraak/zeggenschap van de klanten, de besluitvorming door de opdrachtgever • De activiteiten die in ieder geval uitgevoerd zullen worden in het parkmanagement (het zgn. ‘basispakket’) • De bijdrage die wordt gevraagd aan de klanten voor de uitvoering van de activiteiten en diensten die onder het parkmanagement vallen. • Als de gemeente hiertoe besluit: de wijze waarop en termijnen waarbinnen de gemeente onderhoudstaken en –budgetten overdraagt. • Duur van de overeenkomst tussen partijen, de opzeggings- en ontbindingsvoorwaarden. • De wijze waarop en de termijn waarbinnen de parkmanagement-overeenkomst wordt geëvalueerd. 5) Uitvoeren Na het opzetten van de organisatiestructuur en het voorzieningen- en dienstenpakket kan het parkmanagement van start gaan. Binnen de organisatiestructuur moet zorg worden gedragen voor monitoring, bijstelling en evaluatie.

Wat zijn de succes- en faalfactoren van parkmanagement? Succesfactoren zijn o.a.: • Intensieve communicatie tussen de betrokken partijen. • De structuur van parkmanagement moeten aanpasbaar zijn om in te kunnen springen op veranderende omstandigheden in de praktijk. • Op nieuwe terreinen: de bijdrage van bedrijven aan parkmanagement moet in verhouding staan tot de diensten die men er voor terugkrijgt. De eerste gevestigde bedrijven op een terrein betalen naar verhouding veel meer dan de bedrijven die zich als laatste vestigen. Faalfactoren zijn o.a. • Zijn er geen kostenvoordelen te behalen, dan is er onder de bedrijven in principe geen draagvlak voor de betreffende dienst/voorziening. • Als bij de aanleg en inrichting van nieuwe terreinen vertragingen en/of problemen voorkomen, dan kunnen onderdelen van het parkmanagement-pakket niet of moeilijk worden uitgevoerd. • Indien parkmanagement is ingevoerd op een nieuw terrein, en de uitgifte van kavels loopt vertraging op, dan heeft dit consequenties voor de exploitatie van het parkmanagement.

Wat doet de Kamer van Koophandel? De Kamer van Koophandel vindt dat ondernemers letterlijk en figuurlijk voldoende ruimte moeten krijgen om te kunnen ondernemen. Parkmanagement als middel om de kwaliteit van terreinen te verbeteren en het de ondernemer makkelijker maken om te ondernemen, is dan ook een belangrijk aandachtspunt. De Kamer van Koophandel stimuleert en bevordert parkmanagement op bedrijventerreinen door de inzet van (praktijk)kennis, organiserend vermogen en door het bevorderen van de contacten tussen partijen.

Meer informatie
Kamer van Koophandel Utrecht, Ruben Hurenkamp VNO NCW Midden, Onno van den Brink MKB Nederland, Els Prins Provincie Utrecht, Ingr id Schuringa Ministerie van Economische Zaken Regio Noord-West tel. 030 2363290 rhurenkamp@utrecht.kvk.nl tel. 055 5222606 vandenbrink@vno-ncwmidden.nl tel. 015 2191299 prins@mkb.nl tel. 030 2582246, ingrid.schuringa@provincie -utrecht.nl tel. 023 5530030

Literatuur • www.duurzamebedrijventerreinen.nl
Een website met een diversiteit aan informatie over duurzame bedrijventerreinen in de brede zin: concepten, de praktijk, betrokken partijen en hun rol, subsidiemogelijkheden en tips.

BusinessParkMagazine
Een magazine dat viermaal per jaar verschijnt als platform van ontwikkelingen op het gebied van parkmanagement en duurzaam beheer van bedrijventerreinen. Dit magazine wordt uitgegeven door Sels Advies & Secretariaat BV.

NOVEM / Ministerie van Economische Zaken / KvK Veluwe en Twente / PIT, Kwaliteit wint terrein, en dat zetten we op papier (2003)
Een rapport over nut en noodzaak van overeenkomsten tussen partijen bij parkmanagement. Er staan voorbeelden in van overeenkomsten, van een eenvoudige intentieovereenkomst tot en met realisatiecontracten. De inhoud van het rapport heeft ook betrekking op herstructureringsprojecten op verouderde bedrijventerreinen.

NOVEM / Ministerie van EZ, Samen actief werken aan duurzame bedrijventerreinen (2003)
Informatie over de subsidieregeling ´duurzame bedrijventerreinen´ voor het jaar 2003.

NOVEM / Ministerie van EZ, Leidraad duurzame bedrijventerreinen (2001)
Een schets van een proces om te komen tot een duurzaam bedrijventerrein, en richtlijnen voor het aanvragen van een subsidie in het kader van de regeling ´duurzame bedrijventerreinen´.

NOVEM / Ministerie van EZ, Leren van falen: succes behalen (2001)
Aan de hand van ervaringen uit de praktijk zijn de belangrijkste faalfactoren van projecten op bedrijventerreinen verzameld. Daarnaast worden aangrijpingspunten voor succes benoemd.

• •

NOVEM / Ministerie van EZ, Werken aan duurzame bedrijventerreinen (1999 en 2000)
Een overzicht van de met een subsidie (duurzame bedrijventerreinen) gehonoreerde projecten in Nederland.

Ministerie van EZ, Duurzame Bedrijventerreinen, handreiking voor het management van bedrijven en overheid (1998)
In dit rapport staan de verschillende aspecten van duurzaamheid van bedrijventerreinen vermeld: mogelijke vormen van duurzaamheid, de fasen in een proces en belangrijke succes- en faalfactoren.